Informe de Seguimiento Municipalidad de Valdivia, Región de Los Ríos.

Transcripción

1 Informe de Seguimiento Municipalidad de Valdivia, Región de Los Ríos. Fecha N Informe : 30 de abril de /2010

2 U.A.I. N 105/2010. PREG. N 17023/2010. REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO N 01, DE 2010, REALIZADO AL INFORME FINAL N' 09, DE 2008, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES EFECTUADA EN LA MUNICIPALIDAD DE VALDIVIA. VALDIVIA, Adjunto sírvase encontrar ejemplar del Informe de Seguimiento N 01, de 2010, de las observaciones contenidas en el Informe Final N 09, de 2008, debidamente aprobado. SALUDA ATENTAMENTE A UD., CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA CON :LOW RE- SNAL DE LOS RÍO NOMBRE Jiu. CARGO. 21:1 IMAS FA" FE RUB44111" R --"% k / t'a", C.0 RICARDO BETA COURT SOLAR Contralor Regional Subrogante De Los Rios Contraloría General De La República - AL SEÑOR ALCALDE MUNICIPALIDAD DE VALDIVIA VALDIVIA WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA

3 U.A.I. N 106/2010. PREG. N 17023/2010. REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO N 01, DE 2010, REALIZADO AL INFORME FINAL N 09, DE 2008, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES EFECTUADA EN LA MUNICIPALIDAD DE VALDIVIA. VALDIVIA, Adjunto sírvase encontrar ejemplar del Informe de Seguimiento N 01, de 2010, realizado al Informe Final N 09, de 2008, debidamente aprobado, a fin de que, en la primera sesión que celebre el Concejo Municipal, desde la fecha de recepción del presente oficio, se sirva ponerlo en conocimiento de ese Órgano Colegiado, entregándole copia íntegra del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría Regional, en su calidad de Secretario del Concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez (10) días de efectuada esa sesión. SALUDA ATENTAMENTE A UD., CONTRALORIA GE9rc ",( DE LA REPUBLICA CONTRALORIA t-q:gional DE LOS RIOS NOMBRE.ÇJ CARGO. FECHA. ( RUBRICA. RICARDO BETANCOURT SOLAR Contralor Regional Subrogante De Los Ríos Contraloría General De La República A LA SEÑORA SECRETARIA MUNICIPAL...I MUNICIPALIDAD DE VALDIVIA VALDIVIA WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA

4 PREG. N' 17023/2010 INFORME DE SEGUIMIENTO N 01 DE 2010, REALIZADO AL INFORME FINAL N 09, DE 2008, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES REALIZADA EN LA MUNICIPALIDAD DE VALDIVIA. VALDIVIA, 3 0 ABR, Mg En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley N , Orgánica de la Institución, se ha efectuado en la Municipalidad de Valdivia, un seguimiento respecto de la efectividad de las medidas adoptadas por esa entidad, en relación con las observaciones formuladas en el informe final de auditoria efectuada a las conciliaciones bancarias, enteros previsionales y descuentos voluntarios, examen de cuenta de gastos presupuestarios registrado en los rubros de publicidad y difusión, y transferencias corrientes al sector privado, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2007, el cual fue remitido a ese municipio según oficio N 2.766, de Para el desarrollo del trabajo se tuvo presente el citado Informe de Fiscalización y los antecedentes proporcionados por la entidad edilicia, respecto de las medidas adoptadas para superar las observaciones determinadas en el precitado informe final. Luego de analizados los antecedentes proporcionados por el municipio y las verificaciones efectuadas en terreno, se determinaron los siguientes hechos, respecto de las observaciones formuladas. I. CONTROL INTERNO 1. En relación con la observación formulada sobre la carencia en el Departamento de Administración de Educación Municipal (DAEM), de un funcionario responsable de la confección de las conciliaciones bancarias, como tampoco de un supervisor. AL SEÑOR RICARDO BETANCOURT SOLAR CONTRALOR REGIONAL DE LOS RÍOS (S) CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE RCS WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA N vort C ONTRALOR/A r, 2REGIONAL ez DE LOS Filos 11 JEFE AUCeTORIA. " E inspecc,

