Primeros pasos en Excel 2007

Transcripción

1 Primeros pasos en Excel 2007 capítulo 09

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3 Primeros pasos en Excel 2007 primeros pasos En esta unidad el alumno aprenderá a familiarizarse con los conceptos más elementales de Excel. En concreto, conocerá la pantalla principal y las funcionalidades básicas con archivos, y entenderá la distribución de la información en pantalla Qué es Microsoft Excel 2007? El primer concepto que hay que entender para empezar a manejar Microsoft Excel 2007 es la Hoja de Cálculo, uno de los elementos más útiles y versátiles de la informática a nivel usuario. Una hoja de cálculo, tal y como su nombre indica, está pensada para realizar cálculos matemáticos desde los más sencillos hasta los más complejos. Para facilitar esta función, la información se organiza en una estructura rígida de filas y columnas facilitando así todas las fórmulas numéricas. excel 2007 Sabiendo esto, se puede definir Microsoft Excel 2007 como la Hoja de Cálculo de la suite ofimática 1 Microsoft Office Una de las ventajas de pertenecer a la suite ofimática de Microsoft es que comparte con el resto de programas las formas de funcionamiento básico. 1 La palabra Ofimática proviene de la unión de oficina e informática. Este término se empezó a utilizar en los 70 y 80 en referencia a todo elemento que se utilizaba dentro de una oficina y que facilitaba y automatizaba la gestión de la misma.

4 Por lo tanto, si conoce una función o comprende un concepto, entenderá la base de todos ellos. Cabe recordar que la suite ofimática de Microsoft se ha convertido en el estándar de funcionamiento de todo el sector ofimático, siendo la herramienta más usada, versátil y potente. A ello se añaden los cambios y novedades que se han introducido en la versión 2007, donde se han redefinido las funcionalidades para facilitar la interacción con el programa. En la versión de Office 2007 se ha producido un cambio importante a nivel visual y aunque no ha habido grandes variaciones a nivel de funcionalidades, sí ha supuesto un gran cambio a nivel de interacción con el programa. Esto puede convertirse en una dificultad para usuarios de versiones anteriores que pueden sentirse desorientados en algún momento. Si es el caso, con este curso aprenderá el nuevo funcionamiento y se acostumbrará a la nueva interfaz de Excel. 9.2 Cómo iniciar el programa Para poder trabajar con Excel el primer punto es aprender a abrir el programa. De forma predeterminada, Excel se inicia desde Botón Inicio>Todos los programas (o Programas en versiones de Windows XP o anteriores)> Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007.

5 Acceder a esta opción es posible desde el ratón (clicando encima de los diferentes elementos con el botón izquierdo) como desde el teclado (Botón Windows>cursores hasta situarnos encima>enter) Además de las opciones predeterminadas que crea el propio programa, también puede crear un acceso rápido si va a utilizar Excel habitualmente. Para hacerlo, deberá clicar el botón derecho del ratón, Enviar a > Escritorio (Crear acceso Directo) encima del icono de Excel. Esto le permitirá crear un icono en el escritorio que abrirá directamente el programa 1. primeros pasos excel 2007 Una vez iniciado el programa se abrirá una hoja en blanco de Excel preparada para que usted empiece a trabajar. Si por el contrario quiere abrir un archivo concreto, deberá hacer doble clic sobre el mismo y se abrirá el programa con el archivo en el punto donde lo guardó la última vez. Con cualquiera de las opciones indicadas se abrirá la pantalla de carga de Excel que ejecutará el programa hasta que tenga la pantalla de inicio cargada (ya sea la hoja en blanco o con los datos del archivo que haya abierto). Finalizar el programa Para salir del programa Microsoft Excel 2007 tiene cuatro opciones: 1 También es muy recomendable la opción Anclar a la Barra de tareas que ofrece Windows 7 una vez ya se ha activado el programa.

