Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Recursos Humanos

Transcripción

1 Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Recursos Humanos Introducción El Departamento de Recursos Humanos ha desarrollado el presente manual de procedimientos con el fin de documentar y mejorar la calidad de la atención a los funcionarios del municipio, mediante la revisión de las actividades que realiza, garantizando de tal modo, la preocupación constante por entregar un servicio de calidad; ágil, eficaz y eficiente. Los Procedimientos Administrativos, son un instrumento básico de coordinación mediante el cual se ordena y enlazan las diversas actividades del trabajo propio de la administración del Recurso Humano, de acuerdo a una secuencia ordenada de las operaciones realizadas por las distintas entidades que en él intervienen. Así mismo, los procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen por Normas, Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos establecidos en la misión de dicho departamento, la cual se encuentra alineada con las metas de gestión del municipio. A su vez las Políticas que norman los procedimientos entregan lineamientos que regulan las operaciones que conforman las actividades administrativas para que éstos se lleven a cabo, de acuerdo a criterios y controles establecidos y así facilitar el cumplimiento de las responsabilidades, estableciendo un funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestión. Objetivos del manual de procedimiento Este Manual tiene como objetivo fundamental por una parte, la definición y documentación de los Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Recursos Humanos, las Políticas que norman, así como también, señalar los puestos involucrados en la ejecución de las diversas funciones a fin de establecer un efectivo control de los mismos y finalmente promover, tanto la polifuncionalidad, como la inducción del personal que cumplen funciones en el. Objetivos específicos Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones específicas. 1

2 Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar la toma de decisiones. Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente gestión del recurso humano en el municipio de Valparaíso. Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior del departamento de RR-HH. Descripción del Departamento de Recursos Humanos En la actualidad resulta muy común decir que el recurso humano es el bien principal o el activo más preciado que poseen las empresas u organizaciones, ya que todas las actividades o funciones desarrolladas por la organización finalmente son ejecutadas por personas, aún cuando deban utilizar elementos materiales que colaboren en el cumplimiento de las tareas. El Departamento de Recursos Humanos asesora administra y gestiona la solución de los problemas específicos del manejo de personal al interior de la municipalidad, velando por el cumplimiento de las normas que establecen el actuar de los trabajadores en cuanto a sus deberes y derechos como trabajadores municipales. En relación a lo anterior la gestión del Recurso Humano municipal es de importancia vital para la institución, dicha gestión en términos generales hace mención a actividades como lo son el Reclutamiento de Personal, Registro y Desarrollo de los funcionarios, Control de Asistencia, Remuneraciones, entre otros. Para comprender de mejor manera lo antes dicho, la función del Departamento se entiende como un sistema dinámico donde sus elementos funcionan debidamente coordinados y organizados a fin de lograr los objetivos que dictan las distintas normativas. Este sistema para lograr su propósito esta dividido en 5 subsistemas que posibilitan un mejor desarrollo en pos de la gestión del personal que labora en el municipio de Valparaíso: Los subsistemas de Recursos Humanos son los siguientes: 1) Subsistema de Provisión de Recursos Humanos i) Reclutamiento (Departamento de Personal) ii) Selección (Concursos Internos y Externos) 2) Subsistema de Aplicación Recursos Humanos 2

3 i) Descripción y análisis de cargo (Perfiles de Cargo) ii) Desempeño (Calificaciones y Escalafón Municipal, Mantención y Registro de personal) 3) Subsistema de Mantenimiento Recursos Humanos i) Administración de salarios (Remuneraciones y control de asistencia) ii) Beneficios (Servicio de Bienestar Municipal) iii) Higiene y Seguridad (Prevención de Riesgos) 4) Subsistema de Desarrollo de Recursos Humanos i) Capacitación (Sección de Capacitación) ii) Desarrollo Organizacional 5) Subsistema de Control de Recursos Humanos i) Bases de datos (Registro y Mantención de Personal) ii) Auditoria de recursos humanos (Departamento de personal) Subsistema de Provisión de Recursos Humanos : Área orientada a los procesos de reclutamiento y selección de personal, el objetivo de este subsistema es poner a disposición de la organización un grupo de candidatos idóneos, los cuales pueden ser reclutados interna o externamente, dicho proceso está orientado a atraer candidatos potencialmente calificados, en este sentido se informa la existencia de una o más vacantes lo que detona el proceso de llenado de la vacante, el cual se detalla posteriormente. Subsistema de Aplicación de Recursos Humanos: está orientada al diseño, descripción y análisis de cargo. Como consecuencia de los procesos involucrados se obtiene como resultado la conformación de un perfil del cargo, sus tareas y atribuciones, además de las cualidades que lo diferencian dentro de la organización, estableciendo así requisitos y responsabilidades que el cargo exige a su ocupante. Son elementos transversales a esta área los procesos de evaluación de desempeño, desarrollo personal y la higiene y seguridad dentro de la empresa. Subsistema de Mantenimiento Recursos Humanos: Subsistema altamente influenciado por la productividad de los trabajadores, las Asociaciones Gremiales, las políticas de la institución y las disposiciones legales que rigen la activad laboral de los funcionarios sus deberes y derechos, y como estas afectan en lo referente a sus remuneraciones. En ese sentido la resultante remuneracional será producto de la capacidad del Departamento de obtener, registrar y mantener, sistemas eficientes de control de asistencia y la aplicación de las normativas que rigen para estos fines (se incluyen en este tema licencias medicas, accidentes laborales, permisos y feriados legales). Esta también contenido en este subsistema 3

