Instituto de Estadística de la UNESCO Manual de Carga de Datos en Línea

Transcripción

1 Instituto de Estadística de la UNESCO Manual de Carga de Datos en Línea Instituto de Estadística de la UNESCO, Montreal, 2007

2 ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN...3 REQUISITOS MÍNIMOS...3 Computadora...3 Adobe Reader...3 Buscador de Internet...4 PARA EMPEZAR...4 Paso 1. Sitio web de encuestas del UIS...4 Paso 2. Acceso a la encuesta...4 Paso 3. Llenado de datos...5 En línea...5 Sin estar conectado a Internet...5 Formulario de papel...5 Copiando datos de otra fuente...6 Navegación...6 Paso 4. Transmisión de los datos...6 CARACTERÍSTICAS ESPECIALES...7 Verificación y validación...7 Códigos y calificadores faltantes....7 Códigos de faltantes...7 Códigos de inclusión...7 Símbolos decimales...8 Ceros...8 Campos calculados automáticamente...8 Verificación de la consistencia...9 Comentarios...9 DESEMPEÑO

3 INTRODUCCIÓN El Instituto de Estadística de la UNESCO (UIS) permite cargar los datos en formularios en formato PDF y por Internet, además de los cuestionarios normales en papel. Esto significa que los datos de las encuestas del UIS pueden reportarse y transmitirse directamente por Internet. Este manual proporciona instrucciones claras y sencillas para usar el sistema de carga de datos en línea del UIS. Se da por entendido que el usuario sabe utilizar Internet y Adobe Reader. Este manual no abarca los conocimientos básicos de computación. REQUISITOS MÍNIMOS Computadora Con cualquier computadora que tenga un buscador de Internet moderno o la versión de Adobe Reader se puede usar el sistema en línea para transmitir los datos. De preferencia debe usarse un monitor con una resolución de cuando menos 1024 x 768 píxeles. Cuando no se trabaja con PDF en línea, conviene tener cuando menos 5 MB de espacio libre en el disco duro. Adobe Reader Para poder transmitir datos con éxito, en PDF, sin estar conectado a Internet, se necesita la versión más reciente de Adobe que se encuentra en la siguiente dirección: A continuación figuran los requisitos mínimos de los sistemas operativos más populares: Windows Procesador Intel Pentium Microsoft Windows XP Professional o Home Edition (Service Pack 1 o 2), Windows 2000 (Service Pack 2), Windows XP Tablet PC Edition, Windows Server 2003 o Windows NT (Service Pack 6 o 6a) 128MB de RAM (se recomienda 256MB ) Hasta 90MB de espacio en el disco duro. Microsoft Internet Explorer 5.5 (o superior), Netscape 7.1 (o 8.0), Firefox 1.0 o Mozilla 1.7 Macintosh Procesador PowerPC G3, G4 o G5 Mac OS X v10.2.8, 10.3 o MB de RAM (se recomienda 256MB) Hasta 110MB de espacio en el disco duro Buscador Safari para Mac OS X 10.3 o superior - 3 -

4 Linux Procesador Intel Pentium de 32-bits Red Hat Linux AS 4.0 (2.6); Red Hat Linux ES 4.0 (2.6); Red Hat Linux WS 4.0 (2.6); Red Hat Linux Desktop 4.1, 5.0; SUSE Professional 9.2 (2.6.4), 9.3, 10.0; o Novell Linux Desktop 9.x (2.6.4); Mandriva 10.1; Red Flag Linux Desktop 4.1, 5.0; Turbolinux 10s (2.6) 512 MB de RAM (se recomienda 1 GB) Hasta 125 MB de espacio en el disco duro Interfaz GTK+ (GIMP Toolkit) user interface library, versión 2.4 o superior Mozilla 1.73 o superior, Firefox 1.0 o superior Buscador Internet Para usar el sistema de carga de datos en línea se necesita un buscador Internet moderno con JavaScript activado. Pueden usarse los siguientes buscadores: Internet Explorer 6 o superior Mozilla Firefox 1.5 o superior PARA EMPEZAR Paso 1. Sitio web de encuestas del UIS Todos los cuestionarios UIS se encuentran en la siguiente dirección: Nota: Para evitar problemas, antes de empezar hay que asegurarse de que la computadora tenga instalados un buscador moderno con JavaScript y la versión más reciente de Adobe Reader. Paso 2. Acceso a la encuesta En el sitio web de encuestas del UIS, basta con hacer clic en el título de la encuesta que se quiere llenar. El sistema pide la dirección electrónica, el código de acceso y el idioma. En ese momento debe seleccionarse el formato del cuestionario que se quiere llenar. Si se desea cargar los datos en línea, se escoge Fill in EForm Online (llenar el formato electrónico en línea). Entonces aparece una página web en la que se puede empezar a ingresar los datos. Si se prefiere llenar los datos sin estar conectado a Internet, hay que escoger Download EForm (bajar el formato electrónico). Luego se pide que se guarde en la computadora el fichero en formato PDF. Se tiene la opción de imprimir el documento en PDF y llenar el cuestionario a mano o abrirlo con Adobe y escribir los datos electrónicamente

