1. Objetivo. 2. Ámbito de aplicación

Transcripción

1

2 Procedimiento para otorgar el servicio de recuperación e intercambio de información documental en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS 1. Objetivo Establecer las políticas y las actividades para otorgar el servicio de recuperación e intercambio de información documental en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del Instituto Mexicano del Seguro Social. 2. Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal bibliotecario que labora en las Unidades de Información que conforman el Sistema Bibliotecario del IMSS. 3. Políticas 3.1. El presente documento actualiza y deja sin efecto el procedimiento para otorgar el servicio de recuperación e intercambio de información documental en salud en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS , expedido el 02 de octubre de Se autorizará la adecuación operativa del presente procedimiento para el servicio de recuperación e intercambio de información documental en salud, a través de métodos específicos de trabajo El personal bibliotecario que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS observará los aspectos legales relacionados con la reproducción de material bibliográfico El personal bibliotecario que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS deberá proporcionar de forma gratuita el servicio de recuperación e intercambio de información documental en salud y conforme al Código de conducta del servidor público del Instituto Mexicano del Seguro Social El Centro Nacional de Investigación Documental en Salud (CENAIDS), será responsable de obtener los artículos científicos recuperables por la National Library of Medicine (U. S. NLM), a través del servicio de recuperación e intercambio de información documental en salud El costo y forma de pago de artículos solicitados a la National Library of Medicine será conforme a las especificaciones del Convenio establecido por el CENAIDS (IMSS) y el Centro de Información para Decisiones en Salud Pública (CENIDSP), unidad subordinada del Instituto Nacional de Salud Pública de la Secretaría de Salud. Página 2 de 29 Clave:

3 3.7. El personal bibliotecario que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS para el servicio de recuperación e intercambio de información promoverá el uso de la descripción bibliográfica de los artículos científicos, conforme a Pubmed [base de datos en Internet] Bethesda (MD): National Library of Medicine (US). Disponible en: Ejemplo: Diabet Med Mar;25(3): Factors influencing glycaemic control in children with Type 1 diabetes. Wright RJ, Kelnar CJ, Frier BM El personal bibliotecario que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS otorgará el servicio de recuperación e intercambio de información documental únicamente a los usuarios internos que lo soliciten; observando las restricciones estipuladas en el Reglamento de préstamo del SIBIMSS El presente procedimiento atiende lo establecido en los siguientes ordenamientos: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley General del Instituto Mexicano del Seguro Social. Contrato Colectivo de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Capítulo su objeto y aplicación. Ley General de Bibliotecas. Diario Oficial de la Federación del 21 de enero de Ley Federal del Derecho de Autor. Diario Oficial de la Federación del 24 de diciembre de 1996 y su reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación del 23 de julio de Norma que establece las disposiciones generales de la educación en salud y sus procesos en el Instituto Mexicano del Seguro Social Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas. Vigente. Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad. Vigente. ABIESI Código de préstamo interbibliotecario. México: ABIESI, Página 3 de 29 Clave:

4 4. Definiciones: Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 4.1. ABIESI: Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior y de Investigación acervo: Conjunto de documentos pertenecientes a una Unidad de Información artículo: Trabajo con individualidad temática y de autor, contenido en una publicación periódica base de datos: Colección organizada de información introducida en un soporte electrónico que facilita la recuperación de datos concretos con la ayuda de un sistema de búsqueda bibliográfico(a): Relacionado con libros u otros materiales bibliográficos biblioteca: Unidad de recursos bibliográficos organizados y de fácil acceso para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la institución a la que pertenece catálogo bibliográfico: Conjunto uniforme de los registros bibliográficos de los documentos existentes en una Unidad de Información catálogo bibliográfico nacional del SIBIMSS: Catálogo colectivo en línea del Sistema Bibliotecario del IMSS catálogo colectivo: Registros bibliográficos de varias unidades de información, que integran una colección única CDS: Véase centro de documentación en salud centro de documentación en salud: Unidad de Información que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la planeación, organización, análisis y otorgamiento de servicios documentales código de préstamo interbibliotecario de ABIESI: Documento que establece los términos y las condiciones establecidas para el préstamo interbibliotecario colección: Véase acervo convenio: Pacto, acuerdo entre personas, organizaciones, instituciones, etc. Página 4 de 29 Clave:

5 4.15. convenio de préstamo interbibliotecario: Documento firmado por las bibliotecas participantes, en el cual se comprometen a cumplir las condiciones establecidas en el mismo y a responsabilizarse por los materiales tomados en préstamo correo electrónico ( ): Medio de telecomunicación para el intercambio de información entre dos o más usuarios ubicados en diferentes localidades, mediante computadoras conectadas a un servidor central que hace las veces de buzón copyright: Propiedad literaria, derecho de copia o propiedad reservada documento: Todo tipo de soporte que registra información o datos, ya sea de naturaleza administrativa o producto del conocimiento, elaborado con el propósito de su posterior utilización para fines de consulta, estudio o toma de decisiones en línea: Cualidad de un sistema de estar disponible de forma inmediata a través de una red de comunicación que se aplica a las computadoras y a sus periféricos, a los usuarios, y las aplicaciones de un sistema estantería: Conjunto de estantes destinados a recibir el material documental de una biblioteca, archivo o unidad de información documental escanear: Reproducción electrónica de una imagen o documento escáner: Aparato reproductor de imágenes o textos electrónicos fascículo: División temporal de una obra publicada y distribuida por entregas intercambio de información bibliográfica: Es la acción realizada entre unidades de información para compartir sus colecciones Internet: Red de redes de comunicación y conectividad en línea NLM: National Library of Medicine of the United States (U. S. NLM) personal bibliotecario: Personal de las categorías de Técnico en Bibliotecas, asistente de Bibliotecario y Bibliotecario, encargado de realizar las actividades de organización, análisis y prestación de servicios bibliotecarios en las unidades de información del SIBIMSS préstamo interbibliotecario: Servicio recíproco entre unidades de información para facilitar mediante convenio algunos materiales bibliográficos existentes en sus acervos portal: Punto de entrada que ofrece determinados servicios para operar en Internet. Página 5 de 29 Clave: publicaciones electrónicas: Publicación editada y distribuida en electrónico, que incluye su contenido o artículos a texto completo publicaciones periódicas: Publicación editada y distribuida en partes ó fascículos

6 5. Procedimiento para otorgar el servicio de recuperación e intercambio de información documental en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Responsable Actividad Documentos involucrados Etapa I. Establecimiento de convenios de préstamo interbibliotecario Responsable de la unidad de información 1. Identifica las unidades de información locales, estatales y nacionales con colecciones afines a la(s) especialidad(es) de su unidad médica o de investigación. 2. Elabora en una hoja de cálculo el directorio de unidades de información con colecciones afines a la(s) especialidad(es) de su unidad médica o de investigación. 3. Consulta el Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS (anexo 1). 4. Requisita la Hoja de firmas autorizadas para otorgar el préstamo interbibliotecario (anexo 2). 5. Redacta los oficios de solicitud de Convenio de Préstamo Interbibliotecario con los datos registrados en el directorio de unidades de información y el Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS (anexo 1). 6. Envía a las instituciones seleccionadas previamente, los oficios de solicitud de convenio y anexa el Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS y la Hoja de firmas autorizadas (anexos 1 y 2). Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS Hoja de firmas autorizadas para otorgar el préstamo interbibliotecario Oficio de solicitud Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS Oficio de solicitud Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS Hoja de firmas autorizadas Página 6 de 29 Clave:

7 Responsable Actividad Documentos involucrados Responsable de la unidad de información 7. Recibe respuesta de aceptación de Convenio con el reglamento de préstamo interbibliotecario y hoja de firmas autorizadas de la unidad de información otorgante. 8. Anota en el directorio de unidades de información elaborado previamente, los datos de la unidad de información aceptante y el periodo de vigencia del convenio. 9. Proporciona al personal bibliotecario los datos de las unidades de información que aceptaron o renovaron el convenio de préstamo interbibliotecario. 10. Guarda en la carpeta de sitios favoritos, la dirección electrónica del Catálogo bibliográfico con las siglas de la unidad de información que aceptó el convenio. NOTA: IMSS. Catálogo bibliográfico Responsable de la unidad de información 11. Abre un expediente por unidad de información y archiva en orden cronológico y alfabéticamente por institución los documentos generados en la aceptación o renovación del convenio. 12. Realiza renovación de convenios de préstamo interbibliotecario en los meses de noviembre y diciembre. 13. Realiza las actividades número 4-11 del presente procedimiento. Página 7 de 29 Clave:

8 Responsable Actividad Documentos involucrados Responsable de la unidad de información 14. Informa anualmente al Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud o Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE el total de convenios establecidos y/o renovados y los nombres de las unidades de información correspondientes. 15. Evalúa mensual y anualmente el apoyo de las unidades de información con el informe de recuperación e intercambio de información documental. Etapa II. Recepción de solicitudes de recuperación de información documental en salud 16. Recibe al usuario y le solicita la referencia bibliográfica(s) del artículo(s) científico(s) que necesita. El usuario no presenta la(s) referencia(s) bibliográfica(s) 17. Informa al usuario sobre el proceso de búsqueda documental y de los recursos documentales disponibles en la unidad de información. (Véase Procedimientos para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las unidades de información del SIBIMSS ). El usuario presenta la(s) referencia(s) bibliográfica(s) 18. Pregunta al usuario si utilizó las fuentes documentales disponibles en la unidad de información para localizar el artículo científico o la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica. Página 8 de 29 Clave:

9 Responsable Actividad Documentos involucrados El usuario no consultó las fuentes documentales 19. Realiza la actividad número 17 del presente procedimiento. El usuario consultó las fuentes documentales 20. Pregunta al usuario cómo realizó la búsqueda de la publicación periódica o del artículo científico citado en la referencia bibliográfica. El usuario no buscó adecuadamente 21. Verifica y corrige la referencia bibliográfica conforme los datos siguientes: Autor(es) Título del artículo Título abreviado de la publicación Año de publicación Volumen Número o suplemento Páginas que comprende el artículo. 22. Busca en Internet el texto completo del artículo, con el título de la publicación periódica o el título del artículo científico citado en la referencia bibliográfica. Está disponible el texto completo del artículo 23. Abre la carpeta electrónica Artículos digitalizados para registrar los artículos localizados. 24. Guarda el artículo en la carpeta electrónica de Artículos digitalizados, con los siguientes datos: título abreviado de la publicación, año, volumen, número y páginas inicial y final. NOTA: J Clin Exp Hematop Página 9 de 29 Clave:

10 Responsable Actividad Documentos involucrados 25. Solicita al usuario la dirección de su correo electrónico para enviarle el artículo localizado. 26. Redacta y envía mensaje con el artículo en archivo adjunto, al correo electrónico del usuario. NOTA: Adjunto envío artículo solicitado, por favor confirmar recepción. 27. Solicita al usuario, nombre, categoría y especialidad dentro de la unidad médica o de investigación en la que se desempeña. 28. Registra los datos del usuario y de la referencia bibliográfica, en hojas de cálculo, creadas previamente para el registro de servicios otorgados de recuperación de información documental en salud. 1. Datos del usuario (US) Número consecutivo de la solicitud Fecha de la solicitud Correo electrónico del usuario Nombre del usuario Especialidad o área a la que pertenece el usuario Categoría de usuario (Estudiante, Becario, Residente, Investigador, MF, MNF, Enfermera, Químico, Nutricionista, etc.) Total de artículos solicitados Total de artículos recuperados Fecha de envío del artículo(s) Siglas del personal bibliotecario que atendió la solicitud. Página 10 de 29 Clave:

11 Responsable Actividad Documentos involucrados 2. Datos de la referencia(s) bibliográfica(s) (UTIT) Número progresivo de solicitud (El mismo número de solicitud asignado a los datos del usuario) Referencia bibliográfica solicitada Recuperación del artículo. (Marca con el número arábigo 1 si el artículo se recuperó, 0 si no se recuperó. Anota la fuente de localización del artículo (Ejemplo: Pubmed, Internet, clave del CDS, o Incluye la leyenda no localizado ). 29. Guarda el archivo Registro de servicios otorgados de recuperación de información documental en salud. 30. Concluye entrevista con el usuario. El usuario buscó adecuadamente 31. Verifica en el Catálogo Bibliográfico Nacional del SIBIMSS si la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica se encuentra en otra unidad de información. (Disponible en: Localiza en otra unidad de información del SIBIMSS la publicación periódica 32. Realiza actividades números y 40, o continúa con la actividad 33 del presente procedimiento. 33. Entrega al usuario original y copia de la Solicitud de recuperación de documentos (anexo 3) y le solicita anotar sus datos. 34. Anota en la Solicitud de recuperación de documentos (anexo 3), el nombre de la unidad de información que tiene la publicación periódica y la fecha probable de recepción. Solicitud de recuperación de documentos Solicitud de recuperación de documentos Página 11 de 29 Clave:

12 Responsable Actividad Documentos involucrados 35. Entrega al usuario copia de la Solicitud de recuperación de documentos (anexo 3). No localiza en las unidades de información del SIBIMSS la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica 36. Consulta catálogos de unidades locales y nacionales que cuenten con colecciones del área de la salud o afines. NOTA: UASLP. Centro de Información en Ciencias Biomédicas. Localiza la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica. 37. Realiza las actividades número 32, o del presente procedimiento. No localiza en otras unidades de información la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica 38. Informa al usuario la opción de solicitar el artículo a la National Library of Medicine (U. S. NLM) y el procedimiento para realizar el trámite. El usuario solicita el trámite de recuperación 39. Recibe comprobante de depósito bancario por la cantidad especificada por el Centro de Información para Decisiones en Salud Pública (CENIDSP), unidad subordinada del Instituto Nacional de Salud Pública de la Secretaría de Salud. 40. Informa al usuario la fecha probable de recepción y envío del artículo a su correo electrónico. Solicitud de Recuperación de documentos Página 12 de 29 Clave:

13 Responsable Actividad Documentos involucrados 41. Realiza actividad número 32 del presente procedimiento. 42. Anota en la Solicitud de recuperación de documentos (anexo 3), los siguientes datos: artículo solicitado a la NLM, fecha probable de recepción y envío del artículo al correo electrónico del usuario. El usuario no solicita trámite de recuperación 43. Realiza actividades número de este procedimiento. Etapa III. Recuperación de información documental solicitada por el usuario 44. Verifica la vigencia del convenio de préstamo interbibliotecario con la institución poseedora del artículo(s). Convenio de préstamo interbibliotecario vigente 45. Confirma telefónicamente, la disponibilidad y la forma de envío del texto completo del artículo(s). Disponibilidad de artículo digitalizado 46. Elabora y envía correo electrónico, a la unidad de información poseedora del artículo, con la(s) referencia(s) solicitadas por el usuario. Disponibilidad de publicación periódica impresa 47. Llena la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4), en original y copia. Solicitud de recuperación de documentos Papeleta de préstamo interbibliotecario Página 13 de 29 Clave:

14 Responsable Actividad Documentos involucrados 48. Envía a la unidad de información otorgante la Papeleta de préstamo interbibliotecario, en original y copia, debidamente llenada. (anexo 4). Artículos localizados en NLM Papeleta de préstamo interbibliotecario 49. Escanea la ficha de depósito entregada por el usuario. Copia de la ficha de depósito 50. Guarda en orden numérico progresivo, el archivo con la ficha de depósito en la carpeta electrónica, abierta previamente. Nota: Ficha 01 11, Ficha etc. 51. Envía al correo electrónico del servicio de recuperación e intercambio de información documental del Centro Nacional de Investigación Documental en Salud (CENAIDS) mensaje con la(s) referencia(s) bibliográficas, y la ficha de depósito en archivo adjunto 52. Archiva la ficha de depósito impresa con la Solicitud de recuperación de documentos (anexo 3), en el folder correspondiente. Convenio de préstamo interbibliotecario no vigente 53. Realiza las actividades número 4-11 del presente procedimiento. Etapa IV. Recepción del texto completo del artículo(s) y envío al usuario solicitante Por correo electrónico 54. Revisa el artículo para confirmar que esté completo y legible. Solicitud de recuperación de documentos Página 14 de 29 Clave:

15 Responsable Actividad Documentos involucrados Recepción de artículo por correo legible y completo 55. Envía acuse de recibo a la institución otorgante o unidad de información del SIBIMSS. 56. Guarda el artículo en archivo electrónico creado previamente para artículos digitalizados, indicando los datos de la fuente documental: Título abreviado de la publicación periódica Año Volumen Número o suplemento Páginas inicial y final separadas por un guión Nota: Br J Nutr Elabora correo electrónico y envía al usuario, el artículo en archivo adjunto, solicitando la confirmación de recibido. 58. Anota en la Solicitud de recuperación de información (anexo 3), la fecha de envío del artículo. 59. Anota en el registro de servicios otorgados de recuperación de información documental en salud preparado previamente, el envío del artículo. Recepción de artículo ilegible o incompleto 60. Elabora correo electrónico y solicita reenvío del artículo o de las páginas faltantes. Recepción de artículo por Fax 61. Realiza actividad número 54 de este procedimiento. Solicitud de recuperación de información Página 15 de 29 Clave:

16 Responsable Actividad Documentos involucrados Recepción por fax de artículo legible y completo 62. Escanea el artículo. 63. Realiza actividades número del presente procedimiento. Artículo ilegible o incompleto 64. Realiza actividad número 60 del presente procedimiento. Por préstamo interbibliotecario recepción de fotocopia del artículo 65. Recibe fotocopia del artículo solicitado y la copia de la Papeleta de préstamo Interbibliotecario (anexo 4) con el sello de surtido. Papeleta de préstamo interbibliotecario 66. Realiza actividades número y 62 del presente procedimiento. 67. Archiva en orden cronológico la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4). Por préstamo interbibliotecario recepción de publicación impresa 68. Recibe fascículo o volumen que incluye el artículo solicitado con la copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario, con el sello de la institución otorgante y la fecha indicada para la devolución del material solicitado. 69. Escanea las páginas citadas en la referencia bibliográfica. 70. Realiza las actividades número del presente procedimiento. Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario Página 16 de 29 Clave:

17 Responsable Actividad Documentos involucrados 71. Devuelve el fascículo o volumen con la correspondiente copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4). 72. Recibe copia de la papeleta de Préstamo Interbibliotecario (anexo 4), con sello de DEVUELTO. 73. Archiva la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4) en el folder respectivo. Etapa V. Intercambio de información documental en salud Recepción de solicitud 74. Anota los datos en el registro de servicios otorgados a unidades de información, en hojas de cálculo preparadas previamente. 1. Datos de la institución solicitante (UI) Número progresivo de la solicitud Nombre de la institución solicitante o unidad de información del SIBIMSS. Correo electrónico o número de fax de la unidad de información solicitante Nombre de la persona que solicita Medio de comunicación utilizado por el solicitante Total de artículos solicitados Total de artículos localizados en el acervo 2. Datos de las referencias bibliográficas solicitadas por otras instituciones (UITIT) El mismo número progresivo de la solicitud Referencia bibliográfica Recuperación del artículo. Digita el número 1 si se localizó y envío el artículo a la institución solicitante, 0 si no se localizó. Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario Página 17 de 29 Clave:

18 Responsable Actividad Documentos involucrados 75. Consulta el Catálogo Bibliográfico Nacional del SIBIIMSS y verifica si existe en su colección la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica. Encuentra la publicación periódica en su colección 76. Retira de la colección el volumen o fascículo que contiene el artículo solicitado. 77. Intercala un separador que indique que se encuentra el fascículo o volumen en préstamo interbibliotecario. 78. Realiza las actividades número 62, del presente procedimiento. 79. Intercala la publicación en la estantería y retira el separador correspondiente. No encuentra la publicación periódica en su colección 80. Elabora correo electrónico para informar a la institución o unidad de información del SIBIMSS solicitante, que no se encuentra en la colección la publicación periódica citada en su referencia bibliográfica. 81. Anota el motivo por el cual no se localizó la publicación periódica, en la columna de Observaciones de la hoja de cálculo correspondiente a los datos de las referencias bibliográficas solicitadas por otras instituciones (UITIT). Recepción de solicitud de fotocopia de artículo 82. Realiza actividades número del presente procedimiento. Papeleta de préstamo interbibliotecario Página 18 de 29 Clave:

19 Responsable Actividad Documentos involucrados 83. Fotocopia el artículo solicitado. 84. Entrega copia del artículo solicitado y copia de la papeleta de préstamo interbibliotecario, con la leyenda de SURTIDO. 85. Realiza las actividades número 79 y 73 del presente procedimiento. Recepción de solicitud de préstamo interbibliotecario 86. Recibe en original y copia Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4). 87. Realiza las actividades número del presente procedimiento. 88. Revisa el estado de la publicación impresa. 89. Anota la fecha de vencimiento del préstamo, en el original y en la copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4), Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario 90. Entrega la publicación solicitada con la copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4). Papeleta de préstamo interbibliotecario 91. Guarda el original de la solicitud atendida, de acuerdo a la fecha de vencimiento del préstamo interbibliotecario. Papeleta de préstamo interbibliotecario Página 19 de 29 Clave:

20 Responsable Actividad Documentos involucrados Vencimiento del préstamo interbibliotecario 92. Recibe en devolución la publicación prestada con la copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4). 93. Revisa que la publicación se encuentre en buen estado (No mutilada ni dañada). Se encuentra en buen estado la publicación prestada 94. Imprime el sello con la leyenda de DEVUELTO en original y copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario (anexo 4). 95. Devuelve copia de la Papeleta de préstamo interbibliotecario" (anexo 4). Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario Papeleta de préstamo interbibliotecario 96. Realiza actividades número 79 y 73 del presente procedimiento. Papeleta de préstamo interbibliotecario No se encuentra en buen estado la publicación prestada 97. Solicita la reparación o reposición del fascículo o volumen, conforme a lo establecido en el convenio de préstamo interbibliotecario. Página 20 de 29 Clave:

21 Responsable Actividad Documentos involucrados Etapa VI. Informes y estadísticas. 98. Revisa en los diez primeros días hábiles de cada mes, los registros del mes anterior, de servicios otorgados de recuperación, préstamo interbibliotecario e intercambio de información documental en salud a unidades de información. 99. Obtiene los totales de servicios otorgados: Usuarios atendidos por categoría Solicitudes atendidas por unidad de información Artículos solicitados por categoría de usuarios Artículos recuperados por unidades de información Artículos recuperados por categoría de usuarios Artículos no recuperados, por categoría de usuarios o unidades de información Fuente de localización de artículos recuperados por categoría de usuarios: Acervo propio de la unidad de información Acervo de unidad de información del SIBIMSS Publicaciones electrónicas IMSS Internet. Acervo de otras instituciones Artículos solicitados a la NLM 100. Entrega informe a su jefe inmediato superior. Responsable de la unidad de información 101. Recibe los totales de servicios otorgados y requisita el recuadro de actividades de los servicios de documentación contenido en el formato de Estadísticas mensuales de servicios de educación en salud a/ Estadísticas mensuales de servicios de educación en salud a/ Página 21 de 29 Clave:

22 Responsable Actividad Documentos involucrados Responsable de la unidad de información 102. Elabora memorándum interno y anexa el formato de Estadísticas mensuales de educación médica a/ y envía al Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud o Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE. Memorándum interno Estadísticas mensuales de servicios de educación en salud a/ Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud o Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE Responsable de la unidad de información 103. Recibe del responsable del Centro de Educación en Salud memorándum Interno y formato de Estadísticas mensuales de educación médica a/ Memorándum interno Estadísticas mensuales de servicios de educación en salud a/ Archiva en el minutario de control la copia del memorándum interno. Memorándum interno Etapa VII. Evaluación de servicios otorgados 105. Obtiene mensualmente los siguientes porcentajes, por categoría de usuarios y/o fuentes utilizadas en la localización y recuperación de artículos solicitados. 1. Cobertura de servicios (CS) CS= No. de servicios otorgados X 100 No. de servicios solicitados en el mismo periodo 2. Eficacia en la recuperación (ER) ER= No. de artículos recuperados X 100 No. de artículos solicitados en el mismo periodo 106. Integra esta información en la elaboración del programa de trabajo del siguiente año. (Véase el Procedimiento para elaborar el programa anual de trabajo de las unidades de información del SIBIMSS ). Fin del procedimiento Página 22 de 29 Clave:

23 6. Diagrama de flujo del procedimiento para el servicio de recuperación e intercambio de información documental en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. INICIO 1 2 Etapa I. Establecimiento de convenios de préstamo interbibliotecario Responsable de la unidad de información 1 10 Guarda en favoritos de Internet la dirección electrónica 18 Pregunta al usuario si utilizó las fuentes documentales 2 3 Identifica unidades de información Elabora directorio de unidades de información Renueva convenios en los meses de noviembre y diciembre SI El usuario utilizó las fuentes documentales? Realiza la actividad NO Consulta Requisita Redacta Envía Reglamento de préstamo interbibliotecario Hoja de firmas autorizadas Oficio de solicitud de convenio Oficio de solicitud de convenio Realiza actividades Informa al Coordinador de Educación e Investigación Evalúa mensual y anualmente el intercambio de información Etapa II. Recepción de solicitudes de recuperación de información documental en salud 17 SI Pregunta al usuario cómo realizó la búsqueda El usuario buscó Adecuadamente? Verifica y corrige la referencia bibliográfica NO 7 8 Recibe respuesta de aceptación de convenio 16 Recibe y pregunta al usuario cuáles son sus referencias bibliográficas Busca en Internet por el título del artículo o por el título de la publicación 9 Anota los datos en el directorio de unidades de información Presenta referencias bibliográficas? SI Proporciona al personal bibliotecario 17 NO Informa sobre los recursos A Página 23 de 29 Clave:

24 A 3 4 SI Encuentra el texto completo? NO Verifica en el Catálogo Bibliográfico Nacional del SIBIMSS 36 Consulta catálogos De otras unidades de información 23 Abre carpeta electrónica Realiza actividades Identifica quien tiene el fascículo? SI NO SI 36 Localiza el fascículo? NO Solicita al Usuario su correo electrónico Entrega Solicitud de recuperación de información Realiza actividades 38 Informa de la opción de recuperación NLM Elabora mensaje y envía el artículo Solicita datos al usuario Registra los datos del usuario y de la referencia bibliográfica 35 Anota el nombre de la unidad de información Entrega copia al usuario Solicitud de recuperación de información Solicitud de recuperación de información SI Solicita el usuario trámite? NO Realiza actividades Recibe comprobante Depósito bancario Concluye entrevista con el usuario 41 Informa fecha probable de envío de artículo 32 Realiza actividad 42 Anota la leyenda NLM y fecha probable de envío del artículo 3 4 Página 24 de 29 Clave: B

25 B Etapa III. Recuperación de información documental solicitada por el usuario SI 44 Verifica vigencia del convenio Convenio vigente? Etapa IV. Recepción y envío del artículo al usuario Recepción de artículo por correo electrónico 54 5 Revisa el artículo Solicita reenvío del artículo Recepción de artículo por fax Confirma disponibilidad Disponibilidad de artículo digitalizado NO Realiza actividades 4 11 SI Artículo legible y completo? NO 60 SI Realiza actividad Artículo legible y completo? NO Elabora y envía correo electrónico 55 Envía acuse de recibo 62 Disponibilidad de publicación periódica impresa Llena Envía a la unidad de información otorgante Guarda el artículo Elabora correo electrónico y envía artículo Escanea el artículo Realiza actividades Realiza actividad Artículo localizado en la NLM 49 Anota la fecha de envío Solicitud de recuperación Escanea Ficha de depósito Anota en la hoja de cálculo el envío del artículo Guarda la ficha de depósito 51 Elabora y envía correo electrónico Ficha de depósito 52 Ficha de depósito 5 6 C Página 25 de 29 Clave:

26 C 7 8 ETAPA V. Intercambio de información documental en salud Por préstamo Interbibliotecario recepción de fotocopia de artículo Elabora correo electrónico e informa que no se encuentra en la colección Recibe Realiza actividades 67 Artículo, Recepción de solicitud Anota los datos en hoja de cálculo Consulta el Catálogo Bibliográfico del SIBIMSS 81 Anota en la hoja de cálculo el motivo Recepción de solicitud de fotocopia de artículo Realiza actividad 77 Por préstamo Interbibliotecario recepción de publicación impresa 68 SI Encuentra la publicación solicitada en la colección? NO Fotocopia el artículo solicitado Recibe fascículo o volumen Escanea las páginas citadas en la referencia bibliográfica Realiza actividades Retira de la colección el fascículo o volumen Intercala separador Entrega Fotocopia del artículo y copia de la papeleta Realiza actividad Recepción de solicitud de préstamo interbibliotecario 86 Devuelve el fascículo o volumen con la papeleta 56 Realiza actividades Recibe original y copia 72 Recibe copia de la papeleta de préstamo con el sello de DEVUELTO Intercala la publicación en la estantería y retira el separador Realiza actividades Revisa el estado de la publicación 7 8 D Página 26 de 29 Clave:

27 D 9 10 Responsable de la unidad de información Anota fecha de devolución 2 1 Solicita la reparación o reposición de la publicación 104 Memorándum Estadísticas 90 Entrega la publicación Etapa VI. Informes y estadísticas Etapa VII. Evaluación de servicios 2 91 Guarda por fecha de vencimiento 1 98 Responsable de la unidad de información 105 Vencimiento del préstamo interbibliotecario Revisa los registros de servicios otorgados Obtiene porcentajes del servicio otorgado Obtiene los totales de servicios otorgados 106 Integra al programa de trabajo Recibe en devolución la publicación 2 Entrega informe a su jefe inmediato Informe 93 Revisa el estado de la publicación Responsable de la Unidad de información 101 SI Se encuentra en buen estado la publicación? NO 97 Recibe los totales de servicios y requisita Estadísticas mensuales Informe Imprime el sello de devuelto 2 1 Elabora y envía Memorándum Estadísticas 95 Devuelve copia 2 Coordinador Clínico de Educación e Investigación en Salud o Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE Realiza actividad Recibe Memorándum Estadísticas 9 10 FIN Página 27 de 29 Clave:

28 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la recuperación e intercambio de información documental en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Clave Título del documento Observaciones Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS Hoja de firmas autorizadas para otorgar el préstamo interbibliotecario Anexo 1 Anexo Solicitud de recuperación de documentos Anexo 3 Papeleta de préstamo interbibliotecario Anexo 4 Página 28 de 29 Clave:

29 Página 29 de 29 Clave:

30 Anexo 1 Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS Página 1 de 4 Clave:

31 1. Del objetivo Reglamento de préstamo interbibliotecario del SIBIMSS 1.1. Regular y promover el servicio de préstamo entre las unidades de información del SIBIMSS, entre las unidades de información del SIBIMSS y otras instituciones afines al área de la salud. 2. Del préstamo interbibliotecario 2.1 El servicio de préstamo interbibliotecario es el medio por el cual el acervo bibliográfico de una unidad de información es accesible a otra mediante el establecimiento de convenios recíprocos para llevar a cabo dicho servicio Son sujetos de préstamo interbibliotecario toda unidad de información o institución cuyos fines impliquen la investigación o la docencia en el área de la salud que acepten las condiciones establecidas en este reglamento, mediante el llenado y firma de los registros correspondientes El préstamo interbibliotecario es un apoyo de común acuerdo entre dos unidades de información, motivo por el cual los usuarios del préstamo deben cumplir con las condiciones establecidas independientemente de los cambios que se observen en su personal. 3. De la solicitud del convenio 3.1. Deberá elaborarse en papel membretado de la institución o unidad de información solicitante Incluirá los datos completos de domicilio, número telefónico, número de fax y correo electrónico de la unidad de información o centro Deberá tener el sello de la unidad de información o centro solicitante Será dirigida la solicitud por escrito al Bibliotecario responsable de la unidad de información, biblioteca o centro Deberá estar dirigida por el director de la institución y / o responsable de la biblioteca o centro, con nombre y cargo Deberá incluir como máximo en la Hoja de firmas autorizadas (anexo 2), los nombres y firmas de tres personas autorizadas para tramitar los préstamos Deberá incluir teléfono, correo electrónico, horario de servicio, condiciones y restricciones del servicio de préstamo y dirección electrónica del catálogo bibliográfico El periodo de vigencia del Convenio de Préstamo Interbibliotecario será del año en curso o durante el periodo acordado por ambas unidades de información Cualquier cambio que afecte el convenio, deberá ser comunicado oficialmente por escrito La unidad de información o centro se reserva el derecho de aceptar los convenios que le propongan Página 2 de 4 Clave:

32 3.11. Los puntos no previstos en este documento podrán resolverse entre los responsables de cada unidad de información o centro. 4. Del servicio de préstamo 4.1. Se proporcionará el servicio de préstamo interbibliotecario a aquellas instituciones o unidades de información con las que se tiene establecido el Convenio de Préstamo Interbibliotecario vigente Únicamente se dará el servicio de préstamo interbibliotecario a aquellas unidades de información que envíe sus solicitudes impresas y hechas conforme a las disposiciones del Código de Préstamo Interbibliotecario de ABIESI y los reglamentos internos de ambas unidades No se aceptarán fotocopias sustitutas de los formatos. En casos especiales se aceptarán solicitudes digitalizadas enviadas por correo electrónico, cuya dirección esté previamente registrada en el convenio Deberá presentar original y copia de la solicitud sellada, legible y correctamente requisitada por cada título solicitado, el original permanecerá en resguardo del centro otorgante Las instituciones solicitantes podrán solicitar el préstamo de cinco obras como máximo a la vez, siempre y cuando no exista préstamo con fecha de devolución vencida El material se prestará por un plazo no mayor de tres días hábiles a partir de la fecha de caducidad Una vez vencido el plazo señalado, el usuario deberá presentar las obras a la unidad de información o centro otorgante Se podrá solicitar la renovación del servicio por una ocasión y por tres días naturales a partir de la fecha de renovación, siempre y cuando el material prestado no haya solicitado por los usuarios de la unidad de información La biblioteca o centro otorgante podrá solicitar la devolución de los materiales antes de la fecha de vencimiento por razones justificables y el centro solicitante deberá devolver el material dentro de las 24 horas siguientes a la petición. 5. Del horario de servicio 5.1. Se atenderá el servicio por vía telefónica, correo electrónico o por cualquier otro medio del que disponga la unidad de información, exclusivamente para verificar la disponibilidad del título solicitado, sin que exista la obligatoriedad de envío de material Será necesaria la presencia del personal autorizado para la recepción del material solicitado Únicamente se entregará el material para préstamo interbibliotecario de lunes a viernes de 8:00 a 16:00 hrs. en el área de atención a usuarios Página 3 de 4 Clave:

33 6. Del material 6.1. El número máximo de materiales que se prestará será de cinco, siempre y cuando no exista préstamo con fecha de devolución vencida Queda excluido del convenio el préstamo de obras de consulta, bases de datos y colecciones especiales En caso de que el material solicitado se refiera a lo señalado en el inciso anterior, el centro podrá ofrecer fotocopias, siempre y cuando el estado físico del mismo lo permita y con cargo a la parte interesada. Sin afectar los derechos de autor En caso de requerir fotocopias de artículos o capítulos, deberá indicar en la casilla correspondiente de la solicitud (anexo 4) La unidad de información o centro se reserva el derecho de solicitar la devolución de los materiales antes de su vencimiento, cuando por motivos de uso interno lo requiera Las unidades de información solicitantes asumen la responsabilidad de mantener y cuidar el estado en que se encuentran los materiales solicitados, siendo responsables de los gastos de reparación o reposición que se exija por la unidad de información prestadora a satisfacción de la misma En los casos de deterioro o pérdida total el plazo no excederá de cinco días naturales a partir de su notificación. 7. De la suspensión del servicio 7.1. En caso de no realizar la devolución en la fecha de vencimiento, se suspenderá el servicio durante un mes En caso de reincidir tres veces en la entrega no oportuna de los materiales, se suspenderá el convenio por escrito hasta la siguiente renovación del mismo Cuando la unidad de información solicitante se niegue a cubrir los costos en el punto 6 inciso Cuando la unidad de información solicitante se niegue a atender las solicitudes de préstamo en términos de estricta reciprocidad. 8. Renovación del convenio 8.1. La respuesta de renovación al Convenio de Préstamo Interbibliotecario puede ser enviada por correo electrónico, con la hoja de firmas autorizadas en archivo adjunto Las solicitudes de renovación del convenio, preferentemente deberán realizarse durante los meses de noviembre y diciembre La duración del convenio es de un año calendario y podrá ser renovado siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo De no ser así, a partir de la fecha de vencimiento del convenio, se suspenderá el servicio sin previa notificación al centro o biblioteca solicitante Página 4 de 4 Clave:

34 Página 5 de 4 Clave:

35 Anexo 2 Hoja de firmas autorizadas para otorgar el préstamo interbibliotecario Página 1 de 3 Clave:

36 DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD HOJA DE FIRMAS AUTORIZADAS Nombre de la Unidad Médica: 1 Clave de la Unidad de Información: 2 Dirección: 3 Número de teléfono: 4 Número de fax: 5 Correo electrónico: 6 SERVICIO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO / RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL Número de teléfono 7 Número de fax: 8 Correo electrónico: 9 Catálogo Bibliográfico disponible en: Vigencia del Convenio: FIRMAS AUTORIZADAS 12 Nombre Puesto Firma Nombre Puesto Firma Nombre Puesto Firma Nombre y firma del responsable de la Biblioteca, Centro o unidad de información Página 2 de 3 Clave:

37 INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación 2 Clave de la Unidad de Información El nombre de la Unidad Médica donde se localiza la unidad de información. La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud. 3 Dirección Calle, Número, Colonia, Ciudad, Estado y Código postal. 4 Teléfono Número telefónico de la unidad de información Fax Correo electrónico Teléfono Fax Correo electrónico Catálogo bibliográfico Vigencia del convenio Firmas autorizadas Número de fax de la unidad de información. La dirección del correo electrónico de la unidad de información. Número telefónico o extensión del servicio de préstamo interbibliotecario o de recuperación de información. Número de fax del servicio de préstamo interbibliotecario o de recuperación de información documental. Dirección del correo electrónico del servicio de préstamo interbibliotecario o recuperación de información documental. Dirección electrónica en la que está disponible el Catálogo bibliográfico de la unidad de información. Periodo que cubre el convenio Nombre, puesto y firma de los responsables de otorgar el servicio de préstamo interbibliotrecario o recuperación de información documental Página 3 de 3 Clave:

38 Página 4 de 3 Clave:

39 Anexo 3 Solicitud de recuperación de documentos Página 1 de 4 Clave:

40 DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SALUD COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD SOLICITUD DE RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS Nombre de la Unidad Médica: Clave de la Unidad de Información: 2 1 Fecha de solicitud 3 Fecha de entrega 4 Folio: 5 Datos del Usuario Nombre del Usuario: 6 Adscripción: 7 Correo electrónico: 8 Teléfono o extensión: 9 Cualquier aclaración o duda, puede comunicarse al Tel. 10 de lunes a viernes de a 11 hrs. Referencias bibliográficas No. Título abreviado de la revista Año Volumen Número de fascículo o suplemento Págs. ID o PMID Institución otorgante Recibí documentos Nombre y firma del usuario Nota: La dimensión de la solicitud es tamaño carta Página 2 de 4 Clave:

41 INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 Nombre de la Unidad Médica 2 Clave de la Unidad de Información El nombre de la Unidad Médica donde se localiza la unidad de información. La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud. 3 Fecha de la solicitud La fecha en que se elabora la solicitud. 4 Fecha de entrega La fecha en que se entregará el artículo al usuario Folio Nombre del usuario Adscripción Correo electrónico Teléfono o extensión Teléfono o extensión Turno Número Título abreviado de la publicación periódica Año Volumen Número progresivo de la solicitud. El nombre completo del usuario solicitante. Especialidad o área de la unidad médica en la que el usuario presta sus servicios. La dirección del correo electrónico del usuario. Número telefónico del área de la unidad médica en la que el usuario presta sus servicios. Número telefónico de la unidad de información. Periodo en que la unidad de información presta sus servicios. Número consecutivo de artículos solicitados por el usuario. El título de la publicación periódica de la referencia bibliográfica presentada por el usuario. El año de publicación citado en la referencia presentada por el usuario. El volumen de la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica presentada por el usuario Página 3 de 4 Clave:

42 Número de fascículo o suplemento Págs. ld o PMID Biblioteca otorgante El número de fascículo o suplemento de la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica presentada por el usuario. La paginación inicial y final del artículo citado en la referencia bibliográfica presentada por el usuario. Número identificador del artículo en Pubmed o Medline necesario para la obtención del mismo a través de la National Library o Medicine (U. S. NLM). Siglas de la Biblioteca o unidad de información en la que se localiza y obtiene la publicación periódica citada en la referencia bibliográfica presentada por el usuario Página 4 de 4 Clave: