PROPUESTA DE SOLUCIÓN DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA EL INAP.

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1 MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SECRETARÍA GENERAL PROPUESTA DE SOLUCIÓN DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA EL INAP. PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES Nº Versión: 5.0 Fecha: 27 de mayo de 2009 Página 1 de 19

2 ÍNDICE 1. Introducción Objeto del contrato Situación actual Sistemas de información del INAP Estrategia de ejecución del proyecto Dirección, organización del proyecto y equipo de trabajo Equipo de trabajo Entregables y gestión de la documentación Propiedad intelectual Confidencialidad y seguridad de la información Transferencia tecnológica Estructura de las ofertas Valoración técnica de las ofertas...19 Página 2 de 19

3 1. INTRODUCCIÓN. El Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) está acometiendo un proceso de transformación, según el Plan Estratégico de Actuación , uno de cuyos objetivos es el cambio de cultura en la gestión. En este sentido, se aboga por la introducción de un sistema de gestión por objetivos, claramente definidos y medibles a través de un sistema de indicadores. Para elaborar el Plan Estratégico de Actuación se siguió la técnica DAFO por la nueva Dirección. Este Plan se elaboró a partir de un análisis exhaustivo de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades del INAP, que permite distinguir los aspectos más notables de la institución e identificar aquellos que resultan más críticos y mejorables. Como resultado del mismo, se han definido ocho líneas estratégicas, con sus correspondientes objetivos estratégicos y, dentro de estos, los planes de actuación. Faltan por definir los objetivos operativos y los indicadores que midan el grado de cumplimiento de estos objetivos, que forman parte del objeto de este contrato, como se verá en el epígrafe siguiente. El nuevo modelo de gestión por objetivos, que se va a implantar en el INAP, implica disponer de la herramienta de Cuadro de Mando integral, que permita el seguimiento de unos indicadores de gestión para la toma de decisiones en los diferentes niveles organizativos, con las capacidades funcionales que requieren los diferentes Departamentos del INAP y que no cubren las herramientas actualmente disponibles. Con este nuevo modelo de gestión por objetivos se busca establecer un nuevo marco de actuación más claro y preciso que permita desarrollar los fines de la organización de una forma más eficaz, eficiente y satisfactoria, permitiendo reducir gastos, lo que se considera imprescindible en un momento de restricción del gasto público como el actual. Por lo tanto, se va a configurar un sistema integrado de gestión, de tal manera que la información proporcionada por el Cuadro de Mando integral permita controlar tanto la gestión como la evaluación de los objetivos. Esta transformación que supone la definición e implantación del nuevo sistema de control de gestión del INAP, mediante el citado Cuadro de Mando integral, requiere la puesta en marcha, con carácter previo, de las siguientes acciones: Elaboración de una relación de actividades a controlar. Elaboración de una relación de indicadores e informes a obtener. Para efectuar un adecuado seguimiento y control del grado de cumplimiento de los objetivos fijados en los planes de actuación y evaluar los resultados conseguidos, se hace preciso Página 3 de 19

4 disponer de un instrumento de gestión que permita realizar, de forma ágil y sencilla, el seguimiento de los indicadores que miden el nivel de rendimiento del INAP. El Cuadro de Mando integral, por tanto, contendrá toda la información relevante del INAP, tanto en lo que se refiere a la gestión interna como a aquéllos aspectos operativos que inciden en la calidad y nivel de servicio ofrecido en general. 2. OBJETO DEL CONTRATO. El objeto del presente contrato es la elaboración de una propuesta de solución de un Cuadro de Mando integral para el INAP. Para llevar a cabo el objeto del contrato, el INAP proporcionará al contratista el Plan de Acción de este Organismo, que contiene las Líneas Estratégicas, los objetivos estratégicos y sus correspondientes planes de acción. Las tareas que se incluyen dentro del objeto del contrato son las siguientes: a) Análisis y determinación de los objetivos operativos y de los indicadores. Partiendo de los requisitos funcionales indicados en el presente pliego y de los planes operativos contenidos en las líneas estratégicas, se deberán determinar los objetivos operativos y los indicadores (tanto individuales, en su caso, como colectivos), que servirán para hacer un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos operativos del INAP. Se deberán determinar, asimismo, los indicadores de gestión ordinaria del INAP. b) Propuesta de solución de un Cuadro de Mando integral. El adjudicatario definirá una propuesta de solución del Cuadro de Mando integral. Dicha solución tecnológica deberá reunir las siguientes características: Completa e integral, contemplando las necesidades de todos los procesos y las interacciones que existen entre los mismos. Ayude a alinear a la organización con los objetivos marcados. Agilice y facilite el cambio en la forma de trabajar de las personas. Cubra las necesidades definidas en gestión de proyectos, usuarios, personal y recursos financieros y materiales. Sea flexible en la absorción de posibles cambios en los procesos. Sea escalable, permitiendo la incorporación de nuevos requerimientos. Permita la consulta y análisis de la información de los procesos de manera sencilla. Permita una integración con el resto de las soluciones de gestión. Página 4 de 19

