INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL CENSO EN ACCESS DE LOS ESTABLECIMIENTOS INSPECCIONADOS POR LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO

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1 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL CENSO EN ACCESS DE LOS ESTABLECIMIENTOS INSPECCIONADOS POR LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO GENERALIDADES El presente instructivo se diseñó para efectos de brindar orientación a las Empresas Sociales del Estado (ESE), en lo referente al diligenciamiento del censo en Access. Su principal objeto es el de ayudar a optimizar la c a ptación de datos de los establecimientos intervenidos a través de la inspección, vigilancia y control, favoreciendo la posterior alimentación del sistema integrado de información, el censo constituye una herramienta de consulta de la situación actual de los establecimientos intervenidos. La herramienta debe ser diligenciada periódica y oportunamente en las Empresas Sociales del Estado (ESE) y la base debe ser remitida mensualmente a la Secretaría Distrital de Salud (SDS) durante los q u i n c e primeros días del mes (días calendario); lo anterior pretermitirá contar con datos más aproximados del número de establecimientos intervenidos en el distrito por la SDS. Este formulario permite tener el histórico de visitas realizadas a cada establecimiento intervenido desde el año El manejo indebido de la base de datos ocasiona pérdidas de la información ingresada, por lo que se debe seguir siempre las instrucciones y salir del formulario una vez se haya diligenciado en su totalidad, seleccionado el botón correspondiente. No es permitido que la ESE duplique la base dado que la misma a partir de la versión 3.1 funciona en red, así mismo para evitar pérdidas de información, no se debe diligenciar una base de datos nueva cada año, sino que se debe continuar con la base que contiene el historial de intervenciones desde el año La ESE no podrán modificar la estructura de la base. La ESE es responsable de la adecuada administración de la información, así como de la confidencialidad de la misma. El o los funcionarios autorizados para el diligenciamiento de la información y administración de la base, serán los que recibieron inducción de conceptos básicos por parte del referente de ambiente, e inducción sobre el manejo de la base por parte del técnico SISVEA de nivel central. Igualmente deberán cumplir con el perfil descrito en los estándares. Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 1

2 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA BASE PANEL DE CONTROL PRINCIPAL Ilustración 1 Panel principal Censo Establecimiento IVC Versión 3.1 Ingresar Establecimientos: Hacer clic para ingresar nuevos datos de establecimientos o visitas realizadas. Exportar Consultas: Hacer clic para exportar consultas 1. CONSULTA ESTABLECIMIENTOS VISITAS 2. CONSULTA ESTABLECIMIENTOS CON ÚLTIMA VISITA 3. CONSULTA CENTROS DE ESTÉTICA 4. CONSULTA ESTABLECIMIENTOS CON FECHA VISITA DUPLICADA 5. CONSULTA V_I HOGARES GERIÁTRICOS VISITAS REALIZADAS Mantenimiento: Uso por parte de la SDS Salir: Hacer clic para salir de la aplicación Compactar y Reparar: Hacer clic para compactar y reparar automáticamente la base. Botones de opción en los formularios: Ilustración 2 Botones de opción del formulario. Censo Establecimientos IVC Versión Agregar registro: Permite agregar un nuevo registro al formulario. 2. Botones de desplazamiento: Permite desplazarse entre formularios. 3. Buscar registro: Permite buscar registros ingresados en la base de datos. 4. Limpiar Campos: Permite limpiar los campos del registro actual del formulario, y lo ubica en un registro nuevo. 5. Salir: Permite salir del formulario. A continuación se presenta en detalle las instrucciones para el diligenciamiento del censo: Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 2

3 Ilustración 3 Formulario para el ingreso de establecimientos vigilados y controlados. Censo Establecimiento IVC Versión Consecutivo Base Anterior: Establece el código de identificación de los registros ingresados en los aplicativos de Censo anteriores a la versión 3.1, ya que por directriz de la SDS se debe manejar un solo aplicativo, y acceder a este por medio de la red institucional de la ESE. Para la identificación y búsqueda de un establecimiento anterior al año 2014 se ubicará de la siguiente forma: Para identificar los registros de los establecimientos que se tenían en el Censo del año 2013 y años anteriores, se establece un nombre único por cada aplicativo Censo que se tenía en cada ESE el cual se relaciona en el siguiente cuadro: Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 3

