MANUAL AUDIMSS VERSION INDICE

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1 MANUAL AUDIMSS VERSION INDICE I EXPORTACION PAPELES DE TRABAJO A EXCEL II EXPORTACION PAPELES DE TRABAJO A WORD III IMPORTACION ARCHIVOS FORMATO EXCEL IV MENU ARCHIVO / EMPRESA / CONFIGURACION V MENU NOMINA / IMSS VI ANEXOS / OPINION VII VERSION

2 MANUAL AUDIMSS VERSION I EXPORTACION PAPELES DE TRABAJO A EXCEL 1. En el módulo Diferencias, se exporta a Excel el reporte Diferencias Mensuales, al momento de seleccionar la pantalla para emitir el reporte se agregó un botón con el logo de Excel, solo dar clic en esta opción para ver las diferencias en Excel. NUEVA PANTALLA: 2. En el módulo Nómina IMSS, se exportan a Excel los reportes de Incidencias, dar clic en el icono de impresora, se muestra la pantalla de los filtros para los reportes, en la parte inferior de la pantalla se muestra un cuadro Movimientos de Nómina y Liquidación, seleccionar en Clave del movimiento que es un listado, el tipo de incidencias que deseen exportar a Excel, y de lado derecho se muestra la clave de la incidencia que seleccionaron, dar clic en el botón aceptar, y se muestra una lista de reportes y seleccionar el segundo reporte Incidencias de nómina. En este módulo se podrán exportar a Excel todas las incidencias de la nómina: Altas, Reingresos, Ausentismos, Incapacidades, Modificación de salarios. 3. En el módulo Reportes Papeles de Trabajo : a) Se exporta a Excel el reporte Análisis de Diferencias al momento de seleccionar la pantalla para emitir el reporte se agrego un botón con el logo de Excel, solo dar clic en esta opción para ver las diferencias en Excel.

3 b) Se modificó el nombre del reporte Detalle de percepciones en esta nueva versión es Percepciones que integran al SDI, el contenido del reporte es el mismo, mostrar las percepciones variables del bimestre anterior indicando la parte que SI integra y la parte de NO integra al Salario Diario, por cada uno de los trabajadores. Al momento de seleccionar la pantalla para emitir el reporte se agrego un botón con el logo de Excel, solo dar clic en esta opción para ver el reporte en Excel. c) Se modificó el nombre del reporte Resumen de percepciones en esta nueva versión es Percepciones Importadas del Período, este reporte se modificó y ahora muestra las percepciones que se están importando en el período de trabajo (antes mostraba las del bimestre anterior) el objetivo de este cambio, es que se puedan cruzar las cifras que se importan de Excel (percepciones variables) con las que realmente se aplican a AUDIMSS. II EXPORTACION PAPELES DE TRABAJO A WORD 1. En el módulo Información, Cuestionario Inicial y Programa de Trabajo estos reportes se podrán exportar a Word y complementar la información. En estos reportes a exportar se podrá agregar el LOGO de su despacho. (Esto se hace en Word con la opción Insertar Imagen). 2. En el módulo de los Anexos, podrán exportar las opiniones y cambiar los formatos de letras, para dar una mejor presentación en su dictamen. En estos reportes a exportar se podrá agregar el LOGO de su despacho. (Esto se hace en Word con la opción Insertar Imagen). III IMPORTACION ARCHIVOS FORMATO EXCEL En el módulo Auditoria, Nómina, Importación Nómina se modificó la pantalla: 1. Se agrega un icono a las importaciones, este es para poder importar un nuevo archivo en formato Excel, que son las ocupaciones y/o oficios.

4 NUEVAS TABLAS A IMPORTAR: Ocupaciones y Oficios Se agrega un icono a las importaciones (es el primer icono de lado izquierdo), este es para poder importar un nuevo archivo en formato Excel, que son los DEPARTAMENTOS. En el mismo icono se importan las dos tablas; ocupaciones y oficios, departamentos. Departamentos

