PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

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2 Índice 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS REVISIÓN DE NECESIDADES ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS... 6 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES SUBSECTORES ACTIVIDAD/ES GUÍA/S ACTIVIDAD/ES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE ACONDICIONAMIENTO DE INSTALACIÓN DEL SERVICIO A PRESTAR ACTIVIDADES DE FORMACIÓN ENSEÑANZA NO REGLADA ACADEMIAS/ OCIO Y TIEMPO LIBRE ACADEMIAS DE ENSEÑANZA / ESCUELAS DE MÚSICA ESPECÍFICO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURAS GERENCIA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES FORMATIVAS, GESTIÓN DE MATRICULAS RESPONSABLE: PERSONAL DE RECPECIÓN SALIDAS: INSTALACIONES EN PERFECTO ESTADO DE CONSERVACIÓN Y MATERIAL Y EQUIPAMENTO PRECISO DISPONIBLE RESPONSABLE: PERSONAL DE RECEPCIÓN / GERENCIA 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la gestión de las infraestructuras de la academia, teniendo como resultado final la satisfacción de los requerimientos en cuanto a material, equipos y limpieza en el establecimiento. 3. ALCANCE El proceso empieza con la determinación de infraestructuras necesarias para la prestación del servicio, incluyendo material y equipos necesarios. Actividades a las que afecta este proceso: Cualquier tipo de Academia de Enseñanza. 2

4 4. RESPONSABILIDADES Personal de recepción: Detectar y comunicar las necesidades de infraestructuras en base a las actividades formativas planificadas. Personal de academia: Mantener el orden y limpieza de las instalaciones Gerencia: Suministrar los medios necesarios 5. ENTRADAS El proceso da comienzo con la necesidad de acondicionar las instalaciones de la academia, de forma adecuada, para que se pueda realizar la impartición de la formación contratada. 6. SALIDAS La finalización del proceso es con el mantenimiento de instalaciones, equipos y material en perfectas condiciones de conservación y las necesidades cubiertas en función de la acción formativa a impartir. 7. PROCESOS RELACIONADOS Diseño y programación de actividades formativas. Gestión de matrículas. Gestión de compras y evaluación proveedores. 3

5 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA:El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece 4

6 9. DESARROLLO 9.1. PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES El personal de recepción de la academia, en función de los alumnos admitidos finalmente, según procedimiento "Gestión de matrículas", realizará su reparto en grupos para impartir la acción formativa. Una vez realizada esta tarea, detectará, en colaboración con el personal de formación/ponentes una estimación del material necesario (cañón, PC's, encerado/panel, etc.) por jornada de curso, detallándolo en el formato "Requisitos instalaciones". Asimismo, en función del número de alumnos por grupo y material requerido, realizará la asignación de aulas disponibles, anotándolo en dicho formato. Como consecuencia de estas previsiones, también formará parte de la responsabilidad del personal de recepción la realización de un programa de limpieza/mantenimiento, con periodicidad semanal, asociado a un planning de ocupación de aulas, según formato "Programa de limpieza/mantenimiento" REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES El personal de limpieza/mantenimiento, o la empresa subcontratada, procederá a la ejecución de las actividades programadas, según las necesidades temporales. Asimismo, el personal de recepción será el encargado de proveer de material a cada aula antes del comienzo de la jornada del curso. Las labores de mantenimiento se circunscribirán a aquellos equipos que forman parte del mobiliario del aula (calefacción, aire acondicionado, iluminación, PC's, equipos para realizar presentaciones: cañón, etc.,). Si se produce una avería, se registrará como tal en el mismo formato, en el apartado "Registro de Averías", procurando solucionarla lo antes posible, si procede. En caso contrario se contratará, contando con la aprobación por parte de la Gerencia, una empresa externa, según procedimiento "Gestión de compras y evaluación proveedores". 5

7 9.3. CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS El personal de recepción verificará que las tareas se realizan de forma adecuada, de acuerdo al "Programa de limpieza/mantenimiento", detectando también cualquier incidencia producida, que se anotará en el apartado "Observaciones" del programa REVISIÓN DE NECESIDADES El personal de recepción detectará necesidades que no hayan sido tenidas en cuenta inicialmente y que supongan una modificación de las actividades detalladas en dicho programa (cambio de bombillas fundidas, nuevas necesidades de material, necesidad de una mayor limpieza, etc.), y también aquellas necesidades que supongan una mejora del "Programa de limpieza/mantenimiento", para futuras planificaciones. 10. ARCHIVO Toda la documentación resultante de la gestión de infraestructuras (Requisitos Instalaciones, Programa de limpieza/mantenimiento) serán archivados por el personal de recepción en el programa informático de gestión. 11. DEFINICIONES No aplica. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS "Requisitos instalaciones" "Programa de limpieza / mantenimiento" 6

8 RAZÓN SOCIAL DE REQUISITOS INSTALACIONES Nº ACCIÓN FORMATIVA FECHA INICIO FECHA FIN GRUPO JORNADA HORARIO DÍA MATERIAL NECESARIO/MEDIOS AUDIOVISUALES AULA A 1 B 1 C 1 7

9 RAZÓN SOCIAL DE PROGRAMA DE LIMPIEZA / MANTENIMIENTO SEMANA DEL...A...DE... HORARIO OCUPACIONES AULAS AULA Nº HORARIO LIMPIEZA REGISTRO AVERÍAS L MA MI J VI SA L MA MI J VI SA DÍA HORA EQUIPO FECHA REPARACIÓN 9:00-10: :00-11: :00-12: :00-13: :00-14: :00-17: :00-18:00 18:00-19:00 19:00-20:00 20:00-21:00 REVISADO POR: APROBADO POR:GERENCIA LABORES MANTENIMIENTO: OBSERVACIONES: 8

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