VISUALINSCRIPCIONES - 2. POSIBLES PROBLEMAS DE INSTALACIÓN (RED CORPORATIVA SIN PERMISOS DE CONTROL)

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1 - 1. INSTRUCCIONES PARA LA INSTALACIÓN. VISUALINSCRIPCIONES - 2. POSIBLES PROBLEMAS DE INSTALACIÓN (RED CORPORATIVA SIN PERMISOS DE CONTROL) - 3. CÓMO REMITIR VISUAL INSCRIPCIONES A LOS CENTROS ESCOLARES PARTICIPANTES PARA QUE REALICEN SU INSCRIPCIÓN? - 4. MANUAL DE AYUDA. 1. INSTRUCCIONES DE INSTALACIÓN DE VISUALINSCRIPCIONES VISUALINSCRIPCIONES es un formulario inteligente diseñado para realizar las inscripciones en las competiciones de campo a través de la ADS de forma automatizada, y que además facilitará la posterior realización de las clasificaciones en tiempo real durante las competiciones. VISUALINSCRIPCIONES está desarrollado en VISUALBASIC para Aplicaciones contra el motor de bases de datos Access de Microsoft, por lo que no es necesario ningún proceso de instalación de VISUALINSCRIPCIONES, siempre y cuando el ordenador donde se ejecute tenga instalado Microsoft Office en cualquiera de sus versiones iguales o superiores a Microsoft Office XP (Es decir, Microsoft Office 2002-XP, Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007). Si quieres ejecutar VISUALINSCRIPCIUONES desde un ordenador que no tenga instalada ninguna versión de Office, existe la posibilidad de poder ejecutarlo instalando el RUNTIME de Access El RUNTIME de Access 2007 es un programa de licencia gratuita que facilita Microsoft desde su página de descargas, y cuya utilidad es poder ejecutar aplicaciones desarrolladas en Access sin que el ordenador disponga de una licencia de Microsoft Office. El RUNTIME de Access 2007 pesa 57 Megas, y el tiempo de descarga estimado con conexión ADSL es de 10 minutos aproximadamente. Cuando descargues el RUNTIME de Access 2007, instálalo y a partir de ese momento podrás ejecutar tanto VISUALINSCRIPCIONES, como cualquier aplicación desarrollada con Access. Para que pueda funcionar el RUNTIME de Access 2007 es necesario que el ordenador disponga de un sistema operativo versión, como mínimo, Windows XP SP2 (ServicePack 2). También es compatible totalmente con Windows Vista La página web oficial de Microsoft para descargar el RUNTIME Access 2007 en español es la siguiente: 2. POSIBLES PROBLEMAS DE INSTALACIÓN El problema más habitual que suele ocurrir cuando no se puede ejecutar VISUALINSCRIPCIONES suele ser que se intente ejecutar desde un ordenador perteneciente a una Red Corporativa (Muy frecuente en el caso de los I.E.S) y que no se disponga de control total sobre la carpeta donde se ha descargado VISUALINSCRIPCIONES. VISUALINSCRIPCIONES es una aplicación informática que lógicamente ejecuta código programado para desarrollar su funcionalidad, y por lo tanto, es necesario ejecutarlo desde una ubicación donde se tenga permiso de lectura, escritura y control total sobre los archivos de esa ubicación. 1

