Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías
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- María del Carmen Ramos Quiroga
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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Financieros FRC-Rendir cuentas FRC-020 Realizar la contabilidad de (A) = Automatizable a través de SIPAR 1
2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FRC-020 Realizar la contabilidad de Recibir documentación Revisar documentación Solicitar correcciones Registrar movimiento de activo (A) Corregir registro de activo (A) Ejecutar proceso de depreciación y revaluación de activos (A) Diagrama del subproceso Anexo de formatos Solicitud de correcciones Póliza contable Reporte de actualización de bienes Documentos anexos (A) = Automatizable a través de SIPAR 2
3 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de subproceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso FRC-020 Realizar la contabilidad de. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso FRC-020 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos forma parte del proceso FRC- Rendir cuentas dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Financieros Recursos Financieros Programar y Presupuestar FPP Desarrollar Pronósticos y Planear Presupuestos FPP-010 Administrar Recursos Financieros FARF Administrar Fondos FARF-010 Ejecutar y Controlar el Gasto FECG Gestionar y Controlar la Reserva y Registro de Compromiso de Recursos FECG-010 Rendir Cuentas FRC Procesar Transacciones Contables FRC-010 Preparar Presupuestos FPP-020 Ministrar Viáticos y Pasajes FARF-020 Ejercer Presupuesto FECG-020 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos FRC-020 Revisar y Aprobar Presupuestos FPP-030 Administrar Crédito Externo FARF-030 Realizar Cierre Contable FRC-030 Adecuar Presupuesto FPP-040 Elaborar y Analizar Reportes Financieros, Contables y Presupuestales FRC-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3
4 2 Descripción del Subproceso FRC-020 Realizar la contabilidad de 2.1 Descripción general del subproceso Registra las adquisiciones de bienes de capital para la contabilidad, administración y efectos fiscales. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FRC-020 Realizar la contabilidad de Recibir documentación ID (1) Evento(s) de inicio: Solicitud de cambios en maestro de activos recibida Factura de enviada MAB-010 Administrar inventarios: Resguardo actualizado Registro de actualizado MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios: Información para alta de registrada MAB-020 Administrar la flota vehicular: Resguardo asignado MAB-040 Disponer y dar de baja bienes: Baja de activo solicitada Descripción: Recibir la documentación para soporte de la póliza contable cada vez que se realice un alta, baja o se modifique el. Descripción específica para escenarios: 1.- Alta de activo Recibir un aviso de alta almacenaría que puede ser: Factura de compra, Acta de donación, Acta de transferencia, Reporte de nacimiento (animales), Sobrantes por inventario, Decretos de expropiaciones e indemnizaciones, (A) = Automatizable a través de SIPAR 4
5 Contratos de comodato y Arrendamiento financiero. 2.- Baja de activo Recibir un aviso de baja almacenaría que puede ser: Acta de Enajenación, Acta de donación, Acta de transferencia, Bajas por caso fortuito, robo o extravío, Reporte de defunción (animales), Faltantes por inventario y Contratos de comodato. 3.- Modificación de activo Recibir la información del resguardo. Evento(s) de salida: Documentación recibida Documento físico o información generada: Rol: Operador de Revisar documentación ID (2) Evento(s) de inicio: Descripción: Revisar que la documentación sea congruente con los registros para garantizar que la información presentada en la documentación sea confiable. Descripción específica para escenarios: 1.- Alta de activo Revisar que la clasificación contable sea la correcta. 2.- Baja de activo (A) = Automatizable a través de SIPAR 5
6 Revisar que la documentación avale la baja del bien. 3.- Modificación de activo Revisar para el caso de modificación de activos que la documentación avale el cambio en el maestro de activos. Evento(s) de salida: Documentación aprobada, continua con actividad # 4 Documentación denegada Documento físico o información generada: Rol: Supervisor de Solicitar correcciones ID (3) Evento(s) de inicio: Descripción: Solicitar las correcciones cada vez que se detecten errores en la información de la documentación, especificando el dato o los datos a modificar. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Correcciones solicitadas, regresa a actividad # 1 Documento físico o información generada: Solicitud de correcciones (ver formato 4.1) (A) = Automatizable a través de SIPAR 6
7 Rol: Supervisor de Registrar movimiento de activo (A) ID (4) Evento(s) de inicio: Documentación aprobada, viene de la actividad # 2 Descripción: Registrar contablemente el movimiento del activo (alta, baja o modificación). Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Movimiento correctamente registrado, termina FRC-010 Procesar transacciones contables Movimiento incorrectamente registrado Documento físico o información generada: Rol: Supervisor de Corregir registro de activo (A) ID (5) Evento(s) de inicio: (A) = Automatizable a través de SIPAR 7
8 Descripción: Corregir la información en el maestro de activos cuando se detectan errores en el registro contable de movimientos de activo. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Correcciones de registro de activo realizadas, termina FRC-010 Procesar transacciones contables Documento físico o información generada: Rol: Supervisor de Ejecutar proceso de depreciación y revaluación de activos (A) ID (6) Evento(s) de inicio: Fin de periodo identificado Descripción: Aplicar el procedimiento (por definir por la SHCP) de depreciación y revaluación de activos al cierre de cada periodo para que los activos reflejen su valor de uso vigente y así contar con información oportuna y actualizada. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: (A) = Automatizable a través de SIPAR 8
9 Depreciación y revaluación de activos ejecutada: FRC-010 Procesar transacciones contables Documento físico o información generada: Póliza contable (ver formato 4.2) y reporte de actualización de bienes (ver formato 4.3) Rol: Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 9
10 3 Diagrama del subproceso Administrar inventarios Administrar inventarios Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Administrar la flota vehicular Disponer y dar de baja bienes Solicitud de cambios en maestro de activos recibida Factura de enviada Resguardo actualizado Registro de actualizado Información para alta de registrada Resguardo asignado Baja de activo solicitada Fin de periodo identificado Recibir documentación Documentación recibida Operador de activo fijo Póliza contable Reporte de actulización de bienes Ejecutar proceso de depreciación y revaluación d... Supervisor de Revisar documentación Supervisor de Depreciación y revaluación de activos ejecutada Procesar transacciones contables Documentación aprobada Documentación denegada Solicitud de correciones Solicitar correcciones Supervisor de Registrar movimiento de activo Supervisor de Correcciones solicitadas Movimiento incorrectamente registrado Movimiento correctamente registrado Corregir registro de activo Correcciones de registro de activo realizadas Supervisor de Procesar transacciones contables Procesar transacciones contables (A) = Automatizable a través de SIPAR 10
11 4 Anexo de formatos 4.1 Solicitud de correcciones Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Corregir la información para garantizar que ésta sea confiable y veraz. Correo electrónico El formato contiene los siguientes datos: - Fecha - Folio - Remitente - Destinatario - Error detectado - Descripción de la corrección 4.2 Póliza contable Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Registrar las operaciones que genera la Secretaria SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Número de póliza - Fecha - Concepto - Número de la cuenta contable - Nombre de la cuenta contable - Cargos y abonos - Importes - Sumas - Datos de información (3ro y 4to nivel) - Registró - Revisó - Autorizó (A) = Automatizable a través de SIPAR 11
12 4.3 Reporte de actualización de bienes Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Registrar las operaciones que genera la Secretaria SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Dependencia - Fecha - Periodo de actualización - Clave del bien - Descripción del bien - Importe de depreciación - Importe de revaluación - Actualización - Resultado de la actualización (A) = Automatizable a través de SIPAR 12
13 5 Documentos anexos 5.1 (A) = Automatizable a través de SIPAR 13
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