Sistema Nacional de Mediación Procedimientos de los Centros de Mediación Contratados por el Ministerio de Justicia.

Transcripción

1 Sistema Nacional de Procedimientos de los Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia Séptima Versión Santiago, Abril de

2 Índice 1. Introducción Correos Electrónicos de los Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Tribunales de Familia a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Corporaciones de Asistencia Judicial a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Ingreso Espontáneo a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia Descripción del Procedimiento de Desbloqueo de Causas en SIMEF Descripción del Procedimiento de Evaluación Socio Económica para Familiar Previa Gratuita Descripción del Procedimiento de Evaluación Socio Económica para Familiar Voluntaria Gratuita Descripción del Procedimiento de Pago de los Servicios de Familiar Descripción del Procedimiento de Modificación de Oferta Técnica Descripción del Procedimiento de Solicitud de Reemplazo de Mediadores Descripción del Procedimiento de Solicitud de Sustitución de Mediadores Descripción del Procedimiento de Solicitud de Incorporación de Mediadores Adicionales Descripción del Procedimiento de Solicitud de Reemplazo del Personal de Apoyo Administrativo Descripción del Procedimiento de Solicitud de Sustitución del Personal de Apoyo Administrativo Descripción del Procedimiento de Solicitud de Incorporación de Personal de Apoyo Administrativo Adicional Descripción del Procedimiento de Clínicas de Casos Descripción del Sistema de Agendamiento Descripción del Procedimiento de Solicitud, Entrega y Devolución de Anticipos Anexo: Listado de Correos Electrónicos Centros de Contratados

3 1. Introducción. El presente documento tiene por objeto establecer las normas y procedimientos que rigen la operación relativa a los contratados por el Ministerio de Justicia. En este documento se definen las etapas y actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los Centros de, así como las responsabilidades correspondientes a cada actor relevante del Sistema Nacional de. Los procedimientos contenidos en este documento se establecen en conformidad con las disposiciones legales aplicables y vigentes, al momento de su redacción. La importancia de este documento radica en que: 1. Guía la adecuada ejecución del contrato. 2. Permite la realización adecuada del trabajo de los distintos involucrados en el Sistema Nacional de, considerando los plazos y responsables de cada procedimiento. 3. Regula el funcionamiento de los Centros de Licitados en su integridad. En esta nueva versión se incluyen los siguientes procedimientos: Correos Electrónicos de los Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. Descripción del Procedimiento de Desbloqueo de Causas en SIMEF. Descripción del Procedimiento de Modificación de Oferta Técnica. Descripción del Procedimiento de Solicitud de Incorporación de Personal de Apoyo Administrativo Adicional. Descripción del Procedimiento de Solicitud, Entrega y Devolución de Anticipos. A su vez, se actualizan los siguientes procedimientos: Procedimiento de Evaluación Socio Económica para Familiar Previa Gratuita, en el cual se incluye la Interconexión con Mideplan. Procedimiento de Pagos, en el cual se incluye que cuando la gratuidad se obtiene vía Mideplan, ya no se exigirá documento de respaldo. 3

4 2. Correos Electrónicos de los Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. Según lo informado vía correo electrónico el día 19 de Febrero de 2010, la Unidad de Mediacion creó nuevas cuentas de correo electrónico para los Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. El objetivo de estas nuevas cuentas es mantener la comunicación entre el Ministerio de Justicia y los Centros de Mediacion Contratados, es decir: A este correo se enviarán los comunicados por parte de la Unidad de, a través del ya conocido comu o desde los correos de los profesionales de la Unidad de Mediacion. Todos los temas asociados a pagos serán enviados a esta nueva cuenta de correo. Todos los temas asociados a sustituciones, reemplazos y adicionales también. Todos los temas asociados a reclamos también. En general todas las comunicaciones internas entre el Ministerio y los Centros de Mediacion será a la nueva cuenta de correo. Todas las consultas y sugerencias que los Centros de Mediacion realizan a la Unidad de, deberá ser a través de esta nueva cuenta de correo. Se creó una cuenta por cada contrato. Así por ejemplo, si una persona jurídica tiene contrato en más de una zona, tendrá tantos correos como contratos de mediación tenga. Con respecto a la primera cuenta de correo proporcionada por la Unidad de al inicio de los contratos, el objetivo de esta será exclusivamente para recibir las derivaciones de causas por parte de los Juzgados y CAJ (y FALF en el caso de la RM) y para comunicar el resultado de la mediación al ente derivador. La nueva cuenta y contraseña de cada contrato fue informada de manera individual a cada uno de los correos vigentes, de manera que los Contratados designen a el o los funcionarios que utilizarán dicha cuenta, los cuales deben cambiar la contraseña que se asigne por defecto. Durante un período de marcha blanca, la información enviada desde el comu a los centros, se hará a ambos correos (el de derivaciones y el de comunicados) hasta que definitivamente se deje sólo el correo de comunicados para estos efectos. Ambas cuentas deben ser utilizadas y se mantendrán vigentes, pero cada una con una función distinta. El listado de correos electrónicos se encuentra al final del presente documento en Anexo: Listado de Correos Electrónicos Centros de Mediacion Contratados. El profesional a cargo de los correos electrónicos es el Ingeniero Informático de la Unidad de, Francisco Contreras, fcontreras@minjusticia.cl. 4

