Las políticas se presentan en generales y por clasificación en el sistema Intelisis.

Transcripción

1 Objetivo Establecer las normas que regirán el control de las operaciones y registro de la gestión de los gastos en cumplimiento al código fiscal, código de comercio, Ley Federal de Protección de datos Personales en Posesión de los Particulares y Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita. Alcance Esta política rige a todas las empresas del Grupo y a todos los colaboradores. Definiciones Usuario: Cualquier colaborador del grupo, que haga uso de la información, tecnología, herramientas y equipo de oficina. Gasto: Toda salida de dinero realizada para el pago de un servicio o adquisición de un bien. Catálogos: es la relación ordenada de elementos pertenecientes al mismo conjunto, que por su número precisan de esa catalogación para facilitar su localización. UEN: Unidad Estratégica de Negocio. UEF: Unidad Estratégica de Funcional. INFORED: Es la plataforma de comunicación de Beneficia. ERP Intelisis: Es el sistema destinado a la administración de recursos del Grupo. Factura (CFDI): Comprobante Fiscal Digital por Internet. LFPDPPP: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. LFPIORPI: Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita. Políticas y Responsabilidades: Las políticas se presentan en generales y por clasificación en el sistema Intelisis. Generales 1. Los Directores, Subdirectores y Gerentes deberán asegurar el apego a esta política. 2. Todos los colaboradores deberán cumplir con esta normatividad. 3. Se podrá tener acceso a los documentos del sistema de Gestión de Calidad del cuál este procedimiento forma parte en INFORED y de acuerdo al procedimiento de Comunicación Interna (PO-CMN-01). 4. Se deberá realizar el presupuesto anual del Grupo por el Gerente de Contabilidad y los Usuarios de Gasto deberán proporcionar la información que se les solicite. 5. Será responsabilidad de cada Usuario de Gasto realizar su presupuesto anual con la autorización correspondiente. 6. El gasto y el registro del presupuesto se controlará a través del ERP Intelisis. 7. Todo gasto deberá estar presupuestado y el responsable del gasto será el responsable del ejercicio presupuestal. 8. Todos los gastos deberán contar con su comprobante correspondiente que lo ampare y que cumpla con los requisitos fiscales vigentes, certificados fiscales digitales por internet (CFDI). 9. Es responsabilidad del Usuario de Gasto utilizar establecimientos que emitan comprobantes fiscales digitales. 10. Se podrán realizar gastos con tarjetas de crédito corporativas y estas deberán cumplir con esta normatividad y los usuarios son los responsables de cumplirla. 1/5

2 11. Para la comprobación de gastos menores (Hasta $300) en los establecimientos que aún no emitan CFDI, se aceptará la comprobación mediante vale azul, debidamente requisitado y firmado por el responsable del área. 12. El usuario del gasto deberá obtener la autorización correspondiente, previo a la realización de cualquier adquisición no periódica o constante, o no presupuestada de Software, hardware, productos y/o servicios, cursos, adecuación de instalaciones, inversiones, etc. Nota: esta política se relaciona con la de compras. 13. El sistema Intelisis operará por proyecto y por centro de costo por lo que el presupuesto se organizará de esta manera y los gastos deberán ser asignados de forma correspondiente. 14. Sera responsabilidad de cada Usuario de Gasto requisitar la operación en el ERP y obtener y digitalizar los comprobantes correspondientes. 15. Los gastos que el usuario no compruebe durante el periodo correspondiente, serán descontados del siguiente periodo de nómina. 16. Los Gerentes de Contabilidad y la responsable de Subdirección de Administración deberán asegurar la revisión de la razonabilidad y la correcta comprobación de los gastos realizados, así como el análisis y conciliación de la antigüedad de saldos de las cuentas por pagar. 17. Las Oficinas Regionales, CDR S, las áreas de la Subdirección de Administración, Control Vehicular, Soporte Técnico, Recursos Materiales, Gerencia de Recursos Humanos, Beneficios y Compensaciones, Reclutamiento, Selección y Capacitación, Comercial, Personal de APSA, son los que tendrán la facultad para iniciar las operaciones de gasto en el ERP, y el área de Contabilidad tendrá la facultad en las operaciones recurrentes. 18. Las áreas que no tengan usuario en ERP y requieran de gasto se apoyarán en las Gerencias de Contabilidad. 19. La cancelación de cualquier gasto queda a cargo del originador del mismo y deberá hacerlo a partir del último movimiento generado en el módulo de cuentas por pagar y módulo de gastos, siempre y cuando Tesorería no lo haya concluido. De ser así, solamente el Gerente de Contabilidad en coordinación con el Tesorero, podrán hacer las cancelaciones para corregir los movimientos. 20. La creación de cuentas contables queda a cargo de las Gerencias de Contabilidad con previa autorización del Contralor. 21. Las formas de pago pueden ser por transferencia o cheque. 22. Se deberá reportar a la Dirección General la actividad de gastos y costos con el Formato ocho columnas (F8-C). Pendiente la construcción del F8-C, por Contraloría. Por clasificación en el ERP 23. Los gastos se clasifican como: Costo directo, Gastos de operación, Resultado Integral de Financiamiento, Otros Gastos y Productos e Impuestos a la utilidad. 24. Los catálogos que regirán en los Gastos son: contable, proveedores, conceptos de gastos, empresas, cuentas de dinero y combo de observaciones. 25. La responsabilidad de la elaboración y mantenimiento de los catálogos queda a cargo de las Gerencias de Contabilidad (Beneficia y Movo). 26. Los gastos pueden ser periódicos y se les denominarán Recurrentes, tales como: renta de oficinas, pago de servicios, servicios de vigilancia y limpieza, etc.) con importe fijo y así se operarán en el ERP, si hubiera variación al precio fijo, las diferencias pasarán al gasto. 2/5

