Políticas de Ventas. Manual de procedimiento para seguimiento de cotizaciones vía portales digitales

Transcripción

1 0 Políticas de Ventas Manual de procedimiento para seguimiento de cotizaciones vía portales digitales Con el propósito de aumentar la rentabilidad de DOMINION INDUSTRIAL S.A. de C.V. se sugiere el presente documento, a fin de empezar a generar métricas de ventas, métricas de marketing, y generar un análisis de desempeño que tienen los portales digitales en apoyo al departamento de ventas.

2 El presente documento, pretende dar a conocer las políticas que se deberán seguir como procedimiento, para dar el seguimiento, verificar la rentabilidad, eficiencia y alcance, que se tiene por parte del departamento de ventas, así como del departamento de mercadotecnia, dentro de los espacios digitales que DOMINION INDUSTRIAL S.A de C.V. tiene a su disposición, para la venta de productos que comercializa. Además, pretende comenzar a generar diversas metodologías y métricas, a fin de optimizar dichos portales, con el propósito de canalizar de manera más eficiente, aquellas cotizaciones que tengan el potencial suficiente para generar una venta. Por último, pretende ser una guía informativa para el personal del de ventas dentro de las oficinas corporativas, puntos de venta (tiendas), así como las diversas sucursales que se encuentran dentro de la República Mexicana, para dar a conocer los pasos que se deberán seguir, en caso de que algún ejecutivo de ventas, reciba alguna cotización, logrando así que se pueda medir las ventas que se han alcanzado, la eficiencia que se tiene en estos portales, y medir la rentabilidad que se tiene en esos canales de venta. Procedimientos para ventas digitales 1

3 1.1 ADQUISICION DE FOLIOS PARA SUCURSALES Y TIENDAS VIA PORTAL COSMOS FOLIOS DOMINION INDUSTRIAL, utiliza varios canales de ventas, con el fin de colocar en el mercado, los diversos productos de comercializa, siendo uno de los más recientes, los canales digitales, como son el e-commerce, este canal; tiene como objetivo, consolidar a DOMINION INDUSTRIAL como líder dentro del mercado del sector industrial a fin de aumentar las ventas que se tienen en la actualidad. Dentro del portal cosmos B2B, el sistema genera un número de folio, este folio permite darle seguimiento a las solicitudes de cotizaciones que entran al correo electrónico mercadotecnia@dominion.com.mx. Cuando un ejecutivo de venta reciba una solicitud de cotización, el ejecutivo deberá de verificar que el correo electrónico lleve cuando menos, el número de folio que fue generado por el portal cosmos, siempre y cuando sea el caso. Procedimientos para ventas digitales 2

4 Ejemplo: FOLIO Cuando el ejecutivo reciba el correo, forzosamente debera cotizar las piezas que el cliente le interesan, procurando no tardar mas de 1 dia en dar respuesta a la cotización. Posteriormente el ejecutivo debera generar un folio de cotización interno, el cual debera ser enviado al correo electronico: mercadotecnia@dominion.com.mx con el asunto: SOLICITUD DE COTIZACION Y ANEXANDO EL NUMERO DE FOLIO. EJEMPLO: SOLICITUD DE COTIZACION FOLIO:A El folio interno será almacenado en la base de datos del portal de forma interna, con el fin de medir el desempeño que tiene cada canal de ventas, asi como el de los vendedores. El folio generado de forma interna, sera anexado al folio que ha generado el portal cosmos, con el propósito de vincular ambas plataformas, asi como verificar que se este dando el seguimiento adecuado a cada uno de los clientes potenciales. Procedimientos para ventas digitales 3

5 EJEMPLO: FOLIOS VINCULADOS Esta vinculación, permitirá tanto al departamento de mercadotecnia, así como al departamento de ventas, poder detectar áreas de oportunidad, que en conjunto, permitan ser explotadas de manera apropiada, con el propósito de alcanzar las metas propuestas por la dirección general. Procedimientos para ventas digitales 4