4 la jerarquización de los pagos determinado y normado por las leyes que rigen dichos cálculos en base a la escala de grados municipal. Se hace mención que de este subsistema forma parte vital la Higiene y Seguridad de los trabajadores y se considera una actividad necesaria, con un fuerte impacto en la organización, ya que debe procurar en su función esencial proveer de condiciones saludables (físicas y psicológicas) para un correcto desempeño de la actividad laboral de los trabajadores. Subsistema de Desarrollo de Recursos Humanos: Área que hace mención a la preparación de los trabajadores, preocupándose de orientar y entregar las herramientas necesarias en la adquisiciones de nuevas habilidades que potencien el recurso humano municipal, los procesos de capacitación y desarrollo personal, implican términos como la integración natural de los trabajadores con las tareas que se le encomiendan, mejor interrelación con sus compañeros, mejora de la percepción personal y del entorno laboral, permitiendo entregar como resultado un trabajador más competente, rentabilizando dichos esfuerzos en una mejor ejecución de sus tareas. Se puede decir que este subsistema es en si, un área estratégica no solo del Departamento de Recursos Humanos, si no, de la organización en su conjunto. Subsistema de Control de Recursos Humanos: Subsistema orientado a recopilar, registrar, analizar y mantener la información que se desprende del actuar del Recurso Humano Municipal y como este impacta en otros procesos, como los son el cálculo de remuneraciones, la proyección presupuestaria que toma la variable de dotación de personal, además de influir en las restricciones con las que cuenta el capital humano municipal. Este subsistema en si es un inventario actualizado del personal actual e histórico que forma o formo parte de la institución, permitiendo auditar mediante registros, la vida de las personas como funcionarios municipales. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA I. MUNICIPALIDAD DE VALPARAÍSO Es el conjunto de lineamientos o directrices que delimitan la realización de las actividades del procedimiento del área responsable de realizar las funciones. Tienen como propósito regular la interacción entre los individuos de una organización y las actividades de una unidad responsable. Dentro de las normas y documentos que regulan el proceder del Departamento de Recursos Humanos, a continuación se señalan algunas de las más importantes: Constitución de la Republica de Chile Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales del Estado Nº

5 Ley Organica Constitucional sobre Gobierno y Administración General. Ley Orgánica Constitucional Nº de Municipalidades. Ley Nº Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado. Ley Nº , Normas sobre las Plantas Municipales. Ley Nº prestación de Bienestar a Funcionarios. Decreto Supremo Nº de 1992, interior, aprueba reglamento de calificaciones del personal municipal. Ley Nº gasto anual máximo en personal municipal. Decreto Supremo Nº 3 de 1984 Sobre Autorización de Licencias Médicas. Código del Trabajo. Reglamento de Organización Interna Municipal. Organigrama Municipal Se desprende del marco regulatorio anterior la siguiente estructura orgánica municipal y del Departamento de Recursos humanos cuya dependencia esta bajo la dirección de Administración y Finanzas, la cual se representa en los siguientes organigramas. 5

6 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Departamento de Recursos Humanos Ana Maria Araya G. Sección Administración de Personal Maria Trinidad Rojas G. Sección Capacitación Jeannette Pettit Servicio de Bienestar Maritza Perez Sección Prevención de Riesgos Juan Peralta Oficina Remuneraciones Isabel Arce R. Oficina reg. y Mant. Antecedentes Myriam Gonzalez S. Policlinico Victor Yañez P. Equipo Administración de Personal Codificación de Estructura del Departamento de Recursos Humanos RRHH : Recursos Humanos SAP : Sección Administración de Personal SC : Sección de Capacitación SB : Servicio de Bienestar SPR : Sección de Prevención de Riesgos OR : Oficina de Remuneraciones ORMA : Oficina de Registro y Mantención de Antecedentes FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS RESPECTIVAS AREA OPERATIVO-ADMINISTRATIVAS Se señalan las funciones del Departamento de Recursos Humanos, extractado del Reglamento Interno Municipal D. A Nº 1214 del 14 de Octubre del El objetivo es la integración y alineamiento de estas funciones con los procesos y correspondientes procedimientos del Departamento. 6

7 Departamento de Recursos Humanos. Tiene como objetivo proponer y aplicar políticas y procedimiento orientados a la gestión integral de los recursos humanos del municipio. Las funciones generales del Departamento son: a. Proponer, evaluar y elaborar las políticas generales de administración de recursos humanos, teniendo en consideración las normas estatutarias pertinentes y los principios de administración de personal. b. Velar por la existencia de canales eficientes de comunicación y un clima organizacional adecuado en el municipio. c. Estudiar y proponer manuales de análisis y descripción de cargos e indicadores. d. Implementar y ejecutar criterios e indicadores de seguimiento y evaluaciones. e. Proveer oportunamente los recursos humanos a las unidades que lo requieran, habilitando y seleccionando al personal y aplicando las normas relativas a la carrera funcionaria. f. Controlar la actualización de los registros con toda la información referida al personal y sus antecedentes. Del Departamento dependen directamente la Sección Administración de Personal, Sección Capacitación, Servicio Bienestar, Sección Prevención de Riesgos. Sección Administración de Personal. Tiene como objetivo aplicar la normativa y procedimientos que regulan el ingreso, permanencia y la salida de personal. Aplicar e instruir los derechos y obligaciones de las remuneraciones, administrar registros cuantitativos y cualitativos del personal. Las funciones generales de la Sección son: a. Estudiar y proponer manuales de análisis y descripción de cargos e indicadores. b. Elaborar y actualizar manual de Inducción. c. Tramitar nombramientos, licencias, destinaciones y demás Decretos relacionados con el personal, llevando el control de estos movimientos. 7

