Manual de operación Modulo IMSS

Transcripción

1 Manual de operación Modulo IMSS

2 1. Introducción. HumanSite cuenta con el modulo de IMSS el cual tiene las siguientes características: Realizar una Interface Electrónica con el IDSE, optimizando el tiempo del personal que opera la nómina al no requerir interactuar con 2 sistemas para hacer los movimientos ante el IMSS y permitiendo realizar movimientos masivos de manera electrónica. Confronta con el Seguro Social - Permite identificar cualquier diferencia que pueda provocar multas recargos actualizaciones o incluso capital constitutivo. HumanSite permite generar la constancia de inscripción ante el Seguro Social en forma individualizada (Emisión del Afil06 personalizado). En este módulo, además de poder emitir el IDSE, HumanSite cuenta con un sistema que detecta los movimientos extemporáneos y actualiza automáticamente las fechas a las permitidas de acuerdo a la normatividad del Seguro Social. Estas acciones las realiza reflejando todos los movimientos procesados dentro de la aplicación (Altas, Reingresos, Bajas, Modificaciones Salariales, Incapacidades y Faltas).

3 2. Utilidad El presente manual permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación y reportes generados Auxilian en la inducción del proceso y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades del módulo. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos del Modulo IMSS en HumanSite. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades para evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

4 3. Índice 1 Introducción Utilidad Índice Presentación Módulo IMSS Ruta de Acceso Modulo de IMSS Contenido del Módulo Filtros de Operación Pestaña de Movimientos Filtros de Operación Boton Reportes Botón Reportes de Movimientos Icono Zoom Pestaña de IDSE Filtros de Operación Icono Zoom Fecha de Captura Fecha de Envio Estatus Conciliado Fecha de Movimiento Historial Estatus SUA Fecha IMSS Generar IDSE Conciliar Acuse Notarial Comprobante IMSS AFIL Pestaña de SUA Filtros de Operación Importación LayOuts a SUA Infonavit Confronta Actualizaciones Resumen de Nómina Actualización de SDI por aniversarios Actualización de SDI por Variables Bandeja

5 4. Presentación Módulo IMSS 4.1 Ruta de Acceso Modulo de IMSS. Para ingresar al módulo de IMSS en HumanSite es necesario seguir la siguiente ruta: I. Ingresar al Sistema II. Directorio - Nomina III. Subdirectorio Legislación Mexicana IV. Módulo IMSS 4.2 Contenido del Módulo. El módulo de IMSS cuenta con siete pestañas de consulta y operación (Imag 001), estas están ordenadas según su grado de importancia operativa, estas son aplicaciones de consulta de información así como de trascendencia operativa ante el IMSS (IDSE y SUA). Estas pestañas son las siguientes: Movimientos: Pestaña de Consulta de Información de movimientos aplicados en HumanSite (Altas, Reingresos, Bajas y Modificaciones Salariales). IDSE: Pestaña Generadora de Cargas Bach de movimientos (Altas, Reingresos, Bajas y Modificaciones Salariales) IDSE. SUA: Pestaña Generadora de Cargas Bach de movimientos (Altas, Reingresos, Bajas, Modificaciones Salariales, Faltas e Incapacidades) SUA. Infonavit: Pestaña de Consulta de Información (Nuevos Créditos Infonavits aplicados en HumanSite). Confronta: Pestaña de Consulta de Información (Movimientos aplicados en HumanSite VS Movimientos Generados y Aplicados en IDSE VS Movimientos Aplicados en SUA). Actualizaciones: Pestaña generadora de Información y Procesos, en esta se pueden aplicar los procesos de Modificaciones Salariales por Variables (Proceso MSV) así como el proceso de Modificaciones Salariales por Aniversario (Proceso MSA); además puede generar un reporte Resumen de Nomina por mes, proceso y nomina que refleja el monto de las erogaciones efectuadas por carga social y aportaciones obreras según los parámetros predefinidos en los filtros de ejecución. Bandeja: Pestaña en donde se reflejan los reportes generados.