4 Cuadro 1. Nombres de aplicativos por ESE periodo Secretaría Distrital de Salud. ESE NOMBRE APLICATIVOS POR ESE 2013 IDENTIFICADOR NUEVO PARA BÚSQUEDA 2014 Bosa CENSO CALIDADAGUA_SANEAMIENTO BOSA IVC AGOSTO_S AUDI_A(2013) BOSA1 BOSA2 Centro Oriente Chapinero Engativa Fontibon CENSO CANDELARIA CENSO MARTIRES CENSO SANTAFE CENSO ALIMENTOSANOS BARRIOS_U CENSO ALIMENTOSANOS CHAPINERO 1 CENSO ALIMENTOSANOS TEUSAQUILLO CENSO CALIDAD DEL AGUA_SB CENSO2 ETOZ CENSO ALIMENTOS_SANOS ENGATIVA VER 2.0 ENGATIVÁ CENSO CALIDADAGUA_SB ENGATIVA CENSO SEGQUIMICA_EVENTOSTR_SS ENGATIVA CENSO FONTIBON CENSO PUERTOS CENTRO1 CENTRO2 CENTRO3 CHAPINERO1 CHAPINERO2 CHAPINERO3 CHAPINERO4 CHAPINERO5 CHAPINERO6 ENGATIVA1 ENGATIVA2 ENGATIVA3 FONTIBON1 FONPUERTO1 Nazareth HNazareth Censo NAZARETH1 Rafael Uribe San Cristobal Suba Sur Tunjuelito CENSO RAFAEL_URIBE CENSO_ANTONIO_NARIÑO CENSO ALIMENTOS_SANOS SAN_CRISTOBAL CENSO AS_CA_SQ_ET_SS SAN_CRISTOBAL CENSO ALIMENTOSANOS SUBA CENSO CALIDAGUA_SERSALUD SUBA CENSO SEGQUIMICA_EVENTOSTR_SUBA CENSO KENNEDY CENSO PTEARANDA CENSO ALIMENTOS_SANOS TUNJUELITO CENSO CALIDADAGUA_SB TUNJUELITO RAFAEL1 RAFAEL2 CRISTOBAL1 CRISTOBAL2 SUBA1 SUBA2 SUBA3 SUR1 SUR2 TUNJUELITO1 TUNJUELITO2 Usaquen CENSO USAQUEN USAQUEN1 Usme Vista Hermosa CENSO ALIMENTOS_SANOS USME CENSO CALIDADAGUA_SB USME CENSO ET SQ SS USME CENSO CIUDAD BOLIVAR CENSO SANEAMIENTO_SEG_QUIMICA Fuente: Empresas Sociales del Estado y SISVEA IVC USME1 USME2 USME3 VISTA1 VISTA2 Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 4

5 Ejemplo código -> Número de Identificación de establecimientos aplicativo anterior Identificador del aplicativo Censo anterior por ESE unido por un guion bajo (Según cuadro anterior) 2. Consecutivo: Corresponde al número del establecimiento que está siendo ingresado en la base. La base de datos genera automáticamente el número del consecutivo del registro ingresado. 3. Código carpeta: Digitar el código asignado por la ESE a cada establecimiento, para la ubicación de este en el sistema, y del historial en el archivo en físico. 4. Establecimiento Formal (Nuevo): Seleccionar SI o NO, según corresponda. Esta información determina si el establecimiento se encuentra o no registrado ante Cámara y Comercio. 5. Matrícula Establecimiento: Si se seleccionó en el campo Establecimiento Formal la opción SI, se debe ingresar el número de matrícula del establecimiento el cual está identificado ante Cámara y Comercio. 6. ESE: Empresa Social del Estado. Seleccionar el nombre de la ESE según corresponda a. USAQUÉN b. CHAPINERO c. CENTRO ORIENTE d. SAN CRISTÓBAL e. USME f. TUNJUELITO g. PABLO VI BOSA h. SUR i. FONTIBÓN j. ENGATIVÁ k. SUBA l. RAFAEL URIBE m. VISTA HERMOSA n. NAZARETH 7. Localidad: Seleccionar el nombre de la localidad según corresponda. a. USAQUÉN b. CHAPINERO c. BARRIOS UNIDOS d. TEUSAQUILLO e. CANDELARIA f. MÁRTIRES g. SANTA FÉ h. SAN CRISTÓBAL Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 5

