~ ~ goanamd. N" DGCP-DPyGC Procedimiento para la adquisici6n de Pasajes Aereos Inlemacionales.

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1 , ~ ~ goanamd (Direcci6n (jenera{ de Contrataciones rnt6fuas CIRCULAR N" DGCP-DPyGC PARA: DE: ASUNTD: FECHA: Procedimiento para la adquisici6n de Pasajes Aereos Inlemacionales. 16 de julio de 2012 A partir dellunes 16 de julio de 2012, 5e incluyen en el Catalogo Electr6nico Productos y Servicios especificamente en el de Pasajes Aereos Internacionales los proveedores adjudicados de la Licitaci6n de Convenio Marco W LM que realizo la Direcci6n General de Contrataciones Publicas, para el suministro de Pasajes Aereos Intemacionales con page con ta~eta de eredilo. Adjuntamos a la presente Circular ~Guia para Compradores para la Adquisici6n de Pasajes Aereos Inlernacionales. Recordamos a las entidades del Eslado que deberan contar con su numero de tarjeta de credito con la Caja de Ahorros para poder realizar compras a traves del Catalogo Electronico de Pasajes Aereos. EI proceso para la adquisicion del numero de Ta~eta de Credito se encuentra en la Circular DGCP-DPyGC Atentamente, 1

2 GUiA DE CDMPRADORES PARA LA ADQUISICI6N DE PASAJES AEREOS INTERNACIONAlES DATOS DE LA L1CITACI6N licitation Convenio Marco: N" LM para suministrar Pasajes Aereos Internacionales para las entidades del Estado. Empresas Adjudicadas: Campania Panamena de Aviaci6n, S.A (Copa Airlines); Delta Air line, Inc; Campania Real Holandesa de Aviacion, S.A. (Air France KLM); Taca International Airlines, S. A.; Aerovias del Continente Americana, S.A (Avianca) e IBERIA lineas Aereas de Espana, SA Vigencia del Cantrata: La presente licitacion tendra vigencia de dos (2) ana a partir del 16 de julio de (antacta en la Direccion General de Contrataciones Publicas Oficina de Administracion y Monitoreo de Pasajes Aereos: Mail: Politica y Gestion de Compras: Telefono: Mail: Mesa de Ayuda: Telefono: Mall: Direccion: Plaza Credicorp Bank, piso 8, Ciudad de Panama. TEMAS I. Caracteristicas de la Licitacion 1. Busqueda en el Catalogo 2. Tipo de Pasaje 3. Criterios de Seleccion del Servicio en el Catafogo 4. Presentacion de Oferta Economica por Evento 5. Presentacion de Itinerarios de Alianzas y Acuerdo 6. Multiples Destinos 7. Renglones, Regiones y Margen de Tolerancia 8. Presentacion de Oferta Economica e itinerarios por evento 9. Obligacion de la Prestacion del Servicio 10. Plazo para el Envio de la Oferta par Evento 11. Plazo de Entrega del Pasaje Aereo 12. Prorroga al Plazo de Entrega 13. Relacion Costa Beneficlo 14. Centro de Atencion 15. Fianza de Cumplimiento 16. Multa 17. RecJamos par Deficiencia en el Suministro 18. Informacion a Suministrar con respecto a Requisitos Migratorios 19. Cambios de Fecha y Reembolsos II. Tarjeta de Credito III. Politicas de viaje IV. Sistema de adquisicion de Pasajes V. Oficina de Pasajes Aereos del Estado VI. Aprobaci6n de Presidencia Vll. Proveedores Adjudicados VIII. Valores Agregados IX. Preguntas Frecuentes 2

3 X. Contraloria, Contabilidad y Tesoreria de las Entidades I. CARACTERisTICAS DE LA L1CITACION 1. BUSQUEDA EN EL CATALOGO ELECTRONICO Cuando a las entidades publicas Ie surge una necesidad de compra de pasaje aereo internacional, estas tendrim que recurrir al Catalogo Electronico de PasajesAereos en el escritorio de la entidad en a efecto de hacer una solicitud a los proveedores para que los mismos presenten su oferta econ6mica por cada evento. En el Catcilogo Electr6nico de Productos y Servicios, las entidades cotizaran los Pasajes aereos de la siguiente manera: 1. La entidad entrara al Catalogo Electr6nico y por medio de una plantil1a elaborada, incluira la informacion necesaria seglin sus requerimientos para solicitarle informacion a los proveedores. Esta plantilla solicitara los siguientes datos: 1.1. Nombre de la Entidad 1.2. Correo Electr6nico de la Entidad 1.3. Lugar de salida (Pais y ciudad) 1.4. Lugar de destino (Paisy ciudad) 1.5. Fecha de salida 1.6. Fecha de l1egada 1.7. Cantidad de personas que viajan 1.8. Nombre de la persona que viaja 1.9. Correo electr6nico y telefono de la persona que viaja Fecha de Nacimiento de la persona que viaja Nacionalidad de la persona que viaja Nlimero de Pasaporte de la persona que viaja Si la persona cuenta can visa a EEUU Si la persona cuenta con visa para el pais de destino Si el vuelo es ida y vuelta Recomendaciones de aeropuerto de destino Si el pasaje debe ser exento de impuestos Clase Ejecutiva 0 c1aseeconomica Boleto sin Promocion Si la entidad es exenta de Impuestos (Adjuntar documento) Observaciones Multiples destinos Lugar de destino Fecha de salida 2. EI Calalogo Eleclronico Ie enviara esta informacion a los proveedores que participaron en ese rengl6n (area geografica) de manera electr6nica. 3. Los proveedores tendran una herramienta eleclr6nica para dar respuesta a la entidad en un periodo no mayor a 24 horas a partir de la solicilud. 3

