BIENVENIDA. Bienvenida

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2 BIENVENIDA Bienvenido a Audit Builder. Este manual contiene información para ayudarle a comenzar y obtener el mejor resultado de Audit Builder. Dividido en una serie de módulos fáciles de leer, este manual está destinado a ser utilizado como fuente de referencia del software de Methodware e incluye:! Instalar su Producto Methodware! Introducción a Audit Builder! Localizar y Administrar Archivos! Establecer y Mantener la Seguridad! Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría! Importar y Exportar! Filtrar y Ordenar Información! Administrar y Mantener Información! Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final! Consolidar los Resultados de Archivos Completados! Sincronizar Archivos! Elaboración de Informes! Referencia! Resolución de Problemas Todo el software de Methodware se desarrolla utilizando el Motor Advisor Pathfinder para satisfacer necesidades específicas de Auditoría y Administración de Riesgos. El Motor Advisor Pathfinder permite:! Que el producto sea adaptado eficientemente a los requerimientos de su organización.! Una estructura e interfaz de usuario consistente a través de todas las aplicaciones. Bienvenida MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Octubre 2002

3 Como resultado directo, el software de Methodware comparte una infraestructura común, y por consiguiente, a través de todo el manual se utilizan ejemplos genéricos derivados de una cantidad de diferentes productos del rango de software de Methodware para ilustrar las características y funciones comunes. Le damos la bienvenida a sus comentarios y opiniones Methodware es lider mundial en el desarrollo de software de administración de riesgos, auditoría interna y proceso de TI. Estamos orgullosos de proveerle productos de software de alta calidad y buscar activamente su retroalimentación durante su desarrollo. Para ayudarnos en búsqueda de mejora contínua, si usted tiene cualquier comentario acerca de la documentación o la ayuda en línea, por favor envíelos por a Para mayor información acerca de Methodware y sus productos, visite nuestro website. sitio web Fax Teléfono Bienvenida MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Octubre 2002

4 detalles del copyright Ninguna parte de esta manual en línea puede ser reproducida o transmitida en ninguna forma ni por ningún medio, sea electrónico o mecánico, incluyendo, pero no limitado al fotocopiado, sin permiso previo por escrito de Methodware Limited. El copiado o duplicación de esta ayuda en línea o de cualquier parte de ella es una violación a la ley. Copyright 2002 Methodware Limited. Todos los derechos reservados. La información de esta manual en línea está sujeta a cambio sin previo aviso y no constituye un compromiso de parte de Methodware Limited. Las compañías, nombres y datos utilizados en los ejemplos son ficticios a menos que se indique lo contrario. Para todos los precios y productos, nos reservamos el derecho de realizar ajustes debidos a errores, condiciones cambiantes del mercado, discontinuación de productos o errores tipográficos. Manual de Referencia Methodware. Versión 3.1: Octubre Methodware Limited Level 2, Crombie Lockwood House PO Box Wellington Nueva Zelanda El copyright de AS/NZS 4360:1999 es propiedad conjunta de Standards Australia y Standards New Zealand. Ninguna parte del mismo puede ser reproducido, almacenado en un sistema de recuperación de información en cualquier formato o transmitidos por cualquier medio sin permiso previo por escrito del Chief Executive de Standards New Zealand. Audit Builder, Audit Assessor y Advisor Pathfinder es una marca registrada de Methodware Limited. Microsoft Windows 98, Microsoft Windows NT 4.0, Microsoft Windows 2000, Microsoft Word, Microsoft Excel son marcas registradas de Microsoft Corporation. Bienvenida MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Octubre 2002

5 INSTALAR SU PRODUCTO METHODWARE mínimo hardware! Pentium II! 128MB de espacio libre en disco.! 100MB de RAM disponible. La memoria tiene el mayor impacto en el desempeño del sistema, mejorando el mismo si se utilizan 256MB o más. requerimientos de software! Microsoft Windows 98 / Microsoft Windows NT 4.0 o sistemas operativos posteriores.! Microsoft Word 7 [o posterior]. Para generación de formularios electrónicos y formateo de reportes. Muchos de los reportes que se pueden generar están en RTF (Formato Texto Enriquecido) que soporta un amplio rango de características de formateo (incluyendo estilos automáticos Microsoft Word, tablas, cabeceras y piés de páginas, y entradas de autotexto). En forma predeterminada, se carga Microsoft Word como editor de reportes RTF. Si no dispone del Microsoft Word 7 [o posterior], puede cambiar este predeterminado por otro editor de reportes RTF, sin embargo, tenga en cuenta que algunas de las características de formateo podrían no estar soportadas y en consecuencia no podrá producir formularios electrónicos.! Microsoft Excel 97 [o posterior]. Para la producción de reportes con resultados en formato gráfico.! Un Explorador Web. Para ver y enviar formularios y reportes HTML por Internet/su Intranet. Instalar su Producto Methodware MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Octubre 2002

6 instrucciones de instalación Siga las instrucciones de instalación recibidas con el CD/Diskette/ . IMPORTANTE: Debe instalarse el Motor Advisor Pathfinder antes del producto Methodware. Las soluciones Multi-Usuario se implementan como función de grupo de trabajo, no como cliente/servidor. El archivo maestro multi-usuario de administración de riesgos/auditoría reside en un servidor de archivos y es accedido simultáneamente por más de una máquina. Instalar su Producto Methodware MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Octubre 2002

7 acuerdo de licencia de software LEA DETENIDAMENTE LOS SIGUIENTES TÉRMINOS Y CONDICIONES ANTES DE BAJAR ESTE SOFTWARE ADVISOR. SI USTED HACE CLIC EN "ACUERDO" ENTONCES USTED ACEPTA ESTOS TERMINOS Y CONDICIONES Y CONTINUARA BAJANDOSE EL SOFTWARE. SI NO ESTA DE ACUERDO HAGA CLIC EN "NO ACUERDO" Y LA BAJADA SE DETENDRA. METHODWARE LIMITED ("el Licenciante") está autorizado a licenciar el software Advisor Builder ("el Software"). Al instalar este Software usted acepta la licencia no exclusiva para utilizarlo con los siguientes términos y condiciones. 1. Derechos de Uso y Limitaciones Usted puede: a) Utilizar el Software en una única CPU para uso interno de su actividad comercial; b) Copiar el Software en cualquier máquina - en forma impresa o legible a efectos de "back-up" para soporte de su uso del Software en ese único equipo. c) Transferir el Software y esta licencia a un tercero, si el mismo acepta los términos y condiciones de esta licencia. Si usted transfiere el Software, usted debe en ese mismo momento, ya sea; i) transferir todas las copias en forma impresa o legible para el equipo a dicha parte, o ii) destruir toda copia no transferida. d) Utilizar el Software en tiempo de ejecución, el cual podrá ser usado a efectos internos de la actividad comercial y se podrán producir copias del software de ejecución, hasta la cantidad especificada en su compromiso de compra. Usted no deberá: a) Utilizar, copiar, modificar, transferir, asignar o sublicenciar el Software en forma completa o en parte excepto que esté expresamente contemplado en esta licencia. b) Remover del Software cualquier identificación del producto, notas de copyright u otras notas o restricciones propietarias. c) Utilizar el Software para propósitos de "timesharing", alquiler o "service bureau". Este Convenio no le da derecho a cualquier mantenimiento o nuevas versiones del Software. 2. Término Esta licencia tiene vigencia hasta su terminación. Usted puede terminarla en cualquier momento destruyendo el Software junto con todas sus copias, en cualquier forma que estuvieren. Esta licencia también se terminará si usted falla en cumplir cualquier término o condición de esta licencia. Usted acuerda en destruir en el momento de la terminación, el Software junto con todas sus copias, en cualquier forma que estuvieren. Instalar su Producto Methodware MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Octubre 2002

8 3. Garantía Limitada a) Usted asume la responsabilidad por la selección del software para lograr los resultados provistos, y por la instalación, uso y resultados obtenidos del Software. b) El Licenciante no garantiza que las funciones contenidas en el Software satisfagan las sus requerimientos o que la operación del software será ininterrumpida o libre de errores. El riesgo total respecto de la calidad y desempeño del Software es suyo. Si el Software prueba ser defectuoso usted asume el costo total de todo el soporte, reparación o corrección que fuesen necesarios. c) Las garantías contenidas en este acuerdo son, con la extención permitida por ley, exclusivas y están en lugar de cualquier otra garantía expresa o implícita incluyendo, pero sin limitaciones, cualquier garantía provista por las disposiciones del "Sale of Goods Act 1908", los "Contractual Remedies Act 1979" o las "Consumer Guarantees Act 1993". d) Con la extensión que las disposiciones del "Fair Trading Act 1986" y otras reglas, estatutos o regulaciones actualmente vigentes en Nueva Zelanda puedan implicar ciertas condiciones o garantías o impongan obligaciones sobre el Licenciante las cuales no puedan, o no puedan excepto con una extensión limitada, ser excluidas, restringidas o modificadas por las disposiciones de esta licencia, tales restricciones y modificaciones excluidas se aplicarán sólo con la extensión que no pueda ser excluida. La responsabilidad del Licenciante en virtud de cualquier condición o garantía implícitas que no puedan ser excluídas estarán limitadas al reembolso de la tarifa de la licencia. e) En ningún caso el Licenciante será responsable hacia usted por cualquier daño, incluyendo lucro cesante, pérdida de ahorros, u otros daños incidentales o consecuentes que surjan del uso o imposibilidad de uso del Software, aún si el Licenciante hubiera sido advertido de la posibilidad de ocurrencia de tales daños o por cualquier reclamo de cualquier otra parte. f) Además de la limitación mencionada, la responsabilidad del Licenciante hacia usted o cualquier otro por daños en cualquier caso no excederá la tarifa de la licencia pagada por el Software. 4. Copyright a) Usted está en conocimiento de que el Software está sujeto a copyright. Usted no deberá durante o cualquier tiempo luego de expirar o terminar la licencia permitir cualquier acto que viole ese copyright y, sin limitar la generalidad de lo antedicho, usted acepta específicamente que no copiará el Software salvo que la presente licencia autorice expresamente lo contrario. b) Usted deberá indemnizar al Licenciante en su totalidad contra cualquier responsabilidad, costo y gasto en el que el Licenciante deba incurrir ante un tercero como resultado de cualquier violación de las disposiciones de esta licencia respecto del derecho de autor o como resultado de que el software viole los derechos de copyright de un tercero, en el caso en que dicha violación sea causada o permitida por usted, o por cualquiera de sus empleados, subcontratistas, agentes o terceros sobre los que usted ejerza un control razonablemente.. Instalar su Producto Methodware MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Octubre 2002

9 5. Uso Indebido Deberá notificarnos de inmediato si alguien hace un reclamo contra usted como que el Software infringe sus derechos. Si usted nos da suficiente notificación nosotros a nuestra opción podemos:- (a) Hacer que el Software no infringa los derechos del tercero; (b) Obtener para usted el derecho de utilizar el Software; o (c) Darle un resarcimiento de la tarifa de licencia que usted haya pagado. Este es su única reparación en el evento de un reclamo por uso indebido. 6. Preguntas Si tiene cualquier pregunta que hacer concerniente a esta licencia puede contactar al Licenciante por escrito a PO Box , Wellington. Instalar su Producto Methodware MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Octubre 2002

10 INTRODUCCIÓN A AUDIT BUILDER Audit Builder es herramienta completa de planeamiento y generación de auditorías que le permite desarrollar programas personalizados de auditoría. Utilizando Audit Builder, usted puede:! Diseñar, desarrollar y administrar su propia estructura de auditoría fija, aunque flexible que comprende procesos de negocio con riesgos, controles y tests de controles o procesos de negocio con pasos de programa y papeles de trabajo.! Generar, empaquetar y distribuir la estructura de auditoría en forma de Modelos de Usuario Final individuales personalizados que permiten realizar las auditorías.! Crear archivos de auditoría personalizados para cada una de las unidades de negocio y monitorear el progreso de esos archivos. La información contenida en esta manual del usuario brinda instrucciones para el uso de Audit Builder. Complementando esta manual hay un ayuda en línea y un instructivo "comienzo rápido". Estos documentos en línea están disponibles desde el menú Ayuda de Audit Builder. Esta manual del usuario asume que usted tiene experiencia con:! el uso de Microsoft Windows 98, Microsoft Windows 2000 o Microsoft Windows XP! el uso de Microsoft Word y Microsoft Excel! la utilización de un mouse, y el trabajo con ventanas y menúes! el manejo y administración de documentos electrónicos. Por favor, si es necesario consulte la ayuda en línea de Microsoft Windows o el manual para obtener asistencia sobre estas acciones. Introducción a Audit Builder MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Octubre 2002

11 diseñar, desarrollar y administrar una estructura de auditoría fija, aunque flexible Audit Builder le permite definir una amplia estructura fija de auditoría utilizando elementos que sus unidades de negocio conocen y comprenden. Utilizando Audit Builder usted puede crear su estructura de auditoría utilizando uno de los siguientes enfoques:! utilizar procesos de negocio, riesgos, controles y tests.! utilizar procesos de negocio y pasos de programa. Una vez definida la estructura, se puede luego empaquetar y distribuir la estructura de auditoría a las unidades de negocio en forma de Modelos de Usuario Final personalizados. Con el tiempo se puede modificar la estructura de auditoría para reflejar los cambios producidos en el entorno de negocios y se pueden generar y distribuir nuevos Modelos de Usuario Final. Procesos Riesgos Pasos de Programa Controles los elementos de una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles Tests los elementos de una estructura de auditoría de Procesos y Pasos de Programa Los usuarios luego completan la auditoría utilizando la estructura de auditoría incorporada en estos Modelos de Usuario Final. Tienen la opción de ampliar la estructura de la siguiente forma:! si están utilizando un enfoque de procesos y pasos de programa; agregando pasos de programa, papeles de trabajo y observaciones de auditoría adicionales.! si están utilizando un enfoque de procesos, riesgos y controles; agregando riesgos, controles, tests, y observaciones de auditoría adicionales. A cada item de la estructura, según resulte apropiado, los usuarios finales pueden también agregar notas de revisión. Procesos Riesgos Pasos de Programa Controles Papeles de trabajo Tests Observaciones de Auditoría Observaciones de Auditoría Introducción a Audit Builder MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Octubre 2002

12 empaquetar y distribuir la estructura de auditoría en forma de Modelos de Usuario Final personalizados Los Modelos de Usuario Final que se generen utilizando Audit Builder incorporan automáticamente los items definidos en la estructura de auditoría. Desde la Herramienta Builder se pueden generar dos tipos de Modelos de Usuario Final:! un modelo de procesos riesgos y controles,! un modelo de procesos y pasos de programa. Ilustración de un Modelo de Procesos/Riesgos/Controles. llustración de un Modelo de Procesos/Pasos de Programa. Estos Modelos de Usuario Final proveen a los auditores una herramienta completa de auditoría. Estructurados de acuerdo con sus requerimientos exclusivos de auditoría, los Modelos de Usuario Final les permiten a los usuarios finales registrar los resultados de las verificaciones y documentar las observaciones realizadas, en cualquier etapa del programa de auditoría. Para asegurar que haya consistencia en su programa de auditoría, las estructuras de los Modelos de Usuario Final son fijas. Aunque hay un cierto grado de flexibilidad, los usuarios finales no pueden modificar la estructura de auditoría subyacente incorporada en el modelo. Introducción a Audit Builder MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Octubre 2002

13 Utilizando un Modelo de Usuario Final, los usuarios finales pueden:! Realizar una auditoría de procesos/riesgos/controles o una auditoría de procesos/pasos de programa.! Agregar, riesgos, controles y tests adicionales, específicos para la unidad de negocios que se está auditando, o bien pasos de programa, y, de ser necesario, crear nuevos vínculos.! Registrar los resultados de las verificaciones y documentar observaciones en cualquier etapa del programa de auditoría.! Visualizar y analizar los resultados de las evaluaciones en formato gráfico.! Acumular, ordenar, filtrar, y graficar la información de evaluación al nivel requerido, cuando sea requerido.! Generar un amplio rango de reportes en diferentes formatos.! Crear un resumen ejecutivo para registrar y mantener un resumen de los resultados de la evaluación. Se puede personalizar la funcionalidad contenida en los Modelos de Usuario Final que se generen. Antes de generar un Modelo de Usuario Final, usted tiene la opción de:! Habilitar/deshabilitar la habilidad de los usuarios finales de ver resúmenes de las evaluaciones a nivel de proceso de negocio.! Habilitar/deshabilitar la habilidad de los usuarios finales de consolidar, analizar y reportar sobre los resultados de múltiples archivos de auditoría.! Habilitar/deshabilitar la habilidad de los usuarios finales de definir el alcance de la estructura incorporada de auditoría ocultando los procesos de negocio irrelevantes y todos los items vinculados a esos procesos.! Habilitar/deshabilitar la habilidad de los usuarios finales de ver guías de evaluación de riesgos, estáticas o vía un sitio en Internet/Intranet.! Habilitar/deshabilitar el acceso multiusuario a los Modelos de Usuario Final. Esta característica hace posible para todos los miembros del equipo de auditoría trabajar en mismo archivo de auditoría de un Modelo de Usuario Final al mismo tiempo, ya sea en la oficina o en forma remota. Esta opción puede no estar disponible en su versión de Audit Builder.! Habilitar/deshabilitar el acceso de seguridad al Modelo de Usuario Final.! Incluir campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar información exclusiva.! Definir los métodos y medidas de evaluación que utilizan los usuarios finales cuando realizan evaluación de riesgos y el puntaje (scoring) que se utiliza para calcular los resultados de la auditoría.! Definir listas de selección en las cuales los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan los detalles de pasos de programa/riesgos/controles/tests/papeles de trabajo/observaciones de auditoría/notas de revisión en el Modelo de Usuario Final.! Incluir todas las notas relevantes de copyright e información de respaldo/contacto en el Modelo de Usuario Final.! Incluir el logo de su compañía en las ventanas claves del Modelo de Usuario Final. Una vez que el Modelo de Usuario Final está creado, generado, verificado, y está pronto para distribuir a los usuarios, el mismo puede ser empaquetado en un instalador ejecutable. El instalador ejecutable puede luego ser distribuído a los usuarios finales via , disquette, o similar, hasta la cantidad de licencias que se hayan comprado. Durante el proceso de empaquetado también puede elegir entre un rango de opciones [MAPI32 (Mail API), SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), o Disquette (LAN/WAN)] automatizar la recolección de los resultados de las auditorías de los usuarios finales. Introducción a Audit Builder MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Octubre 2002

14 desarrollar y monitorear el progreso del Programa de Auditoría En forma predeterminada, los archivos de auditoría que crean los usuarios finales en un Modelo de Usuario Final contienen todos los detalles del enfoque de auditoría seleccionado (Procesos, Riesgos y Controles o Procesos Pasos de Programa). Desde el archivo de estructura, usted puede primeramente agregar y definir los detalles de todas las unidades de negocio involucradas en el programa de auditoría, y luego crear archivos de auditoría personalizados que sólo contienen los procesos relevantes para esas unidades de negocio. Cuando se crean archivos de auditoría personalizados desde el archivo de estructura usted también puede:! incluir el archivo de auditoría junto con Modelo de Usuario Final empaquetado.! hacer que el archivo de auditoría se abra automáticamente cuando se inicia el Modelo de Usuario Final.! prevenir que los usuarios finales puedan crear archivos de auditoría adicionales utilizando el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico incluir un archivo con el modelo empaquetado de usuario final en el modulo Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final. En cualquier etapa durante el desarrollo del programa de auditoría, usted puede revisar y rastrear el progreso de los archivos de auditoría que usted haya creado desde el archivo actual de estructura. Esta característica abre, extrae y carga en forma remota en el archivo de estructura los datos claves del archivo de auditoría. Introducción a Audit Builder MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Octubre 2002

15 LOCALIZAR Y ADMINISTRAR ARCHIVOS Para obtener detalles sobre Ver página estructura de directorios y ubicación de archivos 3 tipos de archivos 4 diálogo Predeterminados 5 cambiar el directorio data predeterminado 8 cambiar el directorio predeterminado para archivo de informes ver el módulo informes cambiar la denominación predeterminada de los archivos 7 cambiar la denominación predeterminada de los archivos de informes cambiar el tamaño predeterminado del papel de los informes cambiar el editor RTF predeterminado cambiar la fuente predeterminada ver el módulo informes ver el módulo informes ver el módulo informes ver el módulo administrar y mantener información crear un archivo predeterminado que posibilita la reutilización automática ver el módulo administrar y mantener de los items de la lista actual en los archivos nuevos subsiguientes información cambiar el nombre de un Modelo de Usuario Final 8 generar Modelos de Usuario Final 10 ejecutar Modelos de Usuario Final 10 mantener las distintas versiones de un Modelo de Usuario Final 11 mover sus archivos de datos 13 mover su producto Methodware y sus archivos de datos 14 juntar archivos 14 zipear archivos 16 archivar archivos 17 eliminar archivos 22 Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

16 Para obtener detalles sobre contd Ver página instalar parches 23 actualizar el Motor Advisor Pathfinder 23 cargar otros productos Methodware 24 restaurar un "backup" 25 desinstalar su producto Methodware 25 Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

17 estructura de directorios y ubicación de archivos La siguiente es una lista de todos los directorios que son creados automáticamente durante la instalación estándar de un producto Methodware. El Directorio Contiene Methodware Archivos requeridos para ejecutar el Motor Advisor PathfinderTM y el generador de reportes. Methodware\lib Archivos requeridos para ejecutar el Motor Advisor Pathfinder TM. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que no se muevan los archivos que se encuentran en este directorio. Methodware\*Nombre Archivos requeridos para ejecutar su producto Methodware. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que no se muevan los archivos que se encuentran en este directorio. Methodware\*Nombre\data El directorio predeterminado para sus archivos y reportes. Usted puede cambiar este predeterminado. *Nombre = el nombre de su producto Methodware. Dependiendo de su Producto Methodware, uno o más de los siguientes directorios podrían estar también presentes Methodware\*Nombre\versions Mapas de conversión para convertir y abrir archivos creados en versiones previas de su producto Methodware. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que no se muevan los archivos que se encuentran en este directorio. Methodware\*Nombre\bitmaps Gráficos de ejemplo en formato bitmap (.bmp) que se pueden utilizar para personalizar sus Modelos de Usuario Final. Methodware\*Nombre\models Modelos genéricos (si se los suministra). Methodware\*Nombre\templates Archivos plantilla para convertir y cargar la información contenida en archivos de administración de auditoría/riesgos creados en otros Productos Methodware. Methodware\*Nombre\*EndUserModelName Directories * EndUserModelName. Estos sub-directorios son rotulados automáticamente con los primeros ocho caracteres (menos espacios y caracteres especiales) del nombre que le dió al respectivo archivo individual de estructura (en el campo Nombre en la ventana Detalles Modelo) desde el cual generó los Modelos de Usuario Final. Por cada Modelo de Usuario Final único que usted genera, se creará automáticamente un nuevo sub directorio. Cada sub-directorio Modelo de Usuario Final contiene sus propios directorios data y versions para albergar todos los archivos relativos a esos Modelos de Usuario Final. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

18 tipos de archivos Cuando usted crea un nuevo archivo, se crean automáticamente los siguientes archivos de datos para almacenar la información que usted ingresará en el archivo. Extensión de Archivo Descripción *.atv *.usr *.fpt Este archivo contiene su información de actividad y puntajes. Este archivo contiene los detalles generales que ingresa en el archivo. Este archivo contiene todos los datos almacenados en los camos memo del archivo. IMPORTANTE: Para asegurar que usted pueda abrir un archivo es esencial que los archivos de datos *.atv, *.usr y *.fpt estén guardados juntos en el mismo directorio. *.lik *.ctr *.fpx [Sólo para Soluciones Multi-Usuario.] El archivo de datos vínculo. Este archivo almacena los vínculos entre registros en la base de datos principal. [Sólo para Soluciones Multi-Usuario.] El archivo de datos de control. Este archivo registra las ids de los usuarios actuales del archivo maestro. Se soportan hasta 255 usuarios concurrentes. En la práctica, el desempeño del sistema parece deteriorarse por encima de 10, aunque esto depende del desempeño de la Red y la velocidad de la máquina. [Sólo para Soluciones Multi-Usuario.] Archivos de datos memo adicionales (i.e. fp1, fp2 etc). Cuando un usuario se registra en el sistema se le da acceso exclusivo de grabación a su propio archivo memo. Todos los usuarios subsiguientes tienen acceso de lectura. Posteriormente, se crean archivos.fpx a medida que más usuarios acceden en forma concurrente al archivo maestro. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que los archivos de datos *.lik, *.ctr y *.fpx se mantengan en el mismo directorio que el archivo maestro Multiusuario. sec.lst * Estos archivos de datos son rotulados, en forma predeterminada, con los ocho primeros caracteres del nombre que se le ha dado al archivo en el campo Nombre del Modelo [Revisión] en la ventana Detalles (menos espacios y caracteres especiales). Usted puede cambiar este predeterminado. [Sólo para Soluciones Multi-usuario] El archivo de seguridad. Este archivo contiene "ids" de usuario, passwords y detalles de grupos de seguridad. IMPORTANTE: Cuando esté utilizando los productos Builder de Methodware, este archivo debe estar presente en el directorio del Modelo de Usuario Final para que el usuario final pueda abrir/crear un archivo maestro. CONSEJO:Si desea reubicar y/o enviar un archivo por , utilice la opción Mover Archivos. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

19 diálogo Predeterminados Este diálogo le permite cambiar las configuraciónes predeterminadas que se aplican en sus archivos. Los cambios que realice en estas configuraciones se aplicarán a todos los archivos existentes y a los archivos que cree posteriormente. Puede cambiar las configuraciones predeterminadas teniendo o no un archivo abierto. Si hay un archivo abierto los cambios que realice también se aplicarán a ese archivo. En el diálogo predeterminados puede cambiar los siguientes elementos: La Opción Tabla de Idioma Tamaño Papel Predeterminado Editor RTF Diccionario Ortográfico Incluir Adjuntos en Zips Guardar Archivos utilizando Nombre Predeterminado (generado) Usar Diálogo GuardarEstándar para Informes le Permite Esta lista de selección le permite cambiar el producto Methodware para mostrar y reportar la información en otro idioma. Esta lista de selección le permite cambiar el tamaño de papel predeterminado utilizado para los informes. Esta lista de selección le permite cambiar el editor utilizado para formatear los reportes RTF. Esta lista de selección le permite cambiar el diccionario ortográfico. Cuando utilice la función Zipear/Archivar Archivos, este campo le permite incluir en el archivo zipeado todos los archivos que usted adjuntó al archivo. Cuando aparece una marca, se incluyen todos los archivos adjuntos. Este campo le permite optar entre guardar los nombres de los nuevos archivos de datos automáticamente (predeterminado) o manualmente. Este campo le permite cambiar la denominación predeterminada de los archivos de informes. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

20 Diccionario de Datos Predeterminado Este campo le permite cambiar el directorio predeterminado que contiene sus archivos. CONSEJO:Cambie por el disco de la red y aproveche los backups de la red, etc. Directorio Guardar Informe Definir Fuente Predeterminada Configuraciones de Crear Archivo de Predeterminados Eliminar Archivo Predeterminados Este campo le permite cambiar el directorio predeterminado que contiene sus informes. Este botón le permite cambiar la fuente predeterminada para los campos memo. Este botón le permite cambiar las configuraciones predeterminadas de . Este botón le permite guardar el contenido de todas las listas de selección del archivo actual para su reutilización automática en los archivos que cree posteriormente. Usted deberá hacer clic en este botón si ha creado un archivo Predeterminados (ver arriba) y no desea que se incluyan las listas de selección predeterminadas en sus archivos futuros. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

21 cambiar la denominación predeterminada de los archivos Cuando cree un nuevo archivo, se crean automáticamente una cantidad de archivos de datos para almacenar la información que usted ingresará en el archivo. Estos archivos de datos son rotulados, en forma predeterminada, con los ocho primeros caracteres del nombre que le da a su archivo en el campo Nombre en la ventana Detalles Modelo [Revisión] (menos los espacios y caracteres especiales). Si lo requiere, usted tiene la opción de cambiar este predeterminado. CONSEJO: Usted también puede cambiar la denominación predeterminada de los archivos de datos.! Para cambiar la denominación predeterminada de sus archivos de datos: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... del menú Archivo. 2. Haga clic en el campo Guardar archivos utilizando el nombre predeterminado (generado) (para remover la marca). 3. Haga clic en el botón Aplicar. Para rehabilitar el predeterminado, haga clic nuevamente en el campo para insertar la marca. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

22 cambiar el directorio data predeterminado Cuando crea un nuevo archivo, se crean automáticamente una cantidad de archivos de datos para almacenar la información que usted ingresará en el archivo. Estos archivos de datos están ubicados, en forma predeterminada, en el directorio Methodware\*Nombre\data, donde *Nombre = al nombre de su producto Methodware. Si lo requiere, usted tiene la opción de cambiar este predeterminado. CONSEJO: Usted también puede cambiar la denominación predeterminada de los archivos de datos.! Para cambiar el directorio predeterminado del archivo de datos: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... del menú Archivo. 2. Ingrese (o seleccione utilizando el botón Examinar) el nuevo directorio en el campo Directorio Data Predeterminado. 3. Haga clic en el botón Aplicar. CONSEJO: Utilice esta función para pasar al disco de la red y aprovechar los "backups" de la red, etc. cambiar el nombre de un Modelo de Usuario Final Esta opción sólo está disponible en productos Builder de Methodware. Cuando crea un archivo nuevo de estructura usted debe ingresar un nombre en el campo Nombre de Detalles del Modelo en la ventana Detalles Modelo. El nombre que ingresa: " es utilizado para rotular los archivos de datos para su archivo de estructura. " controla la forma en que se pueden intercambiar los archivos de evaluación creados en los Modelos de Usuario Final (que usted genera desde ese archivo de estructura). Por ejemplo: Escenario 1: Usted genera un Modelo de Usuario Final desde un archivo de estructura que tiene un Nombre de Detalles del Modelo "Estructura 1". Usted luego actualiza el archivo de estructura y genera nuevamente una versión actualizada del Modelo de Usuario Final. En este escenario, los archivos creados en las dos versiones del Modelo de Usuario Final pueden ser intercambiadas. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Agosto 2002

23 Escenario 2: Usted genera un Modelo de Usuario Final desde un archivo de estructura con un Nombre de Detalles del Modelo "Estructura 1". Usted luego actualiza el archivo, cambia el nombre del archivo de estructura en el campo Nombre de Detalles Modelo a "Estructura 2", y luego regenera una versión actualizada del Modelo de Usuario Final. En este escenario, los archivos creados en las dos versiones del Modelo de Usuario Final no pueden ser intercambiadas. Usted normalmente sólo cambia el campo Nombre de Detalles del Modelo cuando desea generar un nuevo Modelo de Usuario Final. Esta acción asegura que los archivos creados en Modelos de Usuario Final anteriores no sean abiertos inadvertidamente y utilizados en el nuevo Modelo de Usuario Final.! Si desea abrir los archivos creados en viejos Modelos de Usuario Final en un nuevo Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Nombres Modelos Previos. Aparecerá el diálogo Nombres Modelos Previos. 2. Ingrese todos los Nombres de Detalles del Modelo de archivos de estructura previos. 3. Genere el nuevo Modelo de Usuario Final. Todos los archivos creados en Modelos de Usuario Final generados desde archivos de estructura con los "Nombre(s)" de Detalles del Modelo que ingresó en el Diálogo Nombres de Modelos Previos pueden ahora ser abiertos en el nuevo Modelo de Usuario Final. IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamaño u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitará regenerarlo. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Agosto 2002

24 generar Modelos de Usuario Final Esta opción sólo está disponible en productos Builder de Methodware. Una vez que ha finalizado la definición de su estructura de riesgo y personalizado las opciones para el Modelo de Usuario Final puede generar el Modelo de Usuario Final. CONSEJO:Antes de generar el Modelo de Usuario Final realice una evaluación completa del archivo de estructura para asegurar que sus vínculos y cambios recientes hayan sido aplicados y actualizados.! Para generar un Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Generar Modelo de la ventana Principal. 2. Escriba un nombre para el archivo del Modelo de Usuario Final y seleccione el directorio en que desea guardarlo. 3. Se crea un archivo *.adv para el Modelo de Usuario Final. * El nombre de este archivo depende del nombre que escribió en el paso 2. No puede generar un Modelo de Usuario Final si: " no ha ingresado un nombre en el Campo Nombre de Detalles del Modelo. " no hay un número de versión. ejecutar Modelos de Usuario Final Esta opción sólo está disponible en productos Builder de Methodware.! Para ejecutar un Modelo de Usuario Final generado: 1. Realice una de las siguientes acciones: " En el archivo de estructura, haga clic en el botón Abrir MUF en la solapa Navegación. Seleccione en la lista el nombre del Modelo de Usuario Final que desea y haga clic en el botón OK. " En el Explorador de Microsoft Windows, haga doble clic en el archivo *.ADV del Modelo de Usuario Final. CONSEJO:En el archivo de estructura, usted puede también hacer clic en el botón Abrir Archivo de Evaluación en la ventana Evaluaciones para abrir el Modelo de Usuario Final y el archivo de evaluación que está a la vista. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Agosto 2002

25 " Si hizo clic en el botón Abrir MUF, el archivo de estructura se cerrará automáticamente cuando ejecute el Modelo de Usuario Final. Para reabrirlo utilice el método de abajo. Para obtener información sobre cómo navegar el Modelo de Usuario Final, por favor consulte la ayuda en línea del Modelo de Usuario Final o el Manual del Usuario. " La construcción de su estructura de riesgo será de naturaleza iterativa. En cualquier etapa, se pueden realizar cambios y regenerar un Modelo de Usuario Final actualizado.! Para regresar al archivo de estructura desde el Modelo de Usuario Final: 1. En el Modelo de Usuario Final, haga clic en la opción Cargar otro Modelo del menú Archivo. Aparecerá el diálogo Cargar Modelo. 2. Seleccione el nombre de su producto Builder de Methodware y haga clic en el botón Cargar. El Modelo de Usuario Final se cerrará y aparecerá la ventana Principal del producto Builder. 3. Abra el archivo de estructura seleccionándolo en la lista de los archivos abiertos más recientemente del menú Archivo. mantener las distintas versiones de un Modelo de Usuario Final Esta opción sólo está disponible en los productos Builder de Methodware. Los números de versión permiten compatibilidad hacia atrás de los archivos creados en los Modelos de Usuario Final. Cuando se realizan cambios en la estructura de riesgo o en las opciones del Modelo de Usuario Final que impactan en el tamaño u orden, debería asignarse un nuevo número de versión. Por ejemplo, si usted: " agrega o remueve un item de la estructura de riesgo, necesitará asignar un nuevo número de versión " sólo cambia la descripción de un item, no necesitará asignar un nuevo número de versión. Cada vez que cambia el número de versión y regenera un Modelo de Usuario Final, se crea un archivo de mapeo exclusivo. Este archivo de mapeo mapea las Ids únicas de los items de su estructura de riesgo. Este le permite esencialmente abrir en el Modelo de Usuario Final regenerado, archivos de evaluación que fueron creados en Modelos de Usuario Final anteriores que fueron también generados desde el mismo archivo de estructura. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 Agosto 2002

26 Los archivos de mapeo están localizados en el directorio de versiones de Modelos de Usuario Final y se titulan utilizando el número de versión real. Por ejemplo, si usted genera un Modelo de Usuario Final con un número de versión de 2 entonces el archivo de mapeo en el directorio versiones del Modelo de Usuario Final es también rotulado con un 2. IMPORTANTE: Si usted no cambia en número de versión cuando genera un Modelo de Usuario Final y luego intenta abrir un archivo de evaluación (creado en un Modelo de Usuario Final anterior) en el Modelo de Usuario Final actualizado, podría corromperse el archivo de evaluación y perderse los datos.! Para asignar un nuevo número de versión: 1. Haga clic en el botón Detalles Modelo de la ventana Principal. 2. Aumente la cantidad en el campo Nro.Versión. CONSEJO: La historia de versiones de modelos se pueden registrar en la solapa Versión de la ventana Detalles Modelo. Durante el desarrollo y testeo de su Modelo de Usuario Final, usted estará generando varias versiones del modelo antes de lograr su aprobación. Bajo esta situación, usted no necesita cambiar el número de versión, dado que no habrá necesidad de abrir, en cada nueva versión del modelo, archivos de prueba creados en versiones anteriores del modelo. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 Agosto 2002

27 mover sus archivos de datos Sólo para soluciones Multiusuario: Esta función no se puede realizar si hay más de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.! Para mover sus archivos de datos: 1. Abra su archivo de datos. 2. Haga clic en la opción Mover Archivos en el menú Archivo. 3. Realice alguna de las siguientes acciones: " Envíelos vía . Si hace clic en la opción mail: - se zipean sus archivos de datos. - se abre su aplicación de . - se adjunta el archivo zipeado a un nuevo mensaje que está listo para completar y enviar. Para realizar esto también puede hacer clic en el botón de la ventana Principal. " Envíe vía LAN/WAN. Si hace clic en esta opción: - se zipean sus archivos de datos. - se abre el Explorador de Microsoft Windows listo para seleccionar el drive de disco y el directorio. " Envíe vía diskette. Si hace clic en la opción floppy: - se zipean sus archivos de datos. - se le avisa que inserte un floppy en su drive a:\. - se copia el archivo zipeado en el floppy. ADVERTENCIA: Los archivos que usted ha adjuntado al archivo no se incluyen en los archivos zipeados a menos que se marque la opción Incluir adjuntos en zips en el diálogo Predeterminados. Se accede al diálogo Predeterminados desde el menú Archivo. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 13 Agosto 2002

28 mover su producto Methodware y sus archivos de datos! Para mover su producto Methodware y sus archivos de datos a otra estructura de directorio y/o PC: 1. Utilice la función Mover archivos para transferir sus archivos de datos. Sólo para Soluciones Multiusuario: Esta función no puede ser realizada cuando hay más de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro. 2. Instale el Motor Advisor PathfinderTM en la nueva PC. 3. Instale su producto Methodware. Si simplemente se copia y pega un producto Methodware, cuando se intente ejecutar ese producto se producirá un error. juntar archivos NOTAS: " Esta función puede no estar disponible en su producto Methodware. " Sólo para Soluciones Multiusuario: Esta función no se puede realizar cuando está más de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro. La función Juntar archivos permite que se junten o intercalen en un único archivo los detalles de dos o más archivos. Esto es útil cuando más de un revisor está llevando a cabo la revisión/auditoría, teniendo asignada cada uno de ellos una porción diferente para evaluar y completar. Los detalles de los archivos que se están intercalando se agregan en el archivo abierto actualmente, de tal forma que si el mismo campo ha sido completado en más de un archivo, todos los comentarios se agregan juntos. CONSEJOS: " Crear un nuevo archivo y luego juntar los archivos existentes en el mismo. De tal forma usted puede guardar las versiones originales de los archivos como "backups". " Cuando se crean archivos múltiples con el deseo de intercalarlos en uno al completarlos, utilice la función alcance para asegurar que cada archivo se enfoca en un único aspecto, por ejemplo, asegure que inicialmente cada archivo se enfoca en un componente diferente de la Metodología COBIT. Esto asegurará que los resultados de los archivos no se sobreescribirán/entrarán en conflicto entre ellos durante el proceso de unión. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 14 Agosto 2002

29 ! Para juntar archivos: 1. Haga clic en la opción Juntar Archivos en el menú Archivo. Aparecerá la ventana Abrir Archivo Cliente. 2. Seleccione en el lado derecho de esta ventana el directorio que contiene los archivos que desea juntar al archivo que tiene abierto. Una vez seleccionado el directorio, aparecerá sobre la izquierda, en la Lista Archivos Cliente, una lista de todos los archivos válidos. 3. Sostenga la tecla <CTRL> y haga clic en cada archivo que desea juntar al archivo abierto. 4. Haga clic en el botón Transferir Seleccionado. Los archivos se muestran en la lista Archivos Seleccionados. CONSEJOS: " También puede agregar archivos a la lista Archivos Seleccionados utilizando alguno de los siguientes métodos: - Haga doble clic en un archivo. - Seleccione un archivo, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Transferir. - Haga clic en el botón Transferir Todo para agregar todos los archivos de la lista Archivos Cliente. " Si transfiere accidentalmente un archivo a la lista Archivos Seleccionados, antes de hacer clic en el botón Cargar puede removerlo utilizando alguno de los siguientes métodos: - Haga doble clic en el archivo en la lista Archivos Seleccionados. - Seleccione el archivo en la lista Archivos Seleccionados, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Remover. 5. Haga clic en el botón Cargar. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 15 Agosto 2002

30 zipear archivos Para ahorrar espacio en su disco duro o red, cuando no está en uso usted puede comprimir y almacenar un archivo de administración de auditoría/riesgo en un archivo zipeado. Los archivos zipeados se pueden abrir directamente en el producto Methodware sin necesidad de realizar una extracción. No se requieren otros programas de software para abrir el archivo zipeado. Sin embargo, para abrirlo usted puede utilizar otro software de descompresión, por ejemplo el WinZip. CONSEJOS: " Utilice la función Mover Archivos para comprimir y mover/ automáticamente un archivo individual. " Utilice la característica Administrador de Archivos para comprimir más de un archivo.! Para zipear un archivo: ADVERTENCIA: Los archivos que haya adjuntado al archivo no son incluidos en los archivos zipeados a menos que se marque la opción Incluir adjuntos en los zips en el diálogo Predeterminados. Se accede al diálogo Predeterminados desde el menú Archivo. 1. Abrir el archivo. 2. Hacer clic en la opción Zipear/Guardar Archivos en el menú Archivo. 3. Elija alguna de las siguientes opciones: Sólo están activas estas opciones cuando se abre un archivo. " Zipear Archivo y Eliminar. Seleccione esta opción si desea zipear una copia del archivo actual y eliminar el original. " Zipear Archivo. Seleccione esta opción si desea zipear una copia del archivo actual. Para deszipear su archivo, haga clic en la opción Zipear/Guardar Archivos, Deszipear en el menú Archivo. Esta opción crea un directorio temp en el directorio data predeterminado y extrae el contenido del archivo zipeado en este directorio.! Para abrir un archivo zipeado: 1. Haga clic en la opción Abrir del menú Archivo. El archivo zipeado se lista en la lista Cliente/Archivo junto con los otros archivos. 2. Haga doble clic en el archivo zipeado. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 16 Agosto 2002

31 archivar archivos Para ahorrar espacio en su disco duro o en la red, usted puede comprimir y almacenar sus archivos individuales de administración de auditoría/riesgos en un "archivero" cuando no se utilizan. Puede crear una cantidad ilimitada de "archiveros" en los cuales puede colocar una cantidad ilimitada de archivos de administración de auditoría/riesgos. Los archivos que se almacenan en un archivero se pueden extraer cuando se los requiere, y ser colocados nuevamente en el archivero en cualquier momento. No se requiere ningún otro software para agregar o extraer archivos desde su archivero(s). Sin embargo, usted puede utilizar otros programas de descompresión, por ejemplo el WinZip para abrir sus archiveros y agregar o extraer archivos. Sus archiveros se pueden mover, copiar, renombrar y eliminar como cualquier archivo normal con el Explorador de Windows. También puede utilizar la función Zipear Archivo para comprimir un archivo individual de administración de auditoría/riesgos. acceder al administrador de archiveros! Para acceder al Administrador de Archiveros: 1. Cerrar el archivo actual. 2. Hacer clic en la opción Zipear/Archivar Archivos, Administrar Archiveros en el menú Archivo. Aparecerá una ventana vacía Administrador Archiveros. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 17 Agosto 2002

32 NOTAS: " Si ya existen archiveros, la ventana Administrador Archiveros mostrará los detalles del último archivero abierto. " Si el más reciente archivero abierto fue: - cerrado sin que se le agregara ningún archivo de administración de auditoría/riesgos; o - fue eliminado, removido o renombrado, Aparece un diálogo informándole que no puede ser abierto. Haga clic en el botón OK en este diálogo y se exhibirá la ventana Administrador Archiveros. abrir archiveros existentes Cuando se accede al Administrador de Archiveros se muestra automáticamente el archivero abierto más recientemente.! Para abrir otros archiveros existentes: 1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón Abrir Archiveros en la ventana Administrador Archiveros y haga doble clic en el archivero que desea abrir. " Elija un archivero reciente en la lista del menú Archivo. " Haga clic en la opción Abrir del menú Archivo y luego doble clic en el archivero que desea abrir. crear un nuevo archivero! Para crear un archivero: 1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón Archivero Nuevo. " Haga clic en la opción Nuevo en el menú Archivo. Aparece el diálogo Crear Archivero. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 18 Agosto 2002

33 2. Seleccione el directorio en el cual desea que resida el archivero. 3. Escriba un nombre para el archivero y haga clic en el botón Guardar. Aparece nuevamente la ventana Administrador Archiveros con el nombre del nuevo archivero en la barra de título. 4. Agregue o transfiera archivos al archivero. Si no agrega o transfiere archivos al archivero, el archivero no se guardará cuando cierre la ventana Administrador Archiveros. agregar/transferir archivos en un archivero IMPORTANTE: " Cuando usted agregue archivos a un archivero, los archivos originales no se eliminan. " Cuando transfiera archivos a un archivero, los archivos originales se eliminan. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 19 Agosto 2002

34 ! Para agregar/transferir archivos en un archivero: 1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Para agregar archivos, haga clic en el botón Agregar Archivos. " Para transferir archivos, haga clic en el botón Transferir Archivos. Aparecerá la ventana Abrir Archivo Cliente. 2. Seleccione los archivos que desea agregar/transferir y haga clic en el botón Cargar. CONSEJO:Haga clic en la cabecera de una columna para cambiar el contenido a ordenamiento de fecha/alfabético/numérico, ascendente/descendente. 3. Una vez terminado haga clic en el botón Cerrar Archivero. remover archivos desde un archivero IMPORTANTE: Esta acción eliminará en forma permanente el archivo de administración de auditoría/riesgos si sólo está localizado en este lugar.! Para remover un archivo desde un archivero: 1. Abra el archivero. 2. Seleccione el archivo. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Remover. El estado del archivo cambiará a Remover. Sin embargo, el archivo no será removido del archivero hasta que usted no cierre el archivero. CONSEJO:La opción Restaurar Estado cambiará el estado nuevamente al estado anterior a la remoción, sólo si se lo utiliza antes de cerrar la sesión del Administrador de Archiveros. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 20 Agosto 2002

35 extraer archivos desde un archivero Para ver, modificar y/o elaborar informes desde un archivo que está en un archivero, necesitará extraerlo.! Para extraer un archivo desde un archivero: 1. Abra el archivero. 2. Seleccione el archivo de administración de auditoría/riesgo. CONSEJO:Si desea extraer todos los archivos haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Seleccionar Todo. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Extraer. El archivo será extraído en el directorio data predeterminado. Sin embargo, el archivo no será removido del archivero. También puede extraer archivos de administración de auditoría/riesgos desde un archivero utilizando otro software de descompresión, por ejemplo el WinZip. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 21 Agosto 2002

36 eliminar archivos NOTAS: " Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. " Los archivos eliminados utilizando este método no se remueven a la Papelera de Reciclaje del Explorador de Windows, los mismos son eliminados en forma permanente.! Para eliminar un archivo: 1. Haga clic en la opción Eliminar Archivos en el menú Archivo de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Eliminar Archivos Cliente. 2. Seleccione en el lado derecho de la ventana el directorio que contiene el archivo que desea eliminar. Una vez que haya seleccionado el directorio, aparecerá sobre la izquierda una lista de todos los archivos válidos. 3. Seleccione el archivo que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar. 4. Haga clic en el botón OK para confirmar. CONSEJO:Ordene la lista de archivos haciendo clic en las cabeceras de columna Nombre, Nombre Archivo y Fecha. Hacer clic en estas cabeceras le permitirá cambiar de orden ascendente a descendente. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 22 Agosto 2002

37 instalar parches Ocasionalmente su producto Methodware puede requerir ajustar "bugs" aplicando parches o realizar mejoras funcionales menores. Si se requiere realizar tales cambios, los mismos serán suministrados en un archivo denominado patches.sll. El archivo patches.sll debe ser instalado en el directorio Methodware/Lib de su disco local (usualmente su disco c:\ ]. Para las soluciones Multiusuario, el archivo debe estar instalado en el directorio local Lib en todas las PCs de los usuarios. Para instalarlo, simplemente copie el archivo desde el floppy que se le suministró (o guarde el adjunto si lo recibió por ) en el directorio Lib. Su producto Methodware reconocerá y aplicará automáticamente el archivo parche cada vez que se ejecute. CONSEJO:Para ver si se está aplicando el archivo parche mire en la ventana Acerca (haga clic en el botón Acerca en la ventana Principal o haga clic en la opción Acerca del menú Ayuda). actualizar el Motor Advisor Pathfinder Este producto fue desarrollado por Methodware Limited utilizando el Motor Advisor PathfinderTM. La funcionalidad clave disponible en el producto es llevada a cabo por este motor. Con regularidad mejoramos la funcionalidad disponible en los productos Methodware colocando un motor actualizado en nuestro website, Le invitamos para que baje el motor actualizado y ponga al día el motor existente, sin cargo alguno, y pueda disfrutar de las funcionalidades adicionales. Asegúrese de cerrar su Producto Methodware antes de ejecutar el programa de actualización del motor. IMPORTANTE: Para las soluciones Multiusuario, asegúrese que el motor actualizado es consistentemente instalado en las PCs de todos los usuarios. Si los usuarios acceden a los mismos archivos maestros multiusuarios utilizando diferentes versiones del motor, podrían ocurrir problemas con el software multiusuario. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 23 Agosto 2002

38 cargar otros productos Methodware Si ha comprado otros productos de la familia Methodware o está generando y utilizando Modelos de Usuario Final que han sido creados desde productos Builder de Methodware, puede utilizar la opción Cargar otro modelo para acceder fácilmente a los mismos.! Para cargar otro producto Methodware/ Modelo de Usuario Final registrado: 1. Haga clic en la opción Cargar otro modelo en el menú Archivo. Aparecerá la ventana Cargar Modelo. 2. Seleccione el producto/modelo registrado que desea y haga clic en el botón Cargar. Si el producto/modelo que desea cargar no está registrado, puede registrarlo haciendo clic en el botón Otro. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 24 Agosto 2002

39 restaurar un "backup" Usted puede restaurar una versión de "backup" de un producto Methodware en forma temporaria o permanente.! Para restaurar temporariamente un "backup": IMPORTANTE: Este método sólo le permite ver el "backup". Si desea realizarle cambios o reemplazar la versión actual de su producto Methodware por el "backup", deberá restaurar el "backup" en forma permanente. 1. En la ventana Principal, no estando abierto ningún archivo, haga clic en la opción Cargar Modelo en el menú Archivo. Aparecerá la ventana Cargar Modelo. 2. Haga clic en la opción Otro.... Se mostrará un diálogo. 3. Cambie el campo Archivos de Tipo a Todos los Archivos (*.*), seleccione el archivo de "backup" que desea restaurar, y luego haga clic en el botón Abrir. Aparece un diálogo mientras se está cargando el "backup".! Para restaurar permanentemente un "backup": 1. En el Explorador de Windows, elimine el archivo *.adv. 2. Renombre al *.bak como *.adv. * El nombre de este archivo está basado en el nombre real de su producto Methodware. desinstalar su producto Methodware! Para desinstalar su producto Methodware: 1. Utilice la opción Agregar/Quitar Programas de Windows. La estructura de directorio y el contenido del directorio data no se removerá, permitiéndole hacerlo manualmente o reubicar/zipear y almacenar sus archivos. Localizar y administrar archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 25 Agosto 2002

40 ESTABLECER Y MANTENER LA SEGURIDAD La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. Si está habilitada la característica seguridad en su producto Methodware, un archivo de seguridad controlará el acceso de usuarios a los archivos de auditoría/evaluación de riesgos que son creados utilizando ese producto. Este archivo de seguridad trabaja en dos niveles :! Permite que solo usuarios autorizados accedan al archivo de auditoría/evaluación de riesgos.! Determina el nivel de acceso de cada usuario autorizado. Los usuarios autorizados son identificados por sus ids de usuario. Grupos de seguridad controlan el nivel de acceso que tiene un usuario. Cada grupo determina si el usuario tiene acceso al archivo para escribir y/o de sólo-lectura. Methodware o el desarrollador de su producto ingresó en el archivo de seguridad en el momento de la compra los grupos de seguridad y la id de usuario de la persona responsable por administrar la seguridad. Es responsabilidad del "Oficial de Seguridad" ingresar las ids restantes de los usuarios, asignar los grupos apropiados de seguridad y mantener el archivo de seguridad de ese momento en más. Usted sólo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad). Se puede realizar cambios en el archivo de seguridad en cualquier etapa. Dependiendo de cómo acceden al archivo de seguridad, los Oficiales de Seguridad llevan a cabo la seguridad controlando los archivos de auditoría/evaluación de riesgos en diferentes formas. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

41 Si se cambia el archivo de seguridad cuando no hay abierto ningún archivo de auditoría/evaluación de riesgos, todos los archivos de auditoría/evaluación de riesgos subsiguientes, creados desde ese momento en más son, en forma predeterminada, controlados por la información cambiada de ese archivo de seguridad. Esto significa que:! Sólo los usuarios con ids listadas en ese archivo de seguridad cambiado podrán acceder a los nuevos archivos de auditoría/evaluación de riesgos y trabajar con ellos, sujetos a sus restricciones individuales de acceso.! Los archivos de auditoría/evaluación de riesgos existentes no se ven afectados por los cambios. Por ejemplo, si usted agregó nuevos usuarios, ellos no podrán acceder a los archivos de auditoría/evaluación de riesgos existentes. Para mayores detalles ver actualizar archivos de auditoría/evaluación de riesgos existentes con nueva información de seguridad en la página 7. Si usted cambia el archivo de seguridad cuando un archivo de auditoría/evaluación de riesgo está abierto, los cambios que realice son sólo exclusivos para ese archivo y no impactan en la seguridad de otros archivos de auditoría/evaluación de riesgos. IDs de usuarios La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. El Oficial de Seguridad es responsable por el ingreso y mantenimiento de las ids de usuario en el archivo de seguridad, para aquellos usuarios que requieren acceso a los archivos de auditoría/evaluación de riesgos creados en su producto Methodware. La cantidad máxima de usuarios que se pueden ingresar en el archivo de seguridad es igual a la cantidad de licencias adquiridas. Las ids de usuario están integradas con nombre de "login" de Windows de forma tal que que se puede utilizar el mismo nombre cuando se definen otros usuarios. No se requerirá un "login" adicional por parte del usuario. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

42 grupos de seguridad La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. Los grupos de seguridad están predefinidos y no se pueden cambiar. El Oficial de Seguridad es responsable por la asignación de los grupo(s) apropiados de seguridad a cada id de usuario listada en el archivo de seguridad. NOTAS:! Si usted requiere que distintos grupos ingresen en el archivo de seguridad, contacte a Methodware o al desarrollador del producto.! Se puede asignar más de un grupo de seguridad a un id de usuario. " Para ver una lista de los grupos de seguridad disponibles: 1. Haga clic en la opción Editar Archivo de Seguridad en el menú Archivo. Aparecerán las Ids de Usuario y los Grupos de Seguridad. La mitad inferior de esta ventana muestra los grupos de seguridad de su producto Methodware. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

43 agregar usuarios al archivo de seguridad La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. IMPORTANTE:! Usted sólo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad).! Para realizar cambios en la seguridad estándar predeterminada para todos los archivos de auditoría/evaluación de riesgos creados desde ese momento en más, acceda al archivo de seguridad cuando no haya archivos abiertos.! Para que sus cambios sean exclusivos para un archivo de auditoría/evaluación de riesgos, acceda al archivo de seguridad teniendo ese archivo abierto. " Para agregar un nuevo usuario: 1. Haga clic en la opción Editar Archivo de Seguridad en el menú Archivo. Aparecerá la ventana Ids de usuario y Grupos de Seguridad. 2. Haga clic en el botón Agregar. 3. Escriba el nombre de logon de windows (del sistema) para el nuevo usuario. 4. Haga clic en el botón OK. 5. Ingrese los grupo(s) de seguridad en el campo Grupos. 6. Repita los pasos 2-5 para cada nuevo usuario. 7. Haga clic en el botón Cerrar una vez completado. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

44 editar el acceso de seguridad de un usuario La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. IMPORTANTE:! Usted sólo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad).! Para realizar cambios en la seguridad estándar predeterminada para todos los archivos de auditoría/evaluación de riesgos creados desde ese momento en más, acceda al archivo de seguridad cuando no haya archivos abiertos.! Para que sus cambios sean exclusivos para un archivo de auditoría/evaluación de riesgos, acceda al archivo de seguridad teniendo ese archivo abierto. " Para editar la seguridad para un usuario: 1. Haga clic en la opción Editar Archivo de Seguridad en el menú Archivo. 2. Para modificar una id de usuario, selecciónela y haga clic en el botón Editar Nombre. CONSEJO:Presione la primera letra de la id de usuario para recorrer rápidamente la lista. 3. Para cambiar el grupo de seguridad asignado, seleccione la id de usuario y luego sobreescriba los grupo(s) existente según corresponda. 4. Haga clic en el botón Cerrar una vez completado. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

45 eliminar el acceso de seguridad de un usuario La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. IMPORTANTE:! Usted sólo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad).! Para realizar cambios en la seguridad estándar predeterminada para todos los archivos de auditoría/evaluación de riesgos creados desde ese momento en más, acceda al archivo de seguridad cuando no haya archivos abiertos.! Para que sus cambios sean exclusivos para un archivo de auditoría/evaluación de riesgos, acceda al archivo de seguridad con ese archivo de auditoría/evaluación de riesgos abierto. Si usted tiene un archivo de auditoría/evaluación de riesgos abierto, no puede eliminar del archivo de seguridad el nombre de la persona que creó ese archivo de auditoría/evaluación de riesgos. " Para eliminar un usuario: 1. Haga clic en la opción Editar Archivo de Seguridad en el menú Archivo. 2. Seleccione la ID de Usuario. 3. Haga clic en el boton Eliminar. 4. Haga clic en el botón Cerrar cuando esté completado. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

46 actualizar archivos de auditoría/evaluación de riesgos existentes con nueva información de seguridad La característica seguridad puede no estar disponible en su producto Methodware. Con el tiempo las ids existentes se irán eliminando y se agregarán nuevas ids de usuario en el archivo de seguridad reflejando el movimiento del personal. Estos cambios no se reflejan automáticamente en los archivos de auditoría/evaluación de riesgos, necesitan ser realizados directamente en cada archivo, según resulte necesario. " Para actualizar rápidamente la seguridad de un archivo de auditoría/evaluación de riesgos existente con detalles actuales de seguridad: 1. Abra el archivo de auditoría/evaluación de riesgos existente. 2. Haga clic en la opción Editar Archivo de Seguridad del menú Archivo. 3. Haga clic en el botón Actualizar desde Lista Maestra. IMPORTANTE: Si se han comprado licencias adicionales, necesitará primero hacer clic en el botón Actualizar Licencias para aumentar el contador de cantidad máxima de ids de usuario. Toda la seguridad existente para ese archivo de auditoría/evaluación de riesgos será reemplazada por los detalles actuales de seguridad. Establecer y Mantener la Seguridad MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

47 ELABORAR Y MONITOREAR EL PROGRAMA DE AUDITORIA Esta manual del usuario en línea explica en forma sistemática cómo utilizar Audit Builder para:! desarrollar una estructura de auditoría.! personalizar y construir Modelos de Usuario Final que incorporen la estructura de auditoría y permitan que tenga lugar la evaluación.! planear, focalizar y crear archivos de auditoría para cada de sus unidades de negocio para utilizar en forma completa sus Modelos de Usuario Final.! rastrear y monitorear el progreso de todos los archivos de auditoría. La evaluación de riesgo no tiene lugar en el archivo de estructura. Las evaluaciones de riesgo se realizan en los Modelos de Usuario Final que se generan desde el archivo de estructura. Para obtener detalles sobre Ver página crear, organizar y definir la estructura de auditoría 2 personalizar los modelos de usuario final 20 crear y monitorear programas de auditoría 65 Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Octubre 2002

48 crear, organizar y definir la estructura de auditoría Para obtener detalles sobre Ver página crear un nuevo archivo de estructura 3 agregar procesos de negocio 4 definir detalles de los procesos 8 organizar mapas de estructura 6 agregar y definir riesgos 9 agregar y definir controles 11 agregar y definir tests 13 agregar y definir pasos de programa 16 agregar, definir y monitorear notas de revisión 18 generar IDs para los items de su estructura 61 Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Octubre 2002

49 crear un nuevo archivo de estructura " Para crear un archivo de estructura: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón de la ventana Principal.! Haga clic en la opción Nuevo en el menú Archivo. Aparecerá la ventana Detalles. 2. Escriba un nombre descriptivo para el archivo en el campo Nombre. Este campo debe ser completado dado que se lo utiliza para darle el nombre a los archivos de datos del archivo de estructura. 3. Ingrese un número de versión para el archivo. El número de versión debe ser ingresado antes de poder generar el Modelo de Usuario Final. 4. Escriba la fecha en el campo Fecha Publicación. 5. Haga clic en el botón. Aparecerá un diálogo solicitando confirmación. Haga clic en el botón Yes (Si) para confirmar la creación del nuevo archivo. Aparecerá nuevamente la ventana Principal. CONSEJOS:! Para visualizar y/o modificar estos detalles, haga clic en el botón Detalles Archivo en la solapa Navegación.! Mantenga detalles resumen de las diferentes versiones de su estructura en la solapa Versiones de la ventana Detalles. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Octubre 2002

50 agregar procesos de negocio Audit Builder le permite definir una estructura de auditoría amplia, fija, utilizando elementos que las unidades de negocio conocen y comprenden. Utilizando Audit Builder usted puede agregar y definir los detalles de los procesos del negocio que están a riesgo, y para cada uno de esos procesos agregar los detalles de todos los riesgos conocidos. Por cada riesgo, se puede completar la estructura de auditoría definiendo los detalles de:! los controles para esos riesgos, y! los tests para esos controles. Para asegurar que haya consistencia en su programa de auditoría, los Modelos de Usuario Final son fijos. Aunque hay cierto grado de flexibilidad, los usuarios finales no pueden agregar procesos a los que ya están incorporados en el modelo. La ventana Procesos. La solapa Estructura Procesos. Los procesos relevantes para el programa de auditoría son mapeados en la solapa Estructura Procesos en la solapa Estructura. La solapa Procesos muestra información resumen para cada uno de los procesos de más bajo nivel definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Procesos se muestran detalles completos de cada proceso. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Octubre 2002

51 Los procesos relevantes para el programa de auditoría se mapean en la solapa Estructura Procesos de la solapa Estructura. La solapa Procesos muestra información resumen de cada uno de los procesos de más bajo nivel definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Procesos se muestran detalles de cada proceso. " Para agregar un proceso: 1. Seleccione la solapa Estructura Procesos. 2. En un nuevo mapa de estructura: 2.1 Haga clic en el botón. 2.2 Escriba un nombre para el proceso y presione la tecla <Enter>. En un mapa existente: IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. 2.1 Seleccione el proceso que está directamente encima de la posición en el mapa en que desea ubicar el nuevo proceso. 2.2 Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Insertar Item.! Haga clic en el botón. 2.3 Escriba un nombre para el proceso y presione la tecla <Enter>. 3. Defina los detalles del proceso. CONSEJOS:! No hay límite en la cantidad de caracteres del nombre de un proceso.! No hay límite en la cantidad de procesos que se pueden crear.! Reposicione los procesos en el mapa de estructura haciendo clic en sus nombres y utilizando los botones y.! Se pueden agrupar los procesos en múltiples niveles.! También se pueden importar mapas de estructura completos. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Octubre 2002

52 organizar mapas de estructura Se pueden organizar en grupos los procesos de negocio y las unidades de negocio en su archivo de estructura. En el Modelo de Usuario Final, las auditorías sólo se realizan en los procesos de negocio de nivel más bajo. Agrupar los procesos de negocio permite luego acumular, analizar y reportar los detalles del archivo de estructura y, más importante aún, los resultados del programa de auditoría a cualquier nivel definido en el agrupamiento. Si con el tiempo, usted amplía la estructura de auditoría agregando procesos de negocio adicionales, recuerde que sólo los detalles de los procesos de negocio de nivel más bajo (según estén mapeados en la solapa Estructura Procesos) aparecerán en el Modelo de Usuario Final. Si usted agrega y agrupa nuevos items bajo un item existente de nivel bajo, los detalles de ese item de nivel bajo no aparecerán más en los Modelos de Usuario Final que genere a continuación. Haga clic aquí para obtener un ejemplo ilustrativo. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Octubre 2002

53 " Para agrupar los items de su mapa de estructura: 1. Haga clic en el primer item mapeado en su estructura en la solapa Estructura Procesos[Negocios]. 2. Haga clic en el botón. 3. Escriba el nombre del grupo y presione <Enter>. 4. Repita los pasos 1-3 para crear más grupos. 5. Mueva cada uno de los items que están bajo el grupo relevante utilizando uno de los siguientes métodos:! Haga clic en el item y utilice los botones y según corresponda.! Haga clic en el item, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en las opciones Mover Arriba y Mover Abajo según corresponda.! Haga clic en el item, arrástrelo y déjelo en la nueva posición. 6. Complete seleccionando un item por vez y haciendo clic en para moverlos en un nivel y posicionarlos bajo el grupo. NOTAS:! No hay límite en la cantidad de grupos que se pueden crear.! No hay límite en la cantidad de items dentro de un grupo.! Se pueden crear grupos dentro de grupos.! Se puede reposicionar un grupo entero haciendo clic en el nombre del grupo y utilizando los botones y.! Los nuevos grupos creados bajo un grupo existente pasan a formar parte automáticamente de ese grupo existente. Si desea que todos los grupos estén al mismo nivel, seleccione el nombre del grupo y haga clic en el botón. Esto moverá al grupo y los archivos que están dentro de ese grupo en un nivel. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Octubre 2002