5 3. Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Tribunales de Familia a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. a. Cuadro de Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Tribunales de Familia a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. Secuencia de Etapas Etapa 1. Usuario concurre al Tribunal de Familia. Etapa 2. Funcionario del Tribunal comprueba susceptibilidad de la mediación. Etapa 3. SITFA deriva causa de mediación a Centro contratado por el Ministerio de Justicia. Actividad El usuario concurre al Tribunal con un conflicto en materia de familia. Funcionario del Tribunal verifica si la materia por la cual concurre el usuario es susceptible de ser mediada. Verificado el hecho, el funcionario le comunica al usuario que debe someterse a un procedimiento de mediación previo a la interposición de la demanda (artículo 106 ley ) y solicita los datos de localización de ambas partes. Luego procede a ingresar la causa al Sistema Informático de Tribunales de Familia (SITFA). El ingreso de la causa al SITFA genera un RIT. En el caso de las materias previas se genera un RIT M, el cual tiene una funcionalidad exclusiva para las causas de mediación. El mismo SITFA designa un de los contratados por el Ministerio de Justicia para prestar el servicio en el territorio jurisdiccional del Tribunal en cuestión. La designación opera mediante un sistema proporcional, en base al porcentaje adjudicado por cada contratado. El SITFA asigna fecha y hora de la primera sesión de mediación. El agendamiento se realiza en base a la disponibilidad horaria entregada por los Centros de a la Unidad de del Ministerio de Justicia, de la cual se dispondrá en consideración a la necesidad del servicio. El SITFA genera un archivo PDF con la notificación que deriva a mediación. El funcionario entrega una copia de la notificación al usuario, la cual contiene Responsable Usuario Tribunal Tribunal 5

6 la información del designado y de la primera sesión. El SITFA notifica vía correo electrónico al designado, adjuntando la notificación correspondiente. Una vez que el haya recepcionado el correo electrónico de la derivación de la causa, debe registrarla en el Sistema Informático de Familiar (SIMEF), a más tardar al día hábil siguiente a la derivación. Además, debe adjuntar la notificación del tribunal en SIMEF. En este caso, como la causa ya fue agendada por el tribunal, automáticamente se encontrará agendada en el modulo Agenda de SIMEF. A su vez, en el ingreso de la causa, al registrar el RIT de esta, el sistema desplegará la fecha y hora de 1ª sesión. Etapa 4. ingresa la causa al SIMEF. La aceptación de la causa es tácita, por lo cual no se requiere enviar mail de aceptación. El rechazo de la causa debe realizarse vía correo electrónico (al mismo correo que derivó la notificación) dentro del plazo de 2 días hábiles y adjuntando la notificación. Son causales de rechazo de causas las señaladas en el art. 107 inciso tercero de la ley , el cual señala que: La designación efectuada por el tribunal no será susceptible de recurso alguno. Con todo, deberá revocarse y procederse a una nueva designación si el mediador fuere curador o pariente, por consanguinidad o afinidad en toda la línea recta y hasta el cuarto grado en la línea colateral, de cualquiera de las partes, o hubiere prestado servicios profesionales a cualquiera de ellas con anterioridad, a menos que los hubiese prestado a ambas en calidad de mediador. Al momento de realizar el ingreso, debe preguntar a las partes si tienen causas pendientes en Fiscalía 1 o en algún Tribunal referida a VIF, de lo cual se 1 De existir alguna derivación formal de la Fiscalía, de una causa que presente VIF vigente, el Mediacion debe responder vía oficio que la causa se frustrará. 6

7 Etapa 5. cita a las Partes a la Primera sesión. Etapa 6. realiza Evaluación Socio Económica. Etapa 7. Mediador Registra Primera Sesión y Genera Acta de Sesión Conjunta. debe dejar registro en la ficha de ingreso del SIMEF. El debe comunicarse con el solicitante para confirmar la asistencia a la primera sesión, y con el solicitado para informarle acerca del inicio del proceso y confirmar su asistencia. La forma de comunicación es la que determine conveniente el, de la cual debe dejar registro. En todo caso, según lo señalado en el art. 111 inciso cuarto de la ley , Se entenderá que la mediación se frustra si alguno de los participantes, citado por dos veces, no concurriere a la sesión inicial, ni justificare causas. Para el caso de la materia Alimentos, el art. 109 inciso segundo de la ley señala que Si el requerido, citado por una sola vez, no acude a la primera sesión de mediación y no justifica su ausencia, el requirente quedará habilitado para iniciar el procedimiento judicial. El debe realizar la evaluación socio económica de las partes, con el fin de verificar si el o los usuarios cuentan con antecedentes que otorguen la gratuidad de la mediación. Al momento de realizar la Evaluación Socioeconómica se debe preguntar a las partes si tienen causas pendientes en Fiscalía o en algún Tribunal referida a VIF. El Mediador debe registrar en el SIMEF la primera sesión, y generar el Acta de Primera Sesión Conjunta. Dicha acta, debe contar con las firmas y huellas dactilares de las partes y con el timbre del para ser escaneado y adjuntado en el SIMEF. En la primera sesión de mediación debe informar a las partes sobre los alimentos provisorios en conformidad al art. 109 de la Ley Además, se les debe advertir que en caso de acuerdo el Asesor Jurídico revisará que este se encuentre conforme a derecho. Mediador 7

8 Cabe destacar que en la notificación del tribunal se señalan causas anteriores relacionadas entre las partes. En base a esta información el mediador podrá orientar las preguntas y verificar el cumplimiento de los principios de la mediación, en particular la igualdad de las partes en causas de violencia intrafamiliar. Se debe incorporar en el Discurso Inicial del Mediador, la situación de la imposibilidad de mediar en VIF. Esto puede señalarse como una excepción al principio de confidencialidad o como causal para que se ponga término al proceso de mediación por parte del mediador. Etapa 8. Presenta a Pago Causa en Trámite. Etapa 9. Mediador Registra Sesiones. A su vez, el, por medio del Representante Legal, podrá solicitar una clave de acceso al SITFA, lo cual les permitirá dar seguimiento a las causas. Esta clave es entregada por el funcionario de atención de público del tribunal. En caso de haberse realizado la primera sesión conjunta, el puede enviar a pago a la Unidad de del Ministerio de Justicia, la causa en trámite (para recibir un 30% o 20% dependiendo de la región que se trate del precio ofertado por causa terminada con acuerdo total). Se deben registrar en el SIMEF todas las sesiones de mediación que se realicen. Durante todo el proceso de mediación, el mediador tiene la responsabilidad profesional, de velar por el cumplimiento de los principios de la mediación contenidos en el artículo 105 de la Ley de Tribunales de Familia, entre ellos, el principio de igualdad de condiciones el que se vería afectado por la existencia de VIF entre las partes, para lo cual se sugiere algunas de las siguientes propuestas: Mediador Uso del manual de apoyo técnico para las acciones de salud en violencia intrafamiliar del Ministerio de Salud 8

