UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS PURAS Y NATURALES CARRERA DE INFORMÁTICA SISTEMA CA - CEA

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1 UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS PURAS Y NATURALES CARRERA DE INFORMÁTICA SISTEMA CA - CEA Sistema Colegio de Arquitectos Ciudad de El Alto Arze Pinto Jesús Marcelo Módulo de Registro de Proyectos y Gestión de Ingresos y Egresos Velasco Portugal Sócrates Miguel Ángel Módulo de Registro de Personal y Colegiados Perfil de Proyecto Versión 1.5 Taller de Sistemas de Información INF 281 (II/2011)

2 1. Introducción Hoy en día las instituciones, organizaciones y empresas; ya sean públicas o privadas, buscan mejorar el desarrollo y/o el desempeño de sus actividades diarias, para ello es imprescindible, en la actualidad, aplicar nuevas tecnologías de información y comunicación que nos permitan realizar de forma óptima las operaciones de registros, búsquedas, cálculos, etc. de esa forma optimizar el esfuerzo y los recursos de la empresa como también reducir el tiempo de las actividades de forma eficiente. Es apreciable ante toda visibilidad, que la tecnología de estos tiempos alcanzó grandes avances en el servicio a la humanidad, y en consecuencia trajo consigo un alto grado de competitividad. Saltar o ignorar los provechos que estos nos ofrece, implicaría grandes pérdidas a las instituciones cuya actividad se torna en el manejo administrativo con urgencia de tiempo, así mismo considerando un campo donde la tecnología computacional proporcionaría facilidades y ampararía expedientes tales como la economía, tiempo y otros recursos. En este sentido, EL COLEGIO DE ARQUITECTOS requiere mejorar su sistema actual, para ello requiere las siguientes prestaciones: Registrar a los administradores y personal de la institución, así mismo a todos los colegiados vinculados a éste, gestionar los gastos e ingresos, obtención de reportes de datos. Por ello el siguiente proyecto está orientado en la elaboración de un sistema de control y administración que combine tanto tecnologías actuales como métodos de desarrollo de sistemas de información, para que así de esta manera se colabore con acciones básicas, recopilación de información entre otras cosas. 2. Antecedentes a. De proyectos SISTEMA BIOMÉTRICO DE CONTROL DE ASISTENCIA Y PLANILLAS DE PAGO realizado por el Univ. Egberto Tola Flores en la ciudad de La Paz el año Sistema orientado al control de personal utilizando biometría, y encargado también de planillas de pago del personal. Proyecto de grado que será tomado como referencia para el proyecto actual. b. De la institución La actividad de la institución COLEGIO DE ARQUITECTOS es el seguimiento de proyectos que se van realizando en nuestro territorio, tanto en la Ciudad de La Paz como en la de El Alto. Dicha institución almacenaba toda la información pertinente en ARCHIVOS físicos, los cuales a medida que fueron pasando los años se convirtieron en un problema de espacio y mala organización. El problema saltaba a la vista de los Directores de la institución, es así que surge la idea de contratar a un Programador de Sistemas quien desarrolla un SOFTWARE en Visual Basic 6.0 y una base de datos en Access, con una arquitectura para una red local de dos Sistema CA CEA

3 ordenadores de escritorio, éste sistema funcionó por alrededor de un mes, ya que el software estaba mal diseñado y no cumplía con los requerimientos de la institución. Después de unos meses se recurre a la búsqueda de desarrolladores de software con experiencia en desarrollo con Tecnología.Net (bastante requerida en nuestros días); estudiantes de la materia INF 281 (Taller de Sistemas de Información) asumen el reto de desarrollar dicho sistema que cumpla con todos los requerimientos que propone la institución. Brindando toda su confianza, la institución espera un SISTEMA que cumpla sus expectativas y no aborde desilusiones como en el caso anterior. Captura 1: Ventana Principal del Sistema Ventana Principal del Sistema: Todas las opciones del sistema se encuentran organizadas por secciones de botones, en la sección de Colegiado tenemos las opciones DATOS FILE CARD (ingresa datos del colegiado), REGISTROS (muestra todos los colegiados inscritos) y KARDEX (reporte de colegiados); en la sección de Administrativo tenemos las opciones DATOS (registro de personal) y REPORTES (reporte de empleados); en la sección Cuotas tenemos las opciones VERIFICACIÓN (verifica que colegiados tiene al día sus cuotas) y REPORTES (reporte de cuotas); Proyectos tenemos las opciones REGISTROS (registro de proyectos de los colegiados), REPORTES (reporte de proyectos) y PERSONALIZADO (sin funcionalidad); en las secciones Lotes y Gastos la funcionalidad aún no está definido. Sistema CA CEA

