Manual de Procedimientos para el Registro y Control de Bienes Muebles del Consejo Nacional de Fomento Educativo

Transcripción

1 Manual de Procedimientos para el Registro y Control de Bienes Muebles del Consejo Nacional de Fomento Educativo

2 CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO AGOSTO 2007

3 PLANEACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Dirección General Dr. Arturo Sáenz Ferral Director General Participantes de la Dirección de Administración y Finanzas: Lic. Miguel Ángel López Reyes Director de Administración y Finanzas Lic. Sergio Arturo Piña Arroyo Murrieta Subdirector de Recursos Materiales Lic. Verónica Leticia Hernández Vázquez Jefa del Departamento de Apoyo Logístico C. María del Rocío Serrato Ocaña Coordinador de Unidad de Servicios Especializados Lic. Rosa María Arellano Romero Jefa de la Unidad de Seguros de Bienes Patrimoniales y Contratos C. P. Ramón Salgado Soto Coordinador de Unidad de Servicios Especializados Participantes de la Dirección de Planeación: Coordinación del Manual: Lic. Juan José Gómez Escribá Director de Planeación Supervisión de Elaboración: Lic. María Guadalupe Sánchez Sánchez Subdirectora de Organización y Estudios Administrativos Elaboración: C. P. Guillermo Eduardo Sánchez Rivas Coordinador de Unidad de Servicios Especializados C. Miguel Ángel García López Auxiliar de Técnico de Proyecto MÉXICO, D. F., Agosto de 2007 Clave de Identificación:, Quinta Versión

4 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 2 de 211 ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN 5 1. MARCO JURÍDICO 6 2. OBJETIVOS DEL MANUAL 9 3. ALCANCE 9 4. PROCEDIMIENTOS Procedimiento para el alta de bienes muebles PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Procedimiento para el control de bienes muebles bajo resguardo por el alta de servidores públicos PROPÓSITO NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Procedimiento para el control de bienes muebles bajo resguardo por la baja de servidores públicos PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 41

5 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 3 de 211 Página FORMATOS Procedimiento para la actualización de vales de resguardo PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Procedimiento para el traspaso de bienes muebles entre oficinas centrales, delegaciones y unidades coordinadoras estatales PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Procedimiento para la afectación, disposición final y baja de bienes muebles PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Procedimiento para la baja de bienes muebles por robo o extravío PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO 94

6 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 4 de 211 Página DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Procedimiento para el levantamiento del inventario físico de bienes muebles PROPÓSITOS NORMAS DE OPERACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA GLOSARIO CAMBIOS A ESTA VERSIÓN ANEXOS: 126 REQUISITOS PARA LA ENAJENACIÓN DE MOBILIARIO DE OFICINA 127 REQUISITOS PARA LA ENAJENACIÓN DE VEHÍCULOS 129 CATÁLOGO DE BIENES MUEBLES (BIENES INSTRUMENTALES) 131

7 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 5 de 211 INTRODUCCIÓN Mantener vigentes permanentemente los manuales administrativos y los instrumentos de apoyo interno, es un requisito indispensable que deben cumplir las entidades de la Administración Pública Federal: tal como lo establece el artículo 59, fracción VI de la Ley Federal de Entidades Paraestatales. Las acciones de mejoramiento administrativo del CONAFE, establecen entre sus actividades la sistematización y actualización de los principales procesos operativos de la institución. En atención a lo anterior, la Dirección de Administración y Finanzas, conjuntamente con la Dirección de Planeación, elaboró el presente "Manual de Procedimientos para el Registro y Control de Bienes Muebles del Consejo Nacional de Fomento Educativo". El manual está integrado por la introducción, marco jurídico, objetivos del manual, alcance y sus procedimientos correspondientes; cada procedimiento, está integrado por su propósito, normas de operación, diagrama de flujo, descripción del procedimiento y sus formatos, asimismo se mencionan los documentos de referencia, glosario, cambios a esta versión y anexos. El documento queda sujeto a su revisión periódica, a fin de incorporar las modificaciones o adecuaciones que se deriven de la propia operación, por lo que se solicita que las sugerencias y observaciones se hagan llegar a la Dirección de Planeación, con domicilio en Río Elba Núm. 20, piso 14, Colonia Cuauhtémoc, Delegación Cuauhtémoc, C. P , México, D. F.; teléfono y fax o vía correo electrónico a jgomez@conafe.gob.mx ó mgsanchezs@conafe.gob.mx.

8 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 6 de MARCO JURÍDICO LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES Nueva Ley (D.O.F. 20-mayo-2004) TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES CAPÍTULO ÚNICO Artículo 1, fracción I, VI y VII. Artículo 2, fracción III. Artículo 3, fracción IV. Artículo 11, fracción I. TÍTULO QUINTO DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL CAPÍTULO ÚNICO Artículo 128 a 141. LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS (D.O.F. 31-diciembre-1982), reforma (D.O.F. 31-diciembre- 2004) TÍTULO PRIMERO CAPÍTULO ÚNICO DISPOSICIONES GENERALES Artículo 3, fracción III. TÍTULO SEGUNDO RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CAPÍTULO I PRINCIPIOS QUE RIGEN LA FUNCIÓN PÚBLICA, SUJETOS DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y OBLIGACIONES EN EL SERVICIO PÚBLICO Artículo 7, Artículo 8, fracción III, V. NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL CENTRALIZADA (D.O.F. 3-septiembre-2001) y su reforma (D.O.F. 30-diciembre- 2004) CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Primera, Segunda y Tercera. CAPÍTULO II REGISTRO Y AFECTACIÓN Cuarta a la Décima Quinta. CAPÍTULO III

9 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 7 de 211 DEL ACUERDO ADMINISTRATIVOS DE DESINCORPORACIÓN Décimo Sexta a la Décima novena. CAPITULO IV DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA Vigésima a la Cuadragésima quinta. CAPÍTULO VI DISPOSICIONES GENERALES Quincuagésima segunda a la quincuagésima cuarta. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL (D.O.F. 11-noviembre-2004) Primero. Segundo, párrafo primero, segundo, y sexto. Tercero fracción IV, V. Séptimo, inciso b. SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (D.O.F. 28 de Febrero de 2006) Listado de Valores Mínimos para los desechos de Bienes Muebles que generen las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. DECRETO QUE ESTABLECE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD Y DISCIPLINA DEL GASTO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL (D.O.F. 04 de Diciembre de 2006) CAPÍTULO V DE LA ENAJENACIÓN DE BIENES LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS PARA LA APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD Y DISCIPLINA DEL GASTO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL (D.O.F. 29 de Diciembre de 2006) ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Numerales 34, 35 y 36. MEDIDAS DE AUSTERIDAD Y LO CORRESPONDIENTE A BIENES