4 4. En el caso de Compras Urgentes, los proveedores daran respuesta a la entidad en un periodo de dos (2) horas, contados a partir de la solicitud hecha par la instituci6n respectiva. Esta modalidad s610aplica para aquellos viajes que no sean mayores a setenta y dos (72) horas antes de la salida del vuelo. Para tramitarlos la entidad debe contactar a la Oficina de Pasajes Aereos en la Direccion General de Contrataciones Publicas. 5. EI Caltllogo Electr6nico mostrara a la entidad las opciones a comprar y la entidad escogera de acuerdo a los criterios de adquisici6n (punto 3). 6. EI catalogo Electr6nico mostrara a la entidad todas las opciones si la compra es para pasajero viaja par Clase Ejecutiva. 7. Solicitar aprobaci6n de Presidencia si 10 requiere, segun las Normas Presupuestarias. 8. La entidad publicara la orden de compra en PanamaCompra, avisara al proveedor escogido y Ie enviara el Farmularia para el Usa del Numero de Tarjeta de Credito para la Adquisici6n de Pasajes Aereos (Seccion II, punto 4). Procedimientos en forma gratica: ENTRA AL CATALOGO LUNA UNA PLANTlUA ENvfA INFORMACI6N PROVEEOORES A SE RECIBEN COTIZACIONES ESCOGE PASAJE AtREO SEGUN CRlTERIOS APROBACl6N ENTIDAO EN APROBACl6N PRESIOENCIA PAGO CON TARJETA DE crtorro 2. TtPO OE PASAJE AEREO El Pasaje aereo que compra el estado debe cumplir can las siguientes especific:aci0ne5: TIPO DE PASAJES CARACTERISTtCAS Pasaje Aereo tipo 1: (Para funcionarios titulares de las entidades) Sin penalizacion

5 Pasajes Clase Ejecutiva Reembolsable a1100% Vigentia del boleto es de un ano a partir de la emision del boleto, la cual es independiente de la vigencia del contrato de Convenio Marco Validez de la cotizacion 5 dias calendario EI pasaje podra ser transferido siempre otro funcionario y cuando se utiliza la misma ruta y fecha. Pasaje Aereo Tipo 2: Se aceptan las parametrizaciones (reglas) indicadas por Pasajes Clase la aerohnea en cada promotion. Economica en EI pasaje podra ser transferido Promocion otro funcionario siempre y cuando se utiliza la misma ruta y fecha. Validez de la cotizaci6n la que indique la aerolfnea Pasaje Aereo Tipo 3: Con penalization maxima de $ por cambio Pasajes Clase Reembolsable en credito para I. entidad si no es Economica Regular utilizado el pasaje aereo Vigencia del boleto es de un ano a partir de la emisi6n del boleto, la cual es independiente de la vigencia del contrato de Convenio Marco EI pasaje podra ser transferido otro funcionario cuando utiliza la misma ruta y fecha. Validez de la cotizaci6n 5 dias calendario maximo 3. CRITERIOS DE SElECCI6N DE SERVICIDS EN El CATAlOGO Para los pasajes aereos Clase Economica, los criterios de Seleccion son 105siguientes: a. Disponibilidad del Proveedor b. Tipo de pasaje aereo (Ver punta 2) c. Tiempo total de viaje (Ver punta 7) d. EI mejor precio por periodo de prestacion del servitio. e. La entidad podra solicitar un proveedar distinto siempre y cuando presente justification razanable ante la Direccion General de Contratacianes Publicas, quien aprobara 0 desaprobara dicha salicitud. Esta justification debera demostrar de manera fehaciente que esta adquisici6n representa una mejor relacion costa benefitio para la entidad. f. Cuando los pretios sean iguales, la entidad podra optar por cualquiera de los proveedores. Para los pasajes aereos Clase Ejecutiva, la entidad podra escoger el que cum pia can sus requerimientos. La entidad podra salicitar un proveedor distinta siempre y cuanda presente justificacion razonable ante la Directi6n General de Contrataciones Publicas, quien aprobara 0 desaprobara dicha salicitud. Esta justificati6n debera demastrar de manera fehaciente que esta adquisiti6n representa una mejor relation casto beneficio para la entidad. 5

