Microsoft Access 2003 (básico)

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1 Microsoft Access 2003 (básico)

2 1. LOS GESTORES DE BASES DE DATOS RELACIONALES 1.1.Los Archivos de Base de Datos en soporte informático Un archivo de Base de Datos digitalizado permite recrear en un programa adecuado la estructura de un fichero clásico que, en cualquier oficina, puede hallarse en soporte papel. La información queda almacenada con las mismas garantías estructurales pero su gestión alcanza las prestaciones muy superiores y las posibilidades de explotación de esos datos son muy numerosas. La denominación de Base de Datos se aplica a cada uno de los ficheros de información almacenados en soporte informático. Cada Base de Datos ofrece una estructura bien delimitada que se extiende a todas las unidades o fichas que engloba. A estas últimas se les denomina REGISTROS. Un registro representaría, en consecuencia la unidad mínima de información en una Base de Datos. En él, la información aparece distribuida en varios apartados, que conocidos como CAMPOS, constituyen los conceptos temáticos considerados para todas las referencias de la Base de Datos. 1.2.Bases de Datos Relacionales Vs Documentales Una Base de Datos puede estar diseñada para encerrar información de diferente tipo. Existen Archivos que recogen información concisa sobre un gran número de campos mientras que otros distribuyen un gran volumen de datos distribuidos en pocos apartados. Los primeros admiten una gestión más rápida y ágil siempre que se establezcan condiciones para evitar que se introduzca algún registro que desobedezca a ese perfil breve y sintético. 2

3 A los programas que explotan este tipo de archivos se les denomina Gestores de Bases de Datos Relacionales. En ellos la información se almacena bajo unas pautas de estructuración muy rígidas lo que deriva hacia tres aspectos fundamentales: 1. Restricción en la capacidad de todos los campos en el momento de diseñar la estructura de una Base da Datos se precisa asignar un tamaño máximo a cada uno de los campos. 2. Rapidez y agilidad de respuesta ante consultas o análisis de carácter estadístico: la exhaustiva organización interna de estos archivos permite un rápido control y reconocimiento de los diferentes registros, y dentro de ellos campos, que integran el conjunto. 3. Capacidad de relacionar información de distintos campos dentro de los propios registros así como datos de diferentes archivos a partir de conexiones efectuadas en base a información idéntica almacenada en ambos. En consecuencia, los campos de una Base de Datos con carácter relacional presentan un tamaño predefinido invariable al punto que, independientemente del número de caracteres que se acaben introduciendo, el número de bytes almacenado corresponderá a esas dimensiones prefijadas. Por eso habrá, de prestar especial atención al diseño de la Base de Datos ya que, una vez establecidos los tamaños de los campos, quedaremos limitados a las cifras propuestas. Si a un campo asignamos un tamaño demasiado pequeño hallaremos no pocos datos que quedarán obligatoriamente truncados; o exigirán abreviaturas. Si, por el contrario, hemos asignado un tamaño excesivo a un campo estaremos desaprovechando bytes de capacidad en nuestra unidad de almacenamiento puesto que ese espacio quedará reservado aun cuando metamos poca información. Estas limitaciones de tamaño no representan un gran inconveniente cuando generaremos Bases de Datos donde se reflejan datos breves como corresponde a los datos de filiación de un archivo de personal, a los parámetros descriptivos de un catálogo de productos. a ficheros con referencias a empresas, etc. Sin embargo, cuando pretendemos almacenar, campos con "texto íntegro" como sucede en Bases de Datos de referencias de hemeroteca, artículos publicados con carácter científico de interés en entornos universitarios de investigación notas de prensa, etc., afrontamos una circunstancia que no permite la utilización de este tipo de Gestores. Evidentemente, resulta imposible prefijar el tamaño máximo de un campo que esté preparado para contener información relativa al texto completo de, por ejemplo, un artículo de una revista especializada. Dependiendo de si éste ocupa la sección de páginas centrales o si responde a un breve apunte de una selección de noticias detectaremos, en definitiva, enormes diferencias de tamaño. En consecuencia, sería deseable disponer de un campo que presentase la necesaria flexibilidad para adaptase a las necesidades de la información que, según el registro, hayamos introducido. Para satisfacer este requerimiento podemos encontrar en el mercado los llamados Gestores Documentales de Bases de Datos. Este tipo de aplicaciones permite satisfacer estas variaciones de espacio si bien exhiben cierta demora en dar respuesta a consultas. 3

4 1.3.El Gestor de Bases de Datos Microsoft Access El Gestor de Bases de Datos reflejado en el presente manual responde a la primera categoría descrita en el capítulo anterior. Se trata, en efecto, de un Gestor Relacional. Así podremos esperar del programa Access esa capacidad de respuesta a interrogaciones de carácter informativo o analítico que se presume en un Gestor Relacional. En contraposición, hallaríamos la limitación que representa esa definición de los tamaños máximos aplicados a los distintos campos sobre la estructura de una Base de Datos. No obstante, Access al igual que otros Gestores de Bases de Datos Relacionales nos presente una puerta abierta a la incorporación de campos en los que no se aprecie esa limitación en lo que a su capacidad se refiere. A ese tipo de campos dotados de flexibilidad ante la introducción de Información se les aplica la denominación de "MEMO" como abreviatura de "Memoria". Su característica principal responde a esa capacidad no finita en base a la cual podremos incorporar todos los caracteres que queramos como contenido del campo. No obstante, esta característica advierte sobre una posible ruptura de la perfecta organización y estructuración que precisa una Base de Datos de carácter Relacional. Pues bien, en ningún caso, la presencia de un campo MEMO conseguirá alterar esa estructuración de los datos en el Archivo de Base de Datos. 1.4.Visión General de Microsoft Access Fig. 1 1 Entrada en Microsoft Access con el botón Inicio de la Barra de Tareas Microsoft Access es una aplicación desarrollada en el entorno Windows, y es por ello que para poder a acceder a ella seguiremos los siguientes pasos: 4

5 Desde el botón Inicio de la Barra de Tareas, seleccionar el grupo de Programas y elegir Microsoft Access. Si en el escritorio se tiene creado un acceso directo se puede acceder a él haciendo doble clic o haciendo un clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Abrir Apertura de una Base de Datos existente Cuando se abre una base de datos de Microsoft Access, lo que hace es abrir un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la base de datos. Una vez dentro de Access el primer proceso que realizamos es la apertura de la base de datos "Neptuno", y para ello se seguirá este proceso: 1 Hacer clic en el botón "Abrir base de datos" de la barra de herramientas o bien mediante el menú Archivo-Abrir. 2 A continuación se hará clic en su nombre de archivo. Microsoft Access abrirá la base de datos con las mismas opciones que la última vez que fue abierta. Fig. 1-2 Cuadro de diálogo Abrir En la ventana inicial de Microsoft Access, se puede abrir una base de datos utilizando los números y los nombres que aparecen en la parte inferior del menú Archivo, que son las últimas cuatro bases de datos que se han abierto. 5

6 1.4.2.Componentes de una ventana de base de datos de Microsoft Access Microsoft Access muestra la ventana de la base de datos cuando abre una base de datos. Desde esta ventana se pueden abrir tablas, formularios y otros objetos de base de datos. La ventana de la base de datos contiene cuatro elementos: Barra de título Barra de herramientas de la ventana Base de datos Barra de objetos Lista de objetos Barra de grupos Accesos directos de nuevos objetos Muestra el nombre de la base de datos abierta. Se encuentran los botones de comandos para crear, abrir o administrar objetos de base de datos. Muestran una lista de los objetos que pueden ser abiertos o modificados. Por ejemplo, hacer clic en el botón "Formulario" para mostrar una lista de los formularios de la base de datos abierta. En la lista, seleccione el objeto que desee abrir. Muestra una lista de los grupos que contienen accesos directos a objetos de base de datos de distintos tipos. Se utilizan para crear un nuevo objeto de base de datos mediante un asistente, o para abrir un objeto de base de datos en la vista Diseño. Fig. 1-3 Componentes de la ventana de base de datos También el hacer doble clic en un nombre de objeto abre, ejecuta o muestra una presentación preliminar de un objeto, dependiendo del objeto que esté activo. Otra forma de abrir un objeto de la base de datos es hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Abrir. 6

7 Grupos Se pueden organizar diferentes tipos de objetos de base de datos en un grupo. Un grupo consta de accesos directos a los objetos de base de datos que le pertenecen; cuando se agrega un objeto a un grupo, no cambia la ubicación original del objeto. Cuando se hace clic en la barra Objetos y, a continuación, en el icono correspondiente a un tipo de objeto específico, aparece un objeto de base de datos de ese tipo en la lista Objeto, aunque dicho objeto también pertenezca a un grupo. Fig. 1-4 Ventana de base de datos Cuando se hace clic en la barra Grupos de la ventana Base de datos y, a continuación, en el icono correspondiente al grupo en uso, aparecen todos los objetos de base de datos agregados al grupo en la lista Objeto. 7

8 Fig. 1-5 Lista de objetos del grupo Favoritos Se pueden mantener objetos relacionados de diferentes tipos reunidos en un grupo. Por ejemplo, un formulario con varios subformularios se puede administrar más fácilmente si se crea un grupo que contenga el formulario principal, los subformularios y las tablas o consultas en que estén basados. También se puede crear un grupo para los formularios e informes que se utilicen con más frecuencia; cuando se hace clic en el icono correspondiente a dicho grupo, tanto los formularios como los informes aparecen en la lista Objeto, en la ventana Base de datos. Crear un grupo 1. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 2. Haga clic en la barra Grupos. 3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier lugar bajo la barra Grupos. En el menú contextual, haga clic en Nuevo grupo. 4. Escriba un nombre para el grupo en el cuadro Nombre del nuevo grupo. 5. En la barra de Grupos aparece el nuevo grupo creado Clientes. 8

9 Fig. 1-6 Menú contextual de grupos Fig. 1-7 Ventana base de datos con el nuevo grupo Agregar un objeto de base de datos a un grupo 1. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el objeto de base de datos que desea agregar al grupo. También puede hacer clic con el botón secundario en un acceso directo de un grupo para agregarlo a otro grupo. 9

10 Fig. 1-8 Adición de un formulario a un grupo 3. En el menú contextual, seleccione Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en el nombre del grupo al que desea agregar el objeto. Fig. 1-9 Lista de objetos del grupo Clientes También puede agregar un objeto o acceso directo a un grupo arrastrándolo desde la lista Objeto hasta el icono del grupo al que desea agregarlo. Eliminar o cambiar el nombre de un grupo 1. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 2. Haga clic en la barra Grupos para mostrar los grupos y, a continuación, haga clic con el botón secundario en el grupo que desea eliminar o cambiar de nombre. 3. Siga uno de estos procedimientos: 10

11 Para eliminar el grupo, haga clic en Eliminar grupo en el menú contextual. Para cambiar el nombre del grupo, haga clic en Cambiar nombre de grupo en el menú contextual y, a continuación, escriba un nuevo nombre para el grupo en el cuadro Nombre del nuevo grupo Componentes de una Base de datos de Access Microsoft Access permite manipular la información a través de una serie de módulos accesibles desde un menú, con las siguientes prestaciones. Tabla Aunque los datos se pueden usar como Formularios, Informes, Gráficos, etc. internamente Access almacena estos datos como Tablas. Las tablas son colecciones de datos sobre un tema en particular. Los datos se representan de forma tabular con columnas y filas. Es una tabla, las columnas o campos pueden ser precios de productos, nombres de clientes, fechas de contratación, etc. Las filas o registros contienen una colección de información acerca de un cliente, evento, producto, etc. Fig Tabla de Clientes Consulta Una consulta es una pregunta a las tablas de datos. Los datos que se ajusten a la consulta, serán devueltos al usuario en lo que se denomina Hoja de respuesta dinámica. Las consultas pueden realizarse sobre una o más tablas. Las consultas pueden almacenarse y utilizarlas posteriormente como base para realizar un informe, formulario, etc. Formulario Una vez creadas las tablas, el usuario puede alterar la presentación de los datos en pantalla por medio de los formularios. Estos formularios de datos pueden utilizarse para añadir o visualizar información. 11

12 El diseño de los formularios es muy sencillo a través de los llamados Asistentes de formularios. Es posible incorporar imágenes sin mayor dificultad en cualquier formulario. Fig Formulario de Empleados Informe Un informe se utiliza en Microsoft Access para dar la mejor presentación posible a los datos en una página impresa. Con Access es posible realizar informes muy completos y de presentación sorprendente. Páginas Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel. Macro Las Macros permiten automatizar tareas repetitivas. Modulo Un módulo es un objeto de Microsoft Access que contiene "procedimientos". 12

13 2. DISEÑO Y DEFINICION DE BASES DE DATOS 2.1.Concepto de Tabla Una tabla es un objeto que contiene datos relativos a algo o alguien. Existen dos aspectos que se deben conocer acerca de las tablas. Desde un punto de vista físico, una tabla suele almacenarse en el disco duro del ordenador en forma de un fichero de datos, o bien formando parte de un fichero de datos. Desde un punto de vista lógico (que es el que nos interesa), una tabla es una estructura que contiene información relativa a un conjunto de elementos, y que tiene forma de filas y columnas, donde cada fila contiene toda la información relativa a un elemento, y cada columna contiene un dato concreto del elemento que cruza. A continuación se muestra una tabla y describe sus elementos desde un punto de vista lógico. La tabla contiene información relativa a un conjunto de Clientes: 13

14 Fig. 2-1 Tabla de Clientes Cada fila de la tabla contiene los datos de un elemento (cliente) Cada columna de la tabla contiene un dato relativo a un cliente. 2.2.Creación de Tablas Supongamos que trabajamos en una empresa y tenemos que construir una base de datos que permita mecanizar la información. Para ello se necesitarán los siguientes objetos: Tablas que reflejen las VENTAS realizadas, los CLIENTES y los ARTICULOS de la empresa. A continuación de describirá paso a paso las tres etapas que se debe seguir para diseñar una tabla de datos Determinación de objeto Determinar el objeto de la tabla aunque puede parecer demasiado simple es muy importante. Para ello, se deben hacerse las siguientes preguntas: Qué información quiero meter en la tabla, o en mi ordenador? Para qué? Las posibles respuestas serían: Deseo tener en mi ordenador un listado con los clientes de la empresa. Para mantenerles informados de las actividades a llevar a cabo en próximas fechas. Para telefonearles cuando se retrasan en el pago de las facturas. Para ofertarles otro tipo de productos o servicios. 14

15 2.2.2.Determinación de los campos Una vez que ya se sabe lo que se quiere, se pasa a la labor de diseño propiamente dicho, para ello le vendrá bien tomar un papel, un lápiz y una goma, y empezar a diseñar la estructura de la tabla. Ello consiste en: 1. Determinar los Campos que va a tener la tabla. 2. Determinar el Tipo de datos asociado a cada campo. Se podrá saber que campos necesarios revisando el objeto de la tabla. Si se desea mantener una lista de socios se necesitará al menos los siguientes campos: Empresa Persona de contacto Teléfono Para contener la información del Nombre de la empresa cliente. (Razón Social ó Nombre Comercial). Persona de contacto de la empresa Teléfono de la empresa para el reclamo de facturas y envío de información. Dirección Población Código Postal CIF o DNI Fecha de último contacto Mailing Código Cliente Para el seguimiento del cliente. Conocer la necesidad de incluirlo en las acciones de marketing de la empresa. La creación del campo Código Cliente permite definir unívocamente a un cliente Tipos de datos asociados a los campos Una vez que ya sabe qué campos va a contener su tabla, se deberá decidir qué tipo de datos va a contener cada uno. Ello es forzoso cuando se trata de introducir la tabla en un sistema informático, puesto que un ordenador da distinto tratamiento a un número, que a un nombre. Pueden existir los distintos tipos de datos: Texto Se utiliza para todos aquellos campos que vayan a contener caracteres alfabéticos, alfanuméricos, y numéricos que no vayan a ser objeto de cálculos aritméticos (por ejemplo un código postal, un DNI, o un teléfono). Anchura máxima de 255 caracteres. 15

16 Número Fecha/Hora Se utiliza para campos que vayan a contener números que vayan a ser objeto de cálculos aritméticos (por ejemplo, totales debidos, importes a facturar, estatura, peso, etc.) Se utiliza este tipo de datos para campos que vayan a contener fechas. Memo Texto con una longitud máxima de caracteres. Los campos Memo no se pueden indexar. Moneda Campo destinado a contener importes. Autonumérico Un número que Microsoft Access aumenta progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro a la tabla. Los campos Contador no pueden actualizarse. SI/No Los valores Sí y No y los campos que contienen sólo uno de dos valores. Los campos Sí/No no se pueden indexar. Objeto OLE Un objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel o un gráfico de Microsoft Draw creado por uno de los servidores OLE en su sistema. El tamaño máximo es aproximadamente de 1 gigabyte. Los campos de los objetos OLE no se pueden indexar. Hipervínculo Campo que va a almacenar hipervínculos a una dirección URL (Una dirección a un objeto, documento, página u otro destino (por ejemplo, un grupo de noticias o una página del World Wide Web) en Internet o en una intranet). Asistente para búsquedas Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas, que crea un campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. Con lo dicho anteriormente, se asociaría los siguientes tipos de datos a cada uno de los campos de nuestra tabla: Campo Código Cliente Empresa Persona de contacto Teléfono Dirección Población Código postal CIF o DNI Fecha de ult. contacto Mailing Tipo de Datos Contador Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/hora Sí/No Aquí termina el proceso de diseño. A continuación comenzará a crear la tabla utilizando las herramientas que Access pone a disposición del usuario para hacer esta tarea rápida y fácilmente. 16

17 2.3.Creación de la Base de Datos Antes de crear las Tablas de datos se deberá de crear la Base de datos que la contiene, siguiendo para ello los siguientes pasos: 1. Seleccionar Archivo - Nuevo. 2. A continuación aparecerá el panel de tareas. En este panel se selecciona una base de datos en blanco o basada en alguna plantilla. 3. Se seleccionará base de datos en blanco y en el recuadro de diálogo asignar un nombre a ésta, por ejemplo EMPRESA. 3. Hacer clic en Crear. 4. A continuación aparecerá la botonera de selección y ejecución de Microsoft Access. Fig. 2-2 Creación de la Base de Datos - EMPRESA Una vez creada la Base de Datos, a continuación se creará la Tabla de Clientes de la siguiente forma: 1. Hacer clic en el botón Tablas. 2. Hacer clic en el botón NUEVO. Se visualizará el cuadro de diálogo Nueva tabla 17

18 Fig. 2-3 Nueva Tabla 3. Seleccionar la opción Vista Diseño, para crear el diseño de la nueva tabla. Para la creación de la tabla se puede definir directamente todos los elementos que la componen (y sus características), o guiarse por el Asistente para tablas, para ello hay que seleccionar la opción Asistente para tablas. Los asistentes son herramientas de ayuda que crean los objetos que necesita a partir de ejemplos estándar ya establecidos y de preguntas sobre los mismos El Asistente para Tablas Access muestra el primer cuadro de diálogo del asistente para tablas. En él se elige la tabla Clientes (como ejemplo que más se aproxima a las necesidades de EMPRESA). Fig. 2-4 Asistente para Tablas 1. A continuación, utilizando el botón ">", se seleccionan los campos que interesan: IDDeCliente, NombreCompañia, NombreContacto, NúmTeléfono, Ciudad y CódPostal. En caso de querer seleccionar todos los campos se tiene el botón - "»". Se observa también la existencia de otros dos botones "<" y "«" que permiten corregir deseleccionando un campo o todos. 2. Una vez seleccionados los campos que se desean se pulsará el botón "Siguiente" para continuar la creación de la tabla. Como se ve también hay un botón "Anterior" que permite volver a pasos anteriores. 3. En el siguiente cuadro de diálogo se debe de indicar el nombre que quiere que tenga la tabla y por cuál de los campos se desea ordenar El modo diseño de tablas Si en el cuadro de diálogo anterior se selecciona la opción Modificar el diseño de la tabla, el asistente finaliza abriendo la ventana del modo Diseño (si se hubiese 18

19 elegido Nueva tabla se habría entrado directamente aquí y en lugar de introducir los 2 o 3 campos que se definen ahora, se tendrían que escribir todos). La figura 2.5 muestra la ventana de Microsoft Access en el modo de presentación de diseño, conteniendo la tabla recién creada. Existe otro modo: presentación de la hoja de datos, que se utiliza para ver, introducir y modificar la información existente dentro de la tabla de datos, y del que se hablará más adelante. Fig. 2-5 Diseño de la Tabla de CLIENTES La parte inferior de la ventana muestra las propiedades o características de los campos que tenemos definidos. Los valores que se muestran corresponden al campo que se tenga activo, y dependen de su tipo: Tamaño del campo: Formato: Lugares decimales: Máscara de entrada: Título: Valor predeterminado: Regla de validación: Texto de validación: Requerido: Permitir longitud cero: Esta propiedad permite establecer el tamaño máximo de los datos que se almacenarán en el campo. Permite mostrar fechas y números con un formato determinado. Establece el número de posiciones decimales que tendrán los campos numéricos y de moneda. Permite introducir determinados caracteres de formato, de modo que el usuario no tenga que introducirlos. Garantiza que el formato de todos los datos del campo sea igual. Permite introducir otro nombre para los formatos e informes. Establece un valor por defecto que se introducirá de forma automática en cada nuevo campo. Permite introducir reglas de validación para los datos que se introducen, de forma que aquellos que no las cumplan serán rechazados. Especifica el mensaje que se emite cuando el dato no satisface la regla de validación. Indica si el campo puede estar vacío o si siempre debe introducirse algún dato en el mismo. Indica si los campos de texto y los memos podrán tener una longitud de cero caracteres (estar vacíos). 19

