MANUAL CONTRATACIÓN TABLA DE CONTENIDO

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1 Página 1 de 129 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DESTINATARIOS GLOSARIO REFERENCIAS-NORMOGRAMA GENERALIDADES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES GENERALIDADES PRINCIPIOS DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y ASPECTOS GENERALES DE LA DE LA SIC IDIOMA Y MONEDA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS/PROPUESTAS, PLIEGOS Y DOCUMENTOS CONTRACTUALES CAPACIDAD PARA SER OFERENTE Y CONTRATISTA DE LA SIC Inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses COMPETENCIA PARA CONTRATAR Delegación y desconcentración de funciones COMITÉ EVALUADOR Conformación de los Comités de Evaluación Designación del evaluador para la modalidad de mínima cuantía Miembros del Comité de Evaluación conformado por funcionarios de la Entidad Miembros del Comité de Evaluación conformado por particulares Funciones del Comité Evaluador y de los evaluadores en la modalidad de mínima cuantía Decisiones del Comité Evaluador COMITÉ ASESOR EN GRUPO DE TRABAJO DE PLIEGOS DE CONDICIONES ELABORADOS POR LA SIC Naturaleza jurídica del pliego de condiciones Contenido mínimo del Pliego de Condiciones Requisitos Habilitantes e inscripción en el Registro Único de Proponentes Reglas de subsanabilidad Elaborado por: Nombre: Liliana Riaño Amaya. Cargo: Coordinadora Grupo de Trabajo de Contratación Fecha: Revisado por: Nombre: Pedro Felipe Tapia M. - Juan David Duque Botero Cargo: Director Administrativo - Secretario General Fecha: Aprobado por: Nombre: Giselle Johanna Castelblanco Muñoz. Cargo: Representante de la Dirección para la Calidad Fecha: Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado) Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 Vr1 ( )

2 Página 2 de GARANTÍAS EN LA Y EN LOS CONTRATOS DE LA SIC Patrimonio Autónomo Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de riesgo RIESGOS EN EL PROCESO DE Conceptos generales y fundamento jurídico Riesgos previsibles. Concepto Qué no es un riesgo previsible Distribución de riesgos Establecimiento del contexto Identificación y clasificación de los riesgos Evaluación y estimación del riesgo Asignación y tratamiento del riesgo Monitoreo de los riesgos Política de manejo presupuestal de los riesgos previsibles Audiencia de Riesgos CONVENIOS CELEBRADOS POR LA SIC CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Convenios de Asociación entre Entidades Públicas De actividades científicas y tecnológicas Procedimiento CONVENIOS DE APOYO, COLABORACIÓN, COOPERACIÓN Y/O ASOCIACIÓN CON EL SECTOR PRIVADO Convenios de apoyo con personas sin ánimo de lucro Convenios de asociación con particulares y/o creación de personas jurídicas Convenios para la asignación de funciones administrativas a particulares Convenios Especiales de Cooperación Procedimiento para la celebración de convenios con particulares CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PROCEDIMIENTO DE EN LA SIC GENERALIDADES Discrecionalidad en el uso de la modalidad de selección. Qué dependencia define la modalidad y cómo lo hace? Tipología contractual Modalidades de selección del contratista LICITACIÓN PÚBLICA Procedimiento de la Licitación Pública Presentación dinámica de la oferta mediante subasta inversa SELECCIÓN ABREVIADA Causales Etapa previa común a la apertura del proceso de selección abreviada Mecanismos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización Selección del mecanismo para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización Procedimiento de Subasta Inversa

3 Página 3 de Modalidades de Subasta Inversa Procedimiento por Bolsa de Productos Procedimiento por Acuerdo Marco de Precios Procedimiento de selección Abreviada por Menor Cuantía Procedimiento de selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación pública Procedimiento de selección abreviada para enajenación de bienes del Estado CONCURSO DE MÉRITOS Procedimiento del concurso de méritos con precalificación. Etapa de precalificación Procedimiento del concurso de méritos por el sistema de concurso abierto y procedimiento que se adelanta una vez surtida la etapa de conformación de listas en el concurso con precalificación DIRECTA Modalidades de contratación directa De los contratos interadministrativos De los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas Cuando no exista pluralidad de oferentes Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión Procedimiento de la contratación Directa MÍNIMA CUANTÍA Documentos y estudios previos para la contratación de mínima cuantía. La SIC debería elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente: Procedimiento para la contratación de mínima cuantía Procedimiento de adquisición de bienes, servicios y obras de mínima cuantía ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS Procedimiento y responsables de las iniciativas provenientes del sector privado ETAPAS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL Planeación contractual Solicitud de la contratación Ante cuál dependencia? Término de antelación Funcionarios que pueden solicitar contrataciones Documentos que deben incluirse en la solicitud de contratación Estudios y documentos previos Elementos de los estudios y documentos previos Documentos Adicionales de los Estudios Previos según las modalidades de selección de contratista Plan Anual de Adquisiciones Definición de los pliegos de condiciones por parte del GTC de la SIC Revisión del proyecto de contrato o convenio por parte de la Oficina Asesora Jurídica Actos administrativos y publicidad Flujograma de responsabilidades genéricas en etapa precontractual ETAPA CONTRACTUAL Minuta del contrato Suscripción y numeración del contrato Requisitos de legalización Requisitos de ejecución de los contratos