8 d. Actuar como Secretaría en lo referente a concursos, nombramientos, calificaciones, destinaciones y renuncias del personal municipal. e. Velar por el pago oportuno y exacto de las remuneraciones del personal a través de su oficina de remuneraciones. f. Velar por la adecuada designación y distribución del personal en las diferentes unidades municipales y aplicar las normas sobre carrera funcionaria. g. Efectuar en coordinación con el Departamento de Contabilidad y Presupuesto el control presupuestario de los gastos de personal. h. Efectuar la tramitación administrativa de las resoluciones finales de los sumarios e investigaciones sumarias de la Municipalidad y el registro de estos actos. Velando expresamente por el cumplimiento de los plazos después de la resolución final. Del Departamento de Administración de Personal depende directamente la Oficina de Remuneración y la Oficina de Registro y Mantención de Antecedentes. Oficina de Remuneraciones Tiene como objetivo calcular, registrar y efectuar el pago de las remuneraciones del personal municipal. Las funciones generales de la Oficina son: a. Confeccionar las planillas de remuneraciones del personal y emisión de cheques, de acuerdo a las normas legales vigentes, considerando las variaciones derivadas de nombramientos, ascensos, renuncias o vacancias, atrasos, inasistencias, multas, reconocimiento de cargas familiares, licencias médicas, retenciones y descuentos. b. Confeccionar las planillas de cotizaciones previsionales, descuentos varios y emisión de cheques respectivos. c. Efectuar el pago de remuneraciones, retenciones judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsión y AFP o ISAPRES, cooperativas, ISE, SERVIU, Cajas de Ahorro de E.E.P.P., asociaciones y otros. d. Emitir los certificados que corresponda en relación con las remuneraciones del personal. 8

9 e. Efectuar el registro y conciliación de la cuenta corriente y bancaria de remuneraciones y emisión de informe, dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente. f. Efectuar en coordinación con la Sección Contabilidad y Presupuesto, el control presupuestario de los gastos del personal. g. Realizar proceso de pago de honorarios. h. Declaración anual de impuestos de segunda categoría e impuesto a la renta. i. Recepción, tramitación y control de licencias médicas. j. Registro estadístico de gastos en remuneración, como horas extras, licencias médicas, etc. Oficina Registro y Mantención de Antecedentes. Tiene como objetivo Mantener y actualizar el sistema de antecedentes e información general del Personal Municipal. Las funciones generales de la Oficina son: a. Emitir informes de gestión. b. Llevar el control de feriados, permisos y licencias del personal. c. Mantener actualizado los escalafones, listados y normas del personal y toda la información requerida a cada funcionario, en lo relativo a disposiciones, ascensos, calificaciones, estudios, medidas disciplinarias, hojas de vida, etc. Sección Capacitación. Tiene como objetivo desarrollar la competencia laboral, técnica y profesional de los directivos y funcionarios municipales, mejorando la competencia y habilidad técnica individual, generando beneficios concretos para la institución, el usuario y el funcionario a través de acciones de entrenamiento, capacitación y perfeccionamiento. Las funciones generales de la Sección son: a. Estudiar y programar, previa coordinación con las jefaturas municipales, la capacitación del personal. b. Desarrollar las políticas y planes de capacitación que apruebe el Alcalde. c. Detectar la necesidad de capacitación del personal municipal. 9

10 d. Elaborar el programa anual de capacitación relativo a cada uno de las unidades de trabajo de la Municipalidad. e. Cooperar con el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en la organización de actividades de capacitación y en el seguimiento e impacto de dichas capacitaciones hacia el interior de las Municipalidad. f. Entrenamiento para implementación de nuevas tecnologías. g. Desarrollo de sistemas de entrenamiento a través de monitores municipales. h. Participar de manera activa en la etapa de inducción de los nuevos funcionarios que llegan al municipio. i. Programa de becas: capacitación especializada para profesionales y técnicos. j. Detección de financiamiento externo para la capacitación. Servicio de Bienestar Tiene como objetivo propender al mejoramiento de las condiciones de vida del personal y sus cargas familiares y al desarrollo y perfeccionamiento social, económico y humano del mismo. Las funciones de la Unidad son: a. Coordinar con otros órganos públicos y/o privados, la administración y mantención de un eficiente sistema de bienestar para el personal municipal. b. Organizar programas de bienestar para el personal y coordinar las prestaciones que correspondan en favor de los funcionarios municipales. c. Promover convenios con empresas públicas y privadas que faciliten programas de bienestar para el personal municipal. d. Incorporar e implementar las modificaciones en relación con el bienestar del personal planteadas en la Ley Nº e. Cumplir con los beneficios y prestaciones y otros establecidos en el Reglamento del Comité de Bienestar. 10

11 Sección Prevención de Riesgos. Tiene como objetivo cumplir la Ley Nº , sobre accidentes laborales y enfermedades profesionales, además de coordinarse con los diferentes Comités Paritarios y la Mutual de seguridad adherida. Las funciones generales de la Sección son: a. Reconocer los riesgos laborales de accidentes en las diferentes dependencias municipales. b. Entregar las correspondientes medidas de control. c. Realizar programas de trabajos por unidades. d. Mantener contacto con la Mutual de seguridad adherida para capacitación relacionada con el tema. e. Coordinarse con los Comités Paritarios para evaluación de los accidentes laborales, ya sean de trabajo, de trayecto o enfermedades profesionales. f. Preocuparse de las cotizaciones que se cancelan a la Mutual de seguridad adherida, en relación a su tasa, bajándose los índices de accidentabilidad. g. Preocuparse de mantener activos los diferentes Comités Paritarios y que éstos cumplan con las exigencias de la Ley. 11