20 Indexado: Etiquetas inteligentes Establece índices de forma que las búsquedas de datos por este campo sean más eficaces. Las etiquetas inteligentes suponen un ahorro de tiempo, ya que le permiten realizar acciones (acciones: tareas que se pueden llevar a cabo utilizando tarjetas inteligentes. Por ejemplo, agregar un nombre a una carpeta Contactos de Microsoft Outlook es una acción que se puede realizar con una etiqueta inteligente del nombre de una persona.) en Microsoft Office Access 2003 para las que normalmente necesitaría abrir otro programa. Puede adjuntar etiquetas inteligentes a un archivo en una tabla o en una consulta, o a controles en un formulario, informe o página de acceso a datos. En la barra de herramientas de la ventana tabla se muestran las herramientas disponibles con solo hacer clic en las mismas: Modo de ver Diseño Modo de ver Hoja Datos Presenta la tabla como se ve en la figura 3.6. Este modo permite efectuar el diseño de una nueva tabla, y modificar el de una existente. Presenta la tabla y sus datos. Este modo sólo funciona cuando la tabla ha sido creada. Guardar Almacena en disco el objeto. Buscar Permite buscar archivos en el disco duro o en una unidad de red. Propiedades Abre una ventana donde se listan las propiedades asociadas a la tabla seleccionada. Dichas propiedades pueden modificarse a través de la ventana. Índices Muestra la ventana de índices. A través de esta ventana podemos visualizar, editar y crear los diversos índices de la tabla. Clave principal Define el campo seleccionado como clave principal. La clave principal de una tabla ha de ser un campo que identifique de manera unívoca e inequívoca a un registro. (Por ejemplo un DNI, un N' de socio, un código de pieza, etc.) Insertar fila Crea una fila en blanco en la tabla. Eliminar fila Elimina de la tabla la fila seleccionada. Nuevo Objeto Este botón permite crear una tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo nuevo. Ventana de Base Muestra la ventana de Base de datos. de Datos Generar Este botón muestra un generador para campos. Deshacer Deshace la acción más reciente. Ayuda Trae el sistema de ayuda en línea 20

21 Fig. 2-5b Elementos de la barra de herramientas en Diseño Introducción de campos nuevos 1. Hacer clic en la primera casilla libre de la columna Nombre del campo, e introducir el nombre del campo: CIF 2. Al finalizar pulsar Intro o Tab o haga clic en la casilla siguiente debajo de la etiqueta Tipo de datos. En esta casilla se puede teclear el tipo de dato (es suficiente con poner las primeras letras), o bien, hacer clic en el botón correspondiente para abrir el desplegable con los tipos de datos. Seleccionar el tipo de datos texto ya que aunque los elementos del CIF son números no se va a operar aritméticamente con ellos. 3. Pulsar Tab o hacer clic en la casilla siguiente debajo de la etiqueta Descripción e introducir una breve descripción del significado del campo Esta es la forma de definir campos de modo manual. Se podría haber usado este método para definir todos los campos de la tabla. La elección entre el uso del asistente y el método manual es algo que deberá decidir en cada caso dependiendo de lo estándar o particular que sea la tabla a elaborar. A continuación se describen los campos que faltan: Fecha contacto Mailing Definiéndolo como campo del tipo Fecha/Hora. Definiéndolo como campo del tipo Sí/No. También se debe introducir la información que se considere oportuna en la columna de descripción de modo que quede claro la utilidad y sentido de cada campo La Clave principal La clave principal es un campo o combinación de campos que identifican singularmente cada registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre tablas. Aunque no se requiere, su uso es altamente recomendado. Acelera la recuperación de los datos y permite definir relaciones predeterminadas entre las tablas. En este caso la clave principal es el campo Código Cliente, lo que aparece indicado con una pequeña llave a la izquierda del campo. Si se quisiera que otro campo fuese la clave principal, basta con seleccionar dicho campo y hacer clic en el Icono de Clave Principal. 21

22 2.3.5.Almacenamiento del diseño de la tabla Si se crea la tabla con el Asistente ésta ya tendrá nombre, con lo que bastará con hacer clic en el Icono guardar. Si se está creando manualmente la base de datos se deberá asignar un nombre, para lo cual se seguirán los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opción del menú Archivo - Guardar Como o hacer clic en el Icono Guardar. 2. En el cuadro de diálogo Guardar como, se introduce el nombre de la tabla recién diseñada CLIENTES y se hace clic en el botón Aceptar. Finalizado el proceso, el nombre de la nueva tabla pasa a la ventana de la base de datos. Si guarda una tabla sin haber establecido previamente la clave principal, Microsoft Access pregunta si se desea crear una automáticamente. Si acepta, Microsoft Access crea un campo de nombre ID que utiliza el tipo de datos contador con objeto de proporcionar un valor único a cada campo. Si la tabla creada ya incluye un contador, Microsoft Access lo designa como clave principal. 2.4.Mantenimiento de Tablas Una vez que ha creado la tabla de Clientes de la empresa, vamos a aprender las operaciones básicas que un usuario puede efectuar con una tabla. Dichas operaciones son: Introducción de datos. Visualización de los datos. Edición ó Modificación de datos. Eliminación de datos. Impresión de la tabla Introducción de datos Si se parte de la ventana de Modo Diseño, para comenzar la introducción de datos se debe de cambiar al modo de ver hoja de datos, haciendo clic en el botón de Modo de ver Hoja de Datos En cambio si partimos de la ventana de la Base de datos, se hará clic en el botón Abrir seleccionando previamente la tabla de Clientes, o un doble clic sobre ésta. "Para dar de alta un registro, pasaremos entre campos pulsando Intro o Tab". 22

23 Cada vez que termina un registro, éste es grabado en el disco. Observar que mientras se escribe un registro aparece un Icono que representa un lápiz en la zona izquierda del registro. Mientras el lápiz es visible, el registro no está pasado al disco. Movimientos por la tabla A continuación se muestran las distintas combinaciones del teclado que permiten efectuar desplazamientos por la tabla. Pulsar la tecla Tab,,ó Intro Fin Shift+Tab ó Inicio Ctrl+ Ctrl+Fin Ctrl+ Ctrl+Inicio Av Pág Re Pág Ctrl+Av Pág Ctrl+Re Pág F5 Para Moverse al siguiente campo. Moverse al último campo del registro activo. Moverse al campo anterior. Moverse al primer campo del registro activo. Moverse al campo actual del siguiente registro. Moverse al campo actual del último registro. Moverse al último campo del último registro. Moverse al campo actual del registro anterior. Moverse al campo actual del primer registro. Moverse al primer campo del primer registro. Moverse una pantalla hacia abajo. Moverse una pantalla hacia arriba. Moverse una pantalla hacia la derecha. Moverse una pantalla hacia la izquierda. Moverse directamente a un registro Visualización de los datos Para ver los datos de una tabla debe estar en el modo de presentación de la hoja de datos. Se puede alternar entre el modo desplazamiento y el modo edición, con la tecla F2. Se pueden seleccionar distintos registros utilizando los botones situados en la parte inferior de la ventana, los cuales permiten: Fig. 2-6 Movimiento entre registros 23

24 Búsqueda de Datos Supongamos que la tabla tiene varios cientos o miles de datos, y que se desea localizar rápidamente a un cliente del que sabe que su primer apellido es "González." Puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el campo Persona de Contacto. Para ello se hará clic en la etiqueta del campo correspondiente. 2. Seleccionar el menú Edición - Buscar. Se visualizará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. También se puede hacer clic en el botón Buscar. 3. Introducir "González" en el cuadro de texto Buscar. Fig. 2-7 Recuadro de diálogo Buscar 4. En el desplegable Coincidir, seleccionar "Cualquier parte del campo". 5. Hacer clic en el botón Buscar Siguiente. Microsoft Access localiza el primer registro que contiene la palabra González. Si se desea localizar el siguiente González de la lista se procederá así: 1. Hacer clic en el botón Buscar Siguiente y cuando termine la búsqueda hacer clic en el botón Cerrar. Ordenación de los datos Estando en modo hoja de datos es posible ordenar la tabla por cualquiera de los campos: 1. Seleccionar el campo (o los campos) por los que quiere ordenar la tabla. 2. Seleccione la opción, del menú Registros Ordenar y luego elegir el orden, Ascendente o Descendente. 3. También puede usar los botones Ordenar ascendente u Ordenar descendente de la barra de herramientas. 24

25 Filtración de los datos Hay ocasiones en que el mero ordenamiento de la tabla o el comando Buscar no son suficientemente potentes para todas las necesidades que se puedan generar. Si por ejemplo se desea ofertar un nuevo curso a todas las empresas de un determinado Territorio Histórico, se deberá conocer a quién ofertar el nuevo curso, para ello se piensa en guiamos por el código postal, y ofrecerlo sólo a aquellos clientes domiciliados en Bizkaia (que serán todos los códigos que comienzan por 48). Mediante los filtros se puede lograr que la tabla solamente muestre aquellos registros que cumplen la condición especificada, esto es, se ve la tabla reducida a aquellos socios que viven en los distritos postales que comienzan por 48, es decir de Bizkaia. Existen tres métodos para filtrar registros: Filtro por selección. Filtro por formulario. Filtro/orden avanzado. El método a elegir depende de los criterios que desea que los registros satisfagan para ser incluidos en los resultados del filtro y de cómo desea ordenar los registros (si es que desea hacerlo). Filtro por selección y Filtro por formulario son las formas más sencillas de ordenar registros. Se puede encontrar y seleccionar fácilmente en el formulario, el subformulario o la hoja de datos una instancia del valor que desea que los registros contengan, utilice Filtro por selección; de lo contrario, utilice Filtro por formulario. También puede utilizar estos métodos de filtrado como un modo fácil y conveniente de crear consultas simplemente guardando el filtro como una consulta. Para los filtros complejos, utilizar Filtro/orden avanzado. Nota: En un informe no se puede crear un filtro mediante Filtro por selección, Filtro por formulario o la ventana Filtro/orden avanzado. Sin embargo, un informe (al igual que un formulario) puede heredar un filtro si está basado en una tabla o consulta cerrada con la que se ha guardado un filtro, o si se basa el informe o el formulario directamente en datos filtrados mientras los datos son presentados. Para obtener más información, haga clic sobre FILTRO POR SELECCIÓN 1. Teniendo abierta la tabla en la que se desea crear el filtro en el modo Hoja de Datos, seleccionar el texto por el cual se desea realizar el filtro de selección. 2. Elegir la opción del menú Registros-Filtro-Filtro por Selección. También se puede hacer clic en el botón Filtro por selección de la barra de herramientas. 3. A continuación se observa la tabla únicamente con los registros que cumplen el criterio de la selección. Para eliminar el filtro y volver a visualizar todos los registros de la tabla nuevamente, seleccionar la opción de menú Registros-Quitar Filtro u orden o pulsar el botón Quitar Filtro de la barra de herramientas. FILTRO POR FORMULARIO 25

26 1. Teniendo abierta la tabla en la que se desea crear el filtro en el modo Hoja de Datos, seleccionar el texto por el cual se desea realizar el filtro de selección. 2. Elegir la opción del menú Registros-Filtro-Filtro por formulario. También se puede hacer clic en el botón Filtro por formulario de la barra de herramientas. La ventana Filtro por formulario se utiliza para especificar los valores que se desea que contengan los registros filtrados. Para filtrar los registros, haga clic en uno o más campos, seleccionar un valor de la lista y hacer clic en el botón Aplicar filtro. También se puede escribir una expresión en esos campos. Fig. 2-8 Creación de un filtro por formulario 3.- Elegir la opción del menú Filtro-Aplicar Filtro/Orden. También se puede hacer clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas. En la pestañas O de la ventana Filtro por Formulario se pueden especificar criterios O para los distintos campos. FILTRO ORDEN/AVANZADO 1.- Teniendo abierta la tabla en la que se desea crear el filtro en el modo de Ver Hoja de Datos, elegir la opción del menú Registros-Filtro- Filtro u Orden avanzado. 26

27 2.- En la ventana Filtro, arrastrar a la cuadricula inferior el campo ( o los campos) en base a los cuales quiere realizar el filtrado. 3.- Establecer los criterios de selección u ordenación. 4.- Aplicar el filtro utilizando para ello la opción de menú Filtro-Aplicar filtro/orden. También se puede seleccionar el botón Aplicar Filtro de la barra de herramientas. Fig. 2-9 Creación de un Filtro/Orden Avanzado ELIMINACIÓN DE UN FILTRO 1. Para eliminar un filtro y volver a ver la tabla en su totalidad, elegir la opción del menú Registros-Quitar Filtro u orden. También puede hacer clic en el botón Quitar Filtro de la barra de herramientas Edición y Modificación de datos La información contenida en las tablas puede cambiar por diversas razones: Microsoft Access permite modificar el contenido de los registros de una manera sencilla, pudiendo operar con el ratón o con el teclado. 1. Señalar con el ratón el dato a modificar y hacer clic. Se visualizará un cursor de texto, (punto de inserción), parpadeante. 2. Desplazar el punto de inserción con las teclas de flecha o bien haciendo clic en la posición exacta donde desea efectuar la modificación. 27

28 3. Editar el texto erróneo, (la edición se efectúa utilizando las teclas de procesamiento de texto Supr, Retroceso, Inicio, Fin, etc.) y teclear los caracteres correctos. Cuando se termine la edición se abandonará el registro (cambiando al siguiente por ejemplo), para que se graben las modificaciones. Búsqueda y sustitución de datos En un apartado anterior se vio cómo buscar datos dentro de la tabla. En ocasiones lo que interesa no es sólo buscar una determinada información, sino que se quiere cambiar por otra. 1. Abrir la tabla Clientes en modo presentación de la hoja de datos. 2. Seleccionar el campo donde se encuentra el texto a sustituir. 3. Seleccionar la opción del menú Edición-Reemplazar. Se visualizará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 4. Introducir los datos Buscar y Reemplazar por, y seleccionar las opciones que desee. Por ejemplo se desea sustituir "SAN SEBASTIAN" por "DONOSTIA" Fig Buscar y Reemplazar 4. Ejecutar la operación haciendo el clic en el botón Reemplazar Todos Eliminación de datos Para eliminar un registro: 1. Seleccionar el registro que se desee eliminar (Para ello hacer clic en el selector del registro a eliminar). 2. Presionar la tecla Supr o del menú Edición - Eliminar. 28

29 3. Microsoft Access pedirá que confirme la eliminación, hacer clic en el botón Aceptar para eliminar el registro o en el botón Cancelar para anular la eliminación Impresión de la tabla Para imprimir todos los registros de una tabla: 1. Seleccionar en la ventana de la base de datos, la tabla que desea imprimir. 2. Seleccionar del menú Archivo - Imprimir. Se visualizará el cuadro de diálogo Imprimir y hacer clic en el botón Aceptar. Para imprimir registros seleccionados: 1. Seleccionar los registros que deseen imprimir. Para ello: a. Hacer clic mantenido en el selector del primer registro que desea seleccionar. b. Arrastrar hacia abajo hasta alcanzar el último registro que desea seleccionar. 2. Seleccionar del menú Archivo - Imprimir. Hacer clic en el botón de opción Registros seleccionados (en el grupo Intervalo de impresión.), y hacer clic en el botón Aceptar. 2.5.Modificar la estructura de Tablas Las operaciones de mantenimiento de tablas consisten principalmente en añadir, eliminar, mover y modificar los campos de una tabla. Para poder realizar dichas operaciones se deberá tener abierta la tabla en el Modo de Ver Diseño. Antes de poder efectuar ninguna operación con campos se deberá seleccionarlos previamente Adición de campos Es posible agregar un campo nuevo a una tabla en cualquier momento. Por ejemplo, podría darse cuenta de que se omitió el campo Observaciones en la tabla de clientes de la empresa. Se puede agregar el nuevo campo al final de la tabla o insertarlo en cualquier lugar de ésta. El orden de los campos en la ventana de Presentación de Diseño de una tabla, determina el orden de los campos (encabezados de columna) en la hoja de datos de la tabla. 1. Abrir la tabla en Modo de Ver Diseño. 2. Para insertar el campo dentro de la tabla, mover el punto de inserción a la fila debajo de donde desee agregar el campo y presionar la tecla Insert o seleccione el menú Insertar-Filas. (También puede usar el icono Insertar Fila). Microsoft Access insertará una fila. Para agregar el campo al final de la tabla: se llevará el punto de inserción a la primera fila vacía. 29

30 3. Definir el campo escribiendo un nombre de campo, un tipo de datos y una descripción. En este caso se define Observaciones de tipo memo Eliminación de campos En cualquier momento que se desee puede eliminar un campo de una tabla, pero si elimina un campo de una tabla que contiene datos, Access elimina todos los datos del campo cuando se guarde la tabla. Sin embargo, Access advierte si la tabla contiene datos cuando elimina el campo. 1. En el Modo de Ver Diseño, seleccionar la fila que se desea eliminar. 2. Presione la tecla Supr, o bien seleccionar la opción del menú Edición - Eliminar Fila. También se puede usar el Icono Eliminar Fila. Para deshacer una eliminación Hacer clic en el botón Cancelar cuando Access pida confirmar la eliminación. Esto sólo ocurrirá si la tabla contiene datos. Cerrar la ventana de Tabla y elegir "No" cuando Access pregunte si desea guardar los cambios. Hacer clic en el Icono deshacer Movimiento de campos 1. En el Modo de Ver Diseño de la tabla, seleccionar los campos a mover haciendo clic en el selector de filas. 2. Hacer clic y mantener presionado el botón del Mouse en el selector de fila otra vez. Access muestra una barra horizontal delgada justo arriba de la última fila seleccionada. 3. Arrastrar la barra horizontal hasta la fila justo debajo de donde se desee mover los campos. 30

31 Fig Movimiento de campos Modificación de campos Un nombre de campo puede cambiarse en cualquier momento sin afectar los datos que se encuentran en el campo. Para cambiar el nombre de un campo: 1. En Modo de Ver Diseño de la tabla, seleccionar el campo cuyo nombre se desea cambiar. 2. Escribir un nombre de campo diferente. 2.6Personalización de campos Indices Un índice permite que Microsoft Access busque registros específicos más rápidamente. Quizás convenga crear índices para aquellos campos que se usan repetidamente para buscar datos. No obstante, hay que tener en cuenta que los índices retrasan la actualización de registros, por tanto se debe buscar un equilibrio en cuanto al número de índices a crear. Se pueden crear índices basados en un solo campo (Código Cliente) o en múltiples campos (Código Cliente+Empresa). Los índices pueden ser de dos tipos: Con duplicados: Se permiten valores iguales del campo para registros distintos. Sin duplicados: No se permiten valores iguales del campo para registros distintos Además existe un tipo especial de índice que es la clave principal como ya se explicó anteriormente la clave principal es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre tablas. 31

32 Creación de un índice Los pasos para la creación de un índice para el campo "Código" son los siguientes: 1. En el Modo de Ver Diseño de la tabla, seleccionar el campo Persona de contacto que se desea incluir en el índice. 2. En el cuadro de la propiedad Indexado al final de la ventana, elegir "Sí (Con duplicados)" o "Sí (Sin duplicados)", en este caso seleccionaremos Si con duplicados, ya que existe la posibilidad de repetición del nombre de la persona de contacto. Visualización y edición de índices En el Modo de Ver Diseño de tabla elegir la opción de menú Ver-Indices o hacer clic en el botón de índices. Microsoft Access muestra la ventana de índices con todos los índices definidos para la tabla actual. En esta ventana se pueden cambiar, añadir o eliminar cualquiera de los índices. Fig Ventana de Indices de la tabla Creación de índices de múltiples campos Para crear índices de varios campos (por ejemplo Empresa y Persona de Contacto se procederá de la siguiente forma: 1. Abrir la ventana de índices de la tabla 2. Si no tenemos, incluir una línea con el primer campo del nuevo índice. 32

33 3. A continuación añadir las líneas que se precisen para el resto de los campos que se deseen incluir en el índice, dejando en blanco la columna Nombre del índice. Microsoft Access considera como un único índice todos los campos que aparecen entre dos nombres de índice. Fig Indices múltiples Creación de claves principales múltiples Para definir una clave principal compuesta de múltiples campos: 1. Seleccionar los campos que se deseen que formen la clave principal 2. Hacer clic en el botón Clave Principal Propiedades de los Campos Todos los objetos en Microsoft Access tienen propiedades. Las propiedades controlan y permiten especificar cómo se desea almacenar, manejar y mostrar los datos. Las propiedades se establecen en la parte inferior de la Presentación de Diseño de una ventana de Tablas. Las propiedades que pueden establecerse para cada campo dependen del tipo de datos que se seleccionen para el campo. Fig Propiedades de los campos Para establecer una propiedad de campo: 33

34 1. En Modo de Ver Diseño de la tabla, seleccionar el campo cuyas propiedades se desean establecer. 2. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en la propiedad que desee. 3. Establecer la propiedad como se explica en la tabla que se presenta a continuación: Propiedad Descripción Tamaño del campo Establece la longitud máxima de los campos tipo texto. Establece el rango de valores válido en los campos numéricos Formato Indica cómo se muestran los datos. Se pueden utilizar formatos predefinidos o crearlos a medida. Lugares decimales Establece el número de cifras a la derecha del separador decimal. Máscara de entrada Permite definir un formato especial que ayuda a introducir los datos. Consta de caracteres literales de presentación (paréntesis, puntos, guiones,...) y de indicaciones sobre dónde introducir la información. Título Establece una etiqueta de campo predeterminada en un formulario o informe. Valor predeterminado Valor introducido en el campo cuando se crean los registros. Regla de validación Expresión que define las reglas de introducción de datos Texto de validación Texto para datos no válidos. Requerido Define si el campo podrá dejarse sin datos. Permitir longitud cero Indica si se puede introducir una cadena de valor cero. Indexado Indices de campo para acelerar la búsqueda. Compresión Unicode Cuando esta propiedad está establecida en Sí, los caracteres cuyo primer byte es 0 se comprimen al almacenarse y se descomprimen al recuperarse. Dado que el primer byte de un carácter latino (perteneciente a un idioma de Europa Occidental, como el inglés, español o alemán) es 0, la representación de caracteres Unicode no afecta al espacio de almacenamiento necesario para los datos comprimidos cuando éstos estén formados exclusivamente por caracteres latinos. IME Mode Permite establecer un Kanji Conversion Mode de control cuando el enfoque cambia al control. IME Sentence Mode Especifica o determina el IME Sentence Mode de los campos de una tabla o los controles de un formulario que cambia cuando se mueve el enfoque. Etiquetas inteligentes Las etiquetas inteligentes suponen un ahorro de tiempo, ya que le permiten realizar acciones en Microsoft Office Access 2003 para las que normalmente necesitaría abrir otro programa. Puede adjuntar etiquetas inteligentes a un archivo en una tabla o en una consulta, o a controles en un formulario, informe o página de acceso a datos. 34

