Boletín de Consultoría Gerencial

Transcripción

1 Inicio e-business y los cambios en los procesos de negocio de la PYME Boletín Digital No Espiñeira, Sheldon y Asociados

2 - No Haga click en los enlaces para navegar a través del documento 4Introducción 4Evolución de los procesos de negocio 4La Gran Oportunidad de las PYMEs 4Situación deseada 4Créditos / Suscribirse

3 Introducción A partir de su nacimiento en los años de 1960, Internet ha venido contribuyendo mediante sus diferentes usos, al mejoramiento de los procesos de las distintas organizaciones. Primero en el ámbito militar, luego en el universitario, en la administración pública hasta llegar a la empresa privada y a nuestra vida cotidiana. Asimismo, Internet ha venido evolucionando sus distintos servicios. Inicialmente diseñada para la transmisión de información de una computadora a otra, luego fueron desarrollándose servicios como el correo electrónico, la búsqueda de información, las conversaciones en línea, la mensajería instantánea y la comunicación multimedia, entre otros. Hoy en día vemos cómo desde dispositivos móviles podemos tener acceso a todos estos servicios y estar conectados las 24 horas del día. Pero mucho más allá de estos servicios individuales, la combinación entre dos o más de ellos ha permitido llevar a cabo la interacción de distintos actores con fines comunes, surgiendo entre otras relaciones, el Comercio Electrónico. Hoy en día en Venezuela, de acuerdo a cifras publicadas por la empresa Tendencias Digitales, casi un 40% de los venezolanos ha comprado algo por Internet al menos una vez, obteniendo entre un 15 y 20% de crecimiento interanual en el volumen de transacciones en los últimos tres años. Evolución de los procesos de negocio Esta evolución del Internet y de sus servicios ha llevado a la gran empresa global a intentar aprovechar sus bondades, adaptando sus procesos de negocio y poniéndose de acuerdo con sus clientes y proveedores para llevar la integración de sus procesos a nivel más automatizado. Un ejemplo: Evolución del proceso de Procura en la gran empresa venezolana A principios de los años ochenta y antes, las actividades relacionadas al proceso de procura se mantenían íntegramente dentro del negocio, sin ceder ninguna de estas actividades a terceros. En tal sentido, encontrábamos compañías con todos sus procesos de procura o abastecimiento sincronizados y operados por ellas mismas. De esta manera, este proceso de procura a su vez se alineaba con los otros procesos de la organización (desarrollo de productos, mercadeo, promoción y ventas).

4 Evolución de los procesos de negocio (continuación) A partir de mediados de los ochenta y en los noventa, los procesos de negocio en las compañías eran actualizados basados en una serie de enfoques que comenzaron a tener auge durante esta época: calidad total, reingeniería de procesos, justo a tiempo (Just in Time) y otros enfoques que inicialmente eran aplicados a las grandes empresas. Todos estos enfoques comenzaron a tener resultados con cierto éxito en algunas áreas, tales como el uso del capital de trabajo, la reducción de los inventarios y la respuesta al mercado. Sin embargo, la debilidad de la infraestructura de comunicación en el país en ese momento, dificultó la obligatoria agilidad en las comunicaciones que debían tener las empresas con sus proveedores y con las entidades financieras, incrementando, a su vez, el riesgo de incumplimiento con los clientes debido a cuellos de botella en los procesos internos, a la poca fiabilidad de la comunicación con los proveedores, y a la poca capacidad de respuesta ante el incremento de la demanda. Esto derivó, en ciertos casos, en iniciativas prematuras de contratación de outsourcing y automatización de procesos. Desde entonces, y a medida que fue mejorando la infraestructura de telecomunicaciones en el país, se comenzó a utilizar un conjunto de servicios y tecnologías como la Transferencia Electrónica de Datos (EDI) en un intento por agilizar las actividades (Ver Figura No. 1). Sin embargo, al hacerlo de forma parcial solo en algunos procesos, se creó una complicación mayor en los otros procesos de negocio originando enormes cuellos de botella. De esta manera, con el transcurso del tiempo, durante los años noventa se fueron alineando otros procesos de negocio Proveedores Figura No.1: El uso de EDI con este tipo de tecnología, los cuales aunados al outsourcing y a la reingeniería de procesos, logró presentar una mejora en los tiempos de respuesta. Finalmente, a finales del siglo XX, las empresas venezolanas comenzaron a utilizar los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales son sistemas de información totalmente integrados que permiten sincronizar y estandarizar los procesos conforme a las mejores prácticas. Hoy en día sistemas tan avanzados como SAP R/3 y otros, poseen versiones que facilitan el comercio electrónico y la integración con los clientes y proveedores, las instituciones financieras e incluso los organismos regulatorios del estado. EDI EDI EDI Procesos Manufactura Distribución Ventas