6 - Seleccionar la opción Salir de Excel en el botón Microsoft Office. - Utilizar el botón Cerrar de la ventana de Excel. - Utilizar la combinación de teclas Alt+F4. - Clicar Cerrar programa en el menú contextual de la barra de Windows. En cualquier opción de salir, Excel cierra todos los libros abiertos y le avisa si hay cambios en algún libro sin guardar. En la ventana que se abre, le saldrán tres opciones: Sí: guardará los cambios con el mismo nombre y la misma ubicación donde se había guardado. Si no había guardado previamente, aparecerá la ventana Guardar como para que lo guarde en la ubicación que prefiera. No: no guardará los cambios por lo que perderá el trabajo que haya realizado. Cancelar: no guardará nada pero tampoco cerrará Excel.

7 9.3. Conocer el entorno de Microsoft Excel 2007 Cuando acceda a Excel se encontrará una pantalla como la que se muestra a continuación: primeros pasos Para entender esta pantalla, trazaremos tres áreas: excel 2007 Área de menú: es la parte superior de la pantalla compuesta por la barra de título, la Cinta de Opciones y el panel de Opciones (antigua barra de herramientas). Área de Trabajo: esta parte está dividida en la barra de Fórmulas, la Hoja de cálculo y las barras de desplazamiento. Área Barra de Estado: es la barra de la parte inferior donde encontrará información sobre el libro donde estaba trabajando. Área de Menú Está dividida en tres zonas: Barra de título: esta zona es la parte superior de la ventana de Excel, que a su vez está dividida en tres zonas:

8 Botón Inicio y barra de acceso rápido: situado en la parte izquierda de la pantalla, esta opción le permitirá desplegar el menú Office y acceder a las opciones configuradas de la barra de acceso rápido (de forma predeterminada aparecerán las opciones Guardar, Deshacer y Rehacer ). Nombre: aquí encontrará el nombre del libro con el que está trabajando, un guión y el nombre de Microsoft Excel para así tener claro qué programa está ejecutando. Zona de Ventana: en este punto encontrará tres botones que incluye Windows en todas las ventanas de trabajo que usa: - Minimizar: botón que permite poner la ventana escondida en la barra de Tareas de Windows y así limpiar el escritorio del mismo. - Maximizar/Restaurar: botón que permite pasar rápidamente de ocupar toda la pantalla a ocupar una parte. - Cerrar: salir de Microsoft Excel. Si no se ha guardado el trabajo y se ha modificado, le pedirá si quiere guardar el documento. Cinta de Opciones: la Cinta de Opciones sustituye a la barra de menús que había en versiones anteriores de Microsoft Office. Esta cinta está dividida en fichas; al cambiar de una opción a otra, verá cómo todos los iconos que tiene en el panel de Opciones cambian para mostrar el contenido relacionado. Panel de Opciones: el Panel de Opciones es una suma de las barras de herramientas y las opciones de los menús de versiones anteriores. Supone un gran avance pues facilita al usuario el acceso a las opciones de una forma intuitiva y directa en tareas que antes requerían mayor tiempo de navegación.

9 Área de Trabajo El Área de trabajo también está, al igual que el Área de menú, dividida en tres zonas: Barra de fórmulas: en esta barra encontrará tres opciones de trabajo: La zona de referencia: le da la referencia o nombre de la celda activa (la celda en la que está trabajando) primeros pasos La opción Insertar Fórmula: permite insertar todas las funciones que lleva incorporadas Excel y que se explicarán con más detalle en la unidad cuatro. La zona de escritura: le permite ver el contenido real de la celda, ya sea una fórmula, texto o función. Zona de Trabajo: la zona de trabajo confiere a Excel un particular aspecto, pues en la parte superior encontrará las letras de la A a la XFD que marcan las columnas, y en la parte izquierda los números del 1 al , que marcan las filas. Los espacios en blanco que entrecruzan las filas y las columnas son las llamadas celdas. excel 2007 Barras de Desplazamiento: en las zonas contrarias a los títulos de columna y fila están las zonas de desplazamiento. La de la parte derecha servirá para moverse hacia arriba y hacia abajo en la hoja de Excel, mientras que la inferior servirá para moverse de derecha a izquierda con la barra situada a la derecha de la pantalla. Las barras le permitirán desplazarse por las

