Versión:3 Página 1 de 16 Fecha de revisión 23/05/08

Transcripción

1 Definiciones La documentación del SGC es útil para la comunicación del propósito y la consistencia de las acciones, esto permite: Lograr la conformidad con los requisitos de los ciudadanos y la mejora de calidad. Proveer la formación al personal de la Dirección de Finanzas. La estandarización. La trazabilidad. Contar con evidencias objetivas. Evaluar la eficiencia y la mejora continua del SGC. En el SGC de la Dirección de Finanzas se pueden contemplar los siguientes tipos de documentos: Manual de Se describe como la Dirección de Finanzas del Instituto de Salud del Estado de México va a cumplir con los requisitos señalados en la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 (ISO-9001:2000). Proceso de Se describen las actividades que rigen a la Dirección de Finanzas del Instituto de Salud del Estado de México para cumplir con el Manual de. Instructivo de Trabajo Documentos de apoyo donde se describen las actividades específicas para cumplir con el plan de calidad. Formatos Documentos de comunicación administrativa formal, impreso en papel que en algunos casos contiene formas para solicitar los trámites y/o servicios. Versión:3 Página 1 de 16 Gestión de

2 Registros de Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas en el SGC. La documentación invariablemente debe aportar valor a los procesos de la Dirección de Finanzas, por lo que se establece que la elaboración de la documentación del SGC dependerá en cada caso de la complejidad e interacciones de los procesos y servicios, los requisitos de los ciudadanos, los requisitos legales, la competencia demostrada del personal y el grado necesario para demostrar el cumplimiento de los requisitos del SGC. Objetivo Definir la estructura y las reglas para la elaboración del Manual de, los Procesos de, Instructivos de trabajo y los formatos que integran el Sistema de Gestión de la de la Dirección de Finanzas. Así como asegurar que los registros relativos a las cuestiones críticas para la calidad se analicen de una manera adecuada y que estén disponibles cuando se requieran. Alcance Aplica a los documentos nombrados en la lista maestra de documentos (FO DF 01), relacionados con el Sistema de Gestión de la. Responsabilidades Es responsabilidad del Representante de la Dirección y de los Integrantes del Comité de asegurar que la documentación que se genere para el SGC de la Dirección de Finanzas del Instituto de Salud del Estado de México cumpla con lo señalado en este proceso de calidad. Es responsabilidad de todos los participantes del sistema, garantizar el estricto apego a lo declarado en este proceso de calidad. Versión:3 Página 2 de 16 Gestión de

3 Descripción Elaboración de Documentos 1. Manual de El Representante de la Dirección elabora un proyecto de manual de calidad (borrador) que cumpla con lo señalado en la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 (ISO ) y si en su momento, lo considera necesario, solicita la colaboración de los titulares o responsables de las áreas que se encuentran vinculadas al sistema de gestión de la calidad, el Comité de analiza y aprueba el Manual de. El Manual de debe contener en todas las páginas: Encabezado: En la parte superior izquierda se pone el escudo del Gobierno del Estado de México En el centro se debe señalar el nombre de Manual de, debajo de esta leyenda se describe el código del Manual de el cual está compuesto como se menciona a continuación: MC DF Dirección de Finanzas XX Ejemplo: MC DF 01 Señala que es el Manual de, y después espacio en blanco. Código que identifica el área de donde pertenece el documento y espacio en blanco. Estos dos dígitos corresponden al número (arábigo) del Manual de comenzando en el 01. Versión:3 Página 3 de 16 Gestión de