2 Para ejecutar VISUALINSCRIPCIONES desde un ordenador perteneciente a una Red Corporativa es necesario que el administrador de la Red conceda permisos de control total en la carpeta donde esté ubicado VISUALINSCRIPCIONES, de lo contrario no se podrá ejecutar. La solución alternativa a este problema es copiar VISUALINCRIPCIONES en un ordenador que no esté en una red corporativa que tenga restringidos determinados permisos a los usuarios de la misma. 3. CÓMO REMITIR VISUAL INSCRIPCIONES A LOS CENTROS ESCOLARES PARTICIPANTES PARA QUE REALICEN SU INSCRIPCIÓN? Como se ha indicado anteriormente, VISUALINCRIPCIONES es una aplicación de Access compilada, por lo tanto, la extensión del archivo de VISUALINSCRIPCIONES es (.mde). El nombre completo del formulario de inscripción, por lo tanto será VisualInscripciones(MunicipioOrganizadorAño).mde Puede ocurrir alguna dificultad en remitir vía Visulainscripciones.mde como archivo adjunto, ya que la mayoría de los servidores de correo electronico, por cuestiones de seguridad, impiden el envío de programas ejecutables, para evitar la posibilidad de que tengan código dañino para el equipo, por lo tanto, la mayoría de los archivos ejecutables con extensiones conocidas que se remitan como archivo adjunto en un correo electrónico, el propio servidor los elimina de los mensajes. Para solucionar este problema, el municipio organizador podrá enviar VISUALINSCRIPCIONES a los Centros Escolares participantes cambiándole la extensión al archivo ejecutable para que no se elimine del correo electronico como archivo adjunto. Para ello, antes de adjuntarlo como archivo en el correo a remitir a los Centros Escolares participantes, se deberá cambiar la extensión.mde por la extensión (por ejemplo).jos. De esta forma, no se eliminará este archivo en el correo electronico. Es decir, renombrar VisualInscripciones.mde por VisualInscripciones.jos Cuando lo reciba el correspondiente Centro Escolar y descargue el archivo en su ordenador, posteriormente deberá cambiar nuevamente la extensión, a su extensión original, para poder ejecutarlo, es decir, renombrar de VisualInscripciones.jos a VisulaInscripciones.mde Si la configuración del sistema operativo está determinada como ocultar las extensiones de los archivos conocidos, no será posible realizar el cambio de extensión, por lo que habrá que indicar al sistema operativo (Windows) que muestre las extensiones de los archivos conocidos de la siguiente manera (Dependiendo de la Versión del sistema operativo de que se disponga): PARA WINDOWS VISTA (Mostrar extensiones de nombre de archivo) Una extensión de nombre de archivo es un juego de caracteres que se agrega al final de un nombre de archivo para determinar cuál es el programa que debe abrirlo. Sigue los pasos que se incluyen a continuación para que Windows muestre estas extensiones de archivo. (por defecto Windows no las muestra) 1.Haz clic en el botón Inicio, en Panel de control, en Apariencia y personalización y, a continuación, en Opciones de carpeta. 2.Haz clic en la ficha Ver y, a continuación, en Configuración avanzada; 2

3 Desactiva la casilla Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y, a continuación, haz clic en Aceptar. Para volver a dejar Windows sin que muestre las extensiones de archivo (si es que así lo prefieres), realiza los mismos pasos anteriores y activa la casilla de Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y, a continuación, haga clic en Aceptar. PARA WINDOWS XP (Mostrar extensiones de nombre de archivo) 1.Haz clic en el botón Inicio, Configuración, en Panel de control, en Opciones de carpeta. 2.Haz clic en la ficha Ver; Desactiva la casilla Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y, a continuación, haz clic en Aceptar. OTRA OPCIÓN: Si lo anterior pueda parecer algo complicado, existe también la posibilidad de que los Centros Escolares-Equipos se descarguen VisualInscripciones(MunicipioOrganizador).mde de la pagina WEB de la A.D.S ( sin tener que renombrar el archivo, es decir, descarga directa. NOTA: Se recomienda enviar este archivo/manual de Instalación a los municipios participantes. 4. AYUDA- INSTRUCIONES VISUALINSCRIPCIONES Para rellenar el formulario de inscripción hay que seguir cuatro pasos muy sencillos. 1º En primer lugar, hay que indicar el MUNICIPIO del que se está realizando la inscripción, y a continuación el Centro Escolar - Equipo correspondiente. 2º Pinchar en la ficha de la categoría correspondiente a la inscripción, e introducir los siguientes campos obligatorios, como mínimo para cada deportista; Nombre, primer apellido y año de nacimiento. Hacer este paso para todas las categorías de un Centro Escolar-Equipo, y si se desea inscribir a más equipos, se deberá indicar el nuevo Centro Escolar-Equipo en la etiqueta correspondiente en la parte superior del formulario, e introducir todos los deportistas de ese nuevo equipo, y así con cada nuevo Centro Escolar - Equipo. 3º Pulsar el botón con el icono de la impresora para ver una vista previa de la inscripción realizada, y escoger la impresora correspondiente si se quiere imprimir en papel la inscripción, para comprobar todos los datos que se van a remitir al municipio organizador. 4º Pulsar el botón que indica "ENVIAR INSCRIPCIÓN AL MUNICIPIO ORGANIZADOR", esto abrirá automáticamente el servidor de correo electrónico instalado en su equipo, y dejará preparado un a remitir al organizador con toda la información de la inscripción. Es decir, estará relleno ya la dirección de correo electrónico del organizador, el asunto y el archivo adjunto (en formato Excel) con los datos de la inscripción. Si todo está correcto, pulsar el botón ENVIAR del gestor de correo electrónico, y el proceso de inscripción habrá finalizado. ALGUNOS POSIBLES PROBLEMAS AL ENVIAR LA INSCRIPCIÓN: - No todos los equipos tienen la misma versión de Excel instalada, y el paso anterior puede dar algún problema de versiones, por lo que VISUALINSCRIPCIONES cuenta con otro botón, debajo del anteriormente indicado (ENVIAR INSCRIPCIOPN EN EXCEL) para facilitar que VISUALINSCRIPCIONES pueda remitir la inscripción en el formato Excel disponible en su equipo. Si no ha podido enviar la inscripción 3

