PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO. Código G Edición 0

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2 Índice 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO APROVISIONAMIENTO RECEPCIÓN Y REGISTRO DEL MATERIAL ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL APROVISIONAMIENTO INTERNO ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES SUBSECTOR/ES ACTIVIDAD/ES GUÍAS ACTIVIDAD/ES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS TURISMO, HOSTELERÍA Y RESTAURACIÓN TURISMO ALOJAMIENTO Y HOSPEDAJE, RESTAURANTES, BARES Y CAFETERÍAS HOTELES;RESTAURANTES ESPECÍFICO APROVISIONAMIENTOS Y ALMACENAMIENTOS RESPONSABLE DE ÁREA/DIRECCIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA, SEGURIDAD ALIMENTARIA, MANTENIMIENTO Y LIMPEZA, PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO, EVALUACIÓN DEL SERVICIO, GESTIÓN DE RESERVAS, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN, CONFECCIÓN DE MENÚS ENTRADAS:NECESIDAD DE MATERIAL RESPONSABLE:PERSONAL DE ALMACÉN EN STOCK SALIDAS:MATERIAL IDENTIFICADO Y ALMACENADO, ASEGURANDO LA RESPONSABLE:PERSONAL DE ALMACÉN CALIDAD DE SERVICIO A LOS PEDIDOS INTERNOS 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la planificación de existencias y el correcto almacenamiento y control periódico de las mismas, teniendo como resultado final el asegurar un suministro de calidad en el establecimiento. 2

4 3. ALCANCE El proceso empieza con la planificación de las cantidades de materiales a almacenar para asegurar el servicio, continua con la recepción de la mercancía por parte del personal de almacén en las instalaciones de depósito del establecimiento y finaliza con el correcto aprovisionamiento interno. Actividades a las que afecta este proceso: Hoteles, cualquiera que sea su especialidad y categoría. Restaurantes de cualquier categoría. 4. RESPONSABILIDADES Personal de almacén: - Conocer el contenido de las presentes normas y recibir formación sobre el modo de aplicarlas en el establecimiento. - Recepción de material y archivo de documentación. Responsable de almacén: - Asegurar que en los servicios de aprovisionamiento y almacenamiento se respetan las instrucciones previstas para alcanzar los niveles de calidad definidos en este procedimiento. - Resolver las incidencias con el proveedor que tengan lugar durante la recepción de la mercancía. Gerencia: - Designar al responsable de almacén. - Aprobación de pedidos y supervisión del trabajo del Responsable de Almacén. 5. ENTRADAS El proceso da comienzo con la necesidad de un determinado stock, de realizar las compras de material para mantener dicho stock y gestionar el almacenamiento de materias primas y otros materiales. 3

5 6. SALIDAS La finalización del proceso es con la mercancía almacenada en condiciones óptimas, estando el servicio de aprovisionamiento interno coordinado con el resto de áreas y siendo éste eficaz. 7. PROCESOS RELACIONADOS Gestión administrativa. Planificación de los servicios. Gestión de reservas, recepción y facturación. Seguridad Alimentaria. Confección de menus. Evaluación del Servicio. Mantenimiento y limpieza. 4

6 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece. 5

7 9. DESARROLLO 9.1. APROVISIONAMIENTO Habitualmente, las categorías de productos almacenados en el establecimiento son las siguientes: a) Productos alimenticios perecederos. b) Productos alimenticios no perecederos. c) Productos alimenticios congelados. d) Bebidas de elevada rotación. e) Bebidas de baja rotación. f) Productos de limpieza y productos de piscina. g) Artículos técnicos de elevada rotación. h) Material de oficina. i) Mantelería y lencería. j) Vajilla, cristalería, cubertería, etc. k) Productos higiénicos y de acogida. l) Gasóleo Combustibles (en algunos casos el aprovisionamiento lo realiza el área de mantenimiento). La Gerencia del establecimiento debe definir los requisitos exigibles a las materias primas y productos que sea necesario adquirir. Así mismo, debe asegurarse de que todas las materias primas y productos nuevos se comprueban antes de su aceptación. Se definirán también las cantidades mínimas necesarias que debe haber disponibles de productos críticos, con el fin de asegurar que se puedan ofrecer los diferentes platos y bebidas que aparecen en los soportes de venta. Así mismo se definirán las cantidades mínimas de menaje, vajilla y repuestos, y materiales de taller, productos de limpieza y elementos necesarios para el servicio de forma que se garantice la prestación adecuada del mismo, incluso en los días de máxima afluencia. 6