10 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 8 de 211 DISCIPLINA DEL GASTO PÚBLICO PARA EL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO DURANTE EL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE MUEBLES

11 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 9 de OBJETIVOS DEL MANUAL Contar con un mecanismo que garantice la eficacia y transparencia del control de los bienes muebles propiedad del Consejo Nacional de Fomento Educativo. Normar la aplicación de la Ley General de Bienes Nacionales en lo relativo a la administración de bienes muebles y manejo de almacenes, propiedad del Consejo Nacional de Fomento Educativo, así como su afectación, destino final y baja. Servir como marco de referencia para la inducción al puesto, así como para la capacitación y desarrollo del personal que lleva a cabo el control de bienes muebles. Servir de guía para realizar de manera eficaz el registro y control de los bienes muebles del Consejo Nacional de Fomento Educativo. Conocer anualmente la cantidad y el valor de los bienes muebles instrumentales existentes del Consejo Nacional de Fomento Educativo. 3. ALCANCE Se difunde y aplica en Oficinas Centrales, Delegaciones y Unidades Coordinadoras Estatales del Consejo Nacional de Fomento Educativo; y por ser un documento de consulta debe conservarse en el centro de trabajo para apoyo del personal involucrado en el procedimiento.

12 SISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE FOMENTO EDUCATIVO Agosto-2007 Página 10 de PROCEDIMIENTOS

13 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 11 de PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES

14 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 12 de PROPÓSITOS Registrar de manera sistematizada los bienes instrumentales para ser utilizados en el Consejo Nacional de Fomento Educativo. Conocer mensualmente los saldos del activo fijo del Consejo Nacional de Fomento Educativo NORMAS DE OPERACIÓN 1. La administración de los bienes muebles propiedad del Consejo Nacional de Fomento Educativo, se sujetará invariablemente al contenido del presente manual. 2. Los casos de excepción serán resueltos conforme al marco jurídico vigente y, en su caso, ante las instancias normativas de la Administración Pública Federal. 3. La Dirección de Administración y Finanzas y/o Subdirección de Recursos Materiales/Delegado y Coordinador Estatal, serán los responsables de la administración de los bienes muebles propiedad del Consejo Nacional de Fomento Educativo. 4. Para efecto de registro y control, los bienes muebles se clasifican en: Bienes instrumentales: Los considerados como herramientas o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes no útiles: Aquellos: a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio, b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio, c) Que sea descompuesto y no son susceptibles de reparación,

15 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 13 de 211 d) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable, e) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y f) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de la señalada. 5. Se autoriza al Consejo Nacional de Fomento Educativo para considerar como bienes de consumo el Mobiliario Escolar (mesas, sillas, pizarrones) que se envía a las comunidades rurales que atiende el Consejo, previo control de las Delegaciones Estatales, (DAF/SRM/0456/07, 29 de marzo de 2007). 6. Cuando se trate de bienes instrumentales deberá asignárseles un número de inventario integrado por los dígitos del ramo presupuestal, el programa, la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el Catálogo de Bienes Muebles (CABM), año de adquisición, entidad federativa y el progresivo que se determine. 7. Los bienes instrumentales deberán estar etiquetados o plaqueados con su número de inventario. 8. Anualmente se deberá obtener el CABM de la página de la Secretaría de la Función Pública para mantener actualizado el Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI) del Consejo Nacional de Fomento Educativo. 9. Los bienes consumibles serán registrados en la cédula de Registro de Bienes de Consumo (FO--01), conforme al nombre del producto, denominación usual o título, anotándose en su caso, todo medio que permita la identificación concreta, tales como características, capacidad, dimensiones, etc. 10. El registro del inventario de bienes muebles, se efectuará mediante la aplicación del Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI). 11. El manejo de los bienes muebles se delega al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/Coordinador del Área de Administración y Finanzas, a quien se faculta para recibir, almacenar, distribuir, controlar, inventariar y aplicar los contenidos del presente manual, así como la observación de la normatividad vigente en la administración de bienes muebles.

16 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 14 de Se entenderá como alta en el "Sistema", el registro de bienes derivados de su adquisición, así también de las donaciones efectuadas en favor de CONAFE o transferencias realizadas entre Oficinas Centrales, Delegaciones y Unidades Coordinadoras Estatales, ó reposiciones que por motivo de robo o extravío se otorguen al CONAFE, así como los bienes muestra útiles que de conformidad con las bases de licitación son propiedad del Consejo. 13. Las donaciones que se hacen a favor del Consejo Nacional de Fomento Educativo se efectuarán con apego estricto al Artículo 133 de la Ley General de Bienes Nacionales, respaldando dicha entrega con actas de donación y, en su caso, con la documentación soporte de la propiedad, debidamente endosada. 14. El registro y control de los bienes muebles, así como su alta en inventarios, se realizará conforme a su valor de adquisición, es decir, a sus precios de factura (a partir del ejercicio 2002 no deberá considerarse el costo pagado por concepto de IVA). 15. En caso de que carezca de valor de adquisición algún bien, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos del inventario por la Subdirección de Recursos Materiales/Delegado ó Coordinador Estatal, considerando el valor de otros bienes con características similares, o el avalúo que se obtenga. 16. En los casos en que no se cuente con factura o documento soporte, el registro y control de los bienes muebles se sustentará con acta circunstanciada instrumentada por la Dirección de Administración y Finanzas y/o Subdirección de Recursos Materiales/Delegado ó Coordinador Estatal, según norma octava, de las "Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada", publicada en el Diario Oficial de la Federación del 30 de diciembre de Los casos de comodato de bienes muebles, deberán realizarse con estricto apego a la norma décima quinta de las "Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada", publicada en el Diario Oficial de la Federación del 30 de diciembre de Al momento de realizar el Almacén Central la entrega de los bienes en Oficinas Centrales conforme a la matriz de distribución, informará al Responsable de Inventarios para que elabore los Vales de Resguardo Provisionales (FO--02) en los que recabará la firma del Resguardatario, el cual llevará impresa la siguiente leyenda: "Una vez que se efectúe la distribución de los bienes arriba descritos, deberá informar mediante memorándum al Departamento de Apoyo Logístico, para efectos de Actualización del Vale de Resguardo"

