MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Transcripción

1 MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL PARA EL INICIO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN O ARRENDAMIENTO DE BIENES, EJECUCIÓN DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS, INCLUIDOS LOS DE CONSULTORÍA 2016 Página 1 de 33

2 Tabla de contenido Presentación:... 5 Montos de Contratación 2016:... 5 Fase Preparatoria: Identificación de oportunidades para el desarrollo... 5 Fase Precontractual: Garantía de oportunidades para la mejor compra posible... 6 Plan Anual de Contratación:... 6 Ordenador de Gasto:... 6 Estudios:... 6 Presupuesto:... 8 Partida Presupuestaria:... 9 Presupuesto referencial:... 9 Términos de Referencia (TDR): Objetivos: Alcance: Justificación: Metodología de trabajo: Información que dispone la entidad: Productos o servicios esperados: Forma de Entrega: Personal técnico / Equipo de trabajo / Recursos: Especificaciones Técnicas (ET): Parámetros de Evaluación: a) Personal Técnico Mínimo: Página 2 de 33

3 b) Experiencia mínima del personal técnico clave: c) Experiencia general y específica mínima (no menor a 5 años): d) Metodología y Cronograma de ejecución del proyecto: e) Equipos e instrumentos disponibles: f) Otro(s) parámetro(s) resuelto(s) por el área requirente: Evaluación por Puntaje: Otro(s) parámetro(s) resuelto(s) por la entidad: Código Central de Producto (CPC): Designar los proveedores y/o consultores: Proyectos de Inversión: Garantías: Soporte Técnico: Vigencia Tecnológica: En el caso de mantenimientos: Forma de Pago: Periodicidad del Planillaje: Plazo de Ejecución contractual: La ejecución del contrato inicia en: Tipo de adjudicación: Actas de Entrega y Recepción: Descripción del término de recepción en el caso de obras y consultoría: Multas: Designación de Comisión Técnica y/o Responsables del procedimiento: Obligaciones del Contratista: Página 3 de 33

4 Obligaciones del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca: Documentación de soporte: CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PRINCIPIOS RECTORES ESTABLECIDOS EN LA LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA (MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA EL DESARROLLO DEL ECUADOR 2015) Página 4 de 33

5 Presentación: El presente manual ha sido elaborado por la Dirección de Contratación Pública con el objetivo de dar a conocer a las áreas requirentes del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, los fundamentos técnicos y legales para el inicio de los procedimientos de contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría Montos de Contratación 2016: Se deberá tomar en cuenta las nuevas cuantías de contratación para el presente año. CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO MONTOS DE CONTRATACIÓN Catálogo Electrónico Sin Límite Ínfima Cuantía Igual o menor a $5.967,02 BIENES Y Menor Cuantía Menor a $59.670,20 SERVICIOS Cotización Entre $59.670,20 y $ ,47 Licitación Mayor a $ ,47 Subasta Inversa Electrónica Mayor a $5.967,02 Menor Cuantía Menor a $ ,69 Cotización Entre $ ,69 y $ ,95 OBRAS Licitación Mayor a $ ,95 Contratación Integral a Precio Mayor a $ ,32 Fijo Contratación Directa Menor o igual a $59.670,20 CONSULTORÍA Lista Corta Mayor a $ $59.670,20 y menor a $ ,47 Concurso Público Mayor o igual a $ ,47 Fase Preparatoria: Identificación de oportunidades para el desarrollo La fase de preparación para los procedimientos de contratación es importante y de mucha responsabilidad que empieza con la necesidad del proyecto. La fase preparatoria de todo procedimiento licitatorio comprende la conformación de la Comisión Técnica requerida para la tramitación de la licitación así como la elaboración de los pliegos. Página 5 de 33

6 Fase Precontractual: Garantía de oportunidades para la mejor compra posible Dentro de una contratación, quienes hubieren intervenido en cualquiera de las fases de los procedimientos precontractuales de preparación, selección, contratación así como en la ejecución misma de los contratos serán personal y pecuniariamente responsables por el incumplimiento de las disposiciones de la LOSNCP, su Reglamento y demás Resoluciones del SERCOP. Plan Anual de Contratación: El requerimiento deberá estar contemplado previo a su inicio en el Plan Anual de Contratación PAC y las Resoluciones de Inclusión al PAC correspondientes, de acuerdo a la planificación anual y plurianual de la Institución, de conformidad a lo establecido en el Art. 22 de la LOSNCP y Art. 25, 26 del RGLOSNCP, los mismos que deben ser adjuntados mediante impresiones como anexos al requerimiento. El tipo de compra determinado por el área requirente estará enlazada al Plan Anual de Contratación del MAGAP y no podrá ser modificado. Ordenador de Gasto: Establecer la autorización de conformidad al ordenador de gasto, mencionando la delegación de manera puntal conforme conste en el Acuerdo de delegación correspondiente, con la siguiente información: - Nombres y Apellidos completos. - Cédula de Ciudadanía. - Cargo. Estudios: Previo a solicitar el iniciar del procedimiento precontractual, se deberá contar con estudios debidamente aprobados por la instancia correspondiente, de conformidad a lo establecido en el Art. 23 de la LOSNCP, 69 del RGLOSNCP y el Manual de buenas prácticas en la contratación pública para el desarrollo del Ecuador, para lo cual se adjuntaran los siguientes estudios e información necesaria para continuar con la elaboración del pliego: Página 6 de 33