8 9.2. RECEPCIÓN Y REGISTRO DEL MATERIAL El personal del almacén, en la zona especialmente habilitada para ello, recepcionará los artículos enviados por el proveedor, asegurándose de que la mercancía recibida se corresponde (en cantidad, peso, características, etc.) con el pedido realizado (con la ayuda de una báscula, en caso necesario). Además a la recepción de materias primas y productos se deben realizar los siguientes controles: a. Se deben controlar la temperatura, el color, olor, consistencia, etc. adecuados a cada alimento y la ausencia de materias extrañas, especialmente en los productos frescos. b. Debe comprobarse que los productos están dentro del periodo de consumo o dentro de los plazos exigidos por el establecimiento. c. Debe observarse la integridad del embalaje y el buen estado de los envases. A continuación, el personal de almacén registra la entrada de material en el programa informático de gestión o bien en el formato Registro de entrada y archiva el albarán o, en su caso, el albarán-factura que acompaña al envío. Dicho albarán o albarán-factura siempre estará firmado parte del personal de almacén, indicando la fecha de recepción. El formato Registro de entrada contendrá, entre otros, los siguientes datos: -Código identificativo de la mercancía solicitada -Descripción del material -Cantidad (unidades, kg, etc.) -Nombre de la persona que lo ha recibido -Fecha recepción En caso de existir algún tipo de incidencia, ésta será registrada en el albarán, que será remitido al responsable de almacén, quien procederá a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. 7

9 9.3. ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL En general, las características de espacio de almacenamiento se pueden dividir, por lo menos, en: - Almacén de mercancías como alimentos y bebidas, productos de limpieza, lencería, menaje y vajilla y repuestos y materiales de taller. - Cámaras frigoríficas y congeladoras El espacio dedicado a almacenamiento de mercancías debe cumplir distintos requisitos: a) Estar comunicado con el exterior del establecimiento y ser accesible a vehículos de transporte de mercancías. b) Estar en buenas condiciones de limpieza e higiene. c) Estar estructurado de manera que no se produzcan mezclas entre diferentes tipos de productos. Estará definido y formalizado un sistema de almacenamiento que identifique, para cada tipo de material o producto, la zona y lugar donde ha de almacenarse, siendo reflejado en un plano o croquis fácilmente visible. d) Disponer de las condiciones ambientales más idóneas para la mejor conservación de los alimentos y bebidas que se encuentren en su interior. Éstas se refieren en términos generales a: olores, humedad, temperatura, iluminación,... e) El espacio de almacén/cámaras debe tener la dimensión necesaria y contar con las instalaciones de mobiliario más adecuadas (estanterías o similar) para mantener un perfecto orden de los diferentes artículos que se encuentren habitualmente en su interior y evitar que éstos estén en contacto directo con el suelo. Cuando el aspecto del material o producto no tenga la suficiente identificación, las estanterías tendrán un sistema de identificación (etiquetas, fichas, etc..) de su contenido. f) Los productos alimentarios tendrán de manera visible las fechas de caducidad y/o la fecha de elaboración o de uso preferente. g) La colocación de los artículos se realizará comprobando que se pone en lugar más visible el producto con fecha de caducidad más próxima, de forma que se asegure una rotación en función de la caducidad del producto. h) Para los materiales o productos frágiles (vidrio, vajillas,etc.), el personal que los manipule tendrá en cuenta las instrucciones inscritas en los embalajes, procurando no golpearlos ni apilarlos en alturas excesivas. Además, se utilizarán recipientes adecuados para su almacenamiento. i) Con una periodicidad semanal, como mínimo, se realizarán las actividades de limpieza y desinfección adecuadas para mantener el/los espacio/s de almacenamiento en perfectas condiciones de higiene. 8

10 Para asegurar la calidad del servicio prestado se realizará, por parte del Jefe de almacén, la formación necesaria al personal, de manera que el servicio sea fiable, no se cometan errores y el personal tenga capacidad de respuesta. CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS En caso de existir cámaras frigoríficas o congeladoras habrá instrucciones sobre el acceso y apertura de las cámaras que eviten posibles incidentes. Se deben mantener unas condiciones higiénicas adecuadas, es decir, en perfecto estado de limpieza y orden y se evitará en todo momento el contacto con el suelo. Además, dispondrán de un termómetro externo para el control de la temperatura. Las cámaras deberán subdividirse en distintos compartimentos según el tipo de alimentos que contengan, como: cámara de verdura, cámara de pescado, cámara de carne, cámara de lácteos y cámara de productos elaborados/semielaborados. Los artículos serán fácilmente localizados e identificados en su lugar de almacenamiento, bien por señalización escrita o por distribución por familias de productos, y se colocará de manera visible la fecha de caducidad o si es de uso preferente. El sistema de almacenamiento tendrá en cuenta la rotación de los productos almacenados, de forma que permita consumir primero los productos más antiguos para asegurar la no caducidad de los alimentos (first in-first out, el primero que entra es el primero que sale). En las cámaras de congelación, la temperatura podrá ser seguida en todo momento a través de un termómetro externo para el control de la temperatura, cuidando que marque entre -12ºC/-18ºC. Como temperatura del producto se observa entre - 18ºC +/- 3ºC. Esto se realiza para asegurar el mantenimiento de la cadena de frío, con el fin de inhibir o ralentizar la actividad de las bacterias presentes en los alimentos. La verificación del almacenamiento en cámaras frigoríficas/congeladoras será realizada, con periodicidad diaria, según formato Control de cámaras frigoríficas/congeladoras, por el Responsable de Almacén. ALMACÉN DE MERCANCÍAS COMO ALIMENTOS Y BEBIDAS, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, LENCERÍA, MENAJE Y VAJILLA Y REPUESTOS Y MATERIALES DE TALLER El personal de almacén, diariamente, se cuidará de mantener el almacén en perfecto estado, y de que los artículos sean fácilmente localizados e identificados, bien por señalización escrita en la estantería, bien por distribución por familias de productos. Se verificará que la mercancía se encuentra en condiciones óptimas por parte del personal de almacén, comprobando semanalmente las condiciones de limpieza y orden, según formato Control almacenes (I) y Control almacenes (II). La preservación del producto se conseguirá manteniendo un ambiente en el almacén controlado: seco, aireado y protegido de los rayos solares. 9

