TUTORIAL DE CORREO INSTITUCIONAL DEL MSP BS

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1 TUTORIAL DE CORREO INSTITUCIONAL DEL MSP BS NAVEGAR POR CLIENTE WEB DE ZIMBRA Al iniciar sesión, verás una pantalla similar a la que se muestra abajo. Esta es la vista de Correo. La vista cambia cuando utilizas otra aplicación, como la Libreta de direcciones o la Agenda. Opción Encabezado de la ventana Pestañas de las aplicaciones Panel Resumen Agenda en miniatura Barra de herramientas Panel de contenido Panel de lectura Barra de búsqueda Descripción El encabezado de la ventana muestra: Cuadro de búsqueda Nombre de usuario con el que has iniciado la sesión. Las aplicaciones a las que puedes acceder se enumeran en las pestañas de esta fila. El panel Resumen muestra: Carpetas: carpetas del sistema (Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Spam (y Papelera) Búsquedas: consultas de búsqueda que has creado y guardado para uso futuro. Etiquetas: cualquier etiqueta que hubieras creado. Zimlets: enlaces que se han creado para integrarse con aplicaciones de terceros desde tu buzón de correo. La opción de agenda en miniatura es opcional. Puedes desactivar la agenda en miniatura en la página Preferencias>Agenda. La barra de herramientas muestra las acciones que puedes tomar con la aplicación actual. La sección del panel de contenido cambiará según la aplicación que estés usando. Al visualizar la Bandeja de entrada, verás todos los mensajes o conversaciones que incluya. Los mensajes de correo electrónico se muestran en el panel de lectura si dispones de esta función activada. Activa esta función en el menú desplegable Ver de la barra de herramientas de correo. En esta sección se muestran las opciones de búsqueda. También puedes guardar las búsquedas desde aquí. Organizar tu cuenta Cliente web de Zimbra ofrece varias maneras de organizar elementos en tu cuenta. Puedes usar estas funciones, como carpetas, etiquetas y marcas, junto a la función de búsqueda para encontrar y recuperar tus mensajes fácilmente.

2 Usar carpetas Las carpetas se utilizan para organizar los mensajes de correo entrantes y salientes. Puedes crear tus propias carpetas o utilizar las carpetas definidas por el sistema: Carpetas personales. Las carpetas que creas para organizar tu correo aparecen en la lista Carpetas del panel Resumen. Los nombres de las carpetas de nivel superior no pueden ser iguales a los de otras carpetas de nivel superior de tu buzón de correo, agenda o libreta de direcciones. Carpetas del sistema. No se pueden mover, cambiar de nombre ni eliminar las carpetas del sistema. Las siguientes son carpetas del sistema: Bandeja de entrada. Los nuevos correos llegan a la bandeja de entrada. Enviados. Se guarda una copia de todos los mensajes que envías en la carpeta Enviados. Borradores. Los mensajes que has redactado pero no enviado se guardan en la carpeta Borradores. Spam. La mayoría de los mensajes automáticos no solicitados (spam o correo basura) se gestiona con un filtro anti-spam antes de que esos mensajes lleguen a tu bandeja de entrada. El correo que posiblemente sea correo spam, pero que no sabemos con certeza que lo sea, podría colocarse en la carpeta Spam. Papelera. Los elementos que eliminas se colocan en la Papelera y permanecen ahí hasta que vacíes la papelera manualmente o se vacíe de forma automática. Usar etiquetas Puedes utilizar las etiquetas para ayudar a clasificar y organizar tus mensajes de correo, conversaciones, elementos de la agenda, contactos, maletín o tareas. Puedes tener etiquetas para tareas o una etiqueta de proyecto para ordenar el correo, y puedes buscar todos los elementos que tengan una etiqueta en particular. Usar marcas El icono de la bandera al lado de los mensajes es un indicador para saber si se ha marcado o no ese mensaje. Puedes usar esta herramienta para indicar que se trata de un elemento importante o para distinguir un mensaje o una conversación de otros elementos menos importantes.