10 diferentes hojas que conforman el libro, tanto con botones como seleccionando directamente la hoja a la que desea ir. Área Barra de Estado En la parte inferior de la pantalla de trabajo se encontrará con la Barra de Estado de Excel. En ella tendrá información del estado de trabajo en el que se encuentra. La barra está dividida en siete zonas y los elementos que encontrará en cada una de ellas son: Zona 1 Modo de Celda: le informará del modo de edición de la celda en la que esté en ese momento. Estos modos pueden ser: -Listo: estado general. - Introducir: cuando está introduciendo datos en la celda. - Editar: cuando entra dentro de una celda que ya está escrita o pulsa F2 para modificar los datos ya introducidos en una celda. - Elegir/Señalar: para cuando se mueve por dentro de una hoja en medio de la introducción de una fórmula. Zona 2 Firmas: le indica si el libro contiene alguna firma digital. Directiva de administración de información: le indica el uso de Information Rights Management (IRM) para restringir permisos del libro activo. Permisos: esta opción, que sólo esta visible si restringe el permiso del libro, le permitirá ver qué restricciones de uso tiene el libro actualmente.

11 Zona 3 Bloqueo de Mayúsculas: esta opción se activa en cuanto el sistema detecta que Bloq Mayús ha sido activado. Desaparecerá cuando la tecla se desactive. Bloqueo de Número: esta opción se activa cuando el sistema detecta que Bloq Num ha sido activado. Desaparecerá cuando la tecla se desactive. primeros pasos Bloqueo de Desplazamiento: detecta cuando una tecla se activa y desactiva (en este caso la tecla Bloq Despl ). La activación o desactivación de esta tecla provocará que los cursores causen movimiento de la hoja o de la celda activa. Número Fijo de decimales: esta opción le permitirá saber si tiene activada o no la opción avanzada de número fijo de decimales que permite introducir todos los números con un ancho de decimales fijo. Modo de Sobrescritura: esta opción le permitirá saber si la tecla Ins o Insert la tiene activada o desactivada cuando está modificando una celda. Modo Final: esta opción indica cómo va a reaccionar la tecla Fin con los cursores para saber si se moverá el cursor al siguiente bloque de datos o se moverá a la siguiente celda. Grabación de Macros: esta opción le permitirá activar o desactivar la grabación de Macros. excel 2007 Zona 4 Modo de Selección: esta opción se activará al pulsar la tecla F8 ( ampliar selección ) que hará empezar una selección desde 0. La opción Mayús+F8 ( agregar selección ) le permitirá agregar una nueva selección a una selección previamente definida. Zona 5 Número de Página: en esta opción, en la Vista Diseño de página o en la Vista Preliminar, le mostrará el número de página donde esté dentro de la hoja que esté visualizando.

12 Zona 6 Promedio: esta opción muestra el promedio calculado en base a los valores numéricos de las celdas seleccionadas. Recuento: enseña el número de celdas seleccionadas. Recuento numérico: muestra el número de celdas seleccionadas que contengan valores numéricos. Mínimo: enseña el valor numérico mínimo (más bajo) de las celdas seleccionadas. Máximo: muestra el valor numérico máximo (más alto) de las celdas seleccionadas. Suma: esta opción muestra la suma de todos los valores numéricos de las celdas seleccionadas. Zona 7 Ver accesos directos: le permite ver de una forma rápida las opciones de vistas (Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página). Zoom: le permite controlar en forma de porcentaje el zoom sobre la hoja de cálculo. Control Deslizante del Zoom: le permite controlar el zoom a través de una barra deslizante. Todas estas opciones no están activadas de forma predeterminada. Desde el menú contextual de la barra de estado (botón derecho del ratón) se pueden configurar qué opciones desea visibles y cuáles no.

13 primeros pasos 9.4. El botón Office Una de las novedades de Excel 2007 es el botón office. Éste, situado en la parte superior izquierda de la pantalla, está diseñado para ser el centro de todas las operaciones que afectan al documento de Excel. excel 2007 Dentro del botón se encuentra doce opciones divididas en cinco bloques: Zona Archivo: esta zona le permite trabajar con todo el archivo. En ella encontrará cuatro opciones: Nuevo, Abrir, Guardar y Guardar como. Zona Compartir: esta zona le permite compartir su trabajo con otros usuarios a partir de las diferentes opciones que le ofrece: Imprimir, Preparar (para publicación), Enviar (por correo o fax) y Publicar (página web).