35 Tamaño del campo La propiedad Tamaño del campo se comporta de distinta manera según se aplique a campos de tipo texto o numéricos. Cuando se aplica a un campo texto indica el máximo número de caracteres que se pueden almacenar en el campo. Su valor puede ser cualquiera entre 1 y 255. Por defecto posee un tamaño de 50. Cuando se aplica a campos numéricos indica el rango de valores que dicho campo puede almacenar, así como el número de posiciones decimales. Los diversos valores quedan recogidos en la siguiente tabla: Configuración Rango de valores Decimales Ocupación Byte 0 a byte Entero a bytes Entero Largo a bytes Simple -3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 Doble -1,797 x ,797 x Decimal -10^ ^ bytes 15 8 bytes bytes Es recomendable utilizar siempre el menor tamaño posible ya que ello produce una mayor velocidad de trabajo de Access y una menor ocupación de memoria. Formato Al igual que la propiedad Tamaño del campo, la propiedad Formato ofrece variantes según se trate de un tipo de dato u otro. Además el usuario puede definir su propio formato personalizado. Dato Formato Número General Configuración predeterminada. Muestra el número tal y como se introdujo Moneda Euro Fijo Estándar Muestra el número con puntos en los miles. Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro ( ), sin tener en cuenta el símbolo de moneda especificado en Configuración regional, en el Panel de control de Windows. Presenta por lo menos un dígito (con 2 decimales) Usa puntos en los miles y 2 decimales Porcentaje Multiplica el valor por 100 y le agrega el símbolo % (utiliza 2 decimales) Científico Utiliza la notación científica estándar 35

36 Fecha/Hora General Configuración predeterminada. Si el valor es sólo fecha no se presenta la hora. Si el valor es sólo hora no se presenta la fecha. Si el valor es fecha y hora se muestran ambas. Larga Mediana Corta Toma la configuración de fecha larga establecida en la sección Internacional del Panel de control. 03-Abr-95 Toma el dato del panel de control Si/No SI/No Configuración predeterminada. El campo toma los valores 0 = No y -1 = Si. Verdadero Falso Activado Desactivado Falso=0 y Verdadero=-1 Desactivado=0 y Activado=-1 FORMATOS NUMÉRICOS PERSONALIZADOS Hay cuatro secciones separadas por punto y coma. Dichas secciones son: Formato para el número cuando es positivo. Formato para el número cuando es negativo. Formato para el número cuando es cero. Formato para el número cuando no hay número. Para definir los distintos formatos hay que utilizar los siguientes descriptores: Descriptor Uso, (coma) Separador decimal. (punto) Separador de millares 0 Marcador de dígitos, muestra el dígito o cero (si no existe dígito para esa posición) # Marcador de dígito, muestra el dígito o nada (si no existe dígito para esa posición) % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se añade % $ Muestra el carácter literal "$". También se pueden incluir colores en cada una de las cuatro secciones poniendo el nombre del color entre corchetes [ ], y se puede incluir texto entre comillas. Ejemplo 1 Se desea un formato que presente los números positivos en azul y los negativos en rojo. Ambos con puntos en los miles y una cifra decimal. [azul] #.###,0 ; [rojo] #.###,0 Ejemplo 2 El mismo que el anterior pero se desea además, que cuando el número sea cero se presente una raya horizontal, y que cuando el usuario no introduzca ningún número, se presente el texto "No hay dato". 36

37 [azul] #.###,00 ; [rojo] #.###,00 ; "-" ; "No hay dato" Ejemplo 3 Se desea que figure el número correspondiente al número de cliente como Cliente nº 1, Cliente nº 2,... "Cliente nº" #.##0 FORMATOS DE TEXTO PERSONALIZADOS El texto tiene dos secciones separadas por punto y coma. Dichas secciones son: Formato para el texto cuando el campo contiene texto Formato para el texto cuando el campo no contiene texto Descriptor Espacios Texto entre comillas Uso Presenta espacios como caracteres literales Presenta lo que haya entre comillas como literal! Fuerza el contenido del campo a la parte derecha de la Muestra el contenido del campo < Todos los caracteres en minúsculas > Todos los caracteres en mayúsculas [color] Muestra el texto del color deseado Ejemplo 1 Se desea que el contenido de un campo aparezca en color azul, y que cuando el campo está vacío muestre el texto "No hay dato" en color rojo. [azul]@ ; [rojo] "No hay dato" Ejemplo 2 Se desea visualizar en una tabla el campo Nombre con el tratamiento D. delante de cada nombre.!"d."@ Título Si se especifica el título del campo, este se utiliza como encabezado de campo. Lugares decimales Especifica el número de posiciones decimales utilizadas para mostrar los números. Tiene dos opciones: Auto. Que es la configuración predeterminada muestra los números como se especificaron en la propiedad Formato. 37

38 0 a 15. Los dígitos a la izquierda del separador decimal aparecen como se especificó en la configuración de la propiedad Formato (Format); los dígitos a la derecha del separador decimal aparecen con el número especificado de cifras decimales. Valor predeterminado Esta propiedad permite introducir el valor por omisión que se desea para el campo en cuestión. Puede introducir un valor o una expresión de 255 caracteres de longitud como máximo. Por ejemplo si en un determinado campo se desea que aparezca la fecha de último contacto sea la fecha actual, basta con introducir en la propiedad Valor determinado la expresión: Máscara de entrada = Fecha() Permite definir un formato de entrada de datos al campo, de forma que toda la información almacenada en dicho campo sea homogénea. Utilizando máscaras se simplifica la entrada de información evitando que el usuario teclee caracteres fijos de todos los campos. Por ejemplo, si se desea que los números de teléfono tengan el formato: (94) se puede poner en la máscara los paréntesis y los guiones de forma que el usuario no tenga que teclearlos. Access incorpora diversas máscaras estándar para los datos más habituales (teléfonos, contraseñas, fechas, etc.) a las cuales podemos acceder con el asistente para máscaras. Para acceder al asistente, en la línea de propiedad Máscara de entrada, pulsar el Icono Generar. Si se desean crear máscaras propias, los caracteres especiales a utilizar son: Carácter Máscara para 0 Dígitos (obligatorio) 9 Dígitos y blancos (permite no introducir datos). # Dígitos, signo + ó - y blancos (permite no introducir). L Letras (obligatorio).? Letras (no obligatorio). A a & Letras y dígitos (obligatorio). Letras y dígitos (no obligatorio). Cualquier carácter o blancos (obligatorio). 38

39 C Cualquier carácter o blancos (no obligatorio).., : ; - / Separadores decimales, de millar y de fecha y hora. < Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha. > Convierte a mayúsculas los caracteres de la derecha.! Hace que se rellene el campo de derecha a izquierda. \ Hace que el siguiente carácter se trate como un carácter normal. Se utiliza para introducir los caracteres especiales de máscara. Se pueden incluir en la máscara cualquier carácter literal simplemente tecleándolo en la posición que interese. Ejemplo 1 Se quiere que los números de teléfono tengan todos la siguiente apariencia: (94) para ello hay que crear la siguiente máscara: (00) Ejemplo 2 Se desea que los Personas de Contacto tengan la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas. La máscara a utilizar es la siguiente: >L<??????????????????????????????????? Además del formato de máscara indicado, se puede poner en la máscara dos opciones (separadas por ';') que indican: 1. Si se quiere: Almacenar en el campo los caracteres de la máscara además del valor introducido hay que poner un 0. Almacenar los valores tecleados por el usuario se pondrá un 1 (por defecto). 2. Este parámetro indica el carácter que se utiliza en los espacios en blanco. Regla de validación Access verifica automáticamente que los datos que se introducen sean del tipo especificado en la definición del campo, de esta manera si se intenta introducir un texto en un campo numérico, se obtiene inmediatamente un mensaje advirtiendo de la imposibilidad de llevar a cabo tal acción. Además de esta comprobación general, se pueden establecer mecanismos propios de control para evitar que datos no deseados pasen al registro. La propiedad Regla de validación permite establecer este tipo de filtros a la hora de introducir datos en un campo. Esto se hace mediante una expresión en la propiedad Regla de validación, dicha expresión se evalúa en el momento en que se introduce un dato en el citado campo. Una expresión puede incluir una combinación de operadores, identificadores, funciones, valores literales y constantes. 39

40 Elemento Ejemplo Descripción Operador =, <<, &, Y., 0, Como Indica una operación Identificador [Fecha de Ult. contacto] Se refiere al valor de un campo, control o propiedad. Función Fecha, Suma, DBúsq Devuelve un valor que se basa en los resultados de un cálculo u otra operación. Literal 100, #1-1-95#, "París" Representa un valor, tal como un número, cadena o fecha que Microsoft Access evalúa exactamente como está escrito. Constante verdadero, falso, Sí, No, nulo Representa un valor que no cambia. Ejemplo 1 Si se desea que el valor a introducir en un campo Fecha de alta, sea mayor que el 1 de Enero de >>#1/1/95# (Las fechas han de ir entre símbolos #) Ejemplo 2 Si se desea que el valor a introducir en un campo Fecha de alta esté comprendido entre el 1 de Enero de 1995 y la fecha del día actual. >#1/1/95# Y <=Fecha() También se podría utilizar la expresión equivalente: Entre #1/1/95# Y Fecha() Texto de validación Permite establecer el texto que el sistema ha de presentar al usuario cuando éste introduce un dato que viola la regla de validación. Si se necesita más espacio se pulsará la combinación de teclas Shift-F2 Requerido Esta propiedad obliga a que se introduzca información en el campo correspondiente. 2.7.Relaciones entre Tablas Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos, necesitamos una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, podemos crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. 40

41 Por ejemplo, este formulario incluye información de tres tablas, de la tabla Movimientos, Clientes y Artículos: Fig formulario de varias tablas Cómo funcionan las relaciones? En el formulario anterior, los campos de las tres tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo movimiento. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los clientes pueden asociarse a la compra que han realizado mediante la creación de una relación entre la tabla Clientes y la tabla Movimientos a través de los campos Codigo cliente. 41

42 2.7.2.Tipos de relaciones Relación uno a varios La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A. En nuestra base de datos a cada registro de la tabla Clientes le pueden corresponder varios registros en la tabla Movimientos. Relación varios a varios En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Podríamos pensar en una tabla principal con Directores cinematográficos y otra secundaria Actrices-Actores intentando vincular a todos aquellos que hayan colaborado en alguna película. Evidentemente, aparecerían directores vinculados a muchos protagonistas pero también a la inversa, actores o actrices que trabajaran a las órdenes de muchos personajes de la primera tabla. Relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los clientes participantes en un partido de fútbol benéfico. 42

43 2.7.3.Definir relaciones entre tablas Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla. En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa (Uno o más campos que hacen referencia al campo o campos de la clave principal de otra tabla) de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo. En nuestro caso concreto del ejemplo, se podrá establecer una relación entre Clientes-Movimientos y entre Artículos-Movimientos. Para ello se seguirán los siguientes pasos: Cerrar todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. Seleccionar la opción del menú Herramientas - Relaciones, o hacer clic en Relaciones en la barra de herramientas Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro Mostrar tabla. Fig Ventana para agregar tablas. Hacer clic en la tabla de Artículos y a continuación pulsar el botón Agregar o bien hacer doble clic sobre el nombre de la tabla, realizar el mismo proceso con la tabla de Clientes, Movimientos y Descuentos y al terminar el proceso se pulsa Cerrar. 43

44 Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Arrastrar el campo CODIGO de la tabla Clientes sobre el campo CODIGO CLIENTE de la tabla Movimientos. Una vez creada la relación aparecerá el recuadro de diálogo de Relaciones. Donde se definen los campos de relación entre las dos tablas relacionadas. Fig Opciones de creación de la relación. Comprobar los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Se pueden cambiar si es necesario. No se establece el apartado optativo que hace alusión a la INTEGRIDAD REFERENCIAL. Esta asegura la supervivencia de los vínculos establecidos sobre elementos de dos o más tablas. Hacer clic en el botón Crear para crear la relación. Repita los pasos para cada pareja de tablas que desee relacionar. Fig Tablas relacionadas. Al cerrar la ventana Relaciones, Microsoft Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos. 44

45 2.7.4.Modificar una relación existente Cierre todas las tablas abiertas. No es posible modificar relaciones entre tablas abiertas. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. Haga clic en Relaciones en la barra de herramientas. Si las tablas cuya relación desea modificar no están mostradas en pantalla, haga clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas y haga doble clic en cada tabla que desee agregar. Haga doble clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desea modificar. Establezca las opciones de las relaciones Impresión de la ventana Relaciones Para imprimir la ventana de relaciones: 1. Abrir la base de datos de Access cuyas relaciones desea imprimir. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones para abrir la ventana Relaciones. 3. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir relaciones. El asistente para imprimir relaciones genera un informe con el encabezado Relaciones existentes en nombrebasededatos y la fecha de creación del informe. Fig Informe de relaciones 45

46 2.8.Hojas Secundarias de datos Una hoja secundaria de datos es una hoja de datos que está anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos. Access crea automáticamente una hoja secundaria de datos en una tabla que tenga una relación uno a uno, o esté en el lado uno de una relación uno a varios. Sin embargo también se pueden agregar hojas secundarias de datos a una tabla o una consulta en una base de datos de Microsoft Access, o a un formulario que utiliza un subformulario en una base de datos de Access. Por ejemplo, en la base de datos Empresa la tabla Clientes tiene una relación uno a varios con la tabla Movimientos, para cada fila de la tabla Clientes en la vista Hoja de datos se pueden ver y modificar las filas relacionadas de la tabla Movimientos en una hoja secundaria de datos. Fig Vista hoja de datos con hoja secundaria de datos Inserción o modificación de una hoja secundaria de datos de una tabla o consulta Tanto una tabla como una consulta en la vista Hoja de datos pueden contener una hoja secundaria de datos de tabla o de consulta. Si una tabla tiene una relación uno a varios con más de una tabla, puede elegir qué tabla desea agregar como hoja secundaria de datos haciendo clic en el icono indicador de expansión (+), para ello se realizan los siguientes pasos: 1. Abrir la tabla Clientes en la vista Hoja de datos. 2. Hacer clic en el menú Insertar. 3. Seleccionar Hoja secundaria de datos. Se abre el cuadro de diálogo siguiente. 46

47 Fig Ventana de insertar hoja secundaria de datos 4. Hacer clic en la ficha Tablas, Consultas o Ambas, dependiendo del tipo de objeto que desee insertar como hoja secundaria de datos. 5. Seleccionar la tabla o consulta de la lista que se desea que aparezca como hoja secundaria de datos. 6. En el cuadro Vincular campos secundarios, haga clic en el campo que ha de ser la clave externa o el campo coincidente para la tabla o consulta que constituye la hoja secundaria de datos elegida en el paso anterior. 7. En el cuadro Vincular campos principales, haga clic en el campo que ha de ser la clave principal o el campo coincidente para la tabla o consulta que constituye la hoja principal de datos elegida en el paso Anidación de hojas secundarias de datos Se puede anidar (hasta ocho niveles) una hoja secundaria de datos dentro de otra hoja secundaria de datos. Sin embargo, cada hoja de datos o cada hoja secundaria de datos sólo puede tener una hoja secundaria de datos anidada. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Clientes puede contener una hoja secundaria de datos de la tabla Pedidos y la hoja secundaria de datos de la tabla Pedidos puede contener una hoja secundaria de datos de la tabla Detalles de pedidos. Pero la tabla Clientes no puede contener una hoja secundaria de datos de la tabla Pedidos ni una hoja secundaria de datos de la consulta Vendedores. 47

48 3. FORMULARIOS 3.1.Los formularios Los formularios se utilizan con frecuencia en la vida corriente, sin ir más lejos, cada vez que se rellena un impreso de transferencia de fondos, o se suscribe a una revista, o manda una carta certificada, está utilizando un formulario (o impreso). Así como un formulario o impreso sirve para organizar los datos de una manera más estructurado y agradable, los formularios de Microsoft Access permiten trabajar con los datos de una forma cómoda y agradable Funciones de los formularios Los Formularios sirven para: Introducción de datos. Cálculos de totales u otras expresiones. Contener gráficos, imágenes, y otros formularios (subformularios). Presentar la información de una manera atractiva y profesional. 3.2.Procedimientos de Creación de un formulario Access dispone de una herramienta llamada Asistente de formularios, que permite crear distintos tipos de formularios muy rápida y fácilmente (con sólo unos clics) Tipos de formularios predefinidos Existen varios tipos de formularios predefinidos que se pueden elegir cuando se selecciona un formulario nuevo, son los que se definen a continuación: 48

49 Modo de Ver Diseño Asistente para formularios Autoformulario: En columnas Autoformulario: En tabla Autoformulario: Hoja de Datos Autoformulario: Tabla dinámica Autoformulario: Gráfico dinámico Asistente para Gráfico Asistente para Tablas Dinámicas Permite crear un formulario en blanco. Mediante el asistente Access nos guía los pasos que hay que seguir para crear un formulario de Columnas, Tabular o de Hoja de datos. Permite elegir entre varios estilos de presentación del formulario. También permite seleccionar los campos que se desean introducir en el formulario. La información se visualiza en varias columnas, visualizando un solo registro cada vez. Incluye todos los campos de tabla en el formulario. Un formulario en tabla, visualiza los registros uno en cada línea, mostrando varios registros simultáneamente. Incluye todos los campos de tabla en el formulario. Permite crear un formulario de hoja de datos. En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles. En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos. Un formulario gráfico visualiza datos numéricos gráficamente. Crea un formulario con una tabla dinámica de Excel Crear un formulario con el Asistente de formularios 1 Si está en la ventana de la base de datos hacer clic en el botón Formulario. Hacer clic en el botón Nuevo, se visualizará el cuadro de diálogo Nuevo formulario. 49

50 Fig. 3-1 Cuadro de diálogo de Nuevo formulario 2 Seleccione la tabla de datos asociada al formulario (seleccionar Clientes para confeccionar una lista de cliente). También es posible seleccionar una consulta en lugar de una tabla de datos 3 Seleccionar Asistente para formularios de la lista de tipos de formularios que aparece en la ventana de Nuevo Formulario. 4 Seleccionar los campos que se desea que tenga el formulario. Hacer clic en un campo y clic en el botón > para pasarlo al cuadro de la derecha. Si se comete algún error se seleccionará el campo en el cuadro de la derecha y se hará clic en < para devolverlo al cuadro de la izquierda. El botón» pasa todos los campos al cuadro de la derecha, y el botón «pasa todos los campos al cuadro de la izquierda. Fig. 3-2 Selección de campos Se deben pasar los campos al recuadro de la derecha en el orden en el que quiera que aparezcan en el formulario. Cuando se termine hacer clic en Siguiente. Se visualizará el siguiente cuadro: 50

51 Fig. 3-3 Seleccionar la distribución que se desea aplicar 5 Seleccionar el tipo de distribución que se desea aplicar al formulario y hacer clic en Aceptar. Para nuestro ejemplo seleccionar Tabular. Se visualizará el siguiente cuadro: 6 Seleccionar el estilo que se desea aplicar al formulario: Fig. 3-4 Selección del estilo del formulario 7 Se Introduce el título que se desea que tenga el formulario y se hace clic en el botón Finalizar, previamente se selecciona la opción Abrir el formulario con datos si desea introducir o visualizar datos existentes, o la opción Modificar el diseño del formulario si desea retocar el diseño para ajustarlo a sus preferencias o necesidades. 51

52 Fig. 3-5 Presentación del formulario finalizado La ventana del Formulario La ventana formulario tiene varios modos de presentación: Vista Diseño Vista Formulario Este modo se utiliza para crear un formulario nuevo o para modificar uno existente. No permite visualizar, añadir o modificar los datos de las tablas. Este modo suele ser el habitual para visualizar, introducir o modificar datos de nuestras tablas. Es el resultado del trabajo realizado en el modo de presentación Diseño y, normalmente permite visualizar un registro completo. 52

53 Vista Hoja de Datos Este modo de presentación nos muestra los datos en un formato similar a una hoja de cálculo. En él se puede visualizar, añadir y modificar datos. Permite ver más de un registro, aunque si la hoja es más ancha que la pantalla no se verán todos los campos. Por otra parte esta modalidad no permite visualizar imágenes, objetos OLE, botones de comando ni ninguno de los elementos que en la modalidad de presentación Formulario permiten estructurar y dar una buena apariencia a la pantalla. Vista Tabla dinámica Vista Gráfico dinámico Presentación Preliminar En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles. Puede cambiar dinámicamente el diseño de un formulario para analizar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño deseado. Cada vez que modifica el diseño, el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organización. En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos. Este modo muestra la apariencia que tendrá el formulario cuando se imprima. La ventana del formulario dispone de los siguientes botones en su barra de herramientas: Fig. 3-6 Barra de herramientas en modo Formulario Fig. 3-7 Barra de herramientas Diseño Formulario 53

54 Fig. 3-8 Barra de herramientas Formato (Diseño del Informe/Formulario) 3.3.Registro de datos en formularios Si se ha creado el formulario tal y como se ha descrito anteriormente ya nos encontramos en modo inserción de datos y se visualizará el cursor parpadeante dentro del primer campo de un registro en blanco A la hora de introducir información se puede seleccionar la opción del menú Registros-Entrada de Datos. Esta opción ofrece un formulario vacío listo para recibir la información, y, para evitar distracciones, solo se podrá ver el registro que se está introduciendo. Si desean poder ver todos los registros se selecciona el menú Registros-Quitar Filtro u orden. 1 Introducir un valor en cada campo. Pulsar Tab para pasar al campo siguiente Shift-Tab para pasar al campo anterior. 2 Cuando se finaliza un registro y se pasa al siguiente se graba de forma automática la información introducida Introducción de imágenes Antes de poder incluir una imagen en un formulario es preciso que exista un campo de tipo OLE asociado a la tabla o consulta sobre la que se realiza el formulario. En el ejemplo introduciremos un campo de tipo OLE llamado Foto sobre la tabla de Clientes y a continuación, crearemos con el asistente, un formulario de "Columna simple" que incluya todos los campos de la tabla. Una vez realizado este proceso, el siguiente paso consiste en asociar una imagen a cada registro que se esté introduciendo. Para ello se siguen los siguientes pasos: 1 Seleccionar en el campo tipo OLE del registro a incluir la imagen. 2 Seleccionar la opción del menú Insertar-Objeto. Se visualizará el cuadro de diálogo Insertar objeto. En este cuadro se hará clic en: Crear nuevo, si se desea crear por primera vez el objeto gráfico 54