9 (Capítulo V Detección de situaciones de VIF pagina 50). 2 Instancias de supervisiones externas o de pares. Sesiones privadas para indagar la real existencia de conflictos de VIF. Trabajar en co mediación en todo el proceso de mediación. Se debe distinguir si la mediación terminó: a) Con acuerdo total. Se debe generar Acta Ejecutiva en el SIMEF completando todos los campos que se exigen. El Acta de elaborada por el mediador, debe ser revisada por el asesor jurídico del. El Acta de debe indicar el nombre del mediador responsable de la causa y a qué contrato o centro de mediación pertenece. Etapa 10. Mediador Finaliza el Proceso de. El Acta de debe indicar el nombre y firma del Asesor Jurídico del. El Acta de con las firmas de las partes, del mediador y del asesor jurídico debe escanearse y adjuntarse al SIMEF. En el caso de las personas naturales, cuando el mediador contratado también cumpla las funciones de asesor jurídico sólo debe ir la firma del mediador. El Acta de debe ser presentada o enviada al Tribunal correspondiente, para que dicte la Resolución Judicial que aprueba el acuerdo, en un plazo máximo de 5 días hábiles desde la firma de las partes. Mediador Se debe informar a las partes de la resolución dictada por el Tribunal. Se debe presentar a pago la causa con acuerdo total. Si ya se presentó a pago la causa en 2 Documento disponible en iar.pdf 9

10 trámite se recibirá el diferencial para completar el pago total, mientras que si no se presentó la causa en trámite se percibirá el total. b) Sin acuerdo, en razón que: - Alguno de los participantes citados por dos veces no concurriere a la primera sesión, o - Habiendo concurrido las partes manifestaran su voluntad de no perseverar en la mediación, o - El mediador adquiera la convicción de que no se alcanzará acuerdo. Se debe generar Acta Ejecutiva en el SIMEF completando todos los campos que se exigen. Se debe generar Acta Certificado de Frustrada en el SIMEF, la cual debe ser entregada a la parte interesada, con el fin que el usuario inicie el procedimiento judicial. A su vez, el Acta Certificado de Frustrada debe ser presentada o enviada al Tribunal correspondiente para que tome conocimiento del resultado de la derivación realizada, en un plazo máximo de 5 días hábiles desde la fecha de término de la mediación. Es obligación del los Centros de entregar copias del Acta Certificado de Frustrada las veces que esta sea requerida. Nota: En caso de acuerdo parcial, el mediador debe elaborar el Acta de con el acuerdo parcial y enviarla al Tribunal correspondiente para que dicte la resolución judicial. De la misma forma debe generar también el Acta Certificado de Frustrada por la(s) materias(s) sin acuerdo la cual debe ser entregada a la parte interesada y presentada o enviada al Tribunal correspondiente. 10

11 b. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Tribunales de Familia a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. 11

12 Ingreso a vía Tribunales de Familia (2) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Proceso informático SITFA Mediador Recibe Notificación vía correo electrónico Ingresa causa a SIMEF NO Informa al Tribunal de su rechazo vía correo electrónico Acepta designación? SI FIN Cita a las partes a la 1ª sesión Asisten a la 1ª sesión conjunta? NO Genera Acta Certificado de Frustrada en SIMEF SI Entrega Acta Certificado de Frustrada al usuario Realiza Evaluación Socioeconómica a las partes Presenta o envía Acta Certificado de Frustrada al Tribunal FIN Registra 1ª sesión en SIMEF y genera Acta de 1ª Sesión Conjunta Presenta a pago la causa en trámite 12

13 Ingreso a vía Tribunales de Familia (3) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Proceso informático SITFA Mediador Tribunal Registra las siguientes sesiones en SIMEF Finaliza la mediación Acuerdo total? NO Acuerdo parcial? SI SI Genera Acta Ejecutiva en SIMEF Genera Acta Ejecutiva en SIMEF Elabora Acta de Elabora Acta de con el acuerdo parcial NO El Acta de con el acuerdo parcial debe ser enviada al Tribunal para que dicte la Resolución Judicial Genera Acta Certificado de Frustrada en SIMEF Presenta o envía Acta de al Tribunal Entrega Acta Certificado de Frustrada al usuario Presenta o envía Acta Certificado de Frustrada al Tribunal FIN Informa resultado a las partes Dicta Resolución Judicial Presenta a pago la causa terminada con acuerdo total FIN 13

14 4. Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Corporaciones de Asistencia Judicial a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. a. Cuadro de Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Corporaciones de Asistencia Judicial a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. Secuencia de Etapas Etapa 1. Usuario concurre a la Corporación de Asistencia Judicial. Etapa 2. Funcionario de la Corporación de Asistencia Judicial comprueba susceptibilidad de l a mediación. Etapa 3. Corporación de Asistencia Judicial deriva causa de mediación a Centro co ntratado por el Mi nisterio de Justicia. Etapa 4. C entro de ingresa la causa Actividad El usuario concurre a la Corporación de Asistencia Judicial (CAJ) con un conflicto en materia de familia. Funcionario de la Corporación de Asistencia Judicial verifica si la materia por la cual concurre el usuario es susceptible de ser mediada. Verificado el hecho, el funcionario le comunica al usuario que debe someterse a un procedimiento de mediación previo a la interposición de la demanda (artículo 106 ley ), y solicita los datos de localización de ambas partes. La CAJ designa un de los contratados por el Ministerio de Justicia para prestar el servicio en el territorio jurisdiccional del Tribunal que corresponda. La designación opera mediante un sistema proporcional, en base al porcentaje adjudicado por cada contratado. La CAJ debe completar el Formulario de Envío de Causa, y entregársela al usuario con el objetivo que se informe del proceso a seguir. La CAJ informa vía correo electrónico al designado, adjuntando el Formulario de Envío de Causa. Una vez que el haya recepcionado el correo electrónico con la causa, debe registrarla e n el Sistema Informático de Familiar (SIMEF), a más tardar al día hábil siguiente a la derivación. Además, debe Responsable Usuario Corporación de Asistencia Judicial Corporación de Asistencia Judicial 14

