Manual de uso del sistema de Webmail y Trabajo en Grupo

Transcripción

1 Manual de uso del sistema de Webmail y Trabajo en Grupo

2 Índice Acceder al sistema...3 Módulo Correo...3 Redactar correos...4 Mover y borrar correos...6 Etiquetar y marcar mensajes...6 Ordenar mensajes...6 Buscar mensajes:...6 Configurar una autorrespuesta por vacaciones...7 Módulo de calendario...7 La ventana del módulo calendario...8 El calendario personal...9 Crear calendarios adicionales...9 Crear una tarea...10 Crear un evento...12 Invitar asistentes a un evento:...14 Compartir calendarios...16 Suscribirse a otros calendarios...19 Suscribirse a un calendario web...20 Importar eventos a un calendario...21 Exportar un calendario...21 Módulo libreta de direcciones...22 La ventana del módulo de libreta de direcciones...22 La libreta de direcciones personales...23 Creación de libretas de direcciones...23 Agregar contactos y listas de contactos...24 Compartir una libreta de direcciones...26 Suscribirse a una libreta de direcciones...27 Usar la libreta de direcciones global...28 Importar y exportar contactos

3 Acceder al sistema La forma principal y más práctica de acceder al sistema de webmail y trabajo en grupo es a través de su navegador en la siguiente dirección: solamente deberá ingresar su nombre de usuario y su contraseña de correo electrónico para poder empezar a utilizar el sistema. Una vez que ingrese al sistema verá que en la parte superior se encuentra una barra con los accesos a las diferentes partes del mismo: Correo, Calendario, Libreta de Direcciones y también un apartado para que pueda acceder a las preferencias del sistema. Por último encontrará en esta barra un link para cerrar la sesión de forma segura. Si cierra el navegador sin haber salido del sistema mediante este link, la próxima vez que abra el navegador y entre a la página del sistema de trabajo en grupo no se le pedirá que ingrese su usuario y contraseña. Módulo Correo El módulo del correo permite acceder al correo electrónico de la cuenta con la que se inició sesión. El sistema presenta el correo de una forma bastante parecida a cualquier programa de gestión de correo. La ventana se divide en tres partes principales, a la derecha un listado con las carpetas de la cuenta, donde se encontrará las más comunes: bandeja de entrada, correo saliente, papelera y borradores. A la derecha la ventana se divide en dos partes, la superior con un listado de mensajes de la carpeta seleccionada en el árbol de carpetas de la izquierda y en la parte de abajo se muestra el contenido del correo que se ha seleccionado. Además encontrará en la parte superior una barra de herramienta con las acciones más comunes: redactar un mensaje, responder, reenviar y eliminar entre otras cosas. 3

4 Redactar correos Si hace click en el botón redactar, se abrirá una ventana donde podrá escribir su mensaje, puede hacerlo usando solo texto puro o habilitando el texto formateado que permite que use diferentes colores de texto, negritas, subrayado, imágenes, etc. 4

5 Si desea agregar destinatarios a su correo, puede escribirlos a mano, pero también puede agregarlos desde su libreta de direcciones personal, para ello haga click en el botón contactos, se abrirá una barra a la izquierda que le permitirá agregar contactos de sus libretas de direcciones, simplemente seleccione la libreta desde la que quiere buscar contactos y luego escriba las primeras letras del correo o el nombre en la caja de búsqueda, si el contacto está presente en dicha libreta aparecerá automáticamente. Además de sus libretas personales también tiene la opción de buscar en la libreta de direcciones global, esta libreta contiene los nombres y los correos de todos los usuarios del sistema, por eso si no conoce la dirección de algún usuario, solamente elija Libreta de direcciones Global y luego teclee las primeras letras del nombre de la persona que quiere agregar, el sistema automáticamente buscará el nombre completo y la dirección de dicho usuario. 5