17 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 15 de Todas las adquisiciones de bienes muebles serán motivo de registro en el Almacén. 20. El Responsable del Almacén enviará al Departamento de Apoyo Logístico en Oficinas Centrales (independientemente de que se lo notifique el mismo día vía fax), a más tardar al día siguiente de recepción o salida de los bienes muebles, la siguiente documentación: copia de la nota de entrada, de la nota de salida y de la factura y/o remisión de los bienes instrumentales que ingresaron o salieron del almacén, en Delegaciones y Unidades Coordinadoras Estatales enviará nota de salida de almacén y copia de factura. 21. El Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/Coordinador del Área de Administración y Finanzas, realizarán al término de cada mes el cierre de movimiento de bienes, para efecto de informar al Área de Contabilidad dentro de los primeros diez días de cada mes.

18 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 16 de DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DE INVENTARIOS 0 0 RESPONSABLES DE ÁREA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIO S ADMINISTRATIVOS/COO RDINADOR DEL ÁREA DE INICIO POR ADQUISICIÓN DEL BIEN 1.1 RECIBE DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, COPIA DE LA FACTURA DEBIDAMENTE SELLADA, MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN Y VALE DE RESGUARDO PROVISIONAL (FO--01). COPIA DE FACTURA MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN VALE DE RESGUARDO PRO VISIO NAL (FO--01) 1.2 DA DE ALTA EN EL SIBI, LOS BIENES EN OFICINAS CENTRALES, DELEGACIÓN Y/O UNIDAD COORDINADORA ESTATAL SEGÚN CORRESPONDA, CONSIDERANDO LOS SIGUIENTES DATOS: - ENTIDAD FEDERATIVA, - OFICINA (UCE), -CABM, - AÑO DE ALTA, - PROGRAMA, - NÚMERO CONSECUTIVO, -DESCRIPCIÓN, - MARCA, - MODELO, -SERIE, -COSTO, - NÚMERO DE FACTURA, - FECHA DE FACTURA, - PROVEEDOR, - FORMA DE ADQUISICIÓN, - ESTADO FÍSICO, - FECHA DE ALTA, - OBSERVACIONES, - INVENTARIO ANTERIOR (SI EXISTE). 2.1 ENVÍAN MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/ JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, NOTIFICANDO EL NOMBRE DE LA PERSONA A QUIEN SE LE ASIGNA DE MANERA DEFINITIVA EL BIEN. COPIA DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM 3.1 RECIBE MEMORÁNDUM ORIGINAL, ACUSA DE RECIBIDO EN LA COPIA, REVISA TURNA AL Y RESPONSABLE DE INVENTARIOS. 1.3 MEMORÁNDUM ELABORA ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO Y LA ADHIERE AL BIEN DADO DE ALTA EN EL SIBI. ACUSE DE RECIBO 3.2 RECIBE MEMORÁNDUM Y REALIZA LAS ACTUALIZACIONES CORRESPONDIENTES EN EL SISTEMA DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBI). MEMORÁNDUM 3.3 ELABORA VALE DE RESGUARDO (FO--02) EN DOS TANTOS ORIGINALES, RECABA FIRMA DEL RESGUARDATARIO, ENTREGA UN TANTO ORIGINAL Y ARCHIVA EL OTRO. VALE DE RESGUARDO (FO--02) VALE DE RESGUARDO (FO--02) ARCHIVO TERMINA 2

19 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 17 de 211 RESGUARDATARIO 0 0 SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES / DELEGADO Ó COORDINADOR ESTATAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE 1 POR REPOSICIÓN DEL BIEN 4.1 ENVÍA MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, AL SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES/ DELEGADO O COORDINADOR ESTATAL CON EL BIEN IGUAL O DE CARACTERÍSTICAS SIMILARES AL EXTRAVIADO Y FACTURA QUE AMPARE SU PROPIEDAD. FACTURA EL BIEN COPIA DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM 5.1 RECIBE MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, ACUSANDO DE RECIBIDO, ASÍ COMO EL BIEN Y LA FACTURA, TURNANDOLO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PARA QUE VERIFIQUE QUE EL BIEN CUMPLA CON LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS. FACTURA EL BIEN ACUSE DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM 5.2 RECIBE MEMORÁNDUM (ORIGINAL), BIEN Y FACTURA, VERIFICA Y TURNA AL RESPONSABLE DE INVENTARIOS. FACTURA EL BIEN MEMORÁNDUM 3

20 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 18 de RESPONSABLE DE INVENTARIOS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES COMPARA LAS CARACTERÍSTICAS DEL BIEN EXTRAVIADO CONTRA EL QUE SE RECIBE Y DETERMINA: FACTURA EL BIEN MEMORÁNDUM CARACTERÍSTICAS IGUALES O SIMILARES? NO SI 6.2 INFORMA AL RESGUARDATARIO QUE NO ES FACTIBLE EL BIEN Y LE SOLICITA UN BIEN SEMEJANTE.(REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 4.1). 6.3 REGISTRA LA DESCRIPCIÓN DEL BIEN. 6.4 ELABORA ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO Y LA ADHIERE AL BIEN. 6.5 ELABORA VALE DE RESGUARDO (FO--02) EN DOS TANTOS ORIGINALES, RECABA FIRMA DEL RESGUARDATARIO, ENTREGA UN TANTO Y ARCHIVA EL OTRO. VALE DE RESGUARDO (FO--02) VALE DE RESGUARDO (FO--02) ARCHIVO 6.8 RECIBE Y REVISA MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, Y LO TURNA AL SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES, PARA SU FIRMA. COPIA DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM 6.6 ELABORA MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, DIRIGIDO AL TITULAR DE LA UNIDAD JURÍDICA, CON LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA REPOSICIÓN DEL BIEN. COPIA DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM 6.9 FIRMA MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, Y ENVÍA AL TITULAR DE LA UNIDAD JURÍDICA, CON LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA REPOSICIÓN DEL BIEN, PARA QUE SE ELABORE EL ACTA CORRESPONDIENTE. COPIA DE MEMORÁNDUM 6.7 MEMORÁNDUM ENTREGA MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO, PARA SU REVISIÓN. COPIA DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM 4