15 al SIMEF. adjuntar el Formulario de Envío de Causa en SIMEF. Etapa 5. Me diación cita a las Partes a la Primera sesión. En este caso, debe agendar la 1ª sesión de mediación en el ingreso de la causa. La aceptación de la causa es tácita, por lo cual no se requiere enviar mail de aceptación. El rechazo de la causa debe realizarse vía correo electrónico (al mismo correo que informó la causa) dentro del plazo de 2 días hábiles y adjuntando el Formulario de Envío. Son causales de rechazo de causas las señaladas en el art. 107 inciso tercero de la ley , el cual señala que: deberá revocarse y procederse a una nueva designación si el mediador fuere curador o pariente, por consanguinidad o afinidad en toda la línea recta y hasta el cuarto grado en la línea colateral, de cualquiera de las partes, o hubiere prestado servicios profesionales a cualquiera de ellas con anterioridad, a menos que los hubiese prestado a ambas en calidad de mediador. Al momento de realizar el ingreso, se debe preguntar a las partes si tienen causas pendientes en Fiscalía 3 o en algún Tribunal referida a VIF, de lo cual se debe dejar registro en la ficha de ingreso del SIMEF. El debe comunicarse con el solicitante y el solicitado citándolos a la primera sesión. La forma de comunicación es la que determine conveniente el, de la cual debe dejar registro. En todo caso, según lo señalado en el art. 111 inciso cuarto de la ley , Se entenderá que la mediación se frustra si alguno de los participantes, citado por dos veces, no concurriere a la sesión inicial, ni justificare causas. Para el caso de la materia Alimentos, el art. 109 inciso segundo de la ley señala que Si el 3 De existir alguna derivación formal de la Fiscalía, de una causa que presente VIF vigente, el Mediacion debe responder vía oficio que la causa se frustrará. 15

16 Etapa 6. C entro de realiza Evaluación Socio Económica. Etapa 7. Mediador Registra Primera Sesión y Genera Acta de Sesión Conjunta. Etapa 8. Presenta a Pago Cau sa en Trámite. Etapa 9. Mediador requerido, citado por una sola vez, no acude a la primera sesión de mediación y no justifica su ausencia, el requirente quedará habilitado para iniciar el procedimiento judicial. El debe realizar la evaluación socio económica de las partes, con el fin de verificar si el o los usuarios cuentan con antecedentes que otorguen la gratuidad de la mediación. Al momento de realizar la Evaluación Socioeconómica se debe preguntar a las partes si tienen causas pendientes en Fisc alía o en algún Tribunal referida a VIF. El Mediador debe registrar en el SIMEF la primera sesión, y generar el Acta de Primera Sesión Conjunta. Dicha acta, debe contar con las firmas y huellas dactilares de las partes y con el timbre del para ser escaneado y adjuntado en el SIMEF. En la primera sesión de mediación deben informar a las partes sobre los alimentos provisorios en conformidad al artículo 109 de la Ley Además, se les debe advertir que en caso de acuerdo el Asesor Jurídico revisará que este se encuentre conforme a derecho. Se debe incorporar en el Discurso Inicial del Mediador, la situación de la imposibilidad de mediar en VIF. Esto puede señalarse como una excepción al principio de confidencialidad o como causal para que se ponga término al proceso de mediación por parte del mediador. En caso de haberse realizado la primera sesión conjunta, el puede enviar a pago a la Unidad de del Ministerio de Justicia, la causa en trámite (para recibir un 30% o 20% dependiendo de la región que se trate del precio ofertado por causa terminada con acuerdo total). Se deben registrar en el SIMEF todas las sesiones que se realicen. Durante todo el proceso de mediación, el mediador Mediador Mediador 16

17 Registra Sesiones. tiene la responsabilidad profesional, de velar por el cumplimiento de los principios de la mediación contenidos en el artículo 105 de la Ley de Tribunales de Familia, entre ellos, el principio de igualdad de condiciones el que se vería afectado por la existencia de VIF entre las partes, para lo cual se sugiere algunas de las siguientes propuestas: Uso del manual de apoyo técnico para las acciones de salud en violencia intrafamiliar del Ministerio de Salud (Capítulo V Detección de situaciones de VIF pagina 50). 4 Instancias de supervisiones externas o de pares. Sesiones privadas para indagar la real existencia de conflictos de VIF. Trabajar en co mediación en todo el proceso de mediación. Se debe distinguir si la mediación terminó: a) Con acuerdo total. Se debe generar Acta Ejecutiva en el SIMEF completando todos los campos que se exigen. Etapa 10. Mediador Finaliza el Proceso de. El Acta de elaborada por el mediador, debe ser revisada por el asesor jurídico del. El Acta de debe indicar el nombre del mediador responsable de la causa y a qué contrato o centro de mediación pertenece. El Acta de debe indicar el nombre y firma del Asesor Jurídico del. El Act a de con las firmas de las partes, del mediador y del asesor jurídico debe escanearse y adjuntarse al SIMEF. En el caso de las personas naturales, cuando el mediador contratado también cumpla las funciones de asesor jurídico sólo debe ir la firma del Mediador 4 Documento disponible en iar.pdf 17

