MANEJO DE LIQUIDEZ: GUÍA DE AUTO-ESTUDIO Curso Extendido/Avanzado

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1 MANEJO DE LIQUIDEZ: GUÍA DE AUTO-ESTUDIO Curso Extendido/Avanzado Lección 6: Planeación de Efectivo en Caja Objetivos de Aprendizaje Después de haber estudiado este módulo, usted deberá ser capaz de: Explicar porque el efectivo en caja es de suma importancia para organizaciones micro financieras Describir cómo algunas IMFs evitan totalmente manejar efectivo de caja Especificar los costos de efectivo en caja y explicar la disyuntiva entre costos de mantenimiento y costos de envío Desarrollar reglas elementales para establecer los límites máximos y mínimos del efectivo en caja Usar el modelo Miller-Orr para derivar los parámetros de efectivo en caja con el fin de minimizar costos. Calcular el cambio total de efectivo operativo en caja, por período en una metodología dinámica a la planificación de efectivo en caja Derivar un plan de envíos de efectivo en caja basado en la demanda proyectada GTZ 1

2 Pre -Examen (Ver soluciones al final del módulo) P1 Cuáles de las siguientes afirmaciones son costos de mantenimiento de efectivo en caja? a) seguro b) conteo y verificación de falsificaciones c) costo de transporte blindado d) extravíos por robo e) reserva mínima requerida por el banco central Elija: A) todas las anteriores B) a), b), c) y e) C) a), b), c) y d) P2 Cuál es la forma más costosa de mantener liquidez? A) efectivo en caja B) depósitos de ahorro en otros bancos C) inversiones líquidas P3 Si los costos fijos por envío de dinero en efectivo aumentan, sería racional tener: A) menos efectivo en caja B) más efectivo en caja C) la misma cantidad de efectivo en caja P4 Si la prima de seguro por efectivo en caja aumenta del 1% al 2% del promedio del saldo de efectivo en caja por mes, sería racional: A) hacer envíos de efectivo más frecuentes B) reducir el número de envíos de efectivo C) mantener el número planeado de envíos de efectivo GTZ 2

3 6.1 Cuestiones Básicas del Manejo de Efectivo en Caja Para un banco comercial en una economía desarrollada, el dinero en efectivo juega un papel insignificante. Los clientes individuales y corporativos acceden a sus cuentas, en primer lugar mediante cheques u órdenes de pago y también abonan sus cuentas principalmente mediante giros bancarios, depósito de pagos de personal u otros instrumentos que no requieren del movimiento físico de billetes y monedas. Por consiguiente, el manejo de efectivo en caja ha sido un tema bastante ignorado dentro del contexto de la banca comercial. Recientemente el efectivo en caja fue redescubierto por bancos comerciales, al mismo tiempo, éstos se encuentran buscando nuevas áreas para disminuir costos con el fin de mantenerse competitivos 14. Importancia del Efectivo en Caja en IMFs Sin embargo, en el mundo microfinanciero, el efectivo en caja desempeña un rol muy importante dentro del manejo de liquidez, en comparación a los bancos comerciales. Dado que la mayoría de las IMFs no actúan como agentes de pago de sus clientes; los desembolsos de préstamo y reembolsos, así como las transacciones de depósitos, son principalmente ejecutadas con dinero en efectivo. Esto significa que la mayoría de los usos de liquidez, así como las contribuciones a ésta son realizadas a través de operaciones de que tienen que ver con movimientos de efectivo de caja. Imaginemos el caso de un banco comunal que no tenga nexo alguno con el sector formal financiero, ni siquiera una cuenta con un banco local u otra IMF. Los fundadores del banco depositan su patrimonio en efectivo, los clientes depositan sus ahorros en efectivo y retiran y reembolsan préstamos también en dinero en efectivo. Igualmente, todos los gastos operativos se pagan con efectivo. Solamente en este ejemplo extremo, se puede decir que el manejo del efectivo en caja es, efectivamente, equivalente al manejo de liquidez. Sin embargo, en la realidad, las más simples y pequeñas operaciones de las IMFs a veces no necesitan manejar efectivo en caja en absoluto, es decir, conducen el negocio sin tocar efectivo físico. Ésta es una opción práctica para las IMFs que no operan con depósitos pequeños y que operan en áreas urbanas, donde pueden emplear cuentas con bancos comerciales para desembolsar préstamos y recibir pagos. Para aquellas IMFs que tienen que mantener algo de efectivo en caja dada su ubicación distante o las expectativas respecto al servicio por parte de sus clientes, la pregunta clave viene a ser: Cuánto de liquidez debería mantenerse en depósitos de bancos u otros activos líquidos y cuánto debería mantenerse en caja? 14 Algunos bancos americanos están comenzando a emplear el software sobre manejo de efectivo en caja basados en conceptos de inteligencia artificial y redes neutrales que dan sus propias conclusiones y mejoran sus proyecciones a medida que pasa el tiempo. GTZ 3