14 Zona Cerrar: esta zona sólo tiene la opción Cerrar para cerrar el documento activo sin salir de Excel. Zona Documentos Recientes: esta zona le mostrará los últimos documentos que haya abierto en Excel. Zona inferior: Aquí encontrará dos botones. El primero le permitirá acceder a las opciones de configuración de Excel para así configurar todos los parámetros del programa; la otra opción es Salir de Excel que le hará salir completamente del programa. Crear Nuevo Libro Si abre Microsoft Excel desde el menú Todos los programas o desde un acceso directo, automáticamente le aparecerá un documento en blanco preparado para trabajar desde cero. Si ya tiene Microsoft Excel abierto, entonces necesitará ir a Botón Office > Nuevo, que abrirá la ventana Nuevo Libro. En ella, seleccionará Libro en Blanco y Crear, que creará un libro en blanco igual al que tendría cuando abre el programa. La opción Nuevo libro en el menú de Inicio rápido (no disponible de forma predeterminada) y la opción Ctrl+U también abrirán un libro en blanco directamente. Habitualmente, al abrir un Libro ya sabrá para qué lo está abriendo. Excel pone a su disposición una cantidad de plantillas con una estética ya definida.

15 Para acceder a las plantillas deberá ir a Botón Office>Nuevo. En la ventana Nuevo libro que se abra, verá que está dividida en tres zonas: En la zona izquierda encontrará una columna dividida en dos zonas. La parte superior, titulada Plantillas, le mostrará las plantillas que tenga instaladas en su ordenador, mientras que en la parte inferior, titulada Microsoft Office Online, encontrará, clasificados por usos, las plantillas que Microsoft pone a su disposición a través de Internet. primeros pasos En la parte central, en la zona superior, encontrará la barra de buscar que le permitirá buscar plantillas de factura, presupuestos, gastos, etc. En la parte inferior le mostrará todas las plantillas con una previsualización de una categoría determinada o el resultado de una búsqueda. Por último, en la columna de la derecha podrá previsualizar el documento. Una vez seleccionada la plantilla, clicará en el botón Crear de la parte inferior y verá cómo se abre de forma automática en Excel la plantilla dispuesta a su personalización. Guardar un libro A la hora de guardar un documento, toda la familia Office ofrece dos posibilidades: Guardar y Guardar como. Para acceder a estas opciones tendrá que ir al Botón Office y al desplegar el menú verá, en la primera sección, las dos opciones. excel 2007 Si el documento nunca antes había sido guardado las dos opciones abrirán la ventana Guardar como... que pedirá que ponga un nombre (si no indica nada pondrá LibroN.xlsx) y una ubicación (si no ha guardado ningún documento anterior, la ubicación será Mis Documentos ; si ha guardado un documento previamente, la ubicación será la del anterior documento).

16 Por el contrario, si el documento ya había sido guardado, entonces la opción Guardar le permitirá guardar el documento con el mismo nombre y la misma ubicación perdiendo así el documento original que había abierto/guardado previamente. En cambio, la opción Guardar como... guardará el archivo con otro nombre y/o en otra ubicación con lo que tendrá a su disposición el original y la copia modificada. La opción Guardar, además de ser accesible desde el botón Office, se puede activar desde el Disquete que hay en la Barra de Inicio Rápido o con la combinación Ctrl+G. Abrir Libros Una vez haya guardado un libro, lo podrá recuperar en cualquier momento. Para ello, tendrá que abrir el libro. La primera forma de abrir un libro es utilizar la opción Abrir... que encontrará en el Botón Office > Abrir, en el botón Abrir de la barra de Inicio Rápido (no está de forma predeterminada) y también podrá hacerlo con la opción Ctrl+A. Cualquiera de estas opciones le abrirá la ventana Abrir, que le permitirá navegar por su ordenador para encontrar el archivo de Excel que desea utilizar.