6 Cuando los precios sean iguales, la entidad podra optar por cualquiera de los proveedores. Todas las entidades del Estado tendran la obligacion de consultar primero el Catalogo Electr6nico de Productos y Servicios. Cuando los bienes y servicios que requieran se encuentren listados en dicho Catalogo, procederan obligato riamente a adquirirlos de los contratistas adjudicados mediante la licitacion para Convenio Marco. Para esos propositos y siempre que euenten con la partida presupuestaria pertinente, emitiran la orden de compra respectiva. Estasordenes de compra no tend ran ninguna restriccion con respecto al monto. 4. PRESENTACI6N DE DFERTA ECON6MICA POR EVENTO los proveedores contaran con una herramienta electronica para enviar sus propuestas econ6micas a las entidades por cada evento. EI precio u oferta econ6mica en cada compra 0 evento, debera incluir 10siguiente: 1. Tarifa: Esel precio por Pasajeaereo. Se permitiran todo tipo de tarifa, incluyendo las tarifas especiales si cumplen con 10indicado en el capitulo Ill, punto Descuento: Descuento a la tarifa por evento. Es decir aquel que establecera el proveedor ante una solicitud de cotizacion para un evento en especifico. 3. Impuestos: Debera incluir en su oferta econ6mica todos sus impuestos refacionados a la compra del pasaje aereo como los impuestos de entrada, salida, Transferencia de Bienes Corporales Muebles y la Prestacion de Servicios (ITBMS) entre otros. Es obligaci6n del proponente incluir en su oferta todos los impuestos que deban aplicarse de acuerdo a las leyes vigentes en la materia. En el caso que el proponente omita presentarlos dentro de su propuesta, se entendera que los incluye en el precio ofertado. 4. Cargo por Combustible: Incluir este cargo si aplica. S. Precio 0 tarifa total: Incluye tarifa, menos el descuento, mas todos los impuestos y los cargos de combustible. Debera ser en moneda local y debera detallarse solamente hasta los centesimos (entero y dos decimales). La oferta economica por evento debera tener una validez de 5 dfas calendarios para pasajes c1aseecon6mica regular y Clase Ejecutiva. EI proveedor podra presentar varios itinerarios de vuelo para un mismo evento y con un mismo precio ofertado para todos los itinerarios. la entidad podra escoger el itinerario que cumpla con sus necesidades. 5. PRESENTACl6N DE ITINERARIOS DE AliANZAS 0 ACUERDOS EI proveedor podra ofertar itinerarios de otras aerolineas para vue los. EI proveedor podra ofertar itinerarios en alianzas 0 acuerdos con otras aerolineas para vuelos que requieran conexiones. Se entendera que toda responsabilidad recae sobre el proveedor adjudicado. 6. MULTIPLES OESTINOS 6

7 Si la entidad requiere comprar un Pasaje aereo solicitando multiples destinos en su recorrido debera informarlo en la Plantilla del Catalogo Electronico, para que los proveedores puedan presentar precios tomando en cuenta este requerimiento. 7. RENGlONES,REGIONESY MARGEN DETOlERANCIA Se ha dividido este convenio marco en renglones que son regiones 0 zonas geograticas para poder calcular el margen de tolerancia permitido. Margen de Tolerancia permitido sobre la duracion total de viaje: es el tiempo permitido para que una oferta econ6mica por evento 0 cotizaci6n se considere a ser evaluada 0 dentro de la competencia para luego escoger la de mejor precio. Se calcula de la siguiente manera; TIV= MDTV+MT Donde: TIV = Tiempo total de viaje desde el aeropuerto de salida hasta el destino final. Una sola via. MDTV = Menor Duracion Total de Viaje, el cual es la menor cantidad de horas que hayan ofertado alguno de los proveedores. EI tiempo de duracion del proveedor que ofert6 con menor tiempo se toma como base para obtener la menor Duracion Total de Viaje por evento. MT = Margen de Tolerancia, el cual una cantidad de horas definidas por la region de destino el cual se encuentra a continuaci6n: REGI6N MARGEN DE TOLERANCIA PERMITIDO SOBRE TIEMPO RENGL6N 'LUGAR DE OESTlNO) TOTAL DE ViAl" 1 CENTRO AMERICA NORTE AMERICA); ESTADOS 2 UNIDOS Y CANADA 3 NORTE AMERICA 2; MEXICO 4 EL CARIBE SUR AMERICA 1; COLOMBIA, 5 VENEZUELA, ECUADOR, PERU SUR AMERICA 2; URUGUAY, PARAGUAY, CHILE, ARGENTINA, 6 BOLIVIA, BRASil 7 EUROPA 8 ASIA 9 AFRICA 10 OCEANfA Pasos para escoger pasajes Clase Econ6mica: 1. Recibir las ofertas economicas mediante el sistema 2. Buscar la de Menor Duracion Total de Viaje (MTOV) 2 horas 4 horas 2 horas 2 horas 3 horas 4 horas 4 horas 4 horas 4 horas 4 horas 7

8 3. Calcular el Tiempo total de viaje (TIV), utilizando la tabla anterior dependiendo de la zona geogrmica. 4. Rechazar las ofertas que tengan Tiempo total de viaje (TIV) mayor del permitido. 5. Adjudicar la compra a la oferta con el mejor precio que cumpla con el Tiempo total de viaje (TIV). Pasos para escoger pasajes (lase Ejecutiva: La entidad podra escoger el que cum pia con sus requerimientos. 8. PRESENTAC,6N DE OFERTA ECON6MlCA E ITINERARIOS POR EVENTO EI proveedor al momento de presentar su propuesta economica por evento debera incjuir 10siguiente: Duracion total de viaje desde el puerto de salida hasta el destino final. Precio total Informacion del requisito migratorio para el pais de destino ltinerario del pasaje aereo el cual debe contener la siguiente informaci6n: o Informaci6n de vuelo de ida: Lugar de salida y destino (Pais, Ciudad y C6digo de Aeropuerto) Fecha de salida y liegada Hora de salida y Ilegada Numero de vuelo Clasede tarifa Tiempos de vuelos Numero de reserva o Informacion de vuel0 de Regreso: Lugar de salida y destino (Pais, Ciudad y C6digo de Aeropuerto) Fecha de salida y liegada Hora de salida y Ilegada Numero de vuelo Clasede tarifa Tiempos de vuelo Numero de reserva 9. OBLIGACION DE LA PRESTACION DEL SERV'CIO EI proveedor debera reservar el servicio al momenta de recibir la confirmacion sistema electr6nico "PanamaCompra" por parte de la entidad. en el EI proveedor debera iniciar el suministro desde el momento en que reciban las 6rdenes de compra emitidas por las entidades publicas. Se entendera que el proveedor recibe la orden de compra desde el momento en que la misma se encuentre publicada en PanamaCompra. Lo anterior, es sin perjuicio de que la entidad pueda entregarla impresa, de oficio 0 a peticion del proveedor. 10. PlAZO PARA EL ENVlo DE LA OFERTA POR EVENTO 8