21 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 19 de 211 TITULAR DE LA UNIDAD JURÍDICA 0 0 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE RESPONSABLE DE INVENTARIOS RECIBE MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, ASÍ COMO LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA REPOSICIÓN DEL BIEN, ACUSANDO DE RECIBIDO. DOCUMENTACIÓN ACUSE DE RECIBIDO MEMORÁNDUM 7.2 ELABORA ACTA Y TURNA AL RESGUARDATARIO, SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES, JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO, TITULAR DE LA DIRECCIÓN AL CUAL ESTABA ADSCRITO EL BIEN Y DOS TESTIGOS DE LA UNIDAD JURÍDICA. ACTA 8.1 RECIBE ACTA, TURNA E INSTRUYE AL RESPONSABLE DE INVENTARIOS PARA QUE DE ALTA EN EL SISTEMA DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBI). ACTA 8.2 RECIBE ACTA Y PROCEDE A DAR DE ALTA EN EL SISTEMA DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBI). ACTA 8.3 INFORMA MEDIANTE MEMORÁNDUM AL ÁREA DE CONTABILIDAD PARA EFECTOS DE CONCILIACIÓN. MEMORÁNDUM TERMINA 5

22 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 20 de RESPONSABLE DE INVENTARIOS 4 POR DONACIÓN DEL BIEN 9.1 RECIBE DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE DOCUMENTACIÓN QUE AMPARA LA DONACIÓN, ACUDE A VERIFICAR SUS CARACTERÍSTICAS Y REVISA QUE CONTENGA EL COSTO DE LOS BIENES. DOCUMENTACIÓN EL COSTO UNITARIO DEL BIEN SE ESPECIFICA EN EL DOCUMENTO? NO 9.2 SI ASIGNA COSTO A LOS BIENES DONADOS, CONSIDERANDO EL VALOR DE OTROS CON CARACTERÍSTICAS IGUALES O SIMILARES, O BIEN, EL QUE SE OBTENGA COMO RESULTADO DE UN AVALÚO. 9.3 ELABORA VALE DE RESGUARDO (FO--02) EN DOS TANTOS ORIGINALES, RECABA FIRMA DEL RESGUARDATARIO, LE ENTREGA EL PRIMER TANTO Y ARCHIVA EL SEGUNDO. VALE DE RESGUARDO (FO--02) 9.5 ELABORA ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO Y LO ADHIERE AL BIEN RECIBIDO EN DONACIÓN. VALE DE RESGUARDO (FO--02) ARCHIVO ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO DA DE ALTA EL BIEN EN EL SISTEMA DE BIENES INSTRUMENTALES (SIBI), REGISTRANDO CADA UNO DE LOS DATOS SEÑALADOS EN LA ACTIVIDAD NO INFORMA MEDIANTE MEMORÁNDUM AL ÁREA DE CONTABILIDAD PARA EFECTOS DE CONCILIACIÓN. MEMORÁNDUM TERMINA 6

23 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 21 de RESPONSABLE DE INVENTARIOS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/COORDINADOR DEL ÁREA DE ENCARGADO DEL ALMACÉN POR RESULTADO DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES RECIBE ACTA, REVISA, APRUEBA, FIRMA Y RECOPILA FIRMA DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL SUBDIRECTOR DE Y RECURSOS MATERIALES/ DELEGADO Ó COORDINADOR ESTATAL PARA VO. BO. Y REGRESA AL RESPONSABLE DE INVENTARIOS ACTA CIRCUNSTANCIADA ASIGNAN NÚMERO DE INVENTARIO Y COSTO A LOS BIENES REGISTRADOS EN LA CÉDULA DE BIENES SOBRANTES (FO--03), CONSIDERANDO EL VALOR DE OTROS BIENES CON CARACTERÍSTICAS SIMILARES. NÚMERO DE INVENTARIO Y COSTO CEDULA DE BIENES SOBRANTES (FO--03) 11.2 RECIBE ACTA Y RECABA FIRMA EN VALE DE RESGUARDO (FO--02), EN DOS TANTOS ORIGINALES, ENTREGA UN TANTO ORIGINAL AL RESGUARDATARIO Y EL OTRO LO ARCHIVA ELABORA ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO Y LA ADHIERE A LOS BIENES. ETIQUETA CON NÚMERO DE INVENTARIO ARCHIVO ACTA CIRCUNSTANCIADA VALE DE RESGUARDO (FO--02) VALE DE RESGUARDO (FO--02) ELABORA VALE DE RESGUARDO (FO- -02) EN DOS TANTOS ORIGINALES. VALE DE RESGUARDO (FO--02) VALE DE RESGUARDO (FO--02) REGISTRA EN EL SIBI TODOS LOS BIENES DESCRITOS EN LA CÉDULA DE BIENES SOBRANTES (FO--03), CONSIDERANDO LOS DATOS ESPECIFICADOS EN EL PUNTO NÚMERO 1.2. CEDULA DE BIENES SOBRANTES (FO--03) 12.1 ENVÍA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO, RELACIÓN DE BIENES SUSCEPTIBLES DE INCORPORARSE AL INVENTARIO, CONFORME A LO QUE ESTABLEZCAN LAS BASES DE LICITACIÓN. RELACIÓN DE BIENES 10.4 ELABORA ACTA CIRCUNSTANCIADA DONDE QUEDAN ASENTADOS LOS HECHOS QUE ORIGINAN EL ALTA DE LOS BIENES EN EL SIBI Y LA TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE, PARA SU REVISIÓN, APROBACIÓN Y FIRMA INFORMA MEDIANTE MEMORÁNDUM AL ÁREA DE CONTABILIDAD PARA EFECTOS DE CONCILIACIÓN. MEMORÁNDUM SON BIENES INSTRUMENTALES? ACTA CIRCUNSTANCIADA NO 12.2 ENVÍA RELACIÓN DE BIENES AL ALMACÉN Y CONTINÚA EN LA NORMA DE OPERACIÓN, APARTADO VII, ASIGNACIÓN DE MUESTRA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN Y FINAL BAJA DE BIENES MUEBLES SI REGISTRA EL BIEN MUESTRA DEL PROVEEDOR EN EL FORMATO CEDULA DE BIENES SOBRANTES (FO--03) Y PASA A LA ACTIVIDAD NO CEDULA DE BIENES SOBRANTES (FO--03) TERMINA PROCEDIMIENTO