6 Mover y borrar correos Puede borrar correos o moverlos a otras carpetas con facilidad. Para ello tiene dos formas de hacerlo, la primera es haciendo click derecho sobre el mensaje que desee mover o borrar y elegir la opción del menú que aparecerá; elija borrar o mover a... y busque la carpeta a la que quiere mover el mensaje en los submenúes. La segunda forma es más sencilla solamente seleccione el mensaje que quiere mover o borrar y arrástrelo a la carpeta que se encuentra en el panel de la izquierda o si desea borrarlo, a la papelera. Etiquetar y marcar mensajes Haciendo click derecho sobre un mensaje de la lista de correos puede realizar diversas acciones, por ejemplo puede etiquetarlos con colores para organizarlos según prioridades o temas, el mensaje quedará coloreado según la etiqueta ( Importante, Trabajo, Por hacer, Personal, Más tarde ) También puede marcar los mensajes como leídos, no leídos o marcarlos como favoritos asignándoles una estrella. Ordenar mensajes Si desea ordenar los mensajes de alguna forma en particular use la barra que se encuentra sobre la lista de mensajes, haciendo click sobre cada una de las etiquetas podrá ordenar los mensajes de forma ascendente o descendente según el asunto, el remitente, el tamaño o la fecha. Buscar mensajes: En la parte superior también se encuentra un cuadro de búsqueda que le permitirá buscar mensajes en la carpeta que este seleccionada. Haga click en la barra y seleccione qué parte del mensaje quiere buscar: Asunto, Remitente, Para, Cuerpo del mensaje, etc. 6

7 Configurar una autorrespuesta por vacaciones Si por alguna razón no va a estar consultando sus correos durante cierto tiempo, por ejemplo si sale de vacaciones, le será útil poder avisarle a quien escriba que ha recibido el correo pero que los consultará o le responderá cuando esté de vuelta. Para ello el sistema brinda un mecanismo de respuestas automáticas configurables. Usted puede configurar el contenido del mensaje y una fecha en la cual la autorrespueta debe desactivarse automáticamente, en este caso, cuando vuelva de vacaciones. Para configurar la respuesta automática seleccione de los módulos principales en la parte superior de la ventana la opción Preferencias. En la ventana que se abrirá seleccione Autorrespuesta, marque la casilla Activar respueta automática por vacaciones y escriba el mensaje que desee que la otra persona reciba. Por ejemplo: Estimado: Estoy de vacaciones, responderé sus correos cuando vuelva el 1 de marzo Luego marque la opción Deshabilitar la autorrespuesta en la siguiente fecha y seleccione la fecha en la que desea que se dejen de enviar las respuestas automáticas. Módulo de calendario El módulo del calendario es uno de los más importantes del sistema de trabajo en grupo. Básicamente el calendario permite definir eventos y tareas. Los eventos son citas que se programan para un día y una fecha específica y tienen la particularidad de que incluyen asistentes a dicha cita, los asistentes son otros usuarios del sistema que son notificados para asistir a dicha reunión. Las tareas se agendan junto con los eventos dentro del calendario y como su nombre lo indican son tareas por realizar. Le permiten llevar un seguimiento de cosas por hacer, pude incluir en sus opciones una fecha límite en la cual la tarea debe estar terminada y el porcentaje de la tarea completado hasta el momento. Puede marcar las tareas como realizadas a medida que las finaliza. Tenga en cuenta que las tareas no se muestran en la vista gráfica del calendario, solo se listan en la pestaña tareas. 7

8 La ventana del módulo calendario La ventana del módulo calendario es un poco más compleja que la del módulo de correo, pero también tiene tres partes principales. A la izquierda encontrará un recuadro con dos pestañas, la primera le permite visualizar un calendario común y corriente con los días del mes en curso y bajo este calendario un listado de las tares que ha definido anteriormente y que aún están pendientes (no se han marcado como completadas ). La segunda pestaña le permite ver los calendarios que se han creado así como crear calendarios nuevos y cambiar sus propiedades. Es posible ocultar y desocultar los calendarios de su lista. Cuando un calendario está tildado las tareas y eventos de este calendario son visibles tanto en el listado de tareas y eventos como en la representación gráfica ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla. Si quiere ocultar un calendario sencillamente desmarque la tilde que está antes del nombre del calendario. 8