3 Mover el panel de lectura Puedes cambiar la pantalla a una vista de tres paneles, con el panel Resumen a la izquierda, el panel de contenido en el centro y el panel de lectura a la derecha. En la barra de herramientas, haz clic en Ver y selecciona si deseas que el panel de lectura se muestre a la derecha, abajo, o si prefieres desactivarlo. Redactar y enviar mensajes GESTIONAR MENSAJES Puedes redactar un mensaje y enviarlo inmediatamente después, redactar un borrador y volver a él más adelante para terminarlo y enviarlo, o puedes redactar el mensaje y especificar una hora futura para enviarlo. Puedes personalizar las opciones para redactar mensajes en la página Preferencias>Correo. Redactar un nuevo mensaje En función de tus preferencias de correo, al hacer clic en Nuevo mensaje, aparece una pestaña Redactar en la barra de herramientas de la aplicación o se abre la página de redacción en una ventana nueva. 1. En la pestaña Correo, haz clic en Nuevo mensaje. En función de tus preferencias de correo, se abre la página de redacción en blanco en una nueva pestaña o se abre como una

4 ventana de redacción nueva. 2. Escribe las direcciones de correo de los destinatarios a quienes deseas enviar el mensaje en el cuadro de texto Para:. Escribe la dirección o haz clic en Para para buscar entre los contactos o en la lista general de direcciones. Nota: puedes arrastrar el globo de dirección y soltarlo en los cuadros de texto CC o CCO, y puedes copiar el globo de dirección si haces clic en CTRL+C. 3. Si tienes configurada más de una identidad de correo (también conocida como perfil),de:aparece encima del campo Para:. Selecciona la identidad que deseas utilizar para el correo. 4. (Opcional) En Opciones, haz clic en Firmas y selecciona la firma que se debe añadir al mensaje. 5. Marcar el nivel de prioridad de un mensaje: Puedes indicar el nivel de importancia de un mensaje. Por ejemplo, si tienes una solicitud que necesita una respuesta lo antes posible. El destinatario ve la marca de prioridad del mensaje en el buzón y en el mensaje. (Opcional) Para enviar una copia del correo a otros destinatarios (CC) o enviar una copia oculta (CCO) sin el conocimiento de los destinatarios, escribe las direcciones de correo en los campos CC y CCO. Nota:puedes enviar un mensaje sin ninguna dirección en el campo "Para" si hay direcciones en el campo CC o CCO. 6. En el campo Asunto:, informa al destinatario de qué se trata el mensaje. 7. Añadir un archivo adjunto a un mensaje: Puedes adjuntar documentos, hojas de cálculo, fotos, presentaciones y otros tipos de archivos a tu mensaje de correo.(hasta 7 MB) Redacta el mensaje del correo. Debajo del campo Asunto, haz clic en Adjuntar y selecciona Mi PC.Selecciona los archivos y haz clic en Abrir. Los nombres de los archivos aparecen debajo del cuadro de texto Asunto.

5 Haz clic en Enviar para enviar el mensaje de correo. 8. Se guarda una copia del mensaje enviado en la carpeta Enviados. Imprimir un mensaje de una conversación 1. Abre la conversación y selecciona el mensaje que deseas imprimir. 2. Al final del mensaje, haz clic en el icono de engranajes y selecciona Imprimir. El mensaje se abrirá en una nueva ventana. Aparecerá un cuadro de diálogo de impresión estándar. 3. Selecciona una impresora. Haz clic en Aceptar. El mensaje se enviará a la impresora seleccionada. 4. Cierra la ventana del mensaje. Imprimir un mensaje de correo electrónico El tamaño de fuente predeterminado utilizado al imprimir un mensaje es de 12 puntos. Puedes cambiar esta opción en la pestaña Preferencias>página General. 1. Haz clic con el botón derecho en el mensaje y selecciona Imprimir. El mensaje se abrirá en una nueva ventana. Aparecerá un cuadro de diálogo de impresión estándar. 2. Selecciona una impresora. Haz clic en Aceptar. El mensaje se enviará a la impresora seleccionada. 3. Cierra la ventana del mensaje. Personalizar las opciones para redactar mensajes Desde tus preferencias, puedes optar por crear mensajes simples de texto sin formato o crear mensajes con estilo HTML; además, puedes configurar firmas y perfiles que se apliquen a los mensajes que envíes. Además de las opciones de redacción de mensajes, entre las demás opciones que puedes configurar se incluyen: solicitudes de notificación de lectura, redacción de mensajes en una nueva ventana y pasar el corrector ortográfico en los mensajes antes de enviarlos. 1. Ve a la página Preferencias>Correo, sección Redactar mensajes. 2. Selecciona cómo deseas que se envíen los mensajes, Como HTML o Como texto.

