Windows Share Point Services Unión Portal Informativo UIFCE

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1 Windows Share Point Services Unión Portal Informativo Autores: GUSTAVO ALEJANDRO OSPINA ALDANA SERGIO FERNANDO GARZON RINCÓN Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Miguel Ibáñez Solís Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón Luís Alfonso Nieto Ramos Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Información: Analista de Sistemas de Álvaro Enrique Palacios Villamil BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE 2007

2 Windows Share Point Services Unión Portal Informativo Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Miguel Ibañez Solis Auxiliares de Investigación: Alvaro Esneyder Roncancio Andrea Patricia Garzón Andrés Felipe Pérez Murcia Andrés Felipe Sanchez Baquero Andrés Mauricio Arias Toro Brayan Ricardo Rojas Carlos Ernesto González Vargas Carlos Hernan Porras Carolina Acosta Romero Cristian Camilo Ibañez Daniel Hernan Santiago Diego Andrés Gil Elkin Giovanni Calderón Erika Zuley Guerrero Gustavo Alejandro Ospina Javier Mauricio Ravelo John Alexander Fernandez Rueda Jorge Alexander Cerón Juan Camilo Rojas Juan Carlos Peña Robayo Juan Felipe Reyes Rodriguez Jurley Sosa Karen Lorena Gutiérrez Leidy Carolina Rincón Luis Alejandro Pico Maria Inés García Ramírez Miguel Angel Valderrama Oscar Javier Rivera Claro Roberto Alejandro Sanchez León Rodrigo Acosta Sergio Fernando Garzón Tatiana Bravo Yelitza Barbosa Zareth Manzón Garnica Zuleidy Johana Barrero Nieto Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE 2007

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO RESUMEN ABSTRACT INTRODUCCIÓN COMPARACIÓN FUNCIONAL SHAREPOINT PORTAL INFORMATIVO Análisis paralelo funcionalidades PRIMERA PRUEBA: SHARE POINT WEB DESIGNER SEGUNDA PRUEBA: IMPORTAR UN PAQUETE WEB PUESTA EN MARCHA OTRAS APLICACIONES CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

4 1. RESUMEN El siguiente documento, es el resultado final de la puesta en marcha de un plan de integración de dos aplicaciones existentes en la : Share Point y Portal Informativo. Dicha aplicación surge como la necesidad de una consolidación de los canales de información y la idea de construir una herramienta que permita la unidad de información, asi como la accesibilidad apropiada a la misma, para responder a los requerimientos de cada dependencia. Se plantea el problema y posteriormente se incluyen los pasos que se siguieron para la migración de una aplicación a otra y las pruebas que se llevaron acabo para lograr el objetivo. Por ultimo se muestran los resultados de cada prueba, asi como el resultado final. 2. ABSTRACT Se presentan las alternativas de integración de contenido web externo al portal de comunicación Sharepoint Services y los resultados econtrados en cada una de las pruebas. Además se presenta un analisis comparativo entre el portal informativo; que es el contenido a integrar, y el portal sharepoint con el fin de proporcionar herramientas de juicio para la selección de alguno de los portales dada incompatibilidad de estos. 4

