Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física

Transcripción

1 El de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 2164 Ordinaria, celebrada el día veintitrés de noviembre del año 2011, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión Nº 2164 Ordinaria, celebrada el día veintitrés de noviembre del año dos mil once. Dr. Francesco Leone Durante Rector Dr. Francisco Ugel Garrido Secretario General 1/107

2 DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTENIDO DEL MANUAL Introducción Base Legal Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Procedimientos Administrativos de la Dirección Recepción y Registro de Solicitud de Servicio Contratación de Proyecto Elaboración y Aprobación de Proyecto Selección de Empresa por Consulta de Precios hasta Unidades Tributarias Selección de Empresa por Consulta de Precios Mayores a hasta UT Selección de Empresa por Concurso Cerrado Selección de Empresa por Concurso Abierto Contratación de Obras y Servicios Tramitación de Pago de Valuaciones Tramitación de Inicio de Obra Acta de Terminación o Amonestación por Incumplimiento Tramitación de Paralización de Obras Tramitación de Prórroga de Finalización Tramitación de variaciones de Precio Tramitación de Obras Adicionales Tramitación de Modificaciones del Contrato Acta de Recepción Provisional y Definitiva 2/107

3 DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTENIDO DEL MANUAL Medición de Obra Ejecutada Pruebas de Control Cómputos Métricos Revisión de valuaciones Elaborar y Estimar Presupuesto de Obra Procedimientos Administrativos del Dpto. de Mantenimiento (PAD) Contratación de servicios de Mantenimiento. Verificación Diaria de Parámetros del Chiller Programación de Mantenimiento Elaboración de Ticket Programados Elaboración de Solicitud de Servicio de Mantenimiento Elaboración de Orden de Trabajo Ejecución de Solicitudes de Servicio u Ordenes de Trabajo Ingreso de Materiales de Almacén Control de Materiales de Almacén. Formulación de los procedimientos del departamento de Mantenimiento. Procedimientos Operativos de Mantenimiento (POM). 3/107

4 DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS I N T R O D U C C I Ó N El objetivo de este manual es presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de la Dirección de Planta Física, con la finalidad de formalizar y agilizar los trámites recurrentes que se realizan en toda la dirección y que involucra sus departamentos y unidades así como también ofrecer a la Dirección un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones, de igual forma se quiere garantizar la continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios. Por otra parte, es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el presente documento, a fin de que continuamente cumpla con su objetivo, para ello, cualquiera de los departamentos que detecte la necesidad de actualización de algún procedimiento o de incorporar procedimientos adicionales, deberá establecer el contacto con el departamento de Organización y Métodos para llevar a cabo la actualización. Se espera que este documento sea de utilidad tanto para los funcionarios adscritos a la Dirección de Planta Física, como para cualquier persona que lo necesite. 4/107

5 DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BASE LEGAL Los Procedimientos Administrativos de la Dirección tienen como fundamento legal: Leyes / Decretos: Ley de Contrataciones Públicas, (Gaceta Oficial No de fecha 6/09/2010) Reglamentos: Reglamento de Ley de Contrataciones Públicas, Decreto del 19/05/09 5/107

6 PADPF-01 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO Pág. 1/3 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir para tramitar las diferentes solicitudes de servicio a objeto de dar respuestas oportunas y pertinentes a las unidades académicas y administrativas de la Universidad. 2. NORMAS Toda Solicitud deberá estar debidamente registrada y codificada. El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos. Para efectos de este manual se entenderá como Ingeniero Inspector, los Ingenieros o Arquitectos asignados por el departamento para realizar la Inspección de la obra. A cada solicitud se le asignará un responsable que se encargará de atenderla y dar la información técnica necesaria a objeto de que se tome la decisión de ejecutarla. El Consejo técnico de la Dirección de Planta Física estará integrado por el y los Jefes de los Departamentos de Infraestructura y Mantenimiento. El Consejo Técnico de la Dirección de Planta Física será quien tome la decisión acerca del resultado de la Solicitud, en primera instancia sobre el tipo de obra o servicio a realizar. 6/107