6 3. Si seleccionas Como HTML, en los menús desplegables selecciona el estilo de Fuente,Tamaño y Color. 4. En Configuración, selecciona las opciones para gestionar la redacción de mensajes. Opción Guardar borradores automáticamente al redactar los mensajes Solicitar siempre notificación de lectura Responder/reenviar usando el formato del mensaje original Descripción A medida que redactas un mensaje, periódicamente se guarda una copia en la carpeta Borradores. Todos los mensajes que envíes solicitarán que se te envíe una notificación de lectura cuando el destinatario abra el mensaje. Cuando configures esta opción como valor predeterminado, puedes cambiarla para mensajes de correo individuales desde el menú desplegable Opciones en la barra de herramientas de redacción. Incluso si el editor de textos predeterminado es diferente al del mensaje recibido, activa esta casilla para responder al mensaje con el mismo formato que el del mensaje original. Esto resulta útil para asegurarse de que el destinatario puede obtener el mensaje en el mejor formato que pueda leer.

7 (Opcional) Haz clic en Administra tus firmas para ir a la página Preferencias de firmas y añadir firmas que se puedan utilizar al enviar mensajes. En el cuadro de texto Nombre, escribe un nombre descriptivo para identificar la firma. Puedes crear varias firmas, por lo que te resultará útil utilizar un nombre que puedas identificar. Opcional) Para redactar en texto sin formato, haz clic en Formato en HTML y selecciona Texto sin formato. En la sección Utilizar firmas, selecciona la firma predeterminada del menú desplegable para usar con los mensajes que envíes desde las distintas cuentas. Selecciona la ubicación de la firma en el mensaje. Selecciona Encima del mensaje para añadir tu firma al final de tu respuesta y antes de los mensajes incluidos. Selecciona Debajo de los mensajes para añadir tu firma al final del mensaje. Haz clic en Guardar. GESTIONAR CONTACTOS Añadir un contacto nuevo 1. Ve a la página Contactos y selecciona Nuevo contacto. 2. Introduce la información del contacto y carga una foto, si así lo deseas.

8 Un signo más junto a un cuadro de texto indica que puedes añadir más de una entrada. Por ejemplo, en el cuadro de texto Teléfono, puedes añadir los números de móvil, hogar, trabajo y otros teléfonos. 3. Para añadir un cuadro de texto personalizado, selecciona Otros del menú desplegable del cuadro de texto e introduce la información. 4. Selecciona cómo y dónde deseas guardar el contacto en la esquina superior derecha de la pantalla. En Guardar como, selecciona cómo deseas archivar el nombre. Por defecto, aparece apellido, nombre. En Ubicación, selecciona en qué libreta de direcciones deseas guardar el contacto. 5. Haz clic en Guardar. Crear un grupo de contactos Puedes combinar varias direcciones de correo en un Grupo de contactos cuando quieras enviar el mismo mensaje a todos. Al Grupo de contactos se le asigna un nombre, llamado alias de correo. Cuando envías un correo al nombre de un grupo de contactos, todas las personas cuyas direcciones estén incluidas en la lista del grupo de contactos se añadirán al campo de dirección. 1. Ve a la página Contactos y selecciona Opciones>Grupo de contactos>nuevo grupo de contactos. 2. Escribe un nombre para el grupo. 3. Haz clic en Aceptar. Añade miembros y direcciones de correo al grupo de contacto con la función Editar grupo. Crear una agenda GESTIONAR AGENDAS Hay una agenda creada para ti. Puedes crear agendas adicionales para estar al tanto de los distintos tipos de funciones. Por ejemplo, puedes crear una agenda para anotar las actividades del trabajo, otra para tus citas personales y otra para las actividades de la empresa.