3 27. Los gastos pueden ser variables como: papelería, gasolina, mensajería, viáticos, mantenimientos de equipos y oficinas y operarán en el ERP como tales. 28. Caja chica. La asignación de caja chica, será autorizada por la Dirección Correspondiente con Vo.Bo. de Contraloría de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Instructivo de Trabajo Asignación de Caja Chica IT-CON-01. a) Los gastos de caja chica serán únicamente los relacionados con actividades propias de la oficina. b) El reembolso de los gastos de caja chica se deberá solicitar a través del ERP de forma semanal y anexando los comprobantes digitalizados, para que el pago se efectué en un periodo de 24 hrs. c) El Tesorero podrá realizar a través del personal que designe los arqueos de caja chica para medidas de seguridad. 29. Gasto Tarjeta de Crédito American Express a) El uso de la tarjeta de crédito perteneciente a la Sra Xóchitl deberá ser autorizado por Contraloría. b) Para el uso de la tarjeta de crédito deberá estar previamente el registro del gasto en Intelisis dentro del mes corriente. c) Los gastos que se realicen para alquilar autos de operación sigue deberán estar clasificados en el costo directo. d) Los gastos que se realicen deberán estar registrados en un lapso de 48 hrs de haber realizado el pago. e) Las tarjetas de crédito no deberán utilizarse para compras personales. 30. Financieros. El gasto lo originan las comisiones y los intereses y queda bajo la responsabilidad de la Gerencia de Contabilidad el generar la operación para que llegue a Tesorería y realice el pago. 31. Operación. Son aquellos gastos originados por las áreas operativas: oficinas regionales, centros de operaciones, Call Center y CDR s, etc. 32. Anticipos: Por la naturaleza de los productos que otorgamos se pueden requerir anticipos para gastos que se realizarán en el futuro inmediato, los cuales pasarán a una situación en el ERP, que equivale a la autorización para que se prosiga a la solicitud del cheque, y la facultad recae en los siguientes usuarios: Contralor, Gerentes de Contabilidad y la Subdirección de Administración para las operaciones de Back Office. Se establece el pago por anticipo dentro de las 24 horas después de avanzado. 33. De acuerdo al concepto del anticipo se tiene establecido el plazo máximo de comprobación, en caso de incumplimiento se tomará la medida de descuento al solicitante, por nómina o pago a proveedores, a cargo de las Gerencias de Contabilidad y Back Office. 34. Fondos (Gasto por Cuenta y Orden). de acuerdo a la naturaleza del producto y mediante el contrato de prestación de servicios con nuestro Cliente, se definirá el fondo y reglas del manejo. 35. La responsabilidad de solicitar a la Gerencia de Contabilidad la constitución del Fondo en el ERP, quedará a cargo del usuario determinado por área y dado de alta en el sistema operativo. 36. Las Fianzas y Cauciones se consideran como depósitos en garantía realizado por Beneficia y se aplicarán al gasto si se convierten en efectividades y son cauciones no recuperadas. 37. Costo directo: Son los honorarios para abogados, ajustadores, médicos, gestores y peritos (peritajes de legal) que atienden los servicios que ofrece Beneficia, de acuerdo a los tabuladores establecidos; así como los siguientes gastos cuyo comprobante cada proveedor deberá conservar para deducir de sus ingresos y agregará en la factura (CFDI) que nos envíen, como casetas, gasolina, pago de copias certificadas, viáticos, que en su caso no tendrán tratamiento de viáticos por ser proveedores externos, y cada uno de estos conceptos deberá estar relacionados a servicios específicos. Facturas (CFDI) de Afianzadoras por primas de fianzas, de proveedores de asistencia vial, otras asistencias, reembolsos a clientes derivados de los términos y condiciones, arrendamientos de autos para SIGUE, mantenimiento y gastos de los mismos, etc. Efectividad de fianzas y cauciones no recuperadas. 3/5