4 Caso 6.1: Asociación de Negocios Alexandria, Egipto La Asociación de Negocios Alexandria (ANA) es una institución de micro préstamos de mediano tamaño que fue establecida en 1989 con la ayuda de USAID. ANA recibe desembolsos de préstamos y recibe pagos en las sucursales de un banco comercial ya establecido. Cuando se cancela un préstamo, ANA simplemente gira un cheque contra su propia cuenta en el banco comercial. Los clientes pueden cobrar el cheque en cualquiera de las 28 sucursales del banco. Los prestatarios cancelan sus deudas en efectivo en cualquiera de éstas sucursales. Los fondos son depositados a la cuenta de la ANA en el banco comercial. Fuente: Tom Dichter, Egypt Alexandria Business Association ABA, Case Studies in Microfinance. World Bank, Otras Dimensiones del Manejo de Efectivo en Caja Debemos notar que en la práctica, el manejo de efectivo en caja implica más que simplemente la pregunta de cuánto efectivo mantener. También se tiene que hacer un seguimiento de las denominaciones de billetes y monedas. Más aún, muchos bancos prefieren devolver efectivo "usado" a una bóveda de la oficina principal o incluso al banco central, donde se verifica que el dinero no sea falso, y donde los billetes en mal estado son separados. Una vez realizado esto, todo es ordenadamente re-empaquetado. Sin embargo, para cumplir con el propósito de este manual, supondremos que el dinero en efectivo está en pequeñas denominaciones para satisfacer todas las necesidades de pago y que la IMF utilizará nuevamente el efectivo que reciba de los clientes. Cuánto se debe mantener en la caja? Por lo tanto, cuánto dinero debemos mantener en caja? Se puede considerar mantener el total de liquidez como efectivo en caja, de esa manera se minimizará el riesgo de quedarse sin dinero. Obviamente, esto no podría funcionar a menos que la IMF cumpla con el respaldo absoluto de efectivo descrito en el ejemplo anteriormente. Normalmente, una IMF tendrá que mantener algo de liquidez en sus cuentas con otros bancos con el fin de aprobar el pago de cheques y cubrir órdenes de pago. Muchas actividades financieras y de inversión, así como los gastos de operación, pasan por cuentas en otros bancos. Ya que las cuentas corrientes con otros bancos son el nexo entre las IMFs y el sistema financiero mundial, una cierta parte de la liquidez debe ser mantenida allí. El Costo de Efectivo en Caja Al decidir la proporción de dinero que se va mantener en caja, se tiene que tomar en cuenta que la caja es un lugar demasiado costoso para mantener liquidez. Además de perder el interés ganado, también se expone al efectivo a riesgo de robo, a menos que esté cubierto por un seguro que también implica altos costos. Es más, el efectivo en caja tiene costos de almacenamiento y de manejo (conteo regular ante la vista de dos personas etc.) y está limitado al tamaño físico de la caja. En consecuencia, la mayoría de los bancos comienzan a mantener la menor cantidad posible de liquidez en efectivo en caja, pero con el cuidado de no quedarse sin dinero en efectivo. El Tamaño de Reservas en Caja versus la Frecuencia de Envíos Sin embargo, mantener una reserva grande en la bóveda no es la única manera de prevenir un déficit de efectivo en caja. Se puede lograr el mismo nivel de seguridad, garantizando que los envíos de efectivo puedan ser traídos rápida y frecuentemente. Esto podría ser tan simple como mandar a un empleado al otro lado de la calle, a la sucursal de un banco formal, a cobrar un cheque retirado de la cuenta de la IMF. Todos los envíos de efectivo, incluso envíos informales cuestan dinero. Este costo normalmente implica una cantidad fija GTZ 4

5 por transacción, independientemente del tamaño del envío. Como ejemplo, los costos de envío pueden incluir: el tiempo del empleado, el guardia de seguridad, el combustible y el mantenimiento para el vehículo usado, el tiempo transcurrido en contar el dinero y completar la documentación para el envío, etc. Obviamente, el costo fijo de un envío de efectivo aumenta según la distancia al banco donde se ordenó el efectivo. De nuevo, comprendemos que el manejo de efectivo en caja es una disyuntiva entre metas conflictivas, muy parecida a la situación que atravesamos cuando se empezó a discutir el manejo de liquidez global. Debido a los sustanciales costos que implica mantener el efectivo, sería mejor reducir el efectivo en caja al mínimo. Si se mantiene reducido el efectivo, y se tiene la intención de cumplir con los requerimientos de pago, se tendría que depositar y enviar efectivo más frecuentemente. El problema con el envío de efectivo, es que su costo es en gran parte fijo, independientemente a la cantidad de dinero transportado. Por consiguiente, sería más eficiente hacer menos envíos grandes, en lugar de muchos pequeños. Menos envíos grandes, sin embargo, aumentarán el saldo promedio de efectivo en caja (bóveda), lo que lleva a costos de mantenimiento más altos. Las Determinantes de Efectivo Optimo en Caja Lo previamente citado apunta claramente a dos de los factores más importantes, que determinarán cuánto efectivo en caja debería mantener un banco: (1) costos fijos de envío y (2) costos de mantenimiento de efectivo en caja El tercer factor a considerar es la forma de medición de la demanda de efectivo. Más adelante en este módulo, se combinarán estos tres factores en un modelo explícito que deriva los niveles óptimos de efectivo en caja con métodos matemáticos (ver 6.3: Modelo de Control de Límite Miller-Orr). Antes de presentar el modelo formal, describiremos algunas alternativas simples y prácticas que puedan conducir a un manejo satisfactorio del efectivo en caja. GTZ 5