12 Procedimientos Administrativos Departamento de Recursos Humanos 12

13 Unidad Admin. Fecha Nº. de Revisión Sección Administración de Personal 15-Dic-2009 Rev NOMBRE DEL PROCESO: Beneficios del Personal Nº RR-HH 2-SAP02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Beneficio de Sala Cuna Nª SAP I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecución de pasos en la entrega de beneficio de sala cuna, estableciendo las acciones claras para la entrega del beneficio a los funcionarios de planta y contrata que lo requieran. II. ALCANCE Todas las funcionarias madres de niños menores de dos años. Excepcionalmente a padres con tuición legal. III. REFERENCIAS D.F.L. Nº1 Código del Trabajo Art. 198, Art. 199, Art. 200, Art. 203, Art IV. POLÍTICAS La organización aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto a las obligaciones que le corresponden y que están establecidas en el código del trabajo. V. RESPONSABILIDADES Encargado de Recursos Humanos Jefe de Personal Oficina de Registro y Mantención de Antecedentes Administrativo Encargado de Beneficio Secretaria Municipal DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL Enviar Encargada Beneficio Sala Cuna Jefe de Personal Encargada de Beneficios (Personal) Oficina de Registro y Mantención de Antecedentes 1.1. Envía información a las nuevas madres, relacionada con sus derechos: - Elección Sala cuna - Amamantamiento - Movilización Recepciona solicitud de beneficio de sala cuna Envía solicitud a encargada de Tramitar solicitudes Recibe solicitud Confecciona decreto exento con antecedentes de la solicitud Se remiten antecedentes más Decreto Exento a oficina de registro y mantención Recepciona antecedentes más Decreto Exento e inicia proceso de Tramitación Decreto Exento Recepcionar - Enviar Recibir Enviar Confeccionar- Remitir Recepcionar tramitar iniciar 13

14 Encargada de Beneficio (Persona) Sala Cuna Encargada de Beneficio (Personal) Registra en Planilla Excel Tramita la Visación del Decreto, RR. HH. DAF. S.M. 5.1 Envía a la Sala cuna Seleccionada Carta de presentación para el ingreso del menor Mensualmente remite asistencia del menor y factura por servicios prestados 7.1.-Recepciona la planilla de asistencia del menor De acuerdo a los días de asistencia, elabora oficio a Remuneraciones para cancelar la movilización a la madre por el traslado a la sala cuna Recepciona Factura o Boleta de Sala Cuna 7.4.-Revisa valores factura, de acuerdo a licitación y edad del menor Confecciona pedido Adquisiciones Sala Cuna a Enviar ingresar Remitir Recepcionar Elaborar Recepcionar - Revisar Confeccionar- Finaliza 14

15 Proceso: Beneficios del Personal, Cod.: RR-HH 03-SAP-02 Procedimiento: Beneficio de Sala Cuna Cod.: SAP Sección de Personal (Jefe de Personal) Sección de Personal (Administrativo Encargado de Beneficio) Oficina de Registro y Mantención Inicio Solicitud de Beneficio Sala Cuna Recibe solicitud de funcionario por medio de secretaria de RR-HH y deriva a Administrativo Encargada de Beneficio Solicitud de Beneficio Sala Cuna Envía Iinformación a las nuevas madres, relacionada con sus derechos: Elección Sala cuna, Amamantamiento, Movilización Solicitud de Beneficio Sala Cuna Recibe y revisa solicitud de beneficio sala cuna Confecciona Decreto Exento con antecedentes de la solicitud Se Remite decreto + antecedentes a encargada de registro y Mantención Decreto + antecedentes Decreto es recibido y Tramitado Registra en Planilla Excel.y Tramita la Visación del Decreto, RR. HH. DAF. S.M. Proceso Decreto Exento Registro Planilla Excel Decreto + antecedentes Envía a la Sala cuna Seleccionada Carta de presentación para el nuevo niño que ingresará Mensualmente remite asistencia del menor y factura por servicios prestados Asistencia de menores + Facturas Recepciona la planilla de asistencia del menor. De acuerdo a los días de asistencia, elabora oficio a Remuneraciones para cancelar la movilización a la madre por el traslado a la sala cuna Recepciona Factura o Boleta de Sala Cuna Revisa valores factura, de acuerdo a licitación y edad del menor. Confecciona pedido Sala Cuna a Adquisiciones Inicio 15

16 Variantes del Proceso: Referencias: Código Laboral Derechos Maternales Art La mujer que se encuentre en el período de descanso de maternidad a que se refiere el artículo 195, o de descansos suplementarios y de plazo ampliado señalados en el artículo 196, recibirá un subsidio equivalente a la totalidad de las remuneraciones y asignaciones que perciba, del cual sólo se deducirán las imposiciones de previsión y descuentos legales que correspondan. Art Cuando la salud de un niño menor de un año requiera de atención en el hogar con motivo de enfermedad grave, circunstancia que deberá ser acreditada mediante certificado médico otorgado o ratificado por los servicios que tengan a su cargo la atención médica de los menores, la madre trabajadora tendrá derecho al permiso y subsidio que establece el artículo anterior por el período que el respectivo servicio determine. En el caso que ambos padres sean trabajadores, cualquiera de ellos y a elección de la madre, podrá gozar del permiso y subsidio referidos. Con todo, gozará de ellos el padre, cuando la madre hubiere fallecido o él tuviere la tuición del menor por sentencia judicial. Tendrá también derecho a este permiso y subsidio, la trabajadora o el trabajador que tenga a su cuidado un menor de edad inferior a un año, respecto de quien se le haya otorgado judicialmente la tuición o el cuidado personal como medida de protección. Este derecho se extenderá al cónyuge, en los mismos términos señalados en el inciso anterior. Si los beneficios precedentes fueren obtenidos en forma indebida, los trabajadores involucrados serán solidariamente responsables de la restitución de las prestaciones pecuniarias percibidas, sin perjuicio de las sanciones penales que por este hecho les pudiere corresponder. 16

