Manual de Usuario Sitio Web. Departamento de Cooperativas.

Transcripción

1 v Subsecretaria de Economía Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción Santiago, 29 de Diciembre de 2008

2 TABLA DE CONTENIDOS 1 INTRODUCCIÓN DEPARTAMENTO DE COOPERATIVAS SITIO WEB DEL DEPARTAMENTO DE COOPERATIVAS DISEÑO DEL SITIO MAPA DEL SITIO DESCRIPCIÓN DE CONTENIDOS PAGINA DE INICIO MENÚ SUPERIOR Inicio Quienes Somos Enlaces o Sitios de Interés Contacto Mapa del Sitio MENÚ IZQUIERDO Normativa Directorio de Cooperativas Capacitación, Estudios y Difusión Supervisión e Información Boletín Informativo: INFOCOOP Programa de Fortalecimiento BID-FOMIN Carta de Derechos Ciudadanos Valores de Certificados Encuesta de Satisfacción MENÚ DERECHO Buscador Tramites en Línea Preguntas Frecuentes Gobierno Transparente Para Emprender Export HelpDesk Diario PYME Instaladores de Software TRAMITES EN LÍNEA SOLICITUD DE CLAVE ENVÍO DE INFORMACIÓN FINANCIERO CONTABLE COMPLETAR AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN COMPLETAR AUTOEVALUACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (T.I.) ESTADO DE DOCUMENTOS ENVIADOS MODELO DE SUPERVISIÓN PREGUNTAS FRECUENTES A LA MINUTA INSTRUCTIVA DEL MODELO DE SUPERVISIÓN CAC ANEXOS INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO SITIO WEB... 20

3 Historial de Cambios Autor Fecha Versión Descripción de Cambios Samuel Vasquez 17/12/ Documento inicial Samuel Vasquez 29/12/ Correcciones según observaciones por revisión. Pág. 1

4 1 Introducción 1.1 El, dependiente de la Subsecretaría de Economía Fomento y Reconstrucción, tiene a su cargo las funciones que le establece la Ley General de Cooperativas, en sus artículos 108 y 109 y como consecuencia de esto le corresponde el fomento del sector cooperativo, mediante la promoción de programas destinados al desarrollo de la gestión y capacidad empresarial, la dictación de normas que contribuyan al perfeccionamiento del funcionamiento de las cooperativas, el registro de las cooperativas vigentes y la supervisión y fiscalización de las mismas. 1.2 Sitio Web del Desde el año 2001, el Departamento ha contado con un sitio web a través del cual comunicarse con sus usuarios y permitir difundir información de noticias, normativas, etc. El primer sitio, construido bajo el CMS Real Info, podía ser accedido con la dirección web: A fines del año 2007, se lanzó una nueva versión del sitio, que incluyo un cambio total en el diseño del sitio, la herramienta gestora de contenidos se cambio a DotNetNuke, y se trabajo en el mejoramiento de los contenidos, pretendido darles un mejor orden y el cumplimiento a las normativa vigente con respecto a los sitios web de gobierno. Además, asumiendo la sigla por la cual es conocido es, el nuevo sitio se publico bajo la dirección web. Cabe señalar que la anterior dirección web sigue siendo vigente y redirecciona al nuevo sitio. El objetivo del presente documento es describir las distintas secciones del sitio web, de manera de facilitar el uso del mismo por parte de los usuarios del Departamento de Cooperativas. Pág. 2

5 2 Diseño del sitio A continuación se puede observar la distribución general de contenidos en la página principal del sitio: Pág. 3

