Manual Teórico-Práctico del Módulo Autocontenido Transversal. Manejo del Proceso Contable

Transcripción

1 Educación Profesional Técnica Colegio Nacional de Manual Teórico-Práctico del Módulo Autocontenido Transversal PARA LAS CARRERAS DE PROFESIONAL TÉCNICO BACHILLER

2 33.00 Administración Semestre I Contaduría Semestre I Hospitalidad Turística Semestre I a: L M M Asistente Directivo Semestre I Informática Semestre I

3 PARTICIPANTES ) Suplente del Director General Joaquín Ruiz Nando Secretario de Desarrollo Académico y de Capacitación Marco Antonio Norzagaray Director de Diseño de Curricular de la Formación Ocupacional Gustavo Flores Fernández Coordinadores de Área: Ma. Cristina Martínez Mercado Grupo de Trabajo para el Diseño del Módulo Especialistas de Contenido Asociación Mexicana de Ingenieros Mecánicos y Electricistas, A.C. (AMIME) Maricela Cortés Flores Especialistas Pedagógicos Asociación Mexicana de Ingenieros Mecánicos y Electricistas, A.C. (AMIME) Sandra Rubio Rosete y Ana Ma. Villafranco Tinoco Revisor de contenido Jorge Alberto Garza Béjar (CONALEP) Revisión Pedagógica Patricia Toledo (CONALEP) Revisores de la Contextualización Agustín Valerio (CONALEP) Guillermo Armando Prieto Becerril (CONALEP) Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 3

4 Tecnologías de la información Turismo, Administración y Contabilidad. Manual del curso módulo Autocontenido Transversal Manejo del Proceso Contable Hospitalidad Turística, Informática, Asistente Directivo, Administración y Contaduría. D.R CONALEP. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida la portada, por cualquier medio sin autorización por escrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería intelectual perseguido por la Ley Penal 4 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

5 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 5

6 ÍNDICE PÁG. I Mensaje al capacitando 5 II Como utilizar este manual? 6 III Propósito del curso modulo autocontenido 10 IV Normas Técnicas de Competencia Laboral 11 V Especificaciones de Evaluación 12 VI Mapa curricular del curso-módulo ocupacional 13 Capítulo 1 Soporte y registro contable de documentación Financiera Soportar con la documentación fuente, las operaciones contables que la empresa lleve a cabo, conforme a la normatividad vigente. 1.2 Registrar en los libros principales, secundarios y registros auxiliares las pólizas de ingreso, egreso y diario, de acuerdo con la normatividad establecida. Capítulo 2 Codificación de operaciones y formulación de Estados de Situación Financiera Codificar contablemente todas las operaciones que la empresa realice, conforme a la normatividad vigente. 2.2 Formular estados de situación financiera, de acuerdo a la técnica contable como fuente de la toma de decisiones. Capítulo 3 Resumen 237 Capítulo 4 Autoevaluación de conocimientos 243 Respuestas a la Autoevaluación de Conocimientos Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

7 PÁG. Glosario de Términos 249 Bibliografía 251 Anexos 253 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 7

8 I. MENSAJE AL ALUMNO CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL CURSO- MÓDULO AUTOCONTENIDO TRANSVERSAL MANEJO DEL PROCESO CONTABLE! EL CONALEP, a partir de la Reforma Académica 2003, diseña y actualiza sus carreras, innovando sus perfiles, planes y programas de estudio, manuales teórico-prácticos, con los avances educativos, científicos, tecnológicos y humanísticos predominantes en el mundo globalizado, acordes a las necesidades del país para conferir una mayor competitividad a sus egresados, por lo que se crea la modalidad de Educación y Capacitación Basada en Competencias Contextualizadas, que considera las tendencias internacionales y nacionales de la educación tecnológica, lo que implica un reto permanente en la conjugación de esfuerzos. Este manual teórico práctico que apoya al módulo autocontenido, ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Competencias Contextualizadas, con el fin de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes que contribuyan a elevar tu potencial productivo y, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral, te formen de manera integral con la oportunidad de realizar estudios a nivel superior. Esta modalidad requiere tu participación y que te involucres de manera activa en ejercicios y prácticas con simuladores, vivencias y casos reales para promover un aprendizaje integral y significativo, a través de experiencias. Durante este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de competencias laborales y complementarias requeridas. El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu desempeño laboral y social, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral. 8 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