17 Art La trabajadora o el trabajador que tenga a su cuidado un menor de edad inferior a seis meses, por habérsele otorgado judicialmente la tuición o el cuidado personal del menor como medida de protección, tendrá derecho a permiso y subsidio hasta por doce semanas. A la correspondiente solicitud de permiso deberá acompañarse necesariamente una declaración jurada suya de tener bajo su cuidado personal al causante del beneficio y un certificado del tribunal que haya otorgado la tuición o cuidado personal del menor como medida de protección. Art Las empresas que ocupan veinte o más trabajadoras de cualquier edad o estado civil, deberán tener salas anexas e independientes del local de trabajo, en donde las mujeres puedan dar alimento a sus hijos menores de dos años y dejarlos mientras estén en el trabajo. Igual obligación corresponderá a los centros o complejos comerciales administrados bajo una misma razón social o personalidad jurídica, cuyos establecimientos ocupen entre todos, veinte o más trabajadoras. El mayor gasto que signifique la sala cuna se entenderá común y deberán concurrir a él todos los establecimientos en la misma proporción de los demás gastos de ese carácter. Las salas cunas deberán reunir las condiciones de higiene y seguridad que determine el reglamento. Con todo, los establecimientos de las empresas a que se refiere el inciso primero, y que se encuentren en una misma área geográfica, podrán, previo informe favorable de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, construir o habilitar y mantener servicios comunes de salas cunas para la atención de los niños de las trabajadoras de todos ellos. En los períodos de vacaciones determinados por el Ministerio de Educación, los establecimientos educacionales podrán ser facilitados para ejercer las funciones de salas cunas. Para estos efectos, la Junta Nacional de Jardines Infantiles podrá celebrar convenios con el Servicio Nacional de la Mujer, las municipalidades u otras entidades públicas o privadas. Se entenderá que el empleador cumple con la obligación señalada en este artículo si paga los gastos de sala cuna directamente al establecimiento al que la mujer trabajadora lleve sus hijos menores de dos años. El empleador designará la sala cuna a que se refiere el inciso anterior, de entre aquellas que cuenten con la autorización de la Junta Nacional de 17

18 Jardines Infantiles. El permiso a que se refiere el artículo 206 se ampliará en el tiempo necesario para el viaje de ida y vuelta de la madre para dar alimento a sus hijos. Art del Código del Trabajo, sustituido por la ley N , en su inciso primero, expresa que las trabajadoras tendrán derecho a disponer, a lo menos, de una hora al día, para dar alimento a sus hijos menores de dos años. Este derecho podrá ejercerse de alguna de las siguientes formas a acordar con el empleador: a) en cualquier momento dentro de la jornada de trabajo, b) dividiéndolo, a solicitud de la interesada, en dos porciones, y c) postergando o adelantando en media hora, o en una hora, el inicio o el término de la jornada de trabajo. 18

19 Unidad Admin. Fecha Nº. de Revisión Sección de Administración Personal 15-Dic-2009 Rev NOMBRE DEL PROCESO: Cese de Funciones Nº RR-HH 3-SAP 4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Jubilación, Renuncia Nª SAP Voluntaria, Termino de Contrato, Defunción I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecución de pasos para la desvinculación de los funcionarios al municipio. II. ALCANCE Todos los funcionarios Municipales en calidad de Planta y Contrata. III. REFERENCIAS Estatuto Administrativo TITULO VI {ARTS } IV. POLÍTICAS La organización aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto a las obligaciones que le corresponden y que están establecidas en el Estatuto Administrativo, para ser aplicada según corresponda en el cese de funciones con la Organización. V. RESPONSABILIDADES Alcalde, Gabinete Alcalde, Secretaria Municipal Encargada de Recursos Humanos, Jefe de Personal Oficina de registro y Mantención de Antecedentes Administrativo Encargado de Cese de Funciones DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL Jefe de Personal Encargada de Cese de Funciones (Personal) Recepciona solicitud de Cese de Funciones, previamente autorizada por Adm. Municipal, Jefe de Gabinete, Director de Finanzas Se envían antecedentes de cese de funciones para inicio de proceso por administrativo encargado Recepciona solicitud proveniente de Jefe de Personal Si se trata de Defunción; se debe esperar certificado de defunción del funcionario. Una vez que este se Recepciona, recién se da inicio a la confección del decreto Si el cese de funciones es por Jubilación y o Invalidez; este emana una resolución medica de la 19 Recepcionar Enviar Recepcionar Llamar- Cesariniciar- Confeccionar- Tramitar Ingresar

20 Gabinete Alcalde Superintendencia de pensiones la cual se recepciona y en ambos casos se informa al funcionario fecha de cese de funciones, se da inicio a confección de decreto solo en el momento de recepción de la resolución Si el Cese es por Renuncia Voluntaria; Se comienza con la confección del Decreto una vez recepcionada por la funcionaria encargada, la carta de renuncia del funcionario con el VºBº del Señor Alcalde Si el cese de funciones se debe a Término de Contrato Anticipado; Se debe consignar decreto que dio origen a la contratación Una vez recogidos los antecedentes de cualquiera de los casos, se procede a realizar decreto de registro de contraloría con acta de notificación excepto caso Defunción Tramita Visación de Jefe de Personal, Encargada de Recursos Humanos y Asesoría Jurídica Envían antecedentes y decreto a Gabinete para firma señor Alcalde Ingresan antecedentes en planilla Excel para registro de cese de funciones Envía copia de antecedentes a Oficina de Mantención, Jefe de Personal y Oficina de Remuneraciones, para cambiar estado en el sistema Recepciona antecedentes más decreto y se tramita firma del señor Alcalde Una vez firmado por el señor Alcalde se remite a Secretaria Municipal para firma y envío a Contraloría Regional Recepcionar Remitir Enviar- Finalizar 20