7 1.- Estudio de necesidades.- El área requirente deberá identificar, analizar y definir las necesidades imperantes de la contratación, de conformidad con la Constitución, leyes sectoriales y el Plan Nacional para del Buen Vivir. 2.- Estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos.- De acuerdo a la naturaleza de la contratación, el área requirente deberá realizar y adjuntar los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, vinculados al Plan Anual de Contratación. 3.- Estudio de mercado.- El área requirente previo a solicitar el inicio del procedimiento de contratación deberá contar el respectivo estudio de mercado el cual será realizado en base a proformas o cotizaciones sean estas escritas o por medio digital con las respectivas firmas de responsabilidad, las mismas que serán anexadas al referido estudio de mercado. Las proformas o cotizaciones tendrán un periodo de validez por el tiempo para el que haya sido emitidas, este estudio será presentado en base a cuadros comparativos a fin de determinar el presupuesto referencial de la contratación. Este estudio servirá de guía para la elaboración del objeto del contrato, a fin de generar un criterio sobre la viabilidad de generar esa actividad contractual. 4.- Estudio de viabilidad (estudio costo-beneficio, costo-eficiencia o costo efectividad).- Donde se detalle la necesidad de la compra, y deberá tomarse la alternativa que conforme a un estudio costo-beneficio, costo-eficiencia o costo efectividad, presente mayor cantidad de beneficios tomando en cuenta los factores previamente mencionados, lo que incluye la decisión sobre qué comprar, bajo qué mecanismo hacerlo y el presupuesto que podría emplearse. 5.- Estudio del Valor Agregado Ecuatoriano (Umbral de Valor Agregado Ecuatoriano Mínimo) y el porcentaje correspondiente (de ser el caso). 6.- Estudio de la Desagregación Tecnológica.- El área requirente previa a realizar el procedimiento de licitación de obras deberá realizar el procedimiento de aprobación de los estudios de desagregación tecnológica. 7.- Análisis de Compra de inclusión.- El área requirente previa a solicitar el inicio del procedimiento deberá contar con el análisis de compra de inclusión establecido en el catalogo electrónico: Servicio de alimentos Servicio de alquiler de vehículos de transporte Página 7 de 33

8 Servicio de conexión eléctrica Servicio de limpieza Servicio de pintura Servicio de transporte terrestre de carga pesada Servicios de confección textil 8.- Proveedores o Consultores sugeridos.- Determinando la Razón social, RUC / Pasaporte y Naturaleza de los Proveedores o Consultores (Natural, Jurídica, Consultores individuales, Firmas consultoras u Organismos facultados para ejercer consultoría -En el caso de lista corta los consultores deberán ser de la misma naturaleza-). 9.- En caso de ser consultores extranjeros.- Se deberá realizar como requisito previo el procedimiento de capacidad nacional y contar con la respectiva autorización del SERCOP En caso de adquisición de vehículos.- que no constan en el catálogo electrónico se deberá realizar como requisito previo el procedimiento de producción nacional y contar con la respectiva autorización del SERCOP. Presupuesto: Se deberá certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación, de conformidad a lo establecido en el Art. 24 de la LOSNCP y 27 del RGLOSNCP. El Área requirente para establecer el presupuesto referencial debe contar con el análisis técnico mediante el cual se determinen, costos de los bienes o servicios, calidad, precios unitarios, cuadros comparativos de los mismos, que justifiquen el presupuesto solicitado. La partida presupuestaria debe ser solicitada por la totalidad de la contratación incluyendo el IVA. El área requirente determinara el presupuesto referencial sin incluir IVA. El área requirente deberá desglosar el presupuesto de la contratación individual y total sin incluir IVA con la siguiente información: - Descripción - Unidad - Cantidad - Valor Unitario - Valor Global Página 8 de 33

9 Para el caso de los procedimientos de Obras el área requirente debe elaborar el presupuesto en base al formulario establecido por la Dirección de Contratación Pública y el instructivo determinado por el SERCOP donde se detalle el presupuesto de la obra que deberá ser generado en archivos de extensión *.xls., que contendrá la siguiente información requerida: - Numero - Rubro - Unidad - Precio Unitario - Precio Global En los procedimientos de bienes se pueden agregar una o varias partidas presupuestarias, las mismas que deberán estar enlazadas al Plan Anual de Contratación del MAGAP. Para el caso de contrataciones a través de procedimiento de Obra, Servicio y Consultoría, el sistema no permitirá elegir más de una partida presupuestaria o cuenta contable dentro del Plan Anual de Contratación, las mismas que deberán estar enlazadas al Plan Anual de Contratación del MAGAP. Partida Presupuestaria: Se debe establecer el número de la partida presupuestaria, mencionando el memorando con el cual se emite la certificación Presupuestaria por parte de la Dirección Financiera. El área requirente adjuntara la certificación presupuestaria (suscrita manualmente) y con el respectivo impreso del ESIGEF como anexos al requerimiento en donde se certifica la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente y/o futura. No es posible iniciar una contratación sin la certificación del presupuesto a utilizarse. Presupuesto referencial: Este debe ser establecido en números y letras, sin incluir el IVA. En el caso de los procedimientos de bienes que contengan componente de servicio o viceversa se deberá enviar la siguiente información: - Descripción. - Cantidad. - Unidad. - Presupuesto referencial unitario. - CPC nivel 9. Página 9 de 33

10 Términos de Referencia (TDR): El área requirente completará los siguientes campos para el registro de los términos de referencia: Antecedentes de la Contratación: En el cual se detallará el nacimiento del objeto a contratar en base a los requerimientos, memorandos, informes por parte de las Áreas requirentes, proyectos del cual surge dicho requerimiento, etc. Las circunstancias previas que argumenten o que permitan comprender la contratación. Objetivos: Los fines a los que se dirige o encamina la contratación ( para qué?). Alcance: Establecer qué está? y qué no está? definido en el proyecto y sus entregables. Justificación: Detallar y motivar la razón por la cual se va a realizar dicha adquisición, servicio, consultoría u obra justificando sus objetivos, alcance, logros, metas propuestas, etc. Metodología de trabajo: Conjunto de procedimientos, etapas y/o actividades a ser utilizados para alcanzar un objetivo ( cómo?). Información que dispone la entidad: Información disponible para el procedimiento como diagnósticos, estadísticas, planos, etc. Página 10 de 33

