LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN NORMALIZADOS SOBRE LA BASE DE LOS PROCESOS

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1 LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN NORMALIZADOS SOBRE LA BASE DE LOS PROCESOS ÍNDICE 1. Introducción Breve introducción a la norma UNE 66177: La gestión por procesos como vía para la integración La gestión por procesos en la norma UNE 66177: La necesidad de analizar el contexto para la integración de sistemas Objetivos Metodología utilizada en el estudio Desarrollo Método de análisis de contexto para la integración: Parámetros Método de representación de procesos de forma integrada Conclusiones Referencias... 3 Anexos... 3 ANEXO 1: Adaptación a lista de chequeo del método de evaluación del nivel de madurez... 3 ANEXO 2: Despliegue de los parámetros complejidad, alcance y riesgo en variables ANEXO 3: Matrices de evaluación para el análisis de contexto para la integración... 3 Página 1 de 68

2 1. Introducción. En la actualidad, muchas son las organizaciones que han decidido abordar la gestión de determinadas áreas de gestión mediante la aplicación de normas reconocidas (nacionales y/o internacionales). Estas normas constituyen sin duda referencias de gran utilidad que permiten dar estructura y fundamento a la manera de llevar a cabo unas determinadas actividades, y de ejercer un control sobre las mismas. La calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo son algunas de las áreas de gestión en las que fácil y rápidamente se pueden identificar normas internacionales que son ampliamente utilizadas por muchas organizaciones a nivel internacional. En la siguiente figura se muestra gráficamente la estructura de las normas principalmente aplicadas en las áreas de gestión de calidad (ISO 9001:2000), gestión ambiental (ISO 14001) y la gestión de la seguridad y salud en el trabajo (OHSAS 18001): ESTRUCTURA ISO 9001:2000 ESTRUCTURA ISO 14001:2004 ESTRUCTURA OHSAS 18001:2007 Mejora continua Mejora continua 4.6 Revisión por la Dirección Política medioambiental Revisión por la Dirección Política de Seguridad y Salud Trabajo 4.2 Planificación 4.3 Planificación Control y acción correctora Implantación y funcionamiento Verificación y acción correctora Implementación y operación 4.4 ENFOQUE COMÚN A P C D P Plan(Planificar) D Do(Hacer) C Check(Verificar) A Act(Actuar) CICLO DE MEJORA CONTINUA Ante la proliferación de este tipo de normas de gestión y de su implantación, y considerando que todas ellas están soportadas en unos principios comunes, es clara la necesidad de las empresas de tratar de aprovechar las sinergias existentes entre dichas normas, buscando la mayor integración posible entre las mismas. Página 2 de 68

3 Son diversos los análisis y estudios que hablan de dichas sinergias y de los beneficios que se pueden derivar de ellas de cara a la integración (reducción de papel, disminución de la burocracia, mayor y mejor visión unitaria, mayor equilibrio en el establecimiento de objetivos, clarificación de responsabilidades, etc.) [11][14][24][28][31]. No obstante, son pocos los estudios que aportan pautas o directrices acerca de cómo llevar a cabo dicha integración. El objeto del trabajo que se recoge en el presente documento es precisamente avanzar en esta cuestión bajo una premisa esencial: la gestión integrada es más eficaz y eficiente cuando esta se aborda mediante una gestión por procesos. Este hecho es avalado por algunas referencias como: Norma UNE 66177:2005. Guía para la integración de los sistemas de gestión. Esta norma establece que la integración depende del nivel de madurez en la gestión por procesos, y en su apartado considera la gestión por procesos como mejor método para la integración de los sistemas de gestión [42]. Artículo sobre Modelos de implantación de los sistemas integrados de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad. Ferguson Amores, García Rodríguez & Bornay Barrachina (2002). Investigaciones Europeas, Vol. 8, Nº 1, En dicho artículo se recogen las conclusiones de un estudio experimental que apunta que la integración sobre la base de los procesos de la organización es el modo más eficaz [15]. La norma UNE 66177:2005 proporciona directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo Breve introducción a la norma UNE 66177:2005. Para contextualizar la temática objeto de este trabajo, es importante mencionar que la norma UNE 66177:2005 es una norma española cuyo objeto es ayudar a las organizaciones a llevar a cabo, total o parcialmente, la integración de los sistemas de gestión mencionados (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) en busca de una mayor eficacia en su gestión y de aumentar su rentabilidad. Para evitar confusiones, conviene también hacer énfasis en que esta norma no pretende reemplazar a las normas existentes sobre sistemas de gestión, sino ayudar en la implantación integrada de los mismos. No plantea, por tanto, Página 3 de 68

