INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y SEGUROS.

Transcripción

1 Página: 1 1. OBSERVACIONES: La finalidad del presente instructivo es establecer el mecanismo para la implementación de la toma física de los inventarios de los bienes asignados y en uso, teniendo en cuenta las zonas comunes. 2. EXPLICACION DE LOS FORMATOS: 2.1 FORMATO 1: CONTROL DE INVENTARIO INDIVIDUAL Y ZONAS COMUNES (GL-FR-01) C6 FECHA Se registra la fecha del levantamiento del inventario indicando día, mes, y año C7 IDENTIFICACION Se digita el número de cedula sin puntos, automáticamente aparece el nombre del funcionario o contratista, cargo, vinculación, oficina, dependencia, código, grado. Estos datos se encuentran formulados. A11 ITEM Numero consecutivo de los bienes que se van B11 PLACA INVENTARIO relacionando. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie hasta Ejemplo: C11 CLASE DEL BIEN Despliegue las opciones con la flecha que se D11 DESCRIPCION DEL BIEN encuentra en la parte derecha y seleccione la clase del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. E11 MARCA Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo:

2 Página: 2 Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. F11 MODELO Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. G11 SERIE Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. H11 ESTADO Estado en se encuentra el bien, puede ser: Bueno: Es la condición del bien que está operando en forma normal y tiene mantenimiento permanente. Malo: Es la condición del bien que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles, cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad irrecuperable costo muy alto. Seleccione con la flecha que se encuentra en la parte derecha si es Bueno o Malo. I11 NOTA: Si el bien, se encuentra en Estado Malo, obsoleto o inservible, relaciónelo en el formato F3 REINTEGROS y entregue el bien al funcionario responsable del Control de los Inventarios. OBSERVACIONES Relacione la información adicional que no se FIRMA FUNCIONARIO Vo.Bo.JEFE INMEDIATO RESPONSABLE DEL CONTROL encuentre o que considere se deba incluir. Firma el funcionario responsable del cuidado y uso de los bienes asignados. Aval de la confirmación de los bienes asignados por el Jefe Inmediato o quien haga sus veces. Firma del funcionario responsable del control de los inventarios.

3 Página: 3 DE INVENTARIOS SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o delegado para el control de los inventarios. ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios. 2.2 FORMATO 2: TRASLADO DE BIENES ENTRE FUNCIONARIOS (GL-FR-02). D5 FECHA Se registra la fecha del traslado de los bienes D6 CEDULA DE CIUDADANIA G6 CEDULA DE CIUDADANIA del inventario indicando día, mes, y año Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista que entrega los bienes y automáticamente aparece el nombre del funcionario que entrega, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista que recibe los bienes y automáticamente aparece el nombre del funcionario que recibe, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. A12 ITEM Numero consecutivo de los bienes que se van B12 PLACA INVENTARIO relacionando. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie hasta Ejemplo: C12 ELEMENTO Registrar el nombre del bien. Ejemplo. D12 DESCRIPCION DE ELEMENTOS Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta

4 Página: 4 información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. E12 MARCA Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. F13 MODELO Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. G12 SERIE Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico I12 sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. OBSERVACIONES Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir. FIRMA FUNCIONARIO QUE ENTREGA Vo.Bo.JEFE INMEDIATO FIRMA FUNCIONARIO QUE RECIBE RESPONSABLE DEL CONTROL DE INVENTARIOS NOTA: ORIP: Cuando existan traslados de bienes entre oficinas, deben realizar la Orden de Egreso e Ingreso correspondiente, debidamente legalizadas. Firma el funcionario que entrega los bienes que tenía a cargo. Aval de la confirmación de los bienes entregados y recibidos a cabalidad. Lo debe firmar el Jefe Inmediato o quien haga sus veces. Firma el funcionario que recibe los bienes. Firma del funcionario responsable del control de los inventarios. SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o