9 Añadir una agenda 1. Haz clic en la pestaña Agenda. 2. En la barra de herramientas, selecciona Nuevo>Agenda. 3. En el cuadro de texto Nombre, escribe el nombre de la agenda. 4. Selecciona un color para visualizar las actividades de la agenda. 5. Para evitar que otras personas vean tu agenda al planificar citas, selecciona Excluir esta agenda cuando se informe de tiempo libre/ocupado. 6. Para sincronizar esta agenda con una agenda remota, selecciona Sincronizar citas desde la agenda remota. Escribe la dirección URL del archivo ical remoto. 7. Haz clic en Aceptar. Verás la nueva agenda en la lista de agendas. Puedes configurar las siguientes opciones en Preferencias>Agenda. No te olvides de hacer clic en Guardar para guardar cualquier cambio que realices en tus preferencias. Vista predeterminada. Por defecto, se utiliza la semana laboral. Las vistas disponibles son: Día, Semana Laboral, Semana, Mes, Lista y Agenda. Empezar la semana el. Indica con qué día de la semana quieres que empiecen las semanas de tu agenda. Visibilidad de la cita predeterminada. Puedes escoger entre pública o privada. Por defecto, las citas son públicas salvo que se haya señalado que es una notificación de cita privada. Siempre mostrar la agenda en miniatura. Indica si quieres que se visualice la agenda en miniatura en la parte inferior del panel de resumen.

10 Mostrar la agenda semanal. Cuando esta opción se encuentra activada, se visualizan los números de las semanas en la agenda en miniatura. Añadir automáticamente las citas recibidas a la agenda. Si habilitas esta opción, las invitaciones que se te envíen a tu bandeja de entrada se añadirán automáticamente a tu agenda. Puedes aceptar o rechazar la invitación. Compartir agendas Puedes compartir tus agendas con usuarios internos o externos. Compartir una agenda es una manera de permitir que los demás vean o administren tus horarios. Puedes elegir que la agenda sea sólo de consulta o permitir que alguien cree reuniones o administre las invitaciones. Cuando compartes tus agendas con usuarios internos, puedes seleccionar el tipo de acceso que pueden tener estos usuarios: Controlador: este permiso otorga acceso completo para ver y modificar la agenda. Administrador: este permiso otorga acceso completo para ver, modificar, compartir y revocar los elementos compartidos de la agenda. Espectador: este permiso otorga acceso de sólo lectura. Los usuarios externos y el público tienen acceso de sólo lectura. Los usuarios con acceso de administrador o controlador pueden crear convocatorias de reuniones y enviarlas a otras personas en tu nombre, así como aceptar y rechazar invitaciones en tu nombre. La agenda que compartes muestra el horario de tus citas privadas como ocupado, pero no muestra detalles sobre la cita. Cuando creas un uso compartido, puedes seleccionar si deseas permitir que los usuarios o grupos internos y los usuarios externos vean los detalles de tus citas privadas.

11 Nota: Se puede realizar con Carpetas y Contactos Programar citas, reuniones y eventos Puedes crear citas, reuniones y eventos únicos o recurrentes. Mientras creas una cita, puedes ver si los asistentes están disponibles antes de invitarlos, reservar una sala y equipos, y escribir un mensaje para que se envíe con las invitaciones. Las actividades programadas pueden ser: Citas. Una cita es una actividad programada que no incluye a otras personas o recursos. Al programar la cita, no se envía ningún mensaje de correo electrónico para confirmarla. Eventos. Un evento es una actividad que dura todo el día. Aparecen en el encabezado del programa de la agenda. Reuniones. Las reuniones son citas que incluyen a otros. Al crear una reunión, hay que seleccionar los asistentes y los recursos y enviarles una invitación por correo electrónico.

12 Crear una cita rápidamente La opción Añadido rápido hace que sea fácil y rápido crear una cita tú mismo. Nota: La función Añadido rápido es una opción. Si prefieres que siempre se abra la página Cita al hacer doble clic o arrastrar el cursor en la agenda, desactiva esta opción desde las preferencias de tu agenda. Crear una reunión desde la página de citas Puedes crear una cita desde la pestaña Agenda. 1. En el encabezado Agenda, haz clic en Nueva cita. 2. Si el campo De aparece encima de la línea Asunto, has creado más de un perfil para tu cuenta. Selecciona la identidad que deseas utilizar al crear esta cita. 3. En el cuadro de texto Asunto, añade una breve descripción de la reunión. El texto que añadas aquí servirá como descripción de la cita en la agenda.