9 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 9

10 II. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL Las instrucciones generales que a continuación se te pide que cumplas, tienen la intención de conducirte a vincular las competencias requeridas por el mundo de trabajo con tu formación de profesional técnico. Redacta cuáles serían tus objetivos personales al estudiar este cursomódulo autocontenido. Analiza el Propósito del curso-módulo autocontenido que se indica al principio del manual y contesta la pregunta Me queda claro hacia dónde me dirijo y qué es lo que voy a aprender a hacer al estudiar el contenido del manual? Si no lo tienes claro, pídele al docente te lo explique. Revisa el apartado Especificaciones de evaluación, son parte de los requisitos por cumplir para aprobar el cursomódulo. En él se indican las evidencias que debes mostrar durante el estudio del mismo para considerar que has alcanzado los resultados de aprendizaje de cada unidad. competencia, criterio de desempeño, campo de aplicación, evidencias de desempeño, evidencias de conocimiento, evidencias por producto, norma técnica de institución educativa, formación ocupacional, módulo autocontenido, módulo integrador, unidad de aprendizaje, y resultado de aprendizaje. Si desconoces el significado de los componentes de la norma, te recomendamos que consultes el apartado Glosario, que encontrarás al final del manual. Analiza el apartado Normas Técnicas de Competencia Laboral, Norma Técnica de Institución Educativa. Revisa el Mapa Curricular del curso módulo autocontenido Transversal. Esta diseñado para mostrarte esquemáticamente las unidades y los resultados de aprendizaje que te permitirán llegar a desarrollar paulatinamente las competencias laborales requeridas por la ocupación para la cual te estás formando. 10 Es fundamental que antes de empezar a abordar los contenidos del manual Revisa la Matriz de Competencias del curso-módulo autocontenido Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

11 tengas muy claros los conceptos que a continuación se mencionan: competencia laboral, competencia central, competencia básica, competencia clave, unidad de competencia (básica, genéricas específicas), elementos de Analiza la Matriz de contextualización del curso-módulo autocontenido Transversal. Puede ser entendida como la forma en que, al darse el proceso de aprendizaje, el sujeto establece una relación activa del conocimiento y sus habilidades sobre el objeto desde un contexto científico, tecnológico, social, cultural e histórico que le permite hacer significativo su aprendizaje, es decir, el sujeto aprende durante la interacción social, haciendo del conocimiento un acto individual y social. Transversal. Describe las competencias laborales, básicas y claves que se contextualizan como parte de la metodología que refuerza el aprendiza lo integra y lo hace significativo En el desarrollo del contenido de cada capítulo, encontrarás ayudas visuales como las siguientes, haz lo que ellas te sugieren. Si no lo haces no aprendes, no desarrollas habilidades, y te será difícil realizar los ejercicios de evidencias de conocimientos y los de desempeño. Realiza la lectura del contenido de cada capítulo y las actividades de aprendizaje que se te recomiendan. Recuerda que en la educación basada en normas de competencia laborales la responsabilidad del aprendizaje es tuya, pues eres quien desarrolla y orienta sus conocimientos y Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 11

12 habilidades hacia el logro de algunas competencias en particular. 12 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

13 IMÁGENES DE REFERENCIA Estudio individual Investigación documental Consulta con el docente Redacción de trabajo Comparación del resultado con otros compañeros Repetición del ejercicio Trabajo en equipo Sugerencias o notas Realización del ejercicio Resumen Consideraciones sobre seguridad e Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 13

14 higiene Observación Investigación de campo Portafolio de evidencias III. PROPÓSITO DEL CURSO-MÓDULO AUTOCONTENIDO Al finalizar el curso - módulo autocontenido Transversal, el alumno registrará la información contable que le posibilite la formulación de estados financieros mediante técnicas contables establecidas para que determine la situación financiera en que se encuentra una empresa o un negocio. 14 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