55 Crear desde archivo, si se desea insertar un gráfico existente en archivo, haciendo clic a continuación para Examinar, y buscar dicho archivo Fig. 3-9 Recuadro de diálogo para insertar objetos 3 Seleccionar Imagen Paintbrush, Crear desde archivo y Examinar Fig Selección del archivo gráfico 4 Seleccionar el archivo a insertar, en este caso seleccionamos el archivo contacto.bmp, o cualquier archivo gráfico ya creado y hacer clic en el botón Aceptar. 55

56 Fig Formulario con gráfico insertado Se visualizará inmediatamente la imagen dentro del cuadro preparado a tal efecto en el formulario Indicadores del registro seleccionado Access utiliza los siguientes indicadores en el registro seleccionado o registro en curso: Indicador Significado Indica el registro actual (Registro con el enfoque o registro seleccionado). Indica que el registro está siendo editado, y todavía no ha sido grabado. Access guarda los datos automáticamente cada vez que se cambia a otro registro. Por tanto no es necesario ordenar específicamente que se guarden los datos. No obstante, si se desea grabar los datos sin moverse a otro registro, se utilizará la opción de menú Registros-Guardar Registro Campos que no pueden editarse Existen algunos tipos de campos que por su propia naturaleza no pueden editarse. Dichos campos presentan valores de manera similar a los campos convencionales, y son los siguientes: Campos tipo Autonumérico Campos calculados Campos bloqueados o desactivados Campos de ciertos tipos de consultas Eliminación de registros 56

57 1. Seleccionar el registro o registros que se desean eliminar haciendo clic en el selector del registro o registros correspondientes. 2. Pulsar la tecla Supr, o seleccionando la opción del menú Edición- Eliminar. Access presenta un cuadro de aviso antes de eliminar definitivamente los registros 3.4.Modificación y diseño de formulario Cuando se crea un formulario, se puede utilizar el asistente de formularios, o pedir un formulario en blanco. Lo más frecuente es utilizar el asistente de formularios y a continuación, si se desea personalizar algún aspecto del mismo, seleccionar el botón Modificar el diseño del formulario antes de pulsar Finalizar. Así, entrará directamente en el modo de presentación de diseño de la ventana del formulario. También se puede pasar al modo de ver diseño pulsando el botón correspondiente en la barra de herramientas. En este punto se diseñaran dos formularios paso a paso. A. El primero de los formularios, "Ventas" permitirá ir registrando cada vez que se vende un artículo. B. El segundo de los formularios, "Relación de Movimientos por Cliente", consistirá en crear un Formulario principal de Clientes, y subformulario de las ventas de cada Cliente. Fig Formulario de Ventas Formulario Ventas Paso 1 Creación de un formulario base 1. Con el asistente de formularios crear un formulario de columna a partir de la tabla de MOVIMIENTOS. Para ello incluiremos los campos: CODIGO, FECHA, ARTICULO Y CANTIDAD. Se le aplicará el estilo estándar, y se pondrá como nombre "VENTAS". 57

58 Fig Formulario base creado por el asistente de formularios 58

59 Paso 2 Preparación del entorno de trabajo Situarse en el Modo de ver diseño y organizar la pantalla para trabajar con los diversos recursos que ofrece Access. Estos recursos están distribuidos en ventanas que se pueden abrir, cerrar y situar donde más interese: Caja de herramientas Ventana de propiedades Se trata de una barra de herramientas especializada para la selección y creación de controles. Puede arrastrarse con el ratón y situarse en un borde de la ventana o en cualquier punto interior de la misma. Ventana en la que se muestran, y en la que se pueden modificar, todas las propiedades del objeto seleccionado. Lista de campos Con esta ventana se tiene siempre a la vista los campos de la tabla activa, pudiendo arrastrarlos hasta la posición que interese en el nuevo formulario. Paso 3 Ajuste de la cuadrícula Uno de los elementos de diseño que más ayuda a obtener un formulario presentable es la cuadrícula. La cuadrícula está constituida por una serie de puntos que sirven de referencia y a los que se puede ajustar, de forma automática, los distintos elementos con objeto de obtener controles perfectamente alineados. La cuadrícula puede estar visible o no, si la cuadrícula no está visible puede activarla con la opción de menú Ver- Cuadrícula. Para establecer el número de puntos por centímetro en la cuadrícula: 1. Seleccionar el formulario completo, para ello se elegirá la opción del menú Edición-Seleccionar Formulario (también se puede seleccionar el formulario haciendo clic fuera de los límites del mismo). 2. En el cuadro Propiedades aparecen las propiedades LíneaX y LíneaY, que son las que controlan el número de puntos de cuadrícula por cm. Se establecerá en ellas, el valor adecuado, por ejemplo 5 puntos por centímetro. Se puede forzar que los distintos controles del formulario se ajusten a los puntos de la cuadrícula, consiguiendo una mejor alineación de los diversos elementos desde el momento de su creación. Para ello se seleccionará la opción de menú Formato-Ajustar a la cuadricula. Paso 4 Operaciones con controles A continuación se describe la manera de seleccionar, mover, borrar, cambiar de tamaño y crear controles. Selección de un control 1. Seleccionar la herramienta puntero en la caja de herramientas. 2. Hacer clic sobre el control. Algunos controles, tales como cuadros de texto, cuadros combinados (desplegables), y casillas de verificación, llevan asociados automáticamente etiquetas de texto. 59

60 Fig Delimitadores de un control seleccionado Según se sitúe el puntero en los diversos elementos del control, al arrastrar el ratón se podrán realizar tareas distintas, y según sea la tarea el puntero adoptará una forma u otra. Icono de control Significado Modificación del tamaño Desplaza control y etiqueta Desplaza control o etiqueta Selección controles adyacentes Selección de controles alineados Selección controles no adyacentes Deselección de controles dispersos Mover un control Mover un control independientemente de su etiqueta Hacer clic fuera de los controles y arrastrar. Se abrirá una ventana elástica. Todos los objetos que estén dentro aunque sólo sea parcialmente, quedarán seleccionados cuando suelte el ratón. Hacer clic en la regla en la línea (horizontal o vertical) deseada. Hacer Shift-Clic sobre cada control que se desee seleccionar. Hacer Shift-Clic sobre cada control que se desee deseleccionar. 1. Seleccionar uno o más controles. 2. Mover el ratón cerca del borde de uno de los controles. Cuando el puntero cambia y adopta la forma de una mano, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición. 1. Seleccionar el control o la etiqueta. 2. Situar el puntero sobre el controlador de posición del control que se desee mover. 3. Hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición. Borrar un control 1. Seleccionar el control. 2. Pulsar la tecla Supr. Alineación de controles Espaciar controles 1. Seleccionar los controles que se desean alinear. 2. Seleccionar el menú Formato-Alinear y, a continuación la opción deseada. 1. Seleccionar los controles que desea espaciar. 2. En el menú Formato-Espaciado Horizontal o Vertical y, a continuación la opción deseada. 60

61 Creación de un control 1. Seleccionar el control que se desea en la caja de herramientas. 2. Hacer clic en el formulario y arrastrar hasta crear el control del tamaño que se desee. 3. Establecer las propiedades del control en la ventana de propiedades. 4. Aplicar formatos y colores utilizando la paleta y los botones de la barra de herramientas. Fig Elementos de la Caja de Herramientas A continuación se seguirán los siguientes pasos: Cambio de los textos de las etiquetas Desplazamiento de las etiquetas u controles Hacer doble clic sobre la propia etiqueta y escribir el nuevo título, o también, modificando el campo Título del cuadro de propiedades de dicha etiqueta. Utilizando los iconos de desplazamiento, antes vistos, se desplazarán los controles y las etiquetas a las nuevas posiciones. Paso 5 Introducción de campos calculados En este caso es interesante conocer el "Importe total" de cada uno de los movimientos realizados, es por ello que Access posibilita la creación de controles que muestran datos calculados, y que por tanto no están asociados a campos concretos. Los pasos para crear un control calculado son los siguientes: 1. Crear un nuevo control. Para ello se hará clic en el control de la caja de herramientas "cuadro de texto" y a continuación se pinchará en la zona del formulario donde se desea posicionar el campo calculado. 2. A continuación se introducirá en la propiedad Origen del control la expresión: [Precio] * [Cantidad] 61

62 3. Se puede aplicar si se desea un formato personalizado, en la propiedad Formato. 4. Dado que este campo Access lo calcula automáticamente no interesa que el foco se sitúe en él ni que el usuario tenga la posibilidad de modificar su contenido. Para evitarlo poner a 'No' la propiedad Activado y a 'Sí' la propiedad Bloqueado. Paso 6 Creación de Cuadros Combinados A continuación se desea que en dicho formulario se introduzcan los Clientes que han realizado la compra y la descripción del artículo que compró. La tabla de movimientos posee dos campos que guardan dicha información en forma de código, (Código Cliente y Código artículo). En este caso es interesante que la introducción de datos sea más intuitiva y el usuario pueda realizar esta tarea seleccionando entre la lista de nombre de Clientes y Artículos. Con ello el manejo del formulario será mucho más fácil y el usuario no podrá introducir errores, el dato se seleccionará directamente de la lista desplegable que mostrará el control. Los pasos para la creación de un cuadro combinado para Cliente son: 1. Asegurarse que se tiene pulsado el botón de Asistentes de Controles en la caja de herramientas. 2. Hacer clic en el control Cuadro combinado de la caja de herramientas. 3. Situar el ratón aproximadamente donde se desea dejar como esquina superior izquierda haciendo clic y arrastrando hacia abajo y hacia la derecha, estableciendo el tamaño del cuadro combinado. 4. El asistente para cuadros combinados se activará de forma automática. Seleccionar la búsqueda de valores en una tabla. Fig Asistente de cuadros combinados 62

63 5. Se seleccionará que la información a mostrar en el cuadro combinado se encuentra en una Tabla, CLIENTES. 6. A continuación de la tabla Clientes se seleccionarán los campos que se van a necesitar, en este caso CODIGO CLIENTE y NOMBRE Fig Asistente de cuadros combinados Fig Selección de campos para el cuadro 63

64 Fig Selección de campos para ordenar los datos 7. El siguiente cuadro pregunta por el ancho que se quiere dar a las columnas, como lo único que interesa visualizar es el NOMBRE, se asigna a este campo el ancho que interesa (se puede hacer doble clic en el extremo derecho de la cabecera del campo y Access ajusta el tamaño automáticamente), y al campo de CODIGO CLIENTE, se le da un ancho de cero. Fig Ajuste el ancho de las columnas a ver en la lista. 8. En el siguiente cuadro se seleccionará el campo CODIGO CLIENTE, como el dato que se desea utilizar (observar que aunque la columna no se visualiza - no tiene ancho alguno - Access tiene en cuenta el campo). e Indicar al Asistente que el 64

65 valor indicado desea almacenarlo en el campo CODIGO CLIENTE de la tabla de Movimientos. 9. Poner al cuadro la etiqueta Cliente y finalizar el trabajo con el Asistente. 10. Para finalizar, ajustar el tamaño y la posición del cuadro recién creado y de su etiqueta si no son los adecuados. Fig Utilización del valor seleccionado Una vez terminada la creación del cuadro combinado se podrá modificar las propiedades de éste, para ello se procederá de la siguiente forma: 1. Activar el modo presentación de Diseño, y en él seleccionar el cuadro que se acaba de crear. 2. Si no se tiene abierta la ventana de propiedades abrirla. 3. Buscar la propiedad Anchura de columnas Ver que tiene unos valores parecidos a 0 cm.; 3,654 cm. (0 cm. para la primera columna y 3,654 para la segunda). Cambiar el 0 como valor de la primera columna por 1. Si se accede a una lista con los nombres de los Clientes para localizar el que interesa, parece lógico que esta lista esté ordenada alfabéticamente. Para ello a continuación se describe el proceso para hacerlo: 1. Activar el modo presentación de ver Diseño, y en él se seleccionará el cuadro que se acaba de crear. 2. En las propiedades se buscará la propiedad Origen de la fila y situarse en ella. 65

66 3. Abrir la ventana del generador de consultas y en la columna correspondiente, establecer el orden ascendente. Fig Ordenación por orden alfabético de la lista de clientes Formulario Relación de Movimientos por cliente A continuación vamos a realizar un formulario que contenga a su vez otro denominado Subformulario. En este caso el Formulario principal será el basado en la tabla de Clientes, y el Subformulario el basado en los Movimientos. Para la creación de estos tipos de formularios, debe de existir un campo Relación entre las tablas a relacionar. El proceso que se seguirá será el siguiente: 1. Crear el Subformulario como formulario tabular basado en la tabla de Movimientos. 2. Crear el formulario Principal como formulario de columna simple basado en la tabla de Clientes. Y a continuación crear un control Subformulario y asociarlo al formulario creado en el punto anterior. Paso 1 Creación del subformulario de Movimientos 1. Crear mediante el Asistente un formulario tabular, que contenga los campos: FECHA, DESCRIPCION, PRECIO y CANTIDAD. 2. Access pide el nombre para el formulario que se acaba de crear. Se definirá como Relación de Movimientos. Si se desease se podrán modificar las características del formulario por medio de la ventana diseño y el trabajo con controles. 66

67 Fig Subformulario Relación de Movimientos Paso 2 Creación del formulario principal de Clientes. 1. Crear mediante el Asistente un formulario de columna simple, que contenga los campos: CODIGO CLIENTE, NOMBRE, DIRECCION, POBLACION, CODIGO POSTAL, PROVINCIA y TELEFONO. 2. Se definirá como Clientes. Si se desease se podrán modificar las características del formulario por medio de la ventana diseño y el trabajo con controles. Fig Formulario principal de Clientes Paso 3 Introducción del Subformulario Para realizar este proceso se seguirán las siguientes pautas: 1. Abrir el formulario de Clientes en modo presentación diseño. 67

68 2. En la caja de herramientas hacer clic en la herramienta Subformulario/Subinforme y arrastrarla dentro del formulario Clientes. 3. El asistente para subformularios se activará de forma automática. Seleccionar el formulario existente para introducirlo como subformulario dentro del principal Clientes. Fig Asistente de Subformularios 4. Seleccionar los campos comunes del formulario principal y del subformulario: Fig Selección de campos vinculados 68

69 5. Asignar un nombre al subformulario. Fig Nombre para el subformulario Paso 4 Probar el formulario Una vez completados los pasos anteriores, se guarda el formulario, y se pasa al modo de presentación de formulario y probando a ver distintos registros haciendo clic en las flechas situadas en la parte inferior del formulario principal. Fig Formulario de Clientes con subformulario de Movimientos 69

70 3.5.Vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico en formularios La vista Tabla dinámica es aquella que resume y analiza datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos, o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos. La vista Gráfico dinámico es la vista que muestra un análisis gráfico de datos de una hoja de datos o formulario. Puede ver diferentes niveles de detalle o especificar el diseño arrastrando campos y elementos, o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos. Al abrir por primera vez una hoja de datos o formulario en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, la vista no incluye campos del origen de registros o formulario base. La siguiente ilustración muestra la tabla Clientes cuando se abre por primera vez en una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico: Fig Vista tabla dinámica 70

71 Fig Vista Gráfico dinámico Agregar una Vista Tabla dinámica Utilice la lista de campos para ver la lista de campos y conjuntos de campos que están disponibles en los datos de origen y para agregar campos a las áreas de fila, columna, filtro y detalle de la vista Tabla dinámica. En la lista de campos, los campos que no aparecen en negrita están disponibles aunque todavía no se muestran en la vista Tabla dinámica. Los campos en negrita ya se muestran. Puede seleccionar y desplazarse por los indicadores de expansión (+ o -) que aparecen junto a los conjuntos de campos para mostrar u ocultar campos de la lista de campos. 71

72 Fig Lista de campos disponibles en la tabla dinámica La siguiente ilustración muestra la tabla Clientes en la vista Tabla dinámica. La vista muestra los detalles de los clientes de cada ciudad. Fig Vista tabla dinámica de clientes por población Agregar campos al área de detalle Utilice los campos de detalle para mostrar los detalles y ver qué datos están disponibles para ser resumidos. Al agregar campos al área de detalle, se muestran todos los registros de detalles de los datos de origen de los campos. Los nombres de campos pasan a ser etiquetas de columnas y los registros de detalles se muestran en filas bajo de las etiquetas de columnas. También puede agregar un campo de detalle calculado para que utilice una expresión que calcule los valores de detalles. Agregar campos al área de fila o de columna Utilice los campos de filas y columnas para resumir datos y compararlos. Estos campos muestran los elementos exclusivos de datos dentro de un campo a lo largo de las filas y por las columnas. La celda de cada intersección de fila y columna resume los datos de un elemento. Agregar campos al área de filtro Utilice un campo de filtro para limitar la vista a una parte determinada de los datos disponibles. Al seleccionar un elemento de un campo de filtro, los datos se muestran y se calculan sólo para dicho elemento. Por ejemplo, si agrega el campo de filtro Región, puede hacer que la vista Tabla dinámica muestre y calcule los datos de las regiones que seleccione. Agregar campos de total Puede crear nuevos campos agregando campos de totales a la vista Tabla dinámica. Los campos de totales resumen los datos de detalle. Por ejemplo, si la 72

73 hoja de datos o formulario incluye un campo Ventas que muestra el importe de todas las ventas, puede agregar un campo de totales Suma de ventas para calcular las ventas totales, o bien un campo de totales Recuento de ventas para calcular la cantidad de unidades que se han vendido. También puede agregar un campo de total calculado para que utilice una expresión que calcule los valores de total. Quitar campos Para eliminar datos que no desea ver ni resumir en la vista, puede quitar campos del diseño de la vista Tabla dinámica. La eliminación de un campo no implica que desaparezca de los datos de origen disponibles. Un campo eliminado ya no se muestra en la vista Tabla dinámica, pero permanece disponible en la lista de campos para su visualización. Mover campos Tras agregar un campo a la vista Tabla dinámica, puede moverlo a otras áreas. Al mover un campo, cambia el diseño de la vista Tabla dinámica, así como los datos que se muestran y los resúmenes que se calculan. Guardar los cambios Si ha realizado cambios en el diseño de un formulario de la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, Microsoft Access guarda automáticamente los cambios al cerrar el objeto. Si ha realizado cambios en el diseño de una hoja de datos en una de estas vistas, Access pregunta si desea guardar los cambios antes de salir del programa. La información sobre el diseño no se almacena por separado para cada usuario. Por ejemplo, si otro usuario abre un formulario en una vista Gráfico dinámico y realiza cambios en el diseño, la próxima vez que abra el formulario en una vista Gráfico dinámico o Tabla dinámica verá el diseño según lo haya modificado el otro usuario Elementos de una vista de Tabla dinámica Campos Cada campo corresponde a una columna de datos y puede resumir múltiples filas de información. Los tipos de campos incluyen campos de fila, campos de columna, campos de detalle y campos de filtro. Elemento Elemento único de datos de un campo. Los elementos de datos en los campos de fila y columna se muestran en las filas verticalmente y en las columnas horizontalmente. La celda en la que se produce la intersección entre una fila y una columna muestra los datos resumidos de los elementos que aparecen en la parte superior de la columna y a la izquierda de la fila. Cuando un nivel inferior de elementos puede mostrarse, aparece un indicador de expansión junto al elemento. Los elementos del nivel inferior no muestran el indicador de expansión. Los indicadores de expansión (los cuadros + y -) a la derecha de un elemento indican los datos de detalle disponibles para ese elemento. 73

74 Campo de fila Un campo del área de fila. Los elementos de los campos de fila se muestran a la izquierda de la vista. Campo de columna Un campo en el área de columna. Los elementos de los campos de columna se muestran en la parte superior de la vista. Campo de filtro Un campo en el área de filtro que puede utilizarse para mostrar datos para elementos específicos. Campo de detalle Flecha de campo desplegable Un campo en el área de detalle que muestra todas las filas o registros del origen de registros base. Permite mostrar las filas de detalle y los datos resumidos de forma simultánea. La flecha que aparece a la derecha de un campo. Haga clic en esta flecha para mostrar una lista en la que seleccionar los elementos que desea mostrar y ocultar. Los campos de fecha y hora y los campos con grupos personalizados proporcionan diferentes niveles en todos los tipos de datos de origen Elementos de una vista de Gráfico dinámico Líneas de división Líneas que se agregan a un gráfico para facilitar la vista y evaluación de los datos. Las líneas de división parten de las marcas de graduación de un eje y atraviesan el área de trazado. Serie de datos Grupo de puntos de datos relacionados trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color o trama únicos y se representa en la leyenda mediante la clave de leyenda y el nombre de serie (entrada de leyenda). En la mayoría de gráficos es posible trazar una o más series de datos. Marcador de datos Se utiliza para representar un punto de datos, es decir, un valor individual trazado en un gráfico. Los puntos de datos relacionados constituyen una serie de datos. Ejemplos de marcadores de datos son barras, puntos y sectores. Categoría Grupo de puntos de datos relacionados compuesto de un punto de datos de cada serie de datos del gráfico. En la mayoría de los gráficos, las categorías se trazan a lo largo del eje de categorías (x), que suele ser el eje horizontal. Sin embargo, en algunos gráficos el eje de categorías (x) es el vertical, como en un gráfico de barras. Área de trazado Área del gráfico que incluye todas las series de datos y está delimitada por los ejes. Clave de leyenda Imágenes de una leyenda que muestran las tramas y colores asignados a las series o categorías de datos de un gráfico. Las claves de leyenda aparecen a la izquierda de las entradas de leyenda. 74