21 Proceso: Cese de Funciones Cod.: RR-HH 03 SAP 04 Procedimiento: Jubilación, Renuncia Voluntaria, Termino de Contrato, Defunción Cod.:SAP Departamento de Personal (Jefe de Personal) Administrativo de Personal (Encargada de Cese de Funciones) Gabinete Alcalde Inicio Solicitud Cese de funciones Solicitud Cese de funciones Recepciona solicitud y reserva Decreto de Cese Recepciona y deriva antecedentes a Encargada Solicitud Cese de funciones Es defunción? NO Es Jubilación por edad o Invalides? NO SI Se debe esperar llegada de Cerificado de Defunción para iniciar confección de Decreto SI Se Debe anexar Resolución Medica de Superintendencia o Resolución de AFP o Caja, para iniciar confección de Decreto Es Renuncia Voluntaria? SI Solicitud Cese de funciones NO Termino de Contrato Anticipado,se debe consignar Decreto de Contratación para iniciar confección de Decreto de Termino Se Debe anexar Carta de Renuncia para iniciar confección de Decreto Se recibe decreto + antecedentes Para Firma ALcalde Realiza decreto de Registro de Contraloría con Acta de Notificación (excepto caso Defunción) Se envía a Secretaria Municipal para firma Responsable y envío a Contraloría Regional Se Trámita Decreto para visación de Jefa de Personal, Encargada de RR-HH y Asesoria Juridica Se envía Decreto + antecedentes a Gabinete para firma Alcalde Solicitud Cese de funciones Fin Se ingresan todos los datos del cese de funciones al Sistema CasChile y se envía copia Oficina de Mantención y Registro, Jefa de Personal y Remuneraciones. Registro en Excel 21

22 Variantes del Proceso: Referencias: De la Cesación de Funciones Art El funcionario cesará en el cargo por las siguientes causales: a) Aceptación de renuncia; b) Obtención de jubilación, pensión o renta vitalicia en un régimen previsional, en relación al respectivo cargo municipal; c) Declaración de vacancia; d) Destitución; e) Supresión del empleo, y f) Fallecimiento. Art La renuncia es el acto en virtud del cual el funcionario manifiesta al alcalde la voluntad de hacer dejación de su cargo. La renuncia deberá presentarse por escrito y no producirá efecto sino desde la fecha que se indique en el decreto que la acepte. La renuncia sólo podrá ser retenida por el alcalde cuando el funcionario se encontrare sometido a sumario administrativo del cual emanen antecedentes serios de que pueda ser alejado de la municipalidad por aplicación de la medida disciplinaria de destitución. En este caso, la aceptación de la renuncia no podrá retenerse por un lapso superior a treinta días contados, desde su presentación, aun cuando no se hubiere resuelto sobre la aplicación de la medida disciplinaria. Si se encontrare en tramitación un sumario administrativo en el que estuviere involucrado un funcionario, y éste cesare en sus funciones, el procedimiento deberá continuarse hasta su normal término, anotándose en su hoja de vida la sanción que el mérito del sumario determine. Art El funcionario que jubile, se pensione u obtenga una renta vitalicia en un régimen previsional, en relación al respectivo cargo municipal, 22

23 cesará en el desempeño de sus funciones a contar del día en que, según las normas pertinentes, deba empezar a recibir la pensión respectiva. Art La declaración de vacancia procederá por las siguientes causales: a) Salud irrecuperable o incompatible con el desempeño del cargo; b) Pérdida sobreviniente de alguno de los requisitos de ingreso a la municipalidad, y c) Calificación del funcionario en lista de LEY Eliminación o Condicional, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48. Art El alcalde podrá considerar como salud incompatible con el desempeño del cargo, haber hecho uso de licencia médica en un lapso continuo o discontinuo superior a seis meses en los últimos dos años, sin mediar declaración de salud irrecuperable. No se considerarán para el cómputo de los seis meses señalado en el inciso anterior, las licencias otorgadas en los casos a que se refiere el artículo 114 de este Estatuto y el Título II, del Libro II, del Código del Trabajo, (LEY 18959). Art Si se hubiere declarado irrecuperable la salud de un funcionario éste deberá retirarse de la municipalidad dentro del plazo de seis meses, contado desde la fecha en que se le notifique la resolución por la cual se declare su irrecuperabilidad. Si transcurrido este plazo el empleado no se retirare, procederá la declaración de vacancia del cargo. A contar de la fecha de la notificación y durante el referido plazo de seis meses el funcionario no estará obligado a trabajar y gozará de todas las remuneraciones correspondientes a su empleo, las que serán de cargo de la municipalidad. Art En los casos de supresión del empleo por procesos de reestructuración o fusión, los funcionarios de planta que cesaren en sus cargos a consecuencia de no ser encasillados en las nuevas plantas y que no cumplieren con los requisitos para acogerse a jubilación, tendrán derecho a gozar de una indemnización equivalente al total de las remuneraciones devengadas en el último mes, por cada año de servicio en la municipalidad, con un máximo de seis. Dicha indemnización no será imponible ni constituirá renta para ningún efecto legal. Art El empleado que prolongare indebidamente sus funciones no podrá reincorporarse a una municipalidad, sin perjuicio de la responsabilidad penal en que pudiere incurrir. En este caso, el alcalde comunicará el hecho a la Contraloría General de la República. 23

24 Art Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, el empleado podrá continuar actuando, aún cuando sus funciones hubieren terminado legalmente, si se tratare de actividades que no puedan paralizarse sin grave daño o perjuicio y no se presentare oportunamente la persona que debe reemplazarlo. En tal evento, el alcalde comunicará inmediatamente lo ocurrido a la Contraloría General de la República y adoptará las medidas pertinentes para dar solución a la situación producida, en un plazo no mayor de treinta días. El empleado que en virtud de lo establecido en el inciso precedente prolongare su desempeño, tendrá todas las obligaciones, responsabilidades, derechos y deberes inherentes al cargo. 24