6 Preguntas de Repaso Qué hacen algunas instituciones de micro-préstamo para evitar el mantenimiento total de efectivo en caja? Por qué no es práctico mantener la totalidad de liquidez requerida en la caja (bóveda)? Qué factores complementarios, además de la cantidad de efectivo en caja, deberían ser considerados, cuando se diseña un sistema de efectivo en caja? Cuáles son los costos de mantener efectivo en caja? Nombre los tres determinantes del nivel óptimo de efectivo en caja GTZ 6

7 6.2 Reglas Básicas Operativas para el Efectivo en Caja Índice de Reserva del Efectivo en Caja Efectivo en Caja- Dinámico Cuando se busca una simple e intuitiva respuesta acerca de la cantidad de efectivo en caja que se debe mantener, se debería considerar la existencia de los índices de reserva de efectivo en caja. En su forma más sencilla, dicho índice podría ser definido como: Indice de reserva de efectivo en caja = Efectivo en caja Depósitos totales Debido a que los posibles retiros de depósitos son una fuente importante de incertidumbre de las necesidades futuras de efectivo en caja, se debe mantener un cierto porcentaje mínimo de efectivo en caja contra depósitos totales todo el tiempo. Ejemplos de Reglas de Reserva Por ejemplo, el Banco Rakyat, Indonesia, tiene un límite máximo para el mantenimiento de efectivo en caja del 4% de depósitos y un límite mínimo fijo. En 1995 todos los bancos en EE.UU. mantuvieron un promedio de efectivo en caja del 7% comparado con los depósitos de transacción y ahorros. El sistema de indicadores de desempeño para uniones de crédito llamado PEARLS por sus siglas en inglés (o PERLAS, la versión para países latinoamericanos), recomienda un índice de 10% de efectivo en caja contra depósitos retirables. Al ver estos ejemplos, a cualquiera le tentaría especular acerca de cuál sería un buen índice para sus operaciones. Desgraciadamente, no es posible escoger a priori índices, ya sean altos o bajos, a menos que sea por simple conjetura. El índice de reserva de efectivo en caja, puede ser una medida muy útil para hacer una comparación de los niveles en promedio de efectivo en caja entre las distintas instituciones retrospectivamente. Sin embargo, por sí sola, no es suficiente para determinar los niveles de efectivo en caja en un plan a futuro. Pensemos en esto con más cuidado: Se podría escoger el índice de reserva de efectivo en caja, porque se asumiría que la principal necesidad de poseer efectivo en caja proviene de depositantes que desean retirar repentinamente sus fondos. Esto significa que durante el tiempo en que los depósitos están disminuyendo, se intentaría tener más efectivo en caja para estar preparados. Aún así, con el índice de reserva, como la principal herramienta de planeación, una disminución de depósitos ocasionaría que se mantenga menos efectivo en caja durante un período, en el cual los egresos de dinero son más grandes de lo normal. Esta situación no es considerada como una planificación prudente de efectivo. Indice de Reserva combinado con las Proyecciones de Flujo de Caja Una mejor manera de entender el problema del efectivo en caja, sería estimando los flujos de caja durante un período, y después mantener suficiente efectivo en caja como para cubrir los egresos esperados. Una vez que los egresos de depósitos hayan sido cubiertos, existen menos futuros egresos de efectivo en caja potenciales, simplemente porque la base de depósitos es menor. Entonces, el índice de reserva de efectivo en caja puede ser útil para determinar el nuevo mínimo para el mantenimiento de efectivo en caja, después que los egresos hayan ocurrido. La parte complicada acerca de este nuevo tipo de metodología, es el desarrollo de estimaciones para los flujos de efectivo en caja. Se GTZ 7