5 La Gran Oportunidad de las PYMEs Respetando la diversidad que podemos encontrar como Pequeña y Mediana Empresa, muchas de ellas nacieron como empresas familiares y con el fin de atender necesidades puntuales del mercado. Estas empresas tradicionalmente tenían procesos de negocio básicos que eran manejados por poco personal especializado y algunas veces por el mismo dueño y su entorno cercano. A medida que estas empresas han ido creciendo, se han venido relacionando con empresas de mayor tamaño y a su vez han venido evolucionando sus procesos de negocio. Sin embargo, algunas de ellas, tal como se puede observar en la Figura No.2, no han tenido la misma evolución a nivel de sus procesos, quedando un paso atrás en relación a sus clientes, proveedores y competidores. Para ampliar, haga click sobre el cuadro Clientes manual Cadena de Valor de la Organización (Relaciones y Estructuras) Terceros Proveedores automatizada Cuando se habla de evolución de los procesos de negocio, esto involucra no solo la tecnología que los apoya (sistemas de información y plataforma tecnológica y de comunicaciones), sino también entre otros aspectos, el grado de control interno para obtener una seguridad razonable de que las operaciones son confiables, el grado de profesionalización del personal y de su cultura de negocios, el desarrollo de procedimientos orientados a la calidad del producto o servicio, y la calidad de las relaciones con terceros: incluyendo clientes, proveedores y organismos regulatorios. Todo esto conforma un nivel de desarrollo en la integración de los componentes de la cadena de valor que permiten a la organización actuar de manera más efectiva y eficiente con sus procesos internos y con el entorno. Figura No.2: Tipos de relación entre las PYMEs y otras empresas

6 La Gran Oportunidad de las PYMEs (cont.) A pesar de esto, hoy en día la PYME venezolana cuenta con una serie de ventajas que le permitirán adaptarse a un entorno de e-business, de una manera más acelerada, segura y económica que lo vivido por la gran empresa. Algunas de estas ventajas se mencionan a continuación: La infraestructura de telecomunicaciones ha mejorado notablemente como resultado de un proceso de apertura a principios de los años 90. La evolución de Internet y su accesibilidad desde cualquier parte del país, lo cual también hace mucho más económico los servicios de comunicaciones. El marco regulatorio del país posee ya consideraciones sobre el comercio electrónico y los delitos informáticos, lo cual permite una mayor seguridad desde el punto de vista legal. La profesionalización del personal desde el punto de vista informático, existiendo actualmente diversas carreras universitarias y técnicas orientadas a esta profesión y afines. Los sistemas integrados (ERP) actualmente son comercializados para la pequeña y mediana empresa, respetando sus características, tamaño y capacidad de compra y de mantenimiento. El conocimiento acumulado por los consultores, quienes vivieron el proceso de adaptación de la gran empresa y conocen en profundidad los temas tecnológicos. Situación deseada Con todo este ambiente de oportunidades, la PYME enfrenta el reto de incluirse en el mundo del e-business y la automatización de sus procesos de negocio, lo cual le permitirá tener una relación más fluida con sus clientes y proveedores, mejorar sus niveles de mercadeo y de servicios, así como ser más eficiente y mantener mayores niveles de control interno.

7 Situación deseada (cont.) En la Figura No.3 se puede observar todos estos elementos, los cuales configuran el nivel deseado para la PYME en los próximos años. La tecnología seguirá su proceso de evolución a pasos agigantados, y la gran empresa seguirá haciendo lo mismo como consecuencia de ello, por lo que toda organización pequeña y mediana que desee mantener un crecimiento sostenido y permanecer en el tiempo, debe comenzar a dar sus primeros pasos en el mundo del e-business, para posteriormente seguir avanzando sobre otros temas que están en camino en otras latitudes e incluso en la gran empresa venezolana, tales como: de su cadena de valor con la cadena de valor de los relacionados Reducción de costos y mayor eficiencia en comunicaciones y transmisión de información mediante el uso de internet Para ampliar, haga click sobre el cuadro Clientes Rentabilidad Vanguardia Estrategia / Plan de Negocios Cadena de Valor de la Organización Tendencia Tecnológica / Innovación Figura No.3: Situación deseada para la PYME Proveedores (Relaciones y Estructuras) manual Control Cumplimiento automatizada Gestión de la información: Mayor conocimiento sobre las características particulares de los clientes y proveedores, lo cual permite mejorar las estrategias de mercadeo y de servicios Sistemas inteligentes y predictivos que permitirán una alta sincronización con clientes y proveedores Uso de dispositivos móviles y de redes sociales para conectarse a los procesos internos Mayor automatización de los procesos y oportunidades de tercerización.

8 Créditos Para suscribirse al Boletín Consultoría Gerencial Síganos en El presente boletín es publicado por la Línea de Servicios de Consultoría Gerencial (Advisory) de Espiñeira, Sheldon y Asociados, Firma miembro de PwC. Este boletín es de carácter informativo y no expresa opinión de la Firma. Si bien se han tomado todas las precauciones del caso en la preparación de este material, Espiñeira, Sheldon y Asociados no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad por daños y perjuicios resultantes del uso de la información contenida en el presente documento. Las marcas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueños. PwC niega cualquier derecho sobre estas marcas Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados Depósito Legal pp CS141 Teléfono master: (58-212) Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a Espiñeira, Sheldon y Asociados. A medida que el contexto lo exija PricewaterhouseCoopers puede referirse a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente. Cada firma miembro es una entidad separada e independiente y Espiñeira, Sheldon y Asociados no será responsable por los actos u omisiones de cualquiera de sus firmas miembro ni podrá ejercer control sobre su juicio profesional ni tampoco podrá comprometerlas de manera alguna. Ninguna firma miembro será responsable por los actos u omisiones de cualquier otra firma miembro ni podrá ejercer control sobre el juicio profesional de otra firma miembro ni tampoco podrá comprometer de manera alguna a otra firma miembro o a PwCIL. R.I.F.: J