5 3. INTRODUCCIÓN La existencia de aplicaciones que permitan flujo adecuado de información de las organizaciones, es un aspecto que debe tenerse presente en la estrategia que sus directivos se tracen para el alcance de los objetivos misionales y funcionales de las dependencias y de los entes en general. Estas herramientas, deben contar con las características propias para cada necesidad, para cada instancia y para cada usuario; así mismo, se requiere que la aplicación escogida unifique características que permitan el desarrollo de actividades, el acceso fácil pero restrictivo, la personalización de posibilidades y de manera indiscutible la unidad. Es en este último aspecto, La unidad, donde debe hacerse gran énfasis. La búsqueda y aplicación de la herramienta que permita consolidar esfuerzos y que responda cabalmente a las necesidades de la organización, desde las más básica a la más compleja, en términos de flujo informativo, es el factor pilar del funcionamiento apropiado de los canales, evita la fuga de información y proporciona cultura organizacional. Si se tiene como dada la existencia de diversas formas de comunicación, que ponen en peligro el fin mismo por los cuales fueron creados, es conveniente realizar en primera instancia un análisis exhaustivo de cada una, tomar decisiones de pertinencia, y finalmente desechar (de ser necesario) las aplicaciones que impliquen doble esfuerzo. Posteriormente, la búsqueda de integración debe realizarse asumiendo las probabilidades, los requerimientos y haciendo pruebas concientes que diluciden si es conveniente la unificación o si por el contrario no es ejecutable. 4. COMPARACIÓN FUNCIONAL SHAREPOINT PORTAL INFORMATIVO Para el proceso de unificación de estas dos herramientas informáticas, es necesario conocer cada uno de los aspectos que corresponden a cada 5

6 una, no solo para establecer una comparación en términos de integridad, sino para evitar duplicidades en el trabajo de incorporación de las diferentes herramientas. A continuación se muestran mediante un comparativo, las herramientas de cada una: Item Característica Windows SharePoint Services 1 Alertas Sí Si 2 Personalización basada en explorador Sí No 3 Paneles de discusión Sí No 4 Bibliotecas de documentos Sí Si 5 Área de documentos Sí Si 6 Área de reuniones Sí No 7 Listas Sí Si 8 Integración con Microsoft FrontPage 2003 Sí No 9 Encuestas Sí Si 10 Plantillas Sí No 11 Páginas de elementos Web Sí Si 12 Áreas de trabajo y sitios Sí Si 13 Noticias Sí Si 14 Sitios personales* No No 15 Perfiles de usuario* No No Portal Informativo *Disponible solamente con Windows SharePoint Portal Server Alertas: Permiten avisar cuando se agrega o actualiza información en un sitio del portal y en los orígenes de contenido asociados. Personalizar sitios Web en el explorador: La personalización básica se puede realizar dentro del explorador, puede realizar personalizaciones básicas como agregar una lista, o cambiar el diseño de la página principal entre otras. Paneles de discusión: Constituyen un foro para conversar sobre temas de interés para el grupo. Por ejemplo, para que los integrantes del grupo sugieran actividades. 6

7 Bibliotecas de documentos: Son colecciones de archivos que se comparten con los integrantes del grupo. Por ejemplo, se puede crear una biblioteca de documentos comunes para un proyecto. Áreas de documentos: Es un sitio de que se centra en uno o más documentos. Varios compañeros pueden trabajar a la vez fácilmente en un documento actualizando periódicamente los cambios que se hayan guardado en la copia del área de documentos. Sitio de área de reuniones: Es una Web que permite centralizar toda la información y materiales para una o más reuniones. Permite publicar una agenda de la reunión, crear una lista de asistentes, guardar los documentos que se planean discutir, dejar constancia de los resultados de la reunión y las tareas de la misma. Lista: Una lista es una colección de información que se comparte con los integrantes del grupo. Por ejemplo, puede crear una hoja de inscripción para un evento o una lista de ideas. Encuestas: Las encuestas ofrecen un medio para realizar sondeos entre los integrantes del grupo. Plantillas de sitios: Se utilizan para personalizar un sitio y guardarlo de forma que otros usuarios puedan crear otros similares posteriormente. Páginas de elementos Web: Es un tipo especial de página Web que consolida datos, como por ejemplo listas y gráficos, así como contenido Web, como texto e imágenes, en un portal de información dinámico creado en torno a una tarea común o interés especial. Áreas de trabajo y sitios: Permiten crear sitios web en torno a temas comunes o grupos al interior de una organización. Noticias: Permite publicar información importante en la página principal,. Puede ser contenido basado en texto o un vínculo que lleve a un elemento de noticia existente, como un artículo sobre un servicio de noticias. 7