54 definir detalles de los procesos " Para definir los detalles de un proceso: 1. Acceda a la solapa Estructura en la ventana Principal. 2. Acceda a la solapa Estructura Procesos o a la solapa Procesos. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Haga doble clic en el nombre de un proceso.! Haga clic en un proceso, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Fila(Proceso).! Haga clic en un proceso y luego en el botón. Aparecerá la ventana Procesos. 4. Complete los campos y solapas apropiados. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar los campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. La información puede ser registrada en cualquier etapa, sin embargo, si desea incluir los nuevos detalles necesitará generar un nuevo Modelo de Usuario Final. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Octubre 2002

55 5. Una vez completado haga clic en el botón. NOTAS:! Para obtener mayor información acerca de definir/modificar los detalles de un item de la estructura de auditoría, ver el tópico vista general: administrar y mantener información.! Si con el tiempo, usted amplía la estructura de auditoría agregando procesos adicionales, recuerde que sólo los detalles de los procesos de nivel más bajo (según estén mapeados en la solapa Estructura Procesos) aparecerán en el Modelo de Usuario Final. Si usted agrega y agrupa nuevos items bajo un item existente de nivel bajo, los detalles de ese item de nivel bajo no aparecerán más en los Modelos de Usuario Final que genere a continuación. Haga clic aquí para obtener un ejemplo ilustrativo. agregar y definir riesgos Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Audit Builder le permite definir una estructura de auditoría amplia, fija, utilizando elementos que las unidades de negocio conocen y comprenden. Utilizando Audit Builder usted puede agregar y definir los detalles de los procesos del negocio que están a riesgo, y para cada uno de esos procesos agregar los detalles de todos los riesgos conocidos. Por cada riesgo, se puede completar la estructura de auditoría definiendo los detalles de:! los controles para esos riesgos, y! los tests para esos controles. La solapa Riesgos muestra información resumen de todos los riesgos definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Riesgos se muestran los detalles completos de cada riesgo. En los Modelos de Usuario Final, los usuarios finales pueden ampliar la estructura de auditoría agregando riesgos adicionales que son aplicables a su unidad de negocio en particular. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Octubre 2002

56 " Para agregar y definir los detalles de un riesgo: 1. Acceda a la solapa Riesgos. [Ver las Notas abajo] 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Agregar Riesgo.! Haga clic en el botón. 3. Escriba un nombre para el riesgo y haga clic en el botón OK. Aparecerá la ventana Riesgos con el nuevo riesgo a la vista. 4. Complete los campos y solapas apropiados. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar los campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. La información puede ser registrada en cualquier etapa, sin embargo, si desea incluir los nuevos detalles necesitará generar un nuevo Modelo de Usuario Final. 5. Una vez completado haga clic en el botón. NOTAS:! Si se agrega un riesgo en la solapa Riesgos de la ventana Procesos, se establece automáticamente un vínculo entre el proceso que está a la vista y el nuevo riesgo. En los Modelos de Usuario Final que genere sólo aparecerán aquellos riesgos que estén vinculados a un proceso mapeado al nivel más bajo en la solapa Estructura de Procesos. CONSEJO: Usted puede ver rápidamente si un riesgo está vinculado a uno o más procesos utilizando la columna Cant. Procesos Vinculados en la solapa Riesgos en la solapa Estructura de la ventana Principal. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Octubre 2002

57 ! Los riesgos agregados al archivo en la solapa Riesgos en la solapa Estructura de la ventana Principal no se vinculan automáticamente a los procesos. Necesitará vincularlos utilizando el botón en la: - solapa Riesgos de la ventana Procesos teniendo a la vista el proceso al que quiere vincular el riesgo; o - solapa Procesos Vinculados de la ventana Riesgos con el riesgo que desea vincular a la vista.! El mismo riesgo puede ser asociado a uno o mas procesos. Un riesgo sólo puede tener un conjunto de resultados de evaluación. Si es probable que estos resultados sean exclusivos, dependiendo del proceso al cual está vinculado el riesgo, necesitará duplicar los detalles del riesgo.! Se puede importar y exportar información de riesgos nuevos y existentes a y desde otros archivos de estructura y archivos.txt.! No hay límite en la cantidad de riesgos que se pueden agregar.! Los detalles resumen de todos los riesgos de su archivo de estructura se muestran en la solapa Riesgos en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra.! Para mayor información acerca de la definición/modificación de los detalles de un riesgo, ver el tópico vista general: administrar y mantener información. agregar y definir controles Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Audit Builder le permite definir una estructura de auditoría amplia, fija, utilizando elementos que las unidades de negocio conocen y comprenden. Utilizando Audit Builder usted puede agregar y definir los detalles de los procesos del negocio que están a riesgo, y para cada uno de esos procesos agregar los detalles de todos los riesgos conocidos. Por cada riesgo, se puede completar la estructura de auditoría definiendo los detalles de:! los controles para esos riesgos, y! los tests para esos controles. La solapa Controles muestra información resumen de todos los controles definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Controles se muestran los detalles completos de cada control. En los Modelos de Usuario Final, los usuarios finales pueden ampliar la estructura de auditoría agregando controles adicionales que son aplicables a su unidad de negocio en particular. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 Octubre 2002

58 IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para agregar y definir los detalles de un control: 1. Acceda a la solapa Controles. [Ver las Notas abajo] 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Agregar Control.! Haga clic en el botón. 3. Escriba un nombre para el control y haga clic en el botón OK. Aparecerá la ventana Controles con el nuevo control a la vista. 4. Complete los campos y solapas apropiados. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar los campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. La información puede ser registrada en cualquier etapa, sin embargo, si desea incluir los nuevos detalles necesitará generar un nuevo Modelo de Usuario Final. 5. Una vez completado haga clic en el botón. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 Octubre 2002

59 NOTAS:! Si se agrega un control en la solapa Controles de la ventana Riesgos, se establece automáticamente un vínculo entre el riesgo que está a la vista y el nuevo control. En los Modelos de Usuario Final que genere sólo aparecerán aquellos controles que estén vinculados a riesgos que a su vez estén vinculados a un proceso mapeado al nivel más bajo en la solapa Estructura de Procesos. CONSEJO: Usted puede ver rápidamente si un control está vinculado a uno o más riesgos utilizando la columna Cant. Riesgos Vinculados en la solapa Controles en la solapa Estructura de la ventana Principal.! Los controles agregados al archivo en la solapa Controles en la solapa Estructura de la ventana Principal no se vinculan automáticamente a los riesgos. Necesitará vincularlos utilizando el botón en la: - solapa Controles de la ventana Riesgos teniendo a la vista el riesgo al cual quiere vincular el control; o - solapa Riesgos Vinculados de la ventana Controles con el control que desea vincular a la vista.! El mismo control puede ser asociado a uno o mas riesgos. Si es probable que los detalles de un control tengan sutiles diferencias dependiendo del riesgo al cual está asociado, por ejemplo la forma en que debe ser evaluado, se podrían duplicar los detalles del control para evitar confusiones.! Se puede importar y exportar información de controles nuevos y existentes a y desde otros archivos de estructura y archivos.txt.! No hay límite en la cantidad de controles que se pueden agregar.! Los detalles resumen de todos los controles de su archivo de estructura se muestran en la solapa Controles en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra.! Para mayor información acerca de la definición/modificación de los detalles de un control, ver el tópico vista general: administrar y mantener información. agregar y definir tests Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Audit Builder le permite definir una estructura de auditoría amplia, fija, utilizando elementos que las unidades de negocio conocen y comprenden. Utilizando Audit Builder usted puede agregar y definir los detalles de los procesos del negocio que están a riesgo, y para cada uno de esos procesos agregar los detalles de todos los riesgos conocidos. Por cada riesgo, se puede completar la estructura de auditoría definiendo los detalles de:! los controles para esos riesgos, y! los tests para esos controles. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 13 Octubre 2002

60 La solapa Tests muestra información resumen de todos los tests definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Tests se muestran los detalles completos de cada test. En los Modelos de Usuario Final, los usuarios finales pueden ampliar la estructura de auditoría agregando tests adicionales que son aplicables a su unidad de negocio en particular. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para agregar y definir los detalles de un test: 1. Acceda a la solapa Tests. [Ver las Notas abajo] 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Agregar Test.! Haga clic en el botón. 3. Escriba un nombre para el test y haga clic en el botón OK. Aparecerá la ventana Tests con el nuevo test a la vista. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 14 Octubre 2002

61 4. Complete los campos y solapas apropiados. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar los campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. La información puede ser registrada en cualquier etapa, sin embargo, si desea incluir los nuevos detalles necesitará generar un nuevo Modelo de Usuario Final. 5. Una vez completado haga clic en el botón. NOTAS:! Si se agrega un test en la solapa Tests de la ventana Controles, se establece automáticamente un vínculo entre el control que está a la vista y el nuevo test. En los Modelos de Usuario Final que genere sólo aparecerán aquellos tests que estén vinculados a controles, vinculados a riesgos que a su vez estén vinculados a un proceso mapeado al nivel más bajo en la solapa Estructura de Procesos.! Los tests agregados al archivo en la solapa Tests en la solapa Estructura de la ventana Principal no se vinculan automáticamente a los controles. Necesitará vincularlos utilizando el botón en la: - solapa Tests de la ventana Controles teniendo a la vista el control al cual desea vincular el test; o - solapa Controles Vinculados de la ventana Tests con el test que desea vincular a la vista.! El mismo test puede ser asociado a uno o mas controles. Si es probable que los detalles de un test tengan sutiles diferencias dependiendo del control al cual está asociado, se podrían duplicar los detalles del control para evitar confusiones.! Se puede importar y exportar información de tests nuevos y existentes a y desde otros archivos de estructura y archivos.txt.! No hay límite en la cantidad de tests que se pueden agregar.! Los detalles resumen de todos los tests de su archivo de estructura se muestran en la solapa Tests en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra.! Para mayor información acerca de la definición/modificación de los detalles de un test, ver el tópico vista general: administrar y mantener información. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 15 Octubre 2002

62 agregar y definir pasos de programa Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos y Pasos de Programa. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Audit Builder le permite definir una estructura de auditoría amplia, fija, utilizando elementos que las unidades de negocio conocen y comprenden. Utilizando Audit Builder usted puede agregar y definir los detalles de los procesos del negocio que están a riesgo. Para cada proceso puede completar la estructura de auditoría definiendo los detalles de los pasos de programa relevantes. La solapa Pasos de Programa muestra información resumen de todos los pasos de programa definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Pasos de Programa se muestran los detalles completos de cada paso de programa. En los Modelos de Usuario Final, los usuarios finales pueden ampliar la estructura de auditoría agregando pasos de programa adicionales que son aplicables a su unidad de negocio en particular. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para agregar y definir los detalles de un paso de programa: 1. Acceda a la solapa Pasos de Programa. [Ver las Notas de abajo] 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Agregar Paso de Programa.! Haga clic en el botón. 3. Escriba un nombre para el paso de programa y haga clic en el botón OK. Aparecerá la ventana Pasos de Programa con el nuevo paso de programa a la vista. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 16 Octubre 2002

63 4. Complete los campos y solapas apropiados. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar los campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. La información puede ser registrada en cualquier etapa, sin embargo, si desea incluir los nuevos detalles necesitará generar un nuevo Modelo de Usuario Final. 5. Una vez completado haga clic en el botón. NOTAS:! Si se agrega un paso de programa en la solapa Pasos de Programa de la ventana Procesos, se establece automáticamente un vínculo entre el proceso que está a la vista y el nuevo paso de programa. En los Modelos de Usuario Final que genere sólo aparecerán aquellos pasos de programa que estén vinculados a un proceso mapeado al nivel más bajo en la solapa Estructura de Procesos. CONSEJO: Usted puede ver rápidamente si un paso de programa está vinculado a uno o más procesos utilizando la columna Cant. Procesos Vinculados en la solapa Pasos de Programa en la solapa Estructura de la ventana Principal.! Los pasos de programa agregados al archivo en la solapa Pasos de Programa en la solapa Estructura de la ventana Principal no se vinculan automáticamente a los procesos. Necesitará vincularlos utilizando el botón en la: - solapa Pasos de Programa de la ventana Procesos teniendo a la vista el proceso al que quiere vincular el paso de programa; o - solapa Procesos Vinculados de la ventana Pasos de Programa con el paso de programa que desea vincular a la vista.! El mismo paso de programa puede ser asociado a uno o mas procesos. Un paso de programa sólo puede tener un conjunto de resultados de evaluación. Si es probable que estos resultados sean exclusivos, dependiendo del proceso al cual está vinculado el paso de programa, necesitará duplicar los detalles del riesgo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 17 Octubre 2002

64 ! Se puede importar y exportar información de pasos de programa nuevos y existentes a y desde otros archivos de estructura y archivos.txt.! No hay límite en la cantidad de pasos de programa que se pueden agregar.! Los detalles resumen de todos los pasos de programa de su archivo de estructura se muestran en la solapa Pasos de Programa en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra.! Para mayor información acerca de la definición/modificación de los detalles de un paso de programa, ver el tópico vista general: administrar y mantener información. agregar, definir y monitorear notas de revisión Por cada item definido en la estructura de auditoría [procesos, riesgos, pasos de programa, controles y tests] usted puede agregar notas de revisión. También puede agregar y mantener notas de revisión relativas específicamente a los items de auditoría que usted intenta incluir en los programas de auditoría actuales y futuros. Las notas de revisión que agregue en el archivo de estructura no aparecerán en los Modelos de Usuario Final que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar información de retroalimentación relacionada con el desarrollo de la estructura. " Para agregar y definir los detalles de una nota de revisión: 1. Acceda a la solapa Notas de Revisión[/Notas]. [Ver las Notas de abajo] 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Agregar Nota.! Haga clic en el botón. 3. Escriba un nombre para la nota de revisión y haga clic en el botón OK. Aparecerá la ventana Notas de Revisión con la nueva nota de revisión a la vista. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 18 Octubre 2002

65 4. Complete los campos y solapas apropiados. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar los campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. 5. Una vez completado haga clic en el botón. NOTAS:! Si una nota de revisión es agregada en la solapa Notas de Revisión[/Notas] en la ventana Procesos, Riesgos, Pasos de Programa, Controles, Tests o Items de Auditoría, se establece automáticamente un vínculo entre el item que está a la vista y la nueva nota de revisión.! Las notas de revisión agregadas directamente al archivo en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal no se vinculan automáticamente a un item. Necesitará vincularlos utilizando el botón en la: - solapa Notas de Revisión[/Notas] en la ventana relevante de detalles teniendo a la vista el item al cual desea vincular la nota de revisión; o - solapa Vínculos en la ventana Notas de Revisión con la nota de revisión que desea vincular a la vista.! La misma nota de revisión puede ser asociada a uno o más items.! Se puede importar y exportar notas de revisión nuevas y existentes a y desde otros archivos de estructura y archivos.txt.! No hay límite en la cantidad de notas de revisión que se pueden agregar.! Los detalles resumen de todas las notas de revisión de su archivo de estructura se muestran en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra.! Para mayor información acerca de la definición/modificación de los detalles de una nota de revisión, ver el tópico vista general: administrar y mantener información. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 19 Octubre 2002

66 personalizar los modelos de usuario final Audit Builder contiene una cantidad de funciones que le permiten personalizar totalmente los Modelos de Usuario Final que genere. Para obtener detalles sobre Ver página definir el tipo de auditoría 21 definir las opciones de la funcionalidad riesgos en el Modelo de Usuario Final 22 definir las opciones de la funcionalidad controles en el Modelo de Usuario Final 32 definir las opciones de la funcionalidad tests en el Modelo de Usuario Final 34 definir las opciones de la funcionalidad notas de revisión en el Modelo de Usuario Final 36 definir las opciones de la funcionalidad pasos de programa en el Modelo de Usuario 38 Final definir las opciones de la funcionalidad papeles de trabajo en el Modelo de Usuario 40 Final definir las opciones de la funcionalidad observaciones de auditoría en el Modelo de 42 Usuario Final agregar campos adicionales en el Modelo de Usuario Final 45 habilitar/deshabilitar el alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario 49 Final habilitar/deshabilitar el acceso a resúmenes de evaluación en Modelos de Usuario Final 53 habilitar/deshabilitar el acceso a la herramienta consolidación en los Modelos de 55 Usuario Final habilitar/dehabilitar la seguridad de acceso a los archivos de auditoría del Modelo de 57 Usuario Final habilitar/deshabilitar el acceso multiusuario a los archivos de auditoría del Modelo de 58 Usuario Final incluir notas de copyright e información de soporte/contacto en los Modelos de Usuario 60 Final colocar su propio gráfico en la ventana Principal del Modelo de Usuario Final 61 recolectar archivos de auditoría completados de los usuarios finales 62 generar IDs para los items de su estructura 61 Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 20 Octubre 2002

67 definir el tipo de auditoría Audit Builder le permite determinar el tipo de auditoría que se puede realizar en el Modelo de Usuario Final. Un Modelo de Usuario Final puede tener uno de los siguientes tipos de auditorías:! Procesos, Riesgos y Controles. Este tipo de auditoría les permite a los usuarios del Modelo de Usuario Final realizar auditorías basadas en riesgos y también registrar los detalles de todas las observaciones y notas de revisión.! Procesos y Pasos de Programa. Este tipo de auditoría les permite a los usuarios del Modelo de Usuario Final realizar una auditoría de pasos de programa y también generar papeles de trabajo y registrar los detalles de todas las observaciones y notas de revisión. " Para determinar el tipo de auditoría: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Seleccione el tipo de auditoría en el campo Tipo de Auditoría. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 21 Octubre 2002

68 definir las opciones de la funcionalidad riesgos en el Modelo de Usuario Final Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando un estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresar los detalles de los riesgos.! si desea mostrar una guía de evaluación de riesgos a los usuarios finales en los Modelos de Usuario Final que genere.! las escalas de evaluación en las cuales los usuarios pueden seleccionar cuando evalúan los riesgos y el puntaje utilizado para calcular los resultados de las evaluaciones.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de riesgos. definir información de selección de riesgos del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de los riesgos. Estas listas se definen en la solapa Opciones Riesgos en la ventana Detalles MUF. En esta solapa se pueden definir una cantidad ilimitada de entradas para las siguientes listas de selección:! Las distintas categorías que se pueden utilizar para clasificar un riesgo.! El estado que se puede asignar a un riesgo. Usted tiene la opción de permitirles a los usuarios cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que usted les haya definido. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 22 Octubre 2002

69 Defina los detalles de las listas de selección de riesgo en la solapa Campos Estándar de la solapa Opciones Riesgo de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. La ventana Riesgos en el Modelo de Usuario Final. " Para definir/modificar una lista de selección de riesgos: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Riesgos. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 23 Octubre 2002

70 4. Haga clic en el campo de lista de selección apropiado. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido. NOTAS:! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger.! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. exhibir guías de evaluación en el Modelo de Usuario Final Usted puede proveer a los usuarios finales con una cantidad ilimitada de guías estáticas en línea e información clave de políticas para asistirlos en sus evaluaciones de riesgos. Los usuarios no pueden modificar las guías e información clave de políticas cuando están visualizando esta información en el Modelo de Usuario Final. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 24 Octubre 2002

71 Ingrese información de política y guía de evaluación en la ventana Riesgos del archivo de estructura. La ventana Riesgos en el Modelo de Usuario Final. " Para exhibir las guías de evaluación de riesgos en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Utilizar Guías en Riesgos para que aparezca una marca. Para evitar que aparezcan las guías en el Modelo de Usuario Final, remueva la marca. 4. Acceda a la ventana Riesgos para un riesgo. 5. Seleccione la solapa Descripción/Guías. 6. En el panel Guías/Políticas ingrese la información apropiada de guías. Formatee esta información según lo requiera haciendo clic en el botón derecho del mouse.. En el Modelo de Usuario Final, los usuarios finales cambian o agregan a esta información. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 25 Octubre 2002

72 7. También se dispone de guías en un sitio Intranet/Internet, escriba la dirección apropiada en el campo HTML. Esta dirección se convertirá en un botón Weblink en el Modelo de Usuario Final el cual, al hacer clic, lanzará automáticamente el sitio apropiado. Si está deshabilitada la opción Utilizar Guías en Riesgos (la marca está removida), la información de guías de evaluación que usted haya ingresado en el archivo de estructura no es eliminada - sino que no es incluída en los Modelos de Usuario Final que usted genere posteriormente. definir escalas de evaluación y puntajes de riesgos para el usuario final En un Modelo de Usuario Final, los usuarios finales pueden realizar en forma independiente las siguientes evaluaciones para cada riesgo predefinido en la estructura incorporada:! Una evaluación del Riesgo Absoluto: - Evaluando y seleccionando (en listas predefinidas) las medidas apropiadas para dos variables; las Consecuencias del riesgo y la Probabilidad de ocurrencia del riesgo. ó - Ingresando el valor actual monetario de la cuenta a riesgo y luego evaluando y seleccionando (en una lista predefinida) la medida apropiada de Probabilidad de ocurrencia del riesgo. Esta evaluación produce un: - Score de Riesgo - Puntaje de Severidad del Riesgo! Una evaluación de Riesgos con Controles seleccionando un puntaje de evaluación en un "Deslizador de Control" que tiene un rango de valor entre 0 y 1, en donde 0 es sin control. La evaluación produce un "Score de Control" multiplicando el valor del puntaje del deslizador por 25. Estas evaluaciones juntas representan el riesgo residual, en forma de un score de "Exposición a Riesgos" [Exposición a Riesgos = "Score de Riesgo" - "Score de Control], el cual puede ser utilizado para ordenar por importancia y reevaluar la magnitud del riesgo una vez aplicado el control. Estos scores y puntajes se grafican y pueden ser ordenados, filtrados y acumulados a los distintos niveles de procesos de negocio que se hayan predeterminado en el archivo de estructura. En el archivo de estructura en la solapa Opciones de Riesgos de la ventana Detalles MUF, las variables utilizadas para calcular el:! Los Scores de Riesgo son definidos simplemente: - construyendo dos listas: Consecuencia y Probabilidad. - mapeando rangos de valores monetarios de objetos financieros a los puntajes apropiados de evaluación de consecuencias.! Los puntajes de Severidad de Riesgos son todos definidos simplemente construyendo una lista de Severidad. Los usuarios finales no pueden cambiar el sistema de puntaje de riesgos que usted defina. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 26 Octubre 2002

73 definir las escalas de evaluación de consecuencias y probabilidad En los Modelos de Usuario Final que genere, se realiza una evaluación del riesgo absoluto haciendo una evaluación semi-cuantificable de dos características; el grado de impacto o consecuencia del riesgo y la probabilidad de ocurrencia del riesgo en su estado absoluto. El el archivo de estructura, usted define el rango de los puntajes de evaluación de consecuencias y probabilidades que los usuarios finales podrán seleccionar cuando realicen sus evaluaciones. Los usuarios no pueden cambiar o agregar a las opciones que usted les defina. Definir las medidas de evaluación de Consecuencias y Probabilidad del archivo estructura en la solapa Opciones de Riesgo de la ventana Detalles MUF. Los usuarios finales no pueden cambiar o agregar a las opciones que usted defina. Los Usuarios Finales evalúan el riesgo en el Modelo de Usuario Final utilizando estas medidas de evaluación en la ventana Riesgos. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 27 Octubre 2002

74 " Para definir/modificar la escala de evaluación de Consecuencias (o Probabilidad): 1. Haga clic en el botón Definir Detalles MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. 2. Haga clic en la solapa Opciones Riesgos. 3. Haga clic en el campo Rótulo Consecuencia (o Probabilidad) y modifique los predeterminados según corresponda. NOTAS:! Cada rótulo de la lista representa un puntaje único de evaluación que el usuario final podrá escoger cuando esté evaluando el riesgo.! Los usuarios finales no pueden cambiar o agregar en la lista de rótulos que les defina.! Usted no está restringido en la cantidad de rótulos que ingresa en una lista. Sin embargo, si usted estará generando formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones pueden no mostrarse o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word. 4. Haga clic en un campo de Valor Consecuencia (o Probabilidad) y modifique los predeterminados según corresponda. NOTAS:! Debe asignarse un valor único a cada rótulo ingresado.! Los valores que ingrese son utilizados en el Modelo de Usuario Final para calcular scores de riesgo, en base a las selecciones de evaluación de consecuencia/probabilidad del usuario final.! Los valores predeterminados de consecuencia/probabilidad (0 a 5) son mapeados a cada uno de los cuatro rótulos predeterminados de severidad del riesgo (definido en la Lista de Severidad). Esto permite que los resultados de la evaluación del usuario final se exhiban con precisión en un gráfico de matriz de 5 x 5. Si cambia los valores predeterminados para que caigan fuera del rango de 0 a 5, necesitará cambiar el mapeo de rótulos de severidad en consecuencia para asegurar que la graficación se mantenga precisa.! Se pueden ingresar fracciones o decimales en la columna Valor para proveer una cantidad distinta de respuestas. Por ejemplo, puede cambiar los predeterminados para crear una escala de diez puntos.! Para evitar que se grafique un rótulo, escriba las letras ng (no graficar) luego del valor que asigne a ese rótulo, por ejemplo, 0ng! Se puede asignar un valor de RESET (Restaurar). Este valor (si es seleccionado por el usuario el rótulo correspondiente) restaurará el campo de evaluación a lo predeterminado (ver Paso 5 para mayores detalles).! Los usuarios finales no pueden ver o cambiar los valores que usted ingrese. 5. Haga clic en el botón Descripción y escriba una descripción para las escalas de evaluación. Esta descripción se exhibirá en formato de sólo-lectura en el Modelo de Usuario Final para ayudar a clarificar el rango de puntajes de evaluación disponibles. IMPORTANTE: Es importante que todos los miembros del equipo de auditoría comprendan claramente las definiciones del rango de puntajes de evaluación de consecuencia/probabilidad antes que comience la evaluación. Esto asegura tanto la aceptación de los resultados como la realización de evaluaciones consistentes. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 28 Octubre 2002

75 6. Ingrese una configuración predeterminada (que desea que siempre se le muestre a los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final a menos que ellos lo cambien) en el campo Configuración Inicial. Este debe ser un rótulo que usted haya ingresado en la lista. definir los rótulos de evaluación de severidad del riesgo En los Modelos de Usuario Final que usted genere, se realiza una evaluación de riesgo absoluto haciendo una evaluación semi-cuantificable de dos características; el grado de impacto o consecuencia del riesgo, y la probabilidad de ocurrencia del riesgo en su estado absoluto. Una vez realizada la evaluación de consecuencia y probabilidad en el Modelo de Usuario Final, los valores numéricos predefinidos para los puntajes de evaluación seleccionados son multiplicados automáticamente para conformar un score de riesgo y un puntaje de severidad del riesgo. Estos scores y puntajes son graficados y pueden ser ordenados, filtrados y acumulados a los distintos niveles de procesos de negocio que predeterminados en el archivo de estructura. Los valores predeterminados de consecuencia/probabilidad (0 a 5) son mapeados a cada uno de los cuatro rótulos predeterminados de severidad del riesgo (definidos en la Lista de Severidad). Este mapeo permite que los resultados de la evaluación del usuario final se exhiban con precisión en un gráfico de matriz de 5 x 5. Si cambia los valores predeterminados para que caigan fuera del rango de 0 a 5, necesitará cambiar el mapeo de rótulos de severidad en consecuencia para asegurar que la graficación se mantenga precisa. Los usuarios finales no pueden cambiar o agregar en la lista de rótulos de severidad que usted defina. " Para definir/modificar los rótulos de severidad del riesgo: 1. Haga clic en el botón Definir Detalles MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. 2. Haga clic en la solapa Opciones Riesgos. 3. Haga clic en el campo Severidad del Riesgo 4. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 5. Haga clic en el botón Descripción y escriba una descripción para los puntajes de severidad. Los usuarios pueden, en el Modelo de Usuario Final, visualizar esta descripción para ayudar a clarificar los puntajes. Haga clic en el campo Sólo-Lectura (para mostrar una marca) si no desea que los usuarios puedan cambiar o agregar a esta descripción. 6. Haga clic en el botón Editar Lista Matriz. 7. En el diálogo resultante, mapee cada posible combinación de valores de consecuencia y probabilidad al rótulo de severidad apropiado y seleccione un color representativo para ese mapeo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 29 Octubre 2002

76 CONSEJO: Utilice el botón Definir Colores, luego de definir un color para un rótulo de severidad del riesgo, para establecer ese color para todos los rótulos del mismo nombre. definir el mapeo de consecuencia financiera Para los riesgos que afectan objetos de valor monetario de su negocio, las consecuencias de que ocurra un riesgo en su estado absoluto pueden ser evaluadas por los usuarios finales de acuerdo al valor a riesgo. En la solapa Financiera de la ventana Riesgos se puede determinar una lista de objetos financieros con un % a riesgo, desde la cual los usuarios finales pueden seleccionar en el Modelo de Usuario Final. Los usuarios finales pueden ingresar el valor monetario del objeto que seleccionan para un riesgo y su valor es automáticamente multiplicado por el % de Riesgo predefinido, para calcular el "valor a riesgo" si se produjera el evento. Utilizando la tabla de mapeo financiero definida en la solapa Opciones Riesgos de la ventana Detalles MUF, este valor es luego automáticamente convertido a un puntaje de evaluación de "consecuencia". Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 30 Octubre 2002

77 IMPORTANTE: Si se realizan cambios en los valores predeterminados de la escala de evaluación de consecuencia, la tabla de mapeo financiero debe ser cambiada en consecuencia para que esté acorde con los nuevos valores. Los usuarios finales no pueden ver o cambiar el mapeo financiero. " Para definir/modificar los rótulos de mapeo financiero: 1. Haga clic en el botón Definir Detalles MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. 2. Haga clic en la solapa Opciones Riesgos. 3. Haga clic en el campo Mapeo Financiero. 4. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. Los usuarios finales no ven la tabla de traducción. El cálculo de mapeo financiero se produce automáticamente una vez que ingresan un valor para el objeto financiero. Una vez definido, usted puede luego, para cada riesgo aplicable, definir el objeto financiero que está a riesgo y el % de riesgo en la solapa Financiero de la ventana Riesgos. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 31 Octubre 2002

78 definir las opciones de la funcionalidad controles en el Modelo de Usuario Final Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando un estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan detalles de los controles.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de control. definir información de selección de control del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de los controles. Estas listas se definen en la solapa Opciones Control de la ventana Detalles MUF. En esta solapa se puede definir una cantidad ilimitada de entradas para las siguientes listas de selección:! Las diferentes categorías que se pueden utilizar para clasificar un control.! El estado que se puede asignar a un control.! Los puntajes apropiados que se pueden asignar luego de evaluar la eficacia del control.! Las distintas formas de evidencias que se pueden utilizar para respaldar los resultados del test del control. Usted tiene la opción de permitir a los usuarios finales cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que les haya definido. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 32 Octubre 2002

79 Defina los detalles de las listas de selección de controles en la solapa Campos Estándar de la solapa Opciones Controles de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. La ventana Controles en el Modelo de Usuario Final. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. " Para definir/modificar una lista de selección de control: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Control. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. 4. Haga clic en el campo de lista de selección apropiado. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 33 Octubre 2002

80 7. Haga clic en el botón Descripción y escriba una descripción para las entradas de la lista de selección. Los usuarios finales pueden ver esta descripción en el Modelo de Usuario Final para ayudarse a clarificar las opciones disponibles. Haga clic en el campo Sólo-Lectura (para que aparezca una marca) si no desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar a esta descripción. NOTAS:! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. definir las opciones de la funcionalidad tests en el Modelo de Usuario Final Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando un estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan detalles de los tests de controles.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de verificación de controles. definir información de selección de tests del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de los tests. Estas listas se definen en la solapa Opciones Tests de la ventana Detalles MUF. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 34 Octubre 2002

81 Defina los detalles de las listas de selección de tests en la solapa Campos Estándar de la solapa Tests de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. La ventana Tests en el Modelo de Usuario Final. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. En esta solapa se puede definir una cantidad ilimitada de entradas para las siguientes listas de selección:! Los distintos tipos que se pueden utilizar para clasificar un test.! Es estado que se puede asignar a un test. Usted tiene la opción de permitir a los usuarios finales cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que les haya definido. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 35 Octubre 2002

82 " Para definir/modificar una lista de selección de tests: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Tests. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. 4. Haga clic en el campo de lista de selección apropiado. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido. NOTAS:! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger.! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. definir las opciones de la funcionalidad notas de revisión en el Modelo de Usuario Final Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan detalles de las notas de revisión.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de las notas de revisión Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 36 Octubre 2002

83 definir información de selección de notas de revisión del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de las notas de revisión. Estas listas se definen en la solapa Opciones Notas de Revisión de la ventana Detalles MUF. Defina los detalles de las listas de selección de notas de revisión en la solapa Campos Estándar de la solapa Opciones Notas de Revisión de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. La ventana Notas de Revisión en el Modelo de Usuario Final. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. En esta solapa se puede definir una cantidad ilimitada de entradas para las siguientes listas de selección:! El estado que se puede asignar a una nota de revisión.! Las distintas prioridades que se pueden asignar a una nota de revisión. IMPORTANTE: Usted tiene la opción de permitir a los usuarios finales cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que les haya definido.! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 37 Octubre 2002

84 " Para definir/modificar una lista de selección de notas de revisión: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Notas de Revisión. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. 4. Haga clic en el campo de lista de selección apropiado. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. NOTAS: Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido.! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger.! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. definir las opciones de la funcionalidad pasos de programa en el Modelo de Usuario Final Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando un estructura de auditoría de Procesos y Pasos de Programa. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan detalles de los pasos de programa.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de pasos de programa. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 38 Octubre 2002

85 definir información de selección de pasos de programa del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de los pasos de programa. Estas listas se definen en la solapa Opciones Pasos de Programa de la ventana Detalles MUF. Defina los detalles de las listas de selección de pasos de programa en la solapa Campos Estándar de la solapa Opciones Pasos de Programa de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. La ventana Pasos de Programa en el Modelo de Usuario Final. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. En esta solapa se puede definir una cantidad ilimitada de entradas que se pueden utilizar para seleccionar cuando se está realizando una evaluación de pasos de programa. Usted tiene la opción de permitir a los usuarios finales cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que les haya definido. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 39 Octubre 2002

86 " Para definir/modificar una lista de selección de evaluación de pasos de programa: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Pasos de Programa. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. 4. Haga clic en el campo de lista de selección. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. NOTAS: Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido.! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger.! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. definir las opciones de la funcionalidad papeles de trabajo en el Modelo de Usuario Final Esta función sólo está disponible si usted está desarrollando un estructura de auditoría de Procesos y Pasos de Programa. Para mayores detalles vea el tópico definir el tipo de auditoría en la página 21. Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan detalles de los papeles de trabajo.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de papeles de trabajo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 40 Octubre 2002

87 definir información de selección de papeles de trabajo del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de los papeles de trabajo. Estas listas se definen en la solapa Opciones Papeles de Trabajo de la ventana Detalles MUF. Defina los detalles de las listas de selección de papeles de trabajo en la solapa Campos Estándar de la solapa Opciones Papeles de Trabajo de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. La ventana Papeles de Trabajo en el Modelo de Usuario Final. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. En esta solapa se puede definir una cantidad ilimitada de entradas que se pueden utilizar para seleccionar cuando se está realizando una evaluación de papeles de trabajo. Usted tiene la opción de permitir a los usuarios finales cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que les haya definido. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 41 Octubre 2002

88 " Para definir/modificar una lista de selección de evaluación de papeles de trabajo: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Papeles de Trabajo. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. 4. Haga clic en el campo de lista de selección. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido. NOTAS:! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger.! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. definir las opciones de la funcionalidad observaciones de auditoría en el Modelo de Usuario Final Usted tiene control sobre:! la información que los usuarios finales pueden seleccionar cuando ingresan detalles de las observaciones de auditoría.! el desarrollo de campos adicionales en el Modelo de Usuario Final para capturar sus requerimientos exclusivos de información de observaciones de auditoría. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 42 Octubre 2002

89 definir información de selección de observaciones de auditoría del usuario final Se pueden establecer listas de selección predefinidas para que los usuarios finales escojan cuando definen los detalles de las observaciones de auditoría. Estas listas se definen en la solapa Opciones Observaciones de Auditoría de la ventana Detalles MUF. Defina los detalles de las listas de selección de observaciones de auditoría en la solapa Campos Estándar de la solapa Opciones Observaciones de Auditoría de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. Si desea que los Usuarios Finales puedan modificar las opciones de selección que usted predefina, haga clic en el casillero Editable. Si este casillero está marcado, se mostrará el botón en el Modelo de Usuario Final al lado del campo lista y cuando se haga clic mostrará la lista de selección pronta para editar. La ventana Observaciones de Auditoría en el Modelo de Usuario Final. En esta solapa se puede definir una cantidad ilimitada de entradas para las siguientes listas de selección:! El estado que se puede asignar a una observación de auditoría.! Las distintas prioridades que se pueden asignar a una observación de auditoría. Usted tiene la opción de permitir a los usuarios finales cambiar en el Modelo de Usuario Final las opciones que les haya definido. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 43 Octubre 2002

90 IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para definir/modificar una lista de selección de observaciones de auditoría: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Observaciones de Auditoría. 3. Haga clic en la solapa Campos Estándar. 4. Haga clic en el campo de lista de selección apropiado. 5. Modifique el contenido de la lista de selección según corresponda. 6. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido. NOTAS:! Cada línea en una lista representa una opción única que el usuario puede escoger.! Si usted remueve todas las entradas de una lista, entonces en el Modelo de Usuario Final la lista de selección estará vacía y los usuarios finales no podrán completar el campo a menos que usted haya hecho clic en el campo Editable (para insertar una marca).! Usted no está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en las listas de selección. Sin embargo, si se van a generar formularios word desde el Modelo de Usuario Final, la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones puden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word.! Los valores que se asignan a cada entrada de una lista permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, ordenar sus selecciones (una vez realizadas) en orden ascendente o descendente. Estos valores no aparecen a los usuarios finales. Usted no tiene que asignarles un valor. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 44 Octubre 2002

91 agregar campos adicionales en el Modelo de Usuario Final Se pueden definir una cantidad de campos para agregar en el Modelo de Usuario Final que permiten ingresar información adicional a los usuarios finales. Estos campos permiten recolectar información que es exclusiva de la organización. Se pueden agregar los siguientes tipos de campos:! para respuestas de entrada de texto (hasta 256 caracteres alfanuméricos),! para ingresar fechas, y! para que los usuarios finales respondan seleccionando dentro un rango de respuestas posibles predefinidas. Este tipo de campo es denominado "Combo" o Lista de Selección. La información capturada en cualquier campo adicional es incluída en los reportes que se pueden generar desde el Modelo de Usuario Final. En la ventana Detalles MUF, se pueden definir campos adicionales para capturar:! detalles exclusivos del archivo de auditoría en la solapa Opciones Detalles.! detalles exclusivos del resumen ejecutivo en la solapa Opciones Resumen Ejecutivo.! información exclusiva de procesos de negocio en la solapa Opciones Procesos.! información exclusiva de riesgos en la solapa Opciones Riesgos, solapa Campos Opcionales.! información exclusiva de pasos de programa en la solapa Pasos de Programa, solapa Campos Opcionales.! información exclusiva de controles en la solapa Opciones Controles, solapa Campos Opcionales.! información exclusiva de tests en la solapa Opciones Tests, solapa Campos Opcionales.! información exclusiva de papeles de trabajo en la solapa Opciones Papeles de Trabajo, solapa Campos Opcionales.! información exclusiva de observaciones de auditoría en la solapa Observaciones de Auditoría, Campos Opcionales. Los campos que se agregan en cualquier solapa Campos Opcionales aparecerán en la solapa Información Adicional para ese item en el Modelo de Usuario Final. Por ejemplo, los campos definidos en la solapa Campos Opcionales en la solapa Opciones Riesgos en la ventana Detalles MUF aparecerán en la solapa Información Adicional en la ventana Riesgos del Modelo de Usuario Final. Los campos que se agregan en las solapas Opciones Detalles, Opciones Resumen Ejecutivo y Opciones Procesos en la ventana Detalles MUF aparecerán en las respectivas ventanas del Modelo de Usuario Final. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 45 Octubre 2002

92 Defina los detalles de los campos opcionales en las correspondientes solapas Campos Opcionales de la ventana Detalles MUF del archivo de estructura. Cada campo opcional puede luego ser predefinido en la solapa Campos Opcionales de la ventana de los items que corresponda. En Modelo de Usuario Final generado, los campos opcionales que se definen, y si es aplicable, se predefinen, se muestran en la solapa Información Adicional en la ventana del los items apropiados. " Para agregar un nuevo campo en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa apropiada [ver abajo]. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 46 Octubre 2002

93 3. Definir un nuevo campo de entrada de texto. 4. Definir un nuevo campo de fecha. 5. Definir un nuevo campo combo. 6. Una vez completado haga clic en el botón. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Definir nuevos campos de entrada de texto en el Modelo de Usuario Final " Para definir un nuevo campo de entrada de texto en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en un campo Campo Texto para activar el campo. Aparecerá una marca y el campo es activado. 2. Escriba un nombre para el rótulo del campo en el campo correspondiente. NOTAS:! Se pueden modificar los rótulos predeterminados del campo escribiendo sobre los mismos.! Los rótulos de campos pueden contener una combinación de caracteres alfanuméricos.! Recomendamos limitar los rótulos de campos a 20 caracteres o menos.! Para desactivar un campo de texto, haga clic en el campo para remover la marca.! En los Modelos de Usuario Final, con excepción de los campos opcionales de entrada de texto del Resumen Ejecutivo, los usuarios finales pueden ingresar en estos campos hasta 256 caracteres alfanuméricos. En el caso de los campos de entrada de texto del Resumen Ejecutivo, los usuarios finales pueden ingresar una cantidad ilimitada de texto y de ser necesario aparecerán barras de desplazamiento vertical.! Usted puede predefinir una entrada predeterminada en este campo en la solapa Campos Opcionales de la ventana de detalles del item. Este predeterminado puede ser modificado por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 47 Octubre 2002

94 Definir nuevos campos de fecha en el Modelo de Usuario Final " Para definir un nuevo campo de fecha en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en un campo Campo Fecha para activar el campo. Aparecerá una marca y el campo es activado. 2. Escriba un nombre para el rótulo del campo en el campo correspondiente. NOTAS:! Se pueden modificar los rótulos predeterminados del campo escribiendo sobre los mismos.! Los rótulos de campos pueden contener una combinación de caracteres alfanuméricos.! Recomendamos limitar los rótulos de campos a 20 caracteres o menos.! Para desactivar un campo de fecha, haga clic en el campo para remover la marca.! Usted puede predefinir una entrada predeterminada en este campo en la solapa Campos Opcionales de la ventana de detalles del item. Este predeterminado puede ser modificado por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. Definir un nuevo campo combo o lista de selección en el Modelo de Usuario Final " Para definir un nuevo campo combo o lista de selección en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en un campo Campo Combo para activar el campo. Aparecerá una marca y el campo es activado. 2. Escriba un nombre para el rótulo del campo en el campo correspondiente. 3. En la Lista Apunte, defina las opciones que desea que los usuarios finales seleccionen cuando completen el campo. Cada línea en la lista representa una opción única para el usuario final. No está restringido en la cantidad de opciones que puede ingresar en esta lista. Sin embargo, si se van a estar generando formularios word desde el Modelo de Usuario Final la cantidad máxima de items para cada lista de selección en un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones pueden no aparecer o no poder ser seleccionadas en Microsoft Word. 4. Haga clic en el campo Editable para que aparezca una marca si desea que los usuarios finales puedan cambiar o agregar items en las opciones de la lista de selección. Si es no-editable, los usuarios finales sólo pueden completar el campo en el Modelo de Usuario Final utilizando una de las opciones que usted les haya predefinido. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 48 Octubre 2002

95 NOTAS:! Se pueden modificar los rótulos predeterminados de campos e items de las listas de selección escribiendo sobre los mismos.! Los rótulos de los campos y de los items de las listas pueden contener una combinación de caracteres alfanuméricos.! Recomendamos limitar los rótulos de campos e items de listas a 20 caracteres o menos.! Usted puede desear incluir una entrada en cada lista de selección que permita a los usuarios finales restaurar el campo, por ejemplo, "No Definido".! Para desactivar un campo combo, haga clic en el campo para remover la marca.! Los campos combo son útiles cuando se están analizando los resultados de la evaluación en la Herramienta Consolidación dado que se pueden agrupar los resultados de acuerdo con las distintas respuestas.! Usted puede predefinir una entrada predeterminada en este campo en la solapa Campos Opcionales de la ventana de detalles del item. Este predeterminado puede ser modificado por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. habilitar/deshabilitar el alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario Final La estructura de auditoría puede contener muchos items. También se pueden haber agrupado los items por materia o área del negocio. Cualquiera sea la estructura, la misma será incorporada en el Modelo de Usuario Final que se genere. Cada archivo de auditoría que creen los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final contendrá la estructura de auditoría con todos los items, bajo sus distintos agrupamientos. Se puede permitir a los usuarios finales personalizar la estructura dejando fuera del alcance de su auditoría:! los procesos de negocio irrelevantes.! los focos de los items en la estructura. Los usuarios finales realizan la acción de definir el alcance en dos ventanas de alcance:! la ventana "Nivel de la Revisión" que muestra una lista de todos los procesos de negocio de mayor nivel mapeados en la estructura de auditoría! la ventana "Foco de la Revisión" que muestra una lista de todos los focos que se relacionan con los items de la estructura de auditoría. Cuando los usuarios finales dejan fuera del alcance de la auditoría a un proceso de negocio de alto nivel, todos los procesos, riesgos y pasos de programa (y todos los items que sólo se vinculan a ellos, ej: tests) asociados a ese proceso de alto nivel, son ocultados de esa auditoría en particular. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 49 Octubre 2002

96 Usted puede activar o desactivar, según sea requerido, la habilidad de los usuarios finales de definir el alcance del nivel de la revisión y/o el foco de la auditoría. Por ejemplo, usted puede desear desactivar la función alcance si intenta predefinir el alcance del archivo de auditoría cuando lo genera. habilitar el alcance nivel de la revisión del usuario final IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para habilitar el alcance nivel de la revisión del usuario final: En un nuevo archivo de estructura el alcance nivel de la revisión del usuario final está, en forma predeterminada, automáticamente habilitada. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Ocultar Alcance para remover la marca. NOTAS:! Los items que los usuarios finales dejan fuera del alcance de un archivo de auditoría no son eliminados - son meramente ocultados en ese archivo. Los usuarios pueden restaurarlos al archivo simplemente cambiando sus opciones de alcance.! Las opciones de alcance de un usuario final son exclusivas para un archivo de auditoría. Las mismas no tienen impacto en los archivos de auditoría existentes ni en los nuevos que se creen posteriormente.! Al margen de la función Alcance, los usuarios finales también pueden definir a un proceso/paso de programa/riesgo/control particular como "no relevante". Los detalles de los items no relevantes están aún visibles pero se remueven de todos los gráficos y reportes que se generen desde la solapa Informes de la ventana Principal. Los usuarios pueden aún reportar sobre los items "no relevantes" haciendo clic en el botón en la solapa del item. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 50 Octubre 2002

97 habilitar el alcance foco de la revisión del usuario final IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para habilitar el alcance foco de la revisión del usuario final: No a todos los items de su estructura se le puede asignar un foco. Verifique la existencia de una solapa Foco en la ventana Detalles del item. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Foco. 3. Haga clic en el campo Incluir Foco para habilitar la opción y mostrar una marca. También se puede realizar este paso haciendo clic en el campo Incluir Foco (para que aparezca la marca) en la solapa Opciones Funcionalidad de la ventana Detalles MUF. 4. Defina los focos de los items de su estructura. 5. Una vez completado haga clic en el botón. 6. Acceda a la ventana Detalles del item y haga clic en la solapa Foco. 7. Haga clic en el campo(s) correspondiente al foco(s) relevante para el item. NOTAS:! Los items pueden tener uno o más "focos". Note sin embargo, que si el usuario final sólo define fuera del alcance de su archivo a uno de los focos en el Modelo de Usuario Final el item permanecerá visible.! Si a un item no se le asigna un foco, ese item aparecerá siempre en el archivo independientemente de las opciones de alcance de foco que pudiera hacer el usuario final. 8. Haga clic en el botón. 9. Repita los pasos 6 a 8 para todos los items de la estructura de auditoría. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 51 Octubre 2002

98 NOTES:! Los items que los usuarios finales dejan fuera del alcance de un archivo de auditoría no son eliminados - son meramente ocultados en ese archivo. Los usuarios pueden restaurarlos al archivo simplemente cambiando sus opciones de alcance.! Las opciones de alcance de un usuario final son exclusivas para un archivo de auditoría. Las mismas no tienen impacto en los archivos de auditoría existentes ni en los nuevos que se creen posteriormente.! Al margen de la función Alcance, los usuarios finales también pueden definir a un proceso/paso de programa/riesgo/control particular como "no relevante". Los detalles de los items no relevantes están aún visibles pero se remueven de todos los gráficos y reportes. deshabilitar el alcance nivel de la revisión del usuario final Una vez deshabilitado, no se dispone de acceso a la definición del alcance del nivel de la revisión en los Modelos de Usuario Final que se generen a continuación. No se ve afectada la característica definición del alcance del nivel de la revisión en los Modelos de Usuario Final existentes. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para deshabilitar el alcance nivel de la revisión del usuario final: En un nuevo archivo de estructura el alcance nivel de la revisión del usuario final está, en forma predeterminada, automáticamente habilitada. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Ocultar Alcance para que aparezca la marca. Una vez deshabilitada, la ventana de alcance Nivel de la Revisión no aparecerá en los Modelos de Usuario Final que genere a continuación. Si está habilitada, los usuarios finales pueden aún definir el alcance del foco de la revisión en la ventana Foco de la Revisión. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 52 Octubre 2002

99 deshabilitar el alcance foco de la revisión del usuario final Una vez deshabilitado el acceso, el alcance foco de la revisión ya no estará disponible en los Modelos de Usuario Final que se generen a partir de ese momento. En los Modelos de Usuario Final existentes esta característica no se verá afectada. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para deshabilitar el alcance foco de la revisión del usuario final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Acceda a la solapa Opciones Funcionalidad.! Acceda a la solapa Foco. 3. Haga clic en el campo Incluir Foco para remover la marca. Una vez deshabilitada, la ventana de alcance Foco de la Revisión no aparecerá en los Modelos de Usuario Final que genere a continuación. Si está habilitada, los usuarios finales pueden aún definir el alcance nivel de la revisión en la ventana Nivel de la Revisión. habilitar/deshabilitar el acceso a resúmenes de evaluación en Modelos de Usuario Final La característica Resumen de Evaluación permite a los usuarios finales:! visualizar los resultados de una evaluación completada acumulados a cada nivel individual de proceso de negocio (como está predeterminado en la solapa Estructura Procesos en la solapa Estructura de la ventana Principal)! registrar detalles adicionales que resumen las fortalezas y debilidades del proceso. En forma predeterminada se puede acceder a la función Resumen en los Modelos de Usuario Final que se generen y en la Herramienta Consolidación. Si es necesario usted puede suprimir el acceso a esta característica en los Modelos de Usuario Final que genere. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 53 Octubre 2002

100 habilitar el acceso a resúmenes de evaluación en el Modelo de Usuario Final IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para habilitar el acceso a los resúmenes de evaluación: En un nuevo archivo de estructura, en forma predeterminada se puede acceder a la característica Resumen en los Modelos de Usuario Final que se generen y en la Herramienta Consolidación. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Incluir Resúmenes para que aparezca una marca. deshabilitar el acceso a resúmenes de evaluación en el Modelo de Usuario Final Una vez deshabilitado el acceso a resúmenes de evaluación, esta característica ya no estará disponible en los Modelos de Usuario Final que genere posteriormente. No se ve afectado el acceso a resúmenes en los Modelos de Usuario Final existentes. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 54 Octubre 2002

101 " Para deshabilitar el acceso a resúmenes de evaluación: Esta acción sólo impide el acceso a la función Resúmenes de Evaluación en el Modelo de Usuario Final. Aún se la podrá acceder desde la Herramienta Consolidación. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Incluir Resúmenes para remover la marca. habilitar/deshabilitar el acceso a la herramienta consolidación en los Modelos de Usuario Final La Herramienta consolidación le permite visualizar, analizar, agrupar, comparar, acumular, graficar y reportar sobre los resultados de múltiples archivos de auditoría. En forma predeterminada, se puede acceder a la Herramienta Consolidación desde los Modelos de Usuario Final desde los Modelos de Usuario Final que se generen y desde el archivo de estructura. Si es necesario usted puede suprimir el acceso a esta característica en los Modelos de Usuario Final que genere. habilitar el acceso a la Herramienta Consolidación en el Modelo de Usuario Final IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 55 Octubre 2002

102 " Para habilitar el acceso a la Herramienta Consolidación en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Incluir Consolidar. deshabilitar el acceso a la Herramienta Consolidación en el Modelo de Usuario Final Una vez deshabilitado el acceso a la Herramienta Consolidación, esta característica ya no estará disponible en los Modelos de Usuario Final que genere posteriormente. No se ve afectado el acceso a la Herramienta Consolidación en los Modelos de Usuario Final existentes y en el archivo de estructura. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para deshabilitar el acceso a la Herramienta Consolidación en el Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Incluir Consolidar para remover la marca. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 56 Octubre 2002

103 habilitar/dehabilitar la seguridad de acceso a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final La característica Seguridad le permite controlar el acceso a los archivos que se crean en los Modelos de Usuario Final. Una vez establecida, en el Modelo de Usuario Final se puede definir una tabla de seguridad que:! Permite acceder a los archivos de auditoría creados en ese Modelo de Usuario Final sólo a los usuarios autorizados.! Determina el nivel de acceso para cada usuario autorizado. Para obtener mayores detalles acerca de la característica seguridad ver el tópico vista general: definir y mantener seguridad. La seguridad puede ser definida en forma independiente, pero está siempre habilitada con la característica Multiusuario. habilitar la seguridad de acceso a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para habilitar la seguridad de acceso a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final: NOTAS:! La seguridad puede ser definida en forma independiente de la característica Multiusuario.! La seguridad se habilita automáticamente cuando se habilita la característica Multiusuario. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Habilitar Seguridad para que aparezca una marca. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 57 Octubre 2002

104 deshabilitar la seguridad de acceso a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final Una vez deshabilitada la característica seguridad ya no estará disponible en los Modelos de Usuario Final que genere posteriormente y el acceso a los archivos de auditoría creados en esos modelos es irrestricto. No se ve afectada la seguridad en los Modelos de Usuario Final existentes. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para deshabilitar la seguridad de acceso a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Habilitar Seguridad para remover la marca. habilitar/deshabilitar el acceso multiusuario a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final Esta característica puede no estar disponible en su versión de Audit Builder. La característica multiusuario hace posible que todos los miembros de un equipo de auditoría trabajen en el mismo archivo de auditoría del Modelo de Usuario Final al mismo tiempo, estando en la oficina o fuera de ella. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 58 Octubre 2002

105 habilitar el acceso multiusuario a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para habilitar el acceso multiusuario a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final: NOTAS:! Necesitará ingresar la password multiusuario en cada nuevo archivo de estructura.! Cuando habilite el acceso multiusuario, la característica de seguridad se habilita automáticamente. 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Habilitar Multiusuario para que aparezca una marca. 4. Ingrese la password multiusuario (suministrada al momento de la compra) y presione <Enter>. Cuando la password es aceptada el casillero rojo aparece en verde. deshabilitar el acceso multiusuario a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final Una vez deshabilitado, el acceso multiusuario ya no estará disponible en los Modelos de Usuario Final que genere posteriormente. No se ve afectado el acceso multiusuario en los Modelos de Usuario Final existentes. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 59 Octubre 2002

106 " Para deshabilitar el acceso multiusuario a los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el campo Habilitar Multiusuario para remover la marca. La característica Seguridad permanece habilitada. Si se lo requiere, necesitará deshabilitarla separadamente. incluir notas de copyright e información de soporte/contacto en los Modelos de Usuario Final Cada Modelo de Usuario Final que genere contiene una ventana Acerca. Usted puede exhibir en esta ventana notas de copyright, detalles sobre quien preparó el Modelo de Usuario Final, y a quien contactar para obtener ayuda/mayor información. Los usuarios finales no pueden modificar esta información en el Modelo de Usuario Final. " Para exhibir información en la ventana Acerca del Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Texto Acerca. 3. Escriba allí su información. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 60 Octubre 2002

107 colocar su propio gráfico en la ventana Principal del Modelo de Usuario Final Los Modelos de Usuario Final que genere exhiben un gráfico en sus ventanas claves. Usted puede cambiar este gráfico por uno de su elección, por ejemplo el logo de su compañía, siempre que el gráfico:! No sea más grande de 430 x 50 pixels! Esté en 256 colores. En el directorio Methodware\Audit Builder\bitmap se dispone de archivos "bitmap" (.bmp) de muestra. " Para cambiar el gráfico predeterminado del Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles MUF. 2. Haga clic en la solapa Opciones Funcionalidad. 3. Haga clic en el botón Seleccionar Bitmap. 4. Seleccione el archivo bitmap utilizando el diálog resultante. Para revertir/restaurar el gráfico al archivo bitmap predeterminado haga clic en el botón Restaurar Bitmap. generar IDs para los items de su estructura Cuando se crea una estructura de auditoría, se asignan automáticamente IDs únicas a cada item de la estructura al crearse un Modelo de Usuario Final. Estas IDs posibilitan la compatibilidad futura de los archivos. Con el tiempo usted cambiará la estructura de auditoría y las configuraciones del Modelo de Usuario Final. Cuando genere Modelos de Usuario Final actualizados desde su archivo de estructura actualizado, las IDs únicas permitirán que los archivos creados en versiones anteriores del Modelo de Usuario Final puedan ser abiertas en los Modelos de Usuario Final actualizados. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 61 Octubre 2002

108 Como las IDs únicas no son generadas hasta que se crea un Modelo de Usuario Final, usted puede notar que algunas IDs son iguales. Son de los items nuevos en la estructura. Cuando se genere un nuevo Modelo de Usuario Final, a estos items se les asignarán automáticamente IDs únicas. Usted puede asignar manualmente IDs a los items de la estructura de auditoría utilizando el botón Generar IDs de la ventana Detalles. Esto sólo se deberá realizar si:! con el tiempo usted desea juntar dos estructuras separadas en una nueva estructura y! desea poder acceder en los modelos que genere desde la nueva estructura a los archivos creados en Modelos de Usuario Final generados desde la estructuras anteriores separadas. IMPORTANTE:! Las IDs están reservadas sólo para uso del sistema. Las IDs que usted puede asignar deben comenzar desde 101.! Cuando asigne IDs manualmente, asegúrese que los items de sus archivos de estructura tengan asignados números únicos. Por ejemplo, que los items en el primer archivo de estructura utilicen la serie 1000, y en el siguiente utilicen la serie 2000, y asi sucesivamente. " Para cambiar la ID para un item: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Accda a la ventana de detalles del item y cambie el campo ID Unica según corresponda.! Acceda a la solapa del item en la ventana Principal, haga clic en la columna ID y cambie según corresponda. recolectar archivos de auditoría completados de los usuarios finales Utilizando Audit Builder usted puede especificar y defininir el método que pueden utilizar los usuarios finales para enviarle los archivos de auditoría una vez completados. Usted puede habilitarles a los usuarios finales la posibilidad en el Modelo de Usuario Final de:! enviarle por sus archivos de auditoría utilizando MAPI32 (Mail API), la interfaz estándar de Microsoft para mails. Esta es la mejor opción a escoger si está instalado el Exchange/Outlook de Microsoft en la PC del usuario final.! enviarle por sus archivos de auditoría utilizando SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), el estándar para mails de Internet. Para que esto funcione, se necesita que estén operando tanto un host SMTP como un TCP/IP.! guardar sus archivos de auditoría en disquettes y enviárselos manualmente.! guardar sus archivos de auditoría en un directorio determinado de la LAN/WAN. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 62 Octubre 2002

109 Las opciones de envío por sólo estarán habilitadas si usted tiene instalados SMTP y/o MAPI32. Están soportadas dos formas de ; SMTP (sólo habilitada si ha sido suministrado el archivo Smtpop32.dll por Methodware), y MAPI32 (sólo habilitada si está instalado el MAPI32.DLL en su máquina). MAPI (Mail API) es una interfaz estándar provista por Microsoft. Si usted tiene Microsoft Exchange es probable que tenga instalado el MAPI. Sólo es relevante el SMTP si usted tiene una conexión Internet y un host SMTP. Le recomendamos contactar a su personal de soporte de la red para discutir cuál de estas opciones está disponible y para determinar el mejor mecanismo a utilizar. IMPORTANTE:! Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. " Para especificar y definir un método de recolección de archivos de auditoría: 1. Haga clic en el botón Detalles en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá la ventana Detalles. 2. Haga clic en la solapa Mail. 3. Seleccione su opción de método de recolección. Puede elegir una de las siguientes opciones:! MAPI32 (Mail API) - [ver Nota arriba]! SMTP - [ver Nota arriba]! Disquette (floppy disk)! Otro (guardar el archivo en un directorio de su LAN/WAN) 4. Si usted selecciona las opciones MAPI o SMTP, complete los campos siguientes.! campo Host SMTP con el host SMTP (sólo para SMTP).! campo Enviar a con la dirección de a la que se enviarán los archivos de auditoría.! campo Asunto con el asunto predeterminado para el , y! campo Mensaje con un mensaje predeterminado para el . Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 63 Octubre 2002

110 Una vez definido, aparecerá una opción Enviar en el menú Archivo de los Modelos de Usuario Final que se generen a partir de ese momento. Cuando los usuarios hacen clic en esta opción serán guiados a través de una serie de diálogos automáticos que les permitirá enviarle los archivos completados de la forma en que usted lo haya definido.! Si usted selecciona las opciones de recolección por SMTP o MAPI32, una vez hecho un clic en el botón Enviar en el Modelo de Usuario Final, se iniciará la correspondiente aplicación de , completa con un nuevo mensaje a la vista que contiene la configuración de predeterminada por usted con el archivo de auditoría como un adjunto. Los usuarios finales sólo necesitarán escribir la dirección y cualquier comentario personal antes de enviarlo.! Si usted selecciona la opción de recolección Diskette (floppy), una vez hecho el clic en el botón Enviar en el Modelo de Usuario Final, a los usuarios finales se les solicitará insertar un disco y el archivo se copiará en dicho disco.! Si usted selecciona la opción Otro, una vez hecho el clic en el botón Enviar en el Modelo de Usuario Final, aparecerá un diálogo similar al del Explorador de Microsoft con una lista de directorio estándar, permitiéndoles a los usuarios seleccionar y copiar el archivo de auditoría en un directorio determinado. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 64 Octubre 2002

111 crear y monitorear programas de auditoría En forma predeterminada los archivos de auditoría que crean los usuarios finales en un Modelo de Usuario Final contiene todos los detalles de la estructura de auditoría. Desde el archivo de estructura usted puede agregar y definir los detalles de todas las unidades de negocio involucradas en el programa de auditoría, y luego crear archivos de auditoría personalizados que contienen sólo los procesos relevantes para esas unidades de negocio. Cuando crea archivos de auditoría personalizados desde el archivo de estructura usted también puede:! incluir un archivo de auditoría con el Modelo de Usuario Final empaquetado.! hacer que el archivo de auditoría se abra automáticamente cuando se inicia el Modelo de Usuario Final.! evitar que los usuario finales puedan crear archivos de auditoría adicionales utilizando el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico incluir un archivo con el modelo de usuario final empaquetado en el modulo Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario. En cualquier etapa durante la ejecución del programa de auditoría, puede revisar y rastrear el progreso de los archivos de auditoría que ha creado desde el archivo actual de estructura. Esta característica extrae y actualiza información clave desde el archivo de auditoría en su archivo de estructura. IMPORTANTE:! Los archivos de auditoría que usted crea en un archivo de estructura sólo pueden ser abiertos en un Modelo de Usuario Final que usted haya generado desde ese archivo de estructura.! Usted debe generar el Modelo de Usuario Final antes de crear el archivo(s) de auditoría.! Para que esta característica funcione, el archivo(s) de auditoría y el Modelo(s) de Usuario Final deben estar almacenados en los directorios originales en los cuales fueron creados. Si se mueve el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría, el archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 65 Octubre 2002

112 Para obtener detalles sobre Ver página agregar unidades de negocio 67 definir los detalles de las unidades de negocio 68 identificar los procesos del negocio aplicables a cada unidad de negocio 69 definir los criterios de evaluación del item de auditoría 70 evaluar items de auditoría 71 ordenar por importancia y seleccionar los items a auditar 72 definir detalles de los items de auditoría 73 crear archivos de auditoría 74 rastrear el progreso de archivos de auditoría 75 visualizar y modificar los detalles de las observaciones de auditoría actuales 77 actualizar los archivos de auditoría con los detalles modificados de las 78 observaciones visualizar gráficamente la información de evaluación de auditoría 79 trabajar con la matriz 79 Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 66 Octubre 2002