4 a) Los pagos por honorarios y servicios se tramitarán y aplicarán de acuerdo a los calendarios de pagos establecidos por cada Unidad de Negocio y a través del recibo de honorarios o factura correspondiente (CFDI). b) Todos los pagos a proveedores y reembolsos a Clientes se deberán requisitar a través de los sistemas operativos y deberán generarse a través de la interfaz de Gastos creada en el ERP Intelisis. c) Se establece el pago por reembolsos a Clientes dentro de las 24 hrs. 37. Viáticos. a) Todos los usuarios de gasto podrán realizar la solicitud de viáticos directamente en el ERP por lo menos con 5 días de anticipación para que les sea fondeado el monto requerido. b) Las personas que no tengan Usuario y en su área no haya algún usuario en el ERP Intelisis y requiera anticipo y comprobación de viáticos; se apoyarán mediante la requisición del Formato FO-CON-11 y ser enviado al Contador asignado para tramitar los viáticos vía correo electrónico, por lo menos con 5 días de anticipación. Se anexa lista de Contadores. CP. Ingrid Blancas Viáticos para colaboradores operativos y administrativos CP. Abel Bustos Anticipos para proveedores externos derivado de la atención de un servicio. CP. David Gutiérrez para las operaciones de los CDR S c) La asistente de Dirección tiene la función de coordinar las adquisiciones de boletos de avión y reservación de hoteles. d) La responsabilidad de definir y mantener actualizados los importes y conceptos de viaje están a cargo de la Gerencia de Contabilidad y con Vo.Bo. de Contraloría y se documentarán en la Tabla de Viáticos Solicitud y Comprobación de Viáticos (PO-CON-08). 38. Selección y Alta de Proveedores. El alta de proveedores en los sistemas operativos queda a cargo del Administrador de Redes asignado así como requisitar y coordinar la firma del contrato de prestación de servicios así como el formato Alta Proveedores (FO-CON-10) y resguardarlo en el lugar designado para este fin El alta de proveedores en sistema Intelisis en el rubro de costo directo queda a cargo de Back Office y el resto de los proveedores a cargo del Encargado asignado por Contabilidad, así como escanear el contrato de prestación de servicios y el formato de Alta Proveedores y subirlos a sistema Intelisis. Este punto tiene relación con la política de Recursos Humanos (PC-RHU-04). 39. Nóminas. Este concepto de gasto cuenta con la política de Recursos Humanos (PC-RHU-04). 40. Facultades Los accesos a los módulos del ERP Intelisis están controlados bajo la matriz de seguridad, creada en base a las funciones y responsabilidades de los puestos de los usuarios. La definición del otorgamiento de las facultades para autorización de gastos estará a cargo de Contraloría, Gerentes de Contabilidad y la Subdirección de Administración para las operaciones de Back Office, y se controlan bajo el ERP Intelisis en la modalidad de situación. Control de Cambios 4/5

5 No. Rev. Envía Descripción Fecha 0 Nuevo Desarrollo. Enero Actualización de la política Abril 15 Cuadro de autorización Concepto Nombre y Puesto Firma Autorizó Sra. Xóchitl Cárdenas Zacatecas Director de Contraloría Cynthia Fuentes Gómez Subdirector de Administración Óscar Ramírez Elisea Gerente de Contabilidad David Gutiérrez Sánchez Gerente de Contabilidad Pedro Ríos Cortés Tesorero Leticia Rocha Neria Gerente IOM 5/5