Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS

Transcripción

1 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS AMERICAN INTERNATIONAL INSURANCE AGENCY, INC. INFORME DE EXAMEN AGENCIA GENERAL (ENMENDADO) Al 31 de diciembre de 2004 Sandra Schwabe Examinadora

2 TABLA DE CONTENIDO ALCANCE DEL EXAMEN... 1 HISTORIA... 2 CONTROL Y ADMINISTRACION... 2 ACCIONISTAS... 2 JUNTA DE DIRECTORES... 2 OFICIALES... 3 LIBROS CORPORATIVOS... 3 ARTÍCULOS DE INCORPORACIÓN... 3 REGLAMENTO... 3 EXHIBICIÓN DE LICENCIAS... 4 LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD... 4 PERSONAL PRODUCTOR DE SEGUROS... 4 FONDOS NO RECLAMADOS... 5 RECLAMACIONES... 5 ESTADOS FINANCIEROS... 6 ESTADO DE SITUACIÓN... 7 ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS (NO AUDITADOS)... 8 COBRO Y MANEJO DE PRIMAS... 9 ASEGURADORES REPRESENTADOS CONTRATOS Y REMESAS DE PRIMAS A LOS ASEGURADORES PRIMAS PENDIENTES DE DEVOLUCIÓN A ASEGURADOS INFORMES ANUALES REGLA XXIX EXIGIBILIDAD Y PLANES DE PAGO DE PRIMAS RESUMEN DE PUNTOS IMPORTANTES RECONOCIMIENTO... 19

3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS 16 de febrero de 2006 Lcda. Dorelisse Juarbe Jiménez Comisionada de Seguros Oficina del Comisionado de Seguros Santurce, Puerto Rico Estimada Comisionada: Conforme a sus instrucciones y en armonía con la Notificación y Orden de Investigación Número E del 11 de febrero de 2005, se le practicó un examen regular de las transacciones y operaciones del agente general: American International Insurance Agency, Inc. a quien se hará referencia en este informe de examen, como la Agencia. ALCANCE DEL EXAMEN El examen cubrió el período comprendido entre el 1 de enero de 2000 al 31 de diciembre de 2004, aunque se le dio mayor atención a las operaciones y transacciones correspondientes al año El examen se llevó a cabo en las oficinas principales de la Agencia, ubicadas en la Avenida Muñoz Rivera # 250 Hato Rey, Puerto Rico.

4 2 El mismo tuvo como propósito determinar si la Agencia cumplió con las disposiciones del Código de Seguros de Puerto Rico su Reglamento, y aquellas Cartas Circulares y Normativas emitidas por la Oficina del Comisionado de Seguros. HISTORIA La Agencia se incorporó el 29 de enero de 1993, con el nombre de American International Agency, Inc. (Registro Número 83,396). La Agencia de acuerdo a sus artículos de incorporación esta autorizada para emitir 20,000 acciones sin valor par. El capital autorizado de la Agencia es de $1,000. Sus incorporadores fueron las siguientes personas: Manolo Rodríguez Menéndez Brenda Gil Guerra Kenneth W. Dowie CONTROL Y ADMINISTRACION ACCIONISTAS Al 31 de diciembre de 2004, American International Insurance Company of Puerto Rico posee la totalidad de las 10,000 acciones comunes emitidas y en circulación de la Agencia. JUNTA DE DIRECTORES Al 31 de diciembre de 2004, las siguientes personas componían la Junta de Directores de la Agencia: Manuel Rodríguez María Juliana Cantini Gustavo Lugo Francisco Díaz

