ZORAYDA VELASQUEZ DIAZ Contador Público UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA NIT:

Transcripción

1 Bogotá D.C. 16 de Diciembre de 2015 Señores: Copropietarios CONJUNTO RESIDENCIAL QUINTAS DEL PORTAL I Ciudad. Ref.: Informe Revisoría Fiscal para el periodo de Noviembre de 2015 En mi calidad de revisor fiscal del CONJUNTO RESIDENCIAL QUINTAS DEL PORTAL I, he practicado una auditoria con corte a 30 de Noviembre de 2015, con el siguiente alcance: Alcance: 1. Auditoria al Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cartera y Estado de Cuentas por Pagar. 2. Evaluación de las operaciones correspondientes al periodo, la aplicación de los comprobantes de egreso, recibos de caja y conciliaciones bancarias. 3. Revisión de algunos temas de carácter contable, administrativo y de consejo. Objetivo: 1. Verificar la información financiera y los documentos soportes de las operaciones del periodo entregados por la administración, para establecer su correcta aplicación contable y razonabilidad de las cifras que se presentan. 2. Verificar el estado de cartera, su evolución y comportamiento para el periodo analizado. 3. Garantizar mayor claridad en estos temas y basados en el cumplimento de la ley. Con base en los procedimientos de trabajo y la evidencia obtenida se hacen las siguientes observaciones: AUDITORIA OPERATIVA Se realizó una revisión y verificación de los siguientes soportes: RECIBOS DE CAJA DEL # AL 18114: Encontrándose en su totalidad ordenados de manera cronológica y numérica. COMPROBANTES DE EGRESO DEL # 1281 AL 1295: Encontrándose en su totalidad ordenados de manera cronológica y numérica. 1 de 7

2 Observaciones Individuales: C.E. #1269 (octubre15) Se cancela a Codensa el valor de $ por concepto de Energía y al momento de esta auditoria no se ha anexado el soporte. C.E. #1294 Se cancela a Higiene para el Medio Ambiente el servicio de fumigación por valor de $ , dando esta base lugar a retención del 4%, sin embargo esta no es descontada y cancelada en el respectivo mes. C.E. #1295 Se cancela a Software Milenio la renovación del programa por valor de $ , dando esta base lugar a retención del 3.5%, sin embargo esta no es descontada y cancelada en el respectivo mes. Se recomienda practicar estas retenciones y cancelarlas a la Dian en la declaración del mes de diciembre15. CONCILIACIONES BANCARIAS: Se encuentran conciliadas las cuentas del conjunto al corte del mes evaluado, debidamente soportadas con los extractos bancarios y su saldo es el siguiente: AV VILLAS Cuenta Corriente No $ AV VILLAS Cuenta Ahorros No $ AV VILLAS Cuenta Ahorros No $ $ RETENCION EN LA FUENTE: Se presenta de manera oportuna la retención del mes de Octubre de 2015 Se realizó una revisión y verificación de la Caja Menor arrojando el siguiente resultado: Monto Caja Menor $ () Gastos Menores Soportados $ () Efectivo $ Diferencia $0 AUDITORIA FINANCIERA CARTERA DEL CONJUNTO De acuerdo a las cifras reflejadas en el balance para el periodo evaluado, a continuación se detalla el comportamiento de la cartera: 2 de 7

3 DESCRIPCION SALDO % Cuota de Administración $ ,80% Cuota de Parqueadero Vehículos $ ,36% Cuota de Parqueadero Motos $ ,12% Carnet de Parqueaderos $ ,01% Multa por Inasistencia Asamblea $ ,03% Cuota Extraordinaria Enchapes $ ,72% Retroactivo $ ,47% Cuota Extraordinaria Motobombas $ ,10% Cuota Extraordinaria Mantenimiento Edificios $ ,21% Arrendamientos $ ,18% TOTAL $ ,00% Al corte de Noviembre de 2015, la cartera total del Conjunto presentó un saldo de $ y frente al mes anterior presento un aumento de $ correspondiente a un 2.67 % del total de la cartera. Se realiza análisis de cartera en valor así: COMPORTAMIENTO DE LA CARTERA DESCRIPCION $ MES EVALUADO $ MES ANTERIOR $ VARIACION Cuota de Administración $ $ $ Cuota de Parqueadero Vehículos $ $ $ Cuota de Parqueadero Motos $ $ $ Carnet de Parqueaderos $ $ $ Multa por Inasistencia Asamblea $ $ $ Cuota Extraordinaria Enchapes $ $ $ Retroactivo $ $ $ Cuota Extraordinaria Motobombas $ $ $ Cuota Extraordinaria Mantenimiento Edificios $ $ $ Arrendamientos $ $ $ TOTAL $ $ $ Se realiza análisis de cartera en un periodo igual últimos 5 meses así: Julio14 $ Julio15 $ Variación $ Agosto14 $ Agosto15 $ Variación $ Septiembre14 $ Septiembre15 $ Variación $ Octubre14 $ Octubre15 $ Variación $ Noviembre14 $ Noviembre15 $ Variación $ de 7

4 Este análisis comparado sólo sirve para evaluar qué tan buenas resultaron las decisiones que se tomaron meses atrás y se puede evidenciar que la cartera no se tomó como política de primer orden. A su vez resaltar la responsabilidad que recae directamente sobre al administrador, tal como lo regula la ley 675 de 2001 en los siguientes artículos: Artículo 50 Naturaleza del administrador. Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal. Parte subrayada que nos lleva al: Artículo 51 Funciones del administrador. Numeral 8 Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna. CARTERA CON ACUERDO DE PAGO En este mes la administración presenta dos acuerdos y una cancelación por incumplimiento: Inmueble 602 Torre 4 Deuda $ Acuerdo (7) cuotas $ c/u incluida la Administración al día. Inmueble Casa 85 Deuda $ Acuerdo (1) cuota inicial $ (12) cuotas $ c/u incluida la Administración al día. Inmueble 402 Torre 7 Deuda $ se cancela acuerdo por incumplimiento en octubre y noviembre15 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR En general las cuentas por pagar presentan un saldo de $ y su detalle es el siguiente: Jenny Paola Molano Honorarios Noviembre/2015 $ Zorayda Velásquez Diaz Honorarios Noviembre/2015 $ Yenny Marcela Yomayza Honorarios Noviembre/2015 $ Seguridad Eurovic de Colombia Ltda Vigilancia Noviembe/2015 $ Universal de Limpieza S.A.S. Aseo Noviembre/2015 $ Cesar Augusto Alvis Compra Disco Duro y arreglo computador $ Ingenieria y Control IC S.A.S. Contrato Cambio Canales $ Fiduciaria Corficolombiana Póliza Areas Comunes $ Dian Retencion Noviembre/2015 $ $ de 7

5 GASTOS OPERACIONALES La preparación y soporte de cada uno de los gastos efectuados en el periodo evaluado queda debidamente respaldado, es racional su ejecución y los servicios contratados y compras realizadas son efectivamente invertidos en el conjunto y además son soportados como lo exigen los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. AUDITORIA ESPECIAL En esta auditoria se revisan temas de carácter contable, administrativo y de Consejo: 1. RESULTADO DEL PROCESO LICITATORIO PARA LA ADJUDICACION DE LA TIENDA Se recibieron cuatro (4) propuestas: Sr.Juan C.Jaimes Propietario del Apto 202 Torre 3 Falto cumplimiento total de requisitos Sr. William Giraldo Propietario de la Casa 87 Falto cumplimiento total de requisitos Sra. Aracely Mendoza Propietaria de la Casa 29 Falto cumplimiento total de requisitos Sra. Claudia Pineda actual arrendataria de la tienda Cumplimiento total de requisitos Se cita a los oferentes a una entrevista el día 19 de noviembre en el salón comunal de la Copropiedad, donde solo asiste la Sra. Claudia Pineda. Los miembros del Consejo presentes aclaran las inquietudes presentadas y posteriormente toman la decisión de adjudicar a ella la tienda comunal por un año más. Valor propuesto y aprobado $ $ por servicio del baño del salón comunal. Sin embargo a la fecha de esta auditoria no se ha elaborado el nuevo contrato, habiéndose vencido el actual en el mes de noviembre15. Se recomienda a la administración dar cumplimiento a la obligación que tiene de suscribir contratos de manera oportuna y señalada dentro de sus funciones en el Artículo 51 Funciones del administrador. Numeral 7 Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal. 2. APROBACION MANEJO RUBRO DE TRANSPORTES DEL PRESUPUESTO: El rubro de taxis y transportes aprobado en el presupuesto es para ser utilizado en asuntos propios al funcionamiento de la Copropiedad. Y se evidencia en el periodo comprendido entre agosto y noviembre de 2015 que se le han cancelado a la administradora Jenny Paola Molano el valor de $ por concepto de taxis, obedeciendo esto a las salidas tarde de las reuniones de consejo. Revisando las actas no existe a la fecha una aprobación previa por parte del Consejo, para el gasto de este rubro por este concepto. Se recomienda ser aprobado y dejado en acta, ya que esta es una eventualidad que requiere de una autorización por ser un gasto no inherente al rubro de transportes. 5 de 7