18 mediador. El Acta de debe ser presentada o enviada al Tribunal correspondiente (en el cual se le asignará un RIT), para que dicte la Resolución Judicial que aprueba el acuerdo, en un plazo máximo de 5 días hábiles desde la firma de las partes. Se debe informar a las partes de la resolución dictada por el Tribunal. Se debe informar a la CAJ, vía correo electrónico, que la causa término con acuerdo total, adjuntando el Formulario de Envío correspondiente a dicha causa, en un plazo máximo de 5 días hábiles desde la fecha de término de la mediación. Se debe presentar a pago la causa con acuerdo total. Si ya se presentó a pago la causa en trámite se recibirá el diferencial para completar el pago total, mientras que si no se presentó la causa en trámite se percibirá el total. b) Sin acuerdo, en razón que; - Alguno de los participantes citados por dos veces no concurriere a la primera sesión, o - Habiendo concurrido las partes manifestaran su voluntad de no perseverar en la mediación, o - El mediador adquiera la convicción de que no se alcanzará acuerdo. Se debe generar Acta Ejecutiva en el SIMEF completando todos los campos que se exigen. Se debe generar Acta Certificado de Frustrada en el SIMEF, la cual debe ser entregada a la parte interesada, con el fin que el usuario inicie el procedimiento judicial. Se debe informar a la CAJ, vía correo electrónico, que la causa término con acuerdo parcial o sin acuerdo, adjuntando el Formulario de Envío correspondiente a dicha causa y el Acta Certificado de 18

19 Frustrad a, e n un plazo máximo de 5 días hábiles desde la fecha de término de la mediación. Es obligación del los Centros de entregar copias del Acta Certificado de Frustrada las veces que esta sea requerida. Nota: En caso de acuerdo parcial, el mediador debe elaborar el Acta de con el acuerdo parcial y presentarla o enviarla al Tribunal correspondiente para que dicte la resolución judicial. De la misma forma debe generar también el Acta Certificado de Frustrada por la(s) materias(s) sin acuerdo la cual debe ser entregada a la parte interesada. 19

20 b. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Corporaciones de Asistencia Judicial a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. 20

21 Ingreso a vía CAJ (2) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Mediador Recibe Notificación vía correo electrónico Ingresa causa a SIMEF NO Informa a la CAJ de su rechazo vía correo electrónico Acepta designación? SI FIN Cita a las partes a la 1ª sesión Asisten a la 1ª sesión conjunta? NO Genera Acta Certificado de Frustrada en SIMEF SI Entrega Acta Certificado de Frustrada al usuario Realiza Evaluación Socioeconómica a las partes Informa resultado a la CAJ adjuntando Acta Certificado de Frustrada y Formulario de Envío FIN Registra 1ª sesión en SIMEF y genera Acta de 1ª Sesión Conjunta Presenta a pago la causa en trámite 21

22 Ingreso a vía CAJ (3) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Mediador Tribunal Registra las siguientes sesiones en SIMEF Finaliza la mediación Acuerdo total? NO Acuerdo parcial? SI SI Genera Acta Ejecutiva en SIMEF Genera Acta Ejecutiva en SIMEF Elabora Acta de Elabora Acta de con el acuerdo parcial NO El Acta de con el acuerdo parcial debe ser presentada o enviada al Tribunal para que dicte la Resolución Judicial Genera Acta Certificado de Frustrada en SIMEF Presenta o envía Acta de al Tribunal Entrega Acta Certificado de Frustrada al usuario Informa resultado a las partes Informa resultado a la CAJ adjuntando Acta Certificado de Frustrada y Formulario de Envío FIN Informa resultado a la CAJ adjuntando Formulario de Envío Dicta Resolución Judicial Presenta a pago la causa terminada con acuerdo total FIN 22

23 5. Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Ingreso Espontáneo a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. a. Cuadro de Descripción del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Ingreso Espontáneo a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. Secuencia de Etapas Actividad Responsable Etapa 1. Usuario concurre al. El usuario concurre al con un conflicto en materia de familia. Etapa 2. comprueba susceptibilidad de la mediación. verifica si la materia por la cual concurre el usuario es susceptible de ser mediada. Verificado el hecho, se le solicita los datos de localización de ambas partes. Etapa 3. ingresa la causa al SIMEF. El debe registrar la causa en el Sistema Informático de Familiar (SIMEF), y generar el Formulario de Ingreso Espontáneo. Dicho Formulario debe ser entregado a la parte que acudió al Centro, citándolo a la primera sesión. El Formulario de Ingreso Espontáneo, firmado por el solicitante debe ser adjuntado en SIMEF. En este caso, debe agendar la 1ª sesión de mediación en el ingreso de la causa. Etapa 4. cita al A su vez, al momento de realizar el ingreso, se debe preguntar a las partes si tienen causas pendientes en Fiscalía 5 o en algún Tribunal referida a VIF, de lo cual se debe dejar registro en la ficha de ingreso del SIMEF. El debe comunicarse con el solicitado citándolo a la primera sesión. La forma de comunicación es la que determine 5 De existir alguna derivación formal de la Fiscalía, de una causa que presente VIF vigente, el Mediacion debe responder vía oficio que la causa se frustrará. 23

24 solicitado a la Primera sesión. conveniente el, de la cual debe dejar registro. Etapa 5. Me diación realiza Evaluación Socio Económica. Etapa 6. Mediador Registra Primera Sesión y Genera Acta de Sesión Conjunta. En todo caso, según lo señalado en el art. 111 inciso cuarto de la ley , Se entenderá que la mediación se frustra si alguno de los participantes, citado por dos veces, no concurriere a la sesión inicial, ni justificare causas. Para el caso de la materia Alimentos, el art. 109 inciso segundo de la ley señala que Si el requerido, citado por una sola vez, no acude a la primera sesión de mediación y no justifica su ausencia, el requirente quedará habilitado para iniciar el procedimiento judicial. El debe realizar la evaluación socio económica de las partes, con el fin de verificar si el o los usuarios cuentan con antecedentes que otorguen la gratuidad de la mediación. Al momento de realizar la Evaluación Socioeconómica se debe preguntar a las partes si tienen causas pendientes en Fiscalía o en algún Tribunal referida a VIF. El Mediador debe registrar en el SIMEF la primera sesión, y generar el Acta de Primera Sesión Conjunta. Dicha acta, debe contar con las firmas y huellas dactilares de las partes y con el timbre del para ser escaneado y adjuntado en el SIMEF. En la primera sesión de mediación deben informar a las partes sobre los alimentos provisorios en conformidad al artículo 109 de la Ley Además, se les debe advertir que en caso de acuerdo el Asesor Jurídico revisará que este se encuentre conforme a derecho. Se debe incorporar en el Discurso Inicial del Mediador, la situación de la imposibilidad de mediar en VIF. Esto puede señalarse como una excepción al principio de confidencialidad o como causal para que se ponga término al proceso de mediación por parte del mediador. Mediador 24