4 según el paso 4º, pulse el botón (ENVIAR INSCRIPCIÓN EN EXCEL) e indique alguna de las versiones de Excel (*.xls) que le aparecerán en la ventana emergente. - No todos los equipos permiten que otros programas abran automáticamente el gestor de correo electrónico predeterminado, por lo que VISUALINSCRIPCIONES cuenta con un tercer botón (CREAR ARCHIVO EXCEL CON INSCRIPCIONES), que será la opción que utilizaremos en el caso de que con los dos botones anteriores hayamos tenido algún problema al remitir la inscripción. Pulsando este botón, VISUALINSCRIPCIONES generará un archivo Excel con la inscripción a remitir. Por lo que deberemos guardar este archivo Excel generado, en algún lugar de nuestro ordenador, para posteriormente adjuntarlo en un correo electrónico, que deberemos mandar manualmente, y remitírselo al municipio organizador a la dirección de correo electrónico que nos indique. Por último, si ninguna de las opciones anteriores ha funcionado (posiblemente porque no tengamos instalada ninguna versión de Excel en nuestro ordenador) la solución será remitir el archivo completo de inscripciones al municipio organizador y asunto resuelto. Gracias. CREAR SITIO DE CONFIANZA VISUALINSCRIPCIONES está desarrollado en visual Basic para aplicaciones contra Microsoft Access. Microsoft, apuesta por la seguridad en los equipos, por lo que siempre que intentes abrir una aplicación programada de Office, que no esté ubicada en un sitio de confianza (subdirectorio de confianza), previamente aparecerá una incómoda ventana emergente indicándote si quieres o no activar el contenido de los módulos programados de esa aplicación, como es el caso de VISUALINSCRIPCIONES. Si te resulta incómodo, que siempre que habrás VISUALINSCRIPCIONES aparezca previamente dicho mensaje, deberás indicar quieres crear un sitio de confianza en el subdirectorio donde esté ubicado VISUALINSCRIPCIONES. Esto lo puedes realizar pulsando él botón de la parte superior de VISUALINSCRIPCIONES denominado CREAR SITIO DE CONFIANZA. Una vez que hayas creado, como sitio de confianza, el subdirectorio desde el que se está ejecutando VISUALINSCRIPCIONES, a partir de ese momento, siempre que lo ejecutes, se abrirá normalmente con toda su funcionalidad sin que vuelva parecer el molesto mensaje de aviso. Si prefieres no crear el sitio de confianza, siempre que abras VISUALINSCRIPCIONES, para que sea operativo, deberás habilitar el contenido del mismo. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si has realizado algo no previsto en el formulario puede y que éste te indique que algo no es correcto, o te avise qué vas hacer alguna acción importante, como puede ser el caso de dar de alta a un Centro Escolar - Equipo que no esté registrado en el sistema. EL EQUIPO QUE NO ESTÁ EN EL SISTEMA Debes de asegurarte que realmente no existe ese Centro Escolar - Equipo en el sistema con un nombre parecido, y si efectivamente no existe, deberás pulsar la tecla ACEPTAR para darlo de alta. GUARDAR DEPORTISTA Si cuando intentas guardar un deportista, o pinchar en una fila en blanco para introducir un nuevo deportista, no has rellenado previamente, como mínimo, su nombre, primer apellido y la fecha de nacimiento, el sistema avisará que debes hacerlo antes de guardarlo, o antes de desplazarse a la inscripción de un nuevo deportista. Si no quieres seguir con los datos de ese deportista, debes de pulsar la tecla ESC para que se deshaga lo que has introducido de forma incompleta, y poder continuar con la inscripción, o finalizar la sesión de la misma. ELIMINAR UN DEPORTISTA Si VISUALINSCRIPCIONES te ha indicado antes, que debes de rellenar todos los campos obligatorios, y no lo has hecho, y quieres borrar ese deportista incompleto. Primero deberás pulsar la tecla ESC, o pulsar el botón DESHACER, para que se quede en blanco lo que has introducido de forma incompleta, y por lo tanto, de esta forma, no necesitarás borrar al deportista. 4

5 Sólo puedes borrar un deportista que previamente lo hayas introducido correctamente, es decir, indicando como mínimo, su nombre, primer apellido y el año de nacimiento. AÑO DE NACIMIENTO INCORRECTO Si quieres introducir un deportista cuyo año de nacimiento no se corresponde con ninguna categoría de la competición, VISUALINSCRIPCIONES, no te lo permitirá. En el caso de que quieras introducir un deportista en categoría MiniBenjamín con un año de nacimiento superior a los dos posibles indicados, deberás obligatoriamente indicarle el año más próximo existente al año real de nacimiento, dado que el sistema, informáticamente no te permitirá otros años de nacimiento, aunque es posible que la organización de la competición si lo permita en el caso exclusivamente de la categoría MiniBenjamín, por lo que la solución a este problema, será la indicada. 5