Tipos de Activos. Alta de activos

Transcripción

1 Tipos de Activos Menú Archivo / Tipos de activo. Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciación y reevaluación. Alta de activos Menú Archivo / Activos En el catálogo de Activos se registran individualmente los Activos (Bienes) de la empresa que requieren de un control interno. E mail: aguilar1mx@gmail.com 16

2 Alta de Activos Sección: Generales Alta de Activos Sección: Depreciación Contable E mail: aguilar1mx@gmail.com 17

3 Alta de Activos Sección: Depreciación Fiscal Alta de Activos Sección: Moneda extranjera E mail: aguilar1mx@gmail.com 18

4 Alta de Activos Sección: Mantenimiento y seguro Alta de Activos Sección: Observaciones E mail: aguilar1mx@gmail.com 19

5 Alta de Activos Cuando se da de alta un Activo y se selecciona el botón «Aceptar», se concluye la captura de los datos de dicho activo y el sistema de forma automática abre la ventana para capturar un nuevo activo, si ya no se requiere capturar en ese momento más activos de debe terminar la captura mediante el botón «Cancelar», enviando el mensaje en donde sugiere crear la póliza por la compra del grupo de activos dados de alta. Conversión de Cuentas a Activos Rutas de Acceso: Menú Utilerías / Conversión de Cuentas a Activos Esta opción está diseñada para que los activos que se dieron de alta como cuentas (de tipo detalle) dentro del Catálogo de cuentas, se trasladen al catálogo de activos. Las sub cuentas desaparecen y el saldo queda integradoenlacuentademayordel catálogo y los nuevos activos forman parte del catálogo del sistema. Definir la cuenta principal del tipo de activo Seleccionar las cuentas de los activos E mail: aguilar1mx@gmail.com 20

6 Reportes de Activos: «Catálogo de Activos» Menú Reportes / Activos Fijos /Activos Fijos / Catálogo de activos Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema. Reportes de Activos: «Catálogo de Activos» E mail: aguilar1mx@gmail.com 21

7 Reportes de Activos: «Inventario de Activos Fijos» Menú Reportes / Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos Tipo: Interno Este reporte permite llevar un control de la ubicación y número de serie de los activos fijos de la empresa para registrar de manera más rápida los cambios que pudieran presentarse. Reportes de Activos: «Inventario de Activos Fijos» E mail: aguilar1mx@gmail.com 22

8 Tabla de INPC Menú Archivo / Tabla de I.N.P.C. La Tabla del Índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re expresar los saldos o montos de las cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflación. El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar cálculos como los siguientes: 1. Depreciación fiscal o actualizada. 2. Revaluación. 3. Impuesto al activo. 4. Ajuste anual por inflación 5. Reexpresión de saldos. Tabla de INPC Los datos se pueden actualizar de manera manual Actualización automática por FTP (Requiere conexión a Internet E mail: aguilar1mx@gmail.com 23

9 Consulta de depreciación contable y fiscal Menú Archivo / Depreciación. En esta consulta se muestran los datos del activo como son: clave, descripción, monto original, depreciación acumulada, depreciación del período y depreciación actualizada de cada uno de los activos. Consulta de depreciación contable y fiscal Al dar doble clic sobre el activo, se podrá consultar la información detallada del Activo y su Depreciación. E mail: aguilar1mx@gmail.com 24

10 Parámetros de depreciación Rutas de Acceso: Menú Archivo / Depreciación / Edición / Parámetros / Depreciación. Conestaopciónsepuedendefinirnuevos parámetros para el periodo fiscal y de depreciación para que sean considerados en los cálculos de depreciación y valores actualizados, es muy importante definirlos correctamente, ya que los cálculos de la consulta de depreciación y detalle de la depreciación se visualizan en base a estos parámetros. Depreciación Contable y Fiscal Rutas de Acceso: Menú Procesos / Póliza de Depreciación. Este proceso genera una póliza con los movimientos de depreciación del período indicado en el diálogo del proceso, esta póliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese momento si se tiene activo el parámetro Contabilizar en línea. Esta póliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General. E mail: aguilar1mx@gmail.com 25

