POWER POINT. PowerPoint (1)

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1 POWER POINT PowerPoint (1) Es una aplicación de Microsoft Office, especialmente diseñada para confeccionar y desplegar presentaciones con diapositivas o transparencias, aunque también puede ser empleado para imprimir afiches o diseñar formularios... Estas presentaciones pueden acompañar todo tipo de temas: conferencias, clases, publicidad, presentación de proyectos o de productos, campañas de prevención, etc. Además de saber usar la herramienta hay que conocer al menos algo de diseño de presentaciones. Antes de empezar es necesario haber ideado y planificado el contenido de la presentación. Las vistas o modos de visualización: Vista Normal: muestra la ventana dividida en tres paneles: uno con la vista Diapositiva, otro con la vista Esquema y otro para escribir notas (para uso del expositor o que se pueden imprimir y distribuir como material entregable de la presentación). Vista Esquema: muestra el texto de todas las diapositivas, como en un índice. Se puede escribir todo lo que sea texto (títulos, subtítulos, ítems), como en el procesador de texto. A la derecha aparece en pequeño el contenido de la diapositiva actual. Cada vez que pulsamos Enter se genera un nuevo renglón (una nueva diapositiva si estamos en el primer nivel). Con Tab se disminuye un subnivel. Con May-Tab se aumenta un nivel. A la derecha aparece en pequeño el contenido de la dispositiva actual. Vista Diapositiva: muestra la diapositiva actual y permite trabajar en detalle sobre ella. Vista Clasificador de diapositivas: muestra el conjunto de las diapositivas de la presentación. Se pueden recorrer las diapositivas, cambiar el zoom... Se pueden reordenar, arrastrando y soltando delante del sitio de destino. Se pueden insertar diapositivas (Insertar Nueva diapositiva). Se pueden borrar diapositivas, seleccionándolas y luego presionando Supr o Retroceso. Se pueden hacer cambios generales de la presentación: aplicar plantillas, efectos de transición y progresión... [Cuando las diapositivas se ven muy chicas, podemos magnificar su título haciendo clic sobre una de ellas mientras mantenemos presionada la tecla Alt] Vista Presentación con diapositivas: realiza la presentación en pantalla, con todos sus efectos. Una presentación puede incluir no sólo las diapositivas a desplegar, sino también notas que acompañan el despliegue u hojas impresas que se entregan a los presentes. Incluso pueden imprimirse las diapositivas (de a una o varias por hoja) y entregarlas como material impreso.

2 Confección de una presentación: PowerPoint (2) Al ingresar al programa, elegir Presentación en blanco [o Abrir una presentación existente] Elegir un diseño (normalmente la primera dispositiva será Diapositiva de título) y Aceptar (aparecerá una dispositiva en blanco, en la que se puede escribir el título de la presentación) Para trabajar en el panel de vista Esquema: [Para pasar de la vista Normal o Diapositiva: clic en el botón Vista Esquema] En la vista Esquema se escribe el texto (títulos, subtítulos, ítems) como en el procesador de texto. Cada vez que pulsamos Enter se genera un nuevo renglón (una nueva diapositiva si estamos en el primer nivel). Con Tab se disminuye un subnivel. Con May-Tab se aumenta un nivel. Se puede dar formato al texto en forma similar a MS Word (o aplicar luego una plantilla). [A la izquierda se puede hacer aparecer la barra de Esquema (con Ver Barras de Herramientas), que permite aumentar y disminuir el nivel, mover hacia arriba y abajo, contraer o expandir una diapositiva o todas...] Para controlar la autocorrección se puede emplear el comando Herramientas Autocorrección