113 agregar unidades de negocio Las unidades de negocio relevantes para el programa de auditoría están mapeadas en la solapa Estructura de Negocios. " Para agregar una unidad de negocio: 1. Seleccione la solapa Estructura de Negocios. 2. En un nuevo mapa de estructura: 2.1 Haga clic en el botón. 2.2 Escriba un nombre para la unidad de negocio y presione la tecla <Enter>. En un mapa existente: Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario que guarde su trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final necesitará regenerarlo. 2.1 Seleccione la unidad de negocio que está inmediatamente arriba de la posición en el mapa en que desea ubicar la nueva unidad. 2.2 Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Insertar Item.! Haga clic en el botón. 2.3 Escriba un nombre para la unidad de negocio y presione la tecla <Enter>. 3. Defina los detalles de la unidad de negocio CONSEJOS:! No hay límites en la cantidad de caracteres del nombre de la unidad de negocio.! No hay límite en la cantidad de unidades de negocio que puede crear.! Reposicione las unidades de negocio en el mapa de estructura haciendo clic en sus nombres y utilizando los botones y.! Se pueden agrupar las unidades de negocio en múltiples niveles.! También se pueden importar mapas de estructura completos. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 67 Octubre 2002

114 definir los detalles de las unidades de negocio " Para definir los detalles de una unidad de negocio: 1. Acceda a la solapa Planificación en la ventana Principal. 2. Acceda a la solapa Estructura Negocios o a la solapa Unidades de Negocio. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Haga doble clic en el nombre de una unidad de negocio.! Haga clic en una unidad de negocio, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Fila(Unidad de Negocio)! Haga clic en una unidad de negocio y luego en el botón. Aparecerá la ventana Unidad de Negocio. 4. Complete los campos y solapas según corresponda. El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Sólo necesita completar aquellos campos que son relevantes para los requerimientos de información de su auditoría. Se puede registrar la información en cualquier etapa, sin embargo, necesitará generar un nuevo Modelo de Usuario Final para incluir los nuevos detalles. 5. Una vez completado, haga clic en el botón. Para mayor información acerca de la definición/modificación de detalles de una unidad de negocio, ver el tópico vista general: administrar y mantener información. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 68 Octubre 2002

115 identificar los procesos del negocio aplicables a cada unidad de negocio Todos los procesos de nivel más alto de la solapa Estructura de Procesos y las unidades de negocio de nivel más bajo de la solapa Estructura de Negocios se muestran en una matriz. Las unidades de negocio aparecen en el eje de las y de la matriz (lado izquierdo), los procesos se muestran en el eje de las x (en la parte superior). Esta matriz le permite identificar los procesos aplicables a cada unidad de negocio. Por ejemplo, un proceso tal como "Logística del Producto" puede ser relevante sólo para las unidades de negocio de distribución o de venta minorista. Para cada unidad de negocio de su organización usted puede planear un programa de auditoría exclusivo ya que los procesos de negocio no aplicables pueden ser dejados fuera de los archivos de auditoría que se crean para la unidad de negocio. Cuando se vincula un proceso a unidad de negocio, se esta creando un "item de auditoría". Todos los items de auditoría aplicables a una unidad de negocio en particular se listan en la solapa Items de la ventana Unidad de Negocio. " Para vincular un proceso a una unidad de negocio: 1. Accda a la solapa Planificación en la ventana Principal. 2. Acceda a la solapa Matriz. 3. Seleccione la celda correspondiente a la unidad de negocio y proceso de negocio que desea vincular. 4. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Activar Celda. En forma predeterminada, las celdas activadas están sombreadas en gris y muestran el nombre del item de auditoría. Usted puede cambiar estos predeterminados para la sesión actual. 5. Seleccione la celda activada y realice una de las siguientes acciones:.! Haga doble clic en la celda.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Item Seleccionado. Aparece una ventana con el item de auditoría a la vista. 6. Describa la relación entre el proceso y la unidad de negocio en el campo Descripción. 7. Una vez completado haga clic en el botón. NOTAS:! Haciendo doble clic en una celda inactiva la misma se activará automáticamente y se abrirá la ventana del item de auditoría.! Se pueden activar todas las celdas de una fila, columna, o la matriz entera haciendo clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción apropiada.! Se puede desactivar una celda seleccionándola, haciendo clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Desactivar Celda. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 69 Octubre 2002

116 definir los criterios de evaluación del item de auditoría Usted evalúa items de auditoría seleccionando la opción más apropiada para cada uno de los criterios listados. Los valores asignados a las opciones seleccionadas producen un Scores de Evaluación de los Criterios. Utilizando este score luego usted puede ordenar por importancia y determinar qué items de auditoría tienen el riesgo más alto y en consecuencia deben recibir atención durante la auditoría. Usted define hasta 15 criterios sobre tres ventanas de criterios. Los criterios que usted defina deberían reflejar las necesidades y naturaleza de las unidades de negocio y procesos bajo estudio. " Para definir los criterios de evaluación del item de auditoría: 1. Acceda a la solapa Estructura de Negocios. 2. Haga clic en el botón Definir Criterios. Aparece la primera de las tres ventanas de Criterios. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 70 Octubre 2002

117 3. Haga clic en el campo Criterio # Habilitado para habilitar el criterio. Aparecerá una marca. 4. Ingrese una breve descripción del criterio en el campo Rótulo. Se recomienda que esta descripción sea de 25 caracteres o menos y pasa a ser el rótulo del criterio en la ventana Items de Auditoría. 5. Haga clic en el botón e ingrese una descripción completa del criterio. 6. En el campo Pond, asigne una ponderación al criterio. NOTAS:! La ponderación predeterminada es 0.! Cuando más alta la ponderación, es mayor el impacto del criterio sobre el score final de riesgo. 7. En la lista de abajo ingrese el rango de posibles opciones entre las cuales se pueda optar cuando se evalúe un área respecto del criterio. 8. Para cada opción ingrese un valor apropiado en el campo correspondiente. Se pueden utilizar fracciones y decimales. 9. Repita los pasos 3-7 para cada nuevo criterio. Cada ventana de criterios contiene 5 criterios. Haga clic en el botón para moverse a la siguiente ventana de criterios. NOTAS:! Los criterios pueden ser modificados y/o deshabilitados en cualquier momento para permitir un análisis "qué sucede si..." (what if) haciendo clic en el campo Criterio # Habilitado para remover la marca. Cuando se deshabilita, los detalles del criterio se ocultan de la vista. Para rehabilitar el criterio, haga nuevamente clic en el campo.! Para asegurarse que tengan efecto sus cambios, haga clic en el botón de la ventana Principal. evaluar items de auditoría Se evalúa cada item de auditoría con respecto a un conjunto de criterios definidos. Los valores asignados a las opciones que se seleccionan producen un Score de Riesgo. Utilizando este score usted puede luego ordenar por importancia y determinar qué items de auditoría tienen el mayor riesgo y en consecuencia deberían recibir atención durante la auditoría. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 71 Octubre 2002

118 " Para evaluar un item de auditoría: 1. Acceda a la ventana Items de Auditoría. 2. Por cada criterio listado, escoja la opción apropiada en la lista descolgable. Para remover un item de auditoría, desactive la celda del item en la solapa Matriz. Una vez desactivada los detalles de ese item de auditoría son quitados de la vista. Usted puede reactivarlo en cualquier momento para que vuelvan a aparecer los detalles. ordenar por importancia y seleccionar los items a auditar Los items de auditoría evaluados pueden ser ordenados de mayor a menor para identificar las áreas de mayor riesgo. Esta información le permite determinar los items de auditoría que desea incluir en su plan de auditoría. Cada item de auditoría evaluado tiene un "Score de Evaluación de Criterios". Se puede visualizar este score:! en la ventana Items de Auditoría.! en la columna Evaluación Criterios de la solapa Items de Auditoría.! en la solapa Matriz utilizando la opción Mostrar Evaluación Criterios y/o la opción de color Color Criterio. Se pueden ordenar los scores aplicando un ordenamiento ascendente/descendente en la columna Evaluación Criterios. También se pueden aplicar filtros según sea necesario para reducir la cantidad de registros que se muestran. Para aquellos items de auditoría que decida incluir en el plan de auditoría:! en la solapa Items de Auditoría, haga clic en la columna Selec. y escriba Y (Si). CONSEJO: Escriba N para deseleccionar el item de auditoría.! en la ventana Items de Auditoría, haga clic en el campo Seleccionado para Auditoría para insertar una marca. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 72 Octubre 2002

119 definir detalles de los items de auditoría " Para definir los detalles de un item de auditoría: 1. En la solapa Items de Auditoría en la solapa Planificación de la ventana Principal, ordene y filtre los items de auditoría para mostrar sólo aquellos que ha seleccionado para el plan de auditoría. 2. Haga doble clic en el nombre del primer item de auditoría listado. Aparecerá la solapa Items de Auditoría con ese item de auditoría a la vista. 3. Seleccione la solapa Horas Auditoría y en el campo Horas Presupuestadas ingrese las horas estimadas de auditoría. 4. Seleccione la solapa Alcance y describa el alcance de la auditoría del item de auditoría. 5. Seleccione la solapa Recursos Requeridos e ingrese los detalles de los recursos requeridos para auditar el item de auditoría. 6. Seleccione la solapa Objetivos e ingrese los objetivos de la auditoría del item de auditoría. 7. Haga clic en el botón para mostrar el siguiente item de auditoría seleccionado para el plan de auditoría. 8. Repita los pasos Una vez completado, haga clic en el botón. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 73 Octubre 2002

120 crear archivos de auditoría IMPORTANTE:! Los archivos de auditoría que se crean en un archivo de estructura sólo pueden ser abiertos en un Modelo de Usuario Final que se haya generado desde el archivo de estructura.! Usted debe generar el Modelo de Usuario Final antes de crear el archivo de auditoría.! Para que funcione esta característica los archivos(s) de auditoría y el Modelo(s) de Usuario Final deben ser almacenados en los directorios originales en que fueron generados. Si el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría son movidos de lugar, su archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. En forma predeterminada, los archivos de auditoría que crean los usuarios finales en un Modelo de Usuario Final contienen todos los detalles de la estructura de auditoría. Desde el archivo de estructura usted puede crear archivos de auditoría personalizados que contengan sólo los procesos que son relevantes para unidades de negocio particulares. Independientemente de esta característica, usted también tiene la opción de habilitar a los usuarios finales para personalizar la relevancia de los items en sus archivos de auditoría definiendo el alcance. " Para crear un archivo de auditoría: 1. Acceda a la ventana Unidad de Negocio con la unidad de negocio seleccionada a la vista. 2. Haga clic en el botón Generar Auditoría. Aparecerá la ventana Generar Archivo. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 74 Octubre 2002

121 3. Escriba un nombre descriptivo para el archivo de auditoría en el campo Nombre Archivo de Datos. Este campo debe ser completado dado que se lo utiliza como base para el nombre del archivo de la base de datos. 4. Complete los campos restantes según corresponda. 5. Haga clic en el botón Generar. Los archivos de datos para su archivo de auditoría se generan automáticamente y se colocan en forma predeterminada en el directorio data para el último Modelo de Usuario Final que haya generado desde el archivo de estructura. Cuando se abre este archivo en ese Modelo de Usuario Final, se incorporan en el archivo los siguientes detalles (tal como están registrados en el archivo de estructura):! El nombre de la Auditoría.! Los detalles de los items de la estructura de auditoría. Los usuarios finales no pueden eliminar esta información. Si los items son considerados no relevantes ellos deberán, si usted les habilita esta funcionalidad, dejarlos fuera del alcance del archivo de auditoría, o marcar a cada uno de ellos individualmente como "No relevante".! El contenido de la solapa Libro de Direcciones en la ventana Detalles. CONSEJOS:! Habilite la opción Seguridad si desea controlar el acceso al archivo de auditoría.! Si está disponible, habilite la opción Multiusuario si desea permitir que más de una persona trabaje simultáneamente sobre el archivo de auditoría.! También puede incluir un archivo de auditoría junto con el Modelo de Usuario Final empaquetado. Utilizando esta característica también puede luego hacer que el archivo de auditoría se abra automáticamente cuando se inicia el Modelo de Usuario Final y también evitar que los usuarios finales puedan crear archivos adicionales de auditoría utilizando el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico incluir un archivo con el modelo empaquetado de usuario final. rastrear el progreso de archivos de auditoría Esta función sólo puede ser realizada utilizando archivos de auditoría que hayan sido creados desde el archivo actual de estructura. En cualquier etapa durante la realización del programa de auditoría, usted puede revisar y seguir la pista del progreso de los archivos de auditoría que usted haya creado desde el archivo actual de estructura. Para cada archivo de auditoría (que haya sido generado desde el archivo actual de estructura) se puede monitorear la siguiente información resumen:! El estado del archivo de auditoría.! Por cada proceso de negocio de alto nivel (que fue predefinido para ese archivo/modelo de Usuario Final al momento en que fue creado): - (si es un modelo de Procesos, Riesgos y Controles) el riesgo residual promedio de todos los procesos incluidos en el archivo de auditoría en forma de score de Exposición a Riesgo. - (si es un modelo de Procesos y Pasos de Programa) el promedio de todos los scores de evaluación de procesos para los pasos de programa vinculados y relevantes en forma de un valor de Evaluación Promedio. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 75 Octubre 2002

122 ! La cantidad total de observaciones de auditoría registradas en el archivo de auditoría.! Las fechas de inicio planeadas y reales para el archivo de auditoría.! Las horas presupuestadas para completar el archivo de auditoría.! Las horas reales de auditoría.! Si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas y las reales. Además, también se pueden visualizar y modificar los detalles de las observaciones actuales de auditoría. Esta característica de monitoreo extrae y actualiza los datos claves en su archivo de estructura desde el archivo de auditoría. En el archivo de estructura, la información de auditoría que se carga es de sólo-lectura (con excepción de los registros de observaciones) y no puede ser cambiada. IMPORTANTE: Para que funcione esta característica los archivos(s) de auditoría y el Modelo(s) de Usuario Final deben ser almacenados en los directorios originales en que fueron generados. Si el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría son movidos de lugar, su archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. " Para cargar y visualizar el progreso de... un único archivo de auditoría que fue generado desde el archivo de estructura: 1. Acceda a la solapa Auditorías en la solapa Planificación de la ventana Principal. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga doble clic en un archivo de auditoría.! Seleccione un archivo de auditoría, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Auditoría.! Seleccione un archivo de auditoría y haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Auditorías. 3. Haga clic en el botón Cargar desde Archivo para cargar y mostrar detalles resumen del archivo de auditoría. CONSEJO: Para abrir el archivo de auditoría (y el Modelo de Usuario Final), haga clic en el botón Abrir Archivo de Auditoría. Note que cuando está utilizando esta opción su archivo de estructura permanece abierto detrás de esta ventana. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 76 Octubre 2002

123 todos los archivos de auditoría que fueron generados desde el archivo de estructura: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón de la ventana Principal.! Haga clic en la opción Cargar Archivos Generados en el menú Archivo de la ventana Principal. 2. Acceda a la solapa Auditorías en la solapa Planificación de la ventana Principal. Una vez cargado usted puede ver los detalles resumen de los archivo(s) de auditoría en la solapa Auditorías, la ventana Auditorías y la solapa Matriz. visualizar y modificar los detalles de las observaciones de auditoría actuales Los detalles de las observaciones de auditoría registradas en los archivos de auditoría que ha creado en el archivo de estructura pueden ser cargados en el archivo de estructura. Esta característica le permite monitorear y también actualizar las observaciones de auditoría en consecuencia. Los detalles de las observaciones de auditoría no son almacenadas en el archivo de estructura, por tal motivo, si realiza modificaciones deberá actualizar los archivos de auditoría individuales con sus cambios. IMPORTANTE: Para que funcione esta característica los archivos(s) de auditoría y el Modelo(s) de Usuario Final deben ser almacenados en los directorios originales en que fueron generados. Si el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría son movidos de lugar, su archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. revisar/modificar los detalles de las observaciones registradas en los archivos de auditoría " Para revisar/modificar los detalles de las observaciones registradas en todos los archivos de auditoría (que fueron creados desde el archivo de estructura): 1. Seleccione la solapa Observaciones Auditoría en la solapa Planificación de la ventana Principal. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Cargar Items.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Cargar Items MUF. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 77 Octubre 2002

124 Aparecerá una lista de todas las observaciones de auditoría registradas en todos los archivos de auditoría (según están listadas en la solapa Auditorías). 3. Seleccione una observación y realice una de las siguientes acciones:! Haga doble clic sobre la misma.! Haga clic en el botón.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Observación Auditoría. Aparecerá la ventana Observaciones Auditoría con los detalles de la observación de auditoría que está a la vista. 4. Revise y modifique los detalles de las observaciones según corresponda. Audit Builder marca automáticamente las observaciones de auditoría que usted cambia (en la sesión actual) con un Yes (Si) en la columna Actualizada en la solapa Observaciones Auditoría. Estos cambios no aparecerán en los archivo(s) de auditoría reales en que están registradas hasta que no realice el procedimiento que se indica abajo. actualizar los archivos de auditoría con los detalles modificados de las observaciones " Para actualizar un archivo de auditoría con los detalles modificados de las observaciones: IMPORTANTE: Esta acción debe ser realizada antes de cerrar el archivo de estructura. Si se cierra el archivo antes de realizar esta acción, se perderán todos los cambios. 1. Seleccione la solapa Observaciones Auditoría en la solapa Planificación de la ventana Principal. 2. Seleccione la observación que ha sido modificada. Las observaciones modificadas son automáticamente marcadas con un Yes (Si) en la columna Actualizada. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Guardar Cambios Fila Seleccionada CONSEJO: Si usted ha modificado más de una observación, actualice todos los archivos de auditoría con sus cambios en una acción haciendo clic en el botón Guardar Cambios. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 78 Octubre 2002

125 visualizar gráficamente la información de evaluación de auditoría Los resultados de las evaluaciones realizadas en los archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final son graficados, y pueden ser visualizados tanto en el Modelo de Usuario Final como en la Herramienta Consolidación. Para mayores detalles acerca de los gráficos abra la ayuda en línea desde el Modelo de Usuario Final. trabajar con la matriz Todos los procesos de negocio de más alto nivel de la solapa Estructura Procesos y las unidades de negocio de nivel más bajo de la solapa Estructura Negocios aparecen en una matriz. Las unidades de negocio se muestran en el eje de las y (lado izquierdo) de la matriz, los procesos aparecen en el eje de las x (en la parte superior). Cuando se vincula un proceso a una unidad de negocio en la matriz, se activa la celda apropiada la cual a su vez crea un item de auditoría. Las celdas activadas de la matriz pueden mostrar un rango de información relevante para una unidad de negocio y proceso en particular. Se puede cambiar el tipo de información que se muestra y la forma en que aparece. NOTAS:! En la solapa Items Auditoría de la ventana Unidades de Negocio se muestran detalles resumen para todos los items de auditoría aplicables a una unidad de negocio en particular.! En la solapa Items Auditoría en la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran los detalles de todos los items de auditoría. La solapa Matriz. Celda activada o item de auditoría. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 79 Octubre 2002

126 En la solapa Matriz, utilice el campo Mostrar para escoger la información que desea que aparezca en las celdas activadas de la matriz. Las opciones son las siguientes: Opción Descripción Horas Presupuestadas Evaluación Criterios Nombre Período Seleccionado para Auditar Visualiza una estimación del tiempo que tomará completar el item de auditoría. Para el criterio habilitado seleccionado, visualiza los scores de evaluación del criterio. Visualiza los nombres que se han dado a los items de auditoría. Esta es la opción predeterminada. Visualiza los períodos de auditoría para los distintos items. Visualiza si el item de auditoría ha sido seleccionado para ser incluido en el programa de auditoría (0 no está seleccionado y 1 está seleccionado). CONSEJO: Utilícese conjuntamente con la opción Color seleccionado en el campo Color para ver tanto una referencia numérica como de color. Para utilizar las siguientes opciones de exhibición, necesita primero cargar los detalles de los archivos de auditoría. Horas Reales Variación en Horas Visualiza el tiempo real que tomó realizar la auditoría según lo ingresado por los usuarios finales directamente en el Modelo de Usuario Final. Visualiza, si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas y las reales. (Horas Presupuestadas - Horas Reales) / Horas Presupuestadas x 100 NOTAS:! Las variaciones positivas denotan que se está dentro del presupuesto.! Utilícese conjuntamente con la opción Color seleccionado en el campo Color para ver tanto una referencia numérica como de color. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 80 Octubre 2002

127 Utilice el campo Color para codificar en color la información de las celdas activadas de la matriz. Esta opción se utiliza conjuntamente con la opción que se realiza en el campo Mostrar. Las opciones de color son: Opción Descripción criterios de Color Predeterminado Color seleccionado Utilizando las siguientes reglas, esta opción colorea la celdas de la matriz con un color que representa el score de evaluación del criterio para el item de auditoría.! Verde = Evaluación del Criterio 25% o menos del score total posible! Amarillo = Evaluación del Criterio mayor de 25% y no mayor de 50% del score total posible! Naranja = Evaluación del Criterio mayor de 50% y no mayor de 75% del score total posible! Rojo = Evaluación del Criterio mayor de 75% del score total posible Colorea en gris todas las celdas activadas de la matriz. Una celda activada = un item de auditoría. Colorea en verde las celdas activadas de la matriz si el item de auditoría está seleccionado para ser incluido en el próximo programa de auditoría. (Aparecerá en gris si no está seleccionado). CONSEJO: Utilícelo conjuntamente con la opción Seleccionado en el campo Mostrar para ver tanto el color como una referencia numérica: si está seleccionado (1), no seleccionado (0). Color variación Para utilizar las siguientes opciones de exhibición, necesita primero cargar los detalles de los archivos de auditoría. Utilizando las siguientes reglas, esta opción colorea las celdas de la matriz con un color que representa, si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas/actuales del item de auditoría.! Rojo = Excedido el presupuesto en más de -50%! Naranja = Excedido el presupuesto entre -50 y -25%! Verde = Dentro del 25% del presupuesto (por arriba o por abajo)! Azul claro = Dentro del presupuesto entre 25% y 50%! Azul oscuro = Dentro del presupuesto más del 50% CONSEJO: Utilícelo conjuntamente con la opción Variación en Horas en el campo Mostrar para ver tanto el color como una referencia numérica. En la solapa Matriz puede hacer clic en el botón derecho del mouse para:! cambiar la fuente utilizada para mostrar la información en las celdas de la matriz.! redimensionar las columnas de la matriz.! ordenar las columnas de la matriz.! visualizar la descripción de una columna y/o fila particular de la matriz.! activar una celda, columna o fila en particular o todas las celdas de la matriz. Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 81 Octubre 2002

128 IMPORTAR Y EXPORTAR Usted puede exportar los detalles de los items de su archivo a archivos externos que pueden luego ser importados en archivos subsiguientes. Este proceso le permite desarrollar bancos de datos de items re-utilizabales ahorrando tiempo y duplicación de información. Usted puede exportar e importar distintos niveles de información, desde detalles de todo el archivo, a detalles de un item específico seleccionado. También puede importar los detalles de items desde un archivo.txt, automatizando en forma efectiva su ingreso de datos inicial. Para obtener detalles sobre Ver página exportar items 2 importar items exportados 2 importar items desde un archivo.txt 3 preparar archivos.txt para importar 4 exportar estructuras 5 importar estructuras 6 exportar archivos 7 importar archivos exportados 7 Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

129 exportar items! Para exportar los detalles de los items (del mismo tipo): 1. En la solapa del item, realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Exportar. " Haga clic en el botón. 2. En el diálogo resultante, seleccione un directorio e ingrese un nombre de archivo para los datos que está exportando. 3. Haga clic en el botón Guardar. Los detalles se guardan en un archivo.exp. NOTAS: " Para exportar los detalles de un item individual, seleccione el item en la solapa correspondiente, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Exportar Seleccionado. " La exportación incluye todos los items vinculados. Por ejemplo, si se exportasen riesgos, también se incluirán en el archivo exportado los detalles de todos los controles y, si es aplicable, los tratamientos vinculados con esos riesgos. " Sólo se exportan los items visibles. Esto significa que si hay filtro activo, no se incluirán en el archivo exportado los items que han sido dejados afuera por el filtro. importar items exportados Esta opción puede no estar disponible para algunos items en su producto Methodware. Usted puede importar los detalles de los items que han sido exportados desde otros archivos. IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamaño u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitará regenerarlo. Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

130 ! Para importar los detalles de items exportados: 1. En la ficha del item, realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Importar. " Haga clic en el botón. 2. En el diálogo resultante seleccione el archivo.exp. 3. Haga clic en el botón Cargar para cargar el archivo y retornar a la ventana Principal. Los items importados se agregarán en las solapas correspondientes. Cuando se exportaron los item(s), los detalles de todos los items vinculados a ellos también fueron exportados en el mismo archivo. Cuando usted importe los item(s) también importará los detalles de todos los items que tengan vinculados. importar items desde un archivo.txt Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Si usted ya tiene información de sus items de auditoría en formato electrónico, puede, utilizando el siguiente procedimiento, importar los detalles directamente en el archivo del producto Methodware y automatizar en forma efectiva el ingreso inicial de datos. IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamaño u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitará regenerarlo.! Para importar detalles de items desde un archivo de texto: 1. Prepare su archivo electrónico. 2. En su producto Methodware, acceda a la solapa del item. 3. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Importar. " Haga clic en el botón. Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

131 4. En el diálogo Archivo, cambie el Tipo de Archivo a archivos.txt, y luego seleccione el archivo. 5. Haga clic en el botón Cargar para cargar el archivo y retornar a la ventana Principal. Los items importados se agregarán en las solapas apropiadas. preparar archivos.txt para importar Esta opción puede no ser aplicable a su producto Methodware. Preparar un archivo electrónico para importar en sus productos Methodware involucra guardar el archivo como un archivo.txt y luego formatearlo utilizando las convenciones que se detallan abajo. Este formateo comprende colocar prefijos en la información con palabras claves y nombres de campos. [page]este es un riesgo [comment]este es algún comentario para este riesgo Un riesgo que tiene 2 controles adjuntos [group]control [page]este es un control [controltext]esta es la descripción del control Esta es otra línea. Usted puede tener múltiples líneas sin formateo. [page]este es un 2do control [controltext]algo más de texto [booleanstring]relevante:falso [status]aplica Un archivo.txt de ejemplo listo para importar en un producto Methodware. Las palabras claves y nombres de campos están denotadas por [ ]. Un archivo.txt de ejemplo listo para importar en un producto Methodware. Las palabras claves y nombres de campos están denotadas por [ ]. Para preparar su información lista para importar, necesitará primero imprimir una lista de los nombres de campos para su producto Methodware en particular. NOTAS: " Esta función tiene mejor utilización cuando usted desea automatizar la transferencia de una gran cantidad de información. Recuerde que cuando se trata de una pequeña cantidad de información usted puede copiar y pegar texto desde otras aplicaciones en su archivo. " Todas las palabras claves y nombres de campos son sensitivas al tipo de letra. Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

132 ! Para formatear un archivo electrónico para importación: 1. Asegúrese que el archivo.txt sólo contiene detalles de items del mismo tipo, por ejemplo, todos riesgos o todos controles. Si hay detalles de otros tipos de items en el archivo, los mismos deberán ser separados y colocados en un archivo.txt exclusivo. 2. Estructure la información de forma tal que los detalles de un item individual estén juntos y que una línea representa una nueva pieza de información. 3. Coloque un prefijo en cada nombre de item con una palabra clave [página] y un espacio. 4. Para toda la información restante para ese item, prefije cada nueva línea de información con el nombre de campo apropiado entre [ ]. CONSEJO: Ver el tópico elaborar reportes sobre información de campos específicos por detalles sobre obtención de una lista de nombres de campos para su producto Methodware en particular. 5. Repita los pasos 3 y 4 para los detalles de los items restantes. 6. Convierta su archivo electrónico a un archivo.txt. exportar estructuras Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Usted puede exportar los detalles de todos los items de la estructura de su archivo. El archivo exportado puede luego ser importado en un nuevo archivo y personalizado según corresponda.! Para exportar su estructura: 1. En la solapa Estructura realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el borón derecho del mouse y luego en la opción Exportar Items. " Haga clic en el botón. 2. En el diálogo resultante, seleccione los componente(s) de la estructura que desea exportar. Haga clic en el botón OK. 3. Sleccione un directorio y escriba un nombre de archivo para los datos que está exportando. El archivo se guarda como un.dec Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

133 4. Haga clic en el botón Guardar para guardar el archivo que se exporta y retornar a la ventana Principal. NOTAS: " También se exportan todos los items vinculados a los items exportados. Por ejemplo, si se exportan los detalles de un item individual padre, también se exportarán los detalles de todos los items y notas de revisión adjuntos a ese item. " Sólo se exportan los items visibles, en consecuencia, si se aplicó algún filtro a algunos items vinculados a la estructura, los items que sean dejados afuera por el filtrado no se incluirán en el archivo exportado. " También puede exportar los detalles de un item individual de la estructura y los items vinculados con el mismo, seleccionando el item de la estructura, haciendo clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Exportar item seleccionado (con dependientes). La información exportada también se guarda en un archivo.dec. importar estructuras Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamaño u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitará regenerarlo.! Para importar los detalles de una estructura exportada: 1. En la solapa Estructura realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Importar Items. " Haga clic en el botón. 2. En el diálogo resultante, seleccione el archivo.dec que desea importar. 3. Haga clic en el botón Cargar para cargar el archivo y retornar a la ventana Principal. Los items importados se agregarán en la lista correspondiente. Usted puede importar los detalles desde más de un archivo.dec al mismo tiempo haciendo clic en el botón derecho del mouse y en la opción Importar Items (multi). Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

134 exportar archivos Usted puede exportar los detalles de un archivo completo para conformar la base de archivos subsiguientes en otros productos Methodware.! Para exportar un archivo: 1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón de la ventana Principal. " Haga clic en la opción Exportar... del menú Archivo. 2. En el diálogo resultante, seleccione un directorio e ingrese un nombre de archivo para el archivo que está exportando. 3. Haga clic en el botón Guardar. Los detalles del archivo se guardan en un archivo.obj que se puede importar en otros productos Methodware que sean apropiados. importar archivos exportados Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Usted puede importar los detalles de un archivo entero, que haya sido exportado desde otro producto Methodware, para conformar la base de información de su archivo. Su producto Methodware es uno dentro de un conjunto de productos de software de administración de riesgos y auditoría. La información de los productos Methodware puede ser transferida o importada en su producto utilizando plantillas de importación. Estas plantillas son archivos de texto con una extensión.dsc y están ubicados en el directorio Methodware/*Nombre/templates. Cuando utiliza la característica de importación, su producto Methodware busca ese directorio y luego le permite seleccionar la plantilla más apropiada a sus necesidades. Las plantillas controlan: " Qué items se importan (Por ejemplo, riesgos y controles, o sólo riesgos, o sólo controles y tratamientos). " Si la desagregación [mapa de estructura] está poblado de información " Qué traducciones tienen lugar dado que la información en el producto fuente puede necesitar ser correspondido con el campo apropiado en su producto. " Qué condiciones se requieren para importar. Por ejemplo, quizás sólo se importan los riesgos tratados. Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

135 IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamaño u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitará regenerarlo.! Para importar un archivo: 1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botón de la ventana Principal. " Haga clic en la opción Importar... del menú Archivo. Aparece un diálogo Importar Archivo. Este diálogo lista los últimos 8 archivos exportados. Por cada archivo también se lista el nombre del producto Methodware desde el cual fue exportado. Si el archivo que desea no está en la lista puede seleccionar Otro... y luego buscar el archivo (*.obj) utilizando un diálogo abrir estándar de Windows. Luego de seleccionar el archivo aparecerá la lista de plantillas de importación disponibles. 2. Seleccione la plantilla apropiada a sus necesidades, por ejemplo, "importar sólo la Desagregación". La información será convertida y cargada. Importar y Exportar MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Agosto 2002

136 FILTRAR Y ORDENAR INFORMACIÓN Habrá muchas preguntas que usted se hará respecto de su información de evaluación. El filtrado y ordenamiento de la información es el medio principal con el que puede analizar la información y encontrar respuestas a sus preguntas. Se pueden filtrar y ordenar todos los niveles de información. Los filtros y ordenamientos que aplique también se reflejarán en los gráficos e informes que usted puede ver y generar de cualquiera de las solapas de items. Usted puede guardar sus filtros y ordenamientos y luego aplicarlos nuevamente a los mismos u otros archivos. NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros y ordenamientos serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los filtros y ordenamientos se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los filtros y ordenamientos permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros y ordenamientos utilizando los botones y. Para obtener detalles sobre Ver página filtrar columnas de texto 2 filtrar columnas de listas de selección 3 filtrar columnas de fecha 5 filtrar columnas de números 6 filtrar resultados por el contenido de campos claves [en la ver el módulo consolidación Herramienta de Consolidación] filtrar items de informes ver el módulo informes aplicar filtros padres 7 guardar y reaplicar filtros 8 remover filtros 9 ordenar información de una columna 11 ordenar la información de los informes ver el módulo informes Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

137 filtrar columnas de texto El filtrado de texto le permite reducir la información que aparece para mostrar sólo la información que coincida con un criterio de texto específico. Se puede aplicar un filtro de texto a cualquier columna de una solapa que contenga texto. Cuando se haya aplicado un filtro de texto, el contenido de la columna de texto aparecerá en rojo con letras itálicas. " Para aplicar un filtro de texto: 1. Mueva el mouse al título de la columna de texto. 2. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en la opción Filtrar. Aparecerá la ventana Filtros de Texto. 3. Haga clic en un item vacío de la lista y escriba el texto sobre el que desea filtrar. Si necesita crear un nuevo item vacío en la lista, haga clic en el casillero (que contiene el *) a la izquierda del item de lista. También se pueden insertar y eliminar los items seleccionándolos, haciendo clic en el botón derecho del mouse, y luego en Insertar o Eliminar. 4. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón radial And (Y) si desea que el filtro deje pasar sólo los items que coinciden con todos los items de la lista del filtro.! Haga clic en el botón radial Or (O) si desea que el filtro deje pasar los items que coinciden con alguno de los items de la lista del filtro. 5. Haga clic en el botón radial Yes (Si) si desea que el filtro sea sensitivo al tipo de letra. 6. Haga clic en el botón OK. Los items que no coincidan con el criterio del texto de filtro se remueven de la exhibición. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

138 NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los filtros permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y. filtrar columnas de listas de selección El filtrado de selección le permite reducir la información que aparece para mostrar sólo la información que coincida con un criterio de selección específico. Se puede aplicar un filtro de selección en cualquier columna de una solapa que contenga items que hayan sido seleccionados desde una lista predefinida. Por ejemplo, puede aplicar un filtro de selección en la columna Prioridad de la solapa Notas de Revisión para ver sólo los items con un estado particular de prioridad. Cuando se haya aplicado un filtro de selección, el contenido de la columna de selección aparece en rojo con letras itálicas. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

139 " Para aplicar un filtro de selección: 1. Mueva el mouse al título de la columna de selección. 2. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en la opción Filtrar. Aparecerá la ventana Filtros de Selección. 3. Haga clic en los casilleros de los items de selección que quiere dejar afuera del filtrado para remover las marcas. Una vez aplicado el filtro sólo aparecerán los items que coincidan con la selección marcada. 4. Si lo desea, haga clic en el casillero Incluir Vacíos (Sin Respuesta), para incluir los items que no tengan definido este atributo. [Por ejemplo, si está aplicando un filtro en la columna de estado, usted podría desear marcarlo para ver también los items que no tienen asignado un estado]. 5. Haga clic en el botón OK. Los items que no coincidan con el criterio de selección serán removidos de la exhibición. NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los filtros permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

140 filtrar columnas de fecha El filtrado de fechas le permite reducir la información que aparece para mostrar sólo la información que coincida con un rango de fecha específico. Se puede aplicar un filtro de fecha en cualquier columna de una solapa que contenga fechas. Cuando se haya aplicado un filtro de fecha, el contenido de la columna de fecha aparecerá en rojo con letras itálicas. " Para aplicar un filtro de fecha: 1. Mueva el mouse al título de la columna de fecha. 2. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en la opción Filtrar. Aparecerá la ventana Filtro de Fecha. 3. Seleccione las fechas Antes y Después según corresponda. Para ello realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en los campos de Fecha (en las posiciones de día, mes o año) y escriba un valor. CONSEJO:Haga clic en las posiciones de día, mes o año del campo Fecha y luego en los botones Arriba y Abajo para aumentarlo o disminuirlo.! Haga clic en los botones Hoy o Ayer para ingresar automáticamente las fechas de hoy o ayer. No tiene que definir ambas fechas Antes y Después. Ventana Filtro de Fechas 4. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón radial Between (AND) (Entre) Para filtrar las fechas que están dentro del rango de fechas que estableció.! Haga clic en el botón radial Outside (Or) (Fuera) para filtrar las fechas que están fuera del rango de fechas que estableció. 5. Si lo desea, haga clic en el casillero Incluir Vacíos (No Respondido) para incluir los items que no tienen definido este atributo. 6. Haga clic en el botón OK. Los items que no coincidan con el criterio de filtrado son removidos de la exhibición. NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los filtros permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

141 filtrar columnas de números El filtrado numérico le permite reducir la información que aparece para mostrar sólo la información que coincide con un rango numérico específico. Se puede aplicar un filtro numérico en cualquier columna de una solapa que contenga números. Por ejemplo, puede aplicar un filtro numérico a la columna Ponderación en la solapa Preguntas para ver sólo aquellas preguntas con un cierto peso. Cuando se haya aplicado un filtro numérico, el contenido de la columna numérica aparece en rojo con letras itálicas. " Para aplicar un filtro numérico: 1. Mueva el mouse al título de la columna numérica. 2. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en la opción Filtrar. Aparecerá la ventana Filtro Numérico. 3. Especifique el rango de números en que está interesado escribiendo los números correspondientes en los campos Greater than (mayor que) y Less than (menor que). 4. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón radial And (Y) para filtrar los números que están dentro del rango que estableció.! Haga clic en el botón radial Or (O) para filtrar los números que están fuera del rango que estableció. 5. Haga clic en el botón OK. Los items que no coincidan con el criterio del filtro numérico serán removidos de la exhibición. Ventana Filtro de Números NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los filtros permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

142 aplicar filtros padres Los filtros simples de fecha, texto, selección y números sólo filtran la información contenida en la solapa en la que se aplican. Sin embargo, podrían haber circunstancias en que usted desee aplicar los filtros a solapas que contienen detalles de items subordinados. Denominado "Filtro Padre", usted podría utilizar esta función de filtrado de segundo nivel cuando por ejemplo, ha aplicado un filtro en la solapa de Areas de Riesgo y desea ver sólo los riesgos, controles y/o tratamientos que se relacionan con las áreas de riesgo filtradas. Cuando se ha aplicado un filtro padre, el contenido de la columna filtrada aparece con tipografía en azul. En este ejemplo, se ha aplicado un filtro de números a la columna Score de Riesgo en la solapa Procesos para ver sólo los procesos con altos scores de riesgo. Luego se aplicó un filtro padre en la solapa Riesgos para ver sólo los riesgos de los procesos de alto riesgo. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

143 " Para aplicar un filtro padre: 1. Aplique un filtro en la solapa de los items padre (ej: solapa de Procesos). 2. Acceda a la solapa de los items subordinados (ej: solapa de Riesgos). 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Parent Filter (Filtro Padre). NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los filtros permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y. guardar y reaplicar filtros Todos los filtros y ordenamientos que aplique a un archivo se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware. Usted puede guardar los filtros y ordenamientos actuales que han sido aplicados en una solapa. Una vez guardadas, estas definiciones se pueden cargar nuevamente en una fecha posterior y aplicarlas en la solapa. NOTAS: Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones de filtrado personalizadas son exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro. " Para guardar los filtro(s) y ordenamiento(s) que han sido aplicados en una solapa: 1. En la solapa filtrada/ordenada, haga clic en el botón. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Agosto 2002

144 2. Escriba un nombre para su criterio de filtrado/ordenamiento. 3. Haga clic en el botón OK. " Para aplicar nuevamente un criterio de filtrado/ordenamiento guardado: 1. En la solapa apropiada del item, haga clic en el botón. Los filtros serán reaplicados en la solapa actual. Si se ha guardado más de una definición de filtrado aparecerá un diálogo. Seleccionar Definiciones Filtrado/Ordenamiento. Seleccione en la lista el filtro(s) que desea y haga clic en el botón OK. remover filtros " Para remover un filtro de una columna: 1. Mueva el mouse sobre el título de la columna filtrada. 2. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en la opción Filtro. Aparecerá la ventana específica del Filtro. 3. Haga clic en el botón Restaurar. " Para borrar todos los filtros aplicados en una solapa: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en la opción Restaurar Filtros.! Haga clic en el botón. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Agosto 2002

145 " Para remover un filtro padre: 1. En la solapa en que se aplica el filtro padre, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Restaurar Filtro Padre. Al restaurar un filtro padre en una solapa se remueve el filtro padre aplicado en esa solapa. El mismo no remueve los filtros padres aplicados en otras solapas subordinadas ni remueve los filtros aplicados a la solapa "padre". " Para eliminar filtros guardados: Esto se puede realizar si se ha guardado más de un filtro. 1. En la solapa apropiada, haga clic en el botón. Aparecerá el diálogo Seleccionar Definiciones Filtros/Ordenamientos. 2. Seleccione el filtro. 3. Haga clic en el botón Eliminar. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Agosto 2002

146 ordenar información de una columna Usted puede aplicar múltiples niveles de ordenamientos a la información resumen de las solapas para asistirlo en el análisis de la información. Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones de ordenamiento personalizadas son exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro. " Para ordenar el contenido de una columna: 1. Apunte el mouse al título de la columna que desea ordenar. 2. Haga clic en el botón izquierdo del mouse y luego en Sort Ascending (Orden Ascendente) o Sort Descending (Orden Descendente). El contenido de la columna se reordenará según corresponda y aparecerá una flecha en la cabecera de la columna;! una flecha hacia! arriba indica que se aplicó un ordenamiento ascendente.! una flecha hacia " abajo indica que se aplicó un ordenamiento descendente. Se puede aplicar un nuevo criterio de ordenamiento. Si se aplica un segundo ordenamiento en una columna diferente, esto constituye un ordenamiento dentro de otro ordenamiento, y aparecerán dos flechas hacia arriba/abajo en la cabecera de la columna, y asi sucesivamente para tres y más ordenamientos. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 Agosto 2002

147 " Para restaurar un ordenamiento: 1. Apunte el mouse al título de la columna ordenada. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Restaurar Ordenamiento. NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de ordenamientos serán exclusivas para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Los ordenamientos se remueven cuando usted cierra la sesión actual de su producto Methodware.! Los ordenamientos permanecen activos si usted sólo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesión actual de su producto Methodware. Estos ordenamientos se aplican luego automáticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesión.! Puede guardar y aplicar nuevamente sus ordenamientos utilizando los botones y. Filtrar y Ordenar Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 Agosto 2002

148 ADMINISTRAR Y MANTENER INFORMACIÓN Su producto Methodware tiene una cantidad de funciones generales que le permiten administrar y mantener su archivo. Los detalles de su archivo pueden ser modificados en cualquier etapa para reflejar nueva información, retroalimentación de datos y cambios de opiniones. Se pueden modificar en cualquier etapa los detalles de su archivo para reflejar la nueva información, la retroalimentación y los cambios de opiniones. Todos los cambios realizados al archivo son automáticamente guardados a medida que se realizan, de forma tal que no es necesario guardar antes de salir. Para obtener detalles sobre Ver página abrir un archivo existente 3 cambiar los nombres de items 4 bloquear items 5 modificar los detalles de items 6 copiar y pegar items 7 combinar los detalles de dos o más items 8 ingresar y formatear texto 9 agrandar la ventana actual 10 cambiar la fuente predeterminada 11 buscar por una palabra/frase 14 ejecutar un control ortográfico 15 crear un vínculo entre items 15 modificar listas de selección 18 Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 August 2002

149 Para detalles sobre continúa Ver página personalizar las columnas exhibidas en una solapa 22 retener evaluaciones 25 adjuntar archivos de soporte 25 evaluar el archivo 27 ver items que requieren seguimiento 28 mostrar una lista de usuarios actuales 29 utilizar la opción definir items 30 ver un resumen de la información de columnas 31 eliminar items 32 utilizar señaladores 33 guardar el archivo 34 cerrar su producto Methodware 35 Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 August 2002

150 abrir un archivo existente NOTAS:! Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware.! Para Soluciones Estándar: Aunque se trate de una solución de usuario individual, los archivos de datos pueden residir en el entorno de la red. La primera persona que acceda a la red tendrá la capacidad completa de edición de los archivos. A cualquier persona que acceda posteriormente a los mismos archivos de datos se le notificará que los mismos ya se encuentran abiertos para edición y se le otorgará acceso de sólo-lectura.! Para Soluciones Multi-Usuario : Las versiones de software multi-usuario son compatibles con sus equivalentes de usuario individual, usted puede abrir y trabajar con archivos creados en versiones de usuario individual.! Para Productos COBIT: Los archivos creados en COBIT Advisor versión 1.01 y/o archivos de 2nd Edition pueden ser abiertos en COBIT Advisor 3RD EDITION (Audit). Cuando se los abre, estos archivos serán convertidos, creándose un nuevo archivo y permaneciendo el archivo viejo sin cambios. " Para abrir un archivo existente: 1. En la ventana Principal realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en la opción Abrir... en el menú Archivo. Aparece la ventana Abrir Archivo Cliente. 2. Seleccione en el lado derecho de esta ventana el directorio que contenga el archivo que desea abrir. Una vez seleccionado el directorio, aparecerá sobre la izquierda una lista de todos los archivos válidos. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 August 2002

151 3. Seleccione el archivo y haga clic en el botón Abrir. CONSEJOS:! Ordene la lista de archivos disponibles haciendo clic en las cabeceras de columna Nombre Cliente, Nombre Archivo y Fecha. El hacer clic en estas cabeceras le permite cambiar de orden ascendente a descendente.! Haga clic en el campo Sólo-Lectura para abrir el archivo en modo de sólo-lectura.! También puede abrir un archivo existente al: - Hacer un doble-clic en el archivo de datos (.usr o.atv ) en el Explorador de Windows. - Seleccionar el archivo desde la lista de los archivos abiertos más recientemente del menú Archivo (se listan los últimos 8). cambiar los nombres de items NOTAS:! No se pueden cambiar los nombres de items definidos por el desarrollador.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo.! Sólo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamaño u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitará regenerarlo. CONSEJO:Habilite la opción Definir Nombres en Conversión en la solapa Opciones Funcionalidad de la ventana Detalles MUF. Cuando este campo muestra una marca, luego de cambiar el nombre de un área de riesgo/riesgo/control/test en su estructura y generar un Modelo de Usuario Final actualizado, el modelo actualizado, cuando lea archivos de evaluación creados en Modelos de Usuario Final anteriores, convertirá el nombre del área de riesgo/riesgo/control/test de la estructura anterior al nuevo nombre.! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Los detalles del mapa de estructura son almacenados en un registro individual. Sólo un usuario puede editar este registro a la vez. El primer usuario que abre el archivo bloquea el mapa de estructura. A medida que abren el archivo los usuarios subsiguientes, se les avisa que el mapa está bloqueado. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 August 2002

152 " Para cambiar el nombre de un item en el mapa de estructura: 1. Haga clic en la solapa Estructura de la ventana Principal. 2. Expanda su mapa de estructura. 3. Haga clic en el item para destacarlo. 4. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el item nuevamente.! Presione <Enter>. Si realiza demasiado rápido los pasos 3 y 4, aparece la ventana Detalles del item. Necesitará cerrar la ventana y tratar nuevamente. 5. Sobreescriba el nombre existente con el nuevo nombre y presione <Enter>. " Para cambiar el nombre de un item: 1. Seleccione el item en la solapa items. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y nuevamente en la opción Cambiar Nombre.! Haga clic en el botón. 3. Escriba el nuevo nombre y haga clic en el botón OK. bloquear items Esta opción es aplicable sólo a las Soluciones Multi-Usuario. Cuando edita un item en la ventana detalles de items, por ejemplo, un riesgo en la ventana Riesgos, se aplica automáticamente un "bloqueo" al item. Cuando se sale de la ventana de detalles el bloqueo es automáticamente removido. Mientras un bloqueo está vigente, le aparece un diálogo "bloqueo" a cualquier otro usuario que intente acceder a la ventana de detalles para ese item. NOTAS:! No se aplica un bloqueo cuando usted está cambiando los detalles en las solapas utilizando las listas descolgables o la opción Definir Items (a la que se accede haciendo clic en el botón izquierdo del mouse sobre el título de la columna). Si usted cambia los detalles de un item que ya está bloqueado, utilizando cualquiera de estos métodos, su cambio no se guarda.! Los items bloqueados se identifican en las solapas de la ventana Principal en caracteres grises. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 August 2002

153 modificar los detalles de items Usted puede cambiar su información de auditoría/revisión en cualquier etapa. Los cambios que realice (excepto en los reportes) se guardan automáticamente a medida que se realizan. NOTAS:! No se puede editar la información que se copia en la Herramienta Consolidación. La información es de sólo-lectura y si se requiere realizarle cambios, necesitará editar el archivo en el producto Methodware y luego cargarlo nuevamente en la Herramienta Consolidación.! Sólo para Soluciones Multi-Usuario. Cuando edita un item en la ventana detalles de items, por ejemplo, un riesgo en la ventana Riesgos, se le aplica al item un bloqueo en forma automática. Cuando sale de la ventana detalles, el bloqueo se remueve automáticamente. Cuando está vigente el bloqueo, le aparece un diálogo a cualquier otro usuario que intente acceder a la ventana de detalles de ese item. - No se aplica un bloqueo cuando se están cambiando los detalles en las solapas utilizando las listas descolgables o la opción Definir Items. Si cambia los detalles de un item que está bloqueado por otro usuario, utilizando alguno de estos métodos, su cambio no se guardará. - Los items bloqueados se identifican por la letra grisada en las solapas de la ventana Principal. " Para modificar los detalles de un item: 1. Seleccione la solapa apropiada. Por ejemplo, si desea modificar los detalles de un riesgo, usted podría acceder a cualquier solapa de Riesgos. 2. Seleccione el item que desea modificar y realice alguna de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar....! Haga doble clic en el item.! Haga clic en el botón. Aparecerá la ventana de detalles del item. 3. Edite los detalles según se requiera y haga clic en el botón. CONSEJO:Si desea acceder a los detalles de dos items (del mismo tipo) simultáneamente: 1. Acceda a los detalles del primer item utilizando el método de arriba. 2. Vaya nuevamente a la solapa en que estaba en el Paso 1 (arriba). 3. Seleccione el segundo item, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar...(Abrir Ventana Separada). Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 August 2002

154 copiar y pegar items NOTAS:! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo.! Sólo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamaño u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitará regenerarlo.! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Los detalles del mapa de estructura son almacenados en un registro individual. Sólo un usuario puede editar este registro a la vez. El primer usuario que abre el archivo bloquea el mapa de estructura. A medida que abren el archivo los usuarios subsiguientes, se les avisa que el mapa está bloqueado. " Para copiar: 1. Seleccione el item en la solapa apropiada. Los items de la estructura sólo pueden ser copiados desde la solapa Estructura de la ventana Principal. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Copiar....! Haga clic en el botón. " Para pegar: 1. Luego de copiar un item, realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Pegar....! Haga clic en el botón. 2. Escriba el nombre del nuevo item y haga clic en el botón OK. El nuevo item aparecerá al final de la lista de item existentes. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 August 2002

155 combinar los detalles de dos o más items Si ha duplicado items inadvertidamente puede intercalar o combinar sus detalles en un único item. Esta acción se realiza en la solapa del item. Cuando combina los detalles de dos items, primero identifique el item primario y luego el secundario. El secundario es el que se intercalará. NOTAS:! No obstante estar combinado, igual seguirá existiendo el item secundario y sus detalles relevantes como item individual - el mismo no es eliminado.! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo.! Sólo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamaño u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitará regenerarlo. " Para combinar dos items: 1. En la solapa apropiada, seleccione el item secundario. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Copiar....! Haga clic en el botón. 3. Seleccione el item primario. 4. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Combinar.... Los detalles del item secundario están ahora intercalados en el primario. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 August 2002

156 ingresar y formatear texto Muchas ventanas contienen fichas de formato de texto enriquecido (RTF) que le permiten ingresar el texto en la forma requerida. En estas fichas puede ingresar una cantidad de texto ilimitada. Si es necesario aparecen barras de rolido vertical u horizontal. CONSEJO:Presione <ALT + Z> para agrandar el campo entero de ingreso de texto. Presione nuevamente para volverlo a su tamaño predeterminado. " Para formatear el texto: 1. Seleccione el texto. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse para acceder al menú RTF. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 August 2002

157 3. Elija entre las siguientes opciones de formateo: Negrita Poner en negrita el texto seleccionado. Itálica Poner en letras itálicas el texto seleccionado. Subrayar Subrayar el texto seleccionado. Normal Remover Negritas, Itálicas y Subrayado del texto seleccionado. Cortar Copiar el texto seleccionado al portapapeles y removerlo del campo. Copiar Copiar el texto seleccionado al protapapeles. Pegar Pegar el texto almacenado en el portapapeles. Fuente Seleccionar una fuente para el texto seleccionado. Color Seleccionar un color para el texto seleccionado. Párrafo Indentar, alinear el texto seleccionado y/o insertar viñetas. Tabular Definir posiciones de tabulación para el texto seleccionado. Borrar Todo Remover todo el formateo del texto seleccionado. Usted puede cambiar la fuente predeterminada para los Campos de Texto Enriquecido haciendo clic en la opción Predeterminados... del menú Archivo. agrandar la ventana actual Usted puede agrandar o aumentar el panel de enfoque actual para que ocupe la pantalla entera. Esta es una herramienta sumamente útil cuando se ingresan o leen grandes cantidades de texto. " Para agrandar el panel de enfoque actual: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en la opción Panel Zoom en el menú Edición.! Presione <ALT+Z> Para restaurar, haga clic en la opción Panel Zoom (o presione nuevamente <ALT+Z>). Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 August 2002

158 cambiar la fuente predeterminada Muchas ventanas contienen fichas con formato de texto enriquecido (RTF) que le permiten ingresar el texto en el formato requerido. Usted puede controlar el tipo de fuente predeterminado del texto que ingrese. CONSEJO: NOTAS: Los cambios en la fuente predeterminada no afecta el texto existente. Defina la fuente predeterminada antes de ingresar la información de evaluación, ej: al comienzo de la revisión, para asegurar la obtención de un estilo consistente. Es también importante elegir una fuente clara, de fácil lectura tanto para la pantalla como para la impresión.! Una vez realizada la elección, todo el texto que se ingrese en los campos RTF vacíos será en la fuente predeterminada.! El cambio de este predeterminado no se aplica a las ventanas (distintas de la ventana Principal) ya abiertas hasta que las mismas sean cerradas y reabiertas nuevamente.! Sólo para soluciones Multi-Usuario: Cada usuario tiene la habilidad de definir una fuente predeterminada para todo el texto que ingrese en el archivo maestro. Pueden ocurrir conflictos cuando dos usuarios editan el mismo campo utilizando diferentes fuentes.! Muchos de los reportes estándar contendrán texto en la fuente predeterminada. Deben definirse estándares para asegurar consistencia. Estos estándares podrían considerar también otras convenciones de estilo y formateo de texto, por ejemplo, mayúsculas vs. minúsculas o negrita vs. no negrita. " Para cambiar la fuente predeterminada: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... del menú Archivo. 2. Haga clic en el botón Definir fuente predeterminada. 3. Defina las propiedades de la fuente predeterminada. 4. Haga clic en el botón Aplicar. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 August 2002

159 definir topes de tabulación Los topes de tabulación se definen en la ventana Definir Topes Tabulación. " Para acceder a la ventana Definir Topes Tabulación: 1. Seleccione el texto. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse. 3. Haga clic en la opción Tabs desde el menú RTF. En la ventana Topes de Tabulación puede realizar las siguientes acciones: " Definir topes de tabulación: 1. Seleccione pulgadas (inches) o centímetros. 2. Ingrese las posiciones de los topes en la lista. " Para insertar topes de tabulación: 1. Seleccione una entrada. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Insertar. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 August 2002

160 " Para eliminar un tope de tabulación: 1. Seleccione el tope de tabulación. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Borrar (Clear).! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar (Delete). " Para borrar todos los topes de tabulación: 1. Haga clic en el botón derecho del mouse. 2. Haga clic en la opción Borrar Todo (Clear All). formatear párrafos Usted puede indentar, alinear y/o colocar viñetas en el texto que ingresa utilizando la ventana Formatear Párrafos. " Para acceder a la ventana Formatear Párrafos: 1. Seleccione el texto. 2. Haga clic el botón derecho del mouse. 3. Haga clic en la opción Párrafos del menú RTF. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 13 August 2002

161 En la ventana Formatear Párrafos usted puede realizar las siguientes acciones: " Indentar texto: 1. Seleccione pulgadas (inches) o centímetros. 2. Ingrese la distancia que desea indentar desde el margen izquierdo o derecho. 3. Si es necesario defina un indentado diferente para la primera línea del párrafo. " Para alinear texto: 1. Seleccione la opción relevante (izquierda (left), derecha (right) o centro (center)) en la lista descolgable. " Para insertar viñetas (bullets): 1. Marque el casillero Estilo Viñetas (Bullets). Se insertarán viñetas en cada línea del texto seleccionado. buscar por una palabra/frase " Para buscar por una palabra o frase particular: 1. Haga clic en la opción Buscar en el menú Edición. Aparece la ventana Buscar. 2. Ingrese la frase o palabra que desea encontrar. 3. Haga clic en el casillero Comparar Letra si requiere que la búsqueda sea sensitiva al tipo de letra. 4. Haga clic en el botón Buscar. NOTAS:! Se buscarán tanto los campos modificables como los no modificables.! El botón Buscar está deshabilitado hasta que usted ingrese un texto en el campo Buscar. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 14 August 2002

162 ejecutar un control ortográfico " Para realizar un control ortográfico: 1. Haga clic en la opción Control Ortográfico en el menú Edición. NOTAS:! Si usted activa el control ortográfico en la ventana Principal, se verifica su archivo completo. Si lo activa desde cualquier otra ventana, sólo se verificará la información de esa ventana.! Usted puede cambiar el diccionario ortográfico utilizando la opción Predeterminados... del menú Archivo. Se suministran tres diccionarios (Inglés Americano, Inglés Británico y Español). Se dispone de otros diccionarios idiomáticos. Para mayores detalles contacte a Methodware.! Sólo para soluciones Multi-Usuario: Si un usuario ha definido su diccionario ortográfico en un idioma y otro usuario en otro idioma - se puede producir una sobreescritura y el archivo maestro contendrá una mezcla de ambos idiomas. crear un vínculo entre items Usted puede asociar o vincular items con otros items creando "vínculos" (links). La ventana Referencias Vínculadas lista los items del mismo tipo (por ejemplo, riesgos, controles o tratamientos) que no están aún vinculados al item en contexto. La lista puede ser filtrada u ordenada haciendo clic en el título de la columna y luego Filter (Filtrar), Sort Ascending (Orden Ascendente), o Sort Descending (Orden Descendente). Para crear un vínculo entre dos objetos cualesquiera se sigue el mismo procedimiento. Por ejemplo: " Para crear un vínculo entre un riesgo y un control: 1. Acceda a la solapa Controles en la ventana Riesgos. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Vincular a....! Haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Referencias Vinculadas con una lista de los controles que aún no están vinculados al riesgo. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 15 August 2002

163 3. En esta ventana seleccione los control/es que desea vincular al riesgo y haga clic en el botón Crear Vínculos. NOTAS:! Cuando se vinculan items estos no se duplican. Por ejemplo, si usted vincula un riesgo a dos áreas diferentes de riesgo, es el mismo riesgo y, en consecuencia, sólo puede tener una evaluación a un mismo momento. Siguiendo con este ejemplo, si usted requiere evaluaciones separadas para cada vínculo riesgo/área de riesgo, copie el riesgo y luego péguelo en la solapa de Riesgos de la ventana Areas de Riesgos teniendo el área de riesgo apropiada en el contexto.! La vinculación en su producto Methodware es inherente. Cuando usted agrega sus items en una ventana de detalles, por ejemplo, usted agrega controles a un riesgo en la solapa Controles de la ventana Riesgos, dichos controles son vinculados en forma automática al riesgo. Sólo requieren ser vinculados los items que se agregan en las solapas de la ventana Principal.! La opción Remover vínculos duplicados (a la que se accede haciendo clic en el botón derecho del mouse en la solapa de items) remueve cualquier vínculo duplicado que puediera tener ese item con el item en contexto.! Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario que guarde su trabajo antes de salir del archivo.! Sólo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamaño u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitará regenerarlo. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 16 August 2002

164 eliminar un vínculo entre items Los vínculos entre items se pueden remover en cualquier etapa. Esta acción no eliminará al item de la revisión; sólo removerá el vínculo del item. Para eliminar un vínculo entre dos items cualesquiera se sigue el mismo proceso. Por ejemplo: " Para eliminar un vínculo entre un riesgo y un control: 1. Acceda a la solapa Controles en la ventana Riesgos. 2. Seleccione los control(es) a ser desvinculados. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar Vínculo.! Haga clic en el botón. Se remueve el vínculo entre el control y el riesgo en contexto y se remueve la exhibición del control en esa solapa. NOTAS:! Usted no puede eliminar los vínculos definidos por el desarrollador.! La opción Remover vínculos duplicados (a la que se accede haciendo clic en el botón derecho del mouse en la solapa de items) remueve cualquier vínculo duplicado que puediera tener ese item con el item en contexto.! Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automáticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario que guarde su trabajo antes de salir del archivo.! Sólo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamaño u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo número de versión al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitará regenerarlo. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 17 August 2002

165 modificar listas de selección En su archivo de administración de auditorías/riesgos, la información puede ingresar en muchos campos escogiendo en una lista de selección. Si aparece un botón al lado de la lista, se pueden modificar, agregar o eliminar los items disponibles en esa lista en cualquier etapa. Si no aparece el botón, las opciones disponibles en la lista no pueden ser modificadas. La mayoría de las listas son también globales, lo que significa que pueden ser accedidas y modificadas en más de una ventana. Usted puede guardar el contenido de una lista en un archivo.txt para modificación y, si es necesario, cargar la lista cambiada en el archivo. Usted también tiene la opción de guardar el contenido de todas las listas de selección en un archivo de administración de auditorías/riesgos para su utilización en otros archivos que cree posteriormente. Dependiendo de su producto Methodware, las listas claves de selección pueden contener ya opciones predefinidas. Se puede modificar esta información, según corresponda, si aparece un lista. al lado de la CONSEJO:! Los items de las listas se pueden ordenar alfabéticamente haciendo clic en la barra gris en la parte superior de la lista, una vez para orden ascendente y dos veces para orden descendente.! Utilice las teclas <Ctrl> y de flechas para navegar por el contenido de la lista. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 18 August 2002

166 crear nuevos items de listas " Para crear un nuevo item de lista: 1. Haga clic en el botón correspondiente al campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo con el contenido de la lista. 2. Seleccione el item en la lista que está inmediatamente debajo de la posición en que desea agregar el nuevo item. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Insertar. 4. Escriba un nombre para el nuevo item. No hay restricciones en la cantidad de opciones que se pueden ingresar en una lista de selección. Sin embargo, si usted está generando formularios Word, la cantidad máxima de items que puede mostrar una lista de selección de un formulario Word es 25. Si se excede este máximo las opciones las opciones no aparecerán o no podrán ser seleccionadas en Microsoft Word. Para mayores detalles ver el módulo informes. copiar items de listas " Para copiar el contenido de una lista: 1. Haga clic en el botón correspondiente al campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo con el contenido de la lista. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Copiar a Portapapeles. Esta opción copiará el contenido de la lista en el portapapeles listo para pegar. Si usted copia otra información en el portapapeles antes de pegar el contenido de su lista, la misma sobreescribirá sobre la información copiada. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 19 August 2002

167 pegar items de listas " Para pegar items de listas: 1. Haga clic en el botón correspondiente al campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Cargar desde Portapapeles. 3. Si la lista contiene actualmente información aparecerá un diálogo. Escoja si agregar o reemplazar la información existente. modificar items de listas " Para modificar un item de lista: 1. Haga clic en el botón correspondiente a campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo con el contenido de la lista. 2. Seleccione el item en la lista. 3. Edite el item según corresponda. CONSEJOS:! Utilice su tecla de <Ctrl> y las flechas para navegar el contenido de la lista.! Si está disponible, haga clic en el botón Auto Letra: - Una vez para cambiar a mayúscula la primera letra de cada palabra de la lista. - Dos veces para transformar todos los items a letras mayúsculas. - Tres veces para transformar a letras minúsculas.! Los items de la lista se pueden ordenar alfabéticamente haciendo clic en la barra de título de la lista; una vez para orden ascendente, dos veces para orden descendente. guardar items de listas en un archivo.txt " Para guardar el contenido de una lista en un archivo.txt: 1. Haga clic en el botón correspondiente al campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo con el contenido de la lista. 2. Haga clic en la opción Guardar en Archivo. El contenido de la lista se guarda en un archivo.txt. Usted luego podrá cargar la información contenida en este archivo en archivos de evaluación subsiguientes utilizando la opción Cargar desde Archivo. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 20 August 2002