4 Captura 2: Formulario de Inserción de Datos del Colegiado Formulario Inserción de Datos del Colegiado: El cual era utilizado para la inserción de datos personales e institucionales del colegiado, un problema es que el colegiado debía proporcionar su fotografía en formato digital, el cuál no es guardado en la base de datos (solventaremos esta falencia); también observamos que la existencia de botones de Inserción, Borrado y Actualización de datos; pero la búsqueda de colegiados no fue finalizada, lo cual ocasionaba bastantes demoras. Captura 3: Formulario de Registro de Proyectos Sistema CA CEA

5 Formulario de Registro de Proyectos: El registro de proyectos cuenta con la interacción de tres formularios adicionales los cuales repiten datos y generan inconsistencias en la base de datos, esta sección del sistema es la que ocasionó los más severos problemas. 3. Diagrama con los Subsistemas Reportes Gestión de Ingresos Gestión de Egresos Control de Colegiados Gestión de Proyectos Control de Personal 4. Modelo de los Casos de Uso del Negocio a. Caso de Uso: Registro de Proyectos Solicita registro de proyecto Emite órden para compra de Timbre Secretaría Realiza pago del Timbre Registra compra de Timbre Colegiado Proporciona datos del proyecto Registra datos del proyecto Cajero Genera Reporte Sistema CA CEA

6 Caso de Uso Actores Propósito Descripción Registro de Proyectos Secretaría, Cajero y Colegiado Registrar de Proyectos de los Colegiados. El Colegiado proporciona los datos del proyecto que realizará, a la vez de comprar un Timbre para la legitimidad de su proyecto, por último se genera el reporte correspondiente. b. Caso de Uso: Registro de Gasto por Empleado Solicita Gasto Justificado Aprueba Gasto Administrador Emite órden para Gasto Registra Gasto Empleado Recibe monto solicitado Cajero Genera Reporte Caso de Uso Actores Propósito Descripción Registro de Gasto por Empleado Administrador, Cajero y Empleado Administrar los Egresos de la Institución. El Empleado solicita un monto para realizar un gasto institucional, el cuál debe ser aprobado por la Administración y su posterior retiro en Caja. Se Generará un reporte con el detalle correspondiente. Sistema CA CEA

7 c. Caso de Uso: Pago de Cuota Solicita Pago Cuota Verifica Datos del Colegiado y Control de Pagos Registra Pago de Cuota Cajero Genera Reporte Colegiado Caso de Uso Actores Propósito Descripción Registro de Gasto por Empleado Cajero y Colegiado Administrar el pago de Cuotas por parte de los Colegiados. El Colegiado solicita el pago de su cuota, a la vez que el Cajero verifica los datos y pagos del Colegiado, si los datos son correctos y corresponde el pago de la Cuota, se realiza la transacción; por último se genera un reporte con el detalle de la transacción. d. Caso de Uso: Registro de Colegiados Solicita registro Pide Datos personales Secretaria Otorga datos personales Colegiado Ejecuta Registro Genera Repote Caso de Uso Actores Propósito Descripción Registro de Colegiados Secretaría y Colegiado Registrar los datos personales de los profesionales Colegiados. El Colegiado proporciona los datos personales para su registro en la base de datos Sistema CA CEA