7 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE PADPF-01 SERVICIO Pág. 2/3 3. CONTENIDO PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN 1 2 DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO 3 JEFE DE DEPARTAMENTO 4 INGENIERO INSPECTOR 5 JEFE DE DEPARTAMENTO Recibe el Memo de Solicitud o Solicitud verbal por parte de las autoridades, revisa, realiza las verificaciones correspondientes en cuanto a prioridad y ajustes a las políticas institucionales establecidas: De resultar procedente, envía al Departamento correspondiente. Si no procede, se programa para el año siguiente y le informa a la unidad solicitante. Recibe la solicitud, registra y codifica según el correlativo que corresponda (coloca el número correlativo en la parte superior derecha). Entrega al Jefe del Departamento. Recibe solicitud, define el tipo de Servicio y asigna responsable. Registra en control de solicitudes. Realiza inspección en la unidad solicitante y elabora Informe de Evaluación, donde indica el monto aproximado de la obra o servicio. Firma y entrega al Jefe del Departamento. Revisa Informe de Evaluación, se reúne con el Consejo Técnico (, Jefe Dpto. de Mantenimiento y Jefe Dpto. de Infraestructura) a objeto de tomar la decisión que corresponda: Si se requiere contratar el proyecto, va al procedimiento PADPF 02. Si se requiere elaborar un proyecto, emite copia del Informe y la entrega al Funcionario Asignado, archiva solicitud + informe (originales). Ir al procedimiento PADPF-03. 7/107

8 PADPF-01 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO Pág. 3/3 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN 6 DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA Si ya tiene el proyecto aprobado remitirse a los procedimientos : Si procede Consulta de Precios hasta Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-04. Si procede Consulta de Precios desde a Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-05. Si requiere Concurso Cerrado, va al procedimiento PADPF-06. Si requiere Concurso Abierto, va al procedimiento PADPF-07. 8/107

9 CONTRATACIÓN DE PROYECTOS PADPF-02 Pág. 1/3 Lcda. Delia Dellanira Castillo (OyM) 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos que se deben cumplir para la contratación de proyectos de ingeniería y arquitectura. 2. NORMAS El presente procedimiento se regirá por la normativa interna y podrá utilizarse el Manual de Contratación de Servicios de Consultoría de Ingeniería, Arquitectura y profesiones afines del Colegio de Ingenieros de Venezuela. Al momento de presentar la oferta y en la contratación se deberá exigir todo lo que el proyecto requiera según el tipo de obra o servicio, tales como: Proyecto arquitectónico, Cálculos estructurales, Cálculos sanitarios, Cálculos eléctricos, cálculos mecánicos, dibujos de planos, Cómputos métricos, Presupuesto base, Plan de Trabajo, Memoria descriptiva del proyecto, estudio de suelo, Levantamiento Topográfico entre otros. 3. CONTENIDO PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN 1 Solicita a Proyectistas los presupuestos u oferta del proyecto JEFE DE DEPARTAMENTO DIRECTOR Recibe el Presupuesto u oferta del servicio y remite a la Unidad de Costos y Contratos. Revisa las ofertas conjuntamente con la Unidad de Costos, preparan informe y entrega al para su revisión y aprobación. Aprueba la oferta conveniente y solicita al Administrador el Pre-Compromiso Una vez que recibe el Pre-Compromiso, une con informe aprobado y entrega a la Unidad de Costos y Contratos. 9/107

10 CONTRATACIÓN DE PROYECTO PADPF-02 Pág. 2/3 Lcda. Delia Dellanira Castillo (OyM) PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS ADMINISTRADOR SECRETARIA DE DIRECCION Registra el servicio en el sistema e Imprime original y copia del Contrato. Entrega al Administrador copia del Contrato junto con el Pre- Compromiso Entrega a la secretaria de la Dirección, el Informe, Presupuesto u oferta del servicio más original del Contrato para que archive transitoriamente. Anula el Pre-Compromiso y emite en original y copia el Apartado Presupuestario o Compromiso del servicio. Une copia del Contrato con el original y copia del Apartado Presupuestario o Compromiso, hace firmar el Apartado Presupuestario o Compromiso por el responsable autorizado de afectar el presupuesto y envía a la Dirección de Finanzas. Recibe de la Dirección de Finanzas copia Firmada y sellada del Apartado Presupuestario o Compromiso. Entrega a la Secretaria de la Dirección de Planta Física copia del Apartado Presupuestario o Compromiso firmado y sellado por la Dirección de Finanzas. Recibe del Administrador copia del Apartado Presupuestario o Compromiso firmado y sellado por la Dirección de Finanzas. Extrae del archivo transitorio Informe más Presupuesto u oferta del servicio y Contrato original. Saca dos (02) copias del Contrato. Forma expediente en carpeta con: Apartado Presupuestario o Compromiso firmado y sellado por la Dirección de Finanzas, Informe + Ofertas + Contrato en original y 2 copias 10/107