4 requisitos sino pautas para favorecer el establecimiento y el desarrollo de una estrategia de integración. Para ello, la norma aporta un conjunto de orientaciones y métodos que se estructuran en aspectos concretos como el desarrollo de un plan de integración, su implementación y la revisión y mejora del sistema integrado. La estructura de esta norma se muestra gráficamente en la siguiente figura. 5 Revisión y mejora del sistema integrado de gestión 7.1 Evaluación de la eficacia del plan integración 7.2 Seguimiento y mejora del Sistema integrado A V P H 5 Desarrollo del Plan de Integración 5.1 Beneficios esperados 5.2 Análisis de contexto 5.3 Selección del nivel de integración 5.4 Elaboración del plan de integración 5.5 Apoyo de la alta dirección 6 Implantación del Plan de Integración Con la norma UNE 66177:2005 se encuentra, en definitiva, una referencia a la pregunta cómo puedo integrar mis sistemas de gestión normalizados?. La existencia de esta norma, y la escasa disposición de referencias normativas y metodológicas que den respuesta a la pregunta anterior, hacen necesario su análisis. Con esto anterior no se pretende afirmar que la norma UNE sea la única existente en esta materia, pero sí introduce, a diferencia de otras como la norma británica HB Management System Integration (norma de la BSI British Standards Institution) o la norma AS/NZS 4581, el principio de la gestión por procesos como base para la integración. Así, mientras la norma HB o la norma AS/NZS 4581 identifican qué elementos son comunes a los tres sistemas de gestión (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) y aporta una visión de tales elementos, la norma UNE no trata de identificar tales elementos ni de describir elementos similares, pero sí ofrece una metodología para que la propia organización identifique tales sinergias considerando a los procesos como la vía para ello. Página 4 de 68

5 En conclusión, no se encuentran muchas referencias que permitan dejar claro cómo la gestión por procesos ayuda a la integración de estos sistemas. Por ello, es necesario centrar este principio. De forma esquemática, en los siguientes párrafos se introduce la gestión por procesos como método para la integración La gestión por procesos como vía para la integración. Como ya es conocido, un proceso está constituido por un conjunto de actividades que transforman unas entradas (inputs) en salidas (outputs) de forma que persiguen con dicha transformación generar un valor añadido. Para que un proceso sea considerado como tal necesita, además, disponer de recursos, que son los que permiten la ejecución del mismo [34] [35]. PROCESO Producto CLIENTE Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. ISO 9000:2005 Las actividades que se realizan dentro del proceso, junto a los recursos utilizados, permiten que el producto 1 saliente (ya sea un bien tangible o un servicio) disponga de una serie de características que le confieran una aptitud para cumplir con los requisitos del cliente (ya sea cliente externo u otro proceso de la organización). Esta es la visión del proceso desde el punto de vista de un sistema de gestión de la calidad y de la norma ISO No obstante, además de permitir la dotación de las características al producto obtenido por el proceso, las actividades y recursos empleados afectan o pueden afectar a otras partes relacionadas con el proceso, y en concreto a las personas de la organización o al propio entorno ambiental [11]. Es decir, las mismas actividades y recursos que permiten obtener un producto para un cliente (interno o externo), pueden ser origen de riesgos laborales a las personas o de aspectos ambientales que se pudieran derivar en impactos en el entorno [11]. En la siguiente figura se muestra gráficamente este enfoque de orientación integrada de un proceso hacia sus partes interesadas o grupos de interés, en relación con las áreas de gestión mencionadas (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) [11]. 1 La norma familia de norma ISO 9000 considera el término producto como el resultado de un proceso, existiendo cuatro categorías diferentes: servicios (ej, transporte), materiales (ej, lubricante), software (ej, programa informático, manual de usuario) y hardware (ej, parte mecánica de un motor). Página 5 de 68