4 En la parte superior derecha se inserta el logotipo de ISEM. Pie de Página: En la parte inferior central se inserta el logotipo de Gobierno que cumple Compromiso Se señala quien elaboró el documento, para el Manual de es el Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la quien firma el manual original en cada una de las páginas. Se señala la persona que autorizó el Manual de, para este caso es el C. Coordinador de Administración y Finanzas, quien firma el original en cada una de las páginas. Describir el número (arábigo) de la versión del Manual de, comenzando en el 1. Cuando se realicen cambios la versión cambiará únicamente para la(s) hoja(s) que se modifique(n). Numerar hojas. Ejemplo: Si de la página 3 de 44 del Manual de tuviera alguna modificación, únicamente se sustituye esta página y se le cambia el número de la versión al 2, únicamente en la página modificada, asimismo se le modifica la fecha de revisión, el resto del Manual de queda con la versión 1 y la fecha de revisión original. Señalar la fecha de revisión del Manual de, la cual debe de corresponder a la de la última versión. Hoja de Actualizaciones (FO DF 02) en donde se señalen las diversas modificaciones que sufra el Manual de. Hoja del Resguardo del Manual de (FO DF 03) se debe de señalar el nombre de la persona que es el responsable del resguardo de la copia controlada, el número de copia que corresponda, descripción y firma. Esta hoja será entregada por el RD a los Subdirectores y Jefes de Departamento que integran la Dirección, siendo responsabilidad de éstos la entrega al personal que participa el en SGC, devolviendo la hoja de resguardo debidamente firmada en un plazo de tres días contados a partir de la recepción a la RD. Contenido o Índice: Relación de todos los rubros o capítulos que integran el Manual de. Objeto y campo de aplicación: Establecer el propósito del manual. Versión:3 Página 4 de 16 Gestión de

5 Alcance: Delimita su aplicación en el Sistema de Gestión de la. Introducción: Breve reseña histórica del Instituto de Salud del Estado de México, inclusive, la ubicación física del mismo. Referencias Normativas: Base Normativa. Términos y definiciones: Definición de términos aplicables al Sistema de Gestión de acuerdo a la norma, de vocabulario. Requisitos del Sistema de Gestión de la SGC : En concordancia con la norma NMX-CC IMNC (ISO ), las responsabilidades y las referencias a los instructivos de trabajo documentados. Anexos: Incluyen información adicional o de apoyo que complementa al manual, por ejemplo: Plan de, etc. Nota 1: Nota 2: Nota 3: Se distribuirá a, Director, Subdirectores y Jefes de Departamento el SGC en medio magnético, como Copia Controlada, en formato PDF, y la hoja de resguardo deberá establecer el número asignado. En impresos, cada página del Manual de se debe de poner un sello con la leyenda de Copia Controlada, NO Reproducir, dicho sello es responsabilidad del Representante de la Dirección, su resguardo y el sellado de las páginas. Es responsabilidad del titular del resguardo el Manual de así como su difusión al personal que participa en el SGC. 2. Proceso de calidad El Representante de la Dirección elabora un proyecto de los Proceso de (borrador), (inclusive se puede apoyar con el Equipo de Mejora que corresponda), que describa la forma de cumplir lo señalado en el Manual de, el Comité de analiza y aprueba los Proceso de calidad. Los PC deben contener en todas las páginas: Encabezado: En la parte superior izquierda se pone el escudo del Gobierno del Estado de México. En el centro se debe señalar el nombre del Proceso de y en la parte baja se describe el código del proceso como se describe a continuación: Versión:3 Página 5 de 16 Gestión de

6 PC DF Dirección de Finanzas XX Señala que es Proceso de, y después espacio en blanco Identifica a la Dirección de Finanzas y al Instituto de Salud del Estado de México y después espacio en blanco. Estos dos dígitos corresponden al número (arábigo) del Proceso de comenzando en el 01. En la parte superior derecha se inserta el logotipo de ISEM Pie de Página: En la parte inferior central se inserta el logotipo de Gobierno que cumple Compromiso Se señala quien elaboró el documento, para Proceso de es el representante de la Dirección quien firma el proceso original en cada una de las páginas. Se describe la persona que autorizó el Proceso de, para este caso es el C. Director de Finanzas, quien firma el original en cada una de las páginas. Describir el número (arábigo) de la versión de los Proceso de, comenzando en el 1. Cuando se realicen cambios, la versión cambiará únicamente para el proceso que se modifique. Numerar hojas Señalar la fecha de revisión de los PC, la cual debe de corresponder a la de la última versión. Se debe de describir en el Proceso de lo siguiente: Definiciones: Breve reseña de las actividades y conceptos a realizar. Objetivo o Propósito: Describe la razón de ser del proceso. Señala su propósito. Alcance: Delimita el campo de acción del proceso, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades Administrativas que correspondan; actividades, funciones, documentos, procesos o servicios a los que aplica. Descripción: indica paso a paso las actividades necesarias para llevar a cabo el proceso, estableciendo los responsables y la actividad. Anexos: Documentos, apartados u explicaciones que sirve de apoyo para la instrumentación del Proceso. Versión:3 Página 6 de 16 Gestión de