75 Leyenda Clave de las tramas o colores asignados a las series o categorías de datos de un gráfico. 75

76 3.5.3.Seleccionar un elemento de una vista de tabla o de gráfico dinámicos Seleccionar un elemento en la vista Tabla dinámica 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica. 2. Siga uno de estos procedimientos: Seleccionar una o varias celdas de datos Para seleccionar una única celda, haga clic en ella. Para seleccionar un grupo de celdas, haga clic y arrastre el puntero del mouse (ratón) hasta que haya seleccionado todas las celdas deseadas. Seleccionar un campo de fila, columna, filtro, detalle o total Haga clic en la etiqueta del campo. Al seleccionar un campo de fila o columna también se seleccionan todos los elementos de datos del campo. Si se muestran los detalles de varios elementos para que la etiqueta de campo aparezca más de una vez, bastará hacer clic en una de ellas para que se seleccionen todas las etiquetas de campo mostradas. Los formatos que se apliquen afectarán a las celdas de datos de todos los campos de totales de la vista. Seleccionar uno o varios elementos Para seleccionar un único elemento, haga clic en la etiqueta del elemento. Para agregar varios elementos a la selección, mantenga presionada la tecla CTRL a la vez que hace clic en las etiquetas de elemento. Para seleccionar un rango de elementos, haga clic en la etiqueta del primer elemento, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en la etiqueta del último elemento. Al seleccionar un elemento se seleccionan todos los datos de dicho elemento. Los formatos que se apliquen a un elemento afectan a todos los demás elementos del campo. Seleccionar subtotales o totales generales Haga clic en el subtotal o total general. Al seleccionar un subtotal o total general también se seleccionan todos los datos del subtotal o total general. Seleccionar un área de colocación Haga clic en Propiedades en la barra de herramientas de Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en la ficha Títulos. En la lista Seleccionar título, seleccione el elemento deseado. Los formatos que se apliquen a un área de colocación no afectan a las otras áreas de colocación. 76

77 Seleccionar un elemento en la vista Gráfico dinámico 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Gráfico dinámico. 2. Haga un solo clic en el elemento del gráfico que desea seleccionar. Para seleccionar un grupo entero de elementos, como una serie de datos entera, haga clic de nuevo. También puede seleccionar elementos en el cuadro Seleccionar en la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades (haga clic en Propiedades en la barra de herramientas de Gráfico dinámico). Por ejemplo, para seleccionar el primer eje de valores del gráfico, haga clic en Eje de valores 1 del cuadro Seleccionar Modificación del diseño de una vista de Tabla o Gráfico Dinámicos Ver información acerca de un campo o de un elemento de una vista de tabla dinámica 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para obtener información sobre un campo, haga clic en la etiqueta de dicho campo. Para obtener información sobre un elemento de datos de un campo, haga clic en dicho elemento. 3. En la barra de herramientas de Tabla dinámica, haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la ficha Títulos Agregar, mover o quitar un campo de una vista de tabla dinámica Agregar un campo a la fila, columna, filtro o área de detalle 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica. 2. Si no se muestra la lista de campos, haga clic en Lista de campos en la barra de herramientas de la Tabla dinámica. 3. Utilice las barras de desplazamiento y los indicadores de expansión ( + y - ) para buscar el campo que desea agregar a la vista. 4. Seleccione el campo y, en la esquina inferior derecha de la lista de campos, siga uno de los siguientes procedimientos: Para agregar el campo al área de fila, haga clic en Área de fila. Para agregar el campo al área de columna, haga clic en Área de columna. Para agregar el campo al área de filtro, haga clic en Área de filtro. 77

78 Para agregar el campo al área de detalle, haga clic en Datos de detalle. Para incluir únicamente los valores resumidos de un campo, haga clic en Área de datos. 5. Haga clic en Agregar a. Agregar un campo de total Puede agregar campos totales en el área de detalle, pero no en la fila, columna o área de filtro. 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica. 2. Haga clic en el campo que contiene los valores que desea resumir. 3. En la barra de herramientas de la Tabla dinámica, haga clic en Autocalcular y, a continuación, en la función de resumen que desee. Agregar un campo de detalle o de total calculado Puede agregar un detalle o un campo total que utilice una expresión para calcular datos. 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica. 2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Totales y campos calculados y, a continuación, realice uno de los pasos siguientes: Para crear un campo detallado, haga clic en Crear campo de detalle calculado. Para crear un campo total, haga clic en Crear total calculado. 3. En el cuadro de diálogo Propiedades, escriba la expresión que desee en la ficha Cálculo y, a continuación, haga clic en Cambiar. Para modificar la expresión que se utiliza en un campo calculado, seleccione el campo, modifique la expresión y haga clic en Cambiar en la ficha Cálculo del cuadro de diálogo Propiedades. Los valores de campo se volverán a calcular de forma automática utilizando la nueva expresión. De forma predeterminada, los campos totales que resumen datos numéricos utilizan la función de resumen Suma Los campos que resumen otros tipos de datos utilizan la función de resumen Cuenta. Mover un campo al área de fila o de columna 1. Señale la etiqueta de campo que desea mover hasta que el puntero se transforme en 2. Siga uno de estos procedimientos: Para convertir el campo en un campo de fila, haga clic y arrastre la etiqueta del campo al área de fila de la parte izquierda de la vista hasta que el puntero se transforme en un. Para convertir el campo en un campo de columna, haga clic y arrastre la etiqueta del campo al área de columna de la parte casi superior de la vista hasta que el puntero se transforme en un Mover un campo al área de detalle 78

79 1. Señale la etiqueta de campo que desea mover hasta que el puntero se transforme en un 2. Haga clic y arrastre el campo al área de detalle de la parte inferior derecha de la vista hasta que el puntero se transforme en Mover un campo al área de filtro 1. Señale la etiqueta de campo que desea mover hasta que el puntero se transforme en un 2. Haga clic y arrastre el campo al área de filtro de la parte superior de la vista Tabla dinámica hasta que el puntero se transforme en un Mover un campo de fila o columna a un nivel superior o inferior (cambiar el orden de columna de los campos) 1. Señale la etiqueta de campo que desea mover a otro nivel hasta que el puntero se transforme en un. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para mover el campo a un nivel superior, arrastre la etiqueta del campo hacia la izquierda y suéltelo en el punto que desee. Para mover el campo a un nivel inferior, arrastre la etiqueta del campo hacia la derecha y suéltelo en el punto que desee. Quitar un campo Cuando se quita un campo del diseño de una vista Tabla dinámica, los datos del campo dejan de mostrarse, aunque el campo permanece disponible en la lista de campos para su visualización. 1. Haga clic en la etiqueta del campo que desea quitar de la vista. 2. Presione la tecla SUPR. Puede eliminar campos de totales y campos de detalle calculados tanto de la vista Tabla dinámica como de la lista de campos haciendo clic con el botón secundario en el campo y, a continuación, seleccionando Eliminar en el menú contextual Agregar, mover o quitar un campo de una vista de gráfico dinámico Agregar un campo al área de serie, categoría, datos, multigráfico o de filtro 1. En la barra de herramientas del Gráfico dinámico, haga clic en Lista de campos. 2. Utilice las barras de desplazamiento y los indicadores de expansión ( + y - ) para buscar el campo que desea agregar al gráfico. 3. Haga clic en el campo y arrástrelo hasta el área de colocación apropiada del gráfico: área de series, área de categoría, área de datos, área multigráfico o área de filtro. 79

80 Puede agregar varios campos a cada ubicación. En lugar de arrastrar el campo, también puede seleccionar el área a la que desea agregar el campo en la lista situada en la parte inferior de la lista de campos y hacer clic en Agregar a. Si Agregar a no está disponible al seleccionar el área en la que desea colocar el campo, puede que el campo seleccionado no esté disponible para su uso como campo de categoría, serie, datos o filtro. Puede agregar más de un campo a una área del gráfico. La colocación de los campos en el gráfico determina el orden jerárquico en el que se mostrarán los datos. Los campos exteriores pueden expandirse o contraerse para mostrar más o menos información en los campos interiores. El área multigráfico sólo estará disponible si ha seleccionado Varios trazados en la barra de herramientas del Gráfico dinámico Cambiar la función de resumen de un campo de datos 1. Seleccione el campo de datos que contiene los valores que desea resumir. 2. En la barra de herramientas del Gráfico dinámico, haga clic en Autocalcular y, a continuación, seleccione la función de resumen que desee. Mover un campo 1. Abra una hoja de datos o formulario en la vista Gráfico dinámico. En la vista, haga clic en el campo que desea mover y arrástrelo hasta que el puntero represente el área en la que lo desea colocar. Puntero Área que representa Área de serie Área de categoría Área de filtro Área de datos Área multigráfico 2. Suelte el botón Los punteros anteriores se aplican únicamente cuando se mueven los campos dentro del propio gráfico, no cuando se agregan desde la lista de campos. Quitar un campo Cuando se quita un campo de un gráfico, los datos del campo dejar de mostrarse, aunque el campo permanece disponible en la lista de campos para su visualización. 1. Haga clic en la etiqueta del campo que desea quitar del gráfico. 2. Arrastre el campo fuera del gráfico hasta que el puntero se transforme en 80

81 Cambiar el tipo de gráfico de una vista de gráfico dinámico 1. Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Gráfico dinámico. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para cambiar el tipo del gráfico completo, seleccione el área de trabajo del gráfico haciendo clic en el área en blanco que se encuentra fuera del área de trazado pero dentro de los límites del gráfico. Para cambiar el tipo de gráfico para una serie de datos determinada, seleccione la serie de datos. 3. En la barra de herramientas del Gráfico dinámico, haga clic en Tipo de gráfico. 4. En la lista, seleccione el tipo de gráfico que desee y, a continuación, seleccione el subtipo que desee. 81

82 4. CONSULTAS 4.1.Las consultas Las consultas son preguntas que se hacen a Microsoft Access sobre la información que se tiene almacenada en las tablas y en ellas se pueden distinguir tres aspectos: Dónde: en qué tablas se desea realizar la búsqueda. Qué: qué datos, exactamente, se quieren obtener. Cómo: con qué apariencia se quieren obtener los resultados. Access ofrece la respuesta en forma de hoja de respuestas dinámica. Las hojas de respuesta dinámicas tienen la apariencia y el comportamiento de las tablas, pero no son realmente tablas ya que al finalizar la consulta desaparecen. Hoja de respuestas dinámica Conjunto dinámico (de actualización automática) de registros de una o varias tablas que satisfacen los requisitos de la consulta (las condiciones de la pregunta). Cuando se cierra la consulta la hoja de respuestas dinámica deja de existir. Cada vez que se abre la consulta, se ejecuta la interrogación y se genera una hoja de respuestas dinámica con los últimos datos actualizados Cuándo utilizar una consulta Las consultas se utilizan cuando se quiere recuperar datos con determinadas condiciones, utilizando las consultas se podrá: Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos de la tabla en una consulta. Limitar el número de registros. Se pueden especificar los criterios de selección que se estimen oportunos para ver sólo aquellos registros que se necesite. 82

83 Ordenar registros. Frecuentemente se necesitará ordenar los registros por distintos campos (Nombre, Precio, Nº, etc.). Hacer preguntas que impliquen datos de varias tablas. Los resultados se presentaran en una sola hoja de respuestas dinámica. Calcular totales. Se pueden calcular por ejemplo el número de horas de formación recibidas por cada cliente, o impartidas por monitor, la facturación por cliente, etc. Crear formularios e informes basados en consultas. Si se desea seleccionar los datos que van a aparecer en un formulario o informe, se puede crear una consulta y basar el formulario o el informe en ella. Crear consultas basadas en consultas. Una vez que se ha diseñado y grabado una consulta, se podrá crear otra que seleccione datos a partir de la primera. Crear gráficos basados en consultas. Ver resúmenes de los datos y compararlos y ver las tendencias que presentan. Consultar datos procedentes de bases de datos externas. Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente, o crear una nueva tabla Tipos de consulta Existen varias clases de consultas que se verán a lo largo de este capítulo. Dichas tipos de consultas son: De Selección De tabla de Referencias Cruzadas De Acción Permiten seleccionar datos, de una o varias tablas, que satisfacen unos criterios. Muestran los datos agrupados por categorías y con una presentación similar a una hoja de cálculo. Así como las consultas de selección sólo seleccionan y muestran información, las consultas de acciones producen modificaciones sobre las tablas. Son de varios tipos: 1. Consulta de creación de tabla 2. Consulta de eliminación 3. Consulta de datos añadidos 4. Consulta de actualización De Unión De Paso a través de SQL De Definición de datos Combinan campos de dos o más tablas. Envían comandos a bases de datos SQL. Crean, modifican o suprimen tablas de Microsoft Access utilizando instrucciones SQL 83

84 4.2.Creación de consultas de Selección Consulta de una tabla Dentro de los diferentes tipos de consultas de selección vamos a comenzar a realizar la consulta más sencilla, la consulta a una sola tabla. Para realizar este tipo de consultas se seguirán los siguientes pasos: 1. En la ventana de la base de datos hacer clic en el botón Consultas. 2. Hacer clic en el botón Nuevo. En la ventana Nueva consulta seleccionar la opción Vista Diseño. Se visualiza la ventana de la consulta en modo diseño, y un cuadro de diálogo que solicita la tabla en la que desea basar la consulta. 3. A continuación se seleccionará la tabla a consultar y se hará clic en el botón Agregar (en este caso consultaremos la tabla de CLIENTES). Se visualizará la ventana de la consulta en modo diseño. 84

85 Fig. 4-1 Ventana de consulta en modo diseño La ventana de la consulta en modo de presentación de diseño es una herramienta gráfica de interrogación QBE (Query by example - Definir la consulta con un ejemplo). Este tipo de ventana permite definir una consulta sin necesidad de conocer lenguajes de consulta del tipo SQL u otros. Selección de campos para la consulta Existen varias maneras de llevar los campos a la cuadrícula QBE: 1. Hacer doble clic en los campos que se desean visualizar (NOMBRE, POBLACION y TELEFONO). Los campos se dispondrán en la cuadrícula uno detrás de otro. 2. Hacer clic en un campo y arrastrarlo hasta el lugar de la cuadrícula que desee. Hacer clic en el desplegable de la cuadrícula. 3. Si quiere pasar varios campos a la vez puede: Seleccionar varios campos contiguos, para ello hacer clic en el primero y, manteniendo pulsada la tecla Shift, hacer clic en el último y arrastrarlos a la ventana QBE. Seleccionar varios campos no contiguos, para ello hacer clic en los campos que deseen mientras se mantiene pulsada la tecla Control y arrastrarlos a la ventana QBE. 85

86 Ordenación de los datos por un campo Si se desea que los registros aparezcan ordenados por un determinado campo. Hacer clic en la celda Orden del campo por el cual se desea ordenar, por ejemplo PERSONA DE CONTACTO, y seleccionar "Ascendente" en el desplegable. Especificación de Criterios para la consulta Si es esta consulta se desean ver los clientes de Bermeo se deberá de indicar esta condición de la siguiente forma: 1. En la celda Criterios de campo Nombre, se introducirá "Bermeo". 2. Una vez terminada la creación de la consulta, se comprobará el resultado de dicha consulta mediante la "Hoja de respuestas dinámica". 3. Una vez comprobada su efectividad se llevará a cabo la ejecución de la consulta, mediante el botón de Ejecución de la barra de herramientas. Fig. 4-2 Hoja de respuesta dinámica Guardar la consulta Una vez comprobada la efectividad de la consulta, se puede, si se desea, guardar la consulta para utilizarla posteriormente cuantas veces se desee. Para guardar la consulta: 1. Seleccione el menú Archivo-Guardar Como. En el cuadro de diálogo Guardar como... se introducirá el nombre de la consulta, "Clientes de Bermeo". También se puede pulsar el icono de guardar. 86

87 4.2.2.Consulta de varias tablas Existen casos en los cuales se desea conocer información combinada de dos o más tablas, y para ello será necesario incluir estas en la cuadrícula de tablas. Por ejemplo, si se desea conocer quienes son los Clientes de Bermeo, la fecha de los movimientos que realizó y el nombre del artículo que compró. En este caso determinaremos las tablas necesarias para ver los campos en la hoja de respuesta dinámica. A continuación se diseñará la consulta, siguiendo los siguientes pasos: 1. En la ventana de la base de datos hacer clic en el botón Consultas. 2. Hacer clic en el botón Nuevo y seleccionar Vista Diseño. Se visualizará la ventana de la consulta en modo diseño, y un cuadro de diálogo que solicita las tablas en la que desea basar la consulta. 3. Se seleccionarán las tablas que se desean agregar a la consulta, en este caso Clientes, Movimientos y Artículos y se hará clic en el botón Agregar. Fig. 4-3 Consulta conjunta a tres tablas Se observa que entre las tablas aparecen unas líneas que representan las relaciones existentes definidas durante la fase de desarrollo de la base de datos. También aparecerán las líneas de relación en el caso que en dos tablas existan campos con el mismo nombre. Es posible establecer las relaciones deseadas simplemente arrastrando un campo desde una de las tablas hasta el campo correspondiente en la otra tabla. 4. Se introducirán los campos para la consulta en la cuadricula QBE. En el ejemplo se seleccionarán los campos Nombre y Población de la tabla de Clientes, Fecha de la tabla de Movimientos, y Descripción de la tabla de Artículos. 5. A continuación se establecerá el criterio de selección, en el campo Población. 87

88 6. El siguiente paso consistirá en establecer el orden de aparición de datos. Se fija el nombre del cliente como campo de ordenación, para esto basta con hacer clic en la celda Orden y seleccionar Ascendente o Descendente. Fig. 4-4 Consulta conjunta a tres tablas 7. Guardar la consulta como se ha explicado en el apartado anterior. 8. Si no se desea mostrar el campo Población, que sirve, como condición para la consulta, se seleccionará la celda Mostrar del campo a ocultar y desactivar la opción. Fig. 4-5 Consulta Clientes de Bermeo 88

89 4.2.3.Consultas con expresiones A continuación se modificará la consulta para mostrar sólo los movimientos cuya fecha ha sido después del 2 de febrero de Para esto se modificará la cuadrícula QBE introduciendo en el campo FECHA el siguiente criterio: >#02/02/00# Los criterios de fecha son escritos entre el símbolo "#". (Hay que tener en cuenta que la escritura de la fecha dependerá del formato internacional establecido en Windows.). Creación de campos calculados Ahora suponemos que deseamos conocer el IMPORTE a cobrar por cada uno de los movimientos. Para ello se modifica la consulta anterior para que incluya un campo calculado. Lo primero que hay que hacer es diseñar la expresión que calculará el importe: Importe = Precio * Cantidad A continuación se transformará la expresión en una expresión válida de Access. Importe : [Precio] * [Cantidad] Esta expresión se introducirá como un campo nuevo en la cuadrícula QBE y se ejecutará la consulta. Se observa que el nuevo campo toma como encabezado "Importe". Se puede cambiar el encabezado de cualquier campo (sea calculado o no), poniendo un texto seguido de dos puntos al comienzo del campo. Fig. 4-6 Introducción de un campo calculado. 89

90 90

91 Fig. 4-7 Resultado de la consulta de un campo calculado Consultas con múltiples criterios Criterios "Y" Los criterios Y obligan el cumplimiento de todas las condiciones que las encuadren. Este tipo de condiciones se pueden estructurar de dos formas: 1. Cuando la condición se estructura por el mismo campo, se puede escribir la sentencia condicional, como puede ser la que se muestra a continuación. Fig. 4-8 Artículos con precios comprendidos entre 30 y 60. En este caso tenemos dos criterios conectados por una operación lógica del tipo Y. 2. Existe la posibilidad de crear una consulta "Y" con distintos campos, con Los registros que se seleccionen han de cumplir: Que los clientes sean de Bizkaia. 91

92 Y Que hayan nacido antes del 4/7/67. Cuando se tiene que hacer una consulta de este tipo, poner todos los criterios conectados por "Y" en la misma línea. Sí se fija, todas las consultas que se han hecho hasta ahora con más de un criterio, son de este tipo, y en todas se ha usado únicamente una línea de criterios. Fig. 4-9 Consulta múltiple tipo "Y" Criterios "O" Los criterios tipo "O" obligan al cumplimiento de al menos una condición de los criterios allí contemplados. 92

93 Fig Consulta de criterios "O" Al igual que los criterios Y podrán ser definidos de dos formas: 1. Escribiendo el criterio dentro de la propia celda de criterio como una sentencia. 2. Utilizando la línea O de la cuadrícula, que se encuentra debajo de la línea de criterio para unir las dos condiciones, la de criterio y la condición O. Criterios "Y" y "O" combinados Por último para complicar un poco más las cosas se ve como se pueden conectar varios criterios Y con varios criterios 0. Suponer que se desea obtener los clientes de Bilbao nacidos antes del 4/7/67 y los clientes de sestao nacidos antes del 1/1/70. Analizando la cuestión se observa que los registros deben cumplir las siguientes condiciones: Que la población sea "Bilbao" Y la Fecha nacimiento <= 4/7/67. O Que la población sea "Sestao" Y la Fecha nacimiento <=1/1/70. 93

94 Fig Consulta con criterios "Y" y "O" Consultas Estadísticas Las consultas estadísticas tendrán como objetivo el determinar una serie de datos calculados en función normalmente de campos de tipo numérico. Los tipos de cálculos realizables de una forma sencilla mediante consultas son: 94

95 Tipo de cálculo Suma Promedio Mín Máx Cuenta DesvEst Var Primero Ultimo Resultado El total de los valores de un campo La media de los valores de un campo El menor de los valores de un campo. El mayor de los valores de un campo. La cantidad de valores de un campo. La desviación estándar de los valores de un campo. La varianza de los valores de un campo. El valor del campo correspondiente al primer registro. El valor del campo correspondiente al último registro. Para la realización de consultas estadísticas, por ejemplo, para calcular las unidades de cada artículo vendido por provincia, se procederá de la siguiente forma: 1. Se selecciona la tabla de Artículos, Clientes y Movimientos. 2. Se selecciona el campo Descripción y Provincia para clasificar la consulta. 3. Se selecciona el campo Cantidad para totalizar las unidades. 4. Se hace clic en el botón sumatorio en la barra de herramientas. 5. Se establece el orden de agrupamiento, y el tipo de cálculo que desea en cada campo: En el campo Descripción se hará clic en la celda Total, y se seleccionará la operación "Agrupar por". (Para clasificar los registros por Descripción). En el campo Provincia se hará clic en la celda Total, y se seleccionará la operación "Agrupar por". (Para clasificar los registros por Provincia). En el campo Cantidad se hará clic en la celda Total, y se seleccionará la operación "Suma". (Para presentar la suma de todas las unidades vendidas de cada artículo). Para que la consulta salga ordenada por artículos, se pondrá orden ascendente en el campo Descripción. 95