8 retornará a este punto en el capítulo 6.4: Manejo de Efectivo en Caja Basado en Proyecciones Específicas del Flujo de Caja. Metodología Pasiva de Efectivo en Caja Por ahora, se asumirá que la IMF atravesó un proceso general de planificación de flujo de caja, tal como se describió en el módulo 4 y espera cumplir con todas sus demandas de pago en los siguientes 12 meses. La única pregunta pendiente es la forma en la cual las transacciones se materializarán. Si existe un pago. Ocurrirá este en efectivo o con cheque? Cómo se pagarán los gastos en cheque o en efectivo? Una solución razonable a este problema es simplemente esperar y ver qué ocurre. Bajo esta metodología pasiva, la IMF simplemente mantiene una pequeña porción de efectivo en caja sólo por seguridad, y guarda la mayoría de su liquidez en depósitos de ahorros con bancos o en inversiones altamente líquidas. Si el nivel actual de efectivo en caja disminuye más del límite mínimo, el dinero es enviado a otro lugar y es acreditado a la cuenta del banco de la IMF. Como los envíos de efectivo tienen costos fijos, la IMF no permitiría envíos demasiados pequeños, para lo cual requiere un eficiente lote de envío que se encuentre entre el límite máximo y mínimo. A esta altura, se podría emplear teoría estadística para calcular los valores óptimos de límites de efectivo máximos y mínimos, y para determinar la magnitud del envío. Esto es esencialmente lo que hace el modelo Miller-Orr en el capítulo 6.3. Alternativamente, se podrían usar algunas reglas elementales para establecer los mismos tipos de parámetros de efectivo en caja. Simples Reglas Operativas Existen muchas reglas operativas que se podrían seguir. Algunas pueden tener dar resultados satisfactorios para una específica IMF, pero para otras no. La única forma de decidir entre métodos alternativos, es probarlas en situaciones específicas en las cuales las IMFs operan. Ejemplo de un Sistema de Reglas Simples Analicemos una de las muchas metodología posibles para establecer límites de efectivo en caja. Asumiendo que toma tres días entre ordenar efectivo y recibirlo, se podría echar un vistazo atrás y tomar el egreso diario de efectivo más grande registrado el año anterior y multiplicar esta cantidad por tres días, más un día de margen de seguridad. Si todo el tiempo se mantiene esta cantidad de efectivo en caja, entonces, se podría cubrir cuatro días seguidos de egresos máximos, antes de quedarse sin nada. Por supuesto, se ordena una entrega de efectivo el primer día que no se pueda cubrir la cantidad mínima. El envío llegaría en tres días, mucho antes de quedarse sin dinero en efectivo. Límite mínimo de efectivo en caja = (Nº de días de un ciclo de envío + días de margen de seguridad) x Egreso máximo de efectivo diario Además de almacenar efectivo para el 4to.día, se puede considerar un ajuste para el crecimiento del negocio, el cual nos puede llevar a un incremento gradual del límite mínimo de efectivo. Dicho ajuste es particularmente importante en un país con alta inflación, donde la magnitud de las transacciones de efectivo y el saldo mínimo crecerán constantemente, simplemente por el hecho que el dinero cada vez vale menos. Puede resultar que ese límite inferior sea en realidad uno demasiado alto, ya que la IMF raramente experimentará dos días seguidos de retiros de dinero, menos cuatro días GTZ 8

9 seguidos. En ese caso, se podría empezar a disminuir gradualmente los límites más bajos y poco a poco trabajar para conseguir llegar al mínimo apropiado. Tamaño de Orden La siguiente pregunta es: cuánto dinero la IMF debería pedir una vez que llega al límite mínimo de efectivo en caja? Esto podría ser determinado por el banco comercial donde la IMF pide efectivo, el cual puede que tenga un mínimo de envío. Probablemente también hay un monto máximo que puede ser enviado. Probablemente un monto máximo absoluto que el correo pueda. Incluso si está a disposición un camión blindado, un camión lleno de efectivo es muy probable que sea demasiado para una IMF normal Puesto que basamos nuestro límite mínimo de efectivo en un escenario de máximo cuatro días seguidos de retiro de dinero, es ésta también la cantidad de dinero que deberíamos ordenar si no cubriéramos el límite mínimo?. Se asume que sólo se cuenta con el límite mínimo de dinero en caja (bóveda) después de un infortunado panorama de cinco días seguidos de retiro. Si se supiera el primer día de retiros que se va a tener una tendencia de cinco días de retiros seguidos, resultaría eficiente ordenar un envío grande de efectivo que asegure que se cumpla con el mínimo de efectivo en caja al final del día cinco. Ya que es muy probable que la tendencia de retiro se revierta después de uno o dos días, es más coherente ordenar para un día de retiro que cubra un día, y después ordenar un segundo envío de dinero de la misma magnitud al día siguiente, si es que la tendencia de retiro continúa (ver tabla 6.1 a continuación). Ejemplo de una Regla de Orden de Tamaño Entonces, una regla elemental sería la de crear un tamaño homogéneo de envíos de dinero igual al retiro diario de efectivo en caja más grande efectuado el pasado año (ajustado por crecimiento de la empresa e inflación). Esto permitiría que la IMF siga pasivamente la tendencia presente de efectivo en caja en pequeños incrementos, al mismo tiempo evitará que muchos envíos de dinero sean efectuados el mismo día. Un vistazo a la figura 6.1 aclarará cualquier duda. Un envío de dinero es iniciado tan pronto como el saldo de efectivo en caja más las órdenes de envío en tránsito sean menores que el límite mínimo de efectivo en caja. Si la magnitud del envío fuera solamente de 50,000 pesos en un día en que la IMF experimente un máximo de 100,000 pesos de retiros netos, habría un requerimiento de envío temprano en el día y un segundo requerimiento más tarde, cuando el retiro exceda 50,000 pesos. Cuando el lote estándar es tan grande como el egreso diario máximo, se hará más de una orden de entrega diaria, éste puede llevar el saldo de efectivo tan cerca al límite máximo que en breve se estaría mandando dinero otra vez. Se debería estar seguro que el lote estándar esté en proporción razonable al límite máximo de efectivo, digamos menos que la mitad entre el límite máximo y mínimo. Esto conduciría a la siguiente regla de decisión para determinar la orden de lote estándar próximo. Lote Estándar Próximo = min {egreso diario de efectivo máximo; (límite de efectivo máximo límite de efectivo mínimo)/2} GTZ 9