11 Productos o servicios esperados: Productos o servicios entregables que se espera recibir y cómo serán entregados ( qué? y cómo?). Forma de Entrega: Establecer de manera clara cuantas entregas se van a realizar dentro de la contratación y definir cada una de ellas de acuerdo al plazo convenido, de la cual se suscribirán actas de entrega parcial y una definitiva. La forma de entrega en caso de ser parcial se detallará con la siguiente información: - Plazo (días calendario) - Descripción El área requirente establecerá la descripción del término de recepción en cual detallará como se entregarán los productos y donde se entregarán los mismos. Personal técnico / Equipo de trabajo / Recursos: Personal técnico, el equipo de trabajo y los recursos con los cuales debe contar el proveedor ( con quién? o con qué?). Especificaciones Técnicas (ET): Esto solo se solicitará en los procedimientos de adquisición de bienes de Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía, Cotización y Licitación. El área requirente completará los siguientes campos para el registro de las especificaciones del bien: - Atributo - Características, requisitos funcionales o tecnológicos. - Condiciones de uso. - Cantidad. - Unidad. En el caso de que los bienes requieran de un componente de servicio detallará la siguiente información. Página 11 de 33

12 - Descripción - Cantidad - Unidad - Presupuesto Referencial Unitario. - Precio Referencial Subtotal. Parámetros de Evaluación: De acuerdo al procedimiento de contratación se deberá establecer medios de evaluación; para lo cual, el área requirente deberá tomar en cuenta los formularios establecidos por la Dirección de Contratación Pública y solicitar los parámetros que consideran necesarios para la evaluación: La metodología de evaluación "cumple no cumple" deberá tener las siguientes consideraciones: 1. En los parámetros deben definirse los mínimos admisibles y de obligatorio cumplimiento de tal modo que no haya duda ni lugar a la interpretación subjetiva. 2. Esta metodología no contempla puntajes ni ponderaciones; es absoluta en su aplicación en afirmativo o negativo. 3. Solamente los oferentes que cumplan todos los parámetros establecidos pueden pasar a la siguiente etapa. Mientras que la metodología de evaluación "por puntaje" deberá tener las siguientes consideraciones: 1. Un parámetro es puntuable únicamente a partir de la acreditación de mejores condiciones que las fijadas como mínimas o máximas. 2. Cada parámetro debe ser íntegramente definido, debe expresar exactamente que se va a medir y como se va a medir. 3. Tiene que ser dimensionado; debe señalarse cuál es el valor de referencia a partir del cual o por el cual se otorgará puntajes. 4. La evaluación de parámetros por puntaje no debe usarse para el rechazo o descalificación de una oferta bajo ningún concepto. Requisitos Habilitantes.- Las áreas requirentes determinaran las condiciones necesarias para la realización del procedimiento. Estos requisitos se establecerán de acuerdo a competencias, considerando la naturaleza del objeto a contratar, su valor y modalidad de los requisitos establecidos, aplicando para el efecto la simplificación de trámites, la obtención de información a través de sistemas electrónicos y catastros públicos. Página 12 de 33

13 Definición de los criterios de evaluación.- Las áreas requirentes establecerán los criterios de evaluación, es decir la lista de situaciones que serán valoradas para la calificación y ponderación de conformidad con la naturaleza del objeto a contratarse, la modalidad de selección y normativa vigente. a) Personal Técnico Mínimo: A efectos de evaluar este parámetro, el área requirente deberá definir el listado del personal técnico necesario para el proyecto, la posición que ocupará, la formación profesional que deberá acreditar y el instrumento por el que se comprometerá su participación. De ser el caso podrá establecer condiciones de experiencia mínima a ser acreditadas por cada uno de los miembros del equipo, en concordancia con la naturaleza y dimensión del proyecto a contratar. Donde se señalaran los siguientes datos: - Función - Nivel de estudio - Titulación académica - Cantidad b) Experiencia mínima del personal técnico clave: El área requirente deberá definir cuál es la experiencia que cada uno de los miembros del personal técnico clave propuesto: a. El área requirente deberá definir cuál es la experiencia que cada uno de los miembros del personal técnico mínimo deberá acreditar como mínimo, ya sea en años, número o monto de proyectos en los que haya participado. b. Se reconocerá la experiencia adquirida en relación de dependencia, si el certificado emitido por el contratista o el representante legal de la Entidad Contratante demuestra su participación efectiva, como empleado privado o servidor público, en la ejecución de la o las obras. c. Para cada caso ha de establecerse el instrumento o medio por el que se comprobará la experiencia adquirida. El área requirente deberá señalara los siguientes datos: - Descripción - Tiempo mínimo (Horas, días, meses y años). Página 13 de 33