5 De las diligencias realizadas, se constató que a la fecha del seguimiento efectuado por este Organismo de Control, las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente denominada Remuneraciones, aún presenta la observación formulada. De acuerdo con lo señalado en Informe Final emitido por esta Entidad Fiscalizadora, sobre controles de oposición de funciones, se determinaron deficiencias de control relacionadas con la concentración de funciones que afecta a la Tesorería de la Municipalidad, ya que además de confeccionar los cheques, es girador titular de cuentas bancarias y confecciona las conciliaciones bancarias. De las verificaciones efectuadas en el municipio, se comprobó que dicha situación a la fecha se mantiene. Se estableció la existencia de cuentas corrientes entregadas a Establecimientos Educacionales, las que no han sido registradas en la contabilidad de la entidad edilicia, y sobre las cuales el municipio no mantiene un control de sus movimientos. Se hace presente que al término del examen de cuentas, junio de 2008, no fueron entregadas para su verificación las conciliaciones correspondientes al año El seguimiento realizado, permitió comprobar que las cuentas corrientes asignadas a los Establecimientos Educacionales aún no son registradas en la contabilidad del Departamento de Administración de Educación Municipal, no obstante, aquellos establecimientos remiten copias de las conciliaciones a este departamento. 2. DISPONIBILIDADES 2.1. Cuentas Corrientes Bancarias Se constató que la cuenta corriente N , "Generación de Empleo", del Banco Santander Santiago, no se encuentra informada a este Órgano Superior de Control. De las verificaciones efectuadas en el municipio, se comprobó que con fecha 19 de noviembre de 2009, según Ordinario N 2.370, la autoridad edilicia comunica el número de cuenta corriente a esta Entidad de Control Cuentas Corrientes no Contabilizadas: En la auditoría de 2008, se procedió a solicitar el plan de cuentas del sistema contable, para verificar si las cuentas corrientes detalladas e informadas durante la visita de fiscalización, se encontraban WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA y O CONTRALORIA.C" REGIONAL. DE LOS FoOs JEFE AUNT LA <,'" E IHSREC IGIJIIAL

6 registradas en la contabilidad municipal, constatándose que las que se señalan a continuación no se encuentran incluidas en los citados registros: TABLA N 1 Cuentas corrientes no contabilizadas N N Cta. Cte. Banco Concepto Unidad Estado Bienestar Municipalidad Santander Bienestar Municipalidad Estado Remuneraciones Municipalidad Santander Remuneraciones Municipalidad Estado Remuneraciones Educación Santander Remuneraciones Educación En esta misma situación se encontraban otras siete (07) cuentas corrientes bancarias, N s , , , , , y , todas ellas del Banco Santander Santiago, asignadas a los Liceos Técnicos Santa María La Blanca, Benjamín Vicuña Mackenna, Instituto Comercial de Valdivia, Polivalente los Avellanos, Industrial de Valdivia y Armando Robles, respectivamente, establecimientos educacionales que no reportan sus movimientos financieros al municipio, señalando el Director del Departamento de Administración y Finanzas, respecto a esta situación, que las citadas cuentas nunca han sido incorporadas a la contabilidad del municipio. Sobre la materia y en su oportunidad, la autoridad comunal informó haber instruido al Director de Administración y Finanzas de la entidad edilicia y al Jefe de Departamento de Educación Municipal mediante Ordinarios N s y 1.745, de 2008, respectivamente, la incorporación al sistema contable, durante el transcurso del año, de las cuentas anteriormente individualizadas. Las verificaciones efectuadas en el municipio, permitieron constatar que mediante los Ordinarios N s y 1.743, ambos de 2008, la entidad edilicia informó en el primer caso, el cierre de la cuenta corriente municipal, denominada Bienestar y la de Remuneraciones administrada por el Departamento Administración Educación Municipal, y mediante el segundo documento comunicó el cierre de la cuenta corriente municipal denominada Remuneraciones, todas ellas del Banco Estado. Sin perjuicio de lo anterior, se verificó que a la fecha de seguimiento, sólo se ha registrado en la contabilidad municipal, la cuenta corriente del Banco Santander N , por concepto de Bienestar, presentando aún nueve (09) cuentas corrientes sin registrar en la contabilidad municipal, correspondiendo a las siete cuentas antes referida del Banco Santander Santiago y dos cuentas de dicho banco denominadas Remuneraciones, señaladas en la Tabla 01. WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA CONTRALOR1A C REGIONAL < DE LOS RIOS JEFE A UDITORIA < E INSRECGION O' Gi