168 cargar items de listas desde un archivo.txt " Para cargar items de listas desde un archivo.txt: 1. Haga clic en el botón correspondiente al campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Cargar desde Archivo. Utilice el diálogo resultante para localizar y abrir el archivo. 3. Si la lista contiene actualmente información aparecerá un diálogo. Escoja si agregar o reemplazar la información existente. crear un archivo predeterminado que posibilita la reutilización automática de los items de la lista actual en los archivos nuevos subsiguientes Usted puede crear un archivo predeterminados para almacenar toda la información que ha ingresado en listas de selección para el archivo actual de administración de auditorías/riesgos. Una vez creado un archivo de predeterminados, todos los archivos de administración de auditorías/riesgos que se creen posteriormente contendrán la información "predeterminada" de listas de selección lista para utilizar y, si es requerido, personalizar. NOTAS:! Los cambios que realice en las listas de selección predeterminadas no afectan el archivo de predeterminados. Las mismas son exclusivas para el archivo de auditoría/riesgos.! Usted puede crear un archivo de predeterminados en cualquier momento. Cuando se crea un nuevo archivo predeterminados el existente se sobreescribe. " Para crear un archivo de predeterminados: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... en el menú Archivo. 2. Haga clic en el botón Crear Archivo Predeterminados para que aparezca una marca. 3. Haga clic en el botón Aplicar. Si no desea que las listas de selección predeterminadas se incluyan en los archivos que creará en el futuro, haga clic en el botón Eliminar Archivo Predeterminados para remover la marca. Una vez removida la marca, los archivos subsiguientes no contendrán las listas predeterminadas, pero note que estas listas no se remueven de los archivos actuales o existentes. CONSEJO:Si elimina accidentalmente el archivo predeterminados, antes de cerrar el archivo actual de administración de auditorías/riesgos, haga clic en el botón Crear Archivo Predeterminados nuevamente para reinsertar la marca y guardar el contenido de las listas actuales en un nuevo archivo de predeterminados. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 21 August 2002

169 eliminar items de listas " Para eliminar un item de una lista: 1. Haga clic en el botón correspondiente al campo de la lista de selección. Aparecerá un diálogo con el contenido de la lista. 2. En la línea apropiada de la lista, haga clic en la columna del lado izquierdo. La fila aparecerá destacada. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar. Se eliminará el item sin solicitar confirmación. CONSEJO:Puede eliminar todo el contenido de la lista utilizando la opción de menú del botón derecho del mouse Eliminar Todo. personalizar las columnas exhibidas en una solapa Usted puede personalizar la información que se exhibe en la mayoría de las solapas agregando, removiendo y redimensionando columnas. Las definiciones personalizadas se pueden exportar e importar entre distintos archivos. NOTAS:! Los cambios realizados en las columnas se guardan automáticamente, y son retenidas aún luego de que usted salga del producto Methodware.! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Las definiciones que realiza son exclusivas para usted y su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro. Las columnas que se exhiben actualmente en la solapa. En esta solapa se pueden exhibir columnas adicionales. Agregue una nueva columna seleccionándola y haciendo clic en el botón Agregar. Importar definiciones desde otro archivo de auditoria o exportar definiciones desde este archivo de auditoria. Haga clic para reordenar la columna resaltada en la lista Mostrar estas columnas. Altere el ancho de la columna resaltada en la lista Mostrar estas columnas. Haga clic para restaurar las definiciones predeterminadas de columnas. Seleccione la columna que desea remover de la lista "Mostrar estas columnas" y luego haga clic en este botón para remover la exhibición de esa columna. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 22 August 2002

170 agregar columnas " Para agregar una columna: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Seleccione la columna que desea agregar en la lista Columnas Disponibles. 3. Haga clic en el botón Agregar. reordenar columnas " Para reordenar columnas: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Seleccione la columna en la lista Mostrar estas columnas. 3. Haga clic en los botones Mover Arriba y Mover Abajo según corresponda para mover la columna a la nueva posición. o 1. En la solapa apropiada haga clic en el título de la columna y arrástrela a la nueva posición. redimensionar columnas " Para redimensionar columnas: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Seleccione la columna en la lista Mostrar estas columnas. 3. Altere el ancho de la columna en el campo Ancho (Width). o 1. En la solapa apropiada mueva el cursor al borde derecho del título de la columna (el cursor cambiará a una flecha izquierda/derecha) 2. Arrastre el borde de la columna hacia la izquierda o hacia la derecha según correponda. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 23 August 2002

171 remover columnas " Para remover una columna: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Seleccione la columna en la lista Mostrar estas columnas. 3. Haga clic en el botón Remover. exportar definiciones de columnas " Para exportar definiciones de listas de columnas: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Haga clic en el botón Exportar. Aparecerá una caja de diálogo. 3. Escriba un nombre de archivo (*.clm) para el item. 4. Haga clic en el botón Guardar. importar definiciones de columnas " Para importar definiciones de listas de columnas: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Haga clic en el botón Importar. Aparecerá una caja de diálogo. 3. Seleccione el archivo y haga clic en el botón Abrir. restaurar columnas predeterminadas " Para restaurar las definiciones predeterminadas: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá la ventana Editor Columnas. 2. Haga clic en el botón Restaurar a Predeterminados. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 24 August 2002

172 retener evaluaciones Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Cuando realiza una evaluación para un nuevo período, usted puede retener las evaluaciones del período anterior para propósitos de comparación. La información de evaluaciones anteriores es retenida como información de sólo-lectura. Por ejemplo, utilícelo para transferir todas las evaluaciones de brechas existentes y las medidas actuales de los indicadores claves de desempeño (KPIs) en la preparación para un nuevo período. " Para retener evaluaciones: 1. Abra el archivo. 2. Haga clic en la opción Rotar en el menú Archivo. Puede reversar este proceso utilizando la opción Reversar Rotación en el menú Archivo pero sólo durante la sesión actual. adjuntar archivos de soporte Durante el curso de la auditoría/revisión, se recopilará documentación electrónica (por ejemplo, planillas de cálculo, documentos Microsoft Word, gráficos y documentos RTF). En su producto Methodware usted puede adjuntar estos archivos de soporte a su archivo de auditoría/revisión y vincularlos específicamente a los item(s) relevantes. Una vez adjuntos al archivo usted puede modificar en forma directa los archivos de soporte, imprimirlos, y eliminarlos o remover su vínculo al archivo cuando el mismo ya no es relevante. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 25 August 2002

173 Una vez adjuntos a la auditoria usted puede modificar directamente los archivos, imprimirlos y eliminar o remover su vínculo con la auditoría cuando el mismo ya no es relevante, utilizando el menú que aparece con un clic derecho del mouse. No se incluye el archivo real entre los archivos de datos del archivo de auditoría. Usted no podrá acceder a los adjuntos si:! Mueve los archivos de auditoría/revisión a otra PC o los envía a otro assessor a menos que esté marcada a opción Incluir adjuntos en zips en el diálogo Predeterminados. Usted accede al diálogo Predeterminados desde el menú Archivos.! Mueve los archivos reales que haya adjuntado a menos que reestablezca su vínculo al archivo de auditoría adjuntándolos nuevamente. " Para adjuntar un archivo: 1. Acceda a la solapa Adjuntos apropiada y haga clic en el botón derecho del mouse. 2. Haga clic en la opción Agregar Item. Aparecerá una caja de diálogo. 3. Localice y haga doble clic en el archivo que desea adjuntar. El archivo aparece en la solapa Adjuntos. CONSEJOS:! También puede adjuntar un archivo arrastrándolo y dejándolo en el panel Adjuntos desde el Explorador de Windows.! Usted puede crear y adjuntar instantáneamente un nuevo archivo haciendo clic en el botón derecho del mouse cuando está en el panel Adjuntos, haciendo clic en la opción Nuevo y luego seleccionando ya sea Documento (.DOC), Planilla de Cálculo (.XLS), Archivo de Texto (.TXT), o Archivo RTF (.RTF).! Como con el Explorador de Windows usted puede: - Ver sus archivos adjuntos en diferentes formas, por ejemplo, por "Iconos Grandes" o por "Detalles". - Ordenar los adjuntos, por ejemplo, por nombre, tamaño y fecha. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 26 August 2002

174 " Para abrir un archivo adjunto: 1. Seleccione el adjunto. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga doble click sobre el mismo.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Item. Los archivos adjuntos pueden ser:! copiados y pegados en solapas Adjuntos de otras ventanas! impresos haciendo clic en la opción Imprimir Item. " Para eliminar un adjunto: Esta acción sólo eliminará el vínculo, no el archivo real que está adjunto. 1. Seleccione el adjunto. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar Item. evaluar el archivo Usted puede efectuar una evaluación completa del archivo para asegurar que los vínculos y cambios recientes estén aplicados y actualizados. " Para evaluar su archivo: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón de la ventana Principal.! Haga clic en la opción Evaluar Ahora en el menú Editar.! Presione <CTRL+E>. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 27 August 2002

175 ver items que requieren seguimiento Usted puede ver e imprimir una lista de todos los items en los archivos que requieren seguimiento. Para realizar esto necesita definir el criterio de Alerta, el cual controla:! Los tipos de items que se muestran. Sólo se exhiben los tipos de items seleccionados que requieren seguimiento, por ejemplo: Riesgos y Controles.! Rango de fechas de alerta. Sólo se exhiben los items que tienen una fecha de seguimiento dentro de este rango de fechas. Este rango de fechas pueden ser en el presente, futuro o pasado. La fecha real de seguimiento para cada item se determina en la ventana de detalles del item del Producto Methodware. Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Su criterio de Alerta personalizado permanece exclusivo para usted y/o su PC y no impactará en otros usuarios del archivo maestro. " Para definir un criterio de alerta: 1. Haga clic en la opción Editar Alertas del menú Archivos. Seleccione el tipo de ítem sobre el cual desea ser alertado. Haga clic para desactivar la función alerta para un tipo de ítem. Para el tipo de ítem seleccionado, establezca la fecha de Alerta ingresando la cantidad de días antes o después de hoy. 2. Seleccione el tipo de item. 3. Defina la fecha de Alerta ingresando la cantidad de días antes o después de hoy. CONSEJO:Para ver todos los items que requieren seguimiento hoy defina el campo Cantidad de Días en Si es necesario repita para cada tipo de item. CONSEJOS:! Para definir alertas para todos los tipos de item haga clic en el botón Habilitar Todo. Si selecciona más de un tipo, usted necesita definir individualmente el campo Cantidad de Días para cada uno de ellos.! Deshabilite una alerta para un tipo de item seleccionando primero el tipo de item y luego haciendo clic en el casillero Deshabilitar Alerta. Se pueden deshabilitar las alertas para todos los tipos de items haciendo clic en el botón Deshabilitar Todo. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 28 August 2002

176 " Para ver el registro de alertas: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón de la ventana Principal.! Haga clic en la opción Mostrar Alertas del menú Archivo. El Registro de Alertas muestra los nombres y fechas de seguimiento de los items que satisfacen su criterio de alerta. Los items sólo aparecerán si son relevantes para la revisión y están abiertos - esto es, que no han sido marcados como cerrados o completados en sus ventanas individuales de detalles. mostrar una lista de usuarios actuales Usted puede ver una lista de los usuarios que están trabajando actualmente en el archivo maestro multi-usuario. " Para exhibir una lista de usuarios actuales: 1. Haga clic en la opación Mostrar Usuarios del menú Archivo. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 29 August 2002

177 utilizar la opción definir items La opción Definir Items le permite ingresar información de una columna lista de selección para todos los items listados en una solapa en una única acción. Por ejemplo, en la preparación de las evaluaciones para el nuevo período, usted podría utilizar esta opción para borrar las evaluaciones anteriores de la columna Evaluación de los items colocándoles No Definido. ADVERTENCIA: Para reversar el cambio, usted necesitará reingresar la información. CONSEJO: Aplique un filtro de selección en la solapa y luego utilice la opción Definir Items para cambiar el contenido de las columnas que coinciden con su criterio de filtrado. " Para utilizar la opción definir items: 1. Acceda a la solapa del item. 2. Mueva el mouse sobre el título de la columna de la lista de selección que desea cambiar y luego haga clic en el botón izquierdo del mouse. 3. Haga clic en la opción Definir Items. Aparece un diálogo con una lista de todas las entradas posibles para la columna. 4. Seleccione la nueva entrada para la columna y haga clic en el botón OK. 5. En el diálogo resultante haga clic en el botón Yes (Si) para confirmar su acción. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 30 August 2002

178 ver un resumen de la información de columnas Usted puede ver un resumen del contenido de una columna para todos los items actuales listados en una solapa. Esta característica está disponible para todas las:! Columnas de fechas! Columnas que ofrecen "multi-choice" [columnas con listas de selección]! Columnas numéricas [ La columna Ref es alfanumérica y no puede ser sumarizada] " Para ver un resumen: 1. Haga clic en el botón izquierdo del mouse sobre el título de una columna. 2. Haga clic en la opción Sumarizar. Aparecerá una ventana con un resumen de la información de la columna. " Para imprimir (o guardar) su resumen: 1. Haga clic en el botón Imprimir en la ventana resumen. Aparecerá un diálogo con las siguientes opciones:! Imprimir - envía el resumen a una impresora.! Guardar - guarda la información de resumen como un archivo de texto (.TXT).! Guardar y Editar - guardar como un archivo de texto y abrir el archivo para verlo y editarlo en su editor de textos predeterminado. No se reflejarán en el resumen los detalles de cualquier item que no esté visible [que ha sido dejado afuera por aplicación de un filtro]. Si una columna no puede ser sumarizada, al hacer clic en esta opción no ocurrirá ninguna acción. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 31 August 2002

179 eliminar items NOTAS:! Usted no puede eliminar items predefinidos (definidos por el desarrollador). Estos son items que son inherentes a su producto Methodware. Si es aplicable a su producto, los items pre-definidos considerados No Relevantes pueden ser: - definidos individualmente como No Relevantes en la ventana o solapa de detalles del item. Para entonces removerlos de la vista, definir un filtro de selección sobre la columna Relevante en la solapa de los items, para mostrar sólo aquellos items que son relevantes. - dejados fuera del alcance del archivo.! Si usted está sólo deseando eliminar el vínculo(s) a otros items, haga clic en el botón.! Cada item que usted agregue es numerado secuencialmente en forma automática. Cuando se elimina un item su número no es reutilizado. Para renumerar todos los items secuencialmente, utilice la opción Reconectar todos los vínculos. " Para eliminar un item del mapa de estructura y todos los items vinculados al mismo: 1. Seleccione el item en el mapa de estructura. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar Fila e Items Vinculados. " Para eliminar un item, cortar el vínculo con otros items pero dejar esos items intactos: 1. Seleccione el item. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar....! Haga clic en el botón. 3. Haga clic en el botón Yes (Si) para confirmar esta acción y eliminar el item en forma permanente. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 32 August 2002

180 utilizar señaladores Usted puede definir señaladores para registrar lugares en el archivo. Los bookmarks son útiles para registrar una posición antes de salir de un archivo, de forma tal que cuando lo abra la próxima vez pueda retornar rápidamente al lugar en que había dejado. Todos los señaladores definidos se listan en la ventana Señaladores. Para ir a una posición señalizada, haga doble clic en el señalador, o selecciónelo y haga clic en el botón "Ir a". Usted puede ordenar la lista de señaladores por nombre o localización. Esta ventana se puede abrir en cualquier momento, y se puede realizar una selección desde la lista que lo lleve directamente a la ventana indicada. Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Sus señaladores son exclusivos para usted y/o su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro. " Para crear un señalador: 1. Abra la ventana que desea señalizar. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón de la ventana Principal.! Haga clic en la opción Señaladores del menú Edición. Aparecerá la ventana Señaladores. 3. Escriba un nombre para el nuevo señalador y haga clic en el botón Agregar. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 33 August 2002

181 " Para ir a un señalador: 1. Haga clic en la opción Señaladores del menú Edición. Aparecerá la ventana Señaladores. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga doble clic en la entrada del señalador.! Haga clic en la entrada del señalador y luego en el botón Ir a (Goto). CONSEJO:Ordene la lista de señaladores por nombre o ubicación haciendo clic en los botones apropiados al pié de la ventana Señaladores. " Para eliminar un señalador: 1. Haga clic en la opción Señaladores del menú Edición. Aparecerá la ventana Señaladores. 2. Seleccione el señalador y luego haga clic en el botón Eliminar. guardar el archivo Usted puede cambiar la información de auditoría/revisión en cualquier etapa. Estos cambios que realiza (excepto a informes y archivos de consolidación) son automáticamente guardados a medida que se realizan. CONSEJO:Cuando usted ingresa/cambia información en un archivo todos los productos Methodware recalculan automáticamente las variables necesarias. Sin embargo, el desempeño de su sistema operativo, puede impactar en la velocidad en que esto se realiza. También, si usted está trabajando en una solución Multi-Usuario, los cambios pueden no ser instantáneamente visibles para otros usuarios concurrentes y los cambios que estos realicen pueden no ser instantáneamente visibles para usted. Para asegurar que se aplican y actualizan sus vínculos y cambios recientes presione <CTRL+E> o haga clic en el botón de la ventana Principal. guardar cambios en reportes Los cambios que se realicen en los reportes no se guardan automáticamente y se pierden cuando se cierra el archivo. Para asegurar que se guarden los cambios en los reportes, necesita exportar el informe cambiado. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 34 August 2002

182 guardar cambios en la consolidación A diferencia de los archivos de su Producto Methodware, su archivo de consolidación no se guarda automáticamente. Si va a analizar más de una vez la misma combinación de archivos, usted puede guardar la consolidación de tal forma usted dispondrá en forma permanente de una rápida instantánea. Una vez guardado usted puede remitirse fácilmente al archivo para análisis posteriores. Usted puede inclusive cargar los mismos archivos en la consolidación luego de un período de tiempo para analizar el progreso. cerrar su producto Methodware " Para salir: 1. Realice alguna de las siguientes acciones:! Haga clic en la opción Cerrar en el menú Archivo.! Haga clic en el botón de la ventana Principal (en la esquina superior derecha). Sus cambios (excepto los realizados en los reportes) se guardan automáticamente a medida que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el archivo antes de salir. Administrar y Mantener Información MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 35 August 2002

183 EMPAQUETAR Y DISTRIBUIR MODELOS DE USUARIO Estas opciones son sólo aplicables a los productos Builder de Methodware. Luego de crear, generar y verificar su Modelo de Usuario Final usted puede empaquetarlo en un instalador ejecutable utilizando PC Install (TM). Usted tiene la opción de incluir un archivo con el Modelo de Usuario Final empaquetado. Esta posibilidad le permite no sólo proveer el modelo a los usuarios finales, sino también un archivo preparado para ser completado. Una vez que se ha empaquetado el modelo en un archivo Instalador ejecutable, el archivo instalador puede ser distribuido, hasta la cantidad de licencias compradas, a los usuarios finales vía , diskette, o similar. Los productos Builder de Methodware se venden con un número definido de licencias de usuario final. Si requiere licencias adicionales, por favor contacte a Methodware en o Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

184 empaquetar modelos de usuario final Estas opciones son sólo aplicables a los productos Builder de Methodware. Luego de crear, generar y verificar su Modelo de Usuario Final usted puede empaquetarlo en un instalador ejecutable utilizando PC Install (TM) [este software instalador se suministra con el producto Methodware]. El instalador ejecutable puede ser distribuido a los usuarios finales, hasta la cantidad de licencias que estos hayan comprado.! Para empaquetar un Modelo de Usuario Final: 1. Haga clic en el botón Empaquetar MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. Aparecerá una ventana de diálogo conteniendo una lista de los últimos 8 Modelos de Usuario Final que ha generado. 2. Seleccione el modelo que desee empaquetar desde la lista. Si no está en la lista haga clic en el botón Otro.. y selecciónelo en el diálogo resultante. Aparecerá la ventana Paquete Instalador. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

185 3. Escriba un nombre en el campo Título. 4. Escriba un directorio en el campo Sub-Directorio. 5. Escriba un nombre para el archivo Instalador del modelo empaquetado en el campo Nombre Install Exe. 6. Haga clic en una de las siguientes opciones: " Permitir al usuario seleccionar instalación " Incluir Motor en Instalador 7. Defina una de las siguientes opciones para el Conjunto Archivo Instalación: " Instalador Un Archivo " Instalador Diskette 8. Complete según corresponda: " solapa Primera Pantalla " solapa Ultima Pantalla " solapa Motor Ausente " solapa Pantalla Registro 9. Haga clic en el botón Generar. Productos de Methodware reunirá todos los archivos necesarios y creará el archivo(s) ejecutable de instalación. Si no encuentra ningún archivo le informará y se cancelará el proceso. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

186 incluir un archivo con el modelo de usuario final empaquetado Estas opciones son sólo aplicables a los productos Builder de Methodware. Usted puede incluir un archivo con el Modelo de Usuario Final empaquetado. Esta característica le permite no sólo proveer el modelo a los usuarios finales, sino también un archivo preparado para ser completado.! Para incluir un archivo con el Modelo de Usuario Final empaquetado: 1. Genere y luego ejecute el Modelo de Usuario Final. 2. Cree un archivo de evaluación en el archivo de estructura. 3. Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación. 4. Acceda a la solapa Opciones Funcionalidad en la ventana Detalles MUF. 5. Haga clic en el botón Seleccionar Archivo Datos. 6. En el diálogo resultante haga doble clic en el nombre del archivo que creó en el Modelo de Usuario Final y que desea empaquetar junto con Modelo de Usuario Final. 7. Una vez definido esto, puede elegir una cantidad de opciones adicionales en la solapa Opciones: " Auto-Cargar Archivo Datos. Si lo marca, el archivo se cargará automáticamente cada vez que se abra el Modelo de Usuario Final. " Prevenir Abrir/Crear. Si lo marca, el usuario final no podrá abrir archivos existentes o crear otros nuevos en el Modelo de Usuario Final. Esta opción sólo está disponible si se marca la opción Auto-Cargar Archivo Datos. " Reemplazar nombre archivo datos con nombre registrado. Si se marca, se requerirá al usuario que registre su nombre cuando instale el Modelo de Usuario Final. El nombre que ingrese reemplazará los nombres de los archivos de datos del archivo original cuando el usuario final le devuelva el archivo completado utilizando la opción Enviar Archivos. NOTAS: " Esta opción es útil si usted está enviando el Modelo de Usuario Final a más de una persona. " La opción Enviar Archivos estará disponible en el menú Archivo del Modelo de Usuario Final sólo si usted ha determinado un método de recolección por para los resultados de la evaluación antes de generar el Modelo de Usuario Final. " La opción Reemplazar nombre archivo de datos con nombre registrado sólo está disponible si se marcó la opción Auto-Cargar Archivo Datos. 8. Regenere el Modelo de Usuario Final y empaquételo. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

187 distribuir modelos de usuario final Estas opciones son sólo aplicables a los productos Builder de Methodware. Una vez empaquetado en un Instalador ejecutable, el modelo de usuario final puede ser distribuido a los usuarios finales vía , diskette o similar. Los productos Builder de Methodware se venden con un número definido de licencias de usuario final. Si requiere licencias adicionales, por favor contacte a Methodware enhttp://www.methodware.com o Para distribuir un Modelo de Usuario Final empaquetado: 1. Haga clic en el botón Distribuir de la ventana Principal. Aparecerá una caja de diálogo conteniendo una lista de los últimos 8 Modelos de Usuario Final empaquetados. 2. Seleccione el Modelo de Usuario Final que desea distribuir. Si se requiere un modelo más viejo haga clic en la línea Otro... Aparecerá la ventana Distribuir Modelo. 3. Seleccione el método de distribución que prefiera. Puede elegir entre distribuir el Modelo de Usuario Final vía diskette, , u otro (guardarlo en el disco duro o red local). Las opciones de sólo estará habilitadas si usted tiene instalado SMTP y/o MAPI32. Están soportadas dos formas de ; SMTP (sólo habilitada si fue suministrado por Methodware el archivo Smtpop32.dll), y MAPI32 (sólo habilitada si está instalado en su máquina el MAPI32.DLL). MAPI (Mail API) es una interfaz estándar provista por Microsoft. Si usted tiene Microsoft Exchange es probable que tenga MAPI instalado. SMTP es sólo relevante si usted tiene una conexión Internet y un host SMTP. 4. Seleccione en la lista de selección el Modelo de Usuario Final empaquetado que desea distribuir. Esta lista detalla todos los modelos que han sido empaquetados desde el archivo de estructura actual. Esta lista sólo muestra (si corresponde) los "Instaladores Archivos Diskette" más recientemente creados. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

188 5. Haga clic en el botón Distribuir. " Si elige la opción Floppy - se le pedirá que inserte un diskette. Si existen archivos en el diskette y, como consecuencia, no hay suficiente espacio, se le pedirá que los elimine. " Si elige la opción - el editor de aparece con los archivos correspondientes adjuntos. Usted sólo necesita escribir la dirección y cualquier comentario personal antes de enviarlo. " Si elige otro - aparece un diálogo similar al Explorador de Microsoft con una lista estándar de directorios, permitiéndole seleccionar y copiar el instalador en el disco y directorio que desee. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

189 ventana Empaquetar Instalador La ventana Empaquetar Instalador le permite empaquetar su Modelo de Usuario Final en un instalador ejecutable utilizando PC Install (TM). El instalador ejecutable puede ser distribuido a otros usuarios, hasta la cantidad de licencias que hayan adquirido. Si se requieren licencias adicionales contactar a Methodware en o acceder a la ventana Empaquetar Instalador! Para acceder a la ventana Empaquetar Instalador: 1. Haga clic en el botón Empaquetar Modelo de la ventana Principal. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

190 describir la ventana Empaquetar Instalador campo describir Título Sub Directorio Nombre Install EXE Permitir a los usuarios seleccionar opción de instalación Una vez que su Modelo de Usuario Final esté empaquetado, el nombre de este campo pasa a ser el rótulo para el modelo en el menú Inicio de Microsoft Windows. Es también el nombre que aparece durante el proceso de instalación. Este campo tiene en forma predeterminada el nombre que usted le dió a su archivo, cuando lo ingresó en el campo Nombre de la ventana Detalles Modelo, y puede modificarlo según corresponda. Un nombre para el directorio en el cual se instalará el Modelo de Usuario Final empaquetado. Este campo tiene en forma predeterminada el nombre que usted le dió a su archivo de estructura, tal como lo ingresó en el campo Nombre de la ventana Detalles Modelo, sin los espacios intermedios. Si lo cambia, el mismo deberá ser de 8 caracteres o menos, sin espacios intermedios. Un nombre para el archivo instalador del Modelo de Usuario Final empaquetado. Este nombre en forma predeterminada es Install.exe. El nombre predeterminado puede ser dejado como está o modificarse si se considera necesario. Utilizar conjuntamente con la opción Incluir Instalador Motor. Esta opción permite a los usuarios finales elegir, cuando están instalando el Motor Advisor PathfinderTM y el Modelo de Usuario Final, el "path" (camino) del directorio. Si no está seleccionado, el "path" predeterminado del directorio es C:\Program Files\Methodware. El Modelo de Usuario Final se instalará de todas formas en el subdirectorio que usted escribió en el campo Sub-Directorio. Incluir Motor en la opción Esta opción instala el Motor Advisor PathfinderTM al mismo tiempo que está del Instalador instalando el Modelo de Usuario Final empaquetado. Conjunto Archivo Instalación Opción Instalar Un Esta opción empaquetará su Modelo de Usuario Final en Archivo un archivo ejecutable único. Si elige esta opción, luego de haber empaquetado el Modelo de Usuario Final, se crea automáticamente un directorio ONEFILE. Este directorio contiene su Modelo de Usuario Final empaquetado en forma de un archivo *.EXE - donde * es el nombre que usted ingresó en el campo Nombre Install EXE en la ventana Empaquetar Instalador. Para instalar el Modelo de Usuario Final empaquetado, los usuarios finales simplemente deberán hacer doble clic en el archivo ejecutable y seguir las instrucciones de la pantalla. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Agosto 2002

191 campo describir solapa describir Opción Instalar Diskette Esta opción empaquetará su Modelo de Usuario Final en una cantidad de archivos de 1.44MB que pueden ser copiados en diskettes de 1.44MB. Si elige esta opción, luego de haber empaquetado el Modelo de Usuario Final, se crea automáticamente un directorio DISKS. Este directorio contiene su Modelo de Usuario Final empaquetado en la forma de una cantidad de archivos Disk #.BND y archivos *.EXE - donde * es el nombre que usted ingresó en el campo Nombre Install EXE de la ventana Empaquetar Instalador. Copie el archivo.exe y el Disk 1.BND en el primer diskette y rotúlelo como Disk 1. Copie los restantes archivos Disk #.BND en diskettes separados y rotúlelos en forma apropiada. Para instalar el Modelo de Usuario Final empaquetado, los usuarios finales simplemente insertan el Disk 1, hacen doble clic en el archivo.exe y siguen las instrucciones de la pantalla. Primera Pantalla Ultima Pantalla Motor Ausente Pantalla Registro El texto de esta solapa se muestra cuando el usuario final comienza a instalar el Modelo de Usuario Final empaquetado. Se puede dejar el texto predeterminado como está o modificarlo según sea necesario. El Title (Título) del texto predeterminado cambiará automáticamente por el ingresado en el campo Título cuando se empaquetó el modelo. El texto de esta solapa se muestra cuando se completa la instalación del Modelo de Usuario Final empaquetado. Se puede dejar el texto predeterminado como está o modificarlo según sea necesario. CONSEJO:Este texto podría incluir información de contacto para consultas. El texto de esta solapa se muestra al usuario final si este intente instalar el Modelo de Usuario Final empaquetado en una PC que no tiene instalado el Motor Advisor PathfinderTM. Se puede dejar el texto predeterminado como está o modificarlo según sea necesario. Cuando se instala el Modelo de Usuario Final empaquetado, sólo aparece el texto de esta solapa si se requiere que el usuario final registre su nombre. Esta solapa sólo se muestra en la ventana Empaquetar Instalador si usted ha activado la opción Reemplazar nombre archivo de datos con nombre registrado en la ventana Detalles MUF. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Agosto 2002

192 ventana Distribuir Modelo Si usted ha comprado múltiples licencias de usuario final, la ventana Distribuir Modelo le permite elegir cómo desea distribuir su Modelo de Usuario Final empaquetado a otros usuarios, hasta la cantidad de licencias que haya adquirido. Si requiere licencias adicionales contacte a Methodware en o acceder a la ventana Distribuir Modelo! Para acceder a la ventana Distribuir Modelo: 1. Haga clic en el botón Distribuir Modelo de la ventana Principal. describir la ventana Distribuir Modelo Esta ventana está dividida en dos partes diferentes: 1. El método de distribución (en el lado izquierdo). 2. El Modelo de Usuario Final que está distribuyendo (en el lado derecho). El método de distribución En el lado izquierdo de esta ventana seleccione el método de distribución elegido. Puede optar por distribuir su Modelo de Usuario Final vía diskette, u otro (guardarlo en un disco duro o red local). Las opciones de sólo estará habilitadas si usted tiene instalado SMTP y/o MAPI32. Están soportadas dos formas de ; SMTP (sólo habilitada si fue suministrado por Methodware el archivo Smtpop32.dll), y MAPI32 (sólo habilitada si está instalado en su máquina el MAPI32.DLL). MAPI (Mail API) es una interfaz estándar provista por Microsoft. Si usted tiene Microsoft Exchange es probable que tenga MAPI instalado. SMTP es sólo relevante si usted tiene una conexión Internet y un host SMTP. Selección de Modelo de Usuario Final En el lado derecho de esta ventana seleccione en la lista de selección descolgable el Modelo de Usuario Final empaquetado que desea distribuir. Esta lista contiene todos los Modelos de Usuario Final empaquetados recientemente desde el archivo de estructura actual. (Si corresponde) Sólo se lista el último "Instalador Archivo Diskette" creado. Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario Final MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Agosto 2002

193 CONSOLIDAR LOS RESULTADOS DE ARCHIVOS COMPLETADOS La Herramienta Consolidación podría no estar disponible en algunos productos Methodware. La Herramienta Consolidación es un componente de la mayoría de los productos Methodware y le permite cargar y ver los detalles de las evaluaciones completadas. Esta herramienta le permite combinar, intercalar y analizar los resultados de múltiples archivos creados utilizando un producto Methodware durante cualquier período, sector del negocio, ubicación geográfica o combinación de ellos. Para detalles sobre Ver página comprender lo básico 3 describir la ventana de la herramienta consolidación 5 cómo comenzar 6 acceder a la herramienta consolidación 6 cargar archivos en la consolidación 6 crear una nueva consolidación 9 renombrar archivos de consolidación 9 seleccionar las secciones a consolidar de un archivo 9 ver la información consolidada 10 actualizar archivos de consolidación 11 remover archivos de la consolidación 12 guardar archivos de consolidación 13 abrir un archivo de consolidación existente 14 Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

194 Para detalles sobre continúa Ver página localizar la información que desea 15 acumular resultados 16 comparar resultados 16 filtrar los resultados consolidados 17 agrupar resultados 19 ocultar los resultados de un archivo 22 ponderar los resultados de un archivo 23 acumular y ver los detalles de consolidación a distintos 24 niveles crear y utilizar consultas para localizar información 24 Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

195 comprender lo básico La clave al utilizar la Herramienta Consolidación es identificar las preguntas que usted se está haciendo respecto de su información. Comprender claramente estas preguntas le ayudará a decidir qué funciones serán de mejor ayuda para obtener las respuestas. Qué tipos de archivos puedo consolidar? Se puede cargar en la consolidación cualquier cantidad y combinación de archivos similares de evaluación y formularios Word/HTML completados. Usted puede inclusive cargar directamente en la consolidación archivos de evaluación que haya zipeado, sin necesidad de deszipearlos. Puedo cambiar la información en la Herramienta Consolidación? Cuando usted carga un archivo en la consolidación, usted está realmente cargando una copia de la información que contiene ese archivo en ese momento. Su archivo fuente permanece intacto y no se ve afectado de ninguna forma por las acciones que usted ejecute en la Herramienta. De igual forma, si se realizan cambios en el archivo fuente luego de cargarlo en la consolidación, estos cambios no se muestran en la consolidación. No se puede editar la información que se copia en la Herramienta Consolidación. La información es de sólo- lectura y si se requieren cambios, necesitará editar el archivo en el producto Methodware y luego cargar nuevamente el archivo en la Herramienta Consolidación. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

196 Qué información puedo ver? La Herramienta Consolidación provee acceso a la misma información que usted puede ver de un archivo en su producto Methodware pero en forma de sólo-lectura. Como la información es de sólo-lectura, la mayor parte de la información se muestra en gris y todos los campos están desactivados. De igual forma que en su producto Methodware, en la Herramienta Consolidación usted puede:! Acceder y ver la información subyacente simplemente haciendo doble clic en un ítem de una solapa o gráfico.! Utilice los mismos botones de navegación para moverse por las ventanas de detalle de sólo-lectura para localizar la información que requiere. Puedo ver la información consolidada fuera de línea? Usted puede abrir fuera de línea una consolidación guardada y aún poder perforar y ver los detalles subyacentes. Esto es asi porque el archivo de consolidación incorpora copias completas de los archivos originales. Los predeterminados para un archivo pueden sin embargo determinar si se pueden o no ver algunos de los archivos de soporte que han sido adjuntados, por medio de solapas de Adjuntos, a un archivo consolidado. Para mayores detalles ver cargar archivos en la consolidación en la página 6. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

197 describir la ventana de la herramienta consolidación Se accede a todos los detalles para una consolidación y a todos la funcionalidad disponible desde una ventana central, la ventana Herramienta Consolidación. Esta ventana aparece cuando usted accede a la Herramienta y está esencialmente dividida en dos áreas principales, la Lista Cliente/Archivo, y el Area de Trabajo. Utilice menúes para acceder a funciones y a la ayuda en línea. Acceda rápidamente a funciones comunes utilizando los botones de la Barra de Herramientas. Elija si desea acumular o comparar los resultados de los archivos consolidados. Utilice en cada solapa los botones de la Barra de Herramientas para acceder a las funciones como lo haría en su producto Methodware. En las solapas se muestra toda la información. Estas solapas diferirán dependiendo de los archivos que esté consolidando. Lista Archivo/Cliente. Usted puede estructurar los archivos de esta lista en cualquier combinación. Por ejemplo, Acceda rápidamente a opciones adicionales mediante un clic en el botón derecho del mouse en la Lista Archivo/Cliente. Haga doble clic en un ítem en el Área de Trabajo para ver mayor información. También se puede acceder a funciones adicionales mediante:! Un clic en el botón izquierdo del mouse sobre la cabecera de una columna, y! Un clic en el botón derecho del mouse cuando está en el Área de Trabajo. Lista Cliente/Archivo Esta lista muestra los nombres de los archivos que ha cargado en la consolidación. Usted puede cargar todo o parte de una cantidad ilimitada de archivos de evaluación y formularios Word/Html completed en la consolidación y luego utilizando una variedad de métodos, puede agrupar aquellos archivos en una estructura de su elección. Una vez cargados, los resultados de los archivos individuales pueden ser fácilmente ocultados y ponderados para evaluar su impacto individual sobre los resultados generales. Area de Trabajo Esta área de la ventana Herramienta Consolidación muestra los detalles de los archivos que haya cargado en la consolidación. Desde aquí puede acceder y ver todos los detalles de los archivos cargados, aplicar varios ordenamientos y filtros, ejecutar consultas complejas y generar informes sobre su información consolidada. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

198 cómo comenzar Cuando accede por primera vez a la Herramienta Consolidación, se le presenta una ventana en blanco. A partir de allí usted necesita decidir qué archivos desea cargar en la consolidación. Este capítulo describe cómo acceder a la Herramienta y cargar los archivos. También describe la forma de administrar los archivos que cargue. acceder a la herramienta consolidación Puede acceder a la Herramienta Consolidación desde la mayoría de los productos Methodware. Sólo para Productos Builder de Methodware. Se puede acceder a la Herramienta Consolidación desde la Herramienta Builder y es una característica opcional en los Modelos de Usuario Final que se generen. " Para acceder a la Herramienta Consolidación: 1. En la ventana Principal de su producto Methodware, realice alguna de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón de la ventana Principal.! Haga clic en Abrir Herramienta Consolidar en el menú Archivo. Se cerrará su producto Methodware y aparecerá la ventana de la Herramienta Consolidación. Cuando acceda por primera vez a la Herramienta Consolidación, se le presenta una ventana en blanco. Desde aquí necesita decidir qué archivo desea cargar en la consolidación. cargar archivos en la consolidación Cuando carga un archivo en la consolidación, usted está realmente cargando una copia de la información que contiene ese archivo en ese momento. El archivo fuente permanece intacto y no se ve afectado de ninguna forma por las acciones que se realicen en la Herramienta. De igual forma, si se realizan cambios en el archivo fuente luego de haberlo cargado en la consolidación, estos cambios no se muestran en la consolidación. CONSEJO:Sólo para las Soluciones Multiusuario: Para asegurar que usted está cargando una copia actualizada, coordine la carga de archivos en la consolidación con otros usuarios para asegurar que no se estén realizando cambios al mismo tiempo que usted esté cargando los archivos. En la consolidación se puede cargar cualquier cantidad y combinación de archivos similares de evaluación y formularios Word/HTML completados. Se pueden cargar inclusive directamente en la consolidación archivos de evaluación que hayan sido zipeados, sin necesidad de deszipearlos previamente. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

199 IMPORTANTE: Si desea poder ver fuera de línea, los detalles de cualquier archivo de soporte que haya sido adjuntado a los archivos que usted carga en la consolidación, usted necesita antes de cargar los archivos: 1. Abrir el archivo en su producto Methodware particular. 2. Hacer clic en la opción Predeterminados..., Guardar adjuntos con zip en el menú Archivo. Cuando se lo selecciona aparece una marca. 3. Zipear el archivo utilizando la opción Zipear Archivos. Ver el módulo localizar y administrar archivos. 4. Extraer en su disco duro los archivos zipeados. " Para cargar archivos en la Herramienta Consolidación: Para crear una nueva lista de consolidación, haga clic en el botón, sin embargo, si no guarda los detalles de la consolidación actual, la misma se perderá. 1. En la ventana Herramienta Consolidación, realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en la opción Cargar Archivos en el menú Edición.! Haga clic en el botón derecho del mouse en la lista Archivos Clientes y haga clic en la opción Cargar Archivos. Aparecerá la ventana Abrir Archivo Cliente. CONSEJO:También puede hacer clic en la opción Cargar Todos Archivos en el menú Edición. Esta opción le permitirá cargar todos los archivos contenidos en el directorio data predeterminado. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

200 2. Elija el directorio que contiene los archivo(s) que desea cargar. CONSEJOS:! Ordene la lista de Archivos Cliente haciendo clic en las cabeceras de columnas Nombre, Nombre Archivo y Fecha. Haciendo clic en estas cabeceras cambia entre orden ascendente y descendente.! Imprima una lista detallada de los archivos disponibles en el directorio seleccionado haciendo clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Imprimir Lista. En la lista Archivos Cliente se muestra una lista de archivos válidos y formularios Word/HTML completados. 3. Seleccione los archivos a cargar utilizando uno o una combinación de los siguientes métodos: Se pueden cargar en una misma consolidación archivos con el mismo nombre. Estos se listarán separadamente y no se sobreescribirán. Para evitar cualquier confusión, una vez cargados en la consolidación usted puede renombrarlos.! Para seleccionar un archivo individual para cargar: - Haga doble clic en el archivo en la lista Archivos Clientes; o - Seleccione el archivo en la lista Archivos Clientes, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en el botón Transferir.! Para seleccionar una combinación de archivos, realice una de las siguientes acciones: - Presione y sostenga la tecla <Control> y haga clic en varios archivos en la lista Archivos Clientes y luego haga clic en el botón Transferir Seleccionados; o - Presione y sostenga la tecla <Shift> y haga clic en una secuencia de archivos y luego en el botón Transferir Seleccionados.! Para seleccionar todos los archivos en la lista Archivos Clientes, haga clic en el botón Transferir Todo. Todos los archivos que seleccionó para cargar se exhiben en la lista Archivos Seleccionados. CONSEJOS:! Para remover un archivo de la lista Archivos Seleccionados, simplemente haga doble clic sobre el mismo, luego en el botón derecho del mouse y haga clic en la opción Remover.! Si está cargando en la consolidación repetidamente el mismo conjunto de archivos, luego de seleccionar e ingresar los archivos en la lista de Archivos Seleccionados, haga clic en el botón Guardar Lista. Esto guardará la lista de Archivos Seleccionados. Luego, en cualquier momento podrá hacer clic en el botón Cargar Lista Guardada para recuperar la lista y cargarla en la consolidación. 4. Haga clic en el botón Cargar para cargar los archivos. Aparecerá la ventana Consolidación con los archivos que seleccionó. 5. Guarde la consolidación. Para mayores detalles ver guardar archivos de consolidación en la página 13. Para crear una nueva lista de consolidación, haga clic en el botón, sin embargo, si usted no guarda los detalles de la consolidación actual, los mismos se perderán. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Agosto 2002

201 crear una nueva consolidación " Para crear una nueva consolidación: 1. Si corresponde, guarde los detalles de la consolidación actual. Si no hace ésto, se perderán los detalles de esa consolidación. 2. Haga clic en el botón. 3. Cargue los archivos en la consolidación. renombrar archivos de consolidación Usted puede renombrar un archivo consolidado simplemente seleccionándolo en la lista Cliente/Archivo y haciendo un sólo clic. Un recuadro sólido delineará el nombre del archivo y usted podrá entonces sobreescribir con el nuevo nombre y presionar <enter>. Los nombres de los archivos cargados en la misma consolidación no tienen que ser únicos, sin embargo ayuda colocarles rótulos diferentes para evitar confusiones. seleccionar las secciones a consolidar de un archivo Cuando carga un archivo en la consolidación, toda la información de ese archivo es automáticamente copiada y luego cargada. Sin embargo, puede ser que algunas veces usted sólo desee ver ciertas secciones de los archivos consolidados, por ejemplo, podría querer ver sólo la sección de riesgos. La Herramienta Consolidación le permite escoger qué secciones particulares de los archivos desea consolidar. Esto se puede realizar antes o después de cargar los archivos en la consolidación. Los detalles de cualquier sección no seleccionada se ocultan en los resultados de la consolidación. La selección de secciones puede cambiarse en cualquier momento para mostrar secciones ocultas o para ocultar secciones adicionales sin necesidad de recargar los archivos en la consolidación. Grandes archivos de consolidación pueden requerir recursos intensivos. Eligiendo ocultar las secciones que no son necesarias, usted puede mejorar el uso de memoria y el desempeño del sistema. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Agosto 2002

202 " Para seleccionar secciones a consolidar: 1. Haga clic en la opción Cambiar secciones a consolidar... en el menú Archivo. 2. En el diálogo resultante, deseleccione las secciones que no desea mostrar en la consolidación. CONSEJOS:! Presione <CTRL+E> si los resultados no muestran los cambios recientes.! Para mostrar nuevamente las secciones ocultas, simplemente selecciónelas nuevamente. ver la información consolidada En el momento que se carga un archivo en la consolidación se copia toda la información relacionada con ese archivo. Por cada archivo cargado, la ventana de la Herramienta Consolidación presenta una vista predeterminada de la información resumen. Se puede ver la información subyacente de igual forma que en el producto Methodware que la originó. Toda la información que se puede ver desde la Herramienta Consolidación es de sólo-lectura y no puede ser cambiada. Si cuando está viendo los archivos consolidados, identifica áreas que requieren cambios, necesitará abrir y actualizar el archivo fuente en su producto Methodware, y luego cargar nuevamente en la consolidación el archivo actualizado. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Agosto 2002

203 " Para acceder a mayor información:! Desde una solapa, realice alguna de las siguientes acciones:! Haga doble clic en el nombre del item, o! Seleccione el item y haga clic en el botón.! Desde un gráfico de barras, haga doble click en una barra del gráfico.! Desde un gráfico matriz, haga doble clic en el nombre del item en la leyenda. Para regresar a la ventana de la Herramienta Consolidación haga clic en el botón. NOTAS:! También puede perforar hacia abajo dentro de las ventanas de sólo-lectura. Por ejemplo, puede acceder a los detalles sobre un control vinculado desde la ventana Riesgos. Lo mismo es verdadero aún si usted ha deseleccionado la sección Riesgos utilizando la opción Cambiar secciones para consolidar. Para mayores detalles ver seleccionar las secciones a consolidar de un archivo en la página 9.! Dependiendo de cómo cargue los archivo en la consolidación, usted puede ver en línea o fuera de línea los detalles de los archivos de soporte que han sido adjuntados a los archivos consolidados. Para mayores detalles ver cargar archivos en la consolidación en la página 6. actualizar archivos de consolidación Es importante comprender que cuando usted carga archivos en la herramienta de consolidación, realmente está cargando copias de esos archivos. No hay un vínculo entre las copias que carga en la Herramienta y sus contrapartes originales. Los archivos fuente permanecen intactos y no son afectados por las acciones que usted realice en la Herramienta. De igual forma, si se realizan cambios en los archivos fuente luego de cargarlos en la consolidación, estos cambios no aparecerán en la consolidación. Para actualizar una consolidación, usted necesita cargar nuevamente los archivo(s) actualizados. Cuando usted carga nuevamente un archivo en la consolidación, el archivo existente en la consolidación no se sobreescribirá. Necesitará remover de la consolidación el archivo existente, y luego renombrar y reposicionar el archivo actualizado en la lista Cliente/Archivo, según corresponda. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 Agosto 2002

204 En forma predeterminada, el archivo de consolidación se actualiza automáticamente luego de realizar cada cambio. Por ejemplo, cuando se agrega un archivo en la consolidación, se crea o remueve un grupo, o incluso se ocultan los scores de uno o más archivos, se verá instantáneamente el impacto del cambio en los resultados de la consolidación. Para grandes consolidaciones, la actualización de los resultados de la consolidación para reflejar los cambios podría tomar algún tiempo. Se dispone de la opción de omitir la función de actualización automática y actualizar el archivo de consolidación manualmente en el momento que se desee. Por ejemplo usted puede elegir actualizar el archivo luego de realizar un cambio individual, o bien actualizarlo recién después de realizar una cantidad de cambios. " Para anular la actualización automática: 1. Acceda al menú Edición. 2. Deseleccione la opción de Auto-Cálculo. Para rehabilitar la opción de auto-cálculo simplemente selecciónela nuevamente. " Para actualizar manualmente el archivo de consolidación: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en la opción Forzar Evaluar en el menú Edición.! Presione <CTRL+E> El archivo de consolidación no reflejará los cambios hasta que se realice esta acción. remover archivos de la consolidación " Para remover un archivo de la consolidación: 1. Seleccione el archivo en la Lista Cliente/Archivos. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar.! Haga clic en la opción Eliminar Línea del menú Edición. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 Agosto 2002

205 NOTAS:! Cuando usted elimina un archivo de la consolidación realmente no lo está eliminando, simplemente lo está removiendo de la consolidación.! También puede eliminar un grupo (y los archivos de ese grupo) de la consolidación utilizando el mismo método. Si sólo desea eliminar el grupo y mantener los archivos de ese grupo, seleccione el grupo y haga clic en el botón. guardar archivos de consolidación A diferencia de los archivos de su Producto Methodware, el archivo de consolidación no se guarda automáticamente. Se perderá su consolidación actual, los archivos cargados, cualquier agrupamiento realizado, y cualquier filtro aplicado cuando realice alguna de las siguientes acciones:! Cree una nueva consolidación.! Abra una consolidación existente.! Cierre el archivo de consolidación.! Cierre la Herramienta Consolidación.! Cargue su Producto Methodware. Si usted estará analizando más de una vez la misma combinación de archivos, puede guardar la consolidación para poder contar permanentemente con una preparación rápida del material. Una vez guardado, puede acceder fácilmente al archivo para análisis futuros. También puede, luego de un período de tiempo, cargar los mismos archivos en la consolidación para analizar el progreso. CONSEJOS:! En lugar de guardar los archivos en un archivo de consolidación único y grande, usted podría considerar su agrupamiento y guardarlos en archivos de consolidación separados, más pequeños. Por ejemplo, usted podría agrupar y guardar sus archivos en archivos de consolidación separados basados en la ubicación geográfica. Para luego ver los resultados combinados como un modelo global, todo lo que necesita hacer es cargar todos los archivos de consolidación individuales, en una nueva consolidación.! Si está cargando en la consolidación repetidamente el mismo conjunto de archivos, luego de seleccionar e ingresar los archivos en la lista de Archivos Seleccionados, haga clic en el botón Guardar Lista. Esto guardará la lista de Archivos Seleccionados. Luego, en cualquier momento podrá hacer clic en el botón Cargar Lista Guardada para recuperar la lista y cargarla en la consolidación. Para mayores detalles ver cargar archivos en la consolidación en la página 6. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 13 Agosto 2002

206 " Para guardar el archivo de consolidación: 1. Realice alguna de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en la opción Guardar del menú Archivo. 2. Escriba un nombre para la consolidación y haga clic en el botón OK. El archivo de consolidación se guarda con el format.sav abrir un archivo de consolidación existente Si tiene una consolidación actualmente a la vista y desea retener la información para uso futuro, debe guardarla antes de abrir un archivo existente, caso contrario la perderá. " Para abrir un archivo de consolidación existente: 1. En la ventana Herramienta de Consolidación realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en la opción Cargar del menú Archivo. Aparecerá una caja de diálogo. 2. Seleccione la consolidación guardada (.sav) y haga clic en el botón Abrir. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 14 Agosto 2002

207 localizar la información que desea Analizar los resultados de múltiples archivos ya no es una tarea consumidora de tiempo o desalentadora. La Herramienta Consolidación hace rápida y fácil la tarea de análisis proveyendo distintas formas de localizar y ver la información que necesita. El método a seleccionar dependerá de la pregunta que uno se haga. Al utilizar la Herramienta usted puede:! ver los resultados de los archivos que cargó como un perfil completo. Para mayores detalles ver acumular resultados en la página 16.! comparar los resultados individuales de cada archivo cargado. Para mayores detalles ver comparar resultados en la página 16.! localizar registros específicos definiendo y aplicando distintos filtros. Al utilizar filtros usted simplemente describe las características o contenido de la información que desea localizar y permite que la Herramienta Consolidación recupere sólo aquellos registros que coinciden con su descripción. Por ejemplo, usted puede querer ver los riesgos con un score de evaluación por encima de cierto valor. Para mayores detalles ver el módulo filtrar y ordenar información.! ordenar su información aplicando múltiples ordenamientos numéricos/alfabéticos ascendentes o descendentes. Para mayores detalles ver el módulo filtrar y ordenar información.! agrupar los resultados. Para mayores detalles ver agrupar resultados en la página 19.! ocultar los resultados. Para mayores detalles ver ocultar los resultados de un archivo en la página 22.! ponderar los resultados. Para mayores detalles ver ponderar los resultados de un archivo en la página 23.! acumular los resultados a distintos niveles. Para mayores detalles ver acumular y ver los detalles de consolidación a distintos niveles en la página 24.! crear consultas simples o más complejas para aislar e identificar sólo aquellos archivos de la consolidación que coinciden con un criterio específico. Por ejemplo, localizar aquellos archivos que tienen un segmento(s) particular respondido de una manera particular. Para mayores detalles ver crear y utilizar consultas para localizar información en la página 24.! generar informes sobre los resultados. Para mayores detalles ver el módulo informes. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 15 Agosto 2002

208 acumular resultados Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Si esta opción no está disponible, los archivos de consolidación están, en forma predeterminada, en modo "comparar". Usted puede acumular los resultados de archivos completados cargados en la consolidación. Esta opción le permite ver el perfil completo para todos los archivos cargados en la consolidación. Utilícela para intercalar automáticamente y luego promediar los resultados de los items de todos los archivos cargados en la consolidación. Por ejemplo, esta opción intercalará automáticamente los detalles de los mismos riesgos presentes en cada uno de los archivos consolidados para mostrar un promedio de los puntajes de evaluación combinados. " Para acumular los resultados de los archivos cargados: 1. Haga clic en el botón radial Acumular en parte superior izquierda de la ventana. Una vez seleccionado:! Los detalles Resumen en las solapas del item se reordenarán automáticamente por orden de item. No cambiará cualquier ordenamiento existente.! Para todos los items similares los puntajes son acumulados, promediados y luego graficados. NOTAS:! No se acumularán los detalles de las secciones no graficadas, por ejemplo, Detalles y Resúmenes Ejecutivos.! No se acumulan los puntajes al nivel más bajo. comparar resultados Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Si esta opción no está disponible, los archivos de consolidación están, en forma predeterminada, en modo "comparar". La opción Comparar presenta los resultados individuales de cada uno de los archivos cargados en la consolidación permitiéndole luego comparar los resultados. " Para comparar los resultados de los archivos cargados: 1. Haga clic en el botón radial Comparar en la parte superior izquierda de la ventana. Una vez seleccionado:! Los detalles Resumen en las solapas del item se reordenarán automáticamente en orden de archivo/grupo. No cambiará cualquier definición de ordenamiento existente.! Los puntajes para cada archivo/grupo son graficados por separado. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 16 Agosto 2002

209 filtrar los resultados consolidados Habrá muchas preguntas que usted se hará sobre los archivos consolidados. Estas irán desde el simple " cuántos?" hasta el complejo " cuántos de un tipo particular, de ciertas áreas, dentro de un cierto rango de fecha, son evaluados como...?". La Herramienta Consolidación no establece reglas sobre los tipos de preguntas que se pueden hacer sobre la información consolidada. El rango disponible de opciones de filtro hace sencillo obtener las respuestas, aún las más complejas. Para mayores detalles ver el módulo ordenar y filtrar información. Una vez aplicado se puede guardar el criterio de filtro para reutilizarlo en la consolidación cuando sea requerido. filtrar resultados por el contenido de campos claves Contenidos en las ventanas de Detalles, y si es aplicable, en las de Resúmenes Ejecutivos de su producto Methodware hay campos "globales", por ejemplo, Tamaño Unidad de Negocio y Nombre. Se puede filtrar la información consolidada por los resultados capturados en estos campos. NOTAS:! La lista de campos globales que puede utilizar para filtrar fue determinada por el desarrollador de su producto Methodware.! Sólo para Productos Builder de Methodware. La lista de campos globales contendrá los campos adicionales del Modelo de Usuario Final que usted determinó en la solapa Globales de la Herramienta Builder. " Para aplicar un filtro global: 1. Haga clic en la opción Filtrar del menú Edición. Aparecerá la ventana Filtros Consolidación. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 17 Agosto 2002

210 La lista de campos globales disponibles sobre los cuales se puede ordenar. El rango de respuestas posibles para el archivo global seleccionado. Utilice un conector si desea filtrar sobre más de un campo o respuesta posible. Su criterio de filtro. 2. Seleccione el campo global en el campo Lista Claves Globales. 3. Seleccione la respuesta dentro del rango expuesto de respuestas posibles. 4. Si es aplicable, agregue criterios adicionales. Adicione a su criterio, según corresponda:! AND que recuperará los registros que contengan todo el criterio.! OR que recuperará los registros que contengan algunos de sus criterios. 5. Haga clic en Cerrar para completar la aplicación del filtro. Una vez que haya aplicado un filtro global, los archivos que no coincidan el criterio de filtrado son deshabilitados y sus resultados ocultados de la consolidación. " Para restaurar un filtro global: 1. Haga clic en la opción Restaurar Filtros en el menú Edición. Sólo está habilitada esta opción si se ha aplicado un filtro global. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 18 Agosto 2002

211 agrupar resultados En forma predeterminada, los archivos que carga en la consolidación se muestran al nivel más alto en la Lista Cliente/Archivo. Habrá muchas formas en que usted querrá organizar, ver y acumular los resultados de esos archivos. Por ejemplo, usted puede querer agrupar y ver los resultados de los archivos consolidados para una ubicación geográfica específica o unidad de negocio o cubriendo un período dado de tiempo. La Herramienta de Consolidación le facilita el proceso de organizar los archivos consolidados en una jerarquía o estructura de su elección. Usted no está limitado por la cantidad de grupos que puede crear o la cantidad de archivos que puede colocar dentro de un grupo o la cantidad de niveles dentro de los cuales puede colocarlos. Una vez agrupados, los detalles de los archivos agrupados son automáticamente acumulados en los niveles de esos grupos para ver, graficar y elaborar informes. Se pueden ver los resultados subyacentes de un grupo, en cualquier etapa, haciendo doble clic en cualquier item asociado a ese grupo. Esencialmente, hay dos formas principales de agrupar los archivos; manualmente o automáticalmente utilizando respuestas claves. agrupar manualmente sus archivos Usted puede agrupar los archivos cargados en la consolidación en cualquier estructura que satisfaga sus necesidades. No está limitado en la cantidad de grupos que puede crear o la cantidad de archivos o sub-grupos que puede colocar en un grupo. " Para agrupar sus archivos: 1. Reordene en grupos la lista de archivos cargados, según sea necesario, utilizando uno de los siguientes métodos:! Seleccione un archivo y utilice los botones y según corresponda.! Seleccione un archivo, haga clic en el botón derecho del mouse y en las opciones Mover Arriba y Mover Abajo según corresponda. 2. Seleccione el primer archivo en un grupo y realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en el botón derecho del mouse y en la opción Insertar Grupo.! Haga clic en la opción Insertar Grupo del menú Edición. 3. Escriba un nombre para el grupo y presione <Enter>. Todos los archivos debajo de ese nombre están ahora en ese grupo. 4. Repita los pasos 2 y 3 para otros grupos. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 19 Agosto 2002

212 NOTAS:! Los grupos creados luego bajo un grupo existente forman parte automáticamente de ese grupo existente. Si desea que todos sus grupos están al mismo nivel, seleccione el nombre del grupo y haga clic en el botón. Esto moverá el grupo y los archivos que están en ese grupo en un nivel.! Se puede reposicionar un grupo entero haciendo clic en el nombre del grupo y utilizar los botones y. agrupar automáticamente sus archivos utilizando respuestas claves Usted puede agrupar sus archivos consolidados por el contenido de campos claves. Estos campos están listados en el campo Agrupar Por. Simplemente seleccionando un campo en esta lista, los resultados consolidados se reagruparán automáticamente de acuerdo con sus respuestas al campo seleccionado. ADVERTENCIA: Esta opción cambiará los agrupamientos existentes y/o el orden de los archivos en la Lista Cliente/Archivo. " Para agrupar los archivos por respuesta: 1. Seleccione el campo que desea utilizar para agrupar la información en el campo Agrupar Por. NOTAS:! Si este campo no ha sido completado, el archivo se agrupa automáticamente bajo el grupo No Agrupado. Este grupo es "invisible" - los resultados de los archivos que están en ese grupo se ocultan de la vista.! Usted puede cambiar el nombre del grupo No Agrupado simplemente destacándolo, haciendo un clic y sobreescribiendo encima.! Para restaurar los resultados del grupo oculto, haga clic en el nombre del grupo No Agrupado y luego en el botón. Puede ocultar nuevamente los resultados repitiendo esta acción.! Puede remover este agrupamiento haciendo clic en Ninguno en el campo Agrupar Por.! Esta forma de agrupamiento no impacta en los filtros que haya aplicado.! El desarrollador de su producto Methodware determinó las opciones disponibles en la lista de campos Agrupar por.! Sólo para Productos Builder de Methodware. La lista de campos Agrupar Por contendrá los campos adicionales "multi-choice" y de selección del Modelo de Usuario que usted haya determinado en la solapa Globales de la Herramienta Builder. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 20 Agosto 2002

213 trabajar con grupos Para administrar la lista de archivos de la Lista Cliente/Archivo puede expandir los grupos para ver los archivos individuales que hay en ese grupo y colapsarlos para mostrar sólo el nombre del grupo. Estas acciones no cambian la información que se muestra en las solapas. " Para ver los archivos que hay en un grupo: 1. Expanda el grupo utilizando uno de los siguientes métodos:! Seleccione el grupo y haga clic en el botón.! Seleccione el grupo, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Expandir/Contraer.! Haga clic en el símbolo "+" próximo al grupo. " Para colapsar un grupo expandido: 1. Colapse un grupo expandido utilizando uno de los siguientes métodos:! Seleccione el grupo y haga clic en el botón.! Seleccione el grupo, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Expandir/Contraer.! Haga clic en el símbolo "-" próximo al grupo. " Para eliminar un grupo: Cuando elimina un grupo utilizando los siguientes métodos, no se eliminan los archivos contenidos en ese grupo. Los mismos son movidos al grupo que está por encima de ellos en la lista Cliente/Archivo. 1. Seleccione el grupo y realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Seleccione el grupo, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar Grupo.! Haga clic en la opción Eliminar Grupo en el menú Edición. CONSEJO: Para eliminar el grupo y el contenido del grupo, seleccione el grupo y haga clic en el botón. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 21 Agosto 2002

214 ocultar los resultados de un archivo Usted se puede dar cuenta de que uno o más de los archivos no está completado o que está en una etapa diferente de evaluación o madurez que los otros. La opción Ocultar/Mostrar le permite evaluar el impacto en su perfil de riesgo que tienen los resultados de un archivo o grupo en particular. Utilizando esta opción usted puede ver instantáneamente cómo luce su perfil de riesgo si remueve el archivo/grupo de la consolidación. " Para ocultar los resultados de un archivo/grupo: 1. En la lista Cliente/Archivo, seleccione el grupo o archivo. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el boón.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Hacer Invisible.! Haga clic en la opción Hacer Invisible del menú Edición. El grupo o archivo será grisado en la lista Cliente/Archivo y los resultados de ese grupo o archivo se remueven de la vista. " Para mostrar nuevamente los resultados de un archivo/grupo oculto: 1. En la lista Cliente/Archivo, seleccione el grupo o archivo oculto. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Restaurar a Visible.! Haga clic en la opción Restaurar a Visible en el menú Edición. Aparecerán nuevamente los resultados de ese grupo o archivo. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 22 Agosto 2002

215 ponderar los resultados de un archivo En forma predeterminada, los scores para los archivos que cargue en una consolidación se ponderan al 100%, permitiéndole visualizar los scores exactos (ponderación x score). En situaciones en las cuales los resultados de un archivo o grupo pudieran incorrectamente producir desvíos en los resultados generales, usted puede ajustar sus ponderaciones individuales. Por ejemplo, usted puede desear reducir el peso de un archivo si esa unidad de negocio es de menor importancia relativa para la operación de la compañía. Por supuesto, esto podría ser al revés para unidades de negocio importantes o vitales. Por ejemplo: Ponderación Scores Archivo 1 (100%) 50 Archivo 2 (100%) 50 Archivo 3 (100%) 75 Archivo 4 (100%) 80 Los mismos archivos con las ponderaciones ajustadas: Archivo 1 (100%) 50 Archivo 2 (50%) 25 Archivo 3 (300%) 225 Archivo 4 (100%) 80 Usted puede aumentar o disminuir las ponderaciones para asegurar que la importancia relativa de los archivos cargados está correctamente reflejada en los gráficos y reportes de consolidación. NOTAS:! También puede aplicar ponderaciones a los grupos. Los nuevos grupos también son ponderados automáticamente con el 100%.! Sólo para Productos Builder de Methodware. Esta función de ponderación es adicional a cualquier ponderación que hubiera aplicado al item cuando lo definió en la estructura. " Para alterar la ponderación de los scores de un archivo/grupo: 1. En la lista Cliente/Archivo, seleccione el grupo o archivo. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Definir Peso. Escriba el nuevo peso y haga clic en el botón OK.! Haga nuevamente clic en el grupo o archivo, sobreescriba el peso existente según corresponda y presione <Enter>. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 23 Agosto 2002