14 - Número de proyectos - Monto de proyectos c) Experiencia general y específica mínima (no menor a 5 años): a. El área requirente definirá con precisión cuál es la experiencia mínima que deberá acreditar el oferente, ya sea en número o dimensión de proyectos y montos contractuales; se definirá exactamente qué tipo de trabajos se aceptarán como experiencia general y cuales como experiencia especifica; así como el instrumento por el que se demostrará la misma. b. Para la determinación del cumplimiento de la experiencia general y específica mínima se estará también a las reglas de participación expedidas por el SERCOP para los procedimientos de contratación. c. La experiencia específica mínima deberá estar directamente relacionada con el objeto de la contratación. d. La experiencia adquirida en calidad de subcontratista será reconocida y aceptada por la entidad contratante en la cual participó, siempre y cuando tenga directa relación al objeto contractual. En la experiencia general y específica mínima se detallaran los siguientes datos: - Tipo: Donde puede elegir entre: Experiencia Específica o Experiencia General. - Descripción - Experiencia adquirida en los últimos años - Número de proyectos similares - Monto contractual - Valor del monto mínimo - Monto mínimo con sumatoria de contratos d) Metodología y Cronograma de ejecución del proyecto: El área requirente deberá especificar los aspectos puntuales que el oferente debería presentar y cumplir como parte de la metodología. e) Equipos e instrumentos disponibles: Los equipos e instrumentos disponibles deberán ser definido en función de su tipología (sin determinación de marcas y modelos con sus medidas y pesos) y Página 14 de 33

15 utilizando especificaciones técnicas no direccionadas; no se fijarán condiciones que carezcan de soporte legal o que resultaren excesivas para el tipo de objeto a ejecutar. a. Se considerará exclusivamente el equipo necesario para que el oferente cumpla con las condiciones establecidas en la adquisición o, preste el servicio y en consecuencia, si fuere del caso, se deberá fundamentar debidamente la necesidad de contar con equipamientos especiales b. En todos los casos, se evaluará la disponibilidad del equipo mínimo solicitado, y no su propiedad. En esta lógica, bajo ningún concepto se considerará como criterio de admisibilidad de las ofertas o como parámetro de calificación, el establecimiento de porcentaje alguno de equipo mínimo de propiedad del oferente. La propiedad del equipo no será condición a calificar ni tampoco se construirán parámetros en función de esa condición. c. Se presentará las matrículas del equipo propuesto por parte de los oferentes, sea que el equipo sea de su propiedad, se ofrezca bajo arriendo o compromiso de arrendamiento, compromiso de compraventa o en general de cualquier forma de disponibilidad. EL área requirente verificará la necesidad de incluir o no este formulario en el procedimiento de contratación. De ser indispensable, el listado del equipo o instrumentos necesarios para la ejecución de los trabajos deberá ser definido en función de su tipología, funcionalidad o aplicabilidad y utilizando especificaciones técnicas no direccionadas; no se fijarán condiciones que carezcan de soporte legal o que resultaren excesivas para el tipo de trabajos a ejecutar. Donde se ingresarán los siguientes datos: - Equipos y/o instrumentos - Características - Cantidad f) Otro(s) parámetro(s) resuelto(s) por el área requirente: En el caso que el área requirente considere necesario añadir un parámetro adicional éste deberá ser debidamente sustentado, relacionado con el proyecto y no contravenir la LOSNCP, su reglamento o las resoluciones emitidas por el SERCOP; deberá estar completamente definido, no será restrictivo ni discriminatorio y deberá establecer su indicador y el medio de comprobación, en base a los formularios determinados por la Dirección de Contratación Pública para cada procedimiento de contratación. Página 15 de 33

16 El área requirente determinará los requisitos mínimos adicionales que se solicitarán en el procedimiento de contratación. Evaluación por Puntaje: Se deberá ingresar la descripción y la valoración de cada parámetro conforme lo solicitado para cada procedimiento de contratación, en base a los formularios elaborados por la Dirección de Contratación Pública. Otro(s) parámetro(s) resuelto(s) por la entidad: El área requirente podrá seleccionar otros parámetros de calificación en donde señalara la descripción y la valoración del parámetro añadido en base a los formularios elaborados por la Dirección de Contratación Pública. En los procedimientos de Lista Corta y Concurso Público se deberá determinar el peso porcentual de la oferta física entre 80% y 90% y la oferta económica entre 10% y 20%. Código Central de Producto (CPC): Establecer el código del producto del bien, obra o servicio a contratar determinando su descripción a nivel CPC 9. Designar los proveedores y/o consultores: El área requirente deberá dentro del mismo código central de producto CPC, que se encuentren debidamente habilitados en el Registro Único de Proveedores (RUC), de acuerdo a cada procedimiento de contratación. Razón social, RUC/Pasaporte y Naturaleza de los Proveedores o Consultores (Natural, Jurídica, Consultores individuales, Firmas consultoras u Organismos facultados para ejercer consultoría -En el caso de lista corta los consultores deberán ser de la misma naturaleza-. Proyectos de Inversión: Esta sección se utilizará en caso de que la contratación forme parte de un proyecto de inversión para lo cual se deberá detallar la siguiente información. o Código único de proyecto (CUP). o Descripción del proyecto de inversión. Página 16 de 33

17 Garantías: Se deberá solicitar las garantías correspondientes de acuerdo a la naturaleza del contrato, según lo establecido en los artículos 73,74,75,76 de la LOSNCP y en la resolución RE-SERCOP de 7 de noviembre de 2014 (Garantía de Asesoramiento en obras). Garantía Técnica Esta garantía es independiente y durará luego de cumplida la obligación principal del contrato, por el plazo establecido en el pliego o en el contrato. En caso de no ser entregada la garantía técnica en los términos señalados, el contratista entregara una garantía por igual valor del bien a suministrarse. En los casos de bienes sometidos al principio de vigencia tecnológica, se deberá observar para la emisión de esta garantía lo que dispone la normativa dictada al efecto. Garantía de Asesoramiento en obras En todo contrato que tenga como objeto la consultoría de estudios y diseños de ingeniería de obras, se debe exigir al consultor la suscripción de la debida garantía de asesoramiento, conforme a lo que señala la resolución RE-SERCOP de 7 de noviembre de 2014, con lo que se respalda que el diseñador suscriba el contrato de asesoramiento. Las Garantías de Fiel Cumplimento y de Anticipo (Estarán regidas por las condiciones generales del pliego y del contrato de cada procedimiento). Soporte Técnico: El área requirente deberá determinar el soporte técnico establecido para cada procedimiento de contratación (de ser el caso). Vigencia Tecnológica: El área requirente determinará la vigencia tecnológica en base a los bienes que aplican esta condición conforme lo establecido en las resoluciones emitidas por el SERCOP. En casos de vigencia tecnología se deberá detallar la siguiente información: - Tiempo de vida útil. - Mantenimiento preventivo. - Mantenimiento Correctivo. - Tiempo de la Garantía técnica del fabricante. Página 17 de 33