8 5. Análisis paralelo funcionalidades Func. /Desempeñadas/total Portal Informativo 8/16 Windows SharePoint Services 14/16 De las 16 funciones básicas que se enumeraron anteriormente para ser desempeñadas por un portal institucional, Windows SharePoint ofrece significativamente mayor numero de servicios a la unidad. Las funcionalidades que no logra satisfacer el portal informativo son: Personalización basada en explorador Paneles de discusión Área de reuniones Integración con Microsoft FrontPage 2003 Plantillas Que ofrecen estas funcionalidades a la unidad: Personalización basada en explorador: Funciones básicas de uso frecuente como publicar una noticia o una actividad, pueden ser desarrolladas por cualquier usuario con permisos suficientes mediante su explorador de Internet, lo que representa un ahorro significativo de tiempo al descentralizar estas labores del IT asignado y sin requerir mayor capacitacion ni conocimientos especificos de paginas web pues todo se realiza mediante botones. Paneles de discusión: Las discusiones que actualmente deben realizarse mediante mensajes de correo en Outlook de forma ineficiente en terminos de tiempo y efectividad son creadas de forma facil en un lugar centralizado en Sharepoint. Área de reuniones: Es una solucion informática para el proceso de las reuniones en una organización, desde la citación hasta la documentación del acta y demas tareas resultantes del encuentro. 8

9 Integración con Microsoft FrontPage y SharePoint designer: Ofrece la creacion y edicion de contenido web de una forma simplificada y asequible a usuarios con conocimientos basicos en estos temas descentralizando las labores web del IT. Plantillas: Permite una facil normalizacion del contenido creado en los sitios web acorde a la imagen institucional deseada guardando configuraciones de color, logos, estilo y demas correspondientes al aspecto general de las paginas. 6. PRIMERA PRUEBA: SHARE POINT WEB DESIGNER Para desarrollar un paquete web, debe abrirse primero el Web site destino y de esta manera importar el paquete web al destino. 1. En el menú Archivo, dé clic en Open Site 2. En el cuadro de dialogo de Open Site, busque y elija el sitio Web a donde quiere importar el paquete Web. Posteriuomente de clic en abrir. 3. En el menú Archivo, en la parte Importar de click en Paquete Personal Web. 4. Busque y elija el paquete Web que quiera importar. Dé clic en abrir. 5. En la caja Destino, haga lo siguiente: Para implementar el Paquete Web en un Web Site, borre el nombre de archivo. Por ejemplo, cambie Web site/my Web package a Web site. Para implementer el Paquete Web en una subcarpeta del sitio, puede utilizar el destino dado por defecto o puede buscar otra carpeta de su preferencia mediante el comando buscar. 6. Dé clic en importar. 7. En el cuadro de dialogo de alerta de seguridad escoja ejecutar. 9

10 Para importar un paquete Web con Share Point Designer: 1. Inicie SharePoint Designer En el menú Archivo, haga clic en Abrir sitio Web, haga clic en el sitio Web a partir de el que desea crear el paquete Web y a continuación, haga clic en Abrir. 3. En el menú Archivo, elija Exportar y a continuación, haga clic en Personal Web Package. 4. Si desea ver las dependencias de los archivos que agrega al paquete Web, siga estos pasos: Haga clic en Mostrar dependencias. Las dependencias son de archivos adicionales de los que requieren los archivos seleccionados funcionar correctamente. En el cuadro Dependency checking, configure uno de los valores siguientes: En el cuadro Título, escriba un nombre para el paquete Web. En el cuadro Descripción, escriba una descripción del paquete Web. En el cuadro Autor, escriba el nombre que desea que otros usuarios vean cuando consultan las propiedades del paquete Web. En el cuadro Compañía, escriba el nombre de su compañía si desea. Web Package Properties permite a usuarios ver información acerca del paquete Web antes de que lo importan. Ha de agregar esta información antes de guardar el paquete Web. No puede agregar más adelante esta información al paquete Web. 5. Haga clic dos veces en Aceptar. 10