7 Nota 1: Nota 2: Se distribuirá a, Director, Subdirectores y Jefes de Departamento el SGC en medio magnético, como Copia Controlada, en formato PDF, y la hoja de resguardo deberá establecer el número asignado. En cada página de los Proceso de se debe de poner un sello con la leyenda de Copia Controlada, NO Reproducir, dicho sello es responsabilidad del Representante de la Dirección, su resguardo y el sellado de las páginas. Nota 3: 3. Instructivos de Trabajo Es responsabilidad del titular el resguardo así como la difusión de los Procesos de al personal que participa en el SGC. El titular o responsable del área y/o Equipo de Mejora que corresponda elaborará los proyectos de Instructivo de Trabajo de acuerdo a las necesidades específicas detectadas; aportando la información y/o las técnicas a utilizar en cada actividad o proceso, el Comité de analiza y aprueba el Instructivo de Trabajo. Un IT debe contener en todas las páginas: Encabezado: En la parte superior izquierda se pone el escudo del Gobierno del Estado de México En el centro se debe señalar el nombre del IT y en la parte baja se describe el código como se describe a continuación: IT DF Dirección de Finanzas CG Control de Gestión STC Subdirección de Tesorería y Contabilidad DC Departamento de Contabilidad DG Departamento de Glosa DT Departamento de Tesorería DCP Departamento de Control Presupuestal DCIP Departamento de Control de Inversión y Presupuestos SABP Subdirección de Administración de la Beneficencia Pública DAS Departamento de Asistencia Social DCYRC Departamento de Control y Registro de Cuotas XX Ejemplo: IT DF 01 Señala que es un Instructivo de Trabajo, y después espacio en blanco. Códigos que identifican el área de donde pertenece el documento y espacio en blanco. Estos dos dígitos corresponden al número (arábigo) del IT comenzando en el 01. Versión:3 Página 7 de 16 Gestión de

8 En la parte superior derecha se inserta el logotipo de ISEM Pie de Página: En la parte inferior central se inserta el logotipo de Gobierno que cumple Compromiso Se señala quien elaboró el documento, según el caso (Jefes de departamento de la Dirección de Finanzas) quienes firman el IT original en cada una de las páginas. Se menciona el nombre de la persona que revisó, para éste caso el Subdirector del área que corresponda. Describir el número (arábigo) de la versión del IT, empezando con el 1. Cuando se realicen cambios, la versión cambiará únicamente para el instructivo que se modifique. Señalar la fecha de revisión del Instructivo de Trabajo, la cual debe de corresponder a la de la última versión autorizada por el comité de calidad. Numerar hojas Se debe describir en el Instructivo de Trabajo lo siguiente: Definiciones: Determinar conceptos a utilizar y fijar con exactitud su significado. Propósito: Describe la razón de ser del instructivo de trabajo. Alcance: Delimita el campo de acción del Instructivo de Trabajo, es decir, área, actividades, funciones, documentos, procesos o productos a los que aplica. Referencias: Anotar todos los documentos o normatividad requerida para el desarrollo del procedimiento. Formatos: Relaciona e integra los formatos utilizados en el desarrollo del procedimiento. Diagramas de Flujo: Esquema secuencial de las actividades que se llevan a cabo para conseguir el fin que persigue el Instructivo de Trabajo. Contenido: una descripción clara, concisa y secuencial de cada una de las actividades en tareas que se llevan a cabo para conseguir el fin que persigue el Instructivo de Trabajo. Los requisitos de los Instructivos de Trabajo podrán ser incluidos en una carpeta de requisitos y/o dentro del mismo. Versión:3 Página 8 de 16 Gestión de

