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2 Tabla de contenido Introducción... 2 Resumen de Costos y Ahorros... 4 Ahorro en Transporte... 6 Ahorro en Mano de Obra... 7 Ahorro en Materiales... 8 Ahorro en Almacenaje Licenciamiento Beneficios adicionales Conclusión Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

3 Introducción Sabemos que cada cambio que se realiza en todo negocio tiene que estar justificado con un ahorro monetario, por lo que los costos de cada proyecto deben ser visibles para la organización. Esto además nos permite comparar con los costos de los procesos que actualmente se tiene dentro de la empresa y por ende, ver el Retorno de la Inversión aplicada en un tiempo determinado. De esta manera es fácil convencerse uno mismo y a los demás del por qué se escogió y se realizará dicho cambio. En este documento encontrarás un caso hipotético pero realista de una empresa que captura en campo, en donde veremos los ahorros que le generará a la empresa ACME FUMIGACIONES que tiene 15 empleados Técnicos especialistas en control de plagas y donde su Director General, el Sr. Francisco González Martínez, dueño de la empresa, está preocupado por la eficiencia de sus servicios, así como la calidad y el mejorar la imagen de su empresa, por lo que se da a la tarea de buscar opciones de ahorros en tiempo, como por ejemplo, el tiempo perdido en el llenado de formas y reportes que realizan sus técnicos, él busca que ese tiempo lo dediquen a realizar un servicio de control de plagas mas detallado, y así aumentar la calidad del mismo, de esta manera, también disminuirá el consumo de productos químicos a largo plazo al dedicarle mas tiempo a cada cliente de ellos, y por ende tener otros ahorros de manera indirecta, así que busca en la web y descubre una excelente oportunidad con Linkaform, al llenar nuestra forma de Retorno de Inversión, da clic para llenar los datos que se requieren con él se obtienen los siguientes resultados: 1) un resumen de los costos y ahorros, 2) la explicación de los ahorros que representan el cambiar de formularios en papel a formularios digitales de Linkaform, 3) las variables y supuestos que utilizamos para hacer los cálculos Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

4 y 4) un PDF del formulario que llenó para poder elaborar este reporte. El haber completado el formulario de ROI (Retorno de Inversión por su siglas en inglés), nos permite utilizar sus datos para mostrar un pequeño análisis del ahorro que obtendrá con nuestros servicios. Resumen de Costos y Ahorros Veremos a continuación el resumen de los ahorros que obtendrá el Sr. González con Linkaform: Costos utilizando formularios en papel: Conceptos Anual Costos por el uso del vehículo para entregar las formas $81,343 Costo por el tiempo utilizado por todos los empleados para la entrega de formas a la oficina $73, Costo por llenar la información en las formas físicas ya existentes $146, Costo del tiempo empleado al capturar y procesar los datos en el sistema o reportes requeridos. $16, Costo directo de la compra de papel $14, Costo promedio del papel sumando las hojas de cada forma $0.00 Costo por imprimir las formas con tus impresoras $40, Costo por imprimir las formas con la imprenta $0.00 Costo de almacenaje $1, TOTAL $372, Costos utilizando Linkaform Anual Suscripción para: 15 Usuarios $41, Licencia Reportes $18, Costo por llenar la información en las formas digitales de nuestro sistema $87, Costo de la compra de Tablets $20, Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

5 Total $167, Ahorro total por año usando Linkaform: $205, Por lo anterior, resumiré, de manera gráfica, todos los ahorros que obtendrá la empresa con Linkaform. Formas Físicas vs InfoSync Costo anual en pesos Tiempo M.O. 87, ,625 Transporte 0 81,343 Licencias Materiales 0 59,670 54,745 20,000 Formas Físicas Con InfoSync Almacenaje 1, , , , , ,000 Formas Físicas vs InfoSync Costo total anual en pesos 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ahorro 205,373 Tiempo M.O. Tiempo M.O. Transporte Licencias Materiales Materiales Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV Con InfoSync Formas Físicas

6 Estos ahorros ya vistos en la tabla con el resumen de arriba los hemos clasificado como ahorro en transporte, en mano de obra, en materiales y en almacenaje. Veremos a continuación cada punto mas a detalle. Ahorro en Transporte En primer plano, nos encontramos que el costo que se genera al utilizar los vehículos de la empresa para ir a la oficina a entregar las formas que realizan diario cada Técnico Especialista es de $81,343 pesos anuales. Este costo se resume como la parte proporcional del gasto en transporte que se genera en mover las formas. Se incluyen las variables de motor del automóvil, y el desgaste de piezas importantes como los neumáticos. Dado que las formas digitales no requieren entregarse físicamente, esto sería uno de los primero ahorros que obtendrá la empresa de Control de plagas al utilizar Linkaform. Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