8 e. Caso de Uso: Registro de Empleados Solicita registro Pide Datos personales Secretaria Otorga datos personales Empleado Ejecuta Registro Genera Repote Caso de Uso Actores Propósito Descripción Registro de Empleados Secretaría y Empleado Registrar de Datos personales de los Empleados de la Institución. El Empleado proporciona datos personales para su registro en la base de datos 5. Modelo del Dominio Persona: clase encargada del mantenimiento de información de las personas involucradas con la institución. Colegiado: clase hereda de Persona, encargada del control de los colegiados registrados en la institución. Empleado: clase heredad de Persona, encargada del control de los empleados que trabajan o trabajaron en la institución. File: clase encargada de guardar la información de los Colegiados. Cargos: clase encargada de guardar la información pertinente a los cargos establecidos en la institución. Kardex: clase encargada de guardar la información de los Empleados. Contrato: clase encargada de guardar la información del contrato de los Empleados. Cuota: clase encargada de la gestión de las cuotas que pagan los Colegiados durante la ejecución de su proyecto. Mora: clase encargada de guardar la información de aquellos colegiados que tengan mora en el pago de sus cuotas. Proyecto: clase encargada de la administración de proyectos de los colegiados. Timbre: clase encargada del registro de timbres (montos por tipo de proyecto). Egreso: clase encargada de la gestión de egresos de la institución. Ingreso: clase encargada de la gestión de ingresos de la institución. Sistema CA CEA

9 Mora Colegiado Cuota Ingreso File Proyecto Timbre Persona Cargo Kardex Contrato Empleado Egreso 6. Modelo de Objetos de los Casos de Uso Registro de Proyectos Cajero Timbre Colegiado Proyecto Secretaria Reporte Sistema CA CEA

10 Pago de Cuota Colegiado Reporte Cajero Cuota Control de Gasto Administrador Gasto Cajero Reporte Registro de Empleados Kardex Empleado Secretaria Documentos Sistema CA CEA

11 Registro de Colegiados File Colegiado Secretaria 7. Análisis de Problemas Problema Afecta a Impacto Solución Propuesta Problema Afecta a Impacto Solución Propuesta Problema Afecta a Impacto Solución Propuesta Documentos Registro de proyectos en un sistema, cuyo proceso de registro conlleva variedad de ventanas que ocasionan duplicidad de datos e inconsistencias. Administrador y Colegiado Información perdida y poco confiable. Diseñar una interfaz de usuario que almacene la información pertinente e importante de los proyectos, sin duplicidad de datos y que sea lo más simple posible. Acusaciones de malversación de fondos o mal uso de fondos de la institución. Administrador, Empleado y Colegiado Información poco confiable y sin justificación alguna. Diseñar un módulo que cumpla con todas las especificaciones monetarias de la institución, logrando así la buena administración de fondos. Falencias en el registro de pago de cuotas de los Colegiados. Administrador, Empleado y Colegiado Mala información del pago de cuotas de los Colegiados, haciendo que éstos queden perjudicados al igual que la institución. Almacenar adecuadamente la información del pago de cuotas de los colegiados y generar reportes oportunos de éstos, para así llevar un control eficiente de los pagos. Sistema CA CEA