18 - Tiempo de Garantía por vida útil. - Reposición Temporal. - Reposición de compra. En el caso de mantenimientos: El área requirente deberá agregar las respectivas especificaciones técnicas para los mantenimientos que contendrán la siguiente información: - Atributo - Características, requisitos funcionales o tecnológicos. - Condiciones de uso. - Cantidad. - Unidad. Forma de Pago: Detallar la forma de pago de acuerdo al monto establecido para la contratación hasta completar la forma de pago al 100%; si el mismo requiere de un anticipo se deberá establecer para bienes y obras hasta el 50% y para servicios hasta el 70% o establecer cualquiera de las siguientes opciones las mismas que deberán ser previa entrega de la factura correspondiente e informe del administrador del contrato: o Otra El área requirente determinara la forma de pago de acuerdo a la naturaleza de la contratación. o Pago a 30 días o Pago a 45 días o Pago contra entrega o Pago por planilla El área requirente deberá determinar las condiciones de pago que se solicitarán al contratista. Periodicidad del Planillaje: Para el caso de los procedimientos de Obras el área requirente deberá determinar si el planillaje se efectuara de manera: - Mensual - Bimensual - Trimestral Página 18 de 33

19 - Única Plazo de Ejecución contractual: Se lo determinará en relación al estudio realizado por el área requirente, únicamente en días calendario. La ejecución del contrato inicia en: El área requirente determinara tipo de condición bajo el cual corre el plazo de ejecución del contrato con cualquiera de las siguientes opciones. o Desde la fecha de suscripción del contrato o Desde la fecha de notificación que el anticipo se encuentra disponible o Desde cualquier otra condición de acuerdo a la naturaleza del contrato. (detallar). Tipo de adjudicación: Para los procedimientos de cotización y licitación de bienes el área requirente deberá determinar el tipo de adjudicación si es parcial o total. Actas de Entrega y Recepción: Se estará según lo establecido en el Art. 123 y 124 del Reglamento General a la LOSNCP, en el informe de entrega recepción que remita el administrador del contrato deberá contener: antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendiente de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. Descripción del término de recepción en el caso de obras y consultoría: Determinar la recepción de las obras y consultorías conforme lo incisos tercero y cuarto del artículo 123 del RGLOSNCP. previsto en los Multas: El área requirente detallará de manera clara las multas en caso de retrasos. Página 19 de 33

20 Designación de Comisión Técnica y/o Responsables del procedimiento: El área requirente determinara la comisión técnica y/o Responsables del procedimiento de conformidad al Art. 18 de la RGLOSNCP y al formulario establecido por la Dirección de Contratación Pública. Designación de Administrador y Fiscalizador: El administrador del contrato, como el fiscalizador de las obras deberán tomar en cuenta: - La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos.- Controlar, supervisar y vigilar la ejecución de los contratos asignados, a fin de garantizar el fiel cumplimiento de las obligaciones pactadas, con observancia de lo que dispone la LOSNCP, su reglamento, Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Resoluciones del SERCOP, pliego, especificaciones técnicas o términos de referencia según el caso. En los contratos de obra, deberá el consultor del diseño de la misma suscribir el contrato de asesoramiento con el cual se respaldará el trabajo tanto del constructor y del fiscalizador. Todo equipo de fiscalización deberá estar comandado por el jefe de fiscalización y los fiscalizadores que se estime necesarios de acuerdo con los rubros de obra, así por ejemplo, fiscalizador hidrosanitario, fiscalizador mecánico de suelos, fiscalizador arquitectónico, etc. - La fiscalización de obras.- Puede ser ejercida tanto por personas naturales así como jurídicas, siempre que estas sean contratadas por los procedimientos de consultoría. Sin embargo de esto, en caso de tener la Entidad un profesional de la ingeniería civil o arquitectura de planta podrá emplearlo como fiscalizador, en medida de los conocimientos que este posea. - La comunicación de los oferentes y contratistas.- Mantener una constante y fluida comunicación, oportuna a través de los canales de comunicación establecidos mediante la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, debidamente acordados con los oferentes contratistas y el MAGAP y constantes en el Contrato. El Administrador del contrato, de conformidad con lo establecido en el Art. 70, 80 de la LOSNCP y 121 del RGLOSNCP, será responsable de tomar todas las medidas necesarias para la adecuada ejecución del contrato, con estricto cumplimiento a sus cláusulas, programas, cronogramas, plazos y costos previstos, su responsabilidad será administrativa, civil y penal; además, será responsable de subir toda la información a través del portal de compras públicas. Velará por el cabal y oportuno Página 20 de 33