24 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 22 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Recepción de factura y alta en el SIBI 2. Asignación definitiva del bien INICIO Por Adquisición del Bien: 1.1 Recibe del Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas, copia de la Factura debidamente sellada, Matriz de Distribución y Vale de Resguardo Provisional (FO--01). 1.2 Da de alta en el SIBI, los bienes en Oficinas Centrales, Delegación y/o Unidad Coordinadora Estatal según corresponda, considerando los siguientes datos: - Entidad Federativa, - Oficina (UCE), - CABM, - Año de alta, - Programa, - Número consecutivo, - Descripción, - Marca, - Modelo, - Serie, - Costo, - Número de factura, - Fecha de factura, - Proveedor, - Forma de adquisición, - Estado Físico, - Fecha de alta, - Observaciones, - Inventario anterior (si existe). 1.3 Elabora etiqueta con número de inventario y la adhiere al bien dado de alta en el SIBI. 2.1 Envían memorándum en original y copia, al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/ Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas, notificando el nombre de la persona a quien se le asigna de manera definitiva el bien. Responsable de Inventarios Responsables de Área

25 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 23 de 211 Secuencia de etapas Actividad Responsable 3. Recepción y actualización de información 3.1 Recibe memorándum original, acusa de recibido en la copia, revisa y turna al Responsable de Inventarios. 3.2 Recibe memorándum y realiza las actualizaciones correspondientes en el Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI). 3.3 Elabora Vale de Resguardo (FO--02) en dos tantos originales, recaba firma del Resguardatario, entrega un tanto original y archiva el otro. TERMINA Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas Responsable de Inventarios Por Reposición del Bien: 4. Envío del bien 4.1 Envía memorándum en original y copia, al Subdirector de Recursos Materiales/ Delegado o Coordinador Estatal con el bien igual o de características similares al extraviado y factura que ampare su propiedad. 5. Verificación del bien 5.1 Recibe memorándum en original y copia, acusando de recibido, así como el bien y la factura, turnandolo al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas para que verifique que el bien cumpla con las características requeridas. 5.2 Recibe memorándum (original), bien y factura, verifica y turna al Responsable de Inventarios. Resguardatario Subdirector de Recursos Materiales/ Delegado o Coordinador Estatal Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas

26 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 24 de 211 Secuencia de etapas Actividad Responsable 6. Entrega del bien 6.1 Compara las características del bien extraviado contra el que se recibe y determina: Responsable de Inventarios Características iguales o similares? No: Continua en la siguiente actividad. Si: Continua en la actividad No Informa al Resguardatario que no es factible el bien y le solicita un bien semejante. (Regresa a la actividad No. 4.1). 6.3 Registra la descripción del bien. 6.4 Elabora etiqueta con número de inventario y la adhiere al bien. 6.5 Elabora Vale de Resguardo (FO--02) en dos tantos originales, recaba firma del Resguardatario, entrega un tanto y archiva el otro. 6.6 Elabora memorándum en original y copia, dirigido al Titular de la Unidad Jurídica, con la documentación relativa a la reposición del bien. 6.7 Entrega memorándum en original y copia al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico, para su revisión. 6.8 Recibe y revisa memorándum en original y copia, y lo turna al Subdirector de Recursos Materiales, para su firma. 6.9 Firma memorándum en original y copia, y envía al Titular de la Unidad Jurídica, con la documentación relativa a la reposición del bien, para que se elabore el acta correspondiente. 7. Elaboración de acta 7.1 Recibe memorándum en original y copia, así como la documentación relativa a la reposición del bien, acusando de recibido. Jefe del Departamento de Apoyo Logístico Subdirector de Recursos Materiales Titular de la Unidad Jurídica

27 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 25 de 211 Secuencia de etapas Actividad Responsable 7.2 Elabora acta y turna al Resguardatario, Subdirector de Recursos Materiales, Jefe del Departamento de Apoyo Logístico, Titular de la Dirección al cual estaba adscrito el bien y dos testigos de la Unidad Jurídica. 8. Actualización del SIBI 8.1 Recibe acta, turna e instruye al Responsable de Inventarios para que de alta en el Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI). 8.2 Recibe acta y procede a dar de alta en el Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI). Titular de la Unidad Jurídica Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas Responsable de Inventarios 8.3 Informa mediante memorándum al Área de Contabilidad para efectos de conciliación. TERMINA Por Donación del Bien: 9. Donación de un bien 9.1 Recibe del Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas documentación que ampara la donación, acude a verificar sus características y revisa que contenga el costo de los bienes. Responsable de Inventarios El costo unitario del bien se especifica en el documento? No: Continúa en la siguiente actividad. Si: Continúa en la actividad No Asigna costo a los bienes donados, considerando el valor de otros con características iguales o similares, o bien, el que se obtenga como resultado de un avalúo. 9.3 Elabora Vale de Resguardo (FO--02) en dos tantos originales, recaba firma del Resguardatario, le entrega el primer tanto y archiva el segundo.

28 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 26 de 211 Secuencia de etapas Actividad Responsable 9.4 Da de alta el bien en el Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI), registrando cada uno de los datos señalados en la actividad No Responsable de Inventarios 10. Asignación del bien mueble 9.5 Elabora etiqueta con número de inventario y lo adhiere al bien recibido en donación. 9.6 Informa mediante memorándum al Área de Contabilidad para efectos de conciliación. TERMINA Por Resultado del Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles: 10.1 Asignan número de inventario y costo a los bienes registrados en la Cédula de Bienes Sobrantes (FO--03), considerando el valor de otros bienes con características similares Elabora etiqueta con número de inventario y la adhiere a los bienes. Responsable de Inventarios 10.3 Elabora Vale de Resguardo (FO--02) en dos tantos originales Elabora acta circunstanciada donde quedan asentados los hechos que originan el alta de los bienes en el SIBI y la turna al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas, para su revisión, aprobación y firma. 11. Designación del bien 11.1 Recibe acta, revisa, aprueba, firma y recopila firma del Director de Administración y Finanzas y del Subdirector de Recursos Materiales/ Delegado ó Coordinador Estatal para Vo. Bo. y regresa al Responsable de Inventarios Recibe acta y recaba firma en Vale de Resguardo (FO--02), en dos tantos originales, entrega un tanto original al Resguardatario y el otro lo archiva. Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas Responsable de Inventarios