10 Tabla 6.1:Ejemplo de un Sistema de Ordenamiento Pasivo de Efectivo en Caja. Fin del Día Flujo neto de efectivo en caja Efectivo en caja al final del día Envíos solicitados Efecto de envío Efecto de envíos Efectivo en caja al final del día + envíos en tránsito Supuestos: Límite mínimo de orden: 400 Tamaño standard de orden: 100 Egreso diario máximo de efectivo: 100 Límite Máximo de Efectivo en Caja A continuación, se necesita determinar una regla razonable para el límite máximo de efectivo en caja. Una vez que el límite máximo de efectivo sea alcanzado, la IMF empezaría automáticamente a enviar efectivo en lotes estándares exactos. Parece lógico que el límite máximo debería ser definido en función al límite mínimo de efectivo, al ingreso máximo diario de efectivo y al tiempo del ciclo de envío desde la orden hasta la entrega. La mayoría de IMFs querrán evitar una situación en la que existan órdenes simultáneas pendientes de envíos por llegar y por salir. En otras palabras, parecería ineficiente que un coche blindado llevando efectivo de la IMF no se cruce en el camino con otro coche que está llevando efectivo a la IMF. Si el límite máximo está muy cerca al límite mínimo, podría ocurrir muy fácilmente que el saldo de efectivo se encuentre durante la mañana en el punto mínimo inferior esperando un envío y posteriormente, alcance un punto el límite máximo superior durante la tarde, otorgando una orden para sacar dinero de la IMF. Ejemplo de una Regla de Límite Máximo Imagine que el nivel de efectivo rozara brevemente el punto mínimo y que posteriormente habría sólo ingresos netos de efectivo. Si toma tres días para que el envío llegue a destino, y se quiere evitar que distintos correos (corrieres) se crucen en el camino, incluso con ingresos máximos de efectivo, no se lograría alcanzar el límite máximo antes que el envío en camino haya llegado a destino. Este argumento lleva a la siguiente regla elemental para el límite máximo de efectivo en caja: Límite máximo de efectivo en caja = Límite mínimo + Nº de días del ciclo de envío x Ingreso Máximo Diario GTZ 10

11 Obviamente, se necesita asegurarse que este límite máximo es permisible en términos de límites seguros de efectivo y de capacidad real de almacenamiento en la caja (bóveda). Tamaño de Lote Estándar El último parámetro que se necesita definir en este elemental sistema de efectivo en caja es el tamaño homogéneo de los envíos de dinero. Una vez más, el objetivo es mantener los envíos lo suficientemente pequeños de manera que no rebaje el nivel de efectivo debajo del límite mínimo al día o dos después de haber enviado el dinero, asimismo, tienen que ser lo suficientemente grande, para evitar ordenar más de un envío por día. Entonces, supongamos que hacemos un envío standard igual al máximo ingreso de efectivo por día. Esto aseguraría que como máximo habría un solo envío por día. Si este hecho aún nos mantiene por encima del punto medio entre el límite máximo y mínimo, existirá un pequeño riesgo de recibir un envío poco tiempo después de la salida de otro. Lote de Egreso Standard = min {máximo ingreso diario de efectivo, (límite de efectivo máximo límite de efectivo mínimo)/2}. GTZ 11

12 Preguntas de Repaso Cómo puede ser usado el índice de reserva de efectivo en caja en un plan de efectivo a futuro? Cómo se puede justificar una metodología pasiva para la planeación de efectivo en caja? Cuáles son los parámetros básicos de un sistema pasivo de efectivo en caja? Dé un ejemplo de una regla elemental para determinar el límite mínimo de efectivo en caja. Por qué deben los envíos de tamaño estándares considerar los límites máximos y mínimos? Qué sucede cuando una IMF alcanza el límite máximo de efectivo en caja? Dé un ejemplo de una regla elemental para determinar el límite máximo de efectivo en caja. Dé un argumento a favor por los grandes envíos estándares y otro a favor de los pequeños envíos estándares. GTZ 12