5 Página: 5 delegado para el control de los inventarios. ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios. 2.3 FORMATO 3: CONTROL DE REINTEGROS (GL-FR-03). D5 FECHA Se registra la fecha de Reintegro de los bienes D6 CEDULA DE CIUDADANIA del inventario indicando día, mes, y año Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista que reintegra los bienes y automáticamente aparece el nombre del funcionario, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. A11 ITEM Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando. B11 PLACA NUEVA Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie hasta Ejemplo: C11 ELEMENTO Registrar el nombre del bien. Ejemplo. D11 DESCRIPCION DE ELEMENTOS E11 MOTIVO DE REINTEGRO Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. El motivo del reintegro se establece por: 1. No lo requiere 2. Mal estado. 3. Cambio del Bien

6 Página: 6 Se selecciona o registra, el número del motivo de reintegro. F11 MARCA Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. G11 MODELO Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. H11 SERIE Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. I11 VALOR Se registra el valor en pesos, de la adquisición del bien por: Orden de ingreso y egreso del almacén, compra por caja menor, contratación o donación o según como lo haya adquirido la entidad. (Documento Soporte). J11 CONCEPTO TECNICO Este campo, se debe diligenciar para los equipos de cómputo que se encuentren en mal estado, obsoletos e inservibles, como: CPU, Monitor, Mouse, Teclado. En las ORIPS lo diligenciara en funcionario encargado o delegado del centro del cómputo y en el nivel central los funcionarios encargados o delegados de dar Soporte Técnico. FIRMA FUNCIONARIO QUE REINTEGRA Vo.Bo.JEFE INMEDIATO Firma el funcionario que reintegra los bienes que tenía a su cargo. Aval de la confirmación de los bienes que fueron reintegrados. Lo debe firmar el Jefe Inmediato o quien haga sus veces.

7 Página: 7 RESPONSABLE DEL CONTROL DE INVENTARIOS Firma del funcionario responsable del control de los inventarios. SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o delegado para el control de los inventarios. AUTORIZACION DE SALIDA ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios. Aval de la confirmación de los bienes reintegrados al Grupo ABMIS de la SNR. Lo debe firmar el Jefe Inmediato o quien haga sus veces. NOTA: Una vez que se retiren los bienes de la base de datos de la Oficina de origen, se debe diligenciar el formato Control de Bienes Inservibles Obsoletos GL-FR- 06. RECIBO ALMACEN Firma el funcionario encargado o delegado del Grupo ABMIS de la SNR. 2.4 FORMATO 4: CONCEPTO TECNICO GL-FR-04 D6 CEDULA DE CIUDADANIA D11 FECHA DE REVISION TECNICA Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista, automáticamente aparece el nombre del funcionario a cargo del bien, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. Se registra la fecha de la Revisión Técnica, para el Reintegro de los bienes inservibles, - obsoletos, indicando día, mes, y año. A13 ITEM Número consecutivo de los bienes que se van relacionando. B13 PLACA Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie hasta Ejemplo: C13 DESCRIPCION Registre la descripción de las características

8 Página: 8 individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB. D13 MARCA Registre la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. E13 MODELO Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo L30U). F13 SERIE Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). G13 CONVENCIONES Seleccione el estado por el cual ha sido dado como inservible u obsoleto el bien, como: (A) Se encuentra en estado de Obsolescencia Tecnológica para la entidad. (B) Se encuentra en estado inservible para dar de baja. (C) Se encuentra en estado funcionalmente bueno se sugiere la permanencia del mismo. (D) Se encuentra averiado, debe ser reparado H13 OBSERVACIONES DEL CONCEPTO NOMBRE Y FIRMA DEL TECNICO AUTORIZADO PARA EXPEDIR EL CONCEPTO RESPONSABLE DEL CONTROL DE INVENTARIOS y/o actualizado. Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir. Nombre y Firma el funcionario encargado o delegado del centro de cómputo de las ORIPS, y en el Nivel Central del funcionario encargado o delegado de dar soporte técnico a las dependencias de la SNR. Firma del funcionario responsable del control de los inventarios. SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o delegado para el control de los inventarios. ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios.