29 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE BIENES MUEBLES Agosto-2007 Página 27 de 211 Secuencia de etapas Actividad Responsable 11.3 Registra en el SIBI todos los bienes descritos en la Cédula de Bienes Sobrantes (FO--03), considerando los datos especificados en la actividad No Responsable de Inventarios 12. Incorporación del bien muestra de proveedor 11.4 Informa mediante memorándum al Área de Contabilidad para efectos de conciliación Envía al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico, relación de bienes susceptibles de incorporarse al inventario, conforme a lo que establezcan las bases de licitación. Son bienes instrumentales? No: Continúa en la siguiente actividad. Si: Continúa en la actividad No Envía relación de bienes al Almacén y continúa en la Norma de Operación, apartado VII, Asignación de Muestra del Procedimiento para la Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles Registra el bien muestra del proveedor en el formato Cedula de Bienes Sobrantes (FO- -03) y pasa a la actividad No Encargado del Almacén Responsable de Inventarios TERMINA PROCEDIMIENTO FORMATOS TIEMPO DE FORMATO CONSERVACIÓN Vale de Resguardo Provisional Cédula de Bienes Sobrantes Indefinido RESPONSABLES DE CONSERVARLO CLAVE DE IDENTIFICACIÓN Indefinido Jefe del Departamento de FO--01 Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Vale de Resguardo Indefinido Coordinador del Área de FO--02 Administración y Finanzas y/o Responsable de Inventarios FO--03

30 SISTEMA DE FO--01 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO VALE DE RESGUARDO PROVISIONAL Versión: Primera ÁREA: FECHA: ADSCRIPCIÓN: NOMBRE DEL RESGUARDATARIO: NÚMERO DE INVENTARIO DESCRIPCIÓN TOTAL DE BIENES: OBSERVACIONES: UNA VEZ QUE SE EFECTUE LA DISTRIBUCIÓN DE LOS BIENES ARRIBA DESCRITOS, DEBERÁ INFORMAR AL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO PARA EFECTOS DE ACTUALIZACIÓN DE VALE DE RESGUARDO. FIRMA DEL RESGUARDATARIO NOTA: DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONAFE. ES OBLIGACIÓN DEL RESGUARDATARIO NOTIFICAR POR ESCRITO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO, DE CUALQUIER CAMBIO. YA SEA: RENUNCIA, LICENCIA O CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN, LA DISTRIBUCIÓN O REASIGNACIÓN DE LOS BIENES QUE QUEDARON BAJO SU RESGUARDO, A FIN DE EVITAR RESPONSABILIDADES POSTERIORES.

31 SISTEMA DE FO--02 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO VALE DE RESGUARDO Versión: Primera ÁREA: ADSCRIPCIÓN: NOMBRE DEL RESGUARDATARIO: HOJA: DE CONS. NÚMERO DE INVENTARIO DESCRIPCIÓN TOTAL DE BIENES DE RESGUARDO: FECHA DE RESGUARDO: FIRMA DE RESGUARDO NOTA: DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL CONAFE. ES OBLIGACIÓN DEL RESGUARDATARIO NOTIFICAR POR ESCRITO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO, DE CUALQUIER CAMBIO. YA SEA: RENUNCIA, LICENCIA O CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN, LA DISTRIBUCIÓN O REASIGNACIÓN DE LOS BIENES QUE QUEDARON BAJO SU RESGUARDO, A FIN DE EVITAR RESPONSABILIDADES POSTERIORES.

32 SISTEMA DE FO--03 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO CEDULA DE BIENES SOBRANTES Versión: Primera AREA: CONS. NUMERO DE PISO ESTADO FISICO MARBETE No. B M No. DE INVENTARIO ADSCRIPCION RESGUARDATARIO D E S C R I P C I O N

33 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR EL ALTA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 31 de PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR EL ALTA DE SERVIDORES PÚBLICOS

34 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR EL ALTA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 32 de PROPÓSITO Asegurar que los bienes muebles propiedad del Consejo Nacional de Fomento Educativo, queden a resguardo del personal directamente responsable de su uso NORMAS DE OPERACIÓN 1. Una vez que causa alta la persona, se informará a quién esté a cargo del resguardo temporal para que entregue los bienes en custodia y se cambie la responsiva de los mismos. 2. El Jefe Inmediato del Servidor Público que ingrese al Consejo Nacional de Fomento Educativo, deberá solicitar al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/Coordinador del Área de Administración y Finanzas la elaboración del Vale de Resguardo (FO- -02) de los bienes asignados para el desarrollo de sus funciones. 3. Todo personal de base y de honorarios a nivel medio superior debe tener firmado el Vale de Resguardo (FO--02) del mobiliario que le es asignado para el desarrollo de sus funciones. 4. Se consideran bienes de uso común, aquéllos que presten un servicio general al personal, tales como extinguidores, cafeteras, enfriadores y calentadores de agua; por lo que quedarán bajo resguardo del titular de la unidad administrativa (mando medio o superior). 5. Previo a la elaboración del Vale de Resguardo (FO--02), deberá efectuarse la revisión de los bienes que quedarán bajo la custodia del Servidor Público que causa alta. 6. Los Vales de Resguardo (FO--02) deberán tener anotada la firma autógrafa válida oficialmente, y no la antefirma o cualquier otra rúbrica. 7. Los bienes bajo resguardo, permanente o temporal, deberán ser los mismos que se presenten al momento de cancelar el Vale de Resguardo; en su defecto, se seguirá el trámite establecido para su reposición. 8. En el Sistema de Bienes Instrumentales (SIBI), únicamente se capturarán movimientos por altas, bajas, transferencias, cambio de adscripción o resguardatario.