4 Página 4 de Prohibición de legalizar hechos cumplidos Supervisión del contrato. Interventor y Supervisor Suspensión de la ejecución contractual Causales para que proceda una suspensión Procedimiento para la suspensión de un contrato Modificaciones, aclaraciones, prórrogas y adiciones a los contratos Cesión de los contratos de la SIC Procedimiento de la cesión Terminación anticipada de común acuerdo del contrato Mecanismos de control de las entidades públicas Aplicación de las clausulas excepcionales al derecho común Multas, declaratorias de incumplimiento y Sanciones. Ley 80 de Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de Terminación del contrato ETAPA POST-CONTRACTUAL Liquidación de los contratos. Art. 217 del Decreto Ley 019 de Formas de liquidación Procedimiento para la liquidación Conservación y archivo de los contratos DIAGRAMAS DE FLUJO

5 Página 5 de OBJETIVO El presente manual de contratación estatal de la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante SIC ) es un instrumento de la órbita interna de la entidad, enmarcado dentro de la potestad de su auto-organización y sometido al Estatuto General de la Contratación. Su objetivo principal es reglamentar internamente los procesos de contratación estatal de la entidad de conformidad con los principios aplicables y los manuales de Colombia Compra Eficiente. Asimismo tiene como objetivo facilitar el desarrollo de todas las etapas del proceso contractual y servir de guía a los funcionarios de la entidad que diariamente tratan con temas contractuales. Además, principalmente está orientado a que en los procesos de contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO La Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo público del orden nacional del sector descentralizado de carácter técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y presupuestal cuyas funciones incluyen atribuciones en materia de protección al consumidor, de competencia y propiedad industrial, entre otras. 2. DESTINATARIOS El presente manual se aplicará a todo proceso de contratación que adelante la SIC en el cumplimiento de sus funciones constitucionales, legales y reglamentarias. 3. GLOSARIO Las expresiones utilizadas en el presente Manual con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica o con el que establece el Decreto 1510 de Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. : Acuerdos Marco de Precios/AMP: Entiéndase por Acuerdos Marco de Precios como los contratos celebrados entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión de bienes y servicios de características uniformes de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de Asociaciones Público Privadas/APP: Entiéndase por Asociación Público Privada o APP como el instrumento descrito en el artículo primero de la Ley 1508 de Capacidad Residual o K de Contratación: Es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales (estatales y privados) afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección. Esta

6 Página 6 de 129 capacidad deberá medirse de conformidad con los manuales de CCE y con la Aplicación Capacidad Residual. Clasificador de Bienes y Servicios/CBS: Entiéndase por CBS como el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Colombia Compra Eficiente/CCE: Es la Agencia Nacional de Contratación creada por el Decreto 4170 de Específicamente es una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación, cuyo objeto es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. CPC: Entiéndase por CPC como el Código de Procedimiento Civil. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. CGP: Entiéndase por CGP como el Código General del Proceso. Comité Evaluador: Entiéndase por Comité Evaluador como el comité encargado de para evaluar las ofertas o las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación, de conformidad con lo establecido en artículo 27 del Decreto 1510 de Dirección Administrativa: Entiéndase por la Dirección Administrativa de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. Documentos Previos: Por Documentos Previos se entenderá los documentos a los que hace referencia el artículo 20 y las demás disposiciones del Decreto 1510 de Dirección Financiera: Entiéndase por la Dirección Financiera de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. Entidad/SIC/Administración: Entiéndase por Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. GTC: Grupo de Trabajo de Contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. Manual: Entiéndase por el presente manual de contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