9 ~ ~--._---- El proveedor tendril veinticuatro (24) horas a partir del envio de 103solicitud eleetronica de 103Entidad, para enviar sus ofertas econ6micas en eada uno de los eventos. En el caso de Compras Urgentes, los proveedores daran respuesta a 103entidad en un periodo de dos (2) horas, contadas a partir de 103solicitud heeha por fa institution. 11. PLAZO DE ENTREGA DEL PASAJE AtREO EI proveedor debera entregar a 103entidad el pasaje aereo en un plaza no menor a tres (3) dias antes de 103salida del vuelo. EI proveedor debera entregar a 103entidad el pasaje aerea internacional como pasaje aereo etectr6nico. el cual debera enviarse via correa electronico. Pasaje aereo electronico: Esun boleto electr6nico, el cual es un recibo que contiene el numero de reserva, itinerario de vuelo y numero de boleto electr6nico. Se utiliza para representar la compra de un asjento en una linea aerea de pasajeros. En caso de retraso en la entrega por parte el proveedor, se aplicara la multa correspondjente por parte de la entidad soljcitante la cual podra encontrar en este capitulo. En caso de incumplimiento por parte del proveedor en la entrega de pasaje aereo electr6nico correspondera resolverle administrativamente la orden de compra con las respectivas sanciones 0 inhabilitaciones y acciones civiles segun correspondan. En caso que la entidad por alguna urgencia justjficada no publique la orden de compra antes de los tres dfas del vuelo, el proveedor podra entregar el boleto aereo electr6nico a mas tardar 24 horas antes del vuelo al correo indicado por la entidad en horarios de oficina 0 directamente en el aeropuerto. Si es entregado en el aeropuerto de igual forma el proveedor debera enviarlo a la entidad via correo electr6nico para la constancia de que la entidad recibi6 el boleto aereo. 12. PRORROGA Al PLAZO DE ENTREGA No se concedenln pr6rrogas, debido a que el proveedor debera solicitar un retire definitivo al momento de un contratiempo. En caso de retraso en la en la entrega de los pasajes, la entidad aplicara la multa correspondiente al cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta por cada dia calendario de atraso del valor equivalente a la porcion dejada de entregar por el proveedor. 13. RELACI6N COSTO BENEFICIO En atenci6n al articulo 110 del Decreto Ejecutivo N"366 de 28 de diciembre de 2006, modificado por el Articulo 22 del Decreto Ejecutivo N" 188 de 27 de noviembre de 2009, la Direcci6n General de Contrataciones Publicas debera tomar en cuenta la relacion costo.beneficio que el producto 0 servicio ofertado mantenga. Se entiende como relaci6n costo.beneficio el factor de calidad con respecto al porcentaje de descuento. Durante la vigencia del Contrato de Convenio Marco: Se realizara la comparaci6n entre los productos v/o servicios que esten disponibles en el mercado con iguales 9

10 requerimientos a los establecidos en este pliego de cargos y segun los renglones adjudicados en la licitacion de Convenio Marco y que fueron incluidos en el Cat.Uogo Electr6nico de Productos y Servicios. la Direcci6n General de Contrataciones Publicas como administradora del Cattllogo Electr6nico de Productos y Servicios, de acuerdo al numeral 8 del articulo 9 de la ley W22 de 27 de junio de 2006, debera evaluar la relacion costo.beneficio de los renglones que hayan sido adjudicados e incluidos en el Cattllogo, y de acuerdo al resultado de la evaluacion, podrtl realizar la desactivacion en el sistema electronico de aquellos renglones que no representen una buena relacion costo-beneficio. 14. CENTRO DE ATENCI6N los proponentes deben contar con un centro de atencion 0 servicio at c1iente (Call Center), accesible de forma gratuita las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana. Este servicio debe poder ser contactado via telef6nica utilizando numeros gratuitos nacionales, correo electronico y via web. 15. FIANZA DE CUMPLIMIENTO EI proveedor presentara una Fianza de Cumplimiento a favor de la Entidad/Contraloria General de la Republica, por el diez por ciento (10%) del valor total de la contrataci6n, para todas las ordenes de compras que superen la suma de Treinta mil balboas (8/.30,000.00), segun los terminos establecidos por la Contraloria General de la Republica. Una vez la entidad contratante Ie notifique al proveedor la emisi6n de una orden de compra, que supere la suma indicada en el parrafo anterior, el mismo debera presentar una Fianza de Cumplimiento dentro de los cinco (5) dias habiles siguiente a dicha notificacion. 16. MULTA Cuando el proveedor entregue fuera del termino establecido en la Orden de Compra que emitan las entidades publicas estas aplicaran una multa correspondiente al cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta por cada dia calendario de atraso. 17. RECLAMOS POR DEFICIENCIA EN EL SUMINISTRO Si a juicio de entidades publicas los servicios no se reciben a conformidad 0 el Proveedor no hubiese cumplido con los requerimientos de la orden de compra, las mismas tendran el derecho a rechazar los servicios 0 pod ran ordenar al Contratista la correccion y/o reposicion sin costo adicional alguno. 18.INFORMACI6N A SUMINISTRAR CON RESPECTOA REQUISITOS MIGRATORIOS EI proveedor debera enviar a la DGCPtodo 10relacionado a visas, vacunas 0 requisitos migratorios solicitados por los diferentes paises de destino, para el conocimiento de las entidades. Podran presentar el actualizado por la lata. 19. CAMBIOS DE FECHA Y REEMBOLSOS EI proponente debera indicar procedimientos para que la entidad pueda sohcitar un cambio de fecha y reembolso por boleto aereo. 10