6 4.3.- Filtros de Operación. Según el proceso trabajado nos podemos encontrar con diferentes filtros de operación que tienen la funcionalidad de parametrizar la información que se desea trabajar. Estos filtros son los siguientes: Filtros por rangos de tiempo: Fecha de Movimiento Inicial Fecha de Movimiento Final; estos sirven para generar la información en un rango de tiempo definido de a cuerdo a las fechas de aplicación de movimientos (altas, bajas y modificaciones salariales) en HumanSite,, estos filtros son discriminativos con los filtros de Año y Periodo ya que en el caso de generar parámetros de tiempo en los 2 HumanSite dará preferencia a los definidos por fechas de movimientos Fecha de Movimiento Inicial Fecha de Movimiento Final; estos sirven para generar la información en un rango de tiempo definido de a cuerdo a las fechas de aplicación de movimientos (altas, bajas y modificaciones salariales) en HumanSite. Fecha de Realización Inicial Fecha de Realización Final; estos sirven para generar la información en un rango de tiempo definido de a cuerdo a la fecha de captura de información en HumanSite. Filtros por número de empleado: estos sirven para generar la información en base a un rango de números de trabajador. Número IMSS: filtro que define la información presentada únicamente del número de seguridad social del trabajador definido. Movimientos: Enviados y no Enviados, estos reflejan los movimientos generados o no generados en la pestaña IDSE; estos movimientos tuvieron que ser generados en una carga Bach en la pestaña IDSE al hacer esta acción HumanSite cataloga a estos movimientos del status de No Enviado a Enviado. Tipos de Movimientos: Todos, Altas, Bajas y Modificaciones de Salario generados en HumanSite. Estatus IDSE (Todos, No Generados, Por Conciliar y Conciliados), Estatus SUA (Enviado, No Enviado y Todos), Nómina: Filtro por nombre de Nómina Registro Patronal: Filtra por ID del registro Patronal, este ID puede conocerse siguiendo la ruta: Organización Configuraciones Definición Registro Patronal, en la que se tendrá que capturar el NPR del ID deseado. Año: Filtra por Año, este filtro quedará invalidado si previamente se seleccionó un periodo de tiempo en los filtros por rangos de tiempo. Periodo: Filtra por Periodo, este filtro quedará invalidado si previamente se seleccionó un periodo de tiempo en los filtros por rangos de tiempo. Compañía: Filtra por nombre de compañía pagadora.

7 5. Pestaña de Movimientos. Esta pestaña es una generadora de información, en ella se reflejan los movimientos generados en HumanSite, tales son: Altas, Reingresos, Bajas y Modificaciones Salariales Filtros de Operación. En esta pestaña se generan reportes informativos en Excel según parámetros predefinidos en los filtros de ejecución: Periodos de tiempo (Fecha de Movimiento Inicial Fecha de Movimiento Final), Número de Empleado, Número de IMSS, Movimientos (Enviados y no Enviados), Tipos de Movimientos (Todos, Altas, Bajas y Modificaciones de Salario), Estatus IDSE (Todos, No Generados, Por Conciliar y Conciliados), Estatus SUA (Enviado, No Enviado y Todos), Nomina, Registro Patronal, Año y Periodo. Adicionalmente se cuenta con 3 botones para generar reportes (Imag 002).

8 5.2.- Botón Reportes. La Opción de Reportes nos arroja una ventana emergente de generación de reportes, en esta se alojan los reportes solicitados por el cliente (Imag 003) Botón Reportes de Movimientos. La Opción de Reporte de Movimientos nos arroja un Lay Out de los movimientos generados con los parámetros de estos establecidos previamente por los filtros seleccionados en la Bandeja de Reportes.

9 Dicho reporte se genera en un archivo en Excel el cual contiene los siguientes datos. No Empleado, Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Captura (Fecha en la que el Ejecutivo capturó el movimiento efectuado en HumanSite), Envío (Fecha en la que el movimiento fue enviado al IMSS), Conciliado (Status que guarda el movimiento en HumanSite), Movimiento (Fecha del Movimiento), Guía IMSS (Referencia de envío de movimientos a IDSE), No IMSS (Número de Seguridad Social del Trabajador), Registro Patronal, Tipo Movimiento (Alta, Reingreso, Baja y Modificación de Salario), SDI Neto, Estatus SUA (Status que guarda el movimiento con respecto al apartado de Sua dentro de HumanSite) y Fecha IMSS (Fecha de Envío a IDSE).

10 5.4.- Icono Zoom. El Icono de Zoom mostrará la información filtrada en la ventana de consulta.

11 6. Modulo IDSE En el modulo de IDSE generamos archivos cargas bach (Lay Out s de carga) para IDSE de los movimientos efectuados por Altas, Bajas y Modificaciones de Salario Filtros de Operación Estas cargas son generadas en base a los siguientes filtros: Periodos de tiempo (Fecha de Movimiento Inicial Fecha de Movimiento Final), Número de Empleado, Número de IMSS, Movimientos (Enviados y no Enviados), Tipos de Movimientos (Todos, Altas, Bajas y Modificaciones de Salario), Estatus IDSE (Todos, No Generados, Por Conciliar y Conciliados), Nomina, Registro Patronal, Año y Periodo.