7 Ahorro en Mano de Obra Otro costo que observamos, es el tiempo de traslado en entregar estas formas diariamente por cada Técnico Especialista, y sabemos que normalmente estas formas se entregan dentro del horario de trabajo, por lo que es un tiempo que se puede utilizar en otras actividades que ayudaría a que el técnico sea mas eficiente. Dicho costo nos da un total de $73,125 pesos anuales, y se obtiene multiplicando el salario que percibe cada Técnico por las horas que tarda cada uno en llegar a la oficina a entregar estas formas, por lo que es unos de los ahorros mas grandes que se presentan al contratar nuestro sistema. Aunado al costo anterior, sabemos que también existe un tiempo que tarda el técnico en llenar cada uno de las formas, esto también lo podemos calcular ya que la información que nos proporcionó el Director General, nos arroja que son $146,250 pesos anuales en costo, aquí vale la pena comentar que según nuestros cálculos, el llenar datos en una forma física es alrededor de 40% mas tardado que llenar la misma forma en digital, por lo que este costo anual se multiplicaría por el 40% para encontrar el ahorro real en este tema, el cuál quedaría en $58,500 Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

8 Con estos datos podemos definir que el otro restante 60% de este cálculo sería precisamente el costo de M.O. al estar utilizando nuestra aplicación de Linkaform el cual sería de $87,750 pesos anuales. Existe también el costo del tiempo utilizado por el empleado que captura y procesa toda la información de las formas que le llegan diariamente y las mete en el sistema que tienen actualmente, ya sea una hoja de Excel, un programa especial desarrollado para ellos o un programa comercial, este tiempo también entra dentro del ahorro ya que con las formas digitales, la captura se haría en tiempo real en campo y se evitaría que el capturista le dedicara tiempo a procesar la información, este costo alcanza una cantidad de $16,250 pesos anuales en el caso hipotético de la empresa ACME FUMIGACIONES. Al comparar la sumatoria de estos tres costos, arriba descritos, que en total dan $235,625 pesos anuales, contra el costo en tiempo que se genera con Linkaform, nos da una mejora en el costo de la mano de obra en el caso del llenado de las formas y reportes de esta empresa, de aproximadamente un 75%, esto también podría traducirse que tendrán mas tiempo para poder realizar otras actividades teniendo un impacto positivo en la calidad de su trabajo y/o en un aumento en productividad. Este beneficio aunque es irrefutable no está calculado en este análisis. Ahorro en Materiales En lo que respecta al ahorro de materiales, iniciamos con el costo de comprar papel, puede ser de dos maneras, ya sea calculando el costo del papel de impresión, que en el caso del Sr. González es de $14,400 pesos anuales, o realizando un cálculo sumando todas las hojas que requiere en cada forma que ocupa por Técnico especialista, el cual, en este caso el Sr. Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

9 González ya sabia el costo anterior por lo que en este segundo método nos da un total de $0 Pesos al año. En ambos casos, es necesario sumar el costo por imprimir las formas en tus impresoras, el cual es de aproximadamente $40,345 pesos anuales y es calculado con el promedio del costo de un cartucho de impresión y la cantidad promedio de hojas que cada cartucho imprime hasta que se queda sin tinta. Pero si en el caso de que esta empresa tuviera una imprenta como proveedor y las formas las imprime a través de dicho proveedor pues su costo sería, el que nos proporcionara el Sr. González, pero para este ejercicio en particular, el costo es de $0 pesos anuales, o pudiera ser que se presenten los dos casos, o sea, que tu imprimieras algunas formas y las otras las mandaras a la imprenta, por lo que simplemente sumaríamos los dos montos resultantes. El costo total por los materiales utilizados para las formas según los datos dados, queda en un aprox. de $54,745 pesos anuales. Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

10 Si el Técnico Especialista de ACME FUMIGACIONES ya cuenta con algún tipo de dispositivo móvil (Smartphone o Tablet) este monto que anteriormente encontramos, representaría el total del ahorro en materiales. Sin embargo, si estos dispositivos no los tiene la empresa y van a ser adquiridos, estimamos que se requiere una inversión de aprox. $20,000 pesos en el año para su compra, por lo que tendríamos que restar este monto al ahorro arriba mencionado. Este monto es un estimado que se puede depreciar a 3 años y es el que hemos utilizado para calcular los costos totales, además de calcular el costo de un dispositivo en promedio. Cabe menciona que con la competencia de las empresas, tanto fabricantes de dispositivos como carriers, ha permitido que se puedan obtener planes de telefonía que ya incluya el dispositivo que requiere cualquier Empresa para la captura de datos y aprovechar al mismo tiempo la comunicación entre los empleados. Ahorro en Almacenaje Las formas físicas necesitan un espacio considerable para almacenarse, ocupando m 2 de tus instalaciones, y sí, esto tiene un costo implícito (como se dice coloquialmente: no hay lonche gratis ). Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