11 CONTRATACIÓN DE PROYECTO PADPF-02 Pág. 3/3 PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN 13 Se comunica con el proyectista a objeto de que se SECRETARIA DE presente a firmar el Contrato (original y 2 copias). 14 DIRECCION Una vez firmado por el proyectista, entrega expediente junto con el Contrato al para la firma. 15 DIRECTOR Revisa que el contrato este firmado por el Proyectista y la aprobación del Apartado Presupuestario o Compromiso por parte de la Dirección de Finanzas. Firma Contrato y entrega a la secretaria. 16 Remite original del contrato + anexos al Departamento encargado de la Obra para su SECRETARIA DEL archivo en el expediente, control y ejecución. DIRECTOR 17 Entrega al proyectista una copia del Contrato firmado para su control JEFE DE DEPARTAMENTO Archiva copia del Contrato + anexos en el Expediente de costos. Recibe el Proyecto por parte del proyectista. Revisa que cumpla con lo establecido en el contrato. De no estar conforme, se comunica con el proyectista y acuerdan los detalles para que este corrija. De estar todo correcto aprueba el Proyecto y envía al Administrador para procesar el pago. 11/107

12 PADPF-03 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTO Pág. 1/2 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir para la elaboración de proyectos y posterior presentación para su aprobación. 2. NORMAS El Anteproyecto de la obra debe ser presentado al solicitante, a objeto de darle el visto bueno a la propuesta. El proyecto podrá contener, entre otros: Elaboración de Memoria Descriptiva del Proyecto, Anteproyecto, Cálculos Estructurales, Cálculos Sanitarios, Cálculos Eléctricos, Cálculos Mecánicos, Dibujos de Plano, Cómputos Métricos, Elaboración de Presupuestos Base y Estimaciones, Plan de Trabajo, en caso de ser requerido Estudio de Suelo y Análisis de Precios Unitarios (APU). El Consejo Técnico está integrado por el y los Jefes de Departamento. 3. CONTENIDO PASO CARGO/UNIDAD DESCRIPCIÓN FUNCIONARIO ASIGNADO JEFE DEL DEPARTAMENTO 5 CONSEJO TÉCNICO Recibe del Jefe del Departamento copia del Informe. Revisa el informe, se comunica con el solicitante y acuerda día y hora de Inspección. Realizar inspección en el sitio de la obra, con el objeto de conocer los requerimientos del proyecto. Elabora Anteproyecto de la obra y presenta al Solicitante. Una vez aprobado por el solicitante, lo entrega al Jefe del Departamento. Revisa y presenta el Anteproyecto en Consejo Técnico para su aprobación. Si no está conforme, devuelve el Anteproyecto para los ajustes necesarios. 12/107

13 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN FUNCIONARIO ASIGNADO JEFE DEL DEPARTAMENTO SECRETARIA DEPARTAMENTO PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y APROBACIÓN PADPF-03 DE PROYECTO Pág. 2/2 Una vez conforme, hace entrega del Anteproyecto al funcionario asignado. Elabora el Proyecto contentivo de: Proyecto Arquitectónico Cálculos Estructurales. Cálculos Sanitarios. Cálculos Eléctricos. Cálculos Mecánicos. Dibujos de Planos. Cálculos Cómputos Métricos. Presupuesto Base. APU cuando se requiera. Plan de Trabajo. Elaboración de Memoria Descriptiva del Proyecto. Estudio de suelo (de ser necesario). Presenta el Proyecto al Jefe del Departamento para su revisión. Recibe Proyecto con todos sus anexos revisa y presenta al Consejo Técnico para su aprobación. Luego de aprobado en Consejo Técnico, envía el Proyecto al procedimiento que corresponda para su posterior ejecución: Si procede Consulta de Precios hasta Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-04. Si procede Consulta de Precios desde a Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-05. Si procede Concurso Cerrado, ir al procedimiento PADPF-06. Si procede Concurso Abierto, ir al procedimiento PADPF /107

14 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS PADPF-04 HASTA 1500 U.T Pág. 1/4 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir en la Dirección de Planta Física de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, para seleccionar las empresas contratistas que realizarán las obras, por la modalidad de Consulta de Precios hasta 1500 Unidades Tributarias. 2. NORMAS La ejecución de este procedimiento debe realizarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Las consultas de precios hasta por U.T no requerirán las visitas al sitio de la obra, ni los Análisis de Precios Unitarios. El Análisis de las ofertas para rangos menores a 1500 Unidades Tributarias se deberá tomara en cuenta el precio y los lapsos de las ofertas. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratista, se deberá tramitar el pre-compromiso. Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado. Todo proyecto debe tener anexo el presupuesto base. La comisión de Planta física podrá sugerir prorrogas para la presentación de las ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobada por el. La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de la Dirección de Planta Física deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión, o informarles del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento. La Comisión de Contrataciones deberá suscribir el Acta de Inicio del proceso. 14/107

