MANUAL de Organización

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN MANUAL de Organización APLICADO A LA: UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., ABRIL DEL 2009.

2 C O N T E N I D O Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Visión 5 Estructura Orgánica 6 Organigrama 7 Descripción de Puestos 8 Autorización 9 Control de Revisiones y Actualizaciones 10

3 I N T R O D U C C I Ó N El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos, dependiente de la Dirección de Administración, adscrita a la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además, el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos. será el mismo el responsable de actualizar o modificar su contenido. Dado a la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O SECRETARIO DE EDUCACIÓN Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara. ASISTENTE C. María Elizabeth Contreras Bernal SECRETARIA Vacante INFORMÁTICA I.S.C. Oscar Eduardo Cruz ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS L.A.E. Ivan Partida Ortega ANALISTA Vacante PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS L.I. Dulce Angélica del Carmen Álvarez Espinosa GESTIÓN DE CALIDAD L.A.E. Sonia Elena Alvarado González

5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos son los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. Acuerdo para la Modernización de la Educación Básica (Mayo 1992). Plan Estatal de Desarrollo Programa Estatal de Desarrollo Educativo ( ). Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. Ley Orgánica de la Administración Pública de Gobierno del Estado. Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la información Pública del Estado de San Luis Potosí. Plan Sectorial de Educación

6 M I S I Ó N Desarrollar Sistemas de Información, Organización, Métodos y Procedimientos Administrativos de calidad, que permitan mejorar el desempeño de las áreas que conforman la Secretaría de Educación orientando a sus funcionarios sobre técnicas de administración actualizadas de acuerdo con las nuevas corrientes administrativas y educativas, que permitan la creación de equipos de trabajo multifuncionales y fortalezca el desempeño individual de los trabajadores.

7 V I S I Ó N Ser una instancia clave para la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, que de manera creativa e innovadora impulse la eficiencia en la gestión de la organización, los sistemas y procedimientos administrativos que permitan elevar la calidad de nuestros servicios hacia la comunidad educativa.

8 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.0 Secretaría de Educación de Gobierno del Estado Dirección de Administración Titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos Organización y Métodos Administrativos Procedimientos Administrativos Gestión de Calidad.

9 ORGANIGRAMA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Dirección de Administración C.P. Arturo Vinicio de de León Titular de la la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos I.S.C.. Blanca Estela Sifuentes Lara Asistente C. C. María Elizabeth Contreras Bernal Secretaria Vacante Informática I.S.C. Oscar Eduardo Cruz Organización y Métodos Administrativos Procedimientos Administrativos Gestión de Calidad L.A.E. Ivan Partida Ortega L. L. I. I. Dulce Angélica del Carmen Álvarez Espinosa L. L. A.E. Sonia Elena Alvarado González Analista Vacante 01 Personal de Confianza 00 Personal de Base 05 Personal de Honorarios Total Plazas: 06 El C., Director de Administración de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, certifica que el presente organigrama refleja el personal así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril el del año Firma:

10 TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Coordinar las funciones, actividades y políticas que de Organización y Procedimientos, así como las que señalen las autoridades superiores para cumplir con la misión, visión, objetivos y metas de la Unidad y la Secretaría. FUNCIONES Participar en la integración del Programa Estatal de Educación, teniendo como referente el Programa Sectorial de Educación Dirigir la elaboración del plan anual de trabajo de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos (USYPA). Mantener una estructura orgánica actualizada como instrumento de operación de los programas y proyectos de la USYPA. Orientar y asesorar a directivos de los subsistemas educativos sobre una nueva perspectiva educativa y de gestión. Orientar sobre la redefinición de las funciones y roles de los Supervisores, Jefes de Enseñanza y Directores de Escuelas, de acuerdo a una nueva perspectiva y visión de la educación. Coordinar el diseño, elaboración y autorización de los Manuales de Organización y de Procedimientos de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado. Fomentar una cultura organizacional eficiente en los procedimientos de las áreas que integran la Secretaría de Educación. I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara

11 TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Prever los recursos financieros, materiales, humanos y técnicos indispensables para la operación de planes, programas y/o proyectos de la unidad. Supervisar la aplicación eficiente USYPA. de los recursos asignados a la Desarrollar un sistema de información integrado e integral de la USYPA, que facilite el trabajo y la toma de decisiones. Coordinar con las Unidades Administrativas y el personal de la USYPA en la actualización de los manuales de organización y de procedimientos. Supervisar que las Unidades Administrativas cumplan con la aplicación correcta de las políticas, normas y procedimientos indicados en los manuales de organización y de procedimientos. Evaluar junto con el área de Calidad el óptimo funcionamiento y definir las opciones de mejora de los procesos dentro de cada área de la Secretaría de Educación. Estar capacitado en las nuevos modelos administrativos y procedimentales que permitan dar una mejor orientación al personal de la USYPA y de la Secretaría de Educación. Informar a las dependencias oficiales correspondientes sobre la situación que guarda la información contenida en los Manuales Administrativo, cuando así se requiera. I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara

12 TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Asistir a la capacitación que se programe dentro del marco de la calidad educativa. Asistir a las reuniones que la autoridad inmediata estime convenientes y en las que de acuerdo a la naturaleza de las funciones sean necesarias. Facilitar la asistencia del personal de la USYPA a los cursos de capacitación para mejorar su desempeño. Mantener un clima organizacional adecuado para el desempeño del personal. Evaluar las políticas, procesos y procedimientos de la USYPA. Realizar periódicamente evaluaciones del desempeño del personal. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara

13 ASISTENTE OBJETIVO Apoyar las actividades de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos para atender de manera oportuna las necesidades de los departamentos de la Secretaría de Educación. FUNCIONES Participar en la coordinación de las actividades de la titular de la Unidad. Administrar la agenda de trabajo de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos (USYPA). Coordinar la logística de las reuniones del despacho de la USYPA. Llevar el seguimiento del proceso de los manuales administrativos, a fin de entregar de manera oportuna ante las instancias correspondientes. Realizar el mecanografiado o captura de documentos correspondientes al despacho de la USYPA. Agendar fechas de capacitación al personal de enlace entre los departamentos y unidades administrativas de la Secretaría para asistir a cursos de actualización sobre la elaboración de manuales. Asistir a los cursos de capacitación tendientes a mejorar su desempeño profesional. Coordinar y controlar el manejo del archivo de la unidad de acuerdo con las disposiciones correspondientes. C. María Elizabeth Contreras Bernal

14 ASISTENTE (Continúa) Capturar la información correspondiente en el sistema de información para el seguimiento de avance de los manuales administrativos. Atender las llamadas telefónicas dirigidas a la USYPA y turnarlas a quien correspondan. Llevar el control del registro de la correspondencia recibida y enviada. Llevar el control de asistencias del personal de la unidad. Implementar acciones definidas en coordinación con el titular de la unidad para mantener un clima organizacional favorable. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. C. María Elizabeth Contreras Bernal

15 SECRETARIA OBJETIVO Operar las políticas y procedimientos de la recepción y control de la correspondencia y audiencia de la Unidad, para contribuir a la eficiencia administrativa de la misma. FUNCIONES Participar en la coordinación de las actividades secretariales de la titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos (USYPA). Aplicar el procedimiento de las audiencias solicitadas por el personal interno y externo al titular de la USYPA Atender al personal y al público en general solicitante de audiencias con el titular de la USYPA. Atender la comunicación telefónica. Realizar el mecanografiado o captura de documentos correspondientes al despacho de la USYPA. Valorar periódicamente la eficiencia de los procedimientos de recepción, envío y control de la correspondencia y del archivo. Proponer adecuaciones a los procedimientos de la correspondencia y audiencias. Proponer y asistir a los cursos de capacitación tendientes a mejorar su desempeño secretarial. Vacante

16 SECRETARIA (Continúa) Integrar, actualizar y resguardar el archivo de la correspondencia de la titular de la Unidad. Prever los materiales de oficina y solicitar la autorización del titular de la Unidad. Integrar al sistema de información integral de la USYPA, información respecto del seguimiento de la correspondencia y sus resultados. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Vacante

17 INFORMÁTICA OBJETIVO Desarrollar sistemas y programas computacionales que permitan mejorar los niveles de eficiencia y eficacia administrativa de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. FUNCIONES Crear y fomentar sistemas y programas de informática administrativa de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYPA). Constituir un sistema integral de datos e información de la USYPA. Innovar sistemas y programas automatizados en la USYPA. Apoyar en la operación de los equipos de cómputo en las áreas de la USYPA. Capacitar al personal de las áreas de la USYPA en la operación de equipos de cómputo. Prever el mantenimiento de los equipos de cómputo de la USYPA. Participar en la evaluación de la eficacia y eficiencia de los sistemas, programa y equipos de cómputo. Proporcionar la información digital a la Unidad de Información Pública de la Secretaría. Mantener actualizados los manuales de Organización y Procedimientos en formato digital interactivo para que estén disponibles en el módulo de transparencia de esta Secretaría de Educación. I.S.C. Oscar Eduardo cruz

18 INFORMÁTICA (Continúa) Asistir a las reuniones que la autoridad inmediata, considere necesarias. Estar actualizado en los aspectos técnicos necesarios para el mejor desempeño de sus actividades. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. I.S.C. Oscar Eduardo cruz

19 ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Analizar, organizar y coordinar la revisión e implementación, así como, el seguimiento de la aplicación de los Manuales de Organización de las Direcciones, Jefaturas y áreas que integran la Secretaría de Educación de manera adecuada a fin de coadyuvar en su desempeño diario. FUNCIONES Coordinar la operación de las funciones, actividades y políticas establecidas en los manuales de organización en materia de Administración. Mantener actualizados los manuales de organización, según corresponda. Asesorar a las diferentes áreas de la Secretaría de Educación en la formulación de los Manuales de Organización. Proponer al titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYPA) nuevas estrategias y/o procedimientos para el desarrollo de las actividades de la Unidad. Mantener una estrecha coordinación con las Unidades Administrativas de la Secretaría para asesorar sobre la creación o diseño de nuevos modelos organizacionales. Organizar la difusión de las normas y lineamientos existentes para la elaboración de nuevos manuales administrativos. Coordinar las actividades que estén relacionadas a la incorporación, adecuación y actualización de funciones a los Manuales Administrativos. L.A.E. Ivan Partida Ortega

