Cómo organizar eventos?

Transcripción

1

2 Serie Comunicación Corporativa Cómo organizar un evento? Francesc Hernández García 2013 Otros ejemplares gratuitos: - Cómo organizar una rueda de prensa? - Cómo redactar notas de prensa?

3 Antes de empezar Acerca de Francesc Hernández García Mi nombre es Francesc Hernández García y soy socio fundador de Tengo 41 años, nací en Barcelona y vivo en la población costera de Castelldefels (en la provincia de Barcelona). Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas, Máster en Relaciones Relaciones Públicas y Postgrado en Community Manager & Social Media. Trabajo desde hace más 18 años en el mundo de la comunicación corporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de la agencia de comunicación y gabinete de prensa SOLÉ & HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació. En qué puedo ayudarte? Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing o comunicación, y deseas organizar eventos corporativos o dar a conocer tus productos, servicios u otras actividades corporativas, puedo ayudarte en la definición de la estrategia comunicativa y las acciones tácticas necesarias para convertir tus actividades y tu empresa en noticia. Somos expertos en comunicación corporativa, actuamos como agencia de comunicación,

4 especializada en gabinete de prensa de corporaciones y todo tipo de entidades privadas y públicas, organizamos todo tipo de eventos, ruedas de prensa, visitas corporativas, convenciones, nos pasamos el día redactando comunicados para nuestros clientes, gestionamos entrevistas corporativas, organizando aniversarios corporativos, inauguraciones, presentaciones, etc. Puedes visitar algunos ejemplos de diversos eventos corporativos que hemos organizado en nuestro portfolio: El ebook Cómo organizar eventos Como podrás observar, he elaborado un ebook eminentemente práctico. En el mercado ya existen diversos manuales teóricos, pero este breve ebook es más un compendio de grandes necesidades, así como un planteamiento general de todo evento, que he dividido en tres grandes bloques (antes, durante y después del evento). También he añadido un resumen de aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar una conferencia o presentación. Finalmente he añadido un checklist que te puede servir como guía o repaso previo sobre las necesidades que puedan plantearse en la organización de todo tipo de evento. Espero que este documento sea de tu interés y resto a tu disposición para cualquier consejo o servicio de comunicación que puedas necesitar. Sinceramente, espero que sea de tu utilidad. Un cordial saludo, Francesc Hernández García Director Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicació SL solehernandez@solehernandez.com

5 SUMARIO 1) Organización: pautas generales 2) La organización paso a paso: Pre-act Define los objetivos Analiza los públicos objetivos Cuidado con Murphy! Haz un listado de necesidades Realiza un presupuesto previo Act Plan de acción al minuto Ensayos Timing Post-act Dossier de valoración Dossier de archivo Agradecimientos Cierre de presupuesto 3) Checklist para organizar eventos

6 1) O RGANIZACIÓN: PAUTAS GENERALES La complejidad de la elaboración de cualquier acto, su programación y ejecución, requieren de toda nuestra atención y planificación. A continuación tienes unas pautas generales a seguir en la organización de un evento, ya sea de carácter interno o externo: 1. Idea general del evento/acto a organizar: Determina la necesidad del acto. Precisa sus objetivos y finalidades. Especifica cuáles son las zonas de influencia (o públicos) Elabora el presupuesto previo. 2. Organización del acto: Distribución del tiempo. Planificación general. Ensayo. 3. Invitados: Selección. Listado. Creación y envío de las invitaciones. Confirmación de la asistencia. Desplazamientos y alojamiento. 4. El lugar donde organizaremos el evento:

7 Capacidad. Climatología. Servicios diversos. 5. Seguridad: Exterior e interior. En los desplazamientos. Listado y / o credenciales. 6. Transportes: Viajes. Organización y reservas. Caravana de vehículos. Aparcamiento. 7. Materiales gráficos: Material de papelería: cartas y sobres timbrados. Dípticos, trípticos, carteles, etc. Invitaciones. Menús. 8. Técnicas de ordenación de los asistentes: Colocación de los invitados. 9. Logística: Planos.