11 Reportes de Depreciación: Depreciación Contable Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Depreciación contable Tipo: Interno Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación: valor del activo, la depreciación acumulada hasta el período anterior de depreciación indicado, la depreciación del período y el monto total de las depreciaciones. Reportes de Depreciación: Depreciación Contable E mail: aguilar1mx@gmail.com 26

12 Reportes de Depreciación: Activos que ya no se deprecian Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Activos que ya no se deprecian Tipo: Interno Se genera un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catálogo. Este reporte se puede emitir tanto en la depreciación contable como en la fiscal. Reportes de Depreciación: Activos que ya no se deprecian E mail: aguilar1mx@gmail.com 27

13 Reportes de Depreciación: Proyección de depreciación Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Proyección de Depreciación Tipo: Interno Este reporte permite obtener una proyección de la depreciación sobre los activos de la empresa. Reportes de Depreciación: Proyección de depreciación E mail: aguilar1mx@gmail.com 28

14 Reportes de Depreciación: Conciliación de activos Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Conciliación de Activos Tipo: Interno Enestereportesepuedencompararlosmontosquesetienenregistradosen las cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activos contralasumadelosmontosoriginalesdelosactivosdecadatipoylasumade lasdepreciacionesacumuladasdelosactivosdecadatipo.deestaforma,se pueden detectaranomalías en el registro de los movimientos de depreciación Reportes de Depreciación: Conciliación de activos E mail: aguilar1mx@gmail.com 29

15 Baja contable del activo Menú Archivo/ Activos / Edición / Baja Contable del Activo En esta opción se indica al sistema que el Activo fue vendido, robado o perdido y debe ser eliminado contablemente. Al ejecutar la opción, Aspel COI envía un mensaje como el siguiente: Al presionar el botón «Sí», muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la póliza de baja correspondiente con la que se afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas. Revaluación de Activos Menú Archivo / Revaluación E mail: aguilar1mx@gmail.com 30

16 Parámetros de revaluación Menú Archivo / Revaluación / Edición / Parámetros / Revaluación Se define la forma en la que se revaluarán los Activos dados de alta en el catálogo. Los parámetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular. Proceso de revaluación de Activos Menú Procesos / Revaluación de Activos El proceso de revaluación de activos consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema, por lo que es recomendable realizar un respaldo de la información, antes de realizar este proceso. E mail: aguilar1mx@gmail.com 31

17 Reporte de revaluación de activos fijos Menú Reportes / Activos Fijos / Activos Fijos/ Revaluación de activos fijos Tipo: Interno Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflación, la emisión de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación se modifican con el proceso de Revaluación de activos. Reporte de revaluación de activos fijos E mail: aguilar1mx@gmail.com 32

18 Intercambio dinámico de datos Copiado Especial Funciones tipo Matriz Copiado de Datos Copiado estático: Los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación para su posterior consulta. Si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel COI, estos cambios no se verán reflejados en la información copiada. Copiado dinámico (o con vínculos): Permite generar un intercambio dinámico de datos DDE (Data Dynamic Exchange), es decir, los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación, si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel COI, al abrir la información copiada, automáticamente se podrá actualizar el contenido con los últimos cambios realizados en Aspel COI. E mail: aguilar1mx@gmail.com 33

19 Copiado y Pegado Especial Ruta de acceso: Cualquier consulta del sistema / Edición / Copiado especial. Copiado y Pegado Especial Función pegada en Excel: E mail: aguilar1mx@gmail.com 34

20 Funciones Tipo Matriz En las fórmulas se definen con los siguientes parámetros: 1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos, en este caso es COIWIN. 2. Tema o tópico del que se desea obtener los datos por ejemplo, MATRIZ 3. Datos o fórmulas a evaluar desde etc. NOTA: Para conocer las fórmulas más comunes y su sintaxis, revisar el Anexo 1 Hojas fiscales y financieras Administrador de Hojas de Cálculo Diferencia entre hojas Fiscales y Financieras E mail: aguilar1mx@gmail.com 35