216 acumular y ver los detalles de consolidación a distintos niveles La información que se ve en los gráficos es acumulada automáticamente a distintos niveles. Estos niveles están determinados por la estructura de los archivos que se están consolidando y la forma en que usted ha agrupado y posicionado los archivos en la consolidación. Usted tiene la opción de acumular y ver la información resumen que se muestra para cada item (por ejemplo, Riesgos o Controles) en las solapas de la ventana Herramienta de Consolidación, también a esos niveles. En cada una de las solapas de los items de la Consolidación, el campo Nivel presenta los niveles disponibles para la consolidación actual. El nivel más bajo (indicado por el número más alto) muestra todos los items en los archivos consolidados. crear y utilizar consultas para localizar información Una consulta es una descripción de los registros que desea recuperar desde un archivo de consolidación. Como su nombre lo indica, una consulta ayuda a responder cuestiones específicas sobre la información del archivo de consolidación. Por ejemplo, " Qué preguntas no han sido aún respondidas?" o " Qué preguntas han sido respondidas de cierta manera?". La función Consulta le permite localizar, entre los archivos cargados en la consolidación, sólo aquellos archivos que coincidan con un criterio determinado. La función Consulta efectivamente "filtra" los archivos consolidados mientras que los filtros simples de texto y fecha le permiten filtrar sólo la información consolidada. Las consultas que puede crear pueden ser desde simples a complejas. Y la clave para crear una consulta es comprender claramente la pregunta que desea realizar. Su criterio de selección para las consultas consiste en una descripción de los registros que desea recuperar y de la información que esos registros deberían contener. Por cada item en su criterio de selección de consulta usted especifica un criterio que se debe comparar. Por ejemplo, usted puede crear una consulta para mostrar sólo aquellas cuestiones respondidas de una forma particular, ej: "No Respondido". Para ver registros para preguntas respondidas como "No Respondidas" o "No Aplicable", usted puede expandir su consulta con una condición OR. Usted también puede estrechar su consulta con una condición AND. Por ejemplo, para ser incluida en los resultados de la consulta usted podría querer las preguntas respondidas como "No Respondidas" del área de Wellington; la pregunta debe tener como respuesta "No Respondida" y ser de un archivo para el área de Wellington. Todas las consultas creadas se pueden guardar para uso posterior. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 24 Agosto 2002

217 " Para ejecutar una consulta: 1. Haga clic en la opción Consulta del menú Edición. Aparecerá la ventana Consulta. Select the item being queried from the hierarchy. This tree is ordered in the same manner as the Outline tab in your Methodware product. Si usted desea colocar otro ítem en su consulta, seleccione el conector deseado. Seleccione los parámetros de su consulta. La información disponible en este panel depende de las opciones disponibles para el ítem que seleccionó Se mostrarán aquí los detalles del ítem que seleccionó y los parámetro(s). 2. Especifique el criterio de la consulta. 3. Expanda la estructura y seleccione el item que desea consultar. Se muestra el rango de respuestas posibles para ese item. 4. Seleccione la respuesta en la cual está interesado. La respuesta que selecciona se muestra en el campo Descripción Regla. 5. Expandir el criterio de consulta con una condición OR: 5.1 Haga clic en el botón radial OR. 5.2 Seleccione su segundo criterio de consulta. 5.3 Repita para cada criterio adicional en la consulta. Los registros deben contener cualquiera de los valores para ser incluidos en los resultados de la consulta. 6. Restringir el criterio con una condición AND: 6.1 Haga clic en el botón radial AND. 6.2 Seleccione su segundo criterio de consulta. 6.3 Repita para cada criterio adicional en la consulta. Los registros deben contener todos los valores para ser incluidos en los resultados de la consulta. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 25 Agosto 2002

218 7. Haga clic en el botón Ejecutar Consulta. CONSEJOS:! Guarde el criterio de consulta para uso futuro haciendo clic en el botón Guardar.! Utilice el botón Restaurar Consulta para borrar la consulta.! Ordene y o aplique filtros adicionales a los registros obtenidos haciendo clic con el botón izquierdo del mouse en el título de una columna. Consolidar los Resultados de Archivos Completados MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 26 Agosto 2002

219 SINCRONIZAR ARCHIVOS Esta opción es aplicable sólo a las soluciones Multiusuario. Usted puede copiar o "sinc" items de un archivo maestro para editar fuera de línea, por ejemplo, cuando no esté conectado a la red. Una vez sincronizados hacia afuera, no se pueden realizar cambios a esos items en el archivo maestro hasta que los mismos sean re-sincronizados o su copia sincronizada sea anulada por el Administrator. En su copia sincronizada, usted sólo puede cambiar los detalles de los items que ha sincronizado, pero no cualquier otro item. Este módulo explica los principios de la sincronización. Para obtener detalles sobre Ver página hacer una copia sincronizada 2 invalidar items sincronizados 3 resincronizar una copia sinc con el archivo maestro 4 Sincronizar Archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

220 hacer una copia sincronizada NOTAS:! Esta opción es aplicable sólo a las soluciones Multiusuario.! Si es aplicable a su software multiusuario, usted no puede sincronizar el mapa de estructura. Los detalles del mapa de estructura están almacenados en único registro. Sólo un usuario puede editar este registro a la vez. El primer usuario que abre el archivo bloquea el mapa de estructura. A los usuarios subsiguientes que abren el archivo se les informa que el mapa de estructura está bloqueado. " Para sincronizar items: 1. Haga clic en la opción Crear Copia Sinc en el menú Archivo. Sólo está habilitada esta opción cuando está abierto un archivo maestro multiusuario. Sólo se exhibe este botón a los usuarios con el grupo de seguridad "Administrador". 2. Expanda la estructura del archivo y seleccione el primer item a editar fuera de línea. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Sync Out (Sinc Afuera). NOTAS:! AMARILLO = el item está disponible para sincronizar.! ROJO = el item ya está sincronizado para otro usuario. (La id del usuario aparece a continuación del item.)! VERDE = el item está sincronizado para usted. (Su id de usuario aparece a continuación del item.)! GRIS = los items agrupados bajo esa selección son una combinación de los mencionados arriba.! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Remove Sync (Remover Sinc) para reversar el proceso (esto se complementa con Sync Out). 4. Repita los pasos 2 y 3 para los items siguientes. Sincronizar Archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

221 5. Haga clic en el botón Crear Copia Sinc. 6. En el diálogo resultante, seleccione un directorio y escriba un nombre para su archivo sincronizado (sinc). 7. Haga clic en el botón Guardar. El archivo maestro es copiado automáticamente, aparece nuevamente la ventana Principal, y:! Los items sincronizados aparecen en letra gris en el archivo maestro.! Cuando se selecciona el item, la barra de estado identifica al item como estando sincronizado y su id de usuario como propietario del archivo sinc.! Otros usuarios sólo pueden acceder a los detalles del item sincronizado en modo de sólo-lectura.! En la columna Sync Owner (Propietario Sinc) de la solapa del item(s) aparece su id de usuario. invalidar items sincronizados Esta opción es aplicable sólo a soluciones Multiusuario. Si a usted se le ha asignado un grupo de seguridad Administrador, puede invalidar cualquier item sincronizado y ponerlo nuevamente disponible para editar en el archivo maestro. IMPORTANTE: Cuando se realiza ésto, los archivos sinc que contienen a ese item se vuelven inválidos. Los cambios que se realicen en esos archivo no pueden ser resincronizados nuevamente en el archivo maestro. " Para invalidar archivos sinc: 1. Haga clic en la opción Crear Copia Sinc en el menú Archivo. Sólo está habilitada esta opción cuando hay abierto un archivo. 2. Expanda la estructura del archivo y seleccione el primer item sincronizado que desea invalidar. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Remove Sync (Remover Sinc). 4. Repita los pasos 2 y 3 para los siguientes items sinc. 5. Haga clic en el botón Guardar Cambios. Sólo aparecerá este botón si se le ha asignado el grupo de seguridad Administrador. Sincronizar Archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

222 resincronizar una copia sinc con el archivo maestro Esta opción sólo es aplicable a soluciones Multiusuario. ADVERTENCIA: El nombre y ubicación del directorio del archivo maestro están almacenados en su copia sinc. Si se muda el archivo maestro usted no podrá resincronizar. " Para resincronizar: 1. Conéctese a la red. 2. Abra su copia sinc. 3. En el diálogo resultante, seleccione una de las siguientes opciones: Resincronizar (Eliminar Sinc) Actualizar el archivo maestro con sus cambios Y eliminar la copia sinc. Cuando se completa el proceso aparece el archivo maestro actualizado y sus items que estaban sincronizados ya no lo están. Resincronizar (Abrir Sinc) Actualizar el archivo maestro con sus cambios Y luego crear una nueva copia sincronizada. Cuando se completa el proceso aparece su nueva copia sinc. Ver "Nota abajo". Resincronizar (Abrir Maestro) Actualizar el archivo maestro con sus cambios Y luego crear una nueva copia sincronizada. Cuando se completa el proceso aparece el archivo maestro. Ver "Nota abajo". Cancelar Sincronizar Eliminar su copia sinc sin actualizar el archivo maestro. (No actualizar y eliminar sinc) Abrir Maestro Abrir el archivo maestro sin actualizarlo y dejando su copia sinc intacta. Abrir Sinc Abrir su copia sinc sin actualizar el archivo maestro. * Si usted ha eliminado un item (ej: un riesgo) en su copia sinc, luego de resincronizar, el item no es eliminado en el archivo maestro. Sólo se remueve el vínculo entre ese item y otros items. Sincronizar Archivos MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

223 ELABORACIÓN DE INFORMES Con unos pocos clics de mouse se puede generar un amplio rango de reportes estándar y modificables de alta calidad, focalizados sobre todos los aspectos de su archivo. Dependiendo del producto Methodware que esté utilizando, los reportes se pueden generar en RTF (Formato de Texto Enriquecido), DBF (Formato de Base de Datos) y HTML (Hyper Text Mark-up Language). Usted puede personalizar la mayoría de los informes para capturar e imprimir su propia información exclusiva. Los cambios que puede realizar van desde simplemente alterar el aspecto del reporte hasta cambiar el tipo de información y su nivel de detalle. Para detalles sobre Ver página requerimientos de software para informes 5 Formatos de Reportes 6 informes RTF (Formato de Texto Enriquecido 6 formularios Word 7 informes DBF (Formato Base de Datos) 7 informes / formularios HTML 8 Cambiar los Predeterminados 9 cambiar la denominación predeterminada de los archivos de informes 9 Cambiar los Predeterminados 9 cambiar el directorio predeterminado para archivo de informes 10 cambiar el tamaño predeterminado del papel de los informes 11 cambiar el editor RTF predeterminado 12 Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Agosto 2002

224 Para detalles sobre continúa Generating Reports Ver página generar informes 14 generar informes RTF de columnas 16 separar informes y enviarlos por 17 separar informes por elementos de listas de columnas 19 filtrar items de informes 21 ordenar la información de los informes 20 Modificar y Trabajar Con Informes 24 diálogo informes listas 25 ventana definición de informe 27 descripción barra de herramientas 28 copiar y pegar informes 31 diálogo campos seleccionados para informe 30 cambiar nombres de informes 32 completar formularios Word 32 completar formularios HTML 33 cargar los detalles de formularios HTML/Word completados 33 eliminar un informe 40 Guardar, Importar e Imprimir Información de Reportes 41 guardar informes nuevos/modificados 41 cargar informes temporariamente (importación) 41 cargar permanentemente informes nuevos/modificados 42 guardar informes RTF de columnas 43 guardar la definición de informes RTF/HTML 44 imprimir definiciones de informes RTF/HTML 44 Definir Contenido de Reportes 45 niveles de informes RTF de columnas 45 Informar Grupos Vacíos 45 definir el contenido... de reportes DBF 46 agregar campos en un informe DBF 46 renombrar campos DBF 47 reordenar campos DBF 47 cambiar el ancho de campos DBF 48 alterar los puntos decimales de campos DBF numéricos 48 eliminar campos DBF 49 Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Agosto 2002

225 Para detalles sobre continúa Ver página definir el contenido... de reportes RTF/HTML 50 modificar los niveles informados 50 los niveles disponibles 50 Qué nivel selecciono? 51 ilustración de niveles 52 posicionar campos de informes RTF/HTML 54 definir tablas en informes RTF/HTML 55 definir el contenido de la tabla 55 definir el ancho de celdas de la tabla 55 definir el aspecto de la tabla 56 utilizar el diseñador de celdas 57 acceder al diseñador de celdas 57 utilizar el diseñador de celdas 57 describir los campos y solapas de la ventana diseñador de 59 celdas aplicar estilos de formato a informes RTF/HTML 63 crear y modificar estilos Microsoft Word 64 eliminar estilos 64 notas y consejos sobre utilización de estilos 65 insertar tabuladores en informes RTF/HTML 66 definir el contenido de informes RTF/HTML 67 agregar texto adicional en informes RTF/HTML 67 elaborar reportes sobre información de campos específicos 68 visualizar e imprimir los campos disponibles para elaborar 68 informes insertar campos en reportes 70 utilizar variables globales 71 ver e imprimir las variables globales disponibles 71 insertar variables globales 72 utilizar variables de informe 73 variables de fórmula 73 variables de agrupamiento 75 utilizar caracteres especiales 77 describir los caracteres especiales disponibles 77 ver e imprimir la lista de caracteres especiales 87 insertar caracteres especiales 88 Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Agosto 2002

226 Para detalles sobre continúa Ver página utilizar Expresiones IF 89 describir las {Expresiones IF} soportadas 89 ver e imprimir las {Expresiones IF} soportadas 92 insertar y utilizar {Expresiones IF} 93 asignar niveles de autotexto y claves de autotexto 94 Claves de AutoTexto 95 Valores de AutoTexto 96 Combinar AutoTextValue y AutoTextKey 96 insertar gráficos EXCEL en informes 97 Macros Microsoft Excel 99 gráfico acumulativo de barras 99 gráfico acumulativo de barras por categoría 100 gráfico de barras de brechas 101 gráfico de barra única 102 gráfico de barras de desagregación 103 gráfico de barras de puntajes 104 gráfico de barras consolidado 104 gráfico de barras acumulativo consolidado 104 insertar/eliminar/reordenar líneas de definición de informes 104 RTF/HTML validar datos del informe RTF/HTML 106 buscar y reemplazar texto del informe RTF/HTML 106 Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Agosto 2002

227 requerimientos de software para informes Para obtener lo mejor de las características de elaboración de informes de Methodware, usted requiere:! El Microsoft Word 97 [o superior]. Para generación de formularios electrónicos y formateo de los reportes. En forma predeterminada, se carga automáticamente el Microsoft Word como editor de reportes RTF. Si usted no tiene instalado el Microsoft Word 97 [o posterior], debe cambiar este predeterminado por otro editor de reportes RTF, sin embargo, tenga en cuenta que podría no disponer de algunas de las características de formateo y que no estaría en condiciones de producir los formularios electrónicos de Word.! El Microsoft Excel 97 [o posterior]. Para producción de reportes conteniendo resultados en formato gráfico.! Una conección a Internet/su Intranet. Para poder utilizar formularios y reportes HTML/Web. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Agosto 2002

228 Formatos de Reportes informes RTF (Formato de Texto Enriquecido Los reportes RTF soportan un amplio rango de características de formateo de Microsoft Word y permiten la producción de reportes sofisticados, de alta calidad. Las características de formateo soportadas incluyen:! Estilos automáticos de Microsoft Word.! Tablas, incluyendo control sofisticado de sombreado, bordes de color y contenido. Ver también utilizar el diseñador de celdas en la página 57.! Cabeceras y piés de páginas. Ver utilizar caracteres especiales en la página 77 para mayores detalles.! Entradas de Autotexto.! Graficación Excel.! Creación de formularios Word y HTML a ser completados e importados nuevamente en su producto Methodware. Usted puede también generar reportes RTF simples de columnas que son esencialmente un "vuelco" o descarga Ejemplo de un informe.rtf en Microsoft Word de la información de una solapa. Los reportes tabulares son una herramienta útil cuando usted desea realizar una rápida "toma de inventario" de la información contenida en una solapa en particular. Estos reportes pueden ser personalizados mediante filtrado y/u ordenamiento del contenido de la solapa antes de generar el reporte y mediante las opciones:! seleccionar el nivel de información que se informa.! seleccionar la orientación de la página.! guardar (y reimportar) el informe para uso futuro. Cuando se genera un reporte RTF, el mismo se carga automáticamente en el editor RTF predeterminado. Microsoft Word es el editor RTF preferido ya que permite el formateo adicional de los reportes. Si no dispone del Microsoft Word o desea utilizar otro Visualizador/Editor RTF, puede cambiar este predeterminado. Sin embargo, tenga en cuenta que si lo hace muchas de las características de formateo podrían no estar soportadas. Una vez generado, no habrá un vínculo futuro entre la información reportada y su archivo. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Agosto 2002

229 formularios Word Los formularios Word están diseñados para exportar a Microsoft Word 97 (o posterior) información que requiere input y/o confirmación. NOT A: Es posible suministrar un formulario Word a un receptor que tenga Microsoft Word 95. Realice esto guardando el formulario como documento 95 (una vez generado en Microsoft Word 97) y luego reversando el proceso antes de cargar las respuestas en su archivo desde el formulario completado. Los formularios Word, disponibles en la mayoría de las solapas, son ideales para obtener input y retroalimentación de su información. Estos formularios contienen campos modificables, indicados por un sombreado, que los receptores de los formularios completan en el Microsoft Word. Los formularios completados pueden ser cargados en su archivo al regresar, para actualizar la información. IMPORTANTE: Asegúrese que el archivo no sea modificado, (por ejemplo, que no se agreguen items adicionales o eliminen items existentes), entre el momento de generación del formulario y la carga del formulario completado a su regreso. Recomendamos hacer backup de todos los archivos en los cuales usted va a estar generando formularios. informes DBF (Formato Base de Datos) Los reportes en formato DBF compatible permiten análisis estadístico de los puntajes de evaluación. Estos reportes exportan el contenido de los campos numéricos y de texto del archivo en una estructura plana que puede ser luego cargada en Microsoft Excel u otra planilla de cálculo y bases de datos. Los reportes DBF están disponibles en las solapas de la ventana Principal y en la Herramienta Consolidación haciendo clic en el botón. na vez generado el reporte en DBF no hay un vínculo posterior entre la información reportada y el archivo de origen. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Agosto 2002

230 informes / formularios HTML Los reportes HTML (Hyper Text Mark-up Language) permiten que la información sea leída y despachada utilizando un Explorador Web estándar. Se pueden generar dos tipos de reportes HTML:! reportes HTML (estáticos); y! formularios HTML. Los reportes HTML soportan la mayoría de las características estándar de la versión 3.2 de HTML incluyendo:! Hojas de estilo cascada.! Tablas.! Hipervínculos.! Entradas de formularios, en los cuales puede editar la información que desea que le regresen por completada para cargarla en el archivo. Los formularios HTML se pueden generar utilizando la mayoría de los exploradores de web modernos y están diseñados para exportar a un sitio web o intranet información específica que requiere input y/o confirmación. Cuando el receptor(es) del formulario ha respondido las preguntas apropiadas, hace clic en el botón Formulario- para enviarle a usted el formulario de regreso por . Las respuestas de los formularios completados pueden ser luego cargadas nuevamente en su archivo para actualizar la información. IMPORTANTE: Asegúrese que el archivo no sea modificado, (por ejemplo, que no se agreguen items adicionales o eliminen items existentes), entre el momento de generación del formulario y la carga del formulario completado a su regreso. Recomendamos hacer backup de todos los archivos en los cuales usted va a estar generando formularios. Si tiene dificultades con su explorador web por favor contáctenos. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Agosto 2002

231 Cambiar los Predeterminados cambiar la denominación predeterminada de los archivos de informes En forma predeterminada, cuando usted genera un reporte, el archivo para ese reporte es rotulado utilizando la siguiente convención: nombrearchivo.rtf (o.html o.dbf) nombrearchivo = Para reportes RTF y HTML, los primeros caracteres del nombre del archivo + un número. Este número es secuencial, aumentando cada vez que se genera otro reporte. El nombre de archivo es de 8 caracteres de largo. = Para reportes DBF se le solicita que escriba un nombre de archivo. " Para cambiar la denominación predeterminada de los archivo de reportes: 1. Haga clic en la opción Predeterminados del menú Archivo. 2. Haga clic en en el campo Utilizar diálogo guardar estándar de informes (para insertar una marca). 3. Haga clic en el botón Aplicar. Ahora cada vez que genere un reporte aparecerá un diálogo estándar "Guardar archivo" indicándole que ingrese un nombre de archivo para el reporte. NOT A: Para rehabilitar lo predeterminado, haga clic nuevamente en el campo Utilizar diálogo guardar estándar de informes para remover la marca. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Agosto 2002

232 cambiar el directorio predeterminado para archivo de informes Cada vez que usted genera un reporte se crea un archivo único para dicho reporte. En forma predeterminada, este archivo es almacenado en el directorio Methodware\*Nombre\data. [*Nombre = el nombre de su producto Methodware]. Los archivos de informes permanecerán en el directorio data para uso futuro hasta que usted los elimine. " Para cambiar el directorio predeterminado para archivo de reportes: 1. Hacer clic en la opción Predeterminados del menú Archivo. 2. Escriba (o seleccione utilizando el botón Examinar correspondiente) el nuevo directorio en el campo Directorio Guardar Informes. 3. Haga clic en el botón Aplicar. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Agosto 2002

233 cambiar el tamaño predeterminado del papel de los informes " Para cambiar el tamaño del papel de los informes: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... del menú Archivo en la ventana Principal. Aparecerá el diálogo Predeterminados. 2. Seleccione entre las opciones disponibles el campo Tamaño Papel Predeterminado. Actualmente se dispone de dos opciones, A4 y US Letter. La opción predeterminada está determinada por la definición en su País. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 Agosto 2002

234 cambiar el editor RTF predeterminado En forma predeterminada se carga como editor de reportes RTF el Microsoft Word. Microsoft Word es el editor RTF preferido dado que permite el formateo adicional de los reportes. Si usted no dispone del Microsoft Word o desea utilizar otro Visualizador/Editor RTF, puede cambiar este predeterminado. NOTAS:! Si usted no dispone del Microsoft Word o algún editor RTF compatible, usted puede instalar el Visualizador Word para ver los reportes RTF. El Visualizador Word es provisto por Microsoft como visualizador gratuito para los documentos Microsoft Word/RTF y está disponible en el CD-ROM de Methodware.! Los Editores RTF distintos del Microsoft Word pueden no seportar muchas de las características de modificación. " Para cambiar el editor RTF predeterminado: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... del menú Archivo en la ventana Principal. Aparecerá el diálogo Predeterminados. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 Agosto 2002

235 2. Haga clic en el botón Otro. Si usted tiene instalado el Microsoft Word estarán habilitados los botones radiales Word y Otro. Si este no está instalado, sólo estará habilitado el botón Otro. 3. En el diálogo Archivo resultante localice y seleccione el archivo.exe del editor RTF elegido. Cuando complete el nombre de archivo y la ubicación del directorio del nuevo editor RTF aparecerá debajo el botón Otro. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 13 Agosto 2002

236 Generar Informes generar informes NOTAS:! Sólo para Soluciones Multi-Usuario: Si están otros usuarios concurrentemente en el archivo, se recomienda realizar un Evaluar Ahora para asegurar que la información esté actualizada y correcta antes de generar reportes.! Una vez generados, no hay un vínculo posterior entre el informe y su archivo. (Algunos reportes de listas se pueden modificar para que contengan campos que puedan ser completados en Microsoft Word. Los campos completados pueden luego ser cargados en su archivo.) " Para generar un reporte: CONSEJO: También puede hacer clic en la solapa apropiada y luego en el botón para generar un informe RTF de columnas que contenga los detalles de la solapa actual. 1. Haga clic en la solapa apropiada. Si está en la solapa Informes [Reportes] de la ventana Principal simplemente haga doble clic en el reporte. Se genera el reporte y no se requiere ninguna acción posterior. 2. Haga clic en el botón. Aparece el diálogo Informes Listas. 3. Seleccione el reporte. 4. Defina el título y sub-título del reporte en los campos Título y Sub-Título. 5. Si corresponde:! aplique ordenamientos y filtros a la información que está incluyendo en el informe. El reporte reflejará automáticamente los ordenamientos y/o filtrados que haya aplicado a la solapa actual.! seleccione el tamaño y orientación del papel del informe.! determine los márgenes de la página. Cambiar el tamaño de papel, orientación y márgenes del informe, impactará en el ancho de las celdas de cualquier tabla que contenga el informe. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 14 Agosto 2002

237 6. Haga clic en el botón Generar Informe. Aparecerá un diálogo indicando la cantidad de registros que se están reportando y un indicador de progreso. Cuando el informe esté completo:! Si es un reporte RTF, se le avisará que cambie a Microsoft Word (o su Editor RTF especificado) para ver, modificar, imprimir y/o guardar el reporte. Cuando se generan reportes en este formato, los mismos son automáticamente cargados en Microsoft Word y guardados como un documento.rtf.! Si es un formulario WORD, se le avisará que cambie a Microsoft Word para ver, modificar, imprimir y/o guardar el reporte según corresponda. En Microsoft Word, asegúrese que no esté marcada la opción Texto Oculto. Al desactivar esta opción se ocultará toda la información que esté entre {}. Usted encontrará la opción Texto Oculto en la solapa Ver en la ventana Opciones a la cual se puede acceder desde el menú Herramientas.! Si es un reporte o formulario HTML, haga clic en el botón OK del diálogo resultante para lanzar su explorador web y mostrar el reporte. En forma predeterminada estos reportes son guardados automáticamente en el directorio Methodware\*Nombre\data [donde *Nombre = abreviatura del nombre de su producto Methodware]. Sus archivos de reportes están rotulados con un nombre que es de 8 caracteres de largo, comprendiendo los caracteres del nombre dado al archivo actual y un número secuencial. Este número aumenta cada vez que usted ejecuta un nuevo reporte del mismo estilo. Sus archivos de reportes permanecerán en el directorio para uso futuro hasta que usted los elimine. Usted puede cambiar los predeterminados.! Si es un reporte DBF: 1. En el diálogo resultante escriba un nombre para el reporte y seleccione un directorio para el reporte. 2. Cuando el reporte está completo, aparece un diálogo detallando la cantidad total de registros que fueron incluidos en el reporte DBF, que es la cantidad total de líneas de esa solapa particular desde la cual ejecutó el informe. 3. Abra el Microsoft Excel u otra base de datos para ver, imprimir y modificar el reporte según corresponda. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 15 Agosto 2002

238 generar informes RTF de columnas Si los reportes existentes no proveen la combinación de información que usted requiere, y no tiene el tiempo para personalizar un reporte, hay una alternativa rápida. Si lo requiere también puede utilizar esta opción para transferir la información a una planilla de cálculo. " Para generar un reporte RTF de columnas: 1. Seleccione la solapa. 2. Si es conveniente, filtre y/u ordene el contenido de la solapa. 3. Haga clic en el botón. Aparece el diálogo Nivel Informe. 4. Seleccione el nivel del reporte tabular. Si está imprimiento un reporte de múltiples niveles, haga clic en el casillero Informar Grupos Vacíos si desea imprimir la información del nivel más alto aún si no tiene vínculos. Ver niveles de informes RTF de columnas en la página Haga clic en el casillero Guardar Plantilla Informe si desea guardar el reporte en un archivo. Ver guardar informes RTF de columnas en la página Seleccione la orientación de la página. 7. Haga clic en el botón Informe. Si hace clic en la opción Guardar Plantilla Informe, se le pedirá que escriba un nombre para la plantilla. La información que está actualmente en la solapa será extractada en formato RTF, cargada automáticamente en Microsoft Word (u otro editor RTF especificado) y guardado como un archivo.rtf. Una vez completado, aparecerá un diálogo indicándole que cambie al Microsoft Word para ver el reporte. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 16 Agosto 2002

239 separar informes y enviarlos por Dependiendo de su producto Methodware, usted puede confeccionar listas que contengan detalles de contacto de los miembros del equipo de auditoría (auditores, revisores y/o propietarios de los riesgos [procesos]) entre los cuales usted pueda luego seleccionar cuando deba asignar responsabilidades por cada item de revisión/auditoría. CONSEJO: Estos pueden ser individuos o entidades, por ejemplo, sectores o unidades individuales del negocio. Son las direcciones de que usted ingrese en estas listas las que permiten que funcionen las opciones Separar Informe e . Utilizando esta opción, para cada reporte listado en el Diálogo Informes Listas, usted puede:! ordenar la información del reporte en grupos en base a los cuales el item ha sido asignado,! generar un reporte separado para cada grupo, y! enviar por cada reporte a la dirección de del grupo asignado. Por ejemplo, usted podría separar el informe de Riesgos por propietario de Riesgo para generar reportes de riesgo relevantes para cada propietario de Riesgo y luego enviar por cada reporte al propietario indicado. IMPORTANTE:! Usted necesita establecer las definiciones de su servidor de para utilizar un cliente de MAPI (por ejemplo Outlook Express) o ingresar una dirección de servidor SMTP.! Las direcciones de para todos los individuos (o entidades) asignados a los items de auditoría/revisiones deben ser ingresados en las listas apropiadas. Utilice la opción Separar Informe por Elementos Lista Columnas para "separar" sus informes por otra información. " Para separar y enviar un reporte por 1. Seleccione la solapa apropiada y haga clic en el botón. Aparecerá el Diálogo Informes Listas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 17 Agosto 2002

240 2. Seleccione el reporte y haga clic en el botón derecho del mouse. 3. Seleccione la opción Separar Informe e . Aparecerá el Diálogo Separar Informes. 4. Seleccione un "Propietario" en la lista descolgable Informar por. 5. Asegúrese que esté marcado el casillero Informes . Si este no está marcado, los informes no serán enviados por . Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 18 Agosto 2002

241 6. Complete los campos asunto y mensaje . Usted puede cambiar su programa predeterminado de utilizando el botón Definiciones Servidor Mail. 7. Haga clic en el botón Ejecutar. El asunto y mensaje serán agregados automáticamente en los respectivos campos de su programa de , ej: Outlook Express. Cada reporte es almacenado en un archivo separado que es adjuntado automáticamente al mensaje de y enviado a la dirección del "Propietario" indicado. Una vez terminada esta operación aparecerá un registro que lista los reportes generados y los reportes que no han sido enviados (ya sea porque el campo estaba vacío o no había una dirección de para el "Propietario". separar informes por elementos de listas de columnas Por cada reporte listado en el Diálogo Informes Listas, usted puede:! ordenar la información del reporte en grupos en base al contenido de una columna seleccionada, y! generar un reporte separado para cada grupo. Por ejemplo, usted podría separar un reporte de Riesgos por propietario de Riesgos, para generar reporte(s) de Riesgos que sean relevantes sólo para cada propietario de Riesgos. IMPORTANTE:! Usted necesita establecer las definiciones de su servidor de para utilizar un cliente de MAPI (por ejemplo Outlook Express) o ingresar una dirección de servidor SMTP.! Las direcciones de para todos los individuos (o entidades) asignados a los items de auditoría/revisiones deben ser ingresados en las listas apropiadas. CONSEJO: Utilice la opción Separar Informe e para separar automáticamente y enviar sus reportes por . " Para separar un reporte: 1. Seleccione la solapa apropiada y haga clic en el botón. Aparecerá el Diálogo Informes Listas. 2. Seleccione el reporte y haga clic en el botón derecho del mouse. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 19 Agosto 2002

242 3. Haga clic en la opción Separar Informe por Elementos Lista Columnas. Aparecerá el Diálogo Separar Informe. 4. Seleccione una columna de la lista de selección descolgable Informar por. Las columnas de la lista son las que se muestran actualmente en la solapa en la que usted está elaborando el reporte. Estas columnas se pueden modificar. 5. Haga clic en el botón Ejecutar. Una vez completado aparecerá un registro listando los reportes generados e indicando dónde se los puede localizar. Los detalles de los items que no tienen ninguna información en esta columna están contenidos en un archivo separado. ordenar la información de los informes! Sólo para Soluciones Multiusuario: Las configuraciones de filtro personalizadas son exclusivamente suyas y/o de su PC y no impactarán en otros usuarios del archivo maestro.! Sólo podrá ordenar la información de los informes disponibles en el diálogo Informes Listas. " Para ordenar el contenido de un informe: 1. Haga clic en el botón en la solapa apropiada. Aparecerá el diálogo Informes Listas. 2. Seleccione el reporte que contiene la información que desea ordenar. 3. Defina el criterio de ordenamiento. 3.1 Ordenar el contenido del informe en el mismo orden de la solapa actual: Haga clic en el botón radial Orden Lista. Se reflejan en el informe todos los ordenamientos aplicados actualmente en la solapa desde la cual se está reportando. 3.2 Especificar criterio adicional de ordenamiento: Se pueden aplicar ordenamientos adicionales en el informe antes de generarlo haciendo clic en las definiciones de orden Primario, Secundario, y Terciario en el diálogo Informes Listas. Por cada una de estas definiciones, tiene la opción de: Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 20 Agosto 2002

243 3.2.1 Hacer clic en el botón Especificar. Aparecerán los campos de orden Primario, Secundario y Terciario en el diálogo Informes Listas Hacer clic en la flecha hacia abajo en el campo de orden Primario para que aparezca una lista de las cabeceras de columnas de la solapa actual y entonces seleccionar las columnas de cabecera que desea ordenar. Esta lista descolgable refleja las columnas mostradas actualmente en la solapa. Si ha removido de la vista columnas en la solapa las mismas no aparecerán en esta lista y no podrán ser ordenadas Haga clic en el botón radial de ordenamiento A o D según corresponda para especificar si ese criterio de orden es ascendente o descendente Repita el proceso si es necesario en los campos de orden Secundario y Terciario. 4. Haga clic en el botón Generar Informe. " Para restaurar ordenamientos aplicados a un informe: 1. Acceda al diálogo Informes Iistas con el informe ordenado a la vista. 2. Haga clic en el botón radial No Orden. filtrar items de informes Y Sólo se puede filtrar la información de los reportes disponibles en el diálogo Informes Listas. Se reflejarán en su informe todos los filtros aplicados actualmente en la solapa desde la cual está elaborando los reportes. Además, usted puede aplicar filtros adicionales al reporte antes de generarlo. Utilice estos filtros adicionales para determinar si el reporte debe contener:! Un item específico! Sólo aquellos items que coinciden con un filtro de su elección! Todos los items Estos filtros adicionales se aplican a todos los niveles de un reporte. Por ejemplo, si está generando un reporte sobre riesgos para áreas de riesgo, la información del reporte se filtrará con cualquier filtro aplicado a los riesgos y a las áreas de riesgo. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 21 Agosto 2002

244 En la ilustración de arriba, se han aplicado filtros, y, como resultado de esos filtros, el informe de Riesgos sólo mostrará los riesgos que tienen un valor de Consecuencia Catastrófica, Mayor o Moderada y un valor de Probabilidad Casi Certeza, Probable o Moderada.. El panel Lista de Filtros en el diálogo Informes Listas muestra los filtros que se han aplicado a los items que se están informando. Si se han aplicado filtros, los mismos serán aplicados al reporte sólo si la opción Rango Impresión está definida como Items Filtrados. " Para informar sobre un item seleccionado: 1. En la solapa apropiada seleccione el item que desea informar. 2. Haga clic en el botón. Aparece el diálogo Informes Listas. 3. Seleccione el reporte. 4. Defina la opción Imprimir Rango al Item Seleccionado. 5. Haga clic en el botón Generar Informe. " Para informar sobre items filtrados: 1. En la solapa apropiada aplique filtros a los items que desea informar. 2. Haga clic en el botón. Aparece el diálogo Informes Listas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 22 Agosto 2002

245 3. Seleccione el informe. Todos los filtros que haya aplicado a la solapa se listan en el panel Lista de Filtros. 4. Defina la opción Rango Impresión a Items Filtrados. 5. Haga clic en el botón Generar Informe. " Para informar sobre todos los items: 1. En la solapa apropiada haga clic en el botón. Aparecerá el diálogo Informes Listas. 2. Seleccione el reporte. 3. Defina la opción Rango Impresión a Todos los Items. Esto pasará por alto cualquier filtro que pudiera estar listado en el panel Lista de Filtros. 4. Haga clic en el botón Generar Informe. " Para remover un filtro de un reporte: 1. Realice una de las siguientes acciones:! Haga doble clic en el filtro en el panel Lista de Filtros del diálogo Informes Listas. Este método removerá el filtro del reporte, no de la aplicación.! Haga clic en el botón para remover el filtro de la solapa. Este método removerá el filtro de su archivo y del reporte. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 23 Agosto 2002

246 Modificar y Trabajar Con Informes Todos los reportes disponibles en el diálogo Informes Listas se pueden modificar. El proceso de modificar y trabajar con estos reportes es idéntico con algunas excepciones. En particular, algunas funcionalidades RTF no están disponibles en los informes HTML. A menos que se mencione específicamente lo contrario, esta sección de ayuda es aplicable a todos los reportes. Modificar el contenido de un reporte implica definir o redefinir la información que se va a incluir en cada nivel del informe y cómo debe aparecer esa información. La cantidad de niveles que se pueden reportar depende de los niveles establecidos en su archivo y del tipo de informe que seleccione. El primer paso (y más importante) en la modificación de un reporte es identificar el reporte que coincide más estrechamente con el output que intenta emitir. El conjunto de reportes estándar disponibles desde cada solapa deberían proveer como mínimo un ejemplo de la información en el formato de reporte que usted requiere. Por ejemplo, si desea producir un reporte personalizado HTML sobre riesgos y los controles vinculados, usted debería modificar un reporte HTML de la solapa Riesgos (o Controles) que ya está informando sobre riesgos y controles. Si no puede encontrar un reporte que coincida con su requerimiento, necesitará contactar al desarrollador del modelo (probablemente a Methodware o uno de sus Distribuidores) para que le construya una plantilla que usted pueda modificar.! Se define o redefine el contenido de los reportes y formularios RTF y HTML en la ventana Definición Informes.! Se define el contenido de los reportes DBF en el diálogo Campos Seleccionados Para Informes. IMPORTANTE: Usted debe guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automáticamente. Antes de modificar un reporte es recomendable hacer una copia del mismo como "backup". Ver copiar y pegar informes en la página 31. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 24 Agosto 2002

247 diálogo informes listas Usted puede acceder al diálogo Informes Listas haciendo clic en el botón solapas. en la mayoría de las El diálogo Informes Listas provee un mecanismo flexible, modificable para imprimir reportes. Cuando se selecciona un reporte y se lo ejecuta, los items seleccionados para el reporte pueden ser:! Todos los items de la lista, o! Los items filtrados de la lista (la lista de filtros se muestra en el panel Lista de Filtros), o! Sólo el item seleccionado en la lista. Cualquier cambio que realice a un reporte, independientemente del tamaño del cambio, sólo se retiene para la sesión actual y se pierde cuando se cierra esta sesión. Para asegurar que se guarden sus cambios, necesita exportar el diálogo Informes Listas que contiene los reportes que han cambiado. Ver guardar informes nuevos/modificados en la página 41. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 25 Agosto 2002

248 Los elemntos que se pueden controlar desde el diálogo Informes Listas son los siguientes: Opción Descripción Vista Informes Lista de Informes Lista de Filtros Título y Subtítulo Ordenamiento Rango de Impresión Tamaño del Papel Orientación Márgenes de Página Establecer este campo para que liste sólo los tipos de reportes que son de interés. Lista los reportes disponibles para ser generados. El campo Vista Informes afectará esta lista. Muestra los filtros que se han aplicado a los items que se reportan. (Ver filtrar items de informes en la página 21.) Si se han aplicado filtros, estos serán aplicados al reporte sólo si el campo Rango Impresión está definido como Items Filtrados. Se pueden aplicar filtros a todos los niveles del informe. Esta opción está sólo disponible para reportes generados en Microsoft Word, y permite que aparezcan en el informe comentarios descriptivos. Le permite ordenar el contenido del informe. Permite que se incluyan en el informe todos los items, sólo los items filtrados, o sólo el item seleccionado. Esta opción sólo está disponible para reportes generados en Microsoft Word y le permite cambiar el tamaño del papel del informe. Cambiar este predeterminado afectará el ancho de las columnas de todas las tablas que contenga el informe. Esta opción sólo está disponible para los reportes generados en Microsoft Word y le permite seleccionar la orientación del reporte. Le permite definir los márgenes del papel del informe. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 26 Agosto 2002

249 ventana definición de informe Todos los formularios e informes RTF y HTML se modifican en la ventana Definición Informes. Para acceder seleccione el reporte que desea modificar en el diálogo Informes Listas y haga clic en el botón. La ventana Definición Informes comprende una cantidad de líneas de definición del reporte, con cada línea definiendo el contenido del mismo. Cada línea está segmentada en 5 columnas: Columna Descripción Level Position Table Style Description Define el nivel en el archivo desde el cual se extrae/se relaciona el contenido de la línea del reporte. Define el lugar del informe en que aparecerá el contenido de la línea. Permite que el contenido de la línea sea representado en una tabla. Permite formatear el contenido de la línea. Define el contenido de la línea. Esta columna puede incluir cualquiera de los siguientes datos:! Texto definido por el usuario.! Campos y Variables Globales.! Caracteres Especiales.! Expresiones If. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 27 Agosto 2002

250 El campo Descripción Seleccionada muestra la misma información que la columna Descripción para la línea de reporte actualmente seleccionada, pero representada de una mejor forma para editar descripciones largas. El campo Nombre Plantilla muestra la plantilla de Microsoft Word o la hoja de estilo "cascading" de HTML que controla los estilos utilizados para formatear el reporte. La plantilla predeterminada de Microsoft Word provista con su modelo se denomina outline.dot. La hoja de estilo "cascading" predeterminada provista es styles.css. Para mayor información sobre hojas estilo "cascading", consulte la documentación sobre el HTML Standard 3.2. El casillero Incluir Grupos Vacíos está visible sólo si el reporte está informando múltiples niveles de páginas. Por ejemplo, el reporte podría ser sobre riesgos y los controles que éstos tienen vinculados. Si está marcado el casillero Incluir Grupos Vacíos, el informe también contendrá los riesgos que no tienen controles (ej: riesgos que tienen un grupo control vacío). Si el casillero no está marcado estos registros no serán informados. Cuando se genera un informe, el generador de reportes lee el contenido de la ventana Definición de Informes para ese reporte línea por línea, en el orden de arriba hacia abajo y ordena la información por niveles. En consecuencia, el ordenamiento de las líneas del informe dentro de cada nivel es importante. IMPORTANTE:! Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente.! El botón Cancelar cancela todos los cambios que haya realizado y lo regresa al diálogo Informes Listas. El botón Cerrar guarda los cambios que haya realizado y lo regresa al diálogo Informes Listas. descripción barra de herramientas Botón Nombre Descripción verificar informe lista de campos Verifica el informe para detectar errores, y nombres de campos, caracteres especiales y constantes de caracteres inválidos. Cualquier error que se encuentre se muestra en un diálogo resultante. Ver una lista de todos campos del sistema. Al hacer hacer doble clic sobre un campo se insertará el nombre de campo en la línea actual del informe. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 28 Agosto 2002

251 Botón Nombre Descripción lista de caracteres especiales lista global expresión IF copiar línea copiar múltiples líneas pegar línea eliminar múltiples líneas reemplazar abrir diseñador de celdas editar estilos editar definiciones de gráficos EXCEL guardar definición del informe imprimir definición del informe editar variables de grupo editar variables de fórmula Ver una lista de todos los caracteres especiales disponibles. Al hacer doble clic sobre un carácter este se insertará en la línea actual del informe. Ver una lista de todas las variables globales. Al hacer hacer doble clic sobre una variable global esta se insertará en la línea actual del informe. Insertar una expresión IF. Copiar la definición de línea de informe seleccionada. Abrir un diálogo de multi selección que le permite seleccionar y copiar múltiples definiciones de líneas de informe. Pega una definición de línea de informe copiada a continuación de la línea actualmente seleccionada. Abrir un diálogo de multi selección que le permite seleccionar múltiples definiciones de lineas de informe para eliminarlas. Cuando se cierra este diálogo las lineas que seleccionó se remueven del informe. Buscar y reemplazar todas las ocurrencias de un texto específico o una cadena de texto (la búsqueda es sensitiva al tipo de letra). Abrir el Diseñador de Celdas para definir el contenido y aspecto de la tabla de word. El Diseñador de Celdas sólo se abrirá si la línea seleccionada es una tabla. Si la línea seleccionada no es una tabla un diálogo le preguntará si desea cambiarla. Ver y editar la lista de estilos de formateo. Este botón (y función) puede no estar habilitada en su Producto Methodware. Establece las definiciones del Gráfico Excel. Todos los rótulos que se utilizan en los Gráficos Excel deben definirse en esta lista. Guardar la definición del informe en un archivo. Imprimir (o guardar en un archivo de texto) la definición del informe. Abrir un diálogo que le permite definir variables de grupo para utilizar en el informe. Abrir un diálogo que le permite definir variables de fórmula para utilizar en el informe. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 29 Agosto 2002

252 diálogo campos seleccionados para informe Los reportes DBF se modifican en el diálogo Campos Seleccionados para Informe. Para acceder a este diálogo, seleccione el reporte DBF en el diálogo Informes Listas y luego haga clic en el botón. En este diálogo se encuentran los siguientes campos. Campo Lista de Páginas Lista de Campos Selección Descripción Una lista de los niveles desde los cuales se puede reportar. La elección de niveles depende del reporte en contexto. Cuando se selecciona un nivel, el contenido del panel Lista de Campos muestra todos los campos para ese nivel. Una lista de los campos para un nivel dado, determinado por el nivel seleccionado en el panel Lista de Páginas. La lista de campos DBF seleccionados para el reporte en contexto. Para cada campo DBF seleccionado aparece la siguiente información: Tipo Nivel Nombre Datos Campo Ancho Decimales El tipo de item que se está reportando. Este puede ser Sección, Objetivo, Página, o Grupo. El nivel de la lista de páginas desde el cual fue seleccionado el item. El nombre del campo en la lista de campos. El tipo de output. Este puede ser Numérico (Number) o Cadena de Caracteres (String). El nombre del campo para el archivo de base de datos. El ancho del campo. La cantidad de decimales para los campos numéricos. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 30 Agosto 2002

253 copiar y pegar informes Usted puede copiar y pegar sólo los reportes disponibles en el diálogo Informes Listas. " Para copiar un reporte: 1. Haga clic en el botón. Aparecerá el diálogo Informes Listas. 2. Seleccione el reporte. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Copiar Informe.! Haga clic en el botón. " Para pegar un reporte: 1. Luego de copiar un reporte, acceda al diálogo Informes Listas en el que desea desea pegar el reporte. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Pegar Informe.! Haga clic en el botón. 3. Escriba un nombre único para el reporte copiado y haga clic en el botón OK. El nuevo reporte aparecerá al pié de la lista de items. Si ya existe un reporte con el mismo nombre en ese diálogo Informes Listas, aparecerá un diálogo avisándole que ingrese un nombre único. IMPORTANTE: Usted debe guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 31 Agosto 2002

254 cambiar nombres de informes Usted puede cambiar los nombres de los reportes disponibles en el diálogo Informes Listas. " Para cambiar el nombre de un reporte: 1. Haga clic en el botón. Aparecerá el diálogo Informes Listas. 2. Seleccione el reporte. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Nombre Informe.! Haga clic en el botón. Aparecerá un diálogo con el nombre del reporte seleccionado. 4. Sobreescriba el nuevo nombre y haga clic en el botón OK para completar la acción. IMPORTANTE: Usted debe guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automáticamente. Si ya existe un reporte con el mismo nombre en ese diálogo Informes Listas, aparecerá un aviso indicándole que lo cambie. completar formularios Word " Para completar un Formulario Word: 1. Genere el formulario. 2. En Microsoft Word, recorra el formulario con la tecla de tabulación y complételo utilizando las listas de selección o ingresando texto, según corresponda. El texto que ingresa no puede ser formateado y usted no puede modificar el documento de ninguna forma excepto completar los campos sombreados. 3. Una vez completado guarde el formulario y cierre el Microsoft Word. Los resultados deben ser guardados como un archivo.rtf. CONSEJO: Para guardar intacto el formulario original, utilice la opción Guardar Como. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 32 Agosto 2002

255 completar formularios HTML " Para completar un Formulario HTML: 1. Genere el formulario. 2. Utilice las herramientas de navegación para trabajar el formulario (subrayado y en azul) y complete los detalles requeridos de la siguiente forma:! Haga clic en las flechas hacia abajo y seleccione.! Escriba texto donde corresponda. 3. Una vez completado haga clic en el botón Form (o Submit) (localizado directamente bajo la tabla de contenido del Formulario) para enviarlo por . cargar los detalles de formularios HTML/Word completados Hay una cantidad de métodos que se pueden utilizar para cargar y leer los resultados de formularios Word y HTML completados. Usted puede:! Cargar automáticamente en el archivo los detalles de los formularios completados cada vez que abre ese archivo.! Cargar manualmente en el archivo los detalles de los formularios completados cada vez que lo requiera. Si es aplicable a su producto Methodware, usted también puede cargar los resultados de formularios en la Herramienta Consolidación para visualizar y analizar sus resultados. IMPORTANTE: Si le ha dado para completar el mismo formulario (excluyendo formularios en blanco) a más de un individuo, sus respuestas se sobreescribirán al ingresarlos. Asegúrese que su archivo no haya sido modificado (por ejemplo, que el alcance no haya sido alterado) en el lapso entre la generación del formulario y la carga del mismo en el archivo una vez completado. Recomendamos hacer un respaldo de todos los archivos en los que se estén generando formularios. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 33 Agosto 2002

256 cargar automáticamente los detalles de formularios completados (HTML y Word) Usted puede cargar automáticamente en su archivo la información contenida en formularios que generó desde ese archivo. Utilizando esta característica usted puede:! habilitar la carga automática en el archivo de formularios Word o HTML completados cada vez que se lo abre.! definir el tipo de formulario que desea que se cargue automáticamente; Word o HTML.! si es apropiado, especificar el directorio o Servidor Pop (cuenta de ) en donde están localizados esos formularios completados.! si es apropiado, especifcar el nombre del formulario específico que desea cargar o el directorio en que está localizado. Cuando está habilitado, su producto Methodware busca automáticamente, localiza y carga el contenido de los formularios completados de acuerdo con sus criterios cada vez que usted abre el archivo. Una vez que los formularios están cargados, se crea automáticamente un directorio Archivador bajo el cual se los coloca, brindando un respaldo (backup) y previniendo que se los cargue nuevamente. Este directorio Archivador es creado en el mismo directorio en que se localizaron los formularios. IMPORTANTE: Defina una cuenta de específica para utilizar para la recepción y procesamiento de sus formularios HTML completados PORQUE cuando usted utiliza la función de auto carga, primero intentará leer todos los adjuntos de s de la cuenta que usted especifique (independientemente de si se trata o no de un formulario completado) y luego eliminará automáticamente todos los adjuntos de esa cuenta. " Para cargar automáticamente en su archivo los detalles de formularios Word o HTML completados: 1. Haga clic en la opción Predeterminados... en el menú Archivo de la ventana Principal. Aparecerá el diálogo Predeterminados. 2. Haga clic en el casillero AutoCargar Elementos. (Una marca indica que la opción está activada). 3. Haga clic en el botón Aplicar. 4. Acceda a la ventana Detalles [Revisión] y seleccione la solapa Definiciones AutoCarga. 5. Haga clic en el botón AutoCargar Formulario. Aparecerá una ventana Definición Carga Elemento. 6. Haga clic en el casillero Habilitado para activar los campos de la ventana. 7. Elija un tipo de formulario utilizando la lista de selección del campo Tipo. Actualmente están previstos dos tipos de formularios; Word y HTML. En el futuro estará disponible el XML. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 34 Agosto 2002

257 8. Elija una de las siguientes opciones:! Archivo específico si desea cargar el contenido de un formulario Word o HTML específico (dependiendo de su selección en el campo Tipo).! Directorio si desea cargar el contenido de todos los formularios completados Word o HTML (dependiendo de su selección en el campo Tipo) de un directorio específico.! Pop Server si desea cargar el contenido de todos los adjuntos que contienen formularios Word o HTML completados (dependiendo de su selección en el campo Tipo) en una cuenta particular de Si seleccionó:! Archivo específico, haga clic en el botón Examinar para buscar y localizar el archivo Word o HTML específico.! Directorio, haga clic en el botón Examinar para buscar y localizar el directorio específico. Se recomienda crear un directorio exclusivo para almacenar los archivos completados.! Servidor Pop, escriba: - el nombre de su servidor en el campo Servidor. (Si no lo conoce contacte a TI o al Administrador de la Red), - el nombre de su cuenta de casilla de correo ( box) en el campo Nombre Usuario, y - su password (contraseña) a esa cuenta en el campo Password. 10. Para completar haga clic en el botón Cerrar. Por cada botón AutoCargar Formulario que se muestra, usted puede repetir los pasos 4 a 9 para crear especificaciones adicionales para la carga automática de formularios completados. Por ejemplo, utilizando un botón usted puede definir los predeterminados para auto cargar formularios Word completados, utilizando otro usted puede definir los predeterminados para auto cargar formularios HTML, etc. CONSEJO: Después que usted haya generado y distribuido sus formularios Word o HTML, almacene todos los formularios completados que reciba de regreso, en el directorio que especificó en el paso 8. NOTAS:! Una vez cargados los formularios, se crea automáticamente un directorio Archivador bajo el cual se los ubica, proveyendo un backup (respaldo) y previniendo que los mismos sean recargados nuevamente. Este directorio Archivador se crea en el mismo directorio en que se ubicaron los formularios.! Dependiendo de la información ya ingresada en su archivo de evaluación, una vez que haya cargado los formularios completados, la información existente puede ser sobrescrita con el contenido de esos formularios. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 35 Agosto 2002

258 deshabilitar la carga automática de formularios completados (HTML y Word) " Para deshabilitar la carga automática de detalles de formularios completados: 1. Utilice una de las siguientes opciones: A Utilizando esta opción, cuando se requiera usted aún puede cargar manualmente el contenido de los formularios. 1 Haga click en la opción Predeterminados... en el menú Archivo de la ventana Principal. Aparecerá el diálogo Predeterminados. 2 Haga clic en el casillero Auto Cargar Elementos para remover la marca. 3 Haga clic en el botón Aplicar. ó B Utilizando esta opción, usted necesitará restaurar las opciones si desea utilizar en el futuro la función de autocarga. 1 Acceda a la ventana Detalles [Revisión] y seleccione la solapa Definiciones AutoCarga. 2 Haga clic en un botón AutoCargar Formulario. Aparecerá la ventana Definición Carga Elemento. 3 Haga clic en el casillero Habilitado para remover la marca. 4 Haga clic en el botón Cerrar. 5 Repita los pasos 1 a 5 para cada botón AutoCargar Formulario. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 36 Agosto 2002

259 cargar manualmente los detalles de formularios completados (HTML y Word) " Para cargar manualmente en su archivo los detalles de formularios completados: Si usted ha definido el criterio carga automática en la solapa Definiciones AutoCarga de la ventana Detalles [Revisión], pero ha sido deshabilitada la opción de cargar automáticamente los detalles cada vez que se abre el archivo, usted aún puede cargar los detalles de formularios completados utilizando este criterio, simplemente:! Haciendo clic en el botón de la ventana Principal.! Haciendo clic en la opción Cargar Elementos en el menú Archivo de la ventana Principal. IMPORTANTE: Defina una cuenta de específica para utilizar para la recepción y procesamiento de sus formularios HTML completados PORQUE cuando usted utiliza la función de auto carga, primero intentará leer todos los adjuntos de s de la cuenta que usted especifique (independientemente de si se trata o no de un formulario completado) y luego eliminará automáticamente todos los adjuntos de esa cuenta. NOTAS:! Una vez cargados los formularios, se crea automáticamente un directorio Archivador bajo el cual se los ubica, proveyendo un backup (respaldo) y previniendo que los mismos sean recargados nuevamente. Este directorio Archivador se crea en el mismo directorio en que se ubicaron los formularios.! Dependiendo de la información ya ingresada en su archivo de evaluación, una vez que haya cargado los formularios completados, la información existente puede ser sobrescrita con el contenido de esos formularios. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 37 Agosto 2002

260 cargar manualmente los detalles de formularios completados (sólo HTML) " Para cargar manualmente en su archivo los detalles de un formulario HTML completado: 1. Abra el archivo. 2. Haga clic en la opción Cargar Formulario HTML en el menú Archivo de la ventana Principal. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Cargue desde el servidor el archivo de texto que guardó (Ver completar formularios HTML en la página 33).! Cargue el adjunto de . NOTAS:! Usted puede reversar la carga mientras su archivo esté aún abierto haciendo clic en la opción Reversar Carga HTML en el menú Archivo. Esta opción sólo está disponible luego de cargar un formulario HTML. La misma sólo reversa la última carga independientemente del tipo (si usted ha cargado luego un formulario Word, esta opción reversará esa carga).! Dependiendo de la información ya ingresada en su archivo, una vez cargados los formularios completados, la información existente puede ser sobrescrita con el contenido de esos formularios. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 38 Agosto 2002

261 cargar manualmente los detalles de formularios completados (sólo Word) " Para cargar manualmente en su archivo los detalles de un formulario Word completado: 1. Cierre el archivo actual. 2. Haga clic en el botón Crear desde Formulario en la ventana Principal. 3. Seleccione el archivo.rtf del formulario. Este método creará un nuevo archivo conteniendo los detalles del formulario que cargó. ó 1. Abra el archivo. 2. Haga clic en la opción Cargar Formulario Word en el menú Archivo de la ventana Principal. 3. Seleccione el archivo.rtf del formulario. NOTAS:! Usted puede reversar la carga mientras su archivo esté aún abierto haciendo clic en la opción Reversar Carga Word en el menú Archivo. Esta opción sólo está disponible luego de cargar un formulario Word y sólo reversa la última carga independientemente del tipo (si usted ha cargado luego un formulario HTML, esta opción reversará esa carga).! Dependiendo de la información ya ingresada en su archivo, una vez cargados los formularios completados, la información existente puede ser sobrescrita con el contenido de esos formularios. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 39 Agosto 2002

262 eliminar un informe " Para remover temporariamente un reporte: 1. Haga clic en el botón. Aparecerá el diálogo Informes Listas. 2. Seleccione el reporte. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar Informe.! Haga clic en el botón. Para esta acción no se requiere confirmación. El reporte será removido. Esta acción es temporaria y sólo para la sesión actual. Cuando se cierre el archivo y luego se reabra, el reporte estará restaurado en el diálogo Informes Listas. CONSEJO: Usted puede guardar (exportar) el diálogo Informes Listas modificado en un archivo externo y luego reimportarlo para utilizarlo en sesiones subsiguientes. Para mayores detalles, Ver guardar informes nuevos/modificados en la página 41. " Para eliminar permanentemente un reporte: 1. Haga clic en la opción Editar Definiciones Informes en el menú Archivo de la ventana Principal. Esta opción sólo está disponible cuando no hay ningún archivo abierto. Aparecerá la ventana Editar Informes Listas. 2. Haga clic en la solapa que contenga el reporte. CONSEJO: Las flechas, si están presentes indican que hay más solapas que las que se están viendo actualmente. Para ver todas las solapas, haga clic en las flechas adelante o atrás para moverse por toda la lista de solapas, o redimensione la ventana. Una vez que se muestran todas las solapas las flechas desaparecen. 3. Haga doble clic en el reporte. 4. Confirme la eliminación en el diálogo resultante. 5. Haga clic en el botón Guardar de la ventana Editar Informes Listas. No se eliminará el reporte si no se hace clic en el botón Guardar. Una vez que se hace clic en el botón Guardar se le indicará que realice un backup. Es altamente recomendable realizar un backup dado que la copia de backup puede ser reutilizada si los cambios realizados están incorrectos. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 40 Agosto 2002

263 Guardar, Importar e Imprimir Información de Reportes guardar informes nuevos/modificados Los cambios que realiza en los reportes se pierden cuando usted cierra el archivo. Para asegurar que se guarden los cambios, necesita realizar las siguientes acciones antes de cerrar el archivo. " Para guardar un reporte nuevo/modificado: 1. Haga clic en el botón en la solapa apropiada. Aparecerá el diálogo Informes Listas. 2. Haga clic en el botón. 3. En el diálogo resultante, escriba un nombre para el reporte lista y seleccione el directorio en que debe guardarse. Le archivo se guarda con la extensión.rpt CONSEJO: Para exportar un único reporte, seleccione el reporte, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Exportar Informe Seleccionado. El reporte lista puede ser:! cargado temporariamente en el archivo si así lo requiere.! cargado permanentemente en el archivo. cargar informes temporariamente (importación) Para acceder y trabajar con reportes que han sido exportados, usted puede: 1. Cargar temporariamente los reportes nuevos/modificados. 2. Cargar permanentemente el reporte nuevo/modificado. Este tópico explica la opción 1. " Para cargar temporariamente un reporte: 1. Haga clic en el botón de la solapa apropiada. Aparecerá el diálogo Informes Listas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 41 Agosto 2002

264 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Importar Informe(s).! Haga clic en el botón. 3. En el diálogo resultante, localice y seleccione el reporte lista (en el formato.rpt) que desea cargar y luego haga clic en el botón Abrir. Aparecerá un diálogo conteniendo una lista de todos los reportes guardados en ese archivo. 4. Seleccione el reporte(s) nuevo/modificado que desea cargar en su archivo. CONSEJOS:! Para seleccionar reportes realice una de las siguientes acciones: - Haga clic sobre ellos individualmente. - Haga clic en el botón Seleccionar Todos.! Para deseleccionar un reporte haga nuevamente clic en el reporte o utilice el botón Deseleccionar Todos. 5. Una vez que ha seleccionado el reporte(s) que desea cargar, realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Reemplazar Lista para reemplazar el diálogo Informes Listas completo con los informes seleccionados.! Haga clic en el botón Agregar a Lista para agregar a la lista los reportes seleccionados. NOTAS:! Si alguno de los informes que está agregando tiene el mismo nombre que los reportes ya existentes en la lista, aparecerá un diálogo Cambiar Nombre avisándole que ingrese nombres únicos.! Estos cambios no son guardados permanentemente - son sólo para esa sesión. cargar permanentemente informes nuevos/modificados Para acceder y trabajar con reportes que han sido exportados usted puede: 1. Cargar temporariamente el reporte nuevo/modificado. 2. Cargar permanentemente el reporte nuevo/modificado. Este tópico explica la opción 2. Una vez cerrado su producto Methodware, todos los reportes creados o modificados durante esa sesión se perderán, dado que los mismos no son guardados automáticamente en forma permanente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 42 Agosto 2002

265 " Para guardar permanentemente un reporte nuevo/modificado: 1. En el diálogo Informes Listas, seleccione su reporte nuevo/modificado. 2. Guarde el informe. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Hacer Permanentes Informes Modificados. Sólo para productos Herramientas Builder de Methodware. Si usted ha modificado un reporte en un Modelo de Usuario Final y lo hizo permanente, cuando usted genere un nuevo Modelo de Usuario Final, su reporte modificado no estará disponible en el nuevo modelo. Para colocar su reporte modificado en el nuevo modelo necesitará importar el informe guardado, y hacerlo permanente en la forma que se describió arriba. guardar informes RTF de columnas Los reportes RTF de columnas se pueden utilizar como plantilla para modificar informes. La opción Guardar Plantilla Informe en el diálogo Niveles Informe permite guardar el informe y luego cargarlo para un nuevo uso, actualizando de esa forma los vínculos. Si marca esta opción cuando ejecuta el informe se le pedirá que escriba un nombre para el archivo del informe. La descripción del informe tabular será luego guardada en el formato.rpt Esta plantilla puede luego ser cargada y modificada como un informe de listas, desde el diálogo Informes Listas. Ver cargar informes temporariamente (importación) en la página 41 and cargar permanentemente informes nuevos/modificados en la página 42. Aunque le de un nombre único al archivo que almacena el reporte RTF de columnas, cuando cargue ese archivo en el diálogo Informes Listas vía el botón, el reporte real se titulará "Lista Informe para Columnas". Usted puede desear renombrarlo con un nombre más descriptivo. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 43 Agosto 2002

266 guardar la definición de informes RTF/HTML Los cambios que realice en los reportes disponibles en un archivo son exclusivos para ese archivo y sólo se retienen para la sesión actual. Si desea reutilizar el reporte modificado en una fecha posterior, debe guardar sus cambios utilizando el procedimiento que se describe abajo antes de salir del archivo/producto Methodware. " Para guardar definiciones de reportes: 1. En la ventana Definición Informe que contiene el reporte modificado, haga clic en el botón. 2. En el diálogo resultante escriba un nombre para el reporte modificado y seleccione el directorio donde se guardará. NOTAS:! El reporte se guarda con la extensión.rpt! El reporte puede ser cargado temporariamente en su archivo para continuar haciéndole cambios o cargado permanentemente una vez que estén completos los cambios. imprimir definiciones de informes RTF/HTML En la ventana Definición de Informes usted tiene la opción de imprimir o guardar a un archivo de texto la definición de sus reportes y formularios HTML/RTF. " Para imprimir una definición de reporte: 1. En la ventana Definición Informe teniendo el reporte deseado en el contexto, haga clic en el botón. 2. En el diálogo resultante, elija una de las siguientes opciones:! Impresora para mostrar un diálogo de impresión en el cual usted puede establecer las definiciones de impresión e imprimir en consecuencia.! Archivo. Si hace clic en este botón se le indicará que ingrese un nombre y seleccione una ubicación de directorio. El archivo es guardado con el formato.txt.! Archivar y Editar para guardar la definición en disco y abrirla utilizando su editor de texto predeterminado (ej: el Notepad). Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 44 Agosto 2002