8 Itinerarios y rutas alternativas. Cronometraje de los recorridos. Ornamentación general. Colocación de banderas. Capacidad. 10. Personal: Coordinador / a del evento. Auxiliares de relaciones públicas y protocolo. Traductores e intérpretes. Azafatas. Servicio de catering. 11. Medios de comunicación: Confección del dossier de prensa. Redacción y envío de los comunicados de prensa. Organización de ruedas de prensa. Coordinación y atención a los diferentes medios de comunicación. Seguimiento de prensa. 12. Presupuesto general del acto. 13. Acciones posteriores al acto: Valoración de los resultados del acto. Dossier-archivo de todo el material utilizado.

9 Agradecimientos especiales. Cierre del presupuesto.

10 2) L A ORGANIZACIÓN PASO A PASO : PRE-ACT, ACT Y POST-ACT. La organización de cualquier evento necesita mucho tiempo de preparación por muy simple que sea. Se utilizan gran diversidad de servicios y debes controlar el buen funcionamiento general del mismo y de todos los detalles. En primer lugar debes tener en cuenta que todo envento está dividido en tres partes o bloques: 1. Las actividades previas al acto/evento (pre-act). 2. La preparación del acto/evento (act). 3. Las actividades posteriores al acto/evento (post-act). El pre-act: 1. Define los objetivos: Elabora un informe escrito y detallado que contenga los objetivos que pretendes alcanzar con el acto que estás organizando, especificando aspectos como: La asistencia prevista. La difusión prevista en los medios de comunicación. La promoción que querrás hacer. Las posibles colaboraciones o patrocinios. 2. Analiza los públicos objetivos del evento.

11 Es muy importante que estudies con detenimiento los públicos a los que quieres dirigirte, tanto a nivel interno como externo, ya que el éxito de asistencia dependerá de la correcta elección del público objetivo. Por ejemplo: Público interno: empleados, socios, accionistas, etc. Público externo: público en general, medios de comunicación, administración pública, líderes de opinión, etc. 3. Cuidado con Murphy! Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir mal, irá mal ". Cuando organices cualquier evento tenlo muy presente. Analiza cualquier situación o inconveniente que pueda surgir y que, además, comprometa el éxito del acto. A continuación, te muestro unas normas o consejos generales que deberías tener en cuenta: - Si el acto es al aire libre, ten siempre un lugar alternativo protegido por si llueve. - No organices un acto en las mismas fechas en que se realizan otros actos importantes en tu población o que puedan influir en la asistencia de su público objetivo. - Vigila que ese día no coincida con un acto social o deportivo importante: partidos de fútbol importantes, finales de la Copa, partidos de la Champions League, etc.

12 - Si crees que asistirá un gran número de personas, tal vez debas contratar un servicio médico o de socorrista. - En la mayoría de los actos conviene (o te obligan) a contratar un seguro de responsabilidad civil (consulta con tu Ayuntamiento). - Si se necesitan medios audiovisuales, conviene tener aparatos de repuesto. - Facilita al máximo el aparcamiento o llega a algún acuerdo económico con alguno cercano. - Contrata seguridad, especialmente si el acto es al aire libre, se prevé un elevado número de personas o si está abierto a todos. Recordando algunas de las leyes de Murphy, también debes recordar que: - Todo requiere más tiempo de lo que piensas. - Sin control y seguimiento, las cosas tienden a ir de mal en peor. - Es imposible satisfacer a todo el mundo. - Si aprecias que hay cuatro formas posibles de que algo salga mal y las evitas, no tardará en surgir la quinta. - Si las posibilidades de éxito son del 50%, las de fracaso son del 75%. - Cuando algo sale mal, siempre habrá alguna persona que ya lo sabía. 4. Haz un listado de las necesidades.

13 Estudia cuáles son las necesidades para cada acto, tanto las materiales (sillas, tablas, megafonía, identificadores...) como las de personal (seguridad, azafatas, speakers, conductores, coordinación, traducción, etc.). Al final del documento, te facilito un checklist (estándar) que te ayudará a efectuar este relación. De todos modos, deberás crear tu propio checklist, en función de las necesidades y tipologías de eventos que organices. 5. Elaboración del presupuesto. Una vez definidas las necesidades que requiere el acto, elabora un presupuesto detallado, lo más aproximado a la realidad. Sobre este presupuesto conviene que añadas entre un 10 y un 15% para gastos imprevistos. Act 1. Plan de acción en el minuto (o programa). Todo evento tiene un Plan de Acción en el Minuto (también llamado PAM ) propio, que consiste en agrupar todas las actividades del acto por minutos. En ocasiones también es conocido como Programa del evento. Por ejemplo: PAM de una inauguración: 11:30 Convocatoria de los invitados. 11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la entidad. 11:55 Breve discurso del Alcalde.

14 12:05 El Alcalde, junto con el Presidente, descubren una placa conmemorativa. 12:10 Firma en el libro de honor de la entidad. 12:15 Visita al local que se acaba de inaugurar. 12:20 Se sirve a los asistentes un refrigerio. 12:55 Final de la inauguración. 2. Ensayos Siempre hay que hacer uno o dos ensayos antes del inicio del evento, mucho mejor si se pueden hacer días antes. Esto nos permite ver las posibles dificultades y inconvenientes y solucionarlos con tiempo. Comprueba con suficiente tiempo todo el material que vayas a utilizar durante cada acto: megafonía, iluminación, audiovisuales, climatización, etc. Si contratas azafatas, personal de apoyo, catering o seguridad, es muy importante que los responsables conozcan previamente el lugar donde se hará el acto. Deben saber cuáles serán sus tareas y responsabilidades y dónde deben ubicarse. 3. Timing general del acto. El timing o calendario es la ordenación de todas las actividades en coordenadas acción-tiempo. Se lo más preciso posibles y, sobre todo, procura cumplirlo.

15 Siguiendo el ejemplo anterior de la inauguración, el posible timing sería: Actividades Junio Julio Agosto selección invitados enviar invitaciones confirmar invitaciones invitación Alcalde confirmar Alcalde contratar catering comprar placa conmemorativa Colocar placa como. Día del acto 28 Post-act (actividades posteriores al evento) 1. Dossier de valoración. Después de haber organizado el evento, conviene que elabores un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y negativas del mismo. Procura ser lo más sinceros posible. Este dossier (físico o digital) debería incluir toda la información principal utilizada para este evento, como por ejemplo: Modelos de cartas utilizadas (en la prensa, a las autoridades, los invitados, etc.)

16 Modelos de invitaciones. Permisos. Contratos. PAM y timing del acto. Listado de las personas asistentes. Patrocinadores y colaboradores. Etc. 2. Dossier archivo. Este dossier incluye todo el material que se haya generado para el evento: Dossier fotográfico (selección de las mejores fotografías). Grabaciones de vídeo (si dispones de diferentes vídeos grabados). Material promocional (modelos de trípticos, carteles, anuncios, etc.) Grabaciones de todas las entrevistas en la radio, tv, internet... Dossier de las apariciones en la prensa escrita. Etc. 3. Agradecimientos. Los agradecimientos son uno de los aspectos más importantes y al mismo tiempo más olvidados en la organización de todo acto. No se debes olvidar agradecer la participación a toda persona o entidad que haya colaborado en la organización del evento. Por ejemplo:

17 A las personas asistentes (o en las más importantes o representativas). Al personal contratado o a los responsables de sus empresas (azafatas, seguridad, limpieza, etc.) A los patrocinadores y colaboradores. A los medios de comunicación. A los proveedores de material. Etc. Los agradecimientos se suelen realizar mediante una carta (o ) personalizada firmada por la persona más relevante de la empresa o institución organizadora del acto. En ocasiones se puede adjuntar algún detalle, como fotografías u obsequios conmemorativos. 4. Cierre del presupuesto. Una vez finalizado el evento, estudia todos los gastos e ingresos producidos por mismo y comprueba las desviaciones existentes respecto al presupuesto inicial. Es importante saber, si ha sido necesario la utilización del porcentaje destinado imprevistos (entre un 10 y un 15 por ciento del total) calculado en el presupuesto inicial. Procura que en las campañas que organices, el presupuesto final no supere el presupuesto inicial más sus imprevistos, lo contrario

18 indicará que no se calculó con suficiente precisión desde sus inicios.

