DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

Transcripción

1 INFORME Nro. DFOE-DL-IF DE AGOSTO, 2012 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL INFORME ACERCA DEL SISTEMA CONTABLE DE LA MUNICIPALIDAD DE LIBERIA 2012

2 CONTENIDO Página Nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO DEL ESTUDIO NATURALEZA Y ALCANCE DEL ESTUDIO COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO GENERALIDADES ACERCA DEL ESTUDIO RESULTADOS DEL ESTUDIO DEBILIDADES EN EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES ATENTAN CONTRA LA CONFIABILIDAD, EXACTITUD Y OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA NO SE DISPONE DE CONTROLES EFECTIVOS QUE COADYUVEN A LA PROTECCIÓN EFECTIVA DEL PATRIMONIO MUNICIPAL AUSENCIA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA NORMAR EL PROCESO CONTABLE DESAPROVECHAMIENTO DE INVERSIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN CONTABLE INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES QUE REGULAN EL PROCESO CONTABLE CONCLUSIONES DISPOSICIONES AL CONCEJO MUNICIPAL AL ALCALDE MUNICIPAL... 12

3 INFORME Nro. DFOE-DL-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Por qué es importante? Qué encontramos? Se examinó el sistema contable de la Municipalidad de Liberia a efecto de verificar si suministra información confiable, oportuna y exacta de las transacciones financiero-económicas, garantiza el control y la salvaguarda de los bienes y contribuye a los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas de ese ayuntamiento. El estudio abarcó el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario. La Contraloría General de la República en estudios de fiscalización que ha realizado en años anteriores, ha determinado que la Municipalidad de Liberia presenta debilidades en su sistema contable que van en menoscabo de una eficaz y eficiente gestión financiero contable y que no permiten contar con información de calidad para los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas. Dicho estudio pretende impulsar a la entidad para que disponga de una contabilidad básica de conformidad con la normativa contable vigente. Esa Municipalidad no ha implementado una contabilidad financiera básica, fundamentada en los criterios técnicos y legales aplicables. No cuenta con el manual de procedimientos financiero-contable, ni con políticas y procedimientos específicos que regulen el proceso de registro, clasificación y emisión de los estados financieros. Carece del plan general contable, y los libros contables muestran un atraso significativo. En ese sentido, no dispone de un control efectivo respecto del proceso de autorización y aprobación del registro de las operaciones contables.

4 2 Por ejemplo, el Balance General de ese gobierno local al 31 de diciembre de 2011, refleja un saldo negativo de unos millones en la cuenta de existencias en bodega, lo cual está alejado de la realidad, considerando que en las bodegas municipales se encuentran almacenados una cantidad relevante de suministros y materiales, respecto de los cuales esa administración municipal desconoce su valor debido a la falta de controles y registros. Las cuentas por cobrar difieren en más de millones respecto de la suma que mantiene la Unidad de Cobro. Existen notas de crédito (ingresos) sin contabilizar por más de millones cuyo origen se desconoce, lo que dificulta o impide su aplicación, en perjuicio de los servicios a los contribuyentes. Tampoco es práctica realizar conciliaciones periódicas de los registros, ni inventarios físicos periódicos y arqueos independientes practicados por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran y recaudan, contabilizan y generan. Asimismo, las instalaciones utilizadas como bodega donde se almacenan materiales y suministros, se encuentran en condiciones deplorables, insalubres y carentes de medidas de seguridad. En conclusión, la información financiera que se genera carece de confiabilidad, oportunidad y exactitud y no contribuye a la protección y salvaguarda efectiva de los activos municipales, tampoco favorece a los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas. Qué sigue? En virtud de lo expuesto en el informe se giran las disposiciones al Alcalde y al Concejo Municipal, con el fin de que se lleven a cabo las acciones necesarias para superar las debilidades en cuestión y contribuir al logro de una gestión financiera contable eficaz y eficiente, asunto que es de exclusiva responsabilidad de esa administración conforme el ordenamiento jurídico.

5 INFORME Nro. DFOE-DL-IF INFORME ACERCA DEL SISTEMA CONTABLE DE LA MUNICIPALIDAD DE LIBERIA 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio En el año 2009 la Contraloría General de la República emitió el informe DFOE-SM , en el que señaló que gran parte de las entidades municipales presentaban limitaciones estructurales, conceptuales y de gestión que iban en menoscabo del desarrollo de una actividad contable financiera eficaz y eficiente. A raíz de los resultados obtenidos y como parte del cumplimiento de las disposiciones giradas en ese informe, conforme a la realidad de cada municipalidad, las administraciones municipales respectivas formularon un plan de acciones para subsanar las debilidades comentadas en dicho documento. En ese contexto, en el año 2011, se realizó un estudio en 60 municipalidades, con el fin de evaluar las medidas de mejora implementadas por los gobiernos locales seleccionados, emitiéndose el informe Nro. DFOE-DL-IF De acuerdo con los resultados consignados en ese documento, 21 de esos 60 ayuntamientos, seguían mostrando avances limitados en el proceso de mejora de sus contabilidades y por consiguiente, sus sistemas continuaban generando información carente de confiabilidad, oportunidad y exactitud, lo que incide negativamente en los controles internos contables y financieros y en los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas. Es así como esta Área de Fiscalización, para el presente año programó un estudio acerca del funcionamiento de los sistemas contables en ocho municipalidades del país que presentaron, según lo consignado en el informe Nro. DFOE-DL-IF , avances precarios en relación al fortalecimiento de sus sistemas contables, entre las que se incluye la Municipalidad de Liberia Objetivo del estudio Verificar si el sistema contable de la Municipalidad de Liberia suministra información confiable, oportuna y exacta de las transacciones financiero-económicas, garantiza el control y la salvaguarda de los bienes, y contribuye a los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas de ese ayuntamiento Naturaleza y alcance del estudio El estudio comprendió la evaluación y análisis acerca de los temas básicos que deben estar presentes en el sistema contable de una municipalidad, como son la estructura organizacional; la normativa contable; los controles contables y financieros; la contabilización de las transacciones; los estados financieros y los sistemas de información contable.

6 2 El análisis abarcó el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario y se efectuó de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, Nro. R-CO , publicada en La Gaceta Nro. 236 del 8 de diciembre de Comunicación preliminar de los resultados del estudio En reunión efectuada el 29 de junio del 2012, en las instalaciones de la Municipalidad de Liberia, se expusieron los principales resultados y las disposiciones del presente estudio al Lic. Álvaro Rosales García, Presidente del Concejo Municipal, Sr. Luis Gerardo Castañeda, Alcalde Municipal, Sra. Nixida Quintanilla Medina, Vice Alcaldesa Municipal, Lic. Henry Campos Guerrero, Coordinador de Hacienda Municipal, Lic. Manuel Torres Villegas, Coordinador de Administración Tributaria, Lic. Oscar Hernández Segura, Coordinador de Egresos, Sr. Fernando Salas Pizarro, Encargado de Servicios Generales, y al Lic. Donaldo Castañeda Abellán, Auditor Interno. El borrador del presente informe se remitió mediante el oficio Nro. DFOE-DL-0589, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, contado a partir de la fecha de recibo del informe, esa Municipalidad enviara a la Gerencia del Área de Servicios para el Desarrollo Local, las observaciones que estimaran pertinentes de previo a la emisión final del producto. Con los oficios EHM del 6 de julio de 2012, y el ALDE-LC del 9 de julio de 2012, la administración municipal da respuesta al memorial citado, refiriéndose a dos puntos del capítulo de resultados (2.1 y 2.2), y solicita se amplíe el plazo de una de las disposiciones giradas en el informe. En cuanto al punto 2.1, la administración municipal señala: lo indicado en el párrafo tercero del informe borrador no es correcto considerando que en las bodegas municipales se encuentran almacenados una gran cantidad de suministros y materiales, respecto de los cuales esa administración municipal desconoce su valor debido a la falta de controles y registros a lo que ustedes formalmente indican en el párrafo 4 A raíz del presente estudio y de acuerdo a un registro que mantiene el encargado de bodega de esa Municipalidad, se estimó que el costo de los materiales y suministros podría ascender a unos 241,00 millones, cifra que obviamente debe ser ratificada por la administración municipal con base en la valuación y la toma física de las existencias, como parte de sus responsabilidades asociadas a la administración, control y salvaguarda eficiente de los bienes institucionales./esto indica formalmente por ustedes que el encargado de bodega si lleva registros. Al respecto, es preciso señalar que el citado punto del informe se refiere a las debilidades de registro de las transacciones financieras de esa Municipalidad. En ese sentido, el Balance General de ese ayuntamiento reporta un valor negativo de las existencias en bodegas de menos 800,00 millones de colones, información totalmente inexacta y para efectos de evidenciar la incongruencia de la cifra, se tomó como referencia un control que lleva el Encargado de Bodega y que indica otro