5 Nota: El archivo de Excel solo es de dos columnas; Clave y Descripción, la columna de Clave debe llevar formato de Texto. 2. Se agregaron tres iconos de validación: Validación del archivo Trabajadores Validación del archivo Incidencias Validación del archivo Percepciones NUEVA PANTALLA Como funciona cada una de estas nuevas opciones de validación: 2.1 Validación del archivo Trabajadores. Dar clic en el segundo icono Importar Catálogo Trabajadores, indicar la ruta del archivo, y dar clic en aceptar (No deberá tener abierto el archivo de Excel al momento de hacer la importación ya que se daña dicho archivo y le envía un mensaje de error en AUDIMSS), y se muestra la pantalla de importación, para asignar la letra de cada una de las columnas (estas letras son en base al archivo de Excel que también se pueden visualizar en la parte superior de la pantalla), a todos los

6 campos deberá asignarle una letra, en caso de no tener toda la información en su archivo de Excel deberá seleccionar con el puntero o teclearlo, en caso de dejar vacio algún campo AUDIMSS le mostrará un error, dar clic al botón de lado derecho importar y se muestra la pantalla que se indica arriba. La información importada se muestra en la primera pestaña Catálogo de Trabajadores. Dar clic en el quinto icono Validación Catálogo Trabajadores al terminar el proceso deberá consultar la última columna de la pantalla ESTATUS donde se indica la situación de cada trabajador, AUDIMSS marca en azul a los trabajadores que detecto con algún error. En caso de tener inconsistencias en los trabajadores según la columna de ESTATUS en esta misma pantalla se pueden corregir los Números de Seguridad Social o los datos de los créditos del Infonavit, y con dar enter se gravan los cambios. Para modificar las otras columnas, primero hay que seleccionar al trabajador en la columna Catálogo y Tabla (dar clic en la casilla), posteriormente ir a la columna que se desee actualizar o complementar, esta debe ser la de Clave (ya que se muestran dos columnas de clave y descripción) y dar doble clic en el encabezado de la columna para poder seleccionar la información que ya tiene AUDIMSS en sus Catálogos y Tablas. Se puede volver a validar la información. Como último paso dar clic en el icono de Aplicar Trabajadores a Audimss en ese momento la pantalla con la información cambia de color, los trabajadores que se aplicaron correctamente cambian a gris y los trabajadores que aun se detectan con algún error quedan en color azul. Posterior a esto, se manda el reporte de Incidencias detectadas, clic en el icono impresora seleccionar el reporte Trabajadores de nómina importados ignorar el mensaje de error CURP debe ser a 18 posiciones, Datos que se están validando en este archivo: Número de Seguridad Social que esté a once caracteres. Número de Seguridad Social no puede estar vacío. Número del crédito del Infonavit a diez caracteres. Si hay número de crédito del Infonavit válida que esté toda la información referente al crédito. El número de trabajadores no se duplique. 2.2 Validación del archivo Incidencias.

7 Dar clic en el tercer icono Importar Incidencias indicar la ruta del archivo y dar clic en aceptar (No deberá tener abierto el archivo de Excel al momento de hacer la importación ya que se daña dicho archivo y le envía un mensaje de error en AUDIMSS), y se muestra la pantalla de importación, para asignar la letra de cada una de las columnas (estas letras son en base al archivo de Excel que también se pueden visualizar en la parte superior de la pantalla), a todos los campos deberá asignarle una letra, en caso de no tener toda la información en su archivo de Excel deberá seleccionar con el puntero o teclear, en caso de dejar vacio algún campo AUDIMSS le mostrará un error, dar clic al botón de lado derecho importar y se muestra la pantalla de vista previa. La información importada se muestra en la segunda pestaña Movimientos de Nómina, en la primera columna de la pantalla Número dar clic derecho y se muestra el siguiente mensaje: Esto quiere decir que este archivo se podrá importar con información o vacio en las columnas Número de Trabajador y Nombre Al seleccionar la opción SI; AUDIMSS trae del catálogo de Trabajadores la información que previamente ya se importo y la refleja en esta pantalla, en caso que no le muestra información en esta columna de todos los trabajadores, deberán revisar su información, pueden ser trabajadores que se dan de baja ó trabajadores que cambiaron su número de seguridad social. Dar clic en el sexto icono Validación Incidencias al terminar el proceso podrá consultar la última columna de la pantalla ESTATUS donde se indica la situación de cada trabajador.