12 Adicionalmente se cuentan con 5 botones generadores de información. 6.2 Icono Zoom. Con esta opción veremos la información filtrada en la pantalla de consulta Fecha de Captura: Fecha en la que fue registrado el movimiento en HumanSite Fecha de Envío: Fecha en la que fue generado el archivo de envío (Carga Bach) de o los movimientos Conciliado: Existen 3 tipos de estatus de movimientos: No Generado: Cuando no ha sido generada la Carga Bach del movimiento en específico. Por Conciliar: Cuando ha sido generada la Carga Bach del movimiento y no se ha importado al sistema el archivo generado por el mismo, es decir no se ha retroalimentado a HumanSite del envío y aceptación de la carga Bach generada. Conciliado: Cuando el sistema ha sido retroalimentado con la importación de la Carga Bach generada por el mismo, en el entendido de que los movimientos han sido aceptados por el IMSS Fecha de Movimiento: Fecha de aplicación del movimiento registrado en HumanSite Historial: Genera una pantalla emergente donde se muestra el historial de movimientos del trabajador seleccionado, esta información se muestra bajo el siguiente esquema:

13 a) Folio: Número de folio de generación del movimiento, este número es generado por HumanSite. b) Descripción: Descripción de la acción efectuada por el usuario en el movimiento del trabajador seleccionado. c) Fecha Generación: Fecha de la ejecución del movimiento por el usuario. d) Lote: Número de Lote de envío del movimiento a IDSE. e) Usuario: Usuario que efectuó el movimiento. f) Detalle de Error: Estatus SUA: Existen 2 tipos de estatus de movimientos: No Enviado: Cuando no ha sido generado el archivo Carga Bach de movimientos en la pestaña de SUA. Enviado: Cuando ha sido generado el archivo Carga Bach de movimientos en la pestaña de SUA Fecha IMSS: HumanSite cuenta con un sistema que detecta los movimientos extemporáneos y actualiza automáticamente las fechas a las permitidas de acuerdo a la normatividad del Seguro Social esta fecha refleja si el movimiento es extemporáneo la fecha de envio del movimiento actualizada a 5 días hábiles anteriores a la fecha de extemporaneidad, si la aplicación del movimiento esta dentro del margen permitido demuestra la fecha de aplicación del movimiento, estas fechas son asignadas al momento de generar las Cargas Bach en IDSE.

14 6.3 Generar IDSE. Genera un archivo de texto Lay Out de importación a IDSE de la información previamente filtrada, este se verá reflejado en la bandeja de reportes. HumanSite generará un reporte en una ventana emergente, la información de este reporte la cual se tiene que importar a un archivo de texto (.txt), cerciorándonos de la inexistencia de espacios en blanco al final de este. Debemos de tener cuidado en eliminar los espacios en blanco de la Carga Bach. Así es como se obtienen las cargas Bach de importación a IDSE.

15 6.4 Conciliar. El botón de Conciliar permite cambiar el Status de los movimientos generados en HumanSite de Por Conciliar a Conciliado (Conciliado es el término utilizado para catalogar a los movimientos importados en IDSE) esto con la finalidad de conocer el Status de los movimientos generados y enviados al IMSS. Para tal efecto es necesario subir a HumanSite el archivo importado y aceptado por IDSE, es decir: Una vez generado el Lay Out en HumanSite se importa el archivo.txt a la plataforma IDSE. Una vez verificando que los movimientos hayan sido aceptados se importa el archivo Lay Out cargado en IDSE a HumanSite siguiendo el siguiente proceso.» Da click en el botón Conciliar y señala la ruta del guardado del archivo Lay Out importado a IDSE.» Una vez importado el archivo dar click en la opción Conciliación IDSE.

16 » Se nos pedirá ratificar nuestro usuario para lo cual tendremos que ingresar nuevamente nuestra contraseña.» Una vez realizada la carga HumanSite nos indicará mediante un reporte en la pestaña de Bandeja los movimientos cargados correctamente.» Ya efectuado este proceso el status de los movimientos pasará de ser Por Conciliar a Conciliado.