6 1.2 ADQUISICION DE FOLIOS PARA SUCURSALES Y TIENDAS VIA PORTAL CORREO ELECTRONICO EJEMPLO 1: En este ejemplo, se recibió una solicitud de cotización, directamente al correo mercadotecnia@dominion.com.mx, posteriormente esta solicitud fue enviada al departamento de ventas, para que fuera asignada a algún vendedor y fuera atendida. Una vez recibida la solicitud por parte del departamento de mercadotecnia y enviada al departamento de ventas para darle atención, la solicitud queda almacenada dentro de la base de datos exclusiva para portales digitales, con el fin de darle seguimiento a la solicitud, esto permitirá empezar a generar un estatus de seguimiento, a fin de verificar el alcance que se tiene por parte del este canal de ventas, y optimizar el desempeño que tiene así como la eficacia del mismo. Procedimientos para ventas digitales 5

7 Como se puede observar en el ejemplo anterior, la cotización, no cuenta con folio del portal cosmos, ya que esta cotización entra directamente al correo electrónico de por lo que únicamente se manejara el folio de cotización interno que genere el ejecutivo de ventas, y este folio se mantendrá además para darle seguimiento a la venta y generar el estatus así como las métricas de efectividad de dicho canal. EJEMPLO 2: En este ejemplo, la solicitud de cotización entra al correo electrónico dominion@server.dominion.com.mx, por lo que no se genera ningún folio de portal, por lo tanto, para darle seguimiento se utilizara el folio que ha generado el ejecutivo de ventas y posteriormente se genera un folio interno, que a su vez le será dado a conocer al área de ventas, para homogeneizar el manejo de información en relación a las solicitudes de cotización. CON FOLIO PENDIENTE HASTA ASIGNACION POR PARTE DEL EJECUTIVO QUE ATENDIO LA COTIZACION Procedimientos para ventas digitales 6

8 1.3 ADQUISICION DE FOLIOS PARA SUCURSALES Y TIENDAS VIA CHAT ELECTRONICO De igual forma que en el correo electronico, y el portal B2B de cosmos, el chat representa una excelente oportunidad de consumar una venta electronica, por lo que se debe tener especial atención, pues se debe mantener por lo menos un operador de chat conectado durante el horario laboral, esto con el fin de dar la mejor atencion y evitar el abandono en la plataforma digital. PARA EVITAR EL ABANDONO EN EL CHAT ELECTRONICO, SE DEBE MANTENER A LOS OPERADORES CONECTADOS DURANTE EL HORARIO LABORAL, ADEMAS SE DEBE DAR SOLUCION INMEDIATA A LA COTIZACION DEL CLIENTE. Una vez que el ejecutivo de ventas ha resuelto todas las dudas de los clientes potenciales, se deberá generar un folio de cotización, que también se deberá enviar al correo electrónico a mercadotecnia@dominion.com.mx, y de igual forma, este folio será almacenado en la base de datos de los portales digitales, para asignarle un estatus y darle seguimiento a la posible cotización. Procedimientos para ventas digitales 7

9 1.4 ASIGNACION DE STATUS PARA LAS COTIZACIONES La asignación de estatus, tiene como propósito, mantener un orden de prioridades para el seguimiento de las cotizaciones, a su vez, estos estatus, nos permiten observar el rendimiento que se tienen dentro de los diversos canales, así como la eficiencia que se tiene, con el fin de detectar las diversas áreas de oportunidades que se pudieran tener y lograr así una mayor colocación de productos dentro del mercado. STATUS NO COLOCADA EXPLICACION Dentro de este estatus, la venta no se logró colocar, por diversas razones, COLOCADA SE DA SEGUIMIENTO ENVIADA Dentro de este estatus, la venta se realiza con éxito, por lo que se almacena Dentro de la base de ventas Dentro de este estatus, el departamento de mercadotecnia dio aviso Al departamento de ventas, para que este último asignara un Folio de cotización, que posteriormente vuelve a enviar a mercadotecnia, Para su almacenamiento y seguimiento Dentro de este estatus, el departamento de mercadotecnia, Envió directamente al departamento de ventas, la solicitud, Y en caso de que sea necesario la solicitud, también es enviada a las Sucursales correspondientes para que sea atendida. Una vez que ha sido asignado el estatus, y dependiendo del mismo, es necesario realizar un análisis, que permita observar los diversos desempeños que tienen los diferentes canales digitales de ventas, con el propósito de observar el alcance que tienen, los niveles de satisfacción, en cuestión de atención, eficiencia, rentabilidad. Procedimientos para ventas digitales 8