Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa

Transcripción

1 ImasisEventos Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisEventos es una aplicación que puede ser utilizada por personas o empresas dedicadas a la coordinación de eventos, renta de salones, mobiliario y equipo para eventos. Administre su negocio de manera eficiente con un adecuado control y seguimiento al cliente En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones: Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros Salir: Permite cerrar y salir del programa

2 Editar: Cortar: Cortar un texto Copiar: Permite copiar al portapapeles un texto Pegar: Pega un texto previamente copiado o cortado Catálogos: Artículos/Servicios: Es la lista de servicios y artículos con sus respectivos precios Contenidos: Son los elementos que componen un producto o servicio principal por ejemplo un banquete para 100 personas llevará ciertos contenidos ejemplo 10 meseros, 2 valet, etc. Etiquetas: Usted puede etiquetar los productos de sus base de datos que así lo requiera Clientes: Es la base de datos de los Clientes o clientes que compran o contratan sus servicios Ciudades y Estados: Son las entidades en las que habitan los Clientes a los que les prestamos nuestros servicios Horas: Son las horas en que el cliente o prospecto nos contacto Medios: Son los diferentes orígenes por los cuales el Cliente nos contacta ejemplo: Pagina WEB, recomendación, volante, etc. Edades: Son los rangos de edades de nuestros clientes que forman parte de los datos estadísticos Recepcionista: Es la persona que recibió al cliente para atenderlo o las llamadas Zonas: Son las zonas de donde nos visita el cliente Giros: Es la actividad del cliente ya sea particular, empresarial y que nos permitirá en un futuro orientar nuestras promociones Oficinas: Si contamos con más de una oficina o punto de venta aquí se clasifican Tipos de tareas: Son los grupos en los cuales se clasifican las actividades que realizamos ejemplos: cita, cotización, renta, llamada, etc. Artículos: Familias de Artículos: Son los grupos en los cuales se clasifican los servicios o artículos que manejamos, ejemplo: centro de mesa, audio, mobiliario, etc. Familias de Materiales: También llamado contenidos son los grupos de elementos base de nuestros artículos o servicios primarios Marcas: Son las marcas de los artículos que manejamos, ejemplos: Herradura, Bacardí, etc. Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan las materias primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el

3 proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Equipos: Son los equipos que tenemos para apoyo de los eventos ejemplo máquina de humo, brincolines, rocola, etc. Empleados: Son nuestros colaboradores los cuales pueden ser permanentes o temporales Operaciones Pago a proveedores: Es la base de datos de los gastos generales que realizamos a los proveedores y que permiten controlar el flujo de pagos Contenidos: Es la herramienta que permite la integración de los elementos que conforman un artículo o servicio primario Proyectos Cotizar: Es la base de cotizaciones que realizaremos a nuestros clientes y que integra los elementos de costo y características Reportes Inventario: Permite conocer la cantidad de productos que tenemos en inventario Cartas: con esta herramienta podemos elaborar varios tipos de documentos personalizados por Cliente como por ejemplo: convenios, acuerdos, contratos, etc. Gráficas y reportes: En este apartado podemos obtener reportes y gráficas de nuestros clientes y prospectos Utilerías Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente pueden tener acceso al programa Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc. Exportar: Este apartado permite al administrador exportar información de los servicios a un archivo de texto el cual puede ser abierto por excel

4 Bitácora: Esta opción permite conocer a los usuarios que accesán con fecha y hora de ingreso y salida Ventana Ventana en cascada permite colocar las ventanas del programa de manera que sen visibles de forma ordenada en cascada Descripción de funciones del programa Como primera acción de debe llenar los datos del negocio en el apartado de Utilerías / Parámetros / Editar / Generales para que estos datos aparezcan al momento de realizar una cotización Para agregar el logotipo deberá acceder a Utilerías / Parámetros / Editar / Extras y presionar en botón con la pequeña imagen de esta forma aparecerá la opción para seleccionar la imagen la cual debe ser JPG (base 3 colores), gif o BMP en base a lienzo cuadrado de un máximo de 500 x 500 pixeles

5 En las cotizaciones aparecen frases que usted puede editar en el apartado de Utilerías / Parámetros / Editar / Frases estas frases usted las puede modificar al realizar la cotización Manejo de catálogos de información Estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Clientes, Proveedores, Artículos, Servicios, etc. Tomaremos como ejemplo la base de datos de Clientes Para dar de alta un cliente debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que el cliente Catálogos / Clientes En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar un cliente) editar (modificar los datos ya existentes) Borrar (eliminar el registro) Nota: si usted borra un registro ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma

6 regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así Esta función aplica para todas las listas ejemplo: servicios, proveedores, etc. Para crear un registro nuevo o editar los datos solo pulse el botón correspondiente y aparecerá esta ventana Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera a su cliente, obviamente si haremos un servicio o entrega a domicilio serán muy importante todos los datos. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar.

7 Si el catálogo lleva foto como en el caso de los servicios ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotosservicios\renta.jpg, ruta no valida: c:\archivogeneral\fotosservicios\catalogodeserviciosgenerales\renta.j pg Alta de un Cliente: Usted dará de alta al Cliente en este apartado Catalogo/Clientes solo deberá eligir nuevo Cliente o en caso de modificar la información eligirá modificar datos Para programar citas en necesario dar de alta a los Clientes previamente y luego ingresar a programación de tareas / citas Usted puede imprimir un reporte por cada cita solo debe seleccionar la opción reporte en la esquina inferior izquierda Para elaborar una cotización o nota de venta usted podrá realizarla en Punto de venta / Nota cotización

8 Deberá elegir la opción nuevo y registrar los datos que se le solicitan para elaborar la cotización para agregar productos o servicio después de que genero el proyecto solo deberá arrastrarlos del lado izquierdo al derecho para que se incluyan en la cotización. Para administrar las citas y los compromisos solo debe acceder al panel en el apartado de Proyectos/Agenda usted tiene a la vista la semana completa y puede cambiarla con solo seleccionar las fechas ubicadas en el campo fecha y se moverá semana a semana posteriormente solo deberá presionar el botón seleccionar semana Para agregar un evento solo deberá presionar el botón N ubicado en la parte baja de cada día y llenar los datos solicitados Las cotizaciones son una herramienta muy importante para alcanzar las metas de negocio y se pueden realizar de forma sencilla y completa en varios formatos

9 Para realizar una cotización solo debe incesar a Proyectos / Cotizaciones y seleccionar nuevo en la parte superior se deben llenar los datos solicitados entre ellos la información del cliente Llenar datos del proyecto (cotización) para ello requiere haber dado de alta previamente a su cliente en Catálogos / Clientes / Nuevo Para agregar artículos o servicios a la cotización solo debe arrastrar de la base de información (desde la que aparece en tono rojo hacia la que esta de lado derecho)

10 Al realizarlo aparecerá una ventana emergente para que usted anote cantidad y precio final Usted dispone de seis modelos diferentes para imprimir su cotización

11 Para dar de alta sus contratos, carta y convenios debe acceder a Reportes / Cartas usted dispone de documentos de 4 páginas máximo por cada uno y en caso de requerir más páginas los puede hacer en partes En la parte superior aparecerán sus clientes y desde aquí usted puede agregar, editar o borrarlos para ello usara los botones Nuevo Cte. Editar Cte. o Borrar Cte.

12 Nota: desde esta ventana no se debe editar el documento ya que los cambios realizados nos e guardarán para ello utilice el botón editar Para agregar una nuevo documento deberá presionar la opción Nueva y llenar o copiar los datos solicitados, posteriormente ponerle un nombre y almacenarla Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material