7 2.3. Conciliaciones Bancarias Al término de la auditoría, se observó que las conciliaciones bancarias al 31 de diciembre de 2007, presentadas por el Departamento de Administración de Educación Municipal, presentaron las siguientes observaciones. i. Las conciliaciones bancarias no se ajustaban a las normas básicas para su confección, por cuanto constituyen, en algunos casos, meras cuadraturas de valores, existiendo cifras por aclarar que se arrastran desde el mes de febrero de Las verificaciones realizadas en esta oportunidad, permitieron corroborar que las conciliaciones bancarias del DAEM., se encontraban correctamente confeccionadas, excepto las de las cuentas Remuneraciones N s y , de los Bancos Estado y Santander, respectivamente. Las conciliaciones presentaban diferencias por registros no contabilizados, arrojando diferencias significativas. A modo de ejemplo, se puede señalar que la conciliación bancaria de la cuenta N , correspondiente al mes de octubre de 2007, presentaba una diferencia de $ , la cual está compuesta por cheques girados y no cobrados por la suma de $ y la diferencia se explican por partidas no contabilizadas y otras situaciones por regularizar. A consecuencia de las diligencias realizadas en el seguimiento, se verificó que efectivamente se han realizado los ajustes pertinentes en la contabilidad del DAEM, por concepto de abonos y cargos no registrados de las cuentas corrientes Varios y Extra presupuestarias, sin perjuicio de lo anterior, sobre las cuentas Remuneraciones N s y , de los Bancos Estado y Santander, respectivamente, estas a la fecha de la visita de seguimiento aún presentan cargos y abonos no contabilizados, los cuales según lo señalado por don Octavio Pérez, Jefe de Finanzas del DAEM, deberán quedar reflejadas en un breve plazo. Respecto a lo señalado precedentemente, es dable consignar que no se tuvieron a la vista los respaldos de los citados ajustes contables, producto de que ellos se encuentran en calidad de documentos de prueba en sumario administrativo, ordenado por la autoridad edilicia, según consta en decretos exentos N s y 4.905, de iii. Se detectaron cuentas corrientes no incluidas en la contabilidad, según detalle Tabla 01, correspondiendo sus conciliaciones bancarias a meras cuadraturas de cifras, debido a que no existen parámetros claros para llevar un control adecuado de los documentos girados y no cobrados, transferencias de fondos, entre otros, aspecto que constituye una WALTER SCHMIDT N FONO FAX: VALDIVIA -4-,_ CONTRALORIAn C" REGIONAL 2\ < DE LOS RIOS > 7 JEFE AUDITO IA -.< E INSPEC N o Al

8 debilidad de control interno y un impedimento en la realización del examen de cuentas que debe efectuar este Órgano Superior de Control. Las diligencias efectuadas durante la visita de seguimiento permitieron advertir que la cuenta por concepto de Remuneraciones del DAEM N , aún presenta cargos y abonos no registrados, siendo las conciliaciones sólo meras cuadraturas de cifras. Por otra parte, la cuenta corriente N , asignada al mismo concepto, desde el mes de diciembre de 2007 a la fecha, carece de conciliación bancaria. Por otro lado, sobre la cuenta corriente de Bienestar N del Santander, que es administrada por la entidad edilicia, se constató su efectiva incorporación en la contabilidad, situación distinta a la de Remuneraciones N , producto de que a la fecha de seguimiento esta aún no se registra en la contabilidad municipal, constituyendo su conciliación una mera cuadratura de cifras. iv. La cuenta corriente N , del Banco Santander Santiago, por concepto de Remuneraciones, administrada por el DAEM, registra sobregiros por un monto total de $ Sobre el particular, se estableció que se realizaron gestiones para solicitar a la institución bancaria la devolución, por concepto de intereses por sobregiro a la cuenta N , de los cuales, a la fecha de la visita de seguimiento sólo se ha hecho efectiva la devolución de $ , quedando un saldo a la fecha de $ De lo anteriormente expuesto, la entidad edilicia instruyó una investigación sumaria mediante decreto exento N E 785, de fecha 01 de septiembre de 2008, para investigar las eventuales responsabilidades administrativas de funcionarios municipales en los hechos establecidos en el Preinforme N 04 de 2008, evacuado por esta Contraloría Regional, de cuyo proceso se aplicó la medida disciplinaria de multa del 15% de la remuneración mensual, al Jefe de Finanzas del DAEM, don Octavio Pérez Contreras, según consta en decreto exento N 2.955, de 2008, siendo registrada por esta Contraloría Regional, con fecha 02 de octubre de Por otra parte, se estableció que mediante decreto N 3058, la autoridad edilicia dispone la instrucción de un sumario administrativo en contra de don Octavio Pérez Contreras para efectos de que se investiguen los hechos no investigados en el procedimiento sumarial incoado mediante decreto exento E-843, de fecha 11 de septiembre de 2008, que fueron observados en el Informe N 08, de la Dirección de Control Municipal. Mediante decreto exento N 4.905, de 18 agosto de 2009, se designa a don Ramón González Álvarez, como Fiscal del citado WALTER SCHMIDT N FONO FAX: VALDIVIA o t.s CONTRALORA C REGIONAL DE LOS mos 30 JEFE AUDITORIA -( E INSPEC

