Operaciones básicas, fórmulas, referencias absolutas, relativas y mixtas.

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1 Módulo 3 Herramientas de Cómputo Operaciones básicas, fórmulas, referencias absolutas, relativas y mixtas. Operaciones Básicas Las operaciones básicas que se realizan en una hoja de cálculo son: Seleccionar celdas Seleccionar un rango de celda Seleccionar un rango discontinuo de celdas Introducir datos Modificar datos Borrar datos Seleccionar celdas Para seleccionar celdas simplemente debes situar el cursor en medio de una celda y hacer clic. Para seleccionar un rango de celdas debes de arrastrar el cursor hacia alguna dirección. Seleccionar un rango Se define como rango, un grupo de celdas consecutivas de la hoja. 1. Sitúa el cursor sobre la celda inicial. 2. Puedes seguir alguna de las dos siguientes opciones: Arrastrar el cursor hasta la celda final. Con la tecla Mayúsculas pulsada, puedes desplazar el cursor hasta la celda final con las teclas. 1

2 Seleccionar un rango discontinuo de celdas Se define como rango discontinuo de celdas, a un grupo de celdas no consecutivas de la hoja. 1. Selecciona el rango inicial 2. Mantén presionada la tecla Control 3. Selecciona el (los) rango(s) con los que deseas trabajar Introducir datos Selecciona la celda y escribe los datos. Acepta el valor con la tecla ENTER o flechas de navegación. Borrar datos Selecciona la celda y pulsa la tecla Supr o Selecciona la celda y haz clic en el menú Edición, escoge el comando Borrar, y posteriormente toma la opción que necesitas para borrar: Todo, Contenido, Formatos o Comentarios. 2

3 Modificar datos 1. Selecciona la celda que quieras modificar. 2. Puedes seguir alguna de las tres siguientes opciones: Pulsa la tecla F2. Haz clic sobre la barra de fórmulas. Da un doble clic directamente sobre la celda que quieras modificar. 3. Acepta el valor con la tecla ENTER o flechas de navegación. O fórmulas. Fórmulas de la barra de Una fórmula se utiliza para especificar una operación matemática en la que pueden intervenir una o varias celdas. Para Excel una fórmula se compone de un símbolo "=" (obligatorio) seguido de una serie de operandos (Números) separados por operadores. Los operadores pueden ser: 1. Aritméticos: suma(+), resta(-), división(/), multiplicación(*) y exponenciación(^) 2. Texto: concatenación(&) Los operandos pueden ser: 1. Una constante (ejem. 150) 2. Una celda (ejem. A5) 3. Un rango de celdas (ejem. A1:C10) 4. Una función (ejem =Suma(A3:A5) 5. Un nombre o etiqueta (Listado) La jerarquía (orden de importancia) de los operadores aritméticos es: Si se utilizan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica a continuación. Si una fórmula contiene operadores de igual importancia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. : (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia - Negación (como en -1) % Porcentaje ^ Exponente * y / Multiplicación y división + y - Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (Concatenación) = < > <= >= <> Comparación Nota: Si se incluyen paréntesis, ( ), éstos toman la mayor importancia y se resuelven desde adentro hacia afuera, modificando la jerarquía mencionada. Aquí no es válido usar corchetes en lugar de paréntesis. 3

4 Insertar una fórmula En el ejemplo anterior los egresos diarios constituyen el 75% de los ingresos, por lo que la fórmula es ingreso diario*0.75 De este modo, el lunes con ingreso de 250 el egreso será de Selecciona la celda b5 2. Escribe un igual (=) y señala con el ratón la celda b4, escribe un asterisco (*), escribe Haz clic en el botón de aceptar de la barra de fórmulas o Enter o cualquier flecha de navegación. Quieres insertar la misma fórmula en varias celdas? Selecciona las celdas en las que quieras insertar la misma fórmula, introduce la fórmula que desees copiar en la barra de fórmulas y presiona Control+ENTER. Copiar fórmulas Cuando se copian las fórmulas, éstas se ajustan a su nueva posición. En este ejemplo es necesario copiar la fórmula a las celdas de C5 a F5. 1. Selecciona la celda y haz clic en copiar del menú Edición (teclado: Control+C). 2. Selecciona la(s) celda(s) destino y haz clic en pegar del menú Edición (teclado: Control+V). 4