6 3. ATENCION A LA SOLICITUD PRESENTADA POR LOS PROPIETARIOS CASA 65 El Sr. Alberto Rincón y la Sra. Martha Velasco, han presentado innumerables reclamaciones vía correo electrónico por el ruido presentado cerca de su inmueble y la agresión de que han sido víctimas en el momento de solicitar la aplicación del Manual de Convivencia. El día 26 de noviembre15 presentan a la administración una comunicación escrita manifestando todo lo anterior y solicitando atención y colaboración al respecto. Se recomienda dar cumplimento al ARTÍCULO 58. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS. Para la solución de los conflictos que se presenten entre los propietarios o tenedores del edificio o conjunto, o entre ellos y el administrador, el consejo de administración o cualquier otro órgano de dirección o control de la persona jurídica, en razón de la aplicación o interpretación de esta Ley y del reglamento de propiedad horizontal, sin perjuicio de la competencia propia de las autoridades jurisdiccionales, se podrá acudir al: COMITÉ DE CONVIVENCIA. Cuando se presente una controversia que pueda surgir con ocasión a la vida en edificios de uso residencial, su solución se podrá intentar mediante la intervención de un comité de convivencia elegido de conformidad con lo indicado en la presente Ley, el cual intentará presentar fórmulas de arreglo, orientadas a dirimir las controversias y fortalecer las relaciones de vecindad. Las consideraciones de este comité se consignarán en un acta, suscrita por las partes y por los miembros del comité. Si después de ser presentado ante el comité de convivencia no se da una solución, el Código de Policía señala que estas acciones son nocivas para la salud y perturban la convivencia y entraran a aplicar los métodos correctivos. 4. SOLICITUD DE PRESENCIA DE REVISORIA FISCAL Debido a la obligatoriedad de la implementación de las Niif, le solicito a la administración y a la contadora de la Copropiedad la oportunidad de estar presente en: El inventario físico que se debe realizar a fin de depurar la cuenta de los activos fijos reflejados en los estados financieros. En la capacitación que ofrece el programa para el manejo y funcionamiento del módulo Niif. 5. VISITAS DE LA REVISORIA FISCAL A LA COPROPIEDAD Debido al buen manejo que los administradores y los consejeros que han estado a cargo han tenido sobre los recursos y diferentes actividades que demanda la Copropiedad, solo estaba asistiendo de manera presencial a la auditoria del mes, a la entrega del informe mensual al Consejo y a reuniones diferentes previamente informada por la administración. Y de manera externa atención oportuna a los correos enviados y WhatsApp para aclaración de inquietudes de la administración, contador y algunos residentes. A partir del mes de diciembre realizare visitas inesperadas de acuerdo al horario propuesto por la administración y las cuales dejare registradas en el libro de minutas que se encuentra en la portería. Así mismo quedara en el informe del mes y enviare un correo a los miembros del consejo del día de la visita y la función realizada. 6 de 7

7 DICTAMEN Los Estados Financieros arriba mencionados, tomados fielmente de los libros de contabilidad, presentan en forma razonable la situación financiera del CONJUNTO RESIDENCIAL QUINTAS DEL PORTAL I al 30 de Noviembre de 2015, así como el resultado de sus operaciones por el mismo periodo terminado en esa fecha; de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia aplicadas uniformemente. Esta información es el resultado de mi auditoria y refleja los resultados de la administración en alcance de los objetivos del conjunto. Cordialmente, ZORAYDA VELASQUEZ DIAZ Revisora Fiscal T.P T 7 de 7