13 6. 3 El Modelo de Control de Límite MILLER-ORR El modelo Miller-ORR está basado en el mismo escenario del manejo de efectivo en caja, tal como fue descrito anteriormente. En lugar de formular reglas elementales para definir los límites máximos y mínimos y tamaños eficientes de órdenes, de este modelo se deriva una solución óptima que minimizará el costo total del efectivo en caja. El modelo Miller- ORR asume que los movimientos diarios del balance de efectivo en caja son la consecuencia de muchas acciones individuales que para el banco parecen ser aleatorias. En cualquier día, el saldo de dinero sube o baja, independientemente del cambio del día anterior. En teoría de probabilidades, esta situación es conocida como aleatoria. El modelo usa propiedades estadísticas aleatorias. y éstas son combinadas con las funciones de costo de gastos de transporte y costos de mantenimiento. Sobre la base de estos supuestos, se puede calcular un límite máximo y mínimo, así como también un punto de retorno óptimo. Derivación de los Parámetros de Efectivo Optimos Los valores óptimos en el modelo Miller-Orr son usualmente calculados suponiendo un límite inferior de efectivo igual a cero. Un límite inferior positivo puede ser posteriormente incorporado fácilmente (es como cambiar un parámetro). El retorno óptimo de efectivo está dado por: 3 x costo e la orden x varianza del salario diario 4 x costo diario de mantener el efectivo en caja 1 / 3 Figure 6.2: Miller-Orr Control Limit Model. Límite Máximo Efectivo Enviado Dinero Enviado in Nivel Optimo de Retorno Límite Mínimo Efectivo Recibido Tiempo El límite máximo de control es tres veces el nivel óptimo de retorno de efectivo: Límite máximo de control = 3 x Nivel óptimo de retorno Se obviará la justificación matemática de los resultados óptimos de acuerdo al modelo Miller-ORR. Sin embargo, es simple observar, que los números introducidos en la fórmula son consistentes con los argumentos intuitivos de los factores importantes que influyen en los niveles de efectivo en caja con el método pasivo. Explícitamente, la fórmula toma en GTZ 13

14 cuenta los costos de mantenimiento de efectivo en caja y los costos fijos por orden de envío. La demanda de efectivo está representada por la variabilidad de los cambios diarios en la posición del efectivo. Cálculo de la Varianza La varianza es calculada como el promedio de la desviación cuadrática del promedio: l n n i= 1 (x 2 i x) Donde n es igual al número de días de la muestra, x i es el saldo de efectivo en caja del día, i y x es igual al promedio del saldo diario de todos los periodos considerados. La varianza es una medida de variabilidad de demanda de efectivo en caja. Una varianza grande conduce a un nivel de retorno de efectivo más alto, a un límite máximo de control más alto y por lo tanto a envíos de lotes de efectivo más grandes. Usando el Modelo Miller-ORR Bóveda-Miller-Orr La figura 6.2 ilustra el uso del modelo Miller-ORR. El administrador del efectivo sólo participa cuando el saldo de efectivo alcanza el límite máximo o mínimo de control. Cuando esto ocurre, la diferencia entre el saldo de efectivo real y el nivel óptimo de retorno de efectivo es la cantidad de efectivo que se transfiere a la IMF o que la IMF transfiere. Por lo general, el banco especificará un saldo mínimo mayor a cero. Este mínimo se convierte en el límite más bajo, tal como lo muestra la figura 6.2. Por consiguiente el límite máximo de control y el nivel óptimo de retorno de efectivo simplemente se elevan paralelamente a la cantidad del límite mínimo. Para entender mejor el modelo Miller-Orr, revisemos este ejemplo. El administrador de la caja estima que los costos fijos por orden será de $100 por transacción, el costo total por mantenimiento anual es de 30% y la varianza de saldos diarios de efectivo es de $35,000. Por ahora, se mantiene la reserva mínima de efectivo en cero y después se calcula el nivel óptimo de retorno de efectivo y el límite máximo de control como sigue: Nivel óptimo de retorno = 3 x $100 x $ 35,000 4 x 0.30 / / 3 = $1,473 Limite de control máximo = 3 x $1,473 = $ 4,419 Si el administrador de la caja desea mantener una reserva de seguridad de $1,000 en todo momento, el parámetro de efectivo en caja verificado resulta: Límite mínimo de control = $1,000 Nivel óptimo de retorno = $2,473 Límite máximo de control = $5,419. GTZ 14

15 Preguntas de Repaso Cuál es el supuesto básico sobre los cambios netos diarios en el saldo de efectivo en caja en el modelo Miller-Orr? Cómo podría ser ajustado el modelo Miller-Orr para reflejar un límite mínimo de caja mayor a cero? Cuánto efectivo es ordenado cuando el saldo de caja alcanza el límite inferior de efectivo en caja más bajo? Cómo considera el modelo Miller-Orr el incremento esperado de requerimientos de efectivo en caja, debido al lanzamiento planificado de un nuevo producto de préstamo? 6.4. Manejo de Efectivo en Caja Basado en Proyecciones de Flujo de Caja Específicos Hasta aquí, nuestra metodología para el manejo de efectivo en caja ha sido caracterizada por el supuesto de que los ingresos y egresos diarios de efectivo en caja son aleatorios. Si bien esta situación se da de esta manera debido a los muchos factores que influyen a la cantidad y al tiempo de demandas de efectivo en caja, parece que se debería encontrar un modo de incluir el conocimiento que se tiene sobre las tendencias esperadas y factores estacionales que coadyuvan al desarrollo de la proyección general del flujo de caja. Demos un vistazo a la proyección del flujo de caja para los siguientes doce meses en la tabla Se podría dar un vistazo a cada ítem y estimar la proporción de efectivo que es transado en efectivo. Si después se reduce la tabla de flujo de caja a sólo flujos de caja físicos, se podría calcular el cambio periódico de efectivo en caja, así como también, el saldo de efectivo en caja acumulado. Así como se hizo anteriormente, se puede comparar este saldo de efectivo en caja operativo o exógeno, con las reservas mínimas de caja predeterminadas y posteriormente realizar acciones administrativas explícitas, como por ejemplo, ordenar una entrega de efectivo o enviar efectivo en exceso a otro destino. La verdadera ventaja del conocimiento anterior acerca de los movimientos del efectivo en caja es el hecho que ahora se puede anticipar las necesidades de efectivo y planificar los envíos de dinero de manera pro-activa, en lugar de simplemente esperar que se llegue al límite mínimo de control. Esto significa que el objetivo del nivel de efectivo al final del primer periodo es dado por el mínimo requerido más el egreso neto esperado en el segundo periodo. GTZ 15