5 Arrastra el controlador de relleno (cuadro inferior derecho de la celda) y deslízalo sobre la zona que quiera copiar Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas; Función BuscarV y función BuscarH. Relativas De manera predeterminada las referencias a celdas dentro de una fórmula son relativas, es decir, dependiendo en que celda se encuentre la fórmula, al copiarla o moverla cambiará de acuerdo a su nueva posición. Absolutas Si haces una copia como la de la lección anterior tienes el inconveniente que a veces necesitas que Excel respete la referencia a una celda, esto es, requieres de una referencia fija a una celda. A esto se le llama referencia absoluta. Para hacer una referencia absoluta debes de anteponer el signo de pesos ($) a cada coordenada de la celda o pulsar la tecla F4 para cambiar una referencia relativa en absoluta. Por ejemplo, supón que la Compañía "Escuela de computación COMBAS" quiere saber cuál es la diferencia entre las ganancias promedio de la semana anterior y las ganancias diarias de esta semana. 1. Coloca tu cursor en la celda B9 2. Escribe la fórmula =B6-E2 y presione F4. Debiendo quedar tal como se muestra en la barra de fórmulas. 3. Copia la fórmula al rango de celdas C9:F9 5

6 Nota: Observa que si no realizas el paso 2 de la lista anterior, al copiar la fórmula te indica errores en la hoja de cálculo. Esto se debe a que la fórmula ajusta automáticamente las referencias y pierde a la celda E2 que debe ser la misma para todas las fórmulas copiadas. Referencias Mixtas Son aquellas referencias a celdas que dejan una coordenada absoluta mientras la otra queda relativa, por ejemplo: E$2 ó $E2. Funciones Una Función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y te muestra un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida. En otras palabras podemos decir que una función es una fórmula predefinida que se utiliza para realizar cálculos complejos de una manera sencilla. Para insertar una función haz clic en el botón de pegar función Por ejemplo: La compañía "Escuela de computación COMBAS" desea saber cuáles fueron los totales de ganancias, ingresos y egresos, además del promedio de ganancias de esta semana. Para calcular los totales de ingresos, egresos y ganancias: 1. Colócate en la celda G3, que esta bajo el título de TOTAL 2. Haz clic en el botón de la función suma 3. Señala el rango de celdas a sumar 4. Haz clic en el botón de ó presiona Enter 5. Copia la fórmula a las celdas de totales de egresos y ganancias 6

7 Ahora calcula el promedio: 1. Sitúa tu cursor debajo de la celda donde dice Ganancias y teclea el texto PROMEDIO 2. Colócate en la celda B6 y selecciona el menú Insertar 3. Elige la opción Función... Otra manera de hacerlo es dando un clic sobre el botón de la Barra de Herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 7

