SEGUIMIENTO ACADÉMICO SIS.SEG.BOL 01. Sistema de Seguimiento y Control Académico SIS.SEG.BOL 01. Visión. Versión 1.0

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1 SEGUIMIENTO ACADÉMICO SIS.SEG.BOL 01 Sistema de Seguimiento y Control Académico SIS.SEG.BOL 01 Visión Versión 1.0 Alanoca Quispe, Elisa. Guerra Martínez, Manuel Pablo. Quispe Aguilar, Jenny Susana. Saavedra Menchaca, Daniela. elis_alanoca@hotmail.com paulo987@hotmail.com jsu_genius@hotmail.com brujita744@yahoo.com 1

2 Tabla de Contenidos 1. Introducción Propósito Alcance Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones: Referencias 3 2. Posicionamiento Oportunidad de Sistema Académico Sentencia que define el problema: Sentencia que define la posición del Producto 9 3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios Resumen de Stakeholders Resumen de Usuario Entorno De Usuario Descripción Global del Producto Perspectiva del producto Resumen de características Costo Y Precio Descripción Global. 12 2

3 Documento Visión 1. Introducción. 1.1 Propósito. El propósito de éste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las características del sistema de información de una unidad educativa. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales. Esta funcionalidad se basa principalmente en el seguimiento académico de los Estudiantes, su inscripción, control profesor administrativo y de biblioteca de la unidad educativa, así poder dar información a los usuarios en las diferentes áreas. Los detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificación de los casos de uso y otros documentos adicionales. 1.2 Alcance. El documento Visión se ocupa, como ya se ha apuntado, del sistema de información de una unidad educativa dedicada a satisfacer las debidas necesidades. Dicho sistema será desarrollado por el grupo de desarrollo de software SIS.SEG.BOL 01. El sistema permitirá a los usuarios de la unidad educativa a manejar la información de las diferentes áreas (historial del estudiante, profesores, personal administrativo, inscripción del estudiante, etc.). 1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones: SIS.SEG.BOL. SIStema de SEGuimiento y control en la U. E. Simón BOLivar. SIA: Significa Sistema de Información Académica. U.E.: Unidad Educativa. XP: Son las siglas de extreme Programing. Se trata de una metodología ágil para describir el proceso de desarrollo de software. 1.4 Referencias. 3

4 Glosario. Perfil del proyecto XP (extreme Programming) Diagrama de casos de uso. 2. Posicionamiento. 2.1 Oportunidad de Sistema Académico. Este sistema permitirá a la U. E. automatizar la información, como poder controlar todas sus actividades (inscripción de estudiantes, seguimiento académico de los estudiantes, asignación de cursos, asignación de profesores, control administrativo, control de biblioteca, etc.), lo cual supondrá un acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y amigables. Además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado de la unidad educativa en las diferentes áreas. 2.2 Sentencia que define el problema: MODULO DE GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN: El problema de Afecta a En la tarea y procedimiento que cumple la Unidad Educativa Simón Bolívar, en el área de inscripciones confronta diversos problemas, como: Retrasos en transmitir la información para las inscripciones. Debido a las asignaciones manuales que se realizan. Largas filas de espera para la inscripción. Errores de recepción de datos del Estudiante. Perdidas de información Excesivo material almacenado después de hacer el proceso de inscripciones. Estudiante Padres de familia o apoderados Personal administrativo. 4

5 El impacto asociado es Una solución adecuada sería - Perjuicio al estudiante en los casos de pérdida de documentos de estos, ya que en el proceso de inscripción la secretaria por presión en la fila u otros factores realiza la inscripción de manera rápida, y corre el riesgo de pérdida o mezcla de documentos, en seguida el mal almacenamiento de los archivos. - Falta de información del día de inscripción del estudiante. - Por un deficiente seguimiento y administración en el proceso de inscripción de la Unidad Educativa Simón Bolívar lo que deriva en pérdida de tiempo y reclamo de los padres o apoderados. Sistematizar la inscripción, para coadyuvar y optimizar las tareas y procedimientos administrativos de inscripción, almacenando la información necesaria en una base de datos. Mostrando la confiabilidad y eficiencia de la información y reduciendo el tiempo en el proceso de inscripción, de esta manera obtener mejores resultados y no se caiga en problemas posteriores. MODULO DE CONTROL DE MENSUALIDADES: El problema de Afecta a El impacto asociado es Una solución adecuada sería La unidad educativa Simón Bolívar, no contiene con adecuada forma de pago segura, ni se cuenta con la seguridad, ni confianza para esta operación, ya que no cuenta con la información oportuna, ya que la información no está automatizada, la siguiente actividad se realiza de la siguiente manera: Un pago a una caja Un recibo de pago ESTUDIANTE APODERADO SECRETARIA DIRECTOR No cuenta con la información en tiempo real, oportuno. La seguridad, es de bajo nivel La deficiente y carente forma de control de las mensualidades Automatizar el proceso de pago de mensualidades. 5