7 Página 7 de 129 Plan Anual de Adquisiciones/PAA: De acuerdo con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, con la Ley Anual de Presupuesto (Ley 1450 de 2010) y con el artículo 4 del Decreto 1510 de 2013, el Plan Anual de Adquisiciones es un plan general de compra, cuyo objeto es cumplir con el principio de planeación contractual. Este debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, la necesidad de dichos bienes y servicios y el valor estimado del contrato. Este Plan Anual de Adquisiciones debe regirse por lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y los manuales de Colombia Compra Eficiente. Pliegos: Entiéndase por Pliegos de Condiciones. Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde. RUP: Registro Único de Proponentes. Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos. SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Superintendente: Entiéndase por el o la superintendente de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. 4. REFERENCIAS-NORMOGRAMA El presente manual tiene como marco jurídico las siguientes disposiciones normativas: Jerarquía de la norma Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica Código civil 1887 Código Civil Colombiano Código de comercio Constitución Política Decreto 2153 de 1992 Aplicación total Aplicación total 1974 Código de comercio Aplicación total Aplicación total 1991 Constitución Política Nacional. Aplicación total Aplicación total Por el cual se reestructura la Superintendencia de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones. Art. 1 Donde se explica la naturaleza de la Superintendencia de Industria y Comercio

8 Página 8 de 129 Jerarquía de la norma Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica Ley 80 de 1993 Estatuto general de contratación de la administración pública. Aplicación total Aplicación total. Decreto 11 de 1996 Por el cual se compilan la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Art. 8 Regula la ordenación del gasto en las entidades públicas. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Arts. 9 al y 96 Regula la figura administrativa de delegación y la asociación entre entidades para el cumplimiento de las funciones. Decreto 1818 de 1998 Ley 599 de 2000 Ley 734 de 2002 Ley 962 de 2005 Por medio del cual se expide el Estatuto de Mecanismos Alternativo de Solución de Conflictos. Por el cual se expide el Código Penal Por el cual se expide el Código Disciplinario Único Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Aplicación total Aplicación total Aplicación total Aplicación total Aplicación total Aplicación Total Aplicación total Aplicación total Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones Aplicación total Aplicación total

9 Página 9 de 129 Jerarquía de la norma Numero/Fecha Título Artículo Aplicación generales sobre la contratación Específica con recursos públicos. Resolución Interna de 2009 Decreto 2680 de 2009 Por la cual se crea y organiza el Grupo de Trabajo de Contratación en la Superintendencia de Industria y Comercio Por el cual se definen los criterios para el Registro de Productores de Bienes Nacionales Aplicación total Aplicación total Aplicación total Aplicación total Decreto 3523 de 2009 Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio y se determinan las funciones de sus dependencias. Aplicación total Aplicación total Decreto 1687 de 2010 Por el cual se modifica el Decreto 3523 de Aplicación total Aplicación total Decreto 4170 de 2011 Ley 1450 de 2011 Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos y estructura. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo Aplicación Total Aplicación total Aplicación total Aplicación total Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Aplicación total Aplicación total Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Aplicación total Aplicación total Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Aplicación total Aplicación total

10 Página 10 de 129 Jerarquía de la norma Ley 1563 de 2012 Ley 1564 de 2012 Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan otras disposiciones. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. Aplicación total Parcial Aplicación total Los artículos 24, 31 numeral 2, 33 numeral 2, 206, 467, 610 a 627 entrarán a regir a partir de la promulgación de la ley. ( ) Los demás artículos de la presente ley entrarán en vigencia a partir del primero (1o) de enero de dos mil catorce (2014), en forma gradual, en la medida en que se hayan ejecutado los programas de formación de funcionarios y empleados y se disponga de la infraestructura física y tecnológica, del número de despachos judiciales requeridos al día, y de los demás elementos necesarios para el funcionamiento del proceso oral y por audiencias, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura, y en un plazo máximo de tres (3) años, al final del cual esta ley

11 Página 11 de 129 Jerarquía de la norma Numero/Fecha Título Artículo Aplicación entrará Específica en vigencia en todos los distritos judiciales del país. Decreto - Ley 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Aplicación total Aplicación total Ley 1508 de 2012 Decreto 1510 de 2013 Por medio del cual se establece el régimen jurídico de las asociaciones público-privadas, se dictan normas orgánicas y de presupuesto y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Aplicación total Rige a partir del 15 de agosto de 2013 Aplicación total Aplicación transitoria del Decreto 734 de 2012 hasta el 31 de diciembre de Resolución Interna de 2013 Delegación ordenación del gasto y la competencia para la celebración de aquellos actos inherentes a la actividad contractual que realiza la Superintendencia de Industria y Comercio y se derogan unas resoluciones. Aplicación total Aplicación total Resolución Interna Otros de 2013 Por la cual se recogen en un solo cuerpo normativo las reglas del Comité Asesor de Contratación al interior de la Entidad y se derogan unas resoluciones. Aplicación total Aplicación total 5. GENERALIDADES El Decreto 1510 de 2013 establece en su artículo 160 que las entidades estatales deben contar con un manual de contratación estatal el cual debe cumplir con los lineamientos que para ese efecto señale Colombia Compra Eficiente. Todas las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse en virtud de la