11 Tomando en consideración el costo promedio en m2 de la renta de un espacio, calculamos el costo por almacenar las formas físicas de la Empresa hipotética en $1,080 pesos anuales. Si se utiliza la aplicación de Linkaform, no existe costo de almacenaje para las formas físicas simplemente porque no hay forma física que resguardar. El costo de almacenaje es más bien por almacenaje de datos en la nube. La licencia de Linkaform cubre almacenaje de 10 GB que es equivalente a 100,000 formas físicas. Almacenaje adicional puede guardarse en Linkaform o en otros servicios de almacenaje en la nube o en computadoras. El costo adicional por 10 GB en Linkaform es de $40.00 USD anuales y para la cantidad de formas requeridas según los datos proporcionados por el Sr. González son de 0 GB adicionales por año con un costo anual de 0 pesos. Cabe mencionar que existen ventajas adicionales además del costo entre formas físicas y formas digitales que vale la pena considerar. La primera es que las formas físicas se pueden dañar fácilmente por humedad, polilla, manejo, etc. La segunda es la ventaja que ofrece las formas digitales de poder tener acceso a la información en la nube desde cualquier lugar de manera rápida y eficiente. Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

12 Licenciamiento En esta parte es donde consideramos el costo por el uso de Linkaform. El precio actual de una licencia para captura en campo es de $15.00 USD por mes. Con el tipo de cambio actual el costo para la empresa ACME FUMIGACIONES es de $2,754 pesos anuales por usuario, dando un total de $41,310 pesos anuales considerando todos los Técnicos Especialistas. Consideramos también la licencia por el módulo de Reportes (opcional), que está en $18,360 pesos anuales. Esto equivale a un total de $59,670 pesos anuales que se requieren para cubrir las licencias de la aplicación, costos que actualmente en la empresa del Sr. González no se presenta en este momento al estar utilizando las formas físicas, pero esto se compensa con todos los demás ahorros que se obtienen y que ya platicamos anteriormente. Hasta aquí hemos cubierto lo que consideramos son todas las variables que representan un costo o ahorro en el uso de formas físicas vs digitales. Y que se observa el Beneficio que obtendrá la Empresa ACME FUMIGACIONES. Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

13 Beneficios adicionales Además de los ahorros monetarios, también tenemos otros beneficios que podemos platicar un poco, entre los que destacan: Información en tiempo real, los datos que captura el Técnico Especialista en la forma digital, al enviarlos, se cargan automáticamente a los registros, informes, reportes y base de datos. Esto permite visualizar cualquier dato de los informes al momento sin necesidad de procesar la información de la forma física en el sistema que manejas actualmente. Más tiempo para laborar en la parte principal del negocio, si hablamos en un ahorro de aproximadamente el 75% en la mano de obra, esto forzosamente implica un ahorro en tiempo en el que el Técnico Especialista puede aprovecharlo de manera que genere una mayor producción o bien haga su trabajo con mayor calidad y por ende, hacer crecer la empresa. Más profesionalismo en la presentación e imagen. Evidentemente no es lo mismo presentarse con una forma física, tal vez sin una tabla para apoyar, pidiendo pluma o lápiz para llenar la forma ( y de la letra de cada uno de nosotros mejor ni hablamos!); que llegar con un dispositivo, ya sea Smartphone o Tablet, anotando todo lo relacionado a la forma digital y hasta enviando el informe por correo electrónico en el mismo instante en que se terminó de realizar el servicio de control de plagas y asimismo, de llenar la forma digital. Y muchos beneficios más que solo se pueden percibir al usar Linkaform como por ejemplo mejorar la moral del Técnico Especialista, tener información a la mano para tomar decisiones o acciones que generen valor, tanto para quien presta el servicio, en Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

14 este caso la empresa ACME FUMIGACIONES como para quien lo recibe, que sería el cliente final. Conclusión El Sr. González encontró una manera de ahorrar tiempo, y dinero al mismo tiempo, vio las ventajas que se generan al cambiar a una mejor práctica en el uso eficiente de la mano de obra y lo mas seguro es que sin pensarlo, contratará los servicios de Linkaform. En resumen, el uso de Linkaform está alineado a la cultura de la mejora continua. Mejorar para mantener a flote el negocio, incrementar la calidad de los productos, bienes o servicios que ofrece la empresa y mantener precios competitivos con respecto a nuestros competidores. Esperamos que esta información sea de ayuda para que puedas tomar la mejor decisión para tu negocio. Sabemos que el cambio no es fácil y por ello podemos ofrecer licencias a prueba que minimizan prácticamente en su totalidad el riesgo de implementación de una nueva práctica. Ahorra con Linkaform y conviértete en el héroe de la empresa. Regístrate y comienza a utilizar tu licencia demo visitando la siguiente página web: https://www.info-sync.com/#/login Calcula tú también el retorno de inversión personalizado, según el número de técnicos. Decide si Linkaform es para tu empresa Todos los Derechos Reservados a InfoSync SAPI de CV

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