96 Fig Diseño de una consulta estadística Fig Hoja de respuesta dinámica de la estadística 4.3.Tipos de unión Cuando se efectúan consultas que implican varias tablas, normalmente se establece entre ellas lo que se denomina en terminología de base de datos una unión equivalente. Existen otras posibilidades que aunque no se ven conviene que el usuario sepa de su existencia. 96

97 Unión equivalente Es una combinación en la que los registros de dos tablas se combinan y se agregan a la hoja de respuestas dinámica sólo cuando hay valores iguales en los campos de la combinación. Si las tablas están relacionadas las uniones se efectúan automáticamente (mediante líneas que unen los campos relacionados). Si se desea establecer una unión entre tablas no relacionadas basta con arrastrar un campo de la tabla principal hasta el campo relacionado de la tabla secundaria. Access visualizará una línea de unión automáticamente. Unión externa Es una combinación en la que todos los registros de una tabla se agregan a la hoja de respuestas dinámica, aunque no haya valores coincidentes en el campo combinado de la segunda tabla. Puede ser de dos tipos: Izquierda. Cuando se extraen todos los registros del lado uno (tengan o no registros relacionados en el lado varios), y sólo los registros del lado varios que tengan registro relacionado en el lado uno. Derecha. Cuando se extraen todos los registros del lado Varios (tengan o no registro relacionado en el lado uno), y sólo los registros del lado uno que tengan registros relacionados en el lado Varios. Auto unión Es una combinación en la que los registros de una tabla se combinan con registros de la misma tabla. Por ejemplo se podría tener un fichero de componentes de Lotes. Imaginar una caja surtido de fruta, la cual se compone de frutos secos y de zumo. A su vez los frutos secos pueden ser de diferentes tipos, y los frutos de zumo también. Se podría diseñar una única tabla de frutos y autorelacionarlos. La tabla podría tener la siguiente estructura: Código de fruto. Denominación. Foto. Código del tipo de fruto. Precio. Otros campos De esta manera cada fruto tendría en el campo Código del tipo de fruto, el código de la pieza "Fruto seco o de zumo". 4.4.Modificación de las consultas Añadir/Eliminar tablas en una consulta Para añadir nuevas tablas y eliminar otras, a una consulta siempre que se desee. Para ello: Para añadir tablas seleccionar el menú Consulta-Mostrar Tabla o pulsar el icono Mostrar Tabla. Para eliminar tablas seleccionar el menú Consulta-Quitar Tabla o pulsar la tecla Supr. 97

98 4.4.2.Añadir/Eliminar campos en una consulta Añadir todos los campos de una tabla: 1. Hacer doble clic en la barra de título de la tabla. Se seleccionarán todos los campos de la tabla. 2. Arrastrar hacia la cuadrícula QBE. Los campos pasarán uno a cada celda. También se pueden incluir todos los campos como un solo grupo haciendo: Doble clic en el asterisco de la tabla. Eliminar campos en una consulta: 1. Seleccionar la columna donde se encuentra el campo que se desea eliminar. 2. Pulsar la tecla Supr. Insertar un campo 1. Hacer clic y seleccionar el campo a la izquierda del cual desea insertar otro campo. 2. Seleccionar el menú Insertar-Columnas. 3. Insertar el nuevo campo en la columna vacante. También se pueden insertar campos directamente de la siguiente manera: En la lista de campos arrastrar el campo que se desea insertar y dejarlo caer en el lugar donde desea situarlo. Mover campos 1. Seleccionar el campo o campos que se desean cambiar de lugar. 2. Hacer clic de nuevo en el selector de campo y arrastrar el campo o grupo de campos hasta la nueva posición Consultas de tabla cruzada Una consulta de tabla cruzada permite presentar la información relacionada en forma de cuadrante, facilitando el análisis de los datos. Se estudiará un ejemplo sencillo que permita entender el mecanismo básico de este tipo de consultas. Suponer que se desea saber las unidades vendidas de cada artículo por cliente. 98

99 Crear una consulta de tabla cruzada Seguir los pasos normales en el diseño de una consulta, decidiendo en primer lugar qué campos de qué tablas utilizar. En este ejemplo se necesitan los siguientes campos: Campo Nombre Descripción Cantidad Tabla Clientes Artículos Movimientos 1. Se Introducirán los campos de la tabla en la cuadrícula QBE. 2. Se seleccionará el menú Consulta- Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas, o se pulsará el icono de Consulta de tabla de Referencias Cruzadas. 3. Microsoft Access muestra las líneas "Total" y "Tab. Ref. Cruz:" en la cuadrícula QBE. A continuación hay que definir el campo que se utiliza como cabecera de columnas en las tablas, y el que se utiliza como cabecera de filas (en nuestro ejemplo Descripción y Nombre respectivamente), para ello: Hacer clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, del campo Nombre y Descripción y seleccionar la opción Encabezado de fila. Hacer clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, del campo Nombre y seleccionar la opción Encabezado de columna. Fig Diseño de consulta de tablas cruzadas 3. A continuación se indica que campo es el que se utiliza para efectuar las operaciones en la tabla cruzada, y el tipo de operación que hay que hacer. En el ejemplo contar las unidades vendidas: Hacer clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, de Cantidad y seleccionar la opción Valor. 99

100 Hacer clic en la celda Total del campo Cantidad y seleccionar la operación "Suma" Fig Resultado de la consulta de referencias cruzadas 4.5.Consultas de acciones Algunas veces es necesario efectuar cambios en una tabla que afectan a un grupo grande de registros. Existen infinidad de ocasiones en las que está indicado el uso de consultas de actualización para modificar grupos de registros que cumplen ciertas condiciones. En este apartado se estudian las cuatro clases de consultas de acciones existentes: 1. Creación de tabla 2. Eliminación de registros 3. Datos Añadidos 4. Actualización Consulta de creación de tabla Al objeto de clasificar la tabla de movimientos, se desea crear una nueva tabla y pasar a ella los movimientos del primer trimestre del La nueva tabla tendrá de nombre Ventas primer trimestre. El problema que se plantea tiene fácil solución diseñando una consulta de creación de tabla. La consulta deberá: Seleccionar los movimientos del primer trimestre. Crear la tabla Ventas primer trimestre. Añadir los registros seleccionados. Para ello se seguirán los pasos que se indican a continuación para efectuar todo el proceso: 100

101 1. Diseñar la consulta de selección que selecciona los movimientos del primer trimestre del Verificar la consulta. Una vez que este diseñada la consulta de selección, verificar su funcionamiento. En concreto, comprobar que la consulta selecciona todos los datos que se desean. Así mismo, se determinarán los campos a mostrar en dicha tabla, en este caso todos. Fig Definición de la consulta de selección 4. Modificar la consulta de selección. A continuación cambiar las propiedades de la consulta para indicar que se trata de una consulta de creación de tabla. Para ello: Seleccionar el menú Consulta-Consulta de Creación de Tabla. Se visualizará el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta. También se puede pulsar el botón Consulta de creación de tabla. En el cuadro Nombre de la tabla, introducir "Ventas primer trimestre" y hacer clic en el botón Aceptar. Fig Propiedades de la consulta de creación 4. Guardar la consulta. Seleccionar el menú Archivo-Guardar Como 101

102 En el cuadro de diálogo introducir el nombre "Ventas (Creación primer trimestre)". Observar en la ventana de la base de datos que la nueva consulta tiene un icono diferente del de las consultas de selección. 5. Ejecutar la consulta. Hacer doble clic sobre el nombre de la consulta. Si todo fue bien ahora se debe tener una nueva tabla conteniendo las ventas del primer trimestre del Consulta de eliminación A continuación se desea eliminar de la tabla Movimientos todos los movimientos que fueron pasados a la tabla Ventas primer trimestre. Para ello hay que diseñar una consulta de eliminación: 1. Diseñar la consulta de selección, que seleccione los movimientos del primer trimestre del 2.004, como ya esta hecha, se copiará y modificará. En la ventana de Base de datos marcar la consulta Ventas (Creación primer trimestre). Seleccionar la opción de menú Edición-Copiar. Seleccionar la opción de menú Edición-Pegar. Aparecerá un cuadro de diálogo solicitando el nombre de la nueva consulta, llamarla Ventas (Creación primer trimestre). Seleccionar la nueva consulta. 2. Verificar la consulta. Ejecutar la consulta y comprobar la selección de los registros deseados. Al dar este paso se evita la posibilidad eliminar accidentalmente registros no deseados. 2. Modificar la consulta de selección. Abrir la ventana de diseño de la consulta y seleccionar el menú Consulta-Consulta de eliminación, o hacer clic en el icono de Eliminar. La cuadrícula QBE incorpora una nueva línea con la etiqueta Eliminar. En la línea Eliminar se pueden introducir dos opciones: DESDE. Indica de que tabla se eliminan los registros. DONDE. Indica que criterio debe cumplir la eliminación. 102

103 Fig Consulta de Eliminación 4. Ejecutar la consulta. Hacer doble clic en la consulta, y verificar que todo ha funcionado correctamente. La tabla de movimientos contendrá en estos momentos los movimientos de los meses posteriores a Marzo del Consulta de datos añadidos Una consulta de datos añadidos generará una adición de los datos que cumplan una determinada condición de manera automática. Por ejemplo queremos añadir a la tabla de ventas, todos los movimientos de abril del Para ello se seguirán los siguientes pasos: 1. Se diseñará la consulta de selección. Diseñar la consulta de selección a partir de la tabla Movimientos. Se genera un registro por cada movimiento. Observar el diseño de la consulta de selección. Se seleccionan todos los campos de la tabla, y el campo Fecha como campo de criterio de selección. 2. Verificar la consulta. Ejecutar la consulta anterior y comprobar si los resultados son satisfactorios. 3. Modificar la consulta de selección. 103

104 Seleccionar el menú Consulta-Consulta de Datos Anexados Se visualizará el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta, en el cual se deberá indicar en que tabla se desean añadir los registros seleccionados. También se puede seleccionar Consulta de datos anexados de la lista de tipos de consultas. Seleccionar la tabla Ventas primer trimestre en el cuadro combinado y Aceptar. Observar que la cuadrícula QBE incorpora una nueva línea, mediante la cual se puede indicar donde añadir cada campo de la consulta en la tabla Ventas primer trimestre. Modificar la columna Fecha, para que el campo de adición no se repita. Fig Consulta de datos añadidos 4. Guardar la consulta. Poner a la consulta el nombre: "Movimientos de Abril" 5. Ejecutar la consulta. Verificar el funcionamiento de la consulta. Si todo funcionó correctamente la tabla Ventas primer trimestre deberá incluir los movimientos de abril del

105 4.5.4.Consulta de actualización Las consultas de actualización permiten la variación de los datos de forma automática y masiva. Si, por ejemplo, se decide una subida de los precios de los artículos en un 15% sobre su precio actual, siempre que estos tengan un precio inferior a 60. Para ello se seguirán los siguientes pasos: 1. Se diseña una consulta que seleccione los artículos con precio inferior a 60. y se verifica la consulta de selección. 2. Se modifica la consulta de selección. Seleccionar el menú Consulta-Consulta de actualización o seleccionar Actualizar de la lista del botón Tipo de Consulta. La cuadrícula QBE muestra la línea Actualizar a: En la línea Actualizar a:, del campo Precio introducir el nuevo precio del artículo, Precio anterior*1,15. Fig Consulta de Actualización 3. Guardar la consulta con el nombre "Incremento precios (15%)". 4. Ejecutar la consulta y comprobar su funcionamiento. 105

106 4.6.Consultas con parámetros Es posible automatizar el proceso de modificar los criterios de las consultas que se ejecutan con frecuencia creando una consulta de parámetros. Cuando tiene una consulta de parámetros, Access pide los criterios cuando se ejecute la consulta. Esto elimina los pasos adicionales de abrir la consulta en el modo de presentación Diseño y cambiar los criterios. Por ejemplo se desea crear una consulta de parámetros para la selección de clientes en función de su población. 1 En el modo de presentación Diseño de la consulta, se creará una consulta de selección. 2 En la fila Criterios del campo en la que generalmente se introduce los criterios, se escribirá el texto que desea que aparezca en el cuadro de diálogo, encerrándolo entre corchetes. En nuestro caso, se escribirá [Indicar la población] para que Access pida al usuario que escriba la población del cliente. Normalmente, Access especifica automáticamente el tipo de datos del parámetro, aunque en los casos especiales, como en el caso de acceso a tablas externas mediante SQL, o los campos tipo Sí/No, se utilizará el siguientes procedimiento: 1 Seleccionar la opción del menú Consulta-Parámetros. 2 En la primera celda Parámetro, se escribirá la primera petición de las especificadas en la fila "Criterios" de la cuadrícula QBE de la consulta de parámetros. La consulta no tendrá éxito si este texto no coincide con el de la fila "Criterios", en nuestro caso Indicar la población. 3 A la derecha de la petición, se seleccionará o escribirá el tipo de datos del campo cuyos valores se solicitan. Se continuarán agregando peticiones y seleccionando tipos de datos si la consulta contiene más de una petición de parámetros. Fig Consulta de parámetros. 106

107 3 Para probar la consulta, hacer clic en el botón "Presentación Hoja de datos". Access pedirá los criterios, usando el texto que se escribió. Fig Introducción de parámetros 4 Se guardará la consulta como "Consulta de clientes por población" Fig Resultado de la consulta de parámetros 4.7.Creación de otros tipos de consultas. Al igual que ocurre con los formularios Access ofrece una herramienta para la construcción de ciertas consultas. Cuando se pulsa el botón Nuevo en la ventana de Consultas aparece el siguiente cuadro de diálogo: Fig Ventana de Nueva consulta 107

108 Consultas sencillas Consulta de tabla de referencias cruzadas Buscar duplicados Buscar no coincidentes Este asistente permite crear una consulta sencilla preguntando los nombres de los campos que se desean incluir en la consulta. Esta consulta permite relacionar los datos de más de una tabla y presentarlos con un formato del estilo de las hojas de cálculo. Con esta consulta se pueden localizar registros que se encuentren repetidos en una tabla o consulta. Esta consulta permite buscar registros de una tabla, que no tengan registros relacionados en otra. 4.8.Propiedades de las Consultas En una consulta existen dos cuadros de propiedades: Propiedades de la consulta; que saldrá si pinchamos encima de la cuadrícula del diseño de la consulta. Fig Propiedades de la consulta. 108

109 Propiedades del campo; si seleccionamos un campo del diseño de la consulta. Fig Propiedades del campo. 109

110 5. INFORMES 5.1.Los Informes Los informes son herramientas que Access pone a la disposición del usuario para generar información impresa procedente de la base de datos, con una presentación y acabado totalmente profesional. Los informes son una manera efectiva de presentar información, cuya característica principal es que su soporte habitual es el papel. Ejemplos de informes son etiquetas postales, facturas, estadísticas de ingresos, etc. Access permite diseñar informes que muestren la información justo como desea el usuario, para ello utilizar distintos elementos de diseño, tales como etiquetas, cuadros de texto, dibujos, bordes y recuadros, etc. permitiendo efectuar cálculos sobre grupos de datos y sobre totales, en resumen todo un sistema puesto a disposición del usuario para que el mismo diseñe las salidas impresas según sus necesidades y preferencias. Con ellos se podrá: Organizar y presentar los datos en grupo. Agrupar los datos y obtener estadísticas. Incluir subinformes y gráficos. Los informes son similares a los formularios, con la salvedad de que el formulario es un objeto diseñado para mostrarse en la pantalla, y el informe es un objeto pensado para mostrarse sobre papel impreso. Por tanto casi todo lo explicado en el capítulo sobre formularios, es trasladable a este capítulo. Existen otros elementos dentro del informe que permiten obtener una salida bien presentada, algunos de esos elementos son: Uso de diversas fuentes, tamaños, etc. Utilización de bordes y recuadros. Encabezados y pies de página Agrupación de datos. 110

111 La asociación entre un informe y los datos se efectúa mediante objetos denominados controles. Estos controles pueden ser de tres tipos: Dependientes Son aquellos controles que están asociados a los campos de una tabla o consulta. Se utilizan para visualizar valores (texto, números, dibujos, etc.) de los campos de las bases de datos. Independientes Son aquellos controles que no están asociados a una fuente de datos. Se utilizan para incluir texto descriptivo, recuadros, bordes, etc. Calculados Son aquellos controles cuya fuente de datos no es un campo sino una expresión. 5.2.Creación de un informe El proceso de creación de un informe es idéntico al de creación de un formulario, y para ello existen dos opciones: Crear con el Asistente de informes. Crear sin el Asistente de informes. El mecanismo más frecuente para crear un informe suele ser utilizar el Asistente de informes para crear el informe, y a continuación efectuar las modificaciones necesarias en el modo de presentación del diseño hasta ajustar exactamente el informe a las necesidades o preferencias requeridas. 111

112 5.2.1.Tipos de informes predefinidos Utilizando el Asistente de informes podrá crear casi automáticamente varios tipos de informes: Fig. 5-1 Cuadro de diálogo Nuevo Informe Vista Diseño Asistente para Informes Autoinforme: en columnas Autoinforme en tablas Asistente para gráficos Asistente para etiquetas Permite crear un informe en blanco. Permite crear informes en columnas o tabulares preguntando que campos se desean incluir en el informe, permite seleccionar entre diferentes estilos de informes. Este tipo de informes muestra los valores de los registros en una columna a lo largo, donde cada campo ocupa una línea distinta. Crea el informe incluyendo todos los campos de la tabla o consulta. En este tipo de informes muestran los valores de los registros en columnas dispuestas de izquierda a derecha constituyendo cada registro una fila. Encima de cada columna se muestra una etiqueta. Crea el informe incluyendo todos los campos de la tabla o consulta. Permite crear un informe con un gráfico que obtiene los valores de una tabla o consulta. Este tipo de informes permite diseñar listados de etiquetas postales rápida y fácilmente Creación de informes con el asistente de informes Los pasos para la creación de un informe con el asistente de informes son los que se detallan a continuación: 1. Si se está en la ventana de la base de datos se hará clic en el botón Informe. Si se está en la ventana de tablas o consultas, hacer clic en el botón Nuevo informe de la barra de herramientas de Access. Se visualizará el cuadro de diálogo Nuevo informe. Si se está en la ventana de tablas o consulta, pulsar el botón de AutoInforme y Microsoft Access lo creará directamente. 112

113 Fig. 5-2 Cuadro de diálogo Nuevo informe 2. Seleccionar la tabla de datos o la consulta asociada al informe, por ejemplo "Clientes". 3. Seleccionar la opción Asistente para informes. 4. Se seleccionan los campos que contendrá el informe. Haciendo clic sobre un campo y clic en el botón > manda un campo a la ventana de la derecha. También se puede hacer doble clic sobre un campo cualquiera para cambiarlo de una ventana a otra. Del ejemplo, se seleccionan los campos, Nombre, Dirección, Población, Código Postal, Teléfono. Fig. 5-3 Selección de campos 113

114 5. Seleccionar los campos por los que se desea agrupar la información en base a los valores de cualquier campo. En este caso no vamos a proceder a agrupar por ningún campo. Fig. 5-4 Seleccionar los campos por los que se desea agrupar 6. Una vez seleccionados los campos a visualizar indicar al asistente cuál serán las claves de ordenación del informe. Fig. 5-5 Establecimiento de claves para el orden de impresión 7. En la siguiente ventana indicar el tipo deseado para el informe, así como la orientación del papel. En este caso crearemos un informe En columnas y la Orientación de la hoja será Vertical. 114

115 Fig. 5-6 Establecer el tipo de informe y la orientación 8. En la siguiente ventana indicar la apariencia deseada para el informe. Fig. 5-7 Seleccionar el estilo del informe 9. Introducir el título que tendrá el informe y finalizar el uso del asistente. 115

116 Fig. 5-8 Título del Informe Antes de finalizar se puede seleccionar el botón Modificar el diseño del informe para ver el informe en modo diseño y poder hacer modificaciones. Si todos los pasos se han realizado correctamente y ha finalizado el proceso de creación del informe se visualizará la presentación preliminar del mismo, dicha presentación muestra en pantalla el aspecto que tendría el informe si se envía a la impresora. Fig. 5-9 Ventana de presentación preliminar Opciones de la ventana presentación preliminar 116

117 Fig Barra de herramientas en presentación preliminar Barra de herramientas de diseño de un informe A continuación se describen las herramientas disponibles en el modo de presentación del diseño de la ventana del informe. Algunas de ellas son idénticas a las mostradas para la ventana del formulario otras son nuevas. Buscar Imprimir Presentación preliminar Lista de campos Autoformato Código Propiedades Guardar Insertar hipervínculo Ordenar y agrupar Generar Modo de ver informe Caja de herramientas Fig Barra de herramientas en modo diseño La Caja de herramientas es la misma que la vista en formularios. 5.3.Impresión de un informe Si se está en la ventana de la Base de Datos, primero se selecciona el informe a imprimir (si se está en modo presentación preliminar este paso ya está dado). Y a continuación se realizarán los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opción del menú Archivo-Imprimir 2. Hacer clic en el botón Imprimir... En ambos casos se visualizará un cuadro de diálogo, donde se establecen las siguientes opciones: 117

118 Nombre de la Impresora Access muestra la impresora y conexión de impresora predeterminada. Rango de impresión Configurar Copias Imprimir a un archivo Especificar las páginas a imprimir. 1. Todas: Imprime todo el elemento 2. Registros seleccionados: Imprime los registros seleccionados. 3. Páginas: Imprime el rango de páginas especificadas en los cuadros Desde y Hasta. Permite especificar los márgenes de la hoja. Número de copias que deseen imprimir. Se puede imprimir a un archivo en lugar de imprimir a una impresora. Intercalar Las copias impresas de un documento se pueden intercalar. Por ejemplo, Access imprime dos copias de un documento de tres páginas en el siguiente orden: Intercaladas: Páginas 1-3, páginas 1-3 Sin intercalar: Página 1 (dos veces), página 2 (dos veces), página 3 (dos veces) Fig Cuadro de diálogo Imprimir 118