7 3 monto diferente, con lo que se demuestra el serio problema que se tiene en el registro y control de las existencias en bodega. Si los controles y registros estuvieran diseñados por la administración para ejercer, valga la reiteración, un control que esté integrado en los procesos, actividades, operaciones y acciones y que promuevan el ajuste a los objetivos organizacionales, la información errónea consignada en el Balance General no se hubiese presentado, de modo que el comentario del informe está en función de señalar la debilidad para que se tomen las acciones correctivas, tal como se indica en el párrafo cuarto aludido por esa Municipalidad cifra que obviamente debe ser ratificada por la administración municipal con base en la valuación y la toma de (sic) física de las existencias, como parte de sus responsabilidades asociadas a la administración, control y salvaguarda eficiente de los bienes institucionales. Por su parte, en el punto 2.2 respecto a la fotografía que ilustra el desperdicio de cemento observado en la bodega municipal, la Municipalidad indica que ese material se reutilizó en el mejoramiento de un camino ubicado en uno de los barrios del cantón de Liberia. Al respecto, este órgano contralor toma nota de las acciones emprendidas por ese Gobierno Local para corregir tal deficiencia. Por otro lado, la administración solicita la ampliación del plazo concedido en la disposición 4.2 inciso e) en razón de que requieren de más tiempo para realizar el registro contable de las notas de crédito que, según las conciliaciones bancarias al 31 de enero del 2012, están pendientes de contabilizar. En este sentido, este órgano fiscalizador determina ampliar el plazo a 6 meses contados a partir de la fecha de recibo del presente informe. En razón de las observaciones de la Administración y una vez analizadas y verificadas las argumentaciones expuestas, este órgano contralor procedió a realizar los ajustes pertinentes al informe, según la suficiencia y razonabilidad de los comentarios de respaldo, la evidencia considerada por el equipo de fiscalización para fundamentar los resultados del estudio, y la complejidad de las acciones dispuestas en este documento Generalidades acerca del estudio En las instituciones del sector municipal las funciones relacionadas con la contabilidad financiera, están a cargo de una unidad de contabilidad, a la cual le corresponde, entre otras actividades, el registro, control y documentación de las operaciones financieras y contables de la actividad municipal; así como, la elaboración de los estados financieros y de los informes de carácter financiero para la toma de decisiones. El régimen municipal costarricense se ha visto sujeto a una serie de reformas que han transformado paulatinamente su accionar respecto al subsistema de contabilidad. En este sentido, el Código Municipal 1 establece que los responsables del área financiero-contable deberán rendir al Alcalde los informes relacionados con las funciones atinentes a ellos, que serán remitidos al Concejo para su discusión y análisis. Además, las normas relativas a los asuntos financieros contables de la municipalidad deberán estar estipuladas en el manual de 1 Ley No del 30 de abril de 1998, artículos 113 y 114.

8 4 procedimientos financiero-contables aprobado por el Concejo, cuyo proyecto debe ser analizado y dictaminado previamente por la unidad de auditoría interna. Por su parte, las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos 2 establecen que el subsistema de contabilidad está conformado por el conjunto de órganos participantes, principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, expresados en términos monetarios. Lo anterior en concordancia con la normativa que sobre el particular emitan las instancias internas y externas competentes. En ese sentido, la Administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que dicho subsistema cumpla, al menos, los siguientes objetivos: Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera de la institución, así como mostrar que éstas se realizaron de conformidad con las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control interno y posibilite el control externo. Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados. Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines. Por lo tanto, las municipalidades necesariamente deben aspirar a contar con un sistema contable integrado que permita, a partir del registro único de cada transacción, generar las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de manera oportuna, confiable y exacta y que a su vez, favorezca un control efectivo de las operaciones financiero-contable de la entidad. 2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1. Debilidades en el registro de las transacciones atentan contra la confiabilidad, exactitud y oportunidad de la información financiera La Municipalidad de Liberia no cuenta con un sistema de contabilidad de base de devengado que responda a los Principios Contables Aplicables al Sector Público y garantice razonablemente que sus registros reflejan el verdadero valor de sus activos, pasivos y patrimonio, en ese sentido, se desconoce la exactitud de la cuantía de sus derechos, obligaciones y del capital o patrimonio institucional. 2 Resolución No R-CO publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 58 del 22 de marzo de