15 CONTINUACÓN DE LAS NORMAS Cuando en el Acto de Apertura de Ofertas, no se presente ninguna empresa, la Comisión deberá Declarar Desierto el proceso y elaborar el Acta correspondiente. Cuando las empresas Soliciten aclaratorias del proceso de Contratación, el funcionario deberá responder las aclaratorias por escrito y remitirlas a la secretaria del departamento, con el objeto de ser entregadas o enviadas por correo electrónico o Fax a las empresas participantes, dejando constancia del hecho. PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN Con el Proyecto, solicita al Administrador de la Dirección de Planta Física la tramitación de la Disponibilidad 1 DIRECTOR Presupuestaria o Pre-compromiso. Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-compromiso, une Proyecto con la 2 Disponibilidad y remite a la Comisión de Contrataciones 3 4 COMISIÓN DE CONTRATACIONES PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 UT CÓDIGO PADPF-04 Pág. 2/4 Revisan la Disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepción. Revisan listado de empresas inscritas en el Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan al menos tres (3) empresas basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratación. 5 6 UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario encargado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones. Elaborar el Pliego de Condiciones, le anexa Proyecto + Pre-Compromiso y entrega a la Comisión de Contrataciones para su revisión. 15/107

16 CÓDIGO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PADPF-04 PRECIOS HASTA 1500 UT Pág. 3/4 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN COMISIÓN DE CONTRATACIONES SECRETARIA DE LA COMISIÓN Revisar el pliego de Condiciones con sus anexos, de estar conforme, indica a la Secretaria que elabore el Acta de Inicio. Recibir de la Comisión de Contrataciones el Pliego de Condiciones con sus anexos, a objeto de realizar la invitación a las empresas seleccionadas. Elaborar Acta de Inicio del proceso, indica las empresas seleccionadas, hace firmar por el de Planta Física y envía a la Unidad de Costos y Contratos junto con el Pre-Compromiso para archivar en el expediente de la Contratación de la Obra COMISION DE CONTRATACIONES Realizar las Invitaciones, hace firmar por el y se comunica con las empresas seleccionadas a objeto de Indicarles que pueden pasar a retirar el Pliego de Condiciones, para presentar las Ofertas. Entregar los pliegos a las empresas seleccionadas y hace firmar el Acta de retiro de pliegos o remite por correo electrónico, conformando la recepción. Preparar el acta de Recepción y Apertura de Ofertas, entrega a la Comisión. Reunidos reciben las ofertas de cada empresa, según las condiciones del pliego a la fecha, hora y lugar pautado. Se elabora Acta de Recepción de las ofertas y la firman los integrantes de la Comisión de Contrataciones de la Dirección de Planta Física, observadores y los representantes de las empresas participantes. Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación 16/107

17 CÓDIGO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PADPF-04 PRECIOS HASTA 1500 UT Pág. 4/4 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN 16 UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS Evalúa las ofertas, elabora Informe Técnico y envía a la Comisión de Contrataciones para su revisión. Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, 17 COMISION DE analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación y CONTRATACIONES entregan al. Revisa la Evaluación de las ofertas y el Acta, de tener 18 alguna objeción la comunican a la Comisión de Contrataciones para que realice los ajustes necesarios, de lo contrario firma el Acta en señal de Autorizar y Adjudicar o Declarar Desierto el proceso, según sea el caso. 19 DIRECTOR Una vez Adjudicada: Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados. Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados. En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes. Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archive documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento Contratación de Obras y Servicios PADPF-08 17/107

18 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE HASTA U.T PADPF-05 Pág. 1/5 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos administrativos previos a cumplir para iniciar los trámites de contratación de Empresas para obras o servicios por la modalidad de Consulta de Precios desde hasta Unidades Tributarias. 2. NORMAS La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratistas, se deberá tramitar el pre-compromiso. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado. Todo proyecto debe tener anexo el Presupuesto Base. La comisión de Contrataciones de Obras Menores podrá sugerir prorrogas para la presentación de las ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobada por el Vice-Rector Administrativo. Para análisis de Ofertas mayores a 1500 Unidades Tributarias, se deberá tomar en cuenta la matriz de evaluación indicada en el Pliego de Condiciones según el rango de unidades tributarias que se este analizando. Los Análisis de Precios se requieren cuando las ofertas superen las 1500 Unidades Tributarias. La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de Obras Menores deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión o del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento. 18/107

19 CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS La Comisión de Contrataciones deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso. Los procesos cuyos montos superen las 2500 U.T deberá incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social. Cuando en el Acto de Apertura de Ofertas, no se presente ninguna empresa, la Comisión deberá Declarar Desierto el proceso y elaborar el Acta correspondiente. 3. CONTENIDO PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN 1 2 JEFE DE DEPARTAMENTO PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE HASTA U.T PADPF-05 Pág. 2/5 Con el proyecto, solicita al Administrador de la Dirección, la tramitación del Pre-Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria. Una vez que recibe por parte del administrador el Pre- Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria, une con el Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Comisión de Contrataciones COMISIÓN DE CONTRATACIONES UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepción. Revisan listado de empresas inscritas en el Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan el número de empresas a invitar según la modalidad de contratación, basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratación. Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario designado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones. 19/107