11 II. TARJETA DE CREDITO 1. Acuerdo Interinstitutional Acuerdo Interinstitucional con la Caja de Ahorros para que proporcione a eada entidad una tarjeta de Credito sin plastico, la cual servirc~ para realizar el page a las AeroHneas y de esta manera obtener mejores precios, descuentos y millas 0 puntas para el Estade. 2. Contaetos caja de Ahorro (cntacto: Isela Gonzalez, Correa: (cntacto: Dilsa Cho, Correa: Teh~fono: , Direcci6n: Caja de Ahorros de Via Espana, Edlficio nuevo, piso E2, Departamento de Gerencia de Medias de Pagos. 3. Emisor de las Tarjetas de Credito para la Compra de Pasajes Aereos. La Caja de Ahorros es el unico proveedor de tarjetas de Credito del Estado 0 Cuenta Central de Viajes (CTA) para la adquisicion de Pasajes Aereos procedentes del Catalogo Electronico de Productos y Servicios 4. Forma de realizar los pagos al contado a los proveedores de Pasajes aereos Las entidades del estado pagaran at proveedor de pasajes aereos al contado mediante una Tarjeta de Credito. 5. Tipo de Tarjeta de credito No se emitira plastico como tal en las tarjetas de Credito de Pasajes Aereos. Sola mente se entregara el numero de la cuenta a la persona autorizada par cad a entidad del Estado. 6. Numeros de cuenta se entregaran por entidad: Se Ie proporcionara un solo numero de cuenta de tarjeta de Credito para cada entidad. 7. Para obtener la Tarjeta de Crl!dito: La Caja de Ahorros res enviara un Contra to de tarjeta de credito, previa mente revisado par la DGCP, el cual deberan completar, firmar por el Representante Legal y enviar ala Caja de Ahorros para la firma. La Caja de Ahorros Ie envla nueva mente a la entidad el contrato para el respectivo refrendo de Contralorfa en cada entidad. Luego que el contrato este refrendado, debe ser enviado a la Caja de Ahorros y remitir co pia a la Directi6n General de Contratationes Publicas. Documento se encuentra en Word en la siguiente direction: s 0 en la Secci6n de ProveedoresjConvenio MarcojCircularesjPasajes Aereos. Ver anexo al final de este documento. 8. Aumento en elllmite de Credito Si la entidad aumenta su partida presupuestaria descrita en el contra to inicial, debera enviar ala caja de ahorros un nuevo Contrato donde indique el monto presupuestario. 9. Terminos y Condiciones de las Tarjetas de Credito Comisi6n por cada pasaje aereo com prado de Bj.S.DO. 11

12 Tasa de Interes 18% Pago minimo 5% Vencimiento del Pago 30 dias calendario Sobregiro Bf Morosidad B/.30 Tarjeta sin anualidad 10. Beneficios de la Tarjeta de Credito para eada vlajero Cobertura basica de seguro de accidente de viaje hasta B/. 250, Asistencia indemnizada Medica de Emergencia por B/.10, Pago de la euenta a Caja de Ahorros La Caja de Ahorros presentara a las instituciones un "Estado de Cuenta" de las transacciones realizadas con el numero de Tarjeta de Credito que Ie corresponde, para poder solicitar la suma correspondiente al consumo. EI corte del Estado de Cuenta se realizara los dias 21 de cada meso Los pagos al credito de parte de las entidades sera de 30 dfas calendarios a partir de la recepcion del Estado de cuenta sin cargo de interes. 12. limite de Consumo La entidad proporcionara en su Contrato de Tarjeta de Credito el Presupuesto anual el cual sera su limite de consumo y credito. Si la entidad durante el periodo fiscal utiliza todo el presupuesto indicado en Contrato de Tarjeta de Credito, debera emitir un nuevo Contrato con la Caja de Ahorros donde indique el monto que Ie fue aprobado para terminar el ano. 13. Formulario adicionales de la Caja de Ahorros Adicional al Contrato entre Entidad y Caja de Ahorros y la Resolucion de Designacion de Responsabilidad la entidad debera entregar a la Caja de Ahorros la Solicitud de Tarjeta de Credito Visa Empresarial, el Formulario de Datos Generales y copia de Cedula del Representante Legal y del 0 los Designados Responsables de la tarjeta de Credito. Los formularios los puede adquirir en PDF en la siguiente Direccion: pal conveniomarco/ci rculares 0 en la Seccion de Proveedores/Convenio Marco/Circulares/Pasajes Aereos 14. Transacciones en la web La Caja de Ahorros proporcionara a cada entidad un usuario y clave para revisar las transacciones diarias de las compras por medio de la tarjeta de credito. Para ello debe completar el formula rio Solicitud de Banca Electronica, el cual podra encontrar en Word en la siguiente direccion: pal convenio marco/circula res 0 en la Seccion de Proveedores/Convenio Marco/Circulares/Pasajes Aereos. 15. Suspension del uso de la Tarjeta 12