21 cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. La designación del administrador del contrato y del fiscalizador contendrá la información solicitada en el formulario establecido por la Dirección de Contratación Pública. Obligaciones del Contratista: El área requirente determinará las obligaciones del contratista de acuerdo a la naturaleza del procedimiento de contratación pertinentes siempre y cuando estas observen las normativas vigentes y no constituyan disposiciones que resulten discriminatorias para los oferentes. Obligaciones del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca: El área requirente determinará las obligaciones del MAGAP de acuerdo a la naturaleza del procedimiento de contratación. Para los procedimientos de obras el área requirente deberá determinar la descripción de terrenos, materiales, equipos u otros para la correcta ejecución de la obra. Documentación de soporte: El área requirente remitirá toda la documentación constante en el expediente en cuanto a memorandos, informes y todo lo relacionado con la contratación en base a los formularios establecidos por la Dirección de Contratación pública para cada procedimiento de contratación, para ser entregado debe estar debidamente firmado y sumillado por los funcionarios responsables (no presentar documentos en copias). (El área requirente en base al presente manual deberá completar la información solicitada en los formularios establecidos para cada procedimiento de contratación de acuerdo al objeto y a la naturaleza de la contratación. En caso de no aplicar alguna información requerida deberán obligatoriamente presentar el formulario con la nota NO APLICA ). Página 21 de 33

22 CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN REQUERIMIENTO - FOMULARIO (ET-TDR) 1.- El objeto de la contratación o la ejecución de un proyecto no podrá ser subdividido en cuantías menores con el fin de eludir los procedimientos de contratación. 2.- Se prohíbe contrataciones a través de terceros, intermediarios, delegados o agentes de compra. 3.- Las áreas requirentes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios así como que el CPC correspondiente no conste en el listado CÓDIGO CENTRAL DE PRODUCTOS DE CATÁLOGO ELECTRÓNICO EN OTROS PROCEDIMIENTOS caso contrario se solicita la autorización respectiva al SERCOP. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios 4.- El procedimiento de contratación debe constar en el PAC y constar con sus respectivas reformas. 5.- El CPC debe ser acorde al objeto de contratación 6.- Los procedimientos antes de iniciar de acuerdo a la naturaleza de contratación deberán contar con los estudios y diseños completos, definitivos, actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes. 7.- Las áreas requirentes previas a solicitar el inicio de un procedimiento de contratación deben contar con los rubros, precios unitarios y totales actualizados. 8.- Las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia deberán ser claros sin direccionamientos de marca, modelo, medidas y peso o nombre comercial. 9.- Las áreas requirentes no pueden establecer en el formulario correspondiente para cada procedimiento de contratación beneficios para uno o varios oferentes Respecto de la "Metodología y cronograma de ejecución" el área requirente deberá especificar los aspectos puntuales que el oferente debe presentar y cumplir como parte de la metodología. Página 22 de 33

23 11.- Los equipos solicitados por el área requirente al oferente deberán estar dentro de los periodos legales de vida útil a fin de que esta condición no sea discriminatoria. Para el caso de vehículos se deberá considerar lo dispuesto en las resoluciones No. 036-DIR-2013-ANT y No. 068-DIR-2013-ANT, de 19 de febrero y 15 de abril de 2013 respectivamente, referentes al tiempo de vida útil de los vehículos que presten servicio público en las distintas modalidades amparadas en la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial -LOTTTSV-. Este tiempo de vida útil está atado a pruebas técnicas que demuestran la durabilidad de los vehículos. La manera en cómo se debe asegurar el buen funcionamiento de los vehículos son la matrícula y revisión técnica vehicular que son los certificados pertinentes para determinar el estado del automotor Se deberán establecer las condiciones y características para acreditar las experiencias, el número mínimo de certificados y si se aceptará la sumatoria de éstos para el cumplimiento de los requisitos establecidos Los bienes solicitados no deben ser direccionados a productos extranjeros en base a cotizaciones realizadas en el exterior, se debe evaluar la producción nacional, a fin de evitar que cualquier oferente que participe no cumpla con las exigencias solicitadas, inhabilitándolo y habilitando a un oferente en el extranjero Las áreas requirentes no deben solicitar certificados de calidad en construcción de la obra, ya que estos certificados no avalan la correcta ejecución de la obra y en muchos casos no tienen que ver con el objeto de la contratación Las áreas requirentes no deben solicitar certificados de carácter internacional, esto es una condición discriminatoria para los oferentes, por lo que se deberá solicitar certificados expedidos por organismos nacionales (INEN) No se puede solicitar el cumplimiento de normas ISO 9001, 2000, IP67 u otro aplicable así como también certificados internacionales que aseguren calidad. La acreditación de las referidas normas no garantiza que un oferente pueda brindar un servicio óptimo, así como tampoco garantiza que la capacidad de respuesta sea la requerida o la esperada. La acreditación de dicho documento no ha sido establecida por la normativa legal como un requisito indispensable para que un oferente pueda participar El área requirente debe dimensionar debidamente el parámetro "Otros Parámetros"; es preciso manifestar que las condiciones requeridas por el área requirente deben establecerse de forma clara y objetiva, con el fin de verificar el Página 23 de 33

24 mayor o menor grado de cumplimiento de los oferentes; y así evitar que la evaluación de este requisito quede a discreción o que solo un oferente pueda cumplir con este requisito No existe razonabilidad de otorgar puntaje a un parámetro ya establecido como obligatorio y que son evaluadas bajo la metodología cumple no cumple Se deberá definir la metodología de ponderación para el parámetro Oferta económica a ser empleada para la calificación, conforme los puntajes establecidos para cada procedimiento en los formularios elaborados por la Dirección de Contratación Pública Los parámetros utilizados para la evaluación de las ofertas deben ser única y exclusivamente los necesarios y suficientes que garanticen una correcta ejecución del objeto de contratación No se puede solicitar muchos años de experiencia general, específica y del personal, a fin de evitar el direccionamiento de la contratación hacia aquellos oferentes que tengan más tiempo en el mercado, limitando las posibilidades de adjudicación a aquellas empresas que sin tener muchos años de experiencia sí tienen la suficiente capacidad para cumplir con el objeto de contratación establecido Las áreas requirentes no podrán solicitar certificados de no adeudar a ciertos Gobiernos Autónomos Distritales Municipales como un requisito obligatorio Las áreas requirentes en experiencia general y específica no podrán solicitar que esta haya sido obtenida en el MAGAP o solo con instituciones públicas Las áreas requirentes en los certificados solicitados no deben establecer que la totalidad de un puntaje se justifique la totalidad del presupuesto referencial en un solo contrato; lo cual resulta discriminatorio y limita la posibilidad de adjudicación a los oferentes que habiendo ejecutado montos iguales o superiores al presupuesto referencial, lo hayan hecho en varios contratos Las áreas requirentes en los certificados solicitados no deben solicitar experiencias superiores al presupuesto referencial de la contratación Las áreas requirentes no deben solicitar únicamente como documento de soporte de la experiencia del personal técnico la presentación de actas de entrega recepción Las áreas requirentes no deben solicitar dentro de los parámetros de calificación que el personal técnico tenga una edad y título especifico. Página 24 de 33