9 r.z >AV ri-1049 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA proceso sumarial, con la finalidad de investigar los hechos que tienen relación con las materias consignadas en el decreto exento N 1.730, de 07 mayo de 2009, que dispone la reapertura del sumario incoado a don Octavio Pérez Contreras y que señala como materias del proceso la existencia de descuadraturas en las conciliaciones y su efecto en el presupuesto del DAEM, detrimento de $ por concepto de desajustes, no registro de cargos y abonos al igual que los cheques caducados y la no incorporación de la cuenta remuneraciones a la contabilidad del DAEM. 3.- ENTEROS PREVISIONALES 3.1. Declaración y Pagos De acuerdo con lo señalado en informe final emitido por este Organismo de Control, sobre el pago de las cotizaciones previsionales, respecto del municipio y los servicios traspasados de educación, salud y cementerio, por el periodo comprendido entre los meses enero y diciembre de 2007, se presentaron las siguientes observaciones. i. Producto de la circularización de saldos a todas las entidades de administradoras de fondos de pensiones y de salud, éstas informaron la existencia de deudas por los conceptos, que se señalan a continuación: Tabla N 2 Deuda Previsional Administradora Deuda Deuda Reajuste Nominal $ $ Intereses $ Cobro Adm. $ Total $ AFP Santa María TOTALES o.- o Tabla N 3 Deuda Salud Administradora Deuda Nominal $ Reajuste $ Intereses $ Cobro Adm. $ Deuda Total $ lsapre Consalud Isapre Colmena Golden Cross o TOTALES o.- o.- o Sobre la materia y en su oportunidad, mediante su escrito de respuesta, la autoridad, informó que se instruiría una investigación sumaria mediante decreto exento N E-785, de fecha 01 de septiembre de 2008, con la finalidad de investigar los hechos señalados. De las verificaciones efectuadas en el municipio, se comprobó que a la fecha de seguimiento, no se han realizado las WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA %. o 1,77 :"-N CONTRALORA" C REGIONAL < DE LOS RIOS JEFE AUDIT9 E INSRECCI o 1

10 Naf CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN gestiones necesarias, para indagar los motivos de origen, de la deuda informada por las entidades previsionales y de salud, producto de que dicha investigación sólo contempló los hechos que afectaron al DAEM, sobre la aclaración de abonos y cargos no contabilizados, determinar responsabilidad por el monto de sobregiro de $ de la cuenta corriente N y aclarar la inconsistencia entre la declaración y pago de los enteros previsionales por un monto de $ En el Departamento de Educación, se estableció una diferencia de $ en el rubro AFP, correspondiendo $ a la AFP Santa María y $ a la AFP Hábitat, donde el monto pagado es superior a lo reflejado en el resumen de remuneraciones. Sobre el particular, a la fecha del seguimiento se observó que dicha situación fue subsanada en el mes de enero de EXAMEN DE GASTOS Publicidad y Difusión Sobre el particular, se estableció que las Unidades requirentes solicitan al Departamento de Gestión por medio de un memorando los servicios de publicidad, recomendando el proveedor, y aduciendo que es un proveedor único, sin mediar una Resolución fundada conforme a lo establecido en la Ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. Esta práctica de los funcionarios se basa en el Decreto Exento N del 03 de septiembre de 2004, por medio del cual el Alcalde asigna a cada director municipal la responsabilidad de recomendar fundadamente la contratación en los términos establecidos en el artículo 8 de la Ley N En las diligencias realizadas en la visita de seguimiento, el Jefe de Auditoría señaló que se confeccionó un reglamento que establece un procedimiento normado para las adquisiciones que se efectúan en el municipio y en los servicios traspasados, el que será sometido a la aprobación del Concejo Municipal, para que entre en vigencia en el año CONCLUSIONES: Con el mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Municipalidad de Valdivia ha adoptado medidas tendientes a subsanar las observaciones señaladas en el Informe materia del presente análisis, sin embargo, estas no han sido suficientes para corregirlas a cabalidad en lo que dice relación con el punto 1, Control Interno; 2.2 Cuentas Corrientes no Contabilizadas; 2.3 Conciliaciones Bancarias (ii) y (iii); y 5.1 Proceso de Compras. Por consiguiente, deberán reforzarse dichas medidas de tal forma que permitan dar una solución definitiva a las situaciones planteadas, lo que será verificado en una próxima visita inspectiva. WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA y0 Rk- CONTRALOR n" REGIONALPA < DE LOS RfOS JEFE AUDITORIA< E INSP o

11 Es del caso hacer presente que, una vez finalizados los sumarios instruidos por ese Municipio, sus resultados deberán ser informados a este Organismo Fiscalizador, debiendo destacarse que corresponde al alcalde agilizar su tramitación, al tenor de lo establecido en el artículo 141 de la Ley , bajo apercibimiento de hacerse efectiva las responsabilidades pertinentes. municipal de Valdivia. Transcríbase al Alcalde y al Concejo SALUDA ATENTAMENTE A UD., IVA FLORES CAYO efe Unidad Auditoria e Inspección AJorin Reg ional Ce Los Ríos cov RNETGRIARLor,A o S WALTER SCHMIDT N FONO: FAX: VALDIVIA -8- ONA JEEDE FiNEsLApOuES cIA-( Gi AL o

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