5 Paso 3. Llenado de datos En línea Si se opta por poner los datos en línea, aparece en la pantalla una página parecida a la primera hoja del cuestionario de papel. Hay que llenar el cuestionario como se llenaría normalmente. La mayor parte de los cuestionarios electrónicos constan de varias páginas. Para pasar a la siguiente página se usan los botones de navegación que están en la esquina derecha superior o inferior. También se puede pasar directamente a una página haciendo clic en el número de la página. Para guardar los datos que han sido ingresados, se oprime el botón "Save" (guardar) en la esquina derecha superior o inferior. Esto puede hacerse en cualquier momento y se puede seguir llenando el cuestionario después de salir del sistema. Se ruega guardar ( save ) el cuestionario con frecuencia para que no se pierda la información en caso de algún problema con la conexión Internet. Para enviar los datos directamente al UIS se oprime el botón Submit" (transmitir) el cual está al final de la última página de cada cuestionario. Sin estar conectado a Internet Si se opta por cargar los datos sin estar conectado a Internet, el sistema pedirá que se grabe un documento PDF. El cuestionario puede ser abierto para empezar a ingresar los datos utilizando la versión más reciente de Adobe Reader (7.0.8 o mas moderno). El cuestionario se llena como se llenaría normalmente. Debe guardarse el cuestionario lo más a menudo posible para que no se pierdan datos por algún problema de computadora. Una vez que se llena el cuestionario hay dos opciones. Si es posible conectarse a Internet se conecta uno haciendo clic en el botón "Submit" (transmitir) que está al final de la última página del cuestionario en formato PDF. Si no hay conexión a Internet pero sí hay acceso al correo electrónico, sencillamente se envía el documento PDF que se ha guardado, a la dirección electrónica especificada en la primera página de la encuesta. También se puede imprimir el formulario y mandarlo a la dirección postal que aparece en la primera página de la encuesta. Formulario de papel Si se recibe por correo un cuestionario de papel puede llenarse directamente, pero si no se ha recibido y se desea presentar los datos por escrito, por favor imprima el documento PDF que se bajó de Internet y llénelo normalmente. Al terminar, sencillamente se envía el cuestionario debidamente completado a la dirección postal que figura en la primera página de la encuesta