6 El diseño del sitio web cuenta con 5 secciones o áreas de información: Menú superior: Siempre visible Menú izquierdo: El menú de contenidos esta siempre visible. A la vez, dependiendo de la sección del sitio web que se visite aparece un menú secundario, con las opciones de navegación especificas para esa sección. Menú derecho: Solo visible en la pagina inicial Área de contenidos: Es el espacio principal de trabajo, aquí aparecen las descripciones de los artículos o los formularios de trabajo. Pie de pagina: Siempre visible, principalmente provee opciones de contacto con el La navegación por las distintas secciones del sitio web pretende ser intuitiva. El formato de los documentos que se publican es generalmente PDF o Excel. El caso de los PDF, en la página principal se incluye los enlaces para descargar Adobe Reader o Foxit Reader, que son programas gratuitos para leer este tipo de archivos. En el caso de la publicación de videos se utiliza el formato FLV (Flash Video), por lo que para su reproducción se requiere que el usuario tenga instalado Flash Player. El instalador se incluye también en la página principal. Por ultimo, cabe mencionar que dentro de la sección de Trámites en Línea se incluyen ciertos trámites de acceso restringido, para los cuales se requiere contar con un usuario y contraseña emitido por el. En los anexos de este documento se incluye la minuta de instrucciones para la solicitud de clave. Pág. 4

7 3 Mapa del sitio Pág. 5

8 4 Descripción de Contenidos 4.1 Pagina de Inicio En el caso de la página de inicio, en el área de contenidos se presentan los titulares de las noticias mas recientes, junto a una pequeña descripción y la opción de leer el texto completo de la noticias a través del enlace Leer más. Al hacer clic en los enlaces Leer más se puede leer el contenido completo de la noticia y se incluye un botón de Imprimir que imprime el texto de la noticia, sin el diseño grafico del sitio web. Al principio de los titulares se incluye un enlace a Ver noticias históricas, donde se listan todos los titulares de noticias, con la opción de leer sus contenidos en mas detalle Al término de los titulares aparece un botón que se llama Syndicate. La opción de sindicar los titulares permite suscribirse a los titulares de noticias publicadas por el Departamento de Cooperativas. 4.2 Menú Superior Inicio Acceso directo a la página de inicio del Sitio Web Quienes Somos Describe el ámbito de trabajo del, detallando elementos tales como Misión, Visión, Valores y Principios, y Cultura Organizacional. Permite conocer la organización administrativa del Departamento y los enfoques que guían su trabajo Enlaces o Sitios de Interés Enlaces variados a sitios de cooperativas, organismos nacionales e internacionales, instituciones y universidades que tiene alguna relación con el sector cooperativo Contacto Acceso al formulario de contáctenos del Sistema Integral de Atención a Clientes (SIAC). Las consultas, reclamos o sugerencias que el usuario envíe por este sistema son enviadas a las distintas unidades del Departamento para una pronta respuesta. Cabe señalar que es importante indicar correctamente el correo electrónico de contacto para poder enviar la respuesta al solicitante. Pág. 6

9 Pág. 7 Manual de Usuario Sitio Web

10 4.2.5 Mapa del Sitio Presenta un diagrama con las distintas secciones del sitio web. 4.3 Menú Izquierdo Normativa Acceso a la biblioteca de documentos legales que tienen relación con el sector cooperativo. Los documentos se encuentran clasificados por leyes, decretos, resoluciones, normas específicas para algunos rubros, minutas, estatutos, fichas estadísticas y fichas de datos. Para navegar por las distintas secciones de documentos, utilice el menú secundario que aparece en la parte izquierda del sitio. Cada documento indica el formato en que se encuentra y el tamaño en kilobytes. Para descargar un documento, simplemente haga clic en el enlace descargar del respectivo archivo Directorio de Cooperativas Presenta el directorio de cooperativas registradas en los archivos del Departamento de Cooperativas. En esta sección se presenta un buscador de cooperativas, con un conjunto de opciones de filtro: rol, rubro, razón social, sigla, región, comuna, importancia económica, situación y estado. Pág. 8

11 Una vez que el usuario ha indicado las opciones de búsqueda que desea, pulsa el botón Buscar. Se muestra una tabla con las cooperativas que coincidan con los criterios de búsqueda. En caso de ser más de 10 cooperativas coincidentes, al pie de la tabla aparecen los números de paginación, de manera que el usuario pueda navegar entre las distintas páginas de datos. OJO: Bajo la tabla de resultados, aparece un icono de documento Excel, junto al total de cooperativas encontradas. Si el usuario hace clic en el símbolo de Excel, podrá descargar el total de cooperativas coincidentes en una planilla Excel. Pág. 9

12 Para observar la información detallada de una cooperativa, se debe hacer clic en el enlace Ver que aparece en la fila respectiva. Pág. 10