9 Nota 1: Se distribuirá a Directores, Subdirectores y Jefes de Departamento el SGC en medio magnético, como Copia Controlada, en formato PDF, y la hoja de resguardo deberá establecer el número asignado. Nota 2: Nota 3: En cada página del Instructivo de Trabajo se debe de poner un sello con la leyenda de Copia Controlada, NO Reproducir, dicho sello es responsabilidad del Representante de la Dirección, su resguardo y el sellado de las páginas. Es responsabilidad del titular del resguardo solicitar copias no controladas al RD, para la difusión del Instructivo de Trabajo al personal que participa en el SGC. Registros o Formatos de El Representante de la Dirección, titular o responsable del área y/o Equipo de Mejora que corresponda elabora el proyecto de Registro de o formato de acuerdo con el SGC, el cumplimiento con la Norma NMX-CC IMNC-2000 (ISO ) y las necesidades específicas detectadas; antes de ser un formato autorizado, este deberá pasar por un periodo de prueba y medición en el departamento correspondiente para validar su eficacia, si terminado el periodo, las mediciones demuestran que el registro cubre las necesidades del departamento se presenta ante el Comité de para su aprobación y registro ante el SGC. Los Registros o Formatos de pueden en su caso contener encabezado y pie de página, dependiendo el tipo de formato, invariablemente deberán contener un código y firma de autorización del Director de Finanzas. Encabezado: En la parte superior izquierda se pone el escudo del Gobierno del Estado de México Para los Formatos o Registros de obligatorios, en el centro se debe señalar el nombre del Registro de o formato y en la parte baja se describe el código del Registro o formato el cual contiene para los registros genéricos ocho dígitos y para los registros específicos de cada área, son variables como se describe a continuación: FO Señala que es el Formato DF Dirección de Finanzas CG Control de Gestión STC Subdirección de Tesorería y Contabilidad DC Departamento de Contabilidad DG Departamento de Glosa DT Departamento de Tesorería DCP Departamento de Control Presupuestal DCIP Departamento de Control de Inversión y Presupuestos SABP Subdirección de Administración de la Beneficencia Pública DAS Departamento de Asistencia Social DCYRC Departamento de Control y Registro de Cuotas XX Ejemplo: FO DF STC DC 01 Códigos que identifican el área de donde pertenece el documento y espacio en blanco. Estos dos dígitos corresponden al número (arábigo) de formato comenzando en el 01. Versión:3 Página 9 de 16 Gestión de

10 Quedando la codificación específica de la siguiente manera: DIRECCIÓN DE FINANZAS STC FO DF STC DC XX FO DF STC DG XX FO DF STC DT XX FO DF STC DCP XX FO DF STC DCIP XX SABP FO DF SABP DAS XX FO DF SABP DCYRC XX En la parte superior derecha se inserta el logotipo de ISEM. Pie de página:. Se señala quien elaboró el documento, Según el caso (Jefes de la Dirección de Finanzas, o en su caso puede el RD y el Director de Finanzas). Se menciona el nombre de la persona que revisó, para éste caso el Subdirector del área que corresponda. Describir el número (arábigo) de la versión del Registro de o formato, comenzando en el 1. Cuando se realicen cambios, la versión cambiará únicamente para el registro o formato que se modifique. Señalar la fecha del Registro de o formato, la cual debe de corresponder a la de la última versión. Nota 1: Nota 2: Nota 3: Nota 4: Nota 5: Se distribuirá a, Director, Subdirectores y Jefes de Departamento el SGC en medio magnético, como Copia Controlada, en formato PDF, y la hoja de resguardo deberá establecer el número asignado. En cada página del Registro de o formato se debe de poner un sello con la leyenda de Copia Controlada, NO Reproducir, dicho sello es responsabilidad del Representante de la Dirección, su resguardo y el sellado de las páginas. Es responsabilidad del titular del resguardo la difusión de los Registros o Formatos de al personal que participa en el SGC. Los Registros o Formatos de del SGC se señalan en la Lista Maestra de Registros (FO DF 27). Los formatos pueden ser utilizados en la operación ordinaria del Instituto de Salud del Estado de México SIN LAS FIRMAS DE AUTORIZACIÓN SIEMPRE Y CUANDO SEA UN DOCUEMNTO VIGENTE, los formatos originales y firmados estarán en resguardo del RD. Versión:3 Página 10 de 16 Gestión de