13 En caso que la entidad no pague et estado de cuenta mensual en el periodo indicado en el Contrato de Tarjeta de CnMito, el banco podra suspender el uso de ta tarjeta para hacer compras de pasajes aereos hasta tanto cancele el monto adeudado. 16. Reclamos en el Estado de Cuenta Los reclamos que tengan las entidades sabre el Estado de Cuenta deberan a la Caja de Aharras para que las instancias correspondientes de acuerda a la Ley, resuelvan 10 pertinente 17. Designar Respansabilidad para aprabaci6n del usa de la tarjeta: EI representante legal de eada entidad indicara mediante una Resoluci6n de designacion a la persona responsable de reallzar las transacciones de la cuenta. La misma recibira el numero de cuenta por parte de la Caja de Ahorros y sera la responsable de aprobar la transaceion ante el proveedor. La resoluci6n debera contener los datos de la a las personas autorizadas utilizar la tarjeta de credito. MODELO DE RESOLUCI6N DE DESIGNACI6N DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE TARJETA DE CREDITO CORPORATIVA CUENTA CENTRAL DE VIAJE (CTA) POR ENTIDAD RESOLUCION No. _ (De de de 201_) (Par la cual se design a responsabilidades para el maneja de Tarjeta de Credita Corporativa Cuenta Central de Viajes (CTA) CONSIDERANDO: Que el/1a(nombre de la Entidad 0 Ministerio) creada mediante la Ley Que la Direccion General de Contrataciones Publicas ha tlevado a cabo el Convenio Marco para el suministro de Pasajes Aereos Intemacionales de las entidades del Estado, requiriemdase por parte de esta entidad (Nombre de la Entidad 0 Ministeria) realizar la designacion del funcionario encargada del control y la administraci6n del sistema de tarjeta de credito Cuenta Central de Viaje (CTA) que se utilizars para dicha fin, as! como ser el enlace con la Direccion General de Contrataciones Publicas para todo 10relacionada con dicha Convenio Marco. RESUELVE: Articulo 1. Designar al funcionario descrito a continuacion como responsable de controlar y administrar el uso del sistema de tarjeta de credito Corporativa Cuenta Central de Viaje (CTA), asi como ser el representante, por parte de esta entidad (Nombre de la Entidad 0 Ministerio) ante la Direccion General de Contrataciones Publicas para todo 10relacionado con el Convenio Marco. Nombre: Cargo: Cedula: Direccion: Telefona: Correo electr6nico: Articulo 2. La designacion de responsabilidades que se hace por media de la presente resolucion, puede sustituirse en cuatquier momenta, a traves de la resoluci6n correspondiente. 13

14 Articulo 3. Remilir a la Direcci6n General de Conlralaciones Publicas copia de esla Resoluci6n, para su correspondiente registro. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada a los _dias del mes de del alio dos mil _ (201->. (Nombre y Firma del Representante de la Entidad). 18. Modelo de Formulario para el Uso de la Tarjeta de Cn!dito Para que el proveedor haga uso de la tarjeta de Credito sin plastico, la persona responsable de la Tarjela en cada entidad debera envfa via fax 0 correo electronico la aprobaci6n. A continuaci6n el modelo de la Autorizaci6n para el uso de la tarjela: FORMULARIO PARA EL USC DEL NUMERD DE TARJETA DE CREDITO PARA LA ADQUISICI6N DE PASAJESAEREOS Fecha: NUM: _ Yo, con cedula no. responsable designado de la entidad. autorizo a la utilizaci6n de la Tarjeta de Credito VISA W de la Caja de Ahorros con fecha de expiraci6n W para la cancelacion de la Orden de Compra W. emitida al Proveedor Responsable Designado Firma CMul. Nota: Enviar por correo electronico 0 por fax al Proveedor del PasajesAereos III. POLiTICAS DE VIAJE 1. las entidades deben procurar realizar sus compras con tiempo para obtener mejores precios. 14