267 Definir Contenido de Reportes niveles de informes RTF de columnas Cuando genera reportes RTF de columnas, puede seleccionar el nivel de información que contendrá el informe. Por ejemplo, desde la solapa Riesgos de la ventana Principal, usted puede disponer de dos opciones de nivel; Riesgos, y Riesgos y Controles. La opción "Riesgos" producirá un informe que contendrá sólo la información de las columnas exhibidas actualmente en la solapa Riesgos. La opción "Riesgos y Controles" producirá un informe que contendrá no sólo los riesgos listados actualmente en la solapa, sino también detalles de todos los controles vinculados. Si se dispone de sólo un nivel de información el reporte se autogenerará. Informar Grupos Vacíos Cuando se imprimen reportes RTF de columnas, los items impresos en forma predeterminada son los items listados en la solapa desde la cual se genera el reporte. Sin embargo, usted tiene la opción (como se explica arriba) de seleccionar e imprimir no sólo esos items, sino también los detalles de los items vinculados. Una vez que ha seleccionado un reporte multi nivel RTF de columnas, en el diálogo Nivel Informe se habilita el casillero Informar Grupos Vacíos. En forma predeterminada este casillero está marcado, lo que asegura que se listen todos los items de la solapa aún si no hay vínculos. Si se deja este casillero en blanco, los items listados en la solapa que no estén vinculados no aparecerán en el reporte. Si esta opción está inactiva, el reporte seleccionado sólo contendrá un nivel y en forma predeterminada se informarán todos los items listados en la solapa. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 45 Agosto 2002

268 definir el contenido... de reportes DBF agregar campos en un informe DBF Cada campo seleccionado se convierte en un campo (or columna) del reporte. Cuando se ejecuta un reporte DBF, se genera un registro (o fila) por cada una de las páginas de más bajo nivel seleccionadas para el reporte. " Para agregar un campo a un reporte DBF: 1. Acceda al diálogo Campos Seleccionados Para el Informe. 2. Seleccione el nivel del campo que desea agregar en el campo Lista de Páginas. Por ejemplo, si desea seleccionar un campo de riesgo seleccione el nivel de Página. El panel lista de Campos se actualizará para mostrar todos los campos disponibles para el nivel seleccionado. 3. En el panel Lista de Campos, haga doble clic en el campo que desea agregar, o seleccione el campo, y luego haga clic en el botón Agregar. El campo se agregará al final de la lista Seleccionada de campos DBF. NOTAS:! Cuando se ha agregado un campo usted puede seleccionarlo en la lista Seleccionada y cambiar las columnas Ancho y Decimales.! Usted puede agregar todos los campos del panel Lista de Campos al reporte DBF simplemente haciendo clic en el botón Agregar Todos.! La creación de DBFs no soporta campos Memo (dado que Excel no soporta esta característica). Esto significa que los campos de texto se guardan con campos de caracteres de longitud fija. Se puede especificar un ancho de hasta 256 caracteres. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 46 Agosto 2002

269 renombrar campos DBF Cuando se selecciona un campo para el reporte DBF, se genera automáticamente un nombre para el campo. Este nombre está limitado a 10 caracteres, utilizando la primera letra del tipo, el número de nivel y luego los primeros 8 caracteres del nombre. Usted puede modificar este nombre. " Para modificar un nombre de campo de reporte DBF: 1. Acceda al diálogo Campos Seleccionados Para Informes. 2. Haga clic en la columna Campo que contiene el nombre del campo que desea cambiar 3. Sobreescriba el nombre existente seleccionado con el nuevo nombre. Si el nombre de campo ya está en uso, el último carácter será reemplazado con un dígito para crear un nombre único. IMPORTANTE: Usted debe guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automáticamente. reordenar campos DBF El reporte DBF se imprimirá en el orden de las líneas, de arriba hacia abajo, de la ventana Campos Seleccionados para Informe. En consecuencia, para imprimir la información en un orden distinto, necesitará reordenar las líneas. " Para cambiar el orden de las líneas de un Reporte DBF: 1. Acceda al diálogo Campos Seleccionados para Informe. 2. Haga clic en la columna de la izquierda de la línea seleccionada 3. Arrastre la línea a la posición correcta. Tan pronto como comience a arrastrar aparecerá el número actual de la línea. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 47 Agosto 2002

270 cambiar el ancho de campos DBF El ancho predeterminado de los campos DBF es de 64 caracteres (si el campo es una cadena de caracteres) o 10 caracteres (si el campo es un número). No obstante, usted tiene la opción de cambiar el ancho. " Para cambiar el ancho de un campo de reporte DBF: 1. Acceda al diálogo Campos Seleccionados Para Informe. 2. Haga clic en la columna Ancho que desea cambiar 3. Sobreescriba el ancho seleccionado con una nueva medida. NOTAS:! El ancho de cualquier campo no puede exceder los 256 caracteres.! La creación de DBFs no soporta campos Memo (dado que Excel no soporta esta característica). Esto significa que los campos de texto se guardan con campos de caracteres de longitud fija. Se puede especificar un ancho de hasta 256 caracteres. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. alterar los puntos decimales de campos DBF numéricos En forma predeterminada, la cantidad de decimales para los campos numéricos de reportes DBF es 1. No obstante, usted puede cambiar esto en el diálogo Campos Seleccionados Para Informe simplemente seleccionando el decimal y sobreescribiéndolo. Para los campos que contienen cadenas de caracteres la definición para la columna Decimal es "0". IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 48 Agosto 2002

271 eliminar campos DBF " Para eliminar una línea en un reporte DBF: 1. Acceda al diálogo Campos Seleccionados para Informe. 2. Seleccione el campo. 3. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar. Si elimina un campo por error, haga clic en el botón Cancelar. Esta acción cancelará sus cambios y lo retornará al diálogo Informes Listas. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 49 Agosto 2002

272 definir el contenido... de reportes RTF/HTML modificar los niveles informados La información que ingresa en su archivo es almacenada bajo distintos "Niveles". Estos niveles categorizan la información, y para recuperar esa información e incluirla en un reporte, necesitará determinar en qué nivel está almacenada la información que desea reportar. IMPORTANTE! Cada línea de la ventana Definición Informe debe tener un nivel seleccionado para especificar sobre qué nivel está reportando esa línea.! Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. los niveles disponibles Usted no puede modificar la lista de niveles disponibles. Los niveles que pueden ser informados están determinados por la estructura del archivo particular sobre el que se está trabajando y por las selecciones realizadas cuando el reporte que está modificando fue definido en el momento de su desarrollo. Generalmente usted puede determinar los niveles haciendo referencia al nombre del informe, por ejemplo, un reporte de Riesgos y Controles tendrá dos niveles, uno para los riesgos y otro para los controles de los riesgos. Los siguientes niveles de los reportes son estándar a través de todos los informes RTF/HTML y están siempre disponibles para selección:! Page Header (Cabecera de Página)! Page Footer (Pié de Página)! 1 Sectn (Sección)! 1 Page (Página) Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 50 Agosto 2002

273 Las selecciones restantes disponibles dependen de los niveles del archivo y del reporte que está modificando, y pueden incluir todas o algunas de las siguientes: x Obj x page x group Donde x es un número relativo a la cantidad de niveles. Este número comienza con el número 2 (por ejemplo, 2 Obj, 3 Obj, etc) Donde x es un número impar (por ejemplo 3 page, 5 page, etc) Donde x es un número par (por ejemplo 2 group, 4 group, 6 group, etc) CONSEJO: En la solapa Esquema (si está disponible), el carácter especial representa una Section (Sección) o Level (Nivel), representa un Objective (Objetivo), y representa una Page (Página). Qué nivel selecciono? El nivel que selecciona necesita corresponderse con el tipo de información que está reportando. Por ejemplo, si está reportando sobre:! riesgos y notas de revisión habrá dos niveles de páginas, uno para los riesgos y otro para las notas de revisión.! áreas de riesgo y sus riesgos, habrá también dos niveles de páginas, mas páginas adicionales para cada agrupamiento de área de riesgo. Estos agrupamientos se denominan Objectives (Objetivos) (abreviados como OBJ en la definición de Informes). Seleccione el nivel... Si usted desea... Page Header Page Footer para insertar una cabecera en el informe. También puede utilizar los caracteres especiales [headerstart] y [headerend]. para insertar un pié en el informe. También puede utilizar los caracteres especiales [footerstart] y [footerend]. 1 sectn para insertar una entrada "off line" (fuera de línea) en el informe. Por ejemplo, para insertar una figura, o una cadena de caracteres de texto definida por el usuario al comienzo (header) o al final (footer) del informe. AutoText Value para definir valores de AutoTexto. AutoTextKey para reemplazar "keys" (claves) en el informe con valores de AutoTexto. x page para informar sobre todos los items de un grupo particular. Por ejemplo, si está informando sobre controles, 1 page proveerá todos los controles independientemente del nivel (desde el nivel más bajo del informe). Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 51 Agosto 2002

274 Seleccione el nivel... Si usted desea... x Obj x group para informar sólo sobre aquellos items a un nivel de objetivo particular. Por ejemplo, si seleccionó 2 Obj (desde el objetivo a nivel 2) el reporte contendría el nombre y el número de todos los items vinculados/adjuntos a los items del nivel 2. para informar sólo sobre aquellos items a un nivel de grupo particular. Por ejemplo, si seleccionó 1 group el reporte contendría el nombre y número de los items vinculados/adjuntos a los items del grupo 2. ilustración de niveles Como ilustración de niveles el siguiente informe simple tiene tres niveles de páginas: Procesos, Riesgos y Controles. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 52 Agosto 2002

275 Esta definición de informe produce el siguiente fragmento de informe: NOTAS:! El encabezamiento "Procesos, Riesgos y Controles" es impreso al comienzo utilizando una fuente grande (estilo Mockheading).! La cabecera de página utiliza una variable global (A0clientNa) y un carácter especial [title] que es el título del informe.! Los items entre comillas simples son tratados como literales e impresos exactamente como están escritos (ej: 'Riesgo:', 'Control' etc). Otro ejemplo abajo ilustra cómo se pueden utilizar a diferentes niveles los campos de informes. Esta definición de informe muy simple producirá el siguiente informe: En este ejemplo se produce una línea individual para cada registro al más bajo nivel (ej: control). Como estamos reportando información a un nivel más alto se repiten los nombre de los Procesos y Riesgos. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 53 Agosto 2002

276 Estos ejemplos ilustran la flexibilidad del generador de informes al permitirle al desarrollador del informe controlar el contenido del informe. posicionar campos de informes RTF/HTML Cada nivel seleccionado para un reporte RTF/HTML tiene dos posiciones, "Header" (Cabecera) y "Footer" (Pié). Para cada nivel, la posición "Header" imprimirá primero el contenido de esa definición de línea del informe y la posición "Footer" imprimirá al final el contenido de esa definición de línea del informe. Dentro de cada nivel, el orden de las definiciones de líneas del informe determina el orden en el cual se informará el contenido de esas definiciones de líneas. Generalmente la mayor parte de la información se imprime en el header (por ejemplo, el nombre de la página de "preguntas", seguido por el nombre de cada "pregunta", seguido por la descripción de la "pregunta"). La definición de posición es ignorada para Page Header y Page Footer y no tiene efecto para la página de más bajo nivel (dado que al nivel más bajo no hay agrupamiento). IMPORTANTE: Se deben guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo/dejar el producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no son guardados automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 54 Agosto 2002

277 definir tablas en informes RTF/HTML Usted puede definir una tabla en un reporte RTF/HTML utilizando la columna Tabla de la ventana Definición Informe. IMPORTANTE: Se deben guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo/dejar el producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no son guardados automáticamente. definir el contenido de la tabla El aspecto de una tabla se define estableciendo la columna de la Tabla a NoBorder o Border. Una vez definido esto, cada campo en el respectivo campo Descripción se convertirá automáticamente en una celda individual de la tabla. Para crear una celda vacía, escriba dos comillas simples separadas por un espacio (' '). El contenido de una celda puede ser cualquier combinación de:! Texto definido por el usuario! Campos del Informe! Variables Globales! Variables del Informe! Caracteres Especiales! Expresiones IF El contenido de una celda ocultará palabras si es muy largo para el ancho de la celda. definir el ancho de celdas de la tabla El ancho de las celdas de una tabla se puede definir utilizando {x} - donde x es el ancho de la celda precedente, en centímetros. Por ejemplo, p5number {1} definirá la celda p5number con un ancho de 1 cm. CONSEJO: 1 pulgada = 2.54 centímetros. El ancho de una celda, no definida utilizando {x}, se calcula automáticamente en base a la cantidad de celdas de la tabla y el ancho de la página (como está determinado en los campos Tamaño Papel y Orientación del diálogo Informes Listas). Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 55 Agosto 2002

278 NOTAS:! Si usted redefine el tipo de página y la orientación de un reporte, se recalcula automáticamente el ancho de las celdas para todas las tablas.! También puede utilizar el diseñador de celdas para definir el ancho de las celdas de una tabla. definir el aspecto de la tabla El diseñador de reportes tiene control completo sobre el aspecto de las celdas de la tabla. En particular:! Bordes Individuales (Izquierdo, Derecho, de Arriba y de Abajo),! Color! Estilo! Sombreado! Altura de la Fila! Ancho, Estilo y Color del Borde. Estos atributos pueden ser establecidos utilizando caracteres especiales, por ejemplo NoBorder y Border, pero un mecanismo más eficiente es utilizar el Diseñador de Celdas. Formatear tablas HTML es de lejos más restrictivo que las tablas RTF o de Formularios Word, por ejemplo, las celdas de las tablas sólo pueden tener todos los bordes o ningún borde. Cualquier formato aplicado a una tabla HTML que no sea soportado será ignorado. Sigue un ejemplo de definición de tabla en un informe. La línea de informe de arriba producirá el reporte ilustrado abajo. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 56 Agosto 2002

279 utilizar el diseñador de celdas El Diseñador de Celdas provee una interfaz simple para diseñar el aspecto de una tabla en un reporte. Al utilizar esta herramienta de diseño usted puede controlar el aspecto de las celdas de una tabla incluyendo bordes, estilos y colores. acceder al diseñador de celdas " Para acceder al Diseñador de Celdas: Solo se puede acceder al Diseñador de Celdas para una línea de reporte con la columna Tabla definida como Border (Borde) o No Border (Sin Borde). 1. En la ventana Definición de Informes, seleccione la definición de línea de reporte que contiene las celda(s) de tabla que desea diseñar. 2. Haga clic en el botón. utilizar el diseñador de celdas IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. " Para utilizar el Diseñador de Celdas: 1. Seleccione la celda que desea estilizar en la lista Aplicar a. Esta lista contendrá, para la definición de línea de reporte seleccionada, todas las celdas de tabla que hay en esa línea. NOTAS:! Para agregar una nueva celda a la lista haga clic en el botón. Cuando se agrega una nueva celda la misma tiene un rótulo vacío y está definido entre ' ' (comillas).! Para editar el rótulo de la nueva celda haga clic en el campo Celda: Rótulo.! Para eliminar una celda de la lista haga clic en el botón.! Utilice los botones y para cambiar el orden de las celdas.! Se pueden seleccionar múltiples celdas para permitir que los cambios que se realicen utilizando el Diseñador de Celdas sean aplicados a todas las celdas seleccionadas en una sóla acción. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 57 Agosto 2002

280 2. Utilice los campos apropiados de la ventana Diseñador de Celdas para formatear las celda(s) según lo desee. (Se puede ver abajo una descripción completa de cada campo). 3. Haga clic en el botón OK cuando finaliza. 4. Los cambios que haya realizado son convertidos en la definición estándar de texto para la definición de línea de informe seleccionada. Si lo desea, usted puede realizar cualquier cambio necesario en forma manual. Por ejemplo la línea de arriba editada en el diseñador de celdas produce la siguiente descripción de línea de informe: Cuando se ejecuta el reporte se produce el siguiente output: Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 58 Agosto 2002

281 describir los campos y solapas de la ventana diseñador de celdas Campo Descripción Aplicar A Altura de Fila Celda : Campo Rótulo Celda : Campo Estilo Celda : Campo Color Lista de todas las celdas actuales de la línea seleccionada del reporte. Para la línea del informe en contexto, usted puede agregar nuevas celdas a esta lista, eliminar celdas existentes y cambiar su orden de aparición en el reporte utilizando la barra de herramientas ubicada directamente debajo de esta porción de la ventana del Diseñador de Celdas. Utilizar estos campos para determinar, entre tres elecciones disponibles, la altura de la celda seleccionada. Auto (la predeterminada) Como mínimo Exactamente Permite determinar automáticamente la altura de la fila por el contenido y formateo de las celdas. Establece la altura de la fila al número de centímetros especficados en el campo Altura. Si el contenido de la fila es mayor que el número especificado la altura de la fila será expandida. Establece la altura de la fila en el número exacto de centímetros especificados en el campo Altura. Si el contenido de la fila es mayor que el número especificado el excedente no se mostrará. El rótulo puede ser un campo o una constante cadena de caracteres. Las constantes cadenas de caracteres deben estar encerradas entre comillas ' '. Se puede seleccionar un nombre de campo en la lista de campos haciendo clic en el botón. Si se han seleccionado múltiples celdas en la lista de campos Aplicar Anone se deshabilita el panel de edición de rótulos. El estilo que se aplicará a la celda. El estilo ingresado debe ser definido en el archivo plantilla de informe Word (.dot). Se puede acceder a la lista definida de estilos actual haciendo clic en el botón correspondiente. Los estilos son sensitivos al tipo de letra. Seleccione un color para la celda haciendo clic en este campo. Aparecerá el selector de colores estándar desde el cual usted podrá realizar la selección deseada. Si se selecciona un color y luego se aplica un sombreado, la aplicación del sombreado impactará en el color. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 59 Agosto 2002

282 Campo continúa Descripción continúa Celda : Campo Sombreado Determine el sombreado a ser aplicado a la celda seleccionando un nivel de sombreado en la caja de selección descolgable de este campo. El sombreado se aplica independientemente del color. Se se seleccionó un color y luego se aplica un sombreado, la aplicación del sombreado impactará en el color. Celda : Campo Color Fuente Seleccione un color de fuente para la celda haciendo clic en este campo. Aparecerá el selector de colores estándar desde el cual usted podrá realizar la selección deseada. Si se selecciona un color y luego se aplica un sombreado, la aplicación del sombreado impactará en el color. Celda : Campo Redondear A Si la celda(s) seleccionada es un rótulo este campo se habilita permitiéndole definir la cantidad de posiciones decimales a la cual se redondearán los campos numéricos del informe (de 0 a 9). Si la celda(s) seleccionada tiene aplicado un redondeo, el botón Restaurar Redondeo permitirá restaurar el redondeo. Celda : Campo Prefijo de Celda Celda : Campo Sufijo de Celda Celda : Campo Estado para Importar Un redondeo de 0 no es lo mismo que sin redondeo. Si se aplica un redondeo a un campo no-numérico se muestra 0 en el informe (o sea, que si se aplica un redondeo, el campo es forzado a convertirse en un campo numérico). Ingrese una cadena de caracteres en este campo para ser utilizado como prefijo del contenido de la celda. Esto se puede utilizar para, por ejemplo, proveer un símbolo monetario. Ingrese una cadena de caracteres en este campo para ser utilizado como sufijo del contenido de la celda. Esto se puede utilizar para, por ejemplo, proveer un símbolo % a continuación del cálculo del porcentaje. Sólo está habilitada esta opción si la celda(s) seleccionada es un rótulo. Haga clic en el botón radial apropiado para determinar si el campo puede ser alterado por el usuario final y luego importado nuevamente en el archivo. Las opciones son: Campo Estándar Campo Formulario El receptor del reporte no puede alterar el campo. No habilitada la importación. Si se selecciona esta opción el reporte es generado como un Formulario Word. El reporte/formulario sólo puede ser abierto en modo protegido y al receptor sólo se le permite ingresar información en los campos destacados como Campos Formulario. Usando la opción Cargar Formulario Word en el menú Archivo de la ventana Principal usted puede luego cargar el formulario completado nuevamente en su archivo. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 60 Agosto 2002

283 Campo continúa Descripción continúa Celda : Campo Estado para Importar continúa Campo Modificar Si se selecciona esta opción la celda es destacada como un campo que puede ser alterado o completado por el receptor del reporte. El reporte completado puede luego ser importado nuevamente en su archivo. Esta funcionalidad ha sido reemplazada por la funcionalidad Campo Formulario. Sin embargo, aun debería ser utilizada cuando usted desea importar campos formateados de texto dado que la funcionalidad Campo Formulario no soporta RTF (campos de texto enriquecido). Campo Ancho de Celda Campo Borde de Celda El ancho de la celda se puede especificar en centímetros. El ancho de las celdas no definido es calculado automáticamente en base a la cantidad de celdas y el ancho de la página. Si se seleccionan múltiples celdas cualquier cambio en el ancho de las celdas se aplicará a todas las celdas seleccionadas. Para asistir en el cálculo del ancho de las celdas, su producto Methodware estimará el ancho mínimo requerido para una celda cuando la celda seleccionada es una constante de caracteres. Para lograr un cálculo preciso, haga clic en el botón Cálculo Fuente para definir la fuente con la misma fuente utilizada en el reporte (las fuentes utilizadas en los informes son determinadas por los estilos aplicados desde la plantilla word y no son registradas automáticamente en la definición de celdas). La fuente seleccionada se muestra debajo del panel ancho de celda junto con el ancho sugerido. Para transferir el ancho sugerido al ancho actual haga clic en el botón Definir Ancho. Microsoft Word soporta 22 estilos distintos de bordes de celdas. Estos estilos se pueden aplicar a cualquier borde (superior, inferior, izquierdo o derecho). Esto, combinado con el ancho del borde de celda y el color del borde de celda, provee un amplio rango de combinaciones de formateo posibles. Para asistir a la aplicación de bordes de celda el Diseñador de Celdas le permite seleccionar la combinación apropiada de opciones de bordes (estilo, ancho y color) y luego aplicar esta combinación a todos o algunos de los bordes. También se puede aplicar una sombra en los lados inferior y derecho de un borde utilizando el casillero Sombra. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 61 Agosto 2002

284 Campo continúa Descripción continúa Campo Borde de Celda continúa " Para seleccionar una combinación de bordes: 1. Seleccione un estilo en la lista de Estilos. 2. Seleccione un color haciendo clic en el panel color. 3. Cambie el ancho predeterminado (de 1) ingresando un valor. Se permiten decimales y fracciones, por ejemplo, ½. No todos los estilos estarán afectados por un cambio en el ancho. Si se selecciona más de una celda consecutiva se muestra un botón Esquema adicional. Haga clic en este botón para crear un borde esquema (la celda que está más a la izquierda tendrá aplicados bordes superior, inferior e izquierdo; la celda que está más a la derecha tendrá aplicados bordes superior, inferior y derecho; cualquier celda entre ellas sólo tendrá bordes superior e inferior). " Para aplicar una combinación seleccionada: 1. Haga clic en el botón de borde apropiado,,,, y. Si un borde ya está activado esto lo desactivará, y necesitará hacerle clic nuevamente para aplicar el nuevo estilo. 2. Haga clic en el panel vista preliminar en la porción apropiada. Al haga clic en una esquina se aplicarán ambos bordes. Si un borde ya está aplicado esto lo desactivará, y se necesitará hacer clic nuevamente en el panel vista preliminar para aplicar el nuevo estilo. 3. Haga clic en el botón para activar todos los bordes. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 62 Agosto 2002

285 Campo continúa Descripción continúa Campo Borde de Celda continúa " Para remover un borde: 1. Haga clic en el botón apropiado de borde. 2. En el panel vista preliminar haga clic en la porción apropiada. Al hace clic en una esquina se removerá ambos bordes. 3. Haga clic en el botón para desactivar todos los bordes. aplicar estilos de formato a informes RTF/HTML Los reportes se formatean utilizando un rango de estilos predefinidos. Para cada línea de la definición del informe se selecciona un estilo apropiado en la columna Estilo de la ventana Definición Informes. Para los reportes RTF, los detalles de los estilos de formateo están contenidos en la plantilla de Microsoft Word normal.dot (indicado en el campo Nombre Plantilla de la ventana Definición de Informe y localizada en el directorio Methodware\*Nombre [donde *Name = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]. Luego de leer el reporte Microsoft Word carga automáticamente la plantilla. Para los reportes HTML, se aplican estilos utilizando hojas de estilo cascada. La hoja estilo cascada predeterminada que se provee es styles.css. Usted puede modificar un estilo existente, editando la lista de estilo en la plantilla según corresponda. Una vez seleccionado un estilo, cuando se ejecute el reporte el contenido del campo Descripción correspondiente será formateado en ese estilo. IMPORTANTE: Se deben guardarlos reportes modificados antes de salir del archivo/dejar el producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no son guardados automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 63 Agosto 2002

286 crear y modificar estilos Microsoft Word " Para crear/modificar un estilo: 1. Abra la plantilla de estilo outline.dot en Microsoft Word. (Esta plantilla está ubicada en el directorio Methodware\*Nombre [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware). 2. Cree o modifique el estilo. (Para detalles sobre cómo realizar esta tarea, consulte el manual o ayuda en línea de Microsoft Word). 3. Guarde sus cambios y cierre Microsoft Word. 4. En su archivo, acceda a la ventana Definición de Informe para el reporte en el cual desea utilizar el estilo nuevo/modificado. 5. Haga clic en el botón. Aparecerá una ventana Editor Listas conteniendo la lista completa de estilos disponibles para el reporte en contexto. 6. En esta ventana, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Insertar. 7. Escriba el nombre del estilo nuevo/modificado y haga clic en el botón OK. El nuevo estilo estará ahora disponible para selección. La lista modificada de estilos sólo se aplicará al reporte en contexto. No es global para el archivo ni para su producto Methodware. Si desea que el estilo nuevo/modificado esté disponible para ser seleccionado y utilizado en otros reportes, necesitará agregarles ese estilo repitiendo los pasos 4-7 de arriba. eliminar estilos Si selecciona un estilo en la lista de columnas Estilo que ha sido removido de la plantilla outline.dot, el estilo para esa sección particular del reporte será predeterminado al estilo Normal. Para evitar cualquier confusión potencial, si usted está normalmente creando o modificando estilos, le recomendamos actualizar regularmente la lista de estilos disponibles para todos los reportes. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 64 Agosto 2002

287 " Para eliminar un estilo: 1. Abra la plantilla de estilo outline.dot de Microsoft Word. (Esta plantilla está ubicada en el directorio Methodware\*Nombre [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]. 2. Elimine el estilo. (Para obtener detalles de cómo realizar esta tarea, consulte el manual o ayuda en línea de Microsoft Word). 3. Guarde sus cambios y cierre el Microsoft Word. 4. En su archivo, acceda a la ventana Definición de Informes para el reporte desde el cual desea eliminar el estilo. 5. Haga clic en el botón. Aparecerá una ventana Editor Listas conteniendo la lista completa de estilos disponibles para el reporte en contexto. 6. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar. El estilo solo se eliminará de la lista de estilos disponibles para el reporte en contexto. Esta eliminación no es global para el archivo ni para su producto Methodware. Si otros reportes tienen disponible ese estilo, necesitará también eliminarles el estilo a ellos repitiendo los pasos 4-6 de arriba. notas y consejos sobre utilización de estilos! Los Estilos de Heading (Cabecera) son estilos predefinidos que permiten numerar un reporte y definirle una tabla de contenido. Se soportan hasta nueve niveles de "heading" (cabecera).! Cuando se aplica un estilo a una tabla, usted puede aplicar diferentes estilos a las celdas individuales utilizando el carácter especial [style stylename]. Para hacer asi, inserte el carácter especial, por ejemplo, [style Bold] en el campo Descripción o Descripción Seleccionada luego del contenido de la celda específica. Este carácter especial se superpondrá, para esa celda, al estilo que aparece en la columna Estilo para esa definición de línea del reporte. También puede utilizar el Diseñador de Celdas.! Si selecciona un estilo en la lista de columnas Estilo que ha sido removido de la plantilla outline.dot, el estilo para esa sección particular del reporte será predeterminado al estilo Normal. CONSEJO: Usted puede obtener una impresión de los estilos existentes en la plantilla outline.dot siguiendo el siguiente procedimiento: 1. Abra el archivo plantilla. 2. Haga clic en al opción Imprimir del menú Archivo. 3. Haga clic en la opción Estilos en la lista de selección Qué Imprime. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 65 Agosto 2002

288 insertar tabuladores en informes RTF/HTML Se pueden insertar tabuladores en un reporte para mejorar el formato del informe en la ventana Definición de Informes. Esto se realiza utilizando el carácter especial [tab]. Una vez insertado usted puede controlar la posición de los topes de tabulación utilizando comandos {t }. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. " Para insertar un tabulador: 1. Ingrese el lugar en que debe parar el tabulador. Los topes de tabulación pueden ser justificados a la izquierda, en el centro, o a la derecha, y se miden en centímetros. CONSEJO:1 pulgada = 2.54 centímetros. Examples are:! {tl 3} - tabulador izquierdo hace tope a 3 centímetros.! {tc 7.5} - tabulador central hace tope a 7.5 centímetros.! {tr 14} - tabulador derecho hace tope a 14 centímetros. 2. Inserte o escriba el carácter especial [Tab]. 3. Ingrese el texto o campo que desea tabular. Por ejemplo, la siguiente definición de línea de informe: cuando se la reporta, es: NOTAS:! Se pueden ingresar en cualquier punto de la definición de línea.! El carácter especial [Tab] debe ser insertado antes del campo o texto a tabular. CONSEJO:Puede ser más fácil la lectura/comprensión de la definición de línea del reporte si usted estructura sus tabuladores y topes de tabulación como sigue: 'Performed: ' P1ctrlPerf {tl4} [tab] 'Ctrl Fact: ' P1ctrlFact {tl7} [tab] 'Costed Fact: ' P1costFact [round1] {tl0.5} [tab] 'Costed Ctrl: ' P1costed [round1] Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 66 Agosto 2002

289 definir el contenido de informes RTF/HTML El contenido real de un reporte es definido en la columna Descripción de la ventana de Definición Informes. El campo Descripción Seleccionada muestra el contenido completo de la columna Descripción para la definición de línea del informe, actualmente seleccionada. CONSEJO: Es más fácil modificar el contenido en el campo Descripción Seleccionada, o si es una tabla, es más fácil utilizar el Diseñador de Celdas. El contenido de un reporte puede ser cualquier combinación de:! Texto definido por el usuario! Campos del informe! Variables globales! Variables del informe! Caracteres especiales! Expresiones IF agregar texto adicional en informes RTF/HTML Usted puede insertar texto adicional y espacios en sus informes RTF/HTML para clarificar, rotular y mejorar el formato de la información que se reporta. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en los reportes no se guardan automáticamente. " Para insertar texto: 1. En la ventana Definición Informes con el reporte específico en contexto, posicione su cursor en el lugar en que desea que se inserte el texto en el campo Descripción Seleccionada. 2. Escriba el texto que desea entre comillas simples. En este ejemplo, el texto Riesgo se imprimirá antes del contenido de los campos p3number y p3name, si no está vacío el contenido del campo p3number. En este ejemplo, el texto vinculado directamente a Riesgo se imprimirá si está vacío el contenido del campo p5number. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 67 Agosto 2002

290 " Para insertar espacios: 1. Posicione su cursor en el lugar en que desea que se inserte el espacio en el campo Descripción Seleccionada. 2. Ingrese ' '. NOTAS:! Los espacios se pueden utilizar para crear celdas vacías en una tabla, por ejemplo: En este ejemplo aparecerá una celda en blanco, de 1cm de ancho sin bordes, antes de la celda que contiene el texto 'Action Plan' definido por el usuario que es de 5 cm de ancho.! También se pueden utilizar los espacios para crear una línea vacía en el informe, por ejemplo: elaborar reportes sobre información de campos específicos Toda la información que incorpora en su archivo se ingresa en un campo único. Y cuando personaliza sus reportes, puede fácilmente extraer y elaborar reportes sobre cualquier información ingresada en el archivo. visualizar e imprimir los campos disponibles para elaborar informes " Para visualizar los campos disponibles para elaborar informes: 1. En la ventana Definición de Informe haga clic en el botón. NOTAS:! Esta lista muestra todos los campos que están disponibles para el reporte y tipo de item del contexto.! No se puede modificar el contenido de esta lista. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 68 Agosto 2002

291 La Lista de Campos detalla para cada campo disponible: Nombre Campo... Descripción Label (Rótulo) Object (Objeto) Level (Nivel) Name (Nombre) Type (Tipo) Un rótulo dado al campo y utilizado por el generador de reportes. Este rótulo es de 10 caracteres.! El primer carácter denota el objeto del campo, por ejemplo, P=Página, C=Grupo, O=Objeto, S=Sección.! El segundo carácter denota el nivel del campo.! Los caracteres restantes son el nombre del campo. La definición del objeto del campo. Este puede ser página, grupo, Obj (Objetivo), o Sectn (Sección). El nivel del campo. El nombre del campo. El tipo de campo. Este puede ser:! String indicando que el contenido del campo es texto.! Number indicando que el contenido del campo es numérico.! Boolean indicando que el contenido del campo es un cálculo. visualizar e imprimir los campos disponibles para elaborar informes " Para imprimir la lista de campos: 1. Abra la lista de campos disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Impresora. 4. Defina el criterio de impresión y luego imprima la lista. " Para guardar la lista como un archivo.txt: 1. Abra la lista de campos disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 69 Agosto 2002

292 3. Haga clic en la opción Archivo. 4. Escriba el nombre del archivo y seleccione un directorio. 5. Haga clic en el botón Guardar. insertar campos en reportes En general los campos se insertan normalmente en líneas de definición de reporte que tienen su columna Nivel definida para corresponder con el nivel y objeto de los campos. Por ejemplo, el campo P1costFact sería insertado en una línea con la columna Nivel definida como 1 page. SIN EMBARGO, se puede insertar cualquier campo en cualquier nivel y repetirlo (si es necesario), y por cada nivel puede haber definidos una cantidad ilimitada de campos. " Para insertar un campo en un informe: 1. Abra el reporte en la ventana Definición Informe. 2. Coloque el cursor en la posición deseada en el campo Descripción o en el campo Descripción Seleccionada. NOTAS:! Si es en el campo Descripción, el campo se insertará siempre al final de la descripción independientemente de donde esté posicionado el cursor.! Si es en el campo Descripción Seleccionada, el campo se insertará exactamente donde esté posicionado el cursor. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Escriba el nombre del campo.! Haga clic en el botón para mostrar la lista de Campos. Inserte el campo deseado haciendo doble clic en el mismo, seleccionándolo y haciendo clic en el botón OK, o seleccionándolo y presionando <ALT+O>. IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. CONSEJOS:! Luego de insertar una cantidad de campos en un informe, haga clic en el botón para verificar la existencia de algún campo inválido.! No tiene importancia asegurarse que haya espacios entre los campos que se insertan en un informe porque son automáticamente insertados cuando se genera el informe. Sin embargo, si se agregan espacios resultará más fácil leer la definición del informe. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 70 Agosto 2002

293 utilizar variables globales Las variables globales actúan y son utilizadas de la misma forma que los campos de Informes, sin embargo, estas no son específicas para el reporte en contexto. Usted puede agregar estas variables a cualquier reporte. Generalmente, las variables Globales proveen la información que es capturada en la primera página de su informe (la ventana Detalles del Modelo [Revisión]). ver e imprimir las variables globales disponibles " Para ver las variables Globales disponibles para utilizar: 1. En la ventana Definición de Informes haga clic en el botón. El contenido de esta lista no se puede modificar. " Para imprimir la lista de variables Globales: 1. Abra la lista de variables disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Imprimir. 4. Defina el criterio de impresión e imprima la lista. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 71 Agosto 2002

294 " Para guardar la lista como un archivo.txt: 1. Abra la lista de variables disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Archivo. 4. Escriba el nombre del archivo y elija un directorio. 5. Haga clic en el botón Guardar. insertar variables globales " Para insertar una Variable Global: 1. Abra el informe en la ventana Definición de Informes. 2. Coloque el cursor en la posición deseada en el campo Descripción o en el campo Descripción Seleccionada. NOTAS:! Si es en el campo Descripción, el campo de Informe siempre se insertará al final de la descripción, independientemente del lugar en que esté posicionado el cursor.! Si es en el campo Descripción Seleccionada, el campo de Informe se insertará en el lugar exacto en que esté posicionado el cursor. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Escriba la variable Global directamente en el campo.! Haga clic en el botón para mostrar la lista de variables Globales. Inserte la variable deseada haciendo doble clic sobre ella, seleccionándola y haciendo clic en el botón OK, o seleccionándola y presionando <ALT+O>. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. CONSEJOS:! Luego de insertar una cantidad de Variables Globales, haga clic en el botón para verificar en el informe la existencia de variables inválidas.! No tiene importancia asegurarse que haya espacios entre los campos de Informes que se insertan, porque estos se insertan automáticamente cuando se genera el informe. Sin embargo, si agrega espacios será más fácil leer la definición del informe. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 72 Agosto 2002

295 utilizar variables de informe Las variables de Informes se pueden definir y ser utilizadas en un reporte. Hay dos tipos de variables de Informes, variables de fórmula y de agrupamiento. Una vez que se define una variable la misma se puede utilizar en cualquier lugar de la definición del reporte. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. variables de fórmula Estas variables derivan su valor de la aplicación de una fórmula a cada registro. Por ejemplo, usted podría desear combinar varios campos de texto en un único campo (como para poder ser informado en una celda individual). Para editar variables de fórmula, haga clic en el botón para que aparezca el diálogo Desarrollo de Variables. La parte superior izquierda de este diálogo muestra la lista de variables que han sido definidas. Las variables son procesadas en el orden en que son listadas, por tal motivo las variables que están más abajo en la lista pueden utilizar resultados de variables colocadas más arriba. Cuando se hace clic en el botón Agregar Variable debe ingresarse un nombre de variable. Este nombre se utiliza en la definición de informe para reportar el resultado de la variable. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 73 Agosto 2002

296 Se puede asignar un For Expression a la variable para filtrar los registros que tendrán la variable calculada. Están soportados los siguientes tipos de variables de informe: string Estas variables se definen escribiendo una fórmula en la ventana de fórmula. number Group Estas variables se definen escribiendo una fórmula en la ventana de fórmulas. Si se define una variable numérica la misma podrá acumularse en los niveles más altos. Las fórmulas de acumulación soportadas son: conteo, suma, promedio, alto y bajo. Si se selecciona un tipo de acumulación(ej: algo distinto de ninguno) entonces los nuevos rótulos de informe se hacen disponibles para ser utilizados en el reporte. Note en el ejemplo de arriba que hay una variable o2average pero no una variable o2astring. Esto es así porque astring es una variable de caracteres que no puede ser acumulada. Cuando se especifica una acumulación, el sistema calculará valores para cada uno de los niveles del reporte. La combinación de estas dos nuevas características proveen una característica poderosa de excepción de reporte. Por ejemplo usted puede escribir un informe que:! Cuente la cantidad de riesgos de alto valor.! Sume el valor de los riesgos altos que no tienen controles adjuntos. Usted también puede especificar la cantidad de decimales a la cual debe redondearse la variable utilizando el campo Redondear a. Estas variables agrupan el contenido de un campo en un grupo asociado para derivar un valor único para la variable. En el ejemplo de abajo, el nombre de todos los controles en el grupo control se almacena en la variable crlnombrevariable. El indicador de nivel de página se utiliza para determinar qué nivel de página tiene adjunto el grupo (en este caso el primer nivel: riesgos). Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 74 Agosto 2002

297 Utilizando la definición de arriba en el siguiente segmento de reporte: producirá el siguiente output: El campo de selección Nivel para guardar determina a qué nivel del reporte se calcula y almacena la variable. Por ejemplo, si tiene dos niveles de reporte: sección y página, entonces unnivel para guardar de 1 calculará y almacenará una variable individual a nivel de sección. Un lnivel para guardar de 2 calculará la variable en cada registro y lo almacenará a nivel de página. Fórmula Las fórmulas en variables String (de caracteres)/numeric (numéricas) pueden combinar cualquier operador y nombre de campo válido. Algunas funciones válidas, apropiadas al tipo de la variable, se listan a continuación de la caja de fórmula. Para insertar una función haga doble clic en la función de la lista. También se muestra la lista de campos posibles. También se muestra la lista de nombres de campos posibles. Para insertar un nombre de campo haga doble clic en la lista. variables de agrupamiento Estas son variables numéricas en las cuales el valor se deriva del agrupamiento de todos los registros por los valores de un item (el item categoría) calculando luego un valor para el informe. Por ejemplo, usted puede desear promediar el score de riesgo para las distintas categorías de riesgo. Usted puede en consecuencia agrupar por Categoría de riesgo y promediar el elemento score de riesgo. Para editar variables de grupo haga clic en el botón. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 75 Agosto 2002

298 Aparecerá el diálogo Desarrollo Variables de Grupo con la lista de variables. Los botones de la izquierda le permiten agregar variables, moverlas hacia arriba y hacia abajo, copiarlas, pegarlas y eliminarlas. Se describen abajo los restantes campos de este diálogo. Campo Descripción Group On (Agrupar Sobre) Method (Método) Variable Round To (Redondear a) Este campo muestra una lista de todos los campos disponibles. El campo seleccionado es utilizado para agrupar los registros. El valor de la variable para cada registro será calculado sobre la categoría agrupada. Este campo determina el método de cálculo para la variable de grupo. Los métodos soportados son promedio, suma y conteo. Este campo muestra una lista de todos los campos disponibles. El campo seleccionado es utilizado para calcular la variable. Este campo determina la cantidad de lugares decimales a los cuales se redondea la variable. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 76 Agosto 2002

299 Si se utilizan las Variables Grupales de arriba en el siguiente informe de dos líneas: El informe resultante tendrá el siguiente aspecto: El informe debe ser ordenado por p1category para que funcione la sumarización. utilizar caracteres especiales Se utilizan caracteres especiales para modificar los reportes RTF/HTML. Estos caracteres se definen dentro de corchetes [ ]. describir los caracteres especiales disponibles Se listan abajo los caracteres disponibles para usar. Esta lista está dividida en dos partes. La primera parte lista los Caracteres Especiales que no pueden ser definidos utilizando el Diseñador de Celdas. La segunda parte lista los Caracteres Especiales utilizados sólo en tablas. Las funciones que realizan estos caracteres se pueden definir también utilizando el Diseñador de Celdas. Se recomienda que siempre que sea posible utilice el Diseñador de Celdas para realizar estas funciones. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 77 Agosto 2002

300 No Tabla Carácter Especiales Descripción [backgroundcolour: colour] [backgroundimage: filename] [boldoff] [boldon] [bookmark: fieldname] [Bullet] [colour: colour] [countervalue] [columnheader] [cr] Sólo para utilizar en reportes HTML. Utilizar para determinar el color de fondo de HTML. El colour (color) puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separados por comas (ej: 123, 12, 123). Sólo para utilizar en reportes HTML. Utilizar para insertar una imagen en un reporte HTML, donde "filename" es el nombre de la imagen real a insertar. El archivo de imagen debe estar almacenado en el mismo directorio que su archivo, (generalmente el directorio methodware\*nombre\data [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]). Utilizar para cancelar el estilo de formateo "bold font" (fuente negrita). Utilizar conjuntamente con el carácter [boldon]. Utilizar para formatear en negrita todo el texto que está a continuación de este carácter. Todo el texto a continuación de boldon estará en tipo de letra negrita. Utilizar conjuntamente con el carácter [boldoff]. Utilizar para crear un señalador usando el contenido de "fieldname". Se puede utilizar entonces un hipervínculo [hyperlink: fieldname] para referirse nuevamente al item señalizado. Esto se puede utilizar para denotar registros duplicados (utilizando la expresión {if duplicated}) con el hipervínculo duplicado hacia atrás a la primera referencia. Para utilizar sólo en reportes HTML. Utilizar para insertar una viñeta en el texto precedente. Utilizar para definir el color del texto. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para exhibir el valor del contador interno. Se puede utilizar el contador para numerar los registros en el orden en que son informados. Se puede incrementar el contador utilizando el carácter [incrementcounter] y restaurar utilizando el carácter [resetcounter]. Reservado para uso del sistema. Utilizar para insertar un retorno de carro (o nueva línea) antes o después de la cadena de caracteres dependiendo de donde esté posicionado. Este carácter es útil si desea crear la ilusión de una línea en blanco. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 78 Agosto 2002

301 No Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [date] [dateformat] [dateformat: format] Utilizar para insertar la fecha actual del sistema antes o después de la cadena de caracteres dependiendo de dónde esté posicionado. Utilizar para exhibir las fechas en el mismo formato de las definiciones predeterminadas de la PC del usuario (ej: DD/MM/YY o MM/DD/YY). Es útil en reportes tipo formulario para indicarle al usuario el formato en que deben ingresarse las fechas. Utilizar para formatear el campo de fecha precedente. Están soportados los siguientes formatos: (Fecha de ejemplo: 23/3/01) [dateformat: dayname] Viernes [dateformat: dayofmonth] 23 [dateformat: dayofyear] 82 [dateformat: daysinmonth] 31 [dateformat: daysleftinyear] 283 [dateformat: firstdayofmonth] 01/03/01 [dateformat: longdate] Viernes, 23 Marzo 2001 [dateformat: mmyy] Marzo 2001 [dateformat: monthname] [dateformat: monthnameabbreviated] Marzo Mar [dateformat: year] 2001 [description:level] Utilizar para insertar las descripciones de items en el reporte, donde "level" es el nivel en que aparecen los item(s) en su archivo. [footerstart] / [footerend] Utilizar para especificar el comienzo y fin de una definición de pié de página. Esto permite especificar distintos piés de página para las diferentes secciones del reporte. Todos los items entre [footerstart] y [footerend] se convierten en el pié de página para la sección. Los [footerstart] y [footerend] deben coincidir (ej: no se puede tener uno sin el otro). Esto se debe utilizar conjuntamente con el carácter [section] para insertar los cortes de sección. [graph:label:level] EJEMPLO: [graph:standard:1] Utilizar para insertar en el reporte un gráfico en formato Microsoft Excel. Deben estar instalados el Microsoft Word y el Microsoft Excel. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 79 Agosto 2002

302 No Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [headerstart] / [headerend] [hyperlink: fieldname] [image: imagefile] [incrementcounter] [incrementcounterhidden] [italicoff] [italicon] [landscape] [number] / [pagenumber] [page] / [pagebreak] [pageborder] Utilizar para especificar el comienzo y fin de una definición de cabecera. Esto permite especificar diferentes cabeceras de página para las distintas secciones del reporte. Todos los items entre [headerstart] y [headerend] se convierten en la cabecera de página para la sección. [headerstart] y [headerend] deben coincidir (ej: no se puede tener uno sin el otro). Utilizar conjuntamente con el carácter [section] para insertar el corte de sección. Utilizar para crear un hipervínculo al señalador especificado por "fieldname". El señalador se define con el carácter [bookmark: fieldname]. Esto se puede utilizar para señalar denotar registros duplicados (utilizando la expresión {if duplicated}) con el hipervínculo duplicados atrás hacia la primera referencia. Para utilizar sólo en reportes HTML. Utilizar para insertar una imagen en un informe HTML, donde "imagefile" es el nombre de la imagen real a insertar. El archivo de imagen necesita ser un formato reconocido de figura HTML válida (ej: GIF o JPEG). El archivo de imagen debe estar almacenado en el mismo directorio que el archivo en el cual se está generando el reporte, (usualmente Methodware\*Nombre\data [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]). Si se mueve el reporte el archivo de imagen debe acompañarlo. Utilizar para incrementar en una unidad el contador interno del reporte y mostrar el resultado. Se puede utilizar el contador para numerar los registros en el orden en que son informados. Se puede exhibir el contador sin incrementarlo utilizando el carácter [countervalue] y restaurarlo utilizando el carácter [resetcounter]. Esto incrementa el contador pero no exhibe el resultado. Se puede exhibir el contador sin incrementarlo utilizando el carácter [countervalue] y restaurarlo utilizando el carácter [resetcounter]. Utilizar para cancelar el estilo de formateo "Italic". Utilizar conjuntamente con el carácter [italicon]. Utilizar para formatear en itálica todo el texto que está a continuación de este carácter. Todo el texto a continuación de italicon estará en tipo de letra itálica. Utilizar conjuntamente con el carácter [italicoff]. Utilizar para forzar la orientación del informe a formato horizontal. Utilizar para insertar un número de página. Utilizar para insertar un corte de hoja antes o después de la definición de línea del informe, dependiendo del lugar en que esté posicionado. Se aplica un borde de página en todas las páginas de la sección actual con un ancho de un 1 pt. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 80 Agosto 2002

303 No Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [pageborder: nwidth] [pageborderall] [pageborderall: nwidth] [pageborderexclfirst] [pageborderexclfirst: nwidth] [pageborderfirst] [pageborderfirst: nwidth] [picture: fieldname] [portrait] [protect] [resetcounter] [resetpagenumber] [resetpagenumber: number] Se aplica un borde de página en todas las páginas de la sección actual con un ancho de n pts (ej: [pageborder: 0.5] tendrá un borde de ½ pt. Se aplica un borde de página en todas las páginas del documento con un ancho de 1 pt. Se aplica un borde de página a todas las páginas del documento con un ancho de n pts (ej: [pageborderall: 0.5] tendrá un borde de ½ pt. Se aplica un borde de página en todas las páginas de la sección actual, excepto la primera, con un ancho de 1 pt. Se aplica un borde de página a todas las páginas de la sección actual, excepto la primera, con un ancho de n pts (ej: [pageborderexclfirst: 0.5] tendrá un borde de ½ pt. Se aplica un borde de página a la primera página de la sección actual con un ancho de 1 pt. Se aplica un borde de página a la primera página de la sección actual con un ancho de n pts (ej: [pageborderfirst: 0.5] tendrá un borde de ½ pt. Inserta en el informe la figura definida en el fieldname. Por ejemplo se puede insertar un gráfico (o foto) en la tapa del informe. El "fieldname" debe ser un nombre de archivo de un archivo gráfico válido (.jpg,.bmp etc). Utilizar para forzar la orientación de informe a formato vertical. Protege el documento. El usuario final puede desproteger el documento y luego hacerle cambios pero esto previene realizar cambios inadvertidamente. Esto no funcionará si se utilizan comandos de autotexto o tabla de contenido (dado que esto tratará de hacer cambios en el documento luego de que el documento sea abierto y en esos casos el documento será abierto ya protegido). Utilizar para restaurar a 0 el contador interno del informe. Este contador se puede utilizar para numerar registros en el orden en que son informados. Se puede incrementar el contador utilizando el carácter [incrementcounter] y reportar sin incrementar utilizando el carácter [countervalue]. Utilizar para forzar el número de página nuevamente a 1 para la sección del informe. Utilizar conjuntamente con el carácter [section] que fuerza un corte de sección. Utilizar para forzar el número de página para esa sección al número especificado number. Por ejemplo, usted puede desear que la primera página de la sección sea numerada con 0. Utilizar conjuntamente con el carácter [section] que fuerza un corte de sección. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 81 Agosto 2002

304 No Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [round integer] EJEMPLO: [round 1] [section] [sectioncontinuous] [sectionunprotect] [submit] [submit: webaddress] [submitbymail] [submitbymail: ask] Utilizar para redondear el número precedente a una cantidad especificada de posiciones decimales. Por ejemplo, 1=0.0, 0=0. Utilizar para insertar un corte de sección con un corte de página. Este carácter realiza una función similar a la de corte de sección en un documento Microsoft Word. Le permite por ejemplo, especificar una cabecera y pié diferentes para ciertas secciones del reporte e imprimir una sección particular del informe con una orientación distinta de la predeterminada, ej: si el predeterminado es horizontal, usted puede forzar una sección especificada del informe para que se imprima vertical. Para especificar una nueva cabecera de página o pié de página para la sección utilice los caracteres [headerstart] / [headerend] o [footerstart] / [footerend]. Utilizar para insertar un corte de sección sin un corte de página. Utilizar para desproteger una sección. Esto puede ser utilizado en un reporte Word tipo Formulario para crear una porción desprotegida dentro de un documento protegido. Sólo para utilizar en informes HTML. Utilizar para crear un botón enviar de HTML (submit button). Cuando se hace clic en este botón el formulario es enviado a 'http://methodware.face.co.nz/forms/form-response.ptm'. La instrucción predeterminada procesa el formulario en un formato de texto que puede ser luego cargado nuevamente en su archivo de evaluación. Para mayor información ver el tópico cargar los detalles de formularios HTML/Word completados en la página 33. Sólo para utilizar en informes HTML. Utilizar para crear un botón enviar HTML que luego, cuando el receptor haga clic, envíe el formulario completado a la "Dirección web" especificada. Sólo para utilizar en informes HTML. Utilizar para crear un botón enviar de HTML o Word (submit button).! Para formularios HTML el formulario completado es enviado por a Para los formularios Word la dirección a la que se debe enviar el formulario debe ser ingresada por el usuario. Sólo para utilizar en informes HTML. Crear un botón enviar de HTML (submit button). Si se utiliza la palabra clave ask (pedir) en este símbolo, entonces cada vez que se ejecute el reporte se le preguntará al receptor la dirección de a la que debe enviarse el formulario completado. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 82 Agosto 2002

305 No Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [submitbymail: address] [submitbymail: prompt] Sólo para utilizar en informes HTML. Utilizar para crear un botón enviar HTML, que luego, cuando el receptor haga clic, envíe el formulario completado a la "Dirección web". Para utilizar sólo en informes Word. Utilizar para rotular un botón que el receptor necesita para hacer clic y enviar (o enviar por ) su formulario completado. IMPORTANTE Necesitará utilizar los comandos [section] [sectionunprotect] antes de utilizar el comando [submitbymail] porque Word no permite ejecutar una macro en un documento protegido. En consecuencia, la sección que contiene el comando [submitbymail]/[submitbymail:...] debe estar desprotegida. [submitlabel: string] EJEMPLO: [submitlabel: form] Sólo para utilizar en informes HTML. Utilizar para rotular un botón que el receptor necesita para hacer clic y enviar (o enviar por ) su formulario completado. IMPORTANTE Este símbolo debe estar colocado antes del comando [submit]. Si no se utiliza este carácter el rótulo del botón se revertirá al predeterminado. NOTA El rótulo predeterminado para el botón es Submit Query. [subtitle] Utilizar para insertar el subtítulo del informe desde el campo Sub-Title del diálogo Inforemes Listas. [tab] Utilizar para insertar un tabulador. Usted puede especificar la posición y justificación del tabulador. Ver insertar tabuladores en informes RTF/HTML en la página 66. [tableofcontents] / [tableofcontents: level] EJEMPLO: [tableofcontents:1] [time] Requiere que esté instalado el Microsoft Word Utilizar para insertar una tabla de contenido en el informe. La tabla de contenido está basada en los estilos de la cabecera. El level indica la cantidad de niveles de cabecera a utilizar. Se pueden representar hasta nueve niveles. Si no se ingresa ningún nivel, la tabla de contenido quedará predeterminada en tres niveles. Utilizar para insertar la hora actual del sistema antes o después de la cadena de caracteres dependiendo de donde se posiciona. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 83 Agosto 2002

306 No Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [title] [titlepage] [tocbackbottomonly] Utilizar para insertar el título del reporte según se detalla en el campo Título del diálogo Informes Listas. Utilizar para suprimir la cabecera y pié de la primera página del reporte. Sólo para utilizar en informes HTML. Muestra el vínculo Retornar a tabla de Contenido sólo para los items de nivel inferior de la jerarquía. Si se inserta una Tabla de Contenido, inserta un vínculo hacia atrás en cada nivel de cabecera para permitirle al receptor saltar hacia atrás a la tabla de contenido. Si se lo utiliza, el vínculo "Atrás" se mostrará solamente en el item de nivel inferior. NOTA Usted necesitará utilizar el character [tableofcontents:level] para decirle al informe cual es el nivel inferior (el predeterminado es 3). [tocbacklabel: text] Define los rótulos a mostrar en los vínculos de la Tabla de Contenido (Sólo para Informes HTML). El predeterminado es 'Retornar a Tabla de Contenido'. En los informes HTML si se inserta una Tabla de Contenido se inserta un vínculo hacia atrás en cada nivel de cabecera para permitirle al usuario saltar hacia atrás a la Tabla de Contenido. [tocbacklevels: numbers] EJEMPLO: [tocbacklevels: 2 3]) Especifica los niveles de una tabla de contenido que usted desea tener con el mensaje hacia atrás. Si se inserta una Tabla de Contenido en los informes HTML, se inserta un vínculo hacia atrás en cada nivel de cabecera para permitirle al usuario saltar hacia atrás a la Tabla de Contenido. Tabla Carácter Especiales Descripción [border] [border: width] [bordercolour: colour] [borderstyle: descriptor] Utilizar para definir un borde en la celda de la tabla. Utilizar para determinar el ancho de un borde. Utilizar para definir el color de un borde. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para determinar el estilo de un borde. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para información sobre estilos válidos ver utilizar el diseñador de celdas en la página 57. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 84 Agosto 2002

307 Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [bottomborder] [bottomborder: width] Utilizar para definir un borde en la parte inferior de la celda de tabla. Utilizar para determinar el ancho del borde inferior de una celda de tabla. [bottombordercolour: colour] Utilizar para definir el color del borde inferior. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). [bottomborderstyle: descriptor] Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde inferior de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para información sobre estilos válidos ver utilizar el diseñador de celdas en la página 57. [cellcolour: colour] Para utilizar en líneas de definición de reportes que sólo tienen la columna "Tabla" establecida como "Border" (Borde) o "No Border" (Sin Borde). Utilizar para establecer el color de fondo de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). [darkshade] Utilizar para aplicar un sombreado del 40% a una celda de tabla. [field] Utilizar para definir la celda de tabla como un campo en un reporte tipo formulario. Ver también: formularios Word en la página 7. [leftborder] Utilizar para definir un borde sobre la izquierda de la celda de tabla. [leftborder: width] Utilizar para determinar el ancho del borde izquierdo de una celda de tabla. [leftbordercolour: colour] Utilizar para definir el color del borde izquierdo de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). [leftborderstyle: descriptor] Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde izquierdo de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para información sobre estilos válidos ver utilizar el diseñador de celdas en la página 57. [lightshade] Utilizar para aplicar un sombreado del 10% a una celda de tabla. [modify] Para utilizar sólo en tablas word. Utilizar para permitir que los receptores del informe/formulario modifiquen el contenido de celdas de la tabla (en el informe generado) y también permitirle importar los cambios al regreso en su archivo. Ver también: cargar los detalles de formularios HTML/Word completados en la página 33. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 85 Agosto 2002

308 Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [noborder] [nobottomborder] [noleftborder] [norightborder] [notopborder] [prefix 'string'] [rightborder] [rightborder: width] [rightbordercolour: colour] [rightborderstyle: descriptor] [shade] [shade: int] Sólo para utilizar en una tabla word en la que la línea de definición de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carácter luego de una descripción de celda para evitar que se coloque un borde alrededor de una celda de tabla. Sólo para utilizar en una tabla word en que la línea de definición de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carácter luego de una descripción de celda para evitar que se coloque un borde debajo de la celda de tabla. Sólo para utilizar en una tabla word en que la línea de definición de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carácter luego de una descripción de celda para evitar que se coloque un borde a la izquierda de la celda de tabla. Sólo para utilizar en una tabla word en que la línea de definición de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carácter luego de una descripción de celda para evitar que se coloque un borde a la derecha de la celda de tabla. Sólo para utilizar en una tabla word en que la línea de definición de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carácter luego de una descripción de celda para evitar que se coloque un borde arriba de la celda de tabla. Utilizar para prefijar una cadena de caracteres definible con el contenido de la celda de tabla. Los símbolos ' ' no se requieren. Utilizar para definir un borde sobre la derecha de la celda de tabla. Utilizar para determinar el ancho del borde derecho de una celda de tabla. Utilizar para definir el color del borde derecho de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde derecho de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para información sobre estilos válidos ver utilizar el diseñador de celdas en la página 57. Utilizar para aplicar un sombreado del 20% a una celda de tabla. Utilizar para aplicar un sombreado del int% a una tabla de celda. El valorint puede ser cualquiera entre 1 y 100. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 86 Agosto 2002

309 Tabla Carácter Especiales continúa Descripción, continúa [style stylename] EJEMPLO: [style Bold] Utilizar para aplicar formateo al contenido de una celda de tabla. Cuando se utiliza este carácter debe haber un espacio entre "style" y el nombre real del estilo, por ejemplo [style Bold] El estilo debe ser definido en el archivo plantilla de word (.dot) asociado con el reporte. NOTA Los nombres de estilos son sensitivos al tipo de letra. [suffix 'string'] [topborder] [topborder: width] [topbordercolour: colour] [topborderstyle: descriptor] Utilizar para agregar una cadena de caracteres definible al contenido de la celda. Los símbolos ' ' no son requeridos. Utilizar para definir un borde en la parte superior de una celda de tabla. Utilizar para determinar el ancho del borde superior de una celda de tabla. Utilizar para definir el color del borde superior de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color válidos (black, blue, brown, chiseledgray, cyan, darkblue, darkcyan, darkgray, darkgreen, darkpink, darkred, gray, green, palegray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde superior de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para información sobre estilos válidos ver utilizar el diseñador de celdas en la página 57. ver e imprimir la lista de caracteres especiales " Para ver los Caracteres Especiales disponibles para usar: 1. En la ventana Definición de Informe haga clic en el botón. El contenido de esta lista no puede ser modificado. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 87 Agosto 2002

310 " Para imprimir la lista de Caracteres Especiales: 1. Abra la lista de caracteres disponible. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Impresora. 4. Defina los criterios de impresión e imprima la lista. " Para guardar la lista como un archivo.txt: 1. Abra la lista de caracteres disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Archivo. 4. Escriba el nombre del archivo y elija un directorio. 5. Haga clic en el botón Guardar. insertar caracteres especiales Una gran cantidad de Caracteres Especiales son específicos para definiciones de líneas de tablas. Un mecanismo de lejos más eficiente para obtener en un informe los resultados que tienen estos caracteres es utilizar el Diseñador de Celdas. " Para insertar un Carácter Especial en un reporte: 1. Abra el reporte en la ventana Definición de Informe. 2. Coloque el cursor en la posición deseada en el campo Descripción o el campo Descripción Seleccionada. NOTAS:! Si es en el campo Descripción, el carácter especial se insertará siempre al final de la descripción independientemente del lugar en que esté posicionado el cursor.! Si es en el campo Descripción Seleccionada, el carácter se insertará exactamente en el lugar en que esté posicionado el cursor. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 88 Agosto 2002

311 3. Realice una de las siguientes acciones:! Escriba el Carácter Especial directamente en el campo.! Haga clic en el botón para mostrar la lista de caracteres disponibles. Inserte el carácter deseado haciendo doble clic sobre el mismo, seleccionándolo y haciendo clic en el botón OK, o seleccionándolo y presionando <ALT+O>. IMPORTANTE: CONSEJO: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Luego de que usted haya insertado una cantidad de Caracteres Especiales, haga clic en el botón para verificar que no existan caracteres inválidos en el reporte. utilizar Expresiones IF Las {If Expressions} permiten que los informes contengan información sólo si es verdadera una condición particular. Estas expresiones se pueden utilizar para modificar cualquier informe RTF/HTML a menos que esté especificado. describir las {Expresiones IF} soportadas Se listan abajo las {Expresiones IF} soportadas {Expresiones IF} Descripción Window Type {if type 4 controls} Sólo se reportará la línea si el tipo de ventana de la página coincide con los tipos de la expresión If. El número es opcional y se puede utilizar para especificar el nivel específico sobre el cual debe aparecer el tipo de ventana. Page Nil {if nil 4} Sólo aparecerá la línea si no hay página a ese nivel. Esto ocurre cuando un informe tiene múltiples niveles y no hay vínculos para una página particular de un nivel más bajo. Page notnil {if notnil 4} Sólo aparecerá la línea si hay una página a ese nivel. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 89 Agosto 2002

312 {Expresiones IF} continúa Descripción continúa Text Empty Text Not Empty Text Includes Text Includes Not Text Equals Text Equals Not Text Value Greater {if empty fieldname} Sólo aparecerá la línea si el contenido del campo "fieldname" está vacío. Usted debe utilizar el campo no formateado no el campo RTF para obtener el resultado correcto dado que aunque los campos RTF a menudo aparecen vacíos, podrían contener comandos de formateo. {if notempty fieldname} Sólo aparecerá la línea si el contenido del campo "fieldname" no está vacío. Usted debe utilizar el campo no formateado no el campo RTF para obtener el resultado correcto dado que aunque los campos RTF a menudo aparecen vacíos, podrían contener comandos de formateo. {if fieldname includes string} Sólo aparecerá la línea si el contenido del campo "fieldname" incluye la cadena de caracteres. La búsqueda no es sensitiva al tipo de letra. {if fieldname includesnot string} EJEMPLO: {if P1acceptR1 includes Yes} donde "Yes" es una cadena de caracteres. Sólo aparecerá la línea si el contenido del campo "fieldname" no incluye la cadena de caracteres. La búsqueda no es sensitiva al tipo de letra, en consecuencia el ejemplo de arriba será verdadero en todos los casos en que la palabra "Yes" o "yes" no ocurran en el campo P1acceptR1. {if fieldname equals string} Sólo aparecerá la línea si el contenido del campo "fieldname" iguala a la cadena de caracteres. La búsqueda no es sensitiva al tipo de letra y los espacios son ignorados. CONSEJO: Usted puede sustituir la cadena de caracteres con otro "fieldname" para comparar el contenido de dos campos separados y luego reportar condicionalmente. Usted necesita diferenciar el segundo campo "fieldname" con signos $, ej: {if fieldname equals $fieldname$}, para diferenciarlo de la cadena de caracteres. {if fieldname equalsnot string} Sólo aparecerá la línea si el contenido del campo "fieldname" no iguala a la cadena de caracteres. La búsqueda no es sensitiva al tipo de letra y los espacios son ignorados. {if fieldname greater number} Sólo aparecerá la línea si el valor numérico del campo "fieldname" es mayor que el número constante. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 90 Agosto 2002