5 3 Ana Alcaide Brenda E. Gil William A. West René Pinto Lugo OFICIALES Los Oficiales de la Agencia eran las siguientes personas: Francisco Díaz Manuel Rodríguez María Juliana Cantini Brenda E. Gil Presidente Vicepresidente Tesorera Secretaria LIBROS CORPORATIVOS ARTÍCULOS DE INCORPORACIÓN Los artículos de incorporación de la Agencia establecen, entre otras cosas, el nombre de la corporación, el nombre de la ciudad o pueblo donde radicará el sitio principal de negocios, la cuantía mínima del capital con que ha de comenzar sus operaciones, las clases y número de acciones que tendrá autorización para emitir, y la manera en que ejercerán sus poderes corporativos. Los artículos de incorporación de la Agencia no han sido enmendados durante el período examinado. REGLAMENTO El reglamento o "By-Laws" son las disposiciones a las que está sujeta toda persona natural o jurídica, que sea dueño o miembro de la corporación. Estas

6 4 disposiciones están contenidas en el documento constitucional de la corporación y presenta las normas o reglas detalladas que permiten el funcionamiento interno de la corporación. El reglamento de la Agencia no fue enmendado durante el período de nuestro examen. EXHIBICIÓN DE LICENCIAS Los Artículos y del Código de Seguros de Puerto Rico disponen que la licencia de un agente general deberá exhibirse en lugar visible en el sitio de negocios que está regularmente abierto al público. Además, el agente general deberá identificarse de acuerdo a la licencia que se le haya expedido al publicar cualquier aviso o material impreso, o al anunciarse por cualquier medio de comunicación. En nuestro examen observamos que la Agencia cumplió con ambas disposiciones. LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD Los Registros de la Agencia se llevaban en forma mecanizada. Los libros consistían de un mayor general, subsidiario de cuentas por cobrar y pagar, registro de comisiones. Estos libros y registros de contabilidad cumplían con las disposiciones del Artículo del Código de Seguros de Puerto Rico y con la Regla XI del Reglamento del referido código. PERSONAL PRODUCTOR DE SEGUROS Se verificaron los productores a los cuales la Agencia le efectuó pagos de comisiones durante el año 2004 y se encontró que todos poseían una licencia emitida

7 5 por la Oficina del Comisionado de Seguros, por lo que la Agencia cumplió con lo dispuesto en el Artículo 9.061(2) del Código de Seguros de Puerto Rico. FONDOS NO RECLAMADOS El Artículo (1)(b) del Código de Seguros de Puerto Rico, dispone que fondos no reclamados significa los dineros retenidos y adeudados incluyendo las primas no devengadas, por cualquier asegurador que esté haciendo negocio en Puerto Rico y que no hayan sido reclamados ni pagados dentro de un término de siete (7) años o más, luego de establecerse de los registros del asegurador, o su agente general, gerente, que tales dineros se convirtieron en vencidos y pagaderos bajo cualquier póliza de seguros. La Agencia mantenía un listado de fondos no reclamados que indica el nombre, última dirección conocida, número de póliza, fecha de vencimiento o fecha del cheque (no reclamado), cantidad, número de cheque (nuevo) y fecha. Para el período examinado, la Agencia radicó los informes de fondos no reclamados a la Oficina del Comisionado de Seguros, en cumplimiento con lo que dispone el Capítulo 26 del Código de Seguros de Puerto Rico. RECLAMACIONES La Agencia no interviene en el ajuste de las reclamaciones que hacen los asegurados. Se recibe la reclamación ya sea por aviso o reporte de parte del productor de la cuenta. La Agencia procede a verificar la cubierta y envía la hoja de verificación de cubierta junto con la documentación recibida, al departamento de reclamaciones del asegurador correspondiente.

8 6 ESTADOS FINANCIEROS A continuación se presenta el Estado de Situación y el Estado de Ingresos y Gastos al 31 de diciembre de 2004 y al 31 de diciembre de Los estados financieros presentados al 31 de diciembre de 2003 fueron certificados por la firma de contadores públicos autorizados, Pricewaterhouse Coopers LLP. A la fecha de nuestro examen Pricewaterhouse Coopers LLP se encontraba en el proceso de auditoría para la certificación de los estados financieros del año 2004.