17 primeros pasos Además de abrir un archivo dentro de Excel, si navega a través del Explorador de Windows y hace doble clic sobre cualquier archivo, éste también se abrirá. excel 2007 Imprimir Si quiere imprimir un documento tiene dos opciones: La Impresión rápida le permitirá imprimir el documento tal y como lo tenga a través de la impresora predeterminada y que podrá encontrar en el Botón Office > Imprimir > Impresión rápida, a través de la Barra de Inicio Rápido, o la opción de Impresión que podrá activar desde el Botón Office > Imprimir o con la combinación de teclas Ctrl+P que le abrirá la ventana Imprimir:

18 En la ventana que se abrirá podrá visualizar cuatro espacios. En el primero podrá escoger la impresora, las propiedades de la impresora seleccionada o las impresoras disponibles en la zona. La segunda zona le permitirá seleccionar el intervalo de páginas que desea imprimir. En este sentido cabe tener en cuenta que Excel imprime de forma rectangular y que las páginas en blanco que salgan en medio de dos datos serán impresas. Por lo tanto, es fundamental estructurar la información de la hoja de datos de tal forma que ocupe el espacio necesario para su usabilidad. En la tercera zona indicará qué quiere imprimir: Selección, Celdas seleccionadas, Hojas Activas, la hoja en la que está trabajando, Todo el libro, Todas las páginas de todas las Hojas del archivo o Tabla (si tiene insertada una tabla dentro de la hoja de cálculo para imprimir dicho elemento). La cuarta y última zona la encontrará en la parte derecha de la ventana y le permitirá indicar cuántas copias de impresión quiere. Dentro de esta opción, también podrá marcar si quiere las copias intercaladas (primera copia de todo el libro entero, segunda copia entera...), o si las quiere sin intercalar (todas las primeras páginas, todas las segundas páginas...). Las copias intercaladas suponen mayor transmisión de datos ya que una página se ha de cargar una y otra vez y por tanto su uso es muy desaconsejable en sistemas de impresión lentos o utilizados por muchas personas. En la parte inferior de la pantalla encontrará la opción Vista Previa, la opción Aceptar que activará propiamente la impresión, y la opción Cancelar que saldrá de la ventana sin hacer nada.

19 9.5. La Cinta de Opciones y la Barra de Acceso Rápido La Barra de Acceso Rápido está en la barra de título del programa junto al botón Office. De forma predeterminada muestra tres opciones, Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque con el botón desplegable podrá personalizarlo con las opciones que más le interesen y que detallamos a continuación: primeros pasos excel 2007 Nuevo: al activar esta opción aparecerá el botón Nuevo con el que abrirá un libro de Excel en blanco. Abrir: esta opción abrirá el menú Abrir que permitirá abrir un documento de Excel que tenga en su sistema. Guardar: permitirá guardar el libro. Correo electrónico: guardará el archivo y lo adjuntará a un correo electrónico de su programa de correo predeterminado para que lo pueda compartir a través de este medio. Impresión rápida: imprimirá toda la hoja activa en la impresora predeterminada de su sistema.

20 Vista preliminar: abrirá la vista preliminar. Ortografía: abrirá el corrector ortográfico de Office para corregir la ortografía del documento. Deshacer: eliminará la última acción hecha de forma lineal. Se podrá pulsar más de una vez para deshacer varias acciones; manteniéndolo pulsado se abrirá un desplegable que le permitirá escoger hasta dónde quiere deshacer. Rehacer: le permitirá volver a realizar las acciones eliminadas. Cada clic rehará una acción desecha por el comando anterior. Las opciones Deshacer y Rehacer son lineales por lo que el ordenador guarda una sola línea de acciones. Esto significa que el comando Rehacer quedará automáticamente desactivado cuando, en medio de varias acciones desechas, realice una modificación. Orden ascendente: se utiliza para ordenar columnas de datos de menor a mayor (A-Z, 1-10, 01/01-31/12...). Orden descendente: funciona igual que la anterior, ordenando columnas de datos, pero en orden inverso (Z-A, 10-1, 31/12-01/01...). Más Comandos: abrirá la ventana de opciones de Excel con la opción Personalizar y le permitirá colocar iconos con las opciones que más le gusten.