6 Las actividades del proceso afectan a: Las características del producto. Los aspectos medioambientales que se produzcan Los riesgos laborales que se generen a los trabajadores Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. ISO 9000:2005 PROCESO Productos CLIENTE Riesgos laborales PERSONAS Aspectos ambientales SOCIEDAD Figura. Esquema gráfico de orientación integrada de un proceso Se puede afirmar que un proceso interacciona con varias partes interesadas, como los clientes del proceso, las personas de la organización y la sociedad, al tener influencia en la calidad del producto, en la seguridad y salud de las personas y en los aspectos ambientales, respectivamente. Este fundamento tiene las siguientes implicaciones: Considerar la integración sobre la base de los procesos implica entender cómo los procesos se deben gestionar para obtener productos que cumplan tanto los requisitos del cliente, como los ambientales y los de seguridad y salud en el trabajo. Y esto no es lo único. El enfoque de gestión basado en procesos enfatiza la realización de un seguimiento y medición para asegurar que se obtienen los resultados esperados en estas áreas [1] [11][18]. La manera de integrar la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo en el ámbito de un proceso pasa por cuestionarse la influencia que dicho proceso tiene respecto a las tres áreas y determinar la finalidad de ese proceso, no sólo en términos de cumplimiento de requisitos del cliente, sino también en términos de cumplimiento de requisitos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo [11]. Esto tendrá que hacerse con independencia del tipo de proceso, ya sea un proceso de planificación, de gestión de recursos o de fabricación. En cada caso, la influencia y la finalidad será diferente, pero siempre debe ser concebida considerando las tres áreas. Página 6 de 68

7 A su vez, las actividades que se realizan en el seno del proceso son las que deben conducir al mismo hacia la finalidad planteada. Cuando es necesario describir tales actividades, se debería utilizar algún tipo de soporte (papel o informático) que reflejará eficazmente la información necesaria, lo que también puede abordarse de manera integrada La gestión por procesos en la norma UNE 66177:2005. La gestión por procesos es el fundamento que claramente rige la norma UNE 66177:2005. De hecho, su apartado afirma que la aplicación de la gestión por procesos productivos normalmente conlleva cambios organizativos (organigrama, responsabilidades, etc.) derivados de la necesidad de dotar a los propietarios de los procesos de la responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para su gestión, así como para la gestión unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas que se encuentran en cada proceso. El esquema anteriormente planteado, con esa triple orientación del proceso, se hace notorio a través de la descripción en la norma UNE 66177:2005 de los tres métodos de integración posibles (todos ellos basados en este fundamento), y que se resumen en los siguientes cuadros. MÉTODO BÁSICO Política de gestión integrada, un solo Manual de Definición de responsabilidades y funciones en los procesos críticos. Algunos procesos integrados: Identificación de aspectos legales, gestión documental, auditorías, MÉTODO AVANZADO Mapa de procesos que integra todos los procesos en las diferentes áreas de gestión. Definición completa de factores en los procesos (propietarios, objetivos, indicadores, ) Revisión y mejora sistemática de los procesos considerando los requisitos de cada sistema. Entradas Producto PROCESO CLIENTE Riesgos Aspectos laborales ambientales PERSONAS SOCIEDAD MÉTODO EXPERTO Los objetivos e indicadores están integrados, y se despliegan en los procesos. Los procesos consideran la voz de todos sus grupos de interés. La gestión por procesos se extiende a otras actividades (administrativas y económicas) y se involucran a proveedores. La norma UNE 66177:2005, además de ofrecer información acerca de estos tres métodos de integración, aporta una metodología para la selección del más apropiado, basándose de manera previa en un análisis de contexto. Página 7 de 68