9 7 AMERICAN INTERNATIONAL INSURANCE AGENCY, INC. ESTADO DE SITUACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004 ACTIVOS No Auditados Auditados Activos Corrientes Efectivo 75,806 1,066,883 Primas por Cobrar 3,484,789 5,597,381 Otros Activos 19,919 5,485 Total de Activos $3,580,514 $6,669,749 PASIVOS Y EQUIDAD DE ACCIONISTAS Pasivos Corrientes Primas por Pagar a Aseguradores-Neta de Comisión $2,812,315 $5,788,443 Comisiones por Pagar 159, ,516 Gastos Acumulados 17,575 Otros Pasivos 37,443 31,908 Total de Pasivos $3,009,699 $6,140,442 Capital Acciones Comunes (10,000 Acciones Emitidas Sin Valor Par) $ 1,000 $ 1,000 Capital Adicional Pagado y Contribuido 50,000 50,000 Ganancias Retenidas 519, ,307 Total Equidad de Accionistas $570,815 $529,307 Total Pasivos, Capital y Sobrantes $3,580,514 $6,669,749

10 8 AMERICAN INTERNATIONAL INSURANCE AGENCY ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS (NO AUDITADOS) Al 31 DE DICIEMBRE DE 2004 No Auditados Auditados Ingresos Comisiones Ganadas $826,798 $870,596 Menos: Comisiones Pagadas a Corredores y Agentes (343,359) (391,223) Ingreso Neto de Comisiones $ 483,439 $479,373 Menos: Gastos Administrativos (406,321) (369,574) Ganancia Operacional $ 77,118 $109,799 Otros Ingresos Intereses Ganados 15,110 3,475 Ganancia antes de Contribuciones sobre ingresos $ 92,228 $113,274 Contribuciones sobre Ingresos (50,720) (34,384) Ganancia Operacional Neta $41,508 $78,890 Ganancia Retenida-Comienzo 478, ,417 Ganancia Retenida-Final $ 519,815 $478,307

11 9 COBRO Y MANEJO DE PRIMAS El Artículo 9.380(2) del Código de Seguros de Puerto Rico dispone que todos los fondos que representan primas o primas devueltas recibidas por un agente general se recibirán en capacidad fiduciaria. Estos no se mezclarán con otros fondos del agente general y se acreditarán y pagarán en su totalidad a la persona con derecho a ello dentro de quince (15) días de la fecha en que le sean solicitados. Si la persona con derecho a ello no solicita la devolución de los fondos, los mismos se remitirán dentro de 90 días de ser efectiva la póliza, el endose o la cancelación de éstos. Si el agente general, gerente corredor o solicitador no cumple con el término anteriormente mencionado para la devolución de estas primas, éste está obligado a pagar intereses legales sobre el monto de las primas retenidas. Se realizó un análisis de las diferentes cuentas bancarias que posee la Agencia, para verificar que ésta mantenga una separación de fondos tal y como lo dispone el Artículo del Código de Seguros de Puerto Rico. El análisis reveló que la Agencia mantenía las siguientes cuentas bancarias: Banco Tipo de Cuenta Número de Cuenta Banco Bilbao Vizcaya Cuenta Corriente Concentradora Banco Bilbao Vizcaya Cuenta Corriente Cero Balance Banco Bilbao Vizcaya Cuenta Corriente Inversiones De la revisión a las referidas cuentas bancarias, se determinó que la Agencia no mantiene la separación de los fondos de primas de otros dineros recibidos por ésta. La Agencia tiene una cuenta concentradora donde deposita todos los dineros y dos (2)