9 5 Tampoco sus registros suministran información confiable, exacta y oportuna de las transacciones y hechos económicos que la afectan, en detrimento de los procesos de toma de decisiones y la rendición de cuentas y del control eficiente del patrimonio institucional. Por ejemplo, el Balance General de ese gobierno local al 31 de diciembre de 2011, refleja un saldo negativo de más de millones en la cuenta de Existencias en Bodega, lo cual está alejado de la realidad, considerando que en las bodegas municipales se encuentran almacenados una gran cantidad de suministros y materiales, respecto de los cuales esa administración municipal desconoce su valor debido a la falta de controles y registros. A raíz del presente estudio y de acuerdo a un registro que mantiene el encargado de bodega de esa Municipalidad, se estimó que el costo de los materiales y suministros podría ascender a unos millones, cifra que obviamente debe ser ratificada por la administración municipal con base en la valuación y la toma de física de las existencias, como parte de sus responsabilidades asociadas a la administración, control y salvaguarda eficiente de los bienes institucionales. Por otro lado, las cifras por concepto de cuentas por cobrar que muestra el Balance General difieren en más de millones respecto de la suma que mantiene la Unidad de Cobros de ese ayuntamiento. Por ende, no se conoce el monto correcto de la cartera de cuentas por cobrar en esa corporación municipal, lo que pone en duda la confiabilidad de las cifras que muestra ese estado financiero. Tampoco se registran contablemente los depósitos de garantía de participación y cumplimiento, las provisiones para litigios y la depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo, solo por citar algunas de las transacciones que se están omitiendo. Además, según las conciliaciones de las respectivas cuentas bancarias al 31 de enero del 2012, existen notas de notas de crédito (ingresos) sin contabilizar por más de millones. El origen de esos créditos por ingresos a favor de las arcas municipales se desconoce, lo que dificulta o impide su aplicación, en perjuicio de los servicios a los contribuyentes. Adicionalmente, existe en la cuenta contable denominada Depósitos de garantía por devolver, una diferencia de unos 35.0 millones de menos con respecto al monto que mantienen los registros de la Tesorería Municipal, sin que la Administración se haya abocado a determinar las razones de esa diferencia. Aunado a lo expuesto en este acápite, resulta pertinente indicar que una auditoría de los estados financieros al 31 de diciembre de 2007, realizada por el Despacho Carvajal y Colegiados, concluyó con una opinión adversa respecto de dichos estados, por cuanto se determinó que no presentaban razonablemente la situación financiera municipal. Asimismo, las conclusiones relativas a los riesgos de auditoría incluidas en la Carta de Gerencia de dicho Despacho, referida a los servicios contratados por la Municipalidad de Liberia para una auditoría de los períodos 2007 y 2008, señalan que las áreas de Cuentas por Cobrar, Inventarios (Existencias en Bodega), Propiedad, planta y equipo (Activo Fijo), Otros activos, así como las

10 6 cuentas de resultados de Ingresos y Gastos, presentan niveles de riesgo alto. Estos resultados, convergen con los del presente informe, que evidencian el limitado esfuerzo realizado por la administración municipal de Liberia por mejorar su sistema contable No se dispone de controles efectivos que coadyuven a la protección efectiva del patrimonio municipal En adición a las serias debilidades referidas a la información financiero contable, también se determinó que ese gobierno local no dispone de mecanismos de control efectivos para garantizar la custodia, protección y conservación de su patrimonio. En ese sentido, la administración municipal de Liberia no tiene un efectivo control respecto del proceso de autorización y aprobación del registro de las operaciones contables. Tampoco es práctica realizar conciliaciones periódicas de los registros, ni inventarios físicos periódicos y arqueos independientes practicados por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan. Esta situación, es preocupante, ya que aparte de estarse generando estados financieros con información carente de fiabilidad, la ausencia de prácticas de control básicas relativas a la custodia, protección y conservación de los bienes municipales, aumenta el riesgo de abusos o usos indebidos de los bienes municipales, en detrimento de las finanzas municipales. En ese contexto y a manera de referencia se tiene que los funcionarios de la Unidad de Contabilidad no someten a revisión y aprobación, para todos los casos, las operaciones de registro contable que realizan, como por ejemplo, la elaboración de los asientos y ajustes contables, y de los estados financieros. No se realizan arqueos periódicos y sorpresivos de las cajas chicas a cargo de la Unidad de Tesorería y las últimas conciliaciones bancarias elaboradas son del 31 de enero del 2012, lo que denota que no es práctica su realización mensual a fin de asegurar razonablemente que los movimientos de las cuentas bancarias han sido registradas de manera completa y exacta y subsanar lo que proceda. Tampoco existen registros que permitan ejercer un control efectivo sobre la ubicación, uso y condición de los bienes propiedad, planta y equipo que están ociosos, retirados u obsoletos. El último inventario físico de los bienes de propiedad, planta y equipo (terrenos, edificios, viviendas, bodegas, bibliotecas, maquinaria y equipo, equipo de transporte, equipo de comunicación, mobiliario de oficina, seguridad y culturales) data del año No existen instrumentos de control eficaces respecto de las existencias de materiales de oficina y construcción, repuestos y suministros de limpieza. Ese gobierno local no tiene por sana práctica realizar periódicamente tomas físicas de esas existencias -al menos una vez al año- y no cuenta con los mecanismos de control de las entradas y salidas de las existencias almacenadas en la bodega municipal.