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16 IV. NORMAS TÉCNICAS DE COMPETENCIA LABORAL Para que analices la relación que guardan las partes o componentes de la NTCL o NIE con el contenido del programa del curso módulo autocontenido de la carrera que cursas, te recomendamos consultarla a través de las siguientes opciones: Visita la página WEB del CONOCER en en caso de que el programa de estudio del curso - módulo ocupacional esta diseñado con una NTCL. Acércate con el docente para que te permita revisar su programa de estudio del curso-módulo autocontenido de la carrera que cursas, para que consultes el apartado de la norma requerida. Consulta la página de Intranet del CONALEP en caso de que el programa de estudio del curso - módulo autocontenido está diseñado con una NIE 16 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

17 V. ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN Durante el desarrollo de las prácticas de ejercicio también se estará evaluando el desempeño. El docente, mediante la observación directa y con auxilio de una lista de cotejo, confrontará el cumplimiento de los requisitos en la ejecución de las actividades y el tiempo real en que se realizó. En éstas quedarán registradas las evidencias de desempeño. Las autoevaluaciones de conocimientos correspondientes a cada capítulo, además de ser un medio para reafirmar los conocimientos sobre los contenidos tratados, son también una forma de evaluar y recopilar evidencias de conocimiento. Al término del curso-módulo deberás presentar un Portafolios de Evidencias 1, el cual estará integrado por las listas de cotejo correspondientes a las prácticas de ejercicio, las autoevaluaciones de conocimientos que se encuentran al final de cada capítulo del manual y muestras de los trabajos realizados durante el desarrollo del cursomódulo, con esto se facilitará la evaluación del aprendizaje para determinar que se ha obtenido la competencia laboral. Deberás asentar datos básicos, tales como: nombre del alumno, fecha de evaluación, nombre y firma del evaluador y plan de evaluación 1 El portafolio de evidencias es una compilación de documentos que le permiten al evaluador, valorar los conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el alumno, y a éste le permite organizar la documentación que integra los registros y productos de sus competencias previas y otros materiales que demuestran su dominio en una función específica (CONALEP. Metodología para el diseño e instrumentación de la educación y capacitación basada en competencias, Pág. 180). Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 17

18 VII. MAPA CURRICULAR DEL CURSO- MÓDULO OCUPACIONAL Módulo Manejo del Proceso Contable 90 hrs. Unidad de Aprendizaj 1. Soporte y Registro Contable de Documentación Financiera. 2. Codificación de Operaciones y Formulación de Estados de Situación 34 hrs. 56 hrs. 18 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

19 Resultados de Aprendizaje 1.1 Soportar con la documentación fuente, las operaciones contables que la empresa lleve a cabo, conforme a la normatividad vigente. 1.2 Registrar en los libros principales, secundarios y registros auxiliares las pólizas de ingreso, egreso y diario, de acuerdo con la normatividad establecida. 14 hrs. 20 hrs. 2.1 Codificar contablemente todas las operaciones que la empresa realice, conforme a la normatividad vigente. 2.2 Formular estados de situación financiera, de cuerdo a la técnica contable. 20 hrs. 36 hrs. Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 19

20 SOPORTE Y REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA. 20 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo Al finalizar el capítulo, el alumno realizará los procesos de soporte y registro de

21 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 21

22 Mapa curricular del curso- módulo ocupacional Módulo Manejo del Proceso Contable 90 hrs. Unidad de Aprendizaje 1. Soporte y Registro Contable de Documentación Financiera. 2. Codificación de Operaciones y Formulación de Estados de Situación 34 hrs. 56 hrs. 22 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

23 Resultados de Aprendizaje 1.1 Soportar con la documentación fuente, las operaciones contables que la empresa lleve a cabo, conforme a la normatividad vigente. 1.2 Registrar en los libros principales, secundarios y registros auxiliares las pólizas de ingreso, egreso y diario, de acuerdo con la normatividad establecida. 14 hrs. 20 hrs. 2.1 Codificar contablemente todas las operaciones que la empresa realice, conforme a la normatividad vigente. 2.2 Formular estados de situación financiera, de cuerdo a la técnica contable. 20 hrs. 36 hrs. Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 23