12 Página 12 de 129 delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, deben guiarse de conformidad con el presente Manual y las normas vigentes para tal efecto. En tal virtud es que se presenta este Manual de contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia dentro del contexto jurídico que impone el Estado constitucional y social de derecho en el marco del Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública atendiendo los principales parámetros de nuestra jurisprudencia para servir de herramienta de apoyo para servidores públicos y contratistas en la consecución de los fines pretendidos por la entidad a través de sus procesos de contratación. Así las cosas, es importante tener en consideración la jurisprudencia del Consejo de Estado, según la cual, los manuales de contratación constituyen una manifestación de la llamada potestad de auto-organización de la Administración, para la adecuada y oportuna consecución de sus fines. Esta jurisprudencia establece lo siguiente: ( ) el caso colombiano presenta en materia de delimitación de las tareas, de clasificación de puestos de trabajo, de formas de racionalización en la utilización de medios materiales, financieros y reales un conjunto de disposiciones administrativas que guardan estrecha relación entre sí, que pese a su calificación de reglamentos, estatutos, resoluciones, manuales o actos administrativos tienen en común el ser normas de carácter reglamentario; mediante las mismas se da forma a la organización y se estructuran las diferentes relaciones que se presentan en su interior. ( ) Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de autoorganización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo. 1 En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual. 2 En consecuencia, los manuales de contratación deben reglamentar y desarrollar los aspectos de la contratación Estatal que las normas jurídicas generales vigentes han regulado y reglamentado anteriormente, y aplicarlos al caso concreto de la respectiva entidad pública, con el fin de desarrollar ese principio de auto - organización de que habla la jurisprudencia. La finalidad del presente Manual es dar respuesta a los principales interrogantes que se suscitan por parte de los contratistas y oferentes de la entidad así como al interior de la misma en materia contractual, como por ejemplo, a quién le corresponde ejercer determinada función, cuánto tiempo tiene para ejecutarla, los límites básicos que debe seguir en su ejecución, a qué etapa del proceso de contratación se refiere, cómo se articula ello con las demás actividades comprendidas en el desarrollo del proceso de contratación, entre otros aspectos esenciales. 1 Artículo 1 de la Resolución No 1735 de abril 26, por medio de la cual se reglamenta la presentación de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior a través del Sistema de Información de Servicio al Exterior, SISE. 2 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Bogotá, D.C., catorce (14)) de abril de dos mil diez (2010), Radicación número: (36054). M.P. Dr. Enrique Gil Botero.

13 Página 13 de 129 Por su puesto, se parte de la base del conocimiento de la normatividad vigente por parte de los destinatarios. Sin perjuicio de ello, a continuación se transcribirán los principios que desde la Constitución y la Ley se establecen como parámetros para todo servidor público al momento de ejercer funciones en materia pública y de la función administrativa como los propios de la contratación Estatal: Principios constitucionales - Legalidad - Debido proceso - Libre competencia Principios Constitucionales de la función administrativa (Art. 209 C.P.) - Igualdad. - Moralidad. - Eficacia. - Economía. - Celeridad. - Imparcialidad. - Publicidad. Principios Generales del Derecho - Buena fe - Enriquecimiento sin justa causa - Abuso del Derecho - Otros Principios de la contratación estatal (Ley 80 de 1993 y normas concordantes). De conformidad con el artículo 23, 27 y 29 del Estatuto de Contratación, las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se deberán desarrollar con arreglo a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, planeación, equilibrio económico el contrato y selección objetiva, además de las disposiciones constitucionales como el debido proceso y los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, las actuaciones contractuales y los contratos estatales deberán regularse por las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo establecidos en la Ley 1437 de A continuación se describen algunos de los principios de la contratación pública: Transparencia Encuentra su fundamento jurídico en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007 y consiste en que la actividad contractual se realice de manera pública e imparcial. Sobre este principio el Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de 2007 estableció:

14 Página 14 de 129 El principio de transparencia persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familia. ( ) En conclusión, el principio de transparencia, previsto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 garantiza otros principios, entre los que se encuentran los de imparcialidad, igualdad, moralidad y selección objetiva en la contratación, para lo cual se instrumente procedimientos de selección, con actuaciones motivadas, públicas y controvertibles por los interesados, con el fin de elegir la mejor oferta, razón por la cual cabe remitirse para la debida comprensión de este principio a los comentarios efectuados en torno de aquellos. 3 Como es posible ver, este principio está íntimamente relacionado con los principios de legalidad, publicidad, debido proceso, contradicción y defensa, entre otros, y se materializa de la siguiente manera: a) Todas las actuaciones contractuales son de carácter público; b) Todos los proponentes deben tener igualdad de oportunidades; c) Se garantice la posibilidad de conocer y controvertir toda la actividad contractual; d) Velar por que la autoridad administrativa no sea arbitraria y actúe de manera imparcial en la toma de decisiones; e) Se informe a los sujetos y participantes de la contratación los avisos, convocatorias, pliegos y demás documentos contractuales; f) Que la escogencia del contratista se realice de forma pública. g) Se realice contratación pública electrónica; h) Se distribuyan los riesgos de manera adecuada y con participación de los interesados a contratar; i) Se publique e informe en el RUP todo lo relacionado con los contratos, multas, sanciones de los inscritos; j) Otros. Economía Este principio se fundamenta en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 3 de la Ley 1437 de Principalmente mediante este principio se pretende celeridad y eficiencia en el proceso de contratación, lo cual implica que éste se deberá caracterizar por la austeridad de tiempo, medios y gastos. También implica que se buscará impedir las dilaciones y retardos en el proceso contractual y la ejecución del contrato. Sobre este principio el Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de 2007, dispuso lo siguiente: En primer lugar, se resalta que el principio de economía, implica la prevalencia del derecho sustancial sobre la forma, para lo cual el administrador debe interpretar las normas de los procedimientos de tal manera que no den ocasión a seguir trámites distintos y adicionales a los previstos o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias (art. 25, num. 2). Así mismo, se debe tener en consideración que los procedimientos constituyen mecanismos de la actividad contractual que busca 3 Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio

15 Página 15 de 129 servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados (art. 25, num.3). En segundo lugar, y como corolario del debido proceso, en los procesos de selección deben cumplirse únicamente las etapas estrictamente necesarias con el fin de asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable; además con este mismo propósito los términos son preclusivos y perentorios y las autoridades están en la obligación de dar impulso oficioso a las actuaciones (art. 25, num 1.). Bajo ese mismo criterio de eficiencia, son deberes de las entidades públicas adelantar los trámites con austeridad de tiempo, medios y gastos, impidiendo las dilaciones y los retardos 8art. 24, num 4.); abstenerse de someter el acto de adjudicación del contrato a aprobaciones o revisiones administrativas posteriores, o a cualquier otra clase de exigencias o requisitos, diferentes de los previstos en el estatuto (art. 25, num 8), y adoptar procedimientos que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que con motivo del proceso de selección y celebración del contrato se presenten 8art. 25, num 5.) En tercer lugar, y en cumplimiento también del deber de planeación y del principio de buena fe precontractual, las entidades estatales no pueden iniciar procesos de contratación si no existen las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales (art. 25, num.6º; igualmente, deben con antelación al inicio del proceso de selección de contratista analizar la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y obtener las autorizaciones y aprobaciones para ello (art. 25, num. 7), así como elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia (art. 25, num. 12). ( ) 4 De acuerdo con la ley y la jurisprudencia del Consejo de Estado este principio se materializa de la siguiente manera: a) Los términos son preclusivos y perentorios; b) No hay reversibilidad del proceso; c) Sólo se surtirán las etapas estrictamente necesarias para asegurar la escogencia objetiva; d) Deberán pretenderse mecanismos de resolución de conflictos eficaces y efectivos, con el fin de evitar la paralización de la ejecución contractual; e) El trabajo del Estado o entidad administrativa no es sancionar sino cumplir la finalidad pública. Por tanto, en caso de incumplimiento por parte del contratista, la entidad contratante deberá rápidamente designar a un tercero que continúe con la ejecución. f) No podrán exigirse requisitos que no estén previstos en la Ley. Existe una prohibición expresa de exigir sellos, traducciones y autenticaciones, a menos que lo exija la ley. g) Los representantes legales podrán delegar o desconcentrar su facultad de contratación, para darle celeridad a la gestión. h) Las entidades estatales deberá surtir los procesos de selección cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. i) El acto de adjudicación y el contrato estatal no están sometidos a aprobaciones o revisiones administrativas posteriores; j) Las corporaciones de elección popular y los organismos de control y vigilancia les está prohibido intervenir en los procesos de contratación; k) El silencio administrativo contractual positivo como método para dar eficiencia a las actuaciones contractuales; 4 Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio

16 Página 16 de 129 l) Otros. Responsabilidad El principio de responsabilidad encuentra su fundamento en el artículo 90 de la Constitución Política y en los artículos 4, 5, 8, 26, 50 y siguientes de la Ley 80 de Asimismo encuentra fundamento en los artículos 1, 2, 3, 34, 36, 46, 45, 82, 83 y 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción). Consiste en que las entidades deberán responderán por las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicos que les sean imputables y que causen perjuicios a sus contratistas. También implica que los servidores públicos deberán responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual. Por otro lado también hace referencia a la responsabilidad de los contratistas, los cuales deberán responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley. Sobre este principio el Consejo de Estado en sentencia del 31 de enero de 2011 consideró lo siguiente: Por su parte, el principio de responsabilidad, impone al servidor público la rigurosa vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los pliegos de condiciones efectuadas con anterioridad. En sentencia del Consejo de Estado, Sección Tercera, del 3 de diciembre de 2007 también dispuso: Para garantizar el cumplimiento de este principio los servidores públicos que intervienen en la actividad contractual responderán civil, penal y disciplinariamente, razón por la cual están obligados a cumplir los fines de la contratación, vigilando la correcta ejecución de lo contratado y velando por la protección de los derechos de la entidad y del contratista (art. 26 nums. 1 y 8); responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas (num. 2 idem) ( ). ( ) este principio apunta a que los sujetos que intervienen en la actividad contractual (Estado, servidores y contratistas) actúen en el estricto marco de la legalidad, en cumplimiento de los deberes y obligaciones que le corresponde a cada cual, sin el ánimo y predisposición de inferir daños y con la diligencia y cuidado que es exigible en un ámbito que como la contratación pública se fundamente en el interés general so pena de incurrir en diferentes tipos de responsabilidad. 5 Equilibrio económico del contrato Este principio, consagrado en el artículo 27 de la Ley 80 de 1993, consiste en que en los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre los derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar, según en el caso. De tal manera que si se rompe o afecta gravemente tal equivalencia prestacional, las partes deberán adoptar en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento. Según el Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 22 de junio de 2011 tal restablecimiento del equilibrio económico del contrato tiene como finalidad amparar y proteger el interés público. Tal sentencia dice así: El fenómeno de la conmutatividad del contrato estatal se edifica sobre la base del equilibrio, de la igualdad o equivalencia proporcional y objetiva de las prestaciones económicas y por consiguiente las condiciones existentes 5 Consejo de Estado en sentencia del 31 de enero de Consejera ponente: Olga Melida Valle de la Hoz

17 Página 17 de 129 al momento de la presentación de la propuesta y de la celebración del contrato deben permanecer durante su ejecución, e incluso su liquidación, manteniéndose en estas etapas las obligaciones y derechos originales así como las contingencias y riesgos previsibles que asumieron las partes, de tal suerte que de llegar a surgir fenómenos que rompan el equilibrio que garantiza el legislador, debe de inmediato restablecerse. Sin embargo, lo anterior no significa que en todas las hipótesis el contratista deba obtener con exactitud numérica la utilidad calculada y esperada por él pues no cualquier imprevisto que merme su ventaja tiene la virtualidad de conducir al restablecimiento económico. En efecto, sólo aquellas eventualidades imprevistas que alteran gravemente la ecuación financiera son idóneas para pretender con fundamento en ellas el restablecimiento económico pues si esto no se garantiza se afectaría el interés público que está presente en la contratación estatal. Así que el restablecimiento del equilibrio económico más que proteger el interés individual del contratista lo que ampara fundamentalmente es el interés público que se persigue satisfacer con la ejecución del contrato. 6 El equilibrio económico del contrato puede romperse por las siguientes causas: a) El incumplimiento del contrato; b) Ejercicio de facultades excepcionales por parte de la entidad administrativa; c) Teoría del hecho del príncipe; 7 d) Teoría de la imprevisión; 8 e) Sujeciones materiales imprevistas; 9 f) Fuerza mayor o caso fortuito. Respecto al alcance del restablecimiento de la ecuación económica del contrato es necesario tener en cuenta: a) El restablecimiento económico del contrato no procede por el sucedo de riesgos previsibles, sino por los riesgos imprevisiones. b) Según los artículos 4, 5 y 27 de la Ley 80 de 1993, es deber del Estado reestablecer el equilibrio económico cuando este se rompe. Sin embrago le corresponderá al contratista probar que en efecto hubo un desequilibrio económico del contrato y que tal desequilibrio no es resultado de su voluntad. La compensación o indemnización dependerá de la causa del rompimiento. c) En caso de no llegar a un acuerdo las partes, existe la posibilidad de solicitar ante un juez la revisión del contrato según el artículo 868 del Código de Comercio. d) Es posible prever mecanismos de mantenimiento del equilibrio de manera anticipada a la celebración del contrato, tales como las fórmulas de ajuste o reajuste. Estos mecanismos operan de manera automática apenas el suceso ocurra. Selección objetiva 6 Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 22 de junio de Consejero ponente: Jaime Orlando Santofimio Gamboa 7 La teoría del hecho del príncipe es cuando la entidad contratante en ejercicio de sus potestades constitucionales y legales, cuya voluntad se manifiesta mediante leyes o actos administrativos de carácter general, afecta negativamente el contrato. 8 La teoría de la imprevisión es cuando suceden factores exógenos a las partes del negocio, que involucran circunstancias no imputables al Estado y externas al contrato pero con incidencia en él. 9 Son aquellas dificultades materiales que se presentan estrechamente relacionadas con la ejecución del contrato, y que aunque pudieran ser previsibles para el estado, no lo eran para el contratista, haciendo más gravosa su ejecución.