6 Copiando datos desde otra fuente de datos Los datos pueden ser copiados de otros formatos electrónicos como EXCEL o WORD. Por favor notar que sólo datos numéricos, datos faltantes o códigos de inclusión, y datos que incluyen símbolos pueden ser copiados en formatos PDF. Actualmente no es posible copiar y pegar textos, comentarios o formatos de otros formatos electrónicos. Antes de copiar la totalidad de la tabla, por favor asegúrese que todas las celdas estén completadas con datos numéricos, códigos de valores faltantes (a, n, m) o inclusiones (x). Celdas vacías serán interpretadas como celdas no existentes y causara que los datos se cambien en el formato PDF, llevando a resultados con potencial error. Se recomienda que verifique el ingreso de datos en el documento PDF después de utilizar la función copiar y pegar para varias celdas al mismo tiempo. Para copiar una tabla en su totalidad en formato PDF, coloque el cursor en la parte superior izquierda de la celda del área donde Ud. desea que aparezcan los datos y utilice la función PASTE (pegar) o presione las teclas [CTRL] + [V] al mismo tiempo. Funciones especiales, como son validación, suma automática y revisión de consistencia, son hechas para datos que hayan sido ingresados utilizando las funciones copiar y pegar de la misma manera que para data que haya sido ingresada manualmente. Navegación Para facilitar el ingreso manual de los datos, la tecla [ENTER] puede ser utilizada para mover el cursor hacia abajo en la siguiente línea dentro de la misma columna. La tecla [TAB] puede ser utilizada para mover el cursor a la celda adyacente en una tabla dentro de una fila. Paso 4. Transmisión de los datos Para enviar los cuestionarios electrónicos al UIS, por favor conéctese a la Internet y haga clic en el botón enviar ubicado en la última página de cada cuestionario. Puede enviar el cuestionario como un documento anexo a un . Después de enviar los datos se recibirá una confirmación por correo electrónico indicando que los datos se están revisando. El personal del UIS puede comunicarse con uno si tiene preguntas o comentarios sobre los datos del país presentados

7 CARACTERÍSTICAS ESPECIALES Verificación y validación Algunos cuestionarios automatizados del UIS contienen herramientas de validación y/o verificación para ayudar a mejorar la calidad de los datos. El sistema genera un mensaje de alerta si hay algún error en los datos presentados, en una casilla o en un campo. Estos datos problemáticos no se conservan en el cuestionario. Códigos y calificadores de faltantes En los cuestionarios del UIS se usan códigos y calificadores de faltantes comunes. Esto se explica en la primera página del cuestionario correspondiente. Códigos de datos faltantes Para campos numéricos, solo números, apropiados códigos de faltantes o códigos de inclusión o calificadores pueden ser usados. En el caso de una violación, el siguiente mensaje aparecerá: Ingreso invalido: solo números y símbolos de datos (a, m, n, x, *) son permitidos. La celda cambiara a color rojo, cuando el ingreso sea incorrecto. Códigos de inclusión Los códigos de inclusión usados están en formato simple x. Contrariamente a las versiones previas, las inclusiones de filas o columnas no son posibles. Para obtener una indicación en donde los datos están incluidos, una ventana de comentario aparecerá en pantalla automáticamente cuando se coloca una x diciendo Especifique por favor donde están incluidos los datos. Pero, la ventana del comentario puede ser cerrada sin que se ingrese ninguna información. Si el mismo comentario aplica para un rango de celdas, no es necesario comentar en cada celda. En este caso, asegure que el comentario indica claramente el rango de celdas al cual aplica. La celda que contiene un comentario cambiará a color amarillo. Note que si la celda contiene un cometario y un error, cambiara a color rojo

8 Símbolos decimales El formato de los datos permite símbolos decimales pero no dígitos que agrupan símbolos; en el caso que un valor contenga dígitos que agrupan símbolos, el numero mostrara un mensaje de error e inhabilita el cálculo automático relacionado con dicha celda. Únicamente el punto (. ) esta permitido como símbolo decimal. Ejemplo: Correcto: 12.5 o Incorrecto: 12,5 o 120,000.5 o Ceros Para indicar una muy pequeña cantidad o una cantidad igual a cero, por favor ingresar n (vea el manual de instrucción). El ingreso de 0 no esta permitido. Si se ingresa un cero, aparecerá un mensaje en la pantalla: Por favor use n para el cero o números muy pequeños. El cero cambiará a n automáticamente. Campos calculados automáticamente Algunos de los cuestionarios UIS contienen campos los cuales son calculados automáticamente, sumando datos de filas y columnas. Las reglas de suma son las siguientes: Valor + Valor = Valor Valor + n = Valor Valor + a = Valor Valor + x = Valor Valor + m = m Los totales pueden también ser modificados; en este caso el software verificara las sub-celdas y colocará el total en corchetes [ ]. Se recomienda empezar el ingreso de datos en el nivel de sub-celdas. Lo ideal es que no se necesiten modificaciones en los totales. Si se empieza el ingreso de datos en los totales, el software mostrará el total modificado y [n], debido a que ningún valor puede ser encontrado en las sub-celdas. El valor entre corchetes es calculado nuevamente cada vez que una sub-celda es modificada. Cuando el total modificado y el total calculado son iguales, el valor en corchetes desaparece. En el caso que el total contiene símbolos x, por favor asegurarse de que el total calculado es correcto o modificar el total. Nota: El algunos cuestionarios, el total puede ser calculado utilizando otro sub- totales. El cuestionario electrónico sigue la estructura jerárquica del cuestionario, esto quiere decir que los totales son siempre calculados yendo hacia abajo, a un nivel solamente. Si un sub-total contiene un total calculado y un total modificado, el total modificado será utilizado para cálculos posteriores. En el caso de que haya - 8 -