24 1. SOPORTE Y REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA. SUMARIO Contabilidad. Información Financiera. La Cuenta. Catálogo de cuentas. Registro de transacciones financieras. Codificación de las pólizas contables. Documentación fuente. Manejo de libros. Manejo de libros secundarios. Tarjetas auxiliares de movimientos de almacén. RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.1 Soportar con la documentación fuente, las operaciones contables que la empresa lleve a cabo, conforme a la normatividad vigente. 1.2 Registrar en los libros principales, secundarios y registros auxiliares las pólizas de ingreso, egreso y diario, de acuerdo con la normatividad establecida. 24 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

25 1.1 SOPORTAR CON LA DOCUMENTACIÓN FUENTE, LAS OPERACIONES CONTABLES QUE LA EMPRESA LLEVE A CABO, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE Contabilidad. Analizar la Contabilidad de acuerdo a sus antecedentes históricos y sus características. El alumno: Buscará información dentro de la Biblioteca del Plantel o de su comunidad en libros o páginas WEB de Contabilidad, las características de la Contabilidad. Elaborará en forma de lista cronológica los antecedentes de la contabilidad, para identificar la forma en que se fue integrando el proceso contable a través de la historia. Identificará los conceptos clave de las definiciones de la contabilidad. Estudio individual Competencia Analítica. Buscará información dentro de la Biblioteca del Plantel o de su comunidad en libros o páginas WEB de Contabilidad, sobre los conceptos clave de las definiciones de Contabilidad. Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 25

26 Discutirá por equipos, sobre los diferentes criterios sobre la definición de la contabilidad reflexionando sobre cada uno de los términos mancados con negrillas años (a. C): Hammurabi rey de Babilonia escribe el "Código de Hammurabi", el cual hace mención a la practica contable. Elaborará un resumen de las conclusiones generales sobre el tema, de forma grupal. 600 años (a. C): En Atenas un tribunal de cuentas formado por diez miembros se encarga de fiscalizar la recaudación de tributos. Antecedentes. La contabilidad aparece en la historia de los pueblos como resultado de la expansión comercial, Su estancamiento durante siglos se debe al lento progreso de los pueblos años (a. C): Carece de información mercantil, los pueblos eran nómadas por lo tanto no existía la propiedad. En el siglo I (a. C): En roma la contabilidad se llevaba en dos libros: El Adversaria (asientos de caja), y el Codex (Nombre de la persona, causa de la operación, y la cuantía). En 1494: El Fray Luca Paciolo (Considerado el padre de la contabilidad moderna) publica su libro " La summa", donde dedica 36 capítulos al estudio de la contabilidad, el cual explica la partida doble como mecanismo contable años (a. C): Grecia, Egipto, y en el Valle de Mesopotamia Llevaban registros y operaciones financieras de las empresas privadas y publicas en tablillas de barro. En Mesopotamia el Escriba era el que llevaba los registros contables, además era el único que sabia leer y escribir, y conocía las leyes. El escriba fue el predecesor del Contador. Los egipcios realizaban sus escrituras en papiros. En 1548: El expansionismo mercantilista se encargó de exportar al nuevo mundo los conocimientos contables. De los cuarenta hombres que traía Colón para el descubrimiento de América, venia un Contador real de cuentas. En el siglo XVIII: Con la revolución Francesa, Napoleón en sus campañas fue el encargado de esparcir la contabilidad. 26 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

27 Llega el siglo XIX, y con él el Código de Napoleón (1808), comienza la Revolución Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las raíces del liberalismo, la contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de "Principios de Contabilidad" Pagani, en su obra I Libri Comerciali [citado por Gertz, 1996:26], «quien al referirse a la Atenas del siglo V a.c., dice que había reyes que imponían a los comerciantes la obligación de llevar determinados libros, con el fin de anotar las operaciones celebradas...». En el siglo presente y a raíz de la crisis de los años 30, en Estados Unidos, el Instituto Americano de Contadores Públicos, organizó agrupaciones académicas y prácticas para evaluar la situación, de allí surgieron los primeros principios de contabilidad, vigentes aún muchos de ellos, otros con modificaciones. También, la crisis, dio origen al cambio de la "Certificación" por los "Dictámenes" de los Estados Financieros. Continuando con Gertz (1996:32), afirma que «El primer gran Imperio Económico que se conoce fue el de Alejandro Magno (356,323 a.c.),...los banqueros griegos, fueron famosos en Atenas, ejerciendo su influencia en todo el Imperio. De ellos se dice: "Llevaban una contabilidad a sus clientes, la cual debían mostrar cuando se les demandara; su habilidad, y sus conocimientos técnicos hicieron que con frecuencia se les empleara para examinar las cuentas de la ciudad "(History of Modern Bank of Isue, Conant).» De acuerdo a lo expresado por Gertz (1996), hacia el año 6000 a.c., ya existían los elementos necesarios para la actividad contable: la escritura y los números; el concepto de propiedad, un gran volumen de operaciones, las monedas y quizás, el crédito en los mercados, al respecto existe una tablilla de barro, que data de la época, de origen sumerio, en la que algunos investigadores han creído encontrar registros de ingresos y egresos, a partida simple; otros más audaces identifican los registros a partida doble. Existen testimonios sobre contabilidad, tanto en Egipto como en Mesopotamia. Sin embargo, es en Roma, donde se encuentran testimonios especificados e incontrovertibles sobre la práctica contable, desde los primeros siglos de fundada, todo jefe de familia asentaba diariamente sus ingresos y gastos en un libro llamado "Adversaria", el cual era una especie de borrador, ya que mensualmente los transcribía, con sumo cuidado, en otro libro, el "Codex o Tubulae"; en el cual, a un lado estaban los ingresos (acceptum), y al otro los gastos (expensum). También expone Gertz (1996:42), «se sabe con certeza que tanto en tiempo de la República, como del Imperio, la contabilidad fue llevada por plebeyos, no así la actividad que se pueden considerar como el Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 27

28 antecedente de la de auditor, los inspectores que se comisionaban con objeto de inventariar y revisar los diversos bienes que constituían los patrimonios romanos. Se sabe asimismo que dichos contables y auditores constituyeron colegios profesionales (S. Dill. The Roman Society).» financiero en donde claramente se estipulaba el patrimonio de la unidad económica, informando en el mismo el resultado de las operaciones como la participación individual de los socios, lo que determinaba del saldo de las cuentas personales que se llevaba a cada socio de la propia empresa.» Durante el período comprendido entre el d.c., continúan los avances en la contabilidad, entre ellos los auxiliares. Sin embargo para [Gertz, 1996:71], son los libros de Francisco Datini ( ) los que muestran la imagen de una contabilidad a partida doble que involucra, por primera vez, cuentas patrimoniales propiamente dichas; en efecto, al haberse inventado la cuenta de Pérdidas y Ganancias, se había solucionado el problema que tenían los comerciantes de esta época de no poder llevar en una sola cuenta su mercancía debido al hecho de que dichos efectos tenían, lógicamente, dos precios, el de costo de adquisición y el de venta, resultando de ello que la utilidad obtenida hacía aparecer la cuenta de Caja con una diferencia en los asientos de ingresos y egresos, como consecuencia de lo antes dicho, mas con la nueva cuenta que recogía las diferencias, se podían registrar cuentas patrimoniales que seguían la historia de las mercancías y de las utilidades o pérdidas obtenidas como resultado del tráfico de las mismas. Llega el siglo XV y con él dos grandes acontecimientos: La generalización de los números arábigos y la imprenta que harían entrar a la contabilidad, al igual que a las otras ciencias, en una etapa de divulgación. Data de esa época el libro "Della mercatura et del mercanti perfetto", cuyo autor fue Benedetto Cotingli Rangeo, quien lo terminó de escribir el 25 de Agosto de 1458, y fue publicado en El libro aunque toca la contabilidad de manera breve, explica de una manera muy clara la identidad de la partida doble, el uso de tres libros: el Cuaderno (Mayor), Giornale (Diario) y Memoriale (Borrador), afirma que los registros se harán en el Diario y de allí se pasarán al Mayor, el cual tendrá un índice de cuentas para facilitar su búsqueda, y que deberá verificarse la situación de la empresa cada año y elaborar un "Bilancione" [Balance]; las pérdidas y ganancias que arroje serán llevadas a Capital, habla también de la necesidad de llevar un libro copiador de cartas [Libro de Actas]. Presenta asimismo esta contabilidad la innovación de que abría y cerraba las operaciones bianualmente con un estado 28 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

