Manual de Organización de Archivo Judicial Í N D I C E AUTORIZACIÓN... 1 INTRODUCCIÓN... 2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS... 3 MARCO JURÍDICO...

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2 Í N D I C E CONTENIDO PÁGINA AUTORIZACIÓN... 1 INTRODUCCIÓN... 2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS... 3 MARCO JURÍDICO... 5 MISIÓN... 6 VISIÓN... 7 OBJETIVO... 8 ESTRUCTURA ORGÁNICA... 9 FUNCIONES DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL GLOSARIO DE TÉRMINOS AGOSTO/06 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ

3 A U T O R I Z A C I Ó N Con fundamento en el artículo 85, fracción VI y XVIII de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Chiapas, se expide el presente Manual de Organización de la Dirección de Archivo Judicial, el cual contiene información referente a su estructura organizacional este documento tiene como objetivo servir de instrumento de consulta y guía para la toma de decisiones. El presente documento entra en vigor a partir del 9 de marzo del MAGDO. LIC. MILTON ESCOBAR CASTILLEJOS PRESIDENTE DEL SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE CHIAPAS LIC. HUMBERTO MONTESINOS RIVERA. OFICIAL MAYOR Y SECRETARIO DE ACUERDO DE LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 1

4 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes históricos del órgano administrativo denominado Dirección del Archivo Judicial, el marco jurídico-administrativo que regule su actuación directamente, la misión que de a conocer la razón de ser de la dirección, la visión describiendo el escenario futuro deseado por este órgano administrativo en un periodo a largo plazo; el objeto fundamental del manejo de todos los Archivos Jurídicos del Poder Judicial; así mismo se diseña una representación gráfica que guarda esta dirección con respecto a toda la estructura orgánica y de la relación jerárquica que guarda esta dirección con respecto a toda la Estructura Orgánica del Poder Judicial. El contenido central del presente documento son las funciones derivadas de las atribuciones conferidas y establecidas en la Ley Orgánica y el Reglamento Interior del Poder Judicial; estas funciones contribuyen a la orientación del personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las actividades a desarrollar. Finalmente se anexa un apartado en el que se describen palabras técnicas de uso exclusivo de la Dirección. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 2

5 ANTECEDENTES HISTÓRICOS Antes de 1992, la idea de funcionamiento de un archivo dentro del Poder Judicial, se circunscribía en un solo concepto, la de depositar los expedientes terminados en el sótano del edificio de la anterior Procuraduría General de Justicia, en donde originalmente se sostuvo el proyecto por parte del Gobierno del Estado allá por los años de 1970, de edificación y establecimiento del Tribunal Superior de Justicia del Estado, Procuraduría General de Justicia y Registro Civil. Anterior al año que se cita, se hablaba en la entidad de un Archivo General de Chiapas, que mediante decreto no. 74 de fecha 30 de enero de 1952 y promulgado por el entonces Gobernador del Estado Don Francisco J. Grajales crea los antecedentes de constitución de un centro documental. Por esa época se comprendía que en ese entonces no existían tantos juzgados, salas y áreas administrativas como las que hoy conocemos, ni mucho menos se conocían por lo menos en Chiapas algunas normas, políticas de conservación documental o de organización, simplemente se llevaban al citado sótano, y lo que es peor aún, cuando la capacidad de almacenamiento llegó a sus puntos críticos, muchos expedientes fueron trasladados a la bodega número cuatro de almacenes generales de gobierno, manifestándose de manera fehaciente la incapacidad de concebir la sola y simple idea de un archivo. En enero de 1991, se crea el Departamento del Archivo Judicial, al interior del Poder Judicial del Estado, pero sin instalaciones, seguía funcionando en el sótano del edificio de la anterior Procuraduría General de Justicia. En noviembre de 1992, se trasladó al local que actualmente ocupa la Dirección de este Archivo. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 3

6 Es importante tener en cuenta que, según estimaciones detectadas en el padrón censal archivístico levantado en 1991 del Estado de Chiapas y el realizado en 1995, indicaron que la tasa anual de crecimiento documental sobrepasó al 07%, lo que significó un aumento por año, de aproximadamente 70 metros lineales de documentos en el Archivo Judicial. Según el Reglamento Interior del Poder Judicial del Estado de Chiapas, en su título quinto, capítulo I, artículo 150, señala las áreas que integran a la Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia, encontrándose dentro de éstas el Archivo Judicial; por otra parte en los numerales 151 y 152, contempla las atribuciones y obligaciones de la Oficialía Mayor, observándose las funciones que debe realizar la Dirección del Archivo Judicial, teniendo como finalidad la administración documental que integra el Poder Judicial. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 4

7 MARCO JURÍDICO CONSTITUCIONES: Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano Del Estado De Chiapas. LEYES: Ley Orgánica Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Ley De Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De Chiapas. Ley Del Sistema Estatal De Archivos De Chiapas. DECRETOS: Decreto Número 02, De Fecha 19 De Noviembre De Publicado En El Periódico Oficial Número 057. REGLAMENTOS: Reglamento Interior Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Reglamento Interno De Régimen Disciplinario Y Controversias Laborales. Reglamento De La Ley Del Sistema Estatal De Archivos De Chiapas. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 5

8 MISIÓN Órgano Administrativo dependiente de la Oficialía Mayor del Consejo de la Judicatura del estado de Chiapas, responsable de resguardar y observar la organización y el cuidado de expedientes judiciales, iniciados, tramitados y/o concluidos con motivo de las acciones litigiosas o por razones de orden criminal o de cualquier otra causa en cada uno de sus archivos que lo componen. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 6

9 VISIÓN La unificación de los archivos dentro del Poder Judicial del Estado de Chiapas en un solo Organismo que permita uniformar criterios, normas y formas de servicio, convirtiéndolos en verdaderos centros de información que instalen esta entidad soberana como un ejemplo estatal y sea reconocido a nivel nacional. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 7

10 OBJETIVO Planear, programar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración de documentos y archivos, de recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales de la Dirección del Archivo Judicial, a fin de coadyuvar con los objetivos generales de impartición de justicia y la preservación del patrimonio documental. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 8

11 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PRESIDENCIA CONSEJO DE LA JUDICATURA OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 9

12 F U N C I O N E S AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 10

13 DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL ÓRGANO DEL QUE DEPENDE: ÓRGANOS DEPENDIENTES: OFICIALÍA MAYOR. NINGUNO FUNCIONES: - Aplicar las políticas, normas y procedimientos que en materia de administración documental, establezcan el Pleno del Consejo de la Judicatura, a través de la Oficialía Mayor. - Coordinar y supervisar el funcionamiento operativo del Archivo General del Poder Judicial en su modalidad de Archivos Judiciales Regionales. - Vigilar permanentemente la recepción y envió de documentos y expedientes de los juzgados, salas, órganos administrativos, Archivo Judicial Regional del Soconusco, en la ciudad de Tapachula y Archivo Judicial Regional de los Altos, en la ciudad de San Cristóbal de las Casas y, en su caso, con el Magistrado Presidente, Secretario General de Acuerdos y del Pleno de la Sala Superior y Secretario Particular - Organizar la guarda y custodia de los documentos administrativos y expediente, judiciales iniciados, tramitados y/o concluidos que remitan para su depósito los titulares de los distintos órganos jurisdiccionales y administrativos. - Diseñar y practicar los mecanismos y sistemas administrativos de control para la recepción y registro documental, clasificación, consulta, préstamo y envío de información. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 11

14 - Coordinar y supervisar el funcionamiento técnico de los archivos de las salas, juzgados y órganos administrativos, así como del Archivo Judicial Regional del Soconusco (Tapachula) y Archivo Judicial Regional de los Altos (San Cristóbal de las Casas). - Presentar a la Oficialía Mayor, en el mes de enero de cada año, calendario de actividades basados en un programa integral de trabajo para su aprobación. - Elaborar bimestralmente informe de actividades correspondientes a dicho periodo o cuando así se le requiera. - Organizar las reuniones de comité técnico de depuración contenidas en el programa intensivo de valoración documental. - Evaluar permanentemente, la capacidad de almacenamiento, guarda y custodia de documentación y expedientes, disponiendo lo necesario para hacer espacios. - Coordinar y supervisar la entrega-recepción y el traslado de expedientes de los juzgados foráneos a los Archivos Judiciales Regionales. - Diseñar mecanismos que permitan la adecuada preservación, clasificación y catalogación de documentos históricos desde la época de la colonia a la actual. Las demás que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por el Consejo de la Judicatura o la Oficialía Mayor. AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 12

15 GLOSARIO DE TÉRMINOS TERMINO DEFINICIÓN A ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO ESTATAL ARCHIVO GENERAL ARCHIVO HISTÓRICO C CAJA DE TRANSFERENCIA CAMISA CARÁTULA CERTIFICACIÓN COMPULSA Dentro del ciclo vital de los documentos es el que coordina y controla el funcionamiento de distintos archivos de trámite al que le son transferidos archivos de uso esporádico y realiza operaciones de un archivo de concentración. Unidad de archivo encargada de proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los conserva precaucionalmente hasta que cumplen su vigencia documental Es aquel cuyos fondos documentales que conserva son producidos por sujetos y/o organismos cuyas actividades y competencias corresponden al ámbito de una entidad federativa Es el archivo responsable de la organización, conservación y divulgación de fondos documentales de instituciones de ámbito nacional, estatal o municipal. Un archivo general puede también tener a su cargo los fondos de un poder de gobierno en particular (ejecutivo, legislativo o judicial) y según la norma que lo rige tendrá capacidad para regular la operación de archivos que se localizan en dependencias que se encuentran adscritas a éste. Área responsable de conservar la documentación con valor permanente que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. También puede recibir donaciones, depósitos o adquirir por compra archivo Caja para transferir archivos de cartón y generalmente de 50 ó 60 cms. de longitud Cubierta de papel doblada para la protección de documentos o expedientes Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido Procedimiento mediante el cual se le da a una copia de un documento de archivo valor jurídico para que pueda sustituir al documento original, que, según las distintas formulas que se adopten y la autoridad que la respalde podrán ser copia certificada, compulsada, etc. Actividad que permite garantizar la fidelidad exacta de una copia con el original que se coteja AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 13

16 D DEPURACIÓN DESGLOSE DICTAMEN E ELIMINACIÓN ENTIDAD PRODUCTORA EXPEDIENTE G GLOSAR GUIA I INGRESO INSTRUMENTOS DE CONTROL INSTRUMENTOS DE CONSULTA L LEGAJO M MANUSCRITO Proceso de selección de archivos derivado de la evaluación de documentos Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial un documento del expediente al que pertenece Opinión técnica o jurídica emitida por la autoridad competente con respecto al destino final de la documentación, previa selección y valoración de la misma Destrucción física de unidades o series de archivos que hayan perdido sus valores primarios y que carecen de valor histórico Institución, dependencia, organismo público o privado que en el desempeño de sus funciones y actividades produce y recibe documentos de archivo Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o recibidos por una oficina o persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un asunto o trámite Actividades destinadas a abrir, integrar y foliar los documentos que forman un expediente de archivo. Instrumento de consulta resultado de descripción de archivos que proporciona información acerca de los grupos documentales o fondos de uno o varios archivos, indicando las características de los mismos: organismo o entidad productora, secciones y series que los forman, fechas extremas, ubicación física y volumen de la documentación Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y preservación ya sea por transferencia, donación, adquisición o depósito. Se elabora en las fases de identificación y valoración de archivos: cuadros de clasificación, inventarios, relaciones de bajas, etc. Documento en cualquier soporte, publicado o no que relaciona o describe en forma individual o colectivamente un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer su control físico, administrativo y/o intelectual de las mismas que permita su adecuada localización y recuperación Atado o conjunto de documentos a veces protegido por dos tapas de cartón para formar una unidad documental que puede contener varios expedientes o uno solo Documento escrito a mano AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 14

17 O ORDENACIÓN ORDENACIÓN FÍSICA P PATRIMONIO DOCUMENTAL PLAZO DE CONSERVACIÓN R REGISTRO DE ENTRADA REGISTRO DE ENTRADA DE ARCHIVOS REGISTRO DE PRÉSTAMO REGISTRO DE SALIDA DE ARCHIVOS REGISTRO SALIDA RELACIÓN DE TRANSFERENCIA S SOPORTE T TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA SECUNDARIA Actividad que consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales Conjunto de tareas que reflejan las operaciones de ordenación, tales como rotulación, colocación en cajas archivadores y ubicación topográfica en estantería Conjunto de documentos públicos o de origen privado que por Ley son considerados como históricos y con valor permanente en un país por ser expresión de la sociedad Periodo por el que se ha de conservar un documento de archivo conforme a sus valores primarios o secundarios y según las disposiciones aplicables Instrumento de control y descripción de los documentos que ingresan a una oficina, institución, organismo o dependencia, apoya al seguimiento de los mismos durante su trámite Instrumento de descripción y control de los documentos que ingresan a un archivo Es el instrumento por el cual se controla el préstamo de expedientes que se hace a los usuarios. Protege al responsable del archivo y responsabiliza al usuario mientras hace uso de los expedientes Instrumento de control de la documentación que sale de una institución u organismo, reporta generalmente las bajas o las transferencias de archivos instrumento que controla la correspondencia que se envía, no es documento de archivo Es la relación detallada de expedientes que se transfieren de un archivo de trámite a un archivo de concentración para asegurar el control de los expedientes, deslindar y asumir responsabilidades de custodia de archivos. El archivo de concentración desarrolla a su vez, relación de transferencia al archivo histórico de la documentación que se conservará de forma permanente Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, películas) Es el traslado de expedientes o documentos de archivo de uso esporádico de un archivo de trámite a un archivo de concentración para su conservación temporal, baja o transferencia a un archivo histórico Conjunto de actividades destinadas a trasladar expedientes seleccionados para conservación permanente conforme a sus valores secundarios de un archivo de concentración a un archivo histórico AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 15

18 V VALIDACIÓN VALOR ARCHIVÍSTICO VALOR CONTABLE VALOR FISCAL VALOR HISTÓRICO VALOR JURÍDICO VALOR LEGAL VIGENCIA Acción por la cual la autoridad competente certifica, da testimonio o vigencia a un documento para que este pueda surtir efectos administrativos o jurídicos, puede ser copia u original, según la autoridad lo disponga. conjunto de valores que se asigna a cualquiera de los valores de un documento de archivo valor de los documentos que sirven de explicación, justificación o comprobación de las operaciones contables y financieras Es el valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia Es el valor que se tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley Período durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 16

19 EL PRESENTE DOCUMENTO FUE ELABORADO EN COORDINACIÓN CON LA DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, PARA CUALQUIER COMENTARIO COMUNICARSE AL NO. TELEFÓNICO EXTENSIÓN AGOSTO/2006 MARZO/2007 LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 17