17 6.5 Acuse Notarial. Esta opción permite obtener el Acuse Notarial por trabajador, para ello es necesario hacer un Lay Out por lote generado en IDSE siguiendo los siguientes parámetros. *Cabe señalar que este Lay Out se tiene que elaborar en Excel y guardarlo bajo la extensión csv. (Archivo delimitado por comas).

18 6.6 Comprobante IMSS. Una vez subido este Lay Out Human Site puede generar archivos individuales de Acuses Notariales, basta con filtrar la información requerida siguiendo los siguientes parámetros. Adicionalmente HumanSite permite generar la constancia de inscripción ante el Seguro Social en forma individualizada (Emisión del Afil05 personalizado) para obtener este se tiene que efectuar el siguiente proceso. Se tiene que llenar un layout con información proveniente de los movimientos aceptados por IDSE, este debe de contener la siguiente información: a) Número de Lote b) Registro Patronal 11 Dígitos c) Razón Social d) Fecha de Transacción e) Tipo de Movimiento f) Tipo de Reporte: Afil05 = Mov Aceptados Afil04 = Mov Rechazados g) Número de Seguridad Social 11 Dígitos h) Nombre del Asegurado i) SDI j) Filler en 0 k) Filler en 0 l) Fecha del Movimiento

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20 El lay Out armado debe ser generado en formato CVS Delimitado por comas. Una vez generado el Lay Out se tiene que importar al sistema bajo el tipo de importación AFIL06

21 Se nos pedirá registrar nuevamente nuestro password registrando quien es el que emite la carga de información. Una vez ratificado este nos aparecerá una ventana emergente en la cual tendremos que seleccionar las casillas de: Fecha Tipo de Movimiento Numero de Empleado SDI Neto Registro Patronal Número de IMSS ya que con esta selección daremos la instrucción al sistema de conciliar los datos de los trabajadores cargados es este con los datos importados mediante el layout generado; previa selección de las casillas damos Click en el botón Conciliar.

22 Una vez realizada la conciliación HumanSite emitirá un reporte en Excel la Bandeja de reportes donde reflejará los movimientos operados y aceptados por el IMSS. Efectuado este proceso HumanSite generará comprobantes Afil05 de manera individual, los cuales se pueden descargar dando click en la opción comprobante.

23 Comprobante Afil06 Individual:

24 7. MODULO SUA En este modulo HumanSite nos permite generar los archivos de Importación de Datos (Lay Outs) al programa SUA. 7.1 Filtros de Operación. Para efectuar esta acción es necesario se filtren los parámetros requeridos según la información deseada a importar, ya que esta puede ser por: Número de Empleado, Fecha de Realización, Fecha del Movimiento, Por Registro Patronal y Por Compañía o Nómina. Es necesario seleccionar el tipo de Lay Out que se desea trabajar, ya que la plataforma del SUA solo aldmite los siguientes Lay Outs:

25 Razón por la cual Human Site tiene predifinidos los siguientes Lay Outs: 1. Trabajadores. Lay Out que contiene los datos básicos de los trabajadores. 2. Movimientos. Lay Out que contiene los tipos de movimientos que se pueden reportar al SUA (Bajas, Modificaciones de Salarios). 3. Trabajadores Complementos. Lay Out que contiene la información complementaria de los trabajadores, como el Código Postal, la fecha de Nacimiento, la Clave del lugar,el Sexo, etc. 4. Movimientos de Incapacidad. Lay Out que contiene los datos de las incapacidades efectuadas según el rango predefinido. 5. Datos Incapacidad. Lay Out que contiene los datos de las incapacidades que se desean cargar al SUA. 6. Nuevos Créditos Infonavit. Lay Out que contiene los datos créditos de los trabajadores previamente definidos para su incorporación al SUA.

26 7.2 Importación Lay Outs al SUA. 1. Una vez generado el archivo a importar al SUA (Lay Out) y validando que se trate de un solo registro patronal, accedemos al Sistema Único de Autodeterminación Ingresando al menú de Actualizar y seleccionando la opción de trabajadores. 2. Una vez dentro de esta opción ingresamos al apartado de Importar Datos.

27 3. Seleccionamos el tipo de archivo a importación y damos click en Importar. Una vez realizada esta acción SUA comenzara la carga de movimientos, en caso de existir anomalías en la información este arrojara un resumen de las causas de los movimientos no aceptados. Este reporte será visible dando la opción de imprimir. En caso de tener inconsistencias en la información será necesario corregirlas en Human Site.