20 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE HASTA U.T PADPF-05 Pág. 3/5 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN Elabora el Pliego de condiciones y Anexa soportes al 6 UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS pliego. 7 Realiza el Cronograma de Actividades de la consulta DIRECTOR DE PLANTA FISICA SECRETARIA DE LA COMISIÓN Entrega el Pliego de Condiciones y Cronograma de Actividades al de Planta física para su revisión. Revisa el pliego de Condiciones e indica a la secretaria que lo remita vía electrónica a la comisión para su revisión. Recibe el pliego y lo envía por correo electrónico a la comisión. En caso de no recibir objeción por parte de la comisión se inicia el proceso. Elabora Acta de Inicio del proceso indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por la Comisión de Contrataciones. Una vez firmada las archiva en el expediente de la obra, junto con el Pre-Compromiso. Elabora Memorándum de Convocatoria para la Comisión de Contrataciones y las Invitaciones de las Empresas seleccionadas por la comisión. Hace firmar las invitaciones por el de Planta Física. Envía Memorándum de Convocatoria a los integrantes de la comisión Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar las Invitaciones y los pliegos. Entrega las Invitaciones y los pliegos a las empresas seleccionadas y hace firmar el Acta de retiro de pliegos o remite por correo electrónico, conformando la recepción. 20/107

21 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE HASTA U.T PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN FUNCIONARIO ASIGNADO SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO SECRETARIA DE LA COMISION COMISION DE CONTRATACIONES PADPF-05 Pág. 4/5 Realizan visita al sitio de la obra o servicio, según lo pautado en el pliego y elabora la Minuta de Visita al sitio, dejando constancia de las duda o aclaratorias, haciendo firmar por las empresas presentes en la visita. De surgir dudas, o recibir otras aclaratorias, elabora Comunicación de Aclaratoria, firma y hace revisar por el Jefe de Departamento y entrega a la Secretaria del Departamento. Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a cada uno de los representantes de las empresas participantes, haciendo firmar el Acta o acuse de recibo. Prepara el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada) y entrega a la Comisión de Contrataciones. El día y hora pautados para la recepción de la ofertas, reunidos: la Comisión de Contrataciones, las Empresas Invitadas y demás observadores, da inicio a la Recepción y Apertura de las ofertas. Se procede a dar apertura al sobre de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a través de la lista. Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecución). Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas, miembros de la comisión y los observadores en el Acta. Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación. 21/107

22 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE HASTA U.T PADPF-05 Pág. 5/5 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN UNIDAD DE COSTOS Y 25 Evalúa las ofertas, elabora Informe Técnico y envía a la CONTRATOS Comisión de Contrataciones para su revisión COMISION DE CONTRATACIONES Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación o Declaran Desierto el proceso. Hace FIRMAR el Acta por el Vice-Rector Administrativo. Una vez Adjudicada y firmada por el Vice-Rector Administrativo: Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados. Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados. En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes. Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archive documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento Contratación de Obras y Servicios PADPF-08 22/107

23 PADPF-06 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO Pág. 1/5 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos administrativos previos a cumplir para iniciar los trámites de contratación de Empresas para obras o servicios por la modalidad de Concurso Cerrado. 2. NORMAS La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratistas, se deberá tramitar el pre-compromiso. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado. La comisión de Obras mayores podrá sugerir prorrogas para la presentación de las Ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobada por el Rector. La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes que no hayan sido beneficiarios de la adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión y del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento. Los Análisis de Precios se requieren cuando las ofertas superen las 1500 Unidades Tributarias. Los procesos cuyos montos superen las 2500 U.T deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social. Todo proyecto debe tener anexo el Presupuesto Base. La Comisión de Contrataciones deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso. Para análisis de Ofertas de Concurso Cerrado, se deberá tomar en cuenta la matriz de evaluación indicada en el Pliego de Condiciones según el rango de unidades tributarias que se esté analizando. 23/107