35 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR EL ALTA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 33 de DIAGRAMA DE FLUJO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE RESPONSABLE DE INVENTARIOS INICIO RECIBE MEMORÁNDUM EN ORIGINAL Y COPIA, DEL ÁREA SOLICITANTE, ACUSA DE RECIBO, SOLICITANDO ACTUALIZACIÓN DEL VALE DE RESGUARDO (FO--02). COPIA DEL MEMORÁNDUM ACUDE AL ÁREA SOLICITANTE A VERIFICAR LOS BIENES MUEBLES QUE QUEDARON BAJO RESGUARDO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CAUSÓ ALTA, TOMANDO COMO BASE EL FORMATO DE ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CAUSÓ BAJA. ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) MEMORÁNDUM VERIFICA LOS BIENES MUEBLES EN COLABORACIÓN CON EL RESGUARDATARIO. GIRA INSTRUCCIONES AL RESPONSABLE DE INVENTARIOS PARA REVISAR EL MOBILIARIO Y ELABORAR VALE DE RESGUARDO (FO--02) DE LOS BIENES INSTRUMENTALES QUE SERÁN ASIGNADOS AL NUEVO SERVIDOR PÚBLICO. COINCIDEN LOS BIENES DESCRITOS EN EL FORMATO CON LOS ENCONTRADOS FÍSICAMENTE EN EL ÁREA? NO SI CONTINÚA EN EL "PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES POR ROBO O EXTRAVÍO". ACTUALIZA EN EL SIBI LOS DATOS DEL NUEVO RESGUARDATARIO ELABORA LOS VALES DE RESGUARDO (FO--02) EN DOS TANTOS ORIGINALES, RECOPILA FIRMA DEL RESGUARDATARIO, LE ENTREGA UN TANTO ORIGINAL Y ARCHIVA EL OTRO. VALE DE RESGUARDO (FO--02) VALE DE RESGUARDO (FO--02) ARCHIVO TERMINA PROCEDIMIENTO

36 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR EL ALTA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 34 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas Actividad Responsable INICIO 1. Actualización 1.1 Recibe memorándum en original y copia, del Área solicitante, acusa de recibo, solicitando actualización del Vale de Resguardo (FO- -02). Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas 2. Verificación de bienes muebles 1.2 Gira instrucciones al Responsable de Inventarios para revisar el mobiliario y elaborar Vale de Resguardo (FO--02) de los bienes instrumentales que serán asignados al nuevo Servidor Público. 2.1 Acude al Área solicitante a verificar los bienes muebles que quedaron bajo resguardo del Servidor Público que causó alta, tomando como base el formato de Entrega de Bienes Muebles (FO--04) del Servidor Público que causó baja. 2.2 Verifica los bienes muebles en colaboración con el Resguardatario. Coinciden los bienes descritos en el formato con los encontrados físicamente en el área? No: Continúa en el "Procedimiento para la Baja de Bienes Muebles por Robo o Extravío". Si: Continúa en la siguiente actividad. 2.3 Actualiza en el SIBI los datos del nuevo Resguardatario. 2.4 Elabora los Vales de Resguardo (FO--02) en dos tantos originales, recopila firma del Resguardatario, le entrega un tanto original y archiva el otro. Responsable de Inventarios TERMINA PROCEDIMIENTO

37 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR EL ALTA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 35 de FORMATOS FORMATO TIEMPO DE CONSERVACIÓN RESPONSABLES DE CONSERVARLO CLAVE DE IDENTIFICACIÓN Vale de Resguardo Indefinido Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de FO--02 Entrega de Bienes Por única vez Administración y Finanzas y/o Muebles Responsable de Inventarios FO--04

38 SISTEMA DE FO--04 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO ENTREGA DE BIENES MUEBLES Versión: Primera MOTIVO DEL MOVIMIENTO ( ) Por renuncia del resguardatario AREA: ( ) Por cambio de adscripción ( ) Por baja del bien Datos de la persona que hace la entrega R.F.C. : NOMBRE: HOJA DE CLAVE CONAFE DENOMINACION Y DESCRIPCION OBSERVACIONES: FECHA DE ENTREGA: ENTREGO SUBTOTAL DE BIENES: RECIBIO ELABORO Vo.Bo.

39 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR LA BAJA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 37 de PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR LA BAJA DE SERVIDORES PÚBLICOS

40 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR LA BAJA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 38 de PROPÓSITOS Asegurar que los Servidores Públicos que causan baja entreguen completos y en buen estado los bienes muebles que tienen bajo su resguardo. Registrar y mantener actualizado los resguardos de los bienes instrumentales propiedad del Consejo Nacional de Fomento Educativo. Identificar los faltantes de bienes muebles bajo resguardo e informar a los Servidores Públicos los trámites que permitan su recuperación o baja conforme a las disposiciones aplicables. Evitar un daño al patrimonio al Consejo Nacional de Fomento Educativo NORMAS DE OPERACIÓN 1. Las Áreas del Consejo Nacional de Fomento Educativo deberán notificar mediante memorándum al Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/ Jefe de Servicios Administrativos/Coordinador del Área de Administración y Finanzas la baja del Servidor Público. 2. Contando con la notificación de baja de algún Servidor Público, el Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/ Coordinador del Área de Administración y Finanzas procederá a verificar físicamente los bienes muebles resguardados por el Servidor Público que causará baja. 3. Los bienes muebles por cualquier movimiento de baja de personal siempre tendrán un Resguardatario que entrega y uno que reciba, en forma definitiva o provisional. 4. El Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/Coordinador del Área de Administración y Finanzas es el responsable de liberar el Vale de Resguardo (FO--02), mediante la emisión del formato de "Entrega de Bienes Muebles" (FO--04), previa verificación física. 5. Cuando un Servidor Público que cause baja tenga adeudo de algún bien, éste será repuesto por otro con características similares o descontado de su finiquito al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente, mismo que será cotizado por el Jefe del Departamento de Apoyo Logístico/Jefe de Servicios Administrativos/Coordinador del Área de Administración y Finanzas.