9 una discrepancia entre la suma vertical y horizontal, la suma vertical será considerada en el gran total a excepción del Cuestionario de Finanzas: aquí, la prioridad es sumar el total de acuerdo a las instrucciones del cuestionario, e.g. H4=H2+H3. Cálculo de sumas por niveles de la CINE es después de esto. Verificación de la consistencia Este tipo de verificación asegura que una sub-serie no es mayor que el total en la cual esta incluida, como puede ser el número de docentes en Ambos Sexos tiene que ser mayor o igual al número de docentes en Femenino. En el caso que la regla de verificación es alterada, el siguiente mensaje aparcera: Ingreso invalido: el valor de Femenino tiene que ser menor o igual que el valor de Ambos Sexos. Las celdas comparadas aparecerán en rojo, hasta que el valor sea corregido. Actualmente, las siguientes verificaciones de consistencia son usadas: 1. Género (Ambos sexos / Femenino) El valor de Femenino tiene que ser menor o igual que el valor de Ambos Sexos. 2.a. Modo de trabajo (jornada de tiempo completo y jornada de tiempo parcial, tiempo parcial solamente, equivalente a jornada a tiempo completo) El valor de jornada a Tiempo parcial solamente tiene que ser menor o igual al valor de la jornada a tiempo completo y tiempo parcial. 2.b. Modo de trabajo El valor de jornada equivalente a tiempo completo tiene que ser menor o igual al valor de la jornada a tiempo completo y tiempo parcial. 3. Docentes certificados, total El valor de docentes certificados tiene que ser menor o igual al valor de todos los docentes. Comentarios Esta función permite decirnos algo más acerca de los datos, o almacenar meta data en los datos. Por ejemplo, si Ud. ha hecho una estimación o si los datos reportados son incompletos, por favor proporcione mas detalles en un comentario. Comentarios o notas ayudan al equipo en el UIS a entender mejor los datos, especialmente en los casos de inclusiones. Para facilitar la documentación, una ventana de comentario aparecerá automáticamente cuando un código de inclusión es ingresado (vea códigos de inclusión )

10 Para ingresar un comentario o nota, por favor vaya a la celda apropiada y presione [Shift] y el botón izquierdo del mouse simultáneamente. Esto abre una ventana similar a la ventana de mensaje, en donde puede ingresar el comentario. Haga clic OK y almacenara el comentario en la celda. Cuando salga de la celda esta cambiará a color amarillo. Para modificar o borrar un comentario, vaya a la celda apropiada y abra el comentario presionando [Shift] y el botón izquierdo del mouse. Simplemente modifique o borre el texto en la caja de comentario y haga clic OK. Una vez de que el comentario sea borrado, cuando deje la celda, esta cambiará a su color original. La ventana de comentario mostrará el texto del último comentario. Si el comentario es relevante para la siguiente celda, seleccione [OK]. Si no es así, por favor ingrese un nuevo comentario. Nota: Si una celda contiene un comentario, pero no pasa las reglas de validación, la celda cambiará a color rojo y la disponibilidad del comentario no podrá ser vista. Es posible agregar, modificar o borrar comentarios en celdas que están en color rojo. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA Por favor, observe que debido a las herramientas de revisión y validación que tiene el cuestionario, abrir el documento puede tomar un tiempo; esto es normal y podría llevar de 10 segundos a un minuto dependiendo de la velocidad de su sistema. El funcionamiento volverá a ser normal después de la carga inicial del documento