24 PADPF-06 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO Pág. 2/5 CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS Para los Concursos Cerrados, se deberá incluir en el pliego de condiciones el Modelo de Garantía de Sostenimiento de la Oferta. 3. CONTENIDO PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO COMISION DE CONTRATACIONES UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS DIRECTOR DE PLANTA FISICA Con el Proyecto solicita al Administrador de la Dirección, la tramitación del Pre-Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria. Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Proyecto de la obra o servicio y entrega a la comisión de Contrataciones. Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepción. Revisan listado de empresas inscritas en el Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan al menos cinco (5) empresas basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratación. Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario encargado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones. Elabora el Pliego de Condiciones y Anexa soportes al pliego. Realiza el Cronograma de Actividades del Concurso, entrega al de Planta Física junto con el Cronograma para su revisión. Revisa el pliego de condiciones e indica a la secretaria que lo remita vía electrónica a la comisión para su revisión. 24/107

25 PROCEDIMIENTO PADPF-06 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO Pág. 3/5 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN SECRETARIA DE LA COMISION FUNCIONARIO ASIGNADO SECRETARIA DE LA COMISION Recibe el pliego y lo envía por correo electrónico a la comisión. En caso de no existir objeción por parte de la comisión se inicia el proceso. Elabora Acta de Inicio del proceso indicando las empresas seleccionadas y Hace firmar por la Comisión de Contrataciones y una vez firmada las archiva en el expediente de la obra junto con el Pre-Compromiso. Elabora Memorándum de Convocatoria para la Comisión de Contrataciones, las Invitaciones de las Empresas seleccionadas por la comisión y hace firmar por el presidente de la Comisión. Envía Memorándum de Convocatoria a los integrantes de la comisión. Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación. Entrega las Invitaciones y los pliegos a las empresas seleccionadas y hace firmar el Acta de retiro de pliegos o remite por correo electrónico, conformando la recepción. Realizan visita al sitio de la obra o servicio, según lo pautado en el pliego y elabora la Minuta de Visita al sitio, dejando constancia de las duda o aclaratorias, haciendo firmar por las empresas presentes en la visita. De surgir dudas, o recibir otras aclaratorias, elabora Comunicación de Aclaratoria, firma y hace revisar por el Jefe de Departamento y entrega a la Secretaria del Departamento. Entrega las Aclaratorias a la Unidad de Costos y Contratos para su revisión y envió a la Secretaria de la Comisión. Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a los representantes de las empresas, haciendo firmar el Acta o 25/107

26 PADPF-06 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO Pág. 4/5 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN acuse de recibo. 18 SECRETARIA DE LA COMISION Prepara el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada) y entrega a la Comisión de Contrataciones. 19 El día y hora pautados para la recepción de la ofertas, reunidos: la Comisión de Contrataciones, las Empresas Invitadas y demás observadores, da inicio a la Recepción y Apertura de las ofertas. 20 Se procede a dar apertura al sobre de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a través de la lista. COMISION DE 21 CONTRATACIONES Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecución). 22 Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas, miembros de la comisión y los observadores en el Acta UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación. Evalúa las ofertas, según la matriz establecida en el Pliego de Condiciones, elabora Informe Técnico y envía a la Comisión de Contrataciones para su revisión. 25 Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación. Hace FIRMAR el Acta por el Rector. 26 COMISION DE CONTRATACIONES Una vez Adjudicada y firmada por el Rector: Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes no beneficiarios y a los descalificados. Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación a los oferentes no 26/107

27 PADPF-06 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO Pág. 5/5 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN COMISION DE CONTRATACIONES beneficiarios y a los descalificados. En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes. Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archive documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento Contratación de Obras y Servicios PADPF-08 27/107

28 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO PADPF-07 Pág. 1/5 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos previos a cumplir en la Dirección de Planta Física para iniciar los trámites de la contratación de empresas por la modalidad de Concurso Abierto. 2. NORMAS: La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratistas, se deberá tramitar el pre-compromiso Lo que no quede claro en este procedimiento, se deberá realizar como lo establece la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado. La comisión de Obras mayores podrá sugerir prorrogas para la presentación de las Ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobado por el Rector. La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes que no hayan sido beneficiarios de la adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión y del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento La Comisión de Contrataciones deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso. Los procesos cuyos montos superen las 2500 U.T deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social. Para los concursos abiertos, se deberá incluir en el pliego de condiciones el Modelo de Garantía de Sostenimiento de la Oferta. 28/107

29 PADPF-07 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO Pág. 2/5 CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS Excepcionalmente, se podrán publicar los llamados a Concurso Abierto en medios de Comunicación de circulación Nacional o regional previa aprobación de la máxima autoridad de la comisión Central de Planificación Para análisis de Ofertas de Concurso Abierto, se deberá tomar en cuenta la matriz de evaluación indicada en el Pliego de Condiciones según el rango de unidades tributarias que se esté analizando. Todo proyecto debe tener anexo el Presupuesto Base. 3. CONTENIDO PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO COMISION DE CONTRATACIONES UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS Con el proyecto, solicita al Administrador de la Dirección, la tramitación del Pre-Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria. Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Presupuesto o Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Comisión de Contrataciones. Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del Aviso Publico, Cronograma y Pliego de Condiciones indicando el lapso de entrega y recepción. Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario encargado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones. Elabora el Pliego de Condiciones del Concurso Abierto, Cronograma de Actividades y Anexa soportes al pliego. Entrega al para su revisión. 29/107