8 1. En el recuadro Categoría de la función vas a elegir la categoría a la cual pertenezca tu función. La función PROMEDIO está en la categoría de Estadísticas. 2. En el recuadro Nombre de la función, tienes que elegir la función PROMEDIO haciendo clic sobre ésta. Observa cómo conforme seleccionaste una función, en la parte inferior te van a aparecer los distintos argumentos y una breve descripción de tal función. El botón te proporcionará más información. 3. Da un clic sobre el botón Aceptar. 4. En el recuadro Número1 tienes que indicar el primer argumento que será el rango de celdas donde se encuentran las ganancias de la semana. Para ello, haz clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y puedas ver toda la hoja de cálculo. Luego selecciona el rango de celdas de las ganancias y presiona la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo. 5. Haz clic sobre el botón Aceptar. Función BuscarV (VLOOKUP) Búsqueda de datos verticalmente, examina la columna izquierda de una matriz en busca de un valor específico y devuelve el valor en la celda indicada. Sintaxis de la función de búsqueda vertical: buscarv(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columna,ordenado) valor_buscado matriz_buscar_en indicador_columna ordenado Es el valor a buscar en la primera columna de la matriz. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto entre comillas. Es la matriz de información donde se buscan los datos. La búsqueda siempre es con base en la primera columna de esta matriz. Es el número de columna en matriz_buscar_en desde la cual deberá devolver el valor coincidente. Si indicador_columna es 1, devolverá el valor de la primera columna de matriz_buscar_en, si es 2 devolverá el valor de la segunda columna y así sucesivamente. Es opcional, si está puesto como FALSO (FALSE), significa que la búsqueda en la matriz_buscar_en va a efectuarse con valores coincidentes (iguales). 8

9 Nota: Si no está puesto el argumento opcional o si está puesto como VERDADERO (TRUE), significa que la búsqueda se va a efectuar por rangos, por lo que debe estar ordenada la primera columna de matriz_buscar_en. Si buscarv (VLOOKUP) no encuentra el valor buscado, utilizará el mayor valor más cercano y que sea menor que valor_buscado. Ejemplo: En la siguiente tabla tenemos capturados datos de alumnos (matrícula, calificaciones correspondientes a los exámenes 1, 2 y 3). Los cálculos sobre estos datos aparecen en la parte derecha de la tabla (columna F), y mediante una función BuscarV a partir de la matrícula que se teclee, realizará la operación de búsqueda de los datos que correspondan a la matrícula dada desplegando el resultado correspondiente. En el caso del ejemplo se hace referencia al número de matrícula capturado en la celda A11 y como consecuencia despliega las calificaciones de la fila 11, que indican que pertenecen a esa persona. Forma de resolver el ejercicio: Mediante la operación de búsqueda: BuscarV, ubicarse en las celdas en donde se requiere visualizar resultados y teclear las siguientes fórmulas: Celda Fórmula Valor F4 Teclear matricula a buscar verticalmente matricula F7 =BUSCARV(F4;A2:D12;2;FALSO) Examen 1 F9 =BUSCARV(F4;A2:D12;3;FALSO) Examen 2 F11 =BUSCARV(F4;A2:D12;4;FALSO) Examen 3 F13 =PROMEDIO(F7;F9;F11) Promedio 9

10 Forma de resolver el ejercicio: Mediante la operación de búsqueda: BuscarV, ubicarse en las celdas en donde se requiere visualizar resultados y teclear las siguientes fórmulas: Celda Fórmula Valor F4 Teclear matrícula a buscar verticalmente matrícula F7 =BUSCARV(F4;A2:D12;2;FALSO) Examen 1 F9 =BUSCARV(F4;A2:D12;3;FALSO) Examen 2 F11 =BUSCARV(F4;A2:D12;4;FALSO) Examen 3 F13 =PROMEDIO(F7;F9;F11) Promedio Forma de resolver el ejercicio: Mediante la operación de búsqueda: BuscarV, ubicarse en las celdas en donde se requiere visualizar resultados y teclear las siguientes fórmulas: Celda Fórmula Valor F4 Teclear matrícula a buscar verticalmente matrícula F7 =BUSCARV(F4;A2:D12;2;FALSO) Examen 1 F9 =BUSCARV(F4;A2:D12;3;FALSO) Examen 2 F11 =BUSCARV(F4;A2:D12;4;FALSO) Examen 3 F13 =PROMEDIO(F7;F9;F11) Promedio Función BuscarH (HLOOKUP) Búsqueda de datos horizontal explora la fila superior de una matriz en busca de un valor particular y devuelve el valor a la celda indicada. Se usa buscarh cuando los valores de comparación se encuentran en una fila en la parte superior de una tabla de datos y se desea encontrar información que se encuentra dentro de un número especificado de filas. Sintaxis de la función de búsqueda horizontal: buscarh(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_fila,ordenado) val_buscado matriz_buscar_en indicador_fila ordenado Es el valor que se encuentra en la primera fila de matriz_buscar_en. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto entre comillas. Es una tabla de información en la que se buscan los datos en la primera fila. Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor coincidente. Si indicador_fila es 1, devolverá el valor de la primera fila de matriz_buscar_en, si indicador_fila es 2, devolverá el valor de la segunda fila y así sucesivamente. Es opcional, si está puesto como FALSO (FALSE), significa que la búsqueda en la matriz_buscar_en va a efectuarse con valores coincidentes y por lo anterior puede estar desordenada la primera fila de la matriz, pero el valor coincidente debe de existir, de lo contrario marcará un error. Si no está puesto el argumento ordenado o si está puesto como VERDADERO (TRUE ), significa que la búsqueda se va a efectuar por rangos, por lo que debe estar ordenada la primer fila de matriz_buscar_en. 10