25 28.- La Metodología de Evaluación, deberá ser definida claramente y estableciendo los parámetros, el requisito y los instrumentos con los que se verificará su cumplimiento (títulos, matrículas, número y/o montos de contratos, etc.), incluirá márgenes de preferencia Las áreas requirentes no podrán solicitar un producto que tenga exclusividad un oferente caso contrario se deberá acogerse a un procedimiento de régimen especial de proveedor único ya que ningún oferente podrá ofrecer lo que es propiedad de otro Las áreas requirentes no deben establecer precios sobre valorados principalmente en los procedimientos donde el MAGAP realice contrataciones directas con oferentes, esto tiene que ser en relación con lo que se va a contratar El Anticipo deberá ser máximo 70%, dependiendo del tipo de contratación y con formas de pago claras Las garantías solicitadas deben estar acorde con el monto y objeto de la contratación La máxima autoridad o el correspondiente ordenador de gasto no puede ser parte de la Comisión Técnica. CERTIFICACION PRESUPUESTARIA 1.- Se debe contar con la respectiva certificación presupuestaria para realizar el objeto de contratación correspondiente. 2.- El área requirente respecto del presupuesto referencial para el inicio del procedimiento deberá considerar exclusivamente el costo del objeto de contratación; es decir, no deberá incluir el IVA, conforme lo establece en el artículo 5 de la Resolución INCOP-RE de 18 de junio de La certificación presupuestaria debe estar debidamente firmada por el responsable del área financiera PLIEGO 1.- El pliego elaborado deben ser ajustados en base a las necesidades de cada procedimiento de contratación ya que los mismos no pueden atentar contra los Página 25 de 33

26 principios establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. 2.- El pliego se establecerá los puntajes máximos establecidos para cada tipo de contratación, el área requirente debe definir con precisión la metodología para la entrega de puntajes en la cual se establecerán fórmulas de proporcionalidad inversa para calificar los parámetros definidos. 3.- Garantizar la hora y la fecha exacta de recepción de preguntas, respuestas, propuestas, etc., en concordancia con el cronograma establecido en el portal institucional del SERCOP. PUBLICACION EN EL PORTAL 1.- Publicar todas las delegaciones correspondientes en el portal institucional de SERCOP. 2.- En los procedimientos de licitación de obras se deberá publicar el documento mediante el cual se aprueba el estudio de desagregación tecnológica ya que constituye el instrumento mediante el cual se fundamenta el inicio del procedimiento de contratación, en razón que se les permitan a los oferentes realizar sus propuestas; por lo tanto deben ser publicados junto a la resolución de inicio del procedimiento de contratación. 3.- No colocar archivos anexos en el que se incorporen requisitos diferentes a los establecidos en el pliego o formulario que contiene las ET o TDR, cuando se realice la publicación de procedimientos en el portal Institucional del SERCOP, a fin de evitar confusión por parte de los oferentes al presentar sus ofertas y así evitar que al momento de la calificación de ofertas esta se la haga de manera discrecional para favorecer a un oferente. 4.- Se deberán actualizar los estados de los procedimientos en el portal institucional del SERCOP. 5.- La Resolución de adjudicación debe ser elevada al Portal de Compras Públicas el mismo día de su suscripción. No se requiere documentos adicionales por parte del adjudicado. Página 26 de 33

27 PREGUNTAS Y RESPUESTAS 1.- Las preguntas realizadas en el procedimiento de contratación deberán ser contestadas en su integridad y de forma clara y precisa. 2.- Responder las preguntas y solicitudes de aclaraciones en el término que para el efecto se haya establecido y únicamente a través del portal institucional del SERCOP. 3.- En la etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones no se podrán modificar las disposiciones contenidas en el pliego referentes a la metodología de calificación por puntaje, con el fin de direccionar la calificación hacia condiciones que sólo un proponente presentará y así no cumplir con los principios rectores establecidos en la ley. 4.- En la etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones, dependiendo de la fecha de presentación de ofertas, no se podrá añadir nuevos requisitos mínimos a los oferentes, a fin de no dejar con el tiempo suficiente para que puedan elaborar su oferta OFERTAS 1.- Las áreas requirente y las personas encargadas del manejo del portal de compras públicas no deben indicar a los ofertes cual es el VAE que tienen que ofertar. 2.- Para la presentación de ofertas los interesados deberán entregar la propuesta de manera física en el lugar, hora y al contacto establecido en el pliego, las ofertas se receptaran de manera física y se formalizaran mediante una constancia de recepción de ofertas. 3.- No establecer términos muy breves para el diseño, preparación, elaboración y presentación de propuestas ya que se presumiría que alguien conoce anticipadamente todos los requisitos y estará ya listo para presentar su propuesta dentro de los términos establecidos. 4.- Se debe contar con el acta de apertura de las ofertas presentadas por los oferentes. CONVALIDACION DE ERRORES 1.- En la Convalidación de Errores se deberá solicitar a los oferentes únicamente convalidar errores de naturaleza subsanables. Página 27 de 33