9 A la derecha la ventana se divide en dos partes, la superior contiene un listado de los eventos y tareas que tiene pendientes, si selecciona alguna tarea o evento se abre una ventana con los datos y usted puede verlos o editarlos. Por último en la parte inferior se encuentra un calendario donde van apareciendo de forma gráfica los eventos y tareas que ha definido en sus calendarios. Dependiendo del calendario donde se haya creado el evento o tarea este aparecerá con un color distinto para que pueda identificarlos rápidamente. Puede cambiar la forma en que visualiza este calendario para que se adapte a tres clases de vistas: Diaria, semanal y mensual. Utilice la barra de herramientas para elegir la vista que más le convenga para trabajar. El calendario personal Cuando inice sesión por primera vez en el sistema, automáticamente se crea un calendario personal. Este calendario es el que el usuario debe utilizar para organizar todos sus eventos de índole privada. Generalmente conviene agregar las tareas a este calendario, puesto que se supone que el calendario personal es un calendario privado que no se desea compartir con los demás. Crear calendarios adicionales Aparte del calendario personal, el sistema permite crear calendarios adicionales, por ejemplo un calendario adicional llamado trabajo podría englobar todos lo eventos laborales, otro llamado familia podría contener todos los eventos relacionados con la familia y así por el estilo. De esta forma es fácil englobar eventos y tareas según como estén relacionados. Para crear calendarios adicionales en la parte izquierda de la ventana haga click en la pestaña calendarios, verá que hay cuatro íconos, el primero le permite crear un nuevo calendario diferente al calendario personal. Cuando haga click se abrirá una ventana donde deberá escribir el nombre del calendario. Una vez creado es conveniente cambiar el color del calendario para poder distinguirlo de los demás con facilidad. Seleccione el calendario, haga click derecho en él y elija Propiedades, se abrirá una ventana en donde podrá elegir otro color diferente al color gris que se activa por defecto. 9

10 Si desea borrar un calendario primero selecciónelo y luego haga click en el cuarto ícono con la cruz roja, se le pedirá confirmación para borrarlo. Crear una tarea Si desea crear una tarea, seleccione primero el calendario en el que quiere crear la tarea y luego haga click en el botón nueva tarea. Se abrirá una ventana donde podrá especificar diferentes valores: Nombre: Escriba en este campo un nombre descriptivo para la tarea que desea agregar, por ejemplo: Escribir informe Lugar: Si la tarea la va a realiza en un lugar físico en particular, escríbalo en este campo. Categoría: Puede asignar una categoría descriptiva su evento como: 10

11 Negocios, Vacaciones, Proyectos, etc. Prioridad: Indique en este campo cuanta prioridad tiene esta tarea con respecto a otras. Desde: Ingrese una fecha y un hora en este campo para acomodar la tarea en su calendarios Vencimiento: Si la tarea debe completarse entre dos fechas bien definidas indique aquí cuando se debe finalizar Estado: En este campo puede especificar si la tarea está en proceso, completada o cancelada. Además puede especificar un porcentaje para indicar cuánto se ha completado de dicha tarea. Repetir: Si la tarea se repite cada cierto tiempo, elija aquí cada cuanto debe repetirse. Si marca una repetición, la tarea figurará en su calendario según el intervalo de tiempo que indique en la repetición. Recordatorio: Indique aquí cuanto tiempo antes quiere que se le recuerde por correo electrónico que debe realiza la tarea en la fecha que especificó. Descripción: En este campo puede explayarse y escribir todos los detalles de la tarea que desea programar. Pulse en el botón guardar y cerrar para crear su evento. Si cierra la ventana desde el botón de cerrar de la misma, la tarea no será creada. 11

12 Crear un evento Para crear un evento puede hacerlo desde el botón Crear nuevo evento o puede hacerlo con el ratón, en el modo de calendario día y semana, para ello, haga click y arrastre para crear un evento en un espacio de tiempo libre. En el modo mes haga doble click en el día en que quiere crear un evento y automáticamente se abrirá la ventana de nuevo evento. Una vez que se abra la ventana de nuevo evento puede llenar los siguientes campos: Título: Escriba aquí un nombre descriptivo para el evento, por ejemplo: Reunión de coordinadores Lugar: Escriba aquí el lugar dónde se realizará la reunión 12