119 5.3.1.Configuración de la Página La Configuración de la impresión es uno de los pasos importantes, para determinar las principales características de ésta. Para acceder a dicho cuadro se seleccionará la opción del menú Archivo-Configurar Página. Fig Cuadro de diálogo Configuración de Página El cuadro permite especificar las opciones de la página. Así se podrá especificar: Una impresora. La orientación, tamaño, suministro de papel y los márgenes de los elementos impresos. Las opciones predeterminadas para la impresora seleccionada. Las opciones de impresora adicionales que corresponden al imprimir formularios e informes. La opción Configurar Impresión está disponible en la ventana de la base de datos solamente en formularios e informes. Para establecer opciones de impresión para tablas, consultas o módulos, seleccionar el menú Archivo-Imprimir o Archivo- Presentación Preliminar y después elegir seleccionar Archivo-Configuración de Página. En formularios e informes, Access guarda con el formulario o informe, las opciones especificadas en el cuadro de diálogo Configuración de Página. Access usará esas opciones hasta que sean cambiadas o hasta que se eliminen del formulario o informe. 119

120 Para otros objetos, las opciones de Configuración de página sólo se aplican hasta que se cierre el objeto. La siguiente vez que un objeto se abra, Access usará las configuraciones de impresión predeterminadas de Windows. Para establecer márgenes de impresión predeterminados, se utilizará la opción del menú Herramientas-Opciones y después se seleccionará la pestaña "General y establecer las opciones para los márgenes izquierdo, superior, derecho e inferior. El cuadro de diálogo de configuración de página esta dividido en tres secciones que se detallan a continuación. MÁRGENES Permite establecer el área de impresión de la página. Fig Cuadro de diálogo Márgenes de la opción Configuración de página Superior Inferior Izquierdo Derecho Imprimir solo datos Distancia en milímetros a la parte superior de la hoja. Distancia en milímetros a la parte inferior de la hoja. Distancia en milímetros a la parte izquierda de la hoja. Distancia en milímetros a la parte derecha de la hoja. Seleccionar esta opción para imprimir únicamente los datos de una hoja de datos, formulario o informe, sin bordes, cuadrícula ni gráficos. 120

121 PÁGINA Esta opción permite seleccionar la orientación de la hoja, la impresora y tamaño del papel. Fig Cuadro de diálogo Página de la opción Configuración de página Orientación Papel Origen Impresora Se seleccionará la orientación de los elementos en la página. (Vertical/Horizontal). Tamaño del papel que se desea usar. Origen del papel que se desea usar. Permite seleccionar la impresora que se desea utilizar. 1. Impresora predeterminada. Muestra la impresora y conexión de impresora predeterminada en Windows. 2. Usar la Impresora específica. Muestra una lista de todas las impresoras instaladas. 121

122 COLUMNAS Fig Cuadro de diálogo Columnas de la opción Configuración de página Número de columnas Access muestra el número de columnas de salida. Espaciado de filas Tamaño de columna Diseño de columna Access muestra el espaciado de las filas de salida. Al imprimir informes o títulos con varias columnas, puede especificar los siguientes valores: En el cuadro Anchura, especifique la anchura de la columna. En el cuadro Altura, especifique la altura de la fila. Seleccionar Igual que en detalle para que los valores en los cuadros Altura y Anchura coincidan con la altura y anchura de la sección Detalle del informe. Access muestra el diseño predeterminado para los formularios e informes impresos. 1. Hacia abajo y después a lo ancho: 2. A lo ancho y después hacia abajo. 5.4.Partes de un informe Se puede aumentar la utilidad de un informe introduciendo secciones. Por ejemplo, si desea incluir información introductoria en un informe, es posible poner un encabezado que se imprima en todas las páginas del informe. En el modo de presentación del diseño de la ventana del informe, se aprecia la estructura del informe y sus controles. Cada sección se representa una sola vez, aunque en el informe se imprima tantas veces como sea necesario. Así cuando el 122

123 informe es impreso, la cabecera de grupo, la sección de detalle, y el pie de grupo se repite tantas veces como grupos haya. Dependiendo del tipo de informe que se desee crear, utilizar unas secciones u otras. Cada sección tiene un objeto concreto: Encabezado/Pie del informe Secciones de encabezado/pie de página Secciones de encabezado y pie de grupo Sección de detalle Contiene información, como por ejemplo, un título, fecha o resumen de informe que se desea que aparezca sólo una vez al principio o al final de un informe. Para agregar o eliminar estas secciones (como una unidad encabezado-pie), se seleccionará la opción de menú Ver-Encabezado o Pie del informe. Contiene información, como por ejemplo, encabezados de columnas o un número de página que se desea que aparezca en la parte superior o inferior de cada página de un informe. Para agregar o eliminar estas secciones (como una unidad encabezado-pie), se seleccionará la opción de menú Ver- Encabezado o Pie de página. Contiene información, como por ejemplo, un nombre de grupo o totales de grupo que se desea que aparezcan al comienzo o final de un grupo de registros. Access agrega automáticamente la sección apropiada cuando define un encabezado o pie de grupo mediante el botón Ordenar y agrupar. Contiene el cuerpo principal del informe. Normalmente situará cuadros de texto y otros controles que muestran registros de la tabla o consulta base en esta sección. No es posible eliminar la sección de detalle, pero se puede dejarla en blanco u ocultarla usando la propiedad Visible. En la sección siguiente se aprenderá a utilizar los distintos elementos de diseño que incorpora Access para personalizar los informes y obtener exactamente la información que necesita. De entre ellos destacan: Reglas Cuadrícula Ayudan a colocar los controles y determinar el tamaño de las secciones de su informe. Para mostrar u ocultar las reglas, seleccionar el menú Ver-Regla. Ayuda a colocar los controles en su informe. Si la cuadrícula es demasiado fina, no se podrá ver. Para mostrar u ocultar la cuadrícula, seleccionar el menú Ver-Cuadrícula. 5.5.Modificación y diseño de informes En esta sección se verán las distintas posibilidades de diseño y modificación de los informes para que ofrezcan el aspecto deseado. Antes de modificar el diseño de un informe vamos a crear un informe base que proporcione un listado de los clientes de la empresa ordenados por poblaciones. Para ello se seguirán los pasos explicados en el punto anterior de Creación de un informe, sobre el cual se introducirán las modificaciones necesarias hasta obtener el informe modificado. 123

124 1. Crear un informe basado en la tabla CLIENTES. 2. Utilizar el Asistente para Informes. 3. Seleccionar todos los campos para su visualización. 4. Seleccionar el campos o campos por los que se desea agrupar, en este caso no seleccionaremos ninguno. 5. Establecer el campo POBLACION como clave de ordenación. 6. Seleccionar el tipo de distribución Vertical y la orientación de la hoja Vertical. 7. Como estilo seleccionar el Corporativo. 8. Introducir el título: "Clientes por población". Para modificar el diseño del informe base hacer clic en el botón (cuando se está en el modo de presentación preliminar). Si ya se ha guardado el informe, seleccionarlo en la ventana de la base de datos y hacer clic en el botón Diseñar. Posteriormente se procederá a ajustar la cuadrícula y hacerla visible. Si todo se desarrolló correctamente, se deberá visualizar el siguiente informe: Fig Informe base de clientes Operaciones con los controles A continuación efectuar las modificaciones necesarias para ir obteniendo el informe final. Para ello, se seguirán los pasos que se indican a continuación: 1. Sección Encabezado del Informe. 124

125 Agrandar la sección lo suficiente para poder manejar los distintos elementos cómodamente. Aumentar el ancho del informe hasta abarcar el ancho del papel. Crear una etiqueta que contenga "Empresa Ideal" y modificar la fuente y el tamaño. Agrandar la etiqueta del título y centrarlo. Poner el control calculado Fecha en la parte de la derecha. Y establecer la propiedad Alineación del texto en "derecha". Crear un rectángulo decorativo en la parte inferior y aplicarle color utilizando la paleta. Reducir el tamaño del encabezado hasta darle una longitud razonable. Fig Modificación de la zona de encabezado de informe 2. Sección Detalle Reorganizar la situación de todos los controles. Para hacerlo de forma rápida utilizar las opciones: Formato-Alinear Formato-Espaciado Horizontal Formato-Espaciado Vertical En las etiquetas situadas a la derecha cambiar la alineación del texto a la izquierda. Construir un nuevo control que sea un rectángulo que envuelve el campo prestado. Probar las posibilidades que ofrece la propiedad "Efecto especial". Si al situar el rectángulo quedase oculto el campo prestado, utilizar la opción del menú Formato-Enviar al Fondo. 3. Sección Pie de página 125

126 Eliminar el control que contiene la fecha ya que esta se ha incluido en el encabezado del informe. Fig Modificación del detalle y pie Cada vez que se efectúa una modificación en alguno de los controles, se puede hacer clic en el botón Presentación preliminar o Muestra preliminar para ver inmediatamente el efecto que produce la modificación, de esta manera es posible controlar en tiempo real todas las modificaciones. Recordar que Muestra Preliminar es más rápido porque no muestra todos los datos ni tiene en cuenta los criterios. Fig Informe modificado 126

127 5.6.Informes Agrupados Los informes agrupados permiten crear informes muy profesionales de forma sencilla y rápida. A continuación vamos a realizar como ejemplo un informe agrupado de los clientes por población. Para realizar este informe vamos a utilizar el Asistente para informes. 1. En el cuadro Nuevo informe, se selecciona la tabla de Clientes, y a continuación se hace clic en Modo de Ver Diseño. 2. Aparece el Informe en modo Diseño, con las zonas de Encabezado de página, Detalle y Pie de Página. 3. Se hace aparecer el Encabezado y Pie de Informe, y se amplia la anchura de la página hasta 15 cm. 4. Como el informe estará agrupado por Clientes, se seleccionará la opción de menú Ver-Ordenar y agrupar, o se hace clic en el botón de la barra de herramientas Ordenar y Agrupar. A continuación se selecciona: Campo/Expresión Orden Encabezado/Pie de Grupo Agrupar por Campo por el que se agrupa la información. Ascendente o descendente Permite crear zonas de encabezado o pie de grupo, para etiquetas, estadísticas, etc. de subtotales del grupo. Permite realizar agrupaciones por cada valor completo del campo o por valores parciales, por ejemplo para temas de codificación significativa (Los 2 primeros dígitos del C/P). 5. En el Encabezado del Informe se introducirá el Título "Clientes agrupados por población", y el resto del encabezado similar al ejemplo anterior. Fig Recuadro de Ordenar y Agrupar. 127

128 6. En el encabezado de la página se incluirán aquellas Etiquetas, que se deseen se repitan en todas las cabeceras de páginas, en nuestro caso serán los nombres de los campos a visualizar en el informe, Nombre, Dirección y Teléfono. A continuación ponemos dichas etiquetas, negrita, centradas y con dos controles de línea alrededor. 7. Una vez terminada la zona de Encabezado de informe, se completará el Encabezado de Población, que es el campo de agrupación. Para ello se introducirá el control de cuadro de texto de dicho campo. La forma más sencilla de realizarlo, es haciendo clic en el botón de la barra de herramientas Lista de campos, y seleccionando el campo Población, a continuación se suprimirá la etiqueta de texto que trae el cuadro de texto del campo. 8. A continuación se completará la zona de Detalle, en la que se introducirán de la misma forma los restantes campos. 9. Como siguientes paso se decide calcular el nº de clientes que hay en cada población. En el ejemplo se crearán los controles de cálculo con la caja de herramientas, y se introducirán las expresiones. 10. En la sección de Pie de Página, introduciremos un control idéntico al realizado en el informe anterior, y que permite identificar el número de página actual respecto del total. 11. En la sección de Pie de Formulario se introducirá una estadística completa, del nº de clientes. Si todos los pasos se han llevado a cabo de una forma más o menos regular, el diseño final del informe, será similar al que se presenta a continuación: Fig Diseño final del Informe. 128

129 La vista preliminar del informe quedaría de la siguiente forma: Fig Vista Preliminar del informe. Veamos una vista previa del pie del informe, donde se puede observar que nos ha hallado el recuento total de todos los clientes de la base de datos 129

130 Fig Pie del informe. 5.7.Informe de Etiquetas postales Access tiene la posibilidad de realizar de una forma rápida y sencilla etiquetas postales para mailing. Normalmente, debido a las diferentes configuraciones que se pueden presentar, se utilizará el asistente para etiquetas, ya que permitirá la realización de éstas de una forma más asequible. Pudiendo posteriormente, en el modo Diseño, realizar cualquier tipo de modificación sobre éstas. En este caso práctico se desea imprimir etiquetas para todos los clientes, de forma que se les pueda enviar un catálogo de artículos. Para la generación de este listado el proceso es el siguiente: 1. Iniciar la creación de un nuevo informe basado en la tabla CLIENTES. 2. Iniciar el asistente de etiquetas. 3. En esta ventana seleccionar el formato de las etiquetas que se va a usar, esto es, el tamaño real del papel. Ser especialmente cuidadoso al seleccionar el tipo, pues si no se corresponde lo indicado aquí, con el papel realmente cargado, la impresión se descuadrará y no será correcta. Si nuestra etiqueta no aparece en la lista existe la posibilidad de crear la etiqueta personalizada, pulsando en el botón Personalizar. Hacer clic en el botón Siguiente. Fig Selección del tipo de etiqueta 4. En la siguiente ventana se podrá modificar la apariencia de la etiqueta en lo referente a la escritura, en concreto se pueden establecer: 130

131 Fuente y atributos de Cursiva y Subrayado. Tamaño y Color. Fig Estilo de las etiquetas 5. Se visualizará un cuadro de diálogo donde se diseñarán las líneas que componen la etiqueta. Para ello: a. Seleccionar el campo Empresa y hacer clic en el botón > y pulsar Intro. b. En la nueva línea poner el tratamiento "D./Dña." y pulsar Intro. c. Incorporar a la etiqueta el campo Nombre, y pulsar Intro. d. Incorporar el campo Dirección y pulsar Intro. e. Incorporar el campo Código Postal, dejar un espacio en blanco, -, espacio en blanco, añadir el campo Población y pulsar Intro. f. Hacer clic en el botón Siguiente. 131

132 Fig Selección de campos para la etiqueta 6. Seleccionar el campo en base al cual se quiere que resulten ordenadas las etiquetas y hacer clic en el botón Siguiente. 7. Introducir el nombre que se desee asignar al informe de las etiquetas. 8. En la siguiente ventana se pulsará el botón Finalizar para terminar la ejecución del asistente, y si todo ha ido bien estará listo un listado de etiquetas postales parecido al que se ve a continuación. Fig Etiquetas postales 132

133 6. PÁGINAS DE ACCESO A DATOS 6.1.Páginas de acceso a datos: definición y funcionamiento Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel. Puede diseñar páginas de acceso a datos en la vista Diseño de página de Microsoft Access. La página es un archivo independiente que se almacena fuera de Microsoft Access; sin embargo, cuando se crea el archivo, Microsoft Access agrega automáticamente un acceso directo al archivo en la ventana Base de datos. El diseño de páginas de acceso a datos es similar al diseño de formularios e informes; se pueden utilizar elementos tales como una lista de campos, el cuadro de herramientas, controles, el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, etc. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes en el modo de diseñar e interactuar con páginas de acceso a datos en contraposición con formularios e informes. El modo de diseñar la página dependerá de cuál vaya a ser su utilización 133

134 6.2.Creación de una página de acceso de datos Access dispone de una herramienta llamada Asistente para páginas, que permite crear distintos tipos de páginas muy rápida y fácilmente Tipos de páginas de acceso de datos predefinidos Existen varios tipos de páginas predefinidos que se pueden elegir cuando se selecciona una página nueva, son las que se definen a continuación: Vista Diseño Página web existente Asistente para páginas Autopágina en columnas Crea una página de acceso a datos nueva sin utilizar el Asistente, parte de una página en blanco. Crea una página de acceso a datos nueva utilizando una página web existente. El asistente solicita que se formulen preguntas detalladas sobre los orígenes de registros, campos, diseño y formato que se desean y crea una página basada en las respuestas obtenidas. Mediante el empleo de Autopágina, se puede seleccionar un origen de registro y Autopágina crea un página que utiliza todos los campo de dicho origen de registros Crear una página de acceso de datos con el Asistente para páginas 1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos, haga clic en Páginas 2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana de Base de datos, se visualizará el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos. 134

135 Fig. 6-1 Cuadro de diálogo Nueva página 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Asistente para páginas. 4. Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la página de acceso a datos. (seleccionar clientes para confeccionar una página de clientes). 5. Seleccionar los campos que se desea que tenga la página. Hacer clic en un campo y clic en el botón > para pasarlo al cuadro de la derecha. Si se comete algún error se seleccionará el campo en el cuadro de la derecha y se hará clic en < para devolverlo al cuadro de la izquierda. El botón >> pasa todos los campos al cuadro de la derecha y el botón << pasa todos los campos al cuadro de la izquierda. Fig. 6-2 Selección de campos Se deben pasar los campos al recuadro de la derecha en el orden en el que quiera que aparezcan en la página. Cuando se termine hacer clic en siguiente. Se visualizará el siguiente cuadro: 135

136 Fig. 6-3 Seleccionar el nivel de agrupación 6. Seleccionar el nivel de agrupación que se desea aplicar a la página y hacer clic en Siguiente. Si no se desea ningún agrupamiento pulsar directamente siguiente. Para nuestro ejemplo hacer clic en siguiente. Se visualizará el siguiente cuadro: 7. Seleccionar el campo de ordenación que se desea que aparezcan los registros en la página. Fig. 6-4 Selección de tipo de ordenación 8. Se introduce el título que se desea que tenga la página y se hace clic en el botón Finalizar, previamente se selecciona la opción Abrir la página si se desea introducir o visualizar datos existentes, o la opción Modificar el diseño de la página si desea retocar el diseño para ajustarlo a sus preferencias o necesidades. Fig. 6-5 Presentación de la página finalizada Cuando se crea una página mediante un asistente, Microsoft Access guarda automáticamente la página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de datos. Sitúe el puntero del 136

137 mouse (ratón) sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo Crear una página de acceso de datos mediante el empleo de Autopágina Autopágina crea una página de acceso a datos que contiene todos los campos (excepto los campos que almacenan imágenes) y registros en la tabla, consulta o vista base. 1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos, haga clic en Páginas 2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana de Base de datos, se visualizará el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos. Fig. 6-6 Cuadro de diálogo Nueva página 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Autopágina: en columnas. En la página de acceso a datos terminada, cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a su izquierda. 4. Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la página de acceso a datos. (seleccionar clientes para confeccionar una página de clientes). 5. Haga clic en Aceptar. Access genera la página de acceso a datos. 137

138 Fig. 6-7 Presentación de la página finalizada Cuando se crea una página mediante Autopágina, Microsoft Access guarda automáticamente la página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de datos. Sitúe el puntero sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo. Fig. 6-8 Ventana Base de Datos 138

139 6.2.4.Incorporar una página Web existente a una página de acceso a datos 1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos, haga clic en Páginas 2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana de Base de datos, se visualizará el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos. Fig. 6-9 Cuadro de diálogo Nueva página 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Página Web existente y a continuación en Aceptar. Se visualizará el siguiente cuadro: Fig Cuadro de diálogo Buscar Web 4. En el cuadro de diálogo Buscar página Web, busque la página Web o archivo HTML que desea abrir. 5. Microsoft Access muestra la página creada en la vista Diseño, donde se puede modificar la página. 139

140 7. EXPRESIONES EN ACCESS 7.1.Expresiones Una expresión es un conjunto de operadores y operandos que, ligados entre sí por una determinada sintaxis, se evalúan en un resultado. El hecho de combinar diversos elementos y resolverse en un único valor hace que las expresiones tengan en Access un papel fundamental en muchas de las operaciones que se pueden realizar, así se usarán las expresiones para cálculos, para especificar criterios en consultas, para controlar macros o como argumentos en funciones o partes de los módulos de Access Basic. Por ejemplo, la siguiente expresión se usa en un control de un formulario para mostrar los días transcurridos desde el inicio al final del curso. En Access se utilizarán las expresiones: =[Fecha Fin]-[Fecha Inicio] Configuración de propiedades Permiten definir controles calculados, o definir propiedades como la ReglaDeValidación o ValorPredeterrninado. 140

141 Consultas y filtros Macros y acciones Funciones y Basic Instrucciones SQL. Permiten establecer los criterios a seguir para la búsqueda de registros, crear campos calculados o actualizar registros. Se pueden definir condiciones para el inicio de macros y especificar argumentos para acciones. Permiten especificar argumentos en muchas funciones en módulos de Access Basic. Permiten comunicarse con SQL o usar SQL en una configuración de propiedad o argumento Componentes de una expresión Como se desprende de la definición dada, las expresiones incluyen un conjunto de operandos (valores) relacionados entre sí por diversos operadores (acciones a realizar) Los operadores pueden ser de varios tipos: Aritméticos Definen operaciones aritméticas en las que el resultado es un valor numérico. Ejemplos: + (suma), - (resta), / (división), etc. De Comparación Definen operaciones en las que se relacionan o comparan dos operandos siendo el resultado de la operación un valor lógico (Verdad o Falso) o Null. Ejemplos: > (mayor que),<> (distinto de ), <= (menor o igual que), etc. De Concatenación Define una operación con dos cadenas de caracteres (operandos), siendo el resultado una nueva cadena constituida por la unión de ambos operandos. Ejemplo: & (concatenación). Operador Como Compara una cadena de caracteres con un patrón, siendo su resultado un valor lógico (Verdadero o Falso) o Null. Ejemplo: como Lógicos Combinan dos expresiones lógicas dando como resultado un valor lógico. Ejemplos: Y, 0, etc. Los operandos pueden ser de varios tipos: Identificador Literal Constante Hacen referencia al valor de un campo, control o propiedad. Ejemplos: Formulario![Prestamos]![DiasTranscurridos],lnforme![CTotal] Representan cadenas de caracteres que Access evalúa exactamente como están escritas. Ejemplos: 5 78, #Ene- 1-95#, "Alberto Gómez Arsuaga" Representan valores que no cambian. Ejemplos: Verdadero, Falso, Null 141