29 Definición. Sin embargo, es Fray Luca de Paciolo, quién en su libro "Summa", publicado en 1494, se refiere al método contable, que se conoció desde entonces como "A lla Veneziana", que amplia la información de las prácticas comerciales: sociedades, ventas, intereses, letras de cambio, etc. La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. En forma detallada toca el tema contable, luego en otros países se haría publicaciones que ampliarían el tema. Llega el siglo XIX, y con él el Código de Napoleón (1808), comienza la Revolución Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las raíces del liberalismo, la contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de "Principios de Contabilidad". En el siglo presente y a raíz de la crisis de los años 30, en Estados Unidos, el Instituto Americano de Contadores Públicos, organizó agrupaciones académicas y prácticas para evaluar la situación, de allí surgieron los primeros principios de contabilidad, vigentes aún muchos de ellos, otros con modificaciones. También, la crisis, dio origen al cambio de la "Certificación" por los "Dictámenes" de los Estados Financieros. En 1953 se publica por primera vez el C.P.A. Handbook. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que la contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definición universalmente aceptada. La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común. Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 29

30 A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: Legislación Fiscal: determina las contribuciones, gravámenes y desgravámenes, sobre los beneficios o utilidades. Con la economía. "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados). Las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin la otra: Se complementan. La economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella. Relación de la contabilidad con otras disciplinas. Con el derecho positivo. Código de Comercio: regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes. Con la estadística. Podemos afirmar que la contabilidad se vale de los métodos estadísticos de investigación, para alcanzar mejor sus objetivos; y que, a su vez, la estadística se nutre de los datos que aporta la contabilidad. Código Civil: este código norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurídicas. Con la ingeniería. Determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos. Legislación Laboral: reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo. 30 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

31 Comparación de la contabilidad. Costos vs. Financiera. Manifiesta Rayburn (1987:13). «La contabilidad financiera se transforma en informes, a las partes externas, que reflejan el estado del activo, pasivo y neto patrimonial: los resultados de las operaciones; cambios en el neto patrimonial, y cambios en el origen y uso de los fondos durante un período contable. Los acreedores, propietarios actuales, propietarios en potencia, empleados y el público utilizan los informes de contabilidad financiera para adoptar decisiones. Se debe acumular información sobre costos para fines de contabilidad financiera externa y para la gestión interna de la empresa. La contabilidad de costos utiliza métodos cuantitativos para acumular, clasificar e interpretar la información referente al costo de material, mano de obra y otros costos de fabricación y marketing. Para lograr esta meta los contadores de costos deben acumular los elementos del costo para llegar a una base y poder decidir el precio de venta. La información sobre costos, además debe servir para este objetivo principal, se recopila para efectuar la valoración del inventario. Uno de los objetivos principales de la contabilidad financiera es la determinación de los beneficios; y, para calcular los beneficios los contadores financieros deben utilizar el costo del inventario que les ha proporcionado el contador de costos. En consecuencia, la contabilidad de costos representa una fuente importante para la contabilidad financiera, ya que le suministra información sobre costos para determinar la posición financiera y los beneficios de la empresa. La información de la contabilidad de costos, en un modelo ideal, está integrada en la contabilidad financiera y en el sistema informativo. Sin embargo, se puede recopilar información sobre costos por separado como información estadística.» Uno de los objetivos de la contabilidad de costos es transmitir información financiera a la dirección para que ésta pueda planificar, evaluar y controlar los recursos. Por actividades vs. Costos tradicionales. Para Brimson (1997:30). «La contabilidad por actividades aboga contra la mala utilización Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 31