13 4.3.3 Capacitación, Estudios y Difusión Sección especifica para la publicación de material de apoyo provisto por la Unidad de Capacitación, Estudios y Difusión. Dentro de los contenidos que se encuentran disponibles en esta sección se pueden mencionar: Presentación de la Unidad Documentos de interés al sector cooperativo Información de capacitación programadas a futuro Curso en Línea: Como constituir una cooperativa Información estadística Pág. 11

14 Cabe señalar en forma especial el enlace a Instrumentos de Fomento que accede libremente al buscador de instrumentos de fomento, que mantiene la Subsecretaria de Economía y muestra en detalle los distintos instrumentos a los que pueden acceder las PYMES e instituciones interesadas para conseguir apoyo o financiamiento a sus proyectos de fomento ( Supervisión e Información Sección especifica para la publicación de material de apoyo provisto por la Unidad de Supervisión. Dentro de los contenidos que se encuentran disponibles en esta sección se pueden mencionar: Presentación de la Unidad Información de Supervisores Auxiliares vigentes Información estadística Boletín Informativo: INFOCOOP El boletín informativo INFOCOOP es una publicación trimestral redactada por el para difundir las distintas actividades que se desarrollan en función del la supervisión y fomento al sector cooperativo. Este documento se envía a un conjunto de destinatarios, a través de un listado de correos electrónicos que ha recopilado el desde sus bases de datos y actividades en terreno. Si desea recibir esta publicación por correo electrónico envíe una solicitud por mail a cooperativas@economia.cl. Junto con su difusión por correo electrónico, se publica en esta sección del sitio, donde los usuarios pueden leer la edición actual o acceder a cada una de las ediciones anteriores Programa de Fortalecimiento BID-FOMIN Describe las características y avances del programa de fortalecimiento que esta ejecutado el Departamento de Cooperativas con el financiamiento del Gobierno de Chile y el Banco Interamericano de Desarrollo para el fortalecimiento de la regulación y supervisión del sector cooperativo chileno, así como del propio Departamento de Cooperativas (Decoop), del Ministerio de Economía, a cargo de su fiscalización y control Carta de Derechos Ciudadanos Detalla los derechos que tiene todo usuario de los servicios provistos por el Estado, incluyendo el Departamento de Cooperativas. Pág. 12

15 4.3.8 Valores de Certificados Informa el valor de los certificados que emite el Departamento de Cooperativas, según decreto número 438 publicado en el Diario Oficial de fecha 28 de Junio del año Encuesta de Satisfacción Presenta una encuesta de satisfacción sobre el uso del sitio web, incluyendo un espacio para los comentarios de los usuarios. Este instrumento es la forma con que contamos para obtener una retroalimentación por parte de los usuarios sobre su experiencia en la navegación y uso del sitio y buscar la constante mejora y optimización del mismo. 4.4 Menú Derecho Buscador Buscador de contenidos en el sitio web. Ingrese palabra clave de lo que desee buscar y presione el botón Ir. Aparece un listado de páginas coincidentes Tramites en Línea Acceso a la sección Trámites en Línea del sitio web. Esta sección se describe en detalle en el capitulo siguiente del presente Manual de Usuario Preguntas Frecuentes Sección con respuestas al conjunto de preguntas más frecuentes que se hacen en el. Es el lugar recomendado para intentar encontrar respuestas a sus dudas. Las preguntas y respuestas han sido clasificadas en tres páginas: Pág. 13

16 Preguntas sobre Cooperativas Preguntas para el proceso previo a la constitución de cooperativas Preguntas sobre los trámites que se realizan en el Gobierno Transparente Acceso directo al sitio Gobierno Transparente de la Subsecretaria de Economía ( Para Emprender Acceso directo al sitio Para Emprender, una iniciativa de Chile Emprende Contigo ( que forma parte de la Red de Fomento del Gobierno de Chile Export HelpDesk Acceso directo al buscador de información Export Helpdesk ( un servicio en internet prestado por la Comisión Europea para facilitar a los países en desarrollo el acceso a los mercados de la Unión Europea. Gratuito y de fácil utilización, este servicio proporciona información a los exportadores de los países en desarrollo interesados en suministrar el mercado de la UE Diario PYME Acceso directo al portal Diario PYME ( sitio web especializado en la difusión de noticias relativas a la pequeña y mediana empresa Instaladores de Software Acceso a los programa de instalación del software necesario para ver los archivos publicados en el sitio web: Flash Player: Permite ver animaciones y videos en formato Flash Video. Foxit Reader y/o Adobe Reader: Permite visualizar documentos publicados en formato PDF Cabe señalar que todos estos programas son de distribución gratuita. Pág. 14