313 {Expresiones IF} continúa Descripción continúa Text Value Less Value changed Value not changed {if fieldname less number} Sólo aparecerá la línea si el valor numérico del campo "fieldname" es menor que el número constante. {if changed fieldname} Sólo aparecerá la línea si el valor del campo "fieldname" ha cambiado respecto del valor del registro anterior. Esta expresión es útil para suprimir valores repetidos. {if notchanged fieldname} Sólo aparecerá la línea si el valor del campo "fieldname" no ha cambiado respecto del valor del registro anterior. Value abouttochange {if abouttochange fieldname} Sólo aparecerá la línea si el valor del campo "fieldname" está por cambiar en el próximo registro. Esto es útil para proveer información resumen al final de valores repetitivos. Value notabouttochange {if notabouttochange fieldname } Sólo aparecerá la línea si el valor del campo "fieldname" no está por cambiar en el próximo registro. SectionVisible Section Not Visible atend notatend Duplicated {if visible sectionnumber} EJEMPLO: {if visible 2} Sólo aparecerá la línea si es visible la sección identificada por la "sectionnumber". {if notvisible sectionnumber} EJEMPLO: {if visible 2} Sólo aparecerá la línea si no es visible la sección identificada por la "sectionnumber". {if atend} Sólo aparecerá la línea en el último registro. {if notatend} La línea aparecerá en todos los registros excepto en el último. {if duplicated pagelevel} Sólo aparecerá la línea si la página especificada por el nivel definido en "pagelevel" ya ha sido reportada. EJEMPLO: Es posible que en su archivo una nota de revisión esté vinculada a más de un control. En consecuencia, al reportar sobre controles y notas de revisión pueden producirse notas de revisión duplicadas. Usted puede detectarlas utilizando la sentencia {if duplicated 3}. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 91 Agosto 2002

314 {Expresiones IF} continúa Descripción continúa Not Duplicated {if notduplicated pagelevel} Sólo aparecerá la línea si la página especificada por el nivel definido en "pagelevel" no ha sido reportada. EJEMPLO: Es posible que en su archivo una nota de revisión esté vinculada a más de un riesgo. En consecuencia, al reportar sobre riesgos y notas de revisión se pueden notas de revisión duplicadas. Usted puede detectarlas utilizando la sentencia {if notduplicated 3}. ver e imprimir las {Expresiones IF} soportadas " Para ver una lista de las {Expresiones IF} soportadas: 1. En la ventana Definición de Informe Word, haga clic en el botón. El contenido de esta lista no se puede modificar. " Para imprimir la lista de {Expresiones IF}: 1. Abrir la lista de expresiones. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Impresora. Aparecerá el diálogo de impresión. 4. Defina el criterio de impresión e imprima la lista. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 92 Agosto 2002

315 " Para guardar la lista como un archivo.txt: 1. Abra la lista de expresiones. 2. Realice una de las siguientes acciones:! Haga clic en el botón Imprimir.! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opción Archivo. 4. Escriba un nombre para el archivo y elija un directorio. 5. Haga clic en el botón Guardar. insertar y utilizar {Expresiones IF} IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. " Para insertar una {Expresión IF} en un reporte: 1. Abra el reporte en la ventana Definir Informe Word. 2. Coloque el cursor en la posición deseada en el campo Descripción o en el campo Descripción Seleccionada. NOTAS:! Si es en el campo Descripción, el carácter especial se insertará siempre al final de la descripción independientemente del lugar en que esté posicionado el cursor.! Si es en el campo Descripción Seleccionada, el carácter se insertará exactamente en el lugar en que esté posicionado el cursor. 3. Realice una de las siguientes acciones:! Escriba la expresión directamente en el campo.! Haga clic en el botón para mostrar la lista de expresiones soportadas. Inserte una expresión haciendo doble clic sobre ella, seleccionándola y haciendo clic en el botón OK, o seleccionándolo y presionando <ALT+O>. 4. Cambie las variables (indicado entre " ") en la expresión según corresponda. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 93 Agosto 2002

316 NOTAS:! Usted puede insertar más de una {Expresión IF} en una línea de definición de informe.! Todas las {Expresiones IF} deben evaluar como verdadero para que la línea del informe aparezca en el reporte.! Estas expresiones son generalmente insertadas al comienzo de la definición de línea del reporte. CONSEJO: Luego de que usted haya insertado una cantidad de expresiones, haga clic en el botón verificar que el informe no tenga algún funcionamiento inválido. para EJEMPLOS: Sólo se imprime la primera línea si el campo O3Number contiene algo, mientras que sólo se imprime la segunda línea si la página es una página de evaluación. En este ejemplo, sólo se informará la primera línea cuando el tipo de página sea assess1 o assess1a. La segunda línea sólo se informará cuando el campo P4Answer es no igual a No. Otro ejemplo de cuando se puede utilizar una {Expresión If} es cuando usted tiene dos tipos de ventanas distintos seleccionadas para el mismo nivel. Por ejemplo, un riesgo puede tener controles adjuntos y usted los desea a todos en el mismo informe. En este ejemplo usted puede especificar distintas definiciones de líneas para cada tipo y poner una expresión condicional de tal forma que sólo se impriman cuando corresponda. asignar niveles de autotexto y claves de autotexto La característica de AutoTexto de Microsoft Word le permite asignar un nombre único a un grupo de palabras o figuras en un diccionario de AutoTexto. Entonces, en lugar de ingresar manualmente el texto o figura cada vez que se la necesita, usted puede simplemente ingresar un nombre particular para activar el diccionario de AutoTexto el cual reemplazará automáticamente ese nombre particular con su texto o figura. En su producto Methodware, usted puede utilizar esta característica de AutoTexto para crear plantillas de reportes. Por ejemplo, para insertar una gran cantidad de texto estándar al comienzo de un reporte o insertar el logo de su compañía al pié de cada página del informe. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 94 Agosto 2002

317 Claves de AutoTexto " Para utilizar la característica de AutoTexto: 1. Agregue el texto o figura que desee en el diccionario de AutoTexto del archivo plantilla (el archivo plantilla predeterminado es outline.dot). La clave de AutoTexto que asigne debe ser única. Para mayores detalles sobre realizar ésto consulte la ayuda en línea de Microsoft Word. 2. Defina una línea en la definición de reporte en la ventana Definición de Informe e ingrese la palabra clave de AutoTexto. Este será el lugar en que se insertará su texto (o figura) cuando se genere el reporte. Por ejemplo, una definición de reporte podría ser: Esto insertará el literal "frontpage" (la clave de AutoTexto) al comienzo del reporte. 3. En la columna Nivel, seleccione el nivel AutoTextKey (Clave Auto Texto) para permitir que su producto Methodware reemplace el literal con la entrada de AutoTexto. La descripción de la línea del AutoTextKey contiene el nombre de la entrada de AutoTexto que será reemplazada. Por ejemplo, para la línea de arriba usted definiría una entrada de AutoTexto de: Cuando se ejecute el reporte el literal "frontpage" será reemplazado por la entrada frontpage en el diccionario de AutoTexto. Si la entrada de AutoTexto está en las secciones cabecera de página o pié de página (por ejemplo el logo de su compañía en el pié de la página), usted necesita agregar el comando [footer] pié de página o [header] cabecera de página al final de la entrada de AutoTextKey. Por ejemplo: Esto buscará el pié de página para el texto companylogo y lo reemplazará con la entrada del diccionario de AutoTexto. Si tiene múltiples secciones con distintas cabeceras/piés definidos (ej: utilizando los caracteres especiales [footerstart] / [footerend] ) y desea insertar AutoTextos necesita utilizar un comando [findfirst: text] para buscar en el documento la sección apropiada para el texto, antes de abrir el pié de página. Por ejemplo, "companylogo [findfirst: Appendix One] [footer]" buscará en el documento el Appendix One, luego se abrirá el pié de página en ese punto del documento y el texto companylogo será reemplazado con la entrada del diccionario de Auto Texto. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 95 Agosto 2002

318 Valores de AutoTexto A menudo usted puede tener un bloque de texto introductorio que requiere algunos cambios menores cuando se ejecuta el reporte, por ejemplo el nombre del archivo necesita ser insertado en el reporte. Es posible crear una entrada de AutoTexto en Microsoft Word y luego buscar y reemplazar texto con la nueva entrada de Auto Texto creada. Usted utilizaría el nivel "AutoTextValue" para realizar ésto. La descripción "AutoTextValue" consiste en: "Key Value" (Valor Clave), donde "Key" es el nombre de la entrada de AutoTexto a crear, y "Value" es el valor a asignar. Por ejemplo, la siguiente descripción: crearía una entrada de AutoTexto llamada "clientname" y le asigna el valor de "clientname global". Usted puede luego crear un comando AutoTextKey para buscar el documento por "clientname" y reemplazarlo con la entrada de AutoTexto mientras se está generando el reporte. Combinar AutoTextValue y AutoTextKey El ejemplo de arriba muestra como se combinan AutoTextValue y AutoTextKey. La AutoTextKey "frontpage" insertará el texto desde la plantilla. El texto insertado incluye dos referencias a "clientname". El AutoTextValue establece "clientname" en el diccionario de Auto Texto de Microsoft Word y luego el AutoTextKey comanda la búsqueda y reemplaza "clientname" con el nuevo valor. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 96 Agosto 2002

319 insertar gráficos EXCEL en informes Se pueden insertar gráficos en reportes Microsoft Word en formato Microsoft Excel utilizando alguno de los siguientes métodos: 1. Manualmente, generando el reporte y luego en la solapa o ventana Gráficos haciendo clic en el botón para insertar el gráfico en la posición actual del cursor en Microsoft Word; o 2. Automáticamente, modificando el reporte para incluir el gráfico cuando es generado en Microsoft Word. A continuación se detalla como realizar esta función. NOTAS:! Para que opere esta función deben estar instalados tanto el Microsoft Word como el Microsoft Excel.! Esta función no está disponible para los informes HTML o DBF. " Para insertar automáticamente un gráfico en formato Microsoft Excel en un reporte: IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. 1. Acceda a la ventana Definición de Informes teniendo el reporte deseado en contexto. 2. Defina el lugar del informe en que deberá insertarse el gráfico utilizando el carácter especial [graph:label:level]. El label es el rótulo de definición del gráfico explicado con mayor detalle abajo. El level es el indicador de nivel para el gráfico. Por ejemplo, 1 graficará a nivel de sección, 2 graficará objetivos de primer nivel y así sucesivamente. En el ejemplo de abajo se inserta dentro de una tabla un gráfico a nivel de sección. 3. Defina los detalles del gráfico haciendo clic en el botón. Aparecerá el diálogo Macros de Gráficos para Informe. En este diálogo se define el tipo de gráfico para cada rótulo definido en [graph:label:level ]. Consulte abajo para mayores detalles. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 97 Agosto 2002

320 " Para definir el gráfico: 1. Haga clic en el botón para exhibir el diálogo Macros de Gráficos para Informe. Se deben definir en este diálogo todos los rótulos de gráficos que se utilizan en el reporte. 2. Para cada rótulo se define el tipo de gráfico: Rótulo Se utiliza para identificar el gráfico en el reporte. Este rótulo no es sensitivo al tipo de letra. Componente Para elegir el tipo de gráfico deseado. Algunos de estos tipos de gráficos pueden no estar disponibles en su producto Methodware.! Barras Cumulativas! Barras Acumulativas por Categoría! Barras de Brecha! Barra Individual! Barras de Puntajes! Barras Consolidadas! Barras Acumulativas Consolidadas 3. Para cada componente seleccionado, haga clic en el botón Editar Componente y defina los detalles del gráfico según corresponda. Estos detalles son los rótulo(s) de los puntos a ser representados y la Macro Excel que creará el gráfico. 4. Regrese al diálogo Macros de Gráficos para Informe e ingrese la escala deseada en el campo Scaling% (% escalamiento) (se recomienda 50%). Este % determina el tamaño al que se escalará el gráfico en el informe. A menos que se aplique un escalamiento, la mayoría de los gráficos serán más grandes que los bordes estándar de las páginas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 98 Agosto 2002

321 Macros Microsoft Excel Cuando se inserta un gráfico en un informe Microsoft Word, para crear y formatear el gráfico se ejecuta automáticamente una Macro Microsoft Excel. Una vez creado por la macro, el gráfico se inserta como un objeto en el reporte del Microsoft Word. Una vez en el reporte usted puede hacer doble clic sobre el gráfico y cambiarle el formateo. La macro de Microsoft Excel puede ser editada para cambiar el aspecto del gráfico. Para realizar ésto, es altamente recomendable que usted registre la macro en Microsoft Excel y copie el resultado en la caja de macros. El comando Chart.Wizard es crítico para la creación de un gráfico y debería ser cambiado con cuidado. Este debería ser la primera línea de cualquier macro. Las Macros deben estar registradas como macros compatibles con Microsoft Excel 4.0. Las macros de Visual Basic no están actualmente soportadas. gráfico acumulativo de barras Ejemplo de un Gráficos Acumulativos de Barras " Para definir Gráficos Acumulativos de Barras: 1. Haga clic en el botón Editar Componente en el diálogo Macros de Gráficos para Informes. 2. Determine lo siguiente: Leyenda y Rótulo Los rótulos de la leyendas del gráfico (a mostrarse en el gráfico) y los valores numéricos correspondientes que serán graficados. Cada línea en la lista constituye una serie separada en el gráfico acumulativo de barras. Eje de las X El rótulo para el eje de las X. Eje de las Y El rótulo para el eje de las Y. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 99 Agosto 2002

322 Macro La macro de Microsoft Excel que creará y formateará el gráfico. El comando Chart.Wizard es crítico para la creación del gráfico y debería ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamaño) y [numofbars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debería ser alterada dado que es reemplazada durante la inserción del gráfico con la cantidad correcta de filas/columnas. gráfico acumulativo de barras por categoría Ejemplo de un Grafico de Barras por Categoría " Para definir Gráficos Acumulativos de Barras por Categoría: 1. Haga clic en el botón Editar Componente en el diálogo Macros de Gráficos para Informes. 2. Determine lo siguiente: Leyenda y Rótulo Los rótulos de la leyendas del gráfico (a mostrarse en el gráfico) y los valores numéricos correspondientes que serán graficados. Cada línea en la lista constituye una serie separada en el gráfico acumulativo de barras. Categorizar por Se utiliza este rótulo para crear las barras del gráfico. Cuando se genera el gráfico, todas las páginas son reunidas en las categorías definidas por el rótulo categorizado, siendo representada cada categoría por una barra. Eje de las X El rótulo para el eje de las X. Eje de las Y El rótulo para el eje de las Y. Macro La macro de Microsoft Excel que creará y formateará el gráfico. El comando Chart.Wizard es crítico para la creación del gráfico y debería ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamaño) y [numofbars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debería ser alterada dado que es reemplazada durante la inserción del gráfico con la cantidad correcta de filas/columnas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 100 Agosto 2002

323 gráfico de barras de brechas Ejemplo de un Grafico de Barras de Brechas " Para definir un Gráfico de Barras de Brechas: 1. Haga clic en el botón Editar Componente en el diálogo Macros de Gráficos para Informes. 2. La Barra de Brecha puede tener tres valores representados en un gráfico de barras apiladas. Determine lo siguiente: Primera Barra Brecha Tercera Barra Macro El valor numérico representado. La diferencia entre la primera barra y la evaluación "adecuada". Si se especifica un rótulo el valor "adecuado" se deriva del documento. Si no se define ningún rótulo (o no se localiza el rótulo) se utiliza el valor predeterminado. Si la Primera Barra es mayor que el valor de la Brecha no se muestra ninguna barra. El valor "máximo" de la barra. Si se especifica un rótulo el valor "máximo" se deriva del documento. Si no se define ningún rótulo (o no se localiza el rótulo) se utiliza el valor predeterminado. La macro de Microsoft Excel que creará y formateará el gráfico. El comando Chart.Wizard es crítico para la creación del gráfico y debería ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamaño) y [numofbars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debería ser alterada dado que es reemplazada durante la inserción del gráfico con la cantidad correcta de filas/columnas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 101 Agosto 2002

324 gráfico de barra única Ejemplo de un Grafico de Barra Individual " Para definir Gráficos de Barra Unica: 1. Haga clic en el botón Editar Componente en el diálogo Macros de Gráficos para Informes. 2. Determine lo siguiente: Rótulo El valor numérico representado. Eje de las Y El rótulo para el Eje de las Y. Macro La macro de Microsoft Excel que creará y formateará el gráfico. El comando Chart.Wizard es crítico para la creación del gráfico y debería ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamaño) y [numofbars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debería ser alterada dado que es reemplazada durante la inserción del gráfico con la cantidad correcta de filas/columnas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 102 Agosto 2002

325 gráfico de barras de desagregación Ejemplo de un Grafico de Barras Desagregado El gráfico de barras de desagregación está diseñado específicamente para ser utilizado con modelos creados mediante una desagregación (por ejemplo procesos en PRo Audit Advisor V3 ) gráfico sólo seleccionará para graficar los items que están en el nivel más alto de la desagregación. El nivel es determinado por el nombre del grupo de desagregación. Este nivel se ingresa en el campo de rótulogroup. " Para definir los Gráficos de Barras de Desagregación: 1. Haga clic en el botón Editar Componente del diálogo Macros de Gráficos para Informes. 2. La Barra de Desagregación puede tener tres valores representados como gráfico de barras apiladas. Determine lo siguiente: Primera Barra Brecha Tercera Barra Macro El valor numérica que se representa. La diferencia entre la primera barra y la evaluación "adecuada". Si se especifica un rótulo el valor "adecuado" se deriva del documento. Si no se define ningún rótulo (o no se localiza el rótulo) se utiliza el valor predeterminado. Si la Primera Barra es mayor que el valor de la Brecha no se muestra ninguna barra. El valor "máximo" de la barra. Si se especifica un rótulo el valor "máximo" se deriva del documento. Si no se define ningún rótulo (o no se localiza el rótulo) se utiliza el valor predeterminado. La macro de Microsoft Excel que creará y formateará el gráfico. El comando Chart.Wizard es crítico para la creación del gráfico y debería ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamaño) y [numofbars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debería ser alterada dado que es reemplazada durante la inserción del gráfico con la cantidad correcta de filas/columnas. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 103 Agosto 2002

326 gráfico de barras de puntajes Este es un formato especializado de gráfico que no es relevante para ninguno de los productos estándar de Methodware. gráfico de barras consolidado Este es un formato especializado de gráfico que no es relevante para ninguno de los productos estándar de Methodware. gráfico de barras acumulativo consolidado Este es un formato especializado de gráfico que no es relevante para ninguno de los productos estándar de Methodware. insertar/eliminar/reordenar líneas de definición de informes RTF/HTML IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. " Para insertar una línea en una definición de reporte: 1. Seleccione la línea que está antes del lugar en que desea insertar la nueva línea. Una vez seleccionada la línea estará destacada y aparecerá una caja en la columna de la izquierda. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Insertar. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 104 Agosto 2002

327 3. Se insertará una línea vacía. Su nueva línea contiene los siguientes predeterminados:! el nivel de la columna es definido al nivel de la línea seleccionada.! el campo de la columna Posición se predetermina como Cabecera.! la columna Tabla se predetermina como Ninguna.! la columna Estilo se predetermina como Normal. NOTAS:! La última línea de la ventana Definición de Informe está siempre vacía (indicado por el asterisco en la columna de la izquierda ). Cuando ingresa algo en la descripción de esa línea (y presiona <Enter>) o selecciona un nivel, se insertará automáticamente una nueva línea vacía.! Las líneas vacías que no tienen un nivel o descripción se borrarán automáticamente cuando se cierra la ventana de Definición de Informes. " Para eliminar una línea en una definición de reporte: 1. Seleccione la línea. 2. Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Eliminar. " Para cambiar el orden de una línea en una definición de reporte: 1. Haga clic en el casillero que está más a la izquierda de la línea seleccionada ( ). 2. Arrastre la línea a la posición correcta. Tan pronto como comience a arrastrar, aparece el número actual de la línea. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 105 Agosto 2002

328 validar datos del informe RTF/HTML Una vez que usted ha creado un nuevo reporte, o modificado uno existente, necesitará verificar que sus cambios sean válidos. Puede realizar esto fácilmente haciendo clic en el botón de la ventana Definición de Informes. Cuando hace el clic, el reporte es verificado automáticamente para detectar cualquier campo, carácter o palabra clave inválidos. Si no hay campos inválidos, aparecerá una caja de diálogo diciendo "no se encontraron errores" (no errors found). Si se detectan errores, estos se listarán en un diálogo resultante. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. buscar y reemplazar texto del informe RTF/HTML Busque y reemplace texto o cadenas de caracteres específicos del reporte haciendo clic en el botón en la ventana Definición de Informes. Una vez realizado el clic, aparecerá un diálogo sensitivo a la letra que le permitirá ingresar el texto o cadena de caracteres que desea buscar y el texto o cadena de caracteres con el cual lo desea reemplazar. IMPORTANTE: Usted debe guardarsus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automáticamente. Elaboración de Informes MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 106 Agosto 2002

329 teclas de atajo En la mayoría de las ventanas se dispone de teclas de atajo que le permiten realizar las siguientes acciones:! Desde la mayoría de las ventanas: ABRIR Abrir un archivo existente <Ctrl+O> ANTERIOR Retornar al item anterior <Ctrl+P> AYUDA Acceder a la página contenido de la ayuda en línea <F1> BORRAR Borrar el texto/item seleccionado <Del> BUSCAR Abrir la función buscar <Ctrl+F> BUSCAR SIGUIENTE Buscar nuevamente <Ctrl+G> COPIAR Copiar el texto/item seleccionado <Ctrl+C> CORTAR Cortar el texto/item seleccionado <Ctrl+X> CTROL.ORTOGRAFIA Realizar un control ortográfico <F7> DESHACER Deshacer la última acción <Ctrl+Z> EVALUAR AHORA Evaluar el archivo <Ctrl+E> PEGAR Pegar el contenido portapapeles <Ctrl+V> SALIR Salir del archivo actual <Ctrl+Q> SEÑALADORES Abrir la ventana Señaladores <Ctrl+B> SIGUIENTE Ir al item siguiente <Ctrl+N> ZOOM Agrandar la ventana actual <Alt+Z>! Desde la ventana Herramienta Consolidación: AYUDA Acceder a la página contenido de la ayuda en línea <F1> CARGAR Cargar otro archivo de consolidación <Alt+L> ELIMINAR GRUPO Remover el grupo seleccionado <Ctrl+K> ELIMINAR LINEA Remover el archivo seleccionado <Ctrl+B> EXPANDIR/CONTRAER Expandir/contraer grupos seleccionados <Alt+Z> GUARDAR Guardar el archivo de consolidación actual <Alt+S> HACER VISIBLE Hacer visibles/invisibles los archivos consolidados <Ctrl+I> INSERTAR GRUPO Insertar un nuevo grupo <Ctrl+J> MOVER ABAJO Mover el item seleccionado hacia abajo <Alt+Down arrow> MOVER ARRIBA Mover el item seleccionado hacia arriba <Alt+Up arrow> MOVER DERECHA Mover el item seleccionado hacia la derecha <Alt+Right arrow> MOVER IZQUIERDA Mover el item seleccionado hacia la izquierda <Alt+Left arrow> NUEVO Crear un nuevo archivo de consolidación <Alt+N> Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 1 Octubre 2002

330 glosario de términos A C E F I Aceptar el Riesgo Administración de Riesgos Analizar el Riesgo Consecuencia Control de Riesgos Evaluar el Riesgo Evento Evitar el Riesgo Frecuencia Identificación de Riesgos Una decisión informada de aceptar la probabilidad y las consecuencias de un riesgo particular. La aplicación sistemática de políticas gerenciales, procedimientos y prácticas a las tareas de identificar, analizar, evaluar, tratar y monitorear los riesgos. Un uso sistemático de la información disponible para determinar cuán a menudo pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias probables. C El producto de un evento o situación expresado cualitativa o cuantitativamente, que puede ser una pérdida, perjuicio, desventaja o beneficio. La parte de la administración de riesgos que involucra la provisión de políticas, estándares y procedimientos para eliminar, evitar o minimizar los riesgos adversos que enfrenta una organización. El proceso utilizado para determinar las prioridades de administración de riesgos evaluando y comparando el nivel de riesgo contra estándares predeterminados, objetivos de niveles de riesgo u otros criterios. Un incidente o situación, que ocurre en un lugar particular durante un intervalo particular de tiempo. Una decisión informada de no verse involucrados en una situación de riesgo. Una medida de la probabilidad, expresada como la cantidad de ocurrencias de un evento en un período dado. Ver también Probabilidad. El proceso de determinar lo que puede suceder, por qué y cómo. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 2 Octubre 2002

331 M N O P R T Monitor Notas de Revisión Observaciones de Auditoría Organización Peligro (hazard) Pérdida Probabilidad (Likelihood) Probabilidad (Probability) Proceso Riesgo Riesgo Residual Tratamiento de los Riesgos Verificar, supervisar, observar críticamente, o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema sobre una base regular para identificar cambios. Notas realizadas por el auditor relativas a preocupaciones u observaciones relativas a la auditoría. Se pueden realizar notas de revisión en cualquier etapa del proceso de auditoría. Las observaciones que surgen cuando se identifican debilidades (u otros aspectos detectados que requieren seguimiento). Las observaciones se pueden identificar en cualquier etapa durante el proceso de auditoría. Una compañía, firma, empresa, asociación, u otra entidad legal, parte de ellas, ya sea anónima o no, pública o privada, que tiene su propia función(es) y administración. Una fuente potencial de daño o una situación con potencial para causar pérdida. Cualquier consecuencia negativa, financiera o de otro tipo. Una descripción cualitativa de probabilidad y frecuencia. La probabilidad de un resultado específico, medido por la relación de resultados específicos respecto a la cantidad total de resultados posibles. La probabilidad se expresa como un número entre "1" y "0", indicando "0" un resultado imposible y "1" certeza del resultado. Una entidad de auditoría o unidad auditable. Puede utilizarse PRo Audit Advisor para desarrollar un modelo jerárquico de entidades de auditoría. Por ejemplo, un megaproceso, proceso principal, modelo de negocio de subprocesos. La chance de algo suceda que tendrá un impacto sobre los objetivos. Es medida en términos de consecuencias y probabilidades. El nivel restante de riesgo luego de haberse tomado medidas de tratamiento de los riesgos. Selección e implementación de opciones apropiadas para encarar los riesgos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 3 Octubre 2002

332 utilizar la barra de herramientas Abajo están representados los botones disponibles en las barras de herramientas de los productos Methodware. Todos o algunos de estos botones están disponibles en la mayoría de las ventanas y solapas de su producto Methodware. La funcionalidad de cada botón es básicamente la misma independientemente de la ventana o solapa en que esté disponible. Algunos botones podrían no estar disponibles. Botón Nombre Descripción botón cortar botón copiar botón pegar botón exportar Haga clic en este botón para cortar o remover el item seleccionado. Haga clic en este botón para copiar el item seleccionado (y también los items que tiene vinculados) al portapapeles de Microsoft Windows. El portapapeles puede contener una copia de cada tipo de item, por ejemplo, si usted copia primero un riesgo y luego copia un control, el portapapeles puede contener tanto al riesgo como al control. Sin embargo, si usted copia primero un riesgo y luego copia otro riesgo, el segundo riesgo copiado se sobreescribirá sobre el primero. Haga clic en este botón para pegar el item (del mismo tipo) que está almacenado actualmente en el portapapeles de Microsoft Windows (el item que fue cortado o copiado en último término). Cuando pegue un item, se le avisará que escriba un nuevo nombre para el mismo para evitar sobreescribir algún item con el mismo nombre. Haga clic en este botón para exportar los detalles de los items listados en la solapa actual. NOTAS: # También se exportarán los detalles de todos los items vinculados a los items de la solapa actual. # Para exportar items específicos, utilice las opciones de filtrado antes de hacer clic en este botón. Si se encuentra en el Herramienta Consolidación, haga clic en este botón para guardar el archivo de consolidación. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 4 Octubre 2002

333 Botón Nombre Descripción botón importar botón restaurar filtro botón reportes botón edición botón editar nombre botón agregar botón eliminar botón graficar botón vincular Haga clic en este botón para importar items que han sido exportados desde otro archivo. Haga clic en este botón para restaurar todos los filtros que están aplicados actualmente en la solapa que está la vista. Haga clic en este botón para mostrar la lista de los reportes que se pueden generar, relacionados con el contenido de la solapa actual. Haga clic en este botón para acceder a una ventana que contiene detalles del el item seleccionado. Por ejemplo, si usted hace clic en este botón en la solapa Riesgos, aparece la ventana Riesgos con los detalles del riesgo seleccionado. Haga clic en este botón para cambiar el nombre del item seleccionado. Este es el único método para cambiar el nombre de un item. Haga clic en este botón para agregar un item específico en la ventana o solapa actual. Una vez hecho el clic, aparecerá un aviso solicitando un nombre para el item particular que está agregando. Luego de escribir el nuevo nombre, aparecerá una ventana de detalle específica del item que se agregó en la cual se pueden ingresar mayores detalles. Si usted está en la Herramienta Consolidación, haga clic en este botón para cargar archivos en la consolidación. Haga clic en este botón para eliminar el item seleccionado. Una vez hecho el clic aparecerá un mensaje de advertencia solicitando confirmación para esta acción, con objeto de prevenir una eliminación accidental. NOTAS: # Si hay items subordinados, estos también se eliminarán. # No se pueden eliminar los items pre-definidos. # En la Herramienta Consolidación, este botón sólo remueve al archivo de la consolidación, no lo elimina. Haga clic en este botón para ver sus puntajes de evaluación en formato gráfico. Haga clic en este botón para elegir un item a vincular al item actual. Este botón abre una ventana que contiene todos lo items disponibles (del mismo tipo) que se pueden vincular al item en contexto. En consecuencia se pueden crear vínculos individuales seleccionando los item(s) requeridos y haciendo clic en el botón Crear Vínculos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 5 Octubre 2002

334 Botón Nombre Descripción botón eliminar vínculo botón editar columnas botón generar RTF botón cargar definición filtros y ordenamiento botón guardar definición filtros y ordenamiento botón mover hacia afuera botón mover hacia adentro botón mover hacia arriba botón mover hacia abajo botón expandir/contraer botón nuevo botón abrir Haga clic en este botón para remover el vínculo entre el item abierto y el item seleccionado. No se pueden remover los vínculos pre-definidos. Haga clic en este botón para personalizar las columnas que se muestran en la solapa actual. Haga clic en este botón para crear un reporte tabular Microsoft Word de los detalles contenidos en la solapa actual, con las columnas tal como están definidas actualmente. Haga clic en este botón para cargar definiciones de filtros y ordenamientos guardados previamente. Haga clic en este botón para guardar las definiciones de filtros y ordenamiento actuales. Haga clic en este botón para mover el item seleccionado un nivel hacia afuera. Al mover un grupo un nivel hacia afuera, también se moverán todos los items de ese grupo. Haga clic en este botón para mover el item seleccionado un nivel hacia adentro. Al mover un grupo un nivel hacia adentro también se moverán todos los items de ese grupo. Haga clic en este botón para mover el item seleccionado hacia arriba. Al mover un grupo hacia arriba también se moverán todos los items de ese grupo. Haga clic en este botón para mover el item seleccionado hacia abajo. Al mover un grupo hacia abajo también se moverán todos los items de ese grupo. Haga clic en este botón para expandir/contraer el grupo seleccionado. CONSEJO: Si está trabajando en la Herramienta Consolidación y desea trabajar con todos los grupos, utilice la opción Expandir Todo/Contraer Todo del menú Esquema. Haga clic en este botón para crear un nuevo archivo de consolidación. El archivo actual de consolidación se perderá y se abrirá uno nuevo vacío. Asegúrese de guardar el archivo de consolidación existente si esto es necesario. Haga clic en este botón para abrir un archivo de consolidación existente. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 6 Octubre 2002

335 Botón Nombre Descripción botón insertar grupo botón eliminar grupo botón ocultar/mostrar detalles botón anterior botón cerrar botón siguiente botón nuevo archivo botón abrir archivo botón cerrar archivo Haga clic en este botón para insertar un grupo arriba del item actualmente seleccionado. Todos los grupos/archivos debajo de la línea seleccionada y al mismo nivel o más abajo se mueven automáticamente al nuevo grupo. Haga clic en este botón para eliminar un grupo. Los archivo que están en el grupo se mueven automáticamente al nivel siguiente hacia arriba en la lista Archivos Cliente. Haga clic en este botón para ocultar los detalles de un archivo/grupo de la consolidación. NOTAS: # Cuando está oculto, el grupo/archivo se muestra en gris y los detalles para el archivo/grupo no aparecen en: - Las solapas de la consolidación. - Los gráficos de la consolidación. - Los reportes generados desde la consolidación. # Utilice este botón nuevamente para revelar los detalles de un archivo/grupo oculto. También se ocultan todos los detalles de los archivos que están en el grupo. Haga clic en este botón para ir hacia atrás al item anterior en una sección, por ejemplo, la última nota de revisión en la ventana Notas de Revisión. Haga clic en este botón para cerrar la ventana actualmente abierta. En la mayoría de los casos usted retornará a la ventana anterior o a la ventana Principal. Haga clic en este botón para acceder al item siguiente en una sección, por ejemplo, la siguiente pregunta en la ventana Preguntas. Si está en la ventana Detalles y no hay otras ventanas abiertas, este botón lo regresará a la ventana Principal. Haga clic en este botón para cerrar cualquier archivo actualmente abierto y crear un nuevo archivo. Haga clic en este botón para cerrar cualquier archivo actualmente abierto y abrir un archivo existente. Haga clic en este botón para cerrar el archivo actual. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 7 Octubre 2002

336 Botón Nombre Descripción botón importar archivo botón exportar archivo botón recalcular botón señaladores botón cargar archivos generados botón ver alertas botón mover por botón cargar formulario Word botón consolidación botón ayuda Haga clic en este botón para importar un archivo exportado. En conjunción con exportar, esta opción permite que los datos sean transferidos de un producto Methodware a otro. Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Haga clic en este botón para exportar el archivo. En conjunción con importar (si está disponible), esta opción permite transferir datos de un producto Methodware a otro. Haga clic en este botón para realizar una evaluación completa del archivo para asegurar que estén correctos todos los vínculos, que estén correctas todas las evaluaciones, y que los puntajes de evaluación hayan sido aplicados correctamente en los gráficos. Utilice esta función si piensa que los resultados no se están calculando correctamente. Haga clic en este botón para definir señaladores que registren lugares en su archivo. Las posiciones señalizadas se muestran en la ventana Señaladores. Los Señaladores son útiles para registrar una posición antes de salir de su archivo, de forma tal de poder regresar a dicho lugar cuando reabra el archivo. Haga clic en este botón para cargar los detalles de todos los archivos de auditoría generados. Haga clic en este botón para ver e imprimir, en base a un criterio de alerta, una lista de items que requieren seguimiento. Haga clic en este botón para zipear automáticamente los archivos de datos de su archivo y moverlos utilizando el . Sólo esta disponible esta opción en la ventana Principal. Haga clic en este botón para cargar un formulario Word en su archivo con las respuestas completadas. Haga clic en este botón para abrir la Herramienta Consolidación. Esta opción puede no estar disponible en su producto Methodware. Haga clic en este botón para acceder al archivo de Ayuda. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 8 Octubre 2002

337 solapa Auditorías La solapa Auditorías le permite crear y monitorear archivos de auditoría en los cuales los usuarios finales, utilizando el Modelo(s) de Usuario Final, registran su información de auditoría. Una vez que los detalles de los archivos de auditoría han sido cargados en el archivo de estructura, la solapa Auditorías mostrará información resumen de cada uno de ellos. En la ventana Auditorías se muestran detalles completos de cada archivo. trabajar con esta solapa La solapa Auditorías está disponible en la solapa Planificación de la ventana Principal. Se dispone de una versión reducida en la ventana Unidad de Negocio. Si está viendo esta solapa: # en la solapa Planificación, esta solapa muestra los detalles resumen de todos los archivos de auditoría creados desde el archivo actual de estructura. En esta solapa se puede: - crear y eliminar archivos de auditoría. Antes de poder crear un archivo de auditoría se dete generar un Modelo de Usuario Final. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con los archivos de auditoría. # en la ventana Unidades de Negocio, la solapa sólo muestra los detalles resumen de los archivos de auditoría vinculados a la unidad de negocio que está a la vista. En estas solapas usted también puede crear y/o eliminar los vínculos establecidos entre los archivos de auditoría existentes y una unidad de negocio. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 9 Octubre 2002

338 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: NOTAS: # Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. # Para visualizar la siguiente información, primero debe cargar los detalles de los archivos de auditoría en el archivo de estructura. Columna Descripción Cant.Observaciones Cerrado Estado Exposic.a Riesgo Hrs.Presup. Hrs.Reales Inicio Real Nombre La cantidad total de observaciones de auditoría registradas en la auditoría. Una marca en este campo indica que la auditoría está cerrada. Una vez cerrada: # los detalles para esa auditoría son removidos de los reportes que genere desde el archivo de estructura. # no se pueden cargar y leer, en el archivo de estructura, los detalles de las observaciones de auditoría registradas para esa auditoría. El estado de la auditoría. Para un modelo de Procesos, Riesgos y Controles: El riesgo residual promedio a través de todos los procesos incluidos en el archivo de auditoría. Para un modelo de Procesos y Pasos de Programa: El promedio de todos los scores de evaluación de procesos para todos los pasos de programas vinculados y relevantes. Las horas presupuestadas para completar el archivo de auditoría. Las horas de auditoría reales gastadas a la fecha en la auditoría. La fecha real en que comenzó la auditoría. El nombre de la auditoría. CONSEJO: Usted puede cambiar el nombre de una auditoría seleccionándola en esta solapa y haciendo clic en el botón. Nombre Archivo Planeado Variación El nombre del archivo de base de datos para la auditoría. La fecha en que está planeado comenzar la auditoría. Si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas y las horas reales. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 10 Octubre 2002

339 acceder a los detalles de los archivos de auditoría $ Para acceder a los detalles de un archivo de auditoría: 1. Seleccione un archivo de auditoría y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 11 Octubre 2002

340 solapa Controles Esta solapa está disponible sólo si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La solapa Controles muestra información resumen de todos los controles definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Controles se muestran los detalles completos de cada control. trabajar con esta solapa La solapa Controles está disponible en la solapa Estructura de la ventana Principal. Se dispone de una versión reducida en la ventana Riesgos y, como solapa Controles Vinculados en la ventana Tests. Si está visualizando esta solapa: # en la solapa Estructura, esta solapa muestra los detalles resumen de todos los controles del archivo de estructura. En esta solapa se puede: - agregar y eliminar controles. - importar y exportar información de control. - editar y mantener información de control. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con los controles. # en cualquier otra ventana, la solapa sólo muestra los detalles resumen de los controles vinculados al item que está a la vista. En esta solapa también puede crear y/o eliminar vínculos entre los controles existentes y el item que está a la vista. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 12 Octubre 2002

341 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Notas Rev. Cant.Riesgos Vinculados Cant.Tests ID Nombre La cantidad total de notas de revisión vinculadas al control. La cantidad total de riesgos vinculados al control. La cantidad de tests vinculados al control. Una ID única asignada al control. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nombre del control. CONSEJO: Se puede cambiar el nombre de un control seleccionándolo en esta solapa y haciendo clic en el botón. Nro. Ref. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente al control cuando se lo agregó en la estructura de auditoría. Cada nuevo control que se agrega es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina controles, los números de esos controles no se reutilizan en los nuevos controles subsiguientes. Una referencia alfanumérica asignada al control. Usted puede editar esta referencia directamente en esta columna haciendo clic sobre la misma. También puede editarla en la ventana Controles Controles. acceder a los detalles de los controles $ Para acceder a los detalles de un control: 1. Seleccione un control y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga cic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Control. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 13 Octubre 2002

342 solapa Estructura de Procesos[Negocios] La solapa Estructura Negocios. La solapa Estructura Procesos. La solapa Estructura Procesos en la solapa Estructura de la ventana Principal le permite construir un mapa de estructura de todos los procesos de negocio a auditar. La solapa Estructura Negocios en la solapa Planificación de la ventana Principal le permite construir un mapa de estructura de las unidades de negocio de su organización. En esta solapas usted puede: # agregar y definir los detalles de procesos. # agregar y definir los detalles de unidades de negocio relevantes. # organizar mapas de estructura. # importar y exportar mapas de estructura completados. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 14 Octubre 2002

343 solapa Items de Auditoría Cuando vincula un proceso a una unidad de negocio en la solapa Matriz, usted activa la celda apropiada la cual a su vez crea un item de auditoría. Las celdas activadas de la matriz pueden mostrar un rango de información relevante a un proceso y unidad de negocio en particular. Usted puede cambiar el tipo de información que se muestra y la forma en que la misma se exhibe. La solapa Items de Auditoría muestra información resumen de todos los items de auditoría. trabajar con esta solapa La solapa Items de Auditoría está disponible en la solapa Planificación de la ventana Principal. Se dispone de una versión reducida en la ventana Unidades de Negocio. Si está visualizando esta solapa en: # la solapa Planificación, la solapa muestra los detalles resumen de todos los items de auditoría del archivo de estructura. En esta solapa usted puede: - editar y mantener información de items de auditoría. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con los items de auditoría. # la ventana Unidades de Negocio, la solapa sólo muestra los detalles resumen de los items de auditoría vinculados a la unidad de negocio que está a la vista. En esta solapa usted también puede crear y/o eliminar vínculos entre items de auditoría existentes y una unidad de negocio. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 15 Octubre 2002

344 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Evaluación Criterios Hrs.Presup. Hrs.Reales Nombre Nro. Período Seleccionado Variación El score de Evaluación de Criterios del item de auditoría. Una estimación del tiempo que llevará completar el item de auditoría. El tiempo real gastado en la auditoría tal como fue ingresado directamente por los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. Esta información sólo está disponible si usted ha cargado los detalles del archivo(s) de auditoría en el cual está incluído el item de auditoría. El nombre del item de auditoría. Un número único generado por el sistema que se asignó automáticamente al item de auditoría cuando fue creado. El período en que será auditado el item de auditoría. Una marca en este campo indica que el item de auditoría está seleccionado para ser auditado. Si este campo no está marcado, el item de auditoría no será incluido en los archivos de auditoría que se generen desde el archivo de estructura. Si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas y las reales. Esta información sólo está disponible si usted ha cargado los detalles del archivo(s) de auditoría en el cual está incluído el item de auditoría. acceder a los detalles de los items de auditoría $ Para acceder a los detalles de un item de auditoría: 1. Seleccione un item de auditoría y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Item de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 16 Octubre 2002

345 solapa Matriz Utilizando los campos Mostrar y Color se puede cambiar la información que aparece en esta matriz. La solapa Matriz está disponible en la solapa Planificación de la ventana Principal. Las cabeceras de columna (eje de las x) de la matriz listan los procesos de nivel más alto en la estructura de auditoría tal como están mapeados en la solapa Estructura Procesos. Las cabeceras de fila (eje de las y) listan las unidades de negocio de nivel más bajo de su estructura de negocio tal como están mapeadas en la solapa Estructuras de Negocio. La Matriz le permite: # Identificar los procesos aplicables a cada unidad de negocio. # Visualizar información resumen para cada uno de los archivos de auditoría creados en el archivo de estructura. Para mayor información ver el tópico trabajar con la matriz en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 17 Octubre 2002

346 solapa Navegación La solapa Navegación le permite navegar la estructura de auditoría y la información de planificación. Puede hacer clic en cada botón del gráfico para abrir y mostrar los detalles relevantes para esa etapa del proceso. Haga clic en el para botón Detalles del Archivo botón Definir Opciones MUF botón Desarrollar Estructura Auditoría botón Crear MUF botón Abrir MUF Abrir la ventana Detalles. En esta ventana se puede visualizar y mantener los detalles del proyecto para su archivo. ventana Abrir Detalles del MUF En esta ventana puede personalizar el puntaje de evaluación, las configuraciones predeterminadas y la funcionalidad opcional disponible en el Modelo de Usuario Final que genere. Muestra las solapas principales sobre las cuales se crean y definen los items de la estructura de auditoría, es decir; los procesos, pasos de programa, riesgos, controles, y tests. Crear un Modelo de Usuario Final que incorpora la estructura de auditoría. Construir un Modelo de Usuario Final será de naturaleza iterativa. En cualquier etapa se pueden realizar cambios en la estructura de auditoría y en las configuraciones personalizadas del modelo y crear un Modelo de Usuario Final actualizado. Abrir un Modelo de Usuario Final que ha creado desde el archivo actual de estructura. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 18 Octubre 2002

347 Haga clic en el para botón Planificación Auditoría Exhibir las solapas principales sobre las cuales se define el programa de auditoría. Utilizando estas solapas se puede agregar y definir los detalles de las unidades de negocio, asociar los procesos de negocio relevantes a cada unidad de negocio, crear archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final personalizados para cada unidad de negocio, y monitorear el progreso de los archivos de auditoría. botón Empaquetar MUF Empaquetar el Modelo de Usuario Final en un archivo Instalador ejecutable. botón Distribuir MUF botón Consolidar Archivos MUF Distribuir el archivo Instalador ejecutable del Modelo de Usuario Final, a los usuarios finales vía , disquette o similar, hasta la cantidad de licencias compradas. ventana Abrir la Herramienta Consolidación En esta ventana se puede combinar, intercalar y analizar los resultados de múltiples archivos de auditoría del Modelo de Usuario Final sobre cualquier período, sector del negocio, o localidad geográfica. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 19 Octubre 2002

348 solapa Notas de Revisión Por cada item de su archivo de estructura (procesos, pasos de programa, riesgos, controles, tests e items de auditoría) usted puede agregar y monitorear notas de revisión. La función Notas de Revisión le permite establecer y administrar los detalles de aspectos que requieren corrección, seguimiento o una decisión. La solapa Notas de Revisión exhibe información resumen de cada nota de revisión registrada en el archivo de estructura. La ventana Notas de Revisión muestra detalles completos de cada nota listada en esta solapa. trabajar con esta solapa La solapa Notas de Revisión está disponible en la solapa Estructura de la ventana Principal. Como solapa Notas de Revisión/Notas, esta disponible en las siguientes ventanas: # ventana Procesos # ventana Riesgos # solapa Pasos de Programa # ventana Controles # ventana Tests. # ventana Items de Auditoría Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 20 Octubre 2002

349 Si está visualizando la solapa Notas de Revisión[/Notas]: # en la solapa Estructura, la solapa muestra los detalles resumen de todas las notas de revisión del archivo de estructura. En esta solapa se puede: - agregar y eliminar notas de revisión. - importar y exportar información de notas de revisión. - editar y mantener información de notas de revisión. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con notas de revisión. # en cualquier otra ventana, la solapa sólo muestra los detalles resumen de las notas de revisión vinculadas al item que está a la vista. En esta solapa se pueden también crear y/o eliminar vínculos entre notas de revisión existentes y el item que está a la vista. describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Vínculos Cerrada Preparó Respondió Resolvió La cantidad total de items relevantes vinculados a la nota de revisión. Si la nota de revisión está pendiente o cerrada. La dirección de de la persona que preparó la nota. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La dirección de de la persona que resolvió la nota de revisión. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La dirección de de la persona que resolvió la nota de revisión. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 21 Octubre 2002

350 Columna, continúa Descripción Estado Fecha Preparada Fecha Respondió Fecha Resuelta Fecha Seguimiento Nombre Nro. Posición Preparó Posición Resolvió El estado de la nota de revisión. Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. La fecha en que la nota de revisión fue preparada. Se puede editar el contenido de este campo haciendo clic en el mismo. La fecha real en que se respondió a la nota de revisión. Se puede editar el contenido de este campo haciendo clic en el mismo. La fecha en que se resolvió la nota de revisión. Se puede editar el contenido de este campo haciendo clic en el mismo. La fecha en que la nota de revisión está programada para revisión. CONSEJO: Puede obtener rápidamente una lista de qué notas de revisión y cuándo requieren seguimiento utilizando la función Alerta. El nombre de la nota de revisión. CONSEJO: Se puede cambiar el nombre de una nota de revisión seleccionándola en esta solapa y haciendo clic en el botón. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente a la nota de revisión cuando se la agregó en la estructura. Cada nueva nota de revisión que se agrega es numerada con un número único secuencial. Si usted elimina una nota de revisión, el número de esa nota de revisión no se reutiliza en las nuevas notas de revisión subsiguientes. La posición de la persona que preparó la nota. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La posición de la persona que resolvió la nota. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 22 Octubre 2002

351 Columna, continúa Descripción Posición Respondió Preparó Prioridad Ref. Resolvió Respondió La posición de la persona que respondió la nota. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. El nombre de la persona que preparó la nota de revisión. NOTAS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. # Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas en la solapa libro de Direcciones de la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La prioridad de la nota de revisión. Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. Una referencia alfanumérica asignada a la nota de revisón y utilizada para propósitos de administración de proyectos. Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma. El nombre de la persona que resolvió la nota de revisión. NOTAS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. # Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas en la solapa libro de Direcciones de la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. El nombre de la persona que respondió a la nota de revisión. NOTAS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. # Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas en la solapa libro de Direcciones de la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 23 Octubre 2002

352 Columna, continúa Descripción Teléfono Preparó Teléfono Resolvió Teléfono Respondió El número de teléfono de contacto de la persona que preparó la nota. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. El número de teléfono de contacto de la persona que resolvió la nota de revisión. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. El número de teléfono de contacto de la persona que respondió a la nota de revisión. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles Revisión o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. acceder a los detalles de las notas de revisión $ Para acceder a los detalles de una nota de revisión: 1. Seleccione una nota de revisión y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre la misma. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Nota de Revisión. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 24 Octubre 2002

353 solapa Observaciones de Auditoría En cualquier etapa durante la realización del programa de auditoría, usted puede visualizar y modificar los detalles de las observaciones actuales de auditoría que han sido registradas en archivos de auditoría que fueron creados desde el archivo actual de estructura. Una vez que los detalles han sido cargados en el archivo de estructura, la solapa Observaciones de Auditoría muestra información resumen para cada una de las observaciones registradas en los archivos de auditoría. En la ventana Observaciones de Auditoría se muestran detalles completos de cada observación de auditoría. Los detalles de las observaciones de auditoría no se almacenan en el archivo de estructura, por tal motivo, si realiza modificaciones en las observaciones de auditoría debe actualizar los archivos individuales de auditoría con sus cambios. trabajar con esta solapa La solapa Observaciones de Auditoría está disponible en la solapa Planificación de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # hacer doble clic en el nombre de una observación para acceder y editar los detalles. # editar y mantener información de observaciones de auditoría. # personalizar las columnas que se muestran. # ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 25 Octubre 2002

354 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Actualizada Asignada a Cant.Adjuntos Cerrada Contacto Revisor Detectada por Si se han realizado cambios en la observación de auditoría en esta sesión. Audit Builder marca automáticamente los registros de observaciones que usted cambia (en la sesión actual) con un Yes (Si) en esta columna. Estos cambios no aparecerán en el archivo(s) real de auditoría en que están registradas hasta que haga clic en el botón Guardar Cambios. Para mayor información ver el tópico visualizar y modificar los detalles de las observaciones de auditoría actuales en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nombre de la persona a la que se asignó la observación. NOTAS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. # Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas en la solapa libro de Direcciones de la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La cantidad total de archivos electrónicos (externos a la información registrada en el archivo de auditoría del Modelo de Usuario Final) que están adjuntos a la observación. La fecha en que se cerró la observación. El número de teléfono de contacto de la persona responsable por revisar la observación de auditoría. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. El nombre de la persona que detectó la observación. NOTAS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. # Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas en la solapa libro de Direcciones de la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 26 Octubre 2002

355 Columna, continúa Descripción Asignada Detectado por Revisor Emitida Estado Fecha Detección Fecha Revisión Incluir Nombre Nro. La dirección de de la persona a la que se asignó la observación. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La dirección de de la persona que detectó la observación. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La dirección de de la persona responsable por revisar la observación de auditoría. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La fecha en que se emitió la observación de auditoría. El estado de la observación. Usted puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. La fecha en que se detectó la observación. Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic en la misma. La fecha en que la observación fue programada para revisión. CONSEJOS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic en la misma. # Usted puede obtener rápidamente una lista de qué observaciones y cuándo requieren seguimiento utilizando la función Alerta. Una marca en esta campo indica que la observación de auditoría debe ser incluída en los informes apropiados que se generen. Si no desea que se reporte la observación, haga clic en este campo para remover la marca. El nombre de la observación. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente a la observación cuando se la agregó al archivo de auditoría del cual se está leyendo. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 27 Octubre 2002

356 Columna, continúa Descripción Posición Asignada Posición Detectado por Posición Revisor Prioridad Ref. Registrada Respuesta Revisado por La posición de la persona a la que se asignó la observación. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La posición de la persona que detectó la observación. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La posición de la persona responsable por revisar la observación de auditoría. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. La prioridad de la observación. Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando desde la lista de selección descolgable. Una referencia alfanumérica asignada a la observación y utilizada para propósitos de administración de proyectos. Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic en la misma. La fecha en que se registraron los detalles de la observación de auditoría. CONSEJO: Se puede cambiar el nombre de una observación seleccionándola en esta solapa y haciendo clic en el botón. La fecha en que la observación de auditoría fue respondida por última vez. El nombre de la persona responsable por revisar la observación de auditoría. CONSEJOS: # Se puede editar el contenido de esta columna haciendo clic sobre la misma y seleccionando en la lista de selección descolgable. # Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas en la solapa libro de Direcciones de la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 28 Octubre 2002

357 Columna, continúa Descripción Seguimiento Teléfono Asignada Teléfono Detectado por La fecha en que la observación está programada para revisión. CONSEJO: Utilizando la función Alerta se puede obtener rápidamente una lista de qué observaciones y cuándo requieren seguimiento. El número de teléfono de contacto de la persona a la que se asignó la observación. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. El nombre de teléfono de contacto de la persona que detectó la observación. CONSEJO: Estos detalles se ingresan y mantienen en la solapa libro de Direcciones en la ventana Detalles o haciendo clic en el botón próximo a los campos de nombre en la mayoría de las ventanas. acceder a los detalles de las observaciones de auditoría $ Para acceder a los detalles de una observación de auditoría: 1. Seleccione una observación de auditoría y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre la misma. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Observación Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 29 Octubre 2002

358 solapa Pasos de Programa Esta solapa está disponible sólo si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos y Pasos de Programa. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La solapa Pasos de Programa muestra información resumen de todos los pasos de programa definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Pasos de Programa se muestran los detalles completos de cada paso de programa. trabajar con esta solapa La solapa Pasos de Programa está disponible en la solapa Estructura de la ventana Principal. Se dispone de una versión reducida en la ventana Procesos. Si está visualizando esta solapa: # en la solapa Estructura, la solapa muestra detalles resumen de todos los pasos de programa del archivo de estructura. En esta solapa se puede: - agregar y eliminar pasos de programa. - importar y exportar información de pasos de programa. - editar y mantener información de pasos de programa. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con los pasos de programa. # en la ventana Procesos, la solapa sólo muestra los detalles resumen de los pasos de programa vinculados al proceso que está a la vista. En estas solapas usted también puede crear y/o eliminar los vínculos entre pasos de programa existentes y un proceso. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 30 Octubre 2002

359 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Notas Rev. Cant.Procesos Vinculados Factor Riesgo ID Nombre Nro. Ref. La cantidad total de notas de revisión vinculadas al paso de programa. La cantidad total de procesos vinculados al paso de programa. El porcentaje afectado (sólo en formato numérico) del valor del objeto financiero en caso de ocurrir el riesgo. Una ID única asignada al paso de programa. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nombre del paso de programa. CONSEJO: Se puede cambiar el nombre de un paso de programa seleccionándolo en esta solapa y haciendo clic en el botón. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente al paso de programa cuando se lo agregó en la estructura de auditoría. Cada nuevo paso de programa que se agrega es numerado secuencialmente con un número único. Si elimina pasos de programa, los números de esos pasos de programa no se reutilizan en los nuevos pasos de programa subsiguientes. Una referencia alfanumérica asignada al paso de programa. Se puede editar esta referencia directamente en esta columna haciendo clic sobre la misma. También se puede editar esta referencia en la ventana Pasos de Programa. acceder a los detalles de los pasos de programa $ Para acceder a los detalles de un paso de programa: 1. Seleccione un paso de programa y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Paso de Programa. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 31 Octubre 2002

360 solapa Procesos Los procesos del negocio relevantes para el programa de auditoría son mapeados en la solapa Estructura Procesos de la solapa Estructura. La solapa Procesos muestra información resumen para cada uno de los procesos de negocio de nivel más bajo definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Procesos se muestran detalles completos de cada uno de los procesos. trabajr con esta solapa La solapa Procesos está disponible en la solapa Estructura de la ventana Principal. Una versión reducida de esta solapa, la solapa Procesos Vinculados, está disponible en la ventana Riesgos y en la ventana Pasos de Programa. Si está viendo esta solapa: # en la solapa Estructura, la misma muestra detalles resumen de todos los procesos de más bajo nivel (indicado por el símbolo ) mapeados en la solapa Estructura Procesos. En esta solapa se puede: - editar y mantener información de procesos. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con procesos. # en cualquier otra ventana, la solapa sólo muestra detalles resumen de los procesos vinculados al item que está a la vista. En esta solapa usted puede también crear y/o eliminar vínculos entre procesos existentes y el item que está a la vista. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 32 Octubre 2002

361 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Se pueden personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Notas Rev. Cant.Pasos Progr. Cant.Riesgos Dirección Vinc.Web ID Nivel Nombre Nro. Progenitor La cantidad total de notas de revisión vinculadas al proceso. La cantidad total de pasos de programa vinculados al proceso. La cantidad total de riesgos vinculados al proceso. Una dirección Intranet/Internet en donde se puede visualizar información adicional de políticas/guías. En el Modelo de Usuario Final esta dirección se convierte en un botón vínculo Web que cuando se hace clic muestra el respectivo sitio. Una ID única asignada al proceso. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nivel al cual está posicionado el proceso en la estructura de auditoría en la solapa Estructura Procesos. Si con el tiempo usted amplía la estructura de auditoría agregando procesos adicionales, recuerde que en el Modelo de Usuario Final sólo aparecerán los detalles de los procesos del nivel más bajo (tal como están mapeados en la solapa Estructura Procesos). Si agrega y agrupa nuevos items bajo un item existente de nivel bajo, los detalles del item de nivel bajo ya no aparecerán en los Modelos de Usuario Final que genere. Haga clic aquí para obtener un ejemplo ilustrativo. El nombre del proceso. Usted sólo puede cambiar el nombre de un proceso en la solapa Estructura Procesos. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente al proceso cuando se lo agregó en la estructura de auditoría. Cada nuevo proceso que se agrega es numerado secuencialmente con un número único. Si se elimina un proceso de la estructura, el número de ese proceso no se reutiliza en los nuevos procesos subsiguientes. Si es aplicable, el nombre del grupo bajo el cual se ubica el proceso en la estructura de auditoría, tal como está determinado en la solapa Estructura Procesos. Para mayor información ver el tópico organizar mapas de estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 33 Octubre 2002

362 Columna, continúa Descripción Ref. Una referencia alfanumérica asignada al proceso. Usted puede editar esta referencia directamente en esta columna haciendo clic sobre ella. También se puede editar esta referencia en la ventana Procesos. acceder a los detalles de los procesos $ Para acceder a los detalles de un proceso: 1. Seleccione un proceso y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Proceso. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 34 Octubre 2002

363 solapa Riesgos Esta solapa está disponible sólo si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La solapa Riesgos muestra información resumen de todos los riesgos definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Riesgos se muestran los detalles completos de cada riesgo. trabajar con esta solapa La solapa Riesgos está disponible en la solapa Estructura de la ventana Principal. Se dispone de versiones reducidas en la ventana Procesos, y como solapa Riesgos Vinculados, en la ventana Controles. Si está visualizando esta solapa: # en la solapa Estructura, la solapa muestra los detalles resumen de todos los riesgos del archivo de estructura. En esta solapa se puede: - agregar y eliminar riesgos. - importar y exportar información de riesgos. - editar y mantener información de riesgos. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con los riesgos. # en cualquier otra ventana, la solapa sólo muestra los detalles resumen de los riesgos vinculados al item que está a la vista. En estas solapas usted también puede crear y/o eliminar vínculos entre los riesgos existentes y el item que está a la vista. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 35 Octubre 2002

364 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Ctrls Cant.Notas Rev. Cant.Procesos Vinculados Cuenta Financiero ID Nombre La cantidad total de controles vinculados al riesgo. La cantidad total de notas de revisión vinculadas al riesgo. La cantidad total de procesos vinculados al riesgo. El objeto financiero (por ejemplo, un activo financiero o pasivo) cuyo valor monetario estaría afectado si ocurriese el riesgo. Si las consecuencias de ocurrir el riesgo (en su estado no controlado ni tratado) va a ser evaluado utilizando información financiera. Una ID única asignada al riesgo. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nombre del riesgo. CONSEJO: Puede cambiar el nombre de un riesgo seleccionándolo en esta solapa y haciendo clic en el botón. Nro. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente al riesgo cuando se lo agregó en la estructura de auditoría. Cada nuevo riesgo que se agrega es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina riesgos, los números de esos riesgos no se reutilizan en los riesgos nuevos subsiguientes. Ref. Una referencia alfanumérica asignada al riesgo. Se puede editar esta referencia directamente en esta columna haciendo clic sobre la misma. También se puede editarla en la ventana Riesgos. % Riesgo El porcentaje afectado (sólo en formato numérico) del valor del objeto financiero en caso de ocurrir el riesgo. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 36 Octubre 2002

365 acceder a los detalles de los riesgos $ Para acceder a los detalles de un riesgo: 1. Seleccione un riesgo y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Riesgo. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 37 Octubre 2002

366 solapa Tests Esta solapa está disponible sólo si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La solapa Tests muestra información resumen de todos los tests definidos en la estructura de auditoría. En la ventana Tests se muestran los detalles completos de cada test. trabajar con esta solapa La solapa Tests está disponible en la ventana Principal. Se dispone de una versión reducida en la ventana Controles. Si está visualizando esta solapa: # en la ventana Principal, la solapa muestra los detalles resumen de todos los tests agregados en su archivo de evaluación. En esta solapa usted puede: - agregar y eliminar tests. - importar y exportar información de tests. - editar y mantener información de tests. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. - generar reportes relacionados específicamente con los tests. # en la ventana Controles, la solapa sólo muestra los detalles resumen de los tests vinculados al control que está a la vista. En esta solapa también se pueden crear y/o eliminar vínculos entre controles existentes y un test. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 38 Octubre 2002

367 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Ctrls.Vincul. Cant.Notas Rev. ID Nombre Nro. Ref. La cantidad total de controles vinculados al test. La cantidad total de notas de revisión vinculadas al test. Una ID única asignada al test. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nombre del test. CONSEJO: Se puede cambiar el nombre de un test seleccionándolo en esta solapa y haciendo clic en el botón. Un número único generado por el sistema que fue asignado automáticamente al test cuando se lo agregó a la estructura de auditoría. Cada nuevo test que se agrega es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina un test del archivo de estructura, el número de ese test no se reutiliza en los nuevos tests subsiguientes. Una referencia alfanumérica asignada al test. Se puede editar esta referencia directamente en esta columna haciendo clic sobre la misma. También puede editarla en la ventana Tests. acceder a los detalles de los tests $ Para acceder a los detalles de un test: 1. Seleccione un test y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Test. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 39 Octubre 2002

368 solapa Unidades de Negocio La solapa Unidades de Negocio muestra información resumen de cada unidad de negocio de nivel más bajo que participa en el programa de auditoría tal como están mapeadas en la solapa Estructura Negocios. En la ventana Unidades de Negocio se muestran los detalles completos de cada una de las unidades de negocio. trabajar con esta solapa La solapa Unidades de Negocio está disponible en la solapa Planificación de la ventana Principal. Esta solapa muestra detalles resumen de todas las unidades de negocio de nivel más bajo mapeadas en la solapa Estructura Negocios. En esta solapa se puede: # editar y mantener información de unidades de negocio. # personalizar las columnas que se muestran. # ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # generar reportes relacionados específicamente con las unidades de negocio. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 40 Octubre 2002

369 describir las columnas de esta solapa En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas: Usted puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el botón. Columna Descripción Cant.Auditorías Cant.Items Auditoría Nombre Nro. La cantidad de archivos de auditoría vinculados a la unidad de negocio. La cantidad de items de auditoría vinculados a la unidad de negocio. El nombre de la unidad de negocio. Un número único generado por el sistema que se asignó a la unidad de negocio cuando se la agregó a la estructura de auditoría. Cada unidad de negocio que se agrega es numerada secuencialmente con un número único. Si usted elimina una unidad de negocio del archivo de estructura, el número de esa unidad de negocio no se reutiliza en las nuevas unidades subsiguientes. acceder a los detalles de las unidades de negocio $ Para acceder a los detalles de una unidad de negocio: 1. Seleccione una unidad de negocio y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre la misma. # Haga clic en el botón. # Haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Unidad de Negocio. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 41 Octubre 2002

370 ventana Auditorías En cualquier etapa durante la realización de su programa de auditoría, usted puede revisar y rastrear el progreso de los archivos de auditoría que ha creado desded el archivo actual de estructura. La ventana Auditorías le permite visualizar en el archivo de estructura información resumen de cada archivo de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 42 Octubre 2002

