UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

Transcripción

1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN OFICINA DE INFORMATICA Y COMUNICACIONES Unidad de Administración de Sistemas de Información Plan de Trabajo Digitación de los registros de Planillas desde el año 1991 hasta la fecha TARAPOTO, FEBRERO DEL 2014

2 1. JUSTIFICACION Y ANTECEDENTES La UNSM-T cuenta con información referente a sus planillas de sueldo desde año 1981 hasta la fecha, durante ese tiempo ha variado constantemente el número de trabajadores para lograr su funcionamiento, actualmente cuenta con estimado de 506 trabajadores en sus diferentes modalidades (Administrativos, Docentes y CAS), distribuidas en las diversas dependencias académicas y administrativas. Inicialmente los cálculos para generar las planillas de los trabajadores se realizaban manualmente no teniendo información digital al respecto, solo el físico deteriorado de las planillas, en el año 2002 se adquirió el software de remuneraciones que sirvió como soporte del registro y generación de planillas hasta el año 2010 que fue cambiando por un sistema web denominado software de planillas que se encuentra en funcionamiento hasta la fecha. La Unidad de Administración de Personal Área de Remuneraciones y Pensiones es la que administra dicha información y constantemente se le solicita elaborar las constancias de tiempo de servicios, determinación de bonificaciones de 25 y 30 años, boletas de pagos, además de otros informes que pudieran requerirse, las cuales deben generarse de manera rápida y oportuna, logrando cumplir con los objetivos de la institución, al respecto debo indicar que dicho proceso a merita mucho tiempo debido que la información de se encuentra dispersa en las diferentes fuentes, por lo que se utilizan las planillas físicas para ser registradas en Excel para su respectivo calculo y emisión de constancias. Según lo descrito líneas arriba, es necesario que la información de las planillas (conceptos remunerativos, descuentos, afp, patronal del personal activo y cesante) que se generaron durante todo el tiempo de funcionamiento de la institución se encuentren en una base de datos centralizada con la finalidad de obtener de forma oportuna los diversos reportes y constancias que los usuarios

3 internos y externos necesiten, así mismo preservar la información digitalizada, ya que los documentos físicos se están deteriorando y existe el riesgo de pérdida de información, además se debe contemplar que el sistema actual de planillas de alguna forma procese de forma periódicamente las nuevas planillas para que forme parte de esta base datos centralizada. Siendo en la actualidad una exigencia y necesidad implementar procesos automatizados a través de los sistemas de Información por web y la digitación de los documentos evitando el contacto físico y minimizando los tiempos en el tratamiento de los mismos, en este caso en particular gestionar; la Oficina de Informática y Comunicaciones donde laboran profesionales que cuentan con la capacidad de elaborar, desarrollar y supervisar este tipo de implementación con apoyo de la Facultad de Ingeniería de sistemas e Informática, se propone un Plan de Trabajo DIGITACIÓN DE LOS REGISTROS DE PLANILLAS DESDE EL AÑO 1991 HASTA LA FECHA 2. OBJETIVOS DEL PLAN DE TRABAJO 2.1 OBJETIVO GENERAL Digitar los registros de las Planillas desde el año 1991 hasta la fecha 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contar con una base de datos centralizada de las planillas digitalizadas (BDCP). Generar reportes oportunos en el momento que se presente la necesidad. Implementar una aplicación que se conecte a cualquier sistema de planillas que mantenga una estructura similar para realizar la migración periódica a la BDCP de las nuevas planillas. 3. ACTIVIDADES.

4 Por los antecedentes expuestos se propone la implementación de un plan de trabajo que nos permitirá realizar las acciones correspondientes para lograr el objetivo planteado: a) Implementar una sistema de administración de la base de datos centralizada de planillas (SA-BDCP) la cual debe contener las siguientes funcionalidades: o Para la información que fue generada de forma manual, se tiene que implementar las siguientes interfaces: Registro de periodo (año-mes). Registro de persona. Registro de colaborador. Registro de conceptos remunerativos. Registro de descuentos. Registro de Patronal Ingreso de Planillas por periodo (conceptos remunerativos, descuentos y patronal). Reporte de consolidado de lo registrado por periodo. o Para la información que se encuentra de forma digital en algún sistema de planilla, se tiene que implementar las siguientes interfaces: Pantalla para conectar el sistema a una base datos especifica principalmente SQLServer 2000, MySql y Postgres. Interfaz que te permita transferir los datos de algún sistema de planillas a la BDCP de forma periódica. Debe tener opción de eliminar en el caso que se hayan transferido de forma defectuoso los datos. Reporte de consolidado de lo transferido por periodo. o Modulo de Reportes: Constancia de tiempo de servicio acorde al formato.