16 Ejemplo Se utilizarán los números del ejemplo previo y una tabla similar para resumir solo las transacciones de efectivo en caja (ver tabla 6.3). Se asumirá que todos los flujos de caja de las actividades financieras ocurren en efectivo en caja, excepto el interés de la deuda a largo plazo, el cual será casi con seguridad remitido mediante una cuenta a una institución financiera formal. Las diferencias para los gastos operativos son más sutiles. Se puede asumir con tranquilidad que los salarios salen de la IMF en efectivo en caja. Incluso si primero el salario es cargado a la cuenta del empleado de la IMF, aún así se puede esperar que todos los salarios netos sean retirados en efectivo de caja poco tiempo después al día de pago. Los beneficios tales como contribuciones al seguro social o los impuestos al empleado, sin embargo, serán, con seguridad, transferidos por la IMF mediante una orden de pago. En este ejemplo, se asume que el gasto total por pago de salarios está conformado por el 70% por sueldos y 30% por beneficios que no implican efectivo. Por experiencia, se podría saber que el 50% de los gastos administrativos y otros gastos operativos tienen que ser pagados por efectivo en caja. Sin embargo, gastos de alquiler del local, no son pagados con dinero en efectivo. Los ingresos por un incremento de capital son recibidos en forma de crédito en la cuenta de la IMF, sin ninguna consecuencia para el efectivo en caja. Dividendos, impuestos y la factura por el equipo de computación son cancelados por medio de una orden de pago. Se asume que sólo un tercio del mejoramiento de las sucursales son pagadas en efectivo en caja, y el resto mediante un cheque. Con esto en mente, se puede recién calcular los cambios esperados de efectivo en caja para los siguientes doce meses (tabla 6.3) y posteriormente planificar los desembolsos de caja basados en los flujos de efectivo en caja esperados (tabla 6.4). El sistema de efectivo en caja mostrado en la tabla 6.4, emplea una reserva mínima de efectivo en caja de 20,000 pesos que debería tenerse en consideración todo el tiempo. El saldo objetivo al final del primer período es igual a la reserva mínima más el egreso esperado durante el segundo período. Si el ingreso neto es esperado en el segundo periodo, el saldo objetivo al final del periodo previo es simplemente igual a la reserva mínima. Saldo objetivo en t i = Reserva mínima + egresos esperados de efectivo en caja en t i+1, si el cambio de efectivo en t i+1 es negativo. = Reserva mínima, en cualquier otro caso. El orden de envío de un periodo en particular, es igual al saldo objetivo en el término del mismo periodo, menos el saldo final de caja, previo a los envíos. Envío en t i = Saldo objetivo en t i - saldo final de caja en t i previo envío. GTZ 16

17 Tabla 6.3: Cambio del Efectivo en Caja Operativo Total antes del Envío (Pesos, miles). Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agost. Sept. Oct. Nov. Dic Total Act. Financieras Depósitos Préstamos Intereses de préstamo Comisión Préstamo /cargos Intereses de depósito Int. deuda a largo pl Pérdidas de Efectivo por préstamos no pagados Efectivo en caja proveniente de act. Financieras Gastos operativos Sueldos & Salarios Gastos de admin Gastos de alquiler, 0.00 mantenimiento y otros Otros gastos oper Efectivo en caja de gastos oper Inv. y Financ. a largo plazo Incremento capital 0.00 Dividendos 0.00 Pago de impuestos 0.00 Compra computadora 0.00 Nueva sucursal. Mejoras en oficina alquilada Préstamo del donante 0.00 Efectivo en caja de Inv. & Fin. a largo plazo Total efectivo en caja Total acumulado efectivo en caja GTZ 17

18 Cómo interpretar la Tabla 6.4 Echemos un vistazo al mes de abril en la Tabla 6.4, por ejemplo. Se empieza el mes con 20,000 pesos en caja, porque se espera un ingreso neto de 46,080 pesos durante dicho mes. Si no se tiene ningún envío de efectivo en abril se podría alcanzar un saldo final de 66,080 pesos. En mayo, se predice un egreso de 137,930 pesos, el saldo objetivo al final de abril por lo tanto es de 20,000 pesos + 137,930 pesos = 157,930 pesos. Con la finalidad de alcanzar este saldo objetivo, se tiene que ordenar un envío de efectivo de 91,850 pesos. Tabla 6.4: Planeación de Efectivo en Caja (Pesos, miles). Fin de Mes Efectivo en caja Efectivo en caja final antes de los envíos Objetivo, fin de mes Orden Dic Ene Feb Marzo Abril Mayo Junio Julio Ago Sept Oct Nov Dic Preguntas de Repaso Cuál es la ventaja de un manejo de caja basado en flujos de caja, comparado con un sistema pasivo de caja basado en parámetros? Defina el balance objetivo de efectivo en caja en un sistema de planeación basado en flujos de caja. Cómo se determina el tamaño del envío en un sistema de bóveda basado en flujos de caja? Explique cada una de las entradas en la fila correspondiente a mayo de 1998 en la tabla 6.4. GTZ 18