371 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Auditorías: 1. Acceda a ls solapa Planificación en la ventana Principal 2. Acceda a la solapa Auditorías y realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en un archivo de auditoría. # Seleccione un archivo de auditoría, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la Editar Auditoría. # Seleccione un archivo de auditoría y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de archivos de auditoría. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción Auditor Asignado Una vez que ha cargado los detalles de un archivo de auditoría, este campo muestra el nombre del auditor clave asignado a la auditoría. Este auditor fue asignado al archivo de auditoría en el momento en que se creó el archivo de auditoría utilizando la ventana Generar Archivo. NOTAS: # Esta información es de sólo lectura y no puede ser cambiada una vez generado el archivo de auditoría. # Como usted puede cambiar el nombre de este campo en la solapa Opciones Detalles en la ventana Detalles MUF modificando el nombre predeterminado que se muestra en el campo Auditor Principal, el nombre de este campo puede diferir del descripto en este archivo de ayuda. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 43 Octubre 2002

372 Campo, continúa Descripción Auditoría Cerrada botón Abrir Archivo Auditoría Una marca en este campo indica que el archivo de auditoría está cerrado. Una vez cerrado: # los detalles de ese archivo de auditoría se remueven de los reportes que se generan desde el archivo de estructura. # ya no se pueden cargar y leer en el archivo de estructura los detalles de las observaciones de auditoría registradas en ese archivo de evaluación. Este campo indica que el archivo de auditoría está cerrado y sólo es aplicable al archivo de estructura actual. Los usuarios finales aún pueden abrir el archivo de auditoría en el Modelo de Usuario Final y leer/modificar los detalles si fuere necesario. Abre el archivo de auditoría en el Modelo de Usuario Final. IMPORTANTE: Para que funcione esta característica los archivo(s) de auditoría y los Modelo(s) de Usuario Final deben estar almacenados en los directorios originales en los cuales se generaron. Si se mueve de lugar el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría, el archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. botón Cargar desde Archivo Haga clic en este botón para cargar y visualizar los detalles actualizados del archivo de auditoría. Fecha Planificación IMPORTANTE: Para que funcione esta característica los archivo(s) de auditoría y los Modelo(s) de Usuario Final deben estar almacenados en los directorios originales en los cuales se generaron. Si se mueve de lugar el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría, el archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. Estos campos aparecen en las fechas de inicio planeadas y reales del archivo de auditoría. La fecha planeada de inicio se ingresó al momento de creación del archivo de auditoría en la ventana Generar Archivo. Esta información es de sólo lectura y no puede ser cambiada una vez generado el archivo de auditoría. La fecha real de inicio es ingresada por los usuarios finales directamente en el Modelo de Usuario Final. Esta información es de sólo lectura y no puede ser cambiada en el archivo de estructura. Como usted puede cambiar el nombre de estos campos en la solapa Opciones Detalles en la ventana Detalles MUF modificando el nombre predeterminado que se muestra en los campos Fecha Planeada de Inicio y Fecha Real de Inicio el nombre de estos campos pueden diferir de los descriptos en este archivo de ayuda. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 44 Octubre 2002

373 Campo, continúa Descripción Procesos incluidos en Auditoría Resumen Auditoría Una vez que ha cargado los detalles de un archivo de auditoría, se muestran los procesos de negocio definidos para esa auditoría y un resumen de las horas Presupuestadas y Reales para esos procesos. Esta información es de sólo lectura y no puede ser cambiada en el archivo de estructura. Una vez que ha cargado los detalles de un archivo de auditoría, estos campos muestran la siguiente información relacionada con el progreso de la auditoría. Esta información es de sólo lectura y no puede ser modificada en el archivo de estructura. Cant.Observaciones Estado Exposición a Riesgo La cantidad total de observaciones de auditoría registradas en el archivo de auditoría. El estado del archivo de auditoría. Para un modelo Procesos, Riesgos y Controles: El riesgo residual promedio de todos los procesos incluidos en el archivo de auditoría. Resumen Horas Auditoría Para un modelo Procesos y Pasos de Programa: El promedio de los scores de evaluación de todos los procesos para todos los pasos de programa relevantes vinculados. Una vez que ha cargado los detalles de un archivo de auditoría, estos campos muestran la siguiente información relacionada con el progreso de la auditoría. Horas Totales Presupuestadas Estimación del tiempo que llevará completar la auditoría. Para cada uno de los items de auditoría incluidos en el archivo de auditoría, esta estimación es la suma de las horas ingresadas en el campo Horas Presupuestadas en la solapa Horas Auditoría en la solapa Items de Auditoría antes de crear el archivo de auditoría en la ventana Generar Archivo. Esta información es de sólo lectura y no puede ser cambiada una vez generado el archivo de auditoría. Horas Totales Reales Las horas reales gastadas a la fecha en la auditoría ingresada por los usuarios finales directamente en el Modelo de Usuario Final. Esta información es de sólo lectura y no puede ser modificada en el archivo de estructura. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 45 Octubre 2002

374 Campo, continúa Descripción Variación Total Si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas y reales. Esto se calcula de la siguiente forma: (Horas Presupuestadas - Horas Reales) / Horas Presupuestadas x 100 Las variaciones positivas denotan que se está dentro del presupuesto. Solapa Descripción Detalles Adicionales Texto Planificación Una vez que ha cargado los detalles de un archivo de auditoría, se muestran en esta solapa las respuestas a los campos opcionales (que fueron definidos y habilitados en la solapa Opciones Detalles de la ventana Detalles MUF al momento de generar el Modelo de Usuario Final/archivo de auditoría). Esta información es de sólo lectura y no puede ser cambiada en el archivo de estructura. Esta solapa muestra información relativa a la planificación del archivo de auditoría y las notas que pudiera ser relevante para la planificación del próximo período de auditoría. NOTAS: # Esta información puede haber sido ingresada originalmente cuando se generó el archivo de auditoría utilizando la ventana Generar Archivo. # Con el tiempo los usuarios finales pueden haber modificado esta información en el Modelo de Usuario Final. Para visualizar sus cambios, si hubo alguno, necesita recargar los detalles del archivo de auditoría. # Sólo se pueden modificar los detalles de esta solapa si el archivo de auditoría está cerrado, indicado por una marca en el campo Auditoría Cerrada. IMPORTANTE: Para que funcione esta característica los archivo(s) de auditoría y los Modelo(s) de Usuario Final deben estar almacenados en los directorios originales en los cuales se generaron. Si se mueve de lugar el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría, el archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 46 Octubre 2002

375 ventana Controles Esta ventana sólo está disponible si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La ventana Controles le permite ingresar y mantener en su estructura de auditoría los detalles de los controles. En la solapa Controles de la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran detalles resumen de todos los controles. En los Modelos de Usuario Final que usted genere los usuarios finales pueden: # visualizar, mantener, analizar y reportar sobre los detalles de los controles que usted predefinió en la estructura de auditoría. # evaluar la eficacia de esos controles. # para cada riesgo controlado, realizar Evaluaciones de Riesgos con Controles. # ampliar la estructura de auditoría, de ser necesario, agregando controles adicionales. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 47 Octubre 2002

376 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Controles: 1. Acceda a la solapa Controles y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en un control. # Seleccione un control, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Control. # Seleccione un control y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de controles. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción ID Unica Nro. Referencia Control Una ID única asignada al control. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Número único generado por el sistema que se asigna automáticamente al control cuando se lo incorpora en la estructura de auditoría. Cada nuevo control que agregue es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina un control de la estructura, el número de ese control no se reutiliza en los nuevos controles subsiguientes. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar al control y utilizar para propósitos de administración de proyectos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 48 Octubre 2002

377 Solapa Descripción Campos Opcionales Descripción Control Notas de Revisión/Notas Los campos de esta solapa son exclusivos para los requerimientos de información de su auditoría. Los mismos se definen en la solapa Opciones Controles de la ventana Detalles MUF. Se pueden mostrar hasta 2 campos de entrada de texto, 2 de listas de selección y 2 de fechas permitiéndole capturar detalles exclusivos de su organización para los controles. CONSEJOS: # Todos los valores ingresados o seleccionados en estos campos se muestran como valores predeterminados en los Modelos de Usuario Final que genere. Estos predeterminados pueden ser cambiados por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. # Los campos de ingreso de texto soportan hasta 256 caracteres alfanuméricos. # Haga clic en la flecha hacia abajo y escoja en la lista o escriba una entrada directamente en un campo de selección. # Dependiendo de las decisiones realizadas en la solapa Opciones Controles de la ventana Detalles MUF, las opciones disponibles en una lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Descripción completa del control. Esta descripción puede ser cambiada por los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. La parte superior de esta solapa muestra una lista que contiene detalles resumen de todas las notas de revisión vinculadas al control. Haga doble clic en el nombre de una nota de revisión para acceder a mayores detalles. Estas notas de revisión no aparecen en los Modelos de Usuario Final que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar el intercambio de información relativa al desarrollo de su estructura. Todas las notas de revisión listadas en esta solapa también se listan en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar notas de revisión. Todas las notas de revisión agregadas en esta solapa son vinculadas automáticamente al control que está a la vista. # Editar y mantener información de notas de revisión. # Crear y/o eliminar vínculos entre notas existentes y un control. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 49 Octubre 2002

378 Solapa, continúa Descripción Riesgos Vinculados Tests Vinculados El panel Notas en la mitad inferior de esta solapa le permite mantener un registro de las notas de desarrollo general para el control. Estas notas no se muestran en el Modelo de Usuario Final. Lista que contiene detalles resumen de todos los riesgos vinculados al control. Haga doble clic en el nombre de un riesgo para acceder a mayores detalles. Todos los riesgos listados en esta solapa también se listan en la solapa Riesgos en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Editar y mantener información de riesgos. # Crear y/o eliminar vínculos entre riesgos existentes y un control. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Lista que contiene detalles resumen de todos los tests vinculados al control. Haga doble clic en el nombre de un test para acceder a mayores detalles. Todos los tests listados en esta solapa también se listan en la solapa Tests en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar tests. Todos los tests agregados en esta solapa se vinculan automáticamente al control que está a la vista. # Importar y exportar información de tests. # Editar y mantener información de tests. # Crear y/o eliminar vínculos entre tests existentes y un control. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 50 Octubre 2002

379 ventana Criterios La ventana Criterios le permite definir los factores que se utilizan para evaluar los items de auditoría. Utilizando estos criterios, cada item de auditoría es evaluado para determinar el nivel de riesgo para esa área. Se pueden definir hasta 15 criterios. Hay tres ventanas de Criterios, cada una con 5 criterios en blanco que pueden ser activados y configurados individualmente. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 51 Octubre 2002

380 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana de Criterios: 1. Acceda a la solapa Planificación en la ventana Principal. 2. Haga clic en el botón Definir Criterios de la solapa Estructura de Negocios. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar a través de las 3 ventanas de criterios. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción Criterio # Habilitado Pond. rótulos de selección y valores Rótulo Una marca en este campo indica que el criterio está habilitado. Esta es la importancia del criterio en relación con los otros criterios habilitados. Cuanto más alta es la ponderación, mayor es la importancia. Se puede ingresar cualquier valor numérico incluyendo numeros enteros, decimales y fraciones. La ponderación predeterminada es cero (0). Lista de las medidas que se pueden seleccionar cuando se está evaluando un item de auditoría contra el criterio. Por cada medida se asigna un valor. El valor de la medida que se selecciona, multiplicado por la ponderación del criterio, produce un score de evaluación para ese criterio. Este es el nombre del criterio. Este nombre aparece en la ventana Items de Auditoría y en los reportes apropiados. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 52 Octubre 2002

381 ventana Detalles La ventana Detalles le permite ingresar y mantener detalles sobre el desarrollo de la estructura de auditoría, la creación de los Modelos de Usuario Final y el desarrollo del programa de auditoría. acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Detalles: 1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botón Detalles Archivo en la solapa Navegación en la ventana Principal. # En cualquier ventana haga clic en la opción Detalles del menú Sección. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 53 Octubre 2002

382 describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción botón Generar Ids botón Nombres Modelo Anterior Fecha Publicación Nombre Cuando se crea el Modelo de Usuario Final se verifican y asignan IDs únicas. Este botón le permite asignar manualmente IDs a los items de la estructura de auditoría. Esto sólo deberá realizarse si: # con el tiempo usted desea poder juntar dos estructuras separadas en una nueva estructura y # desea poder acceder a los archivos creados en los Modelos de Usuario Final generados desde las estructuras separadas en los modelos que genere desde la nueva estructura. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Este botón abre el diálogo Nombres Modelo Anterior. Este diálogo es utilizado cuando usted: 1. está generando un Modelo de Usuario Final actualizado desde su archivo de estructura, 2. ha cambiado el nombre de su archivo de estructura en el campo Nombre de Detalles Modelo en la ventana Detalles. y 3. desea que los archivos de auditoría creados en Modelos de Usuario Final anteriores (generados desde el archivo estructura con los nombres viejos) sean abiertos en el nuevo Modelo de Usuario Final generados desde el archivo de estructura con el nuevo nombre. Este procedimiento le permite luego abrir, en su nuevo Modelo de Usuario Final, archivos de auditoría que fueron creados en Modelos de Usuario Final generados desde los archivos que tienen el Nombre de Detalles Modelo que usted ingresó en el diálogo Nombres Modelo Anterior. Para mayor información ver los tópicos Cambiar el Nombre del Modelo y Controlar Números de Versión en el modulo Localizar y Administrar Archivos. La fecha de la estructura de auditoría. CONSEJO: Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Nombre descriptivo de su archivo de estructura. Este campo debe ser completado dado que es la base para el nombre del archivo de datos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 54 Octubre 2002

383 Campo, continúa Descripción Versión Nro. Este número le permite marcar las distintas versiones de los Modelos de Usuario Final que genere desde el archivo de estructura actual. Usted debe cambiar el número de versión siempre que haga cambios en el archivo de estructura que impacten en el tamaño, orden de la estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico Controlar Versiones en el modulo Localizar y Administrar Archivos. Solapa Descripción Libro Direcciones El libro de direcciones actúa como una lista central de almacenamiento de nombres, posiciones, números de contacto y direcciones de de la gente involucrada en el programa de auditoría, desde el desarrollo/planificación de la estructura de auditoría hasta la realización de las tareas de campo de auditoría utilizando los Modelos de Usuario Final. NOTAS: # Esta lista puede ser modificada en cualquier momento. # El contenido del libro de direcciones estará disponible en los Modelos de Usuario Final que usted genere. # En la mayoría de las ventanas se puede acceder, seleccionar y/o modificar el contenido del libre de direcciones según corresponda, haciendo clic en próximo a cualquier campo de "nombre". # El campo en la solapa Libro de Direcciones permite enviar por los informes y formularios relevantes directamente desde Audit Builder utilizando la función Dividir Informe e . # Utilice sus teclas <Ctrl> y flechas para navegar por el contenido de la lista. # Utilizando la opción del menú del botón derecho del mouse Copiar a portapapeles, se puede copiar el contenido de la lista y: - guardar la información en un archivo.txt. Luego se puede cargar la información contenida en este archivo de estructura en archivos subsiguientes de estructura utilizando la opción Cargar desde archivo. Mail - pegar, agregar o reemplazar en otras listas o campos de texto de su archivo de estructura, según resulte apropiado. Utilice esta solapa para definir las opciones que les permiten a los usuarios de los Modelos de Usuario Final retornarle a usted electrónicamente sus archivos de auditoría completados. Para mayor información ver el tópico recolectar archivos de auditoría completados de los usuarios finales en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 55 Octubre 2002

384 Solapa, continúa Descripción Notas Versiones Comentarios generales acerca de la creación del Modelo de Usuario Final. Estas notas no aparecen en el Modelo de Usuario Final. En la parte de abajo de esta solapa usted puede adjuntar archivos externos que respaldan sus notas. Los tipos de archivos que puede adjuntar incluyen planillas de cálculo, documentos MS Word, gráficos y documentos RTF. Desde esta solapa usted también puede modificar directamente los archivos adjuntos, imprimirlos, y eliminarlos o remover sus vínculos cuando los mismos ya no son relevantes. Registro de las distintas versiones de los Modelos de Usuario Final que han sido generadas desde el archivo actual de estructura. Al asignar números de versión a cada Modelo de Usuario Final distinto que genere le permite abrir, en el último Modelo de Usuario Final, archivos de auditoría que fueron creados en Modelos de Usuario Final anteriores. Para mayor información ver el tópico Controlar Versiones en el modulo Localizar y Administrar Archivos. Mantenga un registro de versiones registrando en esta lista los siguientes detalles para cada versión que crea: # Un número único de versión. # Una descripción de los cambios principales que contiene la nueva versión y las razones para esos cambios. # La fecha de la versión. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 56 Octubre 2002

385 ventana Detalles MUF La ventana Detalles MUF le permite personalizar las configuraciones de los Modelos de Usuario Final que genere desde el archivo de estructura. IMPORTANTE: # Cuando, luego de haber generado un Modelo de Usuario Final, se realizan cambios en el tamaño u orden de la estructura de auditoría o en las opciones del Modelo de Usuario Final, se debe asignar un nuevo número de versión al archivo de estructura antes de regenerar un modelo actualizado. # Los cambios (excepto los realizados a los reportes) se guardan automáticamente en el mismo momento en que se realizan, por lo que no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en el Modelo de Usuario Final existente se necesitará regenerarlo. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 57 Octubre 2002

386 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Detalles MUF: 1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botón Definir Opciones MUF en la solapa Navegación de la ventana Principal. # Haga clic en el botón de la ventana Detalles. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Solapa Descripción Focos Lista de las áreas en que se enfocan sus procesos de negocios, riesgos y pasos de programa. Se pueden cambiar los focos predeterminados e insertar/eliminar de esta lista haciendo clic en el botón derecho del mouse. Una vez que los focos han sido listados en esta solapa usted debe asignar los focos apropiados a los procesos/riesgos/pasos de programa. Los focos permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, personalizar sus archivos de auditoría definiendo dentro o fuera del alcance a los focos relevantes. Si usted no le asigna un foco, el item le aparecerá siempre al usuario (en el Modelo de Usuario Final) independientemente de sus elecciones de alcance. Los focos que ingresa en esta solapa aparecen en la solapa Focos de la ventana Procesos/Riesgos/Pasos de Programa donde luego se los asigna a los items individuales. Para mayor información ver el tópico habilitar/deshabilitar la definición de alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 58 Octubre 2002

387 Solapa, continúa Descripción Opciones Controles solapa Campos Estándar solapa Campos Opcionales Esta solapa le permite predefinir listas de selección de control. Los usuarios finales seleccionan las opciones apropiadas en estas listas cuando definen detalles de los controles el Modelo de Usuario Final. Las listas de selección son: Categorías de Control El rango de categorías posibles bajo las cuales se puede agrupar un control. Eficacia del Control El rango de puntajes posibles de eficacia que se pueden asignar a un control. Estado del Control El rango de estados posibles del control. Evidencia Tests El rango de resultados posibles de los tests. Para que el usuario final pueda completar el campo correspondiente en la ventana Controles del Modelo de Usuario Final. # como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o # el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad de controles en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de un control. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Controles del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 59 Octubre 2002

388 Solapa, continúa Descripción Opciones Detalles Opciones Funcionalidad En esta solapa usted: # Ingresa el rótulo principal que desea que aparezca en la ventana Detalles del Modelo de Usuario Final. Este rótulo le avisará a los usuarios en el Modelo de Usuario Final, que ingresen un nombre para cada nuevo archivo de auditoría que creen. # Puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en el Modelo de Usuario Final, información específica sobre cada archivo de auditoría que creen los usuarios. Los campos adicionales que usted cree aparecen también en la ventana Detalles del Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Esta solapa le permite personalizar las funcionalidades disponibles en los Modelos de Usuario Final que vaya a generar posteriormente. Archivo Bitmap Este campo le permite colocar un gráfico de su elección en las ventanas claves del Modelo de Usuario Final. Definir Nombre Cuando este campo muestra una marca, luego de cambiar en Conversión el nombre de un item (proceso, riesgo, control, test o paso de programa) en su estructura y generar un Modelo de Usuario Final actualizado, el modelo actualizado convertirá, cuando lea archivos de auditoría creados en Modelos de Usuario Final anteriores, el nombre del item de la vieja estructura al nuevo nombre. Incluir Consolidar Esta opción le permite habilitar/deshabilitar el acceso a la Herramienta Consolidación en el Modelo de Usuario Final. Incluir Focos Esta opción le permite habilitar/deshabilitar según sea requerido la habilidad de los usuarios finales de definir el alcance del foco de la auditoría. Incluir Resúmenes Esta opción le permite habilitar/deshabilitar el acceso a resumenes de evaluaciones en el Modelo de Usuario Final. Multiusuario Esta opción le permite habilitar/deshabilitar el acceso multiusuario a los archivos creados en el Modelo de Usuario Final. Ocultar Alcance Esta opción le permite habilitar/deshabilitar la habilidad de los usuarios finales de definir el alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario Final. Ocultar Consecuencia Financiera Esta opción le permite habilitar/deshabilitar la opción de evaluación de consecuencia financiera. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 60 Octubre 2002

389 Solapa, continúa Descripción Opciones Notas de Revisión Opciones Archivos Datos Seguridad Tipo de Auditoría Utilizar Guías en Riesgos solapa Campos Estándar Estos campos le permiten: # incluir un archivo de auditoría específico en el archivo instalador empaquetado del Modelo de Usuario Final. # hacer que el archivo de auditoría se abra automáticamente cuando se accede al Modelo de Usuario Final. # habilitar/deshabilitar, en el Modelo de Usuario Final la habilidad de crear nuevos archivos de auditoría. Para mayor información ver el tópico Incluir un Archivo de Auditoría con el Modelo de Usuario Final Empaquetado en el modulo Empaquetar y Distribuir Modelos de Usuario. Esta opción le permite controlar el acceso a los archivos que son creados en los Modelos de Usuario Final. Este campo le permite seleccionar el enfoque de auditoría de la estructura. Esta opción le permite mostrar/ocultar guías de evaluación de riesgos a los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. Esta solapa le permite predefinir listas de selección de notas de revisión. Los usuarios finales seleccionan las opciones apropiadas en estas listas cuando definen los detalles de las notas de reivisión en el Modelo de Usuario Final. Estas listas de selección son: Estado Nota de Revisión El rango de estados posibles que se pueden asignar a una nota de revisión Prioridad Nota de Revisión Las distintas prioridades que se pueden asignar a una nota de revisión Para que el usuario final pueda completar el campo correspondiente en la ventana Notas de Revisión del Modelo de Usuario Final. # Como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o # el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad de notas de revisión en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 61 Octubre 2002

390 Solapa, continúa Descripción Opciones Observaciones Auditoría solapa Campos Estándar solapa Campos Opcionales Esta solapa le permite predefinir listas de selección de observaciones de auditoría. Los usuarios finales seleccionan en estas listas las opciones apropiadas cuando definen los detalles de las observaciones en el Modelo de Usuario Final. Estas listas de selección son: Estado Observación El rango de estados posibles que se pueden asignar a una observación de auditoría. Prioridad Observación Las distintas prioridades que se pueden asignar a una observación de auditoría. Para que el usuario final pueda completar los campos correspondientes en la ventana Observaciones de Auditoría del Modelo de Usuario Final. # como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o # el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad de observaciones de auditoría en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de una observación de auditoría. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Observaciones de Auditoría del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 62 Octubre 2002

391 Solapa, continúa Descripción Opciones Papeles de Trabajo solapa Campos Estándar solapa Campos Opcionales Esta solapa le permite predefinir las lista de selección de evaluación en la cual los usuarios finales seleccionan cuando evalúan los papeles de trabajo. Para que el usuario final pueda hacer su evaluación en la ventana Papeles de Trabajo del Modelo de Usuario Final utilizando este campo: # como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o # el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad papeles de trabajo en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de un papel de trabajo. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Papeles de Trabajo del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Opciones Pasos de Programa solapa Campos Estándar Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Esta solapa le permite predefinir la lista de selección de evaluación en la cual los usuarios escogerán cuando evalúen los pasos de programa. Para que el usuario final pueda realizar su evaluación utilizando este campo en la ventana Pasos de Programa del Modelo de Usuario Final: Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 63 Octubre 2002

392 Solapa, continúa Descripción solapa Campos Opcionales # como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o # el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad de pasos de programa en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de un paso de programa. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Pasos de Programa del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Opciones Procesos Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de un proceso de negocios. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Procesos del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 64 Octubre 2002

393 Solapa, continúa Descripción Opciones Resumen Ejecutivo Opciones Riesgos En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional para el Resumen Ejecutivo. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Resumen Ejecutivo del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. solapa Campos Estándar Esta solapa le permite predefinir listas de selección de evaluación de riesgos. Los usuarios finales seleccionan las opciones adecuadas en estas listas cuando realizan evaluaciones de riesgo en el Modelo de Usuario Final. Estas listas de selección son: Categoría de Riesgo El rango de categorías posibles bajo las cuales se pueden agrupar los riesgos. Consecuencia Una lista de los impactos potenciales o consecuencias de un riesgo si el mismo ocurriera. Consecuencia Financiera Para los riesgos que afectan objetos de valor monetario de su negocio, la consecuencia de ocurrir el riesgo, en su estado absoluto, puede ser evaluada de acuerdo con el valor a riesgo. Esta lista mapea el valor de un objeto, ingresado por el Usuario Final, a la medida apropiada de "consecuencia". Estado del Riesgo El rango de posibles estados del riesgo. Probabilidad Una lista de las probabilidades de que ocurra un riesgo y sus consecuencias. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 65 Octubre 2002

394 Solapa, continúa Descripción solapa Campos Opcionales Puntaje Severidad Una vez realizada la evaluación de consecuencia y probabilidad, los valores numéricos predefinidos para los puntajes de evaluación escogidos son automáticamente multiplicados entre si para conformar un score de riesgo y un puntaje de severidad de riesgo. Esta lista mapea el rango de puntajes de severidad posibles y su relación con las opciones de evaluación de consecuencia/probabilidad del usuario final. NOTAS: # Para que el usuario final pueda completar el campo correspondiente en la ventana Riesgos del Modelo de Usuario Final. - como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o - el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. # Si es aplicable/disponible, haga clic en el botón Descripción apropiado para ingresar información adicional acerca de los items de la lista de selección. Esta información les aparecerá a los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final, ayudándoles a realizar las selecciones apropiadas. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad de riesgos en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de un riesgo. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Riesgos del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 66 Octubre 2002

395 Solapa, continúa Descripción Opciones Tests Texto Acerca solapa Campos Estándar solapa Campos Opcionales Esta solapa le permite predefinir listas de selección de los tests. Los usuarios finales seleccionan las opciones apropiadas en estas listas cuando definen detalles de tests en el Modelo de Usuario Final. Las listas de selección son: Estado del Test El rango de estados posibles de los tests. Tipo de Test El rango de tipos posibles de categorías bajo las cuales se puede agrupar un test. Para que el usuario final pueda completar el campo correspondiente en la ventana Tests del Modelo de Usuario Final. # como mínimo debe definirse una opción en la lista de selección, o # el campo Editable debe estar marcado, lo cual permite realizar agregados en la lista de selección en el Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico definir las opciones de funcionalidad de tests en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. En esta solapa usted puede crear campos adicionales de texto, selección y fechas para capturar, en un Modelo de Usuario Final, información adicional acerca de un test. Los campos adicionales que usted cree aparecen en la solapa Información Adicional de la ventana Tests del Modelo de Usuario Final. CONSEJO: Al hacer clic en un campo Editable de una lista de selección opcional o campo "Combo" los usuarios podrán modificar los items que usted ingresó para esa lista de selección. Para mayor información ver el tópico agregar campos para capturar información adicional en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Cada Modelo de Usuario Final que se genera tiene una ventana "Acerca". El texto que ingrese en esta solapa va a aparecer en esa ventana. Se puede ingresar una cantidad ilimitada de texto para, por ejemplo, mostrar detalles de contacto e información importante de fechas y versiones. Si es necesario aparecerá una barra de desplazamiento vertical. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 67 Octubre 2002

396 ventana Generar Archivo Estos 3 campos son opcionales. Los mismos fueron definidos en la solapa Opciones Detalles en la ventana Detalles MUF. En esta solapa usted tiene la opción de incluir hasta 3 campos adicionales de Ingreso de Texto, de Fechas y/o de Listas. La ventana Generar Archivo le permite crear un archivo personalizado de auditoría del Modelo de Usuario Final para una unidad de negocio en particular. Los detalles ingresados en los campos en la ventana Generar Archivos aparecerán en la ventana Detalles del Modelo de Usuario Final. Crear el archivo de auditoría desde el archivo de estructura hace que se vinculen los dos archivos. Esta vinculación permite que información resumen acerca del archivo de auditoría pueda ser cargada luego nuevamente en el archivo de estructura cuando sea requerido, para monitorear el progreso de ese archivo. CONSEJO: Visualice una lista de todos los archivos de auditoría creados en el archivo de estructura en la solapa Auditorías de la solapa Planificación de la ventana Principal. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 68 Octubre 2002

397 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Generar Archivo: 1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botón Generar Auditoría en la ventana Unidad de Negocio. # Haga clic en el botón en la solapa Auditorías, seleccione una unidad de negocio en la lista que aparece y haga clic en el botón OK. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción Nombre Archivo Datos Un nombre descriptivo para el archivo de auditoría. Este campo debe ser completado dado que es la base para el nombre del archivo de base de datos. Como se puede cambiar el nombre de este campo en la solapa Opciones Detalles de la ventana Detalles MUF modificando el nombre predeterminado que aparece en el campo Rótulo Principal, el nombre de este campo puede diferir del descripto en el archivo de ayuda. Los campos restantes (si hay alguno) debajo del campo Nombre Archivo Datos dependen de las configuraciones definidas en la solapa Opción Detalles de la ventana Detalles MUF. Si es necesario, los Usuarios Finales pueden modificar la información predeterminada que usted ingrese en estos campos. Foco de Evaluación Este campo le permite predefinir el "alcance" del archivo de auditoría utilizando los focos definidos en la solapa Opciones Focos de la ventana Detalles MUF. Si un foco se define dentro del alcance (ej: se lo marca) entonces todos los procesos y riesgos (y sus controles y tests vinculados) o pasos de programa asociados con ese foco quedarán dentro del alcance y en consecuencia considerados aplicables a cada nuevo archivo de auditoría creado en el Modelo de Usuario Final. Si está habilitado, las configuraciones de alcance pueden ser cambiadas por los usuarios finales en la ventana Alcance de la Revisión del Modelo de Usuario Final. Para mayor información ver el tópico habilitar/deshabilitar definición del alcance de la estructura de auditoría por el usuario final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 69 Octubre 2002

398 Campo, continúa Descripción Información Planificación Notas para Próximo Año Este campo muestra información relativa a la planificación del archivo de auditoria. NOTAS: # Con el tiempo los usuarios finales pueden modificar esta información en el Modelo de Usuario Final. Cuando carga los detalles del archivo de auditoría en el archivo de estructura, usted puede visualizar los cambios en la ventana Auditorías. # Sólo se pueden modificar los detalles de esta solapa si el archivo de auditoría está cerrado, indicado por una marca en el campo Auditoría Cerrada. IMPORTANTE: Para que esta característica funcione los archivo(s) de auditoría y el Modelo(s) de Usuario Final deben estar almacenados en los directorios originales en los cuales fueron generados. Si el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría son movidos, su archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. Este campo muestra aspectos levantados mientras la auditoría está en desarrollo, a considerar cuando se realice la planificación para el próximo período de auditoría. NOTAS: # Con el tiempo los usuarios finales pueden modificar esta información en el Modelo de Usuario Final. Cuando carga los detalles del archivo de auditoría en el archivo de estructura, usted puede visualizar los cambios en la ventana Auditorías. # Sólo se pueden modificar los detalles de esta solapa si el archivo de auditoría está cerrado, indicado por una marca en el campo Auditoría Cerrada. IMPORTANTE: Para que esta característica funcione los archivo(s) de auditoría y el Modelo(s) de Usuario Final deben estar almacenados en los directorios originales en los cuales fueron generados. Si el Modelo de Usuario Final y/o el archivo de auditoría son movidos, su archivo de estructura no podrá localizar o leer la información requerida. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 70 Octubre 2002

399 ventana Items de Auditoría Cuando vincula un proceso a una unidad de negocio en la solapa Matriz, usted activa la celda apropiada la cual a su vez, crea un item de auditoría. Las celas activadas de la matriz pueden mostrar un rango de información relevante a un proceso y unidad de negocio en particular. Usted puede cambiar el tipo de información que aparece y la forma en que se muestra. La ventana Items de Auditoría le permite administrar y mantener los detalles de los items de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 71 Octubre 2002

400 acceder a esta ventana $ Paa acceder a la ventana Items de Auditoría: 1. Realice una de las siguientes acciones: # Acceda a la solapa Planificación de la ventana Principal. # Acceda a la ventana Unidad de Negocio. 2. Acceda a la solapa Items de Auditoría y realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en un archivo de auditoría. # Seleccione un item de auditoría, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Item Auditoría. # Seleccione un item de auditoría y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de items de auditoría. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción Criterios Descripción Evaluación Criterios Nombre Los criterios respecto de los cuales se evalúan los items de auditoría. Estos criterios se definen en la ventana Criterios. Una descripción detallada del item de auditoría. El score de Evaluación de los Criterios para el item de auditoría. Score = Para todos los criterios, la suma de (valor de selección de los criterios x ponderación de los criterios) El nombre del item de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 72 Octubre 2002

401 Campo, continúa Descripción Período Auditoría Seleccionado para Auditar El período en que será auditado el item de auditoría. Los períodos que se pueden escoger son: # Actual # Próximo # +2 # +3 # +4 # No Programado Una marca en este campo indica que el item de auditoría está seleccionado para ser auditado. Si el campo no está marcado, el item de auditoría no se incluye en los archivos de auditoría que se generan desde ese archivo de estructura. Solapa Descripción Alcance Horas Auditoría El alcance del item de auditoría. Horas Presupuestadas Estimación del tiempo que llevará completar el item de auditoría. Horas Reales Notas Resumen Variación El tiempo real que tomó realizar el item de auditoría ingresado directamente por los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. Esta información: # sólo está disponible si usted ha cargado los detalles del archivo(s) de auditoría en el cual está incluido el item de auditoría. # es de sólo lectura y no puede ser modificada en el archivo de estructura. Notas generales relativas a las horas de auditoría. En esta solapa se puede ingresar una cantidad ilimitada de información apareciendo, de ser necesario, barras de desplazamiento vertical. Si es aplicable, la variación entre las horas presupuestadas y las reales. La misma se calcula de la siguiente forma: (Horas Presupuestadas - Horas Reales) / Horas Presupuestadas x 100 Las variaciones positivas denotan que se está dentro del presupuesto. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 73 Octubre 2002

402 Solapa, continúa Descripción Notas de Revisión Objetivos Recursos Requeridos Esta solapa muestra una lista que contiene detalles resumen de todas las notas de revisión vinculadas al item de auditoría. Haga doble clic en el nombre de una nota de revisión para acceder a mayores detalles. Estas notas de revisión no aparecen en los archivos de auditoría que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar el intercambio de información relativo a la planificación del programa de auditoría. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar notas de revisión. Todas las notas de revisión agregadas en esta solapa se vinculan automáticamente al item de auditoría que está a la vista. # Editar y mantener información de notas de revisión. # Crear y/o eliminar vínculos entre notas existentes y un item de auditoría. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas displayed. # Generar un reporte de Columnas RTF. El objetivo y foco del item de auditoría. Los recursos requeridos para completar el item de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 74 Octubre 2002

403 ventana Notas de Revisión La ventana Notas de Revisión le permite establecer, monitorear y mantener los detalles relacionados con el desarrollo de los items de la estructura de auditoría (procesos, riesgos, controles, tests y pasos de programa). En la solapa Notas de Revisión de la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran detalles Resumen de todas las notas de revisión registradas para la estructura de auditoría. Las notas de revisión ingresadas para la estructura de auditoría no son incluidas en los Modelos de Usuario Final que se generan - los mismos son exclusivos del archivo de estructura. En los Modelos de Usuario Final, los usuarios finales pueden registrar separadamente sus propias notas de revisión relativas a su archivo de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 75 Octubre 2002

404 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Notas de Revisión: 1. Acceda a una solapa Notas de Revisión[/Notas] y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en una nota de revisión. # Seleccione una nota de revisión, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Nota. # Seleccione una nota de revisión y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de notas de revisión. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana El ingreso de datos en Audit Builder es discrecional. Se necesita completar sólo aquellos campos que son relevantes para los requerimientos de información de la auditoría. Se puede registrar la información en cualquier etapa durante la auditoría. Campo Descripción Cerrado Estado Una marca en este campo indica que la nota de revisión está cerrada o ha sido resuelta. Aunque todos los detalles de las notas de revisión "cerradas" aún se pueden visualizar en el archivo de estructura, sus detalles no aparecen en la función Alerta ni en ninguno de los reportes (excepto en los Reportes de Columnas RTF) que genere. El estado de la nota de revisión. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 76 Octubre 2002

405 Campo, continúa Descripción Fecha Seguimiento Nro. Preparado por y Fecha Prioridad Referencia La fecha en que se realizó por última vez/se va a realizar seguimiento de la nota de revisión. CONSEJOS: # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. # Se puede obtener rápidamente una lista de qué notas de revisión y cuándo requieren seguimiento utilizando uno de los siguientes métodos: - la función Alerta. - aplicar un filtro de fecha en la columna Seguimiento de la solapa Notas de Revisión de la ventana Principal. Número único generado por el sistema que se asigna automáticamente a la nota de revisión cuando se la incorpora en la estructura de auditoría. Cada nueva nota de revisión que agregue es numerada secuencialmente con un número único. Si usted elimina una nota de revisión de la estructura, el número de esa nota no se reutiliza en las nuevas notas de revisión subsiguientes. El nombre de la persona que preparó la nota de revisión y la fecha en que lo realizó. CONSEJO: # Las opciones disponibles en la lista de selección de nombre pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. La prioridad asignada a la nota de revisión. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar a la nota de revisión y utilizar para propósitos de administración de proyectos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 77 Octubre 2002

406 Campo, continúa Descripción Respondido por y Fecha Resuelto por y Fecha El nombre de la persona que respondió a la nota de revisión y la fecha en que lo realizó. CONSEJO: # Las opciones disponibles en la lista de selección de nombre pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. El nombre de la persona que resolvió la nota de revisión y la fecha en que lo realizó. CONSEJO: # Las opciones disponibles en la lista de selección de nombre pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Solapa Descripción Adjuntos Comentarios Resolución Comentarios Revisor Respuesta Auditor Lista de todos los archivos electrónicos (externos a la información registrada en el archivo de estructura de Audit Builder) que están adjuntos y respaldan la nota de revisión. En esta solapa se pueden adjuntar archivos de respaldo, abrirlos, imprimirlos y remover su vínculo con el archivo de auditoría cuando ya no es necesario. Comentarios realizados en el momento en que se resolvió la nota de revisión. Comentarios realizados por la persona que revisó la nota. La respuesta a la nota de revisión por la persona responsable del archivo de estructura. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 78 Octubre 2002

407 Solapa, continúa Descripción Vínculos Lista que contiene detalles resumen de todos los items a los que está vinculada la nota de revisión. Acceda a la ventana de detalles relevantes de esos items haciendo doble clic en sus nombres. En las respectivas solapas de la ventana Principal también se listan los detalles completos de todos los items listados en esta solapa. En esta solapa usted puede: # Crear y/o eliminar vínculos entre items existentes y una nota. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 79 Octubre 2002

408 ventana Observaciones de Auditoría En cualquier etapa durante el desarrollo del programa de auditoría, usted puede revisar y rastrear el progreso de las observaciones de auditoría que han sido registradas en los archivos de auditoría que fueron creados desde el archivo de estructura actual. Una vez cargados los detalles en el archivo de estructura, la solapa Observaciones de Auditoría muestra información resumen de cada una de las observaciones registradas en los archivos de auditoría. En la ventana Observaciones de Auditoría se muestran detalles completos de cada observación de auditoría. Los detalles de las observaciones de auditoría no son almacenados en el archivo de estructura, por tal motivo, si realiza modificaciones en las observaciones de auditoría, deberá actualizar los archivos individuales de auditoría con sus cambios. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 80 Octubre 2002

409 acceder a esta ventana $ Para accder a la ventana observaciones de Auditoría: 1. Acceda a la solapa Planificación de la ventana Principal. 2. Acceda a la solapa Observaciones de Auditoría y realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en una observación. # Seleccione una observación, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Observación Auditoría. # Seleccione una observación y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de observaciones de auditoría. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción Asignado a Detectado por y Fecha Estado La persona a quien se ha asignado completar la observación de auditoría. Las opciones disponibles en la lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. El nombre de la persona que primero detectó los detalles de la observación de auditoría y la fecha en que lo realizó. CONSEJO: # Las opciones disponibles en la lista de selección de nombre pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. El estado de la observación de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 81 Octubre 2002

410 Campo, continúa Descripción Emitida Incluir en Informe La fecha en que se emitieron los detalles de la observación de auditoría. CONSEJO: Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Una marca en este campo indica que la información de la observación de auditoría será incluída en los reportes relevantes que genere. Si no desea que la observación sea reportada, haga clic en el campo para remover la marca. Este campo está deshabilitado si la observación de auditoría fue considerada "no relevante". Nombre Observación Cerrada Prioridad Referencia Observación Registrado Respuesta El nombre de la observación de auditoría. Este nombre no se puede cambiar en el archivo de estructura. Una marca en este campo indica que la observación de auditoría está cerrada o ha sido resuelta. Aunque todos los detalles de las observaciones de auditoría "cerradas" aún se pueden visualizar en el archivo de estructura/auditoría, sus detalles no aparecen en la función Alerta ni en los reportes (excepto los Reportes de Columnas RTF) que genere. La prioridad asignada a la observación de auditoría. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar a la observación de auditoría y utilizar para propósitos de administración de proyectos. La fecha en que se registraron los detalles de la observación de auditoría. CONSEJO: Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. La fecha en que se respondió por última vez a la observación de auditoría. CONSEJO: Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 82 Octubre 2002

411 Campo, continúa Descripción Revisado por y Fecha Seguimiento El nombre de la persona que respondió a la observación de auditoría y la fecha en que lo realizó. CONSEJO: # Las opciones disponibles en la lista de selección de nombre pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. La fecha en que se realizó por última vez/se va a realizar seguimiento de la observación de auditoría. CONSEJOS: # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. # Se puede obtener rápidamente una lista de qué observaciones y cuándo requieren seguimiento utilizando uno de los siguientes métodos: - la función Alerta. - aplicar un filtro de fecha en la columna Seguimiento de la solapa Observaciones de Auditoría de la ventana Principal. Solapa Descripción Adjuntos Efecto Lista de todos los archivos electrónicos (externos a la información registrada en el archivo de auditoría en el Modelo de Usuario Final) que están adjuntos a la observación de auditoría. En esta solapa se pueden adjuntar archivos de respaldo, abrirlos, imprimirlos y remover su vínculo con el archivo de auditoría cuando ya no es necesario. Una descripción de los efectos o impactos de la observación de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 83 Octubre 2002

412 Solapa, continúa Descripción Información Adicional Observación Recomendación Respuesta Gerencia Los campos de esta solapa son exclusivos para el Modelo de Usuario Final/archivo de auditoría desde el cual se leen los detalles de la observación de auditoría. Estos campos los define el desarrollador del Modelo de Usuario Final. Se pueden mostrar hasta 2 campos de entrada de texto, 2 de listas de selección y 2 de fechas permitiéndole capturar detalles exclusivos de su organización. CONSEJOS: # Los campos de ingreso de texto soportan hasta 256 caracteres alfanuméricos. # Haga clic en la flecha hacia abajo y escoja en la lista o escriba una entrada directamente en un campo de selección. # Dependiendo de las decisiones realizadas por el desarrollador del Modelo de Usuario Final, las opciones disponibles en una lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. ADVERTENCIA: Si se modifica la lista, luego de guardar los cambios en el archivo de auditoría, su nueva entrada se muestra en el campo apropiado en el archivo de auditoría pero no se verá reflejada en la lista de selección para ese campo. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Una descripción completa de la observación de auditoría. Detalle de la recomendación de la observación de auditoría. Detalles de la respuesta de gerencia a la observación de auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 84 Octubre 2002

413 ventana Pasos de Programa Esta ventana sólo está disponible si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos y Pasos de Programa. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La ventana Pasos de Programa le permite ingresar y mantener los detalles de los pasos de programa en la estructura de auditoría. En la solapa Pasos de Programa de la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran detalles resumen de todos los pasos de programa. En los Modelos de Usuario Final que usted genere, los usuarios finales pueden: # definir, evaluar, verificar, analizar, monitorear y reportar sobre los detalles de los pasos de programa. # ampliar la estructura de auditoría, de ser necesario, agregando pasos de programa adicionales. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 85 Octubre 2002

414 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Pasos de Programa: 1. Acceda a una solapa Pasos de Programa y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en un paso de programa. # Seleccione un paso de programa, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Paso Programa. # Seleccione un paso de programa y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de pasos de programa. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción ID Unica Nro. Referencia Paso de Programa Una ID única asignada al paso de programa. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Número único generado por el sistema que se asigna automáticamente al paso de programa cuando se lo incorpora en la estructura de auditoría. Cada nuevo paso de programa que agregue es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina un paso de programa de la estructura, el número de ese paso de programa no se reutiliza en los nuevos pasos de programa subsiguientes. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar al paso de programa y utilizar para propósitos de administración de proyectos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 86 Octubre 2002

415 Solapa Descripción Campos Opcionales Descripción Focos Los campos de esta solapa son exclusivos para los requerimientos de información de su auditoría. Los mismos se definen en la solapa Opciones Pasos de Programa de la ventana Detalles MUF. Se pueden mostrar hasta 2 campos de entrada de texto, 2 de listas de selección y 2 de fechas permitiéndole capturar detalles exclusivos de su organización para los pasos de programa. CONSEJOS: # Todos los valores ingresados o seleccionados en estos campos se muestran como valores predeterminados en los Modelos de Usuario Final que genere. Estos predeterminados pueden ser cambiados por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. # Los campos de ingreso de texto soportan hasta 256 caracteres alfanuméricos. # Haga clic en la flecha hacia abajo y escoja en la lista o escriba una entrada directamente en un campo de selección. # Dependiendo de las decisiones realizadas en la solapa Opciones Pasos de Programa de la ventana Detalles MUF, las opciones disponibles en una lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Descripción completa del paso de programa. Esta descripción puede ser cambiada por los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. Asigne un foco al paso de programa haciendo clic en el campo apropiado. Se puede asignar más de un foco. Los focos permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, personalizar sus archivos de auditoría definiendo el alcance dentro o fuera de los focos relevantes. Si no se asigna un foco a un paso de programa, el mismo aparecerá siempre independientemente de sus definiciones de alcance. Se pueden cambiar los focos disponibles para selección en la solapa Focos de la ventana Detalles MUF. Para mayor información ver el tópico habilitar/deshabilitar la definición de alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 87 Octubre 2002

416 Solapa, continúa Descripción Notas de Revisión/Notas Procesos Vinculados La parte superior de esta solapa muestra una lista que contiene detalles resumen de todas las notas de revisión vinculadas al paso de programa. Haga doble clic en el nombre de una nota de revisión para acceder a mayores detalles. Estas notas de revisión no aparecen en los Modelos de Usuario Final que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar el intercambio de información relativa al desarrollo de su estructura. Todas las notas de revisión listadas en esta solapa también se listan en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar notas de revisión. Todas las notas de revisión agregadas en esta solapa son vinculadas automáticamente al paso de programa que está a la vista. # Editar y mantener información de notas de revisión. # Crear y/o eliminar vínculos entre notas existentes y un paso de programa. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. El panel Notas en la mitad inferior de esta solapa le permite mantener un registro de las notas de desarrollo general para el paso de programa. Estas notas no se muestran en el Modelo de Usuario Final. Lista que contiene detalles resumen de todos los procesos de negocio vinculados al paso de programa. Haga doble clic en el nombre de un proceso para acceder a mayores detalles. Todos los controles listados en esta solapa también se listan en la solapa Procesos en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Editar y mantener información de procesos. # Crear y/o eliminar vínculos entre procesos existentes y un paso de programa. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 88 Octubre 2002

417 ventana Principal La ventana Principal es la ventana que siempre aparece en forma predeterminada cuando se inicia el software. Los íconos, solapas y menúes de esta ventana proveen acceso a todas las funciones disponibles. NOTAS: # La mayoría de las funciones están desactivadas hasta que se crea un nuevo archivo de estructura o se abre un archivo de estructura existente. Cuando se abre un archivo, en la parte superior derecha de esta ventana aparecen el nombre del archivo y otros detalles claves. # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 89 Octubre 2002

418 ventana Procesos La ventana Procesos le permite ingresar y mantener los detalles de los procesos de nivel más bajo mapeados en la estructura de auditoría. En la solapa Procesos en la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran detalles resumen de todos los procesos. acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Procesos: 1. Acceda a la solapa Estructura en la ventana Principal. 2. Realice una de las siguientes acciones: # Expanda la estructura de auditoría en la solapa Estructura Procesos. # Seleccione la solapa Procesos. 3. Realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en el nombre de un proceso. # Seleccione un proceso, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Fila[Procesos]. # Seleccione un proceso y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de procesos. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 90 Octubre 2002

419 describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción ID Unica Nivel Nro. Referencia Proceso Una ID única asignada al proceso. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. El nivel al cual está posicionado el proceso en la estructura de auditoría. Si con el tiempo usted amplía la estructura de auditoría agregando procesos adicionales, recuerde que sólo los detalles de los procesos de nivel más bajo (mapeados en la solapa Estructura Procesos aparecerán en el Modelo de Usuario Final. Si usted agrega y agrupa nuevos items bajo un item existente de nivel más bajo, los detalles del item de nivel más bajo ya no aparecerá en los Modelos de Usuario Final que genere. Haga clic aquí para ver un ejemplo ilustrativo. Número único generado por el sistema que se asigna automáticamente al proceso cuando se lo incorpora en la estructura de auditoría. Cada nuevo proceso que agregue es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina un proceso de la estructura, el número de ese proceso no se reutiliza en los nuevos procesos subsiguientes. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar al proceso y utilizarla para propósitos de administración de proyectos. Solapa Descripción Campos Opcionales Los campos de esta solapa son exclusivos para los requerimientos de información de su auditoría. Los mismos se definen en la solapa Opciones Proceso de la ventana Detalles MUF. Se pueden mostrar hasta 2 campos de entrada de texto, 2 de listas de selección y 2 de fechas permitiéndole capturar detalles exclusivos de su organización para los procesos del negocio. CONSEJOS: # Todos los valores ingresados o seleccionados en estos campos se muestran como valores predeterminados en los Modelos de Usuario Final que genere. Estos predeterminados pueden ser cambiados por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. # Los campos de ingreso de texto soportan hasta 256 caracteres alfanuméricos. # Haga clic en la flecha hacia abajo y escoja en la lista o escriba una entrada directamente en un campo de selección. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 91 Octubre 2002

420 Solapa, continúa Descripción Descripción Focos Notas de Revisión/Notas # Dependiendo de las decisiones realizadas en la solapa Opciones Proceso de la ventana Detalles MUF, las opciones disponibles en una lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Una descripción completa del proceso. Esta descripción se hace de sólo-lectura en los Modelos de Usuario Final que genere. Asigne un foco al proceso haciendo clic en el campo apropiado. Se puede asignar más de un foco. Los focos permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, personalizar sus archivos de auditoría dejando dentro o fuera del alcance a los focos relevantes. Si usted no asigna un foco a un proceso el mismo siempre aparecerá independientemente de las elecciones de alcance que se realicen. Se pueden cambiar los focos disponibles para selección en la solapa Focos de la ventana Detalles MUF. Para mayor información ver el tópico habilitar/deshabilitar la definición de alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La parte superior de esta solapa muestra una lista que contiene detalles resumen de todas las notas de revisión vinculadas al proceso. Haga doble clic en el nombre de una nota de revisión para acceder a mayores detalles. Estas notas de revisión no aparecen en los Modelos de Usuario Final que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar el intercambio de información relativa al desarrollo de su estructura. Todas las notas de revisión listadas en esta solapa también se listan en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar notas de revisión. Todas las notas de revisión agregadas en esta solapa son vinculadas automáticamente al proceso que está a la vista. # Editar y mantener información de notas de revisión. # Crear y/o eliminar vínculos entre notas existentes y un proceso. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. El panel Notas en la mitad inferior de esta solapa le permite mantener un registro de las notas de desarrollo general para el proceso. Estas notas no se muestran en el Modelo de Usuario Final. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 92 Octubre 2002

421 Solapa, continúa Descripción Pasos de Programa Riesgos Una lista que contiene detalles resumen de todos los pasos de programa vinculados al proceso. Haga doble clic en el nombre de un paso de programa para acceder a mayores detalles. Todos los pasos de programas listados en esta solapa se listan también en la solapa Pasos de Programa en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar pasos de programa. Todos los pasos de programa agregados en esta solapa son vinculados automáticamente al proceso que está a la vista. # Editar y mantener información de pasos de programa. # Crear y/o eliminar vínculos entre pasos de programa existentes y un proceso. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Una lista que contiene detalles resumen de todos los riesgos vinculados al proceso. Haga doble clic en el nombre de un riesgo para acceder a mayores detalles. Todos los riesgos listados en esta solapa también se listan en la solapa Riesgos en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar riesgos. Todos los riesgos agregados en esta solapa son vinculados automáticamente al proceso que está a la vista. # Editar y mantener información de riesgos. # Crear y/o eliminar vínculos entre riesgos existentes y un proceso. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 93 Octubre 2002

422 ventana Riesgos Esta ventana sólo está disponible si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La ventana Riesgos le permite ingresar y mantener en su estructura de auditoría los detalles de los riesgos. En la solapa Riesgos de la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran detalles resumen de todos los riesgos. En los Modelos de Usuario Final que usted genere los usuarios finales pueden: # evaluar, ordenar por importancia, analizar, monitorear y reportar sobre la magnitud del riesgo "absoluto" (y si es aplicable, "controlado" y "tratado"). # ampliar la estructura de auditoría, de ser necesario, agregando riesgos adicionales. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 94 Octubre 2002

423 acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Riesgos: 1. Acceder a la solapa Riesgos y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en un riesgo. # Seleccione un riesgo, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Riesgo. # Seleccione un riesgo y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de riesgos. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. describir los campos y solapas de esta ventana Campo Descripción ID Unica Nro. Referencia Riesgo Una ID única asignada al riesgo. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Número único generado por el sistema que se asigna automáticamente al riesgo cuando se lo incorpora en la estructura de auditoría. Cada nuevo riesgo que agregue es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina un riesgo de la estructura, el número de ese riesgo no se reutiliza en los nuevos riesgos subsiguientes. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar al riesgo y utilizar para propósitos de administración de proyectos. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 95 Octubre 2002

424 Solapa Descripción Campos Opcionales Controles Los campos de esta solapa son exclusivos para los requerimientos de información de su auditoría. Los mismos se definen en la solapa Opciones Riesgos de la ventana Detalles MUF. Se pueden mostrar hasta 2 campos de entrada de texto, 2 de listas de selección y 2 de fechas permitiéndole capturar detalles exclusivos de su organización para los riesgos. CONSEJOS: # Todos los valores ingresados o seleccionados en estos campos se muestran como valores predeterminados en los Modelos de Usuario Final que genere. Estos predeterminados pueden ser cambiados por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. # Los campos de ingreso de texto soportan hasta 256 caracteres alfanuméricos. # Haga clic en la flecha hacia abajo y escoja en la lista o escriba una entrada directamente en un campo de selección. # Dependiendo de las decisiones realizadas en la solapa Opciones Riesgos de la ventana Detalles MUF, las opciones disponibles en una lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Lista que contiene detalles resumen de todos los controles vinculados al riesgo. Haga doble clic en el nombre de un control para acceder a mayores detalles. Todos los controles listados en esta solapa también se listan en la solapa Controles en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar controles. Todos los controles agregados en esta solapa se vinculan automáticamente al riesgo que está a la vista. # Editar y mantener información de control. # Crear y/o eliminar vínculos entre controles existentes y un riesgo. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 96 Octubre 2002

425 Solapa, continúa Descripción Descripción/Guía Descripción Riesgo Guía/Política Descripción completa del riesgo. Esta descripción puede ser cambiada por los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. Información para guiar al usuario final cuando está evaluando los riesgos. Esta guía sólo aparece en el Modelo de Usuario Final si está marcada la opción Guías en Riesgos en la solapa Opciones Funcionalidad de la ventana Detalles MUF. Para mayor información ver el tópico mostrar guías de evaluación en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. HTML Una dirección Intranet/Internet desde la cual se puede visualizar información adicional de políticas/guías. En el Modelo de Usuario Final esta dirección se convierte a un botón vínculo Web (Weblink) que cuando se hace clic sobre el mismo muestra el sitio apropiado. Financiero Si un riesgo se puede medir por el valor monetario de un objeto financiero del negocio, (por ejemplo, un activo fijo o un pasivo), la consecuencia de ocurrir el riesgo en su estado absoluto se puede evaluar utilizando una escala financiera. Esta escala financiera se define en la solapa Opciones Riesgos de la ventana Detalles MUF. El cálculo financiero se utilizará como una alternativa a la evaluación de la consecuencia del riesgo absoluto. $ Para permitir a los usuarios finales evaluar el riesgo utilizando información financiera: 1. Acceda a la ventana Riesgos teniendo el riesgo a la vista. 2. Haga clic en la solapa Financiero. 3. Haga clic en el campo Utilizar Información Financiera para que aparezca una marca. 4. Escriba una descripción del objeto afectado por el riesgo en el campo Cuenta. 5. Ingrese el porcentaje del valor del objeto afectado por el riesgo. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 97 Octubre 2002

426 Solapa, continúa Descripción Focos Notas de Revisión/Notas Cuando se genera el Modelo de Usuario Final, aparecen campos adicionales (Cuenta, % Riesgo, Saldo Objeto y Saldo a Riesgo) en la ventana Riesgos del Modelo de Usuario Final. El usuario final ingresa el valor monetario actual del objeto financiero en el campo Saldo Objeto. Luego se calcula la consecuencia utilizando la escala financiera y el resultado aparece en el campo Consecuencia. Asigne un foco al riesgo haciendo clic en el campo apropiado. Se puede asignar más de un foco. Los focos permiten a los usuarios finales, en el Modelo de Usuario Final, personalizar sus archivos de auditoría definiendo el alcance dentro o fuera de los focos relevantes. Si no se asigna un foco a un riesgo, el mismo aparecerá siempre independientemente de sus definiciones de alcance. Se pueden cambiar los focos disponibles para selección en la solapa Focos de la ventana Detalles MUF. Para mayor información ver el tópico habilitar/deshabilitar la definición de alcance de la estructura de auditoría en el Modelo de Usuario Final en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La parte superior de esta solapa muestra una lista que contiene detalles resumen de todas las notas de revisión vinculadas al riesgo. Haga doble clic en el nombre de una nota de revisión para acceder a mayores detalles. Estas notas de revisión no aparecen en los Modelos de Usuario Final que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar el intercambio de información relativa al desarrollo de su estructura. Todas las notas de revisión listadas en esta solapa también se listan en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar notas de revisión. Todas las notas de revisión agregadas en esta solapa son vinculadas automáticamente al riesgo que está a la vista. # Editar y mantener información de notas de revisión. # Crear y/o eliminar vínculos entre notas existentes y un riesgo. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. El panel Notas en la mitad inferior de esta solapa le permite mantener un registro de las notas de desarrollo general para el riesgo. Estas notas no se muestran en el Modelo de Usuario Final. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 98 Octubre 2002

427 Solapa, continúa Descripción Procesos Vinculados Lista que contiene detalles resumen de todos los procesos de negocio vinculados al riesgo. Haga doble clic en el nombre de un proceso para acceder a mayores detalles. Todos los controles listados en esta solapa también se listan en la solapa Procesos en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Editar y mantener información de procesos. # Crear y/o eliminar vínculos entre procesos existentes y un riesgo. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 99 Octubre 2002

428 ventana Tests Esta ventana sólo está disponible si está desarrollando una estructura de auditoría de Procesos, Riesgos y Controles. Para mayores detalles ver el tópico definir el tipo de auditoría en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. La ventana Tests le permite ingresar y mantener en su estructura de auditoría los detalles de los tests de controles. En la solapa Tests de la solapa Estructura de la ventana Principal se muestran detalles resumen de todos los tests. En los Modelos de Usuario Final que usted genere los usuarios finales pueden: # ingresar, mantener, analizar y reportar sobre los resultados de los tests que ha predefinido en la estructura de auditoría. # utilizar los resultados de los tests para sustentar la evaluación de la eficacia del control. # ampliar la estructura de auditoría, de ser necesario, agregando tests adicionales. acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Tests: 1. Acceda a la solapa Tests y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic en un test. # Seleccione un test, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Test. # Seleccione un test y haga clic en el botón. CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de tests. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 100 Octubre 2002

429 describir los campos y solapas de esta ventana Campo ID Unica Nro. Referencia Test Solapa Adjuntos Campos Opcionales Descripción Una ID única asignada al test. Para mayor información ver el tópico generar IDs para los items de su estructura en el modulo Elaborar y Monitorear el Programa de Auditoría. Número único generado por el sistema que se asigna automáticamente al test cuando se lo incorpora en la estructura de auditoría. Cada nuevo test que agregue es numerado secuencialmente con un número único. Si usted elimina un test de la estructura, el número de ese test no se reutiliza en los nuevos tests subsiguientes. Una referencia única alfanumérica que se puede asignar al test y utilizar para propósitos de administración de proyectos. Descripción Lista de todos los archivos electrónicos (externos a la información registrada en el archivo de auditoría en el Modelo de Usuario Final) que están adjuntos al test. En esta solapa se pueden adjuntar archivos de respaldo, abrirlos, imprimirlos y remover su vínculo con el archivo de auditoría cuando ya no es necesario. Los campos de esta solapa son exclusivos para los requerimientos de información de su auditoría. Los mismos se definen en la solapa Opciones Tests de la ventana Detalles MUF. Se pueden mostrar hasta 2 campos de entrada de texto, 2 de listas de selección y 2 de fechas permitiéndole capturar detalles exclusivos de su organización para los tests de control. CONSEJOS: # Todos los valores ingresados o seleccionados en estos campos se muestran como valores predeterminados en los Modelos de Usuario Final que genere. Estos predeterminados pueden ser cambiados por el usuario final en el Modelo de Usuario Final. # Los campos de ingreso de texto soportan hasta 256 caracteres alfanuméricos. # Haga clic en la flecha hacia abajo y escoja en la lista o escriba una entrada directamente en un campo de selección. # Dependiendo de las decisiones realizadas en la solapa Opciones Tests de la ventana Detalles MUF, las opciones disponibles en una lista de selección pueden ser modificadas haciendo clic en el botón correspondiente. # Todos los campos de fecha permiten conversiones de días "comunes". Por ejemplo, si usted escribe "today" (hoy), "tomorrow" (mañana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep, etc. en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic fuera del campo, su entrada se convertirá automáticamente en el formato correcto de fecha numérica. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 101 Octubre 2002

430 Solapa, continúa Descripción Controles Vinculados Descripción Notas de Revisión/Notas Plan de Verificación Lista que contiene detalles de todos los controles vinculados al test. Haga doble clic en el nombre de un control para acceder a mayores detalles. Todos los controles listados en esta solapa también se listan en la solapa Controles en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Editar y mantener información de controles. # Crear y/o eliminar vínculos entre controles existentes y un test. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. Descripción completa del test. Esta descripción puede ser cambiada por los usuarios finales en el Modelo de Usuario Final. La parte superior de esta solapa muestra una lista que contiene detalles resumen de todas las notas de revisión vinculadas al test. Haga doble clic en el nombre de una nota de revisión para acceder a mayores detalles. Estas notas de revisión no aparecen en los Modelos de Usuario Final que genere. Su propósito es permitirle registrar y administrar el intercambio de información relativa al desarrollo de su estructura. Todas las notas de revisión listadas en esta solapa también se listan en la solapa Notas de Revisión en la solapa Estructura de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar y eliminar notas de revisión. Todas las notas de revisión agregadas en esta solapa son vinculadas automáticamente al test que está a la vista. # Editar y mantener información de notas de revisión. # Crear y/o eliminar vínculos entre notas existentes y un test. # Ordenar, filtrar y sumar la información que se muestra. # Personalizar las columnas que se muestran. # Generar un reporte de Columnas RTF. El panel Notas en la mitad inferior de esta solapa le permite mantener un registro de las notas de desarrollo general para el test. Estas notas no se muestran en el Modelo de Usuario Final. Los detalles completos del plan de verificación. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 102 Octubre 2002

431 ventana Unidades de Negocio La ventana Unidad de Negocio le permite describir y visualizar los detalles de cada una de las unidades de negocio mapeadas en la solapa Estructura del Negocio. acceder a esta ventana $ Para acceder a la ventana Unidad de Negocio: 1. Acceda a la solapa Planificación en la ventana Principal. 2. Realice una de las siguientes acciones: # Expanda la estructura de auditoría en la solapa Estructura Negocios y haga doble clic en una unidad de negocio. # Acceda a la solapa Unidades de Negocio y realice una de las siguientes acciones: - Haga doble clic en el nombre de una unidad de negocio. - Seleccione una unidad de negocio, haga clic en el botón derecho del mouse y luego en la opción Editar Unidad Negocio. - Seleccione una unidad de negocio y haga clic en el botón. # Acceda a la solapa Matriz y haga doble clic en una unidad de negocio (listadas como cabeceras de las filas). CONSEJO: Haga clic en los botones o para navegar por la lista completa de unidades de negocio. NOTAS: # Acceda a la ayuda para windows sensitiva al contexto presionando <F1>. # Como con la mayoría de las aplicaciones basadas en Microsoft Windows, según se requiera, la mayoría de las ventanas en Audit Builder pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. Referencia Módulo MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE PÁGINA 103 Octubre 2002

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