11 Control de Documentos y Registros La documentación del SGC es útil para la comunicación del propósito y la consistencia de las acciones, esto permite: Lograr la conformidad con los requisitos del solicitante y la mejora de la calidad. Proveer la formación al personal del Instituto de Salud del Estado de México. La estandarización. La trazabilidad. Contar con evidencias objetivas. Evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGC. En el SGC de la Dirección de Finanzas se pueden contemplar los siguientes tipos de documentos: Manual de Proceso de Planes de Instructivos de Trabajo Registros de calidad Formatos Conjunto de políticas, directrices y lineamientos que definen el SGC de la Dirección de Finanzas del Instituto de Salud del Estado de México. Conjunto de procesos que incluyen los métodos y herramientas utilizadas para cumplir con los requisitos definidos en el Manual de. Documentos que especifican los procesos y recursos asociados que deben aplicarse, los responsables y momentos en los que se aplica en un proceso, así como los controles y registros pertinentes. Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades de manera coherente. Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. Documentos de comunicación administrativa formal, impresos en papel que en algunos casos contiene formas para solicitar o realizar los trámites y/o servicios. Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Versión:3 Página 11 de 16 Gestión de

12 Los registros son utilizados para: Proporcionar evidencia de trazabilidad, inspecciones, de acciones correctivas y preventivas, de acciones y resultados definidos en el SGC. Evidencia objetiva Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. En la Dirección de Finanzas se tienen definidos los registros en el Manual de, Procesos de, Planes de, Instructivo de Trabajo y Formatos para estar en posibilidad de presentar la evidencia de las acciones planificadas a las partes interesadas. La documentación invariablemente debe aportar valor a los procesos de la Dirección de Finanzas, por lo que se establece que la elaboración de la documentación del SGC dependerá en cada caso de la complejidad e interacciones de los procesos y servicios, los requisitos de los procedimientos, los requisitos legales, la competencia demostrada del personal y el grado necesario para demostrar el cumplimiento de los requisitos del SGC. Modificación y Autorización de Documentos Manual de y Instructivos de trabajo 1. Las propuestas de modificación de documentos y/o inclusión de nuevos documentos pueden ser presentadas por todos los participantes en el SGC, a través de los equipos de mejora. (Formato libre que presente: la palabra BORRADOR al principio, documento y numeral a modificar, texto actual, texto propuesto, justificación). 2. Únicamente los participantes en el Comité de y/o Equipos de Mejora pueden enviar propuestas al Representante de la Dirección RD ; por escrito o vía electrónica. 3. El RD presenta ante el Comité de de la Dirección de Finanzas, para su revisión y aprobación, las propuestas; en la siguiente reunión mensual inmediata del SGC, de conformidad al PC DF 02, mismas que serán explicadas por los Subdirectores del área que corresponda. 4. En caso de existir alguna propuesta de modificación en el Manual de y Procesos de, es responsabilidad del RD presentar la propuesta ante la Alta Dirección y una vez aprobados los cambios notificar al Comité de en la siguiente reunión ordinaria de los mismos, así como la sustitución de documentos obsoletos. 5. Los cambios y/o inclusión aprobados por el Comité de (ver PC DF 02) serán realizados por el Representante de la Dirección RD en el original del SGC, modificando la Hoja de Actualizaciones (FO DF 02) del SGC, la versión del mismo; de igual forma debe poner el sello de copia controlada o no controlada, según corresponda, las páginas obsoletas serán destruidas, excepto las Hojas de Actualizaciones (FO DF 02). Versión:3 Página 12 de 16 Gestión de