8 En caso de tener inconsistencias en las incidencias según la columna de estatus en esta misma pantalla se pueden corregir los campos y dar enter para gravar los cambios. Como último paso dar clic en el icono de Aplicar Trabajadores a Audimss en ese momento la pantalla que se muestra cambia de color, los trabajadores que se aplicaron correctamente cambian a gris y los trabajadores que se detectan con algún error quedan en color azul. Al terminar el proceso AUDIMSS emite el reporte de inconsistencias detectadas o bien pueden mandar a impresión al dar clic en el icono de la impresora y seleccionar el segundo reporte. Nota: Si su archivo de incidencias tiene movimientos con fecha 01-XX-XXXX AUDIMSS emite un nuevo mensaje de validación y pregunta si desea sustituir la información que ya existe en el módulo de Nómina IMSS y estos movimientos a sustituir pueden ser MS, Movimiento de inicio, ISM. De igual forma válida las Altas o Reingresos que ya existen en el módulo de Nómina IMSS. En esta pantalla se puede corregir la información y cambiar la columna de ESTATUS con doble clic en el encabezado para poder aplicar la información nuevamente (este paso se realiza si ya se aplico una vez el archivo y realizan cambios). Datos que se están validando en este archivo: Los trabajadores no se dupliquen. Los movimientos sean de trabajadores que ya están en el catálogo. Número de Seguridad Social que este a once caracteres. Número de Seguridad Social no puede estar vacío. El número de trabajadores no se duplique. Si hay baja debe llevar la causa de la baja. Que las incapacidades no excedan los días del período de trabajo. Que los días de ausentismos no sean mayo a 8 en el período de trabajo Validación del archivo Percepciones. Dar clic en el cuarto icono Importar Percepciones se muestra una pantalla para seleccionar el tipo de archivo: Percepciones en una columna o Percepciones en varias columnas, seleccionar una de las opciones e indicar la ruta del archivo y dar clic en aceptar (No deberá tener abierto el archivo de Excel al momento de hacer la importación ya que se daña dicho archivo y le genera un

9 error en AUDIMSS), y se muestra la pantalla para asignar la letra de cada una de las columnas a las descripciones de la pantalla, (a todos los campos deberá asignarle una letra en base a su archivo de Excel, en caso de no tener toda la información deberá dar, se recomienda usar el puntero para seleccionar esto.) dar clic al botón de lado derecho importar y se muestra la pantalla que se indica abajo, en la pestaña de percepciones y en la primera columna de la pantalla Número dar doble clic izquierdo y se muestra el siguiente mensaje: Esto quiere decir que este archivo podrá importarlo sin la columna Número de Trabajador y sin la columna Nombre del Trabajador, ya que con esta opción AUDIMSS cruza del catálogo de Trabajadores la información que previamente ya se importo y la refleja en esta pantalla. Dar clic en el séptimo icono Validación Percepciones al terminar el proceso podrá consultar la columna de la pantalla ESTATUS donde se indica la situación de cada trabajador. En caso de tener inconsistencias en las Percepciones según la columna de estatus en esta misma pantalla se pueden corregir los campos y dar enter para gravar los cambios. Como último paso dar clic en el icono de Aplicar Percepciones a Audimss en ese momento la pantalla con la información cambia de color, los trabajadores que se aplicaron correctamente cambian a gris y los trabajadores que se detectan con algún error quedan en color azul. Para facilitar la revisión se manda a impresión el reporte de incidencias, seleccionando el tercer reporte Incidencias de nómina importadas.

10 En esta pantalla se puede corregir la información y cambiar la columna de ESTATUS con doble clic en el encabezado para poder aplicar la información (esto es solo si ya aplico una vez el archivo). Datos que se están validando en este archivo: Número de Seguridad Social que este a once caracteres. Que los trabajadores existan en el catálogo para aplicarles las percepciones. En la columna estatus no se muestra la columna vacía, ahora le indica el estatus correcto. Se valida el nuevo campo Días para variables que no tengan campos negativos. 3. CAMBIOS EN ARCHIVO DE PERCEPCIONES: Se agrega un dato al archivo de Excel Percepciones y a la pantalla de importación, en esta versión se podrán importar los Días de las percepciones Variables estos días se refieren al mismo periodo de las percepciones variables que se están importando, es decir los días en que se dividirán las percepciones variables que integren al salario diario. (para estos días de las percepciones que se importen Audimss no los modificará, es decir no les restara los Ausentismos e Incapacidades del bimestre anterior), estos días deben ser los que ustedes determinen. Para esta opción de Importar los días de las percepciones variables NO importa la opción que hayan elegido en Parámetros de la Empresa. En esta pantalla se muestra el campo nuevo en la parte inferior Días P. Var y de lado derecho en la parte superior, la columna I muestra los días a importar. PANTALLA NUEVA

11 En la figura de abajo se muestra la pantalla donde se reflejan los Días de las Percepciones Variables que se importan en el archivo de Excel percepciones, esto es en Nómina IMSS, en la pestaña de Per. Variables del Período.