28 8. INFONAVIT. Este modulo es únicamente para generar reportes informativos de los acreditados, un reporte de los trabajadores asegurados con créditos infonavits, asi como sus amortizaciones retenidas en un bimestre previamente especificado. Para realizar esta función es necesario capturar los parámetros necesarios para filtrar la información requerida. Dicho reporte contiene los siguientes datos: a) EMPLEADO b) REGISTRO PATRONAL c) No. SEGURO SOCIAL d) No. CREDITO INFONAVIT e) TIPO DE MOVIMIENTO f) FECHA DE MOVIMIENTO g) TIPO DESCUENTO h) DECIMALES i) VALOR DESCUENTO j) COMPAÑÍA

29 9. CONFRONTA. Este modulo realiza una comparación por tipo de movimientos que se tengan reales contra los movimientos generados para IDSE y SUA. Este confronta los movimientos registrados en HumanSite VS movimientos generados en IDSE (Las Cargas Bach Generadas) VS Movimientos aceptados por el IMSS (Movimientos IDSE Conciliados) VS Movimientos Generados en Cargas Bach SUA. Como podrás ver es necesaria la retroalimentación al sistema de los movimientos IDSE y SUA generados, ya que de ello depende la correcta contemplación de movimientos. La generación de esta confronta debe de efectuarse considerando los siguientes parámetros: a) Registro Patronal b) Empresa c) Empleado d) Número IMSS e) Fecha Inicial f) Fecha Final

30 10. ACTUALIZACIONES Resumen de Nómina. En este modulo se puede generar un reporte de acumulado en Excel de todas las percepciones pagadas en su modo total, gravado y exento, así como de las deducciones y retenciones efectuadas en un periodo de tiempo deseado. Para realizar esta función es necesario el llenado de filtros especificando la información requerida. El reporte generado tiene la siguiente estructura:

31 Adicionalmente HumanSite cuenta con los botones de Actualización de Sueldos Variables y por Aniversario Actualización de SDI por aniversarios. Los factores de integración de los trabajadores se ven afectados al cumplimiento de aniversario de estos, ya que al incrementarse los días a derecho por vacaciones se incrementa de manera directa los días a derecho por Prima Vacacional, este proceso está considerado por HumanSite en el proceso de Actualización de Sueldos por Aniversario. Al dar Click en el botón Aniversario HumanSite nos muestra una ventana emergente que contiene los filtros: Fecha de Actualización: Fecha en la que el sistema actualizará los Salarios. Compañía: Compañía que se someterá a este proceso. Nómina: Nómina que se someterá a este proceso. Además de estos filtros HumanSite cuenta con 3 botones de aplicación. Ejecutar: Acción que ejecuta el proceso de actualización de Salarios. Validar: Acción que valida mediante un reporte en Excel los elementos conformantes como fecha de ingreso, fecha de antigüedad, días de vacaciones y prima vacacional a derecho, SDI anterior al proceso efectuado, nuevo factor de integración y nuevo Salario Diario Integrado. Actualizar: Acción que actualiza los salarios de los trabajadores en los datos del empleado como en los datos de IMSS previa validación de los mismos.

32 10.3 Actualización de SDI por Variables. Así mismo los factores de integración de los trabajadores registrados ante el IMSS como Trabajadores con percepciones Variables se ven afectados en la parte variable al recibir percepciones no exentas de integración según el Art. 27 de la Ley del Seguro Social, estas afectaciones pueden ser en incremento o decremento de la misma. Al dar Click en el botón Variables HumanSite nos muestra una ventana emergente que contiene los filtros: Bimestre: Bimestre que se desea correr el proceso de actualización de la parte variable del Salario Diario Integrado. Año: Año del bimestre seleccionado de afectación. Fecha de Actualización: Fecha en la que el sistema actualizará los Salarios. Compañía: Compañía que se someterá a este proceso. Nómina: Nómina que se someterá a este proceso. Además de estos filtros HumanSite cuenta con 3 botones de aplicación. Ejecutar: Acción que ejecuta el proceso de actualización de Salarios. Validar: Acción que valida mediante un reporte en Excel los elementos conformantes como fecha de ingreso, fecha de antigüedad, días de vacaciones y prima vacacional a derecho, SDI Fijo y Variable, los conceptos integrantes al salario, nuevo factor de integración y nuevo Salario Diario Integrado. Actualizar: Acción que actualiza los salarios de los trabajadores en los datos del empleado como en los datos de IMSS previa validación de los mismos.

33 11. BANDEJA En este modulo se reflejaran todos los reportes y Lay Outs solicitados al sistema, como su nombre lo indica es una bandeja de reportes.