12 10 cuentas que reciben sus fondos de la cuenta concentradora. Una de ellas es la cuenta de inversiones y la otra la cuenta balance cero. Esta cuenta balance cero la Agencia la utiliza para hacer todos los desembolsos, remesas de primas, devoluciones de primas, pagos de comisiones y gastos operacionales. La cuenta concentradora mantiene durante el año balances de no más de $100,000 ya que el banco tiene instrucciones de transferir los excesos de $100,000 a la cuenta de inversiones. La Agencia también hace transferencias de esta cuenta de inversiones a la cuenta concentradora cuando necesita estos fondos para cubrir los desembolsos efectuados desde la cuenta balance cero. Del análisis realizado a las cuentas bancarias, se concluyó que la Agencia no mantenía separación de fondos conforme lo dispone el Artículo 9.380(2) del Código de Seguros de Puerto Rico. ASEGURADORES REPRESENTADOS Para el año fiscal del , la Agencia representaba como agente y agente general a los siguientes aseguradores: Agente New Hampshire Insurance Company American International Insurance Company Agente General American International Insurance Company CONTRATOS Y REMESAS DE PRIMAS A LOS ASEGURADORES Asegurador American International Insurance Company Término de Remesa 60 días El contrato de agente general firmado el 1 de febrero de 1995 por la Agencia y American International Insurance Company establece que las primas se pagarán a los

13 11 60 días luego de haber terminado el mes en que se reportaron al Asegurador. Este contrato también establece que la Agencia remesará las primas al asegurador independientemente de que la Agencia las haya cobrado o no. No obstante, observamos que la Agencia paga las primas reportadas en el mes por grupos de pólizas y no por la totalidad de las primas incluidas en los reportes ( Account Current ). Algunas de las pólizas las remesa antes de 30 días y otras pasados 151 días por lo que no cumplió con lo dispuesto en los Artículos 9.380(2) y (3) del Código de Seguros de Puerto Rico. Este contrato también incluye una cláusula que le requiere a la Agencia para aquellos casos donde un asegurado tenga una póliza sujeta a auditoría donde hayan transcurrido seis (6) meses luego de la fecha de expiración de la póliza y no se haya podido efectuar la auditoría por que el asegurado o sus registros no se hayan hecho accesibles al auditor del asegurador, el cancelar las pólizas que el asegurado tenga en vigor a ese momento y retener la prima no devengada hasta que los registros del asegurado sean auditados y la prima sea ajustada. La situación que describe esta cláusula no esta incluida en el Artículo 2 de la Regla LV del Reglamento del Código de Seguros de Puerto Rico, Limitación de Cancelación por el Asegurador y Procedimiento para Renovación de Pólizas. El Artículo 2 de la Regla LV describe los fundamentos permitidos para la cancelación de pólizas. No obstante, el Artículo 3 de la Regla LV le permite a los aseguradores presentar para la aprobación del Comisionado otros fundamentos para la cancelación de una póliza que entienda no son arbitrarios ni irrazonables.

14 12 Le requerimos a la Agencia y al asegurador enmendar el contrato y eliminar ésta cláusula. Además le recomendamos al asegurador de desear volver a incluir esta cláusula deberá obtener la aprobación de esta oficina. PRIMAS PENDIENTES DE DEVOLUCIÓN A ASEGURADOS Con el propósito de determinar el cumplimiento a las disposiciones de los Artículos 9.380(2) y (2) del Código de Seguros de Puerto Rico, se tomó y analizó una muestra de 24 expedientes de aquellos asegurados que aparecían con balances a su favor en el Detalle de Añejamiento de Balances de Primas. Además se verificó la aplicación de los pagos de primas recibidos en el mes de noviembre de Encontramos que en los siguientes 16 casos, la Agencia no había devuelto las primas recibidas en exceso o aquellas primas a devolver por endosos o por la cancelación de las pólizas antes de la fecha de expiración.