6 MODULO DE CONTROL DE BIBLIOTECA: El Problema No existe registro adecuado de los materiales didácticos, es decir no existe una base de datos. Afecta a Estudiantes Institución Profesores Impacto asociado es El desconocimiento del material didáctico con el que se cuenta, así mismo no se existe el control adecuado ni registro de lo que la institución obtenga nuevos materiales. Una solución adecuada sería Registrar los materiales didácticos entrantes y salientes en una base de datos. El Problema Extravió, daño o retraso en la devolución de material didáctico. Afecta a Estudiantes Institución Profesores Apoderados Impacto asociado es Una solución adecuada sería El perjuicio para la institución, y al estudiante porque se tendrá daño económico. El control sea adecuado teniendo en cuenta lo que se posee, registrar el material didáctico prestado. 6

7 MODULO DE SEGUIMIENTO ACADÉMICO: El problema de: No existe información oportuna, fidedigna, segura y confiable en el registro del seguimiento académico de los estudiantes de la Unidad Educativa Simón Bolívar. La Unidad Educativa Simón Bolívar en su Área de Seguimiento Académico confronta una diversidad de problemas, por falta de información actualizada actualmente realizan sus procesos administrativos y académicos de forma manual, en este caso: - Registro de notas por materia. - Emisión de notas por materia a los estudiantes. - Elaborar los boletines de cada materia - Elaboración de promedios promedio de notas por trimestre y anuales. -Emisión de datos estadísticos que apoyen la toma de decisiones. Afecta a: A el Director del Colegio A los profesores de las diferentes materias A los estudiantes El impacto asociado es: Una solución adecuada sería: -Perjuicio al estudiante por perdida o alteración de notas de los estudiantes, ya que el registro de notas la hace la secretaria y siempre hay el riesgo de una mala transcripción o mal archivo de esta información. - Por un deficiente seguimiento y administración de los procesos académicos de la Unidad Educativa Simón Bolívar lo que deriva una ineficiencia en el control de los estudiantes con respecto al rendimiento académico. -La demora en la elaboración de informes y información no actualizada, estos factores afecta directamente al personal administrativo (Director), lo que afecta a una buena toma de decisiones con respecto al aprovechamiento de los estudiantes. Automatizar los procesos planteados en el problema, usando una base de datos accesible desde los distintos nodos de la red y generar interfaces amigables y sencillas con las que el usuario acceda a los datos de los estudiantes. 7

8 MODULO DE CONTROL DE PERSONAL El problema de Afecta a El impacto asociado es Una adecuada solución sería La asignación de cursos a profesores se hace de forma manual. Los estudiantes y profesores. Que dadas las circunstancias exista un error de escritura a un curso se le asigne más de un profesor. Crear un proceso donde la asignación de cursos a profesores este automatizado, mostrando así los horarios y cursos que estén libres. El problema de Afecta a El impacto asociado es Una adecuada solución sería Controlar adecuadamente al plantel profesor ya sea en los horarios de ingreso y salida, retrasos, ausencias y en solicitudes de licencias o permisos. Institución, Profesores y Estudiantes. Dificultad de llevar un control eficiente del plantel profesor ya sea en horarios de ingreso/salida, en las solicitudes de permisos o licencias, en los retrasos y ausencias. Automatizar los procesos de control del plantel profesor, creando una base de datos en el cual se almacenar las horas de ingreso/salida, los posibles retrasos, solicitudes de permisos o ausencias en Kardex del profesor, facilitando de esta manera la emisión de información acerca del desempeño del profesor al director. El problema de Afecta a El impacto asociado es Una adecuada solución sería El descuento injusto en sus salarios por el motivo de pérdida de la libreta de su asistencia y ver las horas de entrada/salida del personal profesor y administrativo. Profesores y Personal Administrativo. Que muchas veces por la pérdida de esta libreta de asistencia se retrasa el pago de sus sueldos como también los descuentos sin justificación de los mismos. Generar un proceso para la coordinación de guardar la información de forma digitalizada. 8