25 Etapa 7. Presenta a Pago Causa en Trámite. Etapa 8. Mediador Registra Sesiones. Etapa 9. M ediador Finaliza el Proceso de. En caso de haberse realizado la primera sesión conjunta, el puede enviar a pago a la Unidad de del Ministerio de Justicia, la causa en trámite (para recibir un 30% o 20% dependiendo de la región que se trate del precio ofertado por causa terminada con acuerdo total). Se deben registrar en el SIMEF todas las sesiones que se realicen. Durante todo el proceso de mediación, el mediador tiene la responsabilidad profesional, de velar por el cumplimiento de los principios de la mediación contenidos en el artículo 105 de la Ley de Tribunales de Familia, entre ellos, el principio de igualdad de condiciones el que se vería afectado por la existencia de VIF entre las partes, para lo cual se sugiere algunas de las siguientes propuestas: Uso del manual de apoyo técnico para las acciones de salud en violencia intrafamiliar del Minist erio de Salud (Capítulo V Detección de situaciones de VIF pagina 50). 6 Instancias de supervisiones externas o de pares. Sesiones privadas para indagar la real existencia de conflictos de VIF. Trabajar en co mediación en todo el proceso de mediación. Se debe distinguir si la mediación terminó: a) Con acuerdo Total. Se debe generar Acta Ejecutiva en el SIMEF completando todos los campos que se exigen. El Acta de elaborada por el mediador, debe ser revisada por el asesor jurídico del. El Acta de debe indicar el nombre del mediador responsable de la causa y a qué Mediador Mediador 6 Documento disponible en iar.pdf 25

26 contrato o centro de mediación pertenece. El Acta de debe indicar el nombre y firma del Asesor Jurídico del. El Acta de con las firmas de las partes, del mediador y del asesor jurídico debe escanearse y adjuntarse al SIMEF. En el caso de las personas naturales, cuando el mediador contratado también cumpla las funciones de asesor jurídico sólo debe ir la firma del mediador. El Acta de debe ser presentada o enviada al Tribunal correspondiente (en el cual se le asignará un RIT), para que dicte la Resolución Judicial que aprueba el acuerdo, en un plazo máximo de 5 días hábiles desde la firma de las partes. Se debe informar a las partes de la resolución dictada por el Tribunal. Se debe presentar a pago la causa con acuerdo total. Si ya se presentó a pago la causa en trámite se recibirá el diferencial para completar el pago total, mientras que si no se presentó la causa en trámite se percibirá el total. b) Sin acuerdo, en razón que; - Alguno de los participantes citados por dos veces no concurriere a la primera sesión, o - Habiendo concurrido las partes manifestaran su voluntad de no perseverar en la mediación, o - El mediador adquiera la convicción de que no se alcanzará acuerdo. Se debe generar Acta Ejecutiva en el SIMEF completando todos los campos que se exigen. Se debe generar Acta Certificado de Frustrada en el SIMEF, la cual debe ser entregada a la parte interesada, con el fin que el usuario inicie el procedimiento judicial. 26

27 Es obligación del los Centros de entregar copias del Acta Certificado de Frustrada las veces que esta sea requerida. Nota: En caso de acuerdo parcial, el mediador debe elaborar el Acta de con el acuerdo parcial y presentarla o enviarla al Tribunal correspondiente para que dicte la resolución judicial. De la misma forma debe generar también el Acta Certificado de Frustrada por la(s) materias(s) sin acuerdo la cual debe ser entregada a la parte interesada. 27

28 b. Diagram a de Flujo del Procedimiento de Ingreso de Causas vía Ingreso Espontáneo a Centros de Contratados por el Ministerio de Justicia. Ingreso a vía Ingreso Espontáneo (1) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Usuario Concurre al Comprueba si la materia es susceptible de mediación Es susceptible? NO FIN SI Consigna datos de localización de las partes Registra causa en SIMEF y genera Formulario de Ingreso Espontaneo Entrega Formulario de Ingreso Espontáneo al usuario. Cita a las partes a la 1ª sesión 28

29 Ingreso a vía Ingreso Espontáneo (2) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Mediador Asisten a la 1ª sesión conjunta? NO SI Genera Acta Certificado de Frustrada en SIMEF Realiza Evaluación Socioeconómica Entrega Acta Certificado de Frustrada al usuario FIN Registra 1ª sesión en SIMEF y genera Acta de 1ª Sesión Conjunta Presenta a pago la causa en trámite 29

30 Ingreso a vía Ingreso Espontáneo (3) Simbología Proceso manual Proceso vía correo electrónico Proceso informático SIMEF Mediador Tribunal Registra las siguientes sesiones en SIMEF Finaliza la mediación Acuerdo total? NO Acuerdo parcial? SI SI Genera Acta Ejecutiva en SIMEF Genera Acta Ejecutiva en SIMEF Elabora Acta de Elabora Acta de con el acuerdo parcial NO El Acta de con el acuerdo parcial debe ser presentada o enviada al Tribunal para que dicte la Resolución Judicial Genera Acta Certificado de Frustrada en SIMEF Presenta o envía Acta de al Tribunal Entrega Acta Certificado de Frustrada al usuario FIN Informa resultado a las partes Dicta Resolución Judicial Presenta a pago la causa terminada con acuerdo total FIN 30