5 En dicha propuesta, estructurada como estudio de viabilidad de sistema según Métrica v3, el adjudicatario deberá definir, entre otros, los siguientes puntos: La arquitectura de la solución, indicando los elementos funcionales que formarán parte de la solución y la interconexión entre ellos. El modelo de datos (nivel de grandes entidades) sobre el que trabajará el cuadro de mando integral. Identificación de los procedimientos automáticos de carga de datos al cuadro de mando integral. Las fuentes de información del INAP a partir de las que se calcularán los indicadores definidos. Se determinará qué indicadores, individuales o colectivos, de los definidos, se pueden calcular a partir de los datos almacenados en los sistemas de información del INAP. Para cada uno de ellos se indicará a partir de qué datos se pueden calcular, el procedimiento de cálculo, el sistema en el que se encuentra cada uno de los datos involucrados en el cálculo y el método de acceso a cada dato. Para todos los indicadores que no se puedan calcular, directa o indirectamente, a partir de los datos almacenados en los sistemas del INAP en el momento de la ejecución de este contrato, el adjudicatario definirá, detalladamente, los datos que serían necesarios almacenar para poder calcularlos y el procedimiento de cálculo. Elaboración de las pautas a seguir a la hora de realizar el interfaz de usuario. El acceso al cuadro de mando será a través de un navegador. El conjunto de herramientas software necesarias para la implantación del cuadro de mandos teniendo en cuenta el entorno existente en la Unidad de Informática. El adjudicatario, tras un estudio de mercado, propondrá, para cada uno de los tipos de herramientas software necesarios, los productos propietarios o de software libre que mejor se adapten a las necesidades del proyecto. Se estimará el coste de adquisición y mantenimiento anual de dichas herramientas para la viabilidad del sistema. Entorno hardware adecuado que soporte dicha solución. Definición detallada de las tareas a realizar para el desarrollo, implantación y carga inicial de datos al cuadro de mando. Se realizará una estimación del esfuerzo en horas/hombre de cada una de las tareas identificadas detallado por perfiles. Estimación del coste económico de personal que sería necesario contratar para el desarrollo e implantación del sistema. Y todos aquellos aspectos que se consideren claves en el desarrollo e implantación de un cuadro de mando integral. Página 5 de 19

6 El adjudicatario deberá tener en cuenta, al realizar la propuesta de solución, las restricciones establecidas desde informática o por la naturaleza del sistema que se precisa integrar y en cualquier caso, deben tener el menor impacto posible sobre los sistemas existentes. Del mismo modo, las parametrizaciones de las herramientas de software de base deben ser lo más independientes de forma que posibiliten la actualización de dichas herramientas. c) Definición de una estrategia de gestión del cambio Las modificaciones en los procesos de trabajo, que conlleva la implantación de un sistema de las características del que nos ocupa, hacen conveniente que se defina una estrategia de gestión del cambio, para facilitar la implantación del sistema final y que permita seguir un modelo de gestión por objetivos. El adjudicatario deberá analizar los siguientes aspectos: Organización y arranque del proyecto: identificación con el INAP de los usuarios clave que, por su implicación directa en el proyecto o por sus conocimientos, deban participar de manera activa en el mismo a lo largo de su ciclo de vida. Dicho personal recibirá la formación necesaria en función de los cometidos que deban asumir. Creación de la estructura de gestión: se definirá y establecerá cada uno de los comités o grupos de decisión necesarios para asegurar el correcto desarrollo del proyecto en cada una de sus fases. También se definirán las funciones, el sistema de comunicación y las pirámides de decisión. Definición del plan de comunicación para la difusión del proyecto dentro de la organización, en la forma que se estime más adecuada al proyecto, especialmente mediante la utilización de la Intranet del INAP y siempre bajo la coordinación y supervisión del Director del proyecto. Control de riesgos: identificación y control efectivo de los riesgos del proyecto en la fase de desarrollo e implantación. Definición de las acciones a realizar que faciliten el arranque en producción y el apoyo a los usuarios. Revisión de los procedimientos y procesos de trabajo de los usuarios, para definir y adaptar éstos a la operativa del nuevo sistema. Asignación y definición de los perfiles y cometidos requeridos, para cada actividad. No será objeto de este contrato el desarrollo e implantación del Cuadro de Mando integral, que será objeto de otro contrato posterior a éste. Página 6 de 19