11 7 También carece de registros para el control efectivo de las existencias en bodega, que contenga al menos, la descripción, ubicación, tipo y costo de los artículos. Al respecto, conforme a un control establecido por iniciativa del Encargado de Bodega de ese ayuntamiento, se determinaron diferencias significativas en productos de alto valor o volumen, respecto de las unidades existentes. A manera de ilustración, se tiene que a raíz del estudio realizado por esta Contraloría General, se determinó que ese registro reportaba la existencia de 1165 kilos de jabón en polvo genérico, mientras que según el recuento, existen 925 kilos, estableciéndose una diferencia de menos de 240 kilos. Lo mismo sucedió con las láminas fibrolit, dado que en ese registro se reportan 249 unidades, pero en existencias había 137, resultando una diferencia de menos de 112 láminas. En otras palabras, solo en esas dos clases de artículos, según la información de los registros que mantiene ese funcionario municipal, la diferencia asciende a unos ,00. Otro aspecto crítico está relacionado con el almacenamiento de las existencias de materiales de oficina y de construcción, repuestos y suministros de limpieza, en razón de los serios problemas de la infraestructura de las instalaciones, las que atentan contra el buen estado y conservación de esos bienes. La estructura física se encuentra en pésimas condiciones, incluso insalubres y sin medidas de seguridad, es evidente el desorden en la forma en que se almacenan los materiales y suministros. Además, algunos bienes están expuestos a las inclemencias del clima con el riesgo de que se dañen, con el consecuente perjuicio económico para la municipalidad. Las siguientes fotografías son prueba de las deficiencias en que opera la bodega municipal y ponen de manifiesto el riesgo de que ocurran hechos irregulares, tales como la sustracción, deterioro y pérdida de suministros y materiales para la construcción, como el cemento, piedra y arena. Todo, claro está, en detrimento del progreso del cantón. Zonas del techo y cielorraso en condiciones deplorables Cableado eléctrico en mal estado Almacenamiento desordenado de materiales

12 8 Repuestos y materiales en deshuso a la interperie Desperdicio de cemento 2.3. Ausencia de políticas y procedimientos para normar el proceso contable La Municipalidad de Liberia no cuenta con el manual de procedimientos financiero contable, ni con políticas y procedimientos específicos que regulen el proceso de registro, clasificación y emisión de los estados financieros. También carece del plan general contable, contrario a lo que exigen las normas de contabilidad. En ese sentido, no existen las políticas y procedimientos para coordinar la relación efectiva entre la Unidad de Contabilidad y otras unidades como las de Tesorería, Proveeduría y Cobros, las cuales deben remitirle la información pertinente para el registro y control contable. Esta situación incide negativamente en la generación, registro y clasificación oportuna de los datos. Asimismo, los libros contables Diario, Mayor e Inventarios y Balancesmuestran un atraso significativo, pues sus últimos registros, a la fecha de este informe, datan de octubre de 2004 y si bien, el registro se asumió por medio electrónico a partir de ese mes y año, no se tomaron las previsiones del caso para que la información quedara asentada en hojas debidamente foliadas y legalizadas, en violación de la normativa que regula estas actividades contables. Finalmente, resulta pertinente destacar como un hecho significativo que, a pesar de que en el mes de julio de 2010, esa Municipalidad formuló un plan de acciones que estaba orientado a mejorar el proceso contable de frente a la implementación de la Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), el avance ha sido muy limitado, tal como se deriva de los resultados expuestos en este informe. Entre las acciones propuestas en ese plan estaba la implementación de políticas y procedimientos para normar su proceso contable, aspectos que obviamente no fueron atendidos Desaprovechamiento de inversión para el mejoramiento de la gestión contable Entre los años 2007 y 2010 la Municipalidad de Liberia ha realizado erogaciones por un monto superior a los 13.5 millones relacionados con su sistema de contabilidad.