18 Página 18 de 129 Este principio, previsto en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, consiste en que la escogencia del contratista debe hacerse a favor de aquel que hace el ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en cuenta razones de interés o afecto. Para tal efecto es necesario tener en cuenta factores tales como: a) El pliego de condiciones es gratuito y todo el que quiera participar en el proceso de selección puede tenerlo sin ningún costo. b) La entidad deberá verificar que los participantes cumplan con los requisitos habilitantes para participar en el proceso de contratación. Los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. Estos requisitos son meramente verificables no susceptibles de comparación, ponderación y no es posible otorgarles puntaje. La Entidad deberá efectuar las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. (Ver Anexo No. 1 sobre requisitos habilitantes) c) La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia, resulte ser la más ventajosa para la entidad y los fines de la contratación. d) La oferta o propuesta se realiza en sobre cerrado. Ningún oferente podrá ver las ofertas de los otros sino hasta la publicación del informe final. e) La Ley es la que determina los criterios de selección. El legislador es el que determina cuáles son estos, por tanto la entidad pública no puede determinarlos a su capricho. f) En el pliego de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. g) En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores. Planeación El principio de planeación encuentra su fundamento en el inciso segundo del artículo 209 de la Constitución Política, el cual determinan que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. También encuentra su fundamento en los artículos 339 y siguientes de la Constitución, los cuales regulan la planeación pública, las metas, objetivos, derroteros, presupuestos y plazos que deberán tener en cuenta las entidades públicas con el fin de lograr los fines del Estado. Sobre este principio, el Consejo de Estado, Sección Tercera del 1 de febrero de 2012 estableció: El principio de la planeación o de la planificación aplicado a los procesos de contratación y a las actuaciones relacionadas con los contratos del Estado guarda relación directa e inmediata con los principios del interés general y la legalidad, procurando recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual la escogencia de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de ninguna manera, producto de la improvisación. La ausencia de planeación ataca la esencia misma del interés general, con consecuencias gravosas y muchas veces nefastas, no sólo para la realización efectiva de los objetos pactados, sino también respecto del patrimonio público, que en últimas es el que siempre está involucrado en todo contrato estatal, desconociendo en consecuencia fundamentales reglas y requisitos previos dentro de los procesos contractuales; es decir, en violación del principio de legalidad. ( ) Si bien es cierto que el legislador no tipifica la planeación de manera directa en el texto de la Ley 80 de 1993, su presencia como uno de los principios rectores