13 4. Define el día y la hora de comienzo y final. Si la cita es recurrente, en Repetir, selecciona la frecuencia con la que se debe programar la cita. Selecciona Evento durante todo el día para que esta cita dure todo el día. 5. En el cuadro de texto Asistentes, escribe las direcciones de correo electrónico, separando con un (;). A medida que escribas los nombres, se abrirá el Programador y aparecerá el estado de libre/ocupado de los asistentes. Para ayudarte a encontrar un momento en el que todos los asistentes estén disponibles, haz clic en Sugerir hora. Aparece un calendario con la disponibilidad. Si algunos asistentes no están obligados a presentarse en la reunión pero quieres invitarlos, selecciona Mostrar opcionales y escribe las direcciones de correo en el campo. 6. En el cuadro de texto Ubicación, introduce dónde es la reunión. Si el lugar figura en el directorio de la empresa, al empezar a escribir verás una lista de las ubicaciones que coinciden. También puedes hacer clic en Sugerir una ubicación para ver una lista de las ubicaciones disponibles en la empresa. 7. Haz clic en Mostrar equipo si deseas reservar recursos del equipo que se hayan identificado en el directorio de tu empresa. 8. En Mostrar, selecciona la opción Libre/ocupado para esta cita, en cuál agenda se debe añadir la cita y si esta cita se debe marcar como privada. 9. En el menú desplegable Recordatorio, define una notificación de alarma para recordar la cita. 10. Para recibir una notificación de esta reunión, selecciona la casilla correspondiente, Correo o SMS. Si no has configurado un método de notificación, haz clic en Configurar para ir a la página Preferencias de>notificación para configurar. 11. En el cuadro de texto debajo de Programador, escribe un mensaje de correo que se incluirá en la invitación a la cita. Para añadir archivos adjuntos, haz clic en el icono del portapapeles en la barra de herramientas. 12. El valor por defecto es pedir a los asistentes que respondan a la invitación. Si no quieres una respuesta de los asistentes, en la barra de herramientas de la agenda, haz clic en Opciones>Solicitar respuesta para quitar la marca de verificación. 13. Si no deseas enviar la invitación en este momento, haz clic en Guardar. De lo contrario, haz clic en Enviar. Crear una tarea GESTIONAR TAREAS Para crear una tarea nueva, escribe el nombre de la tarea en la lista de tareas o abre una nueva página de tareas y añade información detallada acerca de la tarea, incluyendo notas y archivos adjuntos. Crear una tarea detallada Puedes usar tus listas de tareas para crear tareas y hacer un seguimiento de ellas. Además, puedes escribir notas y adjuntar archivos para poder acceder a ellos con facilidad desde la tarea. Resulta útil disponer de todos los datos relevantes cuando compartes tu lista de tareas con otros. Puedes estimar la duración del proyecto al especificar su fecha de inicio y de finalización y determinar su prioridad. Al crear la tarea, puedes seleccionar su estado como No se ha iniciado o Procesando, y seleccionar el porcentaje completado.

14 1. Ve a la página Tarea y selecciona Nueva tarea. 2. En la sección Detalles, introduce la información de la tarea. Sólo es obligatorio especificar el Asunto para asignar un nombre a la tarea. 3. En la sección Progreso, introduce la información para rastrear el progreso de la tarea. Esta información no es obligatoria para la tarea. Opción Estado Porcentaje Fecha de inicio Fecha de entrega Recordatorio Alertas Añadir archivos adjuntos Descripción Selecciona el estado de esta tarea. Puedes volver a abrir esta tarea y cambiar el estado en cualquier momento. Selecciona un porcentaje que corresponderá al estado de la tarea. Puedes volver a abrir esta tarea y cambiar el porcentaje cualquier momento. Define la fecha de inicio de la tarea. Define la fecha final de la tarea. Configura una fecha y hora de recordatorio. Si has configurado una alerta por correo o SMS en la página Preferencias>Notificaciones, marca la casilla correspondiente para el recordatorio. Si no has configurado una notificación, haz clic en Configurar para ir a la página Preferencias>Notificaciones configurar. Haz clic en Añadir archivos adjuntos en la barra de herramientas para añadir las notas que desees en el campo de texto y para añadir archivos adjuntos. 4. Haz clic en Guardar.