11 6. Guarde el paquete Web. Para ello, siga estos pasos: En el cuadro Nombre de archivo de los cuadros de diálogo Guardar archivo, especifique el nombre que desea utilizar para el paquete Web. De forma predeterminada, el nombre que especifica en el cuadro Título del cuadro de diálogo Web Package Properties aparece en el cuadro Nombre de archivo. Especifique la ubicación en la que desea guardar el paquete Web y a continuación, haga clic en Guardar 7. Salga de SharePoint Designer Asi como la funcion 'crear paquete web' puede utilizarse para importar contenido web externo, tambien puede utilizarse para crear copia de seguridad o para distribuir el contenido del portal sharepoint. Sin embargo, existen ciertas limitaciones. Puede empaquetar, exportar e importar contenido desde un sitio de grupo o un sitio personal a un sitio de portal. En un sitio de portal de Microsoft Office SharePoint Server 2007, un subsitio o Mi sitio Web (por ejemplo, de usuario/) aparece en Office SharePoint Designer 2007 como un sitio típico de Windows SharePoint Services. Sin embargo, diferencias de arquitectura en Mi sitio Web evitan que se importen paquetes Web desde sitios de Windows SharePoint Services. Pueden surgir problemas si el paquete Web se exportó desde un sitio Web de distinto tipo que el sitio al que se importa. Por ejemplo: Un paquete Web exportado desde un sitio de Windows SharePoint Services debe importarse a otro sitio de Windows SharePoint Services. Un paquete Web exportado desde un sitio de grupo o un sitio personal a un sitio de portal de Office SharePoint Server 2007 debe importarse a otro sitio de grupo o personal en un sitio de portal de Office SharePoint Server

12 7. SEGUNDA PRUEBA: IMPORTAR UN PAQUETE WEB Importar un paquete Web Para distribuir un paquete Web, abra primero el sitio Web de destino y, a continuación, importe las páginas Web en ese sitio. 1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir sitio. 2. En el cuadro de diálogo Abrir sitio, busque y haga clic en el sitio Web en donde desee importar el paquete Web y, a continuación, haga clic en Abrir. 3. En el menú Archivo, elija Importar y después haga clic en Paquete Web personal. 4. Busque y haga clic en el paquete Web que desee importar y, a continuación, haga clic en Abrir. 5. En el cuadro Destino, siga uno de los procedimientos siguientes: Para distribuir un paquete Web en un sitio Web, elimine sólo el nombre del archivo del paquete Web. Por ejemplo, cambie sitio Web/Mi paquete Web a sitio Web. 6. Para distribuir un paquete Web en una subcarpeta de ese sitio, o bien utilice el destino predeterminado, o haga clic en Examinar y elija otra carpeta del sitio Web. Por ejemplo, la dirección URL de destino puede ser sitio Web/Mi paquete Web o sitio Web/Documentos de grupo. 7. En el cuadro Elementos del paquete Web para importar, desactive las casillas de verificación de los archivos que no desea importar. Asegúrese de que las casillas de verificación de los archivos que desea importar estén activadas. 8. Para ver la información sobre las propiedades descrita por quien creó el paquete Web, haga clic en Propiedades. Haga clic en Aceptar cuando termine de ver esa información. En la lista Dependencias externas, también se pueden ver los archivos que el paquete Web utiliza pero no incluye. 9. Haga clic en Importar. 10. En el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en Ejecutar para importar el paquete Web. 11. Haga clic en No ejecutar para cancelar la importación. Importante Como los paquetes Web contienen código que se podría utilizar de forma malintencionada, asegúrese de que 12