31 6. Descripción del Procedimiento de Desbloqueo de Causas en SIMEF. a. Antecedentes. Desde el lunes 25 de enero se implementó en SIMEF la validación que permite detectar el ingreso de causas con las mismas partes al sistema a través del RUT. La razón de incorporar esta validación es velar por la calidad en la prestación del servicio, procurando que el mediador explore la conflictividad familiar en su conjunto y que los acuerdos perduren en el tiempo. El bloqueo impide entonces ingresar una causa entre las mismas partes por una materia diferente, con lo que se controla la duplicidad de causas y también impide el ingreso de las mismas partes por la misma materia alertando así de acuerdos poco duraderos. El bloqueo se produce incluso de causas que han sido mediadas en otro centro de mediación. En este sentido el bloqueo de causas es una alerta para los Centros de en que se procederá a dar autorizaciones excepcionales de desbloqueo cuando los casos así lo justifiquen. b. Casos frecuentes presentados. Desde que ha comenzado a regir el bloqueo, diferentes centros de mediación han tomado contacto con la Unidad de para reportar casos, siendo los más frecuentes los siguientes: Se deriva o ingresa una causa a los Centros de por una materia. Se realiza el proceso y se llega acuerdo en dicha materia. En el corto plazo (días, semanas) se vuelve a ingresar las mismas partes pero para mediar una materia distinta a la ya acordada. Se deriva o ingresa una causa a un. Las partes no asisten y se frustra la causa. En el corto plazo (días, semanas) el solicitante acude espontáneamente o es derivado nuevamente por Tribunal o CAJ a otro. Al ingresar la causa esta se bloquea por tratarse de las mismas partes. Se deriva o ingresa una causa a un, la cual se encuentra ingresada al sistema, pero aun no se realiza una sesión de mediación. En el corto plazo (días, semanas) el solicitante acude espontáneamente o es derivado nuevamente por Tribunal o CAJ a otro. Al ingresar la causa esta se bloquea por tratarse de las mismas partes. c. Recomendaciones a los Centros de. Considerando los casos más frecuentes se deben seguir las siguientes recomendaciones por parte de los centros de mediación. Caso 1: Si el bloqueo se produce porque se deriva o ingresa una causa a los Centros de por una materia. Se realiza el proceso y se llega acuerdo en dicha materia. En el corto plazo (días, semanas) se vuelve a ingresar las mismas partes pero para mediar una materia distinta a la ya acordada. 31

32 Este caso se debe evitar considerando que cada proceso de mediación tiene que abordar la problemática familiar en su conjunto, por ejemplo, si las familias están abordando el tema de alimentos se debe sondear sobre la problemática en materia de relación directa y regular. Esto se traduce en que los procesos de mediación deben considerar las sesiones necesarias para evitar el llegar a acuerdos apresurados e incompletos. Todo lo anterior con independencia de la vía de ingreso de la causa, por ejemplo, si una materia ingresó por derivación del tribunal y la otra por derivación CAJ. Lo que corresponde es ante la alerta de bloqueo subir la nueva ficha de derivación a la causa ya creada e informar el resultado a ambas instituciones derivadoras. Por otro lado, si la misma institución efectuó una doble derivación, se debe considerar una sola causa. En el caso que el Tribunal derive dos causas con las mismas partes, pero con diferentes materias, si la primera causa aun se encuentra en trámite, no se debe ingresar una nueva en el sistema. Lo que corresponde es incorporar la segunda materia a la misma causa ya ingresada. Luego en el acuerdo se deben registrar ambos RIT para que la causa se encuentre terminada respecto de ambos. Además se debe adjuntar la derivación de ambas causas en SIMEF para efectos del pago. En el mismo caso si la causa se encuentra terminada y no se ha presentado aun el acuerdo al tribunal, lo que corresponde es solicitar el cambio de estado de la causa a en trámite, con el propósito de incorporar la(s) nueva(s) materia(s) en la primera causa. Todo esto tiende a evitar la duplicidad en la creación de causas en los centros de mediación y el posterior pago inadecuado de las mismas. Cabe notar, que a su vez es posible la aplicación de sanciones y multas, en consideración a la cláusula décimo quinta y sexta de los contratos que rigen en la actualidad, que estable como falta grave presentar maliciosamente a pago dos o más veces una misma causa, que importa una sanción de multa entre 20 y 40 UF, y si se reitera en tres ocasiones dentro del plazo de un año, importa la terminación anticipada del contrato, con el respectivo cobro de la boleta de fiel y oportuno cumplimiento del contrato. Caso 2: Se deriva o ingresa una causa a un. Las partes no asisten y se frustra la causa. En el corto plazo (días, semanas) el solicitante acude espontáneamente o es derivado nuevam ente por Tribunal o CAJ a otro. Al ingresar la causa esta se bloquea por trat arse de las mismas partes. A través del CIM se debe verificar si es que la causa que ocasionó el bloqueo corresponde a otro. Si la primera causa se encuentra ingresada y terminada en otro Centro, se debe indagar por qué las partes han recurrido ahora a otro y si tienen conocimiento de que la causa se encuentra terminada y, por lo tanto, pueden iniciar el proceso judicial. Si de todas formas quieren mediar la causa, se autorizará excepcionalmente el desbloqueo para su Centro. 32

33 Caso 3: Se deriva o ingresa una causa a un, la cual se encuentra ingresada al sistema, pero aun no se realiza una sesión de mediación. En el corto plazo (días, semanas) el solicitante acude espontáneamente o es derivado nuevamente por Tribunal o CAJ a otro. Al ingresar la causa esta se bloquea por tratarse de las mismas partes. A través del CIM se debe verificar si es que la causa que ocasionó el bloqueo corresponde a otro Centro. Si la primera causa se encuentra ingresada y vigente en otro Centro, debe indagar por qué las partes han recurrido ahora a su Centro y realizar las coordinaciones necesarias con el otro Centro para determinar en definitiva quién será el responsable de la causa. Independiente de quien tome la causa finalmente, es responsabilidad de ambos Centros de responder a la entidad derivadora, cuando corresponda, del resultado de la mediación. Nota: Con el objetivo de no retrasar el flujo del sistema de mediación, se recomienda a los Centros ocupar los formatos de reportes puestos a disposición por la Unidad de en la página web. Estos vienen a reemplazar los reportes generados por SIMEF, tales como: Formulario Ingreso Espontaneo Acta 1ª Sesión Conjunta Acta Ejecutiva Declaraciones Juradas Acta de Mediacion Frustrada Lo anterior se encuentra en la sección Documentos Uso mediadores contratados Formularios. 33

