Cómo crear un balance general básico?

Transcripción

1 Cómo crear un balance general básico?

2 Cómo crear un balance general básico? 2 1. En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que consultará posteriormente, de la siguiente forma: FIGURA 1. Cree los títulos para los datos a consultar 2. En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar la información empresarial. Ej: Vision. (Figura 2) FIGURA En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. Ej: (Figura 2) 4. En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. (Figura 2) Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito, anteceda el cero (0) del código de mes, asi: 01 (Enero) 02 (Febrero) 03 (Marzo) 04 (Abril) 05 (Mayo) 06 (Junio) 07 (Julio) 08 (Agosto)

3 Cómo crear un balance general básico? 3 09 (Septiembre) Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto, ya que Excel no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número. Existen varias formas de hacerlo: a) Digite una comilla simple ( ), digite el cero (0) y por último el número del mes. Ej: 04. Termine con Enter. b) En una celda digite el código de mes a consultar. En la ventana Formato de celdas, en la pestaña Número seleccione la categoría Texto y termine haciendo clic en Aceptar. Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato texto. FIGURA Columna Cuenta: A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el balance general. (Figura 3)

4 Cómo crear un balance general básico? 4 FIGURA Columna Nombre Cuenta: - Función NOMBRECUENTA DEFINICIÓN Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica. SINTAXIS =NombreCuenta(Cia;Cuenta) PARÁMETROS Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar. - Ubíquese en la celda B8 e inserte la función NombreCuenta ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón Insertar función : - En la nueva ventana, seleccione la opción Todas para seleccionar una categoría. - En la sección Seleccionar una función, busque en la lista la función NombreCuenta.

5 Cómo crear un balance general básico? 5 - Haga clic en el botón Aceptar. - La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar la celda donde se encuentra la Cia (conexión o compañía) y la Cuenta. - En el campo Cia diríjase a la celda donde ha digitado el nombre de la conexión y seleccione dicha celda. Para el ejemplo será A1. Puede fijar la celda con la tecla F4. - En el campo Cuenta diríjase a la celda donde ha digitado el código de la Cuenta y seleccione dicha celda. Para el ejemplo será B8. Para este caso, fije sólo la columna con F4 hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. (De esta forma está fijando sólo la columna) - Termine haciendo clic en el botón Aceptar

6 Cómo crear un balance general básico? 6 - Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. Para el ejemplo serán las celdas B9 y B10. Como puede notar, BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás celdas.

7 Cómo crear un balance general básico? 7 7. Columna Saldo Inicial: BIABLE posee las funciones particulares para Débitos, Créditos, Movimiento, Saldo Inicial y Saldo Final, pero también tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable Función DATOCONTABLE DEFINICIÓN Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado. SINTAXIS =DatoContable(Operación;Cia;CuentaInicial;CuentaFinal;MesInicial;MesFinal;Tercero;CCostoIni;CCostoFin;S ucursalini;sucursalfin;mon) PARÁMETROS Operación: Digite, seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la función: Débito, Crédito, Movimiento, Saldo Inicial, Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para su sistema de información). Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. Este parámetro es obligatorio. CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Este parámetro es opcional, si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar. Este parámetro es obligatorio. MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de meses. Diligenciarlo es opcional, si se deja vacío, se asume el periodo inicial como período de consulta. Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional. CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional. SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones ( ), dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.

8 Cómo crear un balance general básico? 8 - Ubíquese en la celda C8 e inserte la función DatoContable ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón Insertar función : - En la nueva ventana, seleccione la opción Todas para seleccionar una categoría. - En la sección Seleccionar una función, busque en la lista la función DatoContable. - Haga clic en el botón Aceptar. - La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar los parámetros de consulta mencionados en el recuadro para la función DatoContable - En el campo Operación referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a consultar (Débitos, Créditos, Saldo Inicial, Saldo Final o Movimiento). Para nuestro

9 Cómo crear un balance general básico? 9 ejemplo, será C7. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el número. (De esta forma estará fijando sólo la fila) - En el campo Cia referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexión o compañía. Para nuestro ejemplo, será A1. Fije la celda con la tecla F4 - En el campo CuentaInicial referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta a consultar. Para nuestro ejemplo, será A8. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda la letra de la celda.

10 Cómo crear un balance general básico? 10 - El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110, deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van desde la cuenta 1105 hasta la cuenta Este campo puede dejarlo en blanco. - En el campo MesInicial existen 2 formas de agregar este parámetro: Referencie la celda donde se encuentre el año y concatene con el símbolo Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes. De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO. Digite en una celda en blanco el periodo completo, por ejemplo: corresponde al año y 04 corresponde al mes. En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear con el parámetro PERIODO. - En el campo MesFinal referencie el PERIODO límite a consultar. Por ejemplo: Si va a consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde hasta , indique el periodo como MesInicial y el periodo como MesFinal.

11 Cómo crear un balance general básico? 11 Este parámetro es opcional, si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. - En el campo Tercero referencie o digite el código del Tercero a consultar. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional. - En el campo CCostoIni Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. - En el campo CCostoFin digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional. - En el campo SucursalIni digite o referencie el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. - En el campo SucursalFin digite o referencie el código de una Sucursal límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. - El campo Mon permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones ( ), dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores. Termine haciendo clic en Aceptar y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta seleccionada de esa compañía. Copie y pegue esta función en las celdas de la columna Saldo Inicial para las demás cuentas

12 Cómo crear un balance general básico? Columnas Débitos, Creditos, Saldo Final Debido a que la función DatoContable es usada para consultar el saldo inicial, los débitos, créditos, el movimiento y el saldo final; puede copiar y pegar la función creada en la columna Saldo Inicial en las celdas destinadas para los débitos, créditos y saldo final. Para el ejemplo serán las celdas D8 hasta F10. El resultado será el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la función creada previamente. Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los valores arrojados, por medio del botón Formato numérico en BIABLE.

13 Cómo crear un balance general básico? 13 Termine su informe agregando los títulos correspondientes y dándole un formato para la presentación: Para el nombre de la compañía, puede usar la función NombreConexion del grupo de funciones que BIABLE le ofrece. Para el título de la fecha, es posible concatenar funciones entre sí:

14 Cómo crear un balance general básico? 14 BIABLE le ofrece la función NombreMes que devuelve el nombre de un mes a partir de una fecha. Para el ejemplo: 1. Concatenamos la función NombreMes que devuelve a Abril como resultado de la celda A3 2. El signo Ampersand (&) une la palabra DE y el contenido de la celda A2, que en este caso es el año BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión, el año, el mes o las cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos parámetros. Digite la información a consultar, y automáticamente el valor habrá cambiado.