30 PADPF-07 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO Pág. 3/5 PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN DIRECTOR DE PLANTA FISICA SECRETARIA DE LA DIRECCIÒN DE PLANTA FISICA COMISION DE CONTRATACIONES Revisa el Pliego de Condiciones, Cronograma de Actividades y anexos. Indica a la secretaria que lo remita a la comisión para su revisión. Recibe el pliego y lo envía por correo electrónico a la comisión. En caso de no existir objeción por parte de la comisión se inicia el proceso. Recibe y revisa el Pliego de Condiciones y sus anexos, de no existir objeción, indica a la unidad de Costos la realización de la publicación en la página Web de la Universidad y del Servicio Nacional de Contrataciones SECRETARIA DE LA COMISIÓN FUNCIONARIO ASIGNADO Elabora Memorándum de Convocatoria para la Comisión de Contrataciones y hace firmar por el presidente de la Comisión. Envía Memorándum de Convocatoria los integrantes de la comisión. Entrega o envía mediante correo electrónico los pliegos a los representantes de las empresas interesadas en participar y hace firmar por las empresas el Acta de Entrega de Pliegos o acuse de recibo. Realizan visita al sitio de la obra o servicio, según lo pautado en el pliego y elabora la Minuta de Visita al sitio, dejando constancia de las duda o aclaratorias, haciendo firmar por las empresas presentes en la visita. Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a cada uno de los representantes de las empresas participantes, haciendo firmar el Acta o acuse de recibo. Entrega las Aclaratorias a la Unidad de Costos para su revisión y envió a la Secretaria de la Comisión. 30/107

31 PROCEDIMIENTO PADPF-07 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO Pág. 4/5 PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN 14 Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega 15 SECRETARIA DE LA COMISIÒN a los representantes de las empresas, haciendo firmar el Acta o acuse de recibo. Prepara el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada) y entrega a la Comisión de Contrataciones. 16 El día y hora pautados para la recepción de la ofertas, reunidos: la Comisión de Contrataciones, las Empresas Invitadas y demás observadores, da inicio a la Recepción y Apertura de las ofertas. 17 Se procede a dar apertura a los sobres de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a través de la lista. 18 COMISION DE Se van incluyendo los datos en el Acta de Apertura de CONTRATACIONES Sobres y recepción de Ofertas, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecución) UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS 22 COMISION DE CONTRATACIONES Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas, miembros de la comisión y los observadores en el Acta. Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación Evalúa ofertas de acuerdo a la Matriz indicada en el Pliego, elabora Informe Técnico y entrega a la Comisión de Contrataciones. Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación. Hace FIRMAR el Acta por el Rector. 31/107

32 PADPF-07 SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO Pág. 5/5 PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN Una vez Adjudicada y firmada por el Rector: Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la 23 Adjudicación, a los oferentes no beneficiarios y a los descalificados. Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación a los oferentes no COMISION DE beneficiarios y a los descalificados. CONTRATACIONES En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes. Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archiva documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento Contratación de Obras y Servicios PADPF-08 32/107

33 CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS PADPF-08 Pág. 1/3 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir para la emisión y firma de los contratos que se requieran celebrar, a objeto de dar inicio a una obra o servicio. 2. NORMAS La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Este procedimiento aplica para la contratación de empresas para obras o servicios por Contratación Directa, Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Concurso Abierto. El lapso máximo para la firma del contrato es de ocho días hábiles a partir de la notificación. El Compromiso de Responsabilidad Social deberá estar anexo al Contrato, cuando se trate de de Obras superiores a 2500 U.T. El ente contratante recibirá las garantías en un plazo no mayor a cinco días hábiles a partir de la notificación, según lo establece en la ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 3. CONTENIDO PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN 1 2 UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS Solicita al Dpto. de Administración la codificación Presupuestaria de la Obra o Servicio, llena formato con código presupuestario. Registra la obra en el Sistema e Imprime original del Contrato. 3 4 SECRETARIA DE LA DIRCCIÒN Revisa el Contrato y una vez conforme, entrega a la Secretaria de Dirección. Fotocopia el Contrato (02 copias). 33/107