13 9 Ese ayuntamiento contrató a un Despacho de Contadores Públicos para auditar los estados financieros de los años 2007 y 2008, por un monto total de 10.0 millones. Además, en octubre del 2010 adquirió un sistema de información contable (software), con un costo de 2.5 millones, con el fin de registrar las transacciones contables acorde con la normativa vigente y, de integrar las operaciones o transacciones contables de las diferentes dependencias que participan en el proceso contable y, en junio de 2010, contrató los servicios profesionales de una empresa para que realizara un levantamiento físico de los bienes propiedad, planta y equipo de la institución, por un monto de 1.0 millón. No obstante, la inversión de esos dineros de la hacienda municipal, no se ha traducido en mejoras sustanciales del sistema de registro contable, ni en la existencia de controles efectivos sobre la ubicación, estado y condición de los bienes municipales. Por el contrario, de los resultados del presente estudio se advierte un deterioro en relación con la evaluación realizada en el año 2011 por este órgano contralor, según informe Nro. DFOE-DL Esta situación es concordante con lo informado por el Despacho de Contadores contratado por ese ayuntamiento, que incluyó una opinión adversa respecto de sus estados financieros, aspecto determinante para haberse valorado en su momento la necesidad de continuar contratando este tipo de auditorías, obviamente asociado con la implementación de las mejoras a que está obligada esa institución en el tema contable, con el fin de procurar información de calidad y consolidar el sistema de control interno. Esto, según lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y las Normas de control interno para el Sector Público Incumplimiento de las normas técnicas y legales que regulan el proceso contable En general, las situaciones comentadas en este informe, son contrarias a los postulados establecidos en la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, en las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el Código Municipal y en las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos y en la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Nro Esta normativa señala, entre otros aspectos relevantes, que el funcionario público está obligado a demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley y a administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. En ese sentido, se establece que los jerarcas y titulares subordinados de las entidades públicas, deben disponer de sistemas de control interno, aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales, estableciendo las acciones para proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

14 10 Según ese cuerpo normativo, se deben adoptar las medidas para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente. Deben establecerse y mantenerse actualizados los registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas y las transacciones y eventos realizados, disponerse de los libros contables y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia. En ese sentido, la exactitud de los registros sobre activos y pasivos debe ser comprobada periódicamente mediante conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se defina, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Un aspecto relevante que destaca la normativa es la imperiosa necesidad de establecer una estructura orgánica formal en la que estén definidas las relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, así como la relación con otros elementos que conforman la institución y que apoye los objetivos, ajustada a la dinámica institucional y del entorno y los riesgos relevantes, en donde la ejecución de los procesos y transacciones, deben contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con potestad. Es imprescindible contar con instrucciones claras a fin de que las políticas, normas y procedimientos estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta. Por último, es de responsabilidad de las administraciones públicas contar con un sistema contable que esté en concordancia con las disposiciones legales y técnicas vigentes. Para esta Contraloría General una de las principales causas de las evidentes debilidades que presenta el sistema contable de la Municipalidad de Liberia expuestas en este informe, es la falta de acciones efectivas por parte de los jerarcas de esa institución, quienes a pesar de conocer ampliamente las debilidades que presenta su contabilidad, ya sea por los informes emitidos por este órgano contralor, por el Despacho Carvajal y Colegiados y la propia Auditoría Interna de ese ayuntamiento, no ha actuado decididamente con acciones para revertir esas situaciones que son contrarias a las más elementales practicas de control. Tal es el impacto de estas debilidades, que la información que genera el proceso contable, no refleja la realidad económica financiera de la Municipalidad Liberia lo cual es inadmisible, tratándose de un gobierno local con un alto potencial de desarrollo local para la provincia de Guanacaste y del país. Asimismo se incrementa el riesgo de pérdida, despilfarro, uso indebido e irregularidad del patrimonio municipal. 3. CONCLUSIONES La administración municipal de Liberia dispone de un presupuesto superior a los 2.500,00 millones anuales y por ende, está obligada a responder y a rendir cuentas a su comunidad por el manejo eficiente de esos recursos, sin embargo, de acuerdo con los resultados del presente estudio, su sistema contable presenta una