17 5 Tramites en Línea Una de las secciones más claves del sitio web del es el Trámites en Línea. Los trámites que actualmente están disponibles en el sitio web tienen relación con la implementación del nuevo Modelo de Supervisión para las Cooperativas de Ahorro y Crédito (CAC): Envío de información financiero contable Completar Autoevaluación de Gestión Completar Autoevaluación de Tecnologías de Información (T.I.) Estado de documentos enviados Modelo de Supervisión Preguntas Frecuentes a la minuta instructiva del Modelo de Supervisión CAC El Departamento de Cooperativa esta trabajando para agregar continuamente nuevos documentos al sitio, estando en nuestros planes agregar próximamente los siguientes trámites: Solicitud de Certificados Pago de Documentos y Servicios Envío de información administrativo legal (Ficha de datos) Actualizar los trámites disponibles para incluir la totalidad de las cooperativas de importancia económica (actualmente solo incluye a las CAC) Para realizar trámites a través del sitio web del, se le solicitará un usuario y contraseña, emitidos por el propio. Una vez que se cuenta con la clave de acceso, el usuario autorizado por el Consejo de Administración de la cooperativa, debe abrir la página web del :. En la página principal del sitio, se debe hacer clic en el botón Trámites en Línea ubicado en el menú lateral derecho de la pantalla. Se muestra la pantalla de Identificación del Usuario, en que se solicita que se ingrese el nombre de usuario y contraseña asignados por el : Pág. 15

18 Una vez identificado el usuario, se detallan los servicios en línea que puede realizar el perfil del usuario. 5.1 Solicitud de Clave Los datos de usuario y contraseña de acceso a los tramites en línea son otorgados por el Departamento, de acuerdo al procedimiento descrito en el documento Instructivo de Solicitud Clave de Acceso Sitio Web que se puede leer en los anexos del presente manual Cada cooperativa puede tener solo una clave vigente, y la información enviada utilizando dicha clave se considerará como información oficial enviada por la cooperativa, a través del representante designado por el consejo de administración. RECOMENDACIÓN: Los datos de la clave de usuario y contraseña deben ser considerados como confidenciales, siendo el titular de la clave responsable del uso que se dé a dichos datos. 5.2 Envío de información financiero contable Seleccione la opción Envió de información financiero contable Si el usuario tiene asociado una cooperativa de ahorro y crédito, se muestra el formulario de ingreso de información financiera contable, en que se muestra la identificación de la cooperativa y el responsable de la clave de usuario, que será considerado el firmante de los documentos electrónicos que se envíen. Pág. 16

19 El formulario incluye un listado con todos los formularios que se deben enviar, de acuerdo a la Resolución Administrativa Exenta N 1065, de fecha 21 de diciembre de 2007, que establece el plan de supervisión y autocontrol aplicable a cooperativas de ahorro y crédito Para enviar la información de cada formulario, se debe hacer clic en el vínculo Adjuntar, que acompaña a cada formulario. Se muestra el formulario de carátula del documento, donde el usuario debe indicar el periodo cronológico que informa y adjuntar el documento correspondiente. En el caso de la información de las Normas Financieras del Banco Central y el Sistema de Indicadores de Desempeño Financiero, el documento adjunto debe ser enviado en formato Excel, según los formularios tipo que se puede descargar desde la misma sección Trámites en Línea. Pág. 17

