PROPUESTA PARA LA CERTIFICACIÓN

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1 CERTIFICADORA BIOTROPICO S.A. PROPUESTA PARA LA CERTIFICACIÓN Servicios de Control y Certificación de productos y Evaluación de la Conformidad [Escriba texto]

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3 Página 2 de 8 INTRODUCCIÓN La CERTIFICADORA BIOTROPICO S.A., interesada en brindar un servicio oportuno, competente y debidamente acreditado, para determinar el cumplimiento de las regulaciones y normas involucradas en la certificación de producto, desarrolla servicios de control y certificación, que le permiten al usuario interesado destacar características de calidad de un producto y diferenciarlo con la CERTIFICACION y SELLO correspondiente ante los consumidores nacionales o Internacionales, este instrumento es de carácter voluntario. El principal objetivo es informar y garantizar al consumidor que un ORGANISMO DE CERTIFICACION INDEPENDIENTE verifica la conformidad con una especificación o requisito técnico establecido en un determinado estándar. La Certificación facilita el ingreso a los Mercados locales y mundiales, BIOTROPICO S.A. inicio con la certificación para la Producción Orgánica en el año 1996, y ha ido respondiendo a la creciente demanda de servicios de certificación, especializándose en Certificación de producto Orgánico, Ecológico o Biológico. El consumidor demanda PRODUCTOS CERTIFICADOS en países Europeos, Asiáticos (Japón, Corea, China, Taiwán, India), Estados Unidos y Canadá, Australia, Mercados Suramericanos, y el mismo mercado nacional, se requiere trazabilidad y el producto certificado garantiza la cadena de custodia del mismo, le permite al consumidor elegir el producto teniendo en cuenta su origen, las metodologías de producción, lo amigable que es con el ambiente, lo consecuente con las legislaciones laborales y el consumidor que busca las bondades de estos productos por salud, conciencia, u otros motivos, elige un producto certificado, porque esta diferenciado. Nuestra política como Empresa Certificadora está relacionada con las certificaciones que contribuyen al mejoramiento del medio ambiente, a la conservación del mismo, o a realizar prácticas amigables que tengan esta tendencia. Por ello BIOTROPICO S.A. oferta a los interesados servicios de certificación que apliquen este tipo de estándares, con este documento BIOTROPICO desea de manera general dar a conocer los pasos necesarios para llegar a la Certificación, iniciando con las auditorias, controles o inspecciones, para tomar las decisiones que lleven a la Verificación conformidad y a un producto certificado. 1. EVALUACION PRELIMINAR DEL SISTEMA DE PRODUCCION, PROCESAMIENTO, GESTION DE LA CALIDAD DEL PROCESO, SERVICIO O PRODUCTO: Se denomina a esta etapa previa o preliminar al servicio de control y Certificación, pues contribuye a informar al usuario de los requisitos fundamentales del servicio de Certificación, evaluar la etapa en la que se encuentra para ser CERTIFICADO. Un funcionario de BIOTROPICO S.A. (evaluador) estudia la documentación correspondiente a autoevaluaciones, información básica, planes de manejo de las fincas, plantas procesadoras, la solicitud

4 Página 3 de 8 del servicio y sistema de gestión de la calidad documentada, sistemas internos de control (gruposcooperativas u otro) y le da un concepto sobre el grado de cumplimiento de los requisitos según el esquema y estándar que el solicitante haya contemplado en la solicitud, para continuar con las siguientes etapas del servicio de Control para la Certificación. La evaluación preliminar para los mercados de producto ecológico, da pie para continuar o desistir del servicio si el Operador-solicitante lo considera, ya que la Certificadora Informa mediante un documento el cumplimiento de los requisitos. Si el Operador-solicitante desiste, se considera cerrada la actividad y no se continúa. El Operador-solicitante posteriormente puede volver a solicitar el servicio cuando haya corregido las inconformidades que ocasionaron una evaluación negativa para la certificación. Si el Operador-solicitante ha tenido una evaluación que da conformidad para continuar con la etapa de control, se realizan las actividades de elaboración de cotización, contratación, calendario de actividades donde se presenta el plan de control para la revisión y posterior a ello la toma de decisiones. 2. INSPECCION, AUDITORIAS (CONTROL) Se le informa al Operador quien ha firmado un contrato con BIOTROPICO, el calendario de inspecciones a realizar mediante un plan que finalmente es aprobado por el operador antes de iniciar la actividad. INSPECCION: Esta actividad se refiere a la labor de visitar, verificar, fiscalizar, revisar o evaluar la naturaleza de la producción, sus procesos y las instalaciones apropiadas para el mismo, la actividad requiere visita en sitio. AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de evaluación. Las anteriores actividades separadas o conjuntas nos llevan a CONTROLAR de manera objetiva y específica las metodologías de producción conforme a los requisitos establecidos por un estándar específico, igualmente para un sistema de gestión de calidad. Finalizado el Control, BIOTROPICO a través del inspector o auditor asignado para la actividad, realiza una reunión de cierre informando de las no conformidades encontradas, acciones de mejoramiento, hallazgos, evidencias que hacen parte del proceso y dicha Lista de chequeo es leída en conjunto con el operador y finalmente firmada en el sitio. Este insumo es parte del Informe final de Control, para evaluación y toma de decisiones.

5 Página 4 de 8 3. LA DECISION PARA: LA, LA VERIFICACION Y/O LA CERTIFICACIÓN. Es la confirmación, afirmación, legitimación o refrendación de que los requisitos establecidos para dar una garantía están siendo aplicados por una persona natural o jurídica en su actividad agropecuaria, de transformación, de exportación o comercialización. Para dar cumplimiento al otorgamiento de esta garantía, se realizan auto evaluaciones, Inspecciones, auditorias, verificaciones, acciones correctivas, de mejoramiento, preventivas, decisiones para la Certificación, resultado de ello la confirmación mediante un documento oficial denominado CERTIFICADO, para los Insumos. En este proceso interactúan BIOTROPICO S.A. y la Persona natural o Jurídica usuaria del servicio. Estos documentos una vez evaluados y aceptados por el Responsable de Certificación, son enviados al Operador para su revisión y si hay objeciones, tiene la oportunidad de apelar dicha decisión, el término está contemplado en 10 días hábiles. Si el Operador está conforme con la Decisión de Certificación y esta es positiva para la Certificación, se emiten los Certificados de conformidad con el producto objeto del control. 4. LOS PROCEDIMIENTOS se consignan en el flujo grama del servicio. (Anexo 1) El proceso de control y Certificación inicia después de la etapa preliminar con la refrendación del contrato del usuario-operador con la CERTIFICADORA BIOTROPICO S.A. por el servicio de CERTIFICACION; BIOTROPICO S.A. asigna a un Inspector y/o Auditor competente para que realice la inspección, auditoria o verificación. Todo el proceso está amparado mediante póliza para la confidencialidad y cumplimiento de las obligaciones pactadas contractualmente, ASOREMEC-GENERALITY es la compañía aseguradora, igualmente la CERTIFICADORA exige a cada uno de sus miembros sean permanentes o temporales, un compromiso de confidencialidad y exclusión de conflicto de interés, mediante póliza, amparando las informaciones, documentos, registros a que pueda tener acceso el funcionario delegado, para garantizar la reserva de información confidencial de sus Operadores y/o de su empresa. Nuestros procedimientos (PRCGC07) contemplan que la primera visita de inspección, auditoria o verificación se realiza de manera concertada con el Operador y posteriores visitas o controles durante el año serán sin previo aviso y según justificación para el hecho. Si consideramos necesario, realizamos análisis de suelos o análisis foliar, para determinar algunas trazas o residualidad de productos de síntesis. Y en la etapa de Comercialización puede exigirse muestreo del producto final con igual propósito, este procedimiento se utiliza principalmente para los productos controlados para la certificación Orgánica, Ecológica o Biológica. En las operaciones que requieren reducción de periodo de conversión para certificar un producto orgánico, se realizaran los análisis de laboratorio para confirmar la evidencia de 0 trazas de productos sintéticos no permitidos en la agricultura orgánica.