20 ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Informar periódicamente al titular de la USYPA, sobre la situación que guarda la información contenida en los manuales de organización. Participar en las reuniones que la autoridad inmediata superior considere necesarias. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. L.A.E. Ivan partida Ortega

21 ANALISTA OBJETIVO Apoyar en el estudio y análisis de información relacionada a la estructura y diseño de Sistemas y Procedimientos Administrativos e instrumentos de administración, para coadyuvar al diseño e integración de estructuras orgánicas eficientes. FUNCIONES Mantener actualizados los registros automáticos de los programas desarrollados en la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYPA). Verificar el cumplimiento de las normas y disposiciones administrativas implementadas en las áreas a través de sistemas y procedimientos administrativos. Auxiliar en la investigación de datos y recopilación de información para efectuar estudios organizacionales de las áreas. Apoyar en el análisis e interpretación de datos que permitan obtener resultados precisos sobre la situación que prevalece en las áreas. Controlar la entrada y salida de información en relación a la estructura organizacional de la Secretaría y de cada área que conforma su estructura. Participar en la elaboración de planes, programas y proyectos orientados a mejorar los servicios que presta la Secretaría de Educación Asesorar técnicamente al personal operativo de las áreas cuando se implementen nuevos sistemas y procedimientos. Vacante

22 ANALISTA (Continúa) Participar en la capacitación de personal cuando por necesidad de funcionamiento del área haya que implementarse un sistema o modificarse algún proceso. Apoyar en la revisión y actualización de los manuales administrativos de la Secretaría de Educación. Apoyar en la revisión y actualización del Catálogo de Servicios de la Secretaría. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Vacante

23 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Analizar, organizar y coordinar la operación de las actividades que estén relacionadas a la revisión así como el diseño de Sistemas y Procedimientos Administrativos que coadyuven a la eficiencia de los servicios educativos de la Secretaría de Educación. FUNCIONES Coordinar la operación de las funciones, actividades y políticas establecidas en los manuales de procedimientos en materia de administración de los recursos de la Unidad. Mantener actualizados los manuales de procedimientos de las Unidades Administrativas, según corresponda. Proponer al titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYPA), nuevas estrategias y/o procedimientos para el desarrollo de las actividades de la Unidad. Mantener una estrecha coordinación con las Unidades Administrativas de la Secretaría para asesorar sobre la creación o diseño de nuevos procedimientos administrativos. Organizar la difusión de las normas y lineamientos existentes para la elaboración de nuevos manuales de procedimientos. Coordinar las actividades que estén relacionadas a la incorporación, adecuación y actualización de nuevos procedimientos a los manuales administrativos. Participar en la reuniones que la autoridad inmediata superior considere necesarias. L.I. Dulce Angélica del Carmen Álvarez Espinosa

24 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Estas funciones son enunciativas más no limitativas. L.I. Dulce Angélica del Carmen Álvarez Espinosa

25 GESTIÓN DE CALIDAD OBJETIVO Analizar, organizar y coordinar las actividades relacionadas con la asesoría para realizar Manuales Administrativos en materia de calidad y certificaciones en las áreas adscritas a la SEGE. FUNCIONES Coordinar la información necesaria para la operación de las funciones, actividades y políticas establecidas en los manuales de organización y procedimientos en materia aplicables a las certificaciones de calidad. Mantener un vinculo estrecho de trabajo con el personal de Gestión de Calidad de la Secretaría a fin de apoyar el proceso de certificación. Analizar con el equipo de la unidad de Sistemas y Procedimientos si las funciones y procedimientos estipulados en los manuales corresponden a las mejores estrategias que permitan elevar la calidad educativa. Apoyar en el análisis de los sistemas y procedimientos administrativos para que estos cumplan con técnicas de calidad eficientes que agilicen los procesos. Elaborar planes de capacitación referentes a la realización de Manuales Administrativos. Coordinar la logística necesaria para capacitar al personal en la realización, así como en técnicas de calidad en lo referente a Manuales Administrativos. Verificar que los manuales administrativos cumplan con todos los requisitos marcados por la metodología emitida por Oficialía Mayor para su aprobación inmediata. L.A.E. Sonia Elena Alvarado González

26 GESTIÓN DE CALIDAD (Continúa) Participar en la reuniones que la autoridad inmediata superior considere necesarias. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. L.A.E. Sonia Elena Alvarado González

27 AUTORIZACIÓN RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara Titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos REVISÓ Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización AUTORIZAN SECRETARIO DE EDUCACIÓN OFICIAL MAYOR Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez C.P. Humberto Picharra Carrete

28 CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES FECHA NOMBRE FIRMA CARGO ACTUALIZACIÓN FECHA Parte del Manual que se Actualiza Hoja (s) que se modifica (n): FORMULÓ REVISÓ AUTORIZO Titular Admtvo. De la dependencia Dirección de organización y Métodos Oficial Mayor