142 Función Devuelve un valor basado en los resultados de un cálculo. Ejemplos: Fecha, Suma, etc Ejemplos de expresiones Aritméticas Expresión Valor Mod 3 1 3^ De Comparación Expresión Valor "aa" < "zz" Verdadero 12>=58 Falso "abc" ENTRE "R" Y "Z" Falso Lógicas Expresión Falso Y Verdadero Falso 0 Verdadero Negado Verdadero Valor Falso Verdadero Falso 7.2.Expresiones para criterios Expresión Registros aceptados Bilbao Los que tienen el valor Bilbao. =Bilbao Los que tienen el valor Bilbao. "Bilbao" Los que tienen el valor Bilbao. ="Bilbao" Los que tienen el valor Bilbao. >'"A" Los que la primera letra sea posterior a la A. <#1/1/95# Los anteriores al 1 de Enero de Como "[C-E]*" Los que la primera letra está entre C y E. Negado "Bilbao" Los que no son de Bilbao 7.3.Expresiones para validación ="USA" Si la expresión es Deben ser iguales a USA. Los datos introducidos 142

143 100 Deben ser iguales a 100. Entre 10 Y 100 Deben ser por lo menos 10 y no más que 100. Entre # 1/1/95# Y #5/5/95# Deben estar comprendidos entre 1-Ene-95 y 5-May-95 inclusive. <100 O >200 Deben ser menores que 100 o mayores que 200. Como "P[A-F]###" EN('alfa';'beta') Deben comenzar con la letra P e ir seguidos de cualquier letra entre A y F más tres dígitos. Debe ser uno de los valores 'alfa' o 'beta'. 7.4.Expresiones para campos calculados Si la expresión es La hoja de datos de consulta muestra [Precio] * 1,16 Precio más 16 %. [Nombre] & " " & [Apellidos] [Localidad]& " " & [Código postal] Beneficio: [Precio]-[Gastos] DifFecha("d", [Fecha de fin], [Fecha de inicio]) Los valores de los campos Nombre y Apellidos, separados por un espacio Los valores de los campos Localidad y Cód postal, separados por espacios. La resta de los valores Precio y Gastos. El número de días entre la fecha de finalización y la fecha de inicio. 7.5.Expresiones para condiciones Usar esta expresión [Localidad]="Bilbao" [Fecha de inicio] Entre #2- Feb-1995# Y #2-Ago- 1995# EsNulo([Nombre]) Para realizar la acción si El valor Localidad en el formulario desde el que se ejecuta la macro es Bilbao. El valor del campo Fecha de inicio en el formulario desde el que se ejecuta la macro se ejecuta en cualquier momento a partir del 2- Feb-1995, inclusive y antes del 2-Ago-1995, inclusive. El valor de Nombre en el formulario desde el que se ejecuta la macro es un tipo de datos Nulo (no tiene ningún valor). Esta expresión equivale a: [Nombre] Es Nulo 7.6.El Generador de Expresiones Para facilitar la escritura de expresiones Access dispone de una herramienta auxiliar llamada el Generador de Expresiones. Esta herramienta puede invocarse prácticamente en todos los sitios en los que está permitido escribir una expresión. Para abrirla proceder de la siguiente forma: 1. En una hoja de propiedades o en el panel inferior de la ventana Macro, basta con hacer clic en el botón Generar. 2. Para abrirla en un campo o una celda Criterios de la ventana consulta, o en la columna Condiciones de la ventana Macro: a. Situar el puntero en el lugar donde se desea incorporar la expresión. b. Hacer clic con el botón derecho del ratón. c. Elegir la opción Generar del menú de método abreviado. La utilización del generador de expresiones es muy sencilla: 143

144 1. En el cuadro Expresión, escribir o pegar los elementos de la expresión. 2. Para deshacer la acción más reciente, elegir el botón Deshacer. 3. Cuando la expresión esté completa, elija Aceptar. 4. Cuando se seleccione Aceptar, Access copiará la expresión en la ubicación en la que ha iniciado Cuando se arranca el Generador de expresiones, si la ubicación en la que se desea situar la expresión ya contiene un valor, éste se copiará directamente al cuadro de expresión. 8. UTILIDADES, MACROS Y BOTONES 8.1.Importación y Exportación de datos Al igual que gran cantidad de aplicaciones, Access posee una potente herramienta que permite la importación y exportación de datos que se encuentran configurados en otros formatos y se desea incluirlos como tablas de Microsoft Access Importación de tablas de otro tipo de origen Con uno de los primeros problemas que nos encontramos al trabajar con la versión 97 de Access, es que reconoce de forma directa mediante una apertura de archivo bases de datos creadas en versiones anteriores, de forma que la apertura de una 144

145 base de datos de Access creada en sus versiones anteriores (la 1.0 ó 2.0), permite sólo la Consulta y visualización pero no la modificación de dicha base de datos. Es por ello que para poder trabajar con tablas creadas en otros gestores de bases de datos se lleva a cabo un proceso de importación. Las importaciones se pueden llevar a cabo si previamente se cargan todos los filtros y controladores, pudiéndose importar formatos como: Bases de datos SQL, mediante controladores ODBC dbase III, dbase IV y dbase 5(archivos.DBF) FoxPro (archivos.dbf, versiones 2.0, 2.5 y 3.0) Microsoft Access (bases de datos diferentes de la que está abierta) Microsoft Excel (versiones 2.x, 3.0, 4.0, 5.0 y 7.0) Archivos de Texto Texto de anchura fija (valores organizados de forma que cada campo tiene una anchura determinada) Texto delimitado (valores separados por comas, tabulaciones u otros caracteres) Para poder realizar la importación de tablas de datos se llevará a cabo el siguiente proceso: 1. Se creará una base de datos, o existirá una base de datos abierta. 2. Se seleccionará la opción del menú Archivo - Obtener Datos Externos- Importar, apareciendo a continuación el recuadro de diálogo que permitirá la selección del origen de los datos. Fig. 8-1 Recuadro de diálogo de selección del origen de los datos 145

146 3. A continuación se seleccionará el archivo de datos que contiene dichas tablas en ese formato. 4. Seguidamente podremos elegir en el tipo de importación, y los objetos a importar de dicha base de datos, (tablas, consultas, formularios, etc.), seleccionando el objeto a importar y haciendo clic en Importar. 5. Una vez importado el objeto, aparecerá el mensaje de confirmación y a continuación se hará clic en Cerrar Fig. 8-2 Selección de los objetos a importar del archivo de base de datos Exportación de Objetos Dentro de las opciones de exportación podemos decir que los únicos objetos exportables a otros formatos de datos son las Tablas y Consultas de Access 97 Para realizar este proceso de exportación se seguirán los siguientes pasos: 1. Se seleccionará la opción del menú Archivo - Exportar 2. Se definirá el formato de exportación, (serán los mismos formatos que los de importación). 3. Se seleccionará el objeto a exportar de la base de datos abierta, ya sea Tabla, Consulta o ambos, determinando a continuación el destino del objeto sujeto a la exportación. (A diferencia de la importación, existe la posibilidad de exportar dicho objeto a formatos de archivos de Word.) Vincular Tabla Permite crear un vínculo con una tabla de otra aplicación de base de datos para que se pueda ver y editar los datos en la tabla. Puede seguir utilizando las tablas adjuntas tanto en la aplicación original como en Access. Las tablas vinculadas aparecen en la ventana de la base de datos junto con las demás tablas, pero con una flecha junto al icono de tabla para indicar su condición. 146

147 También se pueden adjuntar tablas de otras bases de datos de Access, de forma que pueden ser usadas sin tener que abrir la otra base de datos. Para adjuntar una tabla: 1. Se selecciona la opción del menú Archivo-Obtener Datos Externos- Vincular Tablas. 2. Se determina el origen de la tabla de datos, y el nombre del archivo. 8.2.Automatización de tareas mediante Macros Las macros podrán hacer que los formularios, informes, consultas, y demás objetos de la base de datos trabajen coordinadamente de un modo más eficaz, pudiendo automatizar tareas repetitivas, lo cual ahorra esfuerzos y evita los típicos errores humanos. También se podrán establecer mecanismos de validación más sofisticados que los vistos hasta ahora Qué es una macro? Una macro es simplemente una lista de acciones que Access ejecuta automáticamente cuando se le indica. Por ejemplo, si se desea que cada vez que abra una base de datos, se abran automáticamente una serie de formularios, mediante los cuales se puede obtener prácticamente toda la información. Como se puede ver no es nada complicado, la macro es una lista que contiene dos acciones Abrir Formulario. Cada acción tiene una serie de argumentos mediante los cuales se completa la información que necesita la acción Abrir Formulario (qué formulario, en qué modo de edición, en qué modo de presentación, etc.). 147

148 Fig. 8-3 Macro de apertura de un formulario Cualquier tarea repetitiva o rutinaria es una candidata idónea para ser controlada mediante una marro. Utilizando macros se ganará en rapidez y seguridad en la ejecución de las tareas. Algunos ejemplos de tareas que se pueden efectuar mediante macros son las siguientes: Hacer que los formularios e informes trabajen conjuntamente. Localizar y filtrar registros automáticamente. Inicializar y poner valores en controles. Asegurar la exactitud de los datos. Automatizar las transferencias de datos. Crear un entorno de trabajo personalizado Pasos para la creación de una macro 1. Hacer clic en el botón Macro de la ventana de la base de datos. 2. Hacer clic en el botón Nuevo. Donde se verá la ventana de la macro, mediante la cual diseña la macro. 148

149 Fig. 8-4 Iconos de la ventana de macros 3. A continuación se completará dicha ventana añadiendo las acciones que deseamos realice dicha macro: Hacer clic en la primera celda de la lista de acciones. Se verá un cuadro desplegable con una lista de acciones conteniendo más de 40 acciones distintas (abrir formularios, informes, agregar menús, hacer bip, cuadro de mensaje, ejecutar aplicación, etc.). Seleccionar la acción que se desea ejecutar. En la siguiente figura se ha seleccionado la acción Minimizar. La acción Minimizar convierte en icono la ventana activa. Fig. 8-5 Ventana de Macro Establecer los argumentos de la acción. La acción Minimizar no tiene argumentos, la acción siguiente (Bip) tampoco, pero la acción siguiente en la macro de la figura (Abrir Formulario), tiene varios argumentos: Nombre del formulario que se desea abrir. Modo de presentación (hoja de datos, diseño, preliminar). Nombre del filtro a activar. Condición dónde (cláusula VMERE del SQL). Modo de datos (editar, agregar, sólo lectura). Modo de ventana (normal, oculta, icono, diálogo). Cada acción tiene distintos argumentos según sea el objeto y las posibilidades de la misma. También se podrá añadir una acción y sus argumentos de un solo paso si arrastra un objeto a la lista de acciones. En el ejemplo de la macro de la figura, la acción Abrir Formulario podría haberse generado con sus argumentos arrastrando desde 149

150 la ventana de la base de datos del formulario Fichas de Monitores a la lista de acciones. Se observa que se introducen, de forma automática, los datos en la lista de acciones (Abrir Formulario), y en la lista de argumentos Ejemplos de Acciones de Macros Algunas de las acciones que se pueden utilizar para crear macros son las siguientes: la acción AbrirFormulario, la cual abre el formulario que se especifica la acción Imprimir, imprime el objeto de la base de datos especificado la acción EjecutarComando, ejecuta el comando del menú que se indica la acción Cerrar, cierra la ventana especificada Acción AbrirFormulario Se puede usar la acción AbrirFormulario para abrir un formulario en la vista Formulario, vista Diseño del formulario, Vista preliminar o vista Hoja de datos. La acción AbrirFormulario utiliza los siguientes argumentos. Argumento Nombre del formulario Presentación Nombre de filtro Condición where Modo de datos Descripción Nombre del formulario que se va a abrir. Este argumento es obligatorio La vista en la que se abrirá el formulario. Se puede seleccionar Formulario, Diseño, Vista preliminar u Hoja de datos. El valor predeterminado es Formulario. Un filtro que limita u ordena los registros del formulario. Puede introducir el nombre de una consulta existente o un filtro guardado como consulta. Permite especificar una expresión de consulta que Access aplica a la tabla sobre la cual está basado el Formulario abierto El modo de introducir datos del formulario. Se aplica sólo a los formularios abiertos en la vista Formulario o vista Hoja de datos. Hacer clic en Agregar (el usuario puede agregar nuevos registros, aunque no puede editar los registros existentes), Modificar (el usuario puede modificar los registros existentes y agregar otros nuevos) o Sólo lectura (el usuario sólo puede ver los registros). El valor predeterminado es Modificar. 150

151 Modo de la ventana El modo de la ventana en el que abre el formulario. Hacer clic en Normal de tal forma que el formulario está en el modo establecido por sus propiedades, Oculto (el formulario está oculto), Icono (el formulario se abre minimizado como una pequeña barra de títulos en la parte inferior de la pantalla) o Diálogo (las propiedades Modal y Emergente (PopUp) del formulario están establecidas a Sí). El valor predeterminado es Normal. Argumentos similares incluyen las acciones AbrirConsulta, AbrirInforme, y AbrirTabla. Cada acción contiene argumentos relativos a la misma, pero todas abren los objetos referidos en sus nombres Acción EjecutarComando La acción EjecutarComando se utiliza para ejecutar un comando incorporado de Microsoft Access. El comando puede aparecer en una barra de menús, barra de herramientas o menú contextual de Microsoft Access. La acción EjecutarComando utiliza el siguiente argumento. Argumento Descripción Comando El nombre del comando que desee ejecutar. El cuadro Comando muestra los comandos incorporados disponibles en Microsoft Access, en orden alfabético. Este argumento es obligatorio Acción Imprimir Se utiliza la acción Imprimir para imprimir el objeto activo de la base de datos. Se pueden imprimir hojas de datos, informes, formularios y módulos. La acción Imprimir utiliza los siguientes argumentos. Argumento Intervalo de impresión Desde página Hasta página Descripción El intervalo a imprimir. Hacer clic en Todo (el usuario puede imprimir todo el objeto), Selección (el usuario puede imprimir la parte del objeto que se haya seleccionado) o Páginas (el usuario puede especificar un intervalo de páginas en los argumentos Desde la página y Hasta la página) en el cuadro Intervalo de impresión en la sección Argumentos de acción de la ventana Macro. El valor predeterminado es Todo. Primera página a imprimir. La impresión comienza al principio de esta página. Este argumento es obligatorio haciendo clic en Páginas en el cuadro Intervalo de impresión. Última página a imprimir. La impresión se detiene en la parte de abajo de esta página. Este argumento es obligatorio si se hace clic en Páginas en el cuadro Intervalo de impresión. 151

152 Calidad de impresión La calidad de la impresión. Hacer clic en Alta, Media, Baja o Borrador. Cuanta menor sea la calidad, más rápido se imprimirá el objeto. El valor predeterminado es Alta. Copias Número de copias a imprimir. El valor predeterminado es 1. Intercalar copias Hacer clic en Sí (intercalar las copias impresas) o No (no intercalar copias). El objeto se puede imprimir más rápido si este argumento está establecido a No. El valor predeterminado es Sí Acción Cerrar Se utiliza la acción Cerrar para cerrar una ventana determinada de Microsoft Access o la ventana activa si no se especifica ninguna. La acción Cerrar utiliza los siguientes argumentos. Argumento Tipo de objeto Nombre del objeto Guardar Descripción El tipo de objeto cuya ventana se desea cerrar. Hacer clic en Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Macro o Módulo en el cuadro Tipo de objeto en la sección Argumentos de acción de la ventana Macro. Para seleccionar la ventana activa, dejar este argumento en blanco El nombre del objeto que se va a cerrar. El cuadro Nombre del objeto muestra todos los objetos en la base de datos del tipo seleccionado con el argumento Tipo de objeto. Hacer clic en el objeto que se va a cerrar. Si se dejó en blanco el cuadro Tipo de objeto, dejar también en blanco este cuadro. Indica si se guardan o no los cambios del objeto cuando éste se cierra. Se puede hacer clic en Sí (guardar el objeto), No (cerrar el objeto sin guardarlo) o Preguntar (preguntar al usuario si debe o no guardar el objeto). El valor predeterminado es Preguntar. La acción Cerrar funciona sobre todos los objetos de la base de datos que el usuario puede abrir o cerrar de forma explícita. Esta acción tiene el mismo efecto que seleccionar un objeto y luego cerrarlo haciendo clic en Cerrar del menú Archivo, hacer clic en Cerrar del menú de control de la ventana del objeto, o hacer clic en el botón Cerrar del objeto Grabación de una macro Una vez que se haya diseñado la macro, se guardará para poder hacer uso de ella cuantas veces quiera. Para esto se seguirán los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opción del menú Archivo - Guardar Como. Se visualizará el cuadro de diálogo Guardar como. También puede pulsar el botón guardar. 2. A continuación se introducirá el nombre de la macro. 152

153 8.2.5.Ejecución de una macro Siempre que desee ejecutar una macro se seguirán los pasos que se indican a continuación: 1. En la ventana de la base de datos hacer clic en el botón Macro. 2. Seleccionar la macro que se desee ejecutar y hacer clic en el botón Ejecutar. (También puede hacer doble clic directamente sobre el nombre de la macro). También podrá ejecutar una macro desde la ventana de diseño haciendo clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas. También se puede ejecutar una macro desde otra ventana seleccionando el menú Ejecutar-Inicio. Macro Autoejecutable Si se desea ejecutar una macro automáticamente siempre que abre una base de datos, se guardará la macro con el nombre AUTOEXEC. Ejecución de una macro desde otra macro 1. Añadir la acción Ejecutar macro a la lista de acciones. 2. Establecer el nombre de la macro en la lista de argumentos. Macros que responden a eventos Otra manera de arrancar la ejecución de una macro es como respuesta a algo que sucede en un formulario o informe. Por ejemplo, se podrá ejecutar una macro cuando se abre un formulario, o cuando se introduce un registro con un formulario, etc. Las propiedades Al activar, Al insertar, Al eliminar, Antes de actualizar, Después de actualizar, Al abrir y Al cerrar, vistas en la sección Propiedades del capítulo de Formularios, permiten indicar la macro qué se desea ejecutar cuando sucede cualquiera de estos eventos Creación de un grupo de macros En el trabajo con macros es habitual agrupar varias macros en un grupo, esto simplifica enormemente el trabajo y evita la proliferación de macros. Un grupo de macros es un conjunto de macros que aparecen en la misma ventana de la macro. Supongamos por ejemplo, que se diseña un formulario con seis botones, en lugar de crear seis macros para controlar las acciones que arranca cada botón, se puede crear un grupo conteniendo las seis macros. Ello facilitará la tarea si se tiene que modificar las acciones que realiza un botón, o si diseña un nuevo botón y tiene que escribir la macro para el mismo. Un grupo de macros es un objeto de la base de datos, y como tal su nombre aparece en la ventana de la base de datos cuando está pulsado el botón Macro. 153

154 Para crear un grupo de macros se realizarán los siguientes pasos: 1. En la ventana de la macro hacer clic en el botón Nombres de la barra de herramientas. Se visualizará una columna nueva en la ventana de la macro (Nombre de macro), en dicha columna se introduce el nombre de la macro, y en la siguiente la acción o acciones correspondientes a la macro. La ejecución de esta macro se realizará así: 1. Seleccionar la opción del menú Ejecutar-Inicio. 2. Se introduce el nombre del grupo de macros y el de la macro separados por un punto. (sólo se ejecuta una macro) Uso de condiciones en las macros En algunas condiciones interesa ejecutar una macro cuando se cumplen determinadas condiciones. Para añadir condiciones para la ejecución de una macro se procederá de la siguiente forma: 1. En la ventana de macros se pulsará en el botón Condiciones. 2. Delante de la macro a controlar se escribirá la condición Qué es un botón de comando? Un botón de comando se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para hacer que un botón de comando haga algo, se escribe una macro o procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad AlHacerClic (OnClick) del botón Crear un botón de comando Es posible crear un botón de comando propio o se puede hacer que Microsoft Access cree el botón de comando utilizando un asistente. Un asistente aligera el proceso de crear un botón de comando porque lleva a cabo todo el trabajo de tipo básico a realizar por el usuario. Cuando se utiliza un asistente, Microsoft Access pide información y crea un botón de comando basado en las respuestas. Con el Asistente para botones de comando se puede crear más de 30 tipos diferentes de botones de comandos. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que busca un registro, imprime un registro, o aplica un filtro de un formulario. Cuando Microsoft Access crea un botón de comando con un asistente, crea un procedimiento evento y lo adjunta al botón. Qué desea hacer? 154

155 8.3.2.Crear un botón de comando con un asistente Vamos a crear un botón de comando en el formulario Clientes que imprima el informe Etiquetas de clientes Los pasos a seguir para la creación del botón son los siguientes: 1. Abrir el formulario en vista Diseño del formulario. 2. Hacer clic en la herramienta Asistentes para controles en el Cuadro de herramientas si no está ya presionada. Fig. 8-6 Diseño de formulario Fig. 8-7 Cuadro de herramientas 3. En el Cuadro de herramientas, hacer clic en la herramienta Botón de Comando 155

156 4. En el formulario, hacer clic donde se desea colocar el botón de comando 5. Access muestra el primer cuadro de diálogo del asistente para botones de comando. En él se elige la acción que se desea que ocurra al hacer clic sobre el botón que se está creando. 6. En el cuadro de lista Categorías, seleccionar Operaciones con informes 7. En el cuadro de acciones, seleccionar Imprimir informe Fig. 8-8 Asistente para botones de comando 8. Una vez seleccionados la categoría y la acción a realizar, pulsar el botón Siguiente para continuar la creación del botón. 9. En el siguiente cuadro de diálogo se debe de indicar el nombre del informe que se quiere imprimir 156

157 Fig. 8-9 Asistente para botones de comando 10. En el siguiente cuadro de diálogo, se selecciona si se desea incluir texto o una imagen en el botón. En el caso de seleccionar texto, se introduce el texto que queramos que aparezca. Fig Asistente para botones de comando 11. Se asigna un nombre al botón con el que se puede hacer referencia a él. 12. En el último cuadro de diálogo se pulsa el botón Terminar, con lo cual ya se ha finalizado la creación del botón. Fig Formulario con botones de comando 157