34 d. Cuadro de Descripción del Procedimiento de Desbloqueo de Causas en SIMEF. Secuencia de Etapas Actividad Responsable El ante el bloqueo de una causa envía por correo electrónico a Ricardo Herrera, al rherrera@minjusticia.cl el CIM de la causa bloqueada y el CIM de la causa por la cual se ocasionó el bloqueo. Etapa 1. Solicitud de desbloqueo. Etapa 2. Evaluación de solicitud. Etapa 3. Desbloqueo de causa A su vez, en la solicitud indica la siguiente información asociada a ambas causas: Fecha de Notificación o Ingreso. Vía de Ingreso. Si tienen primera sesión conjunta. Materias. Estado. Fecha de término de la mediación. Si se presentó el acta de acuerdo o frustrada al tribunal. Si el tribunal dictó la resolución judicial. La Coordinadora de la Unidad de Mediacion evalúa la solicitud de desbloqueo. La respuesta a la solicitud es debidamente informada al correo electrónico del. Si corresponde el desbloqueo de la causa en cuestión, la Unidad de, a través del SIMEF, procede al desbloqueo de la causa. Una vez hecho esto se confirma al usuario que el cambio ya fue efectuado. Mediacion Unidad de Mediacion Unidad de 34

35 e. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Desbloqueo de Causas en SIMEF. 35

36 7. Descripción del Procedimiento de Evaluación Socio Económica para Familiar Previa Gratuita. a. Cuadro de Descripción del Procedimiento de Evaluación Socio Económica para Familiar Previa Gratuita. Secuencia de Etapas Etapa 1. Usuario solicita servicios de mediación. Etapa 2. informa condiciones de gratuidad. Etapa 3. realiza Actividad El usuario solicita los servicios de mediación. El informa al usuario las condiciones de gratuidad. La Ley establece que las materias de mediación previa a la interposición judicial de la demanda serán gratuitas para las partes, siendo la excepción el cobro del servicio total o parcial, cuando se preste a usuarios que dispongan de recursos para financiarlo privadamente (artículo 114). Ello significa que las materias de alimentos, régimen comunicacional y cuidado personal, preferentemente deberán ser atendidas en forma gratuita. Para efectos de determinar a quiénes se cobrará por los servicios de mediación, el be realizar la evaluación socioeconómica a ambas partes y a través de una declaración jurada simple los usuarios deberán acreditar al menos su nivel de ingresos, capacidad de pago y el nº de personas del grupo familiar que de ellos dependan. Lo anterior para causas que contengan al menos una materia previa. Para causas que contengan sólo materias voluntarias, ver el punto 6 del presente documento. Una vez registradas las partes y las materias en SIMEF, se debe proceder con la evaluación socioeconómica de los usuarios. Es importante destacar que para poder realizar la Responsable Usuario 36

37 evaluación socioeconómica. evaluación socioeconómica deben estar obligatoriamente los siguientes datos de las partes: Región Comuna Fecha de nacimiento A continuación, se debe completar en SIMEF, para cada usuario, su nivel de ingresos, capacidad de pago y el nº de personas del grupo familiar que de ellos dependan. Luego se debe chequear, a través de una consulta a la base de datos de MIDEPLAN dando clic en el botón Consulta MIDEPLAN, el cumplimiento de alguno de los siguientes indicadores: 1. Poseer un puntaje inferior a los puntos, conforme a la Ficha de Protección Social de MIDEPLAN. 2. Ser beneficiario del Programa Social administrado por MIDEPLAN, Chile Solidario, el cual incluye los siguientes subprogramas: Puente Personas en Situación de Calle Vínculos Adulto Mayor Si las partes cumplen con alguno de los indicadores señalados anteriormente, califican automáticamente para mediación gratuita, no necesitando acreditar respaldo para ello. Si al realizar la consulta a MIDEPLAN, el sistema indica que: El RUT no existe en MIDEPLAN o, El RUT existe en MIDEPLAN, pero no califica según los indicadores señalados anteriormente o, La conexión a MIDEPLAN no se encuentra disponible, entonces el debe verificar manualmente el cumplimiento de alguno de los siguientes indicadores que otorgan la gratuidad: 1. Presentar ingresos iguales o inferiores al 37

38 ingreso autónomo per cápita promedio establecido para el decimo decil de la encuesta CASEN 2006, esto es, ingresos iguales o inferiores a $ per cápita. Est a condición se puede comprobar con liquidaciones de remuneraciones, declaración de impuesto anual u otro documento que así lo acredite. Para el caso de estudiantes que no puedan acreditar su nivel de ingresos, esta condición se podrá también comprobar con un certificado emitido por la institución en que estudia. Para el caso de personas en general que no puedan acreditar su nivel de ingresos, esta condición se podrá también comprobar con un informe socioeconómico emitido por la municipalidad respectiva. 2. Ser beneficiario de FONASA (grupos A B C) o contar con tarjeta de gratuidad en salud. Esta condición se puede comprobar con el carnet de FONASA 7 o con la tarjeta de gratuidad en salud respectiva (para este último caso se puede presentar el certificado emitido por el centro de salud pública donde se atiende normalmente). 3. Encontrarse cesante durante los 6 meses anteriores a la fecha de solicitud. Esta condición se puede comprobar con un finiquito o cobro de subsidio de cesantía. 4. Ser beneficiario de subsidios estatales tales como el subsidio a la discapacidad mental, de agua potable o el Pilar Solidario (perteneciente a la Reforma Previsional). Esta condición se puede comprobar mediante comprobante de pago de dicho subsidio emitido por la institución correspondiente. 5. Ser beneficiario de Programas Sociales del 7 Si el carnet de FONAS A no contiene el grupo se puede adjuntar el Certificado de Afil iación a FONASA u otro documento que lo acredite. 38