25 Unidad Admin. Fecha Nº. de Revisión Sección Administración de Personal 15-Dic-2009 Rev NOMBRE DEL PROCESO: Reclutamiento de Personal Nº RRHH 1-SAP1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Concurso Público Nª SAP I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir a cabalidad la normativa vigente para la contratación de personal, a fin de proveer la o las vacantes del Escalafón Municipal. El reclutamiento a través de concursos, se constituye en un procedimiento técnico y objetivo que se utiliza para seleccionar personal idóneo para llenar aquellas vacantes que son necesarios cubrir dentro de la estructura municipal, por la vía del nombramiento en el cargo, respetando los requisitos y plazos establecidos por el comité de selección, asesorados por el departamento de recursos humanos en la consecución operativo-administrativa, para la provisión del cargo. II. ALCANCE Los concursos deben son de conocimiento público y abierto a toda persona que desee participar en ellos. Las personas que han postulado a cargos en la planta municipal y que cumplen con los requisitos, tiene derecho a ser considerados en la provisión de ese empleo. III. REFERENCIAS Estatuto administrativo, TITULO II {ARTS } IV. POLÍTICAS El principio de igualdad de condiciones garantizado por el mandato del Art. 15 del Estatuto Administrativo, fija las normativas en que se efectúan los llamados a concurso para proveer cargos en la municipalidad de Valparaíso. La ley no contiene reglas expresas sobre la forma en que deben realizarse los llamados a concurso, por lo tanto se generan alineamientos con el Estatuto Administrativo Municipal mediante Decreto Alcaldicio y la constitución del Comité de Selección, para la construcción de bases transparentes, estableciéndose en estas, requisitos y plazos de los postulación a los postulantes, lo que conocemos como condiciones, que obligan a proceder respecto de ellas. V. RESPONSABILIDADES Alcalde Administrador Municipal Comité de selección Departamento de Recursos Humanos Sección de Personal DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL Sección de Personal Identificación de vacante Describir y determinar perfil o perfiles del cargo Informar de vacantes a Administrador 25 Identificar, Describir, Determinar, Informar

26 Administrador Municipal Comité de Selección Dirección de control Comité de selección Administrador Municipal Sección de Personal Comité selección Alcalde Sección de Personal Municipal Instrucción para proveer vacante Instruir mediante llamado a concurso Constitución del Comité de Selección Confeccionar bases del concurso Confeccionar Revisa bases del concurso Realiza observaciones y sugerencias Envía bases revisadas al Comité 5.1.-Remitir bases a Administrador Municipal para que instruya se Decreto de llamado a concurso Decreta llamado a Concurso Público 6.2.-Ordena RR-HH Realizar llamado a concurso 7.1.-Comunica a otros municipios de la región Coordina publicación, en medios de comunicación 7.3.-Entrega bases del llamado a concurso a interesados en postular Recibe antecedentes de los postulantes hasta el cierre establecido para el concurso 7.5.-Remite antecedentes a Comité Revisa documentos solicitados en las bases 8.2.-Evalúa candidatos (entrevista y o aplicación de test) Confecciona terna para presentación a Alcalde 8.4.-Remite terna a Señor Alcalde 9.1.-Efectúa selección del funcionario de la terna Remite resultado a sección de personal Entrega Decreto de contratación a Recursos Humanos del candidato seleccionado Decreta la contratación del funcionario Confecciona carta de aviso a seleccionados y no seleccionados Inicia tramite post nombramiento Cierra concurso con el nombramiento Revisar Remitir Decretar, Ordenar Comunicar, Publicar, Entregar, Recibir, Remitir Revisar, Evaluar, Confeccionar, Remitir Seleccionar, Decretar, Enviar, Entregar Iniciar, Finalizar 26

27 NOMBRE DEL PROCESO: Reclutamiento de Personal, Cod.: RRHH 01-SAP1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Concurso Público, Cod.: SAP Sección Administración de Personal Dirección de Control Comité de Selección Administrador Municipal Alcalde Inicio Informe de vacantes y perfil del o los cargos Identificación de la Vacante Se constituye Comité de Selección Describir y determinar perfil del cargo Vacante Bases de Concurso Confecciona Bases del concurso Informar de vacantes a Administrador Municipal Informe de vacantes y perfil del o los cargos Comunica a otros municipios de la Región, Efectúa publicación, en medios de comunicación Revisa y realiza sugerencias y u observaciones si corresponde Envia Bases con o sin correcciones, sugerencias y u observaciones Bases de Concurso Envía Bases de Concurso para Revisión de Contraloría interna Bases de Concurso Bases de Concurso Instruye para proveer vacante mediante llamado a concurso Instruye la constitución del Comité de Selección Bases de Concurso Entrega bases del Llamado a Concurso Remite Bases de concurso al Sr. Administrador para ser decretado el llamado Sr. Administrador para ser Decretado el Llamado a concurso por parte de RR-HH Bases de Concurso Recibe antecedentes de los postulantes hasta el cierre establecido para el concurso Se oficia a Recursos Humanos para que realice el llamado a concurso por los canales de difusión Efectúa selección del funcionario de la terna Decreta la contratación del funcionario Remite antecedentes de postulantes al Llamado a Concurso Confecciona carta de aviso a seleccionados y no seleccionados Revisa documentos solicitados en las bases Evalúa candidatos (entrevista, aplicación de test) Confecciona terna para presentación a Alcalde Remite decisión a comisión, RR-HH para Nombramiento Decreto de contratación y Nombramiento Decreto de contratación y Nombramiento inicia tramite post nombramiento Cierra concurso con el nombramiento Remite terna a Señor Alcalde Fin Decreto de contratación y Nombramiento 27

28 Variantes del Proceso: Referencias: Estatuto Administrativo PARRAFO 1 DEL INGRESO Art El ingreso a los cargos de planta en calidad de titular se hará por concurso público y procederá en el último grado de la planta respectiva, salvo que existan vacantes de grados superiores a éste que no hubieren podido proveerse mediante ascensos. Todas las personas que cumplan con los requisitos correspondientes tendrán el derecho a postular en igualdad de condiciones. Art El concurso consistirá en un procedimiento técnico y objetivo que se utilizará para seleccionar el personal que se propondrá al alcalde, debiéndose evaluar los antecedentes que presenten los postulantes y las pruebas que hubieren rendido, si así se exigiere, de acuerdo a las características de los cargos que se van a proveer. En cada concurso deberán considerarse a lo menos los siguientes factores: los estudios y cursos de formación educacional y de capacitación; la experiencia laboral, y las aptitudes específicas para el desempeño de la función. La municipalidad los determinará previamente y establecerá la forma en que ellos serán ponderados y el puntaje mínimo para ser considerado postulante idóneo. Art Producida una vacante que no pueda ser provista por ascenso, el alcalde comunicará por una sola vez a las municipalidades de la respectiva región la existencia del cupo, para que los funcionarios de ellas puedan postular. Art El alcalde publicará un aviso con las bases del concurso en un periódico de los de mayor circulación en la comuna o agrupación de comunas y mediante avisos fijados en la sede municipal, sin perjuicio de las demás medidas de difusión que la autoridad estime conveniente adoptar. 28