15 2. No deberan indicar en el formula rio de solicitud de viaje que el vuelo sea directo, ni itinerarios espedficos. 3. los pasajes aereos Nacionales no estan incluidos en el Convenio Marco adjudicado, por 10 tanto podrtm adquirirlos mediante el cualquier procedimiento de seleccion de contratista hasta tanto la DGCP publique un Cat,)logo para la adquisicion de este servicio. IV. SISTEMA DE ADQUISICION DE PASAJES Para la solicitud de cotizaciones a los proveedores adjudicados se ha publicado el Catalogo Electr6nico para la Adquisici6n del servicio de PasajesAereos lnternacionales en entrando a su Escritorio con el usuario y clave, buscar Convenio Marco y luego el Catalogo de PasajesAereos. V. OFICINA DE PASAJESAEREOSDEL ESTADO La DGCPcuenta con la Oficina de PasajesAereos del Estado. En la misma se recibiran copia de todas las solicitudes de las Entidades y las ofertas de los Proveedores, se compararan precios entre Proveedores del Catalogo y el mercado, sera la comunicaci6n entre las entidades y Direccion General de Contrataciones Publicas para aprobacion de las compras fuera del Catalogo Electr6nico y orientara a las Entidades del Estado sobre las compras de Pasajesaereos. VI. APROBACION DE PRESIDENCIA EI Ministerio de la Presldencia tramitara la peticion de aprobaci6n de la Misi6n Oficial al exterior de manera electr6nica. Debera enviar la solicitud de aprobaci6n de pasaje aereo y viatico a traves del Catalogo Electr6nico. Solamente se enviara nota al Ministerio de la Presidencia en caso de viaticos sin pasaje aereo. Se exceptua de este tramite Ministerio a los funcionarios de los 6rganos legislativo y Judicial, Publico, Contraloria General de la Republica, Tribunal Electoral. Sociedades An6nimas y entidades financieras. (Ver Normas Presupuestarias vigentes). VII. PROVEEDORESADJUDICADOS INFORMACI6N DE LA EMPRESA laca International Airlines, S. Compai\ia Panamei\a de RAZONSOCIAL A. Aviaci6n.S.A Delta Air lines. Inc. NOMBRE COMERCIAL lac.a Airlines Copa Airlines Delta Air lines, Inc. Rue DV 7' 2 04 TEltFONO / (507) (507) /37/33 FAX (507) (507)

16 Urbanization Costa de Ave. Manuel Espinosa Batista,planta baja del Hotel Este, Calle Avenida de Crowne Plaza, local la Rotonda, Edifieio #8.diagonal a la Igledia del Business Park, Torre Torre de las Americas, DIRECCION Carmen. Norte, Costa del Este. Punta Pacifica locall-l28 WEB DE LA EMPRESA DATOS DEl REPRESENTANTE LEGAL REPRESENTAN- TE LEGAL Lorenzo Marquinez Pedro Osvaldo Heilbron Ivan Dowlin Ct:DULA Ced Cedula: TElt:FONO (507) CENTRO DE SERVICIO (ATENCI6N A CUENTES) Luz Anderson, Ana Maria JessicaJordan, Dairene, Gonzalez, Estefanfa Guillen, Juribeth, Maria Elena Contactos Larissa Jaen Guerra VRoberto Kan Ariel Barraza, Litza leon Planta baja, Hotel Crowne Avenida Jose AgustIn Plaza, Ave. Manuel Espinosa Arango, Corregimiento de Torre de las Americas, DIRECCION Batista. Juan Diaz. Punta Pacifica locall /02/03/04 (1aca Panam~, Lun-Vie) /36/37/ (call center 24/7) / / 9021 TELt:FONO FAX (507) ation.com om n.com, litla.l. larissa.'aentliaviancataca.com cccoroorjtion,com INFORMACION DE LA EMPRESA IBERIA,UNEASAEREASDE RAZON Aerovias del Continente Cia. Real Holandesa de ESPANA,S.A. OPERADORA SOCIAL Americano, S. A. Aviation (KlM) IBERIA,L1NEASAEREASDE NOMBRE ESPANA,5. A. OPERAOORA COMERCIAl AVIANCA Air France KLM RUe DV TElEFONO FAX Calle 50, diagonal a Calle 50, Edificio Global Panatoto - Edit. Solendeg Bank, pi so 23, oficina BAJA DJRECCION Planta Baja 2303 WEB DE ta EMPRESA DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL AVENIOABALBOAYCAllE 43 BEllA VISTAEDIFBBIJAPLANTA PANAMA 16

17 GLORIA CLAVEL DE REPRESENTA JUAN PABLO SERRANO Axel Sven Christian VElASQUEZ NTE LEGAL SIERRA Koert Metselaar CEoULA PASAPORTE BA THEFONO CENTRO DE SERVICIO (ATENCI6N A CUENTES) Elena Chen, Kathia Maria Elena Rivera Manuel Dominguez, Luz Gonzalez y Vanessa Nelson Vigil CONTACTOS Anderson Denis Calle 50, diagonal a Calle 50, Edificio Global AVENIDA BALBOA V CALLE Panafoto - Edif. Solendeg Bank, piso 23, oficina 43 BELLA VISTA EDIF BBVA DIRECCI6N Planta Baja 2303 PLANTA BAJA / y OFICINAS - CAll CENTER /12/13 / /238- TELEFONO / /47 FAX "'"'" m. am VIII. VALORES AGREGADOS MllLAS: Las millas que proceden de los diferentes Pasajes aereos comprados par las Entidades seran acumuladas en un fonda comun para el Estado. Estartm a disposici6n de 10 que indique el Ministerio de la Presidencia de la Republica via la Direcci6n General de Contrataciones Publicas. BENEFICIOSEN HOTElES V AlQUllER DE VEHfcUlOS: los proponentes deberan extender a los funcionarios del Estado, los beneficios en hoteles V vehiculos de alquiler con los que cuentan en las diferentes regiones en las que presenten propuestas. UPGRADES:los proveedores dependiendo de su disponibilidad pod ran otorgarles up grades a dase Ejecutiva. EI cual consiste cambiar a los funcionarios del Estado que se encuentran en Clase Econ6mica a Clase Ejecutiva AEROlfNEAS MllLAS PARA EL VIAJERO DELTA Millas en el programa de lealtad SkyMiles. KLM Millas con et programa Flying Blue TACA Millas con el programa UfeMiles AVIANCA Millas con el programa lifemiles COPA Programa de viajero frecuente MILLAGE PLUS para cumular millas 17