19 Ejercicios E1 El Costo del Efectivo en Caja Asuma que los saldos ordinarios de ahorros con su banco, gana 0.01% de interés diario. La prima de seguro del efectivo en caja es de 1% del promedio del saldo de caja diario por mes, que se paga cada mes, basándose en los saldos de efectivo del mes previo. Por experiencia propia, usted estima que otros costos de manejo y almacenamiento de efectivo en caja alcanzarán a 15% del valor por año. Cuál es el costo total de mantener 50,000 pesos en caja por 15 días? Cuál es el costo total diario, expresado como porcentaje, por mantener dicho saldo? E2 Manejo Pasivo de Efectivo en Caja Reglas Elementales Su IMF ha decidido adoptar una metodología pasiva de manejo de efectivo en caja y usted desea probar los parámetros del efectivo en caja propuestos en el capítulo 6.2. Diseñe un plan de efectivo en caja usando el formato de la tabla 6.1. para un horizonte de tiempo de 15 días. Su departamento de contabilidad le dice que el mayor egreso que su institución haya experimentado el año pasado, fue de 50,000 pesos. El ingreso diario más grande que esta registrado es de 30,000 pesos. Los envíos de efectivo hacia y desde el banco comercial de la IMF toma alrededor de 4 días desde que se ordena hasta que se recibe. El recojo de envíos de la IMF se realiza al día siguiente que la orden fue recibida. Cuando calcule el nivel mínimo de efectivo en caja, usted decidirá otorgar un día más como margen de seguridad. Use los siguientes flujos netos de efectivo en caja diarios de las pasadas tres semanas, para ver cómo los parámetros propuestos de efectivo en caja resultaron para su institución. El saldo inicial de efectivo en caja es de 350,000 pesos. Días hábile s Flujo neto de efectivo en caja Días Hábile s Flujo neto de efectivo en caja 1-30, , , , , , , , , , , , , , ,000 E3 Manejo Pasivo de Efectivo en Caja Reglas Elementales Use los mismos datos que en el ejercicio 6.2, pero asuma que su IMF cuenta con un servicio de camión blindado que circula por una ruta establecida una vez a la semana. Las órdenes GTZ 19

20 sólo pueden ser efectuadas cada martes (días 2,7 y 12) y son recogidas o entregadas dos días después. Examine los mismos parámetros de efectivo en caja del ejercicio E2, bajo el nuevo horario de entrega. Qué clase de ajuste usted recomendaría hacer respecto a los parámetros de efectivo en caja en este test de 15 días de duración? E4 Modelo Miller-Orr Bóveda-Miller-Orr Calcule el nivel óptimo de retorno y el límite máximo y mínimo de control, de acuerdo al modelo Miller-Orr, bajo los siguientes supuestos. Los saldos de las cuentas de ahorros ordinarios ganan 0.3% de interés por mes. La prima del seguro del efectivo en caja es 0.5% del saldo promedio de efectivo en caja mensual. Otros costos de manejo y almacenamiento de efectivo en caja vienen a ser 17% del valor por año. La reserva de seguridad de efectivo en caja es de 15,000 pesos y la varianza del saldo diario de efectivo es de 120,000 pesos. Cada envío de dinero significa 1,000 pesos de costos fijos. E5 Planeación Dinámica del Efectivo en Caja Efectivo en Caja- Dinámico Use el cambio de efectivo operativo total del Banco Popular para 1998 mencionado en el ejercicio E6 del módulo 4. Si usted no está seguro acerca de sus propios resultados, refiérase a la sección de soluciones. Extracte el cambio total del efectivo en caja antes de los envíos mensuales en Base sus cálculos en los siguientes supuestos: Todos los flujos de caja provenientes de actividades financieras, excepto el interés de deudas de largo plazo, serán efectuados en efectivo físico (monedas y billetes). El 30% de los ingresos que no están relacionados con la tasa de interés son cobrados en efectivo en caja. Los sueldos y salarios son pagados con el 70% en efectivo en caja y el 30% mediante orden de pago. El 40% de los otros gastos operativos son efectuados por medio de la caja. Todos los flujos de caja de inversión y financiamiento a largo plazo son realizados vía cuentas del banco de la IMF, excepto por la venta de bienes, donde el 10% del precio de compra es recibido como un pago en efectivo. El restante 90% es cobrado pocos días después vía cheque. E6 Planeación Dinámica de Efectivo en Caja Use una tabla similar a la de la tabla 6.4 para planear el efectivo en caja mensual en el PeopleBank para El saldo del efectivo en caja a finales de diciembre de 1997 es $148,781. El nivel mínimo de efectivo en caja deseado es de $150,000. GTZ 20

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