12 8. Objetivo General Diseñar e implementar un Sistema de Gestión para minimizar y descongestionar el accionar operativo con respecto al tiempo y recursos humanos en los procesos administrativos de información del Colegio de Arquitectos de la Ciudad de El Alto. 9. Objetivos Específicos Informar del seguimiento de los proyectos de los Colegiados brindando información oportuna y ordenada. Realizar reportes oportunos de los movimientos monetarios (ingresos y egresos) que realiza la institución para evitar la pérdida de información referente a esto movimientos. Controlar el pago de cuotas de forma eficiente y oportuna generando reportes con información precisa. Optimizar el Registro de los empleados para tener una información organizada de cada uno de los empleados registrados en la institución. Mejorar el registro de los colegiados para tener una información organizada de cada uno de los colegiados registrados en la institución. Generar reportes sobre la situación de cada uno de los colegiados. 10. Alcances Descripción: Los módulos son los siguientes: i. Registro de proyectos: Se llevará a cabo el registro de proyectos que ponen en marcha los colegiados, todos los proyectos deben ser registrados por zona, tipo, etc. ii. Gestión de Ingresos y Egresos: Se tendrá un control completo de todas las transacciones monetarias que existan en la institución, como ser: el pago que realizan los Colegiados (por pago de cuotas o compra de timbres para proyectos) y los gastos justificados que pueda tener la institución por parte de los empleados o administrativos. iii. Reportes: Realizaremos reportes de cada una de las acciones que realice el sistema. iv. Registro de Empleados: Se registrará a todos aquellas personas que sean contratadas como funcionarios de la institución, con todos sus datos personales actuales v. Registro de Colegiados: Se registrará a todas aquellas personas profesionales en el rubro arquitectónico, titulados de la ciudad de El Alto. vi. Reportes: Se generará un reporte de todas aquellas personas, tanto empleado como colegiado, con su situación actual, registrada en el sistema. Procesos: i. Registro de Proyectos de los Colegiados: Altas, bajas y modificaciones de los datos de los proyectos que realizan los Colegiados avalados por esta institución, llevando una gestión de cada uno de estos proyectos y seguimiento del mismo. ii. Registro de Timbres: Altas, bajas y modificaciones de los datos de costo de timbre, por tipo de proyecto. Sistema CA CEA

13 iii. Control de Cuotas de los Colegiados: Altas, bajas y modificaciones de los datos de las cuotas que deben pagar los colegiados mientras dure su gestión en la institución. iv. Control de Gastos de los Empleados y/o Administrativos: Registro de gastos justificados y aprobados por los administrativos, llevando un control preciso de las transacciones monetarias de la institución. v. Registro de Empleados: Altas, bajas y modificaciones de los datos personales de los empleados que son funcionarios de la institución. vi. Registro de Colegiados: Altas, bajas y modificaciones de los datos personales y profesionales de los colegiados registrados dentro de la institución. Reportes: i. Reporte de Proyectos en ejecución y concluidos: Lista de Proyectos en ejecución y concluidos, acompañado con sus respectivos colegiados responsables de dichos proyectos. ii. Reporte de Cuotas: Lista de Colegiados que deben pagar sus cuotas, que se encuentran en mora o de pago pendiente, así también como los colegiados que tienen sus cuentas al día. iii. Reporte de Costo de Timbres: Lista de los Costos de timbres por tipo de proyecto. iv. Reporte de Gastos de Empleados y/o Administrativos: Lista de gastos justificados que realizan los Empleados y/o Administrativos, para llevar un control correcto de gastos. v. Reporte de registro de empleados: Listado de todos los empleados y/o administrativos que fueron registrados en la institución, mostrando la situación actual de datos personales registrados en el sistema. vi. Reporte de registro de colegiados: Listado de todos los colegiados avalados por la institución registrados en el sistema, con todos sus datos personales. 11. Requerimientos de Hardware y Software a. Hardware: i. Procesador Intel Pentium IV o superior ii. 512 Mb RAM como mínimo iii. Tarjeta de video de 32 Mb como mínimo iv. 8 Gb de espacio libre en la unidad principal v. Tarjeta de red 10/100 vi. Impresora vii. Cámara Web viii. Mouse, Teclado y Monitor b. Software: ix. Sistema Operativo Windows (XP SP3, Vista, Seven) x..net Framework 4.0 xi. Controladores necesarios de dispositivos periféricos Sistema CA CEA

14 c. Implementación: xii. Visual Studio.NET 2010 Ultimate (código fuente) xiii. SQL Server 2008 Enterprice (gestor de base de datos) 12. Arquitectura del Sistema El sistema cumplirá con una arquitectura simple de Red Local, en la cual tendremos un Servidor que administrará la Base de Datos CA CEA, tres equipos de escritorio encargados de solicitar y enviar información al Servidor, también estos equipos tendrán a su disposición una impresora común. Los equipos tendrán tareas específicas como ser: Administrador, Secretaría y Caja. Todos cumplirán un rol determinado. Firewall Servidor Base de Datos CA - CEA Administrador Secretaría Impresora Registro de personal Registro de Colegiados Registro de Proyectos Gestión de Ingresos y Gastos Reportes Caja Sistema CA CEA