18 IX. PREGUNTAS FRECUENTES 1. lque debe hater la entidad si el boleto fue adquirido en el Catalogo Electr6nico y se compr6 (lase econ6mica porque es 10 indicado en la ley de Presupuesto y desea un Up-Grade? los proveedores dependiendo de su disponibilidad pod ran otorgarles up grades a c1ase Ejecutiva y la entidad debera hacer este arreglo en conjunto con la aerolinea adjudicada. 2. lque sucede si el bofelo fue enviado por Organismos Internacionales como clase econ6mica y desea realizar el up grade? Si es una adquisici6n que no se lieva a cabo a traves del Catalogo Electr6nico, es un cambia que debe resolver directamente la entidad con el proveedor emisor del pasaje aereo. X. CONTRAlORIA, CONTABILIOAD Y TESORERIA DE LAS ENTIDADES La Contraloria General de la Republica emitio el Procedimiento para Adquisici6n y Pago de Pasajes Aereos Internacionales a traves de Tarjeta de Credito, el cual se encuentra en Gaceta Oficial Digital W A, del viernes 03 de junio de Este procedimiento recoge los procedimientos para la adquisicion y pago de los pasajes aereos internacionales que efectuen las entidades, mediante el Catalogo Electr6nico de PanamaCompra y el pago del servicio a traves de Tarjeta de Credito. Este documento contiene informacion para los pagos por el servicio de tarjeta de credito para la adquisici6n de pasajes aereos, rendicion de cuentas por parte de las entidades por la ejecuci6n de los procesos de adquisicion de Pasajes aereos y el pago del servicio. Adicional contiene el Proceso de SIAFPA para el pago de pasajes aereos con VISA-Caja de Ahorros, la Resolucion W 245-DFG del 10 de abril de 2011, que exceptua el Control Previo, la Resoluci6n W DT-OPT del 5 de mayo de 2011 que autoriza la utilizacion del Formulario Solicitud de Pago 1. Control previo en 6rdenes de Compra A las 6rdenes de Compra de los boletos aereos a traves del Catalogo Electr6nico de Productos y Servicios, no lievan Control Previo, ya que segun la Resoluci6n 245-DFG del 19 de abril de 2011 emitida par la Contralorla General de la Republica, resuelve exceptuar del Control Previo las 6rdenes de Compra que emitan las entidades del sector publico, con fundamento en el Convenio Marco de pasajes aereos internacionales. 2. Rendition de Cuenta Cumpliendo to establecido en el articulo 17 de la ley 32 de 1984 de la Contraloria General, se tendra que Rendir Cuentas sobre las transacciones reahzadas en estos procesos de acuerdo a como 10 establezca la misma. (ver la ugula Basica sobre el Rendicion, Examen y Finiquito de Cuentas de los Agentes y Empleados de Manejo" publicada por la Contraloria General). 3. Estado de Cuentas 18

19 la Caja de Ahorros presentara a las instituciones un HEstado de Cuenta" de las transacciones realizadas con el numero de Tarjeta de Credito que Ie corresponde, para poder solicitar la suma correspondiente al consumo. EI corte del Estado de Cuenta se realizara los dias 21 de cada meso los pagos al credito de parte de las entidades seran de 30 dias calendarios a partir de la recepcion del Estado de cuenta sin cargo de interes. 4. Formulario de Solicitud de Pago las entidades lienaran y adjuntaran al Estado de Cuenta presentado el Formulario de Solicitud Pago Exclusivo para el Pago por el Servicio de lineas a traves de Tarjeta de Credito para adquisiciones de Pasajes Aereos Internacionales, para iniciar la tramitacion y registros internos, que conlleven a cancelar el pago de su consumo mensual dentro del termino previsto. Ver modelo en el Procedimiento para Adquisicion y Pago de Pasajes Aereos Internacionales a traves de Tarjeta de Credito emitido por la Contralorla General de la Republica. S. Bloqueo de Tarjetas la Caja de Ahorro bloqueara las tarjetas de creditos para el usa de las entidades mismas no han pagado cuentas mayores a 30 dias. si las 6. No emisi6n de Estado de Cuenta Si la tarjeta de credito de una entidad no tiene transacciones en el periodo correspondiente, no se emitira Estado de Cuenta para dicho perlodo. 7. Pagos las entidades descentralizadas y de Gobierno Central que no pasen por el Tesoro Nacional, luego de recibir el Estado de Cuentas, lienaran el Formulario de Solicitud de Pago y Ie adjuntan las 6rdenes de compra del periodo correspondiente. los pagos se debe ran depositar en cualquiera de las sucursales de la Caja de Ahorros, antes que venza para evitar el cobro de intereses. las entidades del Gobierno Central que realizari!m los pagos a traves del Tesoro Nacional (Direccion General de Tesoreria) utilizando el sistema ACH, deberan incluir a la Caja de Ahorros como proveedor despues de haberlo creado como Proveedor y debe ran enviar el formulario de solicitud de Pago con las ordenes de compra que sirvieron de base para las transacciones de uso de la Tarjeta de Credito en el periodo correspondiente. Estos pagos que realicen las entidades del Gobierno Central a la Caja de Ahorros se efectuaran a traves de Orden de Transferencia Electronica de fondas (OTF) a cada una de las cuentas de las tarjetas de credito relacionada can ta entidad correspondiente. Asi cada entidad padra pagar su cuenta Visa-Caja de Aharros, a traves del Tesoro Nacional, por medio de la herramienta SIAFPA. 19

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