7 3. SITUACIÓN ACTUAL. El INAP cuenta con los siguientes Departamentos: La. Departamento de Selección. Departamento de Formación. Departamento de Estudios y. Departamento de Relaciones Internacionales. El INAP dispone de distintas aplicaciones que dan soporte a sus actividades y de las cuales se obtendrá la información necesaria para la implantación de la herramienta del Cuadro de Mando Integral. En la fase de análisis se deberá determinar la información relevante de los procesos internos del INAP que se debe incluir en el Cuadro de Mando Integral. Posteriormente, se deberá realizar la reingeniería de procesos que permita la configuración o parametrización de esos procesos. Se deberán integrar, en la medida de lo posible, con el DW, aplicaciones con las que cuenta el INAP y que se detallan en el entorno tecnológico en el apartado 4. Características de los entornos (Departamentos): a) Para todos los Departamentos: Todos los Departamentos, a través de la aplicación de indicadores de gestión, estarán sujetos (después de la ejecución de este contrato), al cumplimiento de objetivos y a la racionalidad en el gasto, objetivos reforzados por la homogeneización de los procesos de gestión internos de todas las unidades, y por la concreción -en el presupuesto global del INAP- de las partidas y cuantías que se asignarán a cada una de ellas. b) Características de la : Resumen de funcionalidad: a la le corresponde la dirección y coordinación general de los servicios comunes del INAP, en particular: La gestión de los recursos humanos. La gestión de los sistemas informáticos y de comunicaciones. La elaboración, seguimiento y ejecución del presupuesto. La gestión financiera de ingresos y gastos y de tesorería de los créditos presupuestarios. La administración de los bienes patrimoniales. La tramitación de los expedientes de adquisición de bienes y servicios y la habilitación de material. La seguridad, régimen interior, asuntos generales y la coordinación e inspección de las unidades y servicios. Página 7 de 19

8 La gestión de las subvenciones de Formación Continua. c) Características del Departamento de Selección: Resumen de funcionalidad: A este Departamento le compete la selección de los empleados públicos de los Cuerpos y Escalas ya sean superiores o de gestión, administración o apoyo administrativo de la Administración General del Estado adscritos al Ministerio de la Presidencia y la participación, en su caso, en los procesos de selección y formación de los Cuerpos y Escalas que las disposiciones vigentes encomienden a otros centros u órganos especializados. Se subdivide en las siguientes unidades: La unidad de procesos selectivos. La unidad de asistencia jurídica y técnica. La unidad de calidad y relaciones con el ciudadano. La unidad de tecnologías de la información y comunicación. La unidad de procesos selectivos se encarga de la preparación, desarrollo y gestión de las pruebas selectivas para el acceso a la función pública. La unidad de asistencia jurídica y técnica brinda el apoyo legal que aquélla o las otras puedan requerir. La unidad de calidad y relaciones con el ciudadano se ocupa tanto de facilitar información a los ciudadanos interesados en los procesos selectivos como de atender a las sugerencias que éstos puedan brindar, teniendo siempre como objetivo ofrecer un servicio de calidad, cualidad que se ha de hacer extensible a cada una de las partes que integran esta Dirección y al INAP en su conjunto. La unidad de tecnologías de la información y comunicación se ocupa de desarrollar y aplicar las nuevas tecnologías a los procesos selectivos masivos. Del Departamento de Formación depende la Comisión Permanente de Selección. d) Características del Departamento de Formación: Resumen de funcionalidad: Hay tres unidades funcionales: El Área de Formación Local. Se ocupa del desarrollo de las actividades formativas que el INAP dirige a la Administración Local, con una labor de interacción permanente con organismos como las Diputaciones Provinciales o la Federación Española de Municipios y Provincias. Estas acciones formativas son tanto másteres como cursos de larga duración, así como toda una serie de actividades formativas descentralizadas (impartidas en Diputaciones Provinciales) y otros seminarios y jornadas, con especial atención a la formación directiva. El Área de Formación de Directivos y el Área de Cursos Selectivos. El área de formación de directivos desarrolla todas las actividades dirigidas a este colectivo, tanto en su modalidad de másteres o cursos de larga duración y de especialización, como en la de seminarios cortos y jornadas. Página 8 de 19

9 Por su parte, el área de cursos selectivos planifica, gestiona y desarrolla el conjunto de los cursos selectivos que tiene encomendados el INAP, tanto en lo que se refiere a Cuerpos Superiores (Cuerpo Superior de Administradores Civiles del Estado, Cuerpo Superior de Sistemas y Tecnologías de la Información de la Administración del Estado y Escala Técnica de Gestión de Organismos Autónomos) como al resto de Cuerpos (Cuerpo de Gestión de la Administración Civil del Estado y Cuerpo de Gestión de Sistemas e Informática de la Administración del Estado, tanto en su acceso libre como por promoción interna), colaborando también en la realización de otros cursos selectivos como el de la Escala Superior de Técnicos de Tráfico. El Área de Formación Continua. Esta área se subdivide en la Unidad de formación continua del INAP y en la Unidad de relaciones externas. La Unidad de formación continua del INAP lleva a cabo la elaboración y ejecución de todas las actividades formativas del INAP (salvo las dirigidas a directivos y al personal local), en ámbitos que van desde los idiomas a las nuevas tecnologías, incluyendo todas las materias dirigidas al personal de los Grupos A2 e inferiores, con un importante volumen de cursos realizados a nivel descentralizado (en Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno). Por su parte, la Unidad de relaciones externas se encarga de las relaciones que mantiene el INAP con el resto de los promotores de la formación continua (Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local Federación Española de Municipios y Provincias y Organizaciones Sindicales), tanto en lo que respecta al reparto de fondos como a la dirección de los órganos colegiados, e incluso al desarrollo de algunas actividades formativas derivadas de las decisiones adoptadas en dichos órganos. Asimismo, cuenta con una pequeña Unidad de Gestión Económica, que se ocupa de toda la tramitación económico-administrativa (preparación del pago a los profesores, elaboración de comisiones de servicios, preparación de pliegos técnicos de contratos ) derivada de la actividad de las distintas unidades que componen el Departamento de Formación, y que se constituye en interlocutor único con la del INAP en todas las materias de índole económico-administrativa y presupuestaria. Se está potenciando la formación a través de las nuevas tecnologías (sobre todo, mediante e- learning) en todos los cursos realizados por este Departamento, pues gracias a ella es posible proporcionar una formación permanente a todos empleados públicos a lo largo de su vida laboral y en su mismo puesto de trabajo. e) Características del Departamento de Estudios y : Resumen funcionalidad: Hay tres áreas funcionales: La Biblioteca. Las funciones de esta unidad son las correspondientes a la gestión de la Biblioteca del INAP; se ocupa, por tanto, de la adquisición de libros, de la catalogación de éstos, de la facturación de los pedidos, así como de la administración de los fondos físicos y Página 9 de 19

10 electrónicos de la Biblioteca. Asimismo, ofrece un servicio de atención al público y una orientación para el uso de los soportes físicos y on-line. La Unidad de Investigación. La Unidad de Investigación, que promociona ésta a través de la concesión de becas y premios y mediante la organización de grupos de investigación, realiza todas las convocatorias y la gestión de las becas y premios, ocupándose también del control y del seguimiento de aquéllas y de los trabajos realizados por los grupos de investigación. La Unidad de. Sus funciones se refieren tanto a la edición como a la distribución de publicaciones. En cuanto a la edición le compete la gestión y el seguimiento del programa editorial del INAP. Por lo que respecta a la distribución, le corresponde la preparación y seguimiento de los expedientes de contratación, el reparto comercial o gratuito de las publicaciones, la tramitación y gestión de las suscripciones, la gestión de la librería tanto física como on-line del INAP y la gestión de los almacenes de publicaciones. Es importante destacar la instauración de las nuevas tecnologías en la edición de las publicaciones. Con un sistema de pedido selectivo se permitirá determinar el número exacto de ejemplares por tirada, lo que no sólo supondrá un ahorro considerable de medios permitiendo un mayor ajuste de precios, sino también de espacio en los almacenes de publicaciones. f) Características del Departamento de Relaciones Internacionales: Resumen funcionalidad: Este Departamento se ocupa de las actividades internacionales y de la política de cooperación del INAP, así como del desarrollo del programa formativo dirigido a funcionarios y postgraduados universitarios extranjeros, preferentemente de origen iberoamericano. Estas actividades se materializan en la participación del INAP en los foros internacionales en los que se abordan cuestiones relativas a las competencias del Instituto, en el desarrollo de las relaciones bilaterales con los homólogos de otros países, en la asistencia técnica en el marco de los planes de cooperación internacional y en la promoción de la participación de funcionarios españoles en actividades formativas en otros países. Todo ello sin olvidar las actividades formativas cuyo destinatario es el personal público de Administraciones Públicas extranjeras, acciones habitualmente desarrolladas, coordinadas y ejecutadas con la colaboración inestimable de diferentes instituciones tanto públicas como privadas, siendo de destacar la colaboración constante de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, que posibilita la participación en los cursos de un importante número de alumnos gracias a la concesión de becas y de ayudas de estudio. 4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL INAP. Los sistemas de información existentes en INAP son los siguientes: APLICACIÓN UTILIDAD DESARROLLO DEPARTAMENTO Página 10 de 19

11 BADARAL / RCP Información para la Gestión Recursos Humanos del Registro Central de Personal. Externo NEDAES Gestión nóminas del personal del INAP, tanto personal funcionario como laboral, incluyendo a los funcionarios en prácticas. Externo PROA Procedimientos Administrativos de RR. HH., integrado con EVALOS para el control y gestión de los horarios del personal y con la base de datos de Personal del INAP. Todas Unidades las SOROLLA Sistema de apoyo a la gestión económica de las unidades administrativas y Gestión del Inventario. Externo SIGE (SQLNELL) Sistema integrado de Gestión Económica para Control presupuestario de las unidades de gasto, grado de ejecución del gasto, etc. Todas Unidades las CONTRATACIÓN Gestión de los expedientes de contratación y convenios. Base de Datos Access. Las operativas asociadas se gestionarán en breve desde Sorolla. GESTOR MATERIAL NO INVENTARIABLE Mantenimiento de Almacén, pedidos tanto de entrada como salida con módulo de gestión de pedidos vía intranet. PANZA Gestor de Certificaciones. Mantenimiento de las Certificaciones del INAP: diplomas, certificados, etc., de las Actividades Formativas realizadas por los alumnos. INVESICRES Registro General de Entrada y Salida de documentación del INAP Externo GESTOR DE ARCHIVO Gestión y Mantenimiento del Archivo General de documentos del INAP SIC Sistema de Información Contable del Estado, del Ministerio de Hacienda. Externo POSEIDÓN Control Presupuestario. Mantenimiento y control presupuestario de gastos del INAP con separación por aplicaciones presupuestarias de Formación Continua. DELTA PRO / SOFÍA Gestor y tarificador del tráfico Telefónico Externo INVENTARIOS SSI Mantenimiento inventarios SSI: Hardware, Software, Bibliográfico, Material no inventariable, Atención a usuarios y Protección de datos. Página 11 de 19

12 Formación APLICACIÓN UTILIDAD DESARROLLO DEPARTAMENTO SIAF Sistema de Información de Actividades Formativas Unidades relacionadas con la formación TELEFORMACIÓN (MOODLE) Plataforma E-Learning Externo Unidades relacionadas con la formación INSCRIPCIÓN WEB Aplicación para la inscripción a través del Web en los cursos del INAP Unidades relacionadas con la formación GESTOR DE COMUNIDADES VIRTUALES Gestión de Comunidades Virtuales de conocimientos. Microsoft Office Share Point Server 2007 Unidades relacionadas con la formación FEDERACIÓN DE ANTIGUOS ALUMNOS IBEROAMERICANOS Gestión de la BBDD de la Federación de antiguos alumnos iberoamericanos Relaciones Internacionales WINSIPSAL (HISTÓRICO, HASTA 2008) Gestor de Procesos Selectivos de la Administración Local. D. Formación GESOFE (HISTÓRICO, HASTA 2008) Gestor de Procesos Selectivos de la Administración Local. D. Formación INSCRIPCIONES RCP Envío diplomas al Registro Central de Personal. Exclusivo para Másteres y Cursos Modulares (no están en SIAF). BBDD Access. D. Formación Selección APLICACIÓN UTILIDAD DESARROLLO DEPARTAMENTO BBDD INTERINOS Gestión Base de Datos de Personal Interino personal Auxiliar, Administrativo y de Gestión Selección INFOSIPS Servicios de Información de Procesos Selectivos Selección SIGP (Sistema en fase de desarrollo) Sistema Integrado de Gestión de Procesos Selectivos Externo Selección WINGESCER Gestor de Certificaciones para Promoción interna. Selección Estudios y APLICACIÓN UTILIDAD DESARROLLO DEPARTAMENTO PRODUCCIÓN EDITORIAL editadas anualmente, coste 240, altas y bajas, etc. Estudios y Página 12 de 19

13 GESPVT Gestor de Punto de Venta de. Gestión de almacén de libros, entrada/salida/facturación. Estudios y SUSCRIPTORES Gestión de los suscriptores a revistas de la Biblioteca Estudios y BIBLIOTECA DIGITAL Búsquedas en los contenidos de los ejemplares incluidos en la biblioteca digital Externo Estudios y Biblioteca USUARIOS DE BIBLIOTECA Gestión de los usuarios de la Biblioteca (carnés de acceso) Estudios y Biblioteca LIVELINK Base de datos documental de Biblioteca Externo Estudios y Biblioteca GESTIÓN BECAS Seguimiento becas adjudicadas y su seguimiento presupuestario Estudios y Investigación GESTIÓN GRUPOS DE INVESTIGACIÓN Número de expertos, número de reuniones, coste Estudios y Investigación GESTIÓN PREMIOS Premios concedidos, premiados, importe Estudios y Investigación Sistemas generales APLICACIÓN UTILIDAD DESARROLLO DEPARTAMENTO REGES Registro de Entrada y Salida de las diferentes Unidades Dirección, Secretaría General, Formación, Selección WEB INAP Servidor Web con gestor de contenidos CMS Todas las Unidades WEB INTRANET Servidor Web páginas asp Servicio de Sistemas Informáticos FORCAP Portal de gestión de los fondos de la Formación Continua., Formación (en desarrollo) Página 13 de 19

14 5. ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. El oferente describirá los procesos y procedimientos más relevantes necesarios para la ejecución del proyecto, tanto internos como los de coordinación con otros departamentos del INAP. Estos procesos y procedimientos incluirán el seguimiento y control de actividades, tales como el seguimiento de temas pendientes, incidencias, defectos, cambios o modificaciones funcionales, procesos de administración interna, peticiones de acceso a entornos y cualesquiera otros que pudieran surgir. Se requerirá para el estudio de viabilidad del sistema del Cuadro de Mando integral la utilización de la metodología Métrica v3 del entonces Ministerio de Administraciones Públicas. El INAP se reserva el derecho a realizar medidas de calidad en cualquier fase del proyecto con equipos propios o de terceros, así como de solicitar información más específica sobre el estado de las pruebas de los desarrollos, antes de la recepción definitiva. 6. DIRECCIÓN, ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Y EQUIPO DE TRABAJO. El seguimiento y control del proyecto se realizará según lo estipulado por el INAP. El INAP creará un Comité de Dirección del proyecto, integrado por el Director del proyecto y al menos un representante de cada Departamento en los que se estructura el INAP. El Comité de Dirección del proyecto supervisará y coordinará constantemente los trabajos del adjudicatario con todos los Departamentos y la y estará informado, en todo momento, de la ejecución de los trabajos. El INAP designará el Director del proyecto, cuyas funciones en relación con el objeto del presente contrato serán las siguientes: Seguimiento continuo de la evolución del contrato entre el INAP y el Responsable del proyecto (por parte del contratista), con reuniones periódicas según criterio fijado por el INAP al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los objetivos, la planificación de actividades y demás aspectos de gestión. Tras las revisiones técnicas, el Director del proyecto podrá rechazar en todo o en parte los trabajos realizados, en la medida que no respondan a lo acordado o que no superasen los controles de calidad exigidos por el INAP. Emitir las certificaciones parciales de recepción de los mismos, en su caso. El Director del proyecto podrá delegar sus funciones en una persona de su equipo. Asimismo, Página 14 de 19

15 podrá incorporar al proyecto, durante su realización, las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo. En el seguimiento de los trabajos realizados se tendrán en cuenta los siguientes extremos: Grado de cumplimiento del objeto del contrato. Incidencias habidas que hubieran originado retrasos en el cumplimiento de los objetivos planificados. Cuando a juicio del Director del proyecto tales incidencias fueran imputables al adjudicatario, por falta de responsabilidad, incompetencia, desidia u otras causas de índole similar, la facturación resultante quedará minorada proporcionalmente, sin perjuicio de las acciones y penalizaciones que resulten procedentes. Las rectificaciones en los trabajos, derivadas de decisiones sobrevenidas, que no tengan como origen errores u omisiones del adjudicatario se computarán como incluidas dentro del proyecto. Los oferentes incluirán una serie de mecanismos adecuados para llevar a cabo la gestión, el correcto conocimiento, dimensionado y seguimiento de las actividades del proyecto. El oferente identificará los mecanismos tanto internos como los externos que permitan el control y seguimiento del proyecto por el INAP. El adjudicatario suministrará todas las herramientas de software necesarias para la ejecución del proyecto. El coste de las licencias de dichas herramientas estará, en todo caso, incluido en el precio final del contrato. Entre estas herramientas, el oferente indicará las herramientas que propone para el seguimiento y control de todas las actividades del proyecto, incluyendo, entre otros, el seguimiento de temas pendientes, incidencias, defectos, cambios o modificaciones funcionales, procesos de administración interna, peticiones de acceso a entornos y cualesquiera otros no mencionados específicamente. En cualquier caso, estos mecanismos permitirán la dirección conjunta del proyecto por parte del INAP y del suministrador. Asimismo, los oferentes incluirán todos los mecanismos de control de cambios, necesarios para asegurar que todas las modificaciones surgidas durante el desarrollo del proyecto van a estar documentadas por el adjudicatario y sometidas a la aprobación de los responsables por parte del INAP, pudiéndose llevar a la práctica con el mínimo perjuicio. Los mecanismos de control de cambios propuestos por los oferentes deberán ser descritos en detalle. 7. EQUIPO DE TRABAJO Los oferentes identificarán los recursos necesarios para el proyecto, de acuerdo a lo especificado en los siguientes puntos: Los recursos propuestos han de ajustarse a los perfiles demandados por el INAP. Desglose de recursos por actividad: Página 15 de 19

16 Recursos humanos del INAP: se indicará si se considera necesaria o no la participación de personal del INAP, perfiles necesarios y dedicación. Otros: se detallará cualquier otro recurso que los oferentes consideren necesario. El oferente presentará un organigrama del Proyecto, de acuerdo a la distribución de funciones que estime oportuno. El jefe del proyecto y los analistas requerirán la previa aprobación del Comité de Dirección del proyecto, a cuyo efecto podrá mantener una entrevista con cada uno de ellos. En todo caso, cualquier componente del equipo de trabajo deberá ser reemplazado por la empresa, en las mismas condiciones, a solicitud del INAP. Perfiles requeridos: Para cubrir las funciones que se describen en este Pliego, el equipo propuesto por los oferentes tendrá un perfil demostrable en los siguientes puestos: Jefe de proyecto: es el responsable de la gestión global del proyecto. Tendrá experiencia contrastada en sistemas de Business Intelligence y en particular en sistemas de cuadros de mando integral. Tendrá conocimiento de las aplicaciones del entorno del INAP. Colaborará en el análisis del sistema. Su trabajo se desarrollará en las instalaciones del INAP. Consultor de negocio: será un experto en la definición, desarrollo e implantación de cuadros de mando. Analistas: tendrán un conocimiento funcional y técnico profundo del Cuadro de Mando integral, así como en reingeniería de procesos, de las tecnologías de los sistemas y de las Bases de Datos y de las aplicaciones identificadas como origen de los datos a analizar. Su trabajo se desarrollará en las instalaciones del INAP. El oferente aportará el curriculum vitae de cada uno de los componentes del equipo de trabajo anteriormente definidos, detallando las tareas en que haya participado en trabajos similares al objeto de este Pliego, formación, conocimientos técnicos, proyectos y duración de los mismos. Se requerirá una experiencia de, al menos, dos años en dichos trabajos. Si por circunstancias no previstas, hubiera que sustituir a un miembro del equipo durante el tiempo de vigencia del contrato, el sustituto deberá ser aprobado por el INAP, siendo en todo caso, a costa del adjudicatario el tiempo de solapamiento, entre el personal saliente y el entrante, requerido para la adquisición del conocimiento del nuevo miembro del equipo. El personal sustituto deberá poseer una cualificación y experiencia equivalente al de la persona sustituida. Página 16 de 19

17 8. ENTREGABLES Y GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El Comité de Dirección del proyecto establecerá un sistema de gestión de la documentación del proyecto. De acuerdo con el mismo, los documentos, tanto de apoyo como los generados por el propio proyecto, han de tener una identificación única en nombre y número de revisión. Toda la documentación e información generada será guardada durante el transcurso del proyecto. Los formatos y soporte a utilizar para la elaboración y entrega de la documentación serán los que establezca el INAP. Las entregas de documentación se realizarán en soporte electrónico y en formato editable con las herramientas del INAP y estarán acordes con la metodología de trabajo aprobada por el comité de dirección del proyecto. El adjudicatario deberá entregar, al menos, la siguiente documentación: Definición de objetivos e indicadores. Estudio de la viabilidad del sistema. Estrategia para la gestión del cambio y posible plan de formación. El INAP se reserva el derecho de rechazar cualquier documentación que el proveedor entregue por considerarla de baja calidad, obligando al mismo a modificarla, sin que, en ningún caso, dé lugar a un incremento del precio del contrato. 9. PROPIEDAD INTELECTUAL. Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador, el contratista acepta expresamente que los derechos de explotación de los sistemas informáticos y de los trabajos desarrollados al amparo del presente contrato corresponden únicamente al INAP, con exclusividad y a todos los efectos. 10. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego. El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y especialmente en lo indicado en su artículo número 12. El tratamiento por el adjudicatario de los datos de carácter personal que sea necesario para Página 17 de 19

18 llevar a buen fin la prestación del servicio objeto del contrato al Instituto Nacional de Administración Pública se ajustará a las instrucciones dadas por éste último, como responsable de dicho tratamiento, según lo establecido por el artículo 3.d. de la LOPD. El adjudicatario garantizará que en el tratamiento de los datos personales referidos se adoptarán las medidas de índole técnica y organizativas que resulten preceptivas para preservar la seguridad de este tipo de datos, en los términos a que se refiere el artículo 9 de la LOPD y atendiendo a las previsiones que, según la calificación que se otorgue en razón de su contenido, establece el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los Ficheros Automatizados que contengan datos de Carácter Personal. El cumplimiento de dichas medidas podrá ser observado en cualquier momento por el Instituto Nacional de Administración Pública, debiendo el Adjudicatario facilitar esta labor con la diligencia debida. 11. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA. Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar al comité de dirección del proyecto del INAP, la información y documentación que éstos soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. Se pretende, en definitiva, que este contrato contemple una transferencia tecnológica apropiada. 12. ESTRUCTURA DE LAS OFERTAS. Las ofertas que entreguen los licitadores deberán ajustarse a la siguiente estructura: 1.- Alcance del proyecto. 2.- Organización del proyecto. 3.- Planificación y cronograma detallado con descripción de los recursos previstos, tanto propios como del INAP, destinados a la realización de cada tarea, hitos de finalización de cada actividad definida. 4.- Equipo técnico. Se identificará cada una de las personas asignadas a los puestos definidos, indicando: Formación. Experiencia profesional con la responsabilidad asignada en cada proyecto. Fechas de inicio y finalización en la que la ejerció. 5.- Condicionantes de la propuesta (factores que puedan condicionar la propuesta presentada por el oferente). 6.- Certificados de Calidad. 7.- Medidas de seguridad, en relación con la confidencialidad de la información manejada. Página 18 de 19

19 8.- Referencias. Estas tendrán la siguiente estructura: Nombre de la empresa. Objeto del contrato. Fecha de inicio. Fecha finalización. Número de personas que prestan sus servicios, indicando el % de dedicación Jornadas contratadas o importe del contrato. Se relacionarán únicamente los proyectos activos, o que hayan finalizado durante los años 2006, 2007 ó 2008, de naturaleza análoga a la de este proyecto. 13. VALORACIÓN TÉCNICA DE LAS OFERTAS En la valoración de las ofertas se tendrán en cuenta los siguientes criterios: Cualificación técnica de la empresa Experiencia y formación de los recursos humanos ofertados. Mejoras ofrecidas por el proveedor sobre los requerimientos solicitados. Certificaciones de calidad presentadas. Calidad de la oferta. Reducción del plazo. Página 19 de 19