3 PowerPoint (3) Para trabajar nuevamente en el panel de vista Diapositiva: [Para pasar de la vista Normal o Esquema: clic en el botón Vista Diapositiva] El número de la diapositiva actual aparece al pie de la pantalla. Para pasar a otra diapositiva se hace clic en ella o se usan las barras de desplazamiento o las teclas RePág y AvPág Para cambiar el diseño (tipo) de una diapositiva: Formato Diseño de la diapositiva (o clic en el botón correspondiente en Tareas comunes) elegir un diseño y clic en Aplicar Para hacer una diapositiva que contenga un gráfico: Elegir Gráfico como Diseño de la diapositiva y clic en Aplicar Hacer doble clic en el icono (aparece un gráfico y una tabla de datos de muestra) Cambiar los datos que correspondan [si desapareciera la hoja de datos, se la trae con Ver Hoja de datos] Para eliminar una fila o columna: clic en su encabezamiento y pulsar Supr [no basta borrar simplemente los datos] Haciendo doble clic en el gráfico (para ingresar al modo edición), y luego clic en un elemento del mismo, se le pueden introducir modificaciones, en forma similar a Excel. Para terminar, hacer clic fuera de la diapositiva. Para hacer una diapositiva que contenga un organigrama: Elegir Organigrama como Diseño de la diapositiva. Hacer doble clic en el icono: se abre el programa Microsoft Organization Chart (presenta un organigrama básico) Hacer clic en cada casilla y escribir los datos (los renglones que se omitan desaparecerán) Para agregar subordinados: hacer sucesivamente clic en Subordinado y luego clic en el casillero de su jefe y escribir los datos en las nuevas casillas (para agregar asistentes o colegas el procedimiento es semejante) Para borrar una casilla: se pulsa la tecla Supr Para cambiar la forma en que se descuelgan las casillas: seleccionar las casillas deseadas, arrastrando el ratón sobre ellas elegir el comando (o hacer clic) Estilos y elegir el deseado

4 PowerPoint (4) También se pueden modificar los bordes, las líneas, el tipo de letra, el color de los cuadros... Para agregar líneas y cuadros sueltos: Ver Mostrar herramientas de dibujo (si no están visibles) - hacer clic en el botón Línea auxiliar trazar la línea (como en Paint) de un cuadro a otro - hacer clic en el botón Línea horizontal/vertical o en Línea diagonal trazar una línea suelta - hacer clic en el botón Rectángulo trazar el rectángulo (como en Paint) para borrarlas se las selecciona y se pulsa Supr o Retroceso Para escribir fuera de los cuadros (o en lo rectángulos dibujados): hacer clic en el botón Introducir texto hacer clic donde irá el texto y escribirlo para modificar un texto ya escrito se le hace doble clic para modificar su formato se usa el comando Texto Fuente para agregarle bordes... se usa el comando Cuadros Para terminar: Archivo Salir y volver a Presentación clic en Sí (Actualizar el objeto en la presentación) Para hacer una diapositiva con una tabla de datos: Elegir Tabla como Diseño de la diapositiva y clic en Aplicar Hacer doble clic en el icono (aparece un cuadro de diálogo) Indicar la cantidad de columnas y de filas que tendrá la tabla y Aceptar Escribir los datos en la tabla (texto, números, fórmulas) como en una tabla de Word Se puede dar formato (fuente, párrafo) a las celdas en forma similar a Excel Para ponerle bordes a la tabla (pues las líneas grises o punteadas no aparecerán en la diapositiva): Formato Colores y líneas Bordes Para hacer una diapositiva con objetos multimedia: Elegir Texto y clip multimedia como Diseño de la diapositiva y clic en Aplicar Hacer doble clic en el icono de multimedia (aparece un cuadro de diálogo) Elegir el archivo multimedia (película o sonido) También se pueden confeccionar diapositivas que contengan dibujos, imágenes prediseñadas, objetos... aunque tengan diseño de texto o tabla...

5 Para tener una visión global de la presentación: [Para pasar desde otra vista: clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas] Se pueden recorrer las diapositivas, cambiar el zoom... Se pueden reordenar, arrastrando y soltando delante del sitio de destino Se pueden insertar diapositivas (Insertar Nueva diapositiva) Alsina Viedma PowerPoint (5) Para elegir una plantilla de presentación: (desde el Clasificador de diapositivas) Formato Aplicar plantilla de diseño elegir una plantilla y clic en Aplicar (tras una breve demora, se aplicará a todas las diapositivas de la presentación) [La plantilla incluye fondo, tipo y tamaño de letra, botones, líneas, colores...] Para conservar la presentación, es necesario guardarla en el disco (Archivo Guardar). Para elegir los efectos de transición y progresión: (Estos efectos se aplican para el caso de que no se impriman las diapositivas para su proyección, sino que la presentación se vaya a hacer directamente desde la computadora) En el Clasificador de diapositivas, el efecto de transición y el de progresión de la diapositiva actual, aparecen encima del área de despliegue de las diapositivas. Estos efectos se aplican sólo a la diapositiva actual (o al grupo que hayamos seleccionado arrastrando y soltando con el ratón). El efecto de transición regula el paso de una diapositiva a la siguiente. El de progresión regula el modo en que se van desplegando el título y cada elemento o texto de la diapositiva.