13 Categoría: Puede asignarle una categoría a la reunión con fines informativos. No es un dato obligatorio Calendario: Puede especificar un calendario sobre el que se creará el evento, de lo contrario se creará en el calendario que estaba seleccionado al momento de crear el evento o reunión. Prioridad: Indique aquí cuanta prioridad tiene este evento sobre otros. No es un valor obligatorio. Todo el día: Puede marcar aquí que la reunión ocupará todo el día. En la representación gráfica del calendario figurará en la parte superior del recuadro del día como un evento de todo un día. Desde: Indique qué día y a qué hora empezará la reunión. Hasta: Indique aquí el día y la hora en que finalizará la reunión. Repetir: Puede indicar que el evento es repetitivo, y cada cuanto tiempo debe volver a repetirse. Use esta función para reuniones programadas cada cierto tiempo. Automáticamente se crearán los eventos en el calendario para cada repetición del evento. Recordatorio: Indique aquí cuánto tiempo antes quiere que se le informe por correo electrónico de una reunió o evento para el momento que programó previamente. Descripción: Aquí puede poner todos los detalles sobre la reunión, como una descripción o un breve programa u orden del día. Confidencialidad: En la barra de tareas se encuentra un botón con un ícono de un candado que permite determinar la privacidad del evento. Los tipos de privacidad son tres: publico, confidencial y privado. La privacidad del evento es útil cuando se comparte un calendario pues se pueden fijar los permisos para que otros usuarios solo tengan acceso a cierto tipo de eventos, según sean públicos, confidenciales o privados. En la sección Compartir un calendario se explica cómo usar las opciones de confidencialidad de los eventos para configurar qué información se comparte con otros usuarios. 13

14 Invitar asistentes a un evento: En la ventana de creación de evento podrá ver que hay un botón para invitar asistentes. Haga click en ese botón para organizar la reunión y añadir los participantes del evento. En la ventana que se abre verá que a la izquierda puede añadir usuarios del sistema como invitados a la reunión, escriba la dirección de correo de la persona que quiere invitar y presione el botón añadir asistente. También puede empezar a escribir el nombre de la persona o su correo y el sistema automáticamente buscará a los usuarios que coincidan con el texto que ha ingresado. De esa forman no tiene que preocuparse por saber la dirección de correo de una persona en particular. Una vez que haya agregado un usuario podrá ver la información de disponibilidad de esa persona. Verá que en la parte derecha figura una grilla donde aparecen las diferentes horas del día, si el usuario que ha invitado tiene 14

15 otra cita, el tiempo que ocupe esa cita aparecerá sombreado para indicarle que en dicho horario ese usuario está ocupado. De esta forma puede organizar una reunión en base al tiempo disponible que tengan los usuarios. Hay que aclarar que puede invitar a un usuario aunque el período de tiempo de la reunión figure como ocupado en el calendario de la persona que quiere invitar. Una vez que agregue a todos los invitados, pulse en el botón OK para guardar los cambios, regresará al la ventana de creación de nuevo evento, presione guardar y cerrar para crear su evento. Automáticamente se enviarán invitaciones por correo a cada una de las personas que agregó como invitados. Cada uno de los usuarios que invitó podrá confirmar que asistirá a su reunión una vez que le llegue el correo de aviso. Este correo es un mail especial que incluye en su cuerpo un campo donde se pueden elegir varias opciones como aceptar la invitación, rechazarla o delegarla. 15

16 Cuando la persona a la que invitó al evento lea el correo y tome una decisión sobre si asistirá o no o si delegará la invitación en otra persona; a usted le llegará un correo confirmándole la decisión que tomó la persona invitada. Además si usted hace doble click sobre el evento que creó podrá ver la lista de invitados donde aparecerá quiénes han confirmado su asistencia y quiénes no. Compartir calendarios Cada uno de los calendarios que cree así como su calendario personal pueden ser compartidos con otros usuarios. Cuando usted comparte un calendario la información del mismo estará disponible a los usuarios que usted elija. También puede indicar qué información de su calendario podrán ver los usuarios a los que comparta su calendario. Para compartir un calendario, vaya al listado de calendarios y haga click derecho sobre el calendario que desea compartir y elija la opción compartir ; se abrirá una ventana donde podrá agregar los usuarios a los que desea compartirles su calendario. Por defecto hay una entrada llamada Cualquier usuario autenticado, esta entrada representa a cualquier usuario del sistema y si hace doble click sobre la entrada verá que por defecto no tiene ningún permiso asignado. 16

17 Para agregar usuarios específicos haga click en el icono de agregar usuario; en la ventana que se abre escriba el nombre o la dirección de correo de la persona que quiere agregar en la caja de texto de la parte superior. El sistema automáticamente le sugerirá los correos o nombres que coincidan con el texto que usted vaya escribiendo. Una vez que encuentre al usuario al que desea agregar, selecciónelo de la lista y haga click en Añadir, agregue tantos usuarios como desee y una vez que termine haga click en Hecho. Volverá a la ventana anterior donde habrán aparecido los usuarios que agregó, si hace doble click en un usuario se abrirá una ventana donde podrá especificar los permisos que dicho usuario tendrá sobre su calendario. Notará que hay tres opciones de calendario: Público, Confidencial y Privado. Estas son las opciones de privacidad que se pueden especificar cada vez que se crea un evento y que se vió anteriormente en la parte Creación de eventos. De esta forma, se tiene mucho más control sobre los permisos que se pueden dar a los usuarios a los que se le comparte un calendario. 17