5 Constancia de haberes y descuentos acorde al formato. Reporte de para bonificaciones por rango determinado. Boleta de pagos. b) Digitalizar la información que se encuentra en forma física, tomando en cuenta los datos proporcionado por la Unidad de Administración de Personal referente a un estimado de boletas de pago (Informe N UNSM/UAP.-ARP), como muestra el siguiente cuadro 01: Cuadro N 01: ESTIMADO DE BOLETAS Año Trabajadores Meses Subtotal Boletas , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Total de Boletas Estimada 88,212.00

6 Para digitalizar la cantidad de boletas de pago estimado (88,212.00) y tomando en cuenta la experiencia que se obtuvo del escaneo de FILE de docentes, además mencionar que cada boleta está compuesto por los datos del colaborador, datos remunerativos, datos de descuentos y patronal; podemos calcular promedios con respecto a los tiempos de trabajo, lo cual se detalla en el cuadro 02: Cuadro N 02: ESTIMADO TIEMPOS POR PERSONA Nro. Descripción Tiempo por persona 01 1 boleta 3 minutos boletas 1 hora boletas 8 horas 04 3, 680 boletas 1 mes (23 días) Considerando los Sábados Para cumplir con la digitalización de las boletas de pago según los tiempos proyectados en hombre/mes (88,212.00/1,920), se calcula un aproximadamente 36 meses. En el caso de contratar personal para realizar esta tarea según el número de personas el tiempo varía, véase cuadro 03: Cuadro N 03: ESTIMADO DE MESES POR PERSONA Nro. Nro. Persona Tiempo en meses Como se observa en el cuadro, a mas personal contratado menor es el tiempo para concluir con el registro de boletas de pago estimado, por lo que se recomienda a lo menos contratar a 6 digitares en un periodo de 4 meses, además de contar con dos (02) verificadores de los registros y apoyo que serán personal que labora en nuestra institución y su trabajo será 10 horas mensuales como máximo.

7 4. TIEMPO DEL PROYECTO Id Actividad Nro. Meses 01 Desarrollo del Sistema Digitación y verificación 04 TOTAL DE MESES OFICINA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN Oficina de Informática y Comunicaciones 6. REQUERIMIENTOS DEL MATERIALES. 6.1 Materiales para la elaboración del informe Nº Descripción Cant. U/M P.U.S/. Costo S/. 1 Papel A4 1 Millar 32 Prestará la 2 Lapiceros 20 Unid. 2 OIyC 3 Lápiz 2 Unid. 2 4 Fólder 12 Unid. 1 5 Tinta negra para Epson C85 3 Unid Equipo de Computo para los digitadores (Corel i3 o versiones superiores) 6 Unid. Deberá ser prestado por Administración Total S/ Servicios Gastos Operativos. U/M Nº Descripción Cant. U/M P.U.S/. Costo S/. 1 Imprevistos 1 Unid Total S/ S/.Recursos Humanos para Implementar el sistema Nº Descripción Cant Meses U/M P.U.S/. Costo S/. 1 Analista de Sistemas 1 2 S/H 0 OIyC 2 Programador de Sistemas 1 2 S/H 1,200 2, Total S/. 2, Recursos Humanos para Digitar Nº Descripción Cant Meses U/M P.U.S/. Costo S/. 1 Digitares de Sistemas 6 4 S/H , Verificadores y apoyo 2 4 S/H 200 1, (Personal interno, Horas extras: 10 horas) Total S/. 19,600.00

8 Resumen: RUBROS Nº Descripción Importe 1 Materiales Gastos Operativos Recursos Humanos para el Sistema 2, Recursos Humanos para Digitar 19, Total S/. 22, FINANCIAMIENTO El plan deberá ser financiado con el presupuesto de la UNSM-T con la finalidad de respaldar los gastos operativos, de mano de obra y materiales, con respecto a los equipos se utilizará de la Unidad de Administración de sistemas de Información. 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Nro Actividad / Mes Levantamiento de Información para el sistema de información SA-BDCP. 2 Desarrollo de Sistema SA- BDCP 3 Elaboración de manuales 4 Capacitación del Sistema 5 Subir los datos que se encuentran en otros sistemas 6 Digitalizar Data Historia 7 Verificación de la data 8 Elaboración del Informe Final