6 Página 5 de 8 5. CERTIFICACIONES PARA NORMAS PRIVADAS En Certificaciones para el Código de Conducta UTZ CERTIFIED, el usuario individual o agrupado, interesado debe inscribirse ante la FUNDACION UTZ CERTIFIED, página web: la cual le informara los beneficios, requisitos y demás recomendaciones para la obtención de una certificación UTZ, una vez cumplida esta primera etapa y asignado un código por parte de la Fundación, escoge la Certificadora que le brinde este servicio y este autorizada según la lista indicada en la página web de la Fundación. En Certificaciones para el Mercado Justo o Certificación RSE, existen los requisitos de SPP- FUNDEPPO, fundación de pequeños productores, quien delimita los parámetros a seguir para la certificación de una Organización. La página web: Certificación RSE, debe realizar la solicitud a BIOTROPICO S.A., quien entregara la norma correspondiente a este evento e indicara los requisitos a cumplir. La Certificadora BIOTROPICO S.A. realiza otros servicios de Certificación de producto y de servicio bajo la norma NTC 5133, NTC 5637, NTC 5517 y demás normas desarrolladas por ICONTEC para la Certificación de productos amigables con el ambiente y bajo las categorías indicadas, el sello ambiental colombiano es el que se etiqueta una vez la CERTIFICADORA haya tomado la DECISION de manera positiva, estas certificaciones se otorgan por 2 años y hasta 3 según las acciones correctivas, de mejoramiento indicadas por la CERTIFICADORA en sus resultados después de las visitas de control. 6. LA COMERCIALIZACION DE UN PRODUCTO CERTIFICADO La Certificadora Colombiana BIOTROPICO entrega una decisión de Certificación a su operador para que le sea otorgado el Certificado correspondiente, según el contrato que haya realizado. Puede ser acorde con las legislaciones ORGANICAS para la Comunidad Europea, Estados Unidos, o conforme a los Estándares Japoneses llamados JAS, normas nacionales o cualquier otra norma que el usuario le indica en el formulario de solicitud del servicio donde siempre debe informar el PRODUCTO a certificar y el Mercado de destino. Las Organizaciones privadas establecen a los operadores certificados, las condiciones para la comercialización, o le indican como el caso de la Fundación UTZ CERTIFIED los compradores interesados en un producto certificado bajo esta norma. BIOTROPICO S.A. Certificadora Colombiana es miembro de IFOAM (Federación Internacional de Movimientos de agricultura Orgánica), del Grupo CERTIBIONET y de FEDEORGANICOS en Colombia. Estas alianzas estratégicas brindan a nuestros Usuarios valores agregados como información de ferias, comerciales, link de compradores, buen nombre, novedades sobre los productos y las certificaciones, garantía de trabajar con una empresa líder y con trayectoria,

7 Página 6 de 8 El etiquetado de un producto es controlado por la Certificadora y su uso es AUTORIZADO cuando se otorga la debida certificación. Por eso durante el proceso de certificación y Comercialización, el Operador debe antes de imprimir el etiquetado y la publicidad, enviar las artes de los sellos a utilizar, borradores para ser autorizados por el Director de Certificación, porque las referencias incorrectas al sistema de certificación o el uso inadecuado de certificados o de sellos, encontrados en anuncios, catálogos, o en publicidad en general, se relacionarán con acciones pertinentes que pueden incluir procesos legales, sancionatorios y correctivos, o la publicación de una infracción en la página web de la certificadora y los compradores. En caso de uso indebido de certificados o sellos de conformidad por parte de los titulares, se toman acciones correctivas presentadas en el Manual de Calidad de la CERTIFICADORA BIOTRÓPICO S.A. También el uso indebido de la marca (accidental o deliberada), BIOTRÓPICO actúa de acuerdo a las leyes vigentes en Colombia relacionadas con el uso de marcas y patentes y los procedimientos establecidos en el Manual de Calidad de BIOTRÖPICO S.A., la naturaleza del contrato entre BIOTRÓPICO y la parte que incurra en el uso indebido de la marca y el nivel de riesgo del producto. El contrato firmado entre el usuario-operador y la CERTIFICADORA BIOTROPICO S.A., relaciona este punto como causal de incumplimiento. La marca, la enseña y el nombre de BIOTROPICO S.A. están debidamente registrados y legalizados ante la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, registro de marcas y patentes. 7. INVERSIÓN PARA LA CERTIFICACION Los Servicios de Inspección, auditoria y verificación para la Certificación ofrecidos por BIOTROPICO tienen una misma tarifa para todos sus clientes, dicha cotización se envía previamente al interesado para que la revise y la apruebe o la objete y el valor corresponde a los siguientes rubros: Evaluación preliminar, socialización de los requisitos de certificación. Evaluación preliminar a un sistema interno de control para la Certificación Visita de Inspección, auditoria o Verificación: por día de trabajo en Fincas, Fabrica / proceso y Empresa Exportadora. Verificación a la cadena de custodia de todo el producto Visitas de observación a los procesos investigativos de un insumo para autorizar conforme a la legislación orgánica. La elaboración de informes, reportes o calificaciones. Tiempo de viaje, cuyo valor es la mitad de la tarifa general. Análisis de laboratorio cuyo valor es acorde a la factura del Laboratorio acreditado. Decisión para la CERTIFICACION, Control de Calidad para las Verificaciones. Certificados Pre-embarque. Visitas aleatorias o al azar o sin aviso. Cuando un Proyecto de CERTIFICACION ingresa en la etapa de Transición para la certificación de un producto orgánico, o bajo una norma privada como UTZ, la evaluación preliminar que realice la