18 Las opciones para cada tipo de privacidad son las siguiente: Ver todo: El usuario podrá ver el contenido de todos los eventos y tareas Ver fecha y hora: El usuario podrá ver solo la fecha y hora del evento o tarea pero no su contenido Modificar: El usuario podrá modificar los eventos o tareas Responder a: El usuario podrá responder a invitaciones para una invitación a un evento que figure en dicho calendario Ninguno: El usuario no podrá ver eventos o tareas de este tipo Se debe recordar que estos permisos se aplican dependiendo de qué nivel de privacidad se definió cuando se creó la tarea o el evento ( Público, Confidencial, Privado ) Además de estas opciones en la parte inferior aparecen dos cuadros de verificación donde podrá especificar dos opciones que afectan a todo el calendario. Las opciones son si el usuario puede crear elementos en el calendario, o sea crear nuevos eventos o tareas, y por el contrario si el usuario puede borrar eventos o tareas del calendario compartido. Por último verá que en la lista donde se muestran los usuarios a los que ha compartido su calendario hay una opción que dice suscribir. Si elige esta opción forzará a que el calendario que está compartiendo aparezca en el listado de los calendarios de dicho usuario. De lo contrario, si no lo suscribe, el usuario tendrá que hacer una búsqueda en sus calendarios, elegir el calendario que 18

19 usted le compartió y suscribirse manualmente. En la siguiente sección se explica cómo suscribirse a un calendario. Cada vez que modifique los permisos de acceso a un calendario para cierto usuario, el sistema generará un correo automáticamente para informarle al otro usuario que los permiso sobre su calendario compartido han cambiado. Suscribirse a otros calendarios Así como puede compartir sus calendarios con otros usuarios también puede acceder a los calendarios compartidos de otros usuarios. Si otro usuario compartió un calendario con usted y tildó la opción suscribir, automáticamente aparecerá el calendario del otro usuario en su listado de calendarios. Por otra parte puede buscar en las cuentas de otros usuarios para ver qué calendarios han compartido y entonces suscribirse a dichos calendarios. Para hacer esto último haga click en el ícono Darse de alta en un calendario, ubicado sobre el listado de sus calendarios. Se abrirá una ventan donde podrá ingresar el correo electrónico o el nombre de la persona de la que desee ver sus calendarios compartidos. El sistema completará automáticamente lo que usted escriba en este recuadro. Una vez que ubique al usuario en cuestión, aparecerá listado abajo si este usuario ha compartido algún calendario el mismo aparecerá debajo de un desplegable que podrá abrir haciendo click en el signo +, busque el calendario al que desee suscribirse y pulse en Añadir. Puede seguir buscando usuarios y calendarios y agregándolos con el botón Añadir. Una vez que haya finalizado presione el botón Hecho. 19

20 Notará que su lista de calendarios se ha actualizado y contiene los calendarios de otros usuarios. Podrá distinguir los calendarios que no son propios porque tanto el nombre como la dirección de correo electrónico de la persona aparecerán entre paréntesis al lado de cada entrada de calendario. Es recomendable cambiar el color de los calendarios que se agreguen desde la opción propiedades para distinguir más fácilmente los eventos propios de los de otros usuarios. Si ya no desea más acceder a algún calendario al que se suscribió anteriormente, simplemente haga click derecho en el calendario en cuestión y elija la opción darse de baja del calendario. Suscribirse a un calendario web También puede agregar calendarios fuera del sistema que estén disponibles en Internet. Algunos calendarios que se pueden encontrar en la Red incluyen calendarios con los feriados nacionales, predicciones meteorológicas, fases lunares, etc. Lo único que necesita para utilizar estos calendarios es la url que es un link al calendario en cuestión. Copie el link de la página que ofrezca el calendario y luego haga click en el botón Suscribirse a calendario web. Se abrirá una ventana donde se le pedirá que ingrese el link que copio. Si el link es correcto se agregará el calendario web a su listado de calendarios. Se recomienda que cambie el color del calendario para poder diferenciarlo con facilidad. 20

21 Si quiere quitar un calendario web que agregó anteriormente sencillamente seleccione el calendario y haga click derecho en él, elija la opción borrar calendario y el mismo desaparecerá de su lista de calendarios. Importar eventos a un calendario Si dispone de un archivo del tipo.ics, que contenga eventos de calendario producidos por otra aplicación podrá importarlos en algún calendario de su lista. Para ello haga click derecho en el calendario en el que quiera importar los eventos y elija la opción Importar eventos.... Se le pedirá que cargue un archivo de tipo.ics desde su computadora, elija el archivo y luego haga click en cargar para importar los nuevo eventos. Exportar un calendario También puede exportar la información de cualquiera de sus calendarios a un archivo con todos los eventos y tareas contenidos en el calendario. Se generará un archivo con extensión.ics que luego podrá importar en alguna otra aplicación que soporte calendarios del tipo.ics. Para exportar un calendario, haga click derecho en el calendario que desea exportar y elija la opción Exportar calendario.... El sistema exportará el calendario y generará un archivo tipo.ics que usted podrá guardar en su computadora local para usarlo posteriormente. 21

22 Módulo libreta de direcciones El módulo Libreta de direcciones le permite crear libretas o agendas con información de contacto de otras personas. Los contactos pueden ser personas que pertenezcan o no a la organización. Dentro de cada tarjeta de contacto puede especificar datos como el nombre, el apellido, la dirección de correo electrónico, el teléfono personal y el laboral de la persona, entre muchos otros datos. Un contacto es una tarjeta con toda la información mencionada anteriormente de una persona y una libreta es un grupo de contactos que generalmente se agrupan según algún criterio en particular. Ejemplos de libretas podrían ser: profesores, alumnos, proveedores, autoridades, etc. A su vez dentro de una libreta de direcciones también puede crear una lista de contactos. Una lista es un subgrupo de contactos dentro de una agenda y solo contiene direcciones de correo electrónico, no puede agregar información personal en una lista. Las libretas son muy útiles a la hora de disponer de la información de contacto de otras personas. Le permiten agilizar la comunicación con otros usuarios al tener su información a la mano. Además si crea listas dentro de sus libretas, podrá especificar una lista como destinatario cuando envía un correo, y el mensaje se enviará a todas las direcciones que figuren en la lista, ahorrándole así mucho tiempo tecleando o seleccionando los destinatarios. La ventana del módulo de libreta de direcciones La ventana del módulo de Libreta de direcciones está dividida en tres partes principales, a la izquierda se encuentra un panel con un listado de todas sus libretas de direcciones y botones para crear, borrar y suscribirse a libretas de direcciones. A la derecha la ventana se divide en dos partes en la parte superior se muestra un listado de los contactos y listas dentro de la libreta que esté seleccionada y en la parte de abajo se muestran los detalles del contacto o lista seleccionado dentro de la libreta actual. También puede visualizar los datos de un contacto haciendo doble click sobre el mismo. Se abrirá una ventana donde además podrá editar los datos del contacto. Si hace doble click sobre una lista podrá agregar o borrar direcciones de correo de la misma. 22

23 La libreta de direcciones personales La primera vez que usted inicia sesión en el sistema de trabajo en grupo automáticamente se crea una libreta de direcciones personal. Utilice esta libreta, como su libreta principal. Luego podrá sincronizar esta libreta de contactos con ciertos dispositivos móviles u otro software que maneje contactos. Creación de libretas de direcciones Para crear una nueva libreta de direcciones haga click en el botón Crear libreta de direcciones, se abrirá un cuadro que le pedirá que ingrese el nombre de la nueva libreta. Una vez creada ya puede agregar contactos o 23

24 listas de contactos a la nueva libreta. Agregar contactos y listas de contactos Para agregar contactos a una libreta, primero selecciónela en el panel de la izquierda y haga click en el botón Crear contacto ; se abrirá un contacto donde podrá especificar los datos del contacto, tales como el nombre, el apellido, la dirección, el teléfono laboral y el personal y las direcciones de correo electrónico de la persona. 24

25 Si lo que desea es agregar una lista de contactos, haga click en el botón Crear lista ; se abrirá una ventana donde deberá especificar el nombre de la lista, así como una descripción de la misma. También puede especificar un nombre corto o alias que luego puede usar para agregar la lista de forma rápida a los destinatarios de un mensaje de correo. Haga click en el signo + en la sección Miembros par agregar direcciones a la lista. Para borrar direcciones, sencillamente seleccione la dirección que quiere borrar y presione el botón - (menos) 25