13 Para su difusión el RD notificará por escrito libre o vía electrónica a los Subdirectores quienes a su vez informarán a sus Equipos de Mejora sobre los cambios realizados, esta notificación contendrá el nombre, código y numerales afectados del documento. Planes de, IT y Formatos Cada Equipo de Mejora es responsable de analizar el plan de calidad y/o los Instructivo de Trabajo que le correspondan y determinar si es necesario proponer modificaciones o incluir un nuevo documento y se realiza lo señalado en el punto 2 del inciso anterior y subsecuentes. Nota: En la revisión de los documentos de este apartado, participan los directamente involucrados en los procesos. Identificación de los Cambios Realizados Cada manual o carpeta del SGC, debe contar con una Hoja de Actualizaciones (FO DF 02) que indique las modificaciones realizadas donde se señale el código, páginas afectadas, descripción del cambio, fecha de revisión y la versión correspondiente, misma que deberá ser actualizada por los responsables de la carpeta. Esta hoja deberá estar incorporada en el inicio de la carpeta del SGC Estas Hojas de Actualizaciones (FO DF 02) deberán sustituirse en cada modificación que se efectúe, de tal manera que solamente se presenten los últimos cambios realizados. El RD deberá resguardar un ejemplar de las hojas de actualizaciones sustituidas, conformando un histórico de las modificaciones realizadas. Versión:3 Página 13 de 16 Gestión de

14 Codificación e Integración de Documentos Todos los documentos del SGC, cuentan con un número único de referencia, el cual se manifiesta en la Lista Maestra de Documentos y Registros (FO DF 01 y FO DF 27), estas codificaciones se asignan de acuerdo con este mismo proceso. Al inicio de cada manual o carpeta se puede presentar de manera enunciativa, un índice de los documentos que contiene, por lo que no tiene código. Cada documento presenta número de referencia en todas las páginas, título, persona que lo elaboró y aprobó, fecha de emisión de la versión, números de páginas y una indicación del total de éstas. ( ver ejemplo FO DF 03) Disposición en los puntos de uso En la Hoja de Resguardo (FO DF 03) se describen quién tiene el Original Maestro del Sistema de Gestión de la de la Dirección de Finanzas, así como las copias controladas. El C. Director, Representante de la Dirección y/o el Comité de definen conforme a las necesidades de la Dirección de Finanzas, en las Reuniones de Revisión y Evaluación con la Dirección (PC DF 02), las copias controladas que se mantienen, quedando bajo la responsabilidad del RD la sustitución de documentos obsoletos para prevenir su uso no intencionado y la custodia de los mismos por un periodo de seis meses; siendo entregados los documentos y/o carpetas sustituidas al Subdirector correspondiente, quien a su vez generará su carpeta provisional de documentos obsoletos. Para tal efecto, se establece la Lista Maestra de Documentos y Registros (FO DF 01 y FO DF 27). Para el control de los documentos obsoletos, se llevaran a cabo cada cuatro meses Auditorias Documentales (FO DF 21), en las cuales se debe se asegurar la NO EXISTENCIA de documentación obsoleta en ningún departamento, estas auditorías se llevaran a cabo por el RD y se entregaran los reportes en la siguiente reunión orinaría del SGC. Los documentos del SGC se deben encontrar legibles, esto se asegura ya que se encuentran en medio magnético, e identificados a través de su código, incluso en el caso de documentos de origen externo, los cuales en su caso, se incorporarán en la Lista Maestra de Documentos y Registros (FO DF 01 y FO DF 27). Todas los documentos que conforman el SGC del Instituto de Salud del Estado de México (Manual de, Procesos de, Instructivo de Trabajo, Planes de, Registros de y Formatos) deben de ser copias controladas y estar en el Área de la Dirección de Finanzas y en alguna otra que así lo autorice el Comité de. Versión:3 Página 14 de 16 Gestión de