19 Página 19 de 129 del contrato estatal es inevitable y se infiere: de los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; de los numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, del numeral 3 del artículo 26, de los numerales 1 y 2 del artículo 30, todos de la Ley 80 de 1993; y del artículo 2º del Decreto 01 de 1984; según los cuales para el manejo de los asuntos públicos y el cumplimiento de los fines estatales, con el fin de hacer uso eficiente de los recursos y desempeño adecuado de las funciones, debe existir un estricto orden para la adopción de las decisiones que efectivamente deban materializarse a favor de los intereses comunales. 10 Tal y como lo dispone el honorable tribunal, la planeación no puede ser fruto de la improvisación, sino una cadena de decisiones coherentes, armónicas y adecuadas. Implica que la gestión contractual debe estar precedida por el desarrollo de los estudios, análisis, diseños y demás gestiones que permitan definir con certeza las condiciones del contrato con el fin de que la necesidad que motiva la contratación sea satisfecha en el menor plazo, con la mayor calidad y al mejor precio posible. Por tanto será necesario tener en cuenta los siguientes parámetros: a) Deberán realizarse estudios y documentos previos que den fe de la necesidad pública y su imperiosidad. Se deberá detallar el qué, cómo, cuándo y porqué de la satisfacción de esa necesidad pública de manera detallada. (Ver Anexo No. 6 Guía de CCE sobre análisis del sector) b) Evitar adiciones contractuales. Una buena planeación y distribución de riesgos permite evitar los desgastes presupuestales y administrativos. Además, el objeto de la adición deberá estar limitado al principal y deberá explicarse su necesidad de conformidad con el objeto del contrato principal. c) Deberá realizarse un análisis jurídico de los requisitos que se deben cumplir para llevar a cabo el objeto contractual. Qué normatividad especial regula la materia y qué normativa afecta la ejecución contractual, tal como normas relativas al medio ambiente, coordinación en materia de servicios públicos, regulación de suelos, protección de patrimonio cultural, etc. d) Deberá realizarse un estudio de mercado para poder determinar cuánto cuesta llevar a cabo el objeto contractual. Para ello se deberá analizar: a) determinadas circunstancias en un momento determinado, lugar determinado, precisas variables económicas. b) variables relativas a cantidad, especificidad, calidad, etc. e) Deberá realizarse un estudio de riesgos, con el fin de poder minimizarlos en su gran mayoría. f) La entidad deberá elaborar un proyecto de pliego de condiciones y pliegos de condiciones, los cuales deberán contener como mínimo lo establecido por el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 y la Ley 1150 de g) Se deberán tener en mente y cumplir las normas de presupuesto. La anterior lista enunciativa describe algunos de los principios que, huelga decirlo, deberán ser tenidos en consideración por parte de los destinatarios del presente Manual al momento de su lectura y aplicación. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES 6.1. GENERALIDADES PRINCIPIOS DEL MANUAL DE. 10 Consejo de Estado, Sección Tercera del 1 de febrero de Consejero ponente: Jaime Orlando Santofimio Gamboa

20 Página 20 de 129 El presente Manual pretende acomodarse a las leyes vigentes y la jurisprudencia nacional vigente sobre la materia, para lo cual tiene por principio ser un documento hecho a la medida de la Superintendencia de Industria y Comercio y, por lo mismo, evitar innecesarias y perjudiciales repeticiones y glosas normativas suficientemente reguladas por el legislador y reglamentadas por el gobierno nacional. En consecuencia la contratación estatal en la SIC se regirá por los principios generales de la función administrativa y de la contratación Estatal y por los principios que a continuación se enumeran. No repetición normativa. En aras de garantizar los principios de la trasparencia, economía, celeridad, claridad y eficiencia, los cuales rigen la contratación estatal, los servidores públicos de la SIC, en los pliegos de condiciones así como en los actos administrativos que durante el procedimiento de contratación se profieran, procurarán evitar la transcripción de las normas jurídicas vigentes. En consecuencia sólo de manera excepcional se trascribirán aspectos legales o reglamentarios que resulten fundamentales para la explicación de la decisión. De inclusión y conocimiento. En aras de garantizar el debido proceso, el derecho de contradicción y defensa, la publicidad, la imparcialidad y la seguridad jurídica, el presente Manual hace parte integral de todos los pliegos de condiciones y contratos que celebre la entidad y son sus superiores jerárquicos en la escala normativa. La interpretación y aplicación de los procesos de selección, contratos y convenios que celebre la entidad se supeditarán a lo dispuesto en la Ley y en el presente Manual de contratación, el cual se presume conocido de pleno derecho por todos los contratistas, proponentes y funcionarios de la SIC. Actualización normativa. En aras de garantizar la claridad, trasparencia y los derechos y deberes de que tratan los artículos 4 y 5 de la Ley 80 y para evitar expresiones tales como y las normas que los modifiquen, complementen o deroguen, todas las normas jurídicas contenidas en el presente Manual de Contratación así como en los Pliegos de Condiciones y en los contratos Estatales celebrados por la entidad se entenderán complementadas, modificadas, actualizadas y derogadas por las normas vigentes al momento de su aplicación sin que en este Manual o en los Pliegos o en los contratos se especifique esa condición. Principio residual de interpretación. En aras de garantizar la celeridad, la eficiencia, la eficacia, la claridad, la trasparencia, el debido proceso y la seguridad jurídica y el orden dentro de la contratación Estatal de la entidad, en caso de que se presenten encontradas interpretaciones de algunas de las cláusulas del presente Manual, el Ordenador del Gasto de la SIC, mediante acto administrativo motivado, el cual no será susceptible de recurso alguno, decidirá definitivamente la manera de interpretar y aplicar las cláusulas objeto de estudio. Parágrafo. Todos los Pliegos de Condiciones advertirán en su inicio de manera clara y notoria que el Presente Manual de Contratación hace parte integral de los Pliegos de condiciones y de los contratos que celebre la entidad e invitarán a los oferentes a que estudien las disposiciones contenidas en el presente Manual.