11 9.4. APROVISIONAMIENTO INTERNO El personal del almacén recibe la hoja de Pedido interno, según formato, por parte de los jefes de otra área donde se detallará, de manera inequívoca: -Código identificativo de la mercancía solicitada. -Descripción del material. -Cantidad (unidades, kg, etc.). -Fecha solicitud. -Fecha prevista recepción mercancía. -Lugar previsto recepción mercancía. -Firma jefe de área correspondiente a la solicitud del pedido. -Firma personal de área conforme recepción del pedido. El personal de almacén procede a la recopilación de la mercancía solicitada, depositándola en el sitio detallado en la hoja de pedido. 10

12 10. ARCHIVO Toda la documentación resultante de la actividad de almacén (albaranes, albaránfactura, hojas de pedido, etc.) serán archivados por el personal de almacén en el programa informático de gestión. 11. DEFINICIONES Cadena de Frío: Serie de elementos y actividades necesarios para garantizar la calidad de un alimento desde que se encuentra en su estado natural o precocinado hasta su consumo. También es aplicable esta definición en el caso de productos sanitarios donde se garantiza su calidad desde su producción hasta su utilización. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS Registro de entrada. Control cámaras frigoríficas/congeladoras. Control almacenes (I). Control almacenes (II). Hoja de Pedido Interno. 11

13 RAZÓN SOCIAL DE LA REGISTRO DE ENTRADA Fecha... REGISTRO DE ENTRADA CÓDIGO MATERIAL DESCRIPCIÓN RECIBIDO POR CANTIDAD(especificar:unidades, kg, envases, etc.) PROVEDOR OBSERVACIONES/INCEDENCIAS 12

14 RAZÓN SOCIAL DE LA CONTROL CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS CONTROL CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS 2007 PROTECCIÓN/ETIQUETADO MES: CONTROL DIARIO SI NO ºC CÁMARAS TEMPERATURA/PRODUCTO REALIZADO POR OBSERVACIONES

15 RAZÓN SOCIAL DE LA CONTROL CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS 2007 PROTECCIÓN/ETIQUETADO MES:

16 RAZÓN SOCIAL DE LA CONTROL ALMACENES (I) CONROL DE ALMACENES (I) 2007 LIMPEZA ALIMENTOS E BEBIDAS BODEGA MES CONTROL SEMANAL LIMPIEZA ORDEN LIMPIEZA ORDEN LIMPIEZA ORDEN REALIZADO POR OBSERVACIONES SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO Realizado por: Revisado y aprobado por: 15

17 RAZÓN SOCIAL DE LA CONTROL ALMACENES (II) CONROL DE ALMACENES (II) 2007 MANTELERÍA Y LENCERÍA PRODUCTOS HIGIÉNICOS TALLER MES CONTROL SEMANAL LIMPIEZA ORDEN LIMPIEZA ORDEN LIMPIEZA ORDEN REALIZADO POR OBSERVACIONES SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO Realizado por: Revisado y aprobado por: 16

18 HOJA DE PEDIDO INTERNO PEDIDO Nº:... HOJA DE PEDIDO INTERNO CÓDIGO MATERIAL DESCRIPCIÓN CANTIDADES(ESPECIFICAR UNIDADES, KG, ETC.) ÁREA OBSERVACIONES FECHA SOLICITUD: FECHA PREVISTA RECEPCIÓN: LUGAR PREVISTO RECEPCIÓN: RECIBIDO EL DÍA: FIRMA JEFE DE ÁREA: FIRMA PERSONAL DE ÁREA: 17