32 de los recursos generalmente asociada con una asignación equitativa de los mismos. Esto ofrece a los directivos que practican la gestión por actividades un incentivo adicional para mantenerse el nivel de competitividad de las operaciones por medio de la identificación y eliminación eficaz en función del coste de los generadores de despilfarros de una manera continua. Cabe destacar que el coste total del departamento es el mismo bajo el enfoque tradicional (componente de coste) que bajo el enfoque de la contabilidad por actividades. Tenemos por ejemplo que reproceso, mano de obra ociosa, depreciación y otros, reciben un manejo distinto, de acuerdo al sistema en uso. Otra diferencia importante se da en los registros de gastos que se acumulan, como los de investigación y desarrollo, ya que mientras en los costos tradicionales se les carga a los productos elaborados en el mes, en la contabilidad por actividades se capitalizan para ser amortizados con cargo al producto que le corresponde en su ciclo de vida. La diferencia reside en que, bajo la contabilidad de costes tradicional, los costes se acumulan y se controlan, en total, por categoría de coste para cada unidad organizativa, mientras que en la contabilidad por actividades, los costes son asociados con lo que la organización (unidad de trabajo) hace.» Hay que resaltar de manera fundamental, que mientras en los costos tradicionales, los gastos indirectos (variables y fijos), se asignan a los productos en base a criterios tales como: horas-hombre, horas-máquina o costo primo, originando de esta manera la subvención de los productos elaborados. En la contabilidad por actividades se cargan los gastos plenamente identificados al producto causante, resultando de esta manera un costo del producto más preciso. Sistemas contables. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: Tecnología. Complejidad y globalización de los negocios. Formación y educación. La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el 32 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

33 tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. Concepto de Sistema de contabilidad. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructuraconfiguración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema Gral. De la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad Estructura de un sistema contable Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 33

34 bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Estructura del sistema de Contabilidad. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. 2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las 34 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Telmex seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Telmex necesitará la información de ventas resumida por almacén. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes

35 estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Utilización de la Información Contable. La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. Características de un sistema de información contable efectivo. Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. La contabilidad de una empresa o un negocio se puede llevar de manera manual y computarizada. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 35

36 Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados de forma manual; En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de información, en cuyo caso seria necesario el uso de gran cantidad de personas. Manual de Procedimiento (es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo). Diseñar formularios para todas las operaciones. Diseñar reportes Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo 2. Elaborar informes. (expresan la situación de la empresa). Preparar Catalogo de Cuentas (contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad) y 2 Es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Preparar los libros. Balance inicial Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el 36 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

37 número de errores por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Objetivos de la información Contable. La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad. Cualidades de la Información Contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 37

38 cual represente fielmente los hechos económicos. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto 38 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

39 la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. La contabilidad y el contador. Contabilidad. Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles. Fines fundamentales de: El contador. aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley. 1. Persona capaz de estructurar el sistema de procesamiento de operaciones más adecuado que proporcione la información financiera confiable para tomar a tiempo las decisiones más acertadas. Servicios que presta el contador. La contabilidad. 1. Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y obligaciones del negocio. 2. Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio. 2. Establecer el procedimiento óptimo de registro de operaciones efectuadas por la empresa. 3. Cumplir con los requerimientos de información para la toma de decisiones por parte de la Dirección General. 4. Cumplir correctamente con las obligaciones fiscales y laborales. Contribuir para el correcto funcionamiento de las demás áreas de la empresa. 3. Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa. Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas, de todos 5. Administrar en forma adecuada los recursos financieros de la empresa. Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 39

40 Objetivos de la contabilidad. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo. Es proporcionar información a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado. Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. El objetivo Financiero. Proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. Importancia de la contabilidad. Para ello deberá realizar: La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad 40 Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo

41 de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. 1. Contabilidad Privada: Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. Tipos de contabilidad. La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que baya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y pública. La contabilidad privada es aquella que se clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial, Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad hotelera, Contabilidad de servicios La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial. Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles. Contabilidad de costos. Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de servicios y de extracción mineral registra de manera técnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados. Contabilidad bancaria. La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que vaya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial. Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los Áreas de aplicación: Administración y Contabilidad, Tecnologías de la Información, Turismo 41