15 13 Número de Póliza Fecha en que se recibió el Dinero en Exceso a la Prima de la Póliza o Fecha en que fue Efectiva la Cancelación o Endoso Número de Días en Atraso al 11 de marzo de 2005 Pasados los 90 Días de ser efectiva la Póliza, el Endoso o la Fecha de Notificación de la Cancelación de Estos Cantidad a Devolver antes de Incluir los Intereses Legales de marzo de $ de junio de , de noviembre de , de julio de de octubre de de enero de de diciembre de de septiembre de de febrero de de octubre de de febrero de de marzo de de noviembre de de diciembre de de enero de de octubre de de junio de Le requerimos a la Agencia el establecer los controles que le permitan cumplir con el término dispuesto por el Artículo 9.380(2) supra, para la devolución de las primas retenidas. También se le requiere revisar todos los balances que aparecen en su Detalle

16 14 de añejamiento de Primas a favor de los asegurados así como el detalle de su cuenta del mayor general Unmatch y dar estricto cumplimiento a las disposiciones del Artículo 9.380(2). INFORMES ANUALES El Artículo 1 de la Regla XV establece que todo Agente General o Gerente presentará al Comisionado, en los formularios que éste suministre, en o antes del 31 de marzo de cada año, un informe anual sobre sus negocios de seguros que corresponden al 31 de diciembre del año precedente. Si no se tramitó negocios, se informará así en el formulario. La Agencia sometió los Informes de Agente General y Gerente según lo requiere la referida disposición reglamentaria. REGLA XXIX EXIGIBILIDAD Y PLANES DE PAGO DE PRIMAS La Regla XXIX del Reglamento del Código de Seguros de Puerto Rico, según enmendada para ser efectiva el 1 de junio de 2003, establece que la prima o el primer plazo de un contrato de seguros de líneas personales así como de las comerciales serán exigibles y pagaderos a la fecha de efectividad de las pólizas. El endoso IL-0136 describe las formas de pago de primas que deben efectuarse en o antes de que la póliza sea efectiva. Según nos informaron los oficiales de la Agencia, ésta se creo primordialmente para dar servicio a las cuentas multinacionales de AIG. Estas compañías multitacionales coordinan las cubiertas de seguros para todas sus afiliadas a través de un corredor ubicado en el lugar donde residen las oficinas centrales de estas compañías.

17 15 Este corredor a su vez solicita cotizaciones de la Oficina de AIG donde se origina la cuenta. Esta oficina donde se origina la cuenta le envía toda la información a la división de suscripción de riesgos del asegurador en Puerto Rico. Las primas de estas pólizas de compañías multinacionales la Agencia las recibe a través del corredor local, directas del asegurado o la oficina que origina la cuenta las cobra del corredor que coordinó las cubiertas o del asegurado. Estas primas que cobra la oficina que originó la cuenta se centralizan principalmente en North America Inc. (NAI), también conocido como North America Division, NAD y NAI. La Agencia, American International Insurance Company of Puerto Rico, American International Underwriters (Latin America), Inc. (AIULA) y NAD acordaron, entre otros asuntos, efectivo el 1 de diciembre de 2003 lo siguiente: 1. AIULA le pagaría a AIIA las primas a ser cobradas por NAD diariamente a través de transferencias electrónicas. 2. NAD depositaría $3,000,000 a AIULA 3. La Agencia y AICO le pagarían a AIULA cada una $250 por mes por sus servicios. Según nos informaron los oficiales de la Agencia este acuerdo se hizo con el propósito de cumplir con la Regla XXIX. No obstante, con ese acuerdo la Agencia recibe la prima de NAD y no del asegurado. La referida Regla no provee para que el pago de la prima lo adelante una entidad afiliada de la Agencia. En aquellos casos donde estas primas de pólizas multinacionales no se reciban a la fecha de efectividad de