8 Página 7 de 8 Certificadora BIOTROPICO S.A. Determina el número de visitas en campo o muestras que debe tomar. Las visitas sin avisar se cobran posteriormente si se realizan. La Certificadora BIOTROPICO S. A., confirma que se rige por la Legislación correspondiente NORMA ISO 17065, CODIGO DE CONDUCTA UTZ CERTIFIED y respeta los Sistemas de Calidad y controles Internos que manejan los Grupos para una CERTIFICACION, así como sus condiciones culturales, religiosas, étnicas, sin que esto influya en la toma de sus decisiones, garantizando la imparcialidad en sus actuaciones. 8. LISTA DE DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA EL SERVICIO DE INSPECCION, AUDITORIA, VERIFICACION PARA LA CERTIFICACION DE LA PRODUCCION, PROCESAMIENTO Y EXPORTACION DE ALIMENTOS O PRODUCTOS Y SERVICIOS. Para cotizar, realizar contrato y planificar su programa anual de Control y certificación, es necesaria la entrega previa de la siguiente documentación: a. Formulario de solicitud preliminar si es primera vez o actualizar el existente si hay modificaciones: FSSCPPRC0701. b. Plan para el Sistema de Producción Orgánico (FPMAEPRC0701, FPSPAEPRC0701) diligenciado con sus anexos, para certificaciones de alimentos pecuarios y agrícolas orgánicos. Sistema de Procesamiento (FPSPAIEPRC0701). c. Plan de Manejo Ambiental (PMA) para productos a certificar con el sello ambiental Colombiano. d. Resumen del Sistema interno de control para certificaciones grupales. e. Listado completo de los agricultores agrupados en una asociación (nombre, fincas, región, cantidad producida, tipo de producto) f. Resumen de Sistema de gestión de calidad para Certificación de fincas individuales o personas naturales. g. Documento de representación Legal del gerente de la empresa, cooperativa, o Empresa agrícola debidamente legalizada. h. Carta de nombramiento del Responsable de Certificación de un programa a Certificar. i. AUTOEVALUACIONES o CALIFICACIONES realizadas por el propio operador o grupo del programa a certificar, algunos formatos se encuentran en las páginas web (normas privadas). j. Códigos de Identificación otorgados para ser proveedor en mercados (CODIGO DE CONDUCTA UTZ CERTIFIED). k. Cotización aprobada l. Contrato firmado REQUISITO INDISPENSABLE: La Certificación es un proceso continuo, y dinámico, por lo que se requiere que el Operador informe a BIOTROPICO de los cambios que sufre sus Planes de Manejo Ambientales y de Producción de su finca, empresa, planta procesadora, centro de acopio, o Sistemas Internos de Control, cambios de razón social, cambios de personal responsable de la certificación y las auditorías internas, todo cambio que puede llegar a afectar el producto y la certificación en sí. El

9 Página 8 de 8 incumplimiento de este requisito puede ser causal de sanción o incumplimiento del contrato entre el Operador y la Certificadora. 9. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y CERTIFICACION DE PRODUCTO