19 3 ) C HECHLIST PARA ORGANIZAR EVENTOS A continuación les ofrecemos un checklist o lista orientativa para que no nos olvidemos los aspectos más importantes a la hora de organizar un evento. Cada entidad debe prepararse su propio checklist, en función de sus necesidades y de la tipología de eventos que organiza. ACTO: REF. LUGAR: Municipio: Dirección: Código Postal: Teléfono: Fax: FECHA: HORA: ORGANIZADO POR: COLABORACIONES: AUTORIDADES: Sala VIPS: Si_ No_

20 Presidencia: Otras autoridades a la presidencia Rótulos Si_ No_ Número de rótulos: Aguas: Si_ No_ Hojas / lápices: Si_ No_ Rótulos: Si_ No_ NÚMERO TOTAL DE ASISTENTES: MATERIAL GRÁFICO: Díptico o tríptico: Si_ No_ Tirada: Cartel: Si_ No_ Tirada: Programa: Si_ No_ Tirada: Invitación: Si_ No_ Tirada: Otros: Si_ No_ Tirada: Si_ No_ Tirada: Si_ No_ Tirada: DIFUSIÓN: 1. Número: 2. Número: 3. Número: 4. Número: COMUNICACIÓN: Rueda de prensa: Si_ No_ Día: Hora: Lugar:

21 Responsables: Comida prensa: Si_ No_ Día: Hora: Nota de prensa: Si_ No_ Día: Hora: Confirmación: Si_ No_ Día: Hora: Dossier de prensa: Si_ No_ Día: Hora: Lugar: Espacio para los MCM: Sí No Dónde: Lugar para entrevistas: Sí No Donde: RESTAURACIÓN: Tipo de comida: Número de asistentes: Lugar: Día: Hora: Presupuesto: Facturar a: Tipo de comida: FOTOGRAFÍA: Responsable: Material necesario: FILMACIÓN: Responsable: Material necesario: GRABACIÓN: Responsable: Material necesario:

22 BANDERAS: Privadas: Orden de colocación: Lugar Medidas ORNAMENTACIÓN: Plantas: Cantidad Lugar Flores: Cantidad Lugar Alfombras: Cantidad Lugar Faldones: Cantidad Lugar TARIMA: Si_ No_ Cantidad SILLAS: Si_ No_ Cantidad PANELES: Si_ No_ Cantidad PIZARRA: Si_ No_ Cantidad PANCARTA: Si_ No_ Cantidad SEÑALES: Si_ No_ Cantidad ILUMINACIÓN: Tipo:

23 Lugar: Empresa suministradora: MEGAFONÍA: Material necesario (micros, pies, altavoces, amplificadores...): Potencia necesaria: Empresa suministradora: PROYECCIÓN: Material necesario (proyectores de diapositivas, de transparencias, vídeo, TV...): Empresa suministradora: TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA: Idiomas: Empresa suministradora: OBSEQUIOS: Tipo: Cantidad:

24 Personas que deben recibir: DOCUMENTACIÓN: Número de personas que la recibirán: Elementos que componen la documentación: APARCAMIENTO: Lugar más cercano para estacionar: Privado o público: Lugar para las autoridades: SEGURIDAD: Credenciales: Si_ No_ Cantidad Listados: Si_ No_ Cantidad Cruz Roja: Si_ No_ Cantidad Policía: Si_ No_ Cantidad

25 Botiquín: Si_ No_ Cantidad Salidas de incendios: Si_ No_ Cantidad Otros: Si_ No_ Cantidad TRANSPORTES: Autocar: Si_ No_ Cantidad Coches: Si_ No_ Cantidad EQUIPO ORGANIZATIVO: Responsable general: Conductor: Técnicos de RR.PP.: Responsables secretaría: Jefe de mantenimiento: Azafatas: Si_ No_ Cantidad OTROS ELEMENTOS: Sitios alternativos: Calefacción-aire acondicionado: Servicios: Servicio de limpieza y mantenimiento: Teléfono móvil: Otros

26 OBSERVACIONES:

27 ENLACES DE INTERÉS Visita la web de la agencia SOLE & HERNANDEZ Visita el blog de la agencia SOLE & HERNANDEZ Si contactas conmigo, prometo responder Mi perfil en Facebook Mi perfil en Twitter Mi perfil en LinkedIn SOLÉ & HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació Vía Laietana, 54 2º Barcelona