34 PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN 5 PADPF-08 Pág. 2/3 Forma expediente en carpeta con: Presupuesto + Análisis de Precio Unitario +Acta de Adjudicación + Cronograma + Pre-Compromiso + Contrato en original y 2 copias + cualquier otro documento requerido. 6 7 SECRETARIA DE LA DIRECCIÒN Sella cada uno de los documentos archivados en el expediente. Se comunica con el representante de la empresa a objeto de que se presente a firmar el Contrato (original y 2 copias). Una vez firmado envía al Administrador. 8 Emite Compromiso Presupuestario de la obra servicio y anexa al Expediente. o ADMINISTRADOR Si los recursos son de otras unidades, se envía al Administrador de la Unidad, copia del contrato firmado por la Empresa y le solicita el compromiso presupuestario. Recibe de la Unidad descentralizada el compromiso presupuestario, debidamente firmado por el Administrador de los Recursos. Anexa al Expediente. Entrega a la Secretaria de la Dirección de Planta Física para que envíe a la Dirección de Finanzas el Compromiso Presupuestario + Contrato firmado por el contratista + copia del presupuesto + Acta de Adjudicación + Pre-Compromiso a objeto de que se apruebe el compromiso. 34/107

35 CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS PADPF-08 Pág. 3/3 PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN SECRETARIA DE LA DIRECCIÒN Recibe de la Dirección de Finanzas el Compromiso Presupuestario aprobado más documentos soporte. Una vez aprobado el compromiso, envía documentos mas contrato para la firma de quien corresponda según el monto de unidades que se están contratando. Una vez firmado el contrato, fotocopia, entrega al representante de la Empresa una copia del contrato firmado para su control y Archiva otra en el Expediente de la contratación. Remite copia del contrato al Departamento encargado para su ejecución y archivo en el expediente de la obra (Mantenimiento o Infraestructura). 35/107

36 PADPF-09 TRAMITACIÓN DE PAGO DE VALUACIONES Pág. 1/4 1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para iniciar los trámites correspondientes al pago de las Valuaciones. 2. NORMAS Toda Valuación deberá contener, Factura, Recibo, caratula, Relación de Obra ejecutada, mediciones, presupuesto de aumento y disminución y demás documentos que se requieran. Todos los documentos deberán estar firmados y sellados por el representante legal de la empresa. Cuando se trate de de obras que exijan la presencia de Ingeniero residente, la valuación deberá estar firmada por dicho ingeniero. Cuando se trate de una Valuación de Anticipo, la valuación deberá contener Factura, Recibo, la fianza de anticipo y copia del Acta de Inicio. Cuando se trate de una Valuación Final, la misma deberá tener anexo todos los recaudos mencionados en la primera norma de este procedimiento más copia del Acta de Terminación, Cuadro de cierre de la obra y Constancia de Cumplimiento del compromiso de Responsabilidad Social. Toda Valuación en la que se tramite una Variación de Precios (procedimiento PADPF14), Obras Adicionales (PADPF15), modificaciones del contrato (PADF-16) deberá tener anexo una copia del documento que indica la aprobación del tramite, según el procedimiento que corresponda. El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos. El trámite de la valuación se deberá realizar en original más cuatro copias. La factura debe cumplir con los requisitos exigidos por el SENIAT 36/107

37 PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE PAGO DE VALUACIONES PADPF-09 Pág. 2/4 PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIÓN 1 SECRETARIA DPTO. Recibe de la empresa contratista, para la tramitación del pago, de acuerdo a lo establecido en las normas de este procedimiento, original y cuatro copias de la valuación ya revisada por el Inspector de Obras e Ing. Inspector en el Procedimiento PADPF-21 Revisión de valuaciones. 2 Revisa que la documentación esté completa INSPECTOR DE OBRAS e ING. INSPECTOR JEFE DEL DEPARTAMENTO 6 SECRETARIA DPTO. 7 8 ADMINISTRADOR Busca Expediente de la Empresa y ordena la Valuación + documentos de soporte en el mismo y entrega al Inspector de Obras e Ing. Inspector. Recibe de la secretaria valuación en original y copias mas expediente. Accesa la Hoja de cálculo y verifica que los documentos presentados correspondan con lo registrado en la Hoja de cálculo, según procedimiento PADPF-21 Revisión de valuaciones De no estar conforme devuelve al Contratista para su corrección. Una vez conforme, firma la Valuación y entrega al Jefe del Departamento. Revisa la Valuación de Obra Ejecutada, firma y entrega a la Secretaria. Registra la salida de la Valuación en control de tramite (hoja de Excel), coloca sellos del Departamento a la Valuación, el Recibo y la Factura. Entrega al Administrador. Recibe la Valuación + Expediente de Obra. Revisa que contengan las firmas correspondientes y el sello del Departamento Respectivo. Revisa montos y detalles de la factura, saldo, partida y códigos Presupuestarios, verificando que cumpla con lo establecido en el contrato. 37/107