11 Nota: Si Buscarh no puede encontrar el valor que busca, utilizará el mayor valor cercano y que sea menor que valor_buscado Ejemplo: En la siguiente tabla se muestran datos de alumnos, en la fila 1 se indica que se tiene registro de la matrícula, en la fila 2 la calificación correspondiente al examen 1, en la fila 3 la calificación correspondiente al examen 2, y finalmente en la fila 3 la calificación correspondiente al examen 3. Los cálculos sobre estos datos aparecen en la parte inferior izquierda de la tabla (columna A), y mediante una función BuscarH a partir de la matrícula que se teclee, realizará la operación de búsqueda de los datos que correspondan a la matrícula dada desplegando el resultado correspondiente (como en el caso del ejemplo se hace referencia al número de matrícula capturado en la celda L1 y como consecuencia despliega las calificaciones de la columna L, que indican que pertenecen la persona con la matrícula especificada). Forma de resolver el ejercicio: Mediante la operación de búsqueda: BuscarH, ubicarse en las celdas en donde se requiere visualizar resultados y teclear las siguientes fórmulas: Celda Fórmula Valor A7 Teclear matrícula a buscar horizontalmente matrícula A10 =BUSCARH(A7;A1:L4;2;FALSO) Examen 1 A12 =BUSCARH(A7;A1:L4;3;FALSO) Examen 2 A14 =BUSCARH(A7;A1:L4;4;FALSO) Examen 3 A16 =PROMEDIO(A10;A12;A14) Promedio 11

12 Gráficos Además de poder trabajar con cálculos, Excel te permite crear potentes gráficos dentro de la hoja o en una hoja aparte. Por ejemplo: Crea un gráfico de columnas utilizando los siguientes datos: 1. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas utilizar en el gráfico. No selecciones los totales Haz clic en Asistente para gráficos. 1. Elige un tipo de gráfico. 2. Selecciona un subtipo de gráfico. Es importante que notes que los datos de la hoja de cálculo serán representados de manera diferente si los tomas en filas o columnas. Dependiendo de cómo quieras graficar, selecciona filas o columna. 12

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14 3. La siguiente pantalla del asistente tiene varias opciones: Títulos: Es el título o nombre que deseas que aparezca en la parte superior del gráfico. Eje de categorías(x): Nombre del eje de abscisas. Eje de categorías (Y): Nombre del eje de ordenadas. Para una mayor explicación de cada ficha, consulta el Ayuda en Línea de Excel. 4. Finalmente, selecciona la colocación del gráfico, que puede ser: En una hoja nueva del libro, o bien como un objeto en la misma hoja que se está trabajando. 5. Da un clic en finalizar. 14