29 Entre la publicación en el periódico y el concurso no podrá mediar un lapso inferior a ocho días. El aviso deberá contener a lo menos la identificación de la municipalidad solicitante, las características del cargo, los requisitos para su desempeño, la individualización de los antecedentes requeridos, la fecha, lugar de recepción de éstos, las fechas y lugar en que se tomarán las pruebas de oposición si procediere, y el día en que se resolverá el concurso. Para los efectos del concurso, los requisitos establecidos en las letras a), b) y d) del artículo 10 serán acreditados por el postulante, mediante exhibición de documentos o certificados oficiales auténticos de los cuales se dejará copia simple en los antecedentes. Asimismo, los requisitos contemplados en las letras c), e) y f) del mismo artículo, serán acreditados mediante declaración jurada del postulante. La falsedad de esta declaración, hará incurrir en las penas del artículo 210 del Código Penal. Art El concurso será preparado y realizado por un comité de selección, conformado por el Jefe o Encargado del Personal y por quienes integran la junta a quien le corresponda calificar al titular del cargo vacante, con excepción del representante del personal. Respecto de las municipalidades con una planta inferior a veinte cargos, el concurso será preparado y realizado por el Secretario Municipal. Con el resultado del concurso el comité de selección o el Secretario Municipal, en su caso, propondrá al alcalde los nombres de los candidatos que hubieren obtenido los mejores puntajes, con un máximo de tres, respecto de cada cargo a proveer. El concurso podrá ser declarado total o parcialmente desierto, sólo por falta de postulantes idóneos, entendiéndose que existe tal circunstancia cuando ninguno alcance el puntaje mínimo definido para el respectivo concurso. Art El alcalde seleccionará a una de las personas propuestas y notificará personalmente o por carta certificada al interesado, quien deberá manifestar su aceptación del cargo y acompañar, en original o en copia autentificada ante Notario, los documentos probatorios de los requisitos de ingreso señalados en el artículo 11 dentro del plazo que se le indique. Si así no lo hiciere, la autoridad deberá nombrar a alguno de los otros postulantes propuestos. Art Una vez aceptado el cargo, la persona seleccionada será designada titular en el cargo correspondiente. 29

30 Unidad Admin. Fecha Nº. de Revisión Sección Administración de Personal 15-Dic-2009 Rev NOMBRE DEL PROCESO: Administración de Remuneraciones Nº RRHH 2-SAP2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Remuneraciones Nª SAP 2-OR I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar la ejecución de pasos, estableciendo un estándar para el proceso de pago de remuneraciones a fin enumerar las acciones y como estas funcionan en paralelo y adecuadas al funcionamiento Municipal. II. ALCANCE Pago de remuneraciones a todos los funcionarios y trabajadores municipales indistintamente de su calidad. III. REFERENCIAS Ley Nº 3551 TITULO II art. 23 Ley N Modificación Escala de Sueldos Ley N Incremento Remuneracional Ley N Bonificación Única Ley N Bonificación Art. 10 y Art. 11 Ley N Bonificación de salud Ley N Asignaciones Ley N TITULO IV {ARTS } IV. POLÍTICAS La organización aplica las leyes y normativas vigentes tomando como base las leyes que regulan el accionar respecto al pago de remuneraciones. V. RESPONSABILIDADES Encargada de Recursos Humanos Jefe de Personal Oficina de Remuneraciones Tesorería Municipal Departamento de Tecnología (D.A.F.) Contabilidad DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO O ACTIVIDAD GENERAL Oficina de Remuneraciones Departamento de Tecnología Oficina de Remuneraciones 1.1.-Recopilar información 1.2.-Ingresar datos a Sistema CasChile Coordinar impresión de prueba Planilla de de Sueldos para revisión Procesa datos de Caschile 2.2.-Imprime prueba de planillas de sueldo para revisión 2.3.-Enviar planillas para revisión a Oficina de remuneraciones Revisa planilla, si encuentra errores corrige y vuelve a enviar a Departamento de Tecnología para impresión. Recopilar, Ingresar, Coordinar Procesar, Imprimir, Enviar Confeccionar, Revisar, Corregir, Enviar 30

31 Departamento de Tecnología Tesorería 3.2.-Revisa nueva impresión, si esta conforme, efectúa Visación, de jefe de RR-HH, Jefe de Personal, Jefe de Remuneración Confecciona oficio solicitud Decreto de informe para el DAF, separado por Planta, Contrata y Retenciones judiciales y Honorarios; El cual debe ser procesado por Contabilidad 3.4.-Envía informe a (DAF) Contabilidad para confección de Decreto de Pago 4.1.-Recibe aviso de remuneraciones y efectúa coordinación con el Banco para la nomina de pagos y descuento de las cuentas corrientes Imprime los cheques separados por planta, Contrata y Retenciones Judiciales de aquellos funcionarios que no se encuentren incorporados en convenio de pago cuenta vista o cuenta corriente Envía informe de pagos a remuneraciones Envía cheques a Tesorería Se tramitan firmas autorizadas para el pago con cheques Paga cheques en cajas de Tesorería 5.3.-El pago al funcionario por cajas de Tesorería termina el procedimiento Recibir, Imprimir, Enviar, Coordinar Tramitar- Pagar - Finalizar 31