15 Preservación de Documentos: Los registros no requieren de un ambiente especial, por lo que los mismos se encuentran bajo techo para evitar que se mojen, se encuentran a temperatura ambiente para prevenir su deterioro, se lleva a cabo una fumigación cada seis meses. Los documentos se encuentran resguardados en expedientes protegidos en carpetas tipo fólder para preservarlos del polvo y se encuentran asegurados por el dorso con un broche para archivo de 8 centímetros. Los expedientes se localizan en anaqueles y se ordenan para su clasificación de acuerdo al método numérico simple, hacia el interior de cada expediente los documentos se integran en orden cronológico inverso; lo anterior de acuerdo a lo establecido en el artículo 4 de la Ley de Documentos Administrativos e históricos del Estado de México. Nota: El personal NO puede reproducir o modificar los documentos del SGC, por lo que se opera con copias controladas. Únicamente el RD es la persona autorizada para realizar las modificaciones al SGC, conforme a lo establecido en el punto modificación y actualización de documentos mencionado al inicio de este apartado. Registros de Identificación y codificación Todos los registros del SGC, cuentan con un número único de referencia y su título, el cual se identifica en la Lista Maestra de Registros (FO DF 27), esta codificación se asigna de acuerdo a lo señalado en este mismo proceso. En los casos de algunos Formatos de los Instructivos de Trabajo que no se encuentran codificados es debido a la cantidad previamente existente de los mismos, así mismo se contempla que en el nuevo tiraje de formatos se deberá incluir dicha codificación del SGC. No obstante los formatos actuales se encuentran enlistados en la Lista Maestra de Registros (FO DF 27), bajo la categoría de Registros de Uso Interno No Codificados. Versión:3 Página 15 de 16 Gestión de

16 Integración Los registros deben ser legibles. Los posibles errores en su integración, podrán corregirse tachando y escribiendo la corrección arriba o a un lado, incluyendo las iniciales del responsable de su corrección y la fecha de la misma. La persona que elabora el registro debe resaltar cualquier anomalía en el momento e iniciar una acción apropiada, conforme a su impacto. Estas acciones pueden ser, según sea el caso: Aviso al responsable del área correspondiente, para el establecimiento de acciones pertinentes Corregir un defecto e identificar o destruir el documento para evitar su uso no intencionado. Instituir un proceso de acción correctiva. Si en la integración del registro de calidad, la persona encargada, detecta alguna desviación en cuanto al proceso, deberá encerrarla en un círculo para su análisis posterior. Acceso, protección, recuperación y uso en la mejora continua La integración de registros se efectúa por cada Área de la Dirección de Finanzas, en carpetas o expedientes para protección, resguardándose en el área dueña del proceso, éstos pueden encontrarse incluso en medios electrónicos para facilitar su recuperación, en este caso deben realizarse respaldos continuos. Se utilizan para la mejora continua por las áreas correspondientes, los registros permiten el análisis sobre el desempeño del SGC o los procesos, por lo que se encuentran accesibles y utilizan como información para la mejora continua y establecimiento de acciones apropiadas por los integrantes del Equipo de Mejora, Comité de y auditores internos y/o externos de calidad. Archivo Los registros deben integrarse en el archivo apropiado tan pronto como sea práctico hacerlo, por parte del responsable del área que opera dichos registros, conforme a los documentos del SGC, plan de calidad, instructivo respectivo o formato. El resguardo de registros se realizará por un año, de acuerdo a la normatividad vigente. En los casos en los que exista alguna disposición legal que requiera de un tiempo mayor, se definirá de manera específica. Ninguno de los registros puede ser destruido sin la autorización expresa del Representante de la Dirección y/o Comité de y dicha destrucción se llevara a cabo por el RD una vez concluido el periodo de resguardo de dichos registros y una vez comunicada dicha destrucción al Comité. Versión:3 Página 16 de 16 Gestión de