28 2.- Los oferentes en la oferta y en la etapa de convalidación de errores no pueden presentar documentos con fecha posterior a la fecha límite de presentación de ofertas. CALIFICACION 1.- Los funcionarios encargados de calificar las ofertas no tienen la facultad para establecer o modificar los parámetros de evaluación. 2.- La calificación debe ser realizada conforme a lo establecido en los pliegos. 3.- La calificación debe ser de forma objetiva sin contacto con los oferentes durante la calificación. 4.- Los oferentes, inclusive los consorciados, deberán estar habilitados en el RUP. 5.- Verificar que los proveedores que participan en el procedimiento de MCO no sobrepasen límite de adjudicaciones permitido. 6.- La calificación del VAE tiene que ser conforme lo establecido en las resoluciones emitidas por el SERCOP. 7.- El VAE registrado tanto electrónicamente como de manera física del bien o servicio a ofertarse es un requerimiento mínimo de cumplimiento obligatorio cuyo incumplimiento se traduce en el rechazo de la oferta. 8.- Para los procedimientos de Subasta Inversa Electrónica, el establecimiento del umbral de Valor Agregado Ecuatoriano por parte del MAGAP, así como la declaración de VAE de las ofertas por parte de los oferentes, se harán de forma automática y electrónicamente mediante el Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE en los formularios electrónicos dispuestos para el efecto. La comisión técnica y/o los responsables de los procedimientos no deben descalificar a los oferentes cuyas ofertas no superan el umbral de Valor Agregado Ecuatoriano (VAE). Este umbral es un mínimo valor de VAE que los oferentes deben cumplir para acceder a los incentivos y preferencias detallados en la normativa. Un procedimiento continuará solamente con aquellos oferentes cuya oferta cumple con un VAE igual o superior al umbral de VAE determinado para cada procedimiento de contratación pública por parte de las entidades contratantes. Si ninguna oferta supera el umbral, el procedimiento continuará sujetándose al otorgamiento de otros incentivos conforme se detalla en la normativa. Página 28 de 33

29 9.- No se puede descalificar una oferta si el oferente participante forma parte de los miembros del personal técnico mínimo establecido La Comisión Técnica o el responsable del procedimiento precontractual según sea el caso tienen la obligación de revisar que los oferentes cumplan con lo dispuesto en las resoluciones 82 y , respecto del patrimonio, años de existencia legal de las personas jurídicas que no podrá ser menor a 2 años (independientes, compromisos de asociación o consorcios conformados) y que la experiencia no puede ser interpuesta por una tercera o interpuesta persona (para consorcios se acreditara la experiencia de las personas que lo conforman) En la Evaluación por puntaje no deben existir inconsistencias respecto a los parámetros y puntajes asignados en el pliego y las que constan registradas en el link "Parámetros de calificación del portal institucional del SERCOP ya que no debe existir inconsistencias con la información que contienen los pliegos con la información que se encuentra registrada en el Portal. Observar lo determinado en el artículo 6 de la Resolución No. RE-SERCOP de 1 de octubre de 2014 respecto de la evaluación por puntajes El área requirente debe observar las condiciones de cumplimiento obligatorio y que forman parte de los requisitos mínimos de la metodología cumple / no cumple, en cuanto los criterios de proporcionalidad y ponderación que deben considerarse al realizar la evaluación de las ofertas por puntaje Las causas de rechazo de las ofertas deberán ser de acuerdo al modelo de pliegos: No podrá ser causa de rechazo la no visita al sitio (No se puede solicitar análisis y estudios que requieren como obligación la visita al sitio), ni las condiciones podrán ser discriminatorias, ni la no presentación de documentos adicionales a los presentados para el registro del RUP Se deberá dejar constancia en el acta de la calificación el porcentaje del VAE ofertado por el oferente ganador a fin de que este sea considerado en el contrato para que los funcionarios competentes puedan realizar el respectivo control de su cumplimiento durante la ejecución contractual, según lo disponen los Arts. 6, número 21 y 25.2 de la LOSNCP y Resoluciones No y El Acta de Calificación deberá ser debidamente motivada y que contenga un cuadro resumen de calificación de las ofertas presentadas. En el acta se reflejará de forma sustentada las causas de rechazo si fuere del caso. Deberán estar suscritas por la comisión técnica o los responsables de cada procedimiento de contratación. Página 29 de 33

30 16.- Las actas de calificación de ofertas deben contar con todo el detalle de cómo se asignaron los diferentes puntajes a los oferentes. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 1.- Las especificaciones técnicas o términos de referencia de un procedimiento de contratación no deben ser entregados con anticipación a los oferentes. 2.- Garantizar que nadie más tenga acceso a los datos de los procedimientos de contratación hasta que finalicen los plazos especificados, solo las personas autorizadas pueden acceder a la totalidad o a parte de los datos. 3.- Las áreas requirentes ni las áreas encargadas del manejo del portal Institucional del SERCOP, deben entregar información a los oferentes. OTROS 1.- Previo a la suscripción de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierto, la comisión técnica o los responsables del procedimiento deberán presentar el INFORME PREVIO A LA RESOLUCIÓN DE (ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTO 2.- No puede hacer recomendaciones de adjudicación o de desierto, resoluciones de adjudicación o declaratoria de desierto la misma persona ya que la estaría elaborando y acogiendo la misma persona. 3.- Los Contratos adjudicados no deberán ser sin previa puja o negociación para los procedimientos de Subasta Inversa Electrónica. 4.- Se debe determinar el cumplimiento de plazos contractuales y/o autorización de ampliación de plazos. Página 30 de 33