20 A la vez, en el caso de la Información Complementario de Crédito y Relacionados, el formato del documento es un archivo de texto plano. La descripción de los documentos y la forma de llenado se describen en el documento Minuta Instructiva Información Financiero Contable CAC, disponible en la sección Tramite en Línea del sitio web. 5.3 Completar Autoevaluación de Gestión Seleccione la opción Completar Autoevaluación de Gestión Si el usuario tiene asociado una cooperativa de ahorro y crédito, se muestra el formulario de autoevaluación de gestión, en que se muestran la identificación de la cooperativa y el responsable de la clave de usuario, que será considerado el firmante de las autoevaluaciones que se envíen. Pág. 18

21 Las autoevaluación son formularios de selección múltiple, donde se presentan un conjunto de afirmaciones, clasificadas por temas, y cinco alternativas de respuestas: CT CMA CMB Cumplimiento total: que cumple con las condiciones u observaciones de cada ítem: 90% o más Cumplimiento medio alto: que tiene un cumplimiento bastante superior al promedio: 60% y menos de 90% Cumplimiento medio bajo: que tiene un cumplimiento bastante inferior al promedio: 20% y menos de 60% NC No cumple: del todo no cumple menos de 20% NA No aplica: no aplica la observación o ítem. Una vez completado el formulario, se debe presionar el botón Enviar Autoevaluación. 5.4 Completar Autoevaluación de Tecnologías de Información (T.I.) Para las autoevaluaciones de Tecnologías de Información (T.I.) el procedimiento es exactamente el mismo descrito para las autoevaluaciones de gestión, solamente cambian las afirmaciones que se deben responder. 5.5 Estado de documentos enviados Modelo de Supervisión Seleccione la opción Estado de documentos enviados Modelo de Supervisión. Si el usuario tiene asociado una cooperativa de ahorro y crédito, se muestran la identificación de la cooperativa y el responsable de la clave de usuario. Pág. 19

22 En el formulario de consulta, el usuario puede seleccionar el tipo de documento y periodo a buscar. Al presionar el botón Buscar Documentos se presenta un listado de los documentos que se han enviado a través del sitio web y el estado en que se encuentran. 5.6 Preguntas Frecuentes a la minuta instructiva del Modelo de Supervisión CAC Por ultimo, la sección Preguntas Frecuentas presenta un conjunto de consultas que han realizado las cooperativas sobre los trámites del Modelo de Supervisión CAC. Si tiene dudas o consultas sobre estos tramites, este conjunto de preguntas frecuentes podrá ayudarle a resolver sus interrogantes. 6 Anexos 6.1 Instructivo de solicitud de clave de acceso sitio web A objeto de entregar información en línea por parte de las cooperativas al Departamento de Cooperativas, deberá solicitarse una clave a través de nuestro sitio Web () realizando los pasos que se describen a continuación: 1. En el sitio web del Departamento, sección Trámites en Línea, está disponible el Formulario de solicitud de clave de acceso que especifica el representante y responsable de la manipulación de la clave electrónica, el cual podrá acceder al sistema y enviar información confidencial de la cooperativa. 2. Para la asignación del representante de transacciones electrónicas de la cooperativa, es necesario completar el formulario mencionado, con la autorización del consejo. Para efectos de designar a la persona responsable de la solicitud y manejo de la clave, el Consejo de Administración deberá celebrar una sesión ordinaria o extraordinaria (con las formalidades legales correspondientes), en la cual nombrará al responsable, debidamente individualizado con su nombre, cédula de identidad y dirección de correo electrónico 3. Posteriormente se levantará un acta que deberá estar suscrita por todos los consejeros asistentes y deberá ser remitida al en copia autorizada ante notario, junto al formulario de solicitud, vía correo tradicional. 4. Una vez ingresado el formulario de autorización, personal del Departamento de Cooperativas verificará la información del responsable asignado como también de la cooperativa. 5. Realizada esta tarea, y estando todo en orden, se procederá a enviar la clave al correo electrónico ingresado en el formulario de solicitud de clave. Finalmente cabe señalar, que no se otorgará la mencionada clave sin que se acredite el cumplimiento de las formalidades precedentemente descritas, sin perjuicio que la responsabilidad en cuanto al envío y contenidos de la información y de la designación del responsable de la solicitud y manejo de la Clave corresponde exclusivamente a la Cooperativa. DEPARTAMENTO DE COOPERATIVAS Pág. 20