9 Página: FORMATO 5: CONSOLIDADO GENERAL DE INVENTARIO GL-FR-05 F3 DEPENDENCIA / OFICINA Se registra la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado general de inventario. F4 N4 F5 N5 FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO FUNCIONARIO ENCARGADO CARGO Se registra el nombre del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado. Se registra el cargo del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado Se registra el nombre del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios. Se registra el cargo del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios D11 FECHA Se registra la fecha de la Consolidación General del Inventario, indicando día, mes, y año. CASILLA 1 ITEM Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando. CASILLA 2 IDENTIFICACION Registrar el número de la cedula de ciudadanía del funcionario que tiene a cargo el bien. CASILLA 3 FUNCIONARIO A Digitar el nombre y apellidos completos del CARGO funcionario que tiene a cargo los bienes. CASILLA 4 DEPENDENCIA Registrar la dependencia en donde se encuentra y ubicado el funcionario. Ejemplo: Jurídica, Almacén, Despacho, Mesa de Control, Calificación, Zonas Comunes, CASILLA 5 CLASE DE VINCULACION Ventanilla, Administrativa, Financiera, etc. Registrar la vinculación del funcionario. Ejemplo: Planta, Provisional, Contratista. CASILLA 6 PLACA INVENTARIO Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie hasta Ejemplo:

10 Página: 10 CASILLA 7 CLASE DE BIEN Despliegue las opciones con la flecha que se CASILLA 8 DESCRIPCION DEL BIEN encuentra en la parte derecha y seleccione la clase del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. CASILLA 9 MARCA Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. CASILLA 10 MODELO Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. CASILLA 11 SERIE Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. CASILLA 12 ESTADO BIEN Estado en se encuentra el bien, puede ser: Bueno: Es la condición del bien que está operando en forma normal y tiene mantenimiento permanente. Malo: Es la condición del bien que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles, cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad irrecuperable costo muy alto. Seleccione con la flecha que se encuentra en la parte derecha si es Bueno o Malo.

11 Página: 11 NOTA: Si el bien, se encuentra en Estado Malo, obsoleto o inservible, relaciónelo en el formato F6 Control de Bienes INSERVIBLES OBSOLETOS. CASILLA 13 CLASE DEL BIEN Registrar el bien así: C.C.(Consumo Controlado) D (Devolutivo). Los bienes de consumo controlado son aquellos cuyo valor de adquisición es menor a ½ SMLV de cada año. CASILLA 14 ORIGEN Registrar: SNR CASILLA 15 CASILLA 16 CASILLA 17 CASILLA 18 CASILLA 19 CASILLA 20 NUMERO ORDEN DE INGRESO FECHA ORDEN INGRESO ALMACEN NUMERO ORDEN DE EGRESO FECHA DE ACTIVACION Orden de Egreso (cuando sale al servicio el bien) COSTO HISTORICO CODIGO CONTABLE ORIP Registrar el número de la Orden de Ingreso del bien que se recibe. Registrar la fecha de la Orden de Ingreso del almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar el valor unitario de la Orden de Ingreso del bien en el momento de la compra incluido el IVA, o buscar el Ingreso del Almacén para su valor. Si el elemento es de Consumo Controlado su valor es cero (0). Digitar el código contable en el cual se encuentra clasificado el bien. En caso de no tener el código, solicitar apoyo al área Contable de cada círculo Registral o del Nivel Central. Fuente Plan Único de Cuentas. CASILLA 21 ORIP Registrar la Oficina de Registro: a la cual pertenece el bien. Ejemplo: Manizales, Cali; Valledupar, Bogotá Sur; etc. CASILLA 22 DEPARTAMENTO Digitar el nombre del Departamento de su Oficina. Ejemplo, Cundinamarca, Valle, Amazonas, Antioquia, Caldas, etc. CASILLA 23 OBSERVACION Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir.

12 Página: FORMATO 6: CONTROL DE BIENES INSERVIBLES - OBSOLETOS GL-FR-06 F3 DEPENDENCIA / OFICINA Se registra la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado general de inventario. F4 N4 F5 N5 FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO FUNCIONARIO ENCARGADO CARGO Se registra el nombre del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado. Se registra el cargo del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado Se registra el nombre del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios. Se registra el cargo del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios D11 FECHA Se registra la fecha de la Consolidación General del Inventario, indicando día, mes, y año. CASILLA 1 ITEM Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando. CASILLA 2 IDENTIFICACION Registrar el número de la cedula de ciudadanía del funcionario que tiene a cargo el bien. CASILLA 3 FUNCIONARIO A Digitar el nombre y apellidos completos del CARGO funcionario que tiene a cargo los bienes. CASILLA 4 DEPENDENCIA Registrar la dependencia en donde se encuentra y ubicado el funcionario. Ejemplo: Jurídica, Almacén, Despacho, Mesa de Control, Calificación, Zonas Comunes, CASILLA 5 CLASE DE VINCULACION Ventanilla, Administrativa, Financiera, etc. Registrar la vinculación del funcionario. Ejemplo: Planta, Provisional, Contratista. CASILLA 6 PLACA INVENTARIO Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie hasta Ejemplo:

13 Página: 13 CASILLA 7 CLASE DE BIEN Despliegue las opciones con la flecha que se CASILLA 8 DESCRIPCION DEL BIEN encuentra en la parte derecha y seleccione la clase del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. CASILLA 9 MARCA Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. CASILLA 10 MODELO Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. CASILLA 11 SERIE Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. CASILLA 12 ESTADO BIEN Estado en que se encuentra el bien. Malo: Es la condición del bien que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles, cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad irrecuperable, costo muy alto. Seleccione con la flecha que se encuentra en la parte derecha Malo. CASILLA 13 CLASE DEL BIEN Registrar el bien así: C.C.(Consumo Controlado) D (Devolutivo). Los bienes de consumo controlado son

14 Página: 14 aquellos cuyo valor de adquisición es menor a ½ SMLV de cada año. CASILLA 14 ORIGEN Registrar: SNR CASILLA 15 CASILLA 16 CASILLA 17 CASILLA 18 CASILLA 19 CASILLA 20 NUMERO ORDEN DE INGRESO FECHA ORDEN INGRESO ALMACEN NUMERO ORDEN DE EGRESO FECHA DE ACTIVACION Orden de Egreso (cuando sale al servicio el bien) COSTO HISTORICO CODIGO CONTABLE ORIP Registrar el número de la Orden de Ingreso del bien que se recibe. Registrar la fecha de la Orden de Ingreso del almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar el valor unitario de la Orden de Ingreso del bien en el momento de la compra incluido el IVA, o buscar el Ingreso del Almacén para su valor. Si el elemento es de Consumo Controlado su valor es cero (0). Digitar el código contable en el cual se encuentra clasificado el bien. En caso de no tener el código, solicitar apoyo al área Contable de cada círculo Registral o del Nivel Central. Fuente Plan Único de Cuentas. CASILLA 21 ORIP Registrar la Oficina de Registro: a la cual pertenece el bien. Ejemplo: Manizales, Cali; Valledupar, Bogotá Sur; etc. CASILLA 22 DEPARTAMENTO Digitar el nombre del Departamento de su Oficina. Ejemplo, Cundinamarca, Valle, Amazonas, Antioquia, Caldas, etc. CASILLA 23 OBSERVACION Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir. NOTA: Los formatos se deben remitir al Grupo Administración de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros vía o por correo certificado.

15 Página: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución 0379 de 2012 Ley 734 de 2002, articulo 34 Código Único Disciplinario. Resolución 8631 del 17 de septiembre de 2012 Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 El Plan General de la Contabilidad Pública 3. NOTAS DE CAMBIO: VERSIÓN: FECHA DE CREACION DELFORMATO: NATURALEZA DEL CAMBIO: 4. ANEXOS: Formatos. CODIGO: GL-FR-01 GL-FR-02 GL-FR-03 GL-FR-04 GL-FR-05 GL-FR-06 NOMBRE: Control Inventario Individual y Zonas Comunes Traslado de Bienes entre funcionarios Control de Reintegros Concepto Técnico, Consolidado General de Inventario Control de Bienes Inservibles y obsoletos Elaboró: Julio Cesar Pedraza Camacho Martha Isabel Navarrete Jején Grupo Administración de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros. Heyner Carrillo Romero Grupo MECI - Calidad Fecha: Septiembre 5 de 2013 Revisó: Daniel Alberto Castillo Roa Coordinador Grupo Administración de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros Juan Carlos Torres Rodríguez Coordinador Grupo MECI - CALIDAD Fecha: Septiembre 9 de 2013 Aprobó: Juan Carlos Torres Rodríguez Coordinador Grupo MECI - CALIDAD Fecha: Septiembre 9 de 2013

16 Página: 16