26 Compartir una libreta de direcciones Así como es posible compartir calendarios con otros usuarios, también es posible compartir las libretas que cree en el sistema. Para compartir una libreta, haga click derecho sobre la libreta en el panel izquierdo y elija compartir... ; se abrirá una ventana con un listado de los usuarios que tienen acceso a su libreta. En un principio la lista estará vacía y deberá agregar los usuarios haciendo click en el botón Añadir, lo ubicará como un ícono con una tarjeta de contacto y un signo + verde. 26

27 Se abrirá otra ventana donde podrá buscar el usuario al que le quiere compartir la libreta de direcciones. Escriba el nombre o la dirección de correo de la persona, el sistema le sugerirá algunos nombres a medida que vaya escribiendo, una vez que lo encuentre haga click en botón Añadir. Puede agregar tantos usuarios como desee; una vez que haya terminado haga click en el botón Hecho para cerrar la ventana. Regresará a la ventana anterior con el listado de usuarios, haga click en el nombre del usuario para editar los permisos que desea otorgarle al usuario sobre su libreta de direcciones compartida. Hay cuatro permisos de acceso que puede otorgar a otros usuarios: Añadir contactos a la libreta Ver los contactos en la libreta Modificar contactos de la libreta Borrar contactos de la libreta Marque las casillas de verificación según el permiso que quiera otorgar al 27

28 usuario sobre su libreta. Una vez finalizado, presione el botón Actualizar para aplicar los cambios. En el listado de los usuarios a los que ha compartido su libreta también puede marcar el casillero suscribir si desea que automáticamente se agregue su libreta compartida al listado de libretas del otro usuario. De otro modo el otro usuario deberá buscar primero sus libretas compartidas y suscribirlas manualmente. Suscribirse a una libreta de direcciones Además de las libretas que haya creado en su cuenta, puede suscribirse a las libretas que otros usuarios hayan compartido. Para agregar una libreta compartida por otro usuario haga click en el botón Suscribirse a una libreta de direcciones ; en la ventana que se abrirá teclee el nombre o el correo de la persona que ha compartido la libreta; el sistema le sugerirá varios nombres a medida que escriba en la caja de texto. Una vez que haya ubicado al usuario, podrá seleccionar las libretas que haya compartido el usuario, haga click en signo + y seleccione la libreta que desee agregar. Una vez agregada figurará en su lista de libretas con el nombre y el correo del otro usuario entre paréntesis al lado del nombre de la Libreta. 28

29 Usar la libreta de direcciones global En el listado de libretas de direcciones notará que existe un libreta de direcciones especial, que figura con el nombre Libreta de direcciones Global. Esta libreta es especial porque contiene la información de contacto de todos los usuarios del sistema. Por defecto no se muestra ningún contenido dentro de esta libreta. Deberá usar el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior derecha para encontrar algún usuario del sistema. Escriba en este cuadro el nombre del usuario que desee ubicar y el sistema automáticamente buscará todos los usuarios que coincidan con el nombre que ingresó. Tenga en cuenta que no es posible agregar o borrar contactos de esta libreta global, pero sí puede copiar contactos que haya buscado en esta libreta a alguna de sus libretas locales. Haga click en algún contacto que haya buscado y arrástrelo al panel izquierdo a alguna de sus libretas para copiar el contacto. Importar y exportar contactos Si tiene contactos almacenados en su computadora personal puede agregarlos a alguna de sus libretas de direcciones, el único requisito es que los contactos estén en el formato de archivo vcard o en el formato ldif. Para importar contactos, haga click derecho sobre la libreta en la que quiere importar los contactos y seleccione Importar contactos, en la ventana que aparece presione elegir archivo y elija el archivo desde su computadora; luego presione cargar para añadir los contactos. 29

30 Por otra parte puede exportar los contactos que tenga en alguna agenda dentro del sistema a su computadora local para hacer una copia de seguridad o para pasarlos a otro software o dispositivo. Para ello haga click derecho en la libreta de direcciones cuyos contactos quiera exportar y elija la opción Exportar libreta de direcciones. Sus contactos se guardarán en un archivo tipo ldif en su computadora local. 30