9 2.3. Sentencia que define la posición del Producto Para Quienes El nombre del producto Que A diferencia de Nuestro producto Director Profesores Personal Estudiantes Necesitan un sistema confiable y eficiente que optimice los diferentes procesos que se realizan en la U. E. SIS.SEG.BOL Automatizara los procesos administrativos de registro, inscripciones, mensualidades, biblioteca y control académico de estudiantes y profesores a fin de mejorar el manejo de la información de forma rápida, completa y accesible para la Unidad Educativa Simón Bolívar El sistema actual. Permite gestionar las distintas actividades de la unidad educativa mediante una interfaz gráfica sencilla y amigable. Además ofrece procesos para optimizar el tiempo con respecto a los requerimientos de los usuarios de la U. E. brindando seguridad en el manejo de administración de los datos en general. 3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como los problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificación de por qué estos requisitos son necesarios. 9

10 3.1 Resumen de Stakeholders Nombre Elisa Alanoca Quispe Manuel Pablo Guerra Martínez Jenny Susana Quispe Aguilar Daniela Saavedra Menchaca Responsable del Módulo Gestión de Inscripción Control de Biblioteca. Control de Mensualidades. Seguimiento Académico Control de Personal. 3.2 Resumen de Usuario Nombre Descripción Stakeholder Director Profesor Secretaria Estudiante Bibliotecario Máxima autoridad de la Unidad Educativa, Encargado de planificar, organizar, dirigir y supervisar los procesos pedagógicos. Controla las actividades administrativas de la unidad Educativa. Encargados de dirigir procesos de aprendizaje de los estudiantes de los niveles inicial o primario (primer y segundo ciclo) integrante de las diferentes áreas curriculares. Encargados de planificar, desarrollar y evaluar las actividades curriculares de los estudiantes, en coordinación con el Consejo de Profesores del mismo ciclo. Funciones: Recibir, registrar, distribuir, archivar, controlar la asistencia y custodiar toda la documentación de la Unidad Educativa. Procesar y elaborar información académica que soliciten las autoridades, los estudiantes, padres de familia o apoderados. Realizar el registro de notas de los estudiantes. Recibir formación integral para su desarrollo intelectual, físico y socio emocional, en un ambiente adecuado y que le brinde seguridad física y psicológica. Prestar, registrar archivar y custodiar toda la documentación de materiales didácticos. Administrativo Profesor Administrativo Estudiante Estudiante 3.3 Entorno De Usuario Los usuarios entrarán al sistema identificándose sobre un ordenador con un sistema operativo Windows XP y tras este paso entrarán a la parte de aplicación diseñada para el personal de la unidad educativa. Este sistema es similar a cualquier aplicación 10

11 Windows y por tanto los usuarios estarán familiarizados con su entorno. Los informes serán generados con Microsoft Word, lo cual también resultará familiar al usuario del sistema. 4. Descripción Global del Producto 4.1 Perspectiva del producto El producto a desarrollar es un SIA para la U.E. Simón Bolívar, con la intención de automatizar la información de los estudiantes y personal administrativo. Las áreas a tratar por el sistema son: control de inscripción, control de seguimiento académico, control de personal administrativo, control de biblioteca y control de pago de mensualidades. 4.2 Resumen de características A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el cliente a partir del producto: MODULO DE GESTIÓN DE INSCRIPCIONES: Beneficio del usuario Características que lo apoyan Implementar un proceso que realice las Aplicación de un sistema para generar una inscripciones de los estudiantes a la U. E. base de datos de los estudiantes. Registrar y el almacenar los datos personales, de grado, curso y referencias de cada estudiante en el momento de Inscripción. Fomentar el trabajo en equipo entre los miembros del grupo de desarrolladores y los usuarios finales. MODULO DE CONTROL DE MENSUALIDADES: Beneficio del usuario Controlar las Mensualidades registrando los pagos de los estudiantes. Características que lo apoyan Coordinación de guardar la información en forma digitalizada respecto de los pagos mensuales. MODULO DE CONTROL DE BIBLIOTECA: Beneficio del usuario Registrar los préstamos y devolución de material didáctico a los profesores y a estudiantes para el control del buen estado de los materiales y tener un seguimiento de ellos. Características que lo apoyan No existe registro de los materiales didácticos. 11