21 Administrador de Hojas de Cálculo Ruta de acceso: Reportes / Administrador de hojas de cálculo El sistema cuenta con hojas fiscales y financieras predefinidas las cuales fueron creadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema, por lo que si se utiliza un catálogo diferente, dichas hojas se deberán adecuar al catálogo de cuentas que maneje la empresa. Diferencia entre hojas Fiscales y Financieras Hojas de cálculo financieras Hojas de cálculo fiscales Este tipo de hojas de cálculo presentan la información de estados financieros por medio de hojas de cálculo, como Balance General, Estado de Resultados, entre otros. Se utilizan para facilitar al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, como determinación de IVA, ISR, IETU, Anuales y Provisionales, entre otros. E mail: aguilar1mx@gmail.com 36

22 Traducción de Archivos Consideraciones previas Proceso de Traducción Consideraciones previas Antes de realizar la traducción de Base de Datos de versiones anteriores de Aspel COI, se deben tomar en cuenta los puntos siguientes: Realizar un respaldo de la base de datos en la versión anterior. Ejecutar el proceso de «Recuperación de Archivos» en la versión anterior. El sistema realiza la Traducción de Versiones 4.0 en adelante, en caso de contar con versiones anteriores, éstas se deberán traducir primeroalaversión4.0. Después de realizar el proceso de traducción, verificar la Naturaleza de las cuentas y los Rubros a los que pertenecen. Es probable que se requieran modificar los reportes en la nueva versión como: Balance General y Estado de Resultados. E mail: aguilar1mx@gmail.com 37

23 Proceso de Traducción Rutas de Acceso: Menú Utilerías / Traducción de archivos Esta opción ayuda a traducir la información contable capturada en versiones anteriores (Aspel COI 4.0 y 5.x), adaptando los datos a la estructura actual del sistema para que pueda ser leída por la versión Aspel COI 6.0. Es recomendable ejecutar este proceso antes de capturar movimientos para evitar que se sobrescriba la información anteriormente capturada. Proceso de Traducción E mail: aguilar1mx@gmail.com 38

24 Gracias! M. T. I. Ricardo Aguilar E. Venta Consultoría y Soporte Cursos Seminarios y Diplomados Distribuidor Autorizado E mail: aguilar1mx@gmail.com 39

25 Curso Taller: Aspel COI 6.0 ANEXO Proporciona el monto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado. Ejemplo: =COIWIN , U, N, F, C, #1], Esta fórmula enviará el número de cuenta, descripción, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta a la cuenta , sólo de las cuentas a nivel Mayor. La estructura de la matriz es la siguiente: =COIWIN Matriz! {@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa} Sus campos: Ctaini Ctafin U N I F M A C D H E T Función Cuenta inicial del copiado especial. Cuenta final del copiado especial. Número de cuenta Descripción de la cuenta Saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Total de cargos (Debe) Total de abonos (Haber) Diferencia entre Debe y Haber (E=D H) Tipo de cuenta (A= acumulativa, D= detalle) P Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2) O Incluye sólo cuentas con movimientos. Nn Número de departamento (de 1 hasta 999) Xnn #N {mmaa} Número de moneda Incluye cuentas de nivel, por ejemplo, si el sistema maneja los niveles 4 3 3, #1 representa las cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar. Período de donde se obtendrá la información, por ejemplo 0107 (Enero 2007). E mail: aguilar1mx@gmail.com 1