18 16 la póliza del asegurado, la Agencia estaría incurriendo en una violación al Artículo 4 de la Regla XXIX. La Agencia deberá dar estricto cumplimiento a la Regla XXIX. Se escogió una muestra de trece (13) expedientes de pólizas para verificar si la Agencia había recibido la prima o el primer plazo en o antes de que la póliza sea efectiva. De la revisión efectuada a dicha muestra, encontramos que en los siguientes nueve (9) casos, la Agencia cobró la prima o el primer plazo de ésta posterior a la fecha de efectividad, por lo que la Agencia no cumplió con lo establecido por la Regla XXIX del Reglamento del Código de Seguros de Puerto Rico. El Endoso IL-0136 establece que si la prima correspondiente a la póliza es pagada en su totalidad por el asegurado, y no está sujeta a ninguna forma de financiamiento contemplada por este endoso, el pago total de la prima debe recibirse en o antes de la fecha de efectividad de la póliza. En los siguientes casos, el pago de la prima se recibió posterior a la fecha de efectividad de la póliza o a la fecha de nuestro examen la prima no había sido pagada. NOMBRE DEL ASEGURADO NÚMERO FECHA DE FECHA DE TOTAL DE DE PÓLIZA EFECTIVIDAD PAGO LA PRIMA Archer Daniels Midland Company /10/03 82, Hard Rock Cafe Puerto Rico Inc /10/03 15/2/05 6, United Technologies Corp. & Carrierr P.R /1/04 177, Moorebusiness Forms de P.R., SA /7/04 25, The Ritz Carlton San Juan Hotel /10/03 30/1/04 927, San Juan Marriott Resort /10/03 30/1/ Alderwoods Group Inc /12/03 27, Citigroup Inc /7/04 5/1/05 2, Citigroup Inc /7/04 32,297.00

19 17 RESUMEN DE PUNTOS IMPORTANTES 1. La Agencia no mantiene la separación de los fondos de primas de otros dineros recibidos por ésta contrario a las disposiciones del Artículo 9.380(2). Página 9 2. Algunas de las pólizas las remesa antes de 30 días y otras pasados 151 días por lo que no cumplió con lo dispuesto en los Artículos 9.380(2) y (3) del Código de Seguros de Puerto Rico. Página Le requerimos a la Agencia y al asegurador enmendar el contrato y eliminar la cláusula de cancelación de otras pólizas de asegurados a los cuales no se les haya podido efectuar auditorías luego de haber transcurrido seis (6) meses luego de la fecha de expiración de pólizas sujetas a auditorías. Además le recomendamos al asegurador de desear volver a incluir esta cláusula deberá obtener la aprobación de esta Oficina conforme requiere el Artículo 3 de la Regla LV del Reglamento del Código de Seguros de Puerto Rico. Páginas 11 y Se encontró en dieciséis (16) casos, de una muestra de veinticuatro (24) casos con balances a favor de los asegurados en el detalle de añejamiento de balances de primas por cobrar que la Agencia no ha devuelto las primas en el término dispuesto en el Artículo 9.380(2). Página Se encontró un caso en los pagos acreditados en el mes de noviembre de 2004, donde se recibió prima en exceso por $19,641 la cual a la fecha de nuestro examen no se había devuelto al asegurado. Página 13

20 18 6. Le requerimos a la Agencia el establecer los controles que le permitan cumplir con el término dispuesto por el Artículo 9.380(2) supra, para la devolución de las primas retenidas. Página También se le requiere revisar todos los balances que aparecen en su Detalle de añejamiento de Primas a favor de los asegurados así como el detalle de su cuenta del mayor general Unmatch y dar estricto cumplimiento a las disposiciones del Artículo 9.380(2). Página En aquellos casos donde las primas de pólizas multinacionales no se reciban a la fecha de efectividad de la póliza del asegurado, la Agencia estará incurriendo en una violación al Artículo 4 de la Regla XXIX. La Agencia deberá dar estricto cumplimiento a la Regla XXIX. Páginas Se tomó una muestra de trece (13) pólizas para ver el cumplimiento con la Regla XXIX y se encontró que en nueve (9) de ellos la Agencia no había recibido el pago en o antes de la fecha de efectividad de la póliza por lo que la Agencia no cumplió con la Regla XXIX. Página 16

21 19 RECONOCIMIENTO Se hace reconocimiento a los empleados y oficiales de la Agencia, por la colaboración recibida durante el transcurso del examen. Respetuosamente, Sandra Schwabe Examinadora