6 i. USME j. TUNJUELITO k. BOSA l. KENNEDY m. PUENTE ARANDA n. FONTIBÓN o. ENGATIVÁ p. SUBA q. RAFAEL URIBE r. ANTONIO NARIÑO s. CIUDAD BOLÍVAR t. SUMAPAZ 8. Puertos: Seleccionar el nombre del Puerto, la opción solo aplica para la ESE Fontibón y si el establecimiento se encuentra en alguno de los puertos terrestres o aéreo del Distrito Capital. a. Aeropuerto Internacional El Dorado b. Terminal de Transporte El Salitre c. Terminal Satélite del Sur d. No Aplica (La opción se selecciona para la vigilancia Sanitaria de los establecimiento que no se encuentren en las opciones anteriores) 9. Línea de intervención: Seleccionar de la lista, la línea a través de la cual se interviene el establecimiento. 10. Intervención: Seleccionar una opción de la lista desplegable (corresponde al punto crítico intervenido). 11. Tipo de establecimiento: Seleccionar el tipo de establecimiento según corresponda, se deriva de la intervención. 12. Actividad Económica: La base de datos registra de manera automática la actividad económica, al seleccionar el tipo de establecimiento. 13. CIIU: La base de datos registra de manera automática el código CIIU, al seleccionar el tipo de establecimiento. 14. Tipo Institución Educativa: Seleccionar el tipo de institución educativa, sólo aplica para la Línea de Intervención "Calidad del Agua y Saneamiento Básico" en los establecimientos Educativos que corresponden desde la educación básica primaria hasta secundaria. a. IED (Institución Educativa Distrital) b. Privado c. Concesión (Convenio Público - Privado; por ejemplo entidades privadas que patrocinan instituciones públicas) 15. Administración Jardín: Seleccionar el tipo de administración que maneja el Jardín Infantil, sólo aplica para la Línea de Intervención "Calidad del Agua y Saneamiento Básico", en los establecimientos Educativos que corresponden a la educación preescolar. a. Privado b. Concesión (Convenio Público - Privado; por ejemplo entidades privadas que patrocinan instituciones públicas) Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 6

7 c. SDIS (Secretaría Distrital de Integración Social) d. CDI (Centro de Desarrollo Infantil que pertenece a Secretaria de Integración Social) e. Jardín ICBF (No se debe ingresar por esta opción los HOBIS) f. SED (Secretaria Educación Distrital) Administrados directamente por Secretaria Educación Distrital. 16. Administración Comedor Comunitario: Seleccionar el tipo de administración que manejan los comedores y cocinas comunitarias, sólo aplica para la Línea de Intervención "Alimentos Sanos y Seguros". a. Particular b. SDIS (Secretaría Distrital de Integración Social) c. ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) d. Fondo de Desarrollo Local e. IDIPRON 17. Razón Social: Digitar en mayúscula sostenida la razón social del Establecimiento, como está registrado en Cámara y Comercio. En el caso en el que el establecimiento sea informal digitar el nombre comercial, si el establecimiento no tiene ni Razón Social ni nombre comercial digitar NO TIENE en Mayúscula sostenida. 18. Nit: Digitar el número de Nit. En el caso en el que el propietario no tenga NIT digitar cero "0" en número. 19. Tipo Sede: Se selecciona el tipo de sede en el que está ubicado el establecimiento visitado, según sea el caso. a. Plaza de mercado: Seleccionar la opción plaza de mercado en el caso en el que el establecimiento visitado se encuentre ubicado en este sitio. b. Conglomerado: Seleccionar la opción Conglomerado en el caso en el que el establecimiento visitado se encuentre ubicado en: centro comercial, pasaje comercial u otras instalaciones que agrupen establecimientos de comercio. Si dentro de la lista desplegable no se encuentra el Conglomerado visitado, dentro de la misma lista se deberá seleccionar la opción Otro, en ese momento se habilita el campo abierto de Sede para digitar en mayúscula sostenida únicamente el nombre del nuevo Conglomerado. c. Otro: Seleccionar esta opción, en el caso en el que la sede del establecimientos se encuentre fuera de las anteriores opciones de selección, al seleccionar esta opción se deberá digitar en mayúscula sostenida el nombre de la sede del establecimiento visitado. d. No Tiene: Se selecciona esta opción en el caso en el que el establecimiento sea de única Sede 20. Sede: Este campo se activa dependiendo de la opción que se haya seleccionado en Tipo Sede, puede ser de selección si el establecimiento está ubicado en Plazas de Mercado y Conglomerados o de campo abierto para la digitación de la Sede en específico. 21. Dirección: Digitar en mayúscula sostenida la dirección completa con base en el manual de nomenclatura urbana (ver anexo). Desde la captación de la información, durante el diligenciamiento de las actas de IVC, se debe indicar la nomenclatura definida en la versión actualizada del manual de nomenclatura urbana. Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 7

8 22. UPZ: Seleccionar la UPZ según corresponda, esta dependerá de la Localidad que se haya ubicado. 23. Barrio: Seleccionar el barrio según corresponda. Si el barrio no está dentro del listado suministrado, seleccionar la opción otro barrio y en la opción cuál digite el nombre completo del barrio que corresponda. 24. Territorio: Digitar el nombre del territorio donde se ubica el establecimiento intervenido. 25. Microterritorio: Digitar el nombre del microterritorio donde se ubica el establecimiento intervenido. 26. Teléfono fijo: Digitar el número del teléfono fijo del establecimiento. En el caso en el que el establecimiento no posea teléfono fijo digitar cero "0" en número. 27. Teléfono móvil: Digitar el número del teléfono celular. En el caso en el que el establecimiento no posea teléfono móvil digitar cero "0" en número. 28. Nombre del propietario: Digitar en mayúscula sostenida el nombre completo del propietario del establecimiento. 29. Tipo del documento: Seleccionar la opción según corresponda: cédula ciudadanía, cédula extranjería y/o NIT. 30. Número: Digitar el número del documento sin espacios, sin puntos, comas y sin guion. 31. Nombre del representante legal: Digitar en mayúscula sostenida el nombre completo del representante legal del establecimiento, este espacio se habilita en el caso que se haya indicado que el establecimiento es formal. 32. Tipo del documento: Seleccionar la opción según corresponda. 33. Número: Digitar el número del documento sin espacios, sin puntos, comas y sin guion. 34. Coincidencia CIIU: Seleccionar SI o NO, según corresponda, esta información se deriva de la visita en campo. Se seleccionará la opción NO en el caso o casos en los que en el acta se indique que la actividad económica evidenciada en campo no corresponde a la registrada en el registro de cámara de Comercio. Al seleccionar la opción NO, se deberán seleccionar los datos según lo evidenciado en campo: a. Línea de intervención: En el caso en el que no coincida la actividad económica registrada en la cámara de comercio con la actividad ejercida, seleccionar de la lista, la línea a la cual pertenece el establecimiento. b. Intervención: En el caso en el que no coincida la actividad económica registrada en la cámara de comercio con la actividad ejercida, seleccionar una opción de la lista desplegable (corresponde al punto crítico intervenido). c. Tipo de establecimiento: En el caso en el que no coincida la actividad económica registrada en la cámara de comercio con la actividad ejercida, seleccionar el tipo de establecimiento según corresponda, se deriva de la intervención. d. Actividad Económica Ejercida: La base de datos registra de manera automática la actividad económica, al seleccionar el tipo de establecimiento. e. CIIU Ejercido: La base de datos registra de manera automática el código CIIU, al seleccionar el tipo de establecimiento. 35. Nombre médico veterinario: Digitar en mayúsculas sostenidas nombre completo del Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 8

9 médico veterinario. Aplica sólo para la Línea de línea "Eventos transmisibles de origen zoonótico". Si por el tipo de establecimiento no requiere de médico veterinario escribir en mayúsculas sostenidas en el espacio NO REQUIERE. 36. Tarjeta profesional: Digitar el número de la tarjeta profesional del médico veterinario. Aplica sólo para la Línea de intervención "Eventos transmisibles de origen zoonótico". Si por el tipo de establecimiento no requiere de médico veterinario escribir cero en número Nombre director técnico: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre completo del director técnico farmacéutico y/o director científico del establecimiento. Aplica para la Línea de intervención "Medicamentos Seguros. Si por el tipo de establecimiento no requiere de director técnico y/o director científico según sea el caso escribir en mayúsculas sostenidas en el espacio NO REQUIERE. 38. Tipo del documento: Seleccionar la opción según corresponda. 39. Número: Digitar el número del documento sin espacios, sin puntos y sin guion. Si por el tipo de establecimiento no requiere de director técnico escribir cero en número Título DT: Seleccionar el título del director técnico y/o director científico según corresponda. Si por el tipo de establecimiento no requiere de director técnico seleccionar la opción NO APLICA. 41. Plan de gestión de residuos: Seleccionar la opción de la lista según corresponda. Aplica para las Líneas de intervención: Medicamentos Seguros: Tiendas naturistas, Seleccionar SI o NO Droguerías y Farmacias-droguerías, Eventos transmisibles de origen zoonótico: Consultorios, Clínicas, Laboratorios y Droguerías veterinarias. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado. Calidad de Agua y Saneamiento Básico: Cementerios, Funerarias, Salas de velación y actividades similares. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado. Seguridad Química: Centros de Estética, escuelas de formación de estilistas y manicuristas, peluquerías y actividades y similares (PGIRP). Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado. 42. Mece: El establecimiento maneja Medicamento de Control Especial. Seleccionar SI o NO según corresponda. Aplica para la Línea de intervención "Medicamentos Seguros y Servicios de Salud" 43. Inyectología: El establecimiento tiene o no, servicio de inyectología. Seleccionar Si o No según corresponda. 44. Droguería 24 horas: El establecimiento presta o no el servicio 24 Horas. Seleccionar Si o NO según corresponda. 45. Observaciones Establecimiento: Digitar las observaciones pertinentes para com pleme n tar datos de algún registro, no emplear para hacer consultas. En el caso Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 9