12 MODULO DE SEGUIMIENTO ACADÉMICO: Beneficio del usuario Implementar un proceso que genere reportes estadísticos de calificaciones (mejores notas, promedio: trimestrales, anuales, por materias). Implementar un proceso que genere el historial académico del estudiante. Diseñar e implementar un proceso que genere boletín de calificaciones. Características que lo apoyan Aplicación de un sistema para generar datos estadísticos. Base de datos para el almacenamiento de la información académica. Aplicación del registro donde están almacenados los datos de cada estudiante para luego generar el boletín de calificaciones con los datos del estudiante. MODULO DE CONTROL DE PERSONAL: Beneficio del usuario Mejora el control y seguimiento del plantel profesor y administrativo, obteniendo información actualizada y oportuna, dando la oportunidad de una mayor eficiencia en el manejo de la información. Características que lo apoyan - Los profesores podrán contar con sus datos actualizados en cualquier momento. - Los profesores podrán marcar su asistencia de manera rápida. - La secretaria podrá contar en cualquier momento con una información oportuna. 4.3 Costo Y Precio $.- 5. Descripción Global. MODULO DE GESTIÓN DE INSCRIPCIONES. El alcance de este modulo es, desarrollar e implementar un subsistema para la gestión de Inscripciones que ayude en la Recepción y verificación de documentos, registrar usuario, validar usuario, llenado de RUDE, registro de inscripción, impresión de boleta de inscripción, modificar, actualizar datos. Para el mejor control y seguimiento académico de los estudiantes de la Unidad Educativa Simón Bolívar. Se tendrá una base de datos en la que se tendrá registrada toda la información que se almacene de los estudiantes que ingresen a la Unidad Educativa, separándolos en archivos distintos de este modo se facilitara en la búsqueda de la información de Estudiantes. El actor para que el modulo se lleve a cabo será el estudiante o apoderado y el personal o encargado en la Inscripción de la Unidad Educativa. 12

13 La población beneficiada será la Unidad Educativa Simón Bolívar, los estudiantes, los profesores, personal administrativo y apoderados, respondiendo al trabajo habitual de la Unidad Educativa para lograr un buen desempeño en las labores académicas y administrativas. MODULO DE CONTROL DE MENSUALIDADES. Este módulo permitirá el manejo de registro de pagos mensuales del alumno asimismo el servicio de transporte, uniforme, libros. Este sistema tiene como alcance ofrecer procesos para optimizar el tiempo y eficiencia con respecto a los pagos mensuales. Las personas beneficiadas será la unidad educativa, profesores, personal administrativo. Emitirá reportes de: - Pagos Mensuales de los estudiantes. (Servicio de Transporte, uniforme, y material didáctico). Generar un proceso para la coordinación de guardar la información en forma digitalizada. MODULO DE CONTROL DE BIBLIOTECA. Este módulo permitirá el préstamos de libros, verificara el estado de libros ya sea libres o prestados asimismo realizara las sanciones correspondientes. Se implementara una base de datos para un adecuado control del inventario (entrada y salida de los materiales didácticos). Implementar un módulo de control de préstamo de material didáctico a personal profesor. - Emitirá reportes de: Préstamo de material didáctico a profesores y a estudiantes. MODULO DE SEGUIMIENTO ACADÉMICO. La base de datos almacena las notas desde el primer trimestre, segundo y tercer trimestre y al final de la gestión escolar. Guarda y confirma la fiabilidad de las notas ingresadas, las cuales no pueden ser modificadas en lo posterior por otras personas. Genera reportes que ayuden a brindar información oportuna, confiable y fidedigna relacionada al seguimiento académico. Genera Boletín De Notas. Genera reportes: Reprobados por curso, promedio de notas por trimestre y anual. Emite datos estadísticos que apoyen la toma de decisiones. 13

14 MODULO DE CONTROL DE PERSONAL. Este modulo realizará el control a los profesores y personal administrativo como ser los horarios de ingreso y salida, sueldos y sanciones. Ofrecer procesos para optimizar el tiempo y eficiencia con respecto al manejo de la información del personal. Emitir reportes de: Asignación de cursos y aulas. Asignación de profesores. Asistencia del profesor y administrativo. Rendimiento del profesor y administrativo. 14