15 11 serie de debilidades que datan de varios años. El Balance General, al 31 de diciembre de 2011, presenta diferencias entre cuentas, saldos negativos que no tienen razón de ser, notas de crédito sin contabilizar, aunado a errores en los registros de las transacciones y que, de acuerdo con algunas partidas analizadas, presentan diferencias que oscilan entre los 35,0 millones y los 800,0 millones. Es decir, se evidencia un escaso desempeño por avanzar y fortalecer el tema contable, puesto que no se ha logrado implementar una contabilidad financiera básica, amparada en los criterios técnicos y legales aplicables y propia de una organización pública que administra un presupuesto de miles de millones de colones y que representa los intereses de una comunidad cabecera de provincia. Además, se reconoce la carencia de políticas y procedimientos de control respecto de la salvaguarda del patrimonio institucional, la existencia de debilidades significativas en lo que respecta a la infraestructura de las bodegas de almacenamiento, y donde destaca la exposición de materiales al deterioro y eventual desecho, razón por la cual se albergan dudas de que esos productos lleguen a ser utilizados o consumidos parcial o totalmente, en virtud de que podrían estar deteriorados, vencidos u obsoletos por estar almacenados en condiciones no aptas para su conservación. A esto se le suma, la carencia de controles efectivos que contribuyan en la tutela del patrimonio municipal, como por ejemplo, la falta de arqueos periódicos y sorpresivos de las cajas chicas; ausencia de inventarios de bienes propiedad planta y equipo y, conciliaciones bancarias desactualizadas, todo lo cual conspira contra una administración óptima del patrimonio institucional e incrementa los riesgos de hechos irregulares como usos indebidos, abusos, sustracciones y pérdidas de los activos municipales. Por otra parte, es reprochable que la entidad no haya aprovechado de manera eficiente los productos generados por varias empresas contratadas, con un costo de unos 13.5 millones y que buscaban el mejoramiento de su sistema contable. En ese sentido, no ha corregido debilidades que se señalaron desde el año 2008, no ha puesto en funcionamiento un software contable que adquirió en el 2010, ni ha registrado la información de un inventario de activos que realizó una empresa contratada para tal efecto. En las circunstancias actuales, el proceso de contabilidad del gobierno local de Liberia no está contribuyendo a la protección y salvaguarda efectiva de los activos municipales, pues la información que genera carece de confiabilidad, oportunidad y exactitud, tampoco favorece a los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas y, no constituye una herramienta de información para los jerarcas y para la ciudadanía en general. Aunado a la carencia de políticas y procedimientos de control interno que optimicen la eficiencia y eficacia en la administración y protección de los recursos públicos invertidos, sin menoscabo de la calidad y agilidad en la atención de las necesidades de los habitantes de ese cantón. Así las cosas, es necesario que las autoridades municipales de Liberia, consideren como parte de sus estrategias de planificación y con la responsabilidad del caso, el fortalecimiento de su sistema contable como una de sus prioridades y

16 12 que ese proceso de mejoramiento de la contabilidad se visualice como parte de los retos actuales que exigen las normas y la propia sociedad. Por lo tanto, las autoridades competentes de la Municipalidad de Liberia, en cumplimiento fiel de sus responsabilidades, deben promover en definitiva y con carácter de urgente e impostergable, la definición de políticas, acompañada ineludiblemente de la implantación de acciones efectivas, para solventar de manera integral y sistemática los problemas señalados que, en general, revelan un manejo ineficiente de los fondos públicos. 4. DISPOSICIONES De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y en los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad. Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones Al Concejo Municipal En función de lo que establece el artículo 13 del Código Municipal, en el sentido de que son atribuciones del Concejo, aprobar los presupuestos, dictar los reglamentos de la corporación, organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales, celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos que son de competencia del Alcalde, se gira la siguiente disposición a ese órgano colegiado: Apoyar, en la medida y forma que le corresponde a ese Concejo, las iniciativas que proponga la Administración para el efectivo y oportuno cumplimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General en el aparte 4.2 del presente informe, de forma que se dote de los recursos necesarios (financieros, humanos, tecnológicos y logísticos) para la implementación del Manual de Procedimientos Financiero-Contable, el Plan General Contable y el método contable de devengado Al Alcalde Municipal En su condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales y de su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el artículo 17 inciso a) del Código Municipal, se le emiten las siguientes disposiciones: a) Conciliar y ajustar los saldos de las partidas Cuentas por cobrar y Depósitos en Garantía que reflejan el Balance General al 31 de diciembre de 2011 con los que muestran, a esa fecha, los registros que mantienen las unidades de Cobro y Tesorería, respectivamente, a fin de establecer los saldos correctos que corresponde mostrar en dichas cuentas de balance. Al respecto, véase lo