10 que se requiera anular el registro del establecimiento en este espacio se debe escribir en mayúsculas sostenidas la palabra ANULAR Formulario Visitas: Ilustración 4 Formulario para el ingreso de visitas por establecimiento 46. Consecutivo Establecimiento: Corresponde al número del establecimiento que está siendo ingresado en la base. La base de datos genera automáticamente el número del consecutivo del registro ingresado. 47. Número del acta: Digitar el número asignado al acta, que viene dado según el consecutivo del acta en el momento de su impresión. Este número debe corresponder a la asignación numérica establecida por consecutivo desde nivel central para cada ESE y por cada línea. No se deben asignar números a las actas fuera de los asignados. 48. Fecha: Digitar día, mes y año, en números, correspondientes a la fecha en la que se efectuó la visita. 49. Concepto sanitario: Seleccionar una de las opciones según sea el caso, la lista se cargará según la línea de intervención seleccionada. a. FAVORABLE b. FAVORABLE CON REQUERIMIENTOS c. DESFAVORABLE d. PENDIENTE e. SE APLAZA LA EMISIÓN DEL CONCEPTO f. NO SE EMITE CONCEPTO g. TERMINADO 50. Aplica medida al establecimiento: Seleccionar la opción SI en el caso en el que se haya Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 10

11 aplicado medida de seguridad al establecimiento. 51. Medida aplicada al establecimiento: Seleccionar e l t i p o d e medida de seguridad aplicada al establecimiento. 52. Medida preventiva: Seleccionar la medida preventiva aplicada al establecimiento. En el caso de no aplicar medida preventiva, se debe seleccionar la opción NO APLICA. 53. Aplica medida a producto: Seleccionar la opción SI en el caso en el que se haya aplicado medida de seguridad al producto. 54. Medida aplicada a producto: Seleccionar la medida de seguridad aplicada al producto según sea el caso. 55. Número Radicado Oficio: Digitar el número de radicado del oficio cuando se tiene una medida sanitaria al establecimiento o la aplicación a la medida a producto de Decomiso. 56. Fecha Radicado: Se digita la fecha en que se radico el oficio de la medida sanitaria a establecimiento el decomiso a producto o la aplicación a la medida a producto de Decomiso. Nota: los numerales 55 y 56 no serán campos obligatorios en el momento de digitar la visita teniendo presente el plazo establecido por lineamiento para radicación del oficio posterior a la fecha de la aplicación de la medida, pero al pasar un mes desde la fecha de la visita el sistema comenzará a solicitar el diligenciamiento de estos campos. 57. Se encontró potencializador homeopático?: Seleccionar SI o NO, según corresponda. Indica si en el momento de la inspección de las droguerías, tiendas naturistas y Farmacias homeopáticas se encontró o no medicamento homeopático indicado como potencializador sexual, aplica para la Línea de intervención "Medicamentos Seguros y Servicios de Salud" 58. Muestreo: Seleccionar SI o NO, según corresponda. 59. Cumple ley 1335 de 2009: Seleccionar SI o NO, según lo consignado en el acta de IVC. En el caso en el que la visita corresponda a establecimiento no conceptuado o terminado se debe seleccionar la opción No aplica. 60. Responsable de la visita: Digitar en mayúscula sostenida el nombre completo del funcionario o contratista que realizó la visita o intervención. 61. Observaciones Visita: Digitar las observaciones o novedades correspondiente a la visita realizada. En el caso que se requiera anular el registro de la visita en este espacio se debe escribir en mayúsculas sostenidas la palabra ANULAR Elaboró: Alejandro Rivera - Fanny Higuera Sandra Rodríguez Página 11