12 PANTALLA NUEVA IV MENU ARCHIVO / EMPRESA / CONFIGURACION En el menú Centro de Trabajo, se modifico la pestaña Configuración Nómina. Se agregó una opción para calcular los Días en que se dividirán las percepciones variables: Días pagados de nómina IMSS Con esta opción AUDIMSS dividirá las percepciones variables que integran al salario diario entre los días de la columna Días Pagados del bimestre anterior del menú Nómina IMSS, ejemplo: Enero Días pagados 30 Febrero Días pagados 35 Total Días pagados 65 Al momento de recalcular la Nómina IMSS en la columna Días pagados se descuentan los ausentismos e incapacidades automáticamente siempre y cuando se hayan activado estas casillas en el Catálogo Tabla Días para cálculo. Días de percepciones variables de la Tabla Con esta opción AUDIMSS dividirá las percepciones variables que integran al salario diario con la información de Catálogo Tabla Días para calculo campo, Días de las percepciones variables, al momento de recalcular la Nómina, IMSS en la columna de

13 Días PV se descuentas los ausentismos e incapacidades automáticamente siempre y cuando se hayan activado estas casillas en el Catálogo Tabla Días para calculo NOTA: En esta versión también se podrán Importar estos días de las percepciones variables, en el archivo de percepciones de Excel, no importa la opción que éste seleccionada en esta pantalla ya que AUDIMSS automáticamente considera la información del archivo de Excel. Con relación a las empresas que deseen revisar en forma selectiva ya sea períodos o trabajadores: Se agregó la opción Su revisión es meses selectivos, para seleccionar esta opción dar clic en el cuadro de lado izquierdo y AUDIMSS calculará el Factor Fijo que le corresponde a los trabajadores en el periodo de trabajo (de lo contrario el sistema le asignará el factor fijo que indica su último movimiento). Si la revisión es selectiva deberán activar esta opción para que AUDIMSS al momento de generar el movimiento de inicio considere el Factor Fijo correcto en base a la antigüedad de cada trabajador. NUEVA PANTALLA V MENU NOMINA / IMSS

14 En este menú AUDIMSS al generar el movimiento de Inicio indica en la tercera opción que se generará la MS por cambio de factor, se recomienda que esta tercera opción NO la seleccionen la primera vez que generan el movimiento de Inicio esto es para evitar que la MS se genere con la cuota diaria del movimiento de inicio (esta observación es para evitar que le genere una MS por cambio de factor, cuando posiblemente se importe una incidencias de BAJA, entonces tienen una MS por cambio de factor después de la BAJA). Después de importar su archivo de incidencias (BAJAS) vuelva a generar los movimientos de inicio activando las tres opciones (si usted Edito el movimiento de inicio manualmente ó sustituyo el movimiento de inicio vía importación de archivos (incidencias) no puede volver a generar el movimiento de inicio por que ya no se vuelve a generar. Si usted no va a importar el archivo de las incidencias (bajas) no es necesario desactivar la tercera opción de MS por cambio de factor, ya que al realizar la captura manual Audimss le manda un mensaje, Desea eliminar el movimiento. VI ANEXOS 1. En el módulo de los Anexos, podrán exportar a Word las opiniones y cambiar los formatos de letras, para dar una mejor presentación en su dictamen. En estos reportes a exportar se podrá agregar el LOGO de su despacho. (Esto se hace en Word con la opción Insertar Imagen).

15 NUEVA PANTALLA

16 VI ACTUALIZACION VER Se corrigió el movimiento de inicio, cuando hay trabajadores con movimiento de Reingreso y NO queremos integrar las percepciones variables a dicho reingreso. En el Catálogo Días para cálculo con relación al campo de Días de las variables en la parte inferior la opción Variables para Reingreso si queda desactivado el cuadro, audimss NO considera las percepciones variables del bimestre anterior para el siguiente movimiento de Reingreso, si desea que SI se integren las percepciones variables a los reingresos, hay que activar el campo con un clic y se muestra una marca de color verde. Se pueden dar de alta empresas con nombres largos, el cual se muestra completo en todos los anexos.