6 PowerPoint (6) Para animar objetos elementales, como las letras del título o las barras de los gráficos. En la vista Normal o Diapositiva: Presentación Personalizar animación En Animar objetos de la diapositiva elegimos qué objetos animar, seleccionándolos. En la ficha Orden e intervalos se puede cambiar el orden en que aparecerán los objetos usando las flechas del costado. También se puede definir si el objeto elegido aparecerá automáticamente luego de cierta cantidad de segundos o si esperará a que se haga clic. En la ficha Efectos se pueden elegir distintos efectos y sonidos, según el tipo de objeto seleccionado en el cuadro Orden de animación. Con el botón Vista previa se pueden comprobar los efectos. En la ficha Efectos de gráficos se puede hacer lo mismo con los gráficos y sus partes. En la ficha Configuración de multimedia se pueden establecer opciones relacionadas con la marcha de la presentación. Para escribir las notas para la presentación: (que luego se pueden imprimir) Ver Página de notas Otra posibilidad: Insertar Comentario (permite hacer anotaciones personales para cada diapositiva) Para anotaciones generales, o durante la presentación: Herramientas Notas de la reunión

7 PowerPoint (7) Se puede automatizar la sucesión de diapositivas: Para revisar si la duración de cada diapositiva es la adecuada: Presentación Ensayar intervalos (aparece un reloj que muestra el tiempo que cada diapositiva permanece en la pantalla) Ensayar la lectura o dicción del texto que acompaña a la diapositiva. Al terminar se hace clic y el programa propone guardar los tiempos transcurridos para cada diapositiva. Para mostrar la presentación: (Conviene haberla grabado previamente) Conviene ubicarse en la primera diapositiva [Para pasar desde otra vista: clic en el botón Vista Presentación con diapositivas] (Para pasar a la siguiente diapositiva o elemento, se hace clic o se pulsa una tecla: con el espacio se avanza, con Retroceso se vuelve atrás, con Escape se sale) Al mover el ratón aparece un botón que ofrece varias opciones: Siguiente: avanza - Anterior: retrocede - Ir: va a la diapositiva que se indique Notas de la reunión, Notas del orador: muestra las notas respectivas Opciones del puntero: permite ocultar el puntero o convertirlo en una pluma de escribir o cambiar el color de su trazo Flecha: muestra el puntero como flecha Pluma: convierte el puntero en un lápiz con el que podemos escribir sobre la diapositiva (sin que lo escrito pase a formar parte de la misma) Pantalla: permite apagar la pantalla... Fin de la presentación: da por terminada la presentación en el punto en que esté. La forma habitual de presentar las diapositivas es imprimirlas en transparencias y luego proyectarlas. Impresión de la presentación: Archivo Imprimir Se puede elegir si imprime: - una diapositiva por hoja - varias diapositivas por hoja (Documento) - las páginas de Notas - el esquema de presentación (Vista Esquema) También se puede emplear Ver Encabezado y pie de página para agregarles la fecha, el número de diapositiva, un texto auxiliar, pudiendo aplicarse a la diapositiva actual o a todas.

8 PowerPoint (8) La presentación puede compilarse para poder ser ejecutada en una PC que no cuente con PowerPoint: Archivo Presentaciones portátiles (aparece el Asistente) + indicar qué presentación se va a empaquetar + indicar dónde se desea guardarla (unidad y carpeta) + indicar si se incluirán los archivos vinculados y las fuentes + indicar si se incluirá el Visor de PowerPoint junto con la presentación [El Visor de PowerPoint es un programa (que cabe en un disquete y está en el CD de Office) necesario para que la presentación portátil funcione en una PC que no tenga PowerPoint]

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