41 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR LA BAJA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 39 de DIAGRAMA DE FLUJO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/COORDINADOR DEL ÁREA DE RESPONSABLE DE INVENTARIOS SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DE INVENTARIOS INICIO RECIBE MEMORÁNDUM, EN ORIGINAL Y COPIA, DEL ÁREA SOLICITANTE, REQUIRIENDO LIBERACIÓN DEL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) POR EL MOVIMIENTO DE BAJA, RENUNCIA O CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE UN SERVIDOR PÚBLICO, ACUSA DE RECIBO Y TURNA AL RESPONSABLE DE INVENTARIOS PARA SU TRÁMITE. COPIA DE MEMORÁNDUM MEMORÁNDUM ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) VERIFICA EN EL SIBI Y VALES DE RESGUARDO FIRMADOS (FO--02) PARA CONFIRMAR, SI LA PERSONA QUE CAUSA BAJA TIENE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO. VALE DE RESGUARDO (FO--02) TIENE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO? INFORMA QUE DECIDE REPONER EL REGISTRA EN EL ESPACIO DE BIEN. OBSERVACIONES DEL FORMATO DENOMINADO ENTREGA DE BIENES MUEBLES PASA AL PROCEDIMIENTO PARA EL (FO--04) LOS DATOS DEL BIEN RECIBIDO ALTA DE BIENES MUEBLES EN EL EN REPOSICIÓN Y CONTINÚA EN LA APARTADO POR REPOSICIÓN DEL ACTIVIDAD NO BIEN. ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) 5.1 INFORMA QUE DECIDE PAGAR EL BIEN. NO SI FIRMA Y SELLA DE NO ADEUDO, EN EL FORMATO "CONTROL DE ADEUDOS" ELABORADO POR EL DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES Y PRESTACIONES PARA EFECTOS DE FINIQUITAR AL SERVIDOR PÚBLICO. OBTIENE COTIZACIÓN DEL BIEN A VALOR QUE RIGE EN EL MERCADO, EN CASO DE ESTAR DESCONTINUADO, EL DE OTRO BIEN CON CARACTERÍSTICAS SIMILARES. CONTROL DE ADEUDOS PARA FINIQUITOS LA BAJA DEL SERVIDOR PÚBLICO ES ORIGINADA POR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN O POR RENUNCIA? ACUDE A IDENTIFICAR LOS BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CAUSA BAJA; Y VERIFICA QUE LA CANTIDAD, ESTADO FÍSICO Y CARACTERÍSTICAS DE LOS MISMOS CORRESPONDA A LO INDICADO EN EL VALE DE RESGUARDO (FO--02). VALE DE RESGUARDO (FO--02) BAJA POR RENUNCIA: ANEXA COTIZACIÓN AL FORMATO DENOMINADO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) QUE CORRESPONDE A LOS DEPARTAMENTOS DE REMUNERACIONES Y PRESTACIONES (PARA EFECTOS DE AJUSTE DE FINIQUITO) Y AL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO (PARA EFECTO DE BAJA EN EL SIBI) Y PASA A LA ACTIVIDAD ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) 2.4 ELABORA EL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) EN CINCO TANTOS, SI EL SERVIDOR PÚBLICO ES DE MANDOS MEDIOS O SUPERIORES, O EN CUATRO TANTOS EN LOS DEMÁS CASOS. 2 ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) SE IDENTIFICARON TODOS LOS BIENES? SI NO 2.5 A ANOTA EN EL ESPACIO DE OBSERVACIONES DEL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO- -04) EL BIEN FALTANTE. 2.6 SOLICITA AL SERVIDOR PÚBLICO QUE CAUSA BAJA INDIQUE SI SE REALIZARÁ LA REPOSICIÓN DEL BIEN FALTANTE CON OTRO CON CARACTERÍSTICAS SIMILARES O SU PAGO AL VALOR QUE RIJA EN ESE MOMENTO EN EL MERCADO PARA UN BIEN IGUAL O EQUIVALENTE.

42 SISTEMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES BAJO RESGUARDO POR LA BAJA DE SERVIDORES PÚBLICOS Agosto-2007 Página 40 de 211 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO SERVIDOR PÚBLICO ÁREA DE CAJA RESPONSABLE DE INVENTARIOS RECIBE MEMORÁNDUM CON EL IMPORTE A PAGAR, Y DEPOSITA EN EL ÁREA DE CAJA DEL CONSEJO EL COSTO INDICADO. RECIBE DEPÓSITO Y EMITE A CAMBIO FORMATO DENOMINADO RECIBO DE CAJA EN ORIGINAL Y COPIA. RECIBE Y ANEXA EL RECIBO DE CAJA (ORIGINAL) AL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04). BAJA POR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN: INFORMA MEDIANTE MEMORÁNDUM EL COSTO DEL BIEN, AL SERVIDOR PÚBLICO QUE CAUSA BAJA. MEMORÁNDUM DEPÓSITO DEPÓSITO COPIA DE RECIBO DE CAJA A RECIBO DE CAJA ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) RECIBO DE CAJA MEMORÁNDUM RECABA FIRMA EN EL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE EN ÉL INTERVIENEN. RECIBE FORMATO RECIBO DE CAJA (ORIGINAL) Y ENTREGA AL RESPONSABLE DE INVENTARIOS PARA COMPROBAR EL PAGO DEL BIEN EXTRAVIADO. ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) RECIBO DE CAJA 10.2 DISTRIBUYE EL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04), DE LA SIGUIENTE FORMA: 1ER TANTO.- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO LOGÍSTICO/JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS/ COORDINADOR DEL ÁREA DE. 2DO. TANTO.- SERVIDOR PÚBLICO QUE CAUSA BAJA. 3ER TANTO.- SERVIDOR PÚBLICO QUE RECIBE. 4TO. TANTO.- DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES Y PRESTACIONES (NO SE ENVÍA ESTE TANTO SI LA BAJA ES POR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN). 5TO TANTO.- ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN ACTUALIZA LA INFORMACIÓN EN EL SIBI CONFORME A LO REGISTRADO EN EL FORMATO ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04). ENTREGA DE BIENES MUEBLES (FO--04) 10.4 EMITE FORMATO VALE DE RESGUARDO (FO- -02) EN DOS TANTOS ORIGINALES, RECABA FIRMA DEL RESGUARDATARIO, LE ENTREGA UN TANTO Y ARCHIVA EL OTRO. VALE DE RESGUARDO (FO--02) VALE DE RESGUARDO (FO--02) 10.5 INFORMA MEDIANTE MEMORÁNDUM AL ÁREA DE CONTABILIDAD PARA EFECTOS DE CONCILIACIÓN. MEMORÁNDUM TERMINA PROCEDIMIENTO