26 Curso Taller: Aspel COI Presenta la depreciación de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., también envía la depreciación actualizada, el valor actualizado de un activo, el factor de actualización, el monto original de un activo, así como la cantidad faltante por depreciar. Todo esto puede ser de un activo o de todos los activos. Ejemplo: 0199,0] Esta fórmula obtendrá el monto original de todos los tipos de activos. La sintaxis para utilizar esta función es la {Periodo} Sus campos: Sufijo <Clave> <FiniDepre> <FFinDepre> <Que> <FIniEjer> <FFinEjer {Periodo} Función. Representa el tipo de información que se requiere: A si requiere información de un sólo activo T si necesita información de un tipo de activo. Se indica la clave del activo o número del tipo de activo: <clave> si requiere información sólo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minúsculas, se debe escribir entre comillas, por ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deberá escribir como Librero 17. <NumTipo>En caso de necesitar información de un Tipo de activo, se debe indicar el número correspondiente al tipo de activo. Indica el periodo inicial de la depreciación. Indica el periodo final de la depreciación. Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación pudiendo ser uno de los siguientes sufijos: F Factor de actualización (sólo para activos) O Monto original del activo V Valor actualizado del monto original del activo P Depreciación del período E Depreciación del período actualizada A Depreciación acumulada R Cantidad restante por depreciar M Monto máximo deducible (valor a depreciar) D Valor real (Monto original Depreciación acumulada) L Valor real actualizado C 50% de la depreciación del período actualizado I Monto del activo para calcular el IMPAC Representan la fecha inicial del ejercicio. Representan la fecha final del ejercicio. Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al periodo en el que se está trabajando en el sistema, por ejemplo: si se está trabajando en el periodo de Noviembre 2005, la fecha de último cierre debe ser 31/12/04, es decir, al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estará abierto el archivo de activos del El parámetro {Periodo} es opcional, pero si se utiliza no se debe olvidar que la fecha del último cierre será calculada en base a este período. E mail: aguilar1mx@gmail.com 2

27 Curso Taller: Aspel COI En base a las fechas de inicio de depreciación y porcentaje de depreciación contable, proporciona la depreciación de un período (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc.), también muestra el monto original y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La sintaxis para utilizar esta función es la [<Sufijo><Clave>,<FlniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,< FlniEjer>, <FFinEjer>]{Periodo} Como se puede observar la sintaxis es muy similar a la sólo difieren en los sufijos que manejan en el campo <Que> los cuales son los siguientes: Sus campos: Opciones O X P A R Para obtener el monto original del activo. Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera. Para obtener la depreciación del período. Para obtener la depreciación acumulada. Para obtener la cantidad restante por Su función es mostrar la información general de la empresa. Esta fórmula devuelve el RFC de la empresa activa en Aspel COI La sintaxis para utilizar esta función es la Sus campos: Sufijo E D P C R Función Nombre de la empresa Dirección Población Registro Estatal RFC E mail: aguilar1mx@gmail.com 3

28 Curso Taller: Aspel COI 6.0 Presenta la información de un rubro de ,F Esta fórmula envía el saldo final de todas las cuentas del rubro 15. La sintaxis para utilizar esta función es la Sufijo, <Departamento>]<{MMAA}> Sus campos: Función Rango Rango del que se requiere la información <Departamento> Número de departamento involucrado (opcional) {MMAA} Periodo específico, mes y año (opcional) Sufijo N Descripción de la cuenta I Saldo inicial F Saldo final M Presupuesto mensual A Presupuesto anual C Presupuesto acumulado D Total de cargos (Debe) H Total de abonos (Haber) E Diferencia entre Debe y Haber (E=D H) P Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2) Proporciona el Índice Nacional de Precios al Esta fórmula envía el INPC de Noviembre de 2007 La sintaxis para utilizar esta función es la E mail: aguilar1mx@gmail.com 4

29 Curso Taller: Aspel COI 6.0 Sus campos: MM Función Mes del que se desea obtener el INPC. AAAA Año del que se desea obtener el INPC. N Una variable de esta fórmula es la N ] Número de meses hacia atrás que se tomarán en cuenta para enviar la información. Esta función devuelve el valor del Índice Nacional de Precios al Consumidor relativo del periodo activo, de acuerdo al número de meses (N). E mail: aguilar1mx@gmail.com 5