8 1.4. La necesidad de analizar el contexto para la integración de sistemas. La norma UNE 66177:2005 considera necesario que una organización conozca sus propias características antes de desarrollar un plan de integración. Se trata con ello de obtener aquellos datos que sean relevantes para llevar a cabo la toma de decisiones acerca de la estrategia de integración. Para ello, la norma propone que como una de las primeras fases antes de abordar un plan de integración, se lleve a cabo un análisis de contexto en el que se analicen los siguientes cuatro parámetros: Madurez Complejidad Alcance Riesgo La norma define cada uno de estos cuatro parámetros, aunque solo en el primero de ellos (madurez) aporta un método para la evaluación. Se detecta en este punto una posible carencia: la norma no establece métodos para la evaluación de algunos de los parámetros considerados en el análisis de contexto. Con estas consideraciones, se puede afirmar que la bondad de la norma radica precisamente en dos pilares esenciales: En un adecuado (fundamentado y riguroso) análisis de contexto para la selección del método de integración, ya que de lo contrario podría dirigir a la empresa hacia la elección de una estrategia y de un método de integración inapropiado. Esto implica que los parámetros objeto de análisis deben estar adecuadamente desplegados para asegurar la consideración de todos los aspectos necesarios. No obstante, actualmente no se evidencia que el método de análisis de contexto propuesto en la norma UNE 66177:2005 despliegue todos los parámetros, ni se han definido criterios de evaluación para los mismos, por lo que se identifica una clara oportunidad de mejora. Obviamente, el método de análisis de contexto debe ser exhaustivo, pero a la vez sencillo. Y en todo caso, sería necesario tener en cuenta que la dificultad en la aplicación del método no debe superar la utilidad de los resultados que de él se obtienen. Que los métodos de integración estén basados en la gestión por procesos, ya que aunque se ofrecen tres métodos de integración, estos Página 8 de 68

9 deben servir de orientación y no como requisitos de aplicación obligatoria. Por este motivo, es importante analizar las implicaciones que tiene la aplicación de la gestión por procesos para la integración. Los tres métodos propuestos en la norma están muy levemente desarrollados y no determinan la forma de abordarlos, ofreciendo escasa orientación a las empresas acerca de cómo formalizar la integración. En definitiva, y considerando estos dos pilares, el presente documento pretende reflejar las actividades y las conclusiones obtenidas de un estudio realizado acerca de las directrices y métodos establecidos en la norma UNE 66177:2005, así como en relación con la aplicación de la gestión por procesos para la integración. 2. Objetivos. Los principales objetivos que se establecen con este estudio son los siguientes: Analizar el contenido de la norma UNE 66177:2005 Guía para la integración de los sistemas de gestión, como vía útil para el desarrollo de una estrategia y un plan de integración. Esto incluye: o Analizar la metodología para el análisis de contexto propuesta en la norma. o Desplegar los parámetros objeto del análisis de contexto de manera que permita la mejora de la metodología inicialmente propuesta. o Analizar la utilidad de la metodología de análisis de contexto para la determinación de la estrategia de integración sobre la base de los procesos. Analizar cómo la gestión por procesos permite la integración de sistemas de gestión normalizados de la calidad, medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo de manera más eficaz, y cómo se puede formalizar dicha integración, en coherencia con el propio principio de gestión por procesos y con lo establecido en la norma UNE 66177:2005. Página 9 de 68

