DOCUMENTO NORMATIVO DEL CERTIFICADO DE CALIDAD AMBIENTAL MUNICIPAL

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1 DOCUMENTO NORMATIVO DEL CERTIFICADO DE CALIDAD AMBIENTAL MUNICIPAL Edición 1 Fecha: 18 de Noviembre de 2010 Fecha: 19 de Noviembre de 2010 Realizado por: Aprobado por: Cristina Pulido Leria Consultora de Medio Ambiente Javier Osuna de la Cerda Gerente de Proyectos Medio Ambiente Andalucía y Extremadura AYUNTAMIENTO DE MÁLAGA Área de Medio Ambiente

2 ÍNDICE 1. DEFINICIONES PRINCIPIOS Imparcialidad Competencia Responsabilidad Transparencia Confidencialidad Receptividad y respuesta oportuna a las quejas ESTRUCTURA Y RECURSOS Estructura de la organización de certificación Comité de Certificación Ambiental Personal que interviene en las actividades de certificación Cualificación de auditores Registros relativos al personal Contratación externa REQUISITOS RELATIVOS A LA INFORMACIÓN Información accesible al público Documentos de certificación Lista de clientes certificados Confidencialidad Información relativa a los requisitos de certificación Notificación de cambios realizados por un establecimiento PROCESO DE CERTIFICACION (Abreviado y Extendido)...14 Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 2 de 34

3 5.1 Solicitud Plan de auditoria Diagnóstico ambiental inicial seguimiento Auditoria previa de revisión Auditoria de certificación Otorgamiento de la certificación Mantenimiento y Renovación del Certificado Ventajas del Certificado SUSPENSIÓN, QUEJAS Y APELACIONES Auditorias extraordinarias Suspender la certificación Apelaciones Quejas REGLAS DE USO DE MARCA Definiciones Reglas que regulan el uso de las marcas de Certificación Uso ilegal y uso abusivo Sanciones REGISTROS Registros relativos a solicitantes y clientes Control de los registros...26 ANEXO. REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN...28 Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 3 de 34

4 1. DEFINICIONES Sistema de Gestión Ambiental: Se entiende como Sistema de Gestión Ambiental de un establecimiento, empresa u organización el conjunto de procedimientos o instrucciones incorporadas a su actividad diaria adoptadas por el interesado para alcanzar un grado de gestión de los aspectos ambientales acorde con la legislación vigente y con buenas prácticas ambientales. Auditoría: Instrumento de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización, el sistema de gestión y sus procedimientos de acuerdo con los requisitos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. Evidencia objetiva: Información, comprobantes o contrastaciones de hechos, de naturaleza cualitativa o cuantitativa, relativos a la gestión de un bien o un servicio o a la existencia o implantación de un elemento del sistema ambiental, que se basan en observaciones, medidas o ensayos y que pueden verificarse. Empresa: Organización en la que la dirección ejerce un control global de las actividades realizadas en un centro determinado. Centro: Emplazamiento en que se llevan a cabo, en un lugar determinado, las actividades comerciales bajo el control de una empresa, incluido el almacenamiento asociado de las materias primas, productos finales y material de desecho, así como toda la infraestructura y equipamiento relacionado con dichas actividades, tanto si son fijos como si no lo son. Gestión de auditorías: Proceso mediante el cual se determinan los requisitos de auditoría (tiempo de auditoría, nº auditores, justificaciones para reducciones y ampliaciones,...) basados en el estudio de los datos iniciales aportados por el cliente y la disponibilidad de recursos y competencias del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga. Designación del equipo auditor: Proceso de selección mediante el cual se elige a los miembros del equipo auditor. Este proceso tiene en cuenta las competencias necesarias requeridas para la consecución de los objetivos de la auditoría. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 4 de 34

5 Certificado de Calidad Ambiental Municipal: Certificado creado por el Ayuntamiento de Málaga que acredita a los establecimientos su compromiso y buenas prácticas ambientales hacía la sostenibilidad ambiental reconociendo su compromiso con una gestión eficaz de los aspectos ambientales. Comité de Certificación Ambiental: Es el órgano constituido por técnicos designados dentro del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga para llevar a cabo las funciones de valoración y concesión del Certificado de Calidad Ambiental Municipal así como resolver potenciales conflictos entre las partes. Una de sus misiones es la salvaguardia de la imparcialidad de las actividades de certificación. 2. PRINCIPIOS La Certificación de Calidad Ambiental Municipal tiene por objetivo general dar confianza a todas las partes de que el sistema de gestión cumple los requisitos especificados. El valor de la certificación reside en el grado de confianza y fe pública que se logra con la evaluación imparcial y competente de la Administración Municipal. Las partes que tienen un interés en la certificación son las siguientes: a) los establecimientos comerciales, b) los clientes de las organizaciones o empresas cuyos sistemas de gestión están certificados, c) las autoridades, d) los consumidores y otros miembros del público en general. Los principios para inspirar confianza a las empresas que se certifican incluyen: a) la imparcialidad, b) la competencia, c) la responsabilidad, d) la transparencia, e) la confidencialidad, y f) la receptividad y respuesta oportuna a las quejas. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 5 de 34

6 2.1 IMPARCIALIDAD Ser imparcial, y ser percibido como imparcial, es necesario para que el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga proporcione una certificación que inspire confianza. Con el fin de inspirar confianza y mantenerla, las decisiones del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga estarán basadas en evidencias objetivas de conformidad y no estarán influidas por otros intereses u otras partes. Las amenazas a la imparcialidad incluyen las siguientes: a) Los intereses personales: surgen cuando una persona o el organismo actúa en su propio interés. Tener intereses financieros personales es una amenaza susceptible de comprometer la imparcialidad de una certificación. b) La autorevisión: surge cuando una persona o el organismo revisa el trabajo hecho por ellos mismos. La auditoría de los sistemas de gestión de una empresa a la cual el Área de Medio Ambiente ha proporcionado servicios de consultoría relativos a sistemas de gestión podría constituir una amenaza de este tipo. c) La familiaridad: surge cuando una persona o el organismo tiene una relación de excesiva familiaridad o confianza con otra persona y por eso no busca evidencias de auditoría. d) La intimidación: surge cuando una persona o el organismo tiene la percepción de sufrir coacción abierta o encubiertamente. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga como organismo certificador reconoce la importancia de la imparcialidad en sus actividades de certificación y gestiona los conflictos de interés, así como asegura la objetividad de sus actividades de certificación. El personal del Ayuntamiento de Málaga, o el Comité de Certificación Ambiental debe actuar de manera imparcial según los criterios de integridad, independencia e imparcialidad. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga como organismo de certificación elabora para cada certificación que lo requiera un informe de análisis de conflictos de interés en el cual se identifican, analizan y documentan los posibles conflictos de interés que se pueden presentar, estableciendo medidas para la eliminación o minimización de los mismos. El Comité de Certificación Ambiental del Ayuntamiento de Málaga realiza la aprobación formal del informe de análisis de conflictos de interés para lo cual debe poder tener acceso a toda la información necesaria. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 6 de 34

7 El Ayuntamiento de Málaga tomará medidas para responder a cualquier amenaza a su imparcialidad que provenga de las acciones de otras personas, organismos u organizaciones, mantengan éstas o no vínculos con el organismo de certificación. 2.3 COMPETENCIA La competencia del personal es necesaria para que el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga proporcione una certificación que dé confianza. La competencia es la aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades. 2.4 RESPONSABILIDAD La empresa que se certifica, y no el Ayuntamiento de Málaga, es responsable de la conformidad con los requisitos de la certificación. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga es responsable de evaluar suficiente evidencia objetiva para fundamentar su decisión sobre la certificación. Basado en las conclusiones de la auditoría, toma una decisión para otorgar la certificación si hay suficiente evidencia de la conformidad, o para no otorgarla si no hay suficiente evidencia de la conformidad. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga a través del Comité de Certificación Ambiental del Ayuntamiento de Málaga es responsable de sus decisiones concernientes a la concesión, mantenimiento, suspensión y retirada de la certificación. 2.5 TRANSPARENCIA El Ayuntamiento de Málaga debe proporcionar acceso público, o revelar la información apropiada y oportuna sobre sus procesos de auditoría y certificación, y sobre el estado de la certificación de cualquier organización, con el fin de inspirar confianza en la integridad y la credibilidad de la certificación. La transparencia es un principio de acceso a, o revelación de, la información apropiada. El Ayuntamiento de Málaga debe revelar a partes interesadas específicas información no confidencial sobre las conclusiones de auditorías específicas. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 7 de 34

8 2.6 CONFIDENCIALIDAD El Ayuntamiento de Málaga debe mantener la confidencialidad de toda la información privada relativa a las empresas certificadas o en proceso de certificación. 2.7 RECEPTIVIDAD Y RESPUESTA OPORTUNA A LAS QUEJAS El Ayuntamiento de Málaga debe recibir y responder adecuadamente a las quejas de cualquiera de las partes a fin de proteger a las empresas y a otros usuarios contra los errores, omisiones o comportamientos no razonables. 3. ESTRUCTURA Y RECURSOS 3.1 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN DE CERTIFICACIÓN El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga tiene identificadas las personas pertenecientes a la dirección con autoridad y responsabilidad para cada uno de los puntos siguientes: a) el desarrollo de políticas relativas al funcionamiento del Comité de Certificación Ambiental; b) la supervisión de la implementación de las políticas y los procedimientos; c) el desarrollo de servicios y esquemas de certificación de sistemas de gestión; d) la realización de auditorías y certificación, y la receptividad y respuesta oportuna a las quejas; e) las decisiones relativas a la certificación; f) la provisión de recursos apropiados para las actividades de certificación; 3.2 COMITÉ DE CERTIFICACIÓN AMBIENTAL El Comité de Certificación Ambiental del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga, cuya principal función es la salvaguardia de la imparcialidad de las actividades de certificación, tendrá las siguientes funciones: Ayudar a elaborar las políticas relativas a la imparcialidad de las actividades de certificación, Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 8 de 34

9 Contrarrestar toda tendencia a permitir que consideraciones comerciales o de otro tipo impidan la prestación objetiva y coherente de las actividades de certificación, Asesorar sobre temas que afecten a la confianza en la certificación, incluida la transparencia y la percepción del público, Representar un equilibrio de intereses, de manera que no predomine un interés único, Realizar una revisión, al menos una vez al año, de la imparcialidad de los procesos de auditoría. Examinar el dossier de certificación en las solicitudes iniciales, seguimiento y renovaciones y decidir a la vista del dossier, sobre la concesión o mantenimiento de la certificación. Recibir información sobre las quejas, reclamaciones y recursos presentados por las partes interesadas respecto de las decisiones de certificación. Decidir sobre el aviso, suspensión o retirada de la certificación y resolver sobre los recursos presentados sobre sus decisiones. El Comité de Certificación se reunirá en sesiones ordinarias o extraordinarias y adoptará sus acuerdos por mayoría simple de los asistentes. Los miembros del Comité han de mantener la confidencialidad de los asuntos, informaciones, documentos y detalles tratados en las reuniones y que afecten a los procesos de certificación. En cada sesión, el Comité de Certificación será informado de las actuaciones de Certificación y en particular sobre: El resultado de las auditorias, realizadas por personal propio y subcontratado. La situación de las certificaciones concedidas. El grado de cumplimiento de los licenciatarios respecto a las obligaciones derivadas de las certificaciones otorgadas. Los recursos presentados por los peticionarios o licenciatarios sobre sus decisiones y las apelaciones. 3.3 PERSONAL QUE INTERVIENE EN LAS ACTIVIDADES DE CERTIFICACIÓN El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga: Emplea personal con competencia suficiente para gestionar el tipo y la gama de programas de auditoría y trabajos de certificación efectuados. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 9 de 34

10 Dispone de un número suficiente de auditores y expertos técnicos para cubrir la totalidad de sus actividades. Explica claramente a cada persona involucrada cuáles son sus deberes, responsabilidades y autoridad. Dispone de unos requisitos para la selección, formación, cualificación formal y supervisión de auditores. Dispone de un sistema para una realización eficaz de auditorías incluyendo la designación de auditores y expertos técnicos con conocimientos y habilidades adecuados para cada auditoría. Se asegura de que sus auditores son conocedores de los procesos de auditoría y requisitos de certificación. Identifica, planifica y proporciona formación específica a todo el personal involucrado en actividades de certificación. Realiza un seguimiento y medición del desempeño del personal involucrado en actividades de certificación. 3.4 CUALIFICACIÓN DE AUDITORES Auditor: Miembro del equipo de certificación, cualificado como auditor que cumple con los requisitos de cualificación del área en la que se desarrolla la auditoría. Dispone por tanto de la competencia técnica necesaria para poder efectuar las auditorías de los apartados técnicos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. TITULACION Titulación Universitaria: Licenciatura o Diplomatura. Enseñanza post-secundaria u otra equivalente (mínimo 500 horas) - Ciencia y Tecnología Ambiental. - Aspectos Técnicos y Ambientales del funcionamiento de las instalaciones. - Conocimientos de Sistemas de Gestión Ambiental y de la norma ISO 14001:04 y el Reglamento EMAS así como de su aplicación. - Procedimientos, procesos y técnicas de auditoría. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 10 de 34

11 EXPERIENCIA PROFESIONAL Experiencia Profesional apropiada (*): durante 3 años de los cuales al menos 2 serán en medio ambiente, o bien: 2 años, al menos 1 en medio ambiente (si la formación post-secundaria aportada es de 1 año o más). (*) La experiencia profesional apropiada será evaluada en base al análisis del curriculum vitae y documentación acreditada aportada por el candidato a auditor y la constatación de que cubre la experiencia requerida respecto a los aspectos mencionados en el apartado de titulación. FORMACION PRÁCTICA Participación en un mínimo de 2 auditorías actuando como auditor en cualificación, bajo la supervisión de un Auditor Jefe cualificado. MANTENIMIENTO DE LA CUALIFICACION (Cada 3 años) Mantenimiento de los conocimientos mediante formación continuada respecto a Sistemas de Gestión Ambiental. Revisión de procesos, procedimientos y técnicas de auditoría. Haber participado como auditor en los últimos 3 años en 4 auditorías de certificación. 3.4 REGISTROS RELATIVOS AL PERSONAL El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga mantiene registros actualizados de su personal, incluyendo todas las calificaciones pertinentes, formación, experiencia, estatus profesional, competencia y cualquier servicio de consultoría pertinente que haya prestado, incluyendo al personal de dirección y administrativo. 3.5 CONTRATACIÓN EXTERNA El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga: a) es responsable de todas las actividades contratadas externamente, b) se asegura de que la empresa que proporciona servicios contratados externamente, y las personas que éste emplea, cumplen los requisitos establecidos por El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga, y c) se asegura de que la empresa que proporciona servicios contratados externamente, y las personas que emplea, no están involucradas directa o indirectamente con la organización que va a ser auditada, de manera que pueda comprometer la imparcialidad. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 11 de 34

12 4. REQUISITOS RELATIVOS A LA INFORMACIÓN 4.1 INFORMACIÓN ACCESIBLE AL PÚBLICO El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga dispone de información accesible al público relativa a sus procesos de auditoría y de certificación. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga dispone de información accesible al público relativa a las certificaciones otorgadas, suspendidas o retiradas. Toda la información que se proporciona, incluida la publicidad, es exacta y no engañosa. 4.2 DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga proporciona los documentos de certificación a las empresas certificadas. La fecha de entrada en vigencia de los documentos de certificación es siempre posterior a la fecha de la decisión de certificación. Los documentos de certificación identifican lo siguiente: a) el nombre y la ubicación del establecimiento o empresa cuyo sistema de gestión es certificado; b) la fecha del otorgamiento, la fecha de caducidad o la fecha de renovación de la certificación, coherente con el ciclo de renovación de la certificación; c) el código de identificación único; d) El número de emisión y/o revisión del documento normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal utilizado para auditar al cliente certificado; e) El alcance de certificación; f) La marca de certificación del organismo de certificación; 4.3 LISTA DE CLIENTES CERTIFICADOS El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga mantiene y tiene accesible al público, o proporciona a petición, una lista de certificados válidos indicando el nombre, el alcance y la ubicación. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 12 de 34

13 4.4 CONFIDENCIALIDAD El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga notifica a la empresa, con antelación, cuál es la información que tiene intención de hacer pública. La información relativa a una persona particular no se revela a un tercero sin el consentimiento escrito de la persona concerniente. La información relativa a la empresa obtenida de fuentes distintas al cliente debe ser tratada como información confidencial. El personal, incluidos los miembros del Comité de Certificación Ambiental y personal externo que actúan en nombre del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga, deben preservar la confidencialidad de toda la información obtenida. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga utiliza equipos e instalaciones que permiten asegurar el tratamiento con total seguridad de la información confidencial. Cuando la información confidencial se pone a disposición de otros organismos, El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga se lo notifica a la empresa. 4.5 INFORMACIÓN RELATIVA A LOS REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga proporciona a las empresas y mantiene actualizada la siguiente información: a) una descripción detallada de la actividad de certificación inicial y de mantenimiento, incluyendo la solicitud, las auditorías iniciales, las auditorías de seguimiento, y el proceso de certificación; b) los requisitos de la certificación; c) los documentos que describen los derechos y obligaciones de las empresas certificadas; d) la información relativa a los procedimientos para el tratamiento de quejas y apelaciones. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga notifica debidamente a sus clientes cualquier cambio en sus requisitos de certificación y verifica que cada cliente cumple los nuevos requisitos. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 13 de 34

14 4.6 NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS POR UN ESTABLECIMIENTO El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga dispone de un contrato de uso de marca con cada uno de los establecimientos certificadas en el que se asegura de que éste le informa sin demora, de las cuestiones que puedan afectar a la capacidad del sistema de gestión para seguir cumpliendo los requisitos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. Estos cambios incluyen: a) la condición legal, comercial, de organización o de propiedad, b) la organización y la gestión, c) la dirección y lugar de contacto, d) cambios importantes en el sistema de gestión y en los procesos. 5. PROCESO DE CERTIFICACION (Abreviado y Extendido) El proceso de certificación de Calidad Ambiental Municipal del Ayuntamiento de Málaga puede seguir dos vías en función de las necesidades de la empresa a certificar. Tres pasos son comunes a las dos vías de certificación, solicitud de certificación, plan de auditoria y auditoria de certificación, fases estas que coinciden con las fases del proceso abreviado. Es en la solicitud de certificación donde la empresa interesada en certificarse le comunicará al Ayuntamiento por qué proceso de certificación opta, por la certificación abreviada en la que se suprimen las actuaciones de implantación y asesoría por parte de Ayuntamiento de Málaga por no considerarlo la empresa necesario, o bien opta por el proceso de certificación extendido en el que se llevan a cabo a actuaciones de implantación, asesoramiento y colaboración directa por parte del Área de Medio Ambiente con la empresa interesada al objeto de apoyarles en la consecución del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. Las fases a desarrollar dentro de cada proceso de certificación son las siguientes: Proceso de certificación abreviado El programa de certificación incluye: Solicitud de Certificación. Plan de auditoria. Auditoría de certificación. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 14 de 34

15 Proceso de certificación extendido El programa de certificación incluye: Solicitud de Certificación. Plan de auditoria. Diagnóstico inicial. Seguimiento. Auditoria previa de revisión. Auditoría de certificación. Auditoría de renovación de la certificación. 5.1 SOLICITUD Puede solicitar el Certificado de Calidad Ambiental Municipal cualquier persona física o jurídica titular de un establecimiento comercial ubicado Centro Histórico del término municipal de Málaga. Estarán excluidas las personas que tengan denuncias o estén incursos en algún procedimiento sancionador o judicial por un presunto incumplimiento de alguna de las obligaciones ambientales. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga solicita al establecimiento interesado en la certificación la información necesaria para establecer: a) El tipo de proceso de certificación a desarrollar, abreviado o extendido; b) las características generales de la organización solicitante, incluido el nombre, dirección de su ubicación física, aspectos significativos de su proceso y operaciones, y cualquier obligación legal pertinente; c) información general referida a la organización solicitante, tales como sus recursos humanos y técnicos, funciones y relación dentro de una corporación mayor, cuando corresponda; d) información relativa a todos los procesos contratados externamente utilizados por la organización que afectarán a la conformidad con los requisitos; f) información relativa a la utilización de consultoría en materia de sistemas de gestión. En base a la revisión de la solicitud el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga determina las competencias que necesita incluir en su equipo auditor y comunica al Centro Asesor Ambiental si la empresa requiere o no de sus servicios. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 15 de 34

16 5.2 PLAN DE AUDITORIA Para cada auditoría el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga establece un plan de auditoría que proporciona las bases sobre la realización y programación de las actividades de auditoría. El programa de auditoría se determina en función del tamaño del establecimiento y de la actividad que desarrolle, sus productos y procesos y aspectos ambientales asociados. Para cada tipo de auditoría el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga selecciona y designa el auditor teniendo en cuenta las competencias necesarias para la auditoría. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga define y comunica a la empresa las tareas designadas al auditor, entre las cuales deben incluir: a) examinar y verificar la estructura, los procesos, los procedimientos, los registros y los documentos relacionados de la organización cliente pertinentes al sistema de gestión ambiental, b) determinar que estos cumplen todos los requisitos pertinentes al alcance previsto de la certificación, c) determinar que los procesos y procedimientos se han establecido, implementado y mantenido eficazmente para dar confianza en el sistema de gestión del establecimiento, y d) comunicar al establecimiento, para que actúe en consecuencia, cualquier incoherencia entre los requisitos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal y los resultados. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga comunica el Plan de Auditoría al establecimiento y acuerda con ésta las fechas de auditoría. A aquellos establecimientos que hayan optado por el proceso de certificación abreviado se le hará además entrega en esta fase del Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal en su versión en vigor. 5.3 DIAGNÓSTICO AMBIENTAL INICIAL El diagnóstico ambiental inicial es llevado a cabo por técnicos competentes del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga en las instalaciones de la empresa que pretende certificarse y tiene como fin: a) Revisar la documentación existente relacionada con la gestión ambiental del establecimiento si la hubiere; Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 16 de 34

17 b) Evaluar la ubicación y las condiciones específicas del establecimiento e intercambiar información con el personal con el fin de determinar el estado de preparación para la certificación. c) Revisar el grado de comprensión de los requisitos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal, en particular en lo que concierne a la identificación de aspectos clave o significativos del desempeño, procesos, objetivos y funcionamiento de la gestión ambiental; d) Recopilar la información necesaria correspondiente a los procesos y al establecimiento, así como a los aspectos legales y reglamentarios relacionados y su cumplimiento; Para la ejecución del diagnóstico ambiental el cual será realizado en una jornada de trabajo se utilizará un check-list tipo para los distintos grupos de actividades. 5.4 SEGUIMIENTO Los resultados del diagnóstico ambiental se documentan adecuadamente en un Informe de Diagnóstico Ambiental. Dentro de esta fase de seguimiento se le hace entrega al establecimiento del Informe de Diagnóstico Ambiental donde se indican aquellos aspectos que han de ser mejorados y se dan las indicaciones necesarias al establecimiento para cumplir los requisitos mínimos de gestión ambiental para obtener la certificación. Se le hace entrega a su vez del Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal en su versión en vigor. 5.5 AUDITORIA PREVIA DE REVISIÓN Se evalúa si el nivel de implementación del sistema de gestión ambiental confirma que la organización cliente está preparada para la auditoría de certificación. Los técnicos competentes del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga hacen las indicaciones y correcciones necesarias al establecimiento para la subsanación de las no conformidades o deficiencias encontradas. Todo esto queda recogido en un Informe de Auditoria Previa de Revisión. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga determina el intervalo de tiempo entre la auditoría previa de revisión y la auditoria de certificación teniendo en cuenta las necesidades del establecimiento para resolver los problemas identificados en la auditoría previa de revisión. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga proporciona un informe escrito de cada auditoría. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 17 de 34

18 5.6 AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN Durante la auditoría de certificación el auditor evalúa nuevamente la implementación y eficacia del sistema de gestión ambiental, incluyendo lo siguiente: a) la información y evidencias de la conformidad con los requisitos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal; b) el sistema de gestión del establecimiento y su desempeño en relación con el cumplimiento de la legislación; c) el control operacional de los procesos del establecimiento; d) la realización de actividades de seguimiento y medición. e) la responsabilidad de la dirección en relación al sistema de gestión ambiental; f) los vínculos entre los requisitos del Certificado, cualquier requisito legal aplicable, la responsabilidad, la competencia del personal, las operaciones, los procedimientos, los datos del desempeño y los hallazgos y conclusiones de las auditorías previas. El equipo auditor analiza toda la información y las evidencias obtenidas durante la auditoría para acordar las conclusiones y elabora un Informe de Auditoria de Certificación. 5.7 OTORGAMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN El equipo auditor proporciona al Comité de Certificación Ambiental Municipal, como mínimo, la siguiente información: a) El informe de Diagnóstico Ambiental, b) Los informes de Auditoria de Revisión y Certificación, d) La recomendación de otorgar o no la certificación, junto con cualquier condición u observación. e) Plan de acciones correctivas propuesto por la empresa. El Comité de Certificación Ambiental confirma antes de tomar una decisión, que: a) la información proporcionada por el equipo auditor es suficiente con respecto a los requisitos de certificación; b) se ha revisado y verificado la eficacia de las acciones correctivas para las no conformidades que representen el incumplimiento de uno o más requisitos del Certificado de Calidad Municipal Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 18 de 34

19 o una situación que genere dudas significativas sobre la capacidad del sistema de gestión del establecimiento para alcanzar los resultados pretendidos. El Comité de Certificación Ambiental Municipal toma la decisión de certificar basándose en una evaluación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría de certificación y cualquier otra información pertinente. El Certificado de Calidad Ambiental Municipal se otorgará cuando, como mínimo se cumplan los requisitos legales aplicables al establecimiento según el marco normativo en vigor y estén implantadas al menos un 50% de las buenas prácticas ambientales consideradas como aplicables al establecimiento. El Comité de Certificación Ambiental del Ayuntamiento de Málaga comunicará por escrito al solicitante uno de los siguientes acuerdos: - Conceder el Certificado de Calidad Ambiental Municipal. - Denegar el Certificado de Calidad Ambiental Municipal a la empresa. En caso de concesión del Certificado de Calidad Ambiental Municipal el establecimiento firmará un contrato con el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga a través del cual se cede a la empresa el derecho de uso de la marca de certificación y quedan recogidas entre otras las reglas de uso de la marca de certificación. El período de validez del certificado es de 1 año, con excepción de situaciones de irregularidad. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga remitirá a la empresa licenciataria la siguiente documentación: - Certificado y copias solicitadas del mismo. - Contrato de uso de la marca (1 de las copias deberá devolverse firmada). - Formato de Cuadro de Indicadores de Gestión Ambiental. Si la empresa licenciataria no dispone lo contrario, esta documentación se enviará por correo a la dirección solicitada. 5.8 MANTENIMIENTO Y RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga mantiene la certificación basándose en la demostración de que el establecimiento continúa satisfaciendo los requisitos del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 19 de 34

20 La Auditoría de Renovación considerará el desempeño del sistema de gestión durante el periodo de certificación. Las auditorías de renovación se realizarán in situ y deben evaluar como mínimo: a) La auditoría de certificación y posteriores auditorias de renovación. b) La eficacia del sistema de gestión en su totalidad, a la vista de los cambios internos y externos y su pertinencia y aplicabilidad continuada para el alcance de la certificación. En este sentido se revisará la cumplimentación del Cuadro de de Indicadores de Gestión Ambiental facilitado por el Área de Medio Ambiente. c) El compromiso demostrado para mantener la eficacia y la mejora del sistema de gestión con el fin de reforzar el desempeño global. e) El tratamiento de las quejas. f) El progreso de las actividades planificadas dirigidas a la mejora continua. g) La continuidad en el control operativo. h) La utilización de marcas y/o cualquier otra referencia a la certificación. Las auditorías de seguimiento se realizan bienalmente a partir de la obtención del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. El Comité de Certificación Ambiental Municipal establece plazos para la implementación de acciones correctivas de las no conformidades identificadas en la auditoría de renovación antes del vencimiento de la certificación. El Comité de Certificación Ambiental Municipal toma la decisión de renovación de la certificación basándose en los resultados de las auditorías de renovación así como en los resultados de la revisión del sistema durante el periodo de certificación y las quejas recibidas por parte de usuarios de la certificación. 5.9 VENTAJAS DEL CERTIFICADO Los establecimientos que sean reconocidos con el Certificado de Calidad Ambiental Municipal tendrán: Derecho al uso del distintivo, mostrándolo en sus establecimientos. Serán considerados establecimientos colaboradores en la política ambiental municipal y sus alegaciones tenidas en cuenta de forma preferente. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 20 de 34

21 Obtendrán mayor puntuación en las subvenciones municipales en materia de medio ambiente. Obtendrán difusión estable a través de medios de información municipal del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga, publicándose periódicamente una relación de los establecimientos colaboradores que posean el Certificado de Calidad Ambiental Municipal. 6. SUSPENSIÓN, QUEJAS Y APELACIONES 6.1 AUDITORIAS EXTRAORDINARIAS El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga puede tener que realizar auditorías extraordinarias notificadas a corto plazo con el fin de investigar quejas, en respuesta a cambios o como seguimiento a clientes con la certificación suspendida. En estos casos, se debe describir y poner en conocimiento de los clientes certificados las condiciones en las que se van a efectuar estas auditorías extraordinarias. 6.2 SUSPENDER LA CERTIFICACIÓN El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga puede suspender la certificación cuando, por ejemplo: a) el sistema de gestión certificado del cliente haya dejado de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación; b) el cliente certificado no permite la realización de las auditorías extraordinarias o de renovación de la certificación de acuerdo con la periodicidad requerida; o c) la organización certificada ha pedido voluntariamente una suspensión. En caso de que no se resuelvan los problemas que dieron lugar a la suspensión en el plazo establecido, el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga retira la certificación. En el caso de una suspensión, el Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga hace pública la decisión y se asegura de que el cliente se abstiene de publicitar su certificación tal y como establecen los acuerdos de obligado cumplimiento tomados con el cliente previamente a su certificación inicial. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 21 de 34

22 6.3 APELACIONES El proceso para el tratamiento de las apelaciones incluye: a) una descripción del proceso de recepción, validación e investigación de la apelación, así como del proceso para decidir qué acciones se tomarán en respuesta a ella; b) el seguimiento y registro de las apelaciones; El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga envía acuse de recibo de la apelación y proporciona al apelante los informes del avance y el resultado. La decisión a comunicar al apelante es tomada, revisada y aprobada por una o más personas que no hayan estado involucradas en el objeto de la apelación. El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga notifica formalmente al apelante cuándo ha finalizado el proceso para el tratamiento de la apelación. 6.4 QUEJAS Tras la recepción de una queja que concierne a un cliente certificado, la queja es tratada. Cualquier queja relativa a un cliente certificado se remite al mismo en un plazo oportuno. El proceso de tratamiento de quejas incluye los elementos y métodos siguientes: a) una descripción del proceso de recepción, validación e investigación de la queja; b) el seguimiento y registro de las quejas, incluidas las acciones a tomar en respuesta; c) revisión de que se han emprendido las acciones correctivas apropiadas. El reclamante recibe acuse de recibo de su queja así como los informes de tratamiento de la misma. En la medida de lo posible, se le notifica formalmente al reclamante cuándo ha finalizado el tratamiento de la queja. 7. REGLAS DE USO DE MARCA Este apartado establece las reglas que regulan el uso de la marca de certificación de Calidad Ambiental Municipal del Ayuntamiento de Málaga. Establece el control sobre la utilización del Certificado, las condiciones de uso de la marca de certificación acreditada y las acciones a emprender en caso de uso indebido, incluyendo las sanciones. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 22 de 34

23 7.1 DEFINICIONES Marca de Certificación: Símbolo propiedad del Ayuntamiento de Málaga y utilizado por las organizaciones certificadas para hacer pública la mencionada condición. Uso ilegal: es cualquier utilización de la marca o certificado por parte de personas físicas o jurídicas no admitidas en el sistema de certificación. Uso abusivo: es cualquier extralimitación en el ejercicio de uso por parte de personas físicas o jurídicas admitidas en el sistema de certificación. 7.2 REGLAS QUE REGULAN EL USO DE LAS MARCAS DE CERTIFICACIÓN El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga dispone de un contrato de uso de marca con las empresas certificadas mediante el cual se aplica la política de utilización de la marca. La empresa certificada debe: a) ajustarse a los requisitos del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga al referirse a la condición de su certificación en los medios de comunicación, tales como Internet, publicidad u otros documentos, b) no hacer ni permitir que se haga ninguna declaración engañosa concerniente a su certificación, c) no permitir la utilización de manera engañosa de ningún documento de certificación, en su totalidad o en parte, d) cesar, en caso de suspensión o retirada de su certificación, toda la publicidad que se refiera a su condición de empresa certificada, e) modificar toda publicidad en caso de reducción del alcance de certificación, Las reglas de uso aquí descritas han de ser seguidas por todos los poseedores del Certificado de Calidad Ambiental Municipal. A continuación se indican las reglas establecidas para la utilización de la marca de certificación. 1. La marca de certificación deberá aparecer siempre asociada con el nombre de la empresa certificada (el que figura en su certificado). Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 23 de 34

24 2. En material publicitario de cualquier índole (anuncios de prensa y TV; material promocional así como calendarios, agendas, etc.; anuncios en vallas publicitarias, autobuses; en vehículos de la empresa; etc.) se seguirán las reglas siguientes: El anuncio ha de hacer mención a la empresa certificada (tal y como aparece en su certificado). No podrá utilizarse la marca de certificación en anuncios donde solamente aparezcan los productos o marcas comerciales de la empresa sin que se mencione ésta. Solamente se podrá utilizar la marca de certificación asociada al alcance (actividades y sedes) certificadas. Esto implica que las empresas que no dispongan de todas sus sedes certificadas no podrán hacer uso de la marca de certificación a no ser que aclaren este hecho en el propio anuncio. 3. No se puede utilizar en ningún caso sobre productos. Tampoco podrá situarse, en el caso de una empresa de servicios, sobre el producto objeto del servicio (p.e.: no podrá usarlo la empresa de limpieza sobre el producto o instalación limpiada). Las empresas en que el producto es un documento (certificado, plano, informe, etc.) en tanto que evaluadores de la conformidad, ingeniería, consultores, auditores, laboratorios, etc. no podrán incluirlo en los documentos mencionados. 7.3 USO ILEGAL Y USO ABUSIVO El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga ejerce un control apropiado sobre los derechos de propiedad y actúa para identificar y tratar las referencias incorrectas a la condición de la certificación o uso engañoso de los documentos de certificación, marcas o informes de auditoría. El control del uso de los certificados se llevará a cabo en las auditorías y en la vigilancia de revistas, catálogos y otras fuentes de información. Sin perjuicio de lo establecido en la legislación vigente, se considera uso ilegal de un certificado, cuando éste se utilice por personas físicas o jurídicas no admitidas en el sistema de certificación que no disfruten del derecho de uso, en particular: a) Cuando la solicitud esté en trámite. b) Cuando se haya denegado el derecho de uso. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 24 de 34

25 c) En los casos en los que el derecho de uso haya estado suspendido, retirado o renunciado. Sin perjuicio de lo establecido en la legislación vigente, se considera uso abusivo de un certificado a cualquier extralimitación en el ejercicio del derecho de uso. Toda infracción a las reglas de uso del certificado será considerado un uso abusivo. Los usos abusivos e ilegales que se detecten serán comunicados al Comité de Certificación Ambiental Municipal. Este Comité analizará la información y tomará las medidas cautelares pertinentes. Se solicitará a la empresa respuesta de acción correctiva y plazos de resolución, aplicando las sanciones descritas. 7.4 SANCIONES Cuando se haya comprobado que; Una persona o empresa hace un uso ilegal del Certificado de Calidad Ambiental Municipal, Una empresa o establecimiento certificado ha faltado a las obligaciones derivadas de la concesión del derecho de uso de la marca, uso abusivo del Certificado, El Comité de Certificación Ambiental Municipal aplicará, sin perjuicio de lo establecido en la legislación vigente, las sanciones que se describen a continuación: - Amonestación. Consiste en una advertencia a la persona o empresa certificada de que se ha detectado uso abusivo y notificación de que lo ha de enmendar en un plazo de tiempo determinado. - Suspensión temporal del derecho de uso de la marca o del certificado. - Retirada del derecho de uso de la marca o del certificado. - Sanción Administrativa. Las sanciones serán ejecutadas desde su comunicación por escrito mediante carta certificada con acuse de recibo o por cualquier otro procedimiento fehaciente en derecho, dirigido a la parte interesada. La retirada del derecho de uso podrá ser publicada por el Ayuntamiento de Málaga. La persona o empresa sancionada podrá recurrir las sanciones tomadas ante el Comité de Certificación. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 25 de 34

26 8. REGISTROS 8.1 REGISTROS RELATIVOS A SOLICITANTES Y CLIENTES El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga mantiene los registros relativos a la actividad de auditoría y certificación de todos los clientes, incluidas todas las organizaciones que presentaron solicitudes, así como todas las organizaciones auditadas, certificadas o las que se le suspendió o retiró la certificación. Los registros relativos a los clientes certificados incluyen lo siguiente: a) la información relativa a la solicitud y los informes de diagnóstico inicial, de auditoria previa de revisión y de renovación de la certificación; b) el Informe de auditoria de renovación y de auditorias extraordinarias; c) h) la documentación relativa a las decisiones de certificación; d) los documentos de certificación y el acuerdo de certificación; e) los registros de las quejas y apelaciones, y cualquier corrección o acción correctiva subsiguiente; El Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga conserva los registros relativos a los solicitantes y clientes de forma segura y asegurando su confidencialidad. 8.2 CONTROL DE LOS REGISTROS El objeto de este apartado es establecer la sistemática para identificar, recoger, codificar, clasificar, distribuir, archivar, mantener al día y destruir los registros relativos a las actividades de certificación. Los requisitos establecidos aplican, como mínimo en los siguientes registros. a) Registros generados por la organización: - Solicitudes de certificación. - Registros del sistema de gestión. b) Registros generados por el organismo de Certificación: - Check-List-Informe de Diagnóstico Ambiental. - Lista de comprobación de auditoría. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 26 de 34

27 - Informes de auditorías. - Actas de las reuniones del Comité Municipal de Certificación. - Subcontratación de auditorías. - Documentos relacionados con la concesión, mantenimiento, suspensión o retirada de la certificación. Lo requisitos generales para los registros son los siguientes: 1. Los Registros evidencian el resultado de las actividades a que se refieren. 2. Identificación y Codificación: Los registros se identifican por el título y por el expediente de certificación al que pertenecen. 3. Los Registros serán legibles. 4. En el servidor interno del Área de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Málaga se mantiene archivo de los formatos obsoletos. 5. Sistema de archivo del dossier del expediente de certificación: Todos los registros que forman parte del expediente de certificación quedarán registrados en el correspondiente registro de entrada en el momento de ser archivados (adjunto a la carpeta del expediente). Los Registros se archivarán de una manera ordenada, de manera que su recuperación sea inmediata (ordenación correlativa por número de certificado). Todos los Registros deben ser verificados en cuanto a su cumplimentación y legibilidad. Tan solo el personal del Área de Medio Ambiente relacionado con el Certificado de Calidad Ambiental Municipal tendrá acceso directo al archivo de registros. 6. Sistema de distribución y archivo de las actas. La documentación generada por el Comité de Certificación se distribuirá a las personas que forman parte del Comité. Las actas serán clasificadas y archivadas de manera correlativa. 7. Conservación de los Registros. Las condiciones ambientales (humedad, temperatura, radiaciones, etc.) de conservación de los Registros evitarán su deterioro. Los registros deben retenerse durante, como mínimo, los tres años posteriores a la fecha de inicio del proceso de certificación. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 27 de 34

28 ANEXO. REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN PERMISOS Y LICENCIAS 1. Cuentan con Informe de Calificación Ambiental. 2. Cuentan con Licencia de Actividad. 3. No están inmersos en ningún expediente sancionador. 4. Están al día en los pagos a la Administración. 5. En caso de accidente con afección a las redes de saneamiento, al suelo o a la atmósfera, lo han comunicado a la Administración competente. 6. Cuentan con las fichas de seguridad de los productos que almacenan. RESIDUOS Residuos no peligrosos (RNP) 7. El establecimiento mantiene en constante estado de limpieza las diferentes partes del inmueble visible desde la vía pública, de tal manera que se mantiene una uniformidad en su estética, acorde con su entorno urbano. 8. La vía pública no está afectada por operaciones de limpieza de escaparates, puertas, marquesinas, toldos o cortinas del establecimiento comercial o por operaciones de carga y descarga. 9. Los exteriores y fachadas se mantienen limpios de cualquier tipo de anuncio que no sea el específico de la profesión o actividad comercial o industrial que desarrollan. 10. El establecimiento no ha situado en la vía pública ninguna clase de mobiliario con propaganda publicitaria. 11. El depósito de los residuos asimilables a urbanos se efectúa exclusivamente en los contenedores normalizados más próximos al establecimiento, evitándose el desbordamiento o colocación de los residuos en el entorno del contenedor. 12. Los residuos orgánicos se depositan en sus contenedores específicos en bolsas de plástico no fácilmente desgarrables, perfectamente cerradas. Una vez depositado el residuo en el interior del contenedor se cierra la tapa. Documento Normativo del Certificado de Calidad Ambiental Municipal Página 28 de 34