13 cualquier paquete Web que importa procede de un origen de confianza. 12. En el caso de que archivos del paquete Web tengan el mismo nombre que archivos del sitio Web de destino, se le solicitará si desea "Volver a usar la lista compatible y sus datos" o "Volver a implementar una nueva instancia de la lista y cambiar el nombre de 'Lista/Vínculos' a 'Listas/Copia de seguridad (1) de los vínculos'". Si distribuye un archivo nuevo, el archivo que ya existe cambia de nombre; por ejemplo, Anuncios se denominará Anuncios (1). 8. PUESTA EN MARCHA Como primera instancia se realizó la importación de la pagina Share Point a Web designer para de esta forma poder importar el paquete web o plantilla. 13

14 Inicialmente se creo la plantilla con las herramientas de exportación de Web Designer. 14

15 Mediante Share Point services se creo el sitio de prueba para la importación del paquete web y de la plantilla. 15

16 La prueba con plantilla no permitió realizar la importación. Por esta razón fue necesaria la creación del Paquete Web personalizado con los pasos enunciados en el presente informe y se realizó la importación. 16

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18 Para importar el paquete web, WSP Designer realiza una advertencia de seguridad para ejecutar el procedimiento. Dicha notificación debe ser aceptada. 18

19 9. OTRAS APLICACIONES Se realizaron pruebas con diferentes opciones y programas ejecutables compatibles con SharePoint, creados con el fin de facilitar la migración de sitios. Dichos programas permiten el Backup de sitios basados en SharePoint, con el fin de que a estos sea importado contenido externo. Stsadm.exe: s una aplicación de línea de comandos que ofrece un conjunto completo de operaciones WSS para administrar servidores y sitios Sharepoint. Las secuencias de comandos de la solución automatizan este proceso permitiéndole instalar y crear una instancia por lotes o realizar estas tareas de manera secuencial. Se puede ahorrar mucho tiempo a la hora de instalar muchos.stp y crear instancias para una gran cantidad de sitios. 19

20 Smigrate.exe: Puede realizar un respaldo completo de una colección de sitios usando esta herramienta. La herramienta no necesita SQL Server, pero el usuario necesita tener derechos locales de Administrador en el servidor de SharePoint. Para respaldar sitios individuales, utilice la herramienta "SharePoint Migration Tool" (smigrate.exe). Este método no produce una copia completa del sitio, pues se pueden perder algunas personalizaciones o configuraciones en el proceso, como por ejemplo, configuraciones de seguridad del sitio y definiciones de usuarios y grupos. El usuario no necesita ser Administrador local para utilizar la herramienta, aunque si debe ser Administrador de SharePoint o del sitio a respaldar. 10. CONCLUSIONES La integración de contenido web externo con Sharepoint depende de que estas tecnologías externas esten basadas o sean compatibles con tecnologías Microsoft. Dado que el portal informativo fue construido sobre tecnología php, las herramientas compatibles con sharepoint para la integración de contenido externo, no logran incorporar efectivamente el contenido del portal informativo. Luego de el analisis comparativo de funcionalidades de ambos portales, y teniendo en cuenta los criterios de efectividad en la comunicación y descentralización de labores del IT, resulta una mejor solucion como portal de comunicación de la unidad Windows Sharepoint. Se sugiere la utilización de Sharepoint como solucion de comunicación para la unidad de informática, sin embargo, cabe resaltar que el trabajo adelantado en el portal informativo puede ser aprovechado como guia de diseño y construccion del portal sharepoint en cuanto a sus secciones y apariencia gráfica. 20

21 De esta manera, en la eventual implementacion de Sharepoint ya se tendria un mapa de sitio claro con secciones y contenidos listos para ser cargados asi como una imagen corporativa definida, sumado esto a los nuevos servicos proporcionados por sharepoint. 11. BIBLIOGRAFIA Ayuda de Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003 Guía de Administrador de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Fernández Hinojosa Pablo. Senior Consultant. Microsoft SharePoint 2003: Nueva Generación, nuevas funcionalidades. Dirección de Informática: Departamento de Servicios Académicos de Informática. DINE. Tecnológico de Monterrey. Manual de SharePoint