17 13 comentado en el punto 2.1 de este informe. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de tres meses contado a partir de la fecha de recibo de este documento. b) Efectuar las siguientes acciones en relación con la cuenta de Balance Existencias en Bodega : i. Realizar un inventario físico de las existencias en bodega para determinar la cantidad de los materiales y suministros almacenados. ii. Ajustar, con base en los resultados de ese inventario, el saldo que muestra esa cuenta en el Balance General. Estas acciones deben estar cumplidas en el plazo de tres meses a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver punto 2.1 de este informe. c) Elaborar y divulgar a todo el personal las políticas y procedimientos para regular el ingreso, almacenamiento y salida de los materiales y suministros que se custodian en la bodega municipal, estableciendo las medidas de control y seguridad que garanticen la protección, la ubicación ordenada de los bienes, y subsanar así lo comentado en el punto 2.2 de este informe. Esta disposición debe estar cumplida en el plazo de seis meses a partir de la fecha de recibo del presente informe. d) Realizar las mejoras a las instalaciones de la bodega municipal de modo que se garantice la salvaguarda y conservación de los bienes municipales que se custodian en ese inmueble, para lo cual debe remitir a esta Contraloría General cada cuatrimestre, informes de avance sobre el mejoramiento del inmueble. Ver punto 2.2 de este informe y esta disposición debe estar cumplida en el plazo de doce meses. e) Realizar el registro contable de las notas de crédito que, según las conciliaciones de las respectivas cuentas bancarias al 31 de enero del 2012, están pendientes de contabilización, a efecto de clasificarlo en la cuenta de ingreso correspondiente, a fin de poder disponer de esos recursos en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contados a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver punto 2.1 de este informe. f) Emitir y divulgar al encargado de Hacienda Municipal, una directriz para establecer la práctica de realizar arqueos periódicos y sorpresivos de las cajas chicas y los valores que están bajo la custodia de la Unidad de Tesorería. Estos arqueos deben ser practicados por funcionarios diferentes de aquellos que custodian, administran y recaudan y contabilizan esos activos. Esta disposición debe ser cumplida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver punto 2.1. de este informe. g) Elaborar y divulgar al encargado de Hacienda Municipal, el Manual de Procedimientos Financiero Contable, el cual debe ser dictaminado por la Auditoría Interna y aprobado por el Concejo Municipal, conforme lo dispone el artículo 114 del Código Municipal. Esta disposición debe estar cumplida en el plazo de nueve meses contados a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver puntos 2.3 y 2.4 de este informe.

18 14 h) Elaborar y divulgar al encargado de Hacienda Municipal, el Plan General Contable establecido por la normativa técnica que regula el tema contable del sector municipal. Esta disposición debe estar cumplida en el plazo de nueve meses contados a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver punto 2.3 y 2.4 de este informe. i) Actualizar y mantener los registros contables, ya sea en los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances o bien en los medios electrónicos que establezca esa corporación municipal, para lo cual deben tomar las previsiones, a fin de que la información quede asentada en hojas debidamente foliadas y legalizadas conforme la normativa que regula estas actividades contables. Ver punto en el punto 2.3 de este informe y la disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. j) Efectuar un inventario físico de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Municipalidad y ajustar, con base en los resultados de ese inventario, el saldo que muestra esa cuenta en el Balance General. Al respecto, véase lo comentado en el punto 2.4 de este informe. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de cinco meses contado a partir de la fecha de recibo de este documento. k) Tomar las previsiones presupuestarias del caso para contratar los servicios de una auditoría externa para que evalúe los resultados financieros del ejercicio económico 2012 a fin de obtener una opinión independiente de sus Estados Financieros e impulsar el fortalecimiento de la calidad de la información recopilada, procesada y comunicada, así como del sistema de control interno contable. Esta disposición debe estar atendida en un plazo de dos meses contado a partir de la fecha de recibo de este documento y para los efectos se debe remitir copia de la documentación relativa a la asignación de los recursos para la contratación de los mencionados servicios. l) Emitir una instrucción al Encargado de la Hacienda Municipal, para que tome las previsiones del caso e implemente la contratación de los servicios de una firma de auditores externos para el examen de los estados financieros municipales, hasta que se logren superar las deficiencias identificadas en la calidad de la información financiera y en el sistema de control interno contable. Esta disposición debe atenderse en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo de este documento y se dará por cumplida con la emisión del documento por parte del Alcalde a Encargado de Hacienda Municipal en la que consta la instrucción formal dada. m) Implementar el método contable de devengado para el registro de las transacciones u operaciones que afectan la situación económica de la institución, con el fin de que los estados financieros que se emitan, provean información contable y financiera útil, oportuna, exacta y confiable para los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas por parte de los jerarcas. Esta disposición debe ser cumplida en el plazo de nueve meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver punto 2.1. de este informe. La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados, al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República.