21 primeros pasos Mostrar debajo de la Cinta de Opciones: esta opción le permitirá mover la Barra de Acceso Rápido entre medio de las opciones y la barra de fórmulas recordando las Barras de Herramientas de Excel de versiones anteriores. excel 2007 Minimizar la Cinta de Opciones: esta opción ocultará las Barras de Opciones, dejando solo la cinta de opciones visible. Si activa esta opción la barra de acceso rápido se mostrará inmediatamente debajo de la Cinta de Opciones. La Cinta de Opciones Esta gran novedad de Office 2007 cambia radicalmente la forma que hasta ahora tenía el usuario de relacionarse con el programa. La antigua Barra de Herramientas desaparece pasando a ocuparla la Cinta de Opciones. Esta cinta, en vez de contener menús que se despliegan cuando pulsa encima de ellos con los nombres de todas las opciones, contiene fichas con paneles que ocupan todo el ancho de ventana y se ponen en primer plano mostrando iconos que le facilitarán la interacción

22 del programa, produciendo una curva de aprendizaje más rápida pues podrá interpretar las imágenes que intervienen. En la Cinta de Opciones encontrará las siguientes características: Distribución en recuadro: si se fija, dentro de cada panel/barra de opciones se encontrará con espacios divididos en recuadros con su título en la parte inferior. Organización Visual: cada panel se organiza utilizando distintos criterios visuales (tamaño, icono y texto, organización vertical-horizontal...) para que visualmente le sea fácil distinguir las distintas opciones y delimitarlas, y no vea una maraña de botones. Priorización de opciones: si se fija en los paneles de opciones quizá echa de menos opciones que se usaban en versiones anteriores. Esto no significa que esas opciones hayan desaparecido, sino que Microsoft ha hecho un trabajo de priorización poniendo en los paneles únicamente las opciones que más utilizan los usuarios y dejando las demás en las ventanas avanzadas. Como verá, varios de los recuadros de los paneles tienen el icono, elemento que al pulsar hará que se abran todas las opciones referentes al recuadro que ha pulsado. Dentro de la Cinta de Opciones se encontrará con siete opciones visibles, dos más que están desactivadas de forma predeterminada y 17 fichas más que solo se activan en los casos que seleccione un objeto que pertenezca a su tipo (por ejemplo, la ficha Imagen al seleccionar una fotografía). A continuación, describimos las siete opciones visibles para así entender cómo se organizan: Inicio: en esta pestaña encontrará las opciones que Microsoft considera más importantes en el ritmo de trabajo normal y que permiten empezar a trabajar: Insertar: cualquier herramienta que permita añadir elementos dentro de la página (Gráficos, Imágenes, Tablas...) lo podrá encontrar dentro de esta opción.

23 Diseño de página: en esta ficha encontrará todas las opciones referentes a la salida del documento por la impresora y la impresión del mismo. Fórmulas: en esta ficha encontrará toda la potencia de cálculo que tiene Excel y todas las opciones de análisis matemático. Datos: aquí están las opciones de trabajo para usar Excel como base de datos. primeros pasos Revisar: se encuentran las herramientas que facilitan los últimos pasos del documento como son la protección de comentarios, la corrección ortográfica, etc. Vista: la pestaña Vista muestra todas las opciones que le permiten controlar cómo ve Excel y el documento de trabajo por pantalla. excel 2007

24 Recordatorio! lección 09!!! La Hoja de Cálculo está pensada para realizar cálculos matemáticos. En ella, la información se organiza en una estructura rígida de filas y columnas. Si desea salir de Excel con documentos aún abiertos, tendrá tres posibles opciones: Sí, que guardará con el mismo nombre y mismo lugar donde antes se había guardado; No, que perderá el trabajo realizado; y Cancelar, que no ejecutará la opción Salir del programa. En la zona de trabajo encontrará la parte superior dividida en letras de la A a la XFD que definen las columnas, y en la parte izquierda los números del 1 al que marcan las filas. Los espacios que se cruzan entre estas dos zonas son las celdas.!! El botón Office es la novedad de Excel 2007, diseñado para ser el centro de todas las operaciones que afectan al documento. Dispone de dos opciones para imprimir un documento: la Impresión Rápida, que utiliza las opciones predeterminadas, y la opción Impresión, que abre una ventana donde podrá

25 realizar los ajustes de impresión que desee.!! La nueva Cinta de Opciones de Office 2007 contiene menús con los nombres de todas las opciones e iconos que facilitan la interacción del usuario con el programa. Dentro de la Cinta de Opciones, se encontrará con siete opciones visibles, dos más que están desactivadas de forma predeterminada y 17 fichas más que solo se activan en los casos en los que seleccione un objeto que pertenezca a su tipo.