10 3. Metodología utilizada en el estudio. Considerando que los objetivos planteados se centran en analizar las directrices, principios y factores para la integración ya mencionados, se ha decidido abordar este análisis mediante la participación de profesionales expertos con experiencia en las materias analizadas. Para ello, se llevó a cabo la configuración de un Panel de Profesionales, constituido por expertos con conocimientos en la implantación y mejora de sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Estos profesionales pertenecen a las siguientes empresas: Empresa Observaciones 2 Nº de expertos ALJARAFESA Empresa mancomunada de los municipios del Aljarafe sevillano dedicada a la gestión integral del ciclo del agua en municipios de esta zona. Cuenta con sistema de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. 1 AUTORIDAD PORTUARIA DE HUELVA Entidad del sistema portuario de titularidad estatal, dependiente del Ministerio de Fomento. Asiste profesional miembro del Club de Evaluadores del Centro Andaluz para la Excelencia en la 1 EASY INDUSTRIAL SOLUTIONS EMASESA Empresa Metropolitana de Abastecimiento y Saneamiento de Aguas de Sevilla EMT, Empresa Malagueña de Transportes, S.A.M. Empresa spin off de la Universidad de Cádiz, del sector aeronáutico Dispone de sistemas de gestión de la calidad (ISO 9001, EN 9100 y otros referenciales del sector aeronáutico), medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en Excelencia Empresarial en categoría de pyme en Empresa pública del Ayuntamiento de Sevilla, dedicada a la gestión integral del ciclo del agua en Sevilla y otros municipios Dispone de sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo en algunos de sus centros. Profesionales miembros del Club de Evaluadores del Centro Andaluz para la Excelencia en la Empresa pública del Ayuntamiento de Málaga, dedicada al transporte urbano de viajeros. Dispone de sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo en todos sus centros. Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en Excelencia Empresarial en categoría de gran empresa en Cuando se refiere a sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, se toman como referencia las normas ISO 9001, ISO y OHAS Página 10 de 68

11 ISOTROL LIMASA, Servicio de Limpieza Integral de Málaga III, S.A. MANTENIMIENTO Y MONTAJES ELIMCO PROCERAM Empresa del sector de la consultoría, los sistemas de información y de soporte tecnológico. LIMASA es una empresa mixta cuyo objeto social es la realización del servicio de limpieza pública, recogida, transporte, tratamiento y eliminación de residuos sólidos y urbanos de la ciudad de Málaga. Cuenta con diferentes centros de trabajo, de entre los cuales el centro de tratamiento de RSU dispone de un sistema de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, así como un sistema conforme a SA ELIMCO desarrolla actividades dentro de la ingeniería y consultoría, la tecnología de la información, el mantenimiento, el desarrollo de infraestructuras aeroportuarias e industriales, los sectores de petróleo y gas, la aeronáutica, la simulación, el desarrollo de sistemas navales y los sistemas cartográficos, y el sector energético. Dispone de sistema de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en Innovación Empresarial en categoría de gran empresa en Empresa dedicada a la fabricación de productos cerámicos que dispone de sistemas de gestión de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad y salud en el trabajo, todos ellos certificados La finalidad era conformar un grupo de trabajo con profesionales que tuvieran conocimientos y experiencias en la gestión normalizada. Por este motivo, se llevó a cabo una difusión preferente de esta iniciativa entre las Entidades Asociadas del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión (centro operativo del IAT encargado de la promoción de los principios de la excelencia empresarial - así como entre los miembros del Club de Evaluadores de dicho centro, que aglutina a profesionales con experiencia y conocimientos en las materias objeto de análisis. De un total de más de 30 solicitudes, se constituyó un grupo de 12 profesionales pertenecientes a las empresas mencionadas en la tabla anterior. La dinámica del panel de trabajo, denominado PANEL DE PROFESIONALES era precisamente, abordar, conocer, analizar, debatir, cuestionar, consensuar y validar métodos que permitan un avance en la integración de sistemas de gestión normalizados, basándose en los siguientes principios: Los ponentes coordinan la dinámica de cada sesión, dirigen las áreas de conocimiento a abordar, aportan los conocimientos (principios, fundamentos, metodologías, ) y moderan los debates. Los asistentes participan activamente, realizan casos prácticos y/o ejercicios en las sesiones presenciales y desarrollan los trabajos en las Página 11 de 68

12 empresas, a fin de experimentar con los conocimientos y métodos abordados. En la siguiente figura se refleja la metodología de trabajo empleada: Método o modelo existente Análisis del método y del despliegue o Norma UNE 66177:2005 Aplicación Experimentación Método mejorado y/o validado Validación En sesiones presenciales En sesiones de trabajo en empresa Figura. Esquema general metodológico seguido por el Panel de Profesionales Como se puede apreciar, la metodología combina las actividades de aportación de conocimientos y su análisis, con la aplicación en la empresa de los conocimientos adquiridos a fin de validar y/o mejorar los métodos aportados. Se trata, en definitiva, de una dinámica de trabajo grupal, que dista un poco de otros métodos cualitativos de consenso y toma de decisiones (como el método DELPHI 3, método ampliamente utilizado para prospectiva), pero que se adapta muy apropiadamente a los objetivos propuestos [21][22]. Del método DELPHI se toma la característica de iteración y retroalimentación, mientras que la característica del anonimato se asegura solamente acerca de las opiniones u observaciones inicialmente vertidas por los participantes. Es cierto que no se han utilizado cuestionarios ni tampoco se han tratado estadísticamente los resultados, por lo que los consensos alcanzados deben ser tenidos en cuenta como un primer acercamiento a la mejora de los métodos analizados en el Panel. En cambio, añade como principal fortaleza el doble análisis individual que se lleva a cabo (primero en la sesión presencial y segundo en la propia organización) por lo que los participantes tienen la posibilidad de madurar sus conocimientos y aportaciones desde la perspectiva de la aplicación real en la empresa. 3 El método Delphi consiste en un método general para estructurar el proceso de comunicación grupal, de modo que éste sea efectivo para permitir que un grupo de individuos que funcionan como un todo aborden problemas complejos. Por consiguiente, mediante este proceso sistemático se intenta lograr un consenso de grupo que dará como resultado una investigación más abierta y profunda, ya que cada uno de los miembros del grupo aporta nuevos aspectos que serán estudiados en las fases posteriores de la investigación. Página 12 de 68

13 La dinámica de funcionamiento del panel consistió, en definitiva, en repetir este ciclo para abordar diferentes conocimientos/métodos y permitir su análisis y validación. En la siguiente figura se puede observar las cuatro sesiones programadas así como las materias abordadas por parte del grupo. IAT La gestión por procesos (aspectos básicos iniciales). La norma UNE 66177:2005: Metodología para el análisis de contexto para la integración: despliegue de parámetros. Puesta en común y revisión de los resultados. Consenso del despliegue y caracterización de parámetros. Modelo de gestión integrada sobre la base de los procesos (1ª parte): Estructura de procesos. Puesta en común y revisión de los resultados. Validación de la metodología de análisis de contexto. Modelo de gestión integrada sobre la base de los procesos (2ª parte). Descripción integrada de procesos. Seguimiento y medición. Puesta en común y revisión de los resultados. Validación del modelo global parta la gestión integrada sobre la base de los procesos. EMPRESAS Análisis del despliegue de los parámetros del análisis de contexto, su importancia y caracterización. Aplicación de la metodología para el análisis de contexto. Análisis de la estructura de procesos de la empresa y de los procesos existentes. Elaboración de un mapa de procesos integrado. Descripción integrada de dos procesos previamente seleccionados. Identificación de indicadores para el seguimiento. Figura. Distribución de las materias abordadas en el Panel siguiendo la metodología propuesta Las sesiones presenciales se celebraron los días 29 de mayo, 5 de junio, 17 de junio y 25 de junio. Como se deduce de todo lo anterior, este enfoque metodológico (de la dinámica de trabajo) persigue la aplicación de un conocimiento de forma real (previamente transferido en sesiones informativas y de capacitación), como mejor vía para la confirmación de la utilidad de los conocimientos transmitidos. Por último, es importante reseñar que este enfoque se adapta muy bien a la necesidad que tienen muchos centros de I+D (como es el caso del Instituto Andaluz de Tecnología) de acercar los nuevos conocimientos generados a las empresas, como fórmula para asegurar la aplicabilidad en el futuro. Página 13 de 68

14 4. Desarrollo. 4.1 Método de análisis de contexto para la integración: Parámetros. Como ya se ha comentado anteriormente, la norma UNE 66177:2005 considera necesaria la realización de un análisis de contexto como primer paso para el desarrollo de una estrategia y un plan de integración. Con este análisis se persigue que una organización tenga conocimiento acerca de: o qué capacidad y experiencia posee para abordar el proceso de integración? o cuáles son las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas a las que debe satisfacer el sistema integrado? o qué sistemas de gestión posee la organización para dar respuesta a esas necesidades? o qué riesgos tiene la integración en la organización? Por este motivo, el análisis considera los siguientes cuatro parámetros: Madurez Complejidad Alcance Riesgo. La norma UNE 66177:2005 entiende que la adopción de una estrategia o método de integración (básico, avanzado o experto) depende de los resultados del análisis de estos cuatro parámetros. En la siguiente figura se muestra de forma gráfica el proceso para la selección del método de integración más apropiado, según se contempla en la propia norma UNE 66177:2005. Página 14 de 68

15 Análisis de contexto Mejora de la eficacia del SIG Nivel de madurez según anexo C? < 2 Mejora de nivel de madurez 2 Método de integración según figura 3 Método básico Selección de un método superior? No Aplicar método según la Norma UNE Sí Utilizar blindaje del plan de implantación Figura. Diagrama de flujo para identificar el método de integración apropiado. Para aplicar el esquema anterior, la norma propone evaluar inicialmente cada uno de los parámetros mencionados, para lo cual aporta una definición de cada uno y establece una escala de valoración. A continuación se describe cada uno de estos cuatro parámetros: Parámetro MADUREZ Por este parámetro se entiende el nivel de madurez o capacidad para la gestión por procesos. Es el parámetro, tal vez, más determinante de los cuatro. Se refiere, según la propia norma, a: o Experiencia y eficacia en el uso de los sistemas de gestión y en el uso de herramientas de gestión. Página 15 de 68

16 o Estructura organizativa y funcional de la organización. o Nivel de competencias del personal de la organización. Junto a esta definición, la norma aporta un método de evaluación mediante unas tablas (véase anexo 1 de este documento) que puede ser utilizado por la organización. Según este anexo, el parámetro madurez puede ser evaluado en uno de cinco niveles posibles: Inicial Básico Avanzado Experto Premio Parámetro COMPLEJIDAD Este parámetro se refiere al nivel de exigencia de los grupos de interés (principalmente implicados en los sistemas objeto de integración). Se entiende que mientras mayores sean las necesidades y expectativas actuales y futuras de los grupos de interés afectados, mayor complejidad se presenta para la integración. La norma UNE 66177:2005 identifica este parámetro e ilustra el mismo con la indicación de que existen diferentes tipos de requisitos: de cliente (especialmente importante en ISO 9001), sociedad (especialmente relevante en ISO 14001), personas (especialmente importante en OHSAS 18001), también requisitos de los accionistas, propietarios o societarios y otros sectoriales. También se enmarca dentro de este parámetro el análisis de los requisitos establecidos internamente por la propia organización. Parámetro ALCANCE Este parámetro se refiere a cuán extenso son los sistemas de gestión aplicados o que se desean aplicar. Página 16 de 68

17 En este caso, la norma hace una breve mención a aspectos que deben ser objeto de análisis por parte de la empresa: o Inventario de sistemas y normas de gestión implantados. o Productos/servicios afectados por los sistemas de gestión actuales y futuros. o Procesos involucrados en los sistemas de gestión y su documentación (mapa de procesos) para todos los sistemas. Aunque la norma no lo indica, parece claro que todo lo anterior se refiere al alcance de los sistemas actuales en la empresa que se desean integrar. Aquí entrarían aspectos como: o Centros/instalaciones a los que afectan los sistemas. o Productos/servicios dentro del alcance de dichos sistemas. o Cantidad de personas involucradas/afectadas por los sistemas actuales o a implantar e integrar. o Repetitividad de las tareas o actividades desarrolladas en el ámbito de los sistemas. o Etc. Parámetro RIESGO Este parámetro se refiere, según la norma UNE 66177:2005, al riesgo que la organización tiene en relación con dos aspectos: a) Potenciales incumplimientos legales. En este caso, se referiría a la cantidad y rigurosidad de los requisitos legales aplicables, y las potenciales consecuencias de que se produzcan incumplimientos. b) Potenciales fallos o incidencias como consecuencia de la integración de sistemas. En este caso, se referiría a los posibles efectos que la implantación de un plan de integración tendría en la organización. La norma UNE 66177:2005 no aporta más pistas sobre los tipos de fallos o consecuencias de los inclumplimientos señalados. No obstante, la integración de sistemas de gestión podría afectar a aspectos como: o Reasignación de funciones y responsabilidades. Por ejemplo, tendría más riesgos la integración en organizaciones con mayor Página 17 de 68

18 presencia sindical y mayor regulación de puestos (por convenios, etc.) que los que no. o Cambios en procesos que requieran inversiones. o Necesidades formativas y de dotación de competencias a las personas. o Etc. Sin embargo, y a diferencia del parámetro Madurez, la norma UNE 66177:2005 no detalla método alguno para evaluar los otros tres parámetros (Complejidad, Alcance y Riesgo), identificándose ante esta carencia, la necesidad de desplegar estos parámetros de manera que, al igual que el anterior, pueda ser evaluado en los niveles en los que luego es utilizado dentro de la norma, que son: Bajo, Medio y Alto. Resumiendo, la norma insta a evaluar cada parámetro de la siguiente forma: Parámetro Madurez Escala a emplear 5 niveles (Inicial, Básico, Avanzado, Experto y Premio) Método de evaluación a seguir Según anexo C de la norma UNE 66177: Complejidad 3 niveles (Bajo, Medio y Alto) No se aporta método Alcance 3 niveles (Bajo, Medio y Alto) No se aporta método Riesgo 3 niveles (Bajo, Medio y Alto) No se aporta método Tras la valoración de cada uno de los cuatro parámetros (dentro de sus respectivas escalas), el proceso de selección del método de integración continúa de forma muy sencilla. Primero se considera el valor obtenido en el parámetro Madurez y si este es inferior a 2, entonces sólo es posible optar por el método de integración básico (véase la siguiente figura). 4 Se recoge este método en el anexo 1 de este documento. Página 18 de 68

19 Análisis de contexto MÉTODO DE INTEGRACIÓN Experto Mejora de la eficacia del SIG Avanzado Nivel de madurez según anexo C? < 2 Básico Mejora de nivel de madurez 2 Método de integración según figura 3 (*) Bajo Medio Alto Método básico COMPLEJIDAD ALCANCE RIESGO Selección de un método superior? No Aplicar método según la Norma UNE Sí Utilizar blindaje del plan de implantación Si el parámetro Madurez es igual o superior a 2, entonces el método de integración pasará a depender de los otros tres parámetros. En este caso, se hace necesario utilizar la gráfica que aparece en la siguiente figura. Los valores (o niveles) de cada uno de los tres parámetros permiten la identificación del método de integración más apropiado, entrando por el eje de abscisas. MÉTODO DE INTEGRACIÓN Experto Avanzado Básico Bajo Medio Alto COMPLEJIDAD ALCANCE RIESGO Página 19 de 68

20 Por ejemplo, si la Complejidad es alta, el método propuesto es el método Básico. MÉTODO DE INTEGRACIÓN Experto Avanzado Básico Bajo Medio Alto COMPLEJIDAD Como se deduce del procedimiento seguido, es posible identificar más de un método de integración, si los niveles de los parámetros Complejidad, Alcance y Riesgo son diferentes (tendríamos tres entradas en la gráfica -una por parámetro- con posibles métodos de integración diferentes). En este caso, la norma propone seleccionar el método de integración más bajo de entre los resultantes. También sugiere que, si se decide adoptar un método superior, éste sea blindado a fin de asegurar que el proyecto se aplica con éxito. De todo lo anterior, el principal y primer punto débil detectado fue la ausencia de métodos de valoración de estos tres parámetros. Es decir, una organización no encuentra la orientación necesaria en la norma UNE 6177:2005 para ser capaz de valorar la Complejidad, el Alcance o el Riesgo, dentro de los tres niveles en los que es requerido (bajo, medio y alto). Este aspecto se constituyó como el primer objetivo del PANEL DE PROFESIONALES: Desarrollar un despliegue de los parámetros Complejidad, Alcance y Riesgo, así como un método para la valoración de cada uno de ellos. Para ello, se dieron los siguientes pasos: 1º. Análisis individual de cada parámetro. Se persiguió que cada participante, a través de la definición del parámetro